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Le partage des connaissances à l`UNISDR

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1. Un flux de messages sens s artir de ces messages _Takeuchi 1995 Des symboles pas encore interpr t s Donn es ayant des significations La capacit d attribuer une signification Spijkervet 1997 Simples observations Donn es pertinentes qui ont un but Unmessage dont le butest allen n nu de changer la perception de celui qui le re oit Information de valeur pour l esprit humain Davenport 1997 Davenport amp Prusak 1997 Du texte qui ne Quigley amp r pond pas aux Debons 1999 questions d un Exp riences valeurs perspicacit et Une s rie de information contextualis e donn es distinctes Du texte qui r pond aux questions qui quoi quand o Du texte qui r pond aux questions pourquoi comment Choo Detlor amp Turnbull 2000 Donn es investies de Ste ifi es r ell royan EN Justifi es r elles croyances Faits et messages Source Stenmark 2002 2 Si toutes ces d finitions font du sens et se compl tent bien entre elles peut tre que la plus accessible reste encore celle propos e par Quigley amp Debons Quoi qu il en soit on aura compris qu il existe une volution de la valeur de l information en partant d une donn e neutre qui n a pas de sens particulier des savoir faire ou savoir tre
2. Mais Brahma soupira T t ou tard l homme ira explorer le fond des oc ans et la remontera la surface C est un ternel insatisfait Les Dieux mineurs ne savaient plus que dire O donc la cacher alors Car si nous ten croyons il n est pas d endroit sous terre dans le ciel ou au fond des mers que l homme n atteindra un jour Alors Brahma reprit la parole Voici ce que nous ferons Nous cacherons la divinit de l homme au plus profond de son coeur car c est le seul endroit ot il ne songera pas 4 aller la chercher Et depuis ce temps l homme a fait le tour de la terre il a creus il a explor il a fouill le fond des mers la recherche de quelque chose qui se trouve en lui m me L gende hindoue Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 61 Bibliographie CHOO Chun Wei The knowing organization how organizations use information to construct meaning create knowledge and make decisions 2 ed New York Oxford university press 2006 354 p DAVENPORT Thomas H PRUSAK Laurence Working knowledge how organizations manage what they know Boston Harvard business schooll press 1998 199 p DAVENPORT Thomas H Information ecology mastering the information and knowleage environment New York Oxford university press 1997 255 p JASHAPARA Ashok Knowledge management an integrated approach Harlow Prentice Hall 2004 324 p NONAKA
3. la caf taria c est pr cis ment durant ces pauses ces espaces en dehors du cadre du bureau que les gens discutent de leur travail en r fl chissant en changeant des id es et en trouvant des solutions leurs probl mes Les employ s japonais l ont compris depuis longtemps car part l am nagement de locaux sp cialement d di s aux changes sur un mode convivial ils passent beaucoup de temps ensemble en dehors des heures de travail diners bo tes de nuit etc une habitude culturelle qui favorise autant le partage des connaissances qu elle contribue tablir la confiance entre eux ibid 92 Les pique niques les sorties annuelles ou de fin d ann e sont aussi une occasion de rassembler tous les employ s pour faire connaissance Ce type de transfert ne peut videmment se faire qu en accord avec la culture de l organisation raison pour laquelle nous avons insist sur ce point auparavant D autres solutions de transfert existent qui viennent compl ter celles susmentionn es comme les Communaut s de pratique un th me familier l UNISDR le tutorat qui consiste x aider les jeunes coll gues nouvellement arriv s dans l organisation s int grer Traduction libre de l auteur 19 Traduction libre de l auteur Traduction libre de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 18 dans l organisation par les anciens ou encore l change switch de co
4. En effet le transfert des connaissances tacites semble bel et bien solliciter le mode de Socialisation d montr par Nonaka celui qui favorise la parole mais galement comme le rel ve un autre r pondant le processus d Int riorisation They are things that I ve learned from what I ve read from my colleagues it doesn t come just like that Le mot cl ici est learn c est dire l apprentissage car le processus de capture et de transfert des connaissances est en fait intrins quement li au processus d apprentissage tant individuel que collectif un domaine largement document dans la litt rature acad mique sous l expression commune d organisation apprenante et que l on peut mettre en parall le au mod le de g n ration des connaissance de Nonaka 3 4 2 8 Conscience des apports du KM un public convaincu The aha thing la suite des entretiens et comme vu dans les r sultats de l enqu te nous avons r alis qu il pr domine une conscience r elle des apports du KM parmi tous les employ s de l UNISDR ce qui nous semble tre un l ment aussi positif qu essentiel en vue de l implantation future d une strat gie de partage des connaissances There is an increase of commitment which is fundamental to KM Rappelons que les employ s ont en effet traduit plusieurs reprises non seulement leur int r t mais leur enthousiasme quant l importance du KM ce qui avait d j t not dans le rapport de Bang
5. I think is crucial to improve trust and familiarity within the UNISDR community as well to be able to share information For that think we should do a retreat all toghether including the regional offices In Geneva Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 40 they know each other well but at the regional level sometime we don t dare to ask or request things to headquarters team because we don t even know them Bien d autres r ponses fort int ressantes ont t donn es par les employ s qui selon nous ont plus trait des questions de management Nous invitons par cons quent les personnes int ress es s y r f rer dans l annexe y relative Question 16 According to you what is the most important information from or about UNISDR that needs to be archived Please comment Notre travail ne portant pas essentiellement sur les archives nous invitons les personnes int ress es se r f rer l Annexe 2 et ce d autant plus que ce th me sera plus d velopp dans la section des entretiens Nous relevons cependant un commentaire qui r sume bien la n cessit pour l UNISDR de s en occuper Its history and our position in the UN is not so easy to tell to people sometimes It should be archived and documented in a way that we can all understand Question 17 What do you need to know about what happened at UNISDR in the past and how much do you think it is essential La restitution des r sultats de
6. IMU Information Management Unit ISDR International Strategy for Disaster Reduction HFA Hyogo Framework for Action KM Knowledge Management PRC Pr vention des Risques de Catastrophes SRSG Special Representative of the Secretary General UNISDR United Nations International Strategy for Disaster Reduction UN United Nations Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 64 auurddoquo us mapas RE Syed m Jo p05 LUE ADO EAU SOON EP HBO DANNO APO p rnbwouoop MAJO rop nde WEI 7661 SIPPO uk Q DEN LOGON sep AFIN SNOT SACGLE MALE TOON psen pp EL a eussoy sp renbqo talco sop juoacda gya a p inod parda rou np OLE STIVHO NN ONO sun ON sop IO OH HADH ue xno inddo ap jueza WYO 3 o mopa ep meros opus D emnue sp rate oand YOONN urge o ep e pau o op HEELERS SSA umes oo ap aoa SE no DS Zo SA LONA Das AD ppo oj NO DIDENE P p wp Jom p sol y T P pummi meas ne ppo SUD JOE mp apeo oj aop pid pa dr parts ea abe prob OOO AP ao Ida CL PECHO sp uoopo E ap 00209 HYDE SSP ep pero pb p NO 240 JUICIO TUERCA g ad is A ti od o ep ungana ep round sep aeunpodaq gWOO nba sassy sap nomna Pyg MOI seguero 0 p paces Up Jero 00 pods RY VENT y buy 20d pos peus ep noe WYSO auto sep vami Fe gt Annexe 1 Organigramme de l ONU s jun SUOYDN sap swajsAs a UNISDR Le partage des connaissances BUUNK Iris Annexe 2 R sultats de l enqu te Question 1 How well do the following s
7. Si certains ont de la difficult distinguer les notions expliqu es dans le chapitre consacr aux d finitions t s more of a UN terminology It s information content knowledge d autres semblent faire une confusion entre la caract ristiques internes et externes de la connaissance Obviously it is for the external audience but I think it is for the internal audience as well ou encore It is the organisation of the information which can be either internal or external Certains ont l impression qu il y a une distinction entre le contenu et le syst me qui le g re m much more interested in the content rather than in the system I ve got the feeling that KM is more about the system La croyance tr s r pandue que le KM est limit un processus est galement ressortie des entretiens La gestion des connaissances en interne c est facile c est un processus mettre en place Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 44 D autres d finitions donn es par l ensemble des r pondants se compl tent les unes aux autres qui mises ensemble permettent d obtenir une compr hension largie du KM Si certains mettent l accent sur la conscience de qui ils sont ainsi que de leur environnement It has a lot to do with self awareness your understanding of environment where you operate It is the evidence of what we do ou encore It s your understanding of environment where you operate d autres ont mis l
8. comp tences qui ont trait avec le management les ressources humaines et la gestion de l information Quel que soit son profil ce responsable devra avoir un lien tr s fort avec l Unit d Information et celle d di e la Communication 2 r S gt ate Cette remarque permet de r pondre la question pos e par le d m nageur dans le pr ambule de ce travail Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 57 Conclusion Parmi les demandes et attentes exprim es de la part de l UNISDR pour ce travail l objectif retenu et vers lequel nous avons finalement voulu tendre est celui d veiller l attention des employ s en refl tant leurs attitudes et pratiques actuelles envers le partage des connaissances Les entretiens ont t riches d enseignement et nous ont permis de percevoir des composantes de la culture de l organisation Nous avons galement cern quelques unes des raisons pour lesquelles une strat gie de KM n a pas encore t implant e l UNISDR malgr les tudes ant rieures et l adh sion de l ensemble des employ s Gardons l esprit que la gestion des connaissances est un processus similaire au d veloppement durable si l on ne voit pas forc ment les r sultats positifs dans l imm diat ses fruits apparaissent r ellement sur le long terme et nous imaginons que les sp cialistes de cette organisation savent de quoi nous parlons Nous avons pris conscience que le KM peut aussi tre
9. peu probable et comme le mentionnent les auteurs renomm s Davenport et Prusak Que l on g re le processus de partage des connaissances ou non celles ci sont toujours transf r es dans une organisation mais le plus souvent de mani re locale ou fragment e Davenport Prusak 2000 88 titre d exemple ils font la remarque fort pertinente qui suit Traduction libre de l auteur Traduction libre de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 14 On discute g n ralement d un probl me particulier avec une coll gue non pas parce que l on a d couvert qu il s agit de la personne qui a la meilleure connaissance dans le domaine mais bien parce qu elle se trouve proximit dans le corridor et que l on se sent bien avec elle ibid Ils continuent en exposant le paradoxe suivant Plus une organisation est grande et plus les chances augmentent que la connaissance dont nous avons besoin y existe quelque part mais plus diminue la possibilit que nous saurons comment et o la trouver gt ibid Il existe plusieurs facons d appr hender et d expliquer le partage des connaissances et tous les sp cialistes ont leur propre avis et th orie ce sujet Nous avons donc choisi de pr senter deux visions diff rentes mais qui peuvent notre avis se compl ter La premi re est l approche propos e par Davenport qui propose de diff rencier le transfert vertical d informat
10. professionnels de la gestion des connaissances est souvent cit e pour illustrer d une part l importance d avoir conscience de l tendue de ce que nous savons sachant galement ce que l ignorance peut avoir de dommageable L tre humain m par un d sir d apprendre de d couverte et d volution a naturellement tendance aller chercher des r ponses l ext rieur de lui m me ou de son environnement En effet la fa on la plus courante d acqu rir de nouvelles connaissances s effectue g n ralement travers l ducation sous ses nombreuses formes A contrario le r flexe de se tourner vers soi m me que l on soit un individu ou une organisation dans le but de solliciter notre propre connaissance ne semble pas toujours aller de soi et requiert de faire appel diff rents processus plus ou moins formels qui peuvent nous ouvrir les yeux sur l immense capital souvent inexploit de notre propre savoir un tr sor cach tel un joyau pr cieux qui ne r v le sa beaut que lorsqu il est expos la lumi re Pour rebondir sur la citation introductive qui provient d un employ de l UNISDR il ne s agit pas de tout savoir ni de tout partager mais plut t de savoir que l on peut acc der aux connaissances dont on a besoin parce que l on sait qu elles existent qu elles sont accessibles et que l on sait comment s y prendre tant pour les acqu rir que pour les partager Prendre conscience de ce qui existe est un processus cont
11. rieurs La connaissance tacite est difficile verbaliser parcequ elle est exprim e travers des comp tences bas es sur l action et ne peut pas tre r duite des r gles ou des recettes Connaissance explicite Connaissance qui est codifi e ou rendue tangible et qui peut par cons quent tre facilement communiqu e ou diffus e La connaissance explicite peut tre bas e sur des r gles ou des objets Connaissance culturelle Pr suppos s et croyances partag es propos d une organisation de ses aptitudes ses clients ses concurrents Suppositions et croyances qui sont utilis es pour d finir une valeur et de la signification de nouvelles informations Source Choo 2006 134 A la lumi re de ces diff rentes interpr tations on constate que la connaissance tacite si elle n est pas impossible a transmettre semble n anmoins tr s difficile a partager ou du moins que cela ne va pas de soi et que seules les connaissances explicites peuvent tre facilement transmises Reste a savoir de quelle mani re 2 3 Que partager et comment Apr s avoir clairci quelques concepts de base pour lesquels les sp cialistes sont pour une fois presque tous d accord nous pouvons d sormais aborder le processus plus labor qu est le partage des connaissances et pour lequel les interpr tations sont bien plus vari es Peut on imaginer ne pas transf rer les connaissances Cela semble
12. te en ligne aupr s de l ensemble des employ s de l organisation bureaux r gionaux inclus et entrepris des entretiens qualitatifs aupr s de sept employ s pour approfondir et claircir des probl matiques qui auraient t trop sommairement abord es dans le cadre de l enqu te Cette phase a t cruciale et d terminante dans l laboration de ce travail car elle a permis d illustrer les diff rentes probl matiques soulev es dans le chapitre consacr la th orie qui fait office de revue de litt rature La restitution et l analyse des r sultats tant de l enqu te que des entretiens ont permis de pr senter les premi res conclusions de ce travail Les suggestions et recommandations sont pr sent es de mani re synth tique dans la derni re partie et d coulent de toutes les observations faites en amont Plusieurs l ments significatifs sont ressortis de ce travail dont les principaux sont les suivants l influence que la culture de l organisation peut avoir sur le partage des connaissances l importance d avoir une compr hension commune de la th matique trait e et la n cessit de pouvoir d finir le type de connaissances dont on parle avant de pouvoir les partager Ces observations nous ont men sugg rer des actions concr tes dont certaines ont d j commenc prendre forme au sein de l organisation comme la mise jour de l intranet ou la gestion des archives mais aussi le partage plus informel des conn
13. 12 21 5 Corporate identity and correspondence templates 5 7 12 15 0 Question 6 When you do document outcomes from informal meetings with the purpose of sharing them to your colleagues how do you proceed e email but documents need to be produced in a timely fashion No more than 24 hrs after e For most of meetings with third parties in the form of note for the file shared with relevant colleagues e minutes and NTF to colleagues mission report to intranet e Writing down and then typing up the notes Emailing them to concerned colleagues for comments Incorporating comments and then seeking approval from supervisor Then disseminate them as per the supervisor s instructions e share via email or post them on UNISDR APPS e Quick read and share with colleagues if necessary e Prepare word document or in email and send them Also include links and online references if available e describe the discussion flow then end by summarizing the agreements and follow up actions needed e Write email and send e either short email with bullet points or word document more elaborate e Write note and distribute to my team e The outcomes are sent by emails with specific actions to be taken and focal points e e mail sharing to relevant colleagues e don t e Print and dustribute e mainly shared with colleagues just shared by Email e share an email with whichever colleague believe will be interested in the informatio
14. 3 16 Other 1 1 1 1 17 Question 25 If you use another social network please specify which one e Google e UN Yammer e Google e Social network I only use for private purpose dislike the fact to be connected for work purpose Question 26 Years in service Less than a year 8 1 year up to 5 years 23 5 to 10 years 4 More than 10 years 5 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 74 Annexe 3 Questionnaire Entretiens qualitatifs UNISDR Knowledge sharing amp capture Interviews INFORMATION USE amp KNOWLEDGE SHARING 1 When you hear knowledge management what does it tell you how would you define it 2 Would you say or are you aware that knowledge sharing could be improved within UNISDR 8 Experiences or good practices are commonly shared among knowledge workers Have you ever had the opportunity to share some within UNISDR and if so in which context 4 Mistakes and incidents are equally important to good practices as they provide relevant information to improve business process and efficiency Have you ever had the opportunity to share incidents or mistakes within UNISDR and if so in which context 5 Can you think of any incentives that could be used to improve knowledge sharing 6 According to you what could be improved in terms of knowledge sharing within UNISDR Secretariat HO amp regional COMMUNIC
15. Avez vous travaill directement avec d autres services que ceux susmentionn s Oui O Non i oui lesquels 3 Quels taient vos domaines d activit organisation planification gestion du personnel gestion des finances domaine juridique relations publiques communication s curit entretien autres Pr ciser oa OOOoOoOooO Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 77 14 A quelles fins recherchiez vous le plus fr quemment de l information Connaissance de l entreprise politique missions plans chiffres organisation projets Suivi r gulier courrier interne tableaux de bord statistiques PV notes Environnement de l ISDR partenaires contexte socio politique conomique environnemental Suivi de l actualit presse g n rale et sp cialis e Pratique annuaire formulaires de demandes proc dures modes d emploi Formation professionnelle cours colloques Social droits directives prestations disposition salaires statut du personnel offres d emplois Communication interne journal interne notes de service manifestations R daction tude rapport Personnelle m t o horaires loisirs Autres Pr ciser Quels sont les documents les plus importants que vous consultiez Ordre de 1 10 O O O O OOOOO 00000000000 16 Quelles sont les informations que l ISDR va le plus manquer suite votr
16. Ikujiro A dynamic theory of organizational knowledge creation Organization science 1994 vol 5 n 1 pp 14 37 ROSSION Fran oise Transfert des savoirs strat gies moyens d action solutions adapt es a votre organisation Paris Lavoisier 2008 278 p STENMARK Dick The relationship between Information and Knowledge In Proceedings of IRIS 24 Ulvik Norway August 11 14 2011 STODDART Linda Information outreach and knowledge sharing in the United Nations new approaches In World library and information congress 74 IFLA general conference and council 10 14 August 2008 Qu bec pp 1 7 WATZLAWICK Paul Faites vous m me votre malheur Paris Seuil 1990 119 p WILSON T D The nonsense of knowledge management nformation research 2002 vol 8 n4 pp 1 34 Etudes KM STODDART Linda Creating a knowledge management plan for UNISDR Summary of discussion on 07 08 May 2009 Gen ve New York TALISAYON Serafin D Knowledge demand assessment of stakeholders of UNISDR Asia Pacific final report Commissioned by UNISDR Asia and the Pacific Bangkok 2010 YOUNG Ron Knowledge assessment consultancy report and recommandations Commissioned by UNISDR Asia and the Pacific Bangkok 2009 Sites web UNITED NATIONS INTERNATIONAL STRATEGY OF DISASTER REDUCTION Site officiel de l UNISDR en ligne http www unisdr org consult le 31 08 2011 UNITED NATIONS INTERNATIONAL STRATEGY OF DISASTER REDUCTION Preventi
17. Rarely 1 Never 1 N b Question a choix multiples Si cette question permet de r aliser que plus de la moiti des employ s semblent partager syst matiquement de l information leurs coll gues la question suivante sera plus pertinente quant aux raisons qui les en emp chent Question 9 When you don t share information that might be useful to a colleague what could be the reason s don t think about it 9 don t see the point 1 It takes too much time 5 don t know if I m allowed to 5 I m not allowed to confidential hierarchy policy 2 don t know what would be the best way to do it e g which tool 7 used to do it but stopped as didn t know if it was of any use 6 Any other reasons please specify 13 N b Question a choix multiples Environ 1 4 des personnes ne pensent simplement pas au fait qu une information pourrait tre utile un coll gue et presque un autre quart ont indiqu qu ils ne savaient pas quelle tait la meilleure fa on de s y prendre Parmi d autres raisons qui ont t mentionn es par les employ s nous retenons celle d un employ qui a soulign ne pas avoir conscience qu une information pouvait tre utile ses coll gues pour r aliser par la suite que cela aurait t effectivement le cas Sometimes do not think it is of importance to others but later realize that others would have use of the Le partage des conn
18. UNISDR tant un organe de coordination il collabore par cons quent avec de nombreuses parties prenantes comme des tats des organisations intergouvernementales et non gouvernementales des institutions financi res internationales des organismes techniques des universit s et instituts de recherche des entreprises priv es des m dias et des citoyens qui travaillent ensemble partagent leur exp rience et l information afin de r duire les risques de catastrophe La probl matique de la r duction des d sastres ayant de multiples facettes cette organisation se positionne selon l un de ses cadres ex cutifs la pointe de ce qui se fait dans ce domaine Since we re operating with a complex environment affirm that the mandate of ISDR is extremely cutting edge of complexity compared to the UN system L un des partenaires principaux de l UNISDR est la Banque mondiale qui mis a part divers soutiens financiers g re un partenariat Global Facility for Disaster Reduction and Recovery aupr s des pays en voie de d veloppement impliquant 36 pays et six organisations internationales L UNISDR est sous l autorit du Sous Secr taire G n ral des Affaires Humanitaires voir Annexe lI Il est sous les ordres directs du second Comit conomique et financier de l Assembl e G n rale sous le programme du D veloppement Durable Son soutien financier d pend de ses donateurs la plupart tant des gouvernements avec lesquels l ISDR travail
19. accent sur la structuration des connaissances la fa on don t elles s articulent et leur exploitation It s a system of processes and rules people understandings on how we could either generate or further articulate or combine or certainly process knowledge so that it becomes useful for something ou dit autrement It means an organized and structured way of sorting our knowledge or our information so that we can easily without getting lost retrieve it to use it in our daily work and to make it available to others Nous ne pouvons qu inviter les employ s de l UNISDR d finir eux m mes ce qu ils entendent par connaissance en lien avec la terminologie du KM mentionn e dans la th orie afin d viter tout malentendu lorsque cette th matique est abord e La n cessit de trouver un language commun comme l a pr cis un r pondant est en effet essentielle Everybody has its lingo like their own language and so sometimes you have to remember maybe don t speak to you using my language and I have to use a language which is understandable to you 3 4 2 4 Flux informationnels du vertical au transversal There is a problem of workflow Plusieurs remarques apparemment li es aux flux informationnels proviennent selon nous de l application plus ou moins heureuse des business process Si leur gestion revient aux managers de l UNISDR il nous est tout de m me apparu en cours d analyse que certaines probl matiques pourraient
20. amoncellement de priorit s et l augmentation constante du rendement ne laisse plus assez de temps pour communiquer avec ses coll gues ou encore architecturaux bureaux ferm s ou trop loign s les uns des autres la lumi re de ce qui pr c de et vu l influence d terminante que la culture peut avoir sur le partage des connaissances il nous semble important que l UNISDR pr te attention aux caract ristiques dont la sienne est compos e L implantation ventuelle d une strat gie de partage des connaissances ne s en trouvera que renforc e Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 9 2 2 De quoi parle t on Quelques d finitions de base sont n cessaires car si l expression Gestion des connaissances est connue de l ensemble des employ s sollicit s son interpr tation en est certainement vari e voire parfois confuse ce qui n a rien d tonnant vu la multitude de d finitions existantes dans le monde scientifique Et la connaissance tant pr cis ment ce que produit l UNISDR comme la majorit des organisations onusiennes No one disputes that information and knowledge are the lifeblood of the United Nations Stoddart 2008 1 cela ne facilite pas non plus a en saisir tous les contours si contour il y a Comme le confirme Juan Luis Larrabure dans son rapport There is little understanding of what knowledge is in the context of the United Nations system Knowledge Management KM is pe
21. cr er des liens avec des ressources en ligne Le contenu devrait tre param trable pour qu il puisse tre imprim et envoy l administration puisque que cela reste un document administratif Par ailleurs le temps pass les crire s en trouvera diminu 3 4 2 7 Capture des connaissances de l id alisme au pragmatisme I need to confess that I m particularly bad at downloading my knowledge Comme vu plus haut il nous a galement t demand lors de l tablissement du mandat de consid rer la probl matique de la capture des connaissances ce processus qui consiste a pouvoir s approprier la connaissance principalement tacite d une personne qui s en va comme c est le cas ici du pr c dent directeur de l ISDR qui a quitt ses fonctions apr s plus de dix ans de service au sein de l organisation Un entretien a t fait express ment a cet effet mais pour des raisons de confidentialit videntes nous ne nous sentons pas habilit s en retranscrire ici le contenu Ce que nous pouvons par contre relater c est que la nature de ce qu il souhaitait transmettre tait en grande partie li e son savoir faire et son savoir tre c est dire son exp rience de manager et la gestion d quipe Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 50 Lorsque nous lui avons demand par exemple de pr ciser quels taient les risques dont l UNISDR devait tenir compte il a mentionn la bonne coh si
22. dans ce travail l organisation apprenante les communaut s de pratique l analyse approfondie d outils ou de processus de partage des connaissances et la gestion strat gique des connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris iv Table des mati res Declara aaa i REM CAMS a aaa ii SA a aaa iii Table des Malu do aaa adaia EAn v Liste des Table cuco vii Liste des Figures nn nr en a eat vii Pra iii nenna 1 INTTOQUCTION ini ii 2 Te LSUNISDR oi 4 1 1 Une organisation Unique scccccccesssesseeeeeeeeeeeseeeeeeeeeeeeeeeeseneeeeeeceeeeeeees 5 1 1 1 Structure interne de PUNISDR ooooocococicocccccoccncconananoconcnnnnnnanarnnnnns 5 1 1 2 Mission et objectifs internes 6 2 Le partage des connaissances 8 2 1 L omnipr sence de la culture 8 2 2 Deg oi parle to a ne eme ce de 10 eal MIO Seo 10 2 2 2 De l information au SAVON Mitad Ai dette lt eos 11 2 2 3 Du tacite l explicite cans Kiet sol iia 13 2 3 Que partager et comment nn sssssssreeennnnnnnnennes 14 2 3 1 Du partage de l information explicite ooooccnicicnnncccccnnnnnncccn 17 2 3 2 Du partage des connaissances tacites 18 2 8 3 Formaliser vs contextualiser ooooonninnocccconnnccccnnnnnrrcccnnnonnnnnnnnnnns 19 2 3 3 1 La capture des connaissances 21 2 3 4 CONCIUSION Suriname Rakes 22 3 Analyse de l existant sssiviscsssivnasisnssnrerveincannresneie
23. dialogue at all levels Stoddart 2008 3 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 17 2 3 2 Du partage des connaissances tacites Le partage des connaissances tacites est celui qui pose le plus de d fis car celui ci ne va pas de soi Des auteurs que nous avons d j cit s proposent une solution que l on pourrait presque qualifier de simpliste lorsqu ils affirment que finalement suffirait d engager des employ s comp tents et intelligents et de les laisser parler entre eux Davenport Prusak 2000 88 S ils prennent pour acquis que la premi re tape est relativement facile il en retourne plut t de la s lection des candidats la deuxi me tape est selon eux la plus ardue car quand bien m me serait on parvenu d finir ce qu est une connaissance puis en d finir sa valeur ou son utilit l autre dimension tout aussi complexe comme nous l avons vu plus haut concerne bel et bien la notion de partage elle m me Ils affirment que e transfert spontan de connaissances non structur es ou formalis es est pourtant vital pour le succ s d une organisation surtout si son r le est de cr er de la connaissance ibid 89 Ils insistent par cons quent sur l importance des conversations orales qui sont essentielles pour partager des connaissances tacites Alors qu il est courant d entendre des managers se plaindre que leurs employ s passent trop de temps la machine caf ou
24. essentiel de la strat gie d une entreprise qui d sire optimiser son fonctionnement assurer sa prosp rit et occuper une place de choix dans son domaine par rapport ses concurrents Strategic information management Source Grand dictionnaire terminologique 2011 On retiendra de ce tableau que le partage n est en effet qu une phase parmi d autres et qu il fait partie int grante du processus plus tendu qu est la gestion des connaissances La derni re d finition est celle que nous consid rons tre la plus appropri e car elle met l accent sur l optimisation des performances de l organisation 2 2 2 De l information au savoir Mais comme on peut s en apercevoir la lecture de ces d finitions la distinction entre information et connaissance n est pas tr s explicite Afin de clarifier ces diff rents concepts le tableau suivant permet de retracer non seulement l volution de la fa on dont ils ont t appr hend s par diff rents auteurs scientifiques mais galement de r aliser qu il existe nouveau plusieurs niveaux d interpr tation qui pr valent encore aujourd hui dans ce domaine Traduction libre de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 11 Tableau 2 Donn es Informations Connaissance INFORMATION CONNAISSANCE Faits organis s pour d crire V rit s et croyances perspectives et une situation ou une condition concepis teens AUTEURS Wiig 1993
25. information that you should while others did 2 aj tal 1 2 N b Question choix multiple De toute vidence le flux de diffusion de l information pose probl me car les employ s se plaignent autant du manque d information que de l inverse Plusieurs d entre eux indiquent qu il leur arrive ne pas recevoir une information qu ils auraient d obtenir alors que d autres coll gues l ont justement re ue Quoi qu il en soit on constate qu il y a la fois trop et trop peu d information qu elle n est pas toujours diffus e aux personnes concern es ni au bon moment Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 38 Question 12 Information and knowledge sharing are essential aspects of a knowledge management strategy If a KM strategy were implemented within UNISDR what would you agree with disagree _ don t know It would improve the business processes The communication between colleagues would be more efficient It would facilitate collaborative work with colleagues or teams that are physically separated 0 The knowledge capture experiences crucial information of colleagues on departure retirement sick leave etc would be secure and usable 0 The knowledge capitalized would become an essential resource of UNISDR 0 N b Question a choix multiples Si les r ponses taient certes sugg r es l avance il n en ressort pas moins que de toute vidence
26. mails get very tired can t read long e mails that go on and on and on ou encore cannot really read more than hundred e mails per day This is tiring and you just don t answer Par le manque de temps et le stress que cela procure When you think about the time you re spending just responding to e mails it s just crazy and you still have to do the other things ou dit autrement When you receive hundreds of e mails you just copy them Maybe it s a way of informing you because they don t ask you to be responsible for the action but also it s too much Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 46 Bref on l aura compris il semble qu il y ait une absence de directives concernant tant la diffusion que le contenu des e mails qui a pour effet une surabondance d informations tr s bien r sum e par un r pondant faut absolument mettre un syst me en place de fa on ce que cela ne soit pas tout azimut que l on ne soit pas tout coup bombard d e mails ou bombard d informations en quantit mais qui ne servent rien et qu on finit par ignorer la fin du compte parce qu on est submerg de trop d informations S il serait de toute vidence utile aux employ s de d finir ensemble une typologie des e mails nous pr sumons qu une bonne quantit de messages pourraient parfaitement tre relay s par l interm diaire de l intranet surtout s il s agit de communication transversale
27. on y met un hand over note et en effet rappelons que le disque partag est utilis comme archivage lectronique On the share drive we put the information that needs to be kept Un r pondant sugg re d utiliser plut t l e mail would share that probably by memo and by e mails to a number of staff very detailed e mail or that would content a word document saying here s the project here s what we do here are the relevant partners the network ou sur des supports imprim s We re trying to actually put things down in these processes and than paper and checklists Comme on peut le constater plusieurs m thodes sont possibles Tout ce que nous pouvons sugg rer c est que les employ s choisissent d uniformiser leur pratique en d finissant ensemble un mod le qui puisse tre aussi facilement exploitable que p renne Ce sur quoi nous aimerions videmment porter plus d attention concerne le transfert des connaissances tacites comme les comp tences le savoir faire ou l exp rience des employ s Lorsque des r pondants nous informent de ce qui suit m the only one that has been here for so long in this unit so obviously know all the practices like how you write a publication or how you talk to but didn t put that anywhere ou encore When I talk to a stakeholder know remember the things that they like know how to talk to them The most important is probably how the work I m doing relates to the ISDR st
28. other more concise format and maybe sometimes not all relevant information is included in the reporting e not sure who to copy e don t think this one applies to me l m often sharing information from meetings with my colleagues especially since we work closely e Sometimes do not think it is of importance to to others but later realize that others would have use of the information e don t have the time Question 10 When you do share information that yout think might be useful to a colleague how do you know it has really been useful l ask for feedback 20 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 69 rarely or never check if it has been useful 11 Other please specify 8 Other please specify e Too busy to check whether useful usually an acknowledgement by colleagues shows that it was useful for them e if receive feedback e get email responses from colleagues who did actually find it useful but it is not systematic e based on reply of colleague it it comes e am usually told that it is useful sometimes ask e see whether it has been employed e If receive feedback Question 11 Among the symptoms listed below please check the ones that you are suffering from and how frequently Frequently Occasionally Rarely Never N A You re overwhelmed by too much information 10 19 7 4 0 You
29. partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 49 Comme dit plus haut il nous semble vident que ces rapports ont un potentiel de partage des connaissances vident car ils permettent de transmettre de l information de valeur tous les coll gues f I go to the same place or the regions than would be interested in seeing if someone has been there in the past l heure o ce travail s crit une quipe est en train de r fl chir la fa on dont les am liorer heureusement en lien direct avec la refonte de l intranet Plusieurs besoins et suggestions nous ont t propos s par les r pondants dont nous retranscrivons ici deux exemples comme un formulaire lectronique Maybe the mission reports should just become an electronic form rather than a word document including objectives outcomes and follow up if necessary If it was a web based format think it would get a much higher response and it would be faster to write them ou une structure th matique adapt e We could structure our mission reports on our mains strategic objective or our main partnerships group Nous confirmons que l adaptation de ces rapports sous forme lectronique en ligne avec une indexation appropri e par exemple un th saurus d fini par les utilisateurs r soudrait bon nombre des probl mes soulev s ici Si un besoin de contextualisation est n cessaire il faudrait laisser la possibilit aux gens de pouvoir inclure des commentaires et
30. ponses donn es plus de la moiti 17 font r f rence l envoi d informations par e mail aux coll gues concern s sous forme de notes concises qui reprennent les l ments essentiels des r unions Plus de dix r ponses font mention de documents notes minutes qui permettent d inclure des informations plus labor es Les pratiques varient selon la th matique les personnes concern es et l importance des informations mais nous constatons qu il pr existe une bonne propension formaliser des informations tacites en explicites Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 36 Question 7 There are mission reports available on the Intranet where relevant information is stored and shared with colleagues How do you use them Frequently Occasionally Rarely Never N A publish them when come back from a mission 3 8 i 12 10 consult them before going on mission 3 8 9 8 12 use this information without going on mission 0 8 15 9 N b Question a choix multiples Comme nous le verrons dans les entretiens les rapports de mission ne sont pas ou peu utilis s En l tat actuel ils sont plut t des documents administratifs qui pourtant rec lent un potentiel de partage de connaissances non n gligeable Question 8 When you think that information might be useful to a colleague how often do you effectively share it Each time 26 Occasionnaly 12
31. quinze questions ouvertes pour la Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 32 plupart Les entretiens ont dur en moyenne 60 minutes Enregistr s num riquement ils ont t int gralement retranscrits pour en faciliter l analyse du contenu Sur les six entretiens un seul a eu lieu en fran ais Ces entretiens ont parfois g n r de nouvelles questions afin de relancer le r pondant s exprimer d avantage sur une question ou dans le but d obtenir des informations compl mentaires qui semblaient naturellement compl ter la question initiale Bas s plus sur le mode du dialogue ils ont permis aux r pondants de s exprimer plus librement sur des th matiques ou des probl mes parfois sensibles voire confidentiels li s directement leur condition de travail actuelle Une question concernant les modes de communication e mail t l phone meeting etc n a pas t trait e dans le cadre de ce travail mais les r sultats sont disposition de l IMU cf Annexe 3 3 3 3 L entretien de capture des connaissances La mandante ayant exprim le souhait d aborder galement la probl matique de la capture des connaissances un huiti me entretien a t effectu aupr s du Directeur G n ral de l UNISDR retrait depuis le 1 mai 2011 Celui ci ayant une exp rience de plus de dix ans au sein de l organisation la question s est pos e de savoir comment pr server et capitaliser toute l exp rience acquise durant s
32. sharing within UNISDR Cette question volontairement similaire la question 13 a permis d obtenir plus d informations de la part des employ s pour am liorer cette fois le partage des connaissances au sein de l organisation tant sur des besoins sp cifiques que sur d ventuelles suggestions pour y r pondre Le besoin d tre tenu au courant de ce qu il se passe au sein de l organisation s est fortement fait ressentir f we can know and track easier what when where and how things happened que ce soit par l interm diaire de r unions Regular and specific meetings to discuss about work progress par un proc d plus technologique A regular internal newsletter on all units activities ou sur la fagon de le pr senter Developing good practice and habit of posting very brief even just a few sentences notes on meetings attended or conversations had with governments or partners Pour ce faire certains outils ont t mentionn s comme Easy way to communicate knowledge i e mobile phones microblog etc ce qui vient confirmer l initiative positive de l IMU de vouloir exp rimenter l outil de microblogging Yammer Afin de d limiter notre sujet d tude d j fort tendu nous avons choisi de ne pas approfondir la probl matique des bureaux r gionaux N anmoins un commentaire a particuli rement attir notre attention car il aborde la fois la culture de l organisation la confiance et la coh sion de l quipe
33. suffer from lacking information 8 24 8 0 0 You learn too late about information that could have been useful 10 23 6 0 0 You re doing a task which has already been done by another colleague without knowing it 5 13 19 3 0 You didn t receive information that you should while others did 2 21 14 1 2 Question 12 Information and knowledge sharing are essential aspects of a knowledge management strategy If a KM strategy were implemented within UNISDR what would you agree with agree disagree don t know It would improve the business processes 35 0 4 The communication between colleagues would be more efficient 36 2 2 It would facilitate collaborative work with colleagues or teams that are physically separated 39 0 0 The knowledge capture experiences crucial information of colleagues on departure retirement sick leave etc would be secure and usable 38 0 2 The knowledge capitalized would become an essential resource of UNISDR 37 0 2 Question 13 If you think of any benefit that UNISDR might gain from a KM strategy please specify e Keep it simple and fresh Quality control needs to be approved by Managers at P5 or above e We will have benefit from KM though am not sure what exactly means in terms of doing things differently from what we are currently doing and services IMU is already providing e Most of our tasks are not one time activities With a good KM strategy every time we do something again we wo
34. syst mes d information afin de r pondre du mieux qui soit aux besoins des membres de l quipe Les points qui ont t soulign s sont 1 Le partage de l information interne 2 L utilisation efficace de l intranet 3 Affecter une personne responsable d am liorer le partage d information interne 4 Identifier les sources d information cl afin d am liorer la communication interne et d velopper des syst mes de gestion de l information pour les organiser comme les rapports de mission les notes classer la correspondance le r pertoire de contacts les expertises ou comp tences la suite d une deuxi me discussion qui tait cibl e cette fois sur le Secr tariat et le syst me largi de I ISDR les points cl s qui sont ressortis portaient entre autres sur la simplification du syst me d information qui inclut plusieurs sites Internet ISDR Linda Stoddart a t le Directeur de la Gestion des Connaissances au Secr tariat des Nations Unies New York avant d occuper le poste actuel de Directeur acad mique du Master of Science en Information et Gestion des Connaissances l Universit de Columbia New York Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 29 PreventionWeb ainsi qu une strat gie de communication qui y soit align e et des outils pour que les partenaires puissent collaborer et communiquer entre eux En r sum le sentiment partag par les membres pr sents tait que la gestion de l in
35. temps m me si l information y est succincte Un exemple qui prouve que l utilisation parfois obligatoire de certains outils inscrits dans les business process peut apporter beaucoup de b n fices en terme de partage d informations Le deuxi me l ment concerne les rapports de mission alors qu ils doivent tre remplis obligatoirement par la majorit des employ s du moins pour ceux qui partent leur utilisation lecture exploitations de l information est pourtant moins importante que le calendrier Travel amp Leave Question 4 Do you need any other information for your work not previously listed Parmi les r ponses donn es nous retenons que les employ s ont en effet besoin de savoir qui fait quoi What staff are up to or where they are on mission tant l int rieur des unit s Internal UNISDR focal point info who is responsible for what where across the secretariat qu l externe sur le terrain People centred stories news and advances made in the regions Nous avons galement per u un besoin de la part des Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 35 employ s de comprendre ce qu il se passe au sein de l organisation Sharing notes for the file after each key meeting would help all staff understand institutional positions and substantive developments ou encore to be aware of the content of discussions at the political level when engaging at the working level afin no
36. toujours aussi avis s Urska Hocevar pour ton soutien ta capacit me faire prendre de la distance et pour ton g nie du design dont j ai pu nouveau b n ficier mes camarades du Master pour leur solidarit et leur amiti we simply rule mes amis Evelyne Mich le Raymond Viviane et Wendy et ma famille Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris ii Sommaire Le mandat qui nous a t propos par Margareta Wahlstr m Repr sentante Sp ciale du Secr tariat G n ral de l UNISDR consistait initialement proposer une strat gie de partage des connaissances Cet objectif a t r adapt en suggestions et recommandations pour faciliter et am liorer le processus de partage des connaissances au sein de l organisation La demande de consid rer la probl matique de la capture des connaissances a galement t trait e Pour y r pondre nous avons proc d aux diff rentes tapes mentionn es ci dessous Afin de comprendre le contexte dans lequel se situe l organisation nous avons consid r qu il tait important d tablir une analyse de l existant en consid rant tout d abord les tudes d di es la gestion des connaissances d j effectu es pour l UNISDR et en observant galement le syst me d information actuellement en place Par la suite afin de pouvoir analyser et comprendre la situation actuelle li e au partage des connaissances nous avons con u et envoy une enqu
37. tre de mani re plus formalis e que les changes oraux dont nous avons pr c demment parl Cela peut se faire par l interm diaire d outils du web 2 0 comme les wiki pour l criture collaborative Twitter pour une mise jour instantan e mais aussi par l acc s direct des r pertoires de personnes cl par type de comp tences dans un certain domaine qui peut exister sous une forme standard r pertoire en ligne ou visuelle cartographie Nous avons re u l information durant l criture de ce m moire que l Information Management Unit IMU a l intention d exp rimenter un outil de microblog Yammer d j utilis dans d autres organisations internationales et sommes convaincus que ce type d initiatives qui a l avantage d tre peu co teuse peut certainement pr tendre des r sultats aussi positifs et visibles et ce dans un court laps de temps Cela tant dit nous aimerions relativiser ce processus de capture de connaissances qui g n re parfois un id alisme quant son absolue n cessit Comme le pr cise adroitement le Professeur T D Wilson dans un article qui remet enti rement en question la notion elle m me de gestion des connaissances les gens ont parfois l illusion que e mental peut tre aujourd hui g r son contenu captur ou t l charg et enregistr dans des bases de donn es Une utopie qui selon lui ne peut videmment pas tre r alis e Wilson 2002 29 2 3 4 Conclusion Nou
38. tre r solues par quelques proc d s mentionn s ci dessous Un des l ments qui a donc retenu notre attention dans les entretiens concerne la diffusion de l information top down celle qui provient des cadres et qui doit tre transmise aux subordonn s L un des r pondants qui est pr cis ment un ex cutif a lui m me pr cis The senior management would have to communicate the guidelines and communicate certain type of information that will allow the organisation to build this branding of the organisation Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 45 Une information confirm e par un autre r pondant Ce n est pas seulement un manque de partage les informations strat giques ne sont pas dig r es voire g n r es Donc finalement l information que nous redescend ce n est pas forc ment l information la plus importante qui nous permettrait d avancer Un autre r pondant a d ailleurs relev les cons quences que cela peut avoir en terme de conscience g n rale des activit s de l organisation We don t have an executive organisation so we re not really getting messages down from the top because the meanings are really broad and the staff doesn t really know what s going on Pour rappel l approche de Davenport cit e dans la th orie fait pr cis ment r f rence a cette verticalit de l information Des probl matiques ont galement t soulev es concernant les proc dures et les
39. when come back from a mission 3 8 7 12 10 consult them before going on mission 3 8 9 8 12 use this information without going on mission 0 8 15 7 9 Question 8 When you think that information might be useful to a colleague how often do you effectively share it Each time 26 Occasionnaly 12 Rarely 1 Never 1 Question 9 When you don t share information that might be useful to a colleague what could be the reason s don t think about it don t see the point It takes too much time don t know if I m allowed to I m not allowed to confidential hierarchy policy don t know what would be the best way to do it e g which tool used to do it but stopped as didn t know if it was of any use OID IN N oO O j O e Any other reasons please specify Any other reasons please specify e Not properly vetted quality control e am not sure understood the point of this question share info when believe is needed e often do not know what colleagues are working on e Too busy and when time available information is no longer topical e share via supervisor in that case e sometimes feel nobody is listening e Sometime don t have the time although mean to to share the information e Information overload if it isn t necessary to colleagues s work e Information from regional office often shared monthly in
40. 3 4 2 5 Valoriser les TIC en interne choisir le bon public Plusieurs remarques ont t faites concernant les syst mes d information actuels qui viennent confirmer les r sultats de l enqu te en ligne ce propos comme l intranet What we need is an internal communication tool that states priorities or states really interesting priorities that managers are doing ou le disque partag There is a shared file but we need to be consistent on how we record things on that shared file we should clean it more often Otherwise it s too messy semble galement qu il y ait des contraintes technologiques li es au syst me de l ONU comme un probl me d acc s au serveur interne depuis l ext rieur previously we had stored all those files in the past on our internal servers but you can t access those from outside the office and it s a real challenge especially for our boss who travels the most and he s the one who needs the files ou celui d une taille limite pour le transfert de fichiers The UN e mail system limits the size of the e mails you can send up to 4 MB as many times the files we need to share are much bigger La possibilit de mettre ces dossiers sur l intranet pourrait r soudre ces deux probl mes relativement facilement mais cela n cessite en effet de pouvoir s affranchir des contraintes technologiques susmentionn es Un autre aspect qui a particuli rement retenu notre attention est celui qui concerne l utilis
41. ATION 7 There are mission reports available on the Intranet where relevant information can be stored and shared to colleagues How do you use them And if not for what reason 8 By which way do you usually communicate with your colleagues And how effective do you think it is storming planning advice g confirm advice feedbac 0 By any other way E please specify KNOWLEDGE CAPTURE 9 If you were about to leave retirement new job sick live etc what information documents experience data would you consider to be transferred to your colleagues For what reasons Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 75 10 On the contrary what would be the information which doesn t need to be kept or shared with your colleagues For what reasons 11 What are the most valuable information you re working with and how does anyone could work with it immediately if you weren t here 12 Do you have a specific competency that you would need to teach or transfer in case of sudden departure to prevent its loss If yes how would you proceed ARCHIVES amp INSTITUTIONAL MEMORY 13 What could you say about the institutional memory what is important according to you 14 Subsidary question Do you use iSeek 15 Do you see anything else that you might like to ad that wasn t covered Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 76 Annexe 4 Questionnaire Ent
42. Le partage des connaissances l UNISDR reflet et perspectives CN TEE GER 4 FDR United Nations International Strategy for Disaster Reduction Travail de Master r alis en vue de l obtention du Master HES par Iris BUUNK Conseill re au travail de Master H l ne MADINIER professeur HES Gen ve le 31 ao t 2011 Haute cole de Gestion de Gen ve HEG GE Fili re information documentaire D claration Ce travail de Master est r alis dans le cadre de l examen final de la Haute cole de gestion de Gen ve en vue de l obtention du titre de Master of Science HES SO en information documentaire L tudiant accepte le cas ch ant la clause de confidentialit L utilisation des conclusions et recommandations formul es dans le travail de Master sans pr juger de leur valeur n engage ni la responsabilit de l auteur ni celle du conseiller au travail de Master du jur et de la HEG J atteste avoir r alis seule le pr sent travail sans avoir utilis des sources autres que celles cit es dans la bibliographie Fait Gen ve le 31 ao t 2011 Iris Buunk Le partage des connaissances l UNISDR reflet et perspectives BUUNK Iris Remerciements Linda Stoddart sans qui ce travail n aurait jamais pu avoir lieu Pour ses conseils avis s son soutien distance mais non moins effectif et ses encouragements A Margaretta Wahlstr m pour m avoir mandat ce m moire po
43. a devise de ce portail est selon les mots utilis s par l UNISDR Trouver Partager Connecter noter que c est le CMS Syst me de gestion de contenu de Preventionweb qui alimente galement le contenu du site Internet Les mises jour sont donc simultan es sur les deux sites 16 URL http www unisdr org 17 URL http www preventionweb net Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 24 L intranet a t cr fin 2006 sous l initiative du responsable de l IMU alors qu il n en n existait aucun avant son arriv e Il est accessible depuis Gen ve ainsi qu travers tous les bureaux r gionaux sur les cinq continents Il s adresse l ensemble des employ s de l ISDR et permet d acc der principalement des documents administratifs internes l organisation comme des r pertoires d adresses des proc dures administratives ou encore des directives li es par exemple la s curit informatique ll contient galement un calendrier Travel amp Leave n cessairement tr s utilis par les employ s puisqu il est obligatoire d y inscrire ses d parts en mission ou en vacances On y trouve galement des proc s verbaux de rencontres ainsi que des vid os des rencontres archiv es de mani re d chronologique L intranet donne galement acc s aux rapports de mission que la majorit des employ s sont cens s remplir pour des raisons administratives et financi res remboursements Si cet intra
44. aissances l UNISDR BUUNK Iris 37 information Un autre mentionne un probl me inh rent au manque de partage d informations en pr cisant qu il n a pas conscience de ce sur quoi ses coll gues travaillent Often do not know what colleagues are working on Question 10 When you do share information that yout think might be useful to a colleague how do you know it has really been useful ask for feedback 20 rarely or never check if it has been useful 11 Other please specify 8 N b Question a choix multiple La moiti des r pondants ont r pondu qu ils demandaient un feedback apr s avoir partag de l information ce qui nous semble tre un r sultat plut t positif vu l effort que cela peut impliquer temps et volition L autre moiti est plus passive r alisant que l information partag e a pu tre utile que lorsque le destinataire accuse r ception et donne un feedback qualitatif Question 11 Among the symptoms listed below please check the ones that you are suffering from and how frequently Frequently Occasionally Rarely Never N A You re overwhelmed by too much information 10 19 7 4 0 You suffer from lacking information 8 24 8 Oj o0 You learn too late about information that could have been useful 10 23 6 Oj 0 You re doing a task which has already been done by another colleague without knowing it 5 13 19 3 0 You didn t receive
45. aissances entre les employ s d marche essentielle pour favoriser tant la coh sion de l quipe que l innovation Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris jii La recommandation principale de ce mandat fait cho celles pr c demment faites au sein de l organisation savoir la n cessit d employer un gestionnaire des connaissances Une fa on d investir de mani re durable dans la gestion de la ressource la plus pr cieuse que l UNISDR poss de La conclusion de ce travail permet de relativiser certains concepts pr sent s dans ce m moire tout en proposant une autre vision sur ce domaine aux multiples facettes S il nous avait initialement t demand de proposer une strat gie de partage de connaissances cet objectif a t r ajust au cours du mandat vu les ressources que cela n cessite pour son implantation comme expliqu dans la derni re partie de ce m moire Par ailleurs le benchmarking qui avait t consid r lors de l tablissement de la m thodologie a finalement t mis de c t car il impliquait de trouver une organisation effectivement comparable celle de l UNISDR alors que celle ci est unique en son genre ou d tablir des points de comparaison avec diff rentes organisations onusiennes mais ce qui ferait dans ce cas l objet d une autre tude Les th matiques suivantes qui n cessiteraient elles seules un m moire qui leur soit consacr ne sont pas ou peu abord es
46. appr hend comme une philosophie Vu sous cet angle on est plus en mesure de comprendre la difficult vouloir l implanter tout prix dans des processus de travail Par ailleurs le risque que pr sente le KM est de se complaire dans des concepts qui en fin de compte ne font plus aucun sens pour personne tant ils sont loign s de la r alit Si l on parvient en prendre conscience il ne faut pas h siter oser le pragmatisme et utiliser des m taphores des all gories ou des images symboliques qui ont le potentiel d ouvrir l esprit et offrir une distance sur nos pratiques Nous proposons ci dessous pour illustrer nos dires d autres visions sur les connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 58 Le Tao de la Connaissance En r fl chissant la dynamique engendr e par les genres nous nous sommes demand s il tait possible d appr hender la connaissance sous cet angle Il en est ressorti le sch ma suivant Figure 6 Le Tao de la Connaissance A CONNAISSANCES TACITES intuition motions culture id es valeurs savoir faire donn es savoir tre information documentation archives CONNAISSANCES EXPLICITES POROS Source cr ation de l auteur Le sigle du taoisme chinois repr sente le Yin et le Yang repr sentant respectivement le f minin et le masculin et une myriade de d clinaisons possibles que nous n aborderons pas ici Le Yin selon nou
47. artag shared drive utilis par l ensemble des employ s qui sert autant de syst me d archivage que de d p ts de documents de travail celui ci viennent s ajouter des disques partag s pour chacune des Unit s Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 25 Il va sans dire que cette structure implique in vitablement des doublons non seulement entre les disques r serv s aux Unit s qu celui de l ISDR mais galement avec les documents pr sents sur l intranet Une r flexion doit par cons quent tre men e sur la gestion documentaire interne l ISDR en lien direct avec les archives Afin de mieux se repr senter ce qui pr c de le sch ma suivant repr sente les composants du syst me d information et les flux d alimentation du contenu Figure 4 Sch ma du syst me d information Sh ma du syst me d information l UNISDR HQ et flux d alimentation du contenu Environnement interne Environnement externe ae Sitelnternet Sites pages TE officiel campagnes ISDR nite You Tute flickr Unit Information _ Intranet Disques personnels Parties prenantes du monde entier Preventionweb Disques partag s Unit s Disque partag g n ral N b Les employ s alimentent les disques personnels d Unit s et le partag ainsi que l Intranet Source cr par l auteur La situation actuelle des archives n est de l
48. ation des outils de communication destin s aux parties prenantes c est dire consacr l environnement externe de l UNISDR cf le sch ma des syst mes d information titre d exemple Preventionweb est un site web collaboratif qui facilite les changes et les transferts d information entre les gens du monde entier qui alimentent eux m mes une partie du contenu Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 47 Comme nous l avions mentionn plus haut la devise de ce site est Find Share et Connect qui invite les gens trouver de l information la partager et se mettre en r seau pour discuter de pratiques et th matiques qui les r unissent Pourquoi les employ s de l UNISDR n appliqueraient ils pas cette devise eux m mes Nous devons admettre que nous partageons le m me sentiment que l un des r pondants qui nous a confi On our website we ve got these places where all the communities are exchanging but we don t have it for ourselves which is really weird faisant r f rence au site web officiel qui donne acc s des communaut s de pratique destin s aux int ress s qui souhaitent partager et changer des informations et exp riences entre elles De mani re int ressante un autre r pondant pr cise que Now we have created a new website and everyday we put new stories and we really want to do that because we want people to come to the website more often Before it was really static so obv
49. ble des parties prenantes concern es par la r duction du risque des d sastres II permet de savoir qui est l UNISDR et ses employ s ce qu ils font o ils travaillent et avec qui Il donne galement un acc s direct leur pr sence sur les r seaux sociaux comme leur page sur Twitter Facebook YouTube et Flickr Il propose galement des liens directs diff rentes initiatives et campagnes de promotion qu ils ont lanc comme celle de My city is getting ready ou un jeu en ligne sur la pr vention des d sastres Par ailleurs il propose une terminologie de d finitions sur la r duction des d sastres afin de promouvoir une compr hension commune sur ce sujet aussi vaste que complexe PreventionWeb est un site web participatif cr en 2007 par l UNISDR qui s adresse toutes les parties prenantes concern es par la Pr vention du Risque des Catastrophes Il s agit d une plateforme d changes qui tend r pondre aux besoins informationnels dans la PRC en facilitant la collaboration entre les parties prenantes qui peuvent elles m mes prendre part l alimentation du contenu du site Dans les grandes lignes il pr sente le cadre d action de Hyogo les pays et r gions de par le monde des th matiques diverses li es la PRC des informations sur les catastrophes ainsi que des ressources professionnelles Il offre galement un acc s a des communaut s de pratique dans les diff rents th mes dont l UNISDR s occupe L
50. ce Management Section 5 Administrative Support Services 5 Partnership amp Networks Unit 1 Monitoring Assessment and Practices Section 1 HFA Monitoring Assessment amp Risk Unit 1 Inter Agency Cooperation Policies and Practices Unit Campaign Team il Capacity Development Unit 1 Regional Office Support Coordination Section 3 Office of the Director 1 Office of the Special Representative of the Secretary General 1 Regional Office or Other please specify 11 Regional Office or Other please specify gt Global Platform ROAS Africa Regional office in Central Asia Fiji AP Office GAR Team Question 20 What language s do you use at work French 13 English 40 Spanish 6 Chinese 0 Arabic 1 Russian 1 Other please specify 2 German can get by in Spanish and Portuguese and understand French Question 21 Do you have a smartphone that you use for professional issues Yes 22 No 18 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 73 Question 22 If yes which smartphone do you use Provided by the organization Personal N A Blackberry 12 1 10 iPhone 2 8 9 Other 0 5 9 Question 23 Do you know or use social networks Yes 31 No 8 Question 24 If yes which social network do you already use private or work Daily Weekly Monthly Yearly N A Facebook 10 8 7 4 6 Linkedin 1 6 5 3 15 Twitter 4 3 1
51. ces Improved communications and knowledge management tools effectively support the UNISDR strategic objectives Selon nos observations l int gration du KM semble poser quelques difficult s au Secr tariat comme si chacun savait pertinemment qu il devait y figurer en bonne place les employ s en sont convaincus mais sans savoir pour autant quel espace lui donner Nous trouvons cette situation r v latrice de ce qui se passe l UNISDR qui comme nous le verrons dans l analyse de l existant ressort de diff rentes mani res ne pas confondre avec l ge m dian KM Knowledge Management Gestion des connaissances Ce sigle connu des professionnels sera souvent utiis dans ce travail pour des facilit s de lecture Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 6 En conclusion il faut retenir que l UNISDR est une structure unique et ind pendante au sein du syst me des Nations Unies qui couvre des domaines aussi larges que le d veloppement durable et la r duction des risques de d sastres Cette organisation s vertue a remplir le r le de coordinateur pour toutes les personnes impliqu es de pr s ou de loin ces th matiques c est dire tout le monde Le fait qu elle ait grandi aussi rapidement et que son futur ne soit pas pr visible dans une moindre mesure que celui des Nations Unies ou d une agence onusienne elle fait face un repositionnement continu et de ce fait b n ficierait de tout
52. cette question a pos probl me alors que tout semblait fonctionner lorsque l on y r pondait en ligne Par cons quent les r sultats ne sont pas utilisables tels quels et ont t enlev de l annexe Il s agissait de sp cifier l importance des informations que les gens souhaitaient garder selon leur date d dition Mais beaucoup de ces informations concernent les archives et seront trait es plus loin Les questions 18 26 quant elles portent sur le profil des employ s comme leur utilisation des outils de r seaux sociaux plus d un tiers en connaissent ou en utilisent leur lieu de travail deux tiers des employ s qui ont r pondu travaillent Gen ve leur anciennet dans l organisation la moiti y sont depuis 1 5 ans ou encore les autres langues utilis es mise part l anglais Nous avons bien videmment conscience que ces r sultats pourraient tre exploit s et analys s plus finement comme en croisant des donn es avec certaines questions Un travail qui se pr terait bien des analyses ult rieures si le besoin s en fait ressentir En conclusion ces r sultats viennent pour la plupart confirmer des informations qui sont ressorties dans les entretiens avec la diff rence d inclure les bureaux r gionaux Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 41 3 4 2 Les entretiens qualitatifs Plusieurs aspects li s de pr s ou de loin au partage des connaissances sont ressortis des entretiens mais n
53. ctual capital knowledge 8 knowledge amp technology management cycle KM and culture Sharing Ly Evaluating KM systems Strategic Change management knowledge knowledge management perspectives Source Jashapara 2004 p 183 2 3 1 Du partage de l information explicite Il existe plusieurs fa ons de transmettre des informations explicites et la litt rature abonde de th ories et d exemples en la mati re puisqu il s agit du processus le plus facile g rer Il est facilit par le fait qu il s agit d informations d j formalis es mais aussi parce qu il existe une multitude d outils qui facilitent leur transfert L intranet est videmment souvent cit comme l outil de r f rence en la mati re Ses avantages sont nombreux L un de ses atouts est qu il permet de transmettre des informations l ensemble des employ s d une organisation c est dire de mani re transversale en vitant par exemple que tout le monde soit submerg inutilement de courriers lectroniques e mails corporatifs Par ailleurs il peut tre un outil puissant de coh sion d quipe car la m me information est diffus e de mani re unilat rale pour tout le monde Ce qui n exclut pas que des Unit s puissent contribuer enrichir une partie de son contenu C est par exemple le r le que joue l intranet iSeek des Nations Unies iSeek has been used extensively to communicate messages to foster a sense of community and encourage
54. e vidence de l accompagnement et du soutien d une politique de gestion des connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 7 2 Le partage des connaissances Le partage des connaissances est une des tapes de la gestion des connaissances qui est elle m me une discipline au carrefour de vastes domaines qui touchent la gestion les sciences de l information les sciences cognitives la sociologie la psychologie la politique le comportementalisme ou encore la p dagogie sans oublier plusieurs domaines connexes tels que les processus d affaires business process ou la communication Tous ces aspects sont li s les uns aux autres comme les facettes multiples complexes et r fl chissantes d un diamant Afin de mieux saisir les perspectives que le partage des connaissances peut offrir il est n cessaire de revenir des notions de base puis d aborder certains l ments th oriques Par ailleurs ce chapitre a galement l objectif de clarifier certains concepts dont les employ s de l UNISDR pourront s inspirer ult rieurement pour d finir un langage et une compr hension communs du KM 2 1 L omnipr sence de la culture Avant toute chose il importe d aborder la notion de culture qui a une influence pr pond rante sur la fa on dont les connaissances sont partag es au sein d une organisation Ce que nous entendons par culture dans le cadre de ce travail c est tout ce qui a trait avec les valeurs de l
55. e d part 17 Avez vous une expertise professionnelle une connaissance unique que vos coll gues n ont pas qu ils vont perdre et dont ils auraient besoin Si oui laquelle 18 Si quelqu un reprenait votre poste dans l imm diat quelles sont les informations que vous aimeriez lui transmettre qui sont a vos yeux essentielle max 5 19 Quels sont les risques principaux que vos coll gues devraient conna tre 20 Avez vous d velopp des proc dures pendant que vous tiez en fonction Si oui vos collegues les connaissent ils 21 Quels taient les aspects cruciaux de votre exercice professionnel 22 Quelles sont les informations qui doivent tre partag es l ensemble de l organisation 23 Quelles sont celles qui ne doivent pas tre partag es l ensemble de l organisation 23b Pour quelle raison 24 Comment tait organis e votre documentation imprim e et num rique 25 Quelles taient les informations dont vous aviez r guli rement besoin 26 Dans quels syst mes d informations Intranet site web alliez vous chercher le plus fr quemment de l information 27 Par quels moyens avez vous le plus souvent transf r des informations t l phone e mails notes crites oralement etc 28 Qui sont les personnes les plus importantes r le essentiel avec qui vous avez collabor l int rieur et l ext rieur de l UNISDR Et sur quels sujets 29 Avez vous des informations qui vou
56. e history Not knowing that is potentially dangerous Et en effet nous relevons ici un lien vident entre les archives et la capitalisation des connaissances acquises et pr serv es au fil des ann es lorsqu un autre r pondant pr cise It s important to know what we ve tried in the past what hasn t worked before arrived because even when you start a new project you re always going to work with partners who have an history Alors lorsque nous entendons des r pondants nous confier t s in great danger of extinction et We re really bad we re not even following the UN organisational protocols on peut effectivement partager leur inqui tude d autant plus que l UNISDR est une organisation qui a volu tr s rapidement Mais la situation n est pas d sesp r e et nous ne pouvons que f liciter l IMU de s atteler la gestion des archives l heure o ce travail s crit Nous ne pouvons nous emp cher n anmoins de recommander l engagement d un archiviste professionnel pour s en occuper sur le long terme ou alors de continuer au moins b n ficier des conseils avis s des responsables des archives au Palais des Nations pour tre conforme aux pratiques onusiennes 3 4 2 3 Compr hension du KM trouver un langage commun La compr hension de ce qu est la gestion des connaissances varie d un r pondant l autre et illustre la difficult d appr hender ce domaine et qui plus est de le traduire en des actions concr tes
57. ed leading to streamlined tasks and more efficient business processes Question 14 According to you what incentives could be used to improve knowledge sharing Please specify e Provision of timely information should be made part of e pass and performance e think staff who needs specific information or knowledge on specific subject should have a clear idea of who is doing what in UNISDR and staff profiling in case particular expertise are already present within the organization e We should cultivate an environment within which people are willing to share learn and collaborate together Incentives for people If you share information you will also receive it when you need it You can benefit from the sharing People need to feel secure asking for help or information think management should send clear messages that looking from outside knowledge is not weak People in UNISDR still thinks that keeping information from others means keeping the power People are afraid to share because they think if they share what they know they will be less valuable think we should work on that too Respect and role model by Managers and Senior Managers no excuses policy as a manager we led by example Peer support Show how it helps and avoids duplication and lenthy searches e teamwork work across unit and section e Experience learnt from others e prize lunch t shirt etc e Trainings on specific topics Presentation of our products
58. eded basis meaning may need to access presentation packages or country profiles corporate identity templates only a few times per year but at that time may need to access quite a bit of information Other information that is sometimes required are contact lists for the ISDR Support Group for example Another example needed the induction package only when started working at UNISDR also rely on other information sources for work planning such as the UNFCCC calendar the climate change calendar managed by IISD etc e Summary update packages 1 2 pages of major outputs outcome areas ROs GAR CC DRR Campaign Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 67 INFORMATION AND KNOWLEDGE SHARING Question 5 How often do you document outcomes from informal meetings with the purpose of sharing them to your colleagues Daily Weekly Monthly Yearly Never Contact information and partner focal points 13 10 9 5 2 Mission and leave calendar for UNISDR staff 2 26 9 1 1 Meeting management support registration 3 5 12 6 9 Country profiles with internal information e g Mission Reports 4 6 18 5 6 Donor profiles 0 9 11 12 6 Administrative information for HR Finance and Procurement 7 10 15 3 3 Media tips and suggested talking points 5 8 16 3 7 Standard presentation packages and briefing notes e g GAR 4 10 14 7 3 IT support and policy 2 8 21 7 1 Induction package for new staff 0 1
59. es e g GAR 4 10 14 7 3 IT support and policy 2 8 21 7 1 Induction package for new staff 0 1 12 21 5 Corporate identity and correspondence templates 5 7 12 15 0 Question 4 Do you need any other information for your work not previously listed e We need a system that is called a Staff Notice email that pops up to all staff on a regular bases that refers to core decisions from Executive Mission and meeting reports and staff movement linked to intranet Discuss with me e More coherent information updates review what was mentioned tabled before and provide update e g what happenend and where do we stand on a topic previously debated Often there is no more update on something which received all attention before and it has not been formally closed e Strategic information e What staff are up to or where they are on mission e speeches and presentations by colleagues and especially by SRSG TORs prepared for some of the core work which could be used to adpat central deposit of project documents proposals e People centred stories news and advances made in the regions e Standard Procedure described by Admin such as how to book conference venue how to organize travel of participants etc we are compiling this information internally reporting templates also updated corporate identity information those online are outdated also there is a mismatch between what is on the intranet and what the SRSG office is using e Sharing Note
60. formation tant externe qu interne avait besoin d tre am lior e de mani re significative Des questions ont galement merg de ces rencontres par exemple sur la fa on de favoriser la communication sur le PRC plut t que sur le HFA ainsi que sur le moyen de surveiller et visualiser les progr s en PRC de mani re plus collaborative Le rapport se conclut sur la pr sentation des tapes suivantes 1 Continuer des discussions sur la connaissance interne la gestion de l information et planifier des rencontres suppl mentaires pour discuter de la gestion des connaissances internes et externes s par ment 2 Continuer l analyse des parties prenantes pour mieux saisir les besoins des parties prenantes 3 D velopper une proposition sur la fa on d am liorer le KM 4 D velopper une proposition distincte pour le KM dans le syst me ISDR largi Au vu de ce qui pr c de nous pr sumons que le moment n tait pas encore assez mdr pour l implantation de mesures concr tes puisque l auteur a valu qu il tait d abord n cessaire de continuer des discussions pour claircir les besoins de l ISDR en terme de gestion des connaissances 3 2 3 Le 3 rapport la toute fin de ce mandat nous avons encore pris connaissance de l existence d un troisi me rapport nouveau commandit par l UNISDR Asia Pacific con u et r dig par le consultant Serafin Talisayon en mars 2010 Celui ci met particuli rement l accent sur les parties prena
61. gage figuratif des m taphores ou des images La caract ristique principale est le dialogue gr ce auquel les individus peuvent changer leurs mod les mentaux et analyser leur propre compr hension ibid Ce processus est par exemple activ lorsqu un employ rentre de mission et discute de ses impressions avec un coll gue La Combinaison est le transfert d informations explicites dans des formes explicites encore plus complexes qui peut prendre la forme de collecte de tri ou d dition de nouvelles connaissances explicites C est g n ralement ce stade que l on fait appel des outils ou des bases de donn es L Internalisation quant elle consiste transformer la connaissance explicite en tacite et a lieu principalement dans un contexte d apprentissage ou de formation Ce processus est caract ris par la r flexion la formation et le mentorat ibid L acquisition de connaissances travers des lectures ou en coutant une conf rence en sont deux exemples classiques Un dernier l ment que nous souhaitons mettre en avant est le lien que l auteur tablit entre ce mod le et celui de la culture de l organisation Et ce titre il insiste beaucoup sur le processus de Socialisation caract ris par une forte confiance mutuelle un fort sens de l empathie un d sir 2 Traduction libre de l auteur 18 Traduction libre de l auteur 14 Traduction libre de l auteur Le partage des c
62. igne qu il existe l UNISDR un enthousiasme vident de la part des employ s envers le KM ce dont nous avons galement eu l occasion d tre t moin Mais et aussi paradoxal que cela puisse para tre une certaine confusion sur ce qu est vraiment le KM a galement t soulign e par l auteur ce qui corrobore nos propos du deuxi me chapitre Ron Young a insist sur le concept d organisation apprenante qui est l un des domaines de pr dilection souvent abord par les sp cialistes de la Gestion des connaissances ll pr cise notamment que les nouvelles id es et les le ons tir es ne peuvent tre capitalis es qu en les partageant Enfin il a galement rappel que la gestion des connaissances doit tout prix concorder avec les objectifs strat giques du HFA ce qui nous semble galement tre une vidence mais qui est n anmoins toujours n cessaire de rappeler Un l ment semble n anmoins ne pas corroborer nos observations actuelles celui qui concerne la compr hension des objectifs strat giques par l ensemble des employ s Comme nous le verrons plus loin dans l analyse des r sultats il appara t au contraire de ce qui est mentionn par l auteur qu il y ait un manque informationnel ce niveau du moins parmi certains employ s interrog s dans le cadre de ce m moire Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 28 l heure o ce rapport est crit il ne nous a pas t possible de savoir si le doc
63. int ghl mobile libraries bluetrunk fr index10 html Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 27 3 2 Les tudes KM l UNISDR Parmi la nombreuse documentation de l ISDR les documents suivants ont retenu notre attention car ils concernent des audits de diff rente envergure certes mais chacun portant sur la question de la gestion des connaissances au sein de l UNISDR 3 2 1 Le rapport de Bangkok Le premier est un rapport de 63 pages r dig par Ron Young un consultant et sp cialiste du domaine qui a r pondu une sollicitation du bureau r gional de Bangkok en 2009 Ce document cons quent pr sente la particularit d avoir une vision du KM venant de l ext rieur du si ge Gen ve mais sans l exclure pour autant bien au contraire l auteur a d ailleurs rencontr le personnel dans ces deux villes Si nous consid rons que certains aspects sont peut tre un peu trop pointus sur le plan th orique pour que cela soit accessible la majorit des employ s ce rapport ne pr sente pas moins l avantage de contenir une planification d taill e pour impl menter des pratiques KM qui pr sente des directives simples un processus qui reprend pas pas les tapes que l auteur sugg re de suivre dans un calendrier pr d fini Certaines des observations faites par l auteur sont identiques celles que nous avons pu faire suite aux entretiens comme nous le mentionnerons plus loin Par exemple ce rapport soul
64. inu qui peut tre plus ou moins automatis mais qui doit surtout rester vivant Afin d acqu rir nous m mes les connaissances pr sent es dans ce travail nous avons commenc par obtenir des informations sur l environnement tudi savoir la situation actuelle de l UNISDR son pass son volution probable la nature de ses activit s le public qui elle s adresse son mode de fonctionnement et ses unit s Il va de soi que nous n avons fait qu effleurer ces aspects compte tenu du contexte dans lequel cette tude s est effectu e rien en effet ne peut remplacer l exp rience d en tre un membre part enti re Pour analyser l existant nous avons consult des tudes faites dans un pass r cent par des sp cialistes renomm s de la gestion des connaissances qui avaient pr cis ment t sollicit s par l UNISDR Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 2 Prendre connaissance de l existence de ces documents et r aliser que les recommandations pr conis es n ont finalement pas t concr tis es a bien videmment soulev des interrogations auxquelles nous avons tent de r pondre dans ce travail et qui ont finalement contribu d finir notre recommandation principale Pour affiner notre analyse nous avons galement effectu une enqu te en ligne aupr s des employ s de l UNISDR incluant les bureaux r gionaux ainsi que des entretiens dits qualitatifs durant lesquels sept employ
65. ions du celui qui est transversal et la deuxi me qui sera expos e plus bas est celle de Nonaka qui pr sente le processus de g n ration des connaissances Davenport propose de consid rer le partage des informations sur deux axes en qualifiant le premier de vertical comme tant plut t un processus de reporting de l information qui consiste transmettre de l information d une mani re involontaire c est dire sur une base routini re ou structur e Davenport 1997 87 Selon lui le reporting d information s effectue de mani re verticale travers la structure hi rarchique de mani re top down c est dire directement des sup rieurs aux subordonn s ou l inverse ibid Ce type de flux est le type d changes d informations le plus r pandu particuli rement dans des institutions qui sont bas es sur des structures organisationnelles de type divisionnel ou matriciel comme c est le cas de l UNISDR Ce processus peut tre facilit par des outils technologiques comme nous le verrons plus loin Le partage des connaissances entre les employ s de mani re horizontale ou transversale va par contre n cessiter beaucoup plus d implication humaine et c est l que r side le d fi auquel de nombreuses organisations se confrontent Traduction libre de l auteur Traduction libre de l auteur Le terme reporting est difficilement traduisible en fran ais Dans ce contexte il faut le comprendre plut t c
66. iously nobody was coming But I m not even aware that the staff is doing that Nous d celons ici une confusion entre d une part les outils de communication qui diffusent de l information destin e un public externe a l UNISDR et ceux qui sont destin s a un public interne Cela ne veut pas dire que les sites internet officiel et Preventionweb ne peuvent pas tre utilis s par les employ s puisqu ils sont de toute vidence de riches sources d information dont ils ont besoin pour leur propre travail mais plut t de savoir quel public ils s adressent Si l UNISDR d cide de ne plus consid rer l intranet comme un d p t de documents administratifs mais plut t comme un r el outil de communication interne qui am liorera galement la communication externe alors une bonne partie des probl mes mentionn s ici devraient tre r solus comme celui de se retrouver dans une situation o des employ s apprennent une information par l interm diaire d un site destin l externe sans qu ils en aient t pr alablement inform s Sur le Web institutionnel il y a un syst me de news qui est actualis r guli rement donc on arrive aussi savoir ce qu il se passe Mais c est de l information qui est publique en externe donc cela veut dire que le monde entier a la m me information que nous alors que nous devrions tre en amont de ce qui est rendu public Il est donc important de garder l esprit le public auquel on
67. ive where each individual could post documents e better coordination and interaction amongst units perhaps an inter nuit information sharing exercise once every 2 months e Developing ggod practice and habit of posting very brief even just a few sentences notes on meetings attended or convesrations had with governments or partners These could be tagged geograpgically by partner name thematic issue and relevance to UNISDR Strategic Outcome e We actually have some intended standards we even have some policy but no one OWNS it No one seems accountable to make sure it s implemented What s wrong with saying from today we do X in this way Training will be provided it s mandatory And stick to it We go back to our old tricks very easily e One should view everything as potentially improvable A good place to start is with the existing products that people do do not use and understand what makes them valuable not valuable have a sense that the intranet has two types of information that which is accessed often i e Travel amp Leave calendar staff contact list and that which is almost never accessed or updated e Each team unit presenting activities results products one or twice a year Question 16 According to you what is the most important information from or about UNISDR that needs to be archived Please comment e External papers Planning and reporting documents e cannot say have only joined UNISDR in March e Arch
68. ived Official correspondance with countries and main partners should be accessible e Statements on DRR from member states in different fora e mission reports and outcomes meeting outcomes action required contacts at all levels e Time and awareness of its importance e Working papers thoughts results of work photos videos etc final products e Talking points e Presentations speeches publications reports mission reports meeting and workshop reports meeting minutes policies incoming 8 outgoing official correspondance e strategy and workplan e Every products e Formal correspondence but also on going dialogues with partners to feed in future approachs and ensure coherence e Lessons learned analysis and institutional memory e miles stones and why certain decisions have been made for the political direction of UNISDR e Key institutional documents such as resolution key DRR IDNDR UNISDR related events including world conferences regional Ministerial Global Platforms 2 e Results achieved by units ROs e Updates with countries advances events e Key meetings e Guidelines instructions practices policies methodologies examples e About the work that UNISDR does the processes we are involved at different levels global regional national and our main focal points and stakeholders so future work can build upon past ongoing efforts and collaboration e Its history and our position in the UN is not so easy to
69. kok Un terrain favorable pour impliquer et motiver les employ s aller de l avant dans cette d marche qu il serait dommage de ne pas faire fructifier L un des avantages ind niables du KM est celui d offrir une conscience commune et partag e de ce que les gens font et ce d autant plus si les employ s sont r partis sur les cinq continents souvent en mission sur deux sites ou tout simplement dans le bureau d c t KM is about communication so that there are different units who know what the other units are doing and even though they are different we can have a common workplan La notion de l am lioration de la performance du travail et la capitalisation de la connaissance des gens est galement ressortie think for an office like us KM is surely the most important not only for our own performance but also because it s an office whose key purpose is to leverage people s knowledge Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 53 ainsi que la possibilit d avoir une meilleure compr hension de l environnement professionnel In KM there is also the need to be informed not necessarily because you need the information but because it contributes to define the context in which you operate Enfin l un des r pondants a rappel que la nature de leur travail aupr s des parties prenantes consiste pr cis ment les aider avoir une compr hension de ce que l UNISDR peut leur apporter et le KM peut justeme
70. la totalit des affirmations sugg r es re oivent une adh sion massive Ce qui nous laisse penser que quelle que soit la ou les mesures retenues elle devrait recevoir un tr s bon accueil aupr s des employ s Question 13 If you think of any benefit that UNISDR might gain from a KM strategy please specify Si certains ne sont pas s rs de comprendre les b n fices que peut concr tement apporter une strat gie de KM am not sure what exactly it means in terms of doing things differently from what we are currently doing and services IMU is already providing ou restent prudents t depends on what kind of knowledge management strategy we re talking about beaucoup ont conscience de ce qu une strat gie de KM pourrait leur apporter comme de rem dier aux probl mes suivants Less duplication of work less pressure on people that are the only ones to have some specific information d am liorer la coh sion et l unit de l quipe It s also beneficial for staff ou speaking with one voice mais aussi et surtout sur le fait que le KM permettrait l UNISDR de devenir l organisation incontournable et de r f rence dans le domaine de la r duction du risque de d sastres UNISDR would be recognized globally as the unique source for DRR knowledge to which all partners turn when they re in need of information good practices success stories etc Question 14 According to you what incentives could be used to im
71. le directement Son budget annuel s l ve 25 millions par an 1 1 1 Structure interne de l UNISDR La structure organisationnelle de l ISDR a beaucoup volu depuis sa cr ation comme le pr cise un r pondant The office developed fast from 7 to 80 persons The environment has changed The requests have been changing It had an impact on how you manage your knowledge you need to keep on adjusting to it Compos il y a plus de dix ans d une petite quipe d environ dix professionnels bas s majoritairement a Gen ve l UNISDR emploie aujourd hui une quipe de plus de quatre vingt professionnels r partis sur les cinq continents Les bureaux r gionaux sont implant s au Kenya Nairobi en Egypte Caire au Tajikistan Dushanbe en Tha lande Bangkok aux Fidji Suva au Panama Panama en Belgique Bruxelles Deux bureaux de liaison sont eux situ s au Japon Kobe et aux Etats Unis New York La moiti de l quipe est bas e Gen ve si ge de l organisation Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 5 Elle comprend 26 femmes et 19 hommes et sa moyenne d ge se situe environ 43 ans Pour des raisons de confidentialit et comme le Secr tariat de l UNISDR est actuellement en p riode de restructuration nous ne sommes pas en mesure de pr senter l organigramme dans ce rapport Par cons quent les unit s qui le composent sont simplement num r es comme suit Resource amp Programme B
72. ll gues entre unit s ou entre organisations qui permet de s immerger dans un autre univers professionnel que celui que l on vit au quotidien en s inspirant des pratiques qui diff rent des n tres et qui fonctionnent peut tre mieux La formation continue choisie par l employ lui m me devrait galement tre encourag e afin de r pondre positivement sa motivation de s impliquer M me si ses int r ts semblent de prime abord loign s de sa pratique cela permet de g n rer de nouvelles connaissances dont l organisation pourra b n ficier par la suite Evidemment vu la r partition de ses bureaux r gionaux ce partage direct est nettement frein par les contraintes g ographiques auxquelles l UNISDR est confront La communication virtuelle n tant pas toujours vidente ces fronti res virtuelles peuvent tre d pass es en faisant appel des r seaux sociaux comme Twitter Facebook les blogs les wiki Skype ou le dialogue en direct 2 3 3 Formaliser vs contextualiser Peut on alors expliciter les connaissances tacites et si oui comment Et d ailleurs est ce que les connaissances explicites redeviennent un jour elles m mes tacites Nonaka un autre grand ponte du KM avait d j conceptualis ce processus au d but des ann es 90 Le fait qu il soit japonais est un d tail que nous souhaitons relever par le simple fait que la culture du partage est pr cis ment diff rente dans ce pays comme nous l avons
73. logie une id e m taphorique puisse tre tablie Ce n est donc pas dans le contexte professionnel ou estudiantin qu elle est apparue mais bel et bien en sortant du cadre dans lequel ce m moire a t r dig celui qui favorise la g n ration d id es tacites Ceci nous permet de conclure ce travail en mettant l accent sur l un des aspects qui nous a particuli rement int ress durant cette tude savoir l influence de la culture sur l innovation et l influence positive qu elle peut avoir sur la g n ration et le partage des connaissances Pour r pondre une question pos e par l un des r pondants et mentionn e plus haut Can we think out of the box Yes you can Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 60 Addendum un joyau pr cieux Autrefois raconte une vieille l gende hindoue tous les hommes taient des dieux Mais ils abus rent tant de leurs privil ges que Brahma le ma tre des dieux d cida de leur ter ce pouvoir divin et de le cacher en un endroit o il leur serait impossible de le retrouver Brahma organisa donc un Conseil pour d cider d une cachette et les dieux mineurs prirent d abord la parole Enterrons la divinit de l homme dans la terre Mais Brahma r pliqua je vois que vous connaissez fort mal l homme Il fouillera il creusera et un jour il finira par trouver Dans ce cas jetons la divinit dans la profondeur des oc ans
74. lut t dans le fait que c est une occasion pour rappeler que le partage des connaissances peut jouer un r le pr ventif If we can pass that knowledge across the perception will change En effet certains r pondants ont beaucoup parl de la perception de leur unit la fa on dont elle est per ue par les autres La transparence le partage la communication r guli re et volontaire peuvent am liorer galement l image de soi de son travail et des contributions que chacun des employ s apporte l organisation mais aussi la coh sion de l quipe The staff has to know what s going on especially in such a small secretariat we need to be more tied up Un r pondant a affirm qu il existe une culture de silo Here there is a silo culture maybe because people are too busy So when you re really busy you don t waste time in communicating to others you just do your work Vu notre statut nous ne sentons pas en mesure de nous prononcer plus en avant sur ce sujet mais peut tre faut il souligner que certaines Unit s ont cr leur propre culture qui fonctionne tres bien If somebody has an idea or has some experience from the past they can feed into the current situation we listen to it we sit around we brainstorm un exemple que nous savons ne pas tre isol et qui nous incite penser qu il n y a pas tant un probl me d changes informels entre les gens mais peut tre plus un manque de coh sion de sentiment d
75. n e write them up in an email and send to relevant colleagues e Minutes or NFF if it s a big or important meeting If smaller send an email to colleagues with agreed actions decisions follow up from the meeting e email e Note for file with action points Note for file NFF e send to unit head e Share them on the need to know basis information that is urgent is shared immediately otherwise on related thematic discussions e share the document with my supervisor and relevant collegues over email If need be suggest further actions on how to proceed e email to manager and related staff e write them a Word doc there s no standard template that I m aware of and email them to the group of people interested sometimes upload it to the intranet if know there s a section e draft points send by email to pertinent parties e share the notes with colleagues electronically after having transferred my handwritten notes into a Word doc or the body of an e mail also create mission reports Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 68 e Write minute meetings and share with the meeting participants if long not read by all e Meeting minutes distributed to participants Question_7 There are mission reports available on the Intranet where relevant information is stored and shared with colleagues How do you use them Frequently Occasionally Rarely Never N A publish them
76. net a le m rite d exister il n en reste pas moins que celui ci a besoin d une refonte compl te tant sur le plan de la structure que sur le plan du design car celui ci ne r pond plus aux besoins de ses utilisateurs et de l organisation Par ailleurs l existence d intranets locaux mis en place dans certains bureaux r gionaux est un probl me vident en terme de communication interne et de transfert des connaissances entre les bureaux r gionaux et le si ge Gen ve Si ce travail n est pas consacr l intranet cela pourrait faire l objet d un nouveau m moire nous y reviendrons dans nos suggestions Cela tant dit il est important de signaler que l IMU est en train de mettre jour son intranet avec un groupe de travail d di cette t che compos d employ s volontaires Nous supposons que certains r sultats extraits de l enqu te pourront contribuer leur r flexion sur la mise jour de cet outil crucial dans le partage des connaissances en interne Des extranets sont galement consult s par certains employ s de l UNISDR celui du Palais des Nations Gen ve UNOG et celui des Nations Unies iSeek Ce dernier est tr s consult par certains ex cutifs qui en ont besoin tant pour leur travail que pour se tenir au courant et garder un lien avec les activit s onusiennes dont ils font partie Par contre ils ne sont pas disponibles en dehors les bureaux du si ge bas s Gen ve ou New York Enfin un disque p
77. notre statut mais puisque certains l ments ressortis des entretiens y sont apparemment li s cela vaut la peine d y pr ter attention Comme le met en garde Fran oise Rossion Un projet de transfert des savoirs repose sur des valeurs essentielles telles que la communication ouverte la reconnaissance des expertises la solidarit entre les g n rations l esprit d quipe Si ces valeurs fondamentales ne sont pas pratiqu es par l organisation la r ussite du projet sera fortement compromise parce qu implicitement les employ s n adh reront pas la d marche Rossillon 2008 59 L UNISDR a r cemment publi un petit carnet pr sentant leurs valeurs comme Recognize efforts and creativity ou Give visibility to results ll pourrait tre int ressant pour les employ s de s interroger si elles favorisent le partage des connaissances Un aspect que nous tenons galement mentionner est celui de la culture dite de silo souvent pr sente dans des organisations fragment es en petites unit s ind pendantes des unes des autres Most organizations are also plagued by departemental or divisional silos Having a silo mentality inhibits team building Hasanali 2004 63 Une culture de silo est rarement choisie consciemment Elle d coule g n ralement de diff rents facteurs qui peuvent tre aussi bien organisationnels la communication transversale n est pas favoris e li s aux business process l
78. nt les aider y parvenir We don t generate knowledge about risk we help people to make sense of all of it to get this aha thing In order to do that you have to be good in KM ce qui permet de faire le lien et il est important de le rappeler entre la gestion des connaissances et les objectifs strat giques de l organisation Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 54 4 Des suggestions une recommandation Au vu de tout ce qui a t tudi durant ce mandat nous pouvons avancer un certain nombre de suggestions qui d tiennent le potentiel d am liorer plusieurs aspects li s au partage des connaissances au sein de l UNISDR Par contre nous ne proposons qu une seule recommandation car elle est notre avis une condition incontournable voire sine qua non de la mise en uvre de ces suggestions 4 1 Suggestions Un certain nombre d actions concr tes peuvent selon nous tre appliqu es assez rapidement voire facilement et qui devraient apporter des am liorations nous le croyons satisfaisantes Elles sont volontairement concises parce que nous estimons qu elles ont un caract re vident ou self explanatory 4 1 1 Partager les connaissances explicites Pour faciliter le partage des connaissances explicites nous sugg rons les points suivants Tableau 5 Suggestions j intranet Dynamique convivial il donne acc s toutes les Commun et uniformisation de E informations inte
79. ntes avec lesquelles l organisation travaille et le contenu s mantique li la r duction des d sastres M me si nous n avons pas eu l occasion d analyser plus en avant ce document nous affirmons qu il vient compl ter harmonieusement les deux autres tudes susmentionn es 3 2 4 Conclusion Dans un document de travail que le chef de I IMU nous a transmis et qui retrace les activit s li es au KM au sein de l UNISDR nous avons pu constater que des discussions ont suivi dans le courant de l ann e 2010 qui ont men au recrutement d un r dacteur technique au sein de l Unit Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 30 Ce m me document r sume ensuite de mani re synth tique ce qu est la gestion de connaissances ainsi que le contenu des rapports de messieurs Young et Talisayon On peut videmment s interroger sur les raisons pour lesquelles ces diff rentes d marches n ont pas abouti des actions concr tes D apr s les informations obtenues il semblerait que la p riode o les rapports ont t commandit s n ait pas t adapt e car ils ont eu lieu au moment o des changements organisationnels ont t op r s Cela a eu pour cons quence une r organisation de la structure de l organisation ainsi que la red finition des objectifs strat giques une d marche que l UNISDR effectue nouveau cette ann e Il importe de souligner que m me si la situation a depuis volu ces documents ont
80. odifi e qui est transmise dans un langage formel et structur La connaissance tacite est une connaissance personnelle qui r side dans la t te de l individu et qui ne peut pas toujours tre articul e sous forme cod e elle est implicite et fait appel l exp rience et au savoir faire de la personne qui la poss de non tangible elle peut tre difficile voire impossible expliciter dans une forme exploitable par d autres personnes Rossion 2008 40 Le tableau suivant permet de s en faire une premi re id e Tableau 3 Tacite vs Explicite Connaissances tacites Connaissances explicites Simples Non codifi es Standardis es Diff rentes chaque fois R utilisables telles quelles Complexes Explicit es dans des proc dures manuels E Difficilement transmissibles Transmissibles Source Cours M3C1 Information strat gique Veille KM Madinier 201 Sans manuel d utilisation Une autre interpr tation propos e ici par Chun Wei Choo a l avantage d inclure la culture qu il d finit comme connaissance culturelle bien que nous ne soyons pas certains que l on puisse la d tacher aussi clairement des connaissances tacites Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 13 Tableau 4 Du tacite la culture Connaissance implicite utilis e par les gens dans les organisations afin d accomplir leur travail et faire du sens de leurs mondes int
81. oin pas id ale En effet il n y a aucune gestion qui a t mise en place et l archivage semble se faire de mani re plus organique que syst matique Certaines sont confin es au Palais des Nations et d autres sont r parties sur les deux sites du si ge du moins pour les archives imprim es puisque les archives lectroniques sont elles disposition sur le disque partag mais comme dit plus haut sans tre g r es selon une proc dure pr d finie Mais comme pour l intranet l IMU est actuellement en train prendre en charge la situation des archives en commen ant par liminer tout ce qui n a plus lieu d tre au Palais des Nations de Gen ve Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 26 Une petite biblioth que est situ e sur le site de Ch telaine et sert galement d accueil aux visiteurs Elle comprend l ensemble des publications mises par l UNISDR ainsi qu une s lection d ouvrages sp cialis s dans la PRC et le d veloppement durable Si elle s adresse tant ses employ s qu aux parties prenantes de l organisation celle ci est apparemment sous utilis e et joue plus le r le de vitrine de l organisation aux visiteurs Une biblioth que bleue bas e sur le m me principe que celui de l OMS a par contre t mise sur pied suite au tsunami asiatique de 2006 et a t envoy e dans les pays qui n avaient pas facilement acc s ce type de publications scientifiques 18 URL http www who
82. omme l acte de notifier informer ou renseigner Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 15 En effet plusieurs sp cialistes rappellent que l on ne peut dissocier le partage des connaissances de la dimension humaine qui sollicite des aspects touchant autant des comportements sociaux psychologiques que politiques Davenport d finit le partage comme un acte volontaire de rendre l information disponible aux autres Selon lui il existe toutes sortes de barri res qui emp chent le flux horizontal de l information qu elles soient li es des syst mes ou architectures incompatibles ou des enjeux politiques sociaux ou psychologiques comme vu plus haut L attitude que l on adopte envers l information peut en effet solliciter des jeux de pouvoir plus ou moins conscients qui bien souvent chappent aux personnes concern es Que ce soit la r tention de l information on d cide plus ou moins consciemment de ne pas diffuser des connaissances pour en garder la propri t ou la sur diffusion d informations on d cide de partager et diffuser au maximum ses connaissances pour d montrer son savoir en recherche de reconnaissance Il s agit ici d exemples volontairement n gatifs car la r tention peut galement tre salutaire dans le cas de pr server la confidentialit par exemple ou id aliste comme la diffusion a tout va bas e sur une forme d altruisme synonyme de partage au sens plus humain du
83. on il ne se distingue pas particuli rement des deux autres Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 10 Tableau 1 D finitions Gestion des Gestion de la cr ation du stockage et du partage collaboratif connaissances des connaissances des salari s d une organisation pour Knowledge am liorer l efficacit la productivit et la profitabilit man men i A ed anagement Processus de gestion par lequel on vise cr er de la valeur ajout e en capitalisant sur l ensemble des connaissances pertinentes que l on recense structure diss mine partage et d veloppe dans une organisation afin de tirer le meilleur parti possible de l actif intellectuel que constitue le savoir dans la poursuite des objectifs de l organisation Gestion du savoir Gestion du capital intellectuel de l entreprise actif immat riel constitu par l ensemble des connaissances et du savoir faire Knowledge des salari s man men ii e anagement Processus de gestion par lequel on vise cr er de la valeur ajout e en capitalisant sur l ensemble des connaissances pertinentes que l on recense structure diss mine partage et d veloppe dans une organisation afin de tirer le meilleur parti possible de l actif intellectuel que constitue le savoir dans la poursuite des objectifs de l organisation Gestion strat gique Gestion de l information dans laquelle l information est consid r e de l information comme l l ment
84. on de l quipe comme tant un l ment essentiel au bon d veloppement de l organisation Les risques externes se r sumant selon lui deux aspects savoir la relation entretenir avec leurs sup rieurs New York qu il faut continuellement soigner et l autre tout aussi cruciale envers les bailleurs de fonds pour s assurer de continuer recevoir les financements dont l ISDR d pend Nous devons admettre que nous sommes rest s dubitatifs quant l utilit d une telle proc dure de formalisation des connaissances non pas qu elle n ait pas t int ressante et qu elle soit impossible reproduire mais elle n cessite in vitablement beaucoup de temps et par cons quent de ressources ce qui la rend de facto difficile mettre en place Par ailleurs nous avons remarqu suite aux discussions que nous avons eues avec les employ s qu il existe une sorte d id alisme et d espoir surdimensionn sur ce fameux processus de capture comme s il existait un moyen presque magique de pouvoir transf rer tout le savoir et l exp rience d un tre humain pour le rendre explicite et le r utiliser Un d sir plus que compr hensible naturel et humain et tr s bien exprim dans la citation d accroche ce paragraphe mais pas aussi facile faire comme nous l avons vu dans la th orie Pour notre part nous pensons que ce processus de capture peut tre minimis si un partage de connaissances est effectu de mani re continue tout a
85. on exercice professionnel Cet entretien a eu lieu le 30 juin 2011 au Palais des Nations et a t enregistr num riquement et retranscrit comme les autres entretiens Les r sultats seront trait s part afin de pr server la coh rence de la d marche mais seront videmment mis en parall le avec les autres entretiens et l enqu te Le questionnaire cf Annexe 4 a t construit sur la base d un mod le qui provient de la cellule de gestion des connaissances de l Agence Internationale pour l Energie Atomique pour la pertinence des questions qu il contenait Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 33 3 4 R sultats Les r sultats de l enqu te sont pr sent s ici dans l ordre dans lequel les questions ont t pos es compl t es par un commentaire Les r sultats des entretiens par contre sont pr sent s sous diff rentes th matiques qui sont ressorties suite leur analyse 3 4 1 L enqu te en ligne Nous tenons rappeler que le nombre total des participants correspond 40 employ s sur 100 et comprennent les r ponses des bureaux r gionaux Les questions 1 3 ont t reprises d une enqu te en ligne pr c demment faite par l IMU concernant l utilisation de l intranet Seule une partie des r ponses provenant des questions ouvertes ont t report es ici afin d en faciliter la lecture La totalit des r sultats sont disponibles dans l Annexe 2 Question 1 How well do the following sou
86. onnaissances l UNISDR BUUNK Iris 20 d aider l indulgence et le courage Sounds like love but without the organisational embarrassment ibid pr cise t il intelligemment Nous comprenons donc que si l organisation base ses valeurs sur l attention celle ci a toutes ses chances de favoriser un environnement propice l innovation L auteur met en garde que dans le cas contraire la cons quence peut tre l mergence de peurs qui prendraient par exemple la forme du renforcement de routines ou l abandon de bonnes id es Jashapara 2004 201 Nous ne pr sumons pas que cela soit le cas au sein de l UNISDR Au contraire nous avons eu le plaisir d tre maintes fois le t moin de l enthousiasme chaleureux et de la g n rosit des employ s dans leur d sir de partager l information Simplement lorsque nous entendons des r pondants nous parler de confiance There has also to be confidence in people on what you do or not what s your impact what you need what you think you can contribute ou encore People should not start by feeling threatened they have to feel they have a chance to talk nous ne pouvons qu encourager l UNISDR continuer adopter une approche qui contribue favoriser la socialisation en nourrissant la confiance mutuelle de chacun Ce dont il s agit ici c est d tablir le lien subtil qui existe entre la culture de l organisation et l innovation Et cela se justifie d autant plus quand l un des r
87. onweb serving the information needs of the disaster reduction community en ligne http www preventionweb net consult le 31 08 2011 OFFICE QUEBEQUOIS DE LA LANGUE FRANCAISE Le grand dictionnaire terminologique en ligne http www granddictionnaire com consult le 31 08 2011 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 62 Ouvrages et documents consult s mais non r f renc s COLLISON Chris PARCELL Geoff Learning to fly practical knowledge management from some of the world s leading learning organizations Updated edition Chichester Capstone 2009 312 p FAHEY Liam PRUSAK Laurence The eleven deadliest sins of knowledge management California management review 1998 Vol 40 n3 pp 265 276 DAVENPORT Thomas H PROBST Gilbert J B Knowledge management case book Siemens best practises Berlin Siemens Aktiengesellschaft 2002 336 p LEE Kyung Young et al The impact of emotional expressions on knowledge creation in online communities 2010 CIS 2010 Proceedings Paper 160 pp 1 12 KOENIG Michael E D SRIKANTAIAH Kanti T d Knowledge management lessons learned what works and what doesn t Medford Information today 2003 595 p KWOK Sai Ho Attitude towards knowledge sharing behavior Journal of computer information system 2006 Inform Vol 46 n 2 pp 45 51 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 63 Liste des sigles DRR Disaster Risk Reduction
88. organisation auxquelles les employ s vont s identifier ou non les croyances v hicul es auxquelles ils peuvent se r f rer mais aussi les comportements que l on attend d eux peut tre de mani re implicite et qu ils vont adopter de mani re plus ou moins consciente Une culture est qualifi e de forte lorsqu elle rassemble ses employ s sous une id ologie commune La culture d entreprise est dite forte si elle se fonde sur un ensemble de signes culturels de valeurs et de perceptions accueillis favorablement par la majorit de ses employ s Rossion 2008 59 C est g n ralement le cas des organisations but humanitaire dont les employ s sont mds par l id ologie commune de promouvoir la paix dans le monde Quels que soient son autonomie et son caract re unique l UNISDR est de ce fait perm able la culture plus globale des Nations Unies sans compter celles beaucoup plus locales pr sentes dans les bureaux r gionaux Pourtant il semblerait que son statut singulier se refl te tout de m me dans la vari t des gens qui y travaillent comme l a pr cis l un des Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 8 r pondants UNISDR is interesting it s a positive thing because it s contrary to most of the UN offices it s a huge mix of people who don t have UN background Mais qu en est il de la culture l UNISDR Il serait bien audacieux de pouvoir pr tendre la d finir en quelques lignes vu
89. ources of communication keep you informed about what is happening in UNISDR Very well Well Sufficiently Poorly Don t know Intranet 3 5 15 17 0 Videos of previous meetings on Intranet 0 11 14 9 6 Broadcast emails 3 7 14 10 4 Preventionweb email alerts 4 11 8 9 7 Regional newsletters 2 7 7 14 9 Emails from supervisor manager 13 9 14 4 0 Emails from colleagues 10 13 9 6 1 Verbal updates from my supervisor manager 12 12 10 3 1 Verbal updates from my colleagues 10 15 8 6 1 Monthly notes 4 4 11 10 8 Monthly staff meetings 3 7 16 9 4 Unit meetings 8 15 8 4 4 Weekly updates for specific events 6 16 10 2 6 Drinks in the office 2 7 10 11 10 Gossip in the corridor 2 6 9 14 9 Question 2 Are you receiving any information e mail newsletter etc that you don t use e prevention web alerts e external yes e Sometimes e Want to use this space for a comment on 1 Some items were rated low because of lack of access i e video download too slow not able to participate in staff meetings and similar e travel and leave e Not received monthly notes nor regional newsletters at the moment e No None No No e have a separate Email account where subscribe to all kinds of newsletter and if time allows read them more or less frequently e We keep receiving OCHA Newsletters broadcasts etc that are not of direct relevance to our work e When CCed in emails that a
90. ous avons finalement r alis que cette question n tait pas pertinente pour la th matique trait e et renvoyons le lecteur int ress au d tail des r ponses l Annexe 2 Question 3 What type of information do you need for your work Daily Weekly Monthly Yearly Never Contact information and partner focal points 13 10 9 5 2 Mission and leave calendar for UNISDR staff 2 26 9 1 1 Meeting management support registration 3 5 12 6 9 Country profiles with internal information e g Mission Reports 4 6 18 5 6 Donor profiles 0 9 11 12 6 Administrative information for HR Finance and Procurement 7 10 15 3 3 Media tips and suggested talking points 5 8 16 3 7 Standard presentation packages and briefing notes e g GAR 4 10 14 7 3 IT support and policy 2 8 21 7 1 Induction package for new staff 0 1 12 21 5 Corporate identity and correspondence templates 5 7 12 15 0 N b Question a choix multiples Parmi ces r sultats deux ont retenu notre attention Le calendrier Mission amp Leave qui b n ficie d une utilisation tr s fr quente grace au fait que les employ s de l UNISDR sont oblig s de l utiliser pour indiquer leur absence prolong e vacances ou leur d part en mission pour se faire rembourser L int r t qu il pr sente c est qu il leur a donn l occasion de mani re presque anodine de prendre conscience de qui faisait quoi quand o et pendant combien de
91. ous avons d lib r ment choisi de n en pr senter ici que quelques facettes In vitablement imbriqu es les unes dans les autres nous les avons rassembl es sous les th matiques sous mentionn es afin d en faciliter la lecture et la compr hension Elles reprennent de pr s ce que nous avons explicit dans la th orie 3 4 2 1 De la culture de l organisation Can we think out of the box Comme nous l avons vu dans la th orie la culture d une organisation a une influence beaucoup plus forte sur le partage des connaissances qu on ne l imagine Elle a un lien direct entre les valeurs qu elle promeut et l innovation puisque elle d finit le cadre dans lequel celle ci peut tre exprim e Nous avons donc relev ici quelques remarques que nous relions cette dimension We should actually spend time to read because actually this is part of our work to see what people are talking about disaster reduction because this is how you feed your mind but we have no time for that Because maybe it s not considered as a value or it s not recognized as such as it should be Un autre r pondant soul ve de mani re subtile les b n fices d une culture qui cr e l espace pour la socialisation f we had a culture which we don t necessarily have but if we had a culture where we said there are two hours in everyday where there are no meetings Then maybe it s clearing the space for it avec tout le d fi que repr sente son implan
92. pondants nous fait part de son souhait d voluer dans ce sens We want to be an organisation that stimulates innovation and creation and people have innovative ideas and will be recognized for it if it makes us better 2 3 3 1 La capture des connaissances Nous souhaitons mentionner ici quelques l ments cl s de ce vaste sujet puisque cela r pond la demande de la mandante Comme le soulignent plusieurs th oriciens il est quasiment impossible de reproduire dans un document ou une base de donn es une connaissance tacite et complexe qui aurait t d velopp e et internalis e par quelqu un durant une longue p riode Si nous pouvions extraire la connaissance d un artiste ou d un g nie scientifique facilement cela se saurait et changerait radicalement notre approche de l ducation Cet l ment a le m rite de faire un lien avec le processus d apprentissage de toute personne qui souhaite acqu rir non seulement de nouvelles connaissances mais galement des comp tences L ducation l apprentissage et la formation sont des processus complexes qui n cessitent in vitablement du temps et qui sollicitent tant du point de vue du formateur que de l apprenant une implication r ciproque et des efforts Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 21 Il existe cependant des solutions ou disons plus prudemment des initiatives qui permettent de faciliter le transfert d exp riences de comp tences ou de savoirs
93. pour des raisons purement administratives et sont obligatoires pour une assez grande majorit des employ s qui partent en mission selon leur statut ou leur provenance institutionnelle En format doc ils sont archiv s et class s de mani re d chronologique sur l intranet Leur contenu est structur sur des crit res pr tablis qui donnent la possibilit de conna tre le nom de la mission sa date le pays concern les objectifs le r sum les personnes cl contacter et le suivi n cessaire Ils contiennent n anmoins une richesse d informations sous exploit es pour diff rentes raisons comme le contenu A mission report that covers 25 items to one location is not very useful as an instrument la mise en contexte they re not saying the broader picture They re not informing other areas of what they re doing la forme They should be very brief because some of them are very long ou encore l aspect p rissable des informations transmises Most of them can be out of date very quickly when it s about a follow up of the mission it can be irrelevant two years later Il y a galement un probl me d archivage qui a t soulev think that archiving them in a way that make them searchable by themes could be useful et d indexation de contenu s there a way of electronically make sure that if they search on for example climate change adaptation they will pick up my observation n 4 automatically Le
94. prove knowledge sharing Please specify Les employ s ont fait de tr s int ressantes propositions pour inciter les gens partager des connaissances parmi elles nous avons retenu les suivantes celles qui concernent le partage d exp riences Experience learnt from others qui peut prendre Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 39 la forme de pr sentations Presentation of our products such as GAR2011 ou de formations Trainings on specific topics ou celles qui consistent tenir inform les coll gues sur les progr s effectu s Systematic regular feedback on progress made Certains sont revenus sur l utilit de l intranet Providing a reason to use the UNISDR intranet as one s home page or at minimum making it such an effective page that one wants to visit it every day Enfin nous souhaitons souligner l incitation la plus cr ative qui mise sur un syst me de r compenses Prize lunch t shirt etc pour celles et ceux qui se distingueraient dans leur activit de partage de connaissances Cette approche est mettre en relation avec un autre aspect de la gestion des connaissances qui concerne les fameux KM champions qui peuvent galement tre choisis pour jouer le r le de relai ou d animateur KM Ne faisant pas l objet de ce travail ce th me malgr son int r t vident ne sera pas d velopp plus avant Question 15 Generally talking what could be improved in terms of knowledge
95. qui ont une forte valeur ajout e ou d cisionnelle Ces trois concepts sont souvent illustr s de mani re lin aire mais nous pr f rons sugg rer ici une autre mise en forme laquelle sont ajout s deux autres termes les Comp tences et le Savoir que l on retrouve parfois dans la litt rature professionnelle Figure 1 Sch ma expansif de la connaissance Comp tences Connaissances Informations Donn es Source cr ation de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 12 En r sum on peut avancer que plus une information est contextualis e expliqu e et r utilis e plus elle contient potentiellement de la valeur ajout e et ce d autant plus qu elle permet d am liorer le savoir faire et donc d agir dans l optique d atteindre les objectifs strat giques de l organisation C est la raison pour laquelle on qualifie galement cette information de d cisionnelle 2 2 3 Du tacite l explicite L autre aspect essentiel la compr hension du partage des connaissances est la distinction entre les informations tacites et explicites On parle d information tacite lorsque celle ci est li e au savoir faire et savoir tre et d information explicite lorsque celle ci a pu tre formalis e et peut de ce fait tre exploit e de mani re beaucoup plus ais e La psychologie cognitive diff rencie les deux de la mani re suivante La connaissance explicite est une connaissance c
96. r les connaissances tacites 56 4 2 Recommanda OA arare ara aerae aa aaee te Tr Pete ere 57 CONCIUSIONE een rare 58 Addendum un joyau pr cieUX smnenns 61 Bibliographie siii 62 Ouvrages et documents consult s mais non r f renc s 63 Liste des Sigles ius ici 64 Annexe 1 Organigramme de lONU ooooonoonnnoccccccoccnccnononannnannccnnnnnnnnnnnanccnnnnnnnos 65 Annexe 2 R sultats de l enqu te es 66 Annexe 3 Questionnaire Entretiens qualitatifs 75 Annexe 4 Questionnaire Entretien Capture de connaissances oocccccccm 77 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris vi Tableau 1 Tableau 2 Tableau 3 Tableau 4 Tableau 5 Figure 1 Figure 2 Figure 3 Figure 4 Figure 5 Figure 6 Figure 7 Liste des Tableaux BS TIMMINS e ie eens elds 11 Donn es Informations CONNAISSANCES oooccccccnnccnncnnnncnnnnnnacnnnnnoncnnnnananons 12 Tacito VS EXDIIG less sca illo dleais 13 Du tacite alacuii aaa sanar 14 SUGOESTIONS Lui as nan nn a tea ler d 55 Liste des Figures Sch ma expansif de la connaissance cccoocccccnncoooonccnnnnccnonananoncncnnncnnnnnnnns 12 Le cycle de la gestion des connaissances 17 Transformation de la connaissance 19 Sch ma du syst me d information 26 Partager des SOMOS aio esca ot nied Cae ene haces 54 Le Tao de la connaissance As iio aaa iio 58 Le Tao de la connaissance BR 58 Le partage des connaissance
97. ranch Information Management Unit Resource Management Section Administrative Support Services Partnership amp Networks Unit Monitoring Assessement and Practices Section HFA Monitoring Assessment amp Risk Unit Policies and Practices Unit Capacity Development Unit Gender Parliamentarian work Communications Unit Regional Office Support Coordination Section Le poste de directeur g n ral est actuellement vacant Le tout est dirig par la Repr sentante Sp ciale du Secr tariat G n ral pour la r duction des risques de d sastres Par ailleurs il importe de noter et de garder a l esprit que le si ge est actuellement localis sur deux sites l un Varemb et l autre Ch telaine pour des raisons ind pendantes la volont de l UNISDR Quelques bureaux occup s jusqu cette ann e au Palais des Nations sont encore en fonction m me si c est plus titre repr sentatif que fonctionnel 1 1 2 Mission et objectifs internes l heure o cette tude s effectue l UNISDR est en train d tablir un nouveau plan de travail pour les ann es 2012 2015 qui implique notamment une mise jour de ses objectifs strat giques et op rationnels susceptibles de modification d ici l automne 2011 Vu le caract re confidentiel du document et du fait qu il n est pas encore finalis nous ne pouvons qu en retranscrire ici l objectif g n ral qui concerne plus particuli rement la gestion des connaissan
98. rategic objectives and workplan et enfin I ve got the expertise especially on DR on constate que l accent est mis sur le comment et non plus sur le quoi et l on r alise par la m me occasion que le transfert de ces savoir faire se complexifie Mais lorsque nous leur avons demand comment ils s y prenaient pour transf rer ces comp tences la plupart ont mentionn la n cessit du contact direct avec leurs coll gues would transfer my knowledge to a colleague by talking to her him car cela permet une mise a jour rapide et constante work closely with my colleagues and we have a very good communication on the projects that I m working on so they know because they are frequently updated by talking or conference calls cela facilite la compr hension du sujet The discussion is important for me to remember how it worked cela peut galement compl ter les informations formalis es would also share that through meetings to make sure that my memo is clear so that they can take actions et transmettre des sentiments would try to formulate my impression of the organisational status where we are suppose where Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 52 we should be things that are important to accomplish but these are things that talk about all the time Tout ceci n est pas sans rappeler ce que les th oriciens avancent quant l importance de la communication orale
99. rceived differently by different organizations Furthermore the perception of KM is not uniform there are diverse levels of sophistication in the understanding and its role and importance within a given organization Larrabure 2007 iii C est galement ce que confirmait Linda Stoddart en 2008 en pr cisant qu il n y a pas ou peu eu de compr hension commune du KM aux Nations Unies There is no common understanding of knowledge management or knowledge sharing in the UN Stoddart 2008 1 mais que la situation a depuis volu et qu une nouvelle prise de conscience s est manifest e par le besoin d int grer le KM dans les changements organisationnels There is now recognition that content management and organizational learning are necessarily part of the package Stoddart 2008 2 Par cons quent il s agit de pr senter ici quelques d finitions et clarifier certains concepts pour inviter les employ s de l UNISDR s approprier un langage commun qui devrait faciliter leur r flexion et l application de solutions adapt es leurs besoins 2 2 1 D finitions Les d finitions du Grand dictionnaire terminologique pr sent es dans le tableau ci dessous permettent de s apercevoir qu il existe en effet plusieurs interpr tations de la gestion des connaissances d autant plus qu il ne semble pas y avoir de distinction en anglais entre les termes connaissance et savoir Quant au terme informati
100. rces of communication keep you informed about what is happening in UNISDR Very well Well_ Sufficiently Poorly Don t know Intranet 3 5 15 17 0 Videos of previous meetings on Intranet oj 1 14 9 6 Broadcast emails 3 7 14 10 4 Preventionweb email alerts 4 11 8 9 7 Regional newsletters 2 7 7 14 9 Emails from supervisor manager 13 9 14 4 0 Emails from colleagues 10 13 9 6 1 Verbal updates from my supervisor manager E E 10 3 1 Verbal updates from my colleagues 10 15 8 6 1 Monthly notes 4 4 11 10 8 Monthly staff meetings 3 7 16 9 4 Unit meetings 8 15 8 4 4 Weekly updates for specific events 6 16 10 2 6 Drinks in the office 2 7 10 11 10 Gossip in the corridor 2 6 9 14 9 N b Question choix multiples Ce qui ressort nettement de ces r sultats c est que la forme actuelle de l intranet n obtient pas la faveur des personnes qui ont r pondu L information provenant directement des sup rieurs semble tre tr s appr ci e plus de la moiti que celle ci le soit par e mail ou oralement Les e mails h ritent d un r sultat plut t positif ce qui contredit quelque peu les impressions recueillies travers les entretiens Le partage des connaissances l UNISDR BUUMK Iris 34 Question 2 Are you receiving any information e mail newsletter that you don t use Malgr l int r t vident des r sultats pour les employ s de l UNISDR n
101. re not relevant to my work e Videos of previous meetings on Intranet streaming online is challenging in regional offices when internet connection is not good enough Would be good if there would be a possibility to download the videos This would also allow sharig the video with regional office collegues after only one downloading in stead of several streaming attempts e Lot s of random stuff from partners and a few list serves that should probably unsubsribe to e All Staff emails are often not useful They are random and should be better placed in Regional bulletins PreventionWeb alerts and on the websites e ll discipline in the use of email by all colleagues means Incapable of tracking all incoming mail triage and action hence email not the preferred format for important updates Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 66 Question 3 What type of information do you need for your work Daily Weekly Monthly Yearly Never Contact information and partner focal points 13 10 9 5 2 Mission and leave calendar for UNISDR staff 2 26 9 1 1 Meeting management support registration 3 5 12 6 9 Country profiles with internal information e g Mission Reports 4 6 18 5 6 Donor profiles 0 9 11 12 6 Administrative information for HR Finance and Procurement 7 10 15 3 3 Media tips and suggested talking points 5 8 16 3 7 Standard presentation packages and briefing not
102. retien Capture de connaissances Quelle est votre statut direction cadre sup rieur cadre employ temporaire consultant CDD autres pr ciser Quelle est votre formation apprentissage maturit ou quivalent sup rieure universitaire ou autre postgrade Pr ciser formation continue Pr ciser autres pr ciser Quelles sont vos connaissances en bureautiques amp informatique Faibles O Bonnes O Expert O Aucune traitement de texte internet utilisation internet cr ation de site programmation Combien de temps avez vous travaill l ISDR Moins de 1 an 1 5 ans 5 10 ans Plus de 10 ans quel s taux d activit temps complet temps partiel pr ciser travail sur mandat temporaire Quels taient vos lieux de travail Si ge Varemb Chatelaine Palais des Nations Lieux non fixes en d placement Etranger domicile maison personnelle Autres Pr ciser Disposiez vous d un PC ou quivalent sur votre lieu de travail Oui O Non Disposiez vous d un PC ou quivalent portable OuiOl Non Disposiez vous d un t l phone mobile Oui O Non Quelles taient vos langues de travail souligner la langue maternelle fran ais anglais italien allemand espagnol Autres Pr ciser Dans quels services avez vous travaill Reprise de l organigramme z 000000 5309 OF ON 00000 2 000 0000 F 00000 2 00000 XN 00000 gt _ 2
103. rnes Page de d marrage forc e l information espaces personnalisables pour chaque unit Int gration des Bureaux Int gration d un wiki pour le partage d informations l glonaux collaboratif et de blogs pour le dialogue Conscience accrue de qui fait R pertoire du personnel de l UNISDR par quer comment o avec qui etc comp tences Capitalisation des retours i d exp riences et des good ti Rapports de mission lectronique et disponibles sur l intranet exp riences le ons apprises Format d impression en pdf nouveaux contacts informaitons i E ed d cisionnelles etc Contenu index th saurus compl t par tags i ee Ai soy E Facilit et rapidit de leur dition Liens hypertextes sur sources internes ou externes i aah a Facilit de la recherche de Exploitation des fiches pays amp r seaux contacts contenu s mantique mot cl Messages corporatifs D finir la nature des messages corporatifs priorit destinataires contenu auteurs public vis estion compl te des archives S adapter aux pr conisations des archives UN Diminution des e mails all staff Simplification des messages couverte et pr servation de l identit de l UNISDR E Capitalisation du pass pour actions futures Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 55 4 1 2 Partager les connaissances tacites Pour facili
104. s l UNISDR BUUNK Iris vii Pr ambule Il tait une fois une magnifique quipe d employ s aussi motiv s que professionnels dou s d une mission qui investissait enti rement leur quotidien par leur savoir faire et savoir tre et surtout pleins de bonne volont pour r pondre la mission qu ils s tait nouvellement fix e Ils taient donc bien d cid s r am nager une nouvelle fois leur espace int rieur pour les aider atteindre leur objectif et tre le plus performant possible Les d m nageurs apportaient de nouveaux meubles les informaticiens installaient de nouvelles connexions on repeignait les murs tablissait de nouveaux plans et les architectes s assuraient que les travaux avan aient Les discussions allaient videmment bon train pour savoir qui allait faire quoi comment et bien s r pourquoi Bref tout le monde s affairait avec conviction red finir r fl chir et agir sur la raison pour laquelle chacun tait l jusqu au moment o un d m nageur auquel personne n avait pr t attention entra et posa la question apparemment toute anodine Excusez moi et la connaissance je la mets o Puisse ce travail offrir l UNISDR quelques id es sur son emplacement Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 1 Introduction It s not that you need to know everything but you can know Si seulement nous savions ce que nous savons Cette expression bien connue des
105. s es dans ce travail Notre mandante nous ayant confirm en cours de travail que nous tions l pour veiller l attention des gens it s awareness raising you can identify critical issues nous esp rons sinc rement que ce m moire puisse r pondre favorablement sa demande Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 3 1 L UNISDR L ISDR International Strategy for Disaster Reduction est un cadre strat gique adopt par les tats Membres des Nations Unies en 2000 visant orienter et coordonner les efforts d un large ventail de partenaires pour r duire de mani re substantielle les pertes dues aux catastrophes et construire des nations et collectivit s r silientes comme condition essentielle au d veloppement durable Le mandat de l UNISDR s est tendu en 2001 afin de devenir le point central au sein du syst me des Nations Unies pour coordonner la r duction des d sastres et assurer des synergies entre les organisations r gionales les activit s de r duction des d sastres et celles li es tant au champ humanitaire qu aux domaines socio conomiques L UNISDR sert galement de point focal pour la mise en uvre de la Strat gie et du Cadre d action de Hyogo HFA un plan d action d cennal adopt en 2005 par 168 gouvernements afin de prot ger les vies et les moyens de subsistance contre les catastrophes Il s agit du premier projet de ce genre qui explique d crit et pr cise le tra
106. s repr senterait tous les l ments f minins de la connaissance tacite savoir les id es les valeurs le savoir les impressions l exp rience etc et le Yang tous les l ments de la connaissance explicite savoir les livres les articles les rapports les archives etc Figure 7 Le Tao de la Connaissance B eXTUALISE S Source cr ation de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 59 L int r t du sigle du Tao est videmment l infime pr sence du Yang dans le Yin et vice versa Ce qui viendrait dire que dans toute connaissance tacite existe une part de connaissance pouvant potentiellement tre rendue explicite en la formalisant et que dans le Yang r side une part de connaissance pouvant potentiellement re devenir tacite en la contextualisant comme le processus d internalisation de Nonaka Enfin ce qu il faut garder l esprit c est que le Tao est dynamique vivant et en changement constant Il y a donc un change continu qui se fait entre les deux aspects Nous aimerions saisir l occasion pour t moigner sur la fa on dont cette id e nous est apparue puisqu elle illustre pr cis ment le processus d innovation dont nous parlions plus haut En profitant d un bref mais salutaire moment de relaxation notre regard s est un jour pos sur un livre qui n a strictement rien voir avec le sujet trait ici mais qui a suscit notre imagination de fa on ce qu une ana
107. s For the File on every key meeting after each meeting or placing them on a dataase or Intranet especially at Senior Management level would help all staff understand institutional positions and substantive developments e Regular update on meetings and open access to meeting notes from high level advocacy i e OSRSG meetings with partners etc to follow up and as a minimum be aware of the content of discussions at the political level when engaging at the working level e Key messages on important topics related to DRR e g education nuclear climate change MDGs etc etc etc Division of labor between units Regional Offices individuals e g for ROs list of countries covered by each office for units topics such as climate change education nuclear etc which unit individual is the focal point e blogs and tweets partner background material ie brochures with key thematic messages and strategic suggestions brief very brief updates on ongoing dialogues with select partners and target countries e Meeting and training calendars for GAR for climate change for Rio 20 etc special thematic Internal UNISDR focal point info who is responsible for what where across the secretariat External UNISDR focal points main organization persons for DRR media climate change etc Quick notes updates from people like project updates briefings intranet messaging and news would be good e Some of the information use is needed on an as ne
108. s adresse interne vs externe de prendre en compte ses besoins et d adapter le type d information qui lui est destin Ce que l on constate c est qu il existe une intention tangible de communiquer sur les v nements aupr s des coll gues mais la fa on de s y prendre n est peut tre pas la plus adapt e Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 48 Par cons quent nous ne pouvons qu encourager l UNISDR mettre sur pied un intranet qui puisse tre un r el outil de communication comme le sont le site Web et Preventionweb mais qui s adresse clairement et prioritairement au public interne savoir les employ s Comme le disait l un des r pondants We can t have a proper external communication if we don t have a solid internal And honestly think we re really bad at UNISDR doing that En d autres termes et pour paraphraser une expression bien connue et quelque peu modifi e Faites vous m mes ce que vous faites aux autres 3 4 2 6 Les rapports de mission un potentiel exploiter I started writing them religiously at the beginning Parmi les produits utilis s par l quipe de l UNISDR figurent en bonne place les rapports de mission qui ont tr s vite attir notre attention par le potentiel qu ils contiennent en terme de partage de connaissances mais galement par le manque de contentement exprim unilat ralement par les employ s Ils ont t con u depuis plusieurs ann es
109. s esp rons que l exposition de ces diff rents concepts facilitera la fa on dont les employ s de l UNISDR appr hendent les diff rents types de connaissance qu ils int grent g n rent partagent ou diffusent quotidiennement Une ressource interne souvent sous estim e alors que c est pr cis ment gr ce elle que l organisation peut atteindre les objectifs qu elle s est elle m me fix s Enfin nous sommes convaincus qu intranet reste un outil incontournable pour favoriser le partage des connaissances En effet il a le m rite de pouvoir diffuser des informations tant explicites p ex informations sur des v nements que tacites anecdotes de mani re transversale tout en pouvant contribuer faire transparaitre la culture de l organisation Traduction libre de l auteur Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 22 3 Analyse de l existant La d marche que nous avons adopt e pour effectuer ce travail a t d obtenir une vision d ensemble du partage des connaissances au sein de l UNISDR Pour ce faire nous avons dans un premier temps tudi les tudes KM qui ont t faites au sein de l organisation ant rieurement ce travail un tat des lieux du syst me d information en place ainsi qu une enqu te en ligne compl t e par des entretiens Les tudes KM ont permis de r aliser qu il y a d j eu des initiatives au sein de l organisation ant rieurement ce m moire m me si comme nous le
110. s ont eu l occasion de s exprimer librement sur le partage des connaissances et diff rentes th matiques qui lui sont li es Cette d marche en deux temps a permis de r colter un nombre important de donn es qui ont t trait es class es codifi es et analys es pour en retirer la substance pr sent e dans ce m moire Un huiti me entretien distinct des autres a t r alis avec l ancien directeur de l organisation suite une demande de la mandante Celle ci souhaitait que nous abordions galement la probl matique de la capture des connaissances craignant qu elles s vaporent la suite d un d part la retraite comme c tait le cas pour notre r pondant L analyse des r sultats compl t e part tous les l ments acquis depuis le d but de ce mandat y compris bien s r les l ments th oriques de la revue de litt rature ont permis d tablir un certain nombre de suggestions et recommandations qui nous esp rons feront du sens aux employ s concern s Nous aimerions encore pr ciser que le partage des connaissances au sein d une organisation n a rien d anodin Beaucoup d informations dites sensibles nous ont t transmises au fil des discussions qui ont trait des enjeux de nature diverse motionnels pour la plupart Ils ont n cessit de toujours garder une certaine distance avec le sujet trait et d adopter une attitude diplomatique afin de pr senter le plus ad quatement les probl matiques expo
111. s semblent tre importantes concernant des rencontres professionnelles que vous avez eues l ext rieur de l ISDR partenaires politiciens etc 30 Avez vous ces contacts identifi s de mani re formelle et ou enregistr s 31 Que sugg rez vous en termes de partage des connaissances mise en commun des exp riences qui pourraient am liorer la performance de l quipe 32 Pouvez vous penser n importe quelle information qui n aurait pas t abord e et qui pourrait tre pertinente en terme de partage de connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 78
112. standards Procedures fall apart even if shared you tend to forget the original blueprint The consequences is that you start ignoring the standards The human practice doesn t keep up with the them Le probl me pourrait peut tre venir d une d finition des priorit s We ve standards for monthly reports but don t always do them It s not a problem of lack of time but of priorities ou de mise en forme tout simplement Sometimes standards are too complicated Raison pour laquelle il pourrait tre utile de les expliquer In a way we need to explain the standards We re also setting now our strategic framework we re saying these are the key things that we do and everyone that contributes Et en effet l un des r pondants a relev qu il y a un besoin de clarification n cessaire de la part des cadres dans la fa on de transmettre les instructions aupr s du reste des employ s Messages aren t clear coming from the managers We don t clear things out quickly enough we need a common language common messages Nous pr f rons laisser le soin aux employ s de l ISDR de prendre acte de ce qui pr c de et nous pencher sur la probl matique r currente des e mails malheureusement largement r pandue dans la plupart des organisations Cette surabondance d informations diffus e tout va se fait clairement ressentir par l ensemble des employ s et s exprime g n ralement par de la fatigue prefer very short e
113. stems intranet have to become more user friendly and need to be used and nurtured by staff PreventionWeb and Mission calendar helps understand some things better other still need to be done Email content should also be filed in short digests of advice on the intranet to retrieve information under classified sections for easy access e Better business process for knowledge management itself Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 71 e strategic information e Can know and track easier what when where and how things happened e regular and specific meetings to discuss about work progress easy way to communicate knowledge i e mobile phones microblog etc e A good tool for sharing it Intranet e Internal communications strategy and policy need to be developed with rukles and guidelines that ARE observed e Each unit RO should appoint afocal point for knowledge managementso all key info cases studies good practices on specific issues emerging from Units ROs general reports mission reports substantive position papers or outcome from meetings be duly captured and shared with UNISDR staff for info and perusal and be made available to external partners e A regular internal newsletter on all units activities facilitated by either the OSRSG s office or RMU e Email ethiquette could be created and shared with coleagues with simple rules on how to use better email communication A structured intranet common dr
114. such as GAR2011 e Better definition of responsibilities and internal policy for systematic regular feedback on progress made e Not really sure but there is need for a the implementation of an internal communication strategy e More knowledgeable staff hence more professional staff ackbnowledged by partners and donors 2 A better marketing of UNISDR products and added value externally hence higher recognition and resources mobilized for UNISDR s operations e additional resources based on knowledge made available to others in UNISDR and to partners e Ownership e Including activities and deliverables inte workplan that cannot be delivered without putting knowdledge in the right places e think we always talk in negatives what we re NOT doing What should ve been done What s never done We all want to improve efficiency and waste no time think that if we implement a KM strategy and actually are accountable to do it we will be efficient more knowledgable and therefore waste less time THAT is an incentive Maybe we could have internal marketing to go with it e if IT knowledge sharing is widely used and recognized raised expectiation from other colleagues would urge them to report if any e think one incentive could simply be classified as ease of use Right now the intranet while useful could benefit from a major overhaul that focuses on improving Ul efficient knowledge sharing and tracking tools Web based collaboration and data s
115. tation En effet il vaudrait mieux viter de tomber dans le pi ge du paradoxe que le psycho sociologue Paul Watzlawick a tr s bien identifi sous l expression Sois spontan Watzlawick 1990 83 qui consiste forcer les gens l tre Raison pour laquelle il est crucial que la culture de l organisation cr e et diffuse un climat propice la cr ativit sans la forcer mais plut t en l invitant Un autre r pondant nous a indiqu la fa on dont l information est parfois per ue plut t que re ue On a cho de petits incidents politiques plus haut niveau mais apr s on n a pas tous les faits on n a pas les le ons tir es on n a pas tous les d tails en interne L cho les bruits les rumeurs existent naturellement dans n importe quelle organisation mais nous pensons que cet aspect m rite d tre soulev ne serait ce que pour rendre attentif le lecteur au risque bien souvent trop ignor qu ils pr sentent comme celui d engendrer des freins la performance qui peuvent se manifester sous des formes vari es d motivation r tention de l information etc Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 42 Il ne s agit pas ici de stigmatiser un commentaire unique qui pourrait donner la fausse impression qu il r side un r el probl me ce niveau nous ne serions d ailleurs pas en mesure de le faire vu notre connaissance externe de l organisation mais l int r t de ce qui pr c de r side p
116. te en ligne a t envoy e plus de cent employ s et stagiaires de l ensemble de l UNISDR Vu la p riode estivale et le besoin d avoir un minimum de r ponses pour en extraire des informations pertinentes elle est rest e en ligne deux semaines du 14 au 29 juillet 2011 3 rappels par courrier lectronique Parce que l ISDR avait d j un compte en ligne c est le logiciel Zoomerang qui a t utilis pour le besoin de l enqu te Sur les 107 employ s stagiaires inclus 40 ont r pondu enti rement au questionnaire Il tait compos de 26 questions ferm es et ouvertes afin d obtenir un nombre lev d avis et de commentaires qui viennent compl ter les donn es Les questions de cette enqu te ont t s lectionn es en partie avec des employ s travaillant l IMU qui souhaitaient profiter de cette opportunit pour obtenir des informations n cessaires la future mise jour de l intranet et en partie par l auteur Les r sultats sont pr sent s textuellement et non sous forme de graphiques vu le nombre restreint des participants Une enqu te quantitative n est repr sentative et ne fait du sens que lorsque l on obtient un minimum de cent participants 3 3 2 Entretiens qualitatifs semi dirig s Les entretiens qualitatifs ont t effectu s pendant la dur e de l enqu te en ligne aupr s de sept employ s de l UNISDR dont la Secr taire G n rale quatre cadres et deux employ s Le questionnaire est compos de
117. tell to people sometimes It should be archived and documented in a way that we can all understand We should keep the key conferences WCDR GP documented somehow We should also have an archive up to present of our evaluations workplans and have the info available for visitors auditors e agreements with partners achievements GAR campaigns history of organization e Partners Lesson Learnt e Management dicisions including SMT materials minutes as well as quick update e think this should be determined objectively based on user demand e National HFA reports e Contacts Institutional and professional and focal points per country region Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 72 Question 17 cette question a t annul e suite un dysfonctionnement de la restitution des r sultats manant du logiciel Zoomerang les r sultats n tant pas exploitables USER INFORMATION Question 18 Where do you work Head office Varemb 15 Head office Chatelaine 11 Regional office 15 If in a regional office please specify the country 10 If in a regional office please specify the country Cairo Egypt Kenya Bangkok Belgium Panama japan Kazakhstan Fiji Question 19 In which service do you work Communications Unit 3 Gender amp Parliamentarian Special Advisors Advocacy 0 Information Management Unit 3 Resour
118. ter le partage des connaissances tacites nous pr f rons repr senter nos suggestions d une mani re plus visuelle comme suit Figure 5 Partager des solutions Lunch bags Knowledge meetings mapping Coffee breaks Yearly all staff dinner TACIT Mentoring KNOWLEDGE SHARING SOLUTIONS Communities of practice Continuing training Story telling presentations Networking Source cr ation de l auteur Nous invitons les employ s de l UNISDR rajouter leurs propres suggestions au gr de leur inspiration Nous aimons croire que l expression partager des solutions a le potentiel de solliciter des id es innovantes en terme de partage des connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 56 4 2 Recommandation Si PUNISDR souhaite concr tiser les suggestions susmentionn es ou les recommandations des pr c dents rapports nous ne pouvons que recommander comme l avait d j fait Linda Stoddart le recrutement d un knowledge manager un gestionnaire de la connaissance qui puisse conduire ce processus de mani re durable et continue Vu l importance strat gique de la connaissance dans toute organisation et plus forte raison pour une organisation telle que l UNISDR sa position dans l organigramme doit n cessairement la refl ter c est dire tre rattach e directement la direction Le profil d un knowledge manager devrait id alement tre compos de plusieurs
119. terme Ceci tant dit il faut rester prudent quant l interpr tation de ces comportements qui ne peut se faire hativement Ce qu il faut retenir des propos de Davenport c est que si le transfert vertical de l information concerne principalement les connaissances explicites si elles prennent la forme du reporting susmentionn qui peut tre automatis le transfert horizontal de l information peut concerner autant des connaissances tacites qu explicites Ce sur quoi il met surtout l accent c est l effort qu implique le fait de partager quel que soit l axe finalement et le r le pr dominant et influent que cela peut avoir sur la fa on dont ces informations vont tre transmises ou non Rappelons que le partage des connaissances est l une des tapes parmi d autres qui constituent le processus de la gestion des connaissances Parmi les nombreuses fa ons de l illustrer le sch ma propos par Ashok Jashapara permet selon nous de repr senter de mani re claire ce cycle qui dans son cas et de mani re fort int ressante relie justement le partage des connaissances la culture Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 16 Figure 2 Le cycle de la gestion des connaissances Data Information amp knowledge Philosophical perspective on knowledge Discovering knowledge KM in the learning Organisational Leveraging Generating organisation Knowledge learning KM Tools Intelle
120. torage like DropBox and providing a reason to use the UNISDR intranet as one s home page or at minimum making it such an effective page that one wants to visit it every day A good example of this would be one s homepage when signing into iGoogle com or one s Yahoo home page e Reduced email traffic smarter better informed communication Question 15 Generally talking what could be improved in terms of knowledge sharing within UNISDR e Clear system of use and control Linked to internet clear staff profiling knowing tasks and rpsonsabilities of each staff in unites and ROs e UNISDR has to incentivise knowledge sharing within the agency This should come from Margareta herself via email for example I think is crucial to improve trust and familiarity within the UNISDR community as well to be able to share information For that think we should do a retreat all toghether including the regional offices In Geneva they know each other well but at the regional level sometime we don t dare to ask or request things to headquarters team because we don t even know them Make it a question of deontology and lead by example Many reviews and policies have been developed but usually they are not necessarily followed and are forgotten by some Management does not necessarily lead as example in written communication only part of information UNISDR needs client oriented approach responsiveness both external and internal UNISDR internal sy
121. toujours une valeur en soi non seulement gr ce l expertise des auteurs mais galement par les points de vue et clairages compl mentaires qu ils peuvent apporter ce m moire D autant plus que plusieurs des observations faites par les experts sollicit s sont similaires plusieurs que nous avons pu faire Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 31 3 3 M thodologie Si nous avons expliqu la d marche g n rale de notre analyse de l existant nous souhaitons ici pr senter la m thodologie qui se rapporte exclusivement l enqu te en ligne et aux entretiens Nous tenons pr ciser que si nous avons utilis ces deux proc d s c tait parce que nous ignorions au d but du mandat quel serait le pourcentage de r ponses provenant de l enqu te ni quelle serait la qualit des r ponses obtenues des entretiens Si le nombre de personnes qui ont r pondu au questionnaire tait raisonnable mais pas repr sentatif quantitativement parlant les questions ouvertes ont permis de r colter beaucoup d informations qualitatives Il s est av r que les informations r colt es lors des entretiens ont t tr s riches voire denses et ont de ce fait augment consid rablement le volume de r sultats exploitables De ce fait beaucoup de temps consacr au traitement des donn es a t n cessaire pour extraire les informations que nous avons consid r tre pertinentes 3 3 1 Enqu te en ligne L enqu
122. u long du parcours professionnel de chacun des employ s comme l a tr s bien mentionn un r pondant Ce n est pas au moment du d part que tout d un coup il faut s inqui ter de l information qu il faut partager c est un processus qui doit se faire tout le long de l exp rience d une personne c est quelque chose que l on doit faire tous au quotidien Nous avons galement interrog les employ s sur ce sujet et les r ponses concernant les informations essentielles transmettre sont principalement des rapports que nous num rons ici titre indicatif HFA monitor documents summaries action plans key studies statistics the GAR milestones outcomes documentation of specific decisions hand over notes Nous souhaitons rendre attentif le lecteur que certains documents ont pr cis ment servi formaliser du moins partiellement des connaissances tacites en explicites comme les comptes rendus de rencontres ou de d cisions ou les notes hand over dans lesquelles toutes les informations essentielles figurent pour les successeurs Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 51 Quand nous avons demand aux r pondants comment il s y prenaient pour transmettre ces connaissances les remarques concernant le transfert d informations explicites offraient plusieurs options Je pense que je ferais comme institutionnellement on fait tous on cr e un dossier sur le disque partag et puis on cr e des sous fichiers et
123. uld do it better than the last time and improve our effectiveness e Availability and use of analysed knowledge would make the organisation stonger in delivering its mandate e staff will be empowered e Documented Knowledge for future reference e Better communication and standardization of messages goals objectives and vision of UNISDR e Greater efficiency working better towards joint objectives speaking with one voice clear corporate identity e structured access to institutional history and knowledge e UNISDR would be recognized globally as the unique source for DRR knowledge to which all partners turn when they re inneed of information good practices success stories etc e A KM strategy would help achieve the SOs in a whole of the organisation manner e Less duplication of work less pressure on people that are the only ones to have some specific information e KM is not only for the just UNISDR but it s also beneficial for staff for self improvement and self learning e lt depends on what kind of knowledge management strategy we re talking about Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 70 e We would be more motivated in sync and essentially become a more fit secretariat as our strategic objective states e In the case of UNISDR where there is a well articulated demand from regional colleagues for better communication with the GVA office think this would be an important benefit e Time liberat
124. ument de Ron Young a port ses fruits c est dire si les recommandations pr conis es ont t suivies et implant es Bangkok Quoi qu il en soit il a le m rite de proposer une analyse profonde de la situation du KM au sein de l UNISDR Asie Pacifique AP qui pourrait potentiellement tre r utilis dans l avenir comme source de r f rence afin de capitaliser son contenu 3 2 2 Le rapport de New York Le deuxi me est un rapport synth tique 2 p qui fut tabli par Linda Stoddart d j mentionn e dans la th orie l issue de plusieurs entretiens men s au sein de l UNISDR au printemps 2009 Plusieurs l ments pertinents sont retenir et viennent par ailleurs conforter les observations que nous avons pu faire lors des entretiens men s cette ann e Selon l auteur les l ments cl s qui sont consid rer afin d tablir un plan KM sont les suivants 1 tablir une cartographie des besoins des diff rentes parties prenantes 2 La communication interne externe et la collaboration 3 Les composants principaux du plan KM la suite d une premi re discussion avec des employ s de l UNISDR l accent a en effet t mis sur la th matique des parties prenantes partenaires gouvernements etc afin de mieux segmenter les diff rentes th matiques et les relations que le Secr tariat entretient aupr s d elles La deuxi me partie a t plus cibl e sur la fa on d am liorer la communication interne et les
125. unit Une supposition que nous laissons le soin a l UNISDR de confirmer 3 4 2 2 Les archives ou la qu te de l identit Do we have archives Comme mentionn plus haut la situation des archives est assez inqui tante Ce m moire n y est pas consacr prioritairement mais si nous y accordons de l attention c est parce que nous pensons qu elles ont un lien direct avec la culture de l organisation de par la d finition de son identit d une part et par le lien direct qu elle peut entretenir avec la gestion strat gique des connaissances En effet il est plus facile d agir dans le pr sent et de pr venir le futur si l on a conscience de son pass comme le confirment deux r pondants The institutional knowledge is your structure it s your backbone it s part of your being and if you disregard that then it s hard to take that being forward ou encore There is very little understanding on what we are how we were created and why and therefore it s difficult to understand where we re positioned in the world Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 43 Avoir conscience de son pass permet en effet d apprendre de nos exp riences bonnes ou pas d en tirer des enseignements ou de ne pas r it rer inconsciemment des actions d j effectu es ant rieurement comme l affirme un r pondant We have previous relationships that need to be aware of and that need to respect and need to just have th
126. ur sa disponibilit sa confiance et sa pr cieuse participation Laurel Dryden pour avoir t si disponible cet t 2011 pour les changes que nous avons eus pour son avis aussi inspir qu inspirant H l ne Madinier pour m avoir mise sur les bons rails au d but de ce m moire Craig Duncan un grand merci pour sa disponibilit les nombreuses discussions aussi riches que passionantes que nous avons eues pour son soutien continu sa confiance et le magnifique partage de connaissances que nous avons v cu Salvano Briceno pour la richesse des discussions que nous avons eues sur le KM et pour l entretien de capture de connaissances Sarah Wade et Lydie Echernier pour tous les changes que nous avons eus leur chaleureux accueil et leurs encouragements toujours si bienvenus Aux employ s de l UNISDR qui ont particip aux entretiens merci de votre confiance et pour avoir t si g n reux de votre temps merci tous ceux qui ont pris le temps de r pondre l enqu te en ligne et merci tous pour votre si magnifique accueil Martine Keller amie sociologue et astrologue tu connais la magie des nombres je ne te remercierai jamais assez pour ton accompagnement Martine Favrat pour son amiti et avoir support mon caract re mon stress et mes sautes d humeurs durant nos nombreux debriefing Martine Pochon amie et sociologue merci pour ton soutien infaillible et tes conseils
127. us le pr sumons de pouvoir travailler et agir en toute conscience Pour le reste des r ponses nous renvoyons le lecteur int ress au d tail des r ponses l annexe 2 Question 5 How often do you document outcomes from informal meetings with the purpose of sharing them to your colleagues Daily Weekly Monthly Yearly Never Contact information and partner focal points 13 10 9 5 2 Mission and leave calendar for UNISDR staff 2 26 9 1 1 Meeting management support registration 3 5 12 6 9 Country profiles with internal information e g Mission Reports 4 6 5 6 Donor profiles 0 9 11 12 6 Administrative information for HR Finance and Procurement 7 10 15 3 3 Media tips and suggested talking points 5 8 16 3 7 Standard presentation packages and briefing notes e g GAR 4 10 14 7 3 IT support and policy 2 8 21 7 1 Induction package for new staff 0 1 12 21 5 Corporate identity and correspondence templates 5 7 12 15 0 N b Question a choix multiples x Ce qui ressort de ces r sultats vient confirmer ceux d ja mentionn s a savoir l utilisation fr quente des rapports de mission Si nous insistons sur ce point c est que nous aurons l occasion d y revenir dans les r sultats provenant des entretiens Question 6 When you do document outcomes from informal meetings with the purpose of sharing them to your colleagues how do you proceed Parmi les 30 r
128. uvnus 23 3 1 Le syst me d information l UNISDR is 24 3 2 Les tudes KM l UNISDR ennnnnnnes 28 3 2 1 Le rapport de BangkOk 8urssstlseseslnsienesesiinnaut 28 3 2 2 Le rapport de NOW VOM Sens mater Net 29 323 L3 FADD A nee Sn unes 30 3 24 CONCISO ais 30 3 3 M thodologie 20 aa 32 BOA ENQUElO PM OS 32 3 3 2 Entretiens qualitatifs semi dirig s 32 3 8 3 L entretien de capture des connaissances 33 94 Resulta dd 34 3 4 1 L enqu te en ONE rss mens ane net der ee diabetes Sati 34 3 4 2 Les entretiens qualitatifs coi tanta 42 3 4 2 1 Dela culture de l organisation 42 3 4 2 2 Les archives ou la qu te de l identit 43 Le partage des connaissances l UNISDR reflet et perspectives BUUNK Iris 3 4 2 3 Compr hension du KM trouver un langage commun nsss 44 3 4 2 4 Flux informationnels du vertical au transversal 45 3 4 2 5 Valoriser les TIC en interne choisir le bon public 47 3 4 2 6 Les rapports de mission un potentiel exploiter 49 3 4 2 7 Capture des connaissances de l id alisme au pragmatisme 50 3 4 2 8 Conscience des apports du KM un public convaincu ccoocccccc 53 4 Des suggestions une recommandation 55 Al ASUJJESUONS it ni en te eh ee une 55 4 1 1 Partager les connaissances explicites ooooococcinncncccnnninmcooocccnnos 55 4 1 2 Partage
129. vail que tous les diff rents acteurs et secteurs doivent entreprendre afin de r duire les pertes dues aux d sastres Le HFA est par cons quent la r f rence de base autour de laquelle l UNISDR s articule De ce fait la vision de l UNISDR est bas e sur trois objectifs strat giques qui manent de l HFA 1 int grer la Pr vention des Risque de Catastrophes PRC dans des politiques de d veloppement durable 2 d velopper et renforcer les institutions les m canismes et les comp tences pour construire une r silience face aux dangers 3 int grer des approches de r duction du risque dans des programmes de pr vention de capacit de r action ainsi que la phase de reconstruction L UNISDR organise galement depuis 2006 le principal forum international consacr la r duction des d sastres Global Platform for Disaster Risk Reduction Cette rencontre est l occasion pour toutes les parties prenantes stakeholders de se rencontrer Gen ve et partager leur exp rience de l int gration du HFA D autres activit s comprennent galement l dition du rapport global sur l estimation de la r duction des d sastres Global Assessment Report on Disaster Reduction qui apporte un soutien et des conseils aux pays qui souhaitent implanter des campagnes de r duction des d sastres pour des h pitaux des coles et des villes plus s rs Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 4 1 1 Une organisation unique L
130. verrons plus loin elles ne se sont pas ou partiellement concr tis es La description du syst me d information a t l occasion de mieux saisir la complexit des sources et des flux d information en place L enqu te en ligne nous a donn l occasion d avoir une meilleure compr hension des usages du partage des connaissances au sein de l organisation en incluant les unit s r gionales r parties dans le monde Si l tude de ces derni res ne font pas partie prioritairement de ce travail elles sont n anmoins abord es vu le r le vident qu elles jouent dans le partage des connaissance avec le Quartier G n ral bas Gen ve Quant aux entretiens qualitatifs ils ont t particuli rement utiles pour appr hender la culture de l organisation Le but tait galement de pouvoir affiner certaines questions abord es lors de l enqu te et d obtenir une observation plus approfondie de la situation v cue par les employ s en terme de partage des connaissances Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 23 3 1 Le syst me d information l UNISDR Il existe plusieurs syst mes d information en place au sein de l UNISDR destin s tant la communication externe qu interne ainsi qu la gestion de contenu informationnel Le site Internet officiel de l UNISDR a t cr en 1998 et vient enti rement d tre restructur avec un nouveau design ll repr sente officiellement l organisation et s adresse l ensem
131. vu plus haut Quoi qu il en soit le mod le de transformation de la connaissance qu il a cr est illustr comme suit Figure 3 Transformation de la connaissance Tactt knowledge Explicit knowledge Tacit knowledge Socialization Externalization From Explicit knowledge Internalization Combination Source Nonaka 1994 19 Le partage des connaissances l UNISDR BUUNK Iris 19 Pour tre plus pr cis il s agit en fait d un mod le qui illustre le processus de la cr ation de la connaissance g n r e par le mouvement effectu entre le tacite et l explicite Selon l auteur les quatre modes de cr ation sont 1 Socialisation du tacite au tacite 2 Externalisation du tacite l explicite 3 Combinaison de l explicite l explicite et 4 Internalisation de l explicite au tacite Nonaka 1994 18 L auteur Jashapara mentionn plus haut explique cela plus clairement En commen ant par pr ciser que e processus de socialisation implique de partager de la connaissance tacite entre des individus comme des exp riences un savoir faire mais aussi des sentiments Jashapara 2004 200 C est dans ce contexte que s effectue un apprentissage par observation Les valeurs qui soutiennent ce transfert sont selon lui L amour la confiance l engagement ou l attention L Externalisation implique une interaction du tacite l explicite qui peut se faire travers du lan

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