Control and Audit Guidlines
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1. Annexe 3 Aper u des r glementations nationales allemandes respecter par les b n ficiaires qui mettent en uvre des projets dans le cadre du programme INTERREG IVB de l Europe du Nord Ouest sur le territoire allemand Cette liste n est pas exhaustive et peut voluer au cours de la r alisation du programme Statut en date du 16 01 2009 Lois et r glements R glements nationaux sp cifiques n existe pas de r glement national sp cifique au FEDER au FEDER sur administration responsabilit s et comp tences ligibilit comptes audit et contr le irr gularit s autres S Qualifications des contr leurs Voir le document sur le contr le de premier niveau Aide gouvernementale Art 54 du Reglement CE n 1083 2006 du conseil du 1 1 juillet 2006 et art 87 du trait europ en Environnement loi f d rale sur la protection de la nature du 25 mars 2002 BGBl I 5 1193 Bundesnaturschutzgesetz BNatSchG in der jeweils gelienden Fassung htto 7 bundesrecht juris de bnatschg_2002 index html lois sur la protection de la nature des r gions allemandes de Berlin Brandebourg Br me Hambourg Mecklenburg Vorpommern et Schleswig Holstein htto www bin de 0506_textsammlung html loi sur l valuation de l impact environnemental Gesetz ber die Umwelivertr glichkeitspr tung BGBI I 2470 dition du 23 10 2007 in der jeweils geltenden2. INTERREG IVB Notes d Orientation pour le contr le et audit Fevrier 2010 Secr tariat technique commun ENO rue de Tournai 59000 LILLE France T l 33 0 3 20 78 55 00 Fax 33 0 3 20 55 65 95 E mail nwe nweurope eu Web www nweurope eu SOMMAIRE INTRODUCTION 21 Objectifs de ces orientations 24 Contexte g n ral 24 Contexte juridique 34 Sp cificit s nationales 44 Besoins de formation 51 G n ralit s GL R capitulatif de la proc dure de d claration au Secr tariat 74 Demandes de paiement SL Base de travail du contr leur 94 RESPONSABILIT S DU CHEF DE FILE 154 RESPONSABILIT S DU CONTR LEUR DU CHEF DE FILE 164 CONTR LE DE PARTENAIRES EN DEHORS DE LA ZONE ENO 174 ENSEIGNEMENTS DU PROGRAMME IIIB 184 CL TURE DE PROJET 184 ANNEXE 1 Liste des exigences nationales particuli res 184 ANNEXE 2 Liste de contr le 20 Annexe 3 Aper u des r glementations nationales allemandes respecter par les b n ficiaires qui mettent en uvre des projets dans le cadre du programme INTERREG IVB de l Europe du Nord Ouest sur le territoire allemand Cette liste n est pas exhaustive et peut voluer au cours de la r alisation du programme 314 Notes d Orientation pour le contr le et l audit 1 Fevrier 2010 INTRODUCTION Objectifs de ces notes d orientation le but de ces notes d orientation est d aider les partenaires de p
3. Notes d Orientation pour le contr le et l audit 19 F vrier 2010 Richterinnen und Richter Arbeitszeit und Urlaubsverordnung AzUVO vom 29 November 2005 Landesreisekostengesetz LRKG in der Fassung vom 20 Mai 1996 Bayern Verordnung ber die Arbeitszeit f r den bayerischen ffentlichen Dienst Arbeitszeitverordnung AzV vom 25 Juli 1995 http www ff bayern de nebenleistungen reisekosten index aspx vorschriften Hessen Gesetz ber die Reisekostenverg tung f r die Beamten und Richter im Lande Hessen Hessisches Reisekostengesetz HRKG Verordnung ber die Arbeitszeit der hessischen Beamtinnen und Beamten Hessische Arbeitszeitverordnung HAZVO Nordrhein Westfalen http sav lds nrw de Imi owa lr bes texttanw_nr 2 amp gld nr 2 amp ugl nr 20320 amp ugl id 684 amp bes id 4790 amp aufgehoben N _http sav lds nrw de Imi owa lr bes texttanw_nr 2 amp gld nr 2 amp ugl nr 20302 amp ugl id 679 amp bes id 9446 amp aufgehoben N Landeshaushaltsordnung LHO in der Fassung der Bekanntmachung vom 26 April 1999 Rheinland Pfalz Landesreisekostengesetz LRKG vom 24 M rz 1999 Landeshaushaltsordnung LHO vom 20 Dezember 1971 Saarland http l juris de cgi bin landesrecht py2d http sl juris de sl gesamt RKG SLhtm RKG_SL rahmen http 7 l juris de cgi bin landesrecht py d http 5sl juris de sl gesamt ArbZV SL
4. tape 4 V rifications administratives par l Autorit de gestion le Secr tariat contr les effectves par le Secr tariat lors de l valuation de chaque demande de paiement et rapport d avancement tape 5 Contr le par l Autorit de certification contr les par chantillons effectu s au niveau de l Autorit de certification pour v rifier les travaux de l Autorit de gestion cf note d orientation n 22 du manuel de projet pour en savoir plus tape 6 Verifications sur site contr les effectu s par le Secr tariat en plus des v rifications administratives concemant les demandes de paiement et les rapports d avancement mentionn es l tape 4 ch note d orientation n 22 du manuel de projet pour en savoir plus Au del du contr le de premier niveau d autres contr les sont organis s au niveau du dh D programme Citons notamment le contr le de second niveau dont la responsabili incombe l Autorit d Audit du Programme la Commission Interministerielle de Coordination des Contr les cf note d orientation n 22 pour en savoir plus Le contr de second niveau a t renforc par rapport la pr c dente p riode de programmatio 2000 2006 La taille de echantillonnage annuel a augment et sera revue chaqu ann e Dans un premier temps un projet sera s lectionn Au sein de ce projet le Chef de file sera audit ainsi qu un autre partenaire qui sera d termin dans un second temps
5. 169 dition du 23 10 2006 Verordnung ber die Vergabe ffentlicher Auftr ge Vergabeverordnung VgV v 11 2 2003 BGBl 169 in der jeweils geltenden Fassung htto www bmwi de BMWi Navigation Service gesetze html R glement sur l approvisionnement des fournitures produits et services Verdingungsordnung f r leistungen VOL et r glement sur l approvisionnement de travaux ind pendants Verdingungsordnung f r freiberufliche leistungen VOF Notes d Orientation pour le contr le et l audit 32 F vrier 2010 htto www bmwi de BMWi Navigation Wirtscha Wirts chaffsoolitik oefientliche auffraege de Verdingungsordnung f r Leistungen VOL v 01 11 2006 Bundesanzeiger Nummer 100a vom 30 Mai 2006 in der jeweils geltenden Fassung htto www bmwi de BMWi Navigation Service gesetze html Verdingungsordnung f r freiberufliche Leistungen VOF v 01 11 2006 Bundesanzeiger Nummer 91a vom 13 Mai 2006 in der jeweils geltenden Fassung http www bmwi de BMWi Navigation Service gesetze html Proc dure allemande sur les contrats de construction Vergabe und Vertragsordnung f r Bauleistungen VOB ht www bmvbs de dokumente 302 3645 Arikel dokument him Vergabe und Vertragsordnung f r Bauleistungen VOB v 27 06 2006 Bundesanzeiger Nummer 940 in der jeweils geltenden Fassung htto www bmwi de BMWi Navigation Service gesetze html Public
6. ment la formation initiale o Interact http www interacteu net o Institut Europ en d Administration publique htp www eipa nl en o Acad mie europ enne pour la fiscalit l conomie et le droit http www euroacad eu R LE DU CONTR LEUR DE PREMIER NIVEAU Notes d Orientation pour le contr le et l audit 5 F vrier 2010 G n ralit s Le contr leur de premier niveau est tenu de s assurer que toutes les d penses faisant l objet d une demande de remboursement respectent les exigences fix es aux niveaux europ en de l tat membre et du programme Le contr le de premier niveau v rifie notamment les points suivants cf la section Resume des contr les effectuer pour plus de d tails e r alisation des produits et services faisant l objet d un cofinancement ontils t pay s et re us e tra abilit des d penses d clar es existetil une facture ou un document de valeur probante quivalente correctement enregistr e conformit de ces d penses avec les r gles du programme de l UE et de l tat membre ainsi qu avec le contrat de subvention et le formulaire de candidature sont elles ligibles Instruits par l exp rience de la pr c dente p riode de programmation INTERREG 2000 2006 nous insistons sur l importance d un contr le rigoureux d s le premier niveau car il constitue la base de la pyramide des v rificat
7. rifications Ils sont obligatoires pour garantir une piste d audit satisfaisante Cependant seule la demande de paiement contenant les deux premiers points sera transmise au Secr tariat Demandes de paiement Le financement FEDER est vers aux projets approuv s en remboursement des d penses dues et pay es telles qu incluses dans les demandes de paiement Ces demandes doivent avoir t contr l es au niveau du partenaire et du Chef de file avant d tre soumises au Secr tariat Conform ment l article 9 du contrat de subvention les contr leurs des partenaires doivent faire en sorte de valider les d penses dans un d lai maximal de deux mois Dans certains Etats membres la limite fix e est seulement d un mois Reportez vous au systeme de contr le de premier niveau de chaque tat membre pour en savoir plus chaque phase du processus de contr le il incombe au Chef de file de veiller au respect de ce d lai et de s assurer que les contr leurs disposent de toutes les informations n cessaires pour proc der un contr le complet et exact Aspects pratiques Notes d Orientation pour le contr le et l audit 8 F vrier 2010 Chaque contr leur doit v rifier et certifier les d penses de son partenaire figurant dans chaque demande de paiement doit utiliser une grille de contr le pour les guider dans cette t che Comme indiqu pr c demment la grille de contr le fournie en
8. annexe de ces orientations peut tre am nag e selon les besoins du projet mais elle refl te les exigences minimales pour le programme Le contr leur doit ensuite remplir et signer la partie constats et d claration dans la demande de paiement La liste de contr le et la section constats et d claration compl t es et sign es seront envoy es au Chef de file son tour le contr leur du Chef de file devra v rifier et certifier toutes les d penses du Chef de file et donc compl ter et signer les m mes documents que les contr leurs des autres partenaires ainsi que la grille de contr le et la partie constats et d claration soumises par les diff rents partenaires Toute question concernant ces documents doit tre adress e au partenaire concern et son contr leur En dernier ressort le Chef de File pourra corriger la demande de paiement du partenaire et l en informera Le cas ch ant il signalera toutes les corrections apport es dans la section correspondante de la demande de paiement feuille de demande de paiement g n rale Apr s approbation le contr leur du Chef de file signe la partie constats et d clarations sur la feuille de demande de paiement g n rale La signature originale du contr leur de chaque partenaire doit figurer sur la demande de paiement soumise au Secr tariat Les grilles de contr le sign es doivent tre conserv es au niveau du Chef de
9. cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale March s publics Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale Publicit Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale Autres Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne ef nationale Notes d Orientation pour le contr le et l audit 34 F vrier 2010
10. d quipement sont ils conformes aux pr visions du formulaire de candidature Les co ts d quipement sontils amortis conform ment au plan comptable en vigueur Atil t v rifi que les l ments ne sont pas d j totalement amortis ne figurent pas d j dans une autre cat gorie par exemple la ligne budg taire administration au titre de co ts indirects Les achats d quipement remplissent ils galement les conditions suivantes Achat effectu longtemps avant la fin du projet Si ce n est pas le cas l achat en fin de projet estil justifi Autre possibilit les co ts ont t amortis et seule la part correspondant la p riode de projet restante a t d clar e Le montant correspondant l quipement refl te l utilisation r elle de ces fournitures dans le cadre du projet Si elles ne sont pas exclusivement utilis es pour les besoins du projet seule une quote part du co t global est affect e au projet Cette quote part est calcul e par une m thode l gitime justifi e et quitable Une fois le montant ligible d termin son remboursement doit tre demand en une seule fois Une liste des articles achet s accompagn e de la m thode utilis e pour les d clarer doit tre conserv e pour des besoins de comptabilit de contr le et d audit 11 Investissements Les investissements r alis s sontils conformes aux pr visions du formulaire de candidature Les ac
11. est primordial de fixer les modalit s du contr le de premier niveau avec les partenaires dans un accord de partenariat ex bonne gestion financi re En pratique cela implique que le contr leur du Chef de file e s assure que les d penses de tous les partenaires ont t v rifi es la lumi re du formulaire de candidature approuv c esto dire que tout changement formel et majeur apport au plan d action ou au budget du projet par exemple retrait d un partenaire doit avoir t approuv par crit par le Secr tariat et consign cf note d orientation n 2 pour en savoir plus e v rifie la conformit avec le budget planifi c esk dire que la variation des lignes budg taires au niveau du projet ne doit pas d passer 20 sans accord pr alable du Secr tariat Notes d Orientation pour le contr le et l audit 16 F vrier 2010 verifie que les d penses des partenaires sont conformes avec les dispositions du partenariat et avec le plan de mise en oeuvre de chaque partenaire est important que le contr leur prenne connaissance de l accord de partenariat et du contrat de subvention connaisse les proc dures internes efc les d penses effectu es ne peuvent pas faire l objet de transferts entre les partenaires du projet Par exemple un partenaire ne peut demander le remboursement de d penses effectu es pay es par un autre mais chaque partenaire peu
12. file Le programme ENO se r serve le droit de demander des informations compl mentaires en vue de valider la demande de paiement Le Secr tariat envoie imm diatement un e mail au Chef de file pour accuser r ception de la demande de paiement et envoie un nouvel e mail soit pour l informer de l acceptation de ladite demande et de son traitement par le Secr tariat soit pour lui notifier que des questions se posent et ou que des informations suppl mentaires sont requises Base de travail du contr leur Chaque contr leur de partenaire est responsable de ses m thodes et techniques de contr le qu il utilise et de leur conformit avec les r gles nationales d audit Le Secr tariat porte toutefois l attention du contr leur les documents suivants e formulaire de candidature approuv e amendements approuv s au formulaire de candidature c est dire les modifications de ligne budg taire les modifications du budget les amendements au plan d activit s e contrat de subvention accord de partenariat e correspondance du projet pertinente financi re et contractuelle Notes d Orientation pour le contr le et l audit 9 F vrier 2010 demande de paiement originale pour les Chefs de file demandes de paiement originales d clarations des contr leurs grille de contr le des autres partenaires et copies de toutes les factures rapports
13. la dette la mise hors service des centrales nucl aires e logement les pertes ou gains de change Notes d Orientation pour le contr le et l audit 28 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non Commentaires Suivi les frais bancaires l chelon national ne figurent pas dans la d claration 2 Les frais financiers sont ils limit s aux transactions financi res internationales ou resultent ils de l ouverture et de la gestion d un compte bancaire distinct Les contributions en nature ne figurant pas sur le formulaire de candidature ont elles t exclues Des revenus ont ils t d duits du total des co ts ligibles d clar s c est dire avant le calcul de la subvention FEDER 2 Est il confirm que les d penses n ont pas d j fait l objet d un autre financement europ en r gional local ou autre Des m canismes propres viter tout double inancement sont ils en place Est il prouv que les activit s d clar es se sont r ellement d roul es et que la ourniture des services des marchandises et des travaux est en cours ou a eu lieu Pour information si une visite sur place n a pas pu tablir cette preuve il est important d expliquer comment l assurance suffisante a pu tre tablie dans la section r serv e aux commentaires Cas du paiement d avances contractuelles trait es comme des d penses ligibles es services les produit
14. les documents qui constituent la piste d audit sont ceux mentionn s dans le chapitre pr c dent Base de travail du contr leur e Tous les documents ef enregistrements comptables doivent imp rativement rester disponibles jusqu au 31 d cembre 2021 Cf note d orientation n 24 du manvel de projet pour en savoir plus v Les r gles communautaires sont appliqu es avec outre tous les r glements applicables relatifs la passation de march s publics la mise en uvre de toutes les phases de la proc dure de passation de march s publics est correctement document e les exigences de publicit et d information applicables et les r gles de parit hommesfemmes de non discrimination et de d veloppement durable e Cf note d orientation n 15 relative aux exigences li es la passation de march s publics e Cf note d orientation n 16 et article 7 du contrat de subvention pour conna tre les exigences de publicit et d information V Toutes les exigences de contr le et d audit sp cifiques au niveau national r gional sont respect es e Voir le chapitre sur les Sp cificit s nationales A M me si votre Fiat membre ne figure pas dans la liste des tats membres ayant fourni des directives sp cifiques veuillez contacter votre interlocuteur de r f rence national r gional pour disposer des informations les plus r centes Notes d Orientation pour le contr le et l audit 13 F vrier 2010 V Le total du finance
15. par les souspartenaires figurant dans le formulaire de candidature sont ligibles e les originaux des factures et autres documents doivent tre conserv s au niveau du partenaire Des copies des factures et autres documents doivent tre conserv es au niveau du Chef de file Le contr leur garantit sa totale ind pendance l gard du projet e Une personne ou un organisme est fonctionnellement ind pendant du Chef de file lorsqu il n est pas impliqu dans le processus d cisionnel ou de gestion du projet I ne risque donc pas de subir l influence du Chef de file ou du partenariat et n est pas impliqu dans la mise en uvre des actions qu il contr le Notes d Orientation pour le contr le et l audit 14 F vrier 2010 En outre le contr leur du Chef de file certifie les points suivants V Toutes les d clarations port es sur les demandes de paiement d un partenaire ont t certifi es par un contr leur ind pendant agr par l organisme d approbation ou de contr le national r gional Toutes les exigences de contr le et d audit sp cifiques au niveau national r gional ont t respect es RESPONSABILIT S DU CHEF DE FILE le Chef de file est responsable devant le Secr tariat des d penses encourues par l ensemble des partenaires du projet Selon l article 20 du R glement 1080 2006 le Chef de file assume les responsabilit s suivantes dont deux sont relatives au contr le des d pense
16. 0 Nom du partenaire oui non S Commentaires Suivi ANNEXE 2 Liste de contr le 1 Financement d un partenaire Si le cofinancement ne provient pas des ressources propres du partenaire mais d une autre source au niveau national r gional ou local veuillez pr ciser cette source et v rifier le point suivant Le financement pr vu pour le rapport pr c dent ail t mis disposition ceci sans d passer la contribution totale du partenaire au cofinancement 2 Comptabilit Des comptes sp cifiques sont ils tenus jour pour le projet ou d autres m thodes telles que des centres de co ts sp cifiques ont elles t mises en uvre dans le syst me comptable pour faciliter l identification des co ts allou s au projet et g n rer un relev lectronique des d penses d clar es Les sommes pay es sont elles correctement enregistr es dans le systeme comptable 2 Chaque d pense d clar e estelle justifi e par une facture ou un document comptable de valeur probante quivalente Les documents sont ils complets et exacts tant sur le plan du contenu que sur le plan comptable 2 Chaque d pense d clar e estelle tay e par un justificatif de paiement relev bancaire confirmation de virement bancaire ticket de caisse 2 Le montant des d penses d clar es peut il tre int gralement rapproch des pi ces justificatives fournies 2 Les
17. 1999 htm ArbZV SL_1999_rahmen Notes d Orientation pour le contr le et l audit 20 F vrier 2010 http www saarland de dokumente thema_justiz 630 2 pdf Luxembourg Le Luxembourg ne fournira pas ces documents Royaume Uni Note du d partement en charge des communaut s et de l administration locale Contr les du premier niveau pour les programmes de coop ration territoriale 2007 2013 Modalit s au RU et sa liste d organismes professionnels agr s en annexe Manuel d utilisation du FEDER Chapitre 2 R gles d ligibilit du d partement en charge des communaut s et de l administration locale Dans le manuel de projet ENO les notes d orientation suivantes m ritent une attention particuli re Lt Note d orientation n 4 Partenariat Note d orientation n 10 Management de projet Note d orientation n 13 Co ts ligibles Note d orientation n 15 March s publics Note d orientation n 17 Proc dure de declarati ote d orientation n Proc dure de d claration Note d orientation n 18 Taux de change 19 Note d orientation n Contr le de premier niveau LH Note d orientation n 21 Changements effectuer par le projet Note d orientation n 22 Autres contr les Note d orientation n 23 Rapport final Note d orientation n 24 Cl ture de projet Notes d Orientation pour le contr le et l audit 21 F vrier 201
18. Cons quence directe quasiment tous les Chefs de file subiront un audit au titre du contr le de second niveau D Do Contexte juridique Selon l article 16 du R glement 1080 2006 chaque tat membre met en place un syst me de contr le permettant de v rifier la fourniture des produits et des services faisant l objet du cofinancement la validit des d penses d clar es pour les op rations mises en uvre sur son territoire et la conformit de ces d penses et des op rations ou parties d op rations s y rapportant avec les r gles communautaires et ses r gles nationales et Chaque tat membre veille ce que les d penses puissent tre valid es par les contr leurs dans un d lai de trois mois La Commission Interminist rielle de Coordination des Contr les CCIC est l quivalent de l anglais Audit Authority of the IVB NWE Interreg Programme Notes d Orientation pour le contr le et l audit 3 F vrier 2010 l article 13 du Reglement 1828 2006 stipule Les v rifications effectuer portent sur les aspects administratifs financiers techniques et physiques des op rations selon le cas Les v rifications tablissent la r alit des d penses d clar es la fourniture des produits ou services concern s conform ment la d cision d approbation l exactitude des demandes de remboursement pr sent es par le b n ficiaire et la c
19. Fassung htto bundesrecht juris de uvpg galit des chances Principe d galit art 3 de la loi fondamentale de la R publique F d rale d Allemagne Grundgesetz in der jeweils Notes d Orientation pour le contr le et l audit 31 F vrier 2010 geltenden Fassung loi g n rale sur le traitement quitable du 18 ao t 2006 BGBl I S 1897 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz CC in der jeweils geltenden Fassung Jo www gesetze im internet de bundesrecht agg gesamt pdf htto bundesrecht juris de agg loi f d rale sur l galit pour les personnes handicap es du 27 avril 2002 BGBI I S 1467 Behindertengleichstellungsgesetz BGG in der jeweils geltenden Fassung http bundesrecht juris de bagq lois sur la dimension de genre et l galit pour les personnes handicap es des r gions allemandes de Berlin Brandebourg Br me Hambourg Mecklenburg Voroommern et Schleswig Holstein March s publics loi contre les restrictions de concurrence Gesetz gegen Wefbewerbsbeschr nkungen Section 4 88 97 128 BGBI I 2005 2114 dition du 15 7 2005 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschr nkungen GWB Vierter Teil Vergabe ffentlicher Auftr ge 88 97 129 v 15 7 2005 BGBI 2114 in der jeweils geltenden Fassung http www bmwi de BMWi Navigation Service gesetze html R glement sur la passation de marches publics Vergabeverordnung VaV BGBL I 2003
20. ais effectu es sur un chantillon le rapport doit identifier les contr les r alis s et d crire la m thode d chantillonnage Notes d Orientation pour le contr le et l audit 12 F vrier 2010 e le contr leur tablit normes et proc dures crites pour les v rifications r alis es et conserve un enregistrement de chaque v rification en pr cisant le travail effectu la date et les r sultats de la v rification ainsi que les mesures prises en cas d irr gularit s relev es Toutes les conclusions doivent tre signal es dans la partie correspondante de la demande de paiement V La continuit d un systeme de comptabilit adapt et fiable et continuit de la piste d audit R glement 1828 2006 de la Commission annexe Ill dans le projet Toutes les d penses d clar es sont r ellement pay es et tay es par des factures ou documents comptables de valeur probante quivalente En cas de co ts de personnel de co ts directs de co ts indirects et de contributions en nature la justification peut prendre la forme de feuilles de pr sence d une liste de co ts ou de descriptions de formule et de calculs de co ts Ces d penses l exception des contributions en nature comprennent uniquement les co ts acquitt s pour les frais de personnel salaire brut charges patronales Le partenaire g re un syst me de comptabilit s par ou un code de comptabilisation adapt toutes les transactions relatives au projet e
21. d penses ont elles d j fait l objet d un autre financement europ en 3 D penses par ligne budg taire et par partenaire Les co ts ont ils t correctement attribu s aux lignes budg taires et aux partenaires 2 Le budget du partenaire par ligne budg taire a il t respect Notes d Orientation pour le contr le et l audit 22 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non Commentaires Suivi 4 P riode d ligibilit Les d penses effectu es et pay es sont elles inscrites entre la date de d but du projet au plus t t un an avant la cl ture de l appel et pas avant le Ter janvier 2007 et sa date de fin li es des actions non achev es avant la date d approbation du projet Remarque le remboursement de tous les co ts de pr paration doit tre demand en une seule fois avec un jeu s par de feuilles de v rification l appui 5 D penses de personnel Les d penses sontelles exclusivement li es aux employ s de l organisation officiellement d sign e dans le formulaire de candidature y compris les sous partenaires Le calcul estil fond sur les co ts de salaire r els salaire brut des employ s cotisations patronales les co ts indirects ne peuvent pas tre ajout s aux co ts de personnels et doivent figurer dans la section Co ts d administ
22. d quation et la r gularit de tous les paiements et de l utilisation de la subvention Ces syst mes doivent figurer en d tail tant dans la description de la piste d audit indiqu e dans le formulaire de candidature que dans l accord de partenariat conclu entre les partenaires du projet Le syst me mis en place par les partenaires doit assurer qu aucune subvention ne soit demand e au Chef de file ou au Secr tariat avant que les d penses ligibles aient t effectivement pay es par le partenaire Notes d Orientation pour le contr le et l audit 15 F vrier 2010 Le Chef de file est tenu d tablir des comptes distincts pour le projet de mani re ce que toutes les d penses co ts et tous les revenus recettes puissent tre identifi s et v rifi s et afin que des rapports d taill s puissent tre labor s Eu gard aux comptes du projet seul le Chef de file est responsable vis vis du programme ENO Conform ment l article 9 du contrat de subvention le Chef de file doit recevoir les originaux ou des copies certifi es par un contr leur agr au niveau de l tat membre r gional de toutes les pi ces justificatives se rapportant aux comptes des partenaires En fonction des accords conclus au sein du partenariat de projet il incombe chaque partenaire d envoyer ces copies au Chef de file accompagn es des relev s correspondants et notamment d une liste de toutes les factures fi
23. d avancement budget d taill par partenaire liste des d penses d clar es par partenaire confirmation des contr leurs de partenaires avec listes rapports de contr le relev s bancaires justifiant la r ception et le transfert des fonds europ ens factures l ments de co t relev s bancaires justificatifs de paiement de chaque facture m thode de conversion de la devise nationale en EUR employ e par tous les partenaires situ s en dehors de la zone EURO frais de personnel m thode de calcul informations sur les heures travaill es r elles dans l ann e contrats de travail documents relatifs la paie et preuve du temps travaill par les employ s sur le projet liste des contrats de sous traitance et copie de tous les contrats conclus avec des experts ext rieurs et ou des fournisseurs de services calcul des co ts administratifs justification et enregistrement des co ts indirects documents relatifs aux march s publics l information et la publicit avis relatifs aux march s publics mandat offres devis bons de commande contrats preuves de livraison des services et produits tudes brochures lettres d information comptes rendus des r unions courriers traduits listes de participants titres de transport etc enregistrement des actifs disponibilit physique de l quipement achet dans le contexte du projet Pour i
24. e Secr tariat un ordre de paiement est envoy l Autorit de certification qui transf re les fonds FEDER sur le compte du La feuille de d penses est une liste des postes figurant dans la demande de paiement jointe Il convient de soumettre une feuille de d penses par ligne budg taire et par partenaire Notes d Orientation pour le contr le et l audit 7 F vrier 2010 Partenaire Chef de file le Chef de file transmet les fonds FEDER aux autres partenaires conform ment la demande de paiement Le Chef de file doit conserver une trace des paiements effectu s Reportez vous la note d orientation n 17 pour en savoir plus Le programme ENO pr voit trois documents de r f rence destin s assister les contr leurs dans leur travail et maintenir un niveau de qualit homog ne tous les niveaux un contr le constats et d claration pour chaque partenaire dans le formulaire de demande de paiement un contr le constats et d claration pour le Chef de file dans le formulaire de demande de paiement une grille de contr le pour tous les contr leurs avec section sp ciale d di e contr leur du Chef de file cf annexe 2 des pr sentes notes d orientation pour le contr le et l audit Ce document doit tre adapt aux besoins sp cifiques du projet Ces documents refl tent les exigences minimales requises des contr leurs lors de leurs v
25. ef de file doit se servir du taux de change mensuel du mois au cours duquel la demande de paiement est transmise au Secr tariat Le taux de change mensuel utiliser est publi chaque mois par la Commission europ enne sur le site InforEuro hHp ec europa eu budget inforeuro index cim 16 Autres consid rations d ligibilit Des travaux produits et services ont ils t command s achet s en accord avec les dispositions applicables r glementations europ ennes et nationales internes ou autres r glements applicables la passation de march s publics 2 La proc dure de passation de march s publics estelle convenablement document e et les justificatifs tels qu avis relatifs la passation de march s publics mandats offres devis bons de commande ou contrats sont ils disponibles 2 Les principes de transparence de non discrimination d galit de traitement et de concurrence effective ont ils t respect s y compris pour les l ments inf rieurs aux seuils europ ens L eligibilite des d penses estelle conforme aux r glements europ ens du programme nationaux et aux r glements internes du partenaire Des montants de TVA r cup rable ont ils t d duits A il t v rifi que la TVA moins d tre authentiquement et d finitivement support e par le b n ficiaire final les amendes p nalit s financi res et d penses imputables des litiges juridiques l int r t de
26. gibilit des d penses des programmes cofinanc s par les fonds structurels pour la p riode 2007 2013 Circulaire n 5210 SG du 13 avril 2007 relative au dispositif de suivi gestion et de contr le des programmes financ s par les Fonds europ ens pour la p riode 2007 2013 Circulaire n 5197 SG du 12 f vrier 2007 relative la communication sur les projets financ s par l Union Europ enne dans le cadre de la politique de coh sion conomique et sociale Irlande Note d orientation sur le contr le de premier niveau pour les organisation irlandaises participant titre de Chef de file ou de partenaire des projets approuv s par le programme INTERREG IVB ENO mise par l Assembl e r gionale du sud et de l est de l Irlande Circulaire n 24 2008 R gles d ligibilit pour les programmes de coop ration territoriale en Irlande mise par le Minist re des Finances Pays Bas VROM s Controleprotocol INTERREG IV B IV C en ESPON 2013 projecten Allemagne Aper u des r glementations nationales allemandes respecter par les b n ficiaires qui mettent en uvre des projets dans le cadre du programme INTERREG IVB de l Europe du Nord Ouest sur le territoire allemand cf l annexe 3 Baden W rttemberg Verordnung der Landesregierung ber die Arbeitszeit den Urlaub den Mutterschutz die Elternzeit und den Arbeitsschutz der Beamtinnen Beamten
27. gles applicables aux d penses FEDER et au cofinancement couvrent galement les d penses des partenaires suisses l organisation du contr le de premier niveau a t d l gu e aux Etats membres pour la p riode de programmation 2007 2013 Cela signifie que chaque partenaire d un projet ENO doit se conformer au syst me mis en place par l tat membre o il se situe et ce quel que soit l tat membre du Chef de file La description de ces syst mes est fournie dans le manuel de projet note d orientation n 19 terme le but de ces contr les est de permettre la Cour des Comptes Europ enne d approuver les comptes de la Commission europ enne La proc dure peut se diviser en six tapes successives Notes d Orientation pour le contr le et l audit 2 F vrier 2010 tape 1 Verifications pr alables au contrat contr les effectues au niveau du Secr tariat durant la p riode d valuation et d terminant la capacit des partenaires remplir les conditions du programme et metre en place les activit s d crites dans le formulaire de candidature tape 2 Contr le au niveau du partenaire contr le de premier niveau tel que d crit ci apr s dans la section R le du contr leur de premier niveau tape 3 Contr le par le Chef de file contr le de premier niveau tel que d crit ciapr s dans la section Responsabilit s du contr leur du Chef de file
28. gurant dans la demande de paiement ou le relev Le Chef de file est tenu de veiller la fiabilit des relev s financiers et comptables tablis par ses partenaires et en particulier au respect par chaque partenaire de toutes les obligations relatives la gestion du projet En outre le Chef de file doit tre inform du nom et des coordonn es de la personne responsable au sein de l organisation de chaque partenaire des autorisations et certifications de d penses doit disposer d une copie du certificat d approbation des contr leurs des partenaires Ces l ments doivent aussi appara tre clairement dans la piste d audit RESPONSABILIT S DU CONTR LEUR DU CHEF DE FILE La premi re t che du contr leur du Chef de file est de confirmer les d penses du Chef de file comme pour tout autre partenaire Cependant en raison du statut particulier du Partenaire Chef de file et du fait que son contr leur a une vue d ensemble du projet il doit proc der des contr les suppl mentaires couvrant l enti ret du partenariat en plus des v rifications effectu es par les contr leurs de partenaire Ces contr les suppl mentaires s appuient sur les mod les de contr le des partenaires sign s fournis par le programme liste de contr le et sur la section constats et d claration des partenaires sign e dans la demande de paiement Pour faciliter le d roulement de la proc dure il
29. hats de terrain potentiels ne d passent pas 10 du co t ligible total pour l op ration concern e L investissement remplitil galement les conditions suivantes Notes d Orientation pour le contr le et l audit 25 F vrier 2010 oui non S Nom du partenaire Commentaires Suivi Pour un achat de terrain ou immobilier un document attestant le lien direct entre cet achat et les objectifs de l operations cofinanc e ou un certificat mis par un expert qualifi ind pendant ou un organisme officiel d ment autoris confirmant que le prix d achat ne d passe pas la valeur du march a t conserv pour des besoins comptables de contr le et d audit ON Pour des travaux de construction les documents attestant la propri t du terrain et ou des b timents dans lesquels les travaux sont r alis s peuvent tre demand s ainsi qu un engagement tablir et tenir jour une liste de tous les biens acquis construits ou r nov s dans le cadre de la subvention du FEDER Exigences de publicit requises par l UE et le programme Remarque pendant les cinq ans qui suivent la cl ture du projet l op ration ne doit pas subir de modification substantielle a affectant sa nature ou ses conditions de mise en uvre ou conf rant un avantage indu une soci t ou un organisme public et b r sultant d un changement dans la nature de la propri t d un l ment d infrast
30. ions et le niveau le plus important de l audit global des projets En effet le contr leur de premier niveau est le premier v rifier les d penses il b n ficie d informations exhaustives 100 des d penses contr l es contact direct avec le projet il conna t les r gles de l tat membre et edicte ses propres r gles de proc dure et d audit Ainsi il est en mesure de d tecter les anomalies et de les corriger avant qu elles ne deviennent syst miques Le contr le de second niveau et le r le d auditeur du Secr tariat dans les visites sur site ayant t renforces il est essentiel de corriger les erreurs le plus t t possible pour viter des rectifications administratives ou financi res un stade ult rieur En d autres termes le r le du contr leur de premier niveau est d aider et non de sanctionner En s acquittant de sa t che efficacement il facilitera tous les audits ult rieurs du projet Une bonne coop ration entre le contr leur et le partenaire comme entre tous les contr leurs des partenaires du projet est cruciale La compr hension mutuelle des partenaires sur toutes les questions de contr le avant le d but du projet est tout aussi importante C est cette fin que doit tre utilis l accord de partenariat Le Chef de file devra s assurer que tous les partenaires connaissent leurs responsabilit s l gard du contr le et que tous les documents pertinents liste de contr le en annexe 2 notamment sont mi
31. isonnable Les donn es financi res fournies par les partenaires ont elles t correctement ventil es par paiement ligne budg taire et par partenaire et cumulees dans la demande de Le budget glo bal du projet est il respect par ligne budg taire aucune ligne budg taire ne d passe les d penses pr vues de plus de 20 Toutes les d penses des partenaires sont elles conformes aux dispositions du formulaire de candidature de l accord de partenariat et du contrat de subvention Le budget FEDER maximum estil respect comme stipul dans le contrat de subvention 2 Le Chef de file ail re u de chaque partenaire une demande de paiement d ment sign e un jeu complet de feuilles de v rification les listes de contr les remplies par leurs contr leurs respectifs une copi quivalen e e de toutes les factures ou documents de valeur probante Atil t v rifi que l identit du contr leur des partenaires est bien celle qui figure sur le certifica d approbation sign par les Etats membres 2 Les recomman partenaires concern s dations de contr le ant rieures ont elles t prises en compte par les Les conclusion compte dans a demande de paiement actuelle 2 s des pr c dentes demandes de paiement ont elles t prises en Notes d Orientation pour le contr le et l audit 30 F vrier 2010 N
32. it Documents orientations etc mis pour la mise en uvre d op rations FEDER et pertinents pour les b n ficiaires du programme R gion de la mer du Nord Administration Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale Contr le de premier niveau Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale Aide gouvernementale Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne et nationale Environnement Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d cisions du comit de suivi et les avis du STC doivent Notes d Orientation pour le contr le et l audit 33 F vrier 2010 tre suivis au m me titre que la l gislation europ enne ef nationale galit des chances Aucune orientation nationale sur cette question le programme op rationnel les fiches d information les d
33. le et d autres charges r cup rables e Non respect des r gles de passation de march s publics ou absence de documentation s Non respect des r gles de publicit pas de logo e Revenus non d clar s CL TURE DE PROJET Une fois cl ture un projet doit pouvoir rendre compte la Commission europ enne durant une certaine p riode La Commission europ enne a donc tabli des r gles r gissant la cl ture des projets notamment des exigences particuli res sur les changements de propri t les projets g n rant des revenus ou la conservation des pi ces probantes apr s la r alisation des projets Ces exigences sont d crites dans la note d orientation n 24 du manuel de projet ANNEXE 1 Liste des exigences nationales particuli res Belgique R gion de Bruxelles Belgique La region de Bruxelles n a pas mis ces documents ce jour 919 9 p Belgique Flandre Belgique La Flandre n a pas mis ces documents ce jour Notes d Orientation pour le contr le et l audit 18 F vrier 2010 Belgique Wallonie Note relative aux d penses ligibles et au traitement comptable des d clarations de cr ance France Document n CT 08 5 2007 2008 La politique r gionale europ enne 2007 2013 un outil r nov en faveur du d veloppement local retrouver sur carrefourlocal senat fr D cret n 2007 1303 du 3 septembre 2007 fixant les r gles nationales d li
34. ment FEDER demand et du cofinancement ne d passent pas 100 des d penses e le contr leur doit liminer tout risque de double financement e Voici une pratique d excellence en la mati re apposez un tampon sur les factures ef autres documents de valeur probante quivalente pour qu ils ne puissent servir une autre demande de remboursement dans le cadre de ce programme ou d autres programmes europ ens En cas de sous utilisation du fonds la fin du projet le contr leur doit s assurer que toutes les sommes per ues d organisations ext rieures minist res nationaux efc en cofinancement du projet ont t d pens es cet usage afin d viter un sur financement Je partenaire re oit 1000 euros de cofinancement au d but du projet Cette somme Partenaire Budget Reel Reel doit gie d pens e en totalit pour le projet Cofnancement 11000 1000 200 m me si le co t total du projet est int rieur le financement FEDER recevoir doit tre ajust en FEDER 1000 600 800 cons quence Co t total 2000 1600 1600 Exemple Correct ncorrect v Si des sous partenaires ont soumis des d penses celles ci figurent dans le formulaire de candidature et sont approuv es par le Secr tariat Les exigences de contr le et d audit s appliquent e les contr leurs de premier niveau des sous partenaires sont ceux des partenaire auxquels ils sont li s Seules les d penses d clar es
35. nformation les documents l gaux applicables sont les suivants R glements et directives europ ens et notamment o Reglement CE n 1080 2006 o Reglement CE n 1083 2006 o Reglement CE n 1828 2006 o Directive CE n 2004 18 CE relative la passation de march s publics de travaux de fourniture et de services Autres r gles et orientations nationales ex r gles nationales relatives aux march s publics Manuel du projet Notes d Orientation pour le contr le et l audit 10 F vrier 2010 R SUM DES CONTR LES EFFECTUER Comme indiqu pr c demment la demande de paiement comporte une section constats et d claration du contr leur pour chaque partenaire Le contr leur du Chef de file certifie l ensemble de la demande de paiement sur la feuille de demande generale Pour ce faire il s appuie sur les d clarations des contr leurs des partenaires qui couvrent exactement les m mes points et il certifie des points compl mentaires comme d crit ci apr s Nous nous sommes efforc s d num rer les points qui ont soulev des difficult s dans la p riode de programmation pr c dente mais cette liste n est pas exhaustive Les points communs entre la d claration des contr leurs des partenaires et la d claration du contr leurs du Chef de file sont les suivants v Les informations financi res d clar es dans la demande de paiement sont exac
36. onformit des op rations et des d penses avec les r gles communautaires et nationales Elles comprennent des proc dures destin es viter le double financement des d penses par d autres programmes communautaires ou nationaux et pour d autres p riodes de programmation Les v rifications comprennent les proc dures suivantes a des v rifications administratives concernant chaque demande de remboursement pr sent e par les b n ficiaires b des v rifications sur place des op rations Sp cificit s nationales Comme indiqu pr c demment la proc dure de d signation d un contr leur du premier niveau d pend de l tat membre de r sidence de chaque partenaire existe deux diff rents syst mes 1 contr le centralis au niveau national r gional exerc par une autorit publique ou 2 contr le d centralis exerc par un contr leur interne ou externe propos par le partenaire de projet et agr l chelon national r gional Le detail des sp cificit s nationales est indiqu dans la note d orientation n 19 du manuel du projet Comme stipul dans le R glement 1083 2006 article 56 alin a 4 les r gles d ligibilit des d penses sont tablies au niveau national sous r serve des exceptions pr vues dans les r glements sp cifiques chaque Fonds Elles concernent l int gralit des d penses d clar es au titre des
37. premier niveau Des formations seront assur es trois niveaux tat membre programme et contr leur Les tats membres dot s d un syst me de contr le de premier niveau d centralis doivent assurer une formation des contr leurs de premier niveau de leurs partenaires Selon les Etats cet enseignement se fera sous forme de s minaires d orientations compl mentaires ou d int gration un r seau Des contr les par chantillons seront organis s au niveau des tats membres pour garantir la qualit du contr le de premier niveau Pour conna tre les sp cificit s nationales r gionales il convient de contacter l organisme d approbation central les tats membres dot s d un systeme de contr le de premier niveau centralis devront former eux m mes leurs contr leurs de premier niveau le Secr tariat assurera quelques formations au cours de la p riode de programmation l issue de chaque session d approbation de projet par le comit de pilotage du programme un s minaire destin aux Chefs de file sera organis t s du programme ENO et les exigences du contr le de pour expliquer les specifici premier niveau Quelle que soit la formation qu un contr leur re oit il est terme seul responsable d acqu rir les connaissances n cessaires pour accomplir sa t che Si le besoin se faisait sentir les organisations ci apr s pourront apporter un compl
38. programmes op rationnels les r gles nationales r gionales lorsqu elles existent sont dict es par l organisme d approbation ou de contr le central r gional de l tat membre ce jour des r gles d ligibilit nationale regionale ont t inscrites au programme par les Pays Bas Irlande le Royaume Uni l Allemagne et la Wallonie II convient de contacter la personne en charge du contr le de premier niveau l chelon national r gional pour conna tre es ventuelles modifications apport es aux r gles nationales r gionales En cas de divergence entre les r gles nationales et celles du Programme ENO la r gle la plus stricte pr vaut Notes d Orientation pour le contr le et l audit 4 F vrier 2010 Besoins de formation Le contr le des d penses de projet b n ficiant d un cofinancement INTERREG va bien au del de la v rification des comptes des projets il implique aussi de porter un jugement sur la compatibilit avec les r glements applicables au FEDER les r gles nationales et celles du programme Par cons quent les contr leurs du premier niveau doivent poss der des comp tences suppl mentaires telle que la ma trise de l anglais Compte tenu de l volution des proc dures par rapport la pr c dente p riode de programmation la formation des contr leurs exp riment s et d butants est indispensable la r ussite du contr le de
39. qu il proc de auxdites corrections CONTR LE DE PARTENAIRES EN DEHORS DE LA ZONE ENO Dans certains cas exceptionnels et d ment justifi s des partenaires situ s en dehors de la zone ENO peuvent b n ficier d un financement FEDER Toutefois pour que le paiement de la part FEDER un partenaire ext rieur la zone ENO soit possible le pays du partenaire doit avoir sign avec l Autorit de gestion ENO un accord autorisant officiellement la contribution du partenaire Cet accord comporte une description du contr le de premier niveau pour ce pays Cette contribution sera tudi e au cas par cas et les informations sur les syst mes de contr le de premier niveau mis en place par les pays seront fournies par le Secr tariat d s qu il en aura connaissance Notes d Orientation pour le contr le et l audit 17 F vrier 2010 ENSEIGNEMENTS DU PROGRAMME IIIB les erreurs les plus fr quemment commises durant la pr c dente p riode de programmation sont r sum es ci dessous afin d attirer l attention des porteurs de projet sur les points les plus d licats r v l s par l exp rience pass e p p p p p ERREURS LES PLUS FR QUEMMENT COMMISES DANS LE CADRE DU PROGRAMME INTERREG IIIB ENO e Demandes de co ts non attribu s au projet e Double financement e Calculs erron s des co ts indirects e Absence de factures de justificatifs e Demande de remboursement de TVA r cup rab
40. ration Le montant total des d penses dont le remboursement est demand ne doit pas d passer 100 des charges salariales Les d penses sontelles justifi es par des bulletins de salaire et selon les besoins par des feuilles de pr sence Si un employ travaille moins de 100 de la dur e r elle du travail du projet le calcul de pro rata est il bas sur ses bulletins de salaire et feuilles de pr sence 6 Expertise et consultants externes Les documents suivants sont ils fournis pour justifier les d penses d expertise et de services externes pay s par le partenaire contrats accords et factures demandes de remboursement 2 La r mun ration maximale recommand e pour un consultant hautement qualifi 800 HT par jour est elle respect e Les d penses li es aux l ments pr vus dans cette ligne budg taire fiqurent elles Notes d Orientation pour le contr le et l audit 23 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non S Commentaires Suivi dans les sp cifications du formulaire de candidature Les d penses li es au d placement et l h bergement des experts externes ont elles t enregistr es sur la ligne budg taire des experts externes Les r gles de passation de march s publics sont elles respect es 7 D placements et h bergement Les co ts li s au d placement et l h bergement sont ils conformes aux r glements nationaux ou interne
41. rojet dans la pr paration des contr les de projet et de constituer une base permettant aux contr leurs d accomplir eurs t ches Elles doivent contribuer la bonne mise en uvre des projets et permettre d acc l rer le processus de paiement en aidant les partenaires de projet planifier les travaux de contr le en amont et ex cuter correctement toutes les proc dures de contr le les syst mes de contr le de premier niveau des diff rents tats membres peuvent varier toutefois il est essentiel d tablir des orientations communes en faveur d une proc dure uniforme de traitement des contr les de projet Les pr sentes orientations ont pour vocation d aider les projets se conformer les r glementations europ ennes et les r gles du programme ENO Il est conseill de les tudier en parall le du manuel de projet ENO qui d taille toutes les r gles du programme Contexte g n ral Les financements de projets par le Fonds Europ en de D veloppement R gional sont soumis diff rents niveaux d audit Les pr sentes notes d orientation abordent le contr le de premier niveau pour le programme Interreg IVB de l Europe du Nord Ouest pour la p riode de 2007 2013 Le contr le de premier niveau intervient l chelon du projet et couvre la totalit des d penses incluant le FEDER et les cofinancements nationaux quelle que soit leur forme Toutes les r
42. ructure ou de la cessation d une activit productive Les r gles de passation de march s publics ont elles t respect es pour les investissements 2 Des visites sur place ont elles t organis es sur les sites d investissement 2 12 D penses d administration Tous les co ts d administration r ellement support s par l organisation du partenaire respectent ils les conditions suivantes lls doivent _ tre ligibles selon les r glementations nationales et europ ennes tre calcul s au pro rata des co ts r els et sont v rifiables c est dire fond s sur des l ments factuels du syst me comptable qui peuvent tre v rifi s par un auditeur lls sont calcul s par une m thode d ment justifi e l gitime et quitable en cas de co ts d administration indirects Aucune somme forfaitaire aucune estimation globale ni aucun l ment arbitraire n est admis Notes d Orientation pour le contr le et l audit 26 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non A Commentaires Suivi avoir un lien direct avec les activit s du projet n avoir pas d j t inclus dans d autres postes ou lignes budg taires repr senter au plus 20 des co ts de personnel au niveau du partenaire et 10 du budget total ligible au niveau du projet condition remplir du point de vue cum
43. s leur disposition et correctement utilis s Notes d Orientation pour le contr le et l audit 6 F vrier 2010 R capitulatif de la procedure de d claration au Secr tariat pe A i Demande de paiement Secr tariat Technique Conjoint Autorit de certification zc Argent Evalue le rapport d avancement et la demande de paiement re us Compte bancaire du programme Pr pare la demande de paiement pour l Autorit de certification t IA Chef de file de projet D pose le rapport d avancement et la demande de paiement fin avril version compl te et fin octobre version condens e RSS Partenaire de Rembourse les autres partenaires en Partenaire de fonction de leurs d penses Le Secr tariat enverra au Chef de file une demande de paiement pr remplie au format Excel avant chaque p riode de d claration deux fois par an Le fichier d ment complete et sign doit tre retourn au Secr tariat par voie lectronique et postale II sera accompagn des feuilles de d penses et d un rapport d avancement Pour chaque projet deux contacts sont d sign s au sein du Secr tariat le responsable financier qui valuera la demande de paiement et les feuilles de d penses associ es et le responsable du d veloppement de projet qui valuera le rapport d avancement Une fois la demande de paiement et le rapport d avancement valid s par l
44. s en caract res gras a il fixe les modalit s de ses relations avec les b n ficiaires participant l op ration dans un accord comprenant notamment des dispositions garantissant la bonne gestion financi re des fonds allou s l op ration y compris les modalit s de recouvrement des sommes ind ment vers es b il est charge de veiller la mise en uvre de l ensemble de l op ration c il s assure que les d penses pr sent es par les b n ficiaires ex partenaires participant l op ration ex projet ont t pay es dans le but de mettre en uvre l op ration et correspondent aux activit s arr t es par lesdits b n ficiaires d il v rifie que les d penses pr sent es par les b n ficiaires participant l op ration ont t valid es par les contr leurs e il est charg de transf rer la contribution du FEDER aux b n ficiaires participant l op ration Cela implique que le Chef de file recevant la subvention FEDER doit mettre en place des syst mes de contr le garantissant l ad quation et la r gularit de tous les paiements le traitement appropri des fonds publics et l identification des risques Tous les partenaires et plus particuli rement le Chef de file doivent tablir des syst mes financiers et de suivi de projet efficaces de mani re identifier clairement les co ts et les r sultats attendus du projet et afin d assurer l a
45. s de l organisation du partenaire Les voyages auxquels correspondent ces co ts sont ils justifi s par les activit s du projet telles que d crites dans le formulaire de candidature 2 Les voyages sont ils limit s la zone ENO 2 Dans le cas de voyages en dehors de la zone ENO sont ils e explicitement d clar s et justifi s dans le dossier de candidature approuv e approuv s au pr alable par le Secr tariat du programme Les co ts li s aux d placements et l h bergement concernent ils uniquement des voyages d employ s de l institution du partenaire Les co ts sontils conformes aux indemnit s journali res maximale de repas et d h bergement num r es dans les notes d orientation 2 8 Rencontres et s minaires Les co ts li s aux rencontres et les s minaires sont ils clairement justifi s par des factures Les documents correspondants ont ils t conserv s par le partenaire minutes liste des participants agenda etc 9 Publicit Toutes les d penses de publicit et de communication sont elles justifi es par des factures taient elles pr vues dans le formulaire de candidature 10 quipement Notes d Orientation pour le contr le et l audit 24 F vrier 2010 Nom du partenaire S oui non 2 Commentaires Suivi Les achats
46. s ou les travaux ontils t fournis au plus tard la fin du mois de finalisation comme stipul dans le formulaire de candidature Pour information les avances contractuelles sont des acomptes vers s sur ex cution de travaux ou la prestation de services li s l op ration conform ment la l gislation et aux pratiques commerciales ordinaires et sur la base des contrats conclus par un b n ficiaire ou un destinataire final Leur paiement doit s accompagner de factures acquitt e ex paiement d un titre de transport ou paiement d avance d une tude r alis e par un consultant 17 Respect des r glements communautaires Le projet estil conforme aux objectifs horizontaux de l UE relatifs la promotion de la parit et la protection de l environnement Les r gles communautaire relatives aux aides d Etat publiques sont elles respect es Les exigences europ ennes et du programme en mati re d information et de publicit sont elles respect es Notes d Orientation pour le contr le et l audit 29 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non S Commentaires Suivi 18 V rifications sp cifiques au Chef de file remplir uniquement par le contr leur du Chef de file Le Chef de file ail transf r aux partenaires du projet la subvention FEDER indiqu e dans les rapports pr c dents et ce dans un d lai ra
47. t avoir des d penses sup rieures ou inf rieures celles reprises dans le plan financier du formulaire de candidature approuv et ce dans des limites raisonnables et justifi es les justificatifs devant figurer dans le rapport d activit v rifie que les d clarations des contr leurs des partenaires sont sign es demande de paiement et liste de contr le sign es et s assure qu ils ont correctement accompli leur t che d Secr tariat recommande de v rifier toutes les d penses des partenaires pour la premi re demande de paiement et de proc der des v rifications par chantillons lors des demandes de paiement ult rieures v rifie que les contr leurs des partenaires qui signent les d clarations sont agr s par leur tat membre en se fondant sur la copie dv certificat d approbation pour les syst mes d centralis s ou sur le nom cit dans la note d orientation n 19 pour les syst mes centralises et qu ils ont appuy leurs travaux sur une liste de contr le v rifie que toutes les copies de tous les l ments de co t sont disponibles dans les locaux du Chef de file v rifie que la contribution du FEDER pr c dente a t pay e aux partenaires dans le cas contraire cela doit tre signal dans la section correspondante de la demande de paiement En cas de contr le concluant la n cessit d apporter des corrections le Secr tariat pp 7 attend du Chef de file
48. tes e le montant de la demande est exact et conforme aux comptes du projet e les feuilles de d penses sont une synth se exhaustive des factures et autres l ments de co t e les factures et l ments de co t sont effectivement pay s et r alis s e le total des feuilles de d penses correspond la somme demand e pour chaque ligne budg taire e Jout revenu g n r par une activit du projet droit d entr e pour une conf rence vente d ouvrage est d clar e dans la ligne budg taire correspondante V Tous les co ts d clar s sont ligibles e les d penses sont conformes o aux r gles d ligibilit ENO note d orientation n 13 du manuel de projet o aux r gles d ligibilit nationales le cas ch ant foumies par l organisme d approbation de contr le central o aux recommandations mises par le Secr tariat dans des demandes de paiement ant rieures par le contr leur du partenaire ou par le contr leur du Chef de file e les d penses n ont pas fait l objet d une demande de remboursement ant rieure V les d penses sont li es au projet n cessaires la mise en uvre du plan d action et pay es apr s la date de d but du projet Notes d Orientation pour le contr le et l audit 11 F vrier 2010 e les d penses sont conformes au formulaire de candidature approuv et toute modification approuv e de ce document v Les co ts respectent les r gles nationales d ligibilit en
49. ul la fin du projet 13 Revenus Lorsque le partenaire per oit un revenu li sa participation au projet sont ils d clar s et d duits de ses co ts ligibles 14 Co ts de pr paration les co ts de pr paration sontils limit s aux d penses li es au personnel aux experts externes aux d placements et aux repas aux r unions et la publicit 2 Sontils indiqu s et pr vus dans le formulaire de candidature les co ts de pr paration au niveau du projet d passentils 100 000 co t ligible total 15 Taux de change l une des options suivantes at elle t choisie pour convertir la monnaie nationale en EUR Les partenaires convertissent en euros les d penses qu ils ont effectu es dans eur monnaie nationale partir du taux de change du mois au cours duquel a facture a t acquitt e Les partenaires convertissent en euros les d penses qu ils ont effectu es dans eur monnaie nationale partir du taux de change du mois au cours duquel a facture a t envoy e au Chef de file Notes d Orientation pour le contr le et l audit 27 F vrier 2010 Nom du partenaire oui non 2 Commentaires Suivi Les partenaires font parvenir leurs montants au Chef de file dans leur monnaie nationale et le Chef de file convertit ces montants en euros pour remplir les formulaires de demande de paiement Dans ce cas le Ch
50. vigueur e l gislation budg taire r glements nationaux sur la passation de march s publics v Dispositions du contrat de subvention e C esro dire entre la date de d but et la date de fin du projet comme stipul l article 4 du contrat de subvention vV R gles d ligibilit expos es dans le manuel de projet ENO e CE note d orientation n 13 vV Notes d orientation pour le contr le et l audit ENO e Toutes les d penses d clar es sont fay es par des factures ou d autres documents de valeur probante quivalente une copie des factures et des listes de contr le des contr leurs de tous les partenaires est disponible dans les locaux du Chef de file V Recoupement des livrables r els services travaux fournitures etc au moyen de plans factures documents d acceptation rapports d expert et le cas ch ant par des visites sur place Des v rifications sur site peuvent tre organis es pour contr ler la r alit des travaux ayant b n fici d un cofinancement e Par exemple pour une r union v rification de l invitation de la liste des participants de l agenda des venivels supports imprim s brochure programme manvel ei des notes de frais de repas compte rendu des conclusions ou de tout autre l ment de suivi V le contr leur fournit un rapport sur ces v rifications sur site Dans le cas o les v rifications d investissements physiques sur site ne sont pas exhaustives m
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