MANUEL D`UTILISATION - Cours-info
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1. seseeseesseesseesse sees seeseseesseessesersseessessessressessssstessessessressesssesersseesee 5 4 2 Compositon d M ntel eses nee a ae e ae ei eaea oea aei E aeaee 5 4 3 Manuel proc dural spores a aa E E a a dates a aR aa 6 4 4 Manuel p d gogig ae mea nement nid non 6 4 5 Manuel de T F DRRRS ne na md die E aiaia 6 REMARQUES indienne tninnenatennininsenienu 6 5 1 Up manuel efficaC nr a ent neo iaaea aaa d 6 5 2 Une grill d yaltati i isiin ne ae din a 7 5 3 En cas d erreurs de non conformit s ou de bogues s sense 7 6 RECOMMANDATIONS CONCERNANT L ORGANISATION ET LA R DACTION DU MANUEL UTILISATEUR induite nt ee 8 1 OBJECTIFS Les lecteurs d un manuel d une notice d un mode d emploi d un guide ressentent souvent une certaine difficult appr hender comprendre retenir les informations du document Voici quelques objectifs atteindre pour les r dacteurs de ce genre tr s particulier de texte 1 8 1 1 Vous mettre au niveau de l utilisateur Ce dernier est soit un non sp cialiste soit quelqu un ignorant le fonctionnement de ce que vous d crivez De ce fait le contenu du manuel utilisateur doit non seulement couvrir l usage normal du programme mais galement prendre en compte le mauvais usage les incompr hensions raisonnablement pr visibles Tout doit donc tre d crit en mettant en avant les pr occupations de l utilisateur et non pas les caract ristiques techniques du2. crire simplement avec des phrases courtes gt Utiliser de pr f rence la voix active et les phrases affirmatives gt liminer le jargon informatique gt Assurer la coh rence interne du document la coh rence avec le logiciel vocabulaire ic nes et la coh rence avec le vocabulaire de l utilisateur gt Mettre en vidence les noms de commandes ou les touches utiliser gt Cr er une table des mati res et un index gt Faire valider le manuel par les utilisateurs finaux 8 8
3. e concernant la t che Crit res Moments d h sitation concernant NA Repentir s l utilisation 6 Temps n cessaire identique au temps pr conis Crit res Explications claires concernant la pr cises lisibilit du simples manuel Illustrations utiles claires S quen age pertinent 5 3 En cas d erreurs de non conformit s ou de bogues Si des erreurs des non conformit s ou des bogues ont t constat s ils doivent tre signal s Dans une entreprise d un point de vue organisationnel il vaut parfois mieux mettre en place un logiciel avec des erreurs connues et signal es que faire des modifications de derni re minute sans les tester ou bien retarder la mise en production un utilisateur peut avoir un besoin imm diat d un logiciel imparfait et tre pr t fonctionner en mode d grad en attendant un correctif 718 6 RECOMMANDATIONS CONCERNANT L ORGANISATION ET LA R DACTION DU MANUEL UTILISATEUR gt Organiser le manuel en fonction des objectifs de l utilisateur se baser sur l analyse de la t che gt Fournir une double entr e selon le m tier et selon le logiciel gt Proposer plusieurs niveaux de lecture e pr sentation progressive du logiciel d butant e informations de r f rence avec acc s rapide exp riment gt Pr voir les rubriques En cas de probl me et Questions fr quentes gt Inclure des exemples et des illustrations sch mas copies d cran gt
4. APES 2 1 2 2 2 3 tape 1 Choisissez bien le titre du mode d emploi Il doit comporter les principaux mots clefs du mode d emploi C est ce qui interpelle le lecteur vous pouvez mettre simplement mode d emploi ou mieux comment utiliser votre conseils d utilisation de tape 2 Choisissez un niveau en rapport avec la difficult du mode d emploi Dans le cas de manuel destin des utilisateurs non informaticiens la r daction et la pr sentation du manuel doivent tenir compte du niveau de formation g n rale et de la perspicacit que l on peut raisonnablement attendre de ceux ci tape 3 L introduction si le manuel d utilisation est cons quent est la partie la plus importante C est celle qui va expliquer et indiquer ce que votre mode d emploi va aider faire v elle d crit rapidement et globalement l objet la t che qui est il elle destin e quoi sert il elle v elle d crit la finalit globale du manuel pour qui a t il t r dig dans quel esprit et comment doit on l utiliser lecture continue ou bien acc s direct une section 2 8 v elle explique les conventions abr viations courantes mises en forme sp cifiques par exemple les commandes tap es sont en polices chasse fixe les noms des boutons sont en gras v elle identifie les grandes parties du logiciel et de leurs fonctions mise en place du vocabulaire sp cifique par exemple pour un l
5. ciel cf supra v Il ne faut pas oublier quelques informations telles que e la r f rence au logiciel num ro de version date de cr ation e la date de r vision du manuel et ou son num ro de version e d ventuelles mentions l gales relatives au droit d auteur et de reproduction copyright e l adresse de l organisme r f rent pour le document organisme auquel on peut demander un nouvel envoi si le document est incorrect ou des remarques et suggestions e ventuellement le nom de l auteur du document 5 8 4 3 Manuel proc dural Il s agit d un manuel pas pas Dans le cas d un logiciel complexe il ne va pas expliquer la totalit de celui ci mais simplement les principales utilisations possibles Il faut pour cela commencer par identifier lesdites utilisations Ce type de manuel doit permettre une personne de prendre en main le logiciel rapidement Il est bien adapt pour une personne non experte un d butant ou un travailleur int rimaire un stagiaire en cas de d part de la personne utilisant habituellement le logiciel Les entreprises crivent fr quemment des proc dures le manuel doit donc pouvoir servir de base ce travail Il ne faut pas h siter r p ter les informations si une personne utilise le logiciel en ayant le manuel la main il est vite ennuyeux de devoir tourner les pages pour trouver une autre information puis de revenir Si une op ration est pr sente dans plusieur
6. co ts d exploitation et augmenter durablement la fiabilit de la marque au travers du produit e de simplifier les messages les m thodes de travail et ce quelles que soient les quipes en action pour minimiser les erreurs et donc r duire les co ts d exploitation e de p renniser le savoir de l entreprise pour faciliter la formation en interne et am liorer la qualit des m thodes de travail 5 2 Une grille d valuation Dans le cadre d une d marche qualit il faut recueillir aupr s des utilisateurs leurs attentes et avis sur la documentation celle ci suit un cycle d am lioration continu On peut r aliser une grille d observation permettant de d terminer l adaptation du mode d emploi con u avec le comportement de l utilisateur Voici quelques questions aidant sa cr ation e est ce que le manuel permet la r alisation de la t che l utilisation de l objet de fa on correcte e quels sont les indicateurs d un manuel adapt l utilisateur Clart des phrases et de la division en tapes pr cision des explications qualit et utilit des illustrations e quels sont les actions et les comportements des sujets test s permettant d valuer la faisabilit d un manuel H sitations repentirs questions temps mis pour r aliser le tout Exemple de grille d valuation d un manuel d utilisateur CRIT RES Oui peu Non Commentaires pr s Crit re T che r alis
7. ct ristiques techniques de la machine etc 3 PRINCIPALES QUESTIONS VOUS POSER 3 1 Dans quelle situation vous trouvez vous C est la premi re question que vous devez vous poser pour savoir si vous r digez un manuel pour une t che simple ou une t che complexe mais en restreignant les explications aux cas les plus simples ou encore une t che complexe dont l utilisateur final doit tout conna tre 3 2 Quels sont les pr requis Conna tre les pr requis n cessaires permet de mettre les informations utiles pour r aliser correctement la t che En particulier vous devez vous demander s il faut d finir les termes sp cifiques ou bien si ceux ci sont ils consid r s comme acquis Par ailleurs il faut conna tre le statut l gal du document et se demander s il s agit y d un document obligatoire d apr s la l gislation ou la r glementation d un document contractuel le contrat pr voit la fourniture de ce document d un document facultatif que l on fournit pour tre agr able l utilisateur pour des raisons commerciales ou bien pour l aider utiliser par exemple un logiciel libre et gratuit ou que l on vend part par exemple du logiciel par exemple un manuel d utilisation d un logiciel qui n est pas vendu avec celui ci En effet en cas d obligation l gale r glementaire ou contractuelle il faut conna tre les termes de l obligation pour s y conformer 4 8 3 3 Quel t
8. er une op ration v les manuels p dagogiques outre la description de l utilisation il est destin transmettre des connaissances plus globales un savoir faire v les manuels de r f rence toutes les fonctions parties sont d crites par le menu Notons que l on peut avoir un manuel en deux parties ou bien deux manuels un proc dural l autre de r f rence Dans tous les cas on a un manuel qui ne se lit pas comme un livre page apr s page mais en acc dant directement la partie utile hormis l introduction 4 2 Composition du manuel v Il faut une table des mati res explicite et d taill e en particulier on intitule les sections en faisant r f rence au but poursuivi et non pas la fonction utilis e par exemple pour un manuel d utilisation d un traitement de texte on n appellera pas la section Utilisation du menu Format mais Mise en forme du texte Il s agit d avoir un plan v nementiel permettant au lecteur de savoir quelle page il peut trouver des informations pour r aliser telle ou telle chose Remarque en typographie fran aise on place la table des mati res la fin de l ouvrage on peut alors mettre au d but un sommaire ne reprenant que les titres des chapitres et pas les titres des sections et sous sections il faut un index ou un outil permettant une recherche mot clef il faut une introduction d crivant rapidement et globalement par exemple le logi
9. http www looneo fr mode emploi comment faire un bon mode emploi 38921 html http www gamex fr http www nexavis com fr archives 1482 Interface Homme Machine Conna tre les utilisateurs de Jacques Bapst MANUEL D UTILISATION SOMMAIRE L OBJECTIPS EE E A E 1 1 1 Vous mettre au niveau de l as amenant 2 1 2 Expliquer en d tail l encha nement des diff rentes tapes 2 1 3 Cr er une foire aux MURS TONS nee crenne nent rte net 2 1 4 Choisir les MOMAUOTS be einen donnent 2 2 PRINCIPALES ETAPE din nana au da io 2 a AES 2 D E a T a a 2 R 2 3 Exemple sans illustration d un tutoriel de bureautique 3 Exemple avec illustrations d un tutoriel de bureautique extrait d un tutoriel cr par l Universit de PS A A N E E E E AEE 3 Exemple d un manuel utilisateur licence professionnelle TEPROW 4 D ET a cd a em lon de te 4 26 D lt co De On a 4 3 PRINCIPALES QUESTIONS VOUS POSER sssmmnnmmnnnmnnnnnnnnnnennnnnnnnnsee 4 3 1 Dans quelle situation Vous trouvez vous ds ot ns taire eee entr ondreiuen nel 4 212 Quels SONLI S Dr T QUS nd dau 4 3 3 Quel type de document produisez vous ss steermsttiiranesnctenitesiiremenisrrennntntenn entente dass 5 3 4 Quelles sont les pr occupations des utilisateurs resserre 5 4 DIFF RENTS TYPES DE MANUEL ss sssessscsscosscossosssssscsssossoossorseosscsssosssossossessssossosscossosssossssssossessesse 5 4 1 Trois principaux types de manuels
10. il faut pour cela avoir recours un manuel p dagogique avec exemples et exercices On note que de plus en plus de logiciels dont la prise en main est relativement intuitive sont livr s sans manuel d utilisation papier mais toutefois avec une aide en ligne mais on dispose de nombreux livres p dagogiques propos en sus Il suffit de regarder les rayons d une librairie informatique 45 Manuel de r f rence Ce type de manuel se veut exhaustif On va l parcourir le logiciel de A Z L organisation suit alors plus la logique de l diteur du logiciel que celle de l utilisateur on liste les sous ensembles un par un Par exemple on va expliquer les barres de boutons une par une et d crire chacun des boutons puis les menus un par un et d crire chacune des options puis les bo tes de dialogue etc 5 REMARQUES 5 1 Un manuel efficace Si le logiciel est bien con u le manuel utilisateur tout comme l aide en ligne d ailleurs sera tr s peu consult mais si l utilisateur doit le faire il faut qu il trouve rapidement les informations qu il recherche Il s agit e de donner aux utilisateurs des instructions claires et pr cises 6 8 e de faire gagner du temps en vitant d avoir refaire ce qui implique des instructions pr cises et compl tes sans oublier de prendre en compte le mauvais usage les incompr hensions raisonnablement pr visibles e de minimiser au maximum les erreurs d instructions pour r duire les
11. lisateur qui n a pas de vision d ensemble puisqu une information exacte mais inutile ne fait que renforcer le sentiment d inutilit et g ne la recherche de l information pertinente Une tape peut donc d crire plusieurs choses lorsque celles ci se ressemblent Cela vous permet de mettre plus de contenus associ s une image 2 5 tapes5 la fin de votre manuel vous pouvez ajouter des liens externes permettant de citer les sources de votre mode d emploi ou donner une liste de sites pour trouver plus d informations sur votre mode d emploi 2 6 tape 6 Le manuel d utilisation doit tre agr able lire Vous devez donc e travailler sa forme en veillant sa clart pr sentation et surtout style m fiez vous du jargon technique des anglicismes des n ologismes des mots employ s abusivement Est il n cessaire de dire d une fonction qu elle est impl ment e pour d velopp e Ce jargon non n cessaire s me le trouble dans l esprit du lecteur et on se rend souvent compte qu il n est pas clair non plus dans celui de l auteur Si un concept pr cis n cessite un terme pr cis donc peu courant il vaut mieux le d finir qu employer des termes obscurs tort et travers un bon r flexe consiste essayer d expliquer en mots plus simples et en fran ais un mot sp cifique employ e le relire pour v rifier que sont mises en avant les pr occupations de l utilisateur et non pas les cara
12. logiciel ou autres 1 2 Y C4 Y Ca Y C4 1 3 Expliquer en d tail l encha nement des diff rentes tapes D taillez votre manuel pour qu il soit le plus simple possible am liorez la lisibilit des titres et sous titres par rapport au texte am liorez l organisation la structure et l encha nement des rubriques par exemple retournez la ligne quand ceci est n cessaire pour donner une meilleure lisibilit am liorez la perception la compr hension la m morisation des informations et des messages pensez aux puces aux changements de couleur etc am liorez ou cr ez une illustration pour simplifier l explication de l action r aliser am liorez le rendu des photos pour appuyer le texte s y rapportant Cr er une foire aux questions Faites ventuellement une rubrique FAQ o vous regrouperez les points qui semblent difficiles r aliser 1 4 Choisir les informations Un manuel d utilisation doit tre utile Or une information exacte mais inutile ne fait que renforcer le sentiment d inutilit et g ne la recherche de l information pertinente Vous devez donc s rier soigneusement vos informations pour ne mettre que ce qui est essentiel Il faut donc construire les tapes les illustrer et les r diger pour transmettre les informations Pour tre le plus clair possible il faut simplifier et organiser les informations uniformiser et structurer votre document 2 PRINCIPALES T
13. ogiciel qu appelle t on un menu contextuel une barre de t ches 2 4 tape 4 e Chaque tape est compos e d un texte et ou d une image Le texte est obligatoire mais pas l image Cependant il est conseill pour une meilleure lisibilit d ajouter des images en particulier des captures d cran pour que l utilisateur sache que faire Pensez num roter les tapes ET les illustrations Exemple sans illustration d un tutoriel de bureautique Au niveau paragraphe On peut travailler au niveau paragraphe Avant toute mise en forme il faut s lectionner la portion de texte concern e Avec Word les boutons de l onglet Accueil groupe Paragraphe permettent d aligner un paragraphe gauche de le centrer de l aligner droite de le justifier de num roter les lignes de faire pr c der chaque ligne d une puce d augmenter ou diminuer le retrait etc La r gle permet de faire un retrait de premi re ligne un retrait gauche ou et droite il suffit de d placer les curseurs avec la souris f FRA A l En cliquant sur E droite du groupe Paragraphe on obtient un menu plus complet ci contre permettant de pr ciser l alignement droite gauche centr justifi l espacement avant et apr s le paragraphe les retraits gauche droite de premi re ligne la nature de l interligne etc Exemple avec illustrations d un tutoriel de bureautique extrait d un tutoriel cr par l Uni
14. s proc dures on ne fera pas de r f rence crois e de type voir la section 1 7 p 28 mais l op ration sera crite int gralement chaque fois Enfin le manuel doit tre abondamment illustr par des dessins des copies d crans ou des photographies claires 4 4 Manuel p dagogique Il s agit d un manuel dans lequel on pr sente d abord l utilisation de mani re g n rale pour ensuite d tailler certains points Ce n est plus exactement un manuel proc dural puisque l on ne suit pas les op rations dans l ordre L avantage d un tel manuel est que lorsque l on pr sente une op ration d taill e le lecteur la replace facilement dans le contexte et conna t la finalit de l op ration Cela permet une meilleure compr hension une meilleure assimilation Par exemple pour un logiciel de traitement de donn es on r alisera une premi re section pr sentant un traitement classique chargement des donn es traitement dans un cas simple sauvegarde et impression du r sultat Ensuite on ira dans le d tail cas plus compliqu s param tres ajustables modification du format d impression etc Dans ce type de manuel on traitera d exemples concrets on proposera des exercices ventuellement appuy s sur des didacticiels tutoriels Par exemple les proc dures d achat avec un logiciel de gestion des commandes sont certes compl tes et pertinentes mais ne permettent pas pour autant de progresser
15. versit de Paris 2 Au niveau paragraphe On peut travailler au niveau paragraphe Avant toute mise en forme il faut s lectionner la portion de texte concern e Avec Word les boutons de l onglet Accueil groupe Paragraphe permettent d aligner un paragraphe gauche de le centrer de l aligner droite de le justifier de num roter les lignes de faire pr c der chaque ligne d une puce d augmenter ou diminuer le E S y Fa retrait etc La r gle permet de faire un retrait de premi re ligne un retrait Paragraphe a gauche ou et droite il suffit de d placer les curseurs avec la souris F En cliquant sur droite du groupe Paragraphe on obtient un menu plus complet ci contre permettant de pr ciser l alignement droite gauche centr justifi l espacement avant et apr s le paragraphe les retraits gauche droite de premi re ligne la nature de l interligne etc 3 8 Exemple d un manuel utilisateur licence professionnelle TEPROW Voyez aussi sur cours info le d but d un manuel utilisateur r dig par un tudiant de la licence professionnelle TEPROW remarquez comment texte et illustrations se compl tent et comment celles ci sont comment es e En ajoutant plusieurs tapes votre mode d emploi aura une meilleure lisibilit et sera donc plus facile faire N anmoins n abusez pas non plus des tapes En effet cela peut d courager voire perdre l uti
16. ype de document produisez vous Est ce un document papier imprim les contraintes d un imprimeur sont diff rentes de celles d une imprimante un fichier PDF imprimer ou visualiser des fichiers HTML une aide Windows aux formats HLP ou CHM des simulations interactives un aide m moire une vid o etc Si l on fournit un document sous plusieurs formes par exemple guide de formation et aide en ligne il faut envisager une solution de source unique Cela n cessite de conna tre le mode de distribution publication sur le web sur l intranet accessible depuis un serveur de fichiers au sein d un portail de formation etc Avec les documents lectroniques il faut imp rativement consid rer que les crans et cartes graphiques des utilisateurs ne sont pas forc ment aussi performantes que ceux de l auteur 3 4 Quelles sont les pr occupations des utilisateurs Enfin il faut r diger le manuel en tant proche des utilisateurs afin de conna tre leur culture leurs pr occupations La r daction peut commencer sur la base du cahier des charges sp cifications pour ce qui est des parties g n rales pr sentation mise en place des grandes parties puis elle sera affin e D ailleurs la r daction est une occasion de tester les fonctionnalit s donc de d terminer le produit 4 DIFF RENTS TYPES DE MANUEL 4 1 Trois principaux types de manuels vV Les manuels proc duraux on explique pas pas comment r alis
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