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Rapport

1. Enfin le mode d attribution des march s relatifs aux adaptations et d veloppements informatiques appelle l observation suivante l ensemble de ces travaux ont t confi s par des conventions successives voquant l application de l article 17 2 24 s San De Ainsi les macro instructions utilis es dans les tableaux de calcul ne sont pas s curis es et n ont pas t valid es par un responsable de service j D veloppement de l application ESUB afin d y int grer le calcul des subventions annuelles dues aux institutions et donc des soldes et remplacement de Hygie Service bruxellois francophone des personnes handicap es 12 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 De de la loi du 24 d cembre 1993 l adjudicataire du march d appel d offres pass le 7 mars 2002 relatif l informatisation du calcul annuel des subventions octroy es dans le secteur relevant du non marchand Certaines applications informatiques ayant cependant une finalit nettement distincte le recours syst matique cette pratique est abusif et contraire la mise en concurrence et au forfait qui constituent les principes de base de la l gislation sur les march s publics Les diff rentes tapes de cette seconde phase du processus de gestion sont reprises dans le diagramme suivant qui identifie le r le jou par les cellules charg es d une part de la tenue du cadastre des travai
2. ces frais sont pris en consid ration selon leur nature dans le cadre des subventions pour frais de fonctionnement ou pour frais personnalisables Cependant dans la pratique ils le sont selon les modalit s sujettes caution d taill es ci dessous par l administration 1 Si la norme d encadrement est puis e les montants des factures sont repris en subvention de fonctionnement secr tariat social comptable r viseur ou en subvention pour frais personnalis s frais de pr paration de repas blanchisserie 2 Si les normes disponibles ne permettent de couvrir qu une partie des factures susvis es il y a r partition de la prise en charge entre la subvention pour frais de personnel la subvention de fonctionnement ou la subvention pour frais personnalis s 3 Si les normes disponibles permettent de couvrir 100 des factures susvis es mais que le centre ne justifie pas ou que partiellement la subvention de fonctionnement ou la subvention pour frais personnalis s la conversion n a alors pas de sens 4 Si les normes disponibles permettent de couvrir 100 des factures susvis es et le centre justifie la subvention de fonctionnement ou la subvention pour frais personnalis s il y a conversion Cette pratique semble en effet contraire aux dispositions r glementaires selon lesquelles les subventions pour frais de fonctionnement ou frais personnalisables sont augment es des frais engendr s par
3. cret de la Commission communautaire fran aise de la R gion de Bruxelles Capitale COCOF du 18 d cembre 1998 le Service bruxellois francophone des personnes handicap es SBFPH assure les missions suivantes au profit des personnes handicap es la diffusion d informations l octroi d aides mat rielles individuelles la mise en uvre de mesures favorisant la r adaptation l orientation l accompagnement la formation et l emploi l accueil de jour et l h bergement Il est galement comp tent pour instruire l agr ment des institutions accueillant ces personnes La dotation au SBFPH a connu une croissance de l ordre de 11 sur les exercices 2005 2007 pour atteindre son terme un montant de 103 142 000 euros soit 33 13 du total des cr dits de d penses non dissoci s de la COCOF pour les mati res d cr tales L examen de la r partition des d penses du Service entre ses principales missions met en vidence limpact financier pr pond rant du subventionnement du secteur de l accueil et de d h bergement qui en repr sente lui seul 70 pour l exercice 2007 En cons quence outre l examen de la fiabilit des comptes et l valuation de la situation financi re du Service la Cour s est attach e appr cier la qualit de la gestion administrative des subventions accord es aux institutions actives dans ce secteur et plus particuli rement de celles relatives aux charges de personnel qui en repr sentent
4. le du respect des limites fix es par les normes d encadrement propres chaque institution ne pr voit pas l adaptation des charges relatives des prestations externes de services qui sont d clar es par les institutions Ces charges sont donc subventionn es 100 sans application d un maximum ventuel fix sur la base Service bruxellois francophone des personnes handicap es 33 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 des normes Seules les r mun rations et charges patronales propres aux institutions sont le cas ch ant r duites proportionnellement au rapport entre les normes d encadrement agr es et les normes d clar es Par ailleurs conform ment aux dispositions r glementaires ces frais sont pris en consid ration selon leur nature dans le cadre des subventions pour frais de fonctionnement ou pour frais personnalisables Cependant dans la pratique ils le sont en m connaissance des dispositions r glementaires qui pr voient le maintien du total des frais li s chaque type de fonction dans des limites fix es par des normes d encadrement sp cifiques qu il s agisse du personnel employ ou des prestataires ext rieurs aux institutions XY d roger autorise donc un subventionnement au del de ces normes limit cependant par le forfait de subventionnement maximum pr vu pour les frais de fonctionnement et les frais personnalisables La r glementation distingue galement n
5. 34 ce taux de 15 34 aff rent au p cule de sortie inclut le p cule simple Cette consid ration n tant pas prise en compte il en r sulte un risque de double paiement de cette partie du p cule Service bruxellois francophone des personnes handicap es 18 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Fichier Institution Salaire ann e feuille transfert R mun et ch sociales DB ESUB Cadre agr pour la p riode consid r e Service bruxellois francophone des person Feuille Synth se comptable Feuille Synth se salaire 62000 R m amp Ch Soc personnel accord Champ Total g n ral Champs Totaux par cat gorie de fonction 62000 R m amp Ch Soc personnel demand Comptes 61200 61201 61202 61203 62300 62110 62111 Comptes cr dits d heures et Rbt assurances 743000 Champs unit s par cat gorie de fonction Feuille 2 3 Champ r mun amp ONSS Champ Normes r elles Champ Normes maximales Champ firmes priv es n O Feuille Page 4 R capitule les prestations de firmes priv es et calcule leur valeur en terme de normes d encadrement Champs montant de factures par type de service Champ r mun ration et ONSS Total apr s v rification des normes Champs unit s calcul des ETP par division des montants factur s par des bar mes annuels Pag
6. 751 73 euros Le solde porte essentiellement sur des montants dus l IRHAM dont le paiement ne peut tre envisag que dans le cadre de la r solution du litige relatif aux cr ances sur cette institution Le tableau suivant pr sente la situation financi re globale du service gestion s par e au 31 d cembre 2007 Recettes D penses 94 143 597 64 94 652 747 27 101 361 318 05 101 694 401 75 112 188 137 12 107 536 814 11 509 149 63 2 118 288 49 6 065 331 93 1 242 048 39 1 996 736 24 2 872 976 34 R sultat budg taire 333 083 70 2 451 372 19 6 481 705 22 3 019 327 22 1 151 034 22 583 079 19 4 651 323 01 2 199 950 82 4 157 117 69 5 261 761 55 5 626 469 32 1 835 243 05 R sultats budg taires cumul s Encours des engagements Dettes Cr ances Tr sorerie Tr sorerie cr ances dettes encours des engagements 8 183 620 42 8 933 077 41 1 957 166 87 Ce tableau r v le une nette am lioration de la situation budg taire et financi re du Service au terme de lexercice 2007 Elle r sulte essentiellement d une part de Service bruxellois francophone des personnes handicap es 28 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 l encaissement d une cr ance de 5 112 831 92 euros vis vis de la R gion wallonne cons cutive l accord de coop ration du 19 avril 1995 portant sur la libre circulation des personnes handicap es dans
7. 84 53 259 82 96 723 64 195 433 19 800 847 65 Subside 2005 19 836 538 65 10 891 965 92 4 494 498 66 12 836 159 31 21 470 118 06 69 529 280 60 CH centres d h bergement E pour enfants A pour adultes ES pour enfants scolaris s CJ centres de jour L examen de ce tableau met en vidence l importance financi re pr pond rante des subventions accord es pour couvrir les frais de personnel des institutions toutes cat gories confondues 2 2 Processus administratif Le processus g n ral de gestion des subventions pour frais de personnel octroy es aux centres de jour et d h bergement requiert l intervention de diff rents services et partenaires du SBFPH et met en uvre des outils de gestion sp cifiques chacune des tapes Le sch ma g n ral de ce processus depuis l agr ment des institutions jusqu la communication aux institutions du montant des subventions d termin es par le Service est pr sent ci apr s en consid rant distinctement les deux principales phases qui le constituent Cette partie du processus de gestion qui n a pas fait l objet d un contr le approfondi est cependant d crite afin de mettre en vidence le r le jou par les services de l inspection de l agr ment et des prestations individuelles dans la production des normes d encadrement propre chaque institution qui sont entre autres la base du calcul des subventions octroy es pour frais de personnel i Le nombre d insc
8. Donn es 2007 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 9 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Nombre de dossiers Nombre de dossiers Temps consacr Taches traiter trait s jours Instruction des plaintes 5 5 32 5 Inspections comptables CH CJ CJES 59 1 11 SA SIS 20 ETA 13 CRF COS SAP 38 Mission d aide et de soutien Aide au secteur 10 15 5 Avis si modification r glementaire 1 0 5 Aide l inspection p dagogique 3 2 laboration du plan comptable 14 5 R dactions circulaires 6 6 Travail administratif 44 Participations aux r unions Secteurs 3 Coordination 4 Cabinet 1 Cellule inspection 15 Groupe simplification administrative 2 Formation de l inspectrice 69 Analyse financi re secteurs CH CJICJES 59 SA SIS 20 ETA 13 5 8 CRF COS SAP 38 Renouvellement agr ments CH CJ CJES 59 SA SIS 20 ETA 13 CRF COS SAP 38 Total 395 31 228 Cette personne est actuellement dans l incapacit de faire face l ensemble du travail requis par les inspections comptables en cours d agr ment et a fortiori par Service bruxellois francophone des personnes handicap es 10 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 celles effectuer dans le cadre de leur renouvellement L observation formul e lors du pr c dent audit de la Cour qui soulignait l incapacit du Service tenir une centrale des bilans l absence
9. agr es ou au nombre de personnes accueillies auxquelles un handicap de cat gorie B ou C a t reconnu Les subventions ainsi accord es couvrant les m mes postes que les subventions financ es par la COCOPF c est lors de la d termination annuelle du solde de subvention qu il en est tenu compte sur la base des informations contenues dans les comptes des institutions En cons quence le risque de double subventionnement a t fortement r duit il se limite essentiellement aux cas de comptabilisations incorrectes des subventions financ es par la Loterie nationale ou l hypoth se d erreurs commises lors de l encodage des comptes des institutions concern es Le recoupement syst matique des informations relatives ce type de subventions telles que renseign es dans la comptabilit des institutions avec celles contenues dans l arr t du coll ge de la COCOF les octroyant permettrait de pr venir efficacement ce risque Lors de la r union contradictoire il a t pr cis qu partir de 2003 m me si le montant du subside Loterie nationale est inscrit pour m moire dans la colonne correspondant celle des frais de fonctionnement son utilisation est examin e au regard des diff rentes interventions subvention de fonctionnement subvention pour frais personnalis s subvention pour frais de personnel et le cas ch ant subvention pour transport collectif A cet effet et pour lever toute ambigu t l admi
10. confront s avec des pi ces justificatives La Cour estimait en outre que si des dons effectu s par les institutions pouvaient tre admis au titre de frais de fonctionnement il convenait de pr ciser lesquels pouvaient l tre La disparition des dons au nombre des charges admissibles a r gl cette question Afin de mettre en place les processus permettant de satisfaire aux observations formul es lors du pr c dent audit de la Cour une fonction de contr leur de gestion a t cr e au 1 janvier 2007 dont les missions sont d crites comme suit y contribuer prioritairement la constitution rigoureuse et ad quate d un budget par la mise en uvre de tableaux de bord proc der l analyse l interpr tation et la communication des carts entre les budgets les subventions et les avances accord es y constituer et analyser des indicateurs pertinents pour la gestion du service tels que l tat d avancement des d comptes des subsides l volution de la mise jour du cadastre et l volution du traitement des demandes des individus v r aliser des audits op rationnels et dans ce contexte participer la v rification du respect des proc dures mises en place ainsi que contribuer l valuation et l am lioration des processus op rationnels dans les diff rents d partements du SBFPH v tablir une base de donn es strat gique pour l analyse de l volution du secteur afin de d terminer
11. des prestations ext rieures pour autant que les normes d encadrements sp cifiques chaque fonction prise en compte pour la subvention en frais de personnel ne soient pas enti rement utilis es Ces dispositions garantissent le maintien du total des frais li s des prestations dans les limites fix es par ces normes qu elles soient assur es par du personnel employ ou des prestataires ext rieurs aux institutions Y d roger autorise donc un subventionnement au del de ces normes limit cependant par le forfait de subventionnement maximum fix pour les frais de fonctionnement et les frais personnalisables s Article 45 de l arr t E1 du 25 avril 2002 et article 46 de l arr t E1 du 25 avril 2002 t Cons cutifs des prestations non assur es par du personnel employ s Articles 44 2 et 46 2 de l arr t E1 du 25 avril 2002 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 20 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 La r glementation distingue galement nettement la prise en charge des travailleurs propres aux institutions par la subvention pour frais de personnel du financement des prestations ext rieures via les autres subventions Le proc d utilis ne respecte pas cette distinction Lors de la r union contradictoire l administration a fait valoir que ces frais sont des d penses admissibles la fois au titre de d penses pour frais de personnel e
12. euros pour les centres de jour et d h bergement dont 2 962 406 73 euros avaient d j fait l objet d un calcul pr cis et 541 275 euros pour les entreprises de travail adapt ETA Eu gard aux l ments expos s ci dessus le montant global des obligations potentielles accumul es de 2001 2006 comptabilis es ou non et relatives au subventionnement des centres de jour et d h bergement et des ETA pouvait tre estim 11 011 808 35 euros fin 2007 Ce montant doit cependant tre appr ci en tenant compte de droits sur des tiers pour la m me p riode estim s 8 463 111 29 euros au 31 d cembre 2007 dont 4 496 601 36 euros ne sont pas comptabilis s La situation financi re globale du Service fin 2007 valu e par sa tr sorerie augment e de ses cr ances et diminu e de ses dettes et engagements et en tenant compte de ses obligations et ses droits non comptabilis s estim s pour la seule p riode 2001 2006 est tr s largement n gative Elle tait en effet de 4 299 287 09 euros montant quivalent 4 17 de la dotation per ue pour cet exercice L impact des subventions 2007 non encore comptabilis es estim par le solde des subventions tabli 1 949 831 38 euros diminu des cr ances non comptabilis es n es en 2007 raison de 159 309 16 euros repr sente quant lui une charge potentielle suppl mentaire de 1 790 522 22 euros Les co ts de subventionnement annuels moy
13. la base de donn es ne suffisait pas en l absence de tableaux exploitables pour r aliser une analyse syst matique des tendances Cette information ne lui a pas t fournie En cons quence l objectif voqu ci dessus n a pas t atteint A l occasion de la r alisation de l audit de la Cour une collaboration avec la contr leuse de gestion a t tablie afin d valuer la qualit du processus d encodage des informations n cessaires au calcul des avances de subvention et la tenue du cadastre des travailleurs 3 COMPTABILIT ET SITUATION FINANCI RE DU SERVICE 3 1 Cadre r glementaire L examen du cadre l gal et r glementaire du Service a mis en vidence le non respect de certaines dispositions l gales ou r glementaires relatives sa gestion budg taire comme l avait d j r v l le contr le des comptes 2001 2004 Ainsi l arr t du coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 ne comprend toujours pas de dispositions relatives la limitation des reports telles que pr vues par le point 7 de l article 140 des lois sur la comptabilit de l tat le plan comptable du SBFPH accept par l Inspection des finances nest pas approuv par le membre du coll ge charg de la Politique de l aide aux personnes handicap es et en contravention de l article 48 des lois coordonn es le contr leur des engagements n est pas d sign par arr t 3 2 Proc dures en d penses et en recettes En p
14. lacunes des syst mes de gestion voqu es ci dessus r sultent la fois de la grande complexit et de l volution constante de la r glementation relative l aide aux personnes handicap es et des manquements dans l analyse la planification l int gration et la budg tisation du d veloppement des applications qui ont pr valu jusqu l tablissement du sch ma directeur informatique pour les ann es 2006 2009 La conclusion de ce document qui value le co t du mat riel et des applications devant tre acquises ou d velopp es en interne pour l ensemble de l administration de la COCOF a t pr sent e son coll ge en mai 2007 Elle chiffrait le budget n cessaire pour cette p riode 1 616 631 euros dont 981 861 euros de nouveaux cr dits Le montant n cessaire l adaptation des applications informatiques utilis es par le service gestion s par e y tait globalement valu 1 153 269 euros dont 575 269 euros de cr dits pourvoir parmi lesquels ceux destin s couvrir la premi re des quatre tranches annuelles de 250 000 euros devant permettre de lancer une proc dure de march public afin d achever et d int grer les applications voqu es ci dessus entre elles et avec le logiciel comptable et budg taire Le programme d investissement pr sent par ce sch ma a t refus le cr dit annuel destin l int gration des applications informatiques tant ramen 30 000 euros
15. lune dans l autre ces normes tant en outre non fiables voir le point 2 2 1 La qualit de cet encodage n a pas t examin e par la contr leuse de gestion vu limportant investissement en autoformation n cessaire pour accomplir ce contr le r sultant de la grande complexit de la r glementation relative cette mati re Service bruxellois francophone des personnes handicap es 15 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Montant global annuel des subventions pour frais de personnel Le calcul du montant annuel des subventions est r alis via une succession de tableaux lectroniques regroup s pour chaque institution en trois classeurs dont les finalit s sont les suivantes v le premier classeur cadastre est destin adapter les tableaux identifiant les donn es propres chaque travailleur afin d y int grer les modifications intervenues en cours d ann e enregistr es dans le cadastre du personnel tabli via l application ESUB v le deuxi me classeur calcul salaire sert d terminer le montant des diff rents l ments constituant la subvention pour r mun ration du personnel des institutions v le troisi me classeur solde permet d int grer les donn es comptables transmises par les institutions et de calculer les subventions annuelles globales qui leur sont communiqu es pour accord Enfin un fichier particulier info calcul contient la
16. payer 3 335 039 84 1 187 511 99 313 599 46 3 335 039 84 4 836 151 29 WI Y 1 180 447 00 k Uk 1 180 447 00 1 295 934 69 Total A payer 6 297 446 57 1 187 511 99 541 275 01 762 319 39 6 838 721 58 8 788 552 96 S L accord pr voit un syst me de r trocession entre la COCOF et la R gion wallonne sur la base du nombre de personnes handicap es plac es dans une institution d un de ces deux pouvoirs et domicili es sur le territoire de l autre Il institue galement une commission de coop ration paritaire charg e d adresser un rapport annuel aux ex cutifs et de d terminer pour le 31 mars de l exercice le montant des r trocessions La cr ance totale de la COCOF sur la R gion wallonne ent rin e par commission de coop ration mise en place dans le cadre de cet accord de coop ration avec la R gion wallonne s levait pour la p riode 1999 2006 9 810 773 33 euros dont une avance de 7 500 000 euros a t vers e par la R gion wallonne raison de 5 112 831 92 euros au SBFPH et de 2 387 168 08 euros la tr sorerie de la COCO le solde de 2 310 773 33 euros devant galement b n ficier ult rieurement cette tr sorerie 7 Projet W2001991 7 Voir le point 2 2 1 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 29 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Pour la p riode 2001 2006 la sous valuation de l encours des engagements peut tre estim e 6 297 446 57
17. quant elles totalement t r cup r es dans le courant de l exercice 2008 L L IRSA a contest le remboursement de subventions vers es par la Loterie nationale en 2001 pour les exercices 1997 1998 et 1999 r clam suite un double subventionnement A cette fin PIRSA a introduit un recours devant le Conseil d tat en 2007 D but 2008 le Conseil d tat a rejet la demande de suspension s Pour les institutions IRHAM et CERDA concurrence respectivement de 747 345 12 et 20 048 10 euros Service bruxellois francophone des personnes handicap es 27 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Tiers cr diteurs dettes Toutes autres prestations ETA interv dans r m amp ch sociales CJ amp CH subventions Initiatives Communaut fran aise Tiers fournisseurs Recettes ventiler Total bilan 2007 859 00 753 339 09 4 409 207 83 20 937 78 76 168 52 100 00 1 149 33 Op rations enregistr es en 2007 Relatives 2007 859 00 1 361 891 00 17 200 00 76 168 52 100 00 Relatives d autres exercices 753 339 09 2 814 998 95 3 737 78 Op rations enregistr es au cours des ann es ant rieures 232 317 88 1 149 33 TOTAL CREDITEURS 5 261 761 55 1 456 218 52 3 572 075 82 233 467 21 La dette globale comptabilis e au 31 d cembre 2007 a t r gl e dans le courant de l exercice 2008 concurrence de 4 623
18. un r f rentiel pertinent pour l analyse du budget i Dont entre autre l imputation correcte des subsides en capital financ s par la Loterie nationale Voir le point 2 2 1 consacr l inspection Suite l adoption des annexes 2 de l arr t E1 du 25 avril 2002 et de l arr t E2 du 18 juillet 2002 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 23 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Dans le cadre ainsi d fini l objectif du travail de la contr leuse de gestion depuis son entr e en fonction a t de rechercher les causes de l accroissement g n ral des avances mensuelles pay es pour les centres de jour et d h bergement et d examiner l hypoth se selon laquelle cette augmentation serait due la combinaison de trois facteurs l volution globale de l anciennet bar mique l indexation des bar mes et l augmentation des normes d encadrement suite l aggravation des cat gories de handicap des personnes accueillies Force est de constater que l accomplissement de cet objectif a rencontr des difficult s qui ont compromis sa r alisation En particulier afin de r aliser cette analyse la contr leuse de gestion a demand disposer des informations relatives aux normes d encadrement et au personnel subventionn pour l ensemble des centres de jour et d h bergement sous format lectronique par extraction de la base de donn es ESUB puisque l acc s
19. version actualis e des variables n cessaires aux calculs effectu s dans les deux derniers classeurs mentionn s ci dessus La logique la validit et la r gularit de l ensemble des algorithmes utilis s pour le traitement de l information au travers des documents mentionn s ci dessus ont t valu es Toutes les informations contenues dans le fichier info calcul ont galement fait l objet d un examen et ont t recoup es avec les bases l gales et r glementaires d application pour chacune d elles Ces analyses aboutissent un constat g n ral commun toutes les tapes voqu es dans le pr sent chapitre et font appara tre des irr gularit s sp cifiques chacune d elles gt Constat g n ral Outre les erreurs ponctuelles inventori es ci dessous il convient de souligner la grande fragilit du syst me de gestion utilis qui d velopp sur tableur par un des gestionnaires charg du calcul des soldes n cessite chaque ann e de nombreuses adaptations de formules lesquelles ne peuvent dans l tat actuel des comp tences disponibles tre effectu es que par ce m me gestionnaire Le calcul pr cis des sommes dues aux institutions charg es de l accueil et de l h bergement des personnes handicap es au titre de subvention pour frais de personnel repose donc essentiellement sur la disponibilit et la comp tence d un seul agent De type Excel 33 ig ez 5 NETER Afin de se r f rer
20. 3 Sa En outre les modules de gestion des volets emploi et prestations individuelles ne faisant pas partie du processus de gestion d crit ici sont particuli rement peu conviviaux et ne permettent pas l dition de statistiques fiables Service bruxellois francophone des personnes handicap es 11 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 relatives aux personnes accueillies et de doutes quant la qualit des algorithmes de calcul des normes d encadrement Les d ficiences de ces applications imposent au service charg de la fixation des normes d encadrement de les calculer sur tableur pour chaque institution afin de confirmer les r sultats fournis par l application CNE Cette situation qui prolonge le temps n cessaire pour la fixation des nouvelles normes contribue en augmenter le d lai de notification aux institutions concern es par cons quent il arrive dans certains cas qu une partie du pr avis des personnes ventuellement licenci es soit prest e au cours de l ann e pour laquelle la nouvelle norme est d application et donc de facto son d passement Bien que la fiabilit du proc d utilis par d faut pour le calcul des normes d encadrement n ait pas fait l objet d une valuation le risque d erreur ce niveau du processus administratif ne peut tre n glig eu gard la grande complexit de la r glementation relative cette mati re Les
21. COUR DES COMPTES Service bruxellois francophone des personnes handicap es Contr le des comptes des ann es 2005 2006 et 2007 Rapport de la Cour des comptes transmis l Assembl e de la Commission communautaire fran aise Rapport adopt le 2 mars 2010 par la chambre fran aise de la Cour des comptes TABLE DES MATI RES INTRODUCTION unian anaa ainaani aaia ate nus names aia aaa a talent Aaaa aiaia tenta 3 MISSION STATUTAIRE 22055 dre ssnnenesannene sale dti etes lue en antunessetndte nier 4 2 1 Secteur des centres de jour et d h bergement sssssssssssunnnennnnnnnnnnnnnnnnnn nnne nnne 4 2 2 Processus administratif seems 5 2 3 Suivi des remarques formul es lors du pr c dent contr le de la Cour 21 COMPTABILIT ET SITUATION FINANCI RE DU SERVICE see 24 3 1 Cadre r glementaire 24 3 2 Proc dures en d penses et en recettes 24 3 3 Compte de bilan et situation financi re du Service ssssssssssnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 26 3 4 Compte d ex cution du budget et compte de r sultats 31 3 5 Compte du comptable ss aaaea da iaa aai idae danagidan adaa iienaa iaai dasida 31 CONCLUSIONS raa aaaea a EA EEA AA EAA RA AAAA AEEA A ANENE TAARA EA 31 R PONSE MINIST RIELLE inner 34 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 2 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 1 INTRODUCTION Institu sous la forme d un service gestion s par e par le d
22. al correspond donc 100 de la r mun ration moyenne brute gagn e pour les prestations variables au cours des douze mois qui pr c dent celui au cours duquel les vacances sont prises 4 Si le salaire calcul par l administration est sup rieur au salaire d clar par l institution le montant pris en consid ration est le montant fix par l institution major de la diff rence entre le salaire administration et le salaire institution La somme de ces deux termes correspond au salaire fix par l administration Le traitement de cette hypoth se est donc en contradiction avec la r gle selon laquelle en cas de diff rence entre les montants fix s par l administration et par l institution c est le montant le plus faible qui est pris en consid ration 41 POP f i y EEY PEA Par application d un taux de p cule simple de vacances de 8 la r mun ration de l ann e ant rieure adapt par le rapport nombre de jours de cong s non pris nombre de jours de cong accord s z De la partie relative au p cule simple en effet ce p cule correspond au salaire pour les jours de cong non pris qui pourront l tre ult rieurement la sortie le double p cule ayant quant lui t pay Ce montant n est donc d que dans l hypoth se o le p cule de vacances a t pay et les vacances n ont pas t partiellement ou totalement prises et donc s il ny a pas de paiement d un p cule de sortie calcul concurrence de 15
23. arences en mati re d inspection p dagogique et comptable inh rentes au manque de personnel d volu ces t ches cette insuffisance a t estim e minimum 1 35 quivalent temps plein pour le premier type d inspection les inspections comptables r alis es tant pour certains types de contr le nettement en de du minimum requis pour garantir une bonne perception de la situation financi re du secteur et le renouvellement des agr ments Le manque de fiabilit des outils informatiques utilis s d une part pour la tenue du cadastre des personnes accueillies dans les institutions et d autre part pour d terminer les normes d encadrement dont elles peuvent b n ficier a galement t mis en vidence Il impose la compilation et le recalcul d informations en principe d termin es automatiquement avec les d lais et les risques d erreurs cons cutifs L examen du mode d acquisition des applications concern es a mis en vidence un recours excessif aux dispositions de l article 17 2 E2 de la loi du 24 d cembre 1993 relative aux march s publics et certains march s de travaux de fournitures et de services contraire aux principes de concurrence et de forfait qui constituent les fondements de cette l gislation En ce qui concerne le calcul des subventions annuelles de nombreuses donn es sont introduites manuellement en partie suite au manque d int gration des applications et proc d s mis en uvre pour s
24. ation de l ann e en cours relative un travailleur quittant une institution et n cessaire pour calculer son p cule de sortie est erron e L erreur a fait l objet de corrections manuelles en 2005 cette formule devant tre modifi e pour le calcul des subventions relatives aux exercices ult rieurs La formule permettant de calculer le p cule de sortie sp cifiquement d aux travailleurs quittant une institution si des jours de cong s n ont pas t pris pr sente un risque de double paiement d une partie de ce p cule Classeur solde Le processus de traitement de l information r alis au moyen du classeur solde est pr sent dans le diagramme suivant 38 o punta r R mun rations pour prestations de nuit du samedi et du dimanche a L article 39 de l arr t royal du 30 mars 1967 dispose en effet que Les employ s dont la r mun ration est totalement variable commissions primes pourcentages remises etc ont droit par journ e de vacances un p cule gal la moyenne quotidienne des r mun rations brutes gagn es pour chacun des douze mois qui pr c dent le mois au cours duquel les vacances sont prises ou le cas ch ant pour la partie de ces douze mois au cours de laquelle ils ont t en service augment es ventuellement d une r mun ration fictive pour les journ es d interruption de travail assimil es des jours de travail effectif normal Le p cule princip
25. aux adresses de documents adapt s chaque ann e qui soit r capitulent les variables indispensables au calcul des subventions soit reprennent les donn es relatives au personnel des centres Service bruxellois francophone des personnes handicap es 16 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Cette grande vuln rabilit est encore accentu e par l absence de protection des formules utilis es dans les classeurs d crits plus haut ainsi que par leur non v rification par la hi rarchie du service Enfin l instar de la situation pr valant pour les tapes pr c dentes du processus de gestion le proc d utilis pour le calcul des subventions annuelles n cessite un important travail d encodage portant sur les modifications dans le cadastre du personnel de chaque institution intervenues en cours d ann e la comptabilit de ces institutions et des particularit s propres certains travailleurs Faute de v rification ces encodages constituent autant de risques d erreurs L impact potentiel de cette situation sur l exactitude des donn es utilis es pour le calcul de la subvention pour frais de personnel a t appr ci via l examen des encodages relatifs trois institutions Cette analyse a r v l pour chaque dossier quelques erreurs d encodage aux diff rents stades du processus de calcul ainsi que certaines divergences inexpliqu es avec les donn es reprises dans les d comptes pro
26. aux cotisations ONSS patronales en provenance de l institution 35 Mit a P E Po Ces institutions ont t s lectionn es selon les crit res suivants une institution de taille moyenne g r e par un agent actuellement en service le CREB Oiseau bleu une institution s lectionn e parmi les trois pr sentant la plus grande croissance des avances mensuelles l Institut Paul Jurdant et enfin l institution b n ficiant de la plus grosse subvention pour frais de personnel hormis PIRSA actuellement en litige dont les soldes n ont plus t calcul s depuis 2003 le centre de jour de la Clairi re 36 age z de 5 te Article 38 de l arr t royal du 30 mars 1967 d terminant les modalit s g n rales d ex cution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salari s k En effet par exemple pour un travailleur ayant prest les seuls mois de janvier et f vrier 22 jours 20 jours 260 jours 0 1577 alors que 2 mois 12 mois 0 1667 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 17 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Le taux utilis par le Service pour calculer le simple p cule de vacances sur les r mun rations variables est de 96 au lieu des 100 pr vus par la r glementation Lors de la r union contradictoire l administration a signal que ce taux sera rectifi La formule employ e pour extraire les l ments de r mun r
27. bar mes NM Feuille calcul illes variables Feuille Calcul Feuille Employ Feuille NM Feuille FR Feuilles prestations irr guli res Feuille PFA Feuille ONSS Feuille PV Feuille PS Feuille transfert Feuille transfert Feuille synth se comptable Feuilles de Calcul Lettre r capitulant la subvention Service bruxellois francophone des personnes handicap es 14 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Cadastre des travailleurs subventionn s Cette phase du processus administratif a fait l objet d une valuation approfondie r alis e par la contr leuse de gestion en fonction au sein du Service Elle int gre l appr ciation des risques d coulant du processus d encodage dans l application ESUB utilis e afin de tenir le cadastre des travailleurs subventionn s et pour calculer les avances mensuelles dues aux institutions ainsi que le contr le de la pr sence des documents justificatifs A cette fin la qualit des encodages a t contr l e pour les tablissements ayant connu dans chaque secteur la plus importante augmentation des avances octroy es au cours de la p riode 2004 2007 Si cet examen n a r v l que peu d erreurs il a cependant mis en vidence l absence occasionnelle de documents justificatifs ainsi que les risques r sultant de la non v rification de l encodage des normes d encadrement transmises
28. cices 2005 2007 am ne un seule observation compl mentaire celle d j formul e dans le cadre de l examen de la comptabilit conomique et budg taire elle porte sur le manque d informations relatives aux cons quences financi res du litige en cours depuis 2001 avec l IRSA savoir la n cessit de leur joindre un tableau r capitulant les droits constat s Cette r serve ne s oppose cependant pas ce qu ils soient arr t s 4 CONCLUSIONS Comme pr c demment l examen de la comptabilit du SBFPH pour les exercices 2005 2007 r v le qu elle ne donne pas une image fid le de sa situation financi re En effet suite l engagement tardif des soldes annuels de subventions dus aux centres de jour et d h bergement et aux entreprises de travail adapt encours des engagements est sous valu d un montant estim 8 788 553 euros au 31 d cembre 2007 Les obligations concern es ne sont pas reprises en droits et engagements hors bilan Les droits r sultant de ces m mes soldes valu s 4 655 910 euros ny apparaissent pas davantage Par cons quent la situation L interface grande d pendance log au sein de ASBL Bataclan agr par la COCOF au titre de service d accompagnement des personnes handicap es 78 niong F i z Aucune statistique valuant le nombre de personnes moins lourdement handicap es en attente d accueil n est par ailleurs disponible Conform ment aux dispositions de l ar
29. ctif du bilan ou ventuellement en droits et engagements hors bilan pour leur partie estim e Lors de la r union contradictoire il a t pr cis que cette cr ance est annul e par d cision minist rielle Toutefois aucun document officialisant cet abandon de cr ance n est disponible Il convient cependant de pr ciser que le m canisme incrimin avait t rendu possible par l attribution directe par la Loterie nationale des sommes mises la disposition du secteur pour les ann es ant rieures 2002 Article 46 4 de l arr t E1 du 25 avril 2002 47 Hormis celles relatives aux subventions pour frais de personnel int gr es dans le chapitre consacr l examen du processus administratif int grant le calcul des subventions voir le point 2 2 a Avant 2002 les subventions taient accord es en une fois pour un groupe d ann es ant rieures Voir le point 3 3 1 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 21 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Depuis cet exercice le m canisme a t modifi les subventions manant de la Loterie nationale sont d sormais vers es la COCOF Celle ci les redistribue aux institutions concern es sur la base d une r partition entre les diff rents types de subventions telle que d cid e par la ministre comp tente et pour chaque type d intervention proportionnellement aux capacit s d accueil
30. de contr le des comptes des institutions et le manque de perception globale de leur sant financi re reste donc pleinement d actualit Enfin les difficult s auxquelles le service d inspection est confront dans la r alisation de ses missions fondamentales sont en outre accentu es par l imposition de t ches prioritaires par l autorit politique Lacunes des applications informatiques et cons quences Deux applications informatiques contribuent g rer cette partie du processus administratif l application Hygie utilis e par le service des prestations individuelles pour constituer le dossier propre chaque personne accueillie par une institution subventionn e et pour tablir le r capitulatif de ces personnes par institution en d taillant la cat gorie de handicap qui leur est reconnue lapplication CNE permettant au service de l agr ment de calculer les normes d encadrement partir des capacit s agr es et des informations relatives aux personnes accueillies import es de l application Hygie L examen de cette cha ne de traitement de l information a mis en vidence d importantes faiblesses Ainsi l application HYGIE d velopp e par le consultant Deloitte amp Touche via le logiciel de base de donn es Access pour r pondre aux modifications de r glementation introduites par les arr t s Et E2 et E3 introduisant en plus de la capacit agr e la cat gorie de handicap comme crit re pour d te
31. de l volution des r glementations incidentes de l volution des traitements et de la prise en charge p dagogique des personnes handicap es Outre le corps de l inspection p dagogique la cellule inspection du Service comprend galement un agent temps plein charg de l inspection comptable et financi re z r 19 S 3 Comme en t moigne le tableau suivant sa situation n est gu re plus confortable que celle de ses coll gues inspecteurs p dagogiques 14 Alors que les articles 11 et 12 de ces m mes arr t s pr voient des dispositions identiques celles des articles 8 des arr t s E1 et 554 en cas de renouvellement et de modification d agr ment Mais avec des dur es d agr ments diff rentes alors que les articles 8 11 et 12 de l arr t E2 du coll ge de la COCOF relatif agr ment de ce type d institutions pr voit des dispositions identiques celles de l arr t E1 6 4 PEN RE RE PRET Cette situation est autoris e par l article 11 de l arr t E2 qui dispose entre autres que les centres demeurent agr s jusqu ce que le coll ge ait statu sur leur demande de renouvellement i CH CJ CJES ETA Services d accompagnement p dagogique Centres de r adaptation fonctionnelle Centres d orientation sp cialis e ainsi que le Service d interpr tation pour sourds Par exemple relative aux allocations familiales pour le calcul de la contribution financi re pour les mineurs j
32. e 5 Calcule la subvention pour le personnel de l institution Champs charges Secr tariat social R viseur d entreprise expert comptable ext rieur Service de pr paration des repas Blanchisserie Autres pr ciser Champs charges V tements de travail achat entretien M decine du travail Formation D placement chemin du travail Assurance loi Champs produits Frais de gestion du personnel Cr dits d heures Remboursements assurances Autres ee ET 2 pr ciser Champ total g n ral de la subvention pour personnel E R mun rations et charges patronales a Champ frais de gestion du personnel g Champ Total c est ce montant qui est notifi l institution concern e Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Le processus de contr le du respect des limites fix es par les normes d encadrement propres chaque institution ne pr voit pas l adaptation des charges d clar es par les institutions relatives des prestations de services ext rieures Ces charges sont donc subventionn es 100 sans application d un maximum ventuel fix sur la base de ces normes Seules les r mun rations et charges patronales propres aux institutions sont le cas ch ant r duites proportionnellement au rapport entre les normes d encadrement agr es et les normes d clar es Par ailleurs il appara t que conform ment aux dispositions r glementaires
33. e pas toutes les informations comptables n cessaires l obtention d une image fid le et compl te de sa situation financi re Si toutes les donn es comptables n apparaissent pas aux yeux de tiers dans le reddition des comptes annuels vous avez pu constater qu elles sont disponibles au sein des services comp tents de l Administration L tape suivante qui est de les rendre apparentes aux tiers au sein du rapport annuel n cessite nombre de concertations avec les responsables de gestion de modifications de proc dures d ajustements informatiques et autres Un groupe de travail avait t mis sur pied par le pass pour tudier notamment la question de visibilit de toutes les obligations et droits du service PHARE au sein de son rapport annuel Ce groupe de concertation reprendra ses travaux en d but d ann e 2010 Un repr sentant du Cabinet y prendra part lorsque n cessaire 4 Le rapport constate certains manquements r glementaires telle la non approbation du plan comptable par le membre du Coll ge charg e de l aide aux personnes la question de la limitation des reports qui n est pas encore inscrite dans l arr t du Coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 et pour finir la non nomination d un contr leur des engagements Ces points sont en voie d tre r solus Je suis certaine que mon administration prendra c ur de r soudre les probl mes soulev s par le rapport Je souhaite enfin vous remercier pour le travail d analy
34. ens des secteurs de laccueil et de l h bergement et des ETA ont connu sur la p riode 2005 2007 des croissances respectives de l ordre de 4 9 et de 10 4 les capacit s d accueil agr es restant pratiquement inchang es Or s il n existe pas de statistiques pr cises relatives la population dont le handicap justifie une prise en charge par ces infrastructures certains l ments permettent d estimer qu l heure actuelle les besoins en mati re d accueil ou de travail adapt ne sont pas totalement satisfaits Obligation potentielle globale vis vis des institutions dette comptabilis e encours des engagements comptabilis s engagements non effectu s pour la p riode 2001 2006 Engagements non effectu s d penses estim es d penses calcul es d penses calcul es et approuv es Ce montant est de 15 400 902 99 euros en y incluant l estimation des subventions dues pour l ann e 2007 k Ces montants sont respectivement de 8 622 420 45 et 4 655 910 52 euros en y incluant les cr ances sur ces institutions relatives l ann e 2007 5 Ce qui am ne en tenant compte de ces l ments une situation financi re globale de 6 089 809 31 euros soit 5 90 de la dotation 2007 A Elle diminue de cinq unit s pour l accueil de jour pour adultes suite la perte d agr ment d une institution et d une unit pour les centres d h bergement pour enfants Service bruxellois francophone des per
35. es diff rentes tapes L absence de contr le de ces encodages est limit e certains types de donn es parmi celles utilis es pour tenir le cadastre des travailleurs subventionn s et calculer les avances mensuelles de subventions mais g n ralis e en ce qui concerne les informations n cessaires au calcul des subventions annuelles et des soldes Des contr les syst matiques effectu s pour certains dossiers tant pour la tenue du cadastre des travailleurs des institutions que pour le calcul des subventions annuelles proprement dit ont fait appara tre des erreurs d encodage dans la seconde phase Bien que peu nombreuses eu gard au nombre consid rable de donn es les erreurs ainsi d tect es r v lent un manque de contr le ce stade Le proc d utilis pour le calcul de la subvention annuelle pour frais de personnel et la d termination du solde t moigne d une grande vuln rabilit car d velopp sur tableur par un gestionnaire ce syst me comprend un nombre consid rable d algorithmes non s curis s et n cessite chaque ann e de nombreuses adaptations que seule cette personne est dans la situation actuelle m me d effectuer Le contr le sp cifique des algorithmes utilis s pour le calcul des subventions dues pour l ann e 2005 dernier exercice calcul a tabli leur exactitude quelques exceptions pr s Quant au processus d terminant la subvention annuelle en solde d ou recevoir le contr
36. ettement la prise en charge des travailleurs propres aux institutions par la subvention pour frais de personnel du financement des prestations ext rieures via les autres subventions Le proc d utilis ne respecte pas cette distinction Enfin le bar me utilis pour calculer la subvention due pour les prestations externes de cuisine est celui applicable aux ouvriers qualifi s alors que la r glementation pr voit l usage de celui relatif aux ouvriers 5 R PONSE MINIST RIELLE Dans sa d p che du 8 d cembre 2009 le membre du coll ge de la Commission communautaire fran aise charg de la Politique de l aide aux personnes handicap es a reconnu le bien fond des conclusions pr sent es et port la connaissance de la Cour quelques mesures concr tes ou l ments de nature permettre de rem dier plus ou moins court terme aux carences constat es Ainsi bien qu il admette l inad quation entre le nombre de personnes travaillant au sein de la cellule Inspection du Service et les missions couvrir par cette cellule le membre du coll ge expose que les contraintes budg taires actuelles de la COCOF ne permettent pas d en accro tre l effectif II voque cependant une r flexion en cours visant optimiser le fonctionnement de cette cellule notamment par le choix de priorit et une meilleure planification du travail ainsi que par une clarification des fonctions des personnes charg es respectivement de l inspection com
37. eules les charges d passant le forfait sont donc couvertes par cette subvention 53 2 F s F k z z Etant rembours e par compensation selon le m canisme pr sent dans la note de bas de page n 7 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 22 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 qu ils peuvent galement tre destin s couvrir les frais de personnel et ce sans r f rence une quelconque limite fix e par la norme d encadrement Enfin la remarque d j formul e mettant en vidence l absence de contr le de l exactitude des comptes pr sent s par les institutions faute de moyens humains reste d actualit Par ailleurs le pr c dent contr le avait relev des incoh rences dans le mode de calcul des charges de fonctionnement admissibles La Cour avait alors recommand d uniformiser le mode de calcul de ces charges et formul des remarques relatives la soustraction injustifi es du pr compte mobilier du revenu des actifs circulants avant de les soustraire des charges de fonctionnement admissibles et la prise en compte abusive au titre de charges de fonctionnement d amortissement des subsides en capital Pour les exercices contr l s la r glementation d crit pr cis ment les charges admissibles au titre de charges de fonctionnement Ces charges sont identifi es dans la comptabilit des institutions mais les montants comptabilis s ne sont toujours pas
38. glementation ne soient pas efficacement assum es dans l tat de surcharge de travail auquel le corps des inspecteurs est soumis Ainsi en 2004 les centres de jour et d h bergement ont t agr s pour un an uniquement sur la base de l examen de la recevabilit des demandes introduites et en l absence de toute inspection sur place alors que les articles 8 des arr t s E1 et 554 du coll ge de la COCOF pr voient lorsque la demande est compl te que l administration instruit la demande d agr ment et organise une visite pour v rifier si le centre r pond aux conditions d agr ment Un an plus tard lors du renouvellement des agr ments seul le respect des normes architecturales a fait l objet d un contr le i Depuis septembre 2008 date laquelle une personne suppl mentaire a t affect e l inspection p dagogique Soit 0 21 ETP i Sans tenir compte du docteur en m decine en maladie de longue dur e 5 Cette valuation correspond au minimum de la force de travail n cessaire pour accomplir les missions de l inspection p dagogique car elle ne tient pas compte du temps consacr chaque ann e certaines missions telles que la participation mensuelle au Conseil consultatif bruxellois francophone de laide aux personnes et de la sant section personnes handicap es institu par le d cret de la COCOF du 5 juin 1997 les visites de suivi en cours d agr ment suite modifications de la r glementation les miss
39. gr ment Conseil consultatif Avis non contraignant Service bruxellois francophone des personnes handicap es 6 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Lacunes de l inspection Le corps des inspecteurs de la COCOF est pr vu par l article 72 du d cret du 4 mars 1999 relatif l int gration sociale et professionnelle des personnes handicap es La capacit du service d inspection du SBFPH faire face aux missions qui lui sont r glementairement d volues lors de l octroi du renouvellement et en cours d agr ment a t valu e par comparaison entre le temps de travail estim n cessaire pour les r aliser et le temps disponible pour s en acquitter ainsi que sur la base du nombre de dossiers trait s rapport ceux n cessitant un traitement Pour l inspection p dagogique le r sultat de cette valuation r alis e pour les exercices 2006 et 2007 est pr sent dans les deux tableaux suivants le premier valuant le temps minimum requis pour l accomplissement des missions r glementaires de l inspection et le second le nombre d quivalents temps plein ETP n cessaire pour r aliser ces m mes missions en tenant compte du temps consacr aux principales t ches administratives r currentes Tes ne eEton a Pres ne an Renouvellement des agr ments CH CJ CJES 45 59 2 655 00 Renouvel
40. in s aux enfants et parmi ces derniers une cat gorie compl mentaire diff rencie les centres de jour accueillant des enfants scolaris s Les chiffres cl s du secteur de l accueil et de l h bergement des personnes handicap es pour l exercice 2005 int grant l impact financier des diff rents types de subventions accord es sont pr sent s ci apr s 5 Dernier exercice pour lequel les dossiers de soldes de subventions introduits par l ensemble des centres ont fait l objet d un examen par le SBFPH et donc pour lequel ces donn es sont int gralement disponibles Service bruxellois francophone des personnes handicap es 4 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Nombre de centres agr s Capacit agr e 1 115 2 595 Nombre moyen d inscrits 389 78 266 81 480 15 456 14 1 696 88 Subv pour frais de personnel 18 252 900 70 11 892 358 58 3 904 760 30 11 364 055 18 19 609 774 22 65 023 848 98 Subv de fonctionnement 1 935 573 95 1 137 382 69 145 685 34 807 839 98 2 418 790 81 6 445 272 77 Subv pour frais personnalis s 853 666 95 507 009 46 186 928 88 532 595 20 2 080 200 49 Subv pour transport collectif 372 028 99 773 864 43 231 761 26 1 377 654 68 Subvention annuelle 21 042 141 60 13 536 750 73 4 609 403 51 13 478 354 79 22 260 326 29 74 926 976 92 Participation financi re 847 314 79 2 547 641 97 61 645 03 545 471 84 594 774 67 4 596 848 30 Montants non justifi s 358 288 16 97 142
41. ions d aide et de conseil les inspections pr alables au renouvellement d agr ment de cinq centres d orientation sp cialis s agr s pour le test des personnes handicap es COS 5 En d rogation aux dispositions de l article 9 de l arr t E1 du coll ge de la COCOF qui pr voit une dur e de cinq ans Service bruxellois francophone des personnes handicap es 8 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 et d une mani re g n rale depuis le d but de la d cennie plus aucune inspection globale syst matique n a t r alis e dans ces institutions L inspection des centres de jour pour enfants scolaris s CJES a connu des lacunes identiques les demandes introduites dans le cadre du renouvellement de leur agr ment pour l ann e 2007 n ayant au moment de l audit pas encore fait l objet d un examen Il appara t en outre que l effectif de la cellule inspection p dagogique ne lui permet pas d accomplir les t ches r pertori es ci dessous de mani re satisfaisante pour tous les secteurs v proc der aux visites des institutions dans le cadre du renouvellement des agr ments afin de v rifier si elles remplissent les conditions r glementaires pour en b n ficier v prendre connaissance des rapports d activit v r aliser les visites annuelles ou biennales en cours d agr ment notamment lors d une modification de r glementation Y se tenir inform
42. l essentiel Tous les processus administratifs li s ce domaine d activit ont ainsi t d crits et valu s Enfin les suites r serv es aux remarques formul es pour le m me secteur l issue Z 7 A x PIE oz 4 du pr c dent contr le portant sur les comptes 2001 2004 ont t examin es Le 26 juin 2009 le projet de rapport a fait l objet d une r union contradictoire en pr sence des repr sentants du Service Les pr cisions et claircissements obtenus dans ce cadre ont t int gr s dans le rapport qui ainsi modifi a t communiqu le 22 septembre 2009 aux membres du coll ge comp tents La ministre membre du coll ge charg e de la Politique de l aide aux personnes handicap es a r pondu la Cour par d p che du 8 d cembre 2009 Le pr sent rapport int gre dans ses conclusions les commentaires et l ments prospectifs d information contenus dans cette r ponse 2007 i Mati res transf r es de la Communaut fran aise et issues de la province du Brabant hors culture Soit 75 666 500 euros en ordonnancement comme en engagement sur des cr dits respectifs de 107 536 814 et 108 430 810 euros Le Service bruxellois francophone des personnes handicap es septembre 2006 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 3 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 2 MISSION STATUTAIRE 2 1 Secteur des centres de jour et d h bergemen
43. laris s figurent au chapitre II de l arr t E2 Pour l exercice 2007 l ensemble de ces dispositions sont pr vues au Chapitre Il de l arr t 554 du coll ge de la COCOF du 21 septembre 2006 Service bruxellois francophone des personnes handicap es 7 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 T ches r currentes hors inspection Temps par ann e Gestion administrative 324 03 R union de coordination 192 39 tude des dispositions r glementaires 101 26 Remises d avis sur des modifications r glementaires 30 38 Formation 75 95 Total t ches r currentes hors inspection 724 01 Temps de travail annuel 44 semaines de 37 5 heures 1 650 00 Temps disponible hors t ches r currentes 925 99 Temps n cessaire annuellement pour l accomplissement des t ches d inspection 3 654 00 Nombre d ETP n cessaire pour l accomplissement des t ches d inspection en tenant compte du temps consacr s aux t ches hors inspection 3 95 Le corps des inspecteurs p dagogiques du SBFPH se compose actuellement de quatre personnes dont un docteur en m decine raison de huit heures par semaine un agent travaillant temps plein et deux autres travaillant 80 pour un temps de travail global de 2 6 ETP Par cons quent la situation d crite ci dessus r v le une insuffisance de force de travail valu e 1 35 ETP minimum En outre le risque existe que certaines missions pr vues par la r
44. le cadre duquel faute d avoir tabli les d comptes pr vus aucun montant n avait t comptabilis et pay depuis 1999 et d autre part de la perception de la totalit de l intervention du Fonds Social Europ en pour les exercices 2004 et 2005 relative un projet dans lequel le Service est op rateur Bien que la situation de tr sorerie du Service pr sent e dans les comptes se soit am lior e en 2007 elle demeure cependant pr caire et ne permet toujours pas comme en t moigne la derni re ligne du tableau pr c dent de couvrir l ensemble des obligations comptabilis es vis vis de tiers fin 2007 En outre suite aux modalit s d engagement et aux retards de gestion voqu s plus haut la r alit budg taire et financi re du Service s av re nettement moins favorable que l image donn e par sa comptabilit Ainsi les droits et obligations potentiels du Service n apparaissent ni au bilan ni dans l encours des engagements Ces l ments sont pr sent s ci dessous pour ses deux principaux secteurs d intervention Centres de jour et Dossiers 2001 2006 2007 2001 2006 2007 2001 2006 2001 2007 Approuv s payer 1 655 837 17 541 275 01 448 719 93 2 197 112 18 2 645 832 11 A recouvrer 1 559 642 42 65 862 13 43 821 47 1 625 504 55 1 669 326 02 Calcul s non approuv s payer 1 306 569 56 1 306 569 56 1 306 569 56 A recouvrer 1 690 649 81 1 690 649 81 1 690 649 81 Estim s
45. le chef de son comptable que dans celui des agents r digeant et encodant les ordres de paiement au sein des services respectivement charg s des prestations individuelles et des prestations collectives Du point de vue r glementaire les manquements pr c demment constat s n ont pas t corrig s Ainsi l arr t du coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 ne comprend toujours pas de dispositions relatives la limitation des reports telles que pr vues par le point 7 de l article 140 des lois sur la comptabilit de l tat le plan comptable du SBFPH accept par l Inspection des finances n a pas t approuv par le membre du coll ge charg de la Politique de laide aux personnes handicap es et en contravention l article 48 des lois coordonn es le contr leur des engagements n est pas d sign par arr t Outre l examen de la comptabilit du Service l importance du montant des subventions pour frais de personnel octroy es aux centres de jour et Service bruxellois francophone des personnes handicap es 32 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 d h bergement conjugu e la faiblesse des moyens mat riels et humains consacr s leur calcul justifiait une valuation approfondie de leur processus de d termination actuel et dans ce cadre un examen plus succinct des m canismes fournissant les informations n cessaires ce calcul Cette analyse a r v l des c
46. lement des agr ments ETA 29 13 406 00 Dossiers infrastructures T 29 203 00 Gestion des plaintes 26 15 390 00 Total t ches d inspection 3 654 00 Temps de travail annuel 44 semaines de 37 5 h 1 650 00 Nombre d ETP requis pour les t ches d inspection 2 21 FA Qui dispose que sans pr judice des attributions des officiers de police judiciaire les fonctionnaires d sign s par le Coll ge surveillent l ex cution du d cret et de ses arr t s d ex cution lls pr tent serment en cette qualit Ces fonctionnaires peuvent dans l exercice de leurs missions 1 proc der tous examens contr les enqu tes et recueillir toutes informations qu ils estiment n cessaires a en interrogeant toute personne sur tout fait dont la connaissance est utile l exercice de la surveillance b en se faisant produire ou rechercher tout document utile l accomplissement de leur mission en prendre copie ou l emporter contre r c piss 2 dresser des proc s verbaux de constatation qui font foi jusqu preuve du contraire Une copie en est transmise aux int ress s dans les quatorze jours de la constatation g Pour les exercices 2005 et 2006 les conditions impos es pour l agr ment des centres de jour et les centres d h bergement pour personnes handicap es sont pr vues au chapitre Il de l arr t E1 du 25 avril 2002 du coll ge de la COCOF celles requises pour l agr ment des centres d h bergement pour enfants sco
47. lleurs et du calcul des avances et d autre part de d terminer le montant global annuel des subventions 26 j Relative aux march s publics et certains march s de travaux de fournitures et de services travaux ou services compl mentaires K March RISOCOL007 dont l objet consistait cr er une base de donn es unique ESUB portant sur le cadastre du personnel afin de permettre une pr vision budg taire pr cise et le calcul des soldes de subventions apr s remise des justificatifs E Le recours ces dispositions a en outre t critiqu maintes reprises par le service juridique de la COCOPF qui rappelait le 18 d cembre 2007 qu il n est autoris que s il est d montr que des raisons techniques objectives impliquent que le march ne peut tre attribu qu un prestataire d termin la connaissance acquise par le prestataire suite sa r alisation du premier march ne constituant pas une justification admise par la jurisprudence Service bruxellois francophone des personnes handicap es 13 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Institution Avis de modification de personnel Service agr ments Dossier solde lettre r capitulant la subv Normes d encadrement Service des prestations collectives Normes d encadrement Rapport cadastre Classeur Cadastre Classeur info calcul Feuille
48. mentation la multitude des donn es encoder la concentration de la ma trise d un outil de travail sur une personne le degr de saturation des logiciels parfois utilis s le manque de liens entre les applications informatiques Le service PHARE a d fini les besoins en informatique et est charg par ailleurs de d finir un cahier des charges tenant compte de s rieuses contraintes budg taires Celui ci inclut la maintenance des diff rentes applications sp cifiques aux secteurs et la r criture de la base de donn es HYGIE gestion des dossiers personnels des personnes handicap es Nous sommes dans la phase de lancement de l appel d offre Service bruxellois francophone des personnes handicap es Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Par ailleurs l occasion de deux remplacements en cours une red finition du r le des membres de l quipe en vue d une plus grande polyvalence sera tablie A plus long terme nous poursuivons un travail de concertation avec le secteur et le Service PHARE afin de simplifier la r glementation en cours tout en veillant la qualit des services offerts la personne handicap e et la viabilit financi re des centres concern s s agit l d un travail de longue haleine 3 Les conclusions du rapport de la Cour des comptes soulignent la question des informations fournies par la comptabilit du service PHARE et principalement le fait qu elle ne pr sent
49. nistration a annonc l ajout d une note sp cifique dans la synth se comptable Actuellement les seuls subsides pris en consid ration pour d terminer si les subventions financ es par la Loterie nationale font ou non double emploi avec celles financ es par la COCOF sont ceux destin s couvrir les frais de fonctionnement Dans cette logique la subvention Loterie nationale ne peut donc tre conserv e par les institutions pour couvrir les frais occasionn s par du personnel en exc dent de la norme d encadrement puisqu ils ne comptent en principe pas parmi ceux admissibles au titre de fonctionnement Or les arr t s du coll ge de la COCOF octroyant aux institutions les subsides Loterie nationale pr voient explicitement 5 En vertu de l article 62 bis ins r dans la loi sp ciale de financement des Communaut s et des R gions du 16 janvier 1989 par l article 41 de la loi sp ciale du 13 juillet 2001 portant refinancement des Communaut s et extension des comp tences fiscales des R gions 51 i r N Soit les deux cat gories correspondant aux handicaps les plus lourds Pour chaque institution la subvention financ e par la Loterie nationale est soustraite du montant total des charges d clar pour justifier le montant maximum forfaitaire de la subvention au titre de frais de fonctionnement ce qui si leur montant est gal ou inf rieur ce forfait a pour cons quence de r duire d autant l intervention de la COCOF S
50. par le service charg de les calculer et de l absence de contr le des anciennet s calcul es par l application ESUB sur la base des informations relatives aux travailleurs introduites En outre certaines impr cisions peuvent appara tre dans l encodage des donn es n cessaires au calcul des avances comme dans le choix du proc d utilis pour le r aliser charge du processus de d termination des soldes annuels d y rem dier Il s est ainsi r v l que l encodage de volumes de prestations sup rieurs au temps de travail hebdomadaire maximum tait possible qu ce stade les absences pour maladie du personnel employ et ouvrier taient trait es indistinctement selon la r glementation applicable aux seuls employ s et que les avances de subventions aff rentes des frais de fonctionnement relatifs aux interventions de prestataires de services sont pay es sur la base du bar me non marchand et pour des anciennet s non d montr es comme s il s agissait d avances pour de subventions pour frais de personnel Lors de la r union contradictoire l administration a signal qu elle ne dispose pas d informations permettant une plus grande pr cision lors du calcul des avances Voir le point 2 3 2 CH Home Pierre Jurdant pour 44 travailleurs CJ Aubier pour 66 travailleurs CJES IRSA pour 87 travailleurs i Les applications CNE et ESUB ne permettent pas de transfert direct des normes calcul es par
51. pres chaque travailleur subventionn manant des secr tariats sociaux Bien que peu nombreuses par rapport au nombre consid rable d encodages ces erreurs confirment cependant le risque voqu gt Irr gularit s sp cifiques La r glementation applicable au p cule de vacances d aux employ s des institutions subventionn es pr voit qu il comprend la r mun ration normalement due pour la dur e des vacances ainsi qu un suppl ment gal par mois prest ou assimil de l ann e pr c dente un douzi me de 92 de la r mun ration brute du mois au cours duquel les vacances principales d butent Or pour des raisons pratiques l algorithme utilis pour calculer ce p cule consid re le mois de paiement du p cule de vacances comme mois de r f rence au lieu du mois durant lequel d butent les vacances principales En outre elle adapte le montant de la r mun ration et de l indemnit foyer r sidence due pour le mois consid r en fonction du nombre de jours prest s sur la p riode de r f rence au lieu de le faire sur la base du nombre de mois prest s Cette pratique porte un l ger pr judice aux travailleurs ayant travaill une ann e incompl te comprenant le mois de f vrier ns Ainsi pour l institution CREB regroupant le CREB Oiseau bleu le CREB Eveil et le CREB Solidaritas pour un total de 185 travailleurs 330 encodages ont t identifi s sans tenir compte de l encodage des informations relatives
52. ptable et de l inspection de asbl subventionn es par le Service Enfin il souligne le r le jouer par la contr leuse de gestion dans ce processus En r ponse l observation mettant en exergue la vuln rabilit du syst me de collecte des donn es et de calcul des soldes dans le processus de gestion relatif aux subventions pour frais de personnel des centres d accueil de jour et d h bergement le membre du coll ge expose que le Service a d fini les besoins informatiques n cessaires pour pallier les lacunes identifi es et qu il a t charg d en d finir le cahier des charges en tenant compte des contraintes budg taires d j voqu es Il pr cise que ce processus en est au stade du lancement de l appel d offres Le membre du coll ge mentionne galement une red finition du r le des membres de l quipe en charge de ces mati res afin notamment d en accro tre la polyvalence ce qui combin un travail de simplification de la r glementation concern e r duirait la vuln rabilit du processus de gestion Service bruxellois francophone des personnes handicap es 34 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Le membre du coll ge reconna t par ailleurs les manquements relev s dans l exhaustivit et la pr cision des informations fournies par les comptes du Service tout en soulignant que des informations pr cises sont disponibles en son sein Il voque la mise en place dans le pas
53. ques des tiers dont il peut modifier n importe quel param tre Ces situations sont contraires au principe de la s paration des fonctions et pr sentent par l m me des risques de manipulation En d pit d un projet tabli par le comptable en 2006 la hi rarchie du Service n a toujours pas officiellement adopt de proc dure qui r gisse l tablissement des ordres de recettes et leur transmission au service comptabilit pour enregistrement et suivi Les modalit s de r cup ration des cr ances ne sont pas davantage fix es officiellement Les r gles d imputation en recettes n tant pas fix es par l arr t du 17 d cembre 1998 celles tablies par l arr t royal du 1 juillet 1964 concernant l imputation des recettes et des d penses budg taires des services d administration g n rale de l tat sont applicables par d faut Elles pr voient que l imputation des recettes intervient la date de leur encaissement par l tat Le crit re d imputation retenu par le projet voqu ci dessus et appliqu dans les faits est cependant la date de signature par le fonctionnaire responsable du Service des ordres de recette tablis par les services gestionnaires une fois leur montant tabli Ce proc d qui quivaut une comptabilisation des recettes sur la base des droits constat s n est pas strictement appliqu en mati re de recettes en provenance du Fonds social europ en Ces derni res sont en effet comp
54. r alable aux remarques sp cifiques aux deux processus d velopp es ci apr s il convient de signaler que l irr versibilit des critures comptables n est pas 5 Etce en d pit de l acquisition par la COCOF d un logiciel d analyse de base de donn es IDEA 58 P FRE 5 5 z z Relatif la gestion comptable et budg taire du service gestion s par e mettant en uvre la politique d int gration sociale et professionnelle des personnes handicap es i En m connaissance des dispositions de l article 12 4 de l arr t du 17 d cembre 1998 ea Ni m me officiellement sur la base d une d cision formelle par l autorit hi rarchique au sein de son administration Service bruxellois francophone des personnes handicap es 24 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 garantie car une criture peut tre modifi e tout moment avant la cl ture comptable Cette possibilit constitue en soi un risque de manipulation La proc dure de gestion budg taire int grant l engagement des d penses telle que d crite dans un projet de circulaire transmis par le SBFPH au ministre de tutelle est rest e l tat de projet L arr t du coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 pr voit que les d penses portent sur les sommes dues au cours de l ann e budg taire du chef d obligations soit n es au cours de cette ann e budg taire soit report es d ann es budg taires ant rieure
55. rits est prendre avec certaines r serves faute d informations pour CHE IRSA et War Memorial CHA IRSA et Tropiques CJA IRSA et Tropiques CJES La Clairi re La Famille IRSA War Memorial Service bruxellois francophone des personnes handicap es 5 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 En effet l examen de l intervention de ces services a permis d identifier des lacunes dans les outils informatiques utilis s et dans la capacit du service de l inspection de s acquitter efficacement de ses missions fondamentales Demande de placemen Dossier de demande quipe pluridisciplinaire Application HYGIE valuation de la cat gorie de handicap Institution Dossier de demande Dossier de demand indivi ossier de demande Rapport individuel Rapport d inspection Besoins d encadrement R capitulatif par centre Excel R capitulatif par centre Calcul manuel de contr le Application CNE Calcul des Normes d encadrement Si nouvel agr ment norme provisoire pour 6 mois puis norme d finitive valuation de l impact budg taire Rapport d inspection avis d inspection avis Rapport au Coll gel Avec calcul des normes et valuation budg taire et proposition de d cision Avis Conseil consultatif Projet d arr t Rapport au coll ge Arr t d agr ment rr t Arr t d agr ment agr ment Notification Arr t d a
56. rminer la norme d encadrement d une institution ne permet pas de fournir des r capitulatifs fiables par institutions La qualit des algorithmes n est en effet pas garantie L absence de mise disposition d un manuel d utilisation par son concepteur aurait en outre provoqu de nombreuses erreurs dans l encodage de donn es relatives aux personnes accueillies Enfin la capacit de traitement de l information du logiciel utilis pour le d veloppement de cette application atteignant ses limites le risque de perte de donn es devient significatif en l absence de sauvegardes syst matiques L examen de l utilisation de l application CNE d velopp e par la firme SAGA a galement r v l son manque de fiabilit r sultant de lacunes dans les donn es 20 R zadi P Et cela m me en n gligeant le temps consacr sa propre formation professionnelle 5 A titre dexemple en cours d audit une r union pr vue le 24 novembre 2008 avec le service de l inspection a du tre postpos e afin de permettre ses agents de participer une r union au cabinet de la ministre de tutelle au cours de laquelle les priorit s du service ont t fix es sans gard aux dossiers de plaintes et de renouvellement en attente de traitement Aucun ordre du jour de cette r union ou note officielle r capitulant les d cisions prises n est par ailleurs disponible Arr t s de la COCOF des 25 avril 18 juillet et 28 novembre 2002 2
57. rojet tre inf rieur au montant initialement r serv Comptabiliser une recette gale la totalit du montant r serv un projet conduit donc anticiper une partie des recettes pour les projets bisannuels et risque d en surestimer l importance L audit des comptes et l valuation des proc dures en vigueur pour la comptabilisation des recettes et des d penses ont r v l qu il subsiste encore certaines carences mises en vidence par le pr c dent contr le de la Cour Ainsi des cr ances r sultant de doubles subventionnements valu es globalement 419 305 93 euros n apparaissent toujours pas au bilan et le logiciel comptable utilis ne garantit pas l irr versibilit des critures Comme le Service ne dispose pas encore d une proc dure d engagement et de comptabilisation des cr ances officiellement approuv e c est l imputation de l ordre de paiement dans le logiciel budg taire qui d termine la date de comptabilisation la fois en comptabilit budg taire en ordonnancement et conomique et non un document manant ou destin un tiers comme pr vu l article 7 de l arr t du coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 relatif la gestion comptable et budg taire du service gestion s par e L examen du processus de gestion des d penses en vigueur au sein du Service a en outre r v l la persistance de situations contraires au principe de la s paration des fonctions tant dans
58. s d un groupe de travail charg d tudier notamment l int gration d informations relatives toutes les obligations et droits du Service dans son rapport annuel et annonce la reprise des travaux de ce groupe en d but d ann e 2010 Enfin le membre du coll ge charg de la Politique de l aide aux personnes handicap es pr cise que les lacunes relatives sa non approbation du plan comptable du Service et l absence de limitation des reports dans l arr t du coll ge de la COCOF du 17 d cembre 1998 sont en voie d tre r solues Service bruxellois francophone des personnes handicap es 35 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 COUR DES COMPTES CABINET DU PRESIDENT 09 12 2009 REKENHOF KABINET VAN DE VOORZITTER 1 Bruxelles Capitale COMMISSION COMMUNAUTAIRE FRANCAISE Evelyne HUYTEBROECK Membre du Coll ge en charge de la Politique d Aide aux Personnes Handicap es Monsieur Ph ROLAND Pr sident de la Cour des Comptes Rue de la R gence 2 1000 Bruxelles Pry WA 08 DEC 2009 Bruxelles le N R f EH 09 JOD ans 50190 Objet Rapport de contr le de la Cour des comptes du Service bruxellois francophone des personnes handicap es pour les ann es 2005 2007 Monsieur le Pr sident C est avec grand int r t que j ai pris connaissance du rapport de contr le relatif au Service bruxellois francophone des personnes handicap es PHARE Je peu
59. s et que l imputation budg taire est bas e sur le document destin au tiers ou manant d eux qui constate l existence et l tendue de l op ration Selon ces dispositions les d penses doivent donc tre imput es au moment de la naissance du droit sur la base d un document qui le constate Or les dossiers de soldes communiqu s par les institutions ne comportent pas de d claration de cr ance fixant le montant global des droits ventuels et permettant en outre d en d terminer la date de naissance En pratique c est l imputation de l ordre de paiement dans le logiciel budg taire qui d termine la date d imputation la fois en comptabilit budg taire en ordonnancement et en comptabilit conomique et non la date d un document manant d un tiers ou celle de l ordonnancement par le fonctionnaire dirigeant Par ailleurs si les avances de subventions et les aides individuelles font l objet d engagements lors des promesses d aide les d penses li es au paiement des soldes des subventions payer par le service charg des prestations collectives centres de jour et d h bergement sont engag es comme pr c demment en fonction des cr dits disponibles et non syst matiquement une fois le montant du solde estim ou lors de sa d termination pr cise par l administration ou encore apr s son approbation par l administrateur g n ral de la COCOF Cette pratique combin e un important ajournemen
60. se approfondi r alis par la Cour des comptes Veuillez agr er Monsieur le Pr sident l expression de ma consid ration distingu e Ev lyne HUYTEBROECK Rue du Marais 49 53 T l 02 517 12 00 info huytebroeck irisnet be 1000 BRUXELLES Fax 02 517 14 80 http evelyne huytebroeck be Service bruxellois francophone des personnes handicap es Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 37
61. sonnes handicap es 30 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 Ainsi dans la synth se des situations de grande d pendance tablie le 4 septembre 2008 en collaboration avec un partenaire sp cialis le Service estimait que 154 adultes et 21 enfants lourdement handicap s ne pouvaient tre pris en charge par le secteur tant donn la gravit de leur handicap tout en pr cisant que ce recensement tait loin d tre exhaustif Faute de mieux la population susceptible d tre employ e par des ETA peut quant elle tre appr ci e par le nombre de cartes d acc s octroy es Or sur la p riode 1996 2008 3 664 cartes de ce type ont t au minimum attribu es chiffre mettre en regard des 1 450 places actuellement disponibles dans ces tablissements 3 4 Compte d ex cution du budget et compte de r sultat En l absence de produits et charges non d caiss es et d op rations de ventes ou d acquisitions d actifs le compte d ex cution du budget du Service est le simple reflet de son compte de r sultat les dates d imputations sur ces deux comptes tant comme d j mentionn identiques L examen de ces comptes n appelle donc pas de commentaire except celui d j formul constatant des retards dans la gestion de certains dossiers dont les charges et les d penses sont ainsi report es 3 5 Compte du comptable L examen des comptes du comptable relatifs aux exer
62. t Organis s sous forme d asbl ou au sein d asbl les centres de jour ont pour mission d accueillir en journ e les personnes handicap es en assurant une prise en charge m dicale psychologique param dicale sociale et ducative afin de leur permettre d atteindre ou de pr server la plus grande autonomie possible et un niveau optimal d int gration familiale et sociale Les centres d h bergement ont pour mission d accueillir les enfants ou les adultes handicap s en soir e et la nuit ainsi que la journ e lorsque l activit de jour habituelle dont ces personnes b n ficient n est pas organis e ou qu elles ne peuvent pas y participer Outre le logement l alimentation et l entretien ces secondes institutions assurent 1 pour les enfants handicap s un cadre de vie familiale un suivi p dagogique psychologique et social et l apprentissage de la gestion de la vie quotidienne 2 pour les adultes handicap s un accompagnement psychosocial et ducatif une aide pour leur int gration sociale et professionnelle et un apprentissage de la gestion de la vie quotidienne en ce compris la gestion des temps libres 3 ventuellement un projet sp cifique d accueil de court s jour ou de s jour de crise Les centres d accueil comme les centres d h bergement sont regroup s en cat gories distinctes en fonction du public auxquels ils sont destin s Les centres destin s aux adultes sont ainsi distingu s de ceux dest
63. t au tire de d penses de fonctionnement ou pour frais personnalisables Aucun argument de texte n taye cette interpr tation Enfin il appara t que le bar me utilis pour calculer la subvention due pour les prestations externes de cuisine est celui applicable aux ouvriers qualifi s bar me z z up 7 46 9 alors que la r glementation pr voit l usage de celui relatif aux ouvriers 2 3 Suivi des remarques formul es lors du pr c dent contr le de la Cour Le contr le des comptes 2001 2004 avait mis en vidence des cas de double subventionnement entre les subventions octroy es par la Loterie nationale et celles vers es par le SBFPH pour les diff rentes interventions pr vues par la r glementation Ils r sultaient de la d termination des montants r cup rer sur la base des frais support s par les institutions pour les ann es au cours desquelles les subventions avaient t vers es la place de celles auxquelles ces interventions se rapportaient Le montant total des subventions devant ainsi tre rembours avait t estim 419 305 93 euros Force est de constater qu ce jour suite la d nonciation par une des institutions b n ficiaires dun m canisme de remboursement aboutissant faire supporter par la Loterie nationale les subventions initialement charge de la COCOF ces cr ances n ont pas t r cup r es et qu elles n ont jamais fait l objet d une comptabilisation l a
64. t dans le calcul des soldes a provoqu un retard dans l engagement de certaines d penses et la non comptabilisation d obligations vis vis des structures accueillant des personnes handicap es L examen du processus de gestion des d penses en vigueur au sein du SBFPH a galement confirm l instar de la situation pr valant lors du pr c dent contr le que les agents qui r digent et encodent les ordres de paiement au sein des services respectivement comp tents pour les prestations individuelles et les prestations voqu au point 2 1 Article 7 Les soldes sont approuv s par l administrateur g n ral en vertu de l arr t 2002 154 de la COCOF du 30 mai 2002 portant d l gation de comp tence et de signature au fonctionnaire dirigeant des services du coll ge de la COCOF Moniteur belge du 14 juin 2002 qui donne d l gation au directeur d administration comp tent pour signer certains documents article 6 mais pas les d cisions relatives aux soldes de subventions 64 y x z z En droits et engagements hors bilan ou le cas ch ant en dettes Service bruxellois francophone des personnes handicap es 25 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 collectives ont acc s aux fichiers signal tiques des b n ficiaires et qu au sein de la cellule comptabilit le comptable charg de l enregistrement des op rations et des paiements a galement acc s aux fichiers signal ti
65. tabilis es pour la totalit du montant repris dans la notification d acceptation du projet par l Agence FSE Or ce sont les d clarations de cr ances mises dans le cadre des dossiers soldes justifi s par les r alisations annuelles qui d terminent les cr ances du Service vis vis de cette agence leur total au terme d un projet pouvant tre inf rieur au montant initialement r serv Comptabiliser une recette gale la totalit du montant r serv un projet conduit donc anticiper une partie des recettes pour les projets bisannuels et risque d en surestimer l importance 3 3 Compte de bilan et situation financi re du Service L examen des comptes de tiers d biteurs et cr diteurs du Service au terme de l exercice 2007 dont l volution est pr sent e ci apr s a r v l que ces comptes ne mentionnent pas les droits et les obligations vis vis de l IRSA r sultant du non 65 Agissant en tant qu ordonnateur en recettes j Gestionnaire pour la partie francophone du pays des projets margeant ce fonds Service bruxellois francophone des personnes handicap es 26 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 paiement des soldes annuels la suite d un litige relatif des remboursements de doubles subventionnements qui l oppose au Service Ces montants estim s 564 980 61 euros en cr ances et 307 824 02 euros en obligations n apparaissent pas non pl
66. ticle 16 de l arr t de la COCOF du 24 f vier 2000 En m connaissance des articles 32 et 75 des lois sur la comptabilit de l tat Service bruxellois francophone des personnes handicap es 31 Contr le des comptes 2005 2006 et 2007 Cour des comptes mars 2010 financi re globale du Service fin 2007 valu e en tenant compte de ses obligations et droits non comptabilis s estim s pour la seule p riode 2001 2006 diff re nettement de celle que sa tr sorerie positive laisse pr sumer elle est en effet n gative concurrence de 4 299 287 09 euros Le bilan ne comptabilise pas des droits et obligations du Service vis vis d un tiers PIRSA car les soldes annuels n ont pas t pay s en raison d un litige relatif des remboursements de doubles subventionnements Ces montants estim s 2 113 002 69 euros en cr ances et 2 571 408 87 euros en obligations n apparaissent pas non plus en droits et engagements hors bilan Par ailleurs alors que les recettes du Service sont g n ralement imput es sur la base des droits constat s une fois l ordre de recette tabli celles en provenance du Fonds social europ en se fondent sur la notification d acceptation du projet par l Agence FSE pour la totalit de son montant Or ce sont les d clarations de cr ances justifi es par les r alisations annuelles qui d terminent les cr ances du Service vis vis de cette agence leur total pouvant au terme d un p
67. us en droits et engagements hors bilan Cependant les montants dus ont t pay s en juin 2008 et les cr ances font l objet d un plan de r cup ration n goci au cours de ce m me exercice Tiers d biteurs cr ances Op rations enregistr es en 2007 Op rations enregistr es au cours des Total bilan 2007 Relatives Relatives 2007 exercices d autres ann es ant rieures 412 2 Primes l insertion 14 649 81 14 649 81 412 3 R mun rations amp charges sociales 897 90 897 90 416 5 416 8 420 1 CCT 26 ETA interventions dans r mun rations 7 880 49 7 880 49 amp ch Sociales CJ amp CH subventions Dotation COCOF 3 958 629 44 1 632 000 00 3 239 990 55 718 638 89 1 632 000 00 TOTAL DEBITEURS 5 614 057 64 1 632 000 00 3 247 871 04 734 186 60 Les cr ances sur les centres de jour et d h bergement repr sentant un montant total de 3 958 629 44 euros portent sur des ann es ant rieures l ann e 2005 Ces cr ances ont t r cup r es au cours de l ann e 2008 concurrence de 2 965 841 38 euros leur solde devant l tre raison de 225 394 84 euros par compensation avec les montants restant dus suite au calcul des subventions annuelles Le reliquat de 767 393 22 euros porte sur des cr ances litigieuses dont la r cup ration est soumise un arbitrage politique Les cr ances sur les ETA cr dit 416 5 ont
68. x vous rejoindre dans les principaux l ments de diagnostic que vous posez et vous pr sente d s lors ci dessous les r ponses que nous y apportons 1 Ce rapport fait tat d une inad quation entre le nombre de personnes travaillant au sein de la cellule d inspection et les missions couvrir Les contraintes budg taires actuelles de la Commission communautaire fran aise ne me permettent pas tel que cela a t le cas lors de la pr c dente l gislature d augmenter l effectif de l quipe d inspection Cependant nous travaillons avec cette quipe potentialiser au mieux les ressources humaines disponibles Cela passe notamment par une meilleure planification et priorisation du travail effectuer une clarification des r les du personnel d inspection comptable et du personnel qui contr le les rapports financiers des a s b l que le service PHARE subventionne Optimaliser le fonctionnement du Service inspection avec les ressources actuellement disponibles est un objectif important qui n cessitera galement l implication de la contr leuse de gestion 2 Ce rapport met galement en exergue une vuln rabilit des syst mes de collecte de donn es relatives aux Centres d accueil et d h bergement donn es qui par la suite sont utilis es pour le calcul des soldes dus ou recevoir des centres et pour le calcul des normes d encadrement Cette fragilit a des causes multiples que nous pouvons retrouver dans la complexit de la r gle

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