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c - Brutal Deluxe Software

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1. I Ouverture d une journ e comptable Avant d allumer votre ordinateur commencez par trier les pi ces comptables que vous d sirez Saisir par journal ventes banque caisse etc puis si pos _Sible par ordre de date l enregistrement des critures par ordre chronologi que est plus rapide lorsqu elles sont saisies par ordre de date ce qui n est cependant nullement obligatoire Eventuellement pr parez vos bordereaux de saisie cf II Si vous n avez pas fait de sauvegarde de s curit de vos critures l issue de votre derni re journ e comptable le logiciel vous propose de l effectuer et il est indispensable que vous y consacriez les quelques minutes n cessaires En cas d accident en cours de saisie vous n auriez qu reprendre les critu res de la journ e Si n cessaire cr ez les comptes ou les journaux suppl mentaires dont vous avez besoin pour l enregistrement de vos op rations de mani re ne pas avoir le faire en cours de saisie Vous pouvez cr er tout moment des comptes et des journaux dans les limites des capacit s du syst me ils seront automatiquement class s dans la liste par ordre de num ro N oubliez pas que la fonction INFORMATIONS SUR LE SYSTEME vous donne tout moment la place restant disponible sur vos m moires de masse Mettez ensuite jour la date comptable vous gagnerez ainsi du temps car elle vous sera syst matiquement propos e par d faut chaque sais
2. prot ger d ventuelles coupures de courant IH L ordinateur Votre ordinateur l unit centrale proprement dite est probablement l l ment le plus solide et le plus fiable de votre syst me informatique Les progr s de l lectronique ont permis la miniaturisation des composants lectroniques qui se pr sentent sous forme de puces compactes et robustes qui sont rare ment une source d ennui Les ennemis de votre ordinateur sont la chaleur et les coupures de courant _ Les pr cautions prendre au cours de l utilisation sont les suivantes Maintenez votre ordinateur dans une ambiance fraiche Une utilisation intensive chauffe les composants qui au del d une certaine temp ra ture peuvent mal fonctionner Veillez en particulier la bonne a ration de votre ordinateur laissez lui un maximum d espace d gagez ses ou es Comptabilit Saari 33 EEE Eu RS RARE Betas ie jee Re de ne ts ue RS ee de Se i d a ration et si n cessaire adjoignez lui un syst me de ventilation N oubliez pas non plus qu au dessous d une certaine temp rature 5 C 15 C selon le mod le votre ordinateur refusera de fonctionner correcte ment Evitez les chocs et les vibrations qui peuvent la longue d placer les cartes sur lesquelles sont fix s les composants En particulier si votre ordinateur est install sur une table l g re loignez l imprimante Prot gez votre ordinate
3. bles Pour pouvoir l utiliser votre imprimante doit tre branch e et en tat de marche Lorsque vous validez cette fonction appara t l cran le message JOURNAL POUR LA SAISIE Vous devez alors indiquer le num ro du journal divisionnaire sur lequel vous souhaitez commencer votre saisie Si le num ro que vous indiquez ne correspond aucun journal cr le syst me vous signale que ce journal est inexistant et vous invite proposer un autre num ro Une fois le num ro valid vous devez confirmer que l intitul correspond bien au journal sur lequel vous d sirez saisir et un masque de saisie appara t l cran qui va vous permettre d enregistrer jusqu cinquante lignes d critu res Le masque de saisie vous rappelle le nom du journal de saisie Il vous propose par d faut la date du jour que vous pouvez valider jour mois ann e ou changer en introduisant puis en validant successivement le jour le mois et l ann e d sir s Si elle est ant rieure la date de la derni re cl ture p riodique ou d exercice le syst me vous l indiquera et vous invitera choi sir une autre date Si elle est post rieure la date de fin d exercice le syst me vous demande une confirmation e ces ecritures B 7 reag ztre Date 2 1733 147935 ACHATS agta Intitule Montant D C Libelle ecriture Feserence caaan ACHATS 1008 88 D TABLE BASSE ART Sinia ACHATS 2400 88 D
4. soit tous les comptes compris entre les bornes que vous avez indiqu es plus haut soit uniquement les comptes mouvement s c est dire ceux qui ont t mouvement s au moins une fois depuis le d but de l exercice le seul mou vement pouvant tre le solde nouveau du compte Seul un compte dont le solde tait nul la cl ture de l exercice pr c dent et sur lequel aucun mouvement n a t pass depuis n appara tra pas l dition 76 Comptabilit Saari ee Peu mon te z SOCIETE SPECIMEN Paga l Le 29 1 83 Periode du 1 1 83 au 29 1 83 Seri Compte Balance au 31 12 82 Nouvenents de la periode Balance au 29 1 83 Solde au 29 1 33 Intitule Debit Credit Beit Cait deit Cedit Bait Ceit laeonenneeennnmmennnnnnjonnnennnmnennnennenmennene onnnenenoennnnenennamennnntaannnnnnnnnnnnnaannenennnent eanne naana t 350000 0 00 U 20 000 0 U 20 600 00 t 29 000 0 t STOCKS f 0 00 0 0 0 0 t STOTA JS G 4 00 20 4 0 U 20 600 00 20 000 8 t 00 00 4 0 0 001 HI IS 0 00 l 20 00 0 20 000 00 20 600 00 t K 0 0 no 0 008 TE M TA S e 4 0 1 20 00 0 l 200 0 O NON i 00 0 00 4 0 4 000 l 400000 6 00 4 00 0 0 i 1 FOURNISSEURS PIVERS n0 2 57 0 2 57 0 23 547 0 4 t I l t t ETT NE 0 00 0 00 00 1 t 0 00 2 567 00 2 547 04 2 547 001 t t I i t t VON TOTAL 40 6 n 4 00 4 00 4 00 t no A 7 0 2 47 0 2 547 008 t t l I t 410000
5. 1 83 410000 F 1281 REGLEMENT F 1281 l 625 00 3 825 00 1221 1 83 560000 1 RENISE BU 22 JANVIER 3 825 00 x 0 00 De u x a TOTAL du 1 1 83 au 29 1 83 3 825 00 3 825 0 EL mes Es aas TOTAL au 29 1 83 1 3 825 00 _ 382 0 6 00 i Pour chaque journal divisionnaire le cadre sup rieur indique 1 le cumul du journal la derni re situation c est dire celle arr t e la veille de la date de d but de la p riode d dition choisie 2 le cumul des mouvements pass s sur le journal pendant la p riode d di tion choisie 3 le cumul du journal la date de fin de la p riode d dition choisie 4 par analogie avec l dition du grand livre une zone d nouveau toujours nulle Le cadre inf rieur indique le d tail des mouvements pass s sur le journal au cours de la p riode d dition choisie Chaque ligne d criture comprend la date du mouvement le num ro du compte mouvement la r f rence du mouvement le libell le montant colonne d bit ou cr dit le solde l issue du mouvement colonne d bit ou cr dit L avant derni re ligne indique le cumul des mouvements pass s au cours de la p riode d dition choisie La derni re ligne indique les cumuls du journal la date de fin de la p riode d dition choisie En 74 Comptabilit Saari Dans tous les cas les cumuls des montants inscrits dans les
6. me informatique mais plut t de donner quelques __ principes de r action En cas d incident trois responsables doivent tre suspect s le mat riel le logiciel vous m me 20 Comptabilit Saari Il est souvent difficile de d terminer le v ritable responsable Pour v rifier que votre mat riel est en bon tat de marche faites le fonction ner avec un autre logiciel Si tout se passe bien il est probable mais non cer tain qu il n est pas responsable de l incident un lecteur de disquettes mal r gl par exemple pourra lire correctement une disquette peu remplie et ne pas arriver lire certaines donn es d une disquette fichier stock es l extr mit du disque souple Si vous avez des doutes sur le bon fonctionnement de votre logiciel consultez SAARI il est possible qu un mauvais formatage des disquettes ou une pertur bation quelconque ait alt r certaines parties de votre logiciel Quant vous il est indispensable que vous ayez lu et assimil les consignes de s curit regroup es dans la deuxi me partie de ce manuel avant de commencer le traitement de votre comptabilit L annexe 3 recense tous les messages d erreurs susceptibles d apparaitre au cours de l utilisation de votre logiciel leurs causes probables et les rem des que vous pouvez y apporter Sachez que dans 90 des cas la solution viendra de la r cup ration de vos sauvegardes Respectez donc soigneusem
7. pend de l interligne et de la taille du papier que vous utilisez Pour un inter ligne de 1 6 pouce interligne standard le nombre de lignes par page est de 66 pour du papier 11 pouces papier standard 72 pour du papier 12 pouces D but de caract res tendus Il faut introduire les codes d cimaux permettant l imprimante d diter en caract res larges pour les titres Fin de caract res tendus Il faut introduire les codes d cimaux indiquant l imprimante d diter en caract res normaux Mise en 132 colonnes Il faut introduire les codes d cimaux indiquant l imprimante d diter en caract res condens s Mise en route imprimante Ii faut introduire les codes d cimaux permettant de d clencher l imprimante Arr t de l imprimante I faut introduire les codes d cimaux permettant d arr ter l imprimante Saut de page ll faut introduire les codes d cimaux commandant le saut de page Comptabilit Saari 95 s 3 aai Etat de Re Fe RES te ro 4 y A E x pia gt t r ns S N Y gt ox r ce ke Pr ke 3 f Sex h f Or POL s aia oti es Tous ces diff rents codes sont indiqu s dans la documentation technique de votre imprimante L annexe 3 vous indique les codes correspondant aux imprimantes les plus courantes La r ponse aux trois questions qui suivent d pend du r glage de l imprimante et en particulier de la position de certains
8. 0 0 7 372 0 132 0 547 00 t CLIENTS HVERS 4 00 25 0 15 0 t t t I t t 410010 Y TE TE T a TE T t CLIENT AIERT 4 00 00 n0 ANN t 4 0 3 600 00 t 3 000 0 t CLIENT ERARA 00 3 0 N 3 600 00 nu 1 t t t I t ETOT 408 4 00 U E A SE E A tO O SUW n0 3 025 0 3 05 0 ET LUCIEN A O 4 00 U 19 27 0 1 192470 15424 no 3 5 4 3 05 0 E f t 414500 0 00 U OIMN b 504 29 TE TA t TVA RECUPERARE 4 00 1 747 00 1 767 00 1 t EINI o 4 00 O RUD WDS RTA t RA 1 767 00 1 747 0 nw VAR TOM 45 0 4 00 TE O O OWA E T t 0 00 1 787 0 1 787 0 0 00 i t 440000 4 0 4 0 aH o l t CPTE DE L ELPLOITANT no 28 000 04 24 004 0 a oh t ot t ETALE 4 0 4 0 4 00 4 0 i 4 00 24 000 08 21 000 0 28 000 0 t f PS EEO PP EE Comptabilit Saari 77 BALANCE Coeptes du 100000 au 599999 RTN 8 soit uniquement les comptes mouvement s dans la p riode d dition choi sie 4 soit uniquement les comptes non sold s la date de fin de la p riode d di tion choisie Une fois votre choix valid le syst me vous demande de confirmer l dition Si vous r pondez n gativement vous revenez au masque de saisie initial Si vous confirmez l imprimante se d clenche et dite la balance des comptes entre les bornes que vous avez choisies pendant la p riode que vous avez in
9. ANOT EE RECUS 226992 OUVERTURE DE BILAN N oubliez pas que les fonctions d dition vous permettent d obtenir cette liste sur papier par dition l imprimante Lorsque vous abandonnez cette fonction le syst me vous propose nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES COMPTES N oubliez pas que certains comptes qui apparaissent l cran peuvent avoir fait l objet de mises jour cr ation modification suppression Bien que visibles ils n ont pas t r organis s par le syst me et ne sont pas aptes recevoir des informations Pour permettre cette r organisation vous devez imp rativement sortir du menu GESTION une fois toutes vos op rations termin es Comptabilit Saari 41 Modification des comptes Lorsque vous validez cette fonction qui vous permet de modifier l intitul d un compte le syst me vous demande d introduire le NUMERO DU COMPTE que vous souhaitez modifier Ce num ro ne peut tre compris qu entre 100000 et 899999 Si vous validez le num ro d un compte non cr le syst me vous indique en bas de l cran que ce compte est inexistant Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de compte Si le num ro valid correspond un compte d j cr le syst me vous pro pose l intitul actuel du compte Si cet intitul vous convient il vous suffit de le valider Si vous d sirez le modifier vous devez taper au clavier le nouvel inti tul vingt
10. T TVA et souvent plus Dans la mesure o la comptabilit SAARI vous permet d affecter chaque ligne d criture un libell et un num ro de r f rence un autre type d organisa tion peut se r v ler plus efficace la saisie globale des pi ces par bordereau Comptabilit Saari 15 Saisie par bordereau La saisie par bordereau consiste classer les pi ces par journal puis faire une ou plusieurs saisies globales toujours par journal L exemple le plus simple est celui de la caisse vous regroupez une date donn e toutes vos pi ces de caisse et vous les saisissez les unes apr s les autres sur le journal de caisse en affectant chacune un libell et une r f rence En fin de saisie la balance en bas de l cran vous indique la contrepar tie passer au compte caisse pour quilibrer votre criture Une fois saisies les pi ces seront agraf es ensemble avec la mention saisie du et ran g es dans un classeur Vous pouvez proc der de la m me mani re pour le journal de banque A cha que remise de ch que par exemple vous saisissez vos ch ques en leur affec tant chacun un libell et ventuellement un n de pi ce n de facture ou de bordereau par exemple En fin de saisie vous saisissez la contrepartie globale en lui affectant le libell remise du le pointage de votre compte banque s en trouvera facilit Les remises l escompte peuvent tre trait es
11. caract res au maximum qui viendra remplacer l ancien Apr s validation le syst me vous propose message en haut de l cran d enregistrer le nouveau libell ou au contraire de le laisser inchang c est dire de conserver l ancien libell Apr s validation de votre choix le syst me vous propose de modifier le libell d un autre compte suivant le m me processus A l issue de vos modifications vous devez abandonner cette fonction Le syst me vous propose alors de nouveau la liste des fonctions du menu GES TION DES COMPTES 42 Comptabilit Saari se En ss L S so t PR M y HU ne cie y ega R OL ou te eA E 4 ar E A dE Os K t ist E i 4 E amp di otip te X Unes ve vl Sr a VUE RE D Suppression des comptes Cette fonction vous permet de supprimer des comptes dont les cumuls d bit et cr dit sont nuls Lorsque vous validez cette fonction le syst me vous demande d introduire le NUMERO DU COMPTE que vous devez supprimer Ce num ro ne peut tre compris qu entre 100000 et 899999 Si vous validez un num ro qui ne correspond aucun compte cr jusqu ici ou qui est celui d un compte d j supprim le syst me vous indique en bas de l cran que ce compte est inexistant Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de compte Si vous validez le num ro d un compte dont les cumuls d bit et cr dit ne sont pas nuls le syst me affiche so
12. copie Etiquetez imm diatement la ou les disquettes constituant cette sauvegarde COMPTA SAARI ARCHIVES DE LA P RIODE 1 03 au 31 03 1983 N 18 Comptabilit Saari Lorsque vous d clencherez la cl ture de p riode le syst me proc dera auto matiquement l dition de tous les tats de la p riode Ne vous laissez donc pas surprendre par le manque de papier Si votre imprimante est l g re m fiez vous des bourrages intempestifs IL La cl ture d exercice La cl ture d exercice comporte six tapes cf manuel de r f rence N oubliez pas s ils n existent pas encore de cr er les comptes suivants n cessaires au d roulement de l op ration 800000 exploitation g n rale 870000 pertes et profits 880000 r sultat en instance d affectation 890000 ouverture de bilan Nous vous conseillons vivement de proc der une sauvegarde de s curit de vos fichiers avant chacune des tapes de la cl ture Deux tapes comportent les ditions obligatoires de tous vos tats Ne vous laissez pas surprendre par le manque de papier N oubliez pas si vous d sirez passer des critures sur un exercice avant d avoir cl tur l exercice pr c dent que vous devez r server une certaine place sur vos m moires de masse pour permettre la g n ration automatique des critures de cl ture A chaque cl ture vous obtiendrez vos ditions sous forme de listing Si les journaux divisionn
13. courant susceptible de g ner vos traitements Pour cela n allumez et n teignez jamais lorsque vous utilisez votre syst me un certain nombre d quipements branch s sur la m me ligne lectrique imprimantes machines crire calculatrices de bureau appareils lectrom nagers autres micro ordinateurs etc Vous pro voqueriez des microcoupures de courant susceptibles d alt rer vos traite ments Si vous le pouvez tirez une ligne sp cialement affect e votre micro ordinateur En fait pour tre certain de la r gularit de votre courant nous ne saurons trop vous conseiller d quiper votre syst me informatique d une ali mentation de sauvegarde co t de ce genre d quipement 3 000 5 000 F Evitez aussi la proximit de toute source de rayonnements lectromagn ti ques T V radio t l phone variateur de lumi re appareils comportant des bobinages etc lls sont susceptibles de modifier ou d effacer des informations stock es sous forme magn tique dans votre ordinateur ou vos m moires de masse Enfin assurez vous d une bonne prise de terre Les d charges d lectricit statique en dehors des inconv nients qu elles comportent pour l utilisateur effacent l information magn tique contenue dans votre syst me et peuvent m me endommager votre ordinateur Si vous travaillez dans un environne ment sec sujet ce genre de ph nom ne une bonne prise de terre vous vi tera bien des d sagr men
14. d dition ou de consultation lorsque vous s lectionnez tous les comptes ou journaux compris entre deux num ros et que le num ro de la borne inf rieure est plus grand que celui de la borne sup rieure Rem de introduisez des bornes coh rentes premier num ro inf rieur au deuxi me CE COMPTE EXISTE D J CE JOURNAL EXISTE D J Ces messages apparaissent lorsque vous essayez de cr er un compte ou un journal dont le num ro existe d j Rem de choisissez un autre num ro de cr ation COMPTE INEXISTANT Ce message vous signale que le num ro du compte que vous avez indiqu n existe pas Rem de indiquez le num ro d un compte existant COMPTE MOUVEMENT Ce message vous signale dans la fonction suppression des comptes que les cumuls d un compte ne sont pas nuls Rem de vous ne pouvez supprimer le compte qu apr s la cl ture d exer cice et condition qu il ait t sold DATE INEXISTANTE Une date que vous avez valid e est inexistante Rem de introduisez une date correcte Comptabilit Saari 101 ro DATES INCOH RENTES Ce message appara t dans les fonctions d ditions ou de consultations lors que vous d finissez une p riode comprise entre deux dates et que la premi re est post rieure la seconde Rem de introduisez des dates coh rentes premi re ant rieure ou gale la seconde ERREUR D ENTR E SORTIE Ce message appara t dans les fonctions de
15. del de ces montants les ditions sont perturb es Comptabilit Saari 97 Annexe 2 Param trage des imprimantes les plus courantes EPSON MX 80 14 00 00 14 00 00 20 00 00 20 00 00 15 00 00 D but caract res tendus _Fin caract res tendus Mise en 132 colonnes Mise en route imprimante Arr t de l imprimante Saut de page OKIDATA OKIDATA microline 80 microline 82 microline 84 microline 83 D but caract res tendus 31 00 00 31 01 00 Fin caract res tendus 30 65 00 30 00 00 Mise en 132 colonnes 29 00 00 30 00 00 Mise en route imprimante 17 00 00 Arr t de l imprimante 19 00 00 Saut de page Lorsque rien n est indiqu introduisez des z ros Si les codes de votre imprimante ne figurent pas sur ces tables consultez le guide technique de l imprimante 98 Comptabilit Saari s LRU g a e t i CS fa She A ARS et A UNE A vi Rya er E ETEENEN IS ne ROLE CRT D Imprimante Imprimante matricielle marguerite APPLE DMP APPLE LQP D but caract res tendus 14 00 00 27 81 00 Fin caract res tendus 15 00 00 27 82 00 Mise en 132 colonnes 27 81 00 Mise en route imprimante 17 00 00 27 26 73 Arr t de l imprimante 19 00 00 Saut de page 12 00 00 12 00 00 Imprimante Imprimante VICTOR IBM D but caract res tendus 27 18 00 14 00 00 Fin caract res tendus 27 19 00 20 00 00 Mise en 132 colonnes 27 91 50 15 00 00 Mise en route imprimante Arr t de l impri
16. exemplaires vous pouvez obtenir de 1 99 exemplaires de vos journaux Le syst me vous demande alors de confirmer l dition Si vous r pondez n gativement vous revenez au masque de saisie initial Si vous validez votre choix l imprimante se d clenche et dite les journaux que vous avez choisis pendant la p riode que vous avez indiqu e ainsi qu un journal g n ral de la m me p riode Suivant le nombre des mouvements un journal est dit sur une ou plusieurs pages L dition de chaque journal commence en d but de page condition que vous ayez bien positionn votre papier en d but d dition t te de frappe Comptabilit Saari 73 de l imprimante juste en dessous de la jointure du papier La date d dition indiqu e est la date du jour SOCIETE SPECIMEN JOURNAUX Journaux du 3 au 3 Page Le 29 1 83 Periode du 1 1 83 au 29 1 83 Sa ri LIBELLE CUHULS gt SOLDE t Journal 3 Deit Credit 1 t mme men mme ner nane Ulatitule BANQUE tTotal au 31 12 82 0 09 0 00 0 60 08 Its de la Periode 3 825 00 3 825 0 0 00 53 Es Se a ITotal au 29 1 83 3 825 00 3 825 00 6 00 D3 Dont a nouveau 0 00 0 00 0 00 D3 WATE NATURE DE L OPERATION HOUVENENTS i SOLBE i Coapte Reference Libelle t bebit Credit l it Credit SE a aaaaaa e l t l t 122 1 83 410020 F 1279 REGLEMENT F 1279 3 090 00 3 600 00 122
17. l usage de votre logiciel de comptabilit SAARI UTILITAIRES uolunes Noms des 4 Mot de passe Paranetrage de l imprimante Quitter t gt Affichage des renseignements onstatisite SAARI Marque depo5ec8 f PEN PER Comptabilit Saari 87 z I pt 3 i i EA Les sauvegardes La comptabilit SAARI dispose des fonctions de sauvegarde permettant la duplication des fichiers Pour des raisons de s curit les sauvegardes des fichiers comptables ne peuvent tre utilis es directement en lecture ou en criture Ceci conduit distinguer deux fonctions principales la sauvegarde la r cup ration R aliser une sauvegarde consiste mettre en s ret sur une ou plusieurs disquettes de sauvegarde les fichiers comptables enregistr s sur vos m moi res de masse Une fois mis en s ret ces fichiers ne sont plus accessibles par les diff ren tes fonctions du logiciel Seule une fonction de r cup ration vous permettra de retranscrire sur vos m moires de masse les fichiers comptables pr c demment sauvegard s Par ailleurs on distingue deux types de sauvegarde la sauvegarde de s curit qui proc de une v rification compl te des fichiers quilibre des journaux et de la balance qualit des liens entre enregistrements avant de les mettre en s ret la sauvegarde d archive qui se contente de les mettre en s ret sans
18. non conforme celies d crites dans ce manuel risque d entra ner la destruction de ce dernier SAARI d cline toute responsa bilit en cas d alt ration du programme due l intervention anormale de l utiti sateur D p ts et marque Ce manuel a fait l objet d un d p t l gal Toute repr sentation ou reproduc tion int grale ou partielle est interdite sans le consentement de SAARI SAARI Marque d pos e e C S Marque d pos e Saari 1980 Toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite loi du 11 mars 1957 ali na 1 de l arti cle 40 Cette repr sentation ou reproduction par quelque proc d que ce soit constituerait une contrefa on sanctionn e par les articles 425 et suivants du Code P nal La loi du 11 mars 1957 n autorise aux termes des ali nas 2 et 3 de l article 41 que les copies ou reproductions stricte ment r serv es l usage priv du copiste et non destin es une utilisation collective d une part et d autre part que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration Toute repr sentation au m pris de ces textes de tout ou partie de cette documentation entra ne rait de facto la repr sentation de tout ou partie du programme informatique associ Imprim en France Les caract ristiques de ce produit sont indicatives et suscep
19. que lorsque vous revenez au menu principal par la fonction QUITTER Ce n est qu alors que vous pouvez sans risque continuer ou aban donner le traitement i il est donc tr s important apr s chaque utilisation d une ou plusieurs fonctions du menu SAISIE de revenir au menu principal Comptabilit Saari 53 La date du jour Cette fonction permet d indiquer au logiciel la date comptable que vous sou haitez affecter votre saisie Cette date sera syst matiquement propos e par d faut pour toutes les op rations de saisie Lorsque vous validez cette fonction le syst me affiche l cran la derni re date enregistr e et vous propose le jour ouvrable suivant si la derni re date enregistr e tait par exemple un vendredi le lundi suivant vous est propos Si la date propos e par la question affich e l cran SOMMES NOUS AUJOURD HUI LE vous convient vous r pondez OUI puis vous aban donnez cette fonction pour revenir au menu SAISIE Sinon vous r pondez NON n et vous voyez s afficher l cran par d faut la derni re date enre gistr e a derriere date enregi streg ezt je ianed ser Janvier 1383 Sonnes nous aujourd hui Je Lundi 3 jansier 19837 o Quel jour sommes nous 3 1 53 La date du jour est le Sanedi 8 Janvier 1993 Si elle vous convient vous l enregistrez comme date de vos op rations comp tables en validant successivement le jour le mois e
20. re aA po Rd CS NEA Li OR AN Ve ne venait tre d truite adressez vous imm diatement SAARI qui vous four nira une copie de s curit suivant les conditions sp cifi es dans le SAARI SECURITE SERVICE EN BREF Assurez vous toujours d avoir la sauvegarde de votre programme Rangez ces disquettes dans des endroits diff rents pour des raisons de s curit maximale L exp rience montre que dans ce domaine elles ne sont jamais excessives une seule copie pouvant tre r ali _s e elle est aussi pr cieuse que votre original Il La cr ation des comptes et des journaux Commencez par tablir la liste de vos journaux divisionnaires ainsi que celle de vos comptes partir de vos anciennes fiches manuelles ou m canogra phiques Soumettez cette liste un comptable professionnel et assurez vous qu elle est compl te et coh rente Vous aurez toujours la possibilit de la modifier ult rieurement mais il est pr f rable de commencer sur des bases correctes Cr ez vos journaux divisionnaires en leur affectant un num ro qui n est utilis que pour un codage interne et un libell Exemple N journal libell journal achats ventes banque caisse op rations diverses nouveaux 6 OBS D e Dans le cas des comptabilit s tr s simples vous pouvez ne cr er qu un seul _journal Si vous d sirez utiliser la fonction de saisie des nouveaux pensez cr er un journal nou
21. retenir un mauvais r glage de l alignement ou de la pression des t tes entra nant une alt ration de certaines parties de la disquette et la pr sence de d bris sur les t tes qui en se d posant sur la surface du disque souple conduisent fatalement son alt ration physique ou magn tique Enfin une mauvaise vitesse de rotation de la disquette autour de son axe ne l endommagera pas mais conduira de permanentes erreurs de lecture cri 30 Comptabilit Saari ture comme l coute d un disque 33 tours la vitesse de 45 ou 78 tours rend la compr hension difficile En cons quence vous devez faire r gler vos lecteurs de disquettes ali gnement et pression des t tes vitesse de rotation au moins deux fois par an plus souvent si vous en faites un usage intensif Vous devez aussi vous procurer un ensemble de nettoyage de t tes compos d une disquette de nettoyage et d un liquide sp cial que vous utiliserez envi ron une fois par mois Ce qu il faut retenir 1 Faites toujours une copie d une disquette qui pr sente un int r t pour vous Etiquetez la soigneusement et conservez la loin de l origi nal 2 Manipulez vos disquettes avec soin elles constituent votre patri moine d informations Rappelez vous que ses principaux ennemis sont la brutalit la fum e et les poussi res les liquides et les objets magn tiques La dur e de vie moyenne d une disquette est d environ deux ans
22. sauvegarde lorsque le syst me n arrive pas soit lire la disquette origine Soit crire sur la disquette destination Les causes possibles sont les suivantes 1 la disquette origine et la disquette destination portent le m me nom pour des explications plus d taill es voir le cahier d apprentissage 2 une des deux ou les deux disquette origine ou destination est endommag e ou mal format e 3 les t tes des lecteurs de disquettes sont sales ou mal r gl es et ne peu vent plus lire ou crire Rem de 1 changer le nom de la disquette destination voir cahier d apprentis sage 2 faire contr ler les disquettes et recommencer l op ration avec des dis quettes en bon tat 3 faire nettoyer et contr ler les lecteurs de disquettes ERREUR FATALE vos fichiers sont endommag s Ce message appara t au cours de la v rification incluse dans la sauvegarde de s curit lorsque le syst me rencontre des fichiers alt r s Rem de les fichiers tant inutilisables vous devez repartir de votre derni re sauvegarde de s curit FICHIER COMPTE PLEIN Ce message appara t lorsque vous essayez de cr er un compte au del de la capacit maximum autoris e par votre syst me Rem de si c est possible supprimer un ou plusieurs comptes non mouve _ ment s pour lib rer la place correspondante sur les m moires de masse 102 Comptabilit Sa
23. sur votre fichier sans quilibrer l criture cette derni re ne sera pas enregistr e Une fois votre saisie sur vos diff rents journaux effectu e l abandon de cette fonction vous ram ne au menu principal de saisie 60 Comptabilit Saari SOCIETE SPECINEN BROUILLARD DU 22 1 83 Page 3 Saari Date Cospte Debit i Credit Libelle ecriture Reference D E R t Journal s 1 ACHATS E O E E O O O t 1S 1 83 600000 ACHATS 1 500 00 PLANTES VERTES C29 t 15 1 83 660000 FRAIS DIVERS 200 00 PAPETERIE 15 1 83 660000 FRAIS DIVERS 1 300 00 HONORAIRES AVOCAT i 157 1 83 434500 TVA RECUPERABLE 358 00 TVA SUR FRAIS DIVERS 5 7 1 83 400000 FOURNISSEURS DIVERS 3 558 00 C 298 ET FR DIVERS f AOOO O memes Journal 3 2 VENTES j lonconmonencosmsmmencmmscmcnccccesscsse RE US 1783 786000 HONORAIRES RECUS 2 000 00 INTERVENTION LSA F124 0157 1 33 709000 TVA COLLECTEE 372 00 INTERVENTION LSA F 1284 i57 183 416000 CLIENTS DIVERS 2 372 00 L INTERVENTION LSA F 1284 157 1 83 760000 VENTES HT 1 500 00 VENTE LANPE UF1285 197 1 83 705000 TVA COLLECTEE 279 00 VENTE LAMPE TFR 15 7 1 83 410010 CLIENT ALBERT 1 779 00 VENTE LAMPE UF1235 oO E O E E O Journal 3 BANQUE gt lemnoscnmscoconmmcncenenmnmssssees nsc mconronsseenenmensmsmemscmmcncscncmmencontencnccemeses 22 1 83 410020 CLIENT BERNARD l 3 000 00 REGLEMENT
24. 3 Ne recouvrez pas l encoche de protection de vos disquettes Certains traitements deviendraient alors impossibles 4 Vos lecteurs de disquettes sont des objets m caniques fragiles Evi tez donc de les d placer trop souvent et ne les brutalisez pas Faites les r gler au moins deux fois par an par un sp cialiste et nettoyez vos t tes de lecture au moins une fois par mois 5 Dans la mesure o la majorit des erreurs dues une disquette abi m e sont d tect es lors de sa lecture d classez une disquette d s qu une erreur vous est r v l e sans autre cause apparente lecteur d faillant en particulier et repartez d une copie de s curit Il Les disques durs Si vos applications de gestion n cessitent le traitement d un volume important d informations vous serez amen acqu rir un disque dur Un disque dur est un autre type de m moire de masse Ses capacit s varient suivant les mod les mais sont de l ordre de quelques millions de caract res Si son principal avantage est sa grande capacit c est dire la possibilit d avoir tout de suite acc s l information sans manipulation de disquettes son d faut majeur est qu en cas de panne vous risquez de perdre un volume tr s important d informations en g n ral la totalit de vos don n es de gestion En cons quence les contraintes de s curit doivent tre plus strictes avec un disque dur qu avec des disquettes En particulier une sauv
25. F 1279 F1279 t 22 1 83 410000 CLIENTS DIVERS 825 00 REGLENENT F 1281 FR3I O 1 22 1 83 560000 BANQUE 3 825 00 REMISE DU 22 JANVIER RER RIRE PR SR EE Journal 4 CAISSE O O O 1 22 1 83 660000 FRAIS DIVERS 50 00 PETITES FOURNITURES 22 1 33 660900 FRAIS DIVERS i 150 00 DOCUMENTATION 22 1 83 436500 TVA RECUPERABLE 37 20 t TVA FRAIS 22 1 o t 22 1 83 570000 CAISSE 237 20 RETRAIT 22 JANVIER A eaa aa QE AR EAE R A b V A Ee PE A D E E 2 EAE AEA EARE D D i _ Informations sur le syst me C est exactement la m me fonction que vous retrouvez dans le menu GES TION page 51 Comptabilit Saari 61 Les fonctions de consultation Les fonctions du menu CONSULTATION permettent la consultation l cran des cumuls et des soldes des comptes et des journaux et du d tail des critures par journal par compte ou par r f rence CONSULTATIONS Journaux Ecritures Quitter 7 Affichage des renseignements Conptabilite SAARI Marque deposeeg Comptabilit Saari 63 Consultation des comptes Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose une p riode de consultation allant du lendemain de la der ni re cl ture la date de la derni re criture pass e Si cette p riode vous convient validez chacune des zones de date propos es sinon indiquez et val
26. FAUTEUIL cUm 235 SAGAD ACHATS 609 80 D LAMPE BRONZE 65 a t ACHATS 2508 08 D BUREAU ALUMIMIUN 29 59509 TUA RECUPERABLE 1209 80 D C 294 A 297 19899 FOURNISSEURS DIVERS 7709 89 C C 294 297 7789 88 Une fois la date valid e vous allez pouvoir passer vos critures ligne par ligne en indiquant pour chaque ligne 58 Comptabilit Saari Le num ro de compte mouvementer Si ce num ro correspond un compte existant sa validation fait appara tre son intitul Si ce num ro ne correspond aucun compte existant le syst me vous propose de le cr er et de lui affecter un intitul Le montant que vous souhaitez affecter ce compte vous pouvez introduire des montants allant de 0 01 jusqu 999 999 999 99 Les chif fres doivent tre introduits les uns la suite des autres sans s paration Si le montant introduit ne comporte pas des d cimales le syst me affi chera automatiquement deux z ros de d cimales Si le montant introduit comporte des d cimales vous pouvez les s parer des unit s par un point ou une virgule Si la deuxi me d cimale est un z ro il est inutile de la taper au clavier Le sens tapez D si le montant pr c demment enregistr est affecter au d bit du compte C si ce montant est affecter au cr dit du compte Le libell qui ne doit pas d passer vingt caract res chiffres lettres symboles La r f rence qui ne doit pas d
27. FERE dOh DoR To Verkon pieaugt Eou ort ea i PTS 3 Soit uniquement les comptes mouvement s dans la p riode d dition choisie 4 Soit uniquement les comptes non sold s la date de fin de la p riode d dition choisie Une fois votre choix valid le syst me vous demande de confirmer l dition Si vous r pondez n gativement vous revenez au masque de saisie initial Si vous validez votre choix l imprimante se d clenche et dite le grand livre des comptes que vous avez choisis pendant la p riode que vous avez indi qu e Suivant le nombre des mouvements un compte est dit sur une ou plusieurs pages L dition de chaque compte commence en d but de page condition que vous ayez bien positionn votre papier en d but d dition t te de frappe de l imprimante juste en dessous de la jointure du papier La date d dition indiqu e est la date du jour SOCIETE SPECINEN GRAND LIVRE Coaptes du 436500 au 436500 Page Le 29 1 83 Periode du 17 1 83 au 297 1 83 Saari i l LIBELLE CUNULS SOLDE Coapte 3 436500 s Debit Credit mme mnnnnnmp emmener mmecnfonmernmenemmntonmmmmenemmmrmennese t Intitule TVA RECUPERABLE ITotal au 31 12 82 0 00 0 00 0 00 DB IMvts de la Periode b 804 20 1 767 00 S 037 20 DB nement a a Total au 29 1 83 4 804 20 1 767 00 5 037 20 DB IDont a nouveau 5 000 00 0 00 5 000 00 Ds RATE NATURE BE L OPERATION HOU
28. Programme con u et crit par Alain LAHOUSSE Leas t grip DT Did tE cg Su 1 h 2 for Manuel con u et r dig par Jean GUETTA 4 Avertissement Avant d utiliser le logiciel que vous venez d acqu rir Assurez vous d avoir correctement rempli et retourn SAARI un exem plaire du contrat de licence et la carte d enregistrement client 3 et 5 feuillets du SAARI SECURITE SERVICE d pliant cartonn accompagnant le manuel Lisez attentivement les conditions d utilisation du progiciel sur votre exemplaire du contrat de licence Lisez attentivement l introduction et le mode d emploi de ce manuel pages 5 7 Saari S curit Service Nous vous recommandons vivement de souscrire l abonnement SERVICE PLUS qui vous assure la maintenance de votre logiciel et vous permet de b n ficier d une assistance permanente de la part de SAARI de recevoir automatiquement l ensemble des mises jour et des nouvel les versions de votre logiciel de recevoir des disquettes de remplacement en cas d accident survenu vos originaux de recevoir la lettre SAARI INFORMATIONS Pour souscrire l abonnement SERVICE PLUS renvoyez SAARI la carte SERVICE PLUS d ment remplie 4 feuillet du SAARI S CURIT SERVICE accompagn e d un ch que du montant TTC de l abonnement Pour vous permettre d utiliser au mieux votre logiciel nous nous sommes efforc s de d tailler soign
29. Saari fo bre 1999 est inclu dans le logiciel Toutes les dates introduites sont contr l es et en cas d invraisemblance ou d incoh rence bornes erronn es date ant rieure la derni re cl ture etc le syst me redemande l introduction d une date 4 Le contr le de la nature des fichiers Avant chaque op ration le syst me v rifie que le fichier qu il doit lire ou sur lequel il doit crire est bien le bon En cas d erreur le syst me se met en attente et vous invite lui proposer le fichier correct Dans l option multi soci t s par exemple il est impossible de travailler sur des fichiers autres que ceux de la soci t en cours de traitement 5 Le contr le du bon d roulement de la saisie Une criture comptable ne peut tre d finitivement enregistr e dans le syst me que si elle est quilibr e Ainsi toute erreur de balance est rendue impossible Par ailleurs le syst me d tecte au moment de la saisie les anomalies li es d ventuelles micro coupures de courant et vous avertit si vous avez t vic time d un tel accident 6 Le contr le des volumes de donn es saisies Le volume des donn es que le syst me peut stocker est limit par la taille des m moires de masse Des contr les accompagn s de messages sont pr vus pour vous emp cher de d passer les capacit s de stockage du syst me A tout moment la fonction INFORMATIONS SUR LE SYST ME vous donne acc s aux capacit s rest
30. VENENTS L SOLDE i t J1 Reference Libelle x bebit Credit Debit Credit EEE RS RS RS E E l Poou f l 4 t 1 1 83 6 t A NOUVEAU l 5 009 00 5 000 00 1 8 1 83 1 CAIN A7 1 209 00 amp 209 00 U15 I 83 tni t TVA SUR FRAIS DIVERS 558 00 l 767 00 gt t 2 183 4 t TVA FRAIS 22 1 31 2 b 804 20 21 14 83 5 t TVA COLL JANVIER 1 747 00 5 037 2 l on rs gt pN A O E aa TOTAL du 1 1 83 au 29 1 93 64 20 1 767 00 l lt a A one TOTAL au 29 1 83 l 6 894 20 1 767 00 037 20 j Le cadre sup rieur indique 1 les cumuls d bit cr dit et le solde du compte la derni re situation c est dire celle arr t e la veille de la date de d but de la p riode d dition choi Sie 2 les cumuls des mouvements au d bit du compte au cr dit du compte ainsi que leur solde pendant la p riode d dition choisie Comptabilit Saari 71 3 les cumuls d bit cr dit et le solde du compte la date de fin de la p riode d dition choisie 4 le montant de l nouveau inclus dans le cumul d bit ou cr dit ainsi que dans le solde Le cadre inf rieur indique le d tail des mouvements pass s sur le compte au cours de la p riode d dition choisie LE Li ligne d criture com prend la date du mouvement le num ro du journal de saisie la r f rence du mouvement le libell le montant colonne d bit ou c
31. aires et la balance peuvent sans inconv nient rester sous cette forme il n en est pas de m me du grand livre En effet un grand livre sera dit chaque fin de p riode qui contiendra toutes les critures de la p riode Si vous d sirez en milieu d ann e consulter toutes les critures pass es sur un compte depuis le d but de l exercice il vous faudra manipuler un certain nombre de ces piles de papier Il est donc conseill de d couper les feuillets du grand livre et de les ranger dans un classeur o ils seront class s par compte A chaque p riode le ou les feuillets correspondant un compte seront rang s dans le classeur imm diatement apr s ceux des p riodes pr c dentes Ainsi il est possible d avoir imm diatement le d tail des critures pass es sur un compte pour n importe quelle p riode EN BREF Sauvegardez toujours vos fichiers avant de proc der une cl ture Classez soigneusement les tats comptables dit s avant les cl tu res Comptabilit Saari 19 E Les sauvegardes Il a beaucoup t question de sauvegardes dans ce manuel et il s agit ici de r capituler les diff rentes sauvegardes que vous devez effectuer pour assurer la s curit de vos traitements Rappelons tout d abord qu il existe deux types de sauvegarde la sauvegarde de s curit qui comporte un contr le des fichiers et la sauvegarde d archive voir manuel de r f rence Rappelo
32. ait normalement aux yeux de l utilisateur mais la disquette de sauvegarde ne contient aucune donn e En cas d accident survenu vos fichiers originaux vous ne disposerez plus d aucune sauve garde 92 Comptabilit Saari La r cup ration de s curit Cette fonction permet la retranscription sur vos m moires de masse des fichiers sauvegard s par la fonction SAUVEGARDE DE SECURITE Lorsque vous validez cette fonction appara t l cran le message La r cup ration de s curit crase les fichiers en cours Les avez vous sauvegard s Si vous r pondez Non le syst me vous ram ne au menu des UTILITAIRES Si vous r pondez Oui le syst me vous propose d introduire la disquette de sauvegarde dans le lecteur 1 puis de vous assurer que vos fichiers sont en place La validation de ce message conduit le syst me v rifier que la disquette introduite porte bien le num ro d ordre 1 et vous indique la date et l heure de la sauvegarde Cette sauvegarde date du 297 1 83 17h 15 Voulez vous utiliser celle ci 0 8 Si cette sauvegarde n est pas celle que vous vouliez r cup rer changez d abord de disquette de sauvegarde et r pondez ensuite Non au message d cran Si la sauvegarde est bien celle que vous vouliez r cup rer r pondez Oui Le syst me proc de alors la r cup ration de vos sauvegardes sur vos m moi res de masse Il vous demandera comme au cours de la sauvegarde d intro duire d
33. anomalie dans l enregistrement de vos critures le plus souvent due une micro coupure de courant au moment de la mise jour des fichiers Rem de les fichiers alt r s sont devenus inutilisables Vous devez repartir de votre derni re sauvegarde de s curit P RIODE D J ARR T E Ce message appara t lorsque vous voulez proc der une op ration une date ant rieure ou gale celle de la derni re cl ture p riodique ou d exer cice Rem de introduire une date d op ration post rieure celle de la derni re cl ture RESTE LIGNES DU FICHIER CRITURES Ce message vous indique lorsque vous arrivez au bout de la capacit totale de votre fichier critures le nombre de lignes que vous pouvez encore saisir 104 Comptabilit Saari yt NU e Glossaire Brouillard Cl ture p riodique Curseur Disque dur Disquette En ligne Enregistrement Fichier Formatage Initialisation Logiciel Masque d cran Masque de saisie M moire de masse dition de toutes les critures comptables dans l ordre chronologique dans lequel elles ont t pass es et non pas class es par dates compta bles proc dure permettant la purge des fichiers comptables apr s dition des tats complets index d cran indiquant l endroit o les informations demand es doivent tre introduites disque informatique de stockage caract ris par une large capacit
34. ans l ordre les disquettes de sauvegarde En cas d erreur date ou num ro d ordre le syst me refuse la disquette et vous demande de la rem placer La r cup ration peut s effectuer sur vos fichiers originaux ils seront alors remplac s par les fichiers r cup r s ou sur des m moires de masse vierges correctement format es voir pour cela votre cahier d apprentissage Comptabilit Saari 93 La sauvegarde d archives Lorsque vous validez cette fonction appara t l cran un masque de saisie qui vous demande d indiquer la date et l heure exacte de la sauvegarde Le d roulement des op rations est alors identique celui de la sauvegarde de s curit Seule la structure de stockage des donn es sur la disquette de sauvegarde sera diff rente les fichiers ne pourront tre r cup r s qu avec la fonction R CUP RATION D ARCHIVES La r cup ration d archives Cette fonction permet la retranscription sur vos m moires de masse des fichiers sauvegard s par la fonction SAUVEGARDE D ARCHIVES Le d roulement des op rations est alors identique celui de la fonction R CUP RATION DE S CURIT Les noms des volumes La validation de cette fonction fait appara tre l cran les noms des volumes de votre configuration sur lesquels sont stock s vos diff rents fichiers Vous pouvez changer cette implantation en indiquant les nouveaux noms de volumes d sir s devant chaque fichier Si vos fichiers comp
35. ans tous les cas n oubliez pas que la fonction SAUVEGARDE S CURIT vous permet un contr le complet de vos fichiers N h sitez pas l utiliser 22 Comptabilit Saari DEUXI ME PARTIE Introduction Compar ses anc tres des ann es 60 votre micro ordinateur est un mod le de simplicit et de fiabilit N importe qui ou presque peut l utiliser sans grand risque apparent Cependant malgr les nombreux contr les de s curit pr vus il n est pas compl tement l abri d incidents ou d accidents d s le plus souvent l ignorance de l utilisateur En cons quence toute utilisation des fins de gestion suppose un certain nombre de pr cautions destin es assurer la fia bilit des traitements et sauvergarder l information stock e dans le syst me Les lignes qui suivent sont parmi les plus importantes de ce manuel Vous y trouverez des conseils et des r gles respecter au cours de l utilisation de votre syst me SUIVEZ LES SCRUPULEUSEMENT Sachez qu elles ont t tir es de l exp rience de milliers d utilisateurs et qu elles vous pargneront probablement bon nombre de d sagr ments La premi re r gle d coule du bon sens compte tenu de la volatilit de l infor mation contenue dans le syst me ne faites jamais rien sans tre certain de savoir ce que vous faites Dans le doute consultez SAARI ou votre reven deur L ignorance de l effet de certains actes et l absence de pr cautio
36. ant d alimentation A condition de bien respecter les proc dures de s curit qui font l objet d une partie enti re de ce manuel C S apportera votre traitement compta ble toute la puissance de l informatique rapidit efficacit et s curit Comment utiliser votre manuel Les documents qui accompagnent votre logiciel de comptabilit sont au nom bre de cinq 1 Le manuel principal imprim qui regroupe toutes les informations dont vous aurez besoin apr s votre initiation et qui comporte un guide d exploitation qui vous propose une organisation mettre en uvre pour exploiter toutes les fonctions de votre logiciel dans les meil leures conditions des consignes de s curit qui vous indiqueront les pr cautions g n rales prendre lors de l utilisation de votre micro ordinateur ainsi que toutes les proc dures de s curit inclues dans le logiciel et celles que vous devez imp rativement respecter un manuel de r f rence qui d taille chacune des fonctions du logiciel des annexes de r f rence fiche de capacit s param trage des impri mantes les plus courantes messages d erreurs glossaire 6 Comptabilit Saari At 2 Un cahier d apprentissage plac dans une des pochettes du classeur Il vous propose un exemple simple de comptabilit trait sur le mat riel que vous utilisez Vous d couvrirez ainsi pas pas et concr tement toutes les fonctionnalit s
37. ant disponibles sur vos m moires de masse 7 La pr vention des fausses man uvres Un grand nombre de contr les sont pr vus pour vous emp cher de r aliser des op rations comptables incoh rentes cr ation de comptes portant le m me num ro suppression d un compte non sold saisie d une criture une date ant rieure la derni re cl ture etc 8 La sauvegarde de s curit Toutes les sauvegardes r alis es par le logiciel sont non destructives c est dire que l utilisation par erreur d une disquette de sauvegarde contenant d j des donn es n entra nera pas la destruction de ces derni res Le syst me proc de aussi une v rification compl te des fichiers avant sau vegarde galit des cumuls dans les journaux et dans la balance et v rifica tion de la qualit des liens entre tous les enregistrements Une fois ce contr le effectu vous pouvez tre certain que vos op rations comptables ont t enregistr es correctement et donc qu aucun incident ext rieur micro coupure de courant ou mauvais fonctionnement d un lecteur de disquettes par CXEMPIS n est venu alt rer vos fichiers Comptabilit Saari 25 9 Le brouillard de saisie obligatoire Le brouillard de saisie est le document dit l imprimante qui retrace jour apr s jour toutes les critures qui ont t saisies sur votre ordinateur et ce dans l ordre dans lequel elles ont t saisies Ce document num rot
38. ari FICHIER CRITURES PLEIN Ce message appara t lorsque vous essayez de saisir une ligne d criture au del de la capacit maximum autoris e par votre syst me Les critures de la Saisie en cours sont alors perdues Rem de proc der une cl ture p riodique pour lib rer la place sur vos m moires de masse FICHIER COMPTES INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER FICHIER CRITURES INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER FICHIER JOURNAUX INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER FICHIER LISTE INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER Ce type de message appara t lorsque le syst me ne trouve pas les fichiers n cessaires l ex cution d une fonction Ceci peut avoir trois causes 1 les fichiers ne sont pas en ligne 2 les fichiers sont endommag s 3 les t tes des lecteurs de disquettes sont sales ou mal r gl es et ne peu vent lire les fichiers Rem de 1 proc der aux manipulations n cessaires pour permettre au syst me d acc der aux fichiers manquants changement de disquettes en g n ral 2 proc der une r cup ration de s curit de vos fichiers 3 faire nettoyer et contr ler les lecteurs de disquettes FICHIER PARSYS INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER FICHIER SOCI T INTROUVABLE ou IMPOSSIBLE A FERMER Ce type de message appara t lorsque le syst me ne trouve plus les program mes n cessaires l ex cution d une fonction Ceci peut avoir deux causes 1 les programmes sont
39. automatiquement par le logiciel est la preuve de la bonne tenue de la comptabilit Son existence vous dispense en cas de con tr le fiscal de prouver la v racit de l information contenue dans les m moi res de masse 10 Les ditions de cl ture Vous ne pouvez proc der une cl ture c est dire une op ration qui a pour effet de purger vos fichiers des critures qui y ont t pass es sans diter au pr alable la totalit de vos tats comptables Cette pr caution vous emp che de faire dispara tre tout jamais des critu res dont vous n auriez fait aucune sauvegarde ni sur disquettes ni sur papier Il Les pr cautions prendre par l utilisateur Malgr toutes les proc dures de s curit incluses dans le logiciel vous devez respecter un certain nombre de r gles l mentaires pour tre certain que votre traitement comptable se d roulera sans probl me 1 Le circuit des menus Les fonctions de votre logiciel de comptabilit se pr sentent sous forme de menus organis s en arbre voir affichette jointe au manuel Sachez que vous devez toujours vous conformer ce circuit et en particulier ne jamais abandonner vos traitements avant d tre revenu au menu prin cipal Les diff rentes op rations sont effectu es par le logiciel en temps r el mais ne sont d finitivement prises en compte que lorsque vous revenez au menu principal Ce n est qu alors que vous pouvez sans risque continuer ou aba
40. aux compris entre les deux num ros que vous avez introduits Si vous validez cette zone vide tous les journaux seront dit s Pour n diter qu un seul journal il suffit d introduire son num ro puis de valider deux fois si le journal n existe pas le syst me vous le signale et vous propose d introduire un autre jour nal Le nombre d exemplaires vous pouvez obtenir de 1 99 exemplaires de votre liste des journaux Une fois votre choix valid l imprimante se d clenche et dite class e par ordre de num ro la liste des journaux compris entre les bornes choisies SOCIETE SPECIMEN LISTE DES JOURNAUX Le 29 1 83 4 K waero Iatitule 3 nn ana m nn t g t LAON t 2 VE 3 RE t 4A LOIS i 1 5 OPERATIONS DIVERSES AKWEN PE oeo 80 Comptabilit Saari E ai gt E l sit ra NS N Les travaux p riodiques Les fonctions de travaux p riodiques permettent d effectuer quasi automati quement les cl tures de fin de p riode et de fin d exercice EE EEE EAEEA EATET ES TSNEEE A S TRAVAUX PERIODIQUES a E n ES ARRETE Fin d exercice TN Quitter 7 Affichage des renseignements comptabilite SAARI Marque deposeell Comptabilit Saari 81 La cl ture p riodique Une cl ture p riodique a pour effet de purger les comptes et les journaux des critures pass es pendant une p riode afin de lib rer de la place e
41. cautions prendre au cours de son utilisation Dans la deuxi me partie vous d couvrirez les r gles l mentaires respecter au cours de la manipulation et de l utilisation de votre mat riel Le logiciel I Les s curit s propres au programme Un certain nombre de proc dures automatiques de contr le et de s curit ont t pr vues dans le logiciel de comptabilit SAARI Elles visent deux buts 1 Vous viter les inconv nients li s la complexit d un syst me informati que en disposant toutes les tapes des gardes fous interdisant ou limitant les effets des manipulations susceptibles d alt rer vos donn es comptables 2 Vous assurer que votre logiciel de comptabilit est conforme la l gisla tion 1 Le mot de passe L existence du mot de passe du programme et de celui de chaque soci t pour la version multisoci t s que vous d finissez vous m mes et que vous pouvez changer tout moment vous pr munit contre tout acc s malveillant vos donn es comptables l 2 La d tection des erreurs de frappe Lorsque vous tapez au clavier une donn e manifestement fausse ou incoh rente le syst me la refuse et vous propose de la ressaisir Ainsi o que vous soyez dans le logiciel une erreur de frappe ne peut avoir de cons quences dommageables 3 Le contr le des dates Un calendrier perp tuel couvrant la p riode du 1 janvier 1900 au 31 d cem 24 Comptabilit
42. colonnes d bit et cr dit sont gaux puisqu une criture ne peut tre enregistr e sur un journal que si elle est quilibr e et en cons quence le solde d un journal est tou jours nul L dition des journaux divisionnaires accepte des montants allant jusqu 999 999 999 999 99 Le journal g n ral de la p riode qui est syst matiquement dit reprend SOCIETE SPECINEN JOURNAL GENERAL Journaux du 1 a 13 Page 7 Le 29 1 83 Periode du 1 1 83 au 29 1 83 Saari 1 JOURNAL INTITULE TOTAL AU 31 12 62 HOUVEHENTS BE LA PERIQHE l bebit Credit bebit Credit t t t J t 1 1 ACHATS t 1 0 00 0 00 13 567 00 13 567 00 t 2 VENTES 0 00 0 00 Li 267 00 11 287 0 t J TIARE 0 00 0 00 3 825 00 3 825 00 t t i t t 4 CAISSE 0 00 6 00 7 9 21 2 g t 5 4 OPERATIONS BIVERSES 0 0 9 00 1 767 00 1 787 0 1 t 0 t t i t 1 b A NOUVEAU 0 0 6 00 B 000 00 B 000 00 D pen gp mo men mnt TOTAL 0 00 4 0 il 663 20 116 663 20 t i TOTAL AU 29 1 835 116 663 20 11 663 20 1 les cumuis de chacun des journaux divisionnaires la derni re situation c est dire celle arr t e la veille de la date du d but de la p riode d di tion choisie 2 les cumuls des mouvements pass s sur chacun des journaux pendant la p riode d dition choisie 3 la somme des cumuls des journaux la date de fin de la p riode d diti
43. compl tement l information contenue sur une dis quette qui y a t expos e Evitez en particulier les atmosph res trop s ches L utilisation des disquettes Ins rez correctement vos disquettes dans les lecteurs Pour cela sai sissez toujours une disquette entre le pouce et l index le pouce recou vrant l tiquette et introduisez la sans forcer jusqu ce que vous enten n Comptabilit Saari 29 diez un d clic indiquant que le trou central est bien positionn dans l axe du lecteur Fermez ensuite la porte du lecteur Ne refermez jamais la porte du lecteur si la disquette n est pas compl tement engag e vous risquez de l craser Si vous devez envoyer des disquettes par la poste emballez les bien Utilisez des renforts en carton ou des enveloppes tapiss es de bulles de plastique Etiquetez toujours vos disquettes Cette pr caution est plus importante qu il n y para t Tr s vite vous oublierez le contenu d une disquette non ti quet e rien ne ressemble plus une disquette qu une autre disquette Si vous la r utilisez vous perdrez l information initiale qui peut tre impor tante Indiquez sur l tiquette la date de cr ation et la nature des informa tions pr sentes sur la disquette Pour cela vitez toutes les pointes dures stylo crayon bille etc qui peuvent rayer le disque souple Utilisez de pr f rence un feutre pointe tendre Quand cela vous est possible il est p
44. d de saisie qui retrace le d tail des critures pass es la date comptable du d but d exercice SOCIETE SPECINEN BROUILLARD DU 1 1 83 Page Saari Date Coapte Debit Credit Libelle ecriture Reference lomsssmmomcmcnmrcmemsemcmommmocommccsmcccmcconsecamorcomcmcccmcnonmonnenccmmesanesemmmmmnsmsmessemmanssensssesssssss Journal amp A NOUVEAUI losvossossecsmmecesoronenconccccccresscnmmscsssenemmen ce _ t t 1 1 83 350000 STOCKS 20 000 00 t A NOUVEAU t 1 1 83 410000 CLIENTS DIVERS 5 000 00 t A NOUVEAU f t 4 1 83 410020 CLIENT BERNARD 3 000 00 A NOUVEAU t 14 1 83 436500 TVA RECUPERABLE 5 000 00 t A NOUVEAU t 1 1 33 560000 BANQUE 5 000 00 t A NOUVEAU 1 t 17 1 83 570000 CAISSE 5 000 00 t A NOUVEAU t 17 1 83 890000 OUVERTURE DE BILAN 43 000 00 A NOUVEAU lonnomnsnccssesccconmmmmcenses i Journal b NOUVEAUX 1 conmmnmommemmmmmmensenmenmnmemescsescsemenmencempennessssnssccnssee tes men es esse sense 1171723 400000 FOURNISSEURS DIVERS 15 000 00 A NOUVEAU t 1 1 83 440000 CPTE DE L EXPLOITANT 28 000 00 A NOUVEAU t 7 1 83 890000 OUVERTURE DE BILAN 43 000 00 A NOUVEAU PO ec enemteeeensanseee t La date indiqu e sur le brouillard est la derni re date du jour enregistr e par le syst me Comptabilit Saari 57 Ecritures Cette fonction vous permet la passation effective de vos critures compta
45. de la comptabilit SAARI 3 Un carnet de bord destin recueillir toutes les remarques que vous auriez formuler sur le logiciel et eventuellement les incidents auxquels vous auriez t confront 4 Une affichette repr sentant de mani re sch matique toutes les fonctions de la comptabilit SAARI faite pour tre dispos e la vue de l utilisateur du logiciel 5 Le SAARI S CURIT SERVICE document cartonn dont vous devez avoir d tach rempli et renvoy SAARI un exemplaire du contrat de licence la carte d enregistrement client et ventuellement la carte d abonnement SERVICE PLUS Si vous ne l avez pas encore fait ne tardez pas car c est cette seule condition que vous serez enregistr comme utilisateur par le Ser vice apr s vente de SAARI Avant toute chose vous devez vous familiariser avec votre logiciel l aide du cahier d apprentissage Tr s progressivement vous d couvrirez tous les programmes et les possibilit s de la comptabilit SAARI et vous acquerrez les automatismes de manipulation Ne n gligez pas cette tape Elle vous permettra de rentrer directement en contact avec votre syst me informatique et d acqu rir les bases n cessaires une utilisation sans risque de votre logiciel Lisez ensuite le guide d exploitation et les consignes de s curit Ils vous don neront quelques id es quant l organisation adopter pour transf rer votre ancienne comptabilit sur votre
46. de la m me mani re En ce qui concerne les ventes et les achats la saisie par bordereau suppose l tablissement d un brouillon pr liminaire Le classement des pi ces par bordereau peut s effectuer en affectant cha que bordereau un n de classement en lui agrafant toutes les pi ces qui ont t saisies sous ce num ro et en classant ensuite le bordereau par journal Vous pouvez saisir jusqu cinquante lignes d critures la fois Au cours de la saisie vous pouvez modifier vos diff rents mouvements tant qu ils n ont pas t d finitivement enregistr s Vous ne pouvez toutefois enregistrer un ensemble de mouvements que si le total des cr dits est gal au total des d bits Si apr s enregistrement une criture se r v lait erron e la seule possibilit de correction est la passation de l criture inverse la m me date si possible pour Epere facilement la correction sur les tats comptables L enregistrement s accompagne toujours de l dition sur l imprimante du _ d tail des critures pass es le brouillard de saisie Cette op ration est indis pensable pour pouvoir en cas de contr le fiscal justifier de toutes les critu res pass es en comptabilit Une fois une p riode comptable arr t e il n est plus possible d effectuer de modification ou correction une date ant rieure ou gale celle de la fin de la p riode EN BREF V rifiez la place disponible sur vos m moi
47. de m moire disque informatique souple de dimension et de capacit r duites se dit d un mat riel lorsqu il fonctionne en relation directe avec un autre ou d un fichier lorsqu il est directement accessible dans sa totalit information l mentaire libell d un compte solde d un compte etc ensemble coh rent d enregistrements fichier des comptes fichier des journaux etc structuration magn tique d une m moire de masse disque dur ou disquette destin e la rendre compatible avec le langage de travail op ration destin e personnaliser le logiciel et l adapter la configuration du mat riel sur lequel il sera utilis ensemble coh rent et plus ou moins complexe d instructions permettant la r alisation d une ou plusieurs t ches Votre logiciel SAARI se trouve sur la ou les disquettes PROGRAMME ensemble d instructions apparaissant l cran et donnant des indications pour l utilisation du logiciel ensemble d instructions apparaissant l cran et demandant l utilisateur d introduire des informations au clavier l ments de stockage d information disquette ou disque dur g n ralement Comptabilit Saari 1 05 Menu Micro coupure Mise jour R cup ration Sauvegarde Validation 106 Comptabilit Saari masque d cran indiquant l utilisateur les diff rentes fonctions qu il peut s lectionner tr s br ve coup re de courant q
48. de vos comptes Cette fonc tion a t con ue pour permettre une saisie rapide vous saisissez vos soldes en blocs d biteurs ou cr diteurs la contrepartie s affichant automatique ment Vous avez la possibilit de corriger votre saisie tout moment avant enregis trement Apr s enregistrement si vous constatez que vous vous tes trom p vous pouvez passer des critures rectificatives seul le solde nouveau apparaitra dans les cumuls des comptes Si vous commencez votre comptabilit en cours d ann e proc dez une Sai sie classique une date ant rieure celle de d but de votre p riode de traite ment puis proc dez une cl ture p riodique cette m me date PR ASEE Comptabilit Saari 13 Apr s votre saisie d nouveau r alisez une sauvegarde de s curit de vos fichiers Vous devez maintenant disposer de trois sauvegardes diff rentes correspondant aux trois tapes de la cr ation Cette troisi me sauvegarde vous servira dor navant de sauvegarde de s curit journali re chaque jour vous rajouterez les critures pass es EN BREF Saisissez vos nouveaux gr ce la fonction pr vue cet effet Sauvegardez vos fichiers de d but d exercice B Les travaux journaliers Une fois votre syst me cr vous allez pouvoir transcrire vos critures comp tables Si vous avez un petit volume d op ration vous pouvez ne passer vos critures qu une fois par semaine
49. diqu e Suivant le nombre de comptes s lectionn s la balance est dit e sur une ou plusieurs pages La date d dition indiqu e est la date du jour Pour chaque compte elle indique les cumuis d bit et cr dit du compte la derni re situation c est dire celle arr t e la veille de la date de d but de la p riode d dition choisie les cumuls des mouvements au d bit et au cr dit du compte pendant la p riode d dition choisie les cumuls d bit et cr dit du compte la date de fin de la p riode d dition choisie le solde du compte la date de fin de la p riode d dition choisie Des regroupements permettent d obtenir pour les comptes divisionnaires trois chiffres les comptes principaux deux chiffres et les classes de compte un chiffre les cumuls d bit et cr dit la derni re situation les cumuls des mouvements d bit et cr dit au cours de la p riode d di tion choisie les cumuls d bit et cr dit la date de fin de la p riode d dition choisie les cumuls des soldes des comptes regroup s la date de fin de la p riode d dition choisie L dition de la balance accepte des montants allant jusqu 99 999 999 999 999 99 78 Comptabilit Saari Plan comptable Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose d indiquer Les comptes le syst me n ditera que les comptes compr
50. e il suffit de valider successivement les zones vides de s lec tion de journal et de compte puis d indiquer et valider la r f rence de con sultation choisie et la date de d but de consultation Par d faut la date suivant celle de la derni re cl ture sera prise en compte 66 Comptabilit Saari se Si les trois zones ont t valid es vide vous revenez sur la premi re zone A Ea Rs bre selection Pirecedent SCuivant Quitter Date jnl Compte Reference Libelle Montant Wat re 783 0 d4lbsue JOUE ITALIE 157 1 83 2 418909 F 1284 22 1 83 3 418599 F 1281 REGLEMENT P LOS 22 28 debiteur 6547 08 Une fois votre choix valid vous voyez d filer l cran les lignes d criture que vous avez s lectionn es avec pour chaqune la date de saisie le num ro du journal de saisie le num ro du compte mouvement la r f rence le libell le montant le sens du mouvement DB d bit CR cr dit Vous pouvez faire d filer les diff rentes pages d cran l aide des comman des page Suivante et page Pr c dente indiqu es en haut de l cran Au bas de chaque page est indiqu le solde cumul de tous les mouvements de la page 1 la page courante la derni re date indiqu e Vous pouvez tout moment proc der une autre s lection l aide de la commande autre s lection indiqu e en haut de l cran Vous disposez de quatre v
51. e 17 minute 15 On commence la sauvegarde 0 N 4 L abandon de la fonction ce niveau vous ram ne au menu principal UTILI TAIRES Vous vous serez alors content de v rifier vos fichiers comptables sans les sauvegarder Si par contre vous validez la date et l heure de la sauvegarde le syst me vous demande si vous souhaitez commencer la sauvegarde Si vous r pondez Non vous pouvez saisir une autre date et heure Si vous validez votre choix le syst me vous demande d introduire une dis quette de sauvegarde dans votre lecteur 1 puis de valider oo RE Comptabilit Saari 91 Le syst me proc de alors automatiquement la duplication des fichiers Quelle que soit la taille de vos m moires de masse le logiciel d coupe lui m me les fichiers en blocs de volumes stockables sur les disquettes de sauvegarde Si une disquette ne suffit pas au stockage le syst me vous demandera auto matiquement d introduire une deuxi me disquette puis ventuellement une troisi me une quatri me etc Vous n avez pas d autre souci que d introduire vos disquettes dans le lecteur au fur et mesure que le syst me vous le demande puis de les tiqueter soi gneusement date et num ro d ordre de disquette La date de la sauvegarde et le num ro d ordre sont enregistr s sur chaque disquette de mani re ce qu une erreur d tiquetage ou de manipulation ne puisse avoir de cons quences dommageables au cou
52. e l original 1 La structure d une disquette Pour bien comprendre les dangers qui menacent une disquette il est n ces saire d en conna tre la structure Une disquette est un disque souple recouvert d oxyde magn tique enferm e dans une enveloppe carr e l int rieur de laquelle elle tourne La disquette est introduite dans un lecteur de disquettes comportant deux t tes de lec Comptabilit Saari 21 PK ture criture qui permettent de lire ou d enregistrer des informations sur la disquette Le disque souple tourne entra n par l axe du lecteur et les t tes de lecture se d placent le long d un rayon du disque la composition de ces deux mouvements lui permet de lire ou d crire sur toute la surface de la disquette Le principe d enregistrement et de lecture est le m me que celui d un magn tophone les informations sont stock es sous forme magn tique sur la sur face du disque souple Vous pouvez apercevoir le disque souple travers les ouvertures pratiqu es dans l enveloppe le trou central 1 dans lequel va loger l axe du lecteur qui entraine la disquette le trou d index 2 qui est un rep re et la fente d acc s longitudinale 3 le long de laquelle se d place la t te de lecture et qui lui per met d entrer en contact avec le disque souple 3 L encoche de protection 4 vous permet en la recouvrant o non d un onglet de protection autocollant de prot ger l information contenue su
53. e peut tre ant rieure celle de la derni re cl ture Un contr le de la coh rence des dates est effectu Par d faut le syst me vous propose la p riode comprise entre le lendemain de la derni re cl ture et la date du dernier enregistrement dernier enregistrement Les comptes le syst me n ditera que les comptes compris entre les deux num ros que vous introduisez Si vous validez cette zone vide tous les comptes seront dit s Pour n diter qu un seul compte il suffit d introduire son num ro puis de valider deux fois si le compte est inexis tant le syst me vous le signale et vous propose d introduire un autre compte Le nombre d exemplaires vous pouvez obtenir de 1 99 exemplaires de votre grand livre Le choix des comptes diter vous pouvez diter 1 soit tous les comptes compris entre les bornes que vous avez indi qu es plus haut 2 soit uniquement les comptes mouvement s c est dire ceux qui ont t mouvement s au moins une fois depuis le d but de l exercice le seul mouvement pouvant tre le solde nouveau du compte Seul un compte dont le solde tait nul la cl ture de l exercice pr c dent et sur lequel aucun mouvement n a t pass depuis n appara tra pas l dition 70 Comptabilit Saari s i CE RE i ET n i age GRh Le a u uen es k 4 LE TL owa goa CS acts Oe pora Sea SAt erap o ee a Rd 6 Poon CEE x Le Foi Re s S
54. e vos t tes de lecture alt ration physique ou 90 Comptabilit Saari rep SEPESI EA Hi ui E S R RM ANR Tu Cpo i i a E E 7 tr D 4 ae f q i s a Fa j 5 a i on y 9 PA magn tique de vos m moires de masse etc Une des causes les plus fr quentes toutefois est l abandon du programme autrement que par la fonction QUITTER du menu principal en cons quence n teignez jamais votre ordinateur avant d tre revenu au menu principal et si vous travaillez avec des disquettes respectez bien les manipulations effectuer jusqu ce que vous soyez revenu au menu principal Vos fichiers sont alors irr cup rables La seule solution consiste repren dre votre sauvegarde de s curit r alis e l issue du dernier traitement qui elle n est pas alt r e puisqu elle a t contr l e sans probl me et repasser partir de votre brouillard de saisie les critures manquantes Si par contre le contr le des fichiers se r v le positif c est dire si aucune perturbation n est venue alt rer vos fichiers comptables un masque de saisie s affiche l cran vous proposant d indiquer la date et l heure exacte de la sauvegarde Cette indication est importante car elle vous sera rappel e au moment de la r cup ration ventuelle de votre sauvegarde vous pouvez alors vous assurer qu il s agit bien des fichiers que vous voulez r cup rer Date de la sauvegarde 29 1 83 eur
55. egarde du disque Comptabilit Saari 31 e dur c est dire la copie sur disquettes ou sur un autre disque dur des infor mations doit tre faite r guli rement 1 La structure d un disque dur Un disque dur est un disque rigide rev tu d oxyde magn tique et enferm dans un boitier protecteur Le principe d enregistrement et de lecture est le m me que pour les disquet tes une t te de lecture criture permet de stocker ou de lire l information sur le disque qui tourne autour de son axe La vitesse de rotation est beaucoup plus grande que celle d une disquette dans son lecteur ce qui permet un acc s plus rapide aux informations 2 Les pr cautions prendre Les principaux ennemis d un disque dur sont la poussi re et la fum e En effet compte tenu de la vitesse de rotation tr s lev e du disque la vitesse lin aire d un point du disque peut atteindre 100 km h le contact de la t te de lecture avec une particule trang re peut tre tr s violent et endommager irr m diablement certaines parties du disque Cet accident est le plus grave qui puisse arriver votre disque car en g n ral il est impossible de r cup rer les donn es qui y ont t stock es I faut donc imp rativement prot ger votre disque de ce type d accidents en le pr servant des fum es et des poussi res susceptibles de s y d poser De m me pour viter tout arr t brutal du disque il faut le prot ger de toute c
56. endommag s 2 les t tes des lecteurs de disquettes sont sales ou mal r gl es et ne peu vent lire les programmes Rem de 1 repartir de la copie de s curit du logiciel 2 faire nettoyer et contr ler les lecteurs de disquettes FICHIERS COMPTES SOCI T S INCOMPATIBLES FICHIERS CRITURES SOCI T S INCOMPATIBLES FICHIERS JOURNAUX SOCI T S INCOMPATIBLES Ce type de message n appara t que dans l option multi soci t s lorsque vous travaillez pour une soci t et que vous utilisez les fichiers d une autre soci t Rem de changer de fichiers de travail pour reprendre ceux correspondant la soci t que vous traitez Comptabilit Saari 103 IMPRIMANTE NON CONNECT E Ce message appara tra dans les fonctions de saisie d critures et d dition si votre imprimante n est pas connect e Rem de connectez allumez et activez votre imprimante pour qu elle puisse diter les tats souhait s JOURNAL INEXISTANT Ce message vous signale que le num ro du journal que vous avez indiqu n existe pas Rem de indiquez le num ro d un journal existant JOURNAL MOUVEMENT Ce message vous signale dans la fonction suppression des journaux que le cumul d un journal n est pas nul Rem de vous ne pourrez supprimer ce journal qu apr s la cl ture d exer cice MICRO COUPURE REPRENEZ S CURIT Ce message appara t au cours de la saisie lorsque le syst me a pu d tecter une
57. ent les consignes qui sont donn es ce sujet Ind pendamment des incidents d clenchant des messages d erreurs vous pouvez tre confront s des incidents ext rieurs dont voici trois exemples 1 Vous avez t victime d une coupure de courant En cours de traitement le courant d alimentation de votre ordinateur a t coup panne de courant arr t de l ordinateur cordon arrach etc Dans 80 des cas vos fichiers auront t abim s Commencez par faire un contr le de s curit de ces derniers l aide de la fonction SAUVEGARDE S CURIT Si le contr le est n gatif repartez de la pr c dente sauvegarde S il s av re positif ditez les journaux de la p riode de saisie concern e et assurez vous qu ils contiennent bien toutes les critures pr sentes sur le brouillard Si ce n est pas le cas repartez de la pr c dente sauvegarde 2 Vous avez oubli le mot de passe Vous devez alors consulter SAARI qui pourra vous le retrouver 3 Vous constatez un d s quilibre de la balance g n rale Assurez vous d abord de ne pas avoir dit une balance partielle Proc dez ensuite un contr le de s curit de vos fichiers l aide de la fonc tion SAUVEGARDE S CURIT Comptabilit Saari 21 Si le contr le est n gatif vous devez repartir de la pr c dente sauvegarde S il s av re positif cela signifie que la balance est quilibr e Recommencez votre dition D
58. entes d une p riode donn e extrait du journal des ventes eic Vous pouvez en effet diter tous vos tats entre deux comptes ou entre deux journaux et entre deux dates Pour consulter ou diter des donn es comptables de p riodes d j cl tur es vous devez d abord proc der une r cup ration de la sauvegarde de la p riode correspondante sur des disquettes vierges convenablement forma t es puis partir des fichiers ainsi r cup r s proc der vos op rations de consultation ou d dition EN BREF Profitez de toutes les possibilit s de consultations et d ditions qui vous sont offertes Vous pouvez avoir acc s aux donn es comptables des p riodes d j cl tur es par r cup ration d archive D Les cl tures Les cl tures sont des fonctions qui vous permettent de purger vos critures afin de lib rer de la place sur vos m moires de masse I Les cl tures p riodiques Une cl ture p riodique doit obligatoirement tre faite la fin d une p riode comptable Elle peut ventuellement tre faite l int rieur d une p riode comptable si la place venait manquer sur les m moires de masse Avant toute cl ture p riodique faites d abord une sauvegarde de s curit de vos fichiers ce sera votre sauvegarde journali re classique puis une sauve garde d archives imm diatement apr s il n est pas n cessaire de refaire un contr le de s curit apr s une premi re
59. er i Affichage des renseignements i onptabiiite SAARI Marque deposeel Les diff rentes op rations sont effectu es en temps r el par le logiciel mais ne sont d finitivement prises en compte que lorsque l op rateur revient au menu principal par la fonction QUITTER Ce n est qu alors qu il peut sans ris que continuer ou abandonner le traitement il est donc tr s important apr s chaque utilisation d une ou plusieurs fonctions du menu GESTION de revenir au menu principal 38 Comptabilit Saari Les fonctions du menu gestion des comptes Elles vous permettent de cr er modifier supprimer des comptes et d obtenir leur liste l cran Lorsque vous quittez ce menu pour revenir au menu GESTION le syst me vous indique les diff rentes op rations que vous avez effectu es sur les comptes Gestion des comptes Liste Modification Suppression Quitter Affichage des renseignements Comptabilite SAARI Marque deposecd Comptabilit Saari 39 Cr ation des comptes Lorsque vous validez cette fonction le syst me vous demande d introduire le NUMERO DU COMPTE ce num ro doit tre obligatoirement de six chiffres et compris entre 100000 et 899999 Si vous validez le num ro d un compte d j cr le syst me affiche son intitul et indique en bas de l cran que le compte existe d j Vous tes alors invit proposer un nouveau nu
60. er vos traitements en revenant au menu principal Vous serez ainsi assur que toutes vos op rations auront t effectivement prises en compte Le d roulement des op rations de comptabilit peut se r sumer par le sch ma suivant Cr ation du syst me Consultations et ditions cas d une soci t Passation Sauvegardes de s curit des critures journali res Configuration du mod le comptable Sauvegarde d archive et d dition compl te et saisie des des tats avant cl ture nouveaux Cl ture de fin et d exercice avec g n ration Cl ture automatique de fin de p riode automatique des nouveaux Comptabilit Saari g se me EE sn ERRARE rente Fua ads 2 LES DRE RES PALAIS PARA 9 mers red ces ne on La premi re tape consiste cr er le syst me c est dire indiquer le nom de la soci t traiter la dur e d un exercice et d une p riode comptable le mot de passe La deuxi me tape consiste cr er votre plan comptable et vos journaux puis saisir les soldes nouveau des comptes en d but d exercice Vous pourrez ult rieurement modifier votre mod le comptable en fonction de l vo lution de votre entreprise ou de la l gislation Ces op rations pr liminaires de cr ation tant effectu es vous pouvez alors entrer dans le cycle de l exploitation comptable proprement dite passation de vos critures partir du clavier de l ordinateur elles seron
61. erreur vous pouvez modifier ou supprimer des comptes sans aucune contrainte puisqu aucune criture n aura encore t enregistr e R alisez alors une sauvegarde de s curit de vos fichiers Le contr le des fichiers vous permettra de vous assurer que vos donn es ont t correcte ment enregistr es et vous disposerez d une ou de plusieurs disquettes de sau vegarde qui vous viteront d avoir recr er tout votre plan comptable en cas d erreur ult rieure N oubliez pas de les tiqueter soigneusement comme pr c demment Enfin ditez le plan comptable et les journaux sur papier Ces ditions clas s es par ordre de num ro vous permettront au cours de la saisie de retrou ver la correspondance num ros libell s EN BREF Etablissez une liste des journaux et des comptes cr er Introduisez les dans l ordinateur V rifiez l cran que vos listes de comptes et de journaux sont cor rectes Sauvegardez votre mod le comptable vierge de toute criture Editez sur papier le plan comptable et la liste des journaux IV La saisie des nouveaux Oi votre logiciel est destin informatiser une comptabilit anciennement tenue la main ou m canographiquement vous devez avant toute exploita tion passer les critures d nouveaux de d but d exercice Utilisez pour cela la fonction de saisie des nouveaux qui vous permettra de passer la date de d but d exercice les soldes
62. es imprimantes les plus courantes 8 les messages d erreur Glossaire 4 Comptabilit Saari e 33 34 35 37 97 97 98 101 105 La comptabilit SAARI est un ensemble de programmes qui vont vous permet tre de tenir votre comptabilit sur un micro ordinateur Cet ensemble de programmes a t con u partir des principes fondamen taux de la technique comptable telle qu elle est pratiqu e en France Une phase d initialisation personnalis e vous permettra de cr er et nommer vous m me les comptes et les journaux n cessaires l enregistrement de vos don n es Par la suite vous pourrez faire voluer ou modifier votre plan comptable en fonction des changements intervenus dans l organisation interne de votre entreprise ou en raison de nouvelles dispositions l gislatives ou r glementai res Vous pourrez sur option traiter la comptabilit de plusieurs soci t s jusqu vingt Vous pourrez aussi relier votre programme d autres logiciels SAARI et ainsi permettre de nombreuses utilisations plus pouss es de vos donn es comptables C S est facile manipuler le logiciel est b ti de mani re claire et homog ne afin que votre apprentissage soit bref et que vous puissiez rapidement acqu rir les automatismes de manipulation Les documents qui accompagnent votre logiciel ce manuel le cahier d apprentissage et le tableau joints vous permettront de comprendre et de ma triser l ensemble des poss
63. eusement les op rations possibles M me si vous trouvez quelques pages fastidieuses par leur minutie lisez les au moins une fois Ainsi vous conna trez toutes les possibilit s de votre logiciel 2 Comptabilit Saari Introduction Comment utiliser votre manuel Premi re partie Guide d expicitation A La mise en place de votre syst me comptable l l initialisation du logiciel Il la copie de s curit de votre logiciel Iil la cr ation des comptes et des journaux IV la saisie des nouveaux B Les travaux journaliers I ouverture d une journ e comptable Il saisie des critures Hi fermeture d une journ e comptable C l acc s aux donn es comptables les consultations et les ditions lI tes consultations il les ditions D Les cl tures l les cl tures p riodiques il la cl ture d exercice E Les sauvegardes F Que faire en cas de probl me Deuxi me partie Consignes de s curit Le logiciel l les s curit s propres au programme Il les pr cautions prendre par l utilisateur Le mat riel l les disquettes et leurs lecteurs Il les disques durs 10 10 11 12 13 14 14 19 17 17 17 18 18 18 19 20 20 23 24 24 26 27 27 31 Comptabilit Saari 3 It l ordinateur IV l imprimante V les sources de courant Troisi me partie Manuel de r f rence Annexes techniques 1 les capacit s du syst me 2 les codes d
64. guise revenir sur les pages pr c dentes ed EEES EENDE RE rgradant S yjyant Quitter ACHATS HENTES BANQUE CAISSE OPERATIONS DIVERSES NOUVEAUX CNE Sn hs Te N oubliez pas que les fonctions d dition vous permettent d obtenir cette liste sur papier par dition sur l imprimante Lorsque vous abandonnez cette fonction le syst me vous propose nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES JOURNAUX N oubliez pas que certains journaux qui apparaissent l cran peuvent avoir fait l objet de mises jour cr ation modification suppression Bien que visibles ils n ont pas t r organis s par le syst me et ne sont pas aptes recevoir des informations Pour permettre cette r organisation vous devez imp rativement sortir du menu GESTION une fois toutes vos op rations termin es Comptabilit Saari 47 S Modification des journaux Lorsque vous validez cette fonction qui vous permet de modifier l intitul d un journal le syst me vous demande d introduire le NUM RO DU JOURNAL que vous souhaitez modifier Ce num ro doit tre compris entre 1 et le nombre maximum de journaux qui peuvent tre cr s sur votre configuration Si vous validez le num ro d un journal non cr le syst me vous indique en bas de l cran que ce journal est inexistant Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de journal Si le num ro valid c
65. ibilit s qui vous sont offertes La saisie La saisie des critures est tr s simple choix du journal de saisie puis enre gistrement des donn es en temps r el pi ce par pi ce ou par bordereau Le syst me contr le l existence des comptes appel s et l quilibre des critures avant leur enregistrement Vous pouvez saisir jusqu 50 lignes d critures que vous pouvez corriger comme bon vous semble tant qu elles n ont pas t d finitivement enregistr es Le d tail des critures pass es est imprim au moment de l enregistrement Les consultations et les ditions Le programme vous permet de consulter l cran les totaux et les soldes des comptes et des journaux comme le d tail des critures par compte journal ou r f rence de pi ce ceci partir d une date demand e De m me le grand livre les journaux et la balance peuvent s diter entre deux dates et entre deux comptes choisis ce qui permet de ne sortir que les mouvements d sir s Enfin vous avez la possibilit de consulter l cran tout moment les capa cit s totales et celles restant disponibles sur votre ordinateur ainsi que les dates des derni res op rations comptables effectu es Comptabilit Saari 5 Les cl tures Si la configuration sur laquelle vous utilisez C S ne vous permet pas de traiter en m me temps toutes vos donn es comptables d une ann e vous serez amen proc der des cl tures p riodiques La proc du
66. ichiers si elle n a pas t r alis e l issue du dernier traitement Comptabilit Saari 89 La sauvegarde de s curit La validation de cette fonction d clenche automatiquement la proc dure de v rification des fichiers qui comporte POAN g ORLAR DITS EE MSE MAREA e EEN g VES RUN BVAS une v rification du fichier des journaux galit des cumuls et qualit des liens entre enregistrements une v rification du fichier des comptes qualit des liens entre enregistre ments une v rification de l quilibre de la balance g n rale une v rification de l galit des cumuls du journal g n ral et de la balance Si vos fichiers ne sont pas accessibles mauvaise disquette dans un lecteur par exemple le syst me vous le signale Vous devez alors replacer les fichiers leur place Au bout de trois essais de v rification infructueux le syst me revient au menu de sauvegarde Si le contr le des fichiers se r v le n gatif c est dire si le syst me d cou vre les erreurs de cumuls ou de mauvais liens entre certains enregistrements le message ERREUR FATALE vos fichiers sont endommag s s affiche l cran I signifie que vos fichiers ont t alt r s sans que vous vous en aperceviez Les causes de telles alt rations sont diverses micro coupure de courant ou simple chute de tension au moment o les fichiers sont mis jour mauvais tat ou mauvais r glage d
67. idez les dates entre lesquelles vous souhaitez consulter vos comptes Si les dates que vous proposez n existent pas ou sont incoh rentes ou si l une d entre elles est ant rieure la date de la derni re cl ture le syst me vous proposera d introduire de nouvelles dates Apr s validation un masque de saisie appara t gr ce auquel vous pouvez introduire le num ro du compte que vous d sirez consulter La p riode de consultation est indiqu e sur l cran u S kA H EEE N ytre compte t ws Du 147 1 83 au 22 1 83 Conpte 418888 Intitule CLIENTS DIVERS DEBIT CREDIT SOLDE 8 88 6 88 Total au 31 12 82 8 88 Muts de la periode 7372 89 825 80 6547 00 DE Total au 22 1 83 7372 00 825 88 6547 00 DB ont a nouveau 5803 80 8 08 5980 98 DB Une fois ce num ro valid le syt me affiche e l intitul du compte e trois colonnes D bit Cr dit Solde qui indiquent les cumuls d bit cr dit et le solde du compte la derni re situation c est dire celle arr t e la veille de la date de d but de la p riode de con sultation choisie les cumuis des mouvements au d bit du compte au cr dit du compte ainsi que leur solde pendant la p riode de consultation choisie les cumuls d bit cr dit et le solde du compte la date de fin de la p riode de consultation choisie le montant de l nouveau inclus dans le cumul d b
68. ie Cette date comptable doit tre post rieure celle enregistr e lors de la pr c dente saisie Attention donc ne pas enregistrer n importe quelle date du jour car il est ensuite impossible de revenir en arri re Assurez vous que votre imprimante est branch e et aliment e en papier La saisie des critures devant tre accompagn e de l dition d un brouillard vous ne pourriez pas l enregistrer si le brouillard n tait pas en mesure d tre dit 14 Comptabilit Saari EN BREF Organisez vos pi ces comptables avant d allumer votre ordinateur Si au d marrage le syst me vous propose une sauvegarde de s cu rit faites la Mettez jour vos plan et date comptables Assurez vous que votre imprimante est bien branch e Il Saisie des critures Par la fonction INFORMATIONS SUR LE SYST ME assurez vous qu il vous reste assez de place sur vos m moires de masse pour accueillir toutes vos critures Si ce n est pas le cas vous devez pr alablement la saisie proc der une cl ture de p riode dont le m canisme est expliqu plus loin Sachez que le nombre d critures que vous pouvez passer sur un compte n est limit que par la taille de vos m moires de masse La place m moire est donc g r e de mani re ce que chaque compte ne prenne que la place n cessaire toutes les critures qu il contient La comptabilit SAARI vous permet d enregistrer en une se
69. ingt dix neuf pages de consultation au del le syst me vous propose de s lectionner une autre date Comptabilit Saari 67 Les fonctions d dition Les fonctions du menu EDITIONS permettent l dition sur imprimante de tous les tats n cessaires au pointage et l examen de votre comptabilit EDITIONS Journaux Balance Plan Comptable Liste des journaux Quitter Affichage des renseignements Conptabil te SAARI Marque deposee Tant que l imprimante n est pas en fonction branch e sous tension et pr te imprimer les programmes d dition se mettent en attente D s que les condi tions requises sont nouveau remplies l dition repart Le cadrage standard de d but d dition consiste positionner la t te de l imprimante sur la premi re ligne apr s la pliure du papier Le syst me reca dre automatiquement le papier la fin de chaque dition Comptabilit Saari 69 Grand livre Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui Vous propose d indiquer Periode Comptes gu sagan Nombre d ssurisires FOLi z uous editer Tous les comptes LES Comptes mouyemertes Les Comptes mouvements gars ia periode Les comptes non solidez Brno lotre choi 3 UN y ua oN g La p riode le syst me n ditera que le d tail des critures pass es pen dant cette p riode La date de d but de p riode n
70. interrupteurs accessibles l utilisa teur Consultez pour cela votre manuel d utilisation 96 Comptabilit Saari 1 Les capacit s du syst me 2 Param trage des imprimantes les plus courantes 3 Les messages d erreurs Annexe 1 Les capacit s du syst me Les volumes des donn es que vous pouvez traiter d pendent exclusivement du mat riel sur lequel vous travaillez Consultez pour cela le cahier d appren tissage Les longueurs des enregistrements sont les suivantes MOT DE PASSE 6 caract res lettres chiffres symboles NOM DE LA SOCIETE 80 caract res lettres chiffres symboles DATES 1 01 1900 au 31 12 1999 avec contr le de vraisemblance N DE COMPTE 100000 899999 LIBELLE DE COMPTE 20 caract res lettres chiffres symboles N DE JOURNAL 1 au nombre maximum pouvant tre cr sur votre mat riel LIBELLE DE JOURNAL 20 caract res lettres chiffres symboles MOUVEMENT DE COMPTE saisie l cran et brouillard Montant 0 01 999999999 99 possible de saisir jusqu 9 999 999 999 9 avec une seule d cimale Libell 20 caract res lettres chiffres symboles R f rence 10 caract res lettres chiffres symboles EDITION Le GRAND LIVRE et les JOURNAUX DIVISIONNAIRES peuvent accueillir des montants jusqu 999 999 999 999 99 Le JOURNAL G N RAL et la BALANCE peuvent accueillir des montants jusqu 99 999 999 999 999 99 Au
71. is entre les deux num ros que vous avez introduits Si vous validez cette zone vide tous les comptes seront dit s Pour n diter qu un seul compte il suffit d introduire son num ro puis de valider deux fois si le compte est inexis tant le syst me vous le signale et vous propose d introduire un autre compte Le nombre d exemplaires vous pouvez obtenir de 1 99 exemplaires de votre plan comptable Une fois votre choix valid l imprimante se d clenche et dite class e par ordre de num ro la liste des comptes compris entre les bornes choisies SOCIETE SPECIMEN PLAN COMPTABLE Le 297 1 8 t t U Muwero Jatitule t t t gt t 350000 STOCKS t 400000 FOURNISSEURS PIVERS t 410000 CLIENTS PIVERS 1 410010 CLIENT ALBERT 1 410020 CLIENT BERGARD t 436500 TVA RECUPERARE t 440000 CPTE DE L EIPLDITANT t 490000 ATTENTE ET REGULAR t 560000 BAQUE t 570000 CAISSE gt 1 600009 ACHATS t 620000 IMPOTS ET TALES 1 622000 TVA SUR VENTES l t 630000 LOYER ET CHARGES t 660000 FRAIS DIVERS t 700000 VENTES KT t 705000 TVA COLLECTEE t 766000 HONORAIRES RECUS t 890000 OUVERTURE DE BILA t i t CRE EG EAE EEEE EEE EARE E EAEE Comptabilit Saari 79 Liste des journaux Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose d indiquer Les journaux le syst me n ditera que les journ
72. it ou cr dit ainsi que dans le solde 64 Comptabilit Saari Consultation des journaux Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose une p riode de consultation allant du lendemain de la der ni re cl ture la date de la derni re criture pass e Si cette p riode vous convient validez chacune des zones de date propos es sinon indiquez et validez les dates entre lesquelles vous souhaitez consulter vos journaux Si les dates que vous proposez n existent pas ou sont incoh rentes ou si l une d entre elles est ant rieure la date de la derni re cl ture le syst me vous proposera d introduire des nouvelles dates Apr s validation un masque de saisie appara t dans lequel vous pouvez intro duire le num ro du journal que vous d sirez consulter La p riode de consulta tion est indiqu e sur l cran Re FLAC Aay sS s re journal Quitter l Du 1 1 83 au 22 1 83 Journal Intitule ACHATS DEBIT CREDIT Totai au 31 12 82 8 88 0 88 6 88 uts de la periode 11267 88 11267 68 6 68 Totai au 22 1 83 11267 88 11267 88 6 86 ont a nouveau 0 88 8 08 6 88 Une fois ce num ro valid le syst me affiche e l intitul du journal e trois colonnes D bit Cr dit Solde Les colonnes D bit et Cr dit dont les montants sont toujours gaux indi quent le cumul du journal la derni re si
73. longue des particules microscopi ques peuvent s accumuler entre le disque souple et son enveloppe pres s es par la t te de lecture elles peuvent alors rayer le disque souple et le rendre inutilisable Evitez en particulier de fumer directement devant vos disquettes Evitez la proximit des liquides et de certains produits agressifs comme les d tachants susceptibles de d gager des vapeurs corrosives Au cours d un nettoyage de vos bureaux en particulier gardez soigneuse ment vos disquettes Evitez dans la mesure du possible de d placer vos lecteurs de dis ques leur bon fonctionnement d pend de leur vitesse de rotation et du bon alignement des t tes de lecture Des chocs ou des vibrations intem pestives peuvent les d r gler et les rendre inutilisables de m me vitez le contact de tout liquide avec vos lecteurs Eloignez vos disquettes de toute source magn tique susceptible d effacer les informations qu elles contiennent m fiez vous des aimants des objets m talliques toujours susceptibles d tre magn tis s des appareils comportant des bobinages t l phone T V variateurs de lumi re appareils m nagers etc En particulier ne posez jamais une dis quette sur votre terminal vid o et m fiez vous si vous voyagez avec vos disquettes des appareils d tecteurs de m taux pr sents dans les a ro ports Prot gez vos disquettes des d charges d lectricit statique qui le plus souvent effacent
74. m ro de compte Si le num ro valid ne correspond aucun compte existant il est enregistr et le syst me vous demande d introduire l INTITULE il peut compter jusqu 20 caract res lettres chiffres symboles aso sortir Hunero du compte 358888 Intitule STOCK SA Une fois l intitul valid le compte est cr et le syst me vous propose de Cr er un autre compte suivant le m me processus Lorsque vous avez termin de cr er votre s rie de comptes vous devez aban donner cette fonction Le syst me proc de alors la mise jour des comptes dans la liste g n rale op ration qui demande entre trois secondes et une minute selon le nombre de comptes d j cr s puis vous propose de nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES COMPTES Remarque Vous pouvez aussi cr er des comptes en cours de saisie voir page 59 40 Comptabilit Saari EN Liste des comptes Lorsque vous validez cette fonction le syst me affiche l cran le plan comp table par ordre de num ro de compte Si la totalit de vos comptes ne tient pas s r une page d cran vous pouvez comme l indique le message en haut de l cran appeler les pages suivantes et votre guise revenir sur les pages pr c dentes ss RECUPERABLE sad CPTE DE L ERPLOITANT sdara ATTENTE ET REGULAR BANGUE 500000 seaga CAISSE saraaa ACHATS scoaz IMPOTS ET TAXES 12800 TVA SUR VENTES er
75. mante Saut de page Lorsque rien n est indiqu introduisez des z ros Si les codes de votre imprimante ne figurent pas sur ces tables consultez le guide technique de l imprimante Comptabilit Saari 99 D but caract res tendus 01 00 00 15 00 00 Fin caract res tendus 02 00 00 27 81 00 Mise en 132 colonnes 31 00 00 27 81 00 Mise en route imprimante 17 00 00 Arr t de l imprimante 19 00 00 Saut de page 12 00 00 D but caract res tendus 27 14 00 27 06 00 Fin caract res tendus 27 15 00 27 07 00 Mise en 132 colonnes 27 20 00 27 07 00 Mise en route imprimante Arr t de l imprimante Saut de page Lorsque rien n est indiqu introduisez des z ros Si les codes de votre imprimante ne figurent pas sur ces tables consultez le guide technique de l imprimante b 100 Comptabilit Saari Annexe 3 Les messages d erreurs ADRESSAGE D FECTUEUX Ce message appara t au cours de la saisie ou des cl tures lorsque le syst me rencontre des fichiers alt r s Rem de les fichiers tant inutilisables vous devez repartir de votre derni re sauvegarde de s curit ASSUREZ VOUS QUE TOUS VOS PROGRAMMES SONT EN PLACE Ce message appara t lorsque le d roulement des op rations n cessite d avoir acc s tous les programmes Si vous travaillez avec des disquettes toutes les disquettes programmes doivent alors tre dans leurs lecteurs BORNES INCOH RENTES Ce message appara t dans les fonctions
76. micro ordinateur L affichette jointe au manuel vous permettra au cours de votre apprentissage et de vos traitements ult rieurs de situer tout instant les fonctions que vous utiliserez dans l encha nement g n ral du programme Le manuel de r f rence lui vous donnera les sp cificit s d taill es de chacune des fonctions du logiciel Sur le carnet de bord enfin vous pourrez noter toutes les remarques concer nant l utilisation du logiciel et les probl mes que vous aurez pu renconter Ce carnet sera tr s utile SAARI pour diagnostiquer les causes d un ventuel incident Comptabilit Saari PREMI RE PARTIE Le guide d exploitation vous propose une organisation mettre en uvre pour exploiter toutes les fonctions de votre logiciel dans les meilleures conditions Avant tout traitement assurez vous que votre mat riel est en bon tat de mar che Pr voyez des fournitures en quantit suffisante papier et ruban pour imprimante disquettes convenablement format es ayez en toujours au moins une demi douzaine pr tes et ventuellement classeurs pour ranger vos ditions Assurez vous que les codes de contr le introduits dans le logiciel correspondent bien au mod le d imprimante que vous utilisez Dans le cas contraire introduisez les codes permettant d adapter le logiciel votre impri mante voir annexes N oubliez jamais quelles que soient les fonctions que vous utilisez de tou jours termin
77. n r s automatiquement L utilisation de cette fonction suppose l existence d un compte n 890000 bilan d ouverture et d un journal A NOUVEAUX Apr s validation du mes sage d cran vous devez indiquer le num ro que vous avez affect au journal de saisie NOUVEAUX La date de saisie est celle du d but de l exercice Chaque saisie ne permet d enregistrer que des nouveaux de m me sens d biteurs ou cr diteurs 3 AGE s an gt so 587 e 2 272s a EEE TERRES rers e nasvrisr 891 4 eme TNT Baa aa k NOUVEAU 272443 LIENIG DIVERS Taah ap NOGUTRE ieza CLIENT BERNARD 3408 48 NOGUERU siia PECUPERABLE caja 48 NOUVEAU izade BANQUE Saag gk NOUVEAU lt cet CAISSE 5960 68 D NOUVEAU 114982 OUVERTURE DE BILAN 43660 68 E NOUUERU Pen 35269 26 S300 44 REX 8 06 Sur la premi re ligne vous devez indiquer le num ro du compte mouvementer Si ce num ro correspond un compte existant sa validation fait appara tre son intitul Si ce num ro ne correspond aucun compte existant le syst me vous propose de le cr er et de lui affecter un intitul e montant du solde nouveaux de ce compte 0 01 999 999 999 99 les chiffres doivent tre introduits les uns la suite des autres sans s para tion les centimes peuvent tre s par s par un point ou une virgule le sens d biteur ou cr diteu
78. n intitul et vous indique en bas de l cran que ce compte n est pas clos Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de compte Si vous validez le num ro d un compte dont les cumuls d bit et cr dit sont nuls le syst me affiche son intitul et vous propose de le conserver ou de le supprimer i Si c est bien ce compte que vous d sirez effectivement supprimer vous devez valider la suppression Sinon validez la conservation Apr s validation de votre choix le syst me vous propose de supprimer un autre compte suivant le m me processus A l issue de vos suppressions vous devez abandonner cette fonction Le syst me proc de alors la mise jour des comptes dans la liste g n rale puis vous propose de nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES COMPTES Comptabilit Saari 43 Les fonctions du menu gestion des journaux Elles vous permettent de cr er modifier supprimer des journaux et d obtenir leur liste l cran Lorsque vous quittez ce menu pour revenir au menu GESTION le syst me vous indique les diff rentes op rations que vous avez effectu es sur les jour naux D Gestion des journaux Liste Modification Suppression Quitter Affichage des renseignements v nptabiiite SAARI Narque deposeel Comptabilit Saari 45 Cr ation des journaux Lorsque vous validez cette fonction le sy
79. n m moire pour les critures des p riodes suivantes Lors de l initialisation vous avez enregistr la dur e de votre p riode compta ble A partir du d but de l exercice cette p riode d finit un certain nombre de dates de fin de p riode auxquelles vous devrez obligatoirement proc der une cl ture p riodique Rien ne vous emp che toutefois de proc der d autres cl tures interm diaires si le besoin s en fait sentir Ces cl tures ne sont pas bloquantes c est dire que vous pouvez parfaite ment saisir les critures sur deux ou trois p riodes condition de disposer de la place suffisante sur vos m moires de masse avant de proc der leurs cl tures Vous ne pouvez par contre proc der une cl ture p riodique une date pos t rieure celle de la fin d une p riode qui n aurait pas t cl tur e Exemple Date de d but d exercice 1 01 83 Date de fin d exercice 30 11 83 dur e de l exercice 11 mois Dur e de la p riode comptable 2 mois Les dates de la cl ture obligatoire seront 28 02 83 30 04 83 30 06 83 31 08 83 31 10 83 30 11 83 la derni re p riode ne durera qu un mois et la cl ture de p riode sera la premi re phase de la cl ture d exercice Vous pouvez passer toutes vos critures de janvier juin par exemple puis cl turer au 28 f vrier Si vous d sirez ensuite proc der une cl ture au 31 mai vous devrez d abord cl turer la p
80. ndonner le traitement N teignez donc jamais votre ordinateur avant d tre revenu au menu princi pal par le circuit normal des menus Ne proc dez jamais d autres manipula tons de disquettes que celles pr vues par le logiciel 2 Les sauvegardes R aliser la sauvegarde d un fichier consiste transf rer les informations qu il contient sur une ou plusieurs disquettes de sauvegarde En cas d accident survenu au fichier original les informations qu il contenait peuvent facilement tre r cup r es partir de la sauvegarde Les sauvegardes sont le filet de s curit de votre comptabilit ne les n gligez jamais Le cahier d apprentissage et le guide de r f rence vous expliquent pr cis 26 Comptabilit Saari ment comment r aliser ou r cup rer des sauvegardes Le guide d exploitation vous explique leur utilisation Assurez vous d avoir bien compris ces m canis mes Si n cessaire consultez SAARI ou votre revendeur N oubliez pas que vous devez avoir en permanence une Sauvegarde de s curit de vos fichiers vierges une sauvegarde de s curit de votre plan comptable une sauvegarde de s curit journali re qui sera utilis e pour la duplication de vos saisies quotidiennes apr s chaque saisie vous dupliquerez vos fichiers qui viendront remplacer sur la sauvegarde ceux existant l issue de la saisie pr c dente des sauvegardes d archives de chaque p riode que vous s
81. nnement pargnez lui tout choc En particulier ne posez rien dessus une pression trop importante pour rait d finitivement endommager votre disque crasement de la t te Eloignez votre disque de toute les sources de rayonnement lectro magn tique t l phone T V variateurs de lumi re bobinages divers etc Enfin assurez votre disque dur une alimentation de courant stabili _ s e faut savoir qu une coupure de courant est un des pires accidents qui puissent arriver votre disque dans le meilleur des cas vous devrez faire appel un sp cialiste pour le r cup rer et dans le pire des cas la t te de lecture peut aller craser le disque et l endommager de mani re irr m diable Il est donc indispensable si votre disque dur n en est pas muni de lui adjoindre un syst me d alimentation de sauvegarde Ce qu il faut retenir Les pannes de disque dur ont en g n ral des cons quences beau coup plus graves que les accidents survenus des disquettes N oubliez donc jamais de sauvegarder l information contenue sur votre disque apr s chaque traitement Prot gez votre disque dur de la poussi re et de la fum e En particu lier fumez le moins possible proximit de votre disque dur Manipulez votre disque dur avec pr caution Evitez les chocs et les vibrations surtout lorsqu il est en fonctionnement _ Equipez votre disque dur d une alimentation de sauvegarde pour le
82. ns l men taires peuvent avoir des graves cons quences Une fausse man uvre peut n avoir d effet qu retardement et r duire n ant une masse importante d informations Ce probl me devient particuli rement aig quand plusieurs personnes travaillent sur le m me syst me la n gligence d un seul peut rui ner le travail de tous La deuxi me r gle est donc la suivante imposez imp rativement chaque utilisateur de votre ordinateur un minimum de formation il faut conna tre en particulier les l ments qui composent votre syst me informatique l ordinateur proprement dit ou unit centrale qui dispose d une certaine m moire interne x _ Comptabilit Saari 23 les l ments de m moire de masse disduettes ou disque dur qui sont des r servoirs de m moire permettant de stocker plus d information que ne pourrait faire l ordinateur pris isol ment Ils sont indispensables pour toute application de gestion le terminal vid o qui permet de converser avec l ordinateur en lui indi _ quant les traitements souhait s et les donn es stocker dans les m moi res de masse l imprimante qui permet un enregistrement permanent sur papier de l information le logiciel enfin qui donne l ordinateur toutes les indications n cessai res aux traitements _ La premi re partie vous indiquera les s curit s d j pr vues dans le logiciel ainsi que les pr
83. ns ensuite qu une sauvegarde ne peut tre utilis e directement en lecture ou en criture Elle doit d abord tre retranscrite par une fonction de r cup ration voir manuel de r f rence Vous devez toujours avoir rang en lieu s r une sauvegarde de s curit de vos fichiers vierges En cas d accident elle vous permettra de repartir de z ro une sauvegarde de s curit de votre plan comptable une sauvegarde de s curit journali re que vous devez mettre jour la fin de chaque journ e comptable autant de sauvegardes d archives que vous avez cl tur de p riodes comptables Toutes ces sauvegardes doivent tre soigneusement tiquet es Pour plus de s curit dans les sauvegardes journali res vous pouvez dispo ser en permanence de trois sauvegardes au lieu d une en utilisant la m thode suivante 1e jour sauvegarde des fichiers sur disquette 2 jour sauvegarde des fichiers sur disquette 3e jour sauvegarde des fichiers sur disquette 4e jour sauvegarde des fichiers sur disquette 5e jour sauvegarde des fichiers sur disquette 6 jour sauvegarde des fichiers sur disquette etc 0O0W gt O0w gt Ainsi vous disposerez en permanence de trois g n rations de disquettes qui ne diff rent chacune que d une journ e comptable F Que faire en cas de probl me n est pas question de recenser l ensemble des incidents qui peuvent mail ler l utilisation de votre syst
84. omptabilit d un exercice avant la cl ture de l exercice pr c dent il est indispensable de laisser sur vos m moires de masse la place disponible au d roulement total de l op ration 84 Comptabilit Saari Ce qui veut dire en pratique que le nombre maximum de mouvements que vous pouvez passer sur la premi re p riode d un exercice avant d avoir com pl tement cl tur l exercice pr c dent est de capacit maximum des mouvements disponible nombre de comptes cr s nombre de lignes d critures d inventaire Exemple 1 Allil et 2 lecteurs suppl mentaires capacit 2 000 mouvements 350 comptes cr s 60 lignes d critures d inventaires pr vues Vous ne devez pas passer plus de 2 000 350 60 1 590 mouvements _avant d avoir compl tement termin votre cl ture de fin d exercice A l issue de votre cl ture de fin de p riode vous devez indiquer la date de fin du nouvel exercice ainsi que la dur e de la p riode comptable que vous sou haitez enregistrer pour ce nouvel exercice Comptabilit Saari 85 t i a Sa f K s F EURE X r OA a CE Le Fi rbue NES jet PT EEE LE i LA l ET ni ds RP EL LP DER AE 4 E Fi dt CCE EE O O re L un por le a Al p pep a wea og a Res te at diet Doha as Ur ee Les utilitaires Les programmes utilitaires regroupent un certain nombre de fonctions annexes destin es vous faciliter et vous rendre plus agr able
85. on choisie L dition du journal g n ral accepte des montants allant jusqu 99 999 999 999 999 99 Comptabilit Saari 75 Balance Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose d indiquer du d 3 85 au 49 3 81 Comptes 3 4gp 4304 8 Periode e i Tous les comptes Les comptes sguvemerntes 3 Les comptes mouvementes dans ia periode 4 Les comptes non soldes Uotre chois 3 igl y3 iNo g La p riode le syst me n ditera que les cumuls des critur s pass es pendant cette p riode La date de d but de p riode ne peut tre ant rieure _ celle de la derni re cl ture Un contr le de la coh rence des dates est 1 2 effectu Par d faut le syst me vous propose la p riode comprise entre le lendemain de la derni re cl ture et la date du dernier enregistrement dernier enregistrement Les comptes le syst me n ditera que les comptes compris entre les deux num ros que vous avez introduits Si vous validez cette zone vide tous les comptes seront dit s Pour n diter qu un seul compte il suffit d introduire son num ro puis de valider deux fois si le compte est inexis tant le syst me vous le signale et vous propose d introduire un autre compte Le nombre d exemplaires vous pouvez obtenir de 1 99 exemplaires de votre balance Le choix des comptes diter vous pouvez diter
86. orrespond un journal d j cr le syst me vous pro pose l intitul actuel du journal Si cet intitul vous convient il vous suffit de le valider Si vous d sirez le modifier vous devez taper au clavier le nouvel inti tul vingt caract res au maximum qui viendra remplacer l ancien Apr s validation le syst me vous propose message en haut de l cran d enregistrer le nouveau libell ou au contraire de le laisser inchang c est dire de conserver l ancien libell Apr s validation de votre choix le syst me vous propose de modifier le libell d un autre journal suivant le m me processus A l issue de vos modifications vous devez abandonner cette fonction Le syst me vous propose alors de nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES JOURNAUX 48 Comptabilit Saari Suppression des journaux Cette fonction vous permet de supprimer des journaux dont les cumuls sont nuls Lorsque vous validez cette fonction le syst me vous demande d introduire le NUMERO DU JOURNAL que vous d sirez supprimer Ce num ro doit tre compris entre 1 et le nombre maximum des journaux qui peuvent tre cr s sur votre configuration Si vous validez un num ro qui ne correspond aucun journal cr jusqu ici ou qui est celui d un journal d j supprim le syst me vous indique en bas de l cran que ce journal est inexistant Vous tes alors invit proposer un nou veau num ro de j
87. ortent d j des enregistrements il vous faudra alors les transf rer vers les nouveaux volu mes Le mot de passe Cette fonction vous permet de modifier le mot de passe du programme et si vous disposez de l option DAS le mot de passe de la soci t sur laquelle vous travaillez Dans chacun des cas vous devez indiquer l ancien mot de passe S il n est pas correct un message vous le signale et sa validation vous ram ne au menu UTILITAIRES S il est correct vous pouvez introduire le nouveau mot de passe sur six caract res exactement Il s affichera l cran pour la premi re et derni re fois Sa validation vous ram ne au menu UTILITAI RES 94 Comptabilit Saari Param trage de l imprimante Cette fonction vous permet d adapter votre logiciel l imprimante que vous utilisez Sa validation fait appara tre un masque de saisie que vous devez rem plir avec les param tres correspondant votre imprimante DRE ditizatier sh FAR LT E RS RS DT a a 313 2 Rr i gagro Je 1985 par p348 Jeyyt caracteres eterdys 4 t Fin caracteres etendus 2 4 4 Kise en i32 coignnes h Mise an route imprimante 4 b arret de i juprimante y 4 y Saut de 2338 l 4 Estoce que otre juprinante a besoin d ur caractere pour sditer une jigna Non ere d elie uone jh 339 1196 NP a5 capsbie 9 editer un 3aut de p340 Nombre de lignes par page Ii d
88. ou pure de courant Par ailleurs un disque dur est un m canisme fragile surtout en cours de fonc tionnement Il convient donc de lui viter les chocs et les vibrations Sachez aussi que tout contact avec un liquide le rendra inutilisable Enfin dans la mesure o le principe du stockage de l information est le m me que pour les disquettes il est imp ratif de prot ger votre disque dur de toute source de rayonnement lectromagn tique 3 L utilisation d un disque dur N oubliez jamais de sauvegarder le contenu de votre disque apr s chaque traitement Prot gez votre disque contre la poussi re et la fum e L utilisation d un syst me de filtrage est indispensable Un accident peut survenir des mois apr s qu une particule se soit d pos e sur le disque au moment o la t te ira lire cet endroit C est pour cela que des pr cautions doivent tre prises d s le d part Evitez en particulier de fumer proximit de votre disque dur Ne soumettez pas votre disque dur de fortes variations de temp ra ture Elles provoquent des d formations infinit simales du disque qui peu vent emp cher une lecture et un enregistrement corrects Si votre disque 32 Comptabilit Saari vient de l ext rieur par temps tr s froid ou tr s chaud attendez une jour n e avant de l utiliser Evitez de d placer votre disque dur et manipulez le avec pr caution Lorsque votre disque dur est en fonctio
89. ournal Si vous validez le num ro d un journal dont les cumuls ne sont pas nuls le syst me affiche son intitul et vous indique en bas de l cran que ce journal n est pas clos Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de jour nal Si vous validez le num ro d un journal dont les cumuls sont nuls le syst me affiche son intitul et vous propose de le conserver ou de le supprimer Si c est bien ce journal que vous d sirez effectivement supprimer vous devez valider la suppression Sinon la conservation Apr s validation de votre choix le syst me vous propose de supprimer un autre journal suivant le m me processus A l issue de vos suppressions vous devez abandonner cette fonction Le syst me proc de alors la mise jour des comptes dans la liste g n rale puis vous propose de nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES JOURNAUX Comptabilit Saari 49 La fonction informations sur le syst me Cette fonction que l on trouve aussi dans le menu de SAISIE vous per met tout moment et en temps r el d avoir une vue d ensemble de votre syst me comptable Societe SOCIETE SPECIMEN Fichier Capacite Disponible Conptes 590 481 Journaux 13 i Mouvements 1280 1288 Debut d exercice 17 1 83 Periode comptable 1 mois _ Fin d exercice 31712783 Derniere ecriture Derniere cloture periodique 31 Derniere cloture d exercice 31 Lorsque
90. passer dix caract res chiffres lettres symboles mais qui est facultative La r f rence est un des crit res de tri de la fonction CONSULTATION DES ECRITURES D s que le sens du mouvement est rentr une balance en bas de l cran indique le cumul des d bits et des cr dits saisis et le solde saisir pour quili brer la saisie Une page d cran vous offre quinze lignes de saisie Vous pouvez ainsi saisir jusqu cinquante lignes sur quatre pages Vous pouvez tout moment modifier une ligne de saisie Il suffit d abandon ner la saisie ce qui vous ram ne sur le pr c dent enregistrement de la ligne Arriv en d but de ligne le syst me vous propose d Abandonner de Modifier ou de Continuer L abandon r duit n ant votre saisie rien n aura t enregistr et le syst me vous propose un nouveau journal de saisie Si vous choisissez de continuer vous pouvez reprendre votre saisie l o vous l avez laiss e Si vous d sirez modifier une criture le syst me vous demande la page de saisie concern e puis la ligne Leur validation vous permet d aller corriger n importe lequel des l ments de l criture Lorsque vous arrivez la quarante sixi me ligne de saisie le syst me vous indique chaque mouvement le nombre de lignes qui vous reste pour solder votre saisie Si le dernier mouvement saisi ne permet pas d obtenir un solde nul il vous est impossible de l enregistrer Vous devez alo
91. r de ce solde Appara t alors le libell A NOUVEAU La validation de ce libell conduit la ligne suivante o vous devez indiquer le num ro du compte comme pr c demment le montant du solide a nouveau du compte 56 Comptabilit Saari RAR das 1 la PR TE CT pre Ai ME RE r r Ma T rs i F npa us z A La validation de ce montant sera faite dans le m me sens qu auparavant La validation du libell conduit la ligne suivante o le principe de saisie reste identique Vous pouvez ainsi saisir 49 lignes d nouveaux de m me sens la 508 ligne vous permettant d enregistrer la contrepartie sur le compte 890000 que vous devez cr er et intituler bilan d ouverture La simple validation du compte 890000 g n re automatiquement la contre partie de l ensemble des nouveaux pr c demment enregistr s L criture tant quilibr e le syst me vous pose la question On enregistre ces critures Vous r pondez par Oui ou N on Il est possible avant l enregistrement de modifier une ou plusieurs lignes d critures L abandon de la saisie conduit le syst me vous proposer trois _ possibilit s Abandonner Modifier Continuer L abandon vous ram ne au choix du journal et la continuation la ligne suivant la derni re saisie La modi fication vous permet de choisir la page puis la ligne que vous souhaitez modi fier L enregistrement d clenche l dition du brouillar
92. r dit le solde l issue du mouvement colonne d bit ou cr dit L avant derni re ligne indique le total des mouvements pass s au cours de la p riode d dition choisie La derni re ligne indique les cumuls d bit et cr dit ainsi que le solde du compte la date de fin de la p riode d dition choisie L dition du GRAND LIVRE accepte des montants allant jusqu 999 999 999 999 99 FF 72 Comptabilit Saari Journaux Lorsque vous Validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui vous propose d indiquer Periode du 1 1 83 au 29 1 81 Journaux du 1 uw Nonbre d exemplaires On y va 0 H B La p riode le syst me n ditera que le d tail des critures pass es pen dant cette p riode La date de d but de p riode ne peut tre ant rieure celle de la derni re cl ture Un contr le de la coh rence des dates est effectu Par d faut le syst me vous propose la p riode comprise entre le lendemain de la derni re cl ture et la date du dernier enregistrement Les journaux le syst me n ditera que les journaux compris entre les deux num ros que vous avez introduits Si vous validez cette zone vide tous les journaux seront dit s Pour n diter qu un seul journal il suffit d introduire son num ro puis de valider deux fois si le journal n existe pas le syst me vous le signale et vous propose d introduire un autre jour nal Le nombre d
93. r f rable d crire sur l tiquette avant de la coller sur la disquette Ne gommez jamais les informations inscrites sur l tiquette d une disquette Les particules de gomme peuvent se ess entre l enveloppe et le disque souple et rayer ce dernier Ne laissez pas trainer vos disquettes Fragiles et l g res elles peuvent facilement se perdre tre jet es par inadvertance ou tomber par terre et tre pi tin es Lorsque vous rangez vos disquettes ne les compressez 4 Le pas et n en empilez pas plus d une dizaine Utilisez plut t des bo tes de rangement en plastique destin es cet usage Consultez pour cela votre revendeur N essayez jamais de nettoyer la surface d un disque souple vous ne pouvez que l abimer Sachez que la dur e de vie moyenne d une disquette est de 40 heures de lecture criture effective c est dire lorsque le disque souple tourne dans le lecteur ce qui correspond environ deux ans d utilisation moyenne de votre logiciel En cas de doute sur le bon tat d une disquette proc dez son inspec tion Commencez par v rifier que le bord du trou central n est pas abim c est la partie la plus fragile du disque souple Si vous avez un doute sur le bon tat d une disquette d classez la et faites en une copie L utilisation des lecteurs de disquettes premier responsable de la d gradation d une disquette est en r gle g n rale son lecteur Deux causes principales sont
94. r les comptes de bilan 4 Le solde automatique des comptes 80 86 par le compte des pertes et profits 870000 Vous ne pourrez alors plus modifier les comptes de cet exercice 5 L dition obligatoire du grand livre de la balance et des journaux L imputation automatique du r sultat au compte 880000 solde des comptes 87 et la g n ration automatique des nouveaux de d but de l exercice suivant par le compte 890000 Vous pouvez commencer saisir vos critures sur le nouvel exercice avant de cl turer d finitivement le pr c dent Vous pouvez ainsi par exemple saisir vos critures du mois de janvier et pro c der au cours du m me mois aux diff rentes tapes de votre cl ture de la fin de l ann e pr c dente au fur et mesure que vous recueillez les informa tions n cessaires ces op rations chaque fois que vous demanderez la fonction de cl ture de fin d exercice le syst me vous proposera l tape sui vant imm diatement la derni re op ration effectu e Remarque importante La premi re tape de la cl ture de fin d exercice purge vos fichiers de toutes les critures de l exercice Les diverses op rations constitutives de cette cl ture vont g n rer un certain nombre de mouvements de comptes Le nombre de ces mouvements est sen siblement gal au nombre total des comptes cr s major du nombre de lignes d critures d inventaire que vous aurez passer Si vous commencez votre c
95. r une dis quette en y emp chant l criture le m me type de protection existe dans l uti lisation des magn tophones cassette Au cours de vos traitements vous serez toujours conduits crire sur vos dis quettes que ce soit pour y introduire vos donn es pour les modifier ou pour mettre jour certaines informations propres au logiciel I ne faut donc jamais recouvrir l encoche de protection de vos disquet tes SAARI quelle que soit leur nature Si vous ne respectez pas cette r gle certaines donn es ne seront pas enregistr es et vous verrez appa ra tre sans raison des messages d erreur 28 Comptabilit Saari ds Dee cages Bi de remis En TR TR CRETE PieTiu SR ARTS nues 2 Les pr cautions prendre Les disquettes et leurs lecteurs sont des objets fragiles Il faut donc toujours respecter leur int grit physique De plus les informations tant stock es sous forme magn tique sur les disquettes il est tout aussi imp ratif de res pecter leur int grit magn tique En cons quence ects 3 Ne pliez jamais une disquette Saisissez toujours une disquette par la partie cartonn e les graisses d pos es par vos doigts sur l oxyde magn tique du disque souple peuvent endommager une partie de l information stock e Evitez le froid ou la chaleur excessives et une trop forte humidit Une disquette ne risque rien entre 10 C et 45 C Fuyez la fum e et la poussi re la
96. re de cl ture est automatique apr s avoir sauvegard vos critures d une p riode celles ci seront purg es afin de laisser la place celles de la nouvelle p riode dans les comptes ne subsisteront alors que les cumuls des critures de la p riode De m me en fin d ann e la proc dure de cl ture d exercice est automati que une fois vos critures d inventaires saisies le programme cl ture l exer cice et g n re automatiquement les nouveau de d but de l exercice suivant I n est cependant pas n cessaire d avoir cl tur un exercice pour commen cer passer les critures de l exercice suivant cela vous vitera d avoir attendre de conna tre toutes les r gularisations effectuer la fin d un exer cice pour commencer travailler sur l exercice suivant Les proc dures de s curit La protection des travaux est assur e par un mot de passe qui peut tre chang votre gr tous les niveaux du traitement un certain nombre de contr les ont t instaur s qui permettent d viter les fausses man uvres comme la saisie des dates ant rieures la derni re cl ture la suppression d un compte non sold ou l enregistrement d une criture non balanc e Une proc dure de sauvegarde de vos fichiers comptables a t pr vue qui comprend des fonctions de contr le destin es vous pr munir contre d ven tuelles alt rations de donn es li es aux d faillances du mat riel ou du cour
97. res de masse saisissez vos critures pi ce par pi ce ou dans le mode bordereau plus cono mique en place m moire Le logiciel n enregistre que les critures quilibr es il vous permet de corriger vos erreurs avant enregistrement 16 Comptabilit Saari i CA LR a Sa III Fermeture d une journ e comptable Une fois votre saisie termin e n oubliez surtout pas de revenir au menu prin cipal afin que toutes vos op rations soient d finitivement prises en compte Si vous teignez votre ordinateur avant de revenir au menu principal vos fichiers comptables pourraient se trouver endommag s Avant d teindre votre appareil vous devez imp rativement r aliser la sauve garde de s curit de vos op rations de la journ e Vous utiliserez pour cela une ou plusieurs disquettes suivant la capacit de vos fichiers Les m mes disquettes vous serviront faire Vos sauvegardes journali res successives En fin de journ e vous remplacerez sur la sauvegarde les fichiers de la pr c dente journ e comptable par ceux du jour Pratiquement cela revient leur rajouter toutes les op rations pass es dans la journ e Etiquetez soigneusement vos disquettes de sauvegarde COMPTA SAARI SAUVEGARDE S CURIT JOURNALI RE N Enfin rangez soigneusement toutes vos disquettes EN BREF Revenez toujours au menu principal avant d teindre votre ordina teur Faites une sauvegarde de s cu
98. riode allant du 1 mars au 30 avril Lorsque vous validez cette fonction un message d avertissement appara t l cran qui vous rappelle la n cessit de proc der la sauvegarde de vos fichiers avant la cl ture 82 Comptabilit Saari X hi La cloture va alterer de saniere irreversible les donnees comptables de ia periode Ayant toute cicture est donc indispensable de sauvegarder vos fichiers comptables afin da recommencer le traitement en cas de panne de pouvoir reconsulter o reediter le detail de ja periode clotures Cette op ration pr liminaire est indispensable Une fois le message valid le syst me vous demande le nombre d exemplai res des tats comptables que vous souhaitez obtenir La cl ture p riodique est pr c d e de l dition obligatoire de la balance g n rale du grand livre et des journaux pour tous les mouvements de la p riode Vous pouvez demander un ou plusieurs exemplaires de ces tats Le syst me vous demande ensuite la date de cl ture Par d faut il vous pro pose la date de la fin de la p riode suivant imm diatement la derni re p riode cl tur e Vous ne pouvez pas saisir de date post rieure celle ci ni de date ant rieure celle de la derni re cl ture Une fois la date valid e le syst me vous demande de confirmer la cl ture Cette confirmation d clenche l dition de la balance du grand livre et des journa
99. rit C L acces aux donn es comptables les consultations et les ditions Le propre d un syst me informatique tant d offrir ses utilisateurs souplesse et rapidit d acc s aux dossiers la comptabilit SAARI vous permet de con sulter l cran et d diter sur imprimante la plupart de vos donn es compta bles journaux grands livres balance N h sitez pas utiliser ces possibilit s Vous pouvez consulter ou diter n importe quand et sans aucune contrainte Ce sont des fonctions irrempla a bles pour les contr les et v rifications journali res d une comptabilit l Les consultations Elles vous permettent de consulter les cumuls et le solde des comptes et des journaux entre deux dates et de s lectionner les critures par journal par compte et par num ro de r f rence partir d une date donn e Les applica tions sont innombrables et quotidiennes consultation rapide d un compte client rapprochement bancaire chiffre d affaires par p riode etc Comptabilit Saari 17 4 2 LE ie He in F7 DRE AE D ris RS Te La consultation se fait en temps r el c est dire qu une criture pass e peut tre imm diatement consult e Il Les ditions Elles vous permettent d obtenir sur papier pratiquement tous les renseigne ments comptables que vous pouvez d sirer un relev client extrait du grand livre une balance fournisseur extrait de la balance les v
100. rront tre chang es qu imm dia tement apr s une cl ture de fin d ann e Si vous tes quip s de l option multisoci t s vous pouvez tout moment cr er de nouvelles soci t s dans la limite des capacit s annonc es Pensez si vous ne l avez pas encore fait sauvegarder vos fichiers compta bles vierges l aide des proc dures pr vues dans le logiciel Le programme d initialisation proc de une organisation de vos m moires de masse de mani re ce qu elles puissent stocker vos donn es comptables I est impor 10 Comptabilit Saari tant de sauvegarder cette organisation vierge de toute donn e c est ce qu on appelle les fichiers vierges pour pouvoir recommencer le traitement d s le d but en cas d erreur grave Etiquetez bien cette o ces disquettes de sauve garde COMPTABILIT SAARI COPIE FICHIERS VIERGES N EN BREF Une fois l initialisation d une soci t effectu e vous ne pouvez plus changer son nom Les dur es de l exercice et de la p riode compta bles elles ne peuvent tre chang es qu en fin d exercice N oubliez pas de sauvegarder vos fichiers vierges I La copie de s curit de votre logiciel La seule disquette prot g e est celle qui porte la mention programme ou programme 1 suivant la version Vous pouvez donc sans aucune contrainte proc der toute copie des autres disquettes constitutives de votre logiciel N oubliez pas d tiq
101. rs d une r cup ration TR S IMPORTANT 1 La sauvegarde ne consiste pas en une copie pure et simple d une m moire de masse vers une disquette mais bien en un transfert organis des donn es comptables Ce transfert respecte la structure de la disquette de sauvegarde c est dire refuse l crasement des donn es pr sentes sur une disquette si ces donn es ne sont pas structur es sous forme de sauvegarde Pratiquement cela signifie que si par erreur vous avez utilis comme dis quette de sauvegarde une disquette contenant des donn es importantes pour vous ces donn es ne seront pas d truites par la sauvegarde les donn es sauvegard es n occuperont que la place rest e libre sur la disquette de sau vegarde Il est conseill de ne faire de sauvegarde que sur des disquettes vierges cor rectement format es ou sur des disquettes ayant pr c demment servi une sauvegarde la structure tant alors la m me les donn es de la nouvelle sau vegarde remplaceront celles de l ancienne 2 Assurez vous que vos disquettes de sauvegarde sont correctement forma t es Reportez vous pour cela au cahier d apprentissage qui vous donnera toutes les indications concernant le formatage d une disquette sur votre mat riel ATTENTION R aliser une sauvegarde sur une disquette qui n est pas correctement forma t e peut avoir de tr s graves cons quences la proc dure de sauvegarde se d roule g n ralement tout f
102. rs modifier une ou plusieurs lignes de mani re obtenir un total des mouvements au cr dit gal au total des mou vements au d bit Comptabilit Saari 59 Une fois votre saisie quilibr e le syst me vous pose automatiquement la question On enregistre ces critures R rs 5 ee RUN MAC TEE Amar GS DT D A e e e LA 12773 ACHATS Intitule Montant D C Libelle ecriture F ererense D TABLE BASSE A D FAUTEUIL CUIR LAMPE BRONZE D C MP BUREAU ALUMINIUM C 294 297 C 294 297 agaaa ACHATS i 2550A TUA RECUPERABLE 289 08 FOURNISSEURS DIVERS 789 08 Si vous r pondez Oui le syst me prendra d finitivement en compte les mou vements que Vous avez saisis et mettra imm diatement jour les journaux divisionnaires et le grand livre des comptes en classant imm diatement tous ces mouvements par ordre de date Un brouillard de saisie retra ant le d tail des mouvements saisis sera simultan ment dit l imprimante Si vous r pondez Non le syst me vous repositionnera imm diatement apr s la derni re ligne saisie afin que vous puissiez continuer votre saisie ATTENTION si vous avez quilibr votre saisie gr ce la derni re ligne la cinquanti me la r ponse n gative la question On enregistre ces critures fera dispara tre vos cinquante lignes sans espoir de r cup ra tion Si malgr le message du syst me vous avez pass le dernier mouve ment disponible
103. st me vous demande le num ro du journal ce num ro doit tre obligatoirement compris entre 1 et le nom bre maximum de journaux qui peuvent tre cr s sur votre configuration Si vous validez le num ro d un journal d j cr le syst me affiche son inti tul et indique en bas de l cran que ce journal existe d j Vous tes alors invit proposer un nouveau num ro de journal Si le num ro valid ne correspond aucun journal existant il est enregistr et le syst me vous demande d introduire l INTITULE il peut compter jusqu vingt caract res lettres chiffres symboles RER HE ant es Numero du journal i Intitule ACHATS y Une fois l intitul valid le journal est cr et le syst me vous propose de cr er un autre journal suivant le m me processus Si vous validez sans indi quer de num ro c est le num ro suivant qui vous est propos Lorsque vous avez termin de cr er votre s rie de journaux vous devez aban donner cette fonction Le syst me vous propose alors de nouveau la liste des fonctions du menu GESTION DES JOURNAUX 46 Comptabilit Saari Liste des journaux Lorsque vous validez cette fonction le syst me affiche l cran la liste des journaux class s par ordre de num ro Si la totalit de vos journaux ne tient pas sur une page d cran vous pouvez comme l indique le message en haut de l cran appeler les pages suivantes et votre
104. t _ automatiquement enregistr es en temps r el sur les journaux et le grand livre des comptes consultations l cran et ditions l imprimante de vos documents comp tables suivant vos besoins d analyse Sauvegarde de s curit journali re de vos travaux comptables En fin de p riode comptable vous devrez proc der un archivage sur dis quette de vos critures de la p riode puis l dition compl te sur papier de vos tats comptables avant de d clencher la cl ture automatique de fin de p riode De m me en fin d exercice comptable vous devrez proc der un archivage sur disquettes des critures de la derni re p riode puis d clencher le proces sus de cl ture de fin d exercice au cours duquel seront dit s les tats de fin d exercice Si vous poss dez l option multisoci t s vous devez naturellement proc der ces op rations autant de fois que vous avez de soci t s traiter A La mise en place de votre syst me comptable d L initialisation du logiciel Cette proc dure est enti rement d crite dans le cahier d apprentissage Votre logiciel doit donc tre initialis vous devez y avoir introduit le mot de passe de votre choix le nom de votre soci t la dur e de votre exercice la dur e d une p riode comptable et la nature de votre configuration Vous ne pourrez plus modifier le nom d une soci t cr e Les dur es de l exercice et de la p riode comptable ne pou
105. t donc de lui viter tout choc ou vibration Lorsque vous utiliserez votre imprimante respectez les r gles suivantes Veillez ce qu elle soit toujours aliment e en papier et que le passage du papier se fasse sans encombre Un bourrage c est dire une accumula tion de papier au niveau de la t te d impression du fait d un blocage en aval est toujours tr s d sagr able Surveillez la qualit du ruban 34 Comptabilit Saari Donne nimat me cet de Len er W En Positionnez le papier correctement au d part la t te de l imprimante doit tre sur la 1 ligne en dessous de la jointure du papier Laissez les ventilations bien d gag es pour viter qu elle ne chauffe Assurez vous que les codes introduits dans le logiciel fonction PARAM TRAGE DE L IMPRIMANTE correspondent bien au mod le que vous utilisez V Les sources de courant Comme nous l avons d j indiqu plusieurs reprises la fiabilit de vos sour ces de courant est indispensable toute application informatique profession nelle Une coupure de courant ou une simple variation de tension peuvent pro voquer des pannes de disque dur ou alt rer l information au cours des trans ferts entre l ordinateur et les m moires de masse sans que l utilisateur s en aper oive La premi re r gle dans ce domaine est de ne jamais teindre l ordinateur en cours de traitement La deuxi me r gle est d viter toute variation du
106. t l ann e Sinon vous devez introduire votre date comptable en tapant au clavier puis en validant successivement le jour un ou deux chiffres le mois un ou deux chiffres et l ann e un ou deux chiffres Si la date n est pas vraisemblable 30 f vrier par exemple le syst me la refuse et vous propose d introduire une nouvelle date Si elle est vraisembla ble elle s affiche au bas de l cran avec le jour de la semaine auquel elle cor respond Si elle est post rieure la date de fin d exercice le syst me vous demande une confirmation 54 Comptabilit Saari Vous pouvez introduire toutes les dates comprises entre la derni re date comptable enregistr e et le vendredi 31 d cembre 1999 31 12 99 La date du jour sera celle indiqu e sur le brouillard de saisie retra ant sur imprimante toutes les critures pass es cette date quelle que soit leur date comptable Une fois la date du jour introduite vous devez abandonner cette fonction pour continuer Le syst me vous propose alors de nouveau les fonctions du menu SAISIE Comptabilit Saari 55 A nouveaux Cette fonction vous permet de saisir les nouveaux de d but d exercice lors de la cr ation de votre syst me Votre imprimante doit tre branch e et en tat de marche Le programme de saisie des nouveaux s auto d truit et dis para t du menu apr s la premi re cl ture p riodique chaque cl ture les nouveaux sont g
107. tibles de modification sans pr avis g
108. tockerez en lieu s r Elles vous permettront de consulter ou d diter des critures de p riodes d j cl tur es En fin d ann e vous devez avoir autant de sauve gardes qu il y a eu de p riodes comptables 3 La consultation et la prudence Si apr s la lecture de toute la documentation accompagnant votre logiciel il subsistait des points obscurs dans votre esprit quant son utilisation n h si tez pas demander des pr cisions suppl mentaires SAARI ou votre reven deur Par ailleurs si le d roulement d une op ration n est pas conforme ce qui est d crit cessez imm diatement vos traitements En cas d erreur ou d accident vous risqueriez d aggraver ses cons quences pour votre logiciel N oubliez pas de consigner pr cis ment sur votre carnet de bord tous les inci dents que vous pourrez rencontrer Le materiel I Les disquettes et leurs lecteurs Les disquettes floppy disks en anglais sont la source principale des probl mes que vous tes susceptible de rencontrer N oubliez jamais que ce sont vos supports d informations Un mauvais traitement une erreur de manipula tion ou l absence de pr cautions l mentaires peuvent endommager certai nes disquettes et conduire ainsi la perte d une information pr cieuse La premi re r gle respecter est la suivante faites toujours une ou plusieurs copies d une disquette qui pr sente de l int r t et rangez soigneuse ment cette copie loin d
109. ts Ce qu il faut retenir Une panne de courant ou une simple variation de tension peut avoir des cons quences graves pour votre syst me informatique Prenez les pr cautions l mentaires pour vous assurer une alimentation stable l absence de d charge d lectricit statique et pour loigner les principales sources de rayonnements lectromagn tiques de votre syst me Comptabilit Saari 35 met ere h use a es e ne Lg mec ie Lee euprsns HR Lt TROISI ME PARTIE Le manuel de r f rence d taille chacune des fonctions de votre logiciel Vous devez le consulter chaque fois que les caract ristiques d une fonction et ses effets ne vous apparaissent pas clairement Vous trouverez jointe ce manuel une affichette repr sentant l encha nement de ces diff rentes fonc tions SOCIETE SPECIMEN Saisie Consultations Editions Travaux Periodiques Utilitaires Quitter Affichage des renseignements onptabiiite SAARI Marque deposeell EE a a e OEO Comptabilit Saari 37 i a u i f aS LEN EENG E EA EU EEE yog w i he LAVE p i 3 F4 si Li CEEA oi x 2 44 E g P LE PE L teil tA ti ita a se Les fonctions de gestion Les fonctions du menu GESTION permettent la cr ation et les modifica tions du plan comptable et des journaux divisionnaires GESTION Journaux Informations sur le systeme Quitt
110. tuation c est dire celle arr t e la veille de la date de d but de p riode de consultation choisie le cumul des mouvements du journal pendant la p riode de consultation choisie la colonne solde est toujours nulle galit des d bits et des cr dits Par analogie avec la consultation des comptes une ligne d nouveaux s affi che l cran dont les montants sont bien entendu toujours nuls Comptabilit Saari 65 S Consultation des critures Lorsque vous validez cette fonction un masque de saisie s affiche l cran qui va vous permettre de s lectionner oeri anpha D arc egoroir rebreselection compte selection des criteres de recherche Journal R Compte aa Pour la reference a A partir de la date _ 7 soit tous les mouvements pass s sur un journal partir d une date donn e il suffit alors de valider un num ro de journal puis une date d but de consultation Par d faut la date suivant celle de la derni re cl ture sera prise en compte soit tous les mouvements d un compte partir d une date donn e il suffit de valider la zone vide de s lection du journal puis d indiquer et de valider le num ro du compte choisi et la date de d but de consultation Par d faut la date suivant celle de la derni re cl ture sera prise en compte soit tous les mouvements portant la m me r f rence partir d une date donn
111. uelques milli mes de seconde en g n ral qui peut entra ner l alt ration de vos fichiers comptables r organisation des fichiers par la cr ation la modification ou la suppression de certains enregistrements proc dure permettant la retranscription de fichiers comptables sauvegard s sur d anciens fichiers ou des m moires de masse vierges proc dure permettant la duplication des fichiers comptables Elle peut comporter une proc dure annexe de contr le op ration consistant confirmer un enregistrement introduit dans un masque de saisie R _ a J Contr le Le logiciel d crit dans ce manuel a fait l objet d un contr le par le BUREAU VERITAS contr le dont le but tait de v rifier la conformit des r sultats obtenus par rapport aux prestations annon c es dans la documentation la conformit du produit par rapport la l gisiation en vigueur la qualit du traitement et de la documentation SAARI tient la disposition de tout contr leur fiscal ou commissaire aux comptes qui en ferait la demande la documentation technique du produit comptable Hreste l utilisateur de s assurer de la conformit du progiciel ses besoins et contraintes sp cifiques d organisation Exclusion de garantie SAARI ne donne aucune garantie sur le programme d crit par ce manuel Il est rappel que toute intervention logique ou physique et en particulier toute tentative de copie
112. uetter soigneu sement vos copies de s curit Les copies peuvent tre faites avec les pro grammes de copie standard qui vous ont t livr es avec votre mat riel Copie de la disquette programme Avant initialisation toute duplication de la disquette programme risque de d truire l original Apr s initialisation vous pouvez effectuer une et une seule copie de cette disquette Si vous disposez de l option multisoci t s la duplication doit tre faite d s qu au moins une soci t a t cr e Lorsque vous cr erez des nouvelles soci t s sur votre disquette programme vous devez en effectuer la copie sur la disquette de sauvegarde utilis e la premi re fois Les donn es pr c dentes seront cras es et remplac es par les nouvel les donn es de la disquette originale regroupant les caract ristiques de toutes les soci t s trait es depuis la premi re initialisation du logiciel Ainsi quelle que soit votre option vous disposerez en permanence de deux disquettes programme l original et une copie de s curit Etiquetez cette derni re soigneusement COMPTABILIT SAARI COPIE PROGRAMME 15 06 1983 Si une de ces disquettes que vous devez ranger dans des endroits diff rents __ Comptabilit Saari 11 1 P R PA s L a 2 gt e A ut 2 dea D Fete GS a ITAA ERA TT FA nt HE ES TS ogg eiaa Ler 1 za t A ON F x CE LC NE oo t Lo Se ue t HR ile KA CRT SES Pt se RE SRE CR S S
113. ule saisie et en temps r el vos critures sur les journaux divisionnaires et le grand livre des comptes N anmoins ces avantages se retourneront contre vous dans le cas d une erreur de saisie qui se retrouvera aussi bien dans le grand livre que dans les journaux et en temps r el L int r t de la saisie en temps r el est de pouvoir imm diatement obtenir en consultation l cran ou en dition l imprimante l tat de votre comptabilit apr s chaque saisie Vous pouvez saisir une criture n importe quelle date post rieure celle de la derni re cl ture Le syst me r organisera automatiquement les critures par ordre de date sur les comptes et les journaux Dans la mesure o vous devez saisir une ligne d criture par compte mouve ment vous pouvez organiser vos op rations de saisie de deux mani res dif f rentes Saisie pi ce par pi ce Vos pi ces comptables tant class es par journal et par ordre de date vous pouvez les enregistrer une par une dans l ordinateur ll est alors indispensable d apposer une marque distinctive sur les pi ces qui auront t saisies une croix au feutre rouge un tampon compta etc Les pi ces devront tre rang es dans un classeur apr s saisie La saisie pi ce par pi ce est tr s simple mais gourmande en capacit de m moire Par exemple l enregistrement d une facture soumise la TVA demandera au moins trois lignes d criture client vente H
114. ur de tout contact avec les liquides ils pour raient endommager ses circuits lectriques Assurez vous d une source de courant r guli re et stable Dans la mesure o votre ordinateur transforme l information en courants lectri ques la moindre variation de tension peut alt rer une partie de cette infor mation et conduire certains r sultats aberrants ind pendemment de toute manipulation de l utilisateur Si vous n tes pas s r de votre source de courant envisagez d quiper votre ordinateur d une alimentation de sauvegarde Evitez la proximit des rayonnements lectromagn tiques Parfois certains terminaux vid o sont mal prot g s et mettent des radiations qui emp chent votre ordinateur de fonctionner Renseignez vous aupr s de votre revendeur si votre terminal peut tre pos sur l ordinateur Enfin ne touchez jamais l int rieur de votre ordinateur sauf si vous tes absolument certain de savoir ce que vous faites Dans le cas con traire laissez ce soin des sp cialistes Ce qu il faut retenir Votre ordinateur est l l ment le moins fragile de votre syst me infor matique Evitez lui toutefois chocs et vibrations Assurez vous en permanence qu il ne chauffe pas Assurez vous d une source de courant stable IV L imprimante De toui votre syst me informatique l imprimante est l l ment qui contient le plus grand nombre de pi ces m caniques II convien
115. ux A l issue des ditions le syst me purge toutes les critures pass es avant la date de cl ture ainsi que celles pass es cette date et g n re les cumuls et les soldes des comptes et des journaux au d but de la nouvelle p riode Vous ne pouvez alors plus saisir d critures ni une date ant rieure celle de la cl ture ni la date de la cl ture Comptabilit Saari 83 La fin d exercice La comptabilit SAARI vous permet de cl turer votre exercice en six tapes distinctes que vous pouvez chelonner dans le temps Vous ne pouvez acc der la cl ture de fin d exercice que si toutes les cl tures p riodiques ont t effectu es Les six tapes sont les suivantes 1 Un arr t avant inventaire qui n est en fait qu une cl ture p riodique la date de fin d exercice avec dition obligatoire de la balance du grand livre et des journaux Vous ne conservez ainsi que les cumuls et les soldes des comptes cette date vous ne pourrez plus passer d critures autres que d inventaire sur l exercice 2 Une saisie des critures d inventaire la date de fin d exercice sur le journal d OPERATIONS DIVERSES 3 Le solde automatique des comptes de classe 6 et 7 par le compte d exploitation g n rale 800000 Vous ne pourrez alors plus saisir d cri ture d inventaire sur ces comptes sold s 3 bis Eventuellement une saisie des critures d inventaires la date de fin d exercice su
116. v rification A la fonction sauvegarde de s curit correspond une fonction r cup ration de s curit qui permet de retranscrire sur vos m moires de masse tous les fichiers sauvegard s avec contr le pr alable A la fonction sauvegarde d archive correspond une fonction r cup ration d archive qui permet de retranscrire sur vos m moires de masse tous les fichiers sauvegard s sans contr le pr alable DUPLICATION DES FICHIERS Recuperation Securite Sauvegarde rchives Recuperation hrchives Quitter 7 Affichage des renseignements onptabiiite S ni Maraue deposeell 88 Comptabilit Saari Remarques la sauvegarde de s curit et la sauvegarde d archive stockent les don n es de mani re diff rente sur les disquettes de sauvegarde Pratiquement cela signifie qu il est impossible de r cup rer une sauvegarde de s curit par la fonction r cup ration d archive et de r cup rer une sauve garde d archive par la fonction r cup ration de s curit Chaque sauvegarde doit donc tre r cup r e par la fonction r cup ra tion de m me type A l issue de chaque traitement lorsque vous quittez normalement le menu principal le syst me vous propose de r aliser une sauvegarde de s curit de vos fichiers De m me au d but de chaque traitement lorsque vous entrez dans le logi ciel le syst me vous propose de r aliser une sauvegarde de s curit de vos f
117. veaux Cr ez ensuite vos comptes en leur affectant un num ro six chiffres et un libell Si habituellement vos num ros de compte ont moins de six chiffres rajoutez leur des z ros afin de pouvoir les enregistrer dans l ordinateur Exemple 436 devient 436000 Vous pouvez entrer vos comptes et vos journaux dans n importe quel ordre Ils vous seront syst matiquement propos s en consultation l cran comme en dition class s par ordre de num ros croissants N oubliez pas d s le d part de cr er un COMPTE D ATTENTE 490000 par exemple destin recueillir temporairement certains mouvements dont la destination ne serait pas connue au moment de la saisie L exp rience montre qu il se r v le fort utile De m me cr ez un compte 890000 bilan d ouver ture indispensable pour la saisie des nouveaux La centralisation des critures se faisant directement au moment de la saisie 12 Comptabilit Saari il n existe pas de comptabilit s auxiliaires Vous devez donc aussi penser cr er vos comptes de tiers dans la comptabilit g n rale Essayez dans la mesure du possible de faire correspondre l ordre alphab tique de vos diff rents comptes de tiers l ordre de leur num ro de compte cela vous facilitera les recherches de noms Une fois vos comptes et vos journaux cr s consultez les l cran pour tre s r de ne pas vous tre tromp dans la saisie des num ros ou des libell s En cas d
118. vous la validez apparaissent l cran 1 2 D i ee Le nom de votre soci t Pour chacun des trois fichiers comptes journaux mouvements lignes d critures la capacit totale correspondant votre configuration la capacit restant disponible sur vos m moires de masse vous con _ naissez ainsi tout moment le nombre de comptes et de journaux que vous pouvez encore cr er ainsi que le nombre de mouvements que vous pouvez encore passer La date de d but d exercice La dur e de chacune de vos p riodes comptables La date de fin d exercice La date de la derni re criture pass e La date de la derni re cl ture p riodique effectu e La date de la derni re cl ture d exercice effectu e Lorsque vous abandonnez cette fonction le syst me vous affiche de nouveau le menu GESTION Comptabilit Saari 51 Les fonctions de saisie Les fonctions du menu SAISIE permettent la passation des critures comptables et leurs enregistrements simultan s sur les journaux divisionnai res et le grand livre des comptes Pr REE SAISIE Date du jour nouveaur informations sur le systeme Quitter Se Affichage des renseignements comptabilite SAARI Marque deposeell La saisie des critures est effectu e en temps r el par le logiciel cependant leur utilisation par d autres fonctions du logiciel n cessite une r organisation qui n est faite

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