Manuel d`utilisation
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1. C est Tout I 3 Enregistrement de produit Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 8 L installation de Astra Pro Fact n est pas gratuite a n cessite une cl d installation pour b n ficier de toutes les fonctionnalit s de ce syst me Dans la version DEMO le syst me vous donne la possibilit d enregistrer S documents de chaque nature S bons de commande 5 bons d achats 5 BL ou factures 5 bons de sorties Pour passer la version compl te vous devez d sinstaller la version DEMO et installer nouveau la version complete par l insertion de cl de licence achet e Si vous avez envie d acheter une licence et b n ficier de toutes les fonctionnalit s de notre syst me n h siter pas de nous contacter directement par mail sur contact astratech ma ou via notre portail web http www astratech ma I 4 Param trage de base Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 9 Le syst me Astra Pro Fact peut g rer plusieurs sc narios selon le besoin et selon l activit Dans la figure ci dessus vous avez une fen tre de param trage qui s affiche au lancement de syst me pour la premiere fois Comme affich vous pouvez param trer votre soci t par I Gestion par N de lot si le param tre est O toutes les fonctionnalit s de gestion par N de lot seront activ s achats par lot sorties ventes inventaires 2 Gestion des bons de sortie si le param tre est O le syst me vous2. puma Der hF Rel FE ESIS E Ap a g tons L 4 EE I Vous trouvez cet cran dans deux interfaces e Lister des entr es non confirm es en stock permet d afficher toutes les entr es enregistr es dans le syst me et non encore confirm es au stock peut importe leurs dates La zone de recherche ne s affiche pas dans cet cran e Historique des entr es permet de lister toutes les entr es confirm es enregistr es dans l exercice en cours Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour affiner votre recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 42 4 5 Validation des prix L interface de validation des prix est la m me interface de modification sauf qu il est en lecture seule Cet cran vous permet de valider les prix d achat d un bon d entr e d j confirm au stock Le principe de cette validation et le fait de cr er des entr es rapides pour alimenter le stock sans v rification des prix ou pour des achats de l import avec une liste de colisage sans facture finale La r ception de la facture finale peut prendre plus de IS jours Pour valider les prix de votre bon d entr e noter d abord son num ro et double cliquer sur la case num ro puis tapez le num ro en validant avec la touche entr e Vous avez la possibilit de modifier seulement les prix dans la table et le fait de cliquer sur le bouton enregistrer ne modifie que les prix et non plus les quantit s Astra Pro Fac
3. Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 35 34 2 Historique Dans cet cran une liste de tous les inventaires enregistr s dans le syst me affich le d tail d k k ig s ainsi le calcul d s affiche avec le d tail des stocks syst me et stocks corrig s ainsi que le calcul des carts en quantit s La pr sentation des inventaires vous donne une visibilit sur les mouvements de stock hors le circuit normal des entr es et sorties Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 36 4 Menu Entr es 4 1 Cr er un bon d entr e WAI Exhunjpe e Us DONY SET ION pi E E E E Aucres Code D signanon Cr P VT PAC MTTC 0 00 Dans cet cran vous pouvez cr er des entr es en stock Description de l interface I N de commande permet de s lectionner un n de bon de commande d j cr et non encore valid pour ne pas ressaisir le bon d entr e Comment cr er un bon de commande 2 Fournisseur permet de s lectionner un fournisseur de votre bon d entr e Pour choisir un fournisseur vous devez taper l abr g de sa raison sociale au moins 2 caract res 3 Nature d entr e permet de s lectionner une nature de votre bon d entr e achat change 4 Description permet de saisir des informations li es votre bon d entr e tel que le n de d claration ou l objectif de cette entr e 5 Fact Four permet de saisir le N de facture fournisseur 6 Date ent
4. Bouton supprimer cliquer sur ce bouton pour supprimer l emplacement des articles s lectionn s NB Avant de proc der la modification vous devez filtrer les articles en question Vous devez s lectionner au moins une ligne de la table Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 25 2 1 9 Onglet Images Dans l onglet Images on peut ajouter des images pour les utilis es dans les articles Description de l interface I Liste des images dans cette table affich toutes les images ajout s avec un num ro une description et la date d ajout le N d image c est l identifiant de l image qui peut accepter le champs image dans la fiche article 2 Bouton supprimer cliquez sur ce bouton pour supprimer l image s lectionn si n est pas utilis e dans un article 3 Chemin du fichier c est le chemin complet du ficher image enregistrer dans la base 4 Description de l image c est le nom affich dans la liste des images il se peut tre la d signation de l article pour faciliter la recherche S Bouton parcourir cliquez sur ce bouton pour s lectionner l image que vous voulez ajouter 6 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer l image dans la base 7 Cadre image dans cette cadre affich e l image s lectionn e pour l affich e dans l explorateur Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 26 8 Options d affichage S lectionner le mod
5. clients Bons de Livraison Factures et Avoirs Description de l interface I Raison Sociale permet de s lectionner un client Pour choisir un client vous devez taper l abr g de sa raison sociale au moins 2 caract res 2 S lecteur de nature permet de s lectionner une nature de votre document o N y v Si vous s lectionner BL ou Facture une liste d exp dition s affiche Exp dision 7 s lectionner O ou N pour proc der la proc dure d exp dition ou non Si vous s lectionner Avoir une zone de saisi de motif s affiche Oe op saisir une description de la raison pour laquelle vous avez cr l avoir Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page SI 3 Date OP c est la date syst me non modifiable 4 Remise Montant c est une remise qui s applique sur la totalit de la facture ou BL 5 Liste des articles dans cette table affich le d tail des articles qui composent le document de facturation Pour voir comment ajouter une ligne d articles dans la table cliquez ici Pour supprimer une ligne utiliser le menu d roulant en cliquant sur le bouton droit de la souris 6 Libelle montant c est le montant calcul du document 7 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer le document en cours Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 52 6 2 Facturation des Bons de livraison BL MY x Ms Soci t m Dans cet cran vous pouvez cr er des factures pour les bons de livr
6. d erreur vous pouvez le supprimer et de recr er le taux exacte Dans l onglet Bases on peut param trer tout les fichiers de bases utilis s dans le syst me 2 D signation c est la description du taux cr Il est pr f rable d indiquer le taux dans la d signation Dans l onglet Bases on peut param trer tout les fichiers de bases utilis s dans le syst me 3 Liste des taux dans ce tableau affich la liste des taux d j cr s Pour modifier un taux double cliquer sur la ligne souhait e 4 Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour valider la saisie S Bouton supprimer cliquer sur ce bouton pour supprimer l enregistrement en cours Un message d erreur s affiche si l enregistrement est d j en utilisation Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 16 2 14 Onglet Op rateurs Fame TVA Astiches Dans l onglet Op rateurs on peut g rer les comptes autoriser dans le syst me Par d faut on a cr un compte user avec le mot de passe user pour tester mais il est conseill de le changer Description des interfaces I Code op rateur le code est automatique pour identifier l op rateur d une mani re unique 2 Op rateur c est le compte ou le login d ouverture de session 3 Mot de passe le mot de passe d ouverture de session 4 Libelle c est le nom complet ou une description de l op rateur S Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour enregistrer la saisie 6 Liste de
7. donne la possibilit de cr er des bons de sorties vers des tiers sans passer par la proc dure de facturation 3 Prix appliqu ce param tre est parmi les sp cifications qui n existent pas sur la plupart des syst mes de gestion avec ce param tre vous pouvez adapter le syst me avec vos r gles de gestion avec un prix HT ou TTC le syst me g re tout seul le calcul des montants 4 5 6 Compteurs de facturation avec ces param tres vous pouvez sp cifier le compteur de chaque document par d faut 0 selon les besoins de votre activit Une fois valid s ces param tres aucune modification n est possible 1 5 Ouverture de session Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page IO Le syst me Astra Pro Fact de Astra Tech dans toutes les versions DEMO 8 Complete est livr par d faut avec deux comptes d ouverture de session Syst me Admin c est le compte d administration ayant tous les droits d acc s pour administrer le syst me C est un compte d di aux administrateurs Astra Tech pour les interventions Default User c est le compte d utilisateur par d faut ayant tous les droits d acc s pour g rer et tester le syst me L op rateur et le mot de passe d ouverture de session est user en minuscule Annuler 2 Menu Fichier Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page II 2 1 Bases 2 1 1 Onglet G n ral AAA Dans l onglet G n ral vous pouvez param trer tout ce qui est basiqu
8. enregistrer le bon d entr e en cours Astra Pro Fact Manuel d utilisation Pase 30 4 2 Modifier une entr e L interface de modification des entr es est la m me interface de cr ation sauf une diff rence dans la case num ro A remplace n de commande DOC et le bouton supprimer x qui s affiche dans la modification ON Z Cet cran vous permet de modifier un bon d entr e d j cr et non encore confirm au stock car 1l est impossible de modifier une entr e d j ajout e au stock Pour charger l entr e dans l interface noter d abord son num ro et double cliquer sur la case num ro puis tapez le num ro en validant avec la touche entr e Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 40 4 3 Confirmer une entr e L interface de confirmation des entr es est la m me interface de modification sauf une diff rence dans le bouton confirmer qui remplace le bouton enregistrer et le bouton supprimer x qui ne s affiche pas Cet cran vous permet de confirmer un bon d entr e au stock Pour charger l entr e dans l interface noter d abord son num ro et double cliquer sur la case num ro puis tapez le num ro en validant avec la touche entr e Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 4I AA Liste des entr es A 1 MaSoci te z Le ent i u nA ki eri su IAE AS AMAN Le ANAIS Liste He Let ti 1 nd Set y ro AS Per E1 d OS LPAN A CAT NAME a mu a
9. f rable de saisir l adresse de votre soci t ou organisme IO Afficher l tat Afficher ou non l tat d impression directement apr s validation des documents BL Facture I I Entete commandes si vous n avez pas de papier ent te un ent te contenant votre nom de soci t et votre adresse s affiche dans les bons de commande etat commande 12 Entete facturation si vous n avez pas de papier ent te un ent te contenant votre nom de soci t et votre adresse s affiche dans les documents de facturation I3 Bouton Enregistrer cliquez sur ce bouton pour valider les changements effectu s sur les param tres g n raux I4 S lecteur de th me appliqu s lectionnez un couleur de votre choix pour modifier le th me de l application 15 Bouton de validation de th me si vous avez modifi le th me vous devez appliquer cette modification on cliquant sur ce bouton I6 Code banque c est le code abr g de la banque que vous voulez cr er ou modifier unique dans le syst me 17 N de compte c est le num ro de compte du compte bancaire de votre soci t utilisable dans les bordereaux de remise I8 Libelle c est le nom complet de la banque cr e ou modifi e utilisable dans les bordereaux de remise 19 Adresse banque c est l adresse compl te de la banque de votre soci t 20 Bouton enregistrer cliquer sur cette bouton pour valider les changements effectu s sur les param tres de la banque 21
10. montant autoris ne pas d pass dans le mois c est utile pour les clients Par d faut c est O qui signifie aucun plafond I0 Plafond de blocage c est le montant de blocage d un document chu non encore pay Par d faut c est O qui signifie aucun blocage 11 D lai de paiement c est la dur e entre la date de facturation et la date d ch ance et sur cette dur e se calcul le plafond de blocage I2 Contact c est le nom du responsable ou de la personne fr quemment contact e 13 Email Contact c est l adresse de messagerie du responsable ou de la personne fr quemment contact e 14 N TEL c est le N de t l phone du client ou du fournisseur IS N TEL c est le N de t l phone du client ou du fournisseur 16 N GSM c est le N de t l phone portable du responsable ou de la personne fr quemment contact e I7 Patente c est le N de patente du client ou du fournisseur 18 Prix appliqu c est le prix par d faut appliqu au moment de la facturation client param trable dans l onglet Article 19 Actif si cette case est coch e le client ou le fournisseur est accessible dans la s lection de la cr ation de la facturation ou des ent es 20 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer le tiers 21 Bouton supprimer cliquez sur ce bouton pour supprimer le tiers s lectionn Si le tiers est d j utilis il ne peut pas tre supprim 22 Bouton Lister cliquer
11. par d faut pour afficher toutes les marques S Case s lectionner cocher cette case pour s lectionner toutes les lignes de la table Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 22 6 Remise c est le taux de remise appliquer sur toutes les lignes s lectionn es de la table 7 Type client c est le type des clients que vous voulez appliquer la remise 8 Liste des articles c est la table qui affiche le r sultat des articles s lectionn s par la zone de filtrage en haut 9 Bouton rechercher cliquer sur ce bouton pour n appliquer la remise que sur le filtre que vous voulez effectuer article marque cat gorie fournisseur IO Bouton valider cliquer sur ce bouton pour appliquer la remise sur les lignes s lectionn es et le type client choisi II Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour enregistrer la remise sur les lignes s lectionn es et le type client choisi N B Avant de proc der la modification vous devez s lectionner un type client Vous devez s lectionner au moins une ligne de la table Vous pouvez modifier une remise pour chaque ligne en double cliquant sur la colonne remise de la table Pour appliquer le m me taux de remise sur plusieurs lignes cocher les lignes de votre Y choix remplir un taux dans la zone remise et cliquer sur le bouton valider Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 23 2 1 8 Onglet emplacements Dans l onglet Emplacements on peut g rer les em
12. pouvez faire des insertions et des corrections de stock selon le besoin Description de l interface I Titre de l inventaire permet de saisir un nom descriptif de votre inventaire par exemple insertion de stock de d part 2 Case stock_b et stock_p permet de s lectionner le stock que vous voulez modifier par la quantit de la zone stock 3 Stock permet de modifier le stock s lectionn des cases stock_b et stock_p 4 Bouton valider permet d appliquer la modification le stock coch stock_b ou stock_p des articles de la table par la quantit de la zone stock S Volet d insertion permet d ajouter une nouvelle ligne d article dans la table avec un n de lot et une date de p remption Ce volet n est visible que si la gestion par n de lot est activ e Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 34 6 Observations permet de saisir des observations et des remarques sur l inventaire saisi par exemple les personnes assist s et les groupes de comptage 7 Bouton importer le stock actuel permet d importer le stock de tous les articles dans la table avant de le modifier 8 Bouton corriger le stock cliquez sur ce bouton pour importer le stock affich dans la table dans le stock syst me NB Le fait de corriger le stock EFFACE toutes les donn es de stock existent dans le syst me et les remplacent par le stock affich dans la table Il ne faut donner cette autorisation que pour un op rateur de confiance
13. sans probl me il suffit d avoir une version compl te et avoir le droit n cessaire d marrer un nouvel exercice Le d marrage d un exercice se fait fr quemment le d but de chaque ann e Dans le syst me Astra Pro Fact le fait de confirmer le d marrage d un nouvel exercice r initialise tous les compteurs leurs valeur par d faut BL factures entr es sorties annulations commandes exp ditions bordereaux inventaires et r clamations et l exercice incr mente par I Par exemple si c est le d but de l ann e 2013 et on a arriv un compteur de 20965812 dans les facture ce compteur deviens 20000013 Pour d marrer un nouvel exercice confirmer par oui le message de confirmation et tapez le mot de passe qui est le n de licence de votre poste et cliquer sur le bouton valider y Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 73 8 4 Sauvegarde Le fait de cliquer sur le menu sauvegarde lance automatiquement une copie de la base de donn es dans le m me chemin avec la date et l heure syst me et avec une extension BAK Si vous voulez restaurer une base ant rieure renommer la base en cours et donnez son nom la base que vous voulez restaurer Exemple Fichier sauvegard 2012 01 05f 10h20y BAK La base en cours mabase mdb Vous devez renommer le fichier mabase mdb par exemple mabase2 mdb puis renommer le fichier 2012 01 05 10h20 BAK par mabase mdb C est pour la version MS Access pour la version
14. supprimer Y Pour cr er un nouveau ch que cliquez sur le bouton TT Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 63 6 6 Liste de ventes E f f E a r o Fjal AAA DAA Nudo Lal gt ina L ZE T Vous trouvez cet cran dans deux interfaces e Ventes du jour permet d afficher toutes les ventes enregistr es dans le syst me dans la date syst me La zone de recherche ne s affiche pas dans cet cran e Historique des ventes permet de lister toutes les ventes enregistr es dans l exercice en cours Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour affiner votre recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 64 7 Menu Commandes 7 1 Calcul des mouvements Le menu calcul mouvements vous permet de recalculer les mouvements de tous les articles Ce calcul se base sur les ventes seulement Pour calculer les mouvements valider le message de confirmation qui s affiche Une fois le calcul se termine la fen tre liste mouvements s affiche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 65 7 2 Liste des mouvements Dans cet cran vous pouvez afficher les mouvements de chaque article dans les diff rents mois Vous pouvez cr er un bon de commande partir de cet cran Pour cr er un bon de commande s lectionnez le ou les articles en utilisant la zone de recherche 2 remplir la quantit commander pour chaque article en cochant la case de s lection s
15. 1 Cr ation des bordereaux de remise ES a DaaFA Name Mome N Chique o MiChique Mr Etos 1D Dans cet cran vous pouvez cr er des bordereaux de remise pour solder les documents r ol s des clients La table dans le premier chargement affiche les documents de la journ e Pour afficher les autres documents utiliser les zone dates d but et fin et cliquez sur le bouton di rechercher Pour solder un document en esp ces cocher le de la liste le montant de document est copi directement dans le montant esp ce Si le reglement est re u en partie ou en totalit par ch que vous devez cr er d abord le ou les ch ques avant de cr er le bordereau Si le ch que est d j cr le n et le montant de ch que s affiche dans les colonnes concern es N B Vous ne pouvez enregistrer un bordereau que si au moins un document est coch de la liste le montant des factures est gal montant ch ques montant esp ces Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 58 une banque o vous allez verser ce reglement est s lectionn e de la liste Le bouton lister E permet d afficher les bordereaux cr s Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 09 6 5 2 Liste des bordereaux de remise EA O RS A RE do AAA AAA AAA C RS RES E A A U A d F 2 A Dans cet cran vous pouvez consulter les r glements effectu s de vos documents et tous les borderea
16. ACES 24 0 2012 22 09 2012 42300 a 200 002 12 FACT CLIENT AU COMPTOIR L tat de recouvrement vous permet de faire suivre le recouvrement des BLs et factures non encore re us ou des reliquats en attente ou des ch ques impay s Dans l exemple de ta table affich e ci dessus on a un exemple deux factures r gl es en mode mixte ch que et esp ces le ch que d un montant de 800 dh revenu impay ce qui donne l tat de recouvrement avec la colonne impay en rouge avec le montant de l impay Il y a deux tats d impression Etat de Recouvrement Etat global CLIENT AU COMPTOIR surplace O Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 30 Etat regroup Etat de Recouvrement Raison Sociale CLIENT AU COMPTOIR Adresse SUR PLACE Num ro Nature DareFacr Montant 200 002 17 24 06 2012 200 003 12 24 06 2012 400 00 Total non recu 300 00 _ a a M O N B Le filtre de l tat de recouvrement se fait par date d ch ance Cocher la case regrouper par client pour afficher l tat regroup S lectionner un secteur choisir un client pour affiner votre recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 31 3 3 Etat de Stock SY Ma Soci t m St Perime ra A l E ho 3 u A TASA A D 28E E DAA AAA A GE E SES A RE dl E Cet cran vous permet d afficher l tat de stock l instant de consultation Vous pouvez afficher l
17. Liste des banques dans cette table affich e la liste des banques d j enregistr es pour modifier une banque double cliquer sur sa lignes et proc der aux modifications 22 Bouton supprimer banque si une banque est s lectionn e vous pouvez la supprim e en cliquant sur ce bouton Si la banque est d j utilis e un message d erreur vous informe que cette suppression n est pas possible Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 13 2 1 2 Onglet Bases inn O AA n Dans l onglet Bases on peut param trer tout les fichiers de bases utilis s dans le syst me Description des interfaces I Nature liste de la base en question on a plusieurs bases param trer Secteur le secteur des clients et fournisseurs ville la ville des clients et fournisseurs Type tiers selon le besoin vous pouvez sp cifier le type de vos clients et fournisseurs ex grossistes revendeur particulier Mode de paiement a sp cifi ch que esp ces versement Cat gorie articles pour classer les articles produits cosm tiques produits chers marques pour classer les articles marque mod le version gamme Emplacements pour d finir les zones g ographiques de vos magasins et faciliter le tirage des articles Livreurs si votre soci t assure la livraison vous pouvez cr er des livreurs et les affecter au BL exp di s pour assurer un suivi Charges dans le cas des articles import s ou ache
18. SQL contacter le support Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 74 9 Comment a marche 9 1 Ajouter des articles Pour ajouter des articles dans la table en cours concernant les entr es les sorties la facturation vous avez plusieurs m thodes pour le faire I ajouter des articles par code barre Selon le type de lecteur que vous avez Pour le lecteur port COM vous pouvez ajouter directement des articles dans la table en cours sans se positionner dans la colonne d signation le syst me lit automatiquement l cran en cours et ajoute l article dans la table concern e Pour le lecteur USB vous devez poser le curseur dans la zone d signation avant de lire le code barre 2 ajouter des articles manuellement Pour ajouter des articles vous devez tapez au moins 2 caract re de la d signation de l article pour afficher la liste de choix et la liste des articles recherch s Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 75 9 2 Liste de choix La liste de choix est une fen tre pop up qui facilite la recherche des clients fournisseurs articles gammes CLIENT AU COMPTOIR 5000 CLIENTS AVEC REMISE La premi re colonne contient le libelle et la deuxi me colonne contient le code Pour afficher la liste de choix vous devez tapez au moins 2 caract res de la d signation recherch e puis validez par la touche entr e Par exemple si le client que vous recherchez est STE DE SERVICE INFO GERANCE
19. Si vous avez tap STE puis entr e le r sultat est l affichage de tous les clients commen ant par STE Si vous avez tap STEY GER puis entr e le r sultat est l affichage de tous les clients commen ant par STE et contenant GER dans le milieu ou la fin de la d signation NB Le param tre _ espace soulign remplace un seule caract re Le param tre pourcentage remplace n importe quelle chaine Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 76 9 3 Pop up d tail Dans la plupart des crans contenant des listes entr es sorties commandes ventes cheques vous trouvez dans la premi re colonne un bouton plus E qui signifie l existence d un d tail afficher Cliquez sur ce bouton pour afficher la fen tre d tail Qu N de Lot Prix VT Rem Rem Ex Montant N BL E TITO E a 100 002 12 Par exemple dans la liste des ventes la fen tre affiche le d tail des articles qui composent la facture la colonne n de lot ne s affiche que si la gestion des lots est activ e dans le param trage Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 77 9 4 Affichage de l aide Pour afficher l aide dans n importe quel cran de syst me il suffit de cliquez sur la touche FI L aide syst me affiche le contenu des rubriques d aide disponibles pour l cran en cours s il existe Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 76 9 5 Gestion des acc s Il est recommand de bien param trer les droits d
20. acc s au syst me avant de donner les informations d ouverture de session l op rateur concern Par d faut le compte user a tous les droits d acc s au syst me Il est recommand de changer son mot de passe ou de le modifier avant de commencer l activit Un message d erreur s affiche dans n importe quel cran que vous n avez pas de droit d acc s Vous n tes pas autoris ex cuter cette op ration Veuillez contacter votre administrateur Noter le n d erreur affich dans le titre et le communiquer la personne ayant le droit de modifier les droits d acc s Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 79 9 6 Zones d informations g E 3 5 I P o TE AA A AA U CE E 0 00 I Zone op rateur connect 2 Zone date syst me 3 Zone cran ou interface en cours Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 80
21. aison non encore factur s Pour facturer des BL s suivez les tapes suivantes I s lectionner un client dans la zone Raison Sociale en tapant l abr g de sa raison sociale au moins 3 caract res puis la touche entr e 2 enter une p riode de facturation dans la date d but et date fin 3 cliquez sur le bouton rechercher pour afficher les BL s qui r pondent votre recherche 4 cochez les BL s facturer et cliquez sur le bouton enregistrer N B Vous ne pouvez enregistrer une facture que si au moins un BL est coch dans la liste tous les BL s coch s sont de m me type de r glement c est dire que tous les BL s sont r gl s ou non r gl s les montants en bas mt facture et mt r gl doivent tre gaux Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 53 6 3 Cr ation d exp ditions Ville DarFA Nima Mom U Dans cet cran vous pouvez cr er des bons d exp dition pour les bons de livraison ou pour les factures Les bordereaux d exp dition ne peuvent tre cr s que pour les BL s ou les factures avec l option exp dition O dans la cr ation des documents de facturation Tous les documents non encore exp di s s affichent dans la table dans l attente de cr ation d un bordereau pour cr er le bordereau il suffit de cocher les documents exp dier et s lectionner un livreur de la liste en haut puis cliquez sur le bouton enregistrer NB une fois le document
22. astratech nformatique amp Nouvelles Technologies P le D veloppement Astra Pro Fact Progiciel de Gestion et de Facturation Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 2 Sommaire O D A 7 EL Vue demi ea 7 A nn A 8 Ly Enteyistiement de proque ninia een dec dd de AN 8 te Parametrasede Daria 9 LS Ouverture de session iio 10 e A O e io S 11 A eE OO E e A 12 LA Lo Ce Central E E 12 2 1 2 ORDER A oo O E A E ne de 14 2 15 Jale ball TV Asi aa ee nt 16 2 1 4 One OPTa ia 17 ZLo ODA o E 18 2 1 6 CROIS TER as 20 217 OASIS COME o a ne 22 2 1 8 Ono ler emplee 24 2 1 9 Onglet Images nee 26 2O Oele aros d cas 28 3 Mena Mo rem nis ans 29 dul S E de EE a S S S D eo On on 29 3 2 30 a o AAA nO o no nn 32 cn o A o A ne 34 34 1 A A 34 a ae add at te en 37 Al Crean bond enteres dildo canada dede Riad tn te none D den 37 22 Mode UNE E A 40 As Conlitmer une clientela 41 Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 3 9 4 4 Liste A A A ra 42 Aon Validationides Pron 43 46x Redlements Fournisseurs Ai 44 Mena orei a a a aa a N 45 Sy po r didas eedan AN a 45 2e DOU SSES A E E A A 47 5 3 Cr er un bon de transfert de stock cccccccccccccooooooonononnnonnnnnnnnnnnnnnnnononononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnananns 48 SA s Liste des SOS EA E T dar 49 did Este des auna laos AAA AAA Ad 50 Mena Pacino 51 6 1 Cr er un document de facturation seen 51 6 Factration des Bons de l
23. coch et enregistr dans un bordereau il ne s affiche plus dans cette liste le bouton lister F permet d afficher les bordereaux cr s aucun r glement des documents exp di s n est possible qu apr s la remise des ces documents Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 54 la remise des documents exp di s signifie que le livreur livr le document et il a le justif de livraison cachet de client Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 55 6 4 Liste des exp ditions Dans cet cran vous pouvez valider la remise des documents exp di s et consulter la liste de tous les bordereaux cr s Pour valider un document exp di s lectionnez le dans la liste et cochez la case dans la derni re colonne de la table puis cliquez sur le bouton enregistrer Vous pouvez valider un ou plusieurs documents la fois N B Noter que les documents valid s peuvent tre trait s dans les proc dures de reglement Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 56 6 5 R glements Clients La proc dure de reglement est le fait de recevoir un reglement d un ou de plusieurs documents de la part du client Le client peut r gler ses encours soit par ch que soit en esp ces ou les deux la fois Si le mode de paiement est en esp ces on proc de directement la cr ation d un bordereau de remise sinon on doit cr er un ch que avant la cr ation de bordereau Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 57 6 5
24. e d affichage de l image s lectionn e NB Les images sont enregistr es dans la base de donn es sous forme binaire Il est recommand d utiliser une image compress e pour minimiser sa taille dans la base Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 27 2 1 10 Onglet droits d acc s CE ange autorize haw Der f 2 DT cr e des bons d a l imodific des bons d achats I valide des prix d achats Ca l confirme des bons d achat D supprimer des bons d achats ferta a modifie Le params de banque ceder e modifier dis settar t de ville cr es e modifier dee types clics a A o S R EPE E Ep dida du mic DEAR T P Sp porn Dans l onglet Droits d acc s on peut donner les autorisations sp cifiques pour chaque op rateur Description de l interface I Op rateur dans cette liste on peut s lectionner l op rateur qu on veut donner ou supprimer des autorisations 2 Liste des Ecrans dans cette liste on peut s lectionner l op rateur qu on veut donner ou supprimer des autorisations 3 Liste des champs autoriser dans cette liste on peut le champ qu on veut donner l acc s l op rateur s lectionn 4 Interfaces autoris es dans cette liste affich toutes les interfaces autoris es l op rateur s lectionn S Case s lectionner cochez cette case pour s lectionner tous les champs 6 Bouton ajouter cliquez sur ce bouton pour ajouter les champs s lectionn s dans la liste des inter
25. e pour bien commencer votre activit Description des interfaces I Raison Sociale c est le nom propre de votre soci t ou organisme utilisable dans l ent te texte qui peut s imprimer dans les documents tel qu un bon de commande 2 Adresse c est l adresse de votre soci t ou organisme utilisable dans l ent te texte qui peut s imprimer dans les documents tel qu un bon de commande 3 Titre de l application c est le nom affich comme titre dans syst me 4 Etat imprimer c est le nom de l tat par d faut imprimer ticket ou tat A4 si l option O est s lectionn e dans le param tre N 10 S Lecteur de C A B une liste de choix des ports de lecteurs de codes barre l option par d faut est USB Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 12 S par exemple le lecteur s lectionn est com4 et votre lecteur connect physiquement au com3 aucune lecture n est possible 6 remise prix 2 vous pouvez saisir le taux de remise de prix2 par rapport au prix de vente normal ce taux est appliqu au prix de vente pour donner le prix de vente2 affich dans l onglet Article 7 Modifier le taux si cette case n est pas c ch e la modification de taux de remise prix2 n est pas enregistr e Alors pour modifier le taux il faut c cher cette case 8 Titre ticket c est l ent te de ticket de caisse pr f rable de saisir le nom de votre soci t 9 Adresse ticket c est le pied de ticket affich en bas pr
26. e stock en bon tat stock_b ou le stock p rim stock_p selon la case coch e S vous avez coch les deux cases le syst me recherche tous les articles ayants un stock sup rieur 0 Les filtres possibles pour affiner votre recherche sont d signation fournisseur marque code barre Vous pouvez afficher tous les mouvements entr es et sorties d un article en double cliquant sur sa ligne dans la liste Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 32 o nr arsnrrrrrrrnr s n n rrnr nsrrnradrrrnrrnrrnsrrrnrannrrrrranians r rr rrnsrrrranrrnnrrnrrdrrsrnrrnrrrnrrrarrrnrrrrrrrnrnn d s o r r rdrrr r r r rr rrrrrrrrrrrrrdp rr r n rr n n rrnrrn rrnnrrdrrrrrranirnrrrarirnrrranicananrra dl rrrrrrnrrrrnrrrrrrrnrrnrrranrrnrrrrnrrn rn o n rdrrrr r r o r rr r o o r onrorrrrrr rrr s o n or rrr ii ii COOPER EEE e di di ii di di hrrrrrrrrmmr rr o La colonne N de lot est affich e ou masqu e selon le param trage Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 33 3 4 Inventaires 34 1 Nouveau Dans cet cran vous
27. ermet de recalculer le montant de reliquat dans la tables des ch ques d j cr s mais non encore vers s Par exemple si vous avez regu un r glement d une facture de 12000dh le client vous avez donn deux cheques de 6000dh chacun Dans ce cas vous devez cr er deux ch ques dans la cr ation du deuxi me ch que vous devez cocher la case afficher les ch ques non vers s pour calculer les 6000dh du premier ch que et affiche le reliquat de 6000dh seulement 8 Bouton Lister cliquez sur ce bouton pour afficher la liste des ch ques et utiliser les traitements possibles sur les ch ques 9 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer le ch que Notez que le n de ch que est unique et n accepte pas les doublons Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 62 6 54 Liste des ch ques x Ma Soci t 2 Tous Eu Insxance Vers s Impar s N Chique Aer Scie n i Le CT EX 2 lt a m t i y Dans cet cran vous pouvez afficher le d tail des ch ques cr s modifier ou afficher les tats de versements Pour afficher le d tail de ch que cliquez sur le plus oy Pour afficher l historique des changements de l tat de ch que double cliquez su la ligne de cheque s lectionn Pour modifier l tat de ch que cliquez sur le bouton a les tats possible sont vers ou impay Pour supprimer un cheque non utilis dans les bordereaux cliquez sur le bouton
28. faces autoris es 7 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer les nouvelles autorisations l op rateur s lectionn 8 Bouton supprimer cliquez sur ce bouton pour supprimer l interface s lectionn La suppression n est prise en consid ration qu apr s l enregistrement des autorisations Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 28 3 Menu Mouvements 3 1 Statistiques de ventes Le menu statistiques de ventes vous permet d obtenir une visibilit sur la situation de votre activit vous trouvez des statistiques qui vous permet de prendre des d cision d am lioration de votre chiffre d affaire e par Article c est le chiffre d affaire r alis regroup par article e par Marque c est le chiffre d affaire r alis regroup par marque e par Client c est le chiffre d affaire r alis regroup par client e par Fournisseur c est le chiffre d affaire r alis regroup par fournisseur e par Date c est le chiffre d affaire r alis regroup par date Double cliquez sur une ligne vous donne le d tail des documents enregistr s dans la date s lectionn e e par Filtres c est le chiffre d affaire d taill sans regroupement vous pouvez utiliser plusieurs crit res de recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Pagan 3 2 Etat de Recouvrement A x Ma Soci t m goan Num ro Neun Ramon Sociales OP Ech ance Montar 200 002 12 FACT CLIENT AU COMPTOIR SUR PL
29. ivraison Blc 53 e Ce o de 54 64 Liste des Expedition Rene ee nn en ne re en Ro ant 56 69 Reglements Clients st ne Se as SU ne da Ne de ue 57 6 5 1 Cr ation des bordereaux de remise 58 6 5 2 Listedes bordereanx de remise occisus A nant uertesc test oiocse 60 6 5 3 Creation des cheque Side er n e era ne retenir 61 6 54 Liste d s Ch ques ts tadas 63 OO LISTE VO RS a 64 Menu Commandes ss Ne iii 65 Tas Calcul des mouvements is ii TR A A Ti ne ddl nee 65 T2 Eite des mount EN E 66 kac Liedaconmandes enina E ns one cecile 68 Ment Ou S ea E N N A N 70 Gil MORE passe ia 70 82 A o o TO T T a 71 8 2 1 Greer ane tea as 71 8 2 2 L ist des teclat O co 72 So Note ere Cie na ne name om TA O CIT 73 SAs ad ES ie ee 74 Comment ea MA CR Rd E do cerner einen orne se 75 Hs Ajouter des ds sorai an E 75 Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 4 9 2 PER A A St A A N a 76 Nas Popup dee ii 77 94 Afhchaipe de Laude oa 78 E as A r a n eaan 79 VO Zones diorma OS ena aa SE 80 Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 5 Ce manuel va vous aider comment installer et utiliser le syst me Astra Pro Fact il est pr sent selon l ordre des menus tel qu ils sont pr sent s dans le syst me Les menus simples ne sont pas list s Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 6 l Avant de d marrer I I Vue d ensemble Le syst me Astra Pro Fact Progiciel de Gestion et de Facturation est une solution de Astra TechO d di e a
30. lient qui est remplac par le libell de transfert selon le menu s lectionn Magasin P rim transfert des quantit s de stock de vente vers le stock p rim P rim Magasin transfert des quantit s de stock p rim vers le stock de vente Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 48 5 4 Liste des sorties 3 E 3 al e y y us ver verse 11 AT d rs s m Pepee LL Vous trouvez cet cran dans deux interfaces e Sorties du jour permet d afficher toutes les sorties enregistr es dans le syst me dans la date syst me La zone de recherche ne s affiche pas dans cet cran e Historique des sorties permet de lister toutes les sorties enregistr es dans l exercice en cours Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour affiner votre recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 49 5 5 Liste des annulations Dans cet cran vous pouvez consulter toutes les annulations enregistr es Les annulations sont num rot es par un compteur sp cifique vous trouvez aussi dans cette liste l op rateur qui a enregistr l op ration d origine ainsi que l op rateur qui a annul le document avec la date et l heure de l annulation Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 50 6 Menu Facturation 6 1 Cr er un document de facturation OY a Ms Soci t m E A 0 00 Dans cet cran vous pouvez cr er des documents de facturation
31. mension Taille Colisage ce sont des donn es concernant l article titre indicatif 13 Code barre c est le code identifiant l article par lecteur de code barre Pour viter les probl mes des carts il est recommand de toujours v rifier que le code barre utiliser est inexistant dans la base article 14 Prix d achat c est le prix d achat recommand de l article ce prix se change apr s la validation des prix d une entr e IS P vente I c est le prix de vente par d faut de l article ce prix est la base de vente brut sans remises HT ou TTC selon le param trage I6 P vente II c est le prix de vente secondaire de l article ce prix est calcul automatiquement la base de P vente I remise prix 2 ce prix est utilisable dans le prix appliqu aux clients I7 Image c est le num ro de l image de l article si aucune image n est disponible pour l article vous devez saisir O I8 Case rechercher vous devez cocher cette case si vous voulez rechercher un article par son code barre si vous voulez modifier le code barre de votre article la case doit tre d coch e I9 Bouton image cliquer sur ce bouton pour afficher l image de l article dans l explorateur des images si le num ro est diff rent de O 20 Boutons pr c dent suivant cliquer sur ces boutons pour rechercher l article suivant ou pr c dent 21 Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour enregistrer l article 22 Bouton
32. n de sortie en cours 7 Bouton supprimer cliquez sur ce bouton pour acc der la proc dure d annulation des bons de sortie Le fait de cliquer sur ce bouton affiche une zone de saisie de N annuler tapez le num ro de bon annuler pour afficher le d tail dans la table puis cliquer sur le bouton annuler x pour supprimer d finitivement le bon et restaurer son stock Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 46 S 2 pour fournisseurs L interface de cr ation des sorties pour fournisseurs est la m me interface de cr ation des bons pour individus sauf une diff rence dans la zone client et la zone motif qui sont remplac es par Cet cran vous permet de cr er des bons de sorties destin s vers des fournisseurs pour des motifs pr cis Avoir Echange Promo Autre Les sorties vers les fournisseurs doivent avoir une source de sortie soit un article en bon tat soit un article p rim Pour cela le syst me ajoute une colonne Etat dans la table pour saisir la source du stock affect par votre sortie le syst me accepte la lettre B pour le stock en bon tat et la lettre P pour le stock p rim Vous pouvez cr er un seul bon avec des articles ayants des tats diff rents Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 47 5 3 Cr er un bon de transfert de stock L interface de cr ation des transferts internes est la m me interface de cr ation des bons pour individus sauf une diff rence dans la zone c
33. placements des articles dans les magasins c est ce qu on appel le code g o Description de l interface I D signation d signation article pour filtrer les articles modifier l emplacement Laisser vide pour afficher tous les articles 2 Fournisseur raison sociale du fournisseur pour filtrer les articles affect s ce fournisseur pour modifier l emplacement Laisser le choix par d faut pour afficher tous les fournisseurs 3 Cat gorie c est la cat gorie des articles pour filtrer les cat gories pour modifier l emplacement Laisser le choix par d faut pour afficher toutes les cat gories 4 Marque c est la marque des articles pour filtrer les marques pour modifier l emplacement Laisser le choix par d faut pour afficher toutes les marques Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 24 5 Bouton rechercher cliquer sur ce bouton pour appliquer le filtre que vous voulez effectuer article marque cat gorie fournisseur pour s lectionner les articles que vous voulez modifier leurs emplacements 6 Case s lectionner cocher cette case pour s lectionner toutes les lignes de la table 7 Emplacement C est la zone g ographique o vous voulez placer les articles s lectionn s 8 Liste des articles c est la table qui affiche le r sultat des articles s lectionn s par la zone de filtrage en haut 9 Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour enregistrer l emplacement des articles s lectionn s IO
34. r e c est la date syst me non modifiable Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 37 7 Date ech c est la date d ch ance calcul e selon la date d entr e le d lai de paiement param tr dans la base tiers 8 Bouton charges vous permet d afficher une interface de saisi des charges li es au bon d entr e en cours 1 Ma SOCIALE z Description de l interface I N de commande permet de s lectionner une charge ajouter dans la table param trable dans l onglet Bases nature charges 2 Montant permet de saisir le montant de la charge s lectionn e 3 Bouton ajouter permet d ajouter la charge et le montant dans la liste 4 Bouton retour permet de retourner vers l cran de saisi de bon d entr e S Liste des charges affiche la liste des charges li es l entr e en cours 6 Bouton enregistrer permet d enregistrer la liste des charges contenues dans la table l achat en cours 7 Bouton supprimer permet de supprimer la ligne s lectionn e dans la table 9 Liste des articles dans cette table affich le d tail des articles qui composent le bon d achats Pour ajouter une ligne d articles dans la table cliquez ici Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 38 Pour supprimer une ligne utiliser le menu d roulant en cliquant sur le bouton droit de la souris 10 Libelle montant c est le montant calcul du bon d achat I I Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour
35. r le d tail du bon de commande et de l entr e double cliquez sur la ligne et l cran d tail s affiche comme suit Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 68 Commande Etabire Qu Pax ac EE E LA co O A a en m Bon d achat effectu of JF TuT rto A A gt TT CTI Dans cet cran vous pouvez comparer le bon de commande envoy au fournisseur et le bon d achat r alis sur syst me Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 09 3 Menu Outils 8 1 Mot de passe SESSION Systeme Admin Dans cet cran vous pouvez changer votre mot de passe d ouverture de session P g P Pour changer votre mot de passe I Tapez votre mot de passe actuel 2 Tapez le nouveau mot de passe souhait 3 Retapez le mot de passe souhait dans la zone confirmation 4 Cliquer sur le bouton valider Y Une fois valid le nouveau mot de passe le syst me vous affiche un message de confirmation et la session se ferme pour tester l ouverture de session avec le nouveau mot de passe N B Il est toujours possible de r initialiser le mot de passe par un op rateur ayant le droit de cr er et de modifier les op rateurs Le mot de passe respecte la casse il faut toujours tre attentif au minuscule majuscule Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 70 8 2 R clamations 8 2 1 Cr er une r clamation Dans cet cran vous pouvez cr er des r clamations pour assurer un bon sui
36. s op rateurs dans cette table affich la liste des op rateurs du syst me Pour modifier un op rateur double cliquer sur une ligne 7 Bouton supprimer cliquer sur ce bouton pour supprimer un op rateur s lectionn Si l op rateur a effectu au moins un mouvement entr e sortie facturation il ne peut pas tre supprim NB Vous devez poss der au moins d un seul op rateur Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 17 2 1 5 Onglet Articles Dans l onglet Articles on peut g rer les articles d di s la vente dans le syst me Description des interfaces le code est automatique pour identifier l article Dans cette case on peut saisir le r f rence code article chez le fournisseur c est tr s utile pour passer les commandes choisir le fournisseur de votre article pour s lectionner un fournisseur vous devez saisir au moins les 2 premiers caract res c est la d signation de votre article 70 caract res max C est la d signation de votre article chez le fournisseur c est tr s utile pour passer les commandes s lectionnez une cat gorie pour votre article param trable dans choisir la marque de votre article pour s lectionner une marque vous devez saisir au moins les 3 premiers caract res param trable dans Astuce le caract re signifie peut importe c est le taux de TVA de votre article param trable dans Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page I8 9 IO II 12 Poids Di
37. supprimer cliquer sur ce bouton pour supprimer l article s lectionn Si l article est d j utilis il ne peut pas tre supprim N B Pour cr er un nouvel article la zone code doit tre vide Pour choisir un article modifier vous devez soit taper l abr g de la d signation dans la zone d signation au moins 2 caract res soit cocher la case rechercher et taper ou frapper par douchette son code barre Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 19 2 1 6 Onglet Tiers Dans l onglet Tiers on peut g rer les clients et les fournisseurs dans la m me interface Description de l interface vous permet de s lectionner le tiers traiter en mode cr ation modification ou consultation le code est automatique pour identifier le client ou le fournisseur c est la raison sociale du client ou fournisseur unique par type de tiers c est l adresse du client ou fournisseur Il est recommand de remplir l adresse des fournisseurs pour l afficher correctement dans les bons de commande le secteur des clients et fournisseurs param trable dans la ville des clients et fournisseurs param trable dans selon le besoin vous pouvez sp cifier le type de vos clients et fournisseurs ex grossistes revendeur particulter param trable dans c est la raison sociale du client ou fournisseur unique par type de tiers param trable dans Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 20 9 Quota mois c est le
38. sur ce bouton pour afficher la liste des tiers selon le type s lectionn 23 Boutons pr c dent suivant cliquez sur ces boutons pour rechercher le tiers suivant ou pr c dent N B Pour cr er un nouvel tiers la zone code doit tre vide Pour vider la fiche tiers s lectionner clients puis fournisseurs Pour choisir un tiers modifier vous pouvez soit taper l abr g de sa raison sociale dans la zone raison sociale au moins 2 caract res soit afficher la liste et double cliquer sur le tiers choisi Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 21 2 1 7 Onglet Remises nte es Famile TVA Opus Au Ta Dans l onglet Remises on peut g rer les remises des clients selon leurs types Description de l interface I D signation d signation article pour filtrer les articles appliquer la remise selon le type client Laisser vide pour afficher tous les articles 2 Fournisseur raison sociale du fournisseur pour filtrer les articles affect s ce fournisseur pour appliquer la remise selon le type client Laisser le choix par d faut pour afficher tous les fournisseurs 3 Cat gorie c est la cat gorie des articles pour filtrer les cat gories pour appliquer la remise selon le type client Laisser le choix par d faut pour afficher toutes les cat gories 4 Marque c est la marque des articles pour filtrer les marques pour appliquer la remise selon le type client Laisser le choix
39. t s en local on peut ajouter les charges relatives au bon d achat cr e ex frais de douane frais de transport Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 14 e type r clamation pour personnaliser les diff rents types de r clamations traiter sur systeme 2 D signation sp cifier la d signation de la nature s lectionn e unique pour chaque nature 3 Liste cette table affiche la liste des enregistrements de la base s lectionn e Pour enter en modification d une ligne il faut double cliquer sur la ligne souhait e 4 Bouton enregistrer cliquer sur ce bouton pour valider votre saisi S5 Bouton Lister cliquer sur ce bouton pour actualiser l affichage de la nature s lectionn e 6 Bouton supprimer cliquer sur ce bouton pour supprimer l enregistrement en cours Un message d erreur s affiche si l enregistrement est d j en utilisation NB Le code de toutes les bases est un champ automatique non modifiable La case T Aif n est affich e que si la nature Livreurs est s lectionn e Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 15 2 1 3 Onglet Famille TVA Dans l onglet Famille TVA on peut param trer les taux de TVA utiliser dans le syst me par d faut on a cr er les taux standards 7 et 20 Description des interfaces I Taux TVA le taux num rique de tva calculer Une fois enregistr impossible de le modifier nouveaux m me si n est pas utilis en cas
40. t Manuel d utilisation Page 43 4 6 R glements Fournisseurs Le menu r glements fournisseurs bordereaux et ch ques sont trait s en d tail dans les reglements clients Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 44 S Menu Sorties S I pour individus Code Disignaticn Qu Prix AC Prix VT CodeBarm Montant TTC 0 00 Dans cet cran vous pouvez cr er des sorties de stock pour des individus qui ne se calcul pas dans le chiffre d affaire ce genre de document sert des dons gratuits non factur s L affichage de ce menu d pond de param trage de gestion des bons de sorties Description de l interface I Client permet de s lectionner un client b n ficiaire de bon de sortie Pour choisir un client vous devez taper l abr g de sa raison sociale au moins 2 caract res 2 Motif permet de saisir une description de la raison pour laquelle vous avez cr er ce bon 3 Date sortie c est la date syst me non modifiable 4 Liste des articles dans cette table affich le d tail des articles qui composent le bon de sortie Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 45 Pour ajouter une ligne d articles dans la table cliquez ici Pour supprimer une ligne utiliser le menu d roulant en cliquant sur le bouton droit de la souris 5 Libelle montant c est le montant calcul du bon de sortie valoris en prix d achat 6 Bouton enregistrer cliquez sur ce bouton pour enregistrer le bo
41. ur la premi re colonne de la table Pour appliquer le m me quantit sur plusieurs lignes cocher les lignes de votre choix remplir une quantit dans la zone quantit et cliquer sur le bouton valider i f 3 s lectionnez un fournisseur pour votre bon de commande et saisir une observation puis enregistrer votre bon de commande Une fois enregistr le bon de commande un tat d impression s affiche que vous pouvez imprimer ou envoyer directement par email vers votre fournisseur Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 66 Ma Soci l Bon de 100 RUE 11 ADRESSE SOCI T Commande N 112 Le volet ent te 1 s affiche uniquement si le param tre ent te commande a la valeur O sinon il ne s affiche pas pour laisser l espace pour l ent te pr imprim si vous l avez d j La r f rence fournisseur 2 et la d signation fournisseur 3 sont tr s utiles dans les bons de commande pour cela il est recommand de les remplir dans la fiche article Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 67 7 3 Liste des commandes a Ma Soci t 2 D A SE F i LUE 11 MA gt a ya L e ss Dans cet cran vous pouvez consulter la liste des commandes enregistr es dans l exercice en cours Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour affiner votre recherche Si le bon de commande est d j transform en bon d entr e la colonne N achat doit contenir un num ro Pour affiche
42. ux de remise cr s Utiliser la zone de recherche pour affiner votre recherche Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 60 6 5 3 Cr ation des ch ques A x Ms Soci t m Dans cet cran vous pouvez cr er des ch ques pour les bordereaux de remise le montant verser s affiche dans le montant ch que dans la table des bordereaux de remise Description de l interface I N de ch que permet de saisir le n de ch que ce n doit tre unique dans la liste des ch ques 2 Raison sociale permet de s lectionner un client ou fournisseurs en case de r glements fournisseurs Pour choisir un client vous devez taper l abr g de sa raison sociale au moins 2 caract res 3 Montant ch que ce champ est en lecture seule c est le total des versements saisis dans la table S par exemple le montant de ch que est de 5000dh et vous avez 3 factures de 2000dh vous devez solder 2 factures de 2000dh et 1000dh de la 3 me facture Apr s a le montant est de 5000dh 4 Date ch que permet de saisir la date mentionn e dans le ch que Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 6I 5 Observations permet de saisir s ils existent des observations relatives au ch que par exemple ne pas vers qu apres confirmation de Mr xx 6 Liste des documents dans cette table affich les documents non encore r gl s ou les documents avec des cheques impay s 7 Case afficher les ch ques non vers s p
43. ux petites entreprises et industries pour la gestion de stock et de facturation e progiciel contient des fonctionnalit s facilement applicables peut importe l activit de Le progiciel contient des fonct lit s facilement applicables peut importe l activit d l entit ou 1l va s install Il suffit de d finir les r gles de gestion avant de lancer le travail Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 7 1 2 Installation L installation de Astra Pro Fact est tr s facile Vous pouvez l installez dans votre ordinateur avec une configuration minimale Windows NT 2000 2003 Vista Seven ou autre syst me bas sur NT Le programme s ex cute sur tout syst me base de Pentium Un minimum de 256 Mo de RAM est recommand pour une performance acceptable Affichage 1024x768 32 bit conseill Si vous voulez tester notre progiciel vous pouvez t l charger la version d monstration sur http www astratech ma Avec une base de donn es locale mais il y a toujours la possibilit de l utiliser en r seau avec un simple param trage Pour installer Astra Pro Fact suivez les tapes d installation propos es par le guide d installation y Installation mn rm Bienvenue dans l assistant d installation de Astra Pro Fact L assistant va installer Astra Pro Fact Cliquez sur Installer pour commencer ou Annuler pour quitter l assistant R pertoire d installation C Program Files Astra Pro Fact Parcourir
44. vi de gestion interne avec les tiers clients et fournisseurs Pour cr er une r clamation I s lectionnez une cat gorie sur place t l phone fax email autres 2 s lectionnez une priorit tr s haute haute moyenne basse tr s basse 3 s lectionnez une affectation param trable dans l onglet Bases nature type r clamation 4 saisissez la personne qui a signal la r clamation S saisissez une description d taill e pour la r clamation 6 cocher la case assurer un suivi s il s agit d un probl me r soudre 7 cliquez sur le bouton enregistrer pour valider la r clamation Vous pouvez afficher la liste des r clamations enregistr es en cliquant sur le bouton YH Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 7I 8 2 2 Liste des r clamations x Ma Soci t a Num y is PAS Pa r ff y T A ct ota re A o LAMA dl po Cat gorie e q mb Mg f o 7I epar i i QUIL A gt i L 3 71 o LT IRA f 28 Cet cran vous permet d afficher la liste des r clamations enregistr es dans le syst me avec leurs d tails Si la r clamation est enregistr e avec un suivi une zone de saisie s affiche en bas pour entrer la personne qui a r solu le probl me Astra Pro Fact Manuel d utilisation Page 72 8 3 Nouvel exercice Si vous avez arriv la fin d exercice et vous avez envie de d marrer un nouvel vous pouvez le faire
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