Cahier des charges N° 07-AMO-05 Assistance à maîtrise d
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1. 30 ANNEXE 4 Sch ma d impl mentation des conventions dans GAP 32 ANNEXE 5 Exemple d mdicateurs enn 33 ANNEXE 6 Vademecum des Conventions rnn 34 Cahier des charges n f07 AMO 05 Page 2 34 1 Contexte g n ral 1 1 L IRD Cr en 1944 connu sous le nom d ORSTOM l Institut de recherche pour le d veloppement est depuis 1984 un tablissement public fran ais caract re scientifique et technologique plac sous la double tutelle des minist res charg s de la Recherche et de la Coop ration Ses missions l RD conduit des programmes scientifiques centr s sur les relations entre l homme et son environnement dans les pays du Sud dans l objectif de contribuer leur d veloppement Il remplit les missions fondamentales de Recherche Expertise et Valorisation Soutien et Formation Information scientifique La recherche un axe strat gique du d veloppement Les travaux effectu s par les chercheurs de l IRD sont coordonn s par trois d partements scientifiques Milieux et Environnement DME Les recherches visent comprendre certains ph nom nes comme la variabilit climatique l interaction entre oc an et atmosph re Une meilleure perception du climat permet d valuer ses effets sur les ressources en eau et v g tales ainsi que sur les risques naturels de l environnement tels que les s ismes ou les volcans Ressources Vivantes DRV Les travaux porten2. Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 15 34 5 6 conventions relatives l activit de fonction d agence de l Institut labor es au niveau du DG des d partements et des DU conventions relatives l activit de valorisation d information et de communication labor es au niveau de la DIC contrats d acquisition de type march public labor s au niveau du SAS des centres de la DF de la DSI conventions relatives la gestion de la propri t intellectuelle labor es au niveau de la DIC et du DEV conventions relatives au soutien et la formation labor es au niveau du DSF La description des processus d laboration actuels se trouve en annexe 1 La cible est d arriver la formalisation de 2 types de macro processus d laboration l un simple pour tout type de conventions qui ne n cessite pas l intervention du SAJ et pour lequel la mise disposition de conventions types aupr s du contractant IRDien est suffisante Cette mise disposition de contrat type ne pourra se faire que sous r serve que soit d crite de mani re pr cise dans quel cas ce type de convention doit tre utilis et surtout partir du moment o elle a fait l objet d une d concentration contractuelle dont la mise en place devra s appuyer sur les ressources support des centres un autre plus complexe faisant intervenir l expertise juridique du SAJ ainsi qu une expertise m tier aupr s des directions
3. Nom VARCHAR2 25 PRENOM VARCHAR2 15 MATRICULE VARCHAR2I ALERTE PRE NUMERO VARCHARZIG DALERTE DATE INTITULE VARCHAR2 50 PERIODE NUMBER DUREE NUMBER 2 Page 31 34 ANNEXE A Sch ma d impl mentation des conventions dans SAP DEPENSES SD Module SAP de Gestion des Ventes MM Module SAP de Gestion des Achats PS Module SAP de Gestion de Projet FM Module SAP de Comptabilit Budg taire Cahier des charges n 07 AMOI 04 Page 32 34 ANNEXE 5 Exemple d indicateurs Indicateurs du contrat d objectif Exemple d indicateurs du contrat d objectifs pour lesquels les conventions peuvent tre sources de donn es Nombre de projets scientifiques avec au moins un partenaire fran ais coordonn s ou g r s par l IRD et d passant 1 million d Euros en co t complet sur la dur e du projet en stock Nombre de projets scientifiques avec au moins un partenaire europ en UE coordonn s ou g r s par l IRD et d passant 1 million d Euros en co t complet sur la dur e du projet en stock Nombre de projets scientifiques avec au moins un partenaire international hors UE coordonn s ou g r s par l IRD et d passant 1 million d Euros en co t complet sur la dur e du projet en stock Nombre d experts IRD accr dit s aupr s ou sollicit s r guli rement par des comit s ou instances mis en place par les organisations internationales Nombre d experts
4. VARCHAR2 3S DOMAINE PRE NOM RESP_ SUIVI VARCHAR2 35 NOMLRESP SUIVI VARCHAR2 5 NUMERO CEET NUMERO VARCHARZIG PRE_RESP_PROJET VARGHAR2 15 PRE_RESP_PROJET VARCHAR2 15 AVENANT VARCHARZA DOMAINE VARCHAR2 4 PRE_RESP_SUIVI VARCHAR2 15 PRE_RESP_SUVI VARCHAR2 15 DOMAINE seu PARTENAIRE VARCHAR2 15 PARTENAIRE VARCHAR2 15 veer VARCHAR2 255 oBs1 VARCHAR2 255 oBs2 VARCHAR2 255 Geer VARCHAR2 255 an Geen VARCHAR2 255 Geen VARCHAR2 255 DEVISE FIN IRD_D DEV FIN IRD GMT NUMBER 12 DOEN NUMBER 12 Cu eg pur NUMBER 12 FINIRD_D MT NUMBER 12 FINIRD_c_DEv VARCHAR2 FINLIRD_C DEV VARCHAR2 SRE ep DEV VARCHAR2 3 FINIRD_D_DEV VARCHAR2 3 ee ep enen VARCHAR2 APP_IRD_PERSO VARCHAR2 3 PEVE W er ep ug VARCHAR2 3 APP_IRD_IMMO VARCHAR2 3 BELLE ZE APP_IRD_EQUI VARCHAR2 3 APP_IRD_EQUI VARCHAR2 3 er ep Sne VARCHAR2 3 APP_IRD_BREV VARCHAR2 3 APP_IRD_UNI VARCHAR2 3 APP_IRD_UNI VARCHAR2 3 er ep Aur VARCHAR2 20 Er pp Aur VARCHAR2 20 FIN rap G ur wusenrg jag UMERO NUMERO FIN rap Gr NUMBER 12 D rap D ur NUMBER 12 s NUMERO NUMERO FIN PAR D ur NUMBER 12 FIN rap CG DEV VARCHAR2 3 AVENANT FIN PARC DEV VARCHAR2 Cu rap D DEV VARCHAR2 3 SE FIN PAR_D DEV VARCHAR2 3 APP_PAR_PERSO VARCHAR2 3 APP_PAR_PERSO VARCHAR2 3 APP_PAR_IMMO VARCHAR2 3 APP_PAR_IMMO VARCHAR2 3 TYPE ACCORD er PAR EQUI VARCHAR2 APP_PAR Fo VARCHAR2 3 TYPE ACCORD VARCHARZES APP_PAR_BREV VARCHAR2 3 APP_PAR_BREV VARCHAR2 3 eeue VARCHAR2 80 ee Fan Uu VARCHA
5. avec les bonnes pratiques d une gestion des contrats Identifier les sc narios possibles pour chacun des types de contrats Ces sc narios pourront int grer 4 types de solutions a utilisation d outils bureautiques b utilisation du PGI utilis l IRD SAP c d un progiciel juridique sp cialis d d un d veloppement sp cifique Analyser les sc narios en fonction des objectifs atteindre et du ROI potentiel de chacun des sc narios 3 Pour le sc nario choisi adapter ventuellement les processus Si le sc nario retenu est un progiciel juridique sp cialis la maille de description des proc dures sera adapt e pour ne pas orienter vers un progiciel particulier animer des ateliers en vue de produire les sp cifications g n rales et d taill es de chaque type de contrat La maille de description des sp cifications sera adapt e au sc nario retenu Ces sp cifications d criront les processus d laboration et de pilotage des conventions mettre en uvre en d taillant les types d alertes les workflow les interfaces avec les syst mes d information financier SORGHO g rant les aspects financiers sur les conventions sur recettes 4 et RH de l Institut les donn es de pilotage utiles aux diff rentes directions ainsi qu l alimentation des indicateurs institutionnels extractibles des m ta donn es positionn es sur une convention annexe 5 indicateurs donn s titre d ex
6. Paris 2 Exclusivement par pli cachet portant la mention DSI r ponse au cahier des charges n 07 AMO 05 e Personne aupr s de qui des renseignements techniques compl mentaires peuvent tre sollicit s J r me Sabatier Chef de Projet 01 48 03 77 35 jerome sabatier ird fr Philippe Pruvot Responsable de p le 01 48 03 79 06 philippe pruvot ird fr e Crit res d analyse des candidatures Les capacit s professionnelles techniques et financi res des candidats seront analys s sur les documents suivant la pr sentation de 4 r f rences id alement dans le secteur public et proposant des services comparables celui attendu comme d crit dans le pr sent cahier des charges Chaque r f rence comprendra la description sommaire de la prestation le montant de l op ration la dur e de la mission la d nomination du client ainsi que les noms et coordonn es t l phoniques d un contact en son sein l effectif global du candidat sur les 3 derni res ann es en identifiant les comp tences d di es aux prestations objet du pr sent cahier des charges Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 21 34 Le candidat fournira ces l ments sur format libre e Crit res d analyse des offres GU pour la r ponse technique A0 pour le prix e El ments de r ponses attendus du candidat El ments montrant la compr hension du besoin par le candidat R ponse point par point l express
7. Tahiti Cayenne Dakar Ouagadougou Niamey Bamako Abidjan Madagascar La R union Un service particulier le SIL des Isol s r pondant aux besoins des agents h berg s hors locaux de l Institut le plus souvent chez les partenaires et ne disposant pas d un service quivalent in situ Les interventions de ce SIL s effectuent par t l phone et par mail des missions sont r guli rement programm es Les fonctions assur es en central Il s agit des missions li es la coh rence la coordination la capitalisation et au bon fonctionnement des applications institutionnelles d une part et la conduite strat gique des projets du Sch ma Directeur des Syst mes d Information Les missions des 5 p les et de la mission se d clinent ainsi politique achats conseil et alertes en s curit des SI au sens large techniques contractuelles questions de d ontologie autres questions juridiques questions li es au p rim tre d intervention de la gestion budg taire amp RH DSI communication DSI et SDSI indicateurs DSI et SDSI qualit amp contr le qualit urbanisation du SI d finition et suivi de la politique infrastructure t l coms t l phonie s curit gestion de la salle machine administration syst mes centraux r seaux et bases de donn es gestion de l exploitation des applications institutionnelles projets recherche et d veloppement maq
8. sa lisibilit sur la sc ne nationale et internationale et de favoriser le d bat entre la science et la soci t De nombreux supports permettent la diffusion de l information Le journal Sciences au Sud tir 15000 exemplaires les fiches d actualit scientifique la phototh que Indigo accessible sur le Web et les colloques favorisent la visibilit de l IRD aupr s des d cideurs et des partenaires Un fond documentaire r pertorie toutes les publications dont 65 sont accessibles sur le Web L IRD publie les travaux des chercheurs de l institut et de ses principaux partenaires fran ais et trangers sur les th mes de l environnement et du d veloppement dans les pays du Sud L organisation de d bats d expositions et la cr ation de clubs jeunes contribuent sensibiliser la soci t aux sciences Un dispositif de recherche en France et dans le Monde L IRD m ne des recherches en partenariat avec les acteurs scientifiques sociaux et politiques des pays du Sud d o l importance d une repr sentation physique l tranger Implant en Afrique en Asie dans l Oc an Indien en Am rique latine et dans le Pacifique il dispose de 35 centres et repr sentations dans le monde dont 5 centres en France m tropolitaine Paris Bondy Montpellier Brest et Orl ans 5 centres dans les DOM TOM Guyane Martinique Nouvelle Cal donie Polyn sie fran aise et La R union 25 repr sentations dans des pays trang
9. suivantes laborer et mettre en uvre le sch ma directeur des syst mes d information SDSI faire vivre les solutions informatiques de l Institut et apporter un service de proximit tous les utilisateurs qu ils soient IRDiens tudiants partenaires du Nord et Sud soient plus de 3000 personnes Pour conduire ces missions la DSI compte environ 70 personnes et a structur son activit en fonctions locales assur es par 16 services informatiques locaux SIL et en fonctions centrales assur es par 5 p les et 1 mission Les fonctions locales assur es par les SILs V ritable ligne avanc e de la DSI les SILs assurent le bon fonctionnement des infrastructures communes r seaux t l coms et prennent en charge l ensemble des besoins des utilisateurs du site ils apportent un support complet sur les outils bureautiques et sur les applications locales de gestion un support de 1 niveau sur les applications institutionnelles comptabilit ils prennent progressivement en charge la t l phonie D une fa on g n rale ils d clinent selon le contexte local les principes et projets du SDSI A ce titre ils r pondent une double relation hi rarchique avec la DSI fonctionnelle avec le directeur de centre ou le repr sentant Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 5 34 La DSI compte 5 services informatiques locaux situ s in situ Paris Bondy Montpellier Orl ans Brest Noum a
10. GATOIRE Implication Universit fran aise A l tranger S Dans les DOM TOM e Valorisation HRD Signature projet du d partement EE et de la DP non non non non non Convention Cahier des charges nfANNEE P LEJ NUMERO Page 24 34 Circuit 3 Convention de recherche Ce CRE ENS EE Consultation oui Chef de Autred partement icati projet scientifique concern i re non non non non OBLIGATOIRE O m poe A KE Dans les DOM TOM Dans une universit du SAJ financi re fran aise oui oui oui Mat riel Mat riel informatique Valorisation J 3 Convention i Signature Questions r gl es dans l accord L7 cadre non non non Cahier des charges nfANNEE P LEJ NUMERO Page 25 34 Circuit 4 Soutien et formation DF PEC oui oui oui oui oui oui oui Chef de mere F K Ger Dans les 1 Dans une universit Implication i Probl me S Personnel proje l tranger DOM TOM fran aise financi re juridique non non non non non non non oui Valorisation Convention eus gt Signature non y Cahier des charges n ANNEE P LE NUMERO Page 26 34 5a Valorisation r sultats recherche S DF R O F rm CA oui oui oui oui oui oui mt Chef de D partement scientifique Probl me Implication Personnel A l tranger Dans les DOM TOM Univ ersit projet _ concern juridique financi re j ARE Aen ET gw fran aise no
11. HAR2 6 MATRICULE OSC T Lee DEPARTEMENT VARCHAR2I4 UNITE UNITE UE o UNITE UNITE uE UNITE UNTE UTEPE NUMERO VARCHAR2G JUNTE VARCHAR Le NUMERO Genee AVENANT VC LIBELE VARCHAR2 100 UNTE VARCHARA4 INTE WC PARTENAIRE eme PARTENAIRE VARCHARZIZD TYPE PARTENAIRE Ven GE E Lee VARCHAR2 0 Gas VGA en PRIVE VARCHAR2 fs nes LE VARCHAR TYPE PARTENAIRE TYPE_PARTENAIRE o NUMERO Lg _ FRANCAIS VARCHAR2 3 AVENANT A FRANCAIS VARCHAR2 3 Reel Kater NUMERO NUMERO ETRANSER E TYPE PARTENAIRE VARCHAR2 S PARTENAIRE PARTENAIRE PARTENAIRE PARTENAIRE NUMERO PARTENAIRE CONV PARTENAIRE PRE 4 AVENANT NUMERO VARCHARZE NUMERO REECH CONVENTION AVENANT Kerg PARTENAIRE VARCHAR220 1 GE VARCHARZEI PARTENAIRE _ VARCHAR2O 3 PRESAISE AVENANT VARCHAR22 NUMERO VARCHAR PRENUM Kee CONVENTION VARCHAR2 6 REF PART VARCHAR2 40 DOMAINE REF PART VARCHAR2 40 Le VARGHAR2 255 OMANE VARCHARAS Le VARCHAR2 255 ei VARCHAR2 255 Let VARGHAR2 60 Le VARGHAR2 255 Le VARCHAR2 255 Le VARGHAR2 255 N_ASSOGIEE VARCHAR2 6 i b N_ASSOCIEE VARCHAR2 6 A ASSOGIEE VARCHAR2 2 A ASSOCIEE VARCHAR2 2 TYPE_ACCORD VARCHAR2 5 Ss rose ACCORD VARCHAR2 5 D_SIGNATURE DATE NUM RO NUMERO l D_SIGNATURE DATE PANIE E man DOMAINE 7 DOMAINE DOMAINE DOMAINE NUMERO neiaint ewe D_VIGUEUR DATE D_ECHEANCE DATE D_ECHEANCE DATE Sa Po RENOUVELLE VARCHAR2 1 RENOUVELLE VARCHAR2 1 FRET NOM RESP PROJET VARCHAR2 35 NOM RESP PROJET
12. IRD institut de recherche pour le d veloppement Cahier des charges N 07 AMO 05 Assistance ma trise d ouvrage pour la r daction d un cahier des charges sur l acc s et l laboration des contrats et conventions PIRD Cahier des charges n f07 AMO 05 Page 1 34 LEE d ni eg Ee Edel 3 Tta AIR nan nine ina rn rene net ie tee EE 3 1 2 La D l gation aux Syst mes d Information DI 5 1 3 Le Sch ma Directeur des Syst mes d Information GD 7 EEANN E Ee NEE 7 ka rel ae dee ee 8 2 Contexte de tude ewe ne EENEG ENNEN 10 2 1 Le contexte et les volutions attendues AEN 10 E Tu e EE 11 E le EE 12 3 1 AMO sur le projet de mise en place d un outil d acc s et d laboration aux conventions et contrats de Institut AEN 12 3 1 1 Le Service aux affaires juridiques SAJ ENNEN 12 3 1 2 Description de TEE eege ege EE RS one 13 3 1 3 Description g n rale du besoin 14 3 1 3 1 Objectifs Le EE 3 1 3 2 Les conventions et contrat PIRD ss 3 1 4 P rim tre FEIT eege NT RTS 16 3 1 5 Travaux CN EE 17 4 El ments devant figurer dans la r ponse l appel d offres 20 EE 20 6 Pilotage des prestations nr se Re ce Ur cs se ce Mn eee 20 7 D lais KE re EE 20 8 Modalit s d contractualisation sien manne nn detente 20 9 Conditions de la mise en concurrence 21 ANNEXE 1 Description des processus existants 23 ANNEXE Eeer Sd nat ds conne geg 29 ANNEXE 3 Description du logiciel PROGECO
13. IRD accr dit s aupr s ou sollicit s r guli rement par des comit s ou instances mis en place par les organisations internationales Nombre de laboratoires communs et plates formes technologiques et scientifiques mixtes mis en uvre dans les pays en d veloppement avec des partenaires locaux Nombre d expertises et de consultances institutionnelles r alis es dans l ann e consid r e Cahier des charges nf07 AMO 04 Page 33 34 ANNEXE 6 Vademecum des conventions Voir pi ce jointe texte du vademecum doc Cahier des charges n f07 AMOI 04 Page 34 34
14. R2 3 APP_PAR_UNI VARCHAR2 er PAR AUT VARCHAR2 20 APP_ PAR ar VARCHAR2 20 CONFIDENTIEL VARCHAR2 CONFIDENTIEL VARCHAR2 3 N_Ass2 VARGHAR2 6 NLASS2 VARCHAR2 6 RG VARCHAR2 2 A ASS2 VARCHAR2 2 ZONE Nassa VARCHAR2 6 NASA VARGHAR2 6 ZONE Dasz la ASS3 VARGHAR2 2 A ASS3 VARCHAR22 IIBELLE VARCHAR2 25 IN ASS4 VARCHAR2 6 Van VARCHAR2 ECH VARCHAR2 2 e bes ZS N Ve Ke NUMERO N MERO Vase VARGHAR26 ZONE ZONE LA ASSS VARCHARE La AAR VARGHAR2 2 Nasse VARCHAR2 6 N_ASS7 VARCHAR2 6 PAYS a Ae VARCHAR2 2 ee VancHaRag NUMER NUMERO S SE VS VARCHAR26 Ven VARGHAR2 6 Go VARCHAR2 aer VARCHAR2 2 A Aen VARCHAR2 2 m VARCHAR GE VARCHAR2 6 NASSa VARCHAR2 6 Ze RE VARCHAR2 2 A Ae VARCHAR2 2 X Nasso VARCHAR2 6 Ven VARCHAR2 6 d PAYS PAYS RE la Ae VARCHAR2 2 A ASS10 VARCHAR2 2 Seen F ae VARCHAR2 6 een VARGHAR2 6 5 d la ASS10 VARCHAR2 2 A Aen VARCHAR2 2 NUMERO VARCHARZEI PAYS_PRE GE VARGHAR2 6 NASSI2 VARGHAR2 6 AVENANT VARCHAR22I NUMERO Vous LA aen VARGHAR2 2 A_ASSI2 VARCHAR2 2 PAYS n pays VARCHAR2 3 N_Ass12 VARCHAR2 E NLASS13 VARCHAR2 6 a ASS12 VARCHAR2 2 A ASSIS VARCHAR2 2 aen VARCHAR2 6 Ven VARCHAR2 la ASS13 VARCHAR2 2 AASS14 VARCHAR2 2 age VARCHAR2 LA ASS14 VARGHAR2 2 N ASSIS VARCHAR2 6 a assis VARGHAR2 2 Cahier des charges n 07 AMOI 04 PERS PRE NUMERO VARCHARZ G
15. concern es Ex la Direction des finances pour l ex cution financi re des conventions la d finition de budget ou la tarification de prestation la Direction des personnels pour un CDD Ce macro processus complexe pourra tre subdivis en circuit plus d taill s selon les secteurs d activit et les types des conventions ainsi que de la description du d tail des processus identifi s d pendant de chacun de ces macro processus 3 1 4 P rim tre fonctionnel Le ou les outils mis en uvre devra devront assurer les fonctionnalit s suivantes 1 Prise en charge du circuit d laboration des contrats workflow versionning ll ne s agira pas d automatiser la r daction des contrats Il s agira d identifier un circuit et des personnes ou entit s pour la r daction d un contrat avec des r les associ s cette r daction workflow et de g rer la participation de chacun aux l ments de ce contrat versionning Classification des contrats selon des donn es et des axes de pilotage et de reporting qui restent d finir pour l essentiel Ces donn es de documentation d un contrat seront saisies pour partie lors du processus d laboration Ces donn es devront permettre d identifier les conventions selon de multiples crit res d interrogation et de conna tre toutes les conventions li es un m me projet m me objectif m me partenaire L laboration des contrats devra en effet participer aux objectifs de resti
16. des charges destin un appel d offres pour la mise en oeuvre d un outil dans lequel l objectif de mise en place de GED pourra tre dissoci des 2 autres afin de proc der ventuellement 2 appels d offres distincts gt Ce chantier permettra de mani re connexe 1 de servir l objectif de cr ation du syst me de pilotage de l Institut Objectif 2 du SDSI Cahier des charges nf07 AMOI 05 Page 14 34 D finir les m ta donn es utiles l alimentation d un info centre vocation de pilotage de l Institut et au SI en g n ral alimentation des indicateurs donn es de pilotage pour les diff rentes directions de ID description de l origine et du flux de ces m ta donn es et r f rentiels descriptifs d une convention renseign s lors des phases d laboration puis de pilotage Ceux ci peuvent tre h rit s d autres applications du SI de l IRD ou propri taires du SI juridique 2 d tudier la constitution d une base des partenaires En effet l laboration d une convention constitue le principal point d entr e pour r f rencer les partenaires de l IRD 3 de servir l objectif de mise en place d une fonction d agence l IRD partie de l objectif 4 du SDSI2 Mettre en place le moment venu les fonctions n cessaires pour permettre l IRD d assurer les fonctions d une agence d objectifs de programmation et de moyens Il s agira de passer et traiter des appels d offre ce qui est d j r a
17. dy Serveur de d veloppement tests Idem S curit Chaque nuit par l automate central Divers Interface HM de type Web Interfaces bureautiques Excel Utilisateurs 5 environ au Service des Affaires Juridiques D partements de recherche pour consultation Acteurs Ma trise d ouvrage Service des Affaires Juridiques Ma trise par quipe DSI Moyenne Flux en entr e Dossiers de convention saisie manuelle Agents Interface AGAPE Flux en sortie Alertes Mails DP Exports Excel Manuel utilisateur Voir pi ce jointe mu doc Cahier des charges nf07 AMO 04 Page 30 34 PERS_CONV NUMERD VARCHARZE AVENANT VARCHAR22 NOM VARCHAR2 GS PRENOM VARCHAR2 15 MATRICULE VARCHAR2G ALERTE CONV numeno AVENANT D ALERTE INTITULE PERIODE DUREE VARCHARZG VARCHAR212 DATE VARCHAR2 50 NUMBER 2 NUMBER 2 Mod le Physique des donn es H ET DEPARTEMENT a CONV TEMP NUMBER Ee e ou DEF NUMBER S DEPARTEMENT VC Va eren MAIL PERSO VARCHAR2 300 Cous VARCHAR2 100 Dat NUMBER 2 T r D_ALERTE2 NUMBER i DEPARTEMENT DEPARTEMENT Ro VARCHARZIS PRENOM VARCHARZIISI ETET MATRICULE VARC
18. e unit d une implantation ou d un projet selon sa structuration juridique pour un type d activit ou de contrat d en tirer des indicateurs sur les objectifs sur le volume de conventions sur les types de relations avec chaque partenaire de g rer les conventions dans le temps r siliation renouvellement d nonciation de g rer un syst me d alerte de suivre les instances de contr le de gestion et d valuation mises en place par les conventions conclues Enfin cette base de donn es n est actuellement pas fiable compte tenu de sa structuration sans listes d autorit ni v ritable manuel d utilisation 3 1 8 Description g n rale du besoin 3 1 3 1 Objectifs du projet gt Les objectifs du projet d accompagnement de la mise en uvre de mise en place d un outil d acc s et d laboration aux conventions et contrats de l Institut sont les suivants 1 Formaliser et structurer le processus d laboration des conventions et contrats circuits visa 2 Formaliser et structurer les processus de pilotage des conventions gestion de leur ex cution et extraction d indicateurs 3 D crire un syst me de GED Gestion Electronique de Documents permettant de consulter distance et de fa on s curis e les conventions pass es avec les partenaires et les contrats conclus avec les prestataires acc s la version num ris e des conventions Ces 3 objectifs aboutiront la formalisation d un cahier
19. emple les donn es et r f rentiels seront identifi s en atelier avec les diff rentes directions annexe 3 mod le des donn es de Progeco pouvant servir de base aux donn es descriptives le flux de ces donn es et m ta donn es h rit es d autre applications du SI de l IRD ou propri taires du SI juridique d crire des sc narios avec estimation des co ts pour l archivage des conventions existantes sous format num rique num risation et indexation des conventions papiers tudier les principes d organisation pour l administration fonctionnelle et technique en fonction du sc nario retenu et pour chacun des types de contrat Cahier des charges nf07 AMOI 05 Page 18 34 indexation des conventions existantes et un cahier des charges de num risation reprise des donn es du logiciel existant Progeco voir annexe 3 archivage des nouvelles conventions acc s aux conventions selon les principes d organisation fonctionnelle retenus formaliser des l ments de conduite du changement selon les diff rents publics concern s par l laboration et le pilotage des conventions r diger le cahier des charges pour le choix du des fournisseur s et la r alisation et la mise en place du sc nario retenu Ce cahier des charges pourra tre scind en 2 parties a une premi re relative la prise en charge du circuit d laboration des contrats leur classification et le pilotage de leur ex cuti
20. ers Les chercheurs de l IRD interviennent dans une cinquantaine de pays Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 4 34 Une politique de partenariat tr s d velopp e L ensemble des activit s de recherche de l IRD sont r alis es en partenariat L IRD d veloppe un solide r seau de partenaires dans les pays du Sud en France y compris dans l outre mer tropical fran ais et en Europe Cette priorit se traduit notamment par la mise en place de projets mixtes associant des quipes de chercheurs de l IRD des quipes locales mais aussi d autres institutions de recherche des tablissements universitaires et d enseignement sup rieur Il s agit d une v ritable coop ration avec l ensemble de l appareil scientifique et technique dont les activit s de recherche concernent la probl matique du d veloppement CHIFFRES CL S 2004 193 8 M de budget total 2172 agents dont 789 chercheurs 799 ing nieurs et techniciens et 584 personnels locaux et non titularis s 938 agents hors m tropole 83 unit s de recherche et de service dont 26 unit s mixtes avec d autres organismes de recherche fran ais ou des universit s 234 bourses attribu es des tudiants et quipes du Sud dont 147 bourses de th se 53 bourses d changes scientifiques et 34 bourses de formation continue 1 2 La D l gation aux Syst mes d Information DSI Cr e le 1 septembre 2000 la DSI s est vue confier les missions
21. es conventions originales L int gration de l ensemble des conventions existantes et en vigueur Acteurs du projet La gestion des contrats l IRD concerne plusieurs entit s Ces entit s sont les suivantes e SAJ Service des Affaires Juridiques Pilote du projet de gestion des contrats Son r le sur un contrat Va de la consultation la validation en passant par leur accessibilit e D EN D partement expertise et valorisation G re les contrats relatifs la gestion de la propri t intellectuelle e DSF D partement soutien et formation G re des conventions de recherche relatives au soutien et la formation e DRV ressource vivantes DSS soci t et sant DME milieu et environnement D partements de recherche de l IRD encadrent les unit s de recherche G rent des conventions de recherche e DIC D partement information et communication G re des conventions relatives l activit de valorisation d information et de communication e Directeurs d Unit s les directeurs d unit s sont les porteurs de projet et le point de d part de l ensemble des conventions de recherche de financement de prestation de services ou d exploitation de propri t industrielle relatives aux activit s de leur unit e Repr sentants Directeurs de centre assurent la gestion financi re juridique et administrative des unit s et des personnels administratifs qui appartiennent sa zone g ographique 3 1 5 Tra
22. il et d exp rience du NCBC Une bonne part des b n fices attendus du nouveau syst me sera d ailleurs obtenue seulement l issue de cette phase de stabilisation qui classiquement dure 18 24 mois Enfin la concentration sur un ensemble applicatif unique du c ur des fonctions de gestion administrative de l Institut applications et donn es situ es en un lieu unique volont d une large ouverture des acc s oblige garantir un niveau de service lev int grit disponibilit s curit d acc s s curit de fonctionnement Cahier des charges nf07 AMOI 05 Page 10 34 2 2 Les orientations Dans ce contexte si les investissements sur les fonctions administratives et de gestion doivent tre ramen s rapidement un niveau tr s inf rieur ce qu il a t au cours de la p riode pr c dente il reste n cessaire de progresser sur plusieurs axes e Poursuivre les actions de formation au NCBC aux nouvelles r gles de gestion oun e Am liorer l utilisation du syst me par un ajustement simultan et coh rent des param trages des proc dures budg taires et comptables de la circulation des documents et des cr dits e _Industrialiser et s curiser exploitation e S curiser la gestion et d concentrer des op rations administratives en ouvrant certaines transactions op rationnelles aux utilisateurs des centres des repr sentations des unit s all ger les taches e Faciliter la d cen
23. ion des besoins Planning pr visionnel des travaux de la mission en rapport avec l organisation et la m thodologie propos es e Dur e de validit de l offre Le candidat est tenu par son offre pendant 120 jours compter de la date limite de d p t des offres La Personne Responsable du March Gilles Poncet Directeur des Syst mes d Information Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 22 34 ANNEXE 1 Description des processus existants Circuit1 accord cadre 1 DEV DIC DSF DSI RAS Ed EH oui oui oui oui Aval de la non c Itati structure Chef onsutanon Consultation responsable Ion el Dou de OBLIGATOIRE vil Valorisation GH Information et A Formation en France de Implication des syst mes OBLIGATOIRE Signature projet du SAJ communication personnes trang res informatiques du SAJ oui non non non non Dans les DOM TOM non Convention oui Dans une universit fran aise DEV partenaire priv non Cahier des charges nfANNEE P LEJ NUMERO Page 23 34 Circuit 2 Accueil et h bergement reesen oul oui oui oui oui Chef g Consultation SS _ de Autre d partement OBLIGATOIRE Implication A l tranger projet scientifique concern de la DP financi re non non non non non Convention H CC S a oui oui oui oui oui Chef 2 de Consultation eh 3 OBLI
24. lis par le DSF D partement Soutien et Formation actuellement mais sur des prestations plus larges et plus vari es Pour cela il sera n cessaire d assurer l valuation des projets ex ante et des activit s ex post de suivre les cr dits accord s et leur utilisation d adapter SORGHO dont toutes les fonctionnalit s sont potentiellement impact es gestion du personnel gestion budg taire et comptable gestion budg taire des conventions modules SD pour la facturation et PS pour la mise en place du budget voir annexe 4 ne concerne que les conventions sur recette 3 1 3 2 Les conventions et contrat l IRD La typologie juridique des convention g r es l IRD d un point de vue macroscopique est la suivante voir annexe 6 pour plus de d tails 1 Convention cadre Convention de recherche Convention d accueil ou d h bergement Convention de soutien et de formation HI JS Fu Jo Contrat de valorisation Une description plus d taill e de cette macro typologie fait appara tre une vingtaine de conventions sp cifiques Ces conventions sont utilis es dans 6 secteurs d activit qui correspondent aux missions des d partements et directions du si ge ne recouvrant pas forc ment les types de convention qui doivent y tre rattach es 1 conventions relatives l activit d op rateur de recherche de l institut labor es au niveau de la Direction G n rale des d partements et des DU
25. ls et gestion des missions ont t d ploy s en janvier 2006 ce noyau parce qu il est le fruit d une approche volontairement globale les deux projets ayant t conduits concomitamment et sur la base d un m me progiciel de gestion int gr facilite les r flexions transverses et ouvre de larges perspectives d volutions Notre retard est pour partie rattrap et les perspectives apparaissent positives Pour autant les investissements r alis s n ont pas encore apport les valeurs ajout es attendues par les diff rents acteurs de l Institut les solutions mises en place ne sont pas stabilis es et n ont pas t pleinement appropri es Par ailleurs nos m tiers li s la production la gestion et la valorisation des connaissances n ont que peu t servis par le SDSI alors que les besoins sont sur certains aspects particuli rement flagrants Plus g n ralement l Institut engage la mise en uvre de son nouveau contrat d objectifs de nouvelles missions lui sont confi es fonction d agence d objectifs de programmation et de moyens et de nouvelles priorit s sont d finies Autant de nouveaux enjeux pour l IRD qui doit pouvoir compter sur une contribution technique de son syst me d information Source de perspectives positives d une part mais pr sentant des fragilit s persistantes d autre part la situation actuelle montre clairement que nous sommes au milieu des travaux de modernisation de n
26. n Aval de la structure responsab le non non non non non non Convention Signature Cahier des charges nfANNEE P LEJ LNUMERO Page 27 34 5b Activit s d info et communication oui Aval de la Structure Chef K Universit fran aise projet dia non non non non non non Signature Convention Cahier des charges nfANNEE P LEJ NUMERO Page 28 34 ANNEXE 2 CGA PII PIME 4 Conditions G n rales D achat Prestations Intellectuelles Informatiques Institut de recherche PREAMBULE pour le d veloppement Les conditions g n rales d achat Prestations Intellectuelles Informatiques CGA PII ont pour objet de d finir le cadre des relations contractuelles entre lIRD et le titulaire du bon de commande pour les march s pass s selon une proc dure adapt e conform ment l article 28 du Code des March s Publics CMP applicable en France m tropolitaine et dans les DOM L acceptation du pr sent bon de commande implique de plein droit l acceptation des pr sentes CGA PII Les dispositions g n rales et ou particuli res de vente du titulaire ne pr valent jamais sur les pr sentes CGA Toutes les dispositions figurant dans les documents du titulaire conditions g n rales et ou particuli res de vente ou correspondances qui seraient contraires aux clauses des pr sentes CGA PII sont r put es non crites En acceptant le pr sent bon de commande le titulaire atteste su
27. nsables de centres Il a pour mission de mettre en place une d concentration contractuelle tout en garantissant la s curit juridique la pertinence des outils utilis s ainsi que la d fense des int r ts de l institut II peut galement tre amen assurer l laboration et le suivi des conventions et des montages contractuels globaux ou transversaux Il met disposition des op rationnels des outils de r daction et de suivi des conventions et anime des formations dans ce domaine au personnel de l institut susceptible de r diger ex cuter ou suivre des conventions Enfin il Cahier des charges nf07 AMOI 05 Page 12 34 met disposition des op rationnels un syst me d information sp cifique aux conventions permettant d tablir de g rer et d extraire des indicateurs n cessaires au pilotage de l institut Le patrimoine Le p le patrimoine de l institut a pour mission d identifier le patrimoine immobilier de l institut en tant que propri taire ou titulaire de droits et de r gulariser l ensemble de ses actes en coh rence avec la politique des activit s de l institut Dans ce cadre il assure la mise en place la n gociation l am lioration la gestion des baux et joue un r le de conseil dans les transactions immobili res Il en est de m me des assurances de l tablissement qui couvrent les biens mobiliers et immobiliers ainsi que les activit s de l institut La composition et la vie des instances de l instit
28. ofessionnelle qu elle soit d lictuelle ou quasi d lictuelle contractuelle ou quasi contractuelle dont le montant de couverture est suffisant et adapt la prestation objet du bon de commande et ses cons quences dommageables Article 11 R gime des prix Les prix stipul s dans l offre du titulaire sont r put s complets et emportent toutes les charges support es par le Titulaire Les frais de transport et d h bergement des personnels du titulaire li s des demandes expresses de l IRD seront rembours s directement aux personnes concern es selon les r gles applicables aux personnels de l IRD affect s en France m tropolitaine Les prix sont fermes Article 12 Litiges et attribution de comp tence Les litiges qui pourraient na tre de l ex cution du bon de commande soumis aux pr sentes CGA PII seront port s devant le tribunal administratif fran ais territorialement comp tent Cahier des charges nf07 AMO 04 Page 29 34 ANNEXE 3 Description du logiciel PROGECO Fiche logiciel Fiche Logiciel PROGECO Fonction Principale Suivi des conventions de recherche Sous Fonctions Enregistrement des conventions Alertes Import Agape logiciel de paie gestion du personnel avant SAP Exports Excel Type de logiciel D veloppements sp cifiques Mise en production 2001 Technologie Syst me Solaris SGBD Oracle 8i Outils de d vel PHP Serveur de production Sun Enterprise 250 Bon
29. on 3 premiers points de la couverture fonctionnelle b et une partie relative l archivage et aux modalit s d acc s de ces contrats Ces 2 parties pouvant donner lieu 2 appels d offres Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 19 34 4 El ments devant figurer dans la r ponse l appel d offres Les l ments suivants devront figurer minima dans la r ponse l appel d offres El ments montrant la compr hension du besoin par le candidat description de la m thodologie mise en uvre description de l organisation mise en uvre pour r pondre aux besoins charges n cessaires la mission en distinguant les charges du prestataire de la DSI de l IRD de la ma trise d ouvrage planning pr visionnel des travaux de la mission en rapport avec l organisation et la m thodologie propos es identification des pr requis attendus de l IRD niveau de formalisation des processus et de l organisation cible Synth se des livrables Document de description des besoins dossier de choix de sc narios pour le processus d laboration des conventions puis la m thodologie de num risation et d indexation de l existant description des processus et proc dures optimis s document de description des principes d organisation pour l administration fonctionnelle et technique cahier des charges pour la r alisation la mise en uvre le besoin de formation des sc narios retenus 6 Pilotage des prestati
30. ons Les prestations d livr es en ex cution du pr sent cahier des charges le sont pour le compte de la DSI Dans ce cadre les interlocuteurs du prestataire et de ses intervenants sont le Directeur de la DSI et le cas ch ant le responsable de p le ou de SIL concern Les relations des intervenants avec la ma trise d ouvrage lorsque celle ci est externe la DSI sont pilot e par la DSI 7 D lais d ex cution Les prestations devront tre achev es au plus tard le 28 09 2007 8 Modalit s de contractualisation Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 20 34 Le pr sent cahier des charges donnera lieu l mission d un bon de commande dans le cadre des conditions g n rales d achat prestations intellectuelles informatiques CGA PII figurant en annexe 2 au pr sent cahier des charges La r ponse au pr sent cahier des charges implique l acceptation des CGA PII 9 Conditions de la mise en concurrence Le pr sent cahier des charges fait l objet d une mise en concurrence dans le cadre des march s pass s sur proc dure adapt e inf rieur 90 000 HT conform ment aux articles 26 troisi me alin a 28 et 28 Il du Code des March s Publics Cette mise en concurrence est r gie par les dispositions suivantes e Date limite de d p t des offres le 11 juin 2007 16h e Modalit de d p t des offres 1 A l adresse suivante l attention de Philippe Pruvot IRD DSI 213 rue Lafayette 75010
31. os syst mes d information La Tranche 2 Apr s cette premi re tranche de reconstruction 2002 2005 le SDSI doit poursuivre stabiliser et compl ter les r alisations engag es afin que chacun puisse en tirer profit dans son quotidien et mettre l informatique au service des priorit s exprim es par le contrat d objectifs 2006 2009 Les 7 objectifs prioritaires fix s au SDSI pour les 4 ann es venir sont donc les suivants Stabiliser le noyau du syst me d information administratif en ouvrir l acc s de nouveaux utilisateurs puis compl ter sa couverture fonctionnelle e Cr er le syst me d information de pilotage de l Institut soutenir le processus d valuation des unit s et le traitement des informations associ es e D velopper l appui direct de la DSI l acquisition des connaissances informatique scientifique contribuer la valorisation et la diffusion de l information scientifique en cr ant un portail infoth que des sciences au Sud Accompagner le d veloppement d une fonction d agence int grer les volutions des modes de gestion et de financement de la recherche fran aise et europ enne 6 Faire passer la DSI d une logique de service une logique de qualit de service ma triser les co ts de fonctionnement assurer la flexibilit du dispositif Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 8 34 Finaliser le renforcement et la s curisation de l infrastructure informati
32. oute cr ance sup rieure ou gale 600 TTC dans la limite du montant sous trait Article 8 Confidentialit et personnels Les dispositions de l article 7 du CCAG PI relatives aux mesures de discr tion de s curit et de secret s appliquent au pr sent march Si des documents ont t communiqu s au titulaire pour l ex cution des prestations ce dernier a l obligation de les restituer int gralement lors de la remise de ses travaux l IRD Pour l ex cution des prestations l IRD fournit au titulaire les informations et les documents qui lui sont n cessaires et lui permet de b n ficier du concours actif dans ses propres services des personnes comp tentes L IRD et le titulaire s engagent ne pas embaucher directement ou indirectement toute personne affect e par l autre partie l ex cution du pr sent march pendant l ex cution de celui ci Article 9 Propri t Intellectuelle Les r sultats issus des prestations ainsi que tous les moyens et documents mis en uvre pour leur aboutissement sont soumis aux dispositions de l option A contenues dans le chapitre IV du CCAG PI qui conf re l IRD la libre utilisation des livrables fournis et de ses r sultats Article 10 Assurance En acceptant un bon de commande faisant r f rences aux pr sentes CGA PII le titulaire certifie qu il est couvert par une police d assurance garantissant les cons quences p cuniaires de sa responsabilit civile pr
33. que et t l coms mondiale mettre en place les services valeur ajout e attendus o Construire une offre de services informatique l attention des communaut s scientifiques du Sud ouvrir nos propres solutions L attente de ces objectifs une nouvelle fois ambitieux n cessitera la mobilisation de moyens humains et financiers importants 160 ann es homme de travail et 7 5 M sur 4 ans et la pleine association et implication de tous L Institut avait obtenu l accord pour financer la premi re tranche du SDSI par pr l vement sur fonds de roulement budget suppl mentaire permettant de ne pas ob rer celui annuel des unit s Pour la seconde tranche la confiance et le soutien renouvel s des Tutelles permettent de recourir une nouvelle fois ce mode de financement exceptionnel Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 9 34 2 Contexte de l tude D finition de l objectif 1 du SDSI 2 1 Le contexte et les volutions attendues Les fonctions administratives centrales ont b n fici d une part importante de l investissement informatique des ann es 2002 2005 Cette n cessit tait la cons quence du sous investissement des ann es pr c dentes et donc de la fragilit de la dispersion et de l inadaptation des applications disponibles Cet effort majeur concentr sur 2 ann es a permis de reconstruire le noyau indispensable du socle administratif A l occasion de l implantation de SORGHO se sont s
34. r l honneur de la r gularit de sa situation au regard des dispositions des articles 45 et 46 du CMP Article 1 Hi rarchie entre les documents contractuels Par ordre de priorit d croissant les l ments constitutifs du march sont 1 le bon de commande et le cas ch ant ses annexes 2 le cahier des charges de l IRD et le cas ch ant ses annexes 3 les pr sentes conditions CGA PII compl t es le cas ch ant par des conditions particuli res d achat 4 offre du titulaire du bon de commande 5 le Cahier des Clauses Administratives G n rales applicable aux march s de prestations intellectuelles CCAG PI approuv par le d cret n 78 1306 du 26 juillet 1978 modifi OPTION A Article 2 Objet contenu sp cifications techniques d lais L objet de la commande son contenu ses sp cifications techniques et les modalit s particuli res d ex cution sont d finis par le bon de commande et ses documents annex s ainsi que par les pr sentes CGA PII et le cahier des charges de lIRD Les prestations doivent tre conformes celles d finies contractuellement et ex cut es dans les d lais contractuellement d finis sur le bon de commande ou documents annex s ou dans le cahier des charges de l IRD Le titulaire est soumis une obligation de r sultat portant sur l ex cution des prestations Il fournira tous les conseils et mises en garde utiles pour permettre le bon aboutissement du projet A
35. rojets informatiques les planifier sur une base pluri annuelle et assurer un suivi et un contr le adapt s Ces priorit s tant collectivement d cid es et assum es des actions plus limit es ont par ailleurs t entreprises contribuant ainsi plus directement aux missions de l Institut la conduite de projets destination de la DIC concernant par exemple la r informatisation des centres de documentation de la phototh que et de la cartoth que l h bergement de sites web l informatisation de la gestion des librairies Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 7 34 le lancement des appels projets SPIRALES permettant la DSI d aider les volets informatiques de certains projets de recherche apr s s lection par une commission impliquant les d partements scientifiques le d veloppement de l application ELEUSINE supportant les appels d offres du d partement DSF et leur traitement la conduite de premi res exp riences en mati re de plate forme de travail collaborative ou d enseignement distance Au terme de cette tranche de reconstruction l Institut dispose aujourd hui d un socle technique renforc et du noyau d un syst me d information de gestion administrative le volet gestion financi re a t d ploy en janvier 2005 et a permis IRD d tre le premier des EPST mettre en oeuvre le nouveau cadre budg taire et comptable les volets paie et gestion administrative des personne
36. rticle 3 Op ration de v rification Les produits livr s et les prestations ex cut es sont examin s quantitativement et qualitativement par l IRD Les op rations de v rification s effectuent dans les conditions fix es dans le cahier des charges de l IRD ou d faut dans le protocole de recette arr t conjointement entre le titulaire et l IRD dans les 20 jours ouvr s qui suivent la notification du bon de commande A d faut de protocole de recette il est fait application pleine et enti re des dispositions du CCAG PI Article 4 Modalit s de r glement Le mode de r glement est le virement administratif Le d lai global de paiement est de quarante cinq 45 jours compter de la plus tardive des dates correspondant soit la r ception de la facture soit au service fait Ce d lai peut tre suspendu dans les cas fix s au d cret 2002 232 du 21 02 02 Sauf d rogations les paiements sont effectu s terme chu selon les r gles de la comptabilit publique La facture tablie en un original fait appara tre distinctement outre les mentions l gales obligatoires comprenant notamment les noms ou raison sociale du titulaire les num ros SIREN ou SIRET la forme juridique et le capital social de la soci t le num ro de TVA intra communautaire etc la domiciliation bancaire la justification des frais de port d emballage sis sont sup rieurs 150 HT et le num ro du bon de commande Lorsque la facture est manu
37. rvice des populations Le transfert des r sultats et la valorisation des savoir faire est une des cl s du d veloppement Pour favoriser la mise en valeur des connaissances l IRD s appuie sur des instruments comme le d p t de brevets la mise en place de contrats de valorisation et de consultance l aide des cr ations d entreprises Des expertises coll giales permettent aux d cideurs de disposer d une analyse scientifique de l tat des connaissances sur une question constituant un enjeu pour le d veloppement Soutien et Formation p renniser les comp tences L IRD souhaite accompagner ses partenaires dans leur d veloppement et favoriser leur autonomie dans l objectif de participer au renforcement long terme des capacit s de recherche du Sud La r alisation de cet objectif passe notamment par la consolidation de l environnement scientifique et social des quipes et la responsabilisation des partenaires Ces actions se traduisent par la d finition de trois grands secteurs d intervention le soutien individuel aux quipes et institutionnel Ces aides peuvent tre de nature diff rente financi re technique et scientifique Il s agit de d passer la logique de transfert des connaissances pour s int grer dans une logique d acquisition des comp tences L information scientifique L IRD se doit la fois d assurer l acc s une information scientifique de qualit ses chercheurs d accro tre sa visibilit et
38. s et directeurs de centres Cahier des charges n 07 AMOI 05 Page 6 34 1 3 Le Sch ma Directeur des Syst mes d Information SDSI La Tranche 1 Le sch ma directeur des syst mes d information SDSI est engag depuis janvier 2002 La d cision de se doter d un tel outil strat gique avait t prise par l tablissement en 2001 dans un contexte bien particulier L Institut ORSTOM devenu IRD venait en effet la demande de ses minist res de tutelle de mener avec succ s une r forme en profondeur de ses statuts et de ses modalit s d intervention Il souhaitait poursuivre cette dynamique en engageant la refonte de son fonctionnement interne pour ce faire un plan de modernisation et de simplification tait d fini dont le volet syst mes d information serait une composante essentielle et structurante Une d l gation aux syst mes d information DSI tait cr e en septembre 2000 rapprochant dans une logique d ensemble les dimensions informatiques et organisationnelles et rapportant la direction de l Institut manifestant ainsi le caract re transverse et strat gique des apports attendus Un sch ma directeur tait labor courant 2001 et valid par le Conseil d administration de d cembre Outre la pr sentation de principes structurants et de lignes directrices celui ci d finissait un syst me cible ainsi que les projets conduire pour rattraper 15 ann es d investissements insuffi
39. sants en mati re informatique sans doute li s aux incertitudes sur l avenir de l ORSTOM conduisant une d gradation de l infrastructure technique et des applications administratives ainsi qu un faible degr d informatisation des autres domaines d activit de l Institut Les investissements et les efforts 10 6 M 190 ann es hommes de travail pour 2002 2005 ont en cons quence t concentr s sur 3 priorit s la r novation compl te du socle administratif et de gestion dont les applications informatiques taient dispers es 22 logiciels obsol tes difficiles et co teuses maintenir et exploiter et qui n auraient pu supporter l arriv e du NCBC et de la LOLF soit 70 des investissements projet SORGHO le renforcement et la s curisation de l infrastructure technique mat riels et r seaux qui compte tenu de la situation g ographique de l Institut en constitue la colonne vert brale soit 20 des investissements secondairement la structuration et le renforcement de la DSI afin d une part que l Institut dispose des moyens n cessaires pour r aliser ou piloter la r alisation des projets tout en visant la coh rence d ensemble d autre part que les quipes locales l assistance de proximit et le niveau de services soient significativement renforc s enfin que des dispositifs de dialogue soient mis en place entre la DSI et les structures utilisatrices pour hi rarchiser les p
40. scrite elle est arr t e en toutes lettres et sign e du fournisseur Elle est envoy e l adresse de facturation indiqu e sur le bon de commande En cas de retard de paiement le montant des sommes dues est augment d un int r t moratoire calcul sur la base du taux de l int r t l gal en vigueur major de 2 points Article 5 Avance forfaitaire Lorsque le montant total du bon de commande est sup rieur 50 000 HT et sauf si le titulaire a indiqu sa volont de ne pas en b n ficier une avance forfaitaire est vers e et rembours e dans les conditions fix es l article 87 du CMP Article 6 Acomptes Conform ment l article 89 du CMP le titulaire pourra percevoir un acompte trimestriel repr sentant l tat d avancement de la prestation et calcul sur 80 de sa valeur contractuelle Si le titulaire est une PME l acompte est mensuel Le solde sera vers e l issue de l ex cution totale du bon de commande Article 7 Sous traitance La sous traitance est r gie par la loi n 75 1334 du 31 d cembre 1975 et le chapitre II du titre IV du CMP La sous traitance est interdite en fourniture Le titulaire d un march de services ou de travaux peut sous traiter partiellement son march condition d avoir obtenu de l IRD l acceptation de chaque sous traitant et l agr ment des ses conditions de paiement L acceptation par l administration conf re au sous traitant le droit au paiement direct pour t
41. t sur les ressources et cosyst mes des milieux naturels terrestres et des milieux aquatiques continentaux et marins dans une optique de d veloppement et de gestion durables Certaines unit s de recherche se consacrent l am lioration des productions v g tales et tropicales d autres la d fense des cultures contres les parasites et les pr dateurs Enfin de nombreuses recherches portent sur l cologie aquatique et les sciences de la p che Soci t s et Sant DSS Les tudes men es couvrent deux domaines les sciences sociales et la sant ainsi que leur interface dans un large spectre de disciplines Elles concernent les grandes end mies dengue paludisme sida le d veloppement urbain la pauvret et ses d terminants et plus r cemment les questions relatives aux interactions soci t risques environnementaux tels que la migration ou les conflits Les recherches s organisent autour de six grandes th matiques Al as environnementaux et s curit des populations du Sud Gestion durable des cosyst mes du Sud Ressources et usages des eaux continentales et c ti res du Sud La s curit alimentaire dans le Sud La sant au Sud pid mies maladies end miques et mergentes syst mes de sant Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 3 34 Enjeux conomiques sociaux identitaires et dynamiques spatiales au Sud Expertise et Valorisation les connaissances au se
42. tieux Ce p le a pour mission de d finir l ensemble de la strat gie contentieuse de l institut et d assurer sa mise en uvre Dans ce cadre il r dige les critures contentieuses m moires et conclusions et repr sente l Institut devant les juridictions Il suit la bonne ex cution des jugements Il g re galement les relations ext rieures sur les dossiers avocats juges greffes et des relations internes services op rationnels Ia galement pour mission d identifier les zones de risques contentieux et donne des conseils en mati re pr contentieuse dans le cadre de pr vention ou de modes alternatifs de r glements des conflits La r glementation et l organisation g n rale de l institut Ce p le tablit les actes n cessaires au fonctionnement et l organisation des structures et de l institut il pr pare et suit les projets de textes relatifs aux d crets statutaires et organiques ainsi que les textes pris en leur application Il assure un r le de conseil sur l laboration ou la modification de texte r glementaire o l gislatif concernant les activit s de l institut Il assure la publication des acte de l institut 2 Les conventions Ce p le assure un r le de conseil tous les organes de l institut en mati re conventionnelle Il d finit les circuits d laboration de validation et de suivi des conventions en collaboration avec les autres services supports les directions scientifiques et les respo
43. tralisation de certaines d cisions de gestion en ouvrant l acc s aux informations de pilotage aux d cideurs des services centraux des centres et repr sentations des d partements et unit s e Favoriser une gestion de proximit en ouvrant aux agents les informations de gestion qui les concernent en saisie et en consultation e Compl ter la couverture fonctionnelle du syst me de gestion Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 11 34 3 Besoin satisfaire 3 1 AMO sur le projet de mise en place d un outil d acc s et d laboration aux conventions et contrats de l Institut 3 1 1 Le Service aux affaires juridiques SAJ Le SAJ en tant que service support transversal du si ge est directement rattach au Secr taire G n ral Ia pour mission d animer l ensemble de la fonction juridique de l institut Ainsi il assure la s curit juridique de l Institut notamment en d fendant les int r ts de l Institut devant les diff rents ordres de juridiction fournit des l ments d aide la d cision conseille et assiste la direction g n rale et les principales structures qui y sont rattach es directions r gionales repr sentations centres unit s initie et pilote les adaptations ou la mise en place de syst mes d information juridique Le SAJ est actuellement compos de 12 personnes ce nombre pourra tre port 14 au cours de l ann e 2007 Il comprend six p les transversaux fonctionnels Le conten
44. ts financiers du budget aux acc s et mat riel informatiques ainsi qu l organisation des missions 3 1 2 Description de l existant Le SAJ dispose d un outil informatique pour la gestion des conventions conclues par l Institut Cet outil d nomm PROGECO date de 2001 voir annexe 3 PROGECO est la base de donn es r f ren ant une partie des conventions pass es entre l IRD et ses partenaires et couvre une p riode allant de 1998 maintenant environ 8000 la saisie en est stopp e depuis 2006 Avant 1998 les conventions sont au Service des Affaires Juridiques mais aucun outil ne permet de retrouver rapidement celle souhait e sans son num ro PROGECO permet de retrouver une convention partir d un ou plusieurs des crit res suivants Cahier des charges nf07 AMOI 05 Page 13 34 e le num ro de la convention e le ou les partenaires e les chercheurs ou des personnels cit s dans le contrat e son intitul e les dates de signature d entr e en vigueur et de fin Il permet galement d exploiter une liste de conventions en fonction de crit res choisis et de l exporter vers EXCEL et WORD Mais ce logiciel ne satisfait plus les besoins en suivi et pilotage des conventions notamment car il ne permet pas leur acc s en visualisation de faire des recherches exhaustives et de donner la direction g n rale une visibilit sur le portefeuille vision globale d une zone g ographique d un centre d un
45. tution selon diff rents axes d analyse r gions partenaires th matiques scientifiques flux financiers en tant source de donn es et concourir ainsi l objectif 2 du SDSI Suivi de l ex cution du contrat positionnement d alertes avec acteurs et ch ances pr d finies dans le contrat gestion des instances commissions comit s cr s par les conventions Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 16 34 4 Acc s aux conventions Mise en place d un syst me de GED Gestion Electronique de Documents permettant de consulter distance et de fa on s curis e les conventions pass es avec les partenaires et les contrats conclus avec les prestataires d acc der la version originale de la convention ses versions interm diaires ou inabouties l utilisation de la signature lectronique Le recours cette derni re n aura lieu que dans un 2 temps mais cette technologie devra tre op rationnelle d s le lancement de l application En effet l ensemble des tablissements publics fran ais doit avoir mis en place un tel dispositif pour les march s publics ainsi les contrats conclus avec les homologues de l IRD devraient pouvoir utiliser cette technologie Il faut toutefois pr ciser que l IRD conclut des contrats avec des organismes du monde entier et qu en tout tat de cause cette technologie ne pourra dans un premier temps n tre effective que partiellement de localiser physiquement l
46. uettage avant d ploiement dans les SIL4 documentation gestion en r gime tabli de SAP administration technique SAP gestion en r gime tabli des autres applications institutionnelles gestion des volutions des applications interface entre structures utilisatrices et prestataires de maintenance applicative et de MOE des volutions conduite des projets d volution infocentre nouveaux projets du SDSI choix et pilotage des prestataires d AMOA choix et pilotage des prestataires de MOE aff rents aux nouveaux projets de la tranche 2 du SDSI pores veille technologique gestion des r f rentiels de donn es et de 7 Beer ss repr sentation de la DSI GIP RENATER mise en place des contrats de service MATINFO Groupe logiciel services techniques coordination de la mise en suivi des march s et contrats transverses uvre locale du plan de finalisation infrastructures du plan de services valeur ajout e du plan de convergence informatique et t l phonie service en mati re Informatique scientifique offres de services SPIRALES pool informaticiens scientifiques laboration d une offre de services service de proximit gestion de l infog rance mise en place des contrats de service entre la DSI et les utilisateurs offre de services pour les partenaires du Sud relation hi rarchique avec les 16 SILs relation avec les repr sentant
47. uperpos es plusieurs r volutions e abandon des applications informatiques sp cifiques pour passer un progiciel e passage d une approche organisationnelle verticale par fonction une approche globale facilitant la prise en compte des probl matiques transverses gr ce aux apports d un outil int gr unique couvrant les domaines finances et paie ressources humaines e adoption en tant qu tablissement pilote du NCBC vecteur de nouvelles logiques comptables de nouveaux concepts et de nouvelles r gles de fongibilit des cr dits puis aujourd hui arriv e de la LOLF Compte tenu de l ampleur du projet pour des raisons de s curit d appropriation et d acceptation par les agents ces nouvelles applications ont t d ploy es progressivement la mise en place de certaines fonctionnalit s a t report e apr s la stabilisation des fonctions de base noyau les traitements administratifs sont rest s concentr s sur les personnels du si ge l acc s des responsables non strictement administratifs na pas t encourag Il est donc normal que l utilisation actuelle du nouveau syst me ne soit pas optimale et que quelques fonctions pr sentent un d ficit par rapport aux anciens outils obsol tes mais sp cifiques Param trages du progiciel affectation de cr dits flux administratifs et financiers sont susceptibles d tre r examin s sur la base des premiers mois de fonctionnement de l out
48. ut Ce p le a pour mission d assurer la cr ation la modification des instances n cessaires au fonctionnement de l institut et en assure la composition Dans ce cadre il a en charge l ensemble des lections aux instances du si ge de l institut CA CTPC CS CGRA CAP ainsi que des instances des tutelles de l institut auxquelles l IRD est partie prenante Il assure galement un r le de conseil aupr s des services responsables d instances locales Par ailleurs il a en charge la composition de ces instances et notamment des arr t s et d cision de nominations Enfin ce p le conseille les responsables d instances sur les aspects r glementaires et administratifs Le p le administratif Ce p le assure les fonctions de secr tariat pour l ensemble du SAJ de gestion de la documentation mise en place d un plan de classement et d un catalogage et des archives et a en charge l alimentation de l ensemble des outils administratifs transversaux du SAJ Il est un soutien tous les agents du SAJ dans leurs missions respectives Il a en charge l alimentation des bases de donn es telles que le chrono du service et la base de donn es des d cisions Il r pond toutes les demandes internes et externes au service relatives au suivi des dossiers ainsi qu aux d cisions Il assure la mise jour du site intranet du service Enfin il assure les fonctions administratives du service relatives aux questions de personnel aux aspec
49. vaux r aliser 1 Prendre connaissance du contexte du projet 2 Formaliser et optimiser les processus Animer des ateliers pour recueillir le besoin de chaque type de contrat un atelier initial avec le SAJ permettra de d crire les processus l organisation cible que le service souhaite mettre en uvre ainsi que la constitution des ateliers L volution de ces processus s inscrira dans une perspective de d concentration de l laboration et de l ex cution laboration sans intervention Cahier des charges n f07 AMOI 05 Page 17 34 des services du si ge sur la base de d marches types Le r sultat formalis de cet atelier servira de support pour l atelier avec les autres acteurs concern s voir point suivant un ou plusieurs ateliers impliquant les autres acteurs permettra ensuite de d tailler les besoins propres et l articulation entre ces directions pour l laboration et le pilotage des conventions Lors de ces ateliers seront identifi es les m tadonn es utiles l alimentation d un info centre en particulier vocation de pilotage de l Institut et au SI de l IRD en g n ral Il s agit des donn es descriptives des conventions qu il est pertinent de renseigner d s le processus d laboration afin d alimenter les indicateurs d activit et de pilotage Optimiser les processus en fonction des objectifs atteindre qui auront t identifi s avant le lancement du projet et pour tre en conformit
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