Consulter le suivi au 30.06.13 (PDF, 68 Ko)
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1. Mise en place compl mentaires sur l outil informatique aux collaborateurs R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP es Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 2 4 cf constat 5 La direction de OCP est invit e mettre jour 2 Nouveau chef de 31 12 2013 En cours et communiquer le manuel utilisateur aux projet GED collaborateurs La Cour recommande 31 05 2012 Les manuels sont produits au fur galement l organisation de formations initial et mesure du d ploiement des nouveaut s Ainsi ce jour ont t diffus s le manuel utilisateur de la nouvelle cha ne d acquisition DPU Scan le manuel d utilisation de la nouvelle fen tre de visualisation des documents vignettage le r f rentiel des nouveaux index Pi ces jointes Une marche suivre portant sur le rattrapage des dates identification des dates de r ception est en cours de validation Par ailleurs lOCP communique r guli rement sur le projet SAPHIR et les nouveaut s apport es la GED 4e bulletin diffus le 28 05 2013 Annexes au rapport d activit s 2012 2013 157 311 te COUR DES COMPTES Mise en place cantons ou villes suisses Pour ce faire il conviendrait de proc der aux modifications organisationnelles suivantes Fusionner les secteurs courrier2. amp COUR DES COMPTES N 46 OCP audit de l galit et de gestion relatif la mise en uvre de la loi 9332 concernant la gestion lectronique des dossiers GED rapport publi le 14 d cembre 2011 La Cour a mis 7 recommandations Elles ont toutes t accept es spontan ment par l audit Les 7 recommandations sont en cours de r alisation Durant l ann e coul e OCP a mis en place une organisation de projet sp cifique la GED et a lanc le projet SAPHIR Solution Adapt e et Performante pour l Harmonisation et l indexation des R f rences reprenant notamment l ensemble des recommandations mises par la Cour et devant permettre terme une gestion en pr traitement des dossiers A ce jour OCP a notamment r alis ou initi les travaux suivants e En termes d ergonomie et d indexation o mise en en place de l indexation en juin 2013 o am lioration de la visualisation des documents vignettes en juin 2013 o modification de l Onglet GED dossier Marceau e En termes de communication et formation les manuels utilisateurs sont produits et communiqu s aux collaborateurs au fur et mesure du d ploiement des nouveaut s e En termes d outil et de processus o analyse de diff rentes options de scannage contr le qualit et pr indexations choix notamment du format PDF o d finition des processus m tier dans le cadre du pr traitement o adaptation des outils en vue de la mise en pla
3. risation puis des nouveaux index le 19 juin 2013 un outil CALVIN de contr le GED gestion des documents portant sur la phase d acquisition et d indexation des documents a t mis en production Il permet de proc der des contr les cibl s sur les enregistrements de documents et un contr le sur les documents masqu s ou supprim s en phase d acquisition Une matrice de contr le sera tablie adapt e aux processus de la GED en pr traitement dans la foul e de la mise en uvre desdits processus en accord avec la politique de s curit d finie par la DG OCP Annexes au rapport d activit s 2012 2013 161 311
4. ce d un flux en pr traitement d ici au 31 12 2013 L ensemble de ces travaux constitue un pr alable important la mise en uvre du pr traitement qui devrait tre op rationnel en janvier 2014 et devrait permettre une plus grande efficience du traitement des dossiers lOCP Ces premiers travaux ont cependant engendr des d lais suppl mentaires li s notamment la conduite du changement De plus l OCP a profit d apporter des modifications l application Calvin ce qui a galement eu un impact sur les d lais de r alisation des recommandations Par ailleurs il est pr vu que l ensemble des recommandations soient mises en uvre la fin d cembre 2013 D s lors la Cour effectuera un suivi d taill l t 2014 Annexes au rapport d activit s 2012 2013 154 311 te COUR DES COMPTES Mise en place identification rapide et imm diate de la nature et des informations contenues dans les documents num ris s Il conviendra de d terminer dans les plus brefs d lais e Des am liorations de l indexation actuelle de traitement Ces derni res devraient essentiellement porter sur la simplification des types de documents formulaire lettre quittance pi ce d identit etc et les limiter un nombre raisonnable soit une douzaine e Une indexation m tier qui devrait tre bas e sur la chronologie de traitement des informations Il conviendrait pour cela de poursuivre la r flexio
5. du constat 5 portant sur le contr le interne pour la mise en place de l aspect contr le a posteriori Dans le cadre de la politique de s curit un prototype visant utiliser les outils de contr le d authenticit des documents pour appeler ou cr er l administr dans la base de donn es CALVIN est en cours d valuation Annexes au rapport d activit s 2012 2013 160 311 te COUR DES COMPTES Mise en place consultations et des utilisations r alis es l aide de la GED Ces contr les pourront n cessiter l extraction de donn es logs de CALVIN par le CTI et la r alisation d analyses l aide d un simple tableur Par ailleurs IOCP devra d finir une proc dure encadrant ce type de contr le R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP ae Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constat 5 En cours La direction de l OCP et notamment son 2 contr leur interne 31 12 2013 responsable du contr le interne sont invit s OCP initial Les outils de log permettent de r aliser des contr les a posteriori r guliers des 31 12 2012 savoir qui a visualis imprim export ou masqu des documents dans la GED Il existe galement une tra abilit sur la cr ation d objets m tier Dans le cadre du d ploiement effectu en mai 2013 de la nouvelle cha ne de num
6. e d finir et 2 Nouveau chef de 31 12 2013 En cours formaliser ses besoins en mati re d archivage projet GED de documents ainsi que les r gles sp cifiques initial L int gralit de la base enregistr e en mati re de d lais de conservation de 31 12 2012 au format TIFF a t convertie au format PDF et sera mise en production avec la migration vers Docubase DIS L office num rise toutefois tous ses documents en PDF depuis fin 2012 Les travaux portant sur le plan d archivage sont en cours pilot s par l archiviste d partementale et en coordination avec DGSI EDC De nouvelles DUA dur e d utilit administrative et DUL dur e d utilit l gale seront propos es la DG OCP dans le courant du mois de juin Annexes au rapport d activit s 2012 2013 159 311 te COUR DES COMPTES Mise en place relation avec les documents num ris s et utilis s dans le traitement des dossiers Cette politique devrait notamment mentionner le niveau de confidentialit des documents et les r gles d utilisation associ es La politique doit contenir galement les principes d acc s aux donn es documents en fonction e De la nature des documents acc d s e R le et fonction des utilisateurs e Des niveaux de confidentialit e Du type de fonctionnalit s ex masquage copie envoi email impression etc La politique doit galement tenir compte du respect de la vie priv e des admin
7. et dossiers GED afin de n avoir qu un seul et unique point de traitement du courrier tri et num risation Num riser les documents d s leur r ception afin de permettre aux collaborateurs un traitement par voie lectronique des dossiers Cette organisation pr traitement permet de supprimer le flux papier Organiser un tri lectronique des documents entrants avec des r gles de gestion permettant une attribution automatique du courrier par type de prestation Supprimer les exceptions la num risation types d autorisations N F B et R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP es Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 3 4 cf constats 1 et 2 En cours La direction de l OCP est invit e mettre en 3 Directeur g n ral 31 12 2013 L OCP a initi des op rations de place une GED en pr traitement Ce mode est OCP pr traitement aux entr es galement utilis par d autres services de l Etat initial guichets de Gen ve ou offices de la population d autres 31 12 2012 Les besoins techniques li s un processus de traitement du courrier efficient ont t identifi s parmi lesquels un prototype permettant la lecture des codes ICAO code d identification sur les documents d identit en cours de d ploiement au sein du secteur Accueil aux fins de test et d affinage des s
8. istr s dans le cadre notamment de la LIPAD De m me pour la GED l OCP devra se conformer la loi en mati re de d claration aux pr pos es cantonales la protection des donn es et la transparence et d finir les contr les r aliser afin de v rifier la correcte application des r gles nonc es dans la politique Enfin l OCP est invit d finir et mettre en uvre les droits d acc s sur la base de la politique de s curit qui aura t d finie R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP es Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constats 2 3 et 4 En cours La direction de OCP est invit e d finir et 2 Cheffe du service 31 12 2013 formaliser ses besoins sous forme de politique juridique OCP initial La politique de s curit de l OCP en en mati re de s curit de l information en 31 12 2012 mati re documentaire sera d finie sur la base des travaux d analyse documentaire en cours cf 4 2 4 d une part et en regard des processus m tiers qui auront t d crits d autre part cf 4 3 4 Une piste envisag e en mati re de s curisation l interne des documents sensibles est celle d un tra age sp cifique impliquant le fait que le collaborateur devra justifier sa consultation La mise en uvre de cette solution sera effectu e en parall le avec la r solution
9. n actuelle men e par lOCP de classer les documents num riques propres un administr selon le cycle de vie chronologique de cet administr r flexion nomm e l interne dossier Marceau R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP es Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 2 4 cf constat 1 La direction de OCP est invit e avec l aide 3 Nouveau chef de 31 12 2013 En cours du CTI am liorer l ergonomie actuelle de projet GED l onglet GED Il serait notamment utile aux initial Trois lots d am lioration ont t collaborateurs d avoir une visualisation par 31 05 2012 identifi s par les utilisateurs au vignette des documents composant le dossier puis cours de pr s de 25 s ances de num rique Ceci devrait permettre une 31 10 2012 travail e Lot 1 Indexation pour partie en phase de test de r alisation ou de chiffrage e Lot 2 Visualisation des documents vignettage phase de sp cification termin e en cours de chiffrage e Lot 3 Onglet GED dossier Marceau tude en cours au niveau m tier OCP Les lots 1 et 2 sont r alis s depuis juin 2013 alors que le lot 3 sera op rationnel en d cembre 2013 Un recensement d autres demandes d am lioration a galement t effectu Annexes au rapport d activit s 2012 2013 155 311 te COUR DES COMPTES Mise e
10. n place li e la GED voir chapitre 4 3 R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP ae Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 2 4 cf constat 3 La Cour recommande l OCP d effectuer une 3 Nouveau chef de 31 12 2013 En cours analyse des besoins OCR code barres etc projet GED afin d identifier si une modernisation du parc initial De nouveaux scanners ont t scanner et du logiciel de num risation est 31 05 2012 acquis et une nouvelle cha ne de n cessaire Ceci notamment afin de faciliter les puis num risation DPU Scan volutions futures de l organisation de OCP 30 09 2012 configur e et d ploy e progressivement d s la mi avril 2013 Malgr quelques d fauts de jeunesse en cours de correction le gain d efficience est actuellement estim 20 sur l ensemble de la cha ne La mise en production d une solution permettant d automatiser la cr ation de documents multipages via codes barres a t effectu e le 19 06 2013 Le choix de codes Datamatrix a t fait en pr vision de la future proc dure d indexation qui sera mise en uvre lors du passage au pr traitement pr vu d ici le 31 12 2013 Cette solution vise simplifier le traitement des pi ces attribu es plusieurs administr s Annexes au rapport d activit s 2012 2013 156 311 te COUR DES COMPTES
11. p cifications et un prototype du module d aide l indexation qui doit galement tre test par les collaborateurs courriers dossiers GED Les travaux de sp cification d un nouveau n ud CALVIN simplifiant le processus de cr ation des dossiers ont t engag s La n cessit de cr er un workflow automatis afin de g rer les demandes incompl tes via des L afin d avoir une r gle simple et tables ma tresses communes unique qui est la num risation de tous les entre le site web de l office et documents CALVIN courriers agenda rappel a t identifi e Annexes au rapport d activit s 2012 2013 158 311 te COUR DES COMPTES Mise en place niveau de protection des documents et de conditions d utilisations futures potentielles Ce document devra pr ciser galement les besoins propres aux archives cantonales et f d rales cf LAr et LARCH De m me la direction de l OCP devra s assurer que la nouvelle volution de la GED permettra de respecter les normes de protection des donn es et notamment de num riser au format PDF A Enfin le stock de documents actuellement stock s au format TIFF devra tre converti au format PDF A R f Recommandation Action selon indications de l audit Suivi par la Cour Risque 4 Tr s N 46 GED OCP a Responsable D lai au Fait le Commentaire 2 Mod r 1 Mineur 4 4 4 cf constat 1 La direction de OCP est invit
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