En tant que responsable de département, vous
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1. A son d part l application devient alors inutilisable et certaines donn es risquent de se perdre au d triment de votre d partement Enfin si l entreprise ex cute un upgrade ou ins talle la nouvelle version d un outil les connaissances de l utilisateur risquent d tre trop limit es pour qu il parvienne adapter son application et convertir ses donn es L ASPECT TECHNIQUE Au fond que se passe t il under the hood sous le capot Jusqu pr sent les seules choses que vous ayez vues sont des crans et des listes mais qu en est il des bases de donn es et des programmes Du ou des serveur s et du r seau Autant de ques tions auxquelles pourra r pondre le d partement IT de votre entreprise gt gt pa VOTRE DOSSIER INFORMATIQUE POUR CHAQUE APPLICATION VOTRE DOSSIER DOIT RENFERMER LES INFORMATIONS SUIVANTES e Quelles donn es l application permet elle de stocker Exemples clients fournisseurs factures sortantes factures entrantes produits commandes paiements e Quels traitements l application ex cute t elle Exemples calculs d int r ts cl tures mensuelles recherche de toutes les factures impay es e Impression des principaux crans Le simple fait d observer ces impressions d cran vous remettra rapidement l application en m moire e Exemples des principales listes ou feuilles de calcul produites par l application e Quel utilisateur conna t bien l applicatio2. BU SINESS informatique LE INFORM En tant que responsable de d partement vous connaissez bien votre personnel et le travail qu il ex cute En fait le seul aspect que vous avez du mal d chiffrer est votre informatique un enchev tre ment inextricable de progiciels logiciels sur mesure feuilles de calcul et bases de donn es personnelles Comment vous faire une id e des syst mes IT qu utilise votre d partement Comment constituer votre dossier informatique personnel Smart Busi ness Strategies vous met sur la piste L APPLICATION COMPTABLE Commencez de pr f rence par l picentre administratif de votre entreprise la comp tabilit Vos comptables utilisent proba blement un progiciel choisi en fonction des exigences de la l gislation belge et de l ventuelle maison m re Assur ment ce progiciel traite les donn es relatives aux clients ainsi qu aux fournisseurs et leurs factures et g n re les listes pr vues par la loi Mais ce n est peut tre pas tout De mandez quelles sont ses fonctionnalit s suppl mentaires Vous pourriez d couvrir des fonctions utiles dont vous ne soup onniez m me pas l existence Empruntez EN CHRISTIANE VANDEPITTE le manuel d utilisation du progiciel pen dant un jour et parcourez tous les titres de la table des mati res Peut tre rep rerez vous des fonctions que m me les utilisa teurs ne connaissent pas Les utilisateurs ont ils imp
3. aits L appli cation prend elle en charge tout ce dont ils ont besoin ou traitent ils certaines donn es s par ment sur papier ou l aide d une feuille de calcul Dans ce cas suspectez d ventuels doubles encodages et de l une perte de temps et un risque d erreur plus lev Smart Business Strategies 06 2005 26 LOGICIEL SUR MESURE LABOR PAR UN FOURNISSEUR IT Votre personnel utilise t 1l une application labor e sp cifiquement pour votre entre prise par un fournisseur IT Vous voil alors arriv votre troisi me arr t Ici en core nqui tez vous des fonctionnalit s de l application et de la satisfaction des utili sateurs L application r sulte d une colla boration entre une poign e d utilisateurs et les analystes du fournisseur IT Ces uti lisateurs travaillent toujours dans votre d partement Vous avez de la chance Sinon il ne vous reste qu prier pour que la do cumentation soit lisible et compl te LOGICIEL SUR MESURE LABOR EN INTERNE Votre personnel emploie t 11 une applica tion labor e par vos propres informati ciens Profitez alors de cette quatri me pause pour d couvrir les fonctionnalit s de l application et vous enqu rir de la sa tisfaction des utilisateurs Encore une fois vous risquez d ouvrir une bo te de Pandore Peut tre le logiciel ne correspond 1l pas la m thode de travail de votre personnel Peut tre les erreurs si gnal es ne sont
4. elles jamais corrig es Peut tre les utilisateurs vivent ils sur le pied de guerre avec les informaticiens Quoi qu il en soit ne vous forgez une opinion qu apr s avoir rencontr les informaticiens en ques tion Grande est la probabilit qu ils vous ra content une toute autre histoire TABLEURS ET BASES DE DON N ES PERSONNELLES Quand malgr ses bases de donn es pro grammes de saisie et historiques un logiciel ne suffit pas les utilisateurs cr ent leurs propres applications Gr ce aux outils ac tuels Ms Excel Ms Access et autres ce n est d ailleurs pas si difficile le plus souvent 1l leur suffit d exporter des donn es au d part d un progiciel et de se mettre au travail Pourtant cette fa on de faire n a pas que des avantages Alors qu une application programm e valide l input de l utilisateur et r agit notamment lorsqu il encode un num ro de TVA erron ou effectue un trai tement non autoris une application per sonnelle ne pr voit aucune ratification En outre le nombre de sauvegardes est parfois insuffisant car l application se trouve sur le PC de l utilisateur d veloppeur et non sur le serveur Par ailleurs l utiisateur ne conna t pas n cessairement toutes les pos sibilit s de son outil et son travail manque peut tre de logique Il se peut aussi qu un utilisateur connaisse fort bien son outil et exploite ses connaissances chaque fois qu il utilise l application
5. es m mes questions Quand un infor maticien explique quelque chose un utilisateur ce dernier ne relaie pas l information aupr s de ses col l gues e Lesutilisateurs ne pr tent aucune at tention aux messages d erreur de l application ils r pondent Oui Non Annuler sans m me r fl chir e Les utilisateurs pensent que l appli cation estintelligente ce qui n est pas le cas L application ne leur vite de faire des b tises que dans une certai ne mesure Quand les utilisateurs nous appel lent pour r soudre un probl me la premi re chose que nous leur de mandons est de nous raconter en d tail ce qu ils ont fait Ils en sont indi gn s Or sans conna tre l origine de l erreur impossible pour nous de la r soudre e Les utilisateurs qui nous t l pho nent pour signaler un probl me s ex priment tr s mal Nous devons faire preuve d une bonne dose de patien ce et de psychologie pour com prendre par t l phone ce qui se pas se Or tout ce que nous leur deman dons c est de relater les v nements chronologiquement en commen ant leur r cit quand tout allait enco re bien de restituer avec exactitude le message d erreur de l application et surtout de nous contacter imm diatement et pas deux jours plus tard e Les utilisateurs ne comprennent ni nos difficult s ni nos priorit s PRINTERS
6. n C est cette personne que vous poserez vos questions relatives aux fonctionnalit s de l application e A qui devez vous vous adresser pour l aspect informatique D PRINTERS Quels rapports les informaticiens entre tiennent 1ls avec les utilisateurs de votre d partement Les deux groupes collaborent ils changent ils des informations com prennent ils leurs probl mes respectifs Quid des progiciels et des logiciels sur me sure Les informaticiens disposent ils de la documentation des bases de donn es et des programmes Ont ils de bons contacts avec les fournisseurs Attendez vous ici aussi une kyrielle de griefs moins bien s r que vous ne travaillez dans une entre prise particuli rement bien organis e L ASPECT FINANCIER Une fois remis de votre entretien avec les informaticiens retournez au d partement comptabilit non plus pour discuter de l application mais pour r clamer des chiffres En fait l information que vous cherchez se trouve dans un compte g n ral de classe 6 combien tout cela vous co te t il Quels frais IT sont imput s votre d partement et lesquels sont la charge de l entreprise Combien versez vous chaque ann e vos diff rents fournisseurs Avant d entreprendre la moindre action lisez attentivement les contrats que vous trouverez probablement au d partement comptabilit ou informatique Quels sont vos droits et devoirs Existe t il u
7. n Service Level Agreement Ce p lerinage aupr s de tous les interve nants vous en aura appris des choses sur la fa on dont l informatique soutient vos pro cessus d entreprise Il ne vous reste plus qu confectionner votre propre dossier in formatique GRIEFS DES UTILISATEURS ll n existe ni manuel d utilisation ni texte d aide e Le manuel d utilisation est d pass ou incompr hensible pour le profane e L application ne soutient pas tous les traitements des utilisateurs et les oblige recourir un autre syst me en plus e Quand on demande de l aide auxin formaticiens ils commencent par chercher un coupable plut t que de se concentrer directement sur le pro bl me e Les informaticiens ne comprennent ni nos difficult s ni nos priorit s Ce dossier personnel regroupera tout ce que vous devez savoir sur les applications qu utilise votre personnel Consultez le pr alablement toute discussion relative l informatique 1l vous rafra chira la m moire et vous aidera bien pr parer votre r umon C est pour vous la seule fa on de comprendre la nature du probl me de prendre part la conversation et de d cider en connaissance de cause 44 Christiane Vandepitte Christiane Vandepitte skynet be est consultante ind pendante GRIEFS DES INFORMATICIENS e Les utilisateurs ne lisent ni le manuel d utilisation ni le texte d aide e Les utilisateurs posent toujours l
8. rim des listes pour vous montrer ce que fait l applica tion Des extraits de compte par exemple ou des ch anciers chents et fournisseurs Utiisez les dans votre dossier Renseignez vous galement sur les inter faces avec d autres applications Votre ap plication re oit elle ou envoie t elle des donn es de ou vers une autre application font elles l objet Certaines donn es d changes avec des filiales la maison m re ou votre banque La comptabilit est elle de votre ressort Le cas ch ant souciez vous de savoir si les utilisateurs sont satisfaits de l application Disposent ils d un manuel d utilisation cor rect ou d un texte d aide Comment se d roule la collaboration avec le fournisseur Les probl mes sont ils facilement r solus Le fournisseur est il pr t adapter son ap plication aux besoins de votre entreprise Attendez vous ce que votre personnel profite de l occasion pour d verser ses griefs votre gard voir cadre p 29 UN AUTRE PROGICIEL Voil pour la premi re tape Votre d par tement utilise t il un progiciel sp cifique votre secteur Si oui ce sera votre deuxi me escale Demandez aux utilisateurs du progiciel quels processus d entreprise l ap plication soutient quelles donn es elle ren ferme et quels calculs elle effectue Em portez des listes et copies d cran que vous ajouterez votre dossier Les utilisateurs sont ils satisf
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