RECA - CNRS
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1. laissez tous les acc s interdits 4 quittez Labintel puis connectez vous nouveau Labintel sous l utilisateur RECA sans saisir de mot de passe l affichage du message relatif l absence de mot de passe indiquez le mot de passe qui sera utilis pour RECA STOP L utilisateur sera cr automatiquement et actif dans RECA d s le lendemain Manuel d utilisation 5 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une remise en comp tition LA CREATION D UNE REMISE EN COMPETITION Elle se d roule en deux tapes la premi re consiste renseigner les l ments permettant d afficher le bordereau adapt et d indiquer les titulaires concern s la deuxi me consiste saisir les l ments descriptifs de la remise en comp tition 1 La d termination des march s concern s Cette page vous permet d indiquer le domaine le lot et la d l gation pour lesquels la remise en comp tition sera effectu e STOP Tous les champs sont obligatoires e Choisissez le domaine dans la liste Les domaines correspondent a des ensembles coh rents de mat riels et de produits d finis par le CNRS exemples produits pour la biochimie mat riels scientifiques appareils pour la microscopie appareils pour le vide et l ultra vide e Cliquez sur le bouton lt Afficher les lots gt de mani re pouvoir obtenir la liste des lots correspondants au domaine choisi Pour certaines configurations de navigateur2. LA RECHERCHE 1 La saisie des crit res de recherche Cette page permet la saisie de crit res pour la recherche de remises en comp tition d j mises Vous devez renseigner au moins un crit re de s lection Si plusieurs sont s lectionn s la recherche porte sur les remises en comp tition r pondant tous ces crit res Pour lancer la recherche vous devez cliquer sur le bouton lt Rechercher gt Si vous d sirez utiliser le lot comme crit re de s lection vous devez tout d abord renseigner le domaine auquel le lot appartient puis cliquer sur le bouton lt Afficher les lots gt Pour effectuer une recherche sur une date de cr ation exacte vous STOP ne devez pas renseigner le second champ de date La deuxieme date de la fourchette de recherche doit tre post rieure _a la premi re Un bouton radio permet de d finir la fa on dont sont tri s les gt r sultats de la recherche tri par num ro de remise en comp tition ascendant ordre chronologique tri par num ro de remise en comp tition descendant ordre chronologique invers tri par lot ordre alphab tique 2 Le r sultat de la recherche Cette page pr sente les r sultats de la recherche en fonction des crit res saisis auparavant Il est possible de revenir la page de recherche pour modifier ces crit res en cliquant sur le lien Modifier la recherche Les remises en comp tition sont affich es par listes de 10 Vous pouvez gal
3. cette op ration n est pas n cessaire le choix du domaine tant alors suffisant e Choisissez le lot ad quat dans la liste d roulante e Votre d l gation de rattachement appara t directement dans la liste Si votre unit est rattach e plusieurs d l gations vous devez choisir la d l gation qui convient Si les informations saisies sont correctes la page de saisie de la remise en comp tition correspondant au domaine s affiche Manuel d utilisation 6 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une remise en comp tition 2 La saisie des elements de la remise en competition 2 1 La remise en comp tition Cette page vous permet de cr er une remise en comp tition des titulaires de march s CNRS en approvisionnements scientifiques pass s dans le cadre de l article 76 bis du code des march s publics et de l envoyer tous les fournisseurs en m me temps Sont ainsi concern s les march s de produits et mat riels scientifiques pour la chimie et la biologie les produits pour la biochimie et tous les types de mat riels scientifiques STOP Tous les champs sont obligatoires bS e La d l gation est affich e automatiquement par l application partir de l tape pr c dente et ne peut pas tre modifi e e Le lot est affich automatiquement par l application a partir de la s lection effectu e a l tape pr c dente et ne peut plus tre modifi e Les titulaires habilit s fournir les produits
4. 15 3 LA PASSATION DE LA COMMANDE csceccccecccceccccecescsceccscececcecscecusescesescecescscesescusescesesees 16 LES R F RENCES cccccccsccoccececcececcsceccsccececsececcaceccecsccecsaceccacescacescecsacecsacensacencacsacacenceceaes 17 i Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions expos es STOP Ce pictogramme identifie des informations a lire et ou a ex cuter imp rativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes Bb Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite des instructions Manuel d utilisation 3 17 Juin 2001 RECA A propos de RECA A PROPOS DE RECA Cette application est une aide a la remise en comp tition des soci t s titulaires de march s du CNRS Il s agit de march s a bons de commandes pass s dans le respect des dispositions r glementaires d finies l article 76 bis du code des march s publics Ces march s ont notamment la particularit suivante pour un lot plusieurs fournisseurs sont susceptibles de fournir les produits entrant dans l tendue de l objet du lot un lot correspond une ou un ensemble de famille s de produits ou de mat riels homog nes Ce sch ma est d fini comme une multi attribution d un lot Ainsi chaque fournisseur a un lien contractuel avec le CNRS par le biais d un march public et plusieurs fournisseurs sont rattac
5. de la loi n 78 753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d am lioration des relations entre l administration et le public Dans le cas contraire en effet le secret sera invoqu et les motifs devront tre consign s dans un registre cot pr vu cet effet Le bon de commande mentionnera alors que le secret est invoqu Instruction de proc dure relative la remise en comp tition En t l chargement l adresse http www sg cnrs fr bpc procedures procedfi default htm Manuel d utilisation 17 17 Juin 2001
6. les mat riels les accessoires etc entrant dans l objet du lot s lectionn sont affich s automatiquement avec la raison sociale des soci t s le num ro de march CNRS et l adresse lectronique de la personne qui recevra la remise en comp tition e Pour les produit ou mat riels recherch s et quantit s vous devez d crire pr cis ment l ensemble de votre besoin et les quantit s associ es STOP Vous ne devez pas saisir une marque ou une r f rence commerciale Exemples Vous avez besoin de 5 produits au sein d un m me lot mais en quantit s diff rentes vous pouvez d finir votre besoin en quantit Vous avez besoin d un mat riel scientifique et de trois accessoires identiques vous d crivez l appareil de base et les accessoires et pr cisez la quantit 3 La description du des produit s et ou mat riel s peut prendre la forme d une d signation g n rique La partie la plus importante du bordereau de remise en comp tition en 76 bis est la pr cision des caract ristiques techniques Pour d finir pr cis ment ce besoin vous pouvez consulter pr alablement le moteur de recherche du CNRS les catalogues des fournisseurs les sites Internet des fournisseurs et tous les l ments de documentation technique et commerciale a votre disposition Manuel d utilisation 7 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une remise en comp tition e La motivation des caract ristiques techniques est ren
7. Le CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE RECA Conseils et explications Juin 2001 RECA A propos de ce volume A PROPOS DE CE VOLUME SOMMAIRE A PROPOS DE CE VOLUME tn ananas dans has alain ne te ie 3 APROPOS DE REC EON ans n ane a ann dde Di des aa eee ab eo ca Dee ee ne 4 CIDN QE A TION ET 5 LA CREATION D UNE REMISE EN COMP TITION ccccccscoccececcececsececcececcecsscecenceceaes 6 1 LA DETERMINATION DES MARCHES CONCERN S cccssccsceccesceccecceccesceccescescescescescescescascasens 6 2 LA SAISIE DES ELEMENTS DE LA REMISE EN COMPETITION ccccscoccccecceccescescecceccescescecees 7 24 Lorans CH COMMODE ane eee ee een Aa Re de ee ee 7 en Le DOr TOT E a E A tn 11 LA NUM ROTATION DES BORDEREAUX DE REMISE EN COMPETITION 12 LARECHER ME r E EE 13 1 LA SAISIE DES CRIT RES DE RECHERCHE ccccsccccaccaccacccsccccescescescescescescescescescascescscaceaes 13 2 LE R SULTAT DE LA RECHERCHE ccccsscocccscaccecccscaccesceccescescescescescescescescascaccaseuscascscaseass 13 L APERCU AVANT IMPRESSION ET L IMPRESSION DU BORDEREAU 14 APR S LA REMISE EN COMPETITION cccccccccocsscoccececcoceccececsscsececsecescecsesecsececenceceees 15 1 LA S LECTION DU TITULAIRE ccccccccsccccccceccecceecescescescescescescescesceecescescescescscascescascaceass 15 2 LA TENUE DU REGISTRE DES R PONSES ccccscoscaccaccacccscescescescescescuccescescascescessascescescascass
8. des produits susceptibles d tre command s dans le cadre du march doivent donc tre d taill es dans le logiciel RECA pour garantir la remise en comp tition des fournisseurs sur des l ments d finis initialement et rendus contractuels Seules les caract ristiques techniques sp cifi es dans l application RECA pourront tre utilis es pour s lectionner le titulaire Bb Les r f rences page 17 e La date limite de r ception des devis a t fix e dans le cahier des clauses particuli res de chaque march CNRS 48 heures minimum pour une r ponse du fournisseur envisag e sous forme lectronique et 72 heures minimum pour une r ponse du fournisseur pr vue par courrier Vous devez saisir une date post rieure ou gale la date du jour plus deux jours Manuel d utilisation 8 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une remise en comp tition Exemple si vous remplissez le bordereau le 18 06 2001 la date limite indiquer doit tre le 20 06 2001 Seront consid r es comme dans les d lais toutes les r ponses parvenues le 20 06 01 minuit au plus tard Le contact technique est la personne de votre unit ayant une comp tence technique ou scientifique et tant susceptible de r pondre aux questions des fournisseurs sur le besoin d fini Vous devez indiquer le nom et les coordonn es de la ou des personne s concern e s adresse lectronique t l phone fonction Le mel pour r ception des dev
9. due n cessaire par la r glementation Vous devez saisir soit l activit de votre unit soit la nature de la recherche envisag e soit l exp rience pr cis ment envisag e avec les produits demand s qui justifie l exigence de caract ristiques techniques particuli res Bb Les r f rences page 17 e Les types de caract ristiques techniques consid rer sont d finies contractuellement dans le cahier des clauses particuli res de chaque march et doivent tre pr cis es lors de la remise en concurrence des titulaires en fonction des besoins de l achat d cret du 29 Avril 1999 et la circulaire d application de ce d cret du 24 Janvier 2000 Cliquez sur la loupe pour renseigner les caract ristiques techniques adapt es au lot pr alablement choisi le nombre et la nature des caract ristiques ont t d finis par lot STOP Vous devez obligatoirement indiquer au moins une caract ristique technique La validation ou l annulation de la d finition des caract ristiques techniques tablies se fait en cliquant sur le bouton lt Valider gt les caract ristiques saisies sont alors enregistr es et on revient la page de saisie de la remise en comp tition cliquant sur le bouton lt Annuler gt les caract ristiques saisies ne sont pas sauvegard es et il y a un retour la page de saisie de la remise en comp tition Les principales sp cifications techniques des mat riels et les caract ristiques
10. emble de constantes sp cifiques ou au contraire de variables taux de puret ou d impuret compte tenu de r actions attendues au regard de leurs conditions d utilisation Les pr cisions pourront porter sur les propri t s particuli res des produits description du produit degr d impuret possibilit de r action tra abilit Article 3 6 4 2 Motivation des exigences particuli res Le troisi me alin a de l article 76 bis fait obligation la personne responsable du march ou son repr sentant d indiquer chaque titulaire lors de la remise en concurrence les motifs qui la conduisent exiger les caract ristiques techniques qu elle pr cise Ne saurait tre consid r e comme motiv e la d cision indiquant seulement que le besoin exprim est li la mission de recherche scientifique ou technologique d un service ou d un tablissement Les motifs invoqu s doivent donc tre suffisamment explicites Ils peuvent toutefois prendre la forme d une r f rence l activit de l unit pour laquelle le besoin est exprim lorsque celle ci est limit e un champ de recherche pr cis la nature de la recherche engag e en visant notamment le protocole correspondant lorsque l activit de l unit concern e est de caract re plus g n raliste l exp rience pr cis ment effectu e lorsque ceci ne conduit pas r v ler d informations couvertes par l un des secrets mentionn s l article 6
11. ement consulter le d tail des remises en comp tition de la liste en cliquant directement sur un num ro de remise en comp tition Cette action permet uniquement la consultation des remises en STOP comp tition d j r alis es et envoy es aux fournisseurs Il n est pas possible de dupliquer une remise en comp tition d j r alis e ni de l envoyer nouveau Manuel d utilisation 13 17 Juin 2001 RECA L apercu avant impression et impression du bordereau L APERCU AVANT IMPRESSION ET L IMPRESSION DU BORDEREAU Cette page vous permet de visualiser le contenu d une remise en comp tition d j envoy e Le bouton lt Aper u avant impression gt vous permet d afficher une version imprimable du bordereau de remise en comp tition dans une nouvelle fen tre Vous pouvez alors obtenir l dition grace au bouton ou au menu Imprimer de cette nouvelle fen tre Le lien Retour la liste vous permet de revenir la liste issue de la recherche Bb La tenue du registre des r ponses page 15 Manuel d utilisation 14 17 Juin 2001 RECA Apres la remise en comp tition APRES LA REMISE EN COMPETITION 1 La s lection du titulaire La s lection est effectu e en priorit sur les sp cifications techniques pr cis es dans le bordereau de remise en comp tition Ainsi il n est pas possible de comparer les devis sur la base des caract ristiques non remplies dans le bordereau Ce n est qu apr s une pre
12. h s un m me lot Cependant la commande de ce produit n est possible qu apr s une remise en comp tition de tous les titulaires rattach s ce lot et ce par l envoi d un bordereau de remise en comp tition pr sent dans les pages suivantes de l application RECA Bb Les r f rences page 17 Pour vous familiariser avec cette application vous pouvez effectuer des tests sur un espace d di la formation l adresse suivante http web dsi cnrs fr reca formation STOP Le CNRS nayant pass aucun march dans le cadre des dispositions pr vues par l article 76 1 3 le pr sent document ne fait pas r f rence aux traitements associ s bien que l application RECA ait t pr vue pour ce type de march Manuel d utilisation 4 17 Juin 2001 RECA L identification L IDENTIFICATION Pour acc der l application RECA il faut indiquer le code de votre laboratoire code Labintel puis saisir votre mot de passe Il y a un seul utilisateur g n rique d clar par laboratoire pour l application RECA Avant la premi re utilisation de RECA vous devez cr er cet utilisateur dans l application Labintel comme indiqu ci apr s 1 connectez vous Labintel en tant qu administrateur 2 allez dans le domaine Administration pour cr er un utilisateur 3 cr ez un utilisateur avec code RECA bien respecter les majuscules et ne pas mettre de blancs nom saisie libre profil unit
13. is est l adresse lectronique de la ou des personne s de l unit susceptible s de recevoir les propositions financi res des fournisseurs et d en faire une premi re analyse Vous pouvez indiquer plusieurs adresses lectroniques pour le retour des devis en les s parant par des points virgules tout autre caract re de s paration ne sera pas pris en compte Cette adresse est m moris e par l application et vous sera propos e par d faut chaque nouvelle saisie d un bordereau elle reste toutefois modifiable Le contact administratif est la personne de votre unit ayant une comp tence administrative et tant susceptible de r pondre aux questions des fournisseurs sur le processus de remise en comp tition puis de commande Vous devez indiquer le nom et les coordonn es de la ou des personne s concern e s adresse lectronique t l phone fonction i Ces donn es sont m moris es par l application et vous seront propos es par d faut chaque nouvelle saisie d un bordereau elles restent toutefois modifiables L adresse du laboratoire pour r ception des devis est l adresse postale laquelle vous souhaitez recevoir les devis si les titulaires font une r ponse par courrier postal Vous pouvez pr ciser le nom et les coordonn es postales de la ou des personne s qui devra r ceptionner les devis i Cette adresse est m moris e par l application et vous sera propos e par d faut chaque nouvelle saisie d u
14. ise en comp tition 2 2 Le bordereau vierge Il permet d obtenir l dition d un bordereau non rempli en cliquant sur le bouton lt Aper u avant impression gt une version imprimable du bordereau vierge de remise en comp tition s affiche dans une nouvelle fen tre L impression est obtenue grace au bouton ou au menu Imprimer de cette nouvelle fen tre Cette proc dure permet la personne concern e directement par l achat du produit de mieux tudier son besoin et de bien pr ciser les caract ristiques techniques des produits recherch s en tenant compte des sp cificit s n cessaires son activit de recherche Cela permet de d finir le besoin t te repos e Manuel d utilisation 11 17 Juin 2001 RECA la num rotation des bordereaux de remise en comp tition LA NUMEROTATION DES BORDEREAUX DE REMISE EN COMPETITION Cette page confirme l envoi de la remise en comp tition et indique le num ro qui lui t affect Cliquez sur le bouton lt Aper u avant impression gt pour afficher une version imprimable dans une nouvelle fen tre L impression pourra tre obtenue gr ce au bouton ou au menu Imprimer de cette nouvelle fen tre La num rotation des bordereaux est unique nationale et chronologique elle ne fait pas de distinction sur l unit mettrice _de la remise en comp tition ou sa d l gation de rattachement Manuel d utilisation 12 17 Juin 2001 RECA La recherche
15. mi re s lection des devis sur les sp cificit s techniques demand es que le choix final de l attributaire du bon de commande pourra tre effectu en tenant compte du prix et ou du d lai de livraison En cas d offres techniques quivalentes les l ments prix et d lai peuvent tre consid r s 2 La tenue du registre des r ponses Il est n cessaire d assurer un suivi tr s pr cis de chaque remise en comp tition La r glementation pr voit la tenue d un registre des r ponses des titulaires la remise en comp tition Afin d viter la cr ation d un autre support r capitulatif des remises en comp tition de votre unit l utilisation du bordereau de remise en comp tition est recommand e STOP L impression du bordereau est obligatoire pour assurer le suivi de chaque remise en comp tition la gestion des r ponses des fournisseurs et le choix final de l attributaire du bon de commande Vous devez remplir la main les rubriques suivantes l dans la rubrique num rant les coordonn es des titulaires pr cisez la date de r ception de la proposition de chaque titulaire 2 dans la rubrique choix du titulaire pr cisez le nom du titulaire attributaire du bon de commande Ce bordereau r capitulatif une fois rempli prend la qualit de registre de la remise en comp tition Ce document sera transmis avec les autres l ments li s la commande dans des conditi
16. n bordereau elle reste toutefois modifiable Lors de la premi re utilisation de RECA l adresse propos e est issue des donn es Labintel il peut tre n cessaire de la compl ter nom du laboratoire Manuel d utilisation 9 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une remise en comp tition L envoi du bordereau de remise en comp tition e Le bouton lt Envoyer le m l gt d clenche le processus d envoi du m l aux titulaires concern s Ce d clenchement intervient suite certains contr les de conformit sur le bordereau e Le bouton lt Annuler gt permet d abandonner la saisie en cours et de revenir la page de cr ation Les donn es saisies ne sont pas sauvegard es elles seront d finitivement perdues et aucun bordereau de remise en comp tition n est envoy 6 Manuel d utilisation Le mel reprenant les l ments du bordereau est envoy sous 2 heures par un syst me associ l application RECA Vous ne verrez pas de trace de cet envoi dans votre messagerie Toutes les soci t s concern es re oivent le mel et ont connaissance des noms des autres soci t s consult es galement titulaires sur le m me lot Cette information est n cessaire pour respecter le principe r glementaire d galit de traitement des titulaires d un march public et d information des soci t s remises en comp tition dans des d lais et formes identiques 10 17 Juin 2001 RECA La cr ation d une rem
17. ons d finies par la d l gation de gestion Manuel d utilisation 15 17 Juin 2001 RECA Apres la remise en comp tition 3 La passation de la commande Le num ro du bordereau devra tre repris dans la commande tablie sur la base du devis adress par le fournisseur dont l offre aura t retenue en indiquant ce num ro dans la zone pr vue cet effet lors de la saisie de la commande soit dans Xlab soit dans la GCF en indiquant ce num ro directement sur le bon de commande pour les unit s non quip es d Xlab Manuel da utilisation 16 17 Juin 2001 RECA Les r f rences LES REFERENCES D cret n 99 331 du 29 Avril 1999 publi au journal officiel du 2 Mai 1999 D cret n 2000 1085 du 9 Novembre 2000 publi au journal officiel du 10 Novembre 2000 Circulaire du 24 Janvier 2000 NOR ECOM 99000874C portant sur les dispositions d application du d cret du 29 Avril 1999 Article 3 6 4 1 extrait Les sp cifications techniques des mat riels peuvent tre exprim es en termes de fonctionnalit s au regard de leurs conditions d utilisation en pr voyant les combinaisons ventuelles d l ments auxquelles il est le plus fr quemment recouru en termes de grandeurs mesurables d mm ml g etc ou d carts entre des grandeurs mesurables minimum maximum Les caract ristiques des produits peuvent tre d clin es au regard d appellations g n riques en fonction d un ens
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