TABLEAUX DE BORD ET DE SUlVl Conception detaillee
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1. Eggli Y Planification des lits du CHUV projections 1994 2005 Lausanne Hospices cantonaux Raisons de sant 3 1997 Tilquin C Bolduc D Instat logiciel d aide la gestion des soins infirmiers Montr al EROS 1991 Fekete A Typologie des patients hospitalis s dans les h pitaux universitaires suisses Lausanne Hospices cantonaux non publi 1994 31 A N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 Cette collection fait suite aux publications des Cahiers de recherche et de documentation de l Institut universitaire de m decine sociale et pr ventive Premi res parutions de Raisons de sant Burnand B Paccaud F eds Ma trise de la qualit dans les h pitaux universitaires satisfaction des patients Lausanne IUMSP 1997 CHF 20 Addor V Fawer C L Santos Eggimann B Paccaud F Calame A Groupe Eden Naissances vaudoises 1993 1994 caract ristiques et facteurs de risque pour une affection chronique Rapport EDEN 1 Lausanne IUMSP 1996 CHF 18 Yalcin T Seker E Beroud C Eggli Y Planification des lits du CHUV projections 1994 2005 Lausanne Hospices cantonaux 1997 CHF 10 Narring F Michaud P A Wydler H Davatz F Villaret M Sexualit des adolescents et sida processus et n gociations autour des relations sexuelles et du choix de la contraception Lausanne IUMSP 1997 CHF 30 Eggli Y Yalcin T Basterrechea L Le syst me d information dirigeant des Hospice2. Les donn es sont tir es des fichiers de mouvements de patients et de lits La date d extraction est le 10 du mois Lorsque des aberrations sont identifi es par exemple une dur e de s jour de 30 jours au centre des urgences les donn es sont normalement cotrig es avant Pextraction suivante D Au CHUV le d compte des forces de travail se fait en consid rant qu une journ e de soins va de 15h 00 14h 59 Les dotations r elles de chaque tranche horaire 15h 00 23h 00 23h 00 07 00 07h 00 15h 00 sont additionn es et confront es aux dotations requises telles qu elles r sultent de la m thode PRN projet de recherche en nursing Les donn es sont extraites du syst me d information le 10 du mois suivant Les surfaces des secteurs positifs S et n gatifs S sont calcul es partir de la formule 3 conform ment au ratio de non conformit d crit dans la conception g n rale du syst me d information dirigeant Formule 3 Calcul de l ad quation de la dotation en soins infirmiers Ad quation E ID D 11 D o Dj est la dotation r elle dans une tranche horaire j Dj est la dotation requise dans une tranche horaire j 2 5 CO T D HOSPITALISATION Les co ts sont calcul s pour l ensemble des hospitalisations achev es Les activit s de soins infirmiers d examens para cliniques de radiologie de traitement et de logistique sont valoris es en fonction de leur prix de cession sur le march in
3. RMR En revanche toutes les prestations fournies donnent lieu un revenu l unit fournisseuse ind pendamment du type de client le hospitalisation semi hospitalisation ambulatoire et de Punit cliente interne ou externe aux Hospices Le principe comptable de prudence est appliqu durant l ann e une charge est comptabilis e d s qu elle devient probable engagement Ainsi les prestations sont factur es d s qu elles sont enregistr es dans le syst me d information transactionnel condition qu elles aient t r alis es durant l exercice Ainsi les prestations demand es durant l exercice pr c dent pour des patients sortis durant l exercice ne sont pas factur es Au moment du bouclement des comptes le principe comptable de concordance des charges et des revenus s applique Les unit s ne recevant les ressources n cessaires la prise en charge des patients qu au moment de leur sortie seules les prestations demand es pour des hospitalisations achev es sont factur es Les prestations effectu es durant l exercice pr c dent sont alors prises en compte Les actes li s au calibrage des installations la confirmation d un r sultat suspect ou au contr le de qualit sont pris en consid ration seulement s ils sont affect s la demande Le tableau de suivi des prestations demand es comprend deux parties e la premi re partie d crit de mani re synth tique les activit s de l
4. les TOM maximal et minimal durant les douze derniers mois Le TOM standard figur par une fl che est fix en fonction du degr de sp cialisation de Punit h bergeante de la proportion d admissions en urgences et de la variabilit du nombre de patients pr sents Les valeurs indiqu es peuvent ne pas concorder avec les valeurs habituelles Les explications sont multiples es e certains sont habitu s calculer le TOM en divisant le nombre de journ es factur es par le nombre de journ es de l exercice et par le nombre de lits il s agit la d une approximation peu satisfaisante par exemple au centre des urgences ou dans une salle d accouchement o plusieurs personnes peuvent occuper successivement un m me lit dans une m me journ e or un taux ne devrait pas d passer 100 par d finition e la d finition retenue tient compte des ventuelles fluctuations du taux d occupation au cours de la journ e e le taux est calcul en tenant compte du nombre de lits ouverts ce jour l il faut d s lors tenir compte jour apr s jour de l ouverture et de la fermeture des lits e un lit est consid r comme occup s il est attribu un patient m me si ce dernier se trouve momentan ment ailleurs salle d op ration unit d hospitalisation de jour centre d endoscopie il est consid r comme inoccup si le patient est en cong e les patients hospitalis s durant moins de 24 heures sont pris en compte
5. ts marginaux d hospitalisation On distingue trois types d unit s de base cliniques 1 les unit s m dicales concern es par les familles de graphiques 1 et 4 2 les unit s infirmi res concern es par les familles de graphiques 1 2 et 3 3 les unit s m dicales et infirmi res concern es par toutes les familles de graphiques Les tableaux de bord des unit s de gestion reprennent les valeurs mensuelles observ es dans chaque unit de base Les valeurs n gatives sont figur es en noir les valeurs positives en gris L attention est ainsi port e vers les unit s en situation de d ficit de p nurie en lits ou en personnel infirmier ou encore de surco t Conform ment la conception g n rale du syst me d information dirigeant la s miologie des tableaux de bord est fix e en fonction des r gles de responsabilisation les r sultats financiers et les co ts sont calcul s pour Pexercice comptable en cours conform ment aux budgets sur lesquels se sont engag s les responsables d unit s de base les informations sur le taux d occupation des lits et sur la dotation en personnel infirmier constituent une aide la d cision elles sont donc fournies titre indicatif pour les douze derniers mois la m thode des carts absolus est retenue pour d crire la situation financi re dans le but de responsabiliser chacun sur le r sultat d exploitation cumul la m thode des ratios de non conformit est ch
6. de francs 1 INTRODUCTION 1 1 G N RALIT S Le pr sent cahier d finit les modalit s pratiques du suivi des performances Il est avant tout destin aux responsables d unit s cliniques des Hospices qui rencontreraient des probl mes d interpr tation Le dispositif s appuie aujourd hui sur les l ments suivants e un tableau de bord e un tableau synoptique e des tableaux de suivi des patients e des tableaux de suivi des activit s e des tableaux de suivi des ressources e des tableaux de suivi des effets Les personnes int ress es par la conception g n rale du syst me d information dirigeant sont invit es se reporter un autre document qui est consacr ce th me De m me le lecteur press pourra se r f rer au manuel d utilisation des tableaux de bord et de suivi actuellement en pr paration Le pr sent document est plus technique il fournit trois types de renseignements facilement rep rables par les signes situ s dans la marge de gauche Le losange d signe les renseignements g n raux n cessaires l interpr tation des informations fournies o Lorsqu une information surprend quatre explications peuvent tre avanc es q gt Y la d finition de Pindicateur ou du descripteur n est pas celle que Pon attend les donn es ne sont pas fiables les calculs comportent des erreurs la r alit n est pas celle attendue Les renseignements figurant en face du poi
7. ensemble de Punit de base e la seconde partie les d crit de mani re d taill e par unit cliente Seuls les actes donnant lieu un montant cumul d au moins 100 francs par mois coul sont indiqu s Les autres sont regroup s dans la cat gorie Autres actes Les actes demand s par des unit s m dicales sous traitantes figurent en fin de liste Une hausse des prestations demand es peut s expliquer de diverses manieres e par une augmentation du nombre de cas ou un alourdissement de la client le tableau 10 UB e par un largissement des indications des examens paracliniques radiologiques ou des gestes th rapeutiques e par un allongement de leurs dur es h tellerie soins infirmiers interventions chirurgicales e etc 19 Tableau 3 Elimination des actes peu plausibles Missions des unit s clinique soins chimie microbiologie radiologie pathologie D immunologie 1MU8 IMUH R D IPA8 A RMR Cat gories d activit h matologie LCC8 LCH8 JAL8 cliniques CL soins SO laboratoire EP1 EP3 microbiologie EP4 radiologie pathologie EP6 S a L toile d signe n importe quel caract re des codes d unit s op rationnelles fournisseuses cf structure des Hospices ou d activit cf tableau 2 Les actes peu nombreux situ s dans les zones grises sont cart s Les actes des autres cat gories ne posent pas de probl mes 21 6 SUIVI
8. les patients Ces tableaux sont disponibles pour les niveaux hi rarchiques suivants e unit s de base 10 UB e unit s de gestion 10 UG e unit s de direction 10 UD Le profil des patients est d crit l aide d une typologie de 260 affections environs La fr quence des hospitalisations repr sente le nombre d hospitalisations dont Punit principale cf section 2 5 est rattach e Punit de base en question Les hospitalisations sont valoris es en milliers de francs en fonction d un tarif par affection repr sentant son co t marginal standard cf section 2 5 Le nombre de cas extr mes et le surco t qu ils repr sentent sont sp cifi s dans la colonne intitul e cas extr mes Un cas extr me est d fini comme une hospitalisation dont le co t d passe le centile 75 de plus de six intervalles interquartiles centile 75 centile 25 9 Le montant cumul r el total repr sente Venveloppe variable par affection octroy e l unit m dicale cf section 6 4 Ainsi une unit de base clinique verra ses revenus varier en fonction du nombre de patients et du type d affections qu ils pr sentent Un alourdissement de la client le va de pair avec un accroissement des revenus Inversement un all gement de la client le entra ne une diminution de l enveloppe variable Les cas extr mes sont comptabilis s la fois dans les fr quences et les montants cumul s r els Les unit s de base sont financ es
9. 0 Participations fonds direction aux charges d exploitation 45540 Participations fonds nationaux aux charges d exploitation 45550 Participations autres fonds publics aux charges d expl 45560 Part fonds financ s organismes priv s charges d exploit 45570 Part fonds financ s par entr priv es aux charges exploit 45590 Participations fonds hors bilan aux charges d exploitation 45920 Participations d autres cantons 45940 Participations de l Al mesures m dicales 45941 Participations de l Al transports des l ves 45942 Participations de l Al mesures p dago th rapeutiques 45960 Participations des assurances 45961 Participations des parents 45962 Participations des parents d autres cantons 45991 Participation de tiers aux tudes et recherches soumis TVA 46000 Ventes de m dicament la client le 46005 Analyses et expertises m dico techniques non soumises TVA 46009 Autres prestations m dico techniques la client le soumises la TVA 46300 Finances d examen 46301 colage 46302 Restitutions de stage 46304 Finances de cours de perfectionnement 46305 Ventes de mat riel p dagogique 46500 Prestations de mandat et de conseil 46507 Rapports et expertises m dicaux de puissance publique 46600 Activit s de la piscine soumises la TVA 46700 Suppl ments pour chambre 1 2 lits 46702 S jours l h tel pour cure m dicale 46703 T l phones des patients 46705 Transports des patients 46709 Autres prestations
10. 7 Il est facile de v rifier les montants figurant sous les enveloppes variables en se reportant aux tableaux de suivi correspondant s ries 10 et 35 L enveloppe variable pour les proth ses et les implants est calcul e selon la formule 16 Elle sera corrig e dans le courant de l ann e 1997 sur la base de relev s ad hoc par admission Formule 17 Protheses et implants Enveloppe variables pour les proth ses et les implantsx Ex Tk o Ex est le nombre d entr es dans l unit m dicale k Tk est le co t unitaire standard des proth ses et des implants dans l unit m dicale k Les enveloppes fixes des directions des unit s de base cliniques sont calcul es selon la formule 18 Le calcul est rendu d licat en raison de la juxtaposition de p riodes de suivi diff rentes pour les ressources fin du mois la client le et l activit milieu du mois 7 ANNEXE LISTE DES COMPTES DE REVENUS HORS ENVELOPPE Tableau 4 Num ros et libell s des comptes de revenus hors enveloppe situation au 1 janvier 1997 Num ros Libell s 44400 M dicaments A 44402 Produits sanguins A 44409 Autres biens m dicaux A 45005 Subsides pour stage 45050 Subventions de l OFAS 45059 Autres subventions f d rales 45500 Participations fonds services aux charges d exploitation 45510 Participations fonds honoraires aux charges d exploitation 45520 Participations fonds institutions aux charges d exploitation 4553
11. DES PERTES ET PROFITS 6 1 PERTES ET PROFITS Les tableaux de suivi des pertes et profits existent pour les niveaux hi rarchiques suivants e unit s de base 40 UB e unit s de gestion 40 UG e unit s de direction 40 UD Les pertes et profits sont calcul s en soustrayant les charges aux revenus La perte ou le profit est gal la somme des carts budg taires observ s pour les charges salariales les prestations demand es les autres charges Venveloppe et les revenus hors enveloppe Les montants correspondent ceux des tableaux de suivi des charges salariales s rie 50 des prestations demand es s rie 35 autres charges s rie 60 et des enveloppes s rie 69 et des revenus hors enveloppe s rie 70 9 Si le montant figurant sous la colonne Pertes et profits est n gatif il s agit d une perte s il est positif il s agit d un profit L analyse par unit permet de rep rer la source de P ventuel probl me Cinq raisons peuvent expliquer une perte e les charges salariales sont trop lev es e les prestations demand es sur le march interne d passe le budget pr vu e les autres charges sont trop lev es e Penveloppe est inf rieure au montant pr vu e les revenus hors enveloppe sont plus faibles que pr vu Les comptes de pertes et profits d pendent de la fiabilit des comptes de charges et de revenus Par exemple des retards dans la facturation des prestations aux clie
12. Etat de Vaud Hospices cantonaux Office de la planification et de l valuation TABLEAUX DE BORD ET DE SUIVI Conception d taill e Yves Eggli Luis Basterrechea Christiane Beroud Patricia Halfon Ngoan Nguyen Andreas Perret Erol Seker Tarik Yalcin l 0 raisons de sant 6 Lausanne 1997 TABLE DES MATI RES 1 Introduction EE G n ralit s ii terne los Shine 12 D limitation str cturell is A 1 3 D limitation tempora sis rs nd TN ra 2 Tableaux de bord AS O ss nn E nr last 212 A AA 2 3 Occupation desis e hier sent ire te detente este estate 2 4 Ad quation de la dotation en personnel infirmier 2 5 ColtidihospitalisaiON aii A isa 3 Tableau synoptique A nus se Lite Mt ne ne de ren Gr A EE 3 2 Indicateurs essais nn AN 3 31 CDeSCrIpteUrS ES MAR EN AA anna em E ns 4 Suivi des patients AT Rr fil de patients nine rain ee ane A ele nee Mt nn ou 452 EU patients me LA ae e e E EA EET D SOIN desactive A ae A M 6 Suivi des ressources O1 A nn een et la nu S 6 2 _ Charges salarial s sr rese free ne E Edo el en en de es 6 3 AUTr S Charges ii adios 6 4 EV Ped E A an 6 5 Revenus hors enveloppe ccccocccononcononannononnnconnnnconnnnnonenocannnnn rana narco nann rca conan rc nonaranass 7 Annexe Liste des comptes de revenus hors enveloppe cococnconociononiccnnnnrnoninninconos NN Abr viations CHUV Centre hospitalier universitaire vaudois EPT Equivalents plein temps Kfrs Millier
13. bre d hospitalisations achev es durant la m me p riode Les r gles d attribution des hospitalisations une unit principale sont les m mes que celles d crites plus haut section 2 5 3 3 DESCRIPTEURS Une hospitalisation est d finie comme une prise en charge de plus de 24 heures ou se terminant par un d c s Le nombre d hospitalisations achev es est gal au nombre de sorties de l tablissement durant la p riode consid r e Le nombre d hospitalisations inachev es est gal au nombre de patients pr sents le 15 du mois minuit Les nouveau n s sains sont inclus dans le d compte des hospitalisations Les personnes accompagnantes ne sont pas prise en compte Les semi hospitalisations d un jour correspondent aux crit res nonc s dans le Catalogue vaudois des hospitalisations d un jour Les autres semi hospitalisations comprennent toutes les autres prises en charge d une dur e comprise entre 4 et 24 heures dans les unit s d hospitalisation les h pitaux de jour ou de nuit Les pisodes ambulatoires comprennent les prises en charge de moins de 4 heures des unit s d hospitalisation les h pitaux de jour les policliniques et les services m dico techniques patients externes Un pisode est constitu d une s rie de contacts sans interruption de plus de 6 mois 15 4 SUIVI DES PATIENTS 4 1 PROFIL DES PATIENTS Les tableaux de suivi des profils de patients renseignent sur la nature des affections dont souffrent
14. e que l unit s est engag e r duire d autant son budget en cours d ann e Les forces de travail sont exprim es en quivalents plein temps EPT mois Par exemple six EPT mois repr sentent 6 mois de travail d une personne plein temps ou 6 personnes plein temps durant un mois ou encore une personne mi temps durant une ann e Le personnel int rimaire les tudiants et les stagiaires ne sont comptabilis s ni dans les forces de travail r elles ni dans les forces de travail budg t es L cart du mois indique la diff rence entre les charges cumul es budg t es et r elles Quatre situations peuvent se produire o l cart cumul et l cart du mois sont positifs le bonus a tendance augmenter e l cart cumul est positif alors que P cart du mois est n gatif le bonus tend diminuer e P cart cumul et P cart du mois sont n gatifs le malus tend s aggraver e l cart cumul est n gatif mais l cart du mois est positif le malus tend se r sotber Si l cart cumul exprim en francs est n gatif alors que le m me cart exprim en EPT mois est positif cela signifie que les salaires moyens r els sont plus lev s que les salaires moyens budg t s 25 Les engagements relatifs aux commandes pass es dans l application de gestion des achats SIRIAC et les factures comptabilis es dans l application comptable ORIAC avant la fin du mois sont compris dans le sui
15. en fonction du co t marginal r el pour leurs cas extr mes Ce montant peut tre revu la baisse par la direction de l tablissement si la revue des cas met en vidence une pratique discutable acharnement th rapeutique par exemple La fr quence des hospitalisations ne correspond pas forc ment au nombre d entr es ou de sorties indiqu s dans le tableau de suivi des flux de patients chapitre 5 Deux raisons peuvent l expliquer o e un patient qui s journe deux reprises dans Punit clinique sera comptabilis deux fois comme flux mais une seule fois dans le suivi des profils de patients e un patient peut tre consid r comme un flux dans une unit m dicale sans qu il apparaisse dans le tableau de suivi des profils de patients c est notamment le cas lorsqu une partie de hospitalisation est sous tratt e par une autre unit On peut tre surpris de voir figurer des patients op r s dans une unit non chirurgicale Cela provient du fait que l affection est d termin e pour l ensemble de Phospitalisation le patient peut parfaitement avoir t op r avant ou apr s son s jour dans une unit non chirurgicale Seules les affections correspondant un revenu r el ou budg t d au moins 100 francs par mois coul figurent dans le tableau Les autres hospitalisations sont regroup es dans la cat gorie Autres affections Les budgets sont calcul s sur une base annuelle On peut donc observe
16. es Il peut en r sulter des retards de saisie des diagnostics qui peuvent leur tour engendrer des carts aberrants Il est donc important de v rifier que la cat gorie Hospitalisations achev es sans diagnostic cod n est pas trop fournie profil des patients s rie 10 UB Les co ts marginaux r el et standard sont calcul s l aide des formules 4 7 les lourdeurs r elle et standard selon les formules 8 et 9 alors que les formules 10 et 11 servent calculer la position du curseur dans la cible Les cas extr mes sont exclus des calculs L indice de s v rit kappa est introduit pour tenir compte du fait qu groupe d affections identique les patients ne pr sentent pas des probl mes de sant de m me s v rit Il vise corriger les imperfections de la typologie des affections il est calcul pour chaque unit m dicale Les formules 4 11 s appliquent toutes des co ts marginaux cumul s sur la p riode qui s tend du 1 janvier au 15 du mois 31 d cembre pour l ensemble de Pexercice Formules 4 11 Confrontation des co ts la lourdeur des patients Formule 4 Cjk Zip Mix Formule 5 0 Zip Ex Formule 6 Kk ECikMix EC Formule 7 Ck EjCixMix ZiNjk Formule 8 C k Kk ZjC N x Zink Formule 9 Ik Kk EjC Mix En Formule 10 abscisse du curseur lk C x C k Formule 11 ordonn e du curseur Ck C k C x o Ck est le co t r el de l a
17. ffection j dans l unit m dicale k cj estle co t standard de l affection j ck estle co t r el moyen dans l unit m dicale k cx estle co t standard dans Punit m dicale k xk est l indice de s v rit de l unit m dicale k il est gal au rapport entre les co ts observ s dans l unit k et dans l ensemble des unit s de l tablissement pour un m me profil des patients lk est la lourdeur r elle des hospitalisations plac es sous la responsabilit m dicale k nx estie nombre r el d hospitalisations li es l affection j et plac es sous la responsabilit de l unit m dicale k nik est le nombre standard d hospitalisations li es l affection j et plac es sous la responsabilit m dicale k qx est le nombre r el de points fournis par unit f pour les hospitalisations li es l affection j et plac es sous la responsabilit de l unit m dicale k qy est le nombre standard de points fournis par l unit f pour les hospitalisations li es l affection j pt estle prix de cession du point fourni par l unit f 13 3 TABLEAU SYNOPTIQUE 3 1 G N RALIT S Le tableau synoptique regroupe sur une seule page les principaux indicateurs et descripteurs n cessaires la gestion d une unit clinique Les valeurs r elles sont mises en rapport avec les valeurs standard en indiquant chaque fois les situations mensuelle et cumul e depuis le d but de exercice Certains standards sont le fruit de n gociations comme le
18. h teli res aux patients 46750 Restauration du personnel 46770 Chambres d h tel publiques 46772 Restauration publique 46775 Kiosques 46779 Autres prest h tel publiques li es aux activit s princip 46800 Remboursements frais de contentieux et int r ts de retard 46805 R cup rations de cr ances amorties 47000 Livraisons de repas des tiers 47002 Cabines t l phoniques 47003 Caf t ria publique 47005 Distributeurs automatiques 47007 Manifestations et congr s 47300 Loyers des b timents d exploitation 47305 Loyers du personnel b timents Etat de Vaud 47306 Sous locations du personnel 47350 Loyers des surfaces commerciales non soumises la TVA 47500 Parking 47900 Autres prest la client le li es aux activit s accessoires 47901 Autres prestations la client le des syst mes de s curit 47950 Autres prest au personnel li es aux activit s accessoires 47990 Prestations audio visuelles 47993 Prestations de reprographie 47998 Prestations des ateliers d occupation 47999 Autres prest des tiers li es aux activit s accessoires A eu 29 8 BIBLIOGRAPHIE Eggli Y Yalcin T Basterrechea L Le syst me d information dirigeant des Hospices conception g n rale Lausanne Hospices cantonaux Raison de sant 5 1997 Office f d ral de la statistique Statistique des h pitaux conception d taill e 1997 Berne Office f d ral de la statistique 1997 Yalcin T Seker E Beroud C
19. idation e unit s de base 50 UB e unit s de gestion 50 UG e unit s de direction 50 UD Le tableau pr sente en ligne la nature des professions et en colonne le volume des charges r elles ou budg t es exprim es en francs ou en quivalents plein temps EPT La premi re partie du tableau fournit des informations synth tiques par cat gorie professionnelle pour l ensemble de Punit de base La seconde partie fournit des informations d taill es par profession pour chaque unit de personnel Les charges salariales comprennent le salaire brut les charges sociales patronales les indemnit s fixes privat docent article 51 etc ainsi que la provision pour le 13 me salaire Les indemnit s variables Cest dire qui changent chaque mois comme les indemnit s de garde de piquet de travail de nuit etc figurent s par ment de m me que les heures suppl mentaires les allocations familiales et les gratifications Les remboursements correspondent aux montants re us lors de cong maternit ou de service militaire par exemple L ajustement permet de faire co ncider les montants des tableaux de suivi aux donn es comptables Deux rubriques budg taires suppl mentaires sont pr vues e les gains de mutations correspondent au gain esp r par le remplacement de personnel exp riment par du personnel plus jeune moins co teux e les r serves destin es couvrir des impr vus une r serve n gative signifi
20. leur nettement inf rieure aux co ts direct et complet Le calcul de ce tarif est fond sur les consommations observ es en 1995 pour chaque groupe d affections et sur le prix de cession adopt pour le march interne du CHUV tableau 2 Le graphique de gauche indique quelle est l volution du co t moyen des hospitalisations mois apr s mois Les cas extr mes ne sont pas inclus dans le calcul de la moyenne Le graphique de droite a la forme d une cible dans laquelle se d place un curseur Le co t r el cumul est plac en ordonn e la lourdeur en abscisse La graduation 0 indique le co t standard 11 xD Inversement si le curseur se situe dans le quartier inf rieur gauche on en d duit que les affections pr sent es par les patients sont plus l g res ceci s expliquant par un co t par cas plus faible Un positionnement du curseur dans le quartier sup rieur gauche est le plus inqui tant les patients sont moins lourds mais plus chers Une forte variation mensuelle des co ts est habituelle la lourdeur des patients hospitalis s n tant que rarement stable Il est donc essentiel de se reporter au graphique de droite En cas de doute sur la lourdeur des patients il peut tre int ressant de la confronter aux prestations demand es tableaux de la s rie 30 UB qui voluent g n ralement en parall le Il mest pas rare que les dossiers parviennent tardivement au Centre des archives m dical
21. nt d exclamation devraient aider le lecteur faire le tri entre ces quatre explications D La fl che est une invitation entrer de mani re plus formelle dans les d finitions pr cises des indicateurs ou des descripteurs Chaque s rie de tableau porte un num ro suivi du code du niveau hi rarchique concern La palette des tableaux disponibles au CHUV est d crite dans le tableau 1 Pour les institutions psychiatriques certains tableaux ne seront mis disposition que dans le courant de l ann e 1997 Tableau 1 Liste des tableaux S rie Unit de base UB Unit de gestion UG Unit de direction UD 00 Tableaux de bord 00 UB 00 UG 05 Tableaux synoptiques 05 UB 10 Suivi des profils de patients 10 UB 10 UG 10 UD 20 Suivi des flux de patients 20 UB 20 UG 20 UD 30 Suivi des prestations demand es 30 UB 30 UG 35 Suivi des prestations fournies 35 UB 40 Suivi des pertes et profits 40 UB 40 UG 40 UD 50 Suivi des charges salariales 50 UB 50 UG 50 UD 60 Suivi des autres charges 60 UB 60 UG 60 UD 69 Suivi de l enveloppe 69 UB 70 Suivi des revenus hors enveloppe 70 UB 70 UG 70 UD 2 2 1 TABLEAU DE BORD G N RALIT S Un tableau de bord peut contenir au maximum quatre familles de graphiques qui d crivent mensuellement 1 l volution de la situation financi re 2 l volution du taux occupation des lits 3 4 l volution de la dotation en personnel infirmier l volution des co
22. nts peuvent expliquer un cart budg taire des revenus et donc une perte L enveloppe est attribu e globalement une unit de base Or il est commode de pouvoir suivre les pertes et profits une chelle plus fine L enveloppe E des unit s de personnel ou des unit s op rationnelles est g n ralement calcul e selon la formule 15 La r gle de calcul de lenveloppe des directions d unit s de base cliniques est plus compliqu e elle est fournie dans la section 6 4 Formule 15 Calcul de Penveloppe pour les unit s non cliniques Enveloppe S C R o S est le montant budg t pour les charges salariales C est le montant budg t pour les autres charges R est le montant budg t pour les revenus hors enveloppe L cart budg taire est gal au montant cumul r el moins le montant cumul budg t sauf pour les charges o la r gle inverse s applique Cette exception est justifi e par deux raisons 1 la tradition qui consid re qu une charge inf rieure au budget est un cart positif car il permet de constituer une r serve 2 cela permet de d composer les pertes et profits en cinq carts budg taires qui s additionnent formule 16 23 6 2 CHARGES SALARIALES Les tableaux de suivi des charges salariales indiquent le volume des charges li es a la r mun ration du personnel ainsi que les forces de travail correspondantes Ces tableaux sont disponibles trois niveaux de consol
23. oisie pour repr senter les carts entre les dotations en personnel infirmier requis et r el les p nuries et les surplus de personnel tant consid r s comme quivalents la m thode des carts relatifs est retenue pour mettre en rapport les co ts r els et standard 2 2 PERTES ET PROFITS Les carts cumul s sont indiqu s en distinguant l enveloppe les revenus hors enveloppe les charges salariales les prestations demand es sur le march interne et les autres charges Le Le graphique situ sur la gauche du tableau d crit l volution mois apr s mois de la situation financi re Une valeur positive indique un profit une valeur n gative une perte Le graphique situ sur la droite du tableau ressemble un compteur de vitesse Au bas du cadran figure la perte n gative ou le profit positif cumul depuis le d but de l exercice comptable L aiguille indique l quilibre budg taire pr vu si la situation du dernier mois se poursuit sans changement jusqu la fin de Pann e La situation est saine du point de vue financier si l aiguille s incline vers la droite Elle est probl matique si l aiguille penche vers la gauche Dans ce cas la valeur cumul e figurant au bas du cadran indique le montant rattraper 2 3 OCCUPATION DES LITS Le taux d occupation des lits est calcul chaque heure en divisant le nombre de patients pr sents par le nombre de lits ouverts au m me moment Le nombre de patients
24. pr sents est calcul en incluant tous les types de prises en charge hospitalisation semi hospitalisation ambulatoire condition que le patient occupe un lit d h bergement Les lits du Centre des urgences de l H pital de nuit et des H pitaux de jour ne sont pas compris dans les lits d h bergement Un lit est dit ouvert s il est physiquement pr sent dans la chambre et imm diatement exploitable sur le plan informatique un patient ne peut normalement pas tre hospitalis sans qu un lit ouvert ne lui soit affect Les services ne sont autoris s ouvrir ou fermer des lits qu une fois par semaine au maximum sauf si un ordre permanent est donn par exemple pour fermer une unit de soins le week end Exceptionnellement les lits peuvent tre ferm s statistiquement s ils sont inexploitables en raison d une dotation en personnel insuffisante cf directives de l Office f d ral de la statistique Le taux d occupation journalier est gal au taux d occupation horaire maximal de la journ e Le taux d occupation moyen TOM est calcul partir des taux d occupation journaliers sur l ensemble du mois Le graphique de gauche indique l volution du nombre de lits ouverts et du nombre de patients pr sents au cours du temps L chelle comprend les douze derniers mois en donnant plus de place la p riode r cente Le TOM du mois est repr sent en gris dans la figure de droite entre deux traits figurant
25. r un cart au budget dans les quinze premiers jours de janvier par exemple simplement parce que Pactivit est moindre durant cette p riode 17 5 SUIVI DES ACTIVIT S Ces tableaux fournissent des renseignements sur la nature et le volume des prestations demand es ou fournies par une unit selon deux niveaux hi rarchiques o prestations demand es par les unit s de base 30 UB e prestations fournies par les unit s de base 35 UB e prestations demand es par les unit s de gestion 30 UG Le volume des prestations est mesur en points et en francs selon la tarification du march interne co ts marginaux standard Le m me tarif s applique pour la vente et Pachat des prestations Les prestations sont factur es l unit principale cf section 2 2 Deux conditions doivent tre remplies pour qu une prestation soit factur e Punit cliente e elle doit avoir t fournie un patient hospitalis e Punit cliente ne fait pas partie de la m me unit de base que Punit fournisseuse Ainsi une prestation de l unit infirmi re de chirurgie septique est factur e Punit m dicale de chirurgie g n rale Mais cette m me prestation n est pas factur e si elle est fournie par Punit infirmi re de chirurgie g n rale La seule exception est celle de Punit fournisseuse de physioth rapie qui est factur e Punit de thumatologie bien que ces deux unit s appartiennent la m me unit de base
26. s conception g n rale Lausanne Hospices cantonaux 1997 CHF 10 Eggli Y Basterrechea L Beroud C Halfon P Nguyen N Perret A Seker E Yalcin T Tableaux de bord et de suivi conception d taill e Lausanne Hospices cantonaux 1997 CHF 10 Bulletin de commande adresser Je d sire recevoir A Padresse suivante Service d dition et de diffusion SED Institut universitaire de m decine sociale et pr ventive 17 rue du Bugnon CH 1005 Lausanne T l phone a a41 213147277 T l fax a a 41213147373 e mail Claude Muhlemann inst hospvd ch Nombre d exemplaires La liste compl te de nos titres Nom et pr nom rre Institution Rue NPA Ville T l phone t l fax 1 E ra1sons de sant
27. s budgets d autres sont donn s ici titre indicatif comme pour les dur es d hospitalisation et les taux d occupation Lorsqu aucun standard n est disponible les valeurs observ es en 1995 servent de r f rence Un cart est gal la valeur r elle moins la valeur standard exception des charges o la r gle inverse s applique 3 2 INDICATEURS Les d finitions des taux d occupation moyens des lits l ad quation de la dotation infirmi re et des co ts d hospitalisation sont les m mes que pour les tableaux de bord chapitre 2 Deux indicateurs suppl mentaires sont introduits dans les tableaux synoptiques la dur e moyenne d hospitalisation et le taux de mortalit La dur e moyenne d hospitalisation est calcul e en d nombrant le nombre de minutes de pr sence du patient entre son admission et sa sortie de l h pital apr s avoir retranch les ventuelles p riodes de cong La dur e est exprim e en journ es en divisant le nombre de minutes totales par les 1440 minutes qui forment une journ e Afin de ne pas l ser les unit s qui ont d velopp les semi hospitalisations au d triment des hospitalisations les semi hospitalisations d un jour sont prises en compte dans le calcul de la dur e moyenne d hospitalisation cf formule 13 Les cas extr mes sont galement inclus Le taux de mortalit intra hospitali re est d fini comme le rapport entre le nombre de patients d c d s Ph pital et le nom
28. terne tableau 2 Les cas extr mes ne sont pas inclus dans le calcul des co ts ils sont d finis comme des hospitalisations dont le co t d passe le centile 75 de plus de six intervalles inter quartiles centile 75 centile 25 Ces cas extr mes repr sentent moins de 2 des hospitalisations mais pr s de 10 des co ts marginaux Toutes les prestations sont prises en compte ind pendamment de Punit m dicale infirmi re ou h bergeante qui prend en charge le patient L ensemble des co ts sont affect s Punit principale Cette derni re est Punit m dicale en charge du patient au moment de sa sortie du centre des urgences Si le patient est transf r des unit s m dicales soins intensifs de m decine obst trique Punit principale est celle qui a re u le patient Le co t d hospitalisation varie videmment en fonction du profil des patients Il est donc n cessaire de confronter le co t d hospitalisation la lourdeur des patients Cette derni re est d finie comme le co t qui serait observ si les co ts marginaux r els par affection taient gaux aux co ts marginaux standard L enveloppe allou e aux unit s de base cliniques du CHUV varie en fonction du profil des patients Un tarif a t fix pour chaque groupe d affections de mani re tenir compte des charges suppl mentaires ou conomis es par hospitalisation en plus ou en moins m thode du co t marginal Le tarif est donc fix une va
29. vi des autres charges Les commandes de biens et de service ne sont pas prises en compte dans le suivi des autres charges du mois de d cembre si elles n ont pas t livr es le 31 d cembre au plus tard cf section 6 1 6 4 ENVELOPPE Les enveloppes des unit s de base du CHUV sont compos es e d une enveloppe fixe e d une enveloppe variable par affection correspondant au montant r el cumul des tableaux de suivi des profils de patients s rie 10 e d une enveloppe variable par prestation correspondant au montant r el cumul des tableaux de suivi des prestations fournies s rie 35 e une enveloppe variable pour les cas extr mes correspondant au montant figurant dans la colonne du m me nom dans les tableaux de suivi des profils de patients s rie 10 e d une enveloppe variable pour les proth ses et les implants L enveloppe octroy e aux unit s de base tient donc compte du volume de client le et du volume de l activit fournie La partie variable est calcul e sur la base des co ts marginaux Les enveloppes des unit s de base des autres tablissements sont fixes et ne donnent donc pas lieu un suivi 6 L enveloppe variable pour les proth ses et les implants vise r partir les montants correspondant aux diff rentes unit s de base Ces prestations n ayant pas pu tre introduites dans le tarif par affection elles sont introduites dans une enveloppe s par e formule 1
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