Note technique Prévention zonale v6.1
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1. DEMO 21 03 12 21 48 21 Si vous souhaitez facturer automatiquement la prestation vous pouvez galement relier un article de facturation chaque prestation La facture est g n r e automatiquement sur la base des heures prest es et du prix des articles de facturation 3 5 Instances sollicitantes J Nom Rue Place Albert 1er ne i commune 1400 niveles T l 012345678 Fax GSM Po E mail P Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 9 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 3 6 Documents de base A Documents de base ol 6 I ET A Types de documents babak DEMC 12 01 08 13 35 40 Aide Description Code amp Description Appel t l phonique I l Document de pr vention Document de pr vention Description Rapport de pr vention Word Demandes de construction Lettres de mission standard Rapport de pr vention Word TYPE Document de pr vention Re Rene LE MS Word template Renseignements Info Document interne Requ te d information Mission trait e document Pr vention DOCUMENTS DE BASE AVIS DOC Fusionner les donn es avec le document Sauvegarde automatique du document Utiliser document de base optimalis Dans les documents de base vous configurez les mod les de documents La nouveaut r side dans le lien qui peut tre tabli avec ces types de documents En d autres termes2. Pour accepter une mission vous ouvrez la mission et cliquez sur le feu vert Pour refuser une mission vous ouvrez la mission et cliquez sur le feu orange En cas de refus le pr ventionniste est toujours tenu d indiquer un motif Le motif se retrouvera ensuite dans l historique de la mission la suite d un refus la mission se retrouvera dans l aper u des missions attribuer 4 4 Missions en attente en traitement Cet aper u reprend les missions en cours pour l utilisateur logu Des missions en rouge pour les missions dont la date limite est d pass e Miss en att A Openstaande opdrachten Opdrachten in behandeling Dossiernr Opdrachtnr Inrichting Gemeente Datum opd Deadline Opdrachttype Omschrijving 1999 0244 02 Belgian Chocolats ForevadOLEN 15 05 2012 14 06 2012 Bouwaanvraag Bestaand geb Gepland bezoek 129 19 07 2012 lExploitatievergunning 2de ColControlebezoek Uitbreiding gebouw 129 03 ESA NV 19 06 2012 19 07 2012 Bouwaanvraag Bestaand geb 4 rr 3 Opdrachten Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 13 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be Pour finir une mission vous cliquez sur le bouton Stop Appara t ensuite le message suivant AbiFire Message Selon les param tres et le r le imparti il vous est demand de faire contr ler la demande par le sup rieur hi rarchique
3. tats sont automatiquement assign s lors de chaque changement intervenant au niveau du workflow AbiFire enregistre l historique du workflow et vous le retrouvez dans l historique de mission Selon vos param tres certains tats seront ou ne seront pas utilis s attribuer Attribu Pas accept En traitement reviser Approuv achever Termin Rav e 3 2 Conclusions Les conclusions sont des libell s que vous pouvez d finir et assigner vous m me une mission A Conclusions gt E Vous pouvez attribuer une conclusion une mission tout moment Vous pouvez galement utiliser des conclusions comme tats pour la mise jour de la version 6 0 la version 6 1 les pr c dents tats sont convertis en conclusions bien que ces libell s ne servent pas cela la base Une conclusion est donc une caract ristique que vous attribuez une certaine mission Une conclusion est statique on n enregistre pas d historique Vous pourrez retrouver des missions en lan ant une recherche sur ces conclusions et obtenir des statistiques pour toutes les missions de pr vention Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 7 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 3 3 R les Gestionnaires Tous les gestionnaires de pr vention sont d finis par un r le donn via les initialisations dans le module Pr vention Les gestionnaires s
4. Cadastrales L V Encoder adresse CRAB Flandres Encoder date suppl mentaire 2 label Date memo V Encoder date suppl mentaire 3 label Date d ture V Etablissement encoder plusieurs adresses 4 V Encoder nom et adresse de l exploitant V Encoder nom et adresse du propri taire 7 Modification autom du nom et adres Nouvelles options Possibilit de mise jour de l adresse CRAB 20 car Ce champ peut faire l objet d une recherche L adresse CRAB est un code de d finition utilis pour d finir un point de contact g ographique associ un code unique et de plus en plus utilis par les institutions publiques flamandes Possibilit d encodage des donn es cadastrales jusqu 255 car Ce champ peut faire l objet d une recherche Jusqu 4 adresses peuvent tre sauvegard es pour chaque dossier 1 adresse principale 3 adresses suppl mentaires Ce qui est surtout utile dans les villes o nous avons beaucoup d immeubles d appartement Il est possible via recherche de retrouver un dossier en utilisant tous les noms de rues li s l tablissement Mise jour automatique du nom et de l adresse Le nom et l adresse de l exploitant sont automatiquement r cup r s partir de l tablissement vous ne devez donc plus saisir ces donn es qu une seule fois Auparavant cette op ration se faisait automatiquement mais vous avez d sormais
5. Partition sous r pertoires Sans proposition Proposition nom de document Ne dossier N document Nouvelles options AbiFire Pr vention vous donne la possibilit de sauvegarder automatiquement les missions dans des sous r pertoires suivant de nouvelles options configurer Le dossier principal est le dossier principal o tous les documents relatifs la Pr vention aboutissent Vous pouvez organiser ce dossier principal en plusieurs sous dossiers par exemple Documents de base templates Documents Information Dans ce dossier principal vous pouvez sauvegarder les documents de pr vention dans un sous dossier Pour ce sous dossier saisissez par exemple le nom Documents Si vous n encodez pas de nom de sous r pertoire la subdivision s op re partir du dossier principal Vous pouvez subdiviser la structure de r pertoire suivant les options que vous avez vous m me configur es Pour l instant la subdivision suivante est support e Partition sous pertoires Camm Sans proposition Commune W de dossier Commune N de dossier Si vous mettez en place une autre subdivision au niveau du r pertoire nous vous conseillons de cr er un dossier fixe au niveau sup rieur dans l arborescence et de ne pas y faire figurer l ann e Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 5 AbiWare bvba spri e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 2 4 Onglet F
6. om Souhaitez vous un contr le par le sup rieur Qui Non Une mission qui doit tre contr l e appara t dans l aper u R viser du superviseur Si vous tes habilit finir une mission l tat sera imm diatement mis sur achever si la mission ne doit pas tre contr l e Si vous n tes pas habilit finir une mission la mission sera reprise dans l aper u achever si la mission ne doit pas tre contr l e 4 5 R viser e Si vous tes superviseur vous trouverez ici les missions dont le contr le vous incombe R viser Commune Date mis Date limite Type de mission Description 16 07 2012 15 08 2012 Demande de construire existai W Pour approuver la mission vous ouvrez la mission et cliquez sur le drapeau vert Apr s approbation la mission se trouve dans l aper u des missions achever Pour d sapprouver la mission vous ouvrez la mission et cliquez sur le drapeau rouge Le superviseur est tenu de mentionner le motif de son refus Vous retrouvez ensuite ce motif dans l historique de mission la suite d une d sapprobation la mission se retrouve dans les missions en attente du pr ventionniste s Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 14 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be http www abiware be 4 6 Finir S Dans une cellule de pr vention centrale le r le administratif retrou
7. vous d terminez la subdivision des types de documents de base Vous pouvez lier un type de document et plus particuli rement un document de base sp cifique un type de mission Cela vous permet de s lectionner plus rapidement le document de base utile pour la r daction d un document de pr vention FA rypes de mission Cal va D Aide d ypes de mission r b 10 Demande de construire ou d z0 Demande de construire esistant 2001 Avis pr alable 2002 Plan Dossier administratif 2003 Contr le pendant les travaus 2004 R union r union de chanti 2005 Contr le apr s les travaux 2006 Essai Exercice R am nagement Changement di b A40 Permis d exploitation b B0 Permis d environnement b 60 Sources d eau d extension oo e gt 70 Evacuation O Plan d intervention Document de base Tous types Nombre de jours date limite 25 Autre nouveaut vous pouvez d finir une date limite sp cifique pour des missions sp cifiques Pour la cr ation et le traitement de documents de base nous vous renvoyons la note technique Cr ation des documents de pr vention Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 10 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 4 Nouvelles fonctions relatives aux r les de gestionnaire 4 1 Navigation Pr vention Le r le de gestionnaire d termine quelles ic nes sont affich es afin d e
8. Note technique B O Pr vention zonale v6 1 OF SS lt a m Los R FIRE Derni re r vision le 6 juillet 2012 Table des mati res T ATOU ON eee E E E E E E E S 2 2 Nouvelles pr f rences iisiiissirnnessreeneeseeeneesereeneeeeeenesnnnne 3 2k CO ESS E E E 3 2 2 Onglet Missions 5e semsnnsnenenuene sn desresnataesusanens senc ah ons ateesannenaesnent a smne tes nenetee emma enaesesesatenie 4 23 MONO DOCS ed a nt sdb ho dec ons dou 5 2 4 Onglet Facturation EPS PR 6 3 Nouvelles initialisations 000nnnnaannnaennnnennnneennnnsnrensrnrersnrrnsrrrrrsnrresrrrrrnnrrrsrnrrrsnrrnsnnrrrnnrrrrnrrrnnrrenne 7 c M E EE EAE e a 7 de COn USONO isr ne EEEE T AEEA EE E 7 29 R les Gestionnaires sisuga aoa NEA AR A eai TEENE 8 3 4 Types de prestation ii iiiisieireneeesseeeeneneseeeeenensnnnee 9 39 Instances SONICTANIES sn nn eee en eds se ae note denim ee ur ane tns 9 3 6 Documents de base iiiiineesseereneeesseeeennnnses 10 4 Nouvelles fonctions relatives aux r les de gestionnaire 11 AT Navigation escencia EE nn a a ce ee 11 42 AUTIDUEOT sssiss oncauatesenhetenaaneeennshnetseanatesathens sacenedsesitin antanalaoer tint antrans het nTen AE DAAE 12 4 3 Missions en attente d acceptation sis 13 4 4 Missions en attente en traitement sise 13 Aa ROVS e A E E 14 MO 1 A AE E E E E TE E 15 5 Facturation automatique ii iiiiisieneesereneesereenesseeenesereneennee 16 5 1 Encoder des prestations sise 16 DA FACU n
9. Ware bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 6 Statistiques Une nouvelle statistique est pr vue concernant les conclusions de missions Date de mission O Trait le Selon type de mission Selon groupe de dossiers De nouvelles statistiques sont pr vues dans le futur Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 18 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be http www abiware be
10. acturation A Pr f rences sex LA k r P ABI 10 07 12 Me Dossiers Missions Documents Facturation Tri Trier l aper u des factures selon date Trier l aper u des factures selon r f rence de la facture Options Facturation automatique sur base de prestations Co t admin aom Date de tacturaton date du systeme Montrer bouton Mote de cr dit Facture de correction W Suivi de facture Articles de facturation lal Pa LA LE E C2 DEMC 10 07 12 De Code Description DIV Divers Code ADM DOS Forfait dossier Description Co t admin KM Kilom tre OFF Officier pr ventionist Prix 25 00 EUR Montant variable mis Unit V Heures Nouvelles options Si vous enregistrez les prestations vous pouvez facturer les heures prest es automatiquement sur cette base Vous avez en plus la possibilit de configurer un forfait administratif frais administratifs frais de dossiers Le forfait doit tre pr vu comme article de facturation Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 6 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 3 Nouvelles initialisations Dans ce chapitre nous examinons en d tail les initialisations importantes pour la pr vention zonale 3 1 tats de mission Ce sont les tats fix s dans le module Pr vention qui affichent l tat de workflow d une mission Vous ne pouvez pas modifier la description Les
11. de de construction Vous pouvez consulter l historique des prestations pour chaque mission Vous retrouvez les d tails d une prestation en double cliquant sur une ligne de prestation A Historique prest Date amp Respons Dur e 16 07 2012 15 27 18 DEMO 2 00 Administration 15 07 2012 15 30 02 DEMO Pr vention 16 07 2012 15 30 23 DEMO Pr vention 4 TI p Total heures prest es 6 00 Total facturer 6 00 Total facturer arrondi ECS Commentaire Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 16 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 5 2 Facturer Lorsque vous utilisez le mode de facturation automatique vous retrouvez toutes les missions qui n ont pas encore t factur es cet endroit Facturer Dans la mission le journal est compl t et le destinataire d sign Journal CES Envoyer facture au Demandeur E pas rer ipas de frais adm Architecte Type de mission Mission Demandeur Date 02 R sidence du soleil 16 07 2012 Demande de construire existant Plan Dossier administratif 05 16 07 2012 Demande de construire existant Avis pr alable 10 Conrad SA 16 07 2012 Demande de construire existant Avis pr alable 4 Attention seules les missions pour lesquelles des prestations ont t encod es apparaissent dans cet aper u Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 17 Abi
12. ibu e donne plus ou moins de comp tences aux utilisateurs dans le module pr vention concernant les missions o Un superviseur dispose de tous les droits comme utilisateur et g re le module pr vention o Un pr ventionniste a comme utilisateur la possibilit avec les droits qui lui sont attribu s de refuser ou d accepter une mission cet effet vous configurez le nombre de jours date limite e Encoder l instance sollicitante le demandeur est encod pour chaque mission A partir de la version 6 1 vous pouvez galement encoder l instance o le demandeur a introduit la mission Vous d finissez les instances dans les initialisations e Lors de l attribution d un pr ventionniste il peut tre int ressant de conna tre la charge de travail Celle ci s affiche sous forme du nombre de missions ouvertes dont s occupe le pr ventionniste La charge de travail est bas e sur la date limite des missions attribu es e Conserver les heures prest es Il est possible pour chaque mission de conserver le nombre d heures prest es Vous pouvez pour chaque mission obtenir l historique de ces prestations Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 4 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 2 3 Onglet Documents Documents externes R pertoire documents externes DOCUMENTS PREVENTION 2 Sous pertoire documents pr vention Documents 2011 Min
13. le choix Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 3 AbiWare bvba spri e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 2 2 Onglet Missions A Pr f rences P DEMO 16 07 12 142444 Aide Dossiers Missions Documents Facturation Num rotation des missions Num rotation manuelle Num rotation automatique Longueur 2 Longeur sous n o sous n est augment lors d un duplicata W Encoder nom du superviseur W Encoder l instance sallicitante Encoder nom et adresse du demandeur W Encoder nom et adresse de l architecte W Le pr ventionniste le droit d accepter ou de refuser la mission Jours Bo Montrer charge de travail missions en cours lors de l attribution d un pr ventionniste Nombre de jours date limite 30 Recalculer W Conserver les heures prest es Tri Gestionnaires Code Nom Groupes de dossiers Code C Nom Types de mission Code C Description Nouvelles options e La num rotation des missions peut tre tendue un sous num ro Ce qui est surtout pratique lorsque vous reliez des missions qui entretiennent un rapport entre elles Cela vous permet du reste de dupliquer une mission dont le sous num ro sera incr ment d une unit e R les de gestionnaire Via les initialisations vous avez la possibilit de param trer les r les de gestionnaire La fonction attr
14. n detente die ct ao tache onto ans 17 6 SOS TOUS ee ea De ee nee a a 18 Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 p 1 AbiWare bvba spri e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 1 Introduction La pr sente note ne constitue pas un manuel d utilisation elle explique les principales nouveaut s de la version zonale 6 1 Pour les m thodes de travail g n rales cr ation de dossiers cr ation de missions cr ation de documents nous vous renvoyons l aide en ligne et la note technique relative la cr ation des documents de pr vention La pr sente note donne la marche suivre pour les rapports de pr vention dans la version zonale Principales raisons justifiant la r vision du module de pr vention Suivi du workflow des missions de pr vention attribu es Nouvelles pr f rences Nouvelles initialisations Nouvelles possibilit s concernant les documents MA 0 Ces l ments sont trait s dans les points suivants Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 2 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 2 Nouvelles pr f rences 2 1 Onglet Dossiers A Pr f rences er E ka ka a Dossiers Missions Documents Facturation HMum rotation des dossiers D Num rotation manuelle Num rotation automatique Longueur 4 Pr fixe 20 11 N d ordre 1002 Options 4 Encoder donn es
15. ont reli s via le code aux initiales de l utilisateur du Logon Gmo Logn ES USERI amp USER Nom Nom D mo Initial d USER3 dit AUD CEMO 10 07 12 16 11 26 Aide Code Demo W Actif DEMO mT t dom Olt Marteaux R le supervisor En fonction du profil d utilisation logon et du r le qui lui est assign apr s avoir ouvert une session le gestionnaire pourra consulter et modifier des donn es ou non Dans le module pr vention vous pouvez d finir plusieurs r les S il n a pas encore de r les d finis dans la zone le mieux est de commencer par un seul profil g n ral donnant chaque agent acc s aux diff rentes tapes du workflow L utilisation de supervision est optionnelle kt 0AA a DEMO 11 07 12 09 55 47 Code amp Nom ADMIN Administration ri PREV Pr ventioniste PREVS Pr ventioniste stagiaire GEN G n ral W Executer mission Pr ventionniste C Toujours r vision par superviseur Superviseur W Raver mission Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 8 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 3 4 Types de prestation Si vous enregistrez les prestations vous devez les encoder l avance cet gard vous pouvez initialiser les diff rents types de prestations mesure que la mission avance vous pouvez enregistrer les prestations accomplies gt
16. tion date limite Aujourd hui x jours Vous pouvez galement planifier des missions longtemps l avance Le menu de filtrage vous permet galement de lancer une recherche sur toutes les missions attribuer dans le futur ou toutes les missions A Attribuer mission Elles Missions actuelles Missions futures Toutes les missions N dossier N de mission tablissement 2 Commune Date mis Date limite Type de mission 05 04 2012 05 06 2012 Demande de construire exis ta 2 Pour attribuer des missions vous ouvrez la mission et cliquez sur l ic ne attribuer Vous s lectionnez le gestionnaire en fonction de la charge de travail A Gestionnaires USER 1 Cpt Maigret A USER 2 Lt Andrieux Olt Marteaux Le gestionnaire attribu verra ensuite dans les missions en attente quelles missions lui ont t attribu es Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 12 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 4 3 Missions en attente d acceptation Si un pr ventionniste a le droit d accepter ou de refuser une mission vous retrouverez ici les missions accepter Miss en att Lemay Opdrachten ter aanvaarding Dossiernr Opdrachtnr Inrichting Gemeente Datum opd Aanv tijd Opdrachttype Omschrijving 2000 0239 gi NOVOTEL OLEN 04 02 2012 14 02 2012 Exploitatevergunning Plan AAanbouw zwembadcomplex
17. ve tous les documents qui ont t trait s et doivent pr sent tre achev s N dossier N de mission tablissement Commune Date mis Date limite Type de mission Description 02 ESA 5 4 05 01 2011 20 07 2012 Flan d intervention du b timent Pour finir une mission vous cliquez sur le bouton Stop Appara t ensuite le message suivant Apr s validation l tat est Termin Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 15 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 5 Facturation automatique Pour que la facturation automatique des missions de pr vention fonctionne les pr f rences et param tres n cessaires doivent tre configur s La facturation automatique a lieu sur base de prestations li es des missions Gr ce au lien entre les types de prestations et les articles de facturation une facture peut tre cr e automatiquement Vous avez en plus la possibilit de configurer un co t administratif frais administratifs frais de dossiers Le forfait doit tre pr vu comme article de facturation 5 1 Encoder des prestations Jr Cliquez sur le bouton Nouvelle prestation pour encoder de nouvelles prestations A Prestations Date 16 07 2012 15 27 18 Type de prestation Administration Dur e 120 Minutes 2 00 Heures Commentaire R daction de l avis de pr vention de la deman
18. x cuter la fonction sous jacente Missions Missions en attente selon l utilisateur connect et le r le de gestionnaire attribu l utilisateur retrouvera sa ses Mission s en cours de traitement Mission s pour acceptation uniquement si un pr ventionniste a le droit d accepter ou de refuser une mission Miss en att Attribuer affiche la liste de toutes les missions qui n ont pas encore t attribu es Attribuer La fonction Attribuer peut tre impartie un r le sup rieur ES AA R viser si vous tes superviseur vous trouverez ici les missions que vous devez r viser R viser Finir dans une cellule de pr vention centrale le r le administratif retrouve tous les documents qui ont t trait s et restent finir Facturer si vous utilisez le mode de facturation automatique vous retrouverez ici toutes les missions qui n ont pas encore t factur es Facturer Note technique d AbiFire e Pr vention zonale v6 1 6 7 2012 P 11 AbiWare bvba sprl e amp 014 56 37 50 Courriel support abiware be e http www abiware be 4 2 Attribuer La fonction Attribuer peut tre impartie un r le sup rieur En tant que superviseur vous attribuez la mission un pr ventionniste Attribuer L aper u reprend toutes les missions qui n ont pas encore t attribu es Ce sont les missions qui n ont pas encore t attribu es en tenant compte de la date limite d accepta
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