Gebruikershandleiding ExpressShipper
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1. print both international and domestic manifests the detailed manifest will be printed automatically M print summary manifest print cancel address book configuration about OCI Figure 10 imprimer un manifeste WW Le manifeste ne contient que les envois pour lesquels vous avez imprim la documentation d envoi Par d faut tous les envois dont la documentation a t imprim e sont sur le manifeste mais vous pouvez Extern MOD express 11 sure AE CANL ga Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 galement faire une s lection dans le Shipping Manager Vous le faites en appuyant sur la touche ctrl pendant que vous s lectionnez les envois Les envois avec un statut pending ne peuvent donc jamais se trouver sur un manifeste Deux manifestes diff rents sont imprim s 1 Summary manifest Ce document est imprim deux fois par d faut Votre exemplaire sera sign par le chauffeur TNT Express Le deuxi me exemplaire sera sign par vous et remis au chauffeur 2 Detail manifest vous remettez ce document au chauffeur 4 o La qualit de l impression du code barres en 2D sur le manifeste d taill est importante Faites attention la lisibilit de ce code barres 2 9 R gler un enl vement Si vous avez convenu avec TNT Express du passage fixe d un chauffeur chez vous alors vous ne devez pas r server des enl vements individuels Mais s il n y a rien de r gl2. alors vous pouvez le faire en ligne via ExpressShipper Choisissez collection Vous pourrez ensuite remplir le formulaire ci dessous sss ExpressShipper k ke e CPE ZE request a collection MPExXpressShipper arrange collection elcome to the TNT Express collection service If you have an express package to send simply tell us where it is and when it will be ready and we will come and collect collection country please select D your location same location is this shipment international please select D gg P 5 continue Intellectual and other property rights to the information contained in this site are held by TNT Holding DV with all rights reserved 2003 a address book configuration about Gi Figure 11 r gler un enl vement Il est naturellement possible de t l phoner au Service client le pour r server un enl vement Extern OUT express 10 sure AE Gtt ae Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 2 10 Calculer un tarif Assurez vous d abord de l installation de la cl d activation voir paragraphe 0 Ce petit logiciel suppl mentaire vous permettra d obtenir de fa on plus simple des tarifs et des informations de statut et d enregistrer ces informations dans le Shipping Manager Nous vous conseillons d utiliser cette activation key Si vous voyez ces 8 filtres dans le Shipping Manager c est que la cl d activation est install e M shipped ke pending g F lak
3. automatiquement Extern OAE express 10 sure AE G t pet side Date 15 juillet 2011 MR ExXpressShipper template receiver packaging guidelines Template 15 z shortname Geen emplate 15 eNone gt ls None gt D anis company name town postcode address book add address address book add address collection short name delivery short name kNone gt D collect from kNone gt D deliver to service customer reference kNone gt ls options special Instructions terms of payment collection date Sender D EN 3 2011 D save print cancel Enter the sender address and receiver address Only enter the collection or delivery addresses if they are different to the sender and receiver addresses A Once the origin and destinations are known vou will be able to select the service you require and any options that may be appropriate address book configuration about O00 Figure 9 choisir un mod le 2 8 Imprimer un manifeste Dans les paragraphes pr c dents on vous explique notamment comment cr er un envoi et imprimer la documentation correspondante Mais pour pouvoir confier les envois un chauffeur il est encore n cessaire de produire un manifeste Avec l impression de ce manifeste vous bouclez la journ e Cliquez dans le Shipping Manager sur manifest L cran suivant appara t print manifest STEN select manifest print select manifest type
4. errors and warnings X error messages 80041955 Weight is less than or equal to zero 8004160E Package carton 1 must have an item weight greater than or equal to 0 001 cancel d z warning messages Figure 6 exemple d un avertissement sur une information obligatoire non remplie Vous pouvez ensuite faire les adaptations n cessaires et imprimer encore une fois la documentation d envoi Il est possible de r imprimer votre documentation d envoi Pour cela il faut utiliser l option reprint documentation Lorsque vous avez r imprim la documentation vous ne pouvez plus rien changer dans l envoi Mais ce moment l vous pouvez encore supprimer cet envoi 2 5 Modifier l envoi Vous pouvez encore modifier les envois ayant le statut pending ou labelled Vous pouvez le faire en cliquant dans le Shipping Manager sur edit consignment ou plus facilement en double cliquant sur l envoi concern Il faudra de nouveau imprimer la documentation d envoi cela permet d assurer que les changements ont bien t enregistr s la fois dans ExpressShipper et sur les documents d envoi Les envois avec un statut shipped ne peuvent plus tre modifi s 2 6 Supprimer l envoi Un envoi avec le statut pending ou labelled peut tre supprim Vous pouvez le faire en choisissant delete consignment dans le menu gauche du Shipping Manager Extern OT express 9 sure we Get Leg Da
5. juillet 2011 ass ExpressShipper E 1 101 x KI ETF export m ExpressShipper export type consignment z delimiter IM quote alphanumerics file format D F quote numerics delimited d IT include header delimited ed Ch export consignment information EK M use dates B M shipped amp T labelled from 28 3 2011 D a M pending san 7 T template progress close Pi Please select the format of your export shipping manager address book about GT Figure 19 exporter des donn es d envois 4 4 Les param tres d imprimante Vous pouvez choisir vous m me sur quelle imprimante vous voulez imprimer vos documents Cette imprimante doit tre compatible HP Par d faut l imprimante windows default printer est s lectionn e mais vous pouvez la param trer en fonction du type de document document printer setup TS document profile type search text edit document search copies paper source paper size document description printer name Address Labels Commercial Invoice Con Note Detailed Manifest Summary Manifest apply selected to all refresh N sch sch Desk gt carrier licence number close shipping manager address book about GT Figure 20 param trage de l impression des documents Extern O00 express 20 sure AE Cart ne Manuel d utilisation Date 15 juillet 201
6. les utiliser dans la r servation d un envoi La cr ation d articles se fait de la m me mani re que la r alisation d un type d emballage Choisissez add article et remplissez un article code Vous pouvez galement remplir le poids la valeur et l origine de l article Sauvegardez ensuite l article Vous pouvez toujours changer les donn es et ajouter d autres articles Vous pouvez ensuite choisir cet article pendant la cr ation d une facture commerciale Extern OT express 22 sure AE Gtt ae Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 5 Utilisation des documents d envois 5 1 Etiquette d adresse L tiquette d adresse contient les informations par d faut de votre envoi telles que l adresse le poids les dimensions et le service choisi Ce document doit tre coll de fa on tr s lisible sur votre envoi dans une pochette une housse en plastique transparente Si votre envoi se compose de plusieurs colis une tiquette doit tre imprim e pour chaque colis Express Smpcer rterateonai t 05 500 mines M Sender TNT Account 000003607 TNT Express KA E l h Amsterda If JI 1234 E i Netherlands Contact Contact Tel 0123 456789 Delivery Address Description of Goods Shipping Date 13 Apr 2011 ei SES age Badai Dimensions 30cm x 40cm x 50cm 4013 Switzerland Contact Contact 1 Tel 0032 70 233 633 8 Special Delivery Inst
7. pouvez utiliser ce format pour l importation d adresses partir de votre propre syst me ou partir d Excel ou d Access e ExpressShipper csv Vous pouvez utiliser ce format pour l importation des adresses qui sont export es partir d ExpressShipper comme re importable Si vous voulez utiliser vos propres fichiers csv votre fichier doit avoir le format suivant Field Field Name Type Width Dec Database Fields Column 1 2 3 5 DATABASE FIELDS EXPORT FIELDS l Short Name 15 as is Full Name as is Linel C 30 as is Line C 30 as is Line T 30 as is E C T bh 30 Town 30 as is Postcode 9 as is Province 30 as is CountryCode C 3 as is CountryName 30 as is Teli 16 as is Faxi C as is Contact GC 22 as is Account C 9 as is WAT C 20 as is C C Email 50 as is Address Type 1 am a A e A a B a G e OO a A a A a G a G a A a CSC S 5ENDER C COLLECTION R RECEIVER D DELIVERY A comma is used to separate each of the fields Figure 17 format du fichier d importation d adresses Extern ONO express 18 sure Ak Cet SSES Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 Vous pouvez naviguer vers le fichier souhait et puis le s lectionner et l importer dans ExpressShipper ExpressShipper vous dira si l importation s est bien d roul e Les adresses peuvent tout comme les donn es des envois tre export es Pour plus d informations voir le paragraphe 4 3 suivant 4 3 Exporter des d
8. s votre inscription ExpressShipper se trouve un lien vers ce module Le module connectivity se trouve sous T l chargements sur notre site Pour l installation vous avez besoin des droits d administrateur et les ports 80 en 443 doivent tre ouverts pour permettre la connexion Pour les autres questions techniques telles que l installation d un serveur proxy nous vous renvoyons vers le manuel d installation Nous vous conseillons d activer ce module Il vous offre un certain nombre d avantages qui seront d velopp s dans ce document ult rieurement Extern OUT express 3 sure Ak Cut EE Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 1 3 Support Si vous avez besoin m me apr s la lecture de ce manuel d utilisateur d un appui il existe plusieurs possibilit s de recevoir des r ponses vos questions e Dans l cran ExpressShipper on vous propose des textes d aide d pendant du champ dans lequel vous vous trouvez Enter the sender address and receiver address Only enter the collection or delivery addresses if they are different to the sender and receiver addresses Once the origin and destinations are known you will be able to select the service vou require and any options that may be appropriate Figure1 exemple de texte d aide e Questions fr quemment pos es FAQ Rendez vous pour cela sur www tnt com Services lectroniques Vous y trouverez sans doute la r ponse votre question e Dans une
9. 1 Dans le document profile type vous pouvez entrer la mani re dont vous voulez sauvegarder les param tres de l imprimante e pour vous m me personal e local local e pour tous ceux qui utilisent ExpressShipper sur le r seau generic Vous pouvez param trer l imprimante souhait e par document Pour cela double cliquez sur le nom du document ou s lectionnez un document et cliquez sur edit document Dans la Figure 21 vous voyez les configurations possibles Vous pouvez par exemple entrer le nombre de copies que vous d sirez imprimer et entrer le format de papier Pour conclure vous pouvez sauvegarder les adaptations Vous pouvez encore choisir par la suite d appliquer ces param tres d autres types de documents Pour cela choisissez apply selected to all Cen ExpressShipper Lei edit document printer I ExpressShipper document description Summary Manifest v print enabled printer orientation printer orientation fixe W NLNHOS10256NLSAFECOM v copies 2 andscape paper margins size enabled A4 D source Tray 2 OK cancel shipping manager address book about OCI Figure 21 param trage de l impression des documents ExpressShipper imprime l tiquette d adresse au format A6 La configuration de l imprimante est simple lorsque l imprimante reconna t ce format Mais il arrive galement que vous deviez faire une configuration man
10. ENT express sure A Get Customer Interface Technology A ExpressShipper Manuel d utilisation Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 Historique de r vision AE Version Description Auteur Extern MOD express 1 e WE CA T emmer Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 Sommaire 1 Introduction 3 1 1 G n ral Error Bookmark not defined 1 2 Connectivity 3 1 3 Support 4 2 Gestion des envois 5 2 1 Aper u des envois 5 2 2 Cr er un envoi 5 2 3 Enregistrer un envoi 8 2 4 Imprimer de nouveau les documents d envoi 8 2 5 Modifier un envoi 9 2 6 Supprimer un envoi 9 2 7 Cr er des mod les 10 2 8 Imprimer un manifeste 11 2 9 R server un enl vement 12 2 10 Calculer un tarif 13 2 11 Tracer un envoi 13 2 12 Les diff rents types d envois 14 3 Carnet d adresses 15 4 Configuration 17 4 1 Ajouter des num ros de bordereau 17 4 2 Importer et exporter des adresses 1 4 3 Exporter des donn es 19 4 4 Param tres d imprimante 20 4 5 Gestion des marchandises et des articles 21 5 Utilisation de la documentation d envois 23 5 1 Etiquettes d adresse Error Bookmark not defined 5 2 Bordereau 23 5 3 Manifeste 24 5 4 Facture commerciale 25 Extern OAC express e sure G 4 cs Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 1 Introduction Vous avez choisi d utiliser ExpressShipper pour l enregistrement de vos envois TNT Express Ce manuel de l utilisateur explique de fa on simple comment utilise
11. GT aw Figure 5 remplir les donn es d envoi Vous avez maintenant rempli toutes les informations n cessaires pour confirmer votre r servation Vous avez 2 possibilit s 1 Vous enregistrez votre envoi voir paragraphe 0 2 Vous imprimez directement les documents d envoi voir paragraphe 0 2 3 Enregistrer l envoi Il est possible d enregistrer votre envoi temporairement Par exemple si vous n avez pas encore toute l information n cessaire Vous stationnez temporairement votre envoi Si vous regardez dans le Shipping Manager alors vous verrez que votre envoi a le statut pending voir paragraphe 2 1 Vous ne pouvez pas encore confier cet envoi au chauffeur car vous n avez pas encore imprim les documents d envoi 2 4 Imprimer de nouveau les documents d envoi Si vous avez rempli toutes les informations alors vous pouvez imprimer la documentation d envoi Si vous avez oubli de remplir une information alors ExpressShipper vous envoie un message Extern OT express 8 sure AE Get ee Date 15 juillet 2011 d avertissement add consignment fa packaging guidelines consignment currency lt None gt e check price I insurance FM customs controlled consignment value insurance value tariff code 0 00 0 00 package details item goods description quantity weight length width height total volume carton 1 1 0 000 Kags 10 Cm 20 Cm 30 Cm 0 006 m3
12. Manifeste Il existe deux sortes de manifestes 1 Detail manifest ce manifeste est imprim pour chaque envoi Ici on trouve tous les d tails de l envoi Il est important d imprimer ces documents et de les remettre au chauffeur car TNT Express utilise ces manifestes pour le traitement des donn es de votre envoi Pour cette raison le code barres doit toujours tre bien lisible TELLEG THH MEET GEI SERA CHEMICAL PATE L1 HSE FIH TES Figure 25 detail manifest D d Il est important que le code barres sur le detail manifest soit correctement imprim sinon vos envois seront retard s Voir pour cela l exemple de manifeste dans la figure ci dessus Extern GOT express DA sure GK Get pis de Date 15 juillet 2011 2 Summary manifest le summary manifest est imprim deux fois par d faut Un exemplaire est sign par le chauffeur TNT pour votre administration L autre exemplaire est sign par vous et remis au chauffeur TNT COLLECTION MANIFEST SUMMARY 1915 OX Page Zeit 2 Figure 26 summary manifest 5 4 Facture commerciale Une facture commerciale est un document obligatoire qui doit tre ajout aux envois de douane Il faut l imprimer en six exemplaires dont un qui doit tre ajout l envoi Les autres exemplaires doivent tre remis aux chauffeurs TNT Vous pouvez r diger la facture commerciale dans ExpressShipper mais vous pouvez le faire galement dans votre propr
13. ame contact sender Jor DI lt None gt DI check price short name contact company name cT DI Contact D TNT Express DI account company name town postcode 000003607 D TNT Express E address book edit address address book edit address collection short name deliver short name None gt D collectfrom lt None gt D deliver to service customer reference lt None gt document services XPRESS DOC special Instructions 09 00 EXPRESS DOC 10 00 EXPRESS DOC 12 00 EXPRESS DOC save print cancel address book configuration about GT Figure 4 choisir un service aw Vous pouvez s lectionner une ou plusieurs options en fonction du service que vous avez choisi Par d faut la date d enl vement est celle du jour et l exp diteur paye les frais de l envoi Vous pouvez adapter ces deux options Pour conclure dans cette tape vous pouvez fournir une r f rence et une instruction sp ciale La r f rence se trouvera sur la facture et vous pourrez l utiliser pour obtenir le statut de votre envoi sur internet via Track amp Trace Dans le champ special instructions vous pouvez apporter des informations suppl mentaires par exemple pour le chauffeur qui va livrer votre envoi Etape 3 Remplissez les d tails de l envoi Vous souhaitez assurer votre envoi alors s lectionnez insurance Les champs suivants sont alors obligatoires e consignment cur
14. belled ZZ EF template La delivered GC Loi in transit D exception Eno status Figure 12 les filtres dans me Shipping Manager Si vous ne voyez que 4 filtres alors vous trouverez au paragraphe 0 plus d informations sur l installation de la cl d activation Il y a deux possibilit s pour obtenir un tarif 1 Vous s lectionnez un envoi que vous avez r serv et cliquez ensuite sur check price Sur la base des d tails d envoi remplis un tarif est demand Vous pouvez cliquer sur apply pour sauvegarder le tarif 2 Mais si vous souhaitez avoir une id e du tarif avant de faire la r servation alors vous devez plut t choisir adhoc price check Vous remplissez les donn es de l exp diteur du destinataire et du colis et vous recevez en fonction du service choisi une indication du tarif A Ve Pour la demande d un tarif personnalis votre num ro client doit tre enregistr pour ExpressShipper 2 11 Suivre un envoi Egalement pour le tra age de vos envois nous vous conseillons d installer la cl d activation voir pour plus d informations le paragraphe 1 2 Vous pouvez suivre une s lection d envois envoy s par le biais de l option track selected Gardez enfonc e la touche ctrl pendant que vous s lectionnez avec la souris les envois concern s Le r sultat appara t de la fa on suivante Extern Ge express 13 SUTE WE G mg Date 15 juillet 2011 ven ExpressShippe
15. d mo les principales fonctions sont expliqu es et vous pouvez tranquillement regarder comment fonctionne ExpressShipper Rendez vous pour cela sur www int com Services lectroniques e il vous reste malgr tout encore des questions techniques ou si vous rencontrez des probl mes alors notre service ICS Service Desk est l pour vous Contact Pays Bas 31 0 30 639 83 33 Belgique Luxembourg 82 0 2 754 47 73 Tableau 1 Coordonn es de l ICS Service Desk e Pour des questions commerciales ou op rationnelles prenez contact avec le Service client le Pays Bas 31 0 800 1234 Belgique 32 0 70 233 633 Tableau 2 Coordonn es du Service client le Extern OUT express 4 sure GK Ctt Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 2 Gestion des envois Le Shipping Manager galement nomm gestionnaire d envois est le c ur de l application Ici vous cr ez vos envois vous consultez des tarifs vous imprimez les documents d envoi et vous contr lez si votre envoi a bien t livr au client Toutes ces possibilit s sont discut es dans ce chapitre 2 1 Aper u des envois Le Shipping Manager vous donne un aper u des envois que vous avez cr s Sur la base du statut vous pouvez facilement voir si vous avez d j imprim la documentation n cessaire et si l envoi est entre les mains du chauffeur Voici les statuts possibles a M shipped M pending 2 M labelled F
16. e syst me Il est important que vous cr iez la facture commerciale pour tous les envois de douane afin qu ils ne soient pas retard s inutilement Extern OT express 25 sure we Cut mm D ier Ar TNT Express Straatweg 1 Armmgterdam 1234 AA Metharlands Rome Telephone Contact 01233 45678 e eege er TNT Express Rue Name Telephone Quantity Units Uni Weight kgs 15 000 IE QG 70 233 633 Date 15 juillet 2011 Commercial Invoice TITRES 12345678 13 April 2011 GE 80112828 irmoa Number Shipping Date Consignment Number Purchase Order Number Inroic Curr ney Reason for Exportation Galetieben Senger VAT number Fecoiver VAT number Euro Tatal Weight kgs HS Ta Code Country of Ori 15 000 EK 50 00 50 00 Discount INCO Terms invaice Sub Total Freight Charges 00 Insurance Other Charges Invoice Total 1 DECLARE THAT TO THE BEST OF MY KNOWLEDGE THE INFORMATION ON THIS INVOICE I TRUE AND CORRECT Conadi 13 4 2011 Figure 27 exemple de facture commerciale ORO express sure WE GUL Lee 26
17. i choisir diverses options par exemple assurance ou priority II est galement possible d envoyer des marchandises dangereuses D un point de vue l gal nous pouvons vous proposer un certain nombre d options marchandises dangereuses par d faut Pour r server un envoi de marchandises dangereuses vous le s lectionnez dans les options Sur le deuxi me cran de la r servation vous pouvez s lectionner un sous type par exemple dry ice ou limited quantities Ensuite vous remplissez un num ro UN et un groupe d emballage avant de confirmer l envoi Extern OAE express 15 sure we Cut Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 3 Carnet d adresses Dans le carnet d adresses vous pouvez sauvegarder les adresses de tous vos contacts Cela rend la r servation encore plus simple car vous pouvez s lectionner la bonne adresse directement dans le carnet d adresses Il y a quatre types d adresses adresse d exp dition adresse d enl vement adresse de r ception a ES adresse de livraison Par type vous pouvez ajouter modifier ou supprimer des adresses Si vous double cliquez sur une adresse vous verrez l information qui appartient cette adresse Vous pouvez effectuer ici par exemple les modifications Il est galement possible d ajouter une ou plusieurs personnes la m me adresse Choisissez pour cela manage contacts Avec add contact vous ajoutez les personnes de contact et vous pouve
18. igure 2 les statuts possibles e Shipped les documents d envoi ont t imprim s et l envoi a t confi au chauffeur e Pending l envoi est enregistr mais les documents denvoi n ont pas encore t imprim s e Labelled les documents d envoi ont t imprim s mais l envoi na pas encore t confi au chauffeur 2 2 Cr er un envoi Etape 1 S lectionnez les adresses Choisissez dans le menu Shipping Manager l entr e Add Consignment La premi re tape est de remplir les donn es de l adresse Extern Ge express 5 SUTE WE G cs Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 PE EA hipper ses ExpressShipper add consignment template receiver packaging guidelines Lise Z shortname E cT DI sender check price short name contact compan name cT D Contact D TNT Express z account company name town postcode address book edit address address book edit address collection short name delivery short name kNone gt DI collect from kNone gt D deliver to service customer reference kNone gt ls options special Instructions terms of payment collection date Sender DI E 3 2011 D save print cancel aw address book configuration about OCI Figure 3 entrer les adresses Cela peut se faire de 4 fa ons 1 Si cette information est d j dans le carnet d adresses alors vous pouvez la s lectionner via short name Une aut
19. onn es L option export data to file vous permet d exporter des donn es d adresses et d envois Exporter des donn es d adresses Vous pouvez choisir parmi trois formats savoir fixed re importable et delimited Si vous choisissez ce dernier format vous devrez choisir un s parateur Il est possible d exporter toutes les adresses mais vous pouvez galement choisir un ou plusieurs types d adresses Avec export path donner ensuite le lieu de sauvegarde du fichier et cliquer sur export ses ExpressShipper hipper export type address z delimiter M quote alphanumerics file format D F quote numerics delimited D M include header export path export addresses M all progress close 9 Please select the delimiter type for your export shipping manager address book about Figure 18 exporter des donn es d adresses Exporter des donn es d envois Les donn es d envoi peuvent galement tre export es et dans deux formats de fichiers diff rents fixed ou delimited En choisissant ce dernier format vous devrez choisir un s parateur dans une liste Choisissez quelle information vous souhaitez exporter et si vous allez tenir compte ou pas de certaines dates du calendrier Indiquez ensuite le lieu de sauvegarde du fichier et cliquez sur export Extern MAT express 19 sure AE Qtt ae Manuel d utilisation Date 15
20. r ExpressShipper pour atteindre cet objectif ExpressShipper offre bien plus de fonctionnalit s que la r servation des envois elle permet notamment de consulter des tarifs de v rifier le statut d un envoi d exporter des d tails de vos envois et des donn es d adresse et cetera Dans ce manuel d utilisateur vous trouverez plus d informations 1 1 G n ral En bas de l cran ExpressShipper vous voyez appara tre un menu avec quatre entr es 1 Shipping Manager ici vous pouvez cr er un envoi imprimer les documents d envoi et consulter le tarif ou le statut de votre envoi 2 Address Book vous pouvez enregistrer ici les adresses de l exp diteur ou du destinataire de fa on pouvoir choisir rapidement la bonne adresse dans le carnet d adresses 3 Configuration ici vous pouvez ajouter par exemple une nouvelle s rie de num ros de bordereaux changer les param tres de l imprimante exporter des donn es etc 4 About en plus des Conditions G n rales vous avez ici acc s la version et au num ro d enregistrement Dans ce document nous entrons dans les fonctionnalit s les plus importantes de ces entr es de menu Les exemples sont bas s sur l envoi de marchandises 1 2 Connectivity Le module connectivity galement nomm activation key tablit la connexion internet de fa on pouvoir obtenir en temps r el le statut ou le tarif de votre envoi Dans le mail d enregistrement que vous avez re u apr
21. r WARNING THIS APPLICATION 1 CURRENTLY USING A TEST CONFIGURATION PE 2 TRE E T ExpressShipp r Gorze slabu correctingto THT gedro racking rengt 10 THT acaip vackirg data FOD image ro Droe valable se arch tej search Coreignmert nambal Cistones jelaiere Grau stait ders Reg TEE it SE E GE ET AAA EAMA H TAD vleh EFP ENT CHEF LAF KOR GEES04 37 12r CHEE LAP KDE GE 7200501 Fee 5 INGSFORE GE FAN An BF FA PIATTA MIDI ben consignmenthistors dot time Sai 06 01 2004 AC O Shiprent D afverad ln Good Condition eher 03 A O D For eben deeg 13 24 00 Shprent Hek ln fnchouss Folow Up z ZS E close address book Configuration akat GT Figure 13 suivre les envois Avantage suppl mentaire vous pouvez ouvrir directement la signature de r ception Il s agit de la signature que le destinataire a entr e pour la r ception de l envoi Si cette signature est disponible en pdf alors vous verrez imm diatement appara tre la petite icone orange Cliquez sur pod image sur le c t gauche du menu pour ouvrir le pdf avec la signature du destinataire Si vous cliquez sur close alors les statuts sont sauvegard s dans le Shipping Manager 2 12 Les types d envois Il y a diff rents types d envois que vous pouvez r server dans ExpressShipper Dans les paragraphes pr c dents on a donn l exemple d un envoi de marchandises non documents Mais il est galement possible de r
22. re possibilit est de s lectionner le nom de l entreprise du destinataire Vous pouvez galement ouvrir le carnet d adresses en cliquant sur le bouton address book et en y s lectionnant une adresse 4 Via add address vous pouvez directement ajouter une adresse votre carnet d adresses et votre r servation Souhaitez vous utiliser une autre adresse d enl vement ou de livraison alors vous pouvez l introduire partir de collection short name ou delivery short name Si l adresse souhait e n est pas encore dans le carnet d adresses vous pouvez ajouter simplement l adresse en cliquant sur collect from ou deliver to d e Trouver rapidement une adresse Entrez les premi res lettres du short name pour trouver rapidement l adresse que vous cherchez Etape 2 choisissez la date d enl vement le service et les options Maintenant que vous avez rempli les adresses la prochaine tape est le choix d un service et ou d une option Si vous envoyez un document alors vous s lectionnerez un service dans document services Pour les marchandises choisissez un service sous non document services Dans ce manuel vous trouverez l exemple d un envoi de marchandises Extern O00 express 6 sure AE Gtt ae Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 WE ce F s i ei SEI add consignment MAExpressShipper template rreceiver packaging guidelines None shortn
23. rency e consignment value e insurance value Si vous exp diez votre envoi vers un pays hors de l UE alors les deux premiers champs sont galement obligatoires En outre il faudra r diger une facture commerciale Vous pouvez la faire avec votre propre syst me mais ExpressShipper vous donne galement cette possibilit Cliquez sur le bouton commercial invoice si vous souhaitez cr er une facture commerciale avec ExpressShipper Ensuite vous pouvez remplir les donn es du colis une description correcte du contenu poids et dimensions Si vous souhaitez envoyer plusieurs colis la m me adresse cliquez sur add package Extern O00 express 7 sure AE Get ee Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 pour ajouter des colis Vous pouvez choisir d additionner ou non le nombre et les poids entr s Vous faites cela avec la fonction item total ExXpressShipper ET L add consignment i SCH consignment curren packaging guidelines 3 2 Euro v check price M insurance IT customs controlled consignment value insurance value tariff code 500 00 600 00 package details item goods description quantity weight length width height total volume 1 12 000 Kgs 10 Cm 20 Cm 30 Cm 0 006 m3 Electronic parts totals 1 12000Kgs 0 006 m3 add package commercial invoice lt lt back save print cancel address book configuration about
24. ructions NON DANGEROUS No Of Pieces f Of 1 Consignment Weight 15 000Kgs Service amp Options 15N EXPRESS NON DOC ZEIT AVAILANLE SERVICE Figure 23 Exemple d tiquette d adresse 5 2 Bordereau Un bordereau est imprim par exemple lorsque la destination se trouve en dehors de l UE ExpressShipper imprime automatiquement ce document si la destination le requiert 2 types de bordereaux sont imprim s 1 Receiver copy Ce bordereau doit tre ajout l envoi 2 Customs copy Ce bordereau doit tre remis au chauffeur TNT Extern OAE express 23 sure AE Att go Date 15 juillet 2011 1 From Collection Address Senders Account No 2000003605 Name TNT NL Address Meidoornkade 14 Please quote this Numb you have an enquiry GB469279444W4 1 Ciy Houten PostalZip Code 1992 ae Province County Netherlands Contact Name Francien D NG 0651353355 2 To Receiver Name TNT DE Address hauptstrasse 10 Wi EE sn Ci Emmerich Postal Zip Code 46446 Province _ Country Germany Contact Name Jel No Receivers VAT TVA ETW MWST No invoice value of dubables Stat No 1234 Check Total Packages 1 Top Weight 12 000KasTotal Volume 0 002 m 4 Services Service Express non doc NON DANGEROUS GOODS Qptons_ SENDER PAYS Insurance Currency Figure 24 exemple de bordereau customs copy 5 3
25. server les envois suivants e Documents e Envois de douane customs controlled e Marchandises dangereuses Documents Vous voulez envoyer un document alors vous choisissez dans l offre de services le service document services Apr s avoir choisi un service et ventuellement une option vous pouvez entrer le nombre de colis et le poids La derni re tape est l impression des documents d envoi Pour l envoi d un document vous devez entrer moins de donn es que pour un envoi de marchandises Extern OUT express 14 sure AE G t ne Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 Envois de douane customs controlled Les envois destination d un pays hors UE sont contr l s par les douanes Ici il faudra s lectionner l unit mon taire et la valeur de l envoi De plus il est obligatoire de r diger une facture commerciale pour ce type d envois Vous pouvez le faire avec ExpressShipper mais naturellement galement dans votre propre syst me Cliquez sur commercial invoice pour cr er la facture commerciale dans ExpressShipper Lorsque vous souhaitez exp dier des envois de douane dans l UE alors cochez la case customs controlled sur le deuxi me cran Ensuite vous choisissez une unit mon taire la valeur de l envoi et cr ez une facture commerciale Vous terminez ensuite l envoi de fa on pareille aux envois standards Marchandises dangereuses Vous pouvez pendant la r servation de l envo
26. te 15 juillet 2011 add consignment search text filter from filter to search ES 3 2011 D ES 3 2011 D edit consignment f f consignment number 2 customer reference collection date receiver name service package view consignment ag GE180112496ww 25 3 2011 TNT Express 15N 1 delete consignment print documentation 8 Confirm f x 2 Are you sure you wish to delete the selected consignments L manifest collection Yes No check price myTNT login 4 2 refresh di E pending amp E labelled CA M shipped Z T template address book configuration about GT Figure 7 supprimer un envoi Par s curit on vous demande de confirmer votre choix avant de supprimer l envoi 2 7 Cr er des mod les Lorsque vous devez faire r guli rement des envois avec les m mes donn es vous pouvez alors utiliser des mod les S lectionnez templates dans le Shipping Manager N template Figure 8 cr er des mod les Dans le Shipping Manager vous voyez maintenant qu il reste 50 mod les En double cliquant sur l un de ces mod les on peut cr er un envoi La diff rence est que toutes les informations ne sont pas obligatoires de sorte que vous pouvez laisser ouvertes les informations dont vous ne disposez pas encore Par la suite vous pourrez enregistrer le mod le et lui donner un nom identifiable En r servant un envoi vous pourrez directement s lectionner un mod le et les donn es seront remplies
27. uelle Envelope 10 est un format que vous pouvez utiliser S lectionnez ce format dans vos param tres d imprimante et dans ExpressShipper Par ailleurs dans ExpressShipper les marges de gauche pour ce format doivent tre fix es 95 4 5 Gestion des marchandises et des articles Via goods maintenance et article maintenance vous pouvez cr er diff rents types d emballages et d articles et les utiliser pour la r servation d un envoi Avantage vous n avez pas remplir chaque Extern GMT express o sure AE Geet Lee Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 fois cette information pour chaque nouvel envoi Goods maintenance Via add goods item vous pouvez ajouter des descriptifs de marchandises Vous donnez un nom cet item et entrez les mesures et le poids Pendant la r servation vous pourrez ensuite s lectionner cette description et les donn es sont remplies automatiquement pour vous Il est galement possible d apporter des modifications et d utiliser une description par d faut aen A hipper ses ExpressShipper i TH add goods item CR Gd Express goods description Electronic equipment weight length width height volume 15 000 ko 25 Cm x 35 Cm x 45 Cm cancel shipping manager address book about OT Figure 22 ajouter le type d emballage Article maintenance A c t des emballages il est possible de cr er des articles et de
28. z correspond un num ro de bordereau A un certain moment ces num ros de bordereau se terminent et il faut alors prendre contact avec le Service Desk Les donn es de contact sont dans le paragraphe 0 Vous pouvez ensuite ajouter la nouvelle s rie de num ros de bordereau r ExpressShipper al add consignment range M ExpressShipper registration number NL100454 consignment range code k OK cancel shipping manager address book about GT Figure 15 ajouter de nouveaux num ros de bordereau Extern GMT express 17 sure w CA Leg Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 Entre temps ExpressShipper vous montre le nombre d envois que vous pouvez encore r server avant de devoir cr er une nouvelle s rie de num ros de bordereau our consignment has been allocated the number GE18011281 4 4 ou currently have 94 consignment numbers available would you like to add another consignment Yes No Figure 16 le nombre de num ros de bordereau disponibles 4 Vo Conservez port e de main lors de votre demande d une nouvelle s rie de bordereaux votre num ro client et votre num ro d enregistrement ExpressShipper Ce dernier se trouve dans Add consignment range et dans About 4 2 Importer et exporter des adresses Pour importer des adresses choisissez address import Il y a 2 types de fichiers e csv comma delimited Vous
29. z en param trer une par d faut Par ailleurs il est naturellement possible galement de modifier l information et de supprimer des personnes de contact ven ExpressShipper KS ell UE manage contacts dr IExpressShipper add contact search text search it SEPSSERS name telephone number fax number Email address FA Contact 1 0032 70 233 633 Contact 2 0032 70 233 633 delete contact unset default contact refresh close shipping manager configuration about OCI Figure 14 gestion des personnes de contact La possibilit d importer et d exporter des adresses est expliqu e au paragraphe 0 Extern MAT express 16 sure we Get Leg Manuel d utilisation Date 15 juillet 2011 4 Configuration Dans le menu de configuration divers param tres sont g r s Parmi eux nous avons par exemple connection settings et back up and restore qui ne figurent pas dans ce manuel de l utilisateur Pour plus d informations ce sujet nous vous recommandons de consulter le manuel d installation Nous vous conseillons de faire r guli rement un back up Qu est ce qui sera donc trait dans ce chapitre Par exemple les sujets suivants e Entrer les num ros de bordereau e Importer et exporter les adresses e Param tres d imprimante e Exportation de donn es e Gestion des articles et des emballages 4 1 Ajouter des num ros de bordereau chaque envoi que vous r serve
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