Prospective 2011
Contents
1. Prospective 2011 Relation dien sk a EE aE El Relation clients l Qualit des relations Etat des relations Tableau de bord de la relation clients R partition par qualit z R partition par tat i Contact en chec Qualit des relations Etat des relations Cat gorie 1 tat relation Cat gorie 1 Qualit relation Cat gorie 2 tat relation z Cat gorie 2 Qualit relation M Groupe Qualit de la relation Eu Groupe tat de la relation 11 En haut gauche de cette fen tre se trouve le bouton pour imprimer vos rapports Vous pouvez enregistrer l ensemble de vos informations concernant vos contacts sous forme de tableau Excel CSV gr ce au bouton Enregistrer sous forme de tableau Choisissez l emplacement de l enregistrement puis faites Enregistrer voir ci dessous ma Enregistrer sous ur les M Bureau TE ET Nom du fichier nom de votre document Type Parcourir les dossiers KA eMailing Prospective poss de un module d e mailing qui vous sera tr s utile pour vos campagnes marketing Cliquez depuis le menu principal sur Outils puis eMailing La fen tre suivante appara t l cran Prospective 2011 emailing Email Contacts Variables automatiques De Objet P jointe u Ajouter une image Analyse de l envoi des emails Avant d utiliser le module eMailing de Prospective vous devez le synchroniser av2. La gestion des utilisateurs permet l administrateur de la base de cr er de nouveaux comptes utilisateurs pour cette base de donn es et de leur accorder certains droits d acc s ou non aux fonctionnalit s de Prospective Depuis le menu principal cliquez sur Outils puis Gestion de utilisateurs une nouvelle fen tre appara t Prospective 2011 Gestion des utilisateur IM M amp Administrateur Administrateur amp Thibaud Administrateur En activit Base de donn es T ches Objectifs Projets Exporter les donn es R seau Options et licences Alertes Surveillance Emailing Archive Recherche avanc e Importer les donn es Nouveaux contacts Modifications de contacts Modification des Groupes Modification des cat gories Suivi fiches contacts Nne utilisateur amps personnalis s APEE E EEE A SAARA E ES ES AES REST RES A ERSA 5 Pi ce jointes Pour cr er un nouvel utilisateur cliquez sur Nouvel utilisateur en bas gauche Renseigner un nom pour ce nouvel utilisateur et un mot de passe pas n cessaire Cochez ensuite les options sur lesquelles vous acceptez que ce nouvel utilisateur est acc s Fermer la fen tre et red marrer le logiciel pour prendre en compte les modifications et changer de sessions comme vous le souhaitez Vous pouvez tout moment supprimer un compte utilisateur en cliquant sur Supprimer en bas gauche ou simplement le d sactiver en d cochant la case
3. 0200 01 00 Rendez vous CS Matisoft A Couleur Notes Entrez la date et l heure de votre rendez vous ainsi qu un commentaire puis faite Valider Vous retrouvez alors ce nouveau rendez vous dans l onglet Agenda Wb vendredi 1 juillet 2011 02 00 Matisoft f Nouveau rendez vous Pour visualiser l aide du calendrier allez sur l onglet Rendez vous depuis l interface d accueil rene N 8 Jrospec PU Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter juil 01 2011 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Mas 4 5 E Glissez le rendez vous Tr s Important gt Relatif gt Makap F Entreprise Notes importantes gt Matisoft Commentaire s gt Matisoft Merci de votre int r t pour Prospective n h sitez pas me contacter pour toutes informations gt Truaud M Supprimer Nouvellet che Z Nouvel objectif Nouveau projet Y Nouvelle alerte Contacts 4 3 Imprimer ou exporter LE 201 Qu Vous retrouvez alors votre rendez vous pr alablement cr depuis l onglet Agenda e QUESTIONS FREQUENTES Avant de nous contacter Nous vous invitons lire attentivement cette notice d utilisation ainsi que la FAQ du site de Prospective disponible cette adresse http www prospective fr com page Blogiciel Vos suggestions Prospective est en perp tuel developpement C es
4. 2 Notes importantes Annuler X Cat gorie 1 Secondaire Cat gorie 2 iu 0 Transfert PP L KA S lectionnez vos contacts dans la liste une gauche l aide des filtres Cat gorie 1 et Cat gorie 2 et choisissez dans la liste deux droite l endroit dans lequel vous souhaitez les transf rer en choisissant leurs nouvelles categories de destination Il ne vous reste plus qu cliquer sur le bouton Transf rer Le transfert est galement possible dans l autre sens veillez simplement choisir le bon bouton Transfert en vous aidant de la direction de la fl che 3 Personnaliser les diverses options du logiciel Cette partie personnalisable est disponible depuis le menu principal dans l onglet Donn es puis Options et licence Elle vous permettra de personnaliser votre logiciel selon diff rents crit res d utilisation les plus adapt s votre organisation Vous arrivez sur cette fen tre Prospective 2011 Options et licence Enregistrement de la licence Clef 1 EMAIL EMAILCOM ampia a Clef 2 LICENCE MOMHOPOSTE La boenoe doit tre scrupuleusement contes avec maquscules et espaces Clef 3 IPOOOOOOOOD spectez bien le nombre de bcences Licence CE000000000 E d ia Se r f rer la page du manuel chapitre Activation du logiciel v Onglet G n ral Prospective 2011 Options et licence Options g n rales Interface W
5. B Partage de T l chargement E Ordinateur th R seau M Bureau m Nouvelle base TEST Biblioth ques di Site Documents BF contact ks Images a Musiaue va Nom du fichier contacts Type Format Microsoft Excel 2003 ou sup rieur a Cacher les dossiers ES UE Annuler KA Les rapports Prospective vous accorde galement la possibilit de visualiser l aide de tableaux statistiques et graphiques l tat de vos relations contact ainsi que l ensemble de votre base de contacts Cela vous sera tr s utile pour d ventuels bilans au sein de votre organisation ainsi que pour mieux visualiser votre base de donn es lors de r unions d affaires par exemple Vous pouvez aussi choisir d afficher les coordonn es t l phoniques postales ou internet de vos contacts ainsi que le groupe ou les cat gories dans lesquels ils se trouvent De plus vous pouvez imprimer ou exporter ces renseignements directement depuis l interface dans lequel vous tes voir images ci dessous Pour cela cliquez depuis le menu principal sur Rapports Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts du Relation clients e k sis Base de contacts t y Coordonn es t l phoniques Entreprise Mail Secteur Chiffre Coordonn es Internet Default o Bec Coordann es postales B falcon Tri des contacts Londre Enregistrer sous forme de tableau Truel l Thibaud Choisissez les rapports qui vous int resse
6. utilitaire le plus simple d utilisation et le mieux place sur le marche du web tisoft dition http www matisoft net Prospective est dit par la soci t Matisoft bas la Fert Bernard 72 La soci t cr e en 2006 propose une dizaine de logiciels pour professionnels et grand public en vente sur Internet et compte huit collaborateurs d veloppeur designer webmaster technicien commerciaux Prospective rend la gestion de vos contacts simple claire et rigoureuse Le logiciel permet la cr ation d Emailing et de publipostage lettre automatique ainsi qu un suivi au jour le jour de votre relation client Avec Prospective l exercice m me de votre activit deviendra plus fluide et votre gestion du temps sera bien plus quilibr e En utilisant Prospective correctement vous parviendrez tr s vite rentabiliser davantage votre temps de travail Nous vous invitons d couvrir cette notice d utilisation afin de d couvrir et vous approprier toutes les fonctionnalit s du logiciel Nous vous invitons galement visiter le site Internet de Prospective pour compl ter ce guide http www prospective fr com Support Avec Prospective vous n tes pas livr a vous m me Un conseiller technique r pondra toutes vos questions le plus rapidement possible http www matisoft net page contacter du lundi au vendredi de 09h00 12h00 et de 14h00 17h30 INSTALLATION ET LICENCE Achat du lo
7. En activit en haut droite Prospective 2011 Gestion des utilisateurs hs en nm amp Administrateur amp Thibaud Base de donn es Exporter les donn es Objectifs R seau Projets Options et licences Importer les donn es Alertes Surveillance Emailing Archive Recherche avanc e Nouveaux contacts Modifications de contacts Modification des Groupes Modification des cat gories Suivi fiches contacts HHENeENEEE Nouvel utilisateur Champs personnalis s Notes fiches contacts Supprimer cet utilisateur Pi ce jointes a Remarque ce module de gestion d utilisateurs n est disponible que sous la session Administrateur les autres utilisateurs ne pourront pas consulter ce module PROCEDURE R seau Pr requis Vous devez avoir un r seau local en place avec id alement un serveur afin d y stocker la base de donn es et de mutualiser les informations La base de donn es dans son partage doit tre accessible en lecture et criture pour tous les utilisateurs voir Pour les connexions hors r seau commerciaux itinerants vous devez mettre en place un tunnel VPN type Hamachi voir afin de permettre un acc s la base distance Les ordinateurs de travail doivent tre quip s de Windows XP Vista ou Seven en 32 bits ou 64 bits avec une version du Framework jour voir Installation Installez Prospective sur l un des postes de travail Enregistrez le Cr
8. Enregistrer Voulez vous ex cuter ou enregistrer ce fichier 7 E i Nom Prospective SE exe Type Application 119 Mo De www prospective fr com Les fichiers t l charg s depuis Intemet peuvent tre utiles mais ce pe de fichier pr sente un danger potentiel N ex cutez ou n enregistrez ce programme que si vous tes s r de son origine Quels sont les risques La A M Bureau Nom du fichier GER Type Application Parcourir les dossiers Enregistrer Annuler Remarque selon votre navigateur internet mozilla firefox google chrome il se peut qu en cliquant sur le lien de t l chargement le fichier s enregistre par d faut dans le dossier T l chargement de votre ordinateur Favoris M Bureau LT Gi Emplacements r cents de T l chargements 3 Une fois cette op ration effectu e il vous reste installer le logiciel Pour se faire allez l endroit ou vous avez enregistr l application puis double cliquez dessus kad UA Partage T l chargements Organiser Inclure dans la biblioth que Partager avec Diaporama 4 Favoris Bureau Emplacements r cents Je T l chargements M Bureau 1 Prospectirve SE a Remarque selon votre syst me d exploitation le nom du fichier d installation peut varier Par exemple pour Windows Vista et Seven le nom sera Prospective SE alors que pour Windows XP il s agira plut t de Prospective exe 4 Apr
9. puis l tat et la qualit de la relation avec ce contact vous avez ici la possibilit d diter vous m me l tat et la qualit d une relation en cliquant sur le petit ic ne droite Etat de la relation Qualit de la relation Une troisi me partie en bas gauche avec divers onglets L onglet Actions Vous pouvez ajouter une nouvelle t che ou un nouvel objectif pour ce contact en cliguant sur Nouvelle t che ou Nouvel objectif E Nouvelle t che LE Nouvel objectif KA Y Nouvelle t che En cliquant sur ce bouton la fen tre suivante appara t Matisoft Nouvelle tache A T che finaliser la vente avec juin 2011 Date limite mardi 5 juillet 2011 Affectation Samuel Chevrier Notes Commentaire s Annuler Valider Renseignez dans le champ T che la t che r aliser Indiquez ensuite la date de debut et la date de fin de cette t che Renseignez un Nom et Pr nom pour affecter cette t che quelqu un puis ajouter un commentaire la t che Vous pouvez aussi l aide du bouton Urgence indiquer le degr d urgence de cette t che Cliquez sur Valider pour prendre en compte cette nouvelle t che Y Nouvel objectif Matisoft Nouvel objectif M Objectif Remporter le contrat de vente avec Date vendredi 8 juillet 02011 E Objectif valid Motes CE 2l Lorsque vous cr ez un nouvel objectif renseignez le ti
10. s En aucun Cas la pr sente licence ne constitue une vente du logiciel ou d une Cochez ensuite le rond Je comprends et j accepte les termes du contrat de licence puis faites Suivant 3 Installation op nn O l assistant d installation doitl placer les raccourcis du programme Lassistant va cr er les raccourcis du programme dans le dossier du menu D marrer indiqu ci dessous race Suivant pour continuer Appuyez sur Parcourir si vous souhaitez ela er un autre dossier du menu D marrer Prospective Gardez l emplacement par d faut puis faites Suivant i Installation Prospective Pr t installer l assistant dispose pr sent de toutes les informations pour installer Prospective sur votre ordinateur Appuyez sur Installer pour proc der l installation ou sur Pr c dent pour revoir ou modifier une option d installation Cliquez maintenant sur Installer pour proc der l installation du logiciel Le programme met quelques secondes s installer avant d entrer en phase de d monstration faut maintenant renseigner la licence pour activer le logiciel i Installation Prospective mep Fin de l installation de Prospective assistant a termin l installation de Prospective sur votre ordinateur L application peut tre lanc e l aide des ic nes cr es sur le Bureau par l installation Veuillez appuyer sur Terminer pour quitter l assistant Cliqu
11. Objectifs 0 Projets 0 Surveillance 0 Entreprise T ches en cours de traitement Supprimer e Nouvelle t che Nouvel objectif Nouveau projet Mouwelle alerte Contacts 3 Imprimer ou exporter PP J proj p p 3 Alertes Bloc notes et pr visualisation de vos contacts Vous aurez ici la possibilit de r aliser les t ches suivantes Y Consulter les alertes li es un contact v Afficher votre bloc notes g n ral v Consulter les informations principales de vos contacts s lectionn s dans la partie 1 cf Gestion des contacts page 12 Contacts Titre RH Cat gorie 1 Cat gorie Cat gorie 2 Cat gorie Secteur T l vision Relation Bonne Conquis Ville New York Pays tats Unis E Obiectf i Mete i Surveiller Menu principal Le menu principal se compose de six onglets qui vous serviront r aliser vos diff rents travaux Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Y Longlet Affichage il permet de modifier l aspect de votre interface d accueil voir partie Personnalisation du chapitre D couvrir le logiciel page Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter EJ Liste des contacts uniquement HH Afficher les details Ha Infos compl mentaires Afficher les informations des colonnes EMO Mes contacts sont des professionnels vV Longlet Outils cet onglet permet notamment de lancer les modules d eMailing de lettre et publipostage et
12. Surveiller ce contact qui se trouve sous le logo de votre contact voir image ci dessous KA Entreprise BEC Contact Monica Civilit Madame Fonction Ressource Humaine jae gt Cat gorie Surveiller ce contact Cat gorie Actions 1 Agenda 2 Notes E M Mr Delacroix finaliser vente 22 06 2011 24 06 2011 n Pays France 5 vier CR Qualit dela relation Notes importantes Fa Nouvelle t che 5 Nouvel objectif M Supprimer Annuler X Valider Pour arr ter la surveillance d un contact vous pouvez soit d cocher cette case Surveiller ce contact voir image ci dessus ou bien aller directement dans l onglet Surveillance faire un clic droit sur le contact ne plus surveiller et cliquez sur Ne plus surveiller ce contact voir image ci dessous Surveillance 1 Entreprise Notes importantes w Ne plus surveiller ce contact EJ Ouvrir la fiche contact EN LES MODULES Base de donn es Lorsque que vous avez activ votre licence vous avez la possibilit de supprimer la base de donn es de d monstration et d en ouvrir une vierge En licence dites R seau vous pourrez cr er autant de base de donn es que vous le souhaitez et donc exploiter Prospective travers vos plusieurs bases l inverse la licence dites Monoposte est restreinte en terme de cr ation de base de donn es puisque la cr ation de plusieurs bases de donn es est im
13. contact Vous pouvez galement en modifier ou supprimer le contenu 38 p7 Y Bouton Alerte Le bouton Alerte est utilisable partir de la fiche d identit sous le logo de votre contact ou depuis l interface d accueil dans l onglet Alertes voir image ci dessous Entreprise BEC Contact Monica Civilit Madame r Fonction Ressource Humaine E id ag ECE 9 Surveiller ce contact EEE Cat gorie r Cliquez sur le bouton Alerte pour poser une alerte cela vous permettra de programmer une alerte sonore et visuelle afin d viter d oublier un v nement ponctuel important Le fen tre suivante s ouvre 9 jeudi 233 jun 201 14 00 ke EJ rendez vous Annuler Valider Indiquez la date et heure laquelle vous voulez tre alert puis faites Valider Vous voyez maintenant appara tre votre alerte dans l onglet Alerte du contact s lectionn Vous pouvez modifier ou supprimer cette alerte avec un simple clic droit sur l alerte en question voir image ci dessous Alertes 1 14 00 Modifier cette alerte Lorsque l alerte se d clenche vous avez la possibilit de ne plus l afficher par cons quent elle n appara tra plus dans l onglet Alertes ou bien de la repousser voir image ci dessous Prospective 2011 Alerte rendez vous Me plus afficher cette alerte Repousser de 15 minutes a Y Surveillance contact La surveillance d un contact est tr s utile ca
14. contacts EE Avec les emails meya Ajouter cette r gle hi Gestion des r gles en ET E Gestion des r gles en OU Cat gorie Lancer la recherche Valider a Lettre et publipostage Gr ce l outil de publipostage Prospective vous pourrez r aliser des lettres personnalis es pour un envoi group Cliquez depuis le menu principal sur l onglet Outils puis Lettre et publipostage Vous arrivez alors sur la fen tre suivante Z Prospective 2011 Lettre et publipostage Edition Affichage Ins rer Format Tableau Options D E eb Mormal jk Ajouter un l ment 25 Assistant de publication Page 1 1 Line 1 Column 0 Ce module comporte un nombre important de fonctionnalit s qui vous serviront personnaliser vos lettres de publipostage Vous tes totalement libre de cr er selon vos souhaits la forme et le contenu de vos messages gr ce aux outils disponible depuis ce module Y L onglet Fichier Cet onglet vous permet comme la plupart des diteurs de texte d ouvrir de nouveaux fichiers d enregistrer vos lettres sur votre ordinateur et d imprimer vos lettres Vous pouvez galement exporter vos lettres au format CSS ou PDF Y L onglet Edition L onglet Edition vous sert r aliser des copi coll sur votre lettre supprimer des l ments en trop ou rechercher des l ments du texte 3 Y L onglet Affichage Vous pouvez depuis cet onglet apporter des modification
15. d editeur de texte Vous pourrez galement consulter vos archives effectuer une recherche avanc e ou g rer vos utilisateurs Affichage Rapports Donn es Licence Quitter Contacts Re M emailing EG Nouvez Lettre et publipostage Editeur de texte Entreprise Fixe Archives Contacts B Truaud l Recherche avanc e B Matisoft Gestion des utilisateurs De 43 60 21 1 Prospects Y _ L onglet Rapports l onglet Rapports vous permet d avoir une vue d ensemble l aide de graphiques et tableaux statistiques de vos renseignements contacts Vous avez aussi la possibilit de sauvegarder sous forme de tableau Excel vos listes de contacts Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts ay Relation clients E Nouveau contaci A sia Coordonn es t l phoniques Entreprise Coordonn es Internet Contacts Coordonn es postales E Truaud E Matisoft Tri des contacts Prospects ol Enregistrer sous forme de tableau Y Longlet Donn es permet notamment de travailler sur votre base de donn es de personnaliser votre logiciel Prospective comme vous le souhaitez et de renseignez votre licence Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts kBendezamus B Base de donn es Importer E Nouveau contact 4 Recheri Exporter Entreprise onti Contacts 1 Contacts E Truaud Marti ds Groupes E Matisoft Sar Categories 2 Prospects a Personnaliser
16. er votre base de donn es Une fois la base de donn es cr e fermer Prospective Allez dans C Matisoft Prospective2011 Copier le dossier User V27 Coller le dossier UserV27 sur le partage serveur disque NAS Installer Prospective sur les autres postes de travail Sur chacun des postes allez dans donn es puis base de donn es puis se connecter une base existante et choisissez le fichier database mdb du dossier UserV27 pr c demment enregistrer sur votre partage L installation est termin e R solution des probl mes courant Je m arrive pas acc der la base de donn es v rifier que le serveur est allum que le r seau fonctionne et que le partage est bien cr Jaccede la base mais ne peux enregistrer des donn es v rifier que le partage r seau est bien en contr le total pour tout les utilisateurs Lorsqu un coll gue se connecte mon Prospective indique un message d erreur v rifier que le partage r seau est bien en contr le total pour tout les utilisateurs Les temps de r ponse de la base sont tr s long v rifier votre connexion r seau ou les droits de partage de fichiers Autre question rendez vous sur http www matisoft support com 03 ST Agenda En cliquant sur l onglet Agenda Vous pour cliquez sur le bouton Nouveau rendez vous Vous arrivez sur cette fen tre Matisoft Rendez vous Heure Dur e vendredi 1 juill 2011 E
17. m a l E Harmal 5 A Section 1 1 Page 1 1 net Coumn0 100 KA Archive Le module d archivage a t mis en place sous Prospective afin de toujours garder une trace de vos actions une fois celles ci effectu es Cliquez sur le menu Outils puis Archives Prospective 2011 Archives WII RO OO Du 27 06 2010 gy Au 27 06 2011 Er Contacts Tous r 4 Rechercher Contacts Action archiv e Date d archive Ed BEC 20062011 test lundi 20 juin 2011 m 27 BEC 2006 2011 relance commeraale sur le produt lundi 20 juin 2011 M BBC BEC propos de la nouvelle consigne donn e aux agences mardi 21 juin 2011 7 Administrateur test mardi 21 juin 2011 M 4 Administrateur BBC testtest EEE P 14 00 rendez vous jeudi 23 pen 2011 P 14 04 rendez vous jeudi 23 juin 2011 E Imprimer ou exporter Xi Supprimer les archives coch es Choisissez la p riode sur laquelle porte votre recherche le s contact s concerne s par votre recherche ainsi que le type de votre recherche Cliquez sur Recherchez en haut droite pour lancer la recherche Vous voyez alors appara tre les archives de vos actions pass es class es par nom de contact actions archiv s date d archive utilisateur qui avait effectu l action et le type d archive rendez vous alertes suivis Aidez vous des filtres disponibles dans la liste d roulante Type pour ciblez davantage la rech
18. voir image ci dessus puis appuyez sur la petite fl che verte Pour attacher un groupe de fichiers cliquez sur le bouton Dossier1 Dossier2 ou Dossier3 La d marche reste identique celle des fichiers sauf que dans ces trois nouveaux cas vous pouvez attacher des dossiers complets L onglet Agenda Il s agit en r alit d un lien pointant vers le module de prise de rendez vous que vous pourrez retrouver partir de l interface d accueil Cliquez sur Nouveau rendez vous La fen tre suivante appara t BBC Rendez vous Date BUre Dur e jeudi 23 jun 201 Er 10 10 01 30 Rendez vous BBC Couleur Notes propos de la nouvelle consigne donn e aux agences Annuler Va der Indiquez la date de votre rendez vous grace au calendrier l heure de votre rendez vous ainsi que la dur e de celui ci Si vous souhaitez modifier les heures et minutes il vous suffit de cliquer sur les heures ou les minutes selon ce que vous souhaitez modifier puis l aide de la fl che du haut et du bas indiquez pr cis ment l heure et la dur e que vous voulez Renseignez ensuite un nom pour votre rendez vous ainsi qu une note sur la nature de ce rendez vous Appuyez ensuite sur Valider pour prendre en compte ce rendez vous Vous avez la possibilit de visualiser partir de l onglet Rendez vous de l interface d accueil tous vos rendez vous de la journ e ou sur un jour en particulier et a
19. La licence doit tre scrupuleusement copi e avec majuscules et espaces copies avec majuscules et espaces Clef 3 IP000000000 Clef 3 Clef 3 1P000000000 Respectez bien le nombre de licences Respectez bien le nombre de Licence CE000000000 opel DEEE ES Licence LICENCE CE000000000 en du logiciel du logiciel Attention veillez respecter la casse lors de la saisie De plus il ne faut pas ressaisir Clef 1 Clef 2 Clef 3 et Licence dans les champs appropri s mais seulement le code qui vous est fourni Une fois la saisie termin e quittez la fen tre pour prendre en compte les modifications Remarque il vous sera demand de red marrer le logiciel pour prendre en compte les modifications apport es Pour se faire quittez le logiciel Menu Quitter Appuyez sur Ok Prospective 2011 Souhaitez vous quitter le logiciel Cliquez sur Oui pour quitter Prospective Il ne vous reste plus qu red marrer le logiciel en cliquant sur l ic ne Prospective 2011 de votre bureau Vous poss dez maintenant la version compl te de Prospective 2011 et pouvez profiter pleinement de toutes ses fonctionnalit s DECOUVRIR LE LOGICIEL Interface d accueil Ci dessous nous vous proposons de d couvrir l interface d accueil de Prospective Cette interface recueille d importantes informations et c est depuis cette fen tre que partiront toutes vos actions Nous pouvons d
20. M Alcoa ami E Options et licence Y L onglet Licence cet onglet vous permet de consulter le certificat licence d acheter de nouvelles licences de consulter les mises jours ou de visiter le site de Matisoft Affichage Outils Rapports Donn es EJ Nouveau contact Q Rechercher 1 JA Acheter de nouvelles licences Journal des mises jour Entreprise Contact Contacts Le site web de Matisoft Y L onglet Quitter permet simplement de quitter Prospective Personnalisation Avec Prospective vous pouvez personnaliser votre environnement de travail comme vous le souhaitez pour une meilleure organisation de vos contacts et de vos diff rentes t ches Vous pourrez donc v Personnaliser votre interface d accueil v Personnaliser vos cat gories et groupes v Personnaliser les options du logiciel options g n ral t ches alertes amp agenda ainsi que la s curit 1 Personnaliser votre interface d accueil Depuis l onglet Affichage du menu principal vous pourrez modifier l aspect de votre interface d accueil Liste des contacts uniquement si vous choisissez cela vous ne verrez que le nom de vos contacts avec aucuns champs d informations sur vos contacts Pour afficher de nouveau les champs d informations cliquez sur Affichage puis Details des contacts Afficher les d tails choisissez dans la liste d roulante les d tails que vous souhaitez voir appara tre dans la liste de vos
21. Prospective 2011 Manuel D utilisation Matisoft a b a b c 111 a b c d e IV a b c d e g h a b VI a b c PREAMBULE PVO e gel S t EP A E EE E EE E 3 SUPPOT APM A Uu 3 INSTALLATION ET LICENCE Ahaa loeks ma ua ama a a 4 Installation du logiciel asstssstasassn avininesivsaavestv davaesss vasa elan 4 9 Activation du logiciel Monoposte REseau 10 11 DECOUVRIR LE LOGICIEL meree 0 Akel iiinnajurante masai murales 12 14 MEME D N O assrnajunnte means antama am 14 16 Poron e ONO ramadan oies 16 24 Ajouter modifier supprimer un contact 25 37 BOTONS ll an aan E 38 41 LES MODULES Base de donnees evsveveneneneasaeaoaa avaneva eaeaeao avaneva 42 44 1 Database Manager ns 45 46 2 EDO sma aasia aaa alata 46 LONDI aaa aa sail s uss 47 eMail sas kamina m mi sala dei 48 50 Lettre et Publipostage nevevesoeoovsveeeooonavaneenen eve 51 53 EG EU AE Po en ai alo mio ines n kit 54 ANNE ram aa jaaa la a vv 55 56 Mees a usa 57 Gestion des utilisateurs 58 59 PROCEDURE mue ne dead des 59 60 OR duaalse a cu 60 62 QUESTIONS FREQUENTES AVON PIODO LP ERA me AEA 63 OR alla a eo aa 63 Re te ot de ie de io tien 64 65 PREAMBULE Avant propos Nous vous remercions d avoir choisi Prospective L
22. a Gr ce cette nouvelle fen tre il vous est possible de renseigner pour chaque crit re d informations la colonne correspondante Par exemple pour la colonne 0 il s agit du nom de l entreprise de votre contact s lectionnez alors parmi la liste d roulante c t du champ Champ Entreprise la colonne correspondante et r p tez cette action pour toutes les colonnes Il vous est galement possible d diter de nouveaux champs Etat relation Qualit relation gr ce aux champs personnalis s Une fois cela termin cliquez sur Importer vous arrivez sur cette nouvelle fen tre Prospective 2011 CAMatisofiiProspectiver0l1 Data vexportitest cv Entreprise Contact Fonction Mail Adresse ill Code Postal Pays Tel fixe Alcoa Lambert France Entreprise Contact Mail Adresse CP Pays Fixe Matisoft Samuel Chevrier schevrier matisoftnet 21 rue du 4 septembre La Fert Bernard 72400 France 02 43 60 21 1 Truaud Martin France Ajouter ces contacts la base d Quitter X Cochez dans cette nouvelle fen tre les contacts que vous voulez importer dans votre base de donn es puis valider en cliquant sur Ajouter ces contacts la base en bas droite Vos nouveaux contacts sont d sormais dans votre base de donn es Prospective KA 2 Modifier un contact Avant toute chose pour pouvoir modifier les informations concernant un contact il est important de savoir comment retrouver ce contact Pour cela e
23. at de la relation 2 Qualit de la relation Bonne Ed Motes importantes Commentaire s E Nouvellet che Nouvel objectif M Supprimer Annuler X Valider R p tez cette m me d marche si vous souhaitez apporter vos modifications dans d autres onglets 3 Supprimer un contact Pour supprimer d finitivement un contact rien de plus simple Recherchez le contact supprimer et faites un clic droit dessus puis Supprimer ce contact voir image ci dessous Entreprise J EBL Monica 2 ton a Modifier ce contact Cloner un contact Nouvelle t che Nouvel objectif Nouveau rendez vous Poser une alerte E T Ce 3 s P E Bloc notes Placer en surveillance Fichier de coordonn es Exporter ou imprimer Entreprise BEC Contact Monica Civilit Madame k ki ls E Vous pouvez galement double cliquer sur le contact supprimer puis cliquer sur la petite kl i croix rouge sous le logo du contact xefa E Surveiller ce contact Fr a Les boutons utiles Dans la fiche d identit de votre contact vous avez des boutons pratiques au bout de certains champs Secteur Fixe Mobile email Web Ville CP Etat de la relation Qualit de la relation voir image ci dessous Y Bouton Secteur En appuyant sur ce bouton vous avez la possibilit de rajouter vous m me des secteurs d activit s de les modifier ou de les supp
24. ce FA T che BObiectf VW Alerte Surveiller T ches 0 Objectifs 0 Projets 0 Surveilance 0 Entreprise T ches en cours de traitement Supprimer Nouvelle t che 3 Nouvel objectif Nouveau projet Y Nouvelle alerte Contacts 1 Imprimer ou exporter mercredi 29 juin 2011 Quitter 49 Figure 2 En mode normal Enfin choisissez la langue pour le logiciel Fran ais ou Anglais v Onglet T ches Prospective 2011 Options et licence Avertissements Avertissement sur les t ches d pass es Avertissement sur les t ches en JI HH Affichage Afficher les dates de fin des t ches Afficher les t ches futures Afficher les t ches d pass es Filtrer l affichage des t ches Ce troisi me onglet se compose de deux parties la premi re destin e au Avertissements En decochant les cases d avertissement vous ne serez plus avertis lorsqu une alerte se d clenche sur un v nement d pass La seconde partie concerne l affichage de vos t ches en cours des t ches d pass es ou de vos t ches futures B v Onglet Alertes 8 et agenda Prospective 2011 Options et licence Alertes p Alertes sonores D Repousser les alertes de 15 minutes Rendez vous Bii Heure de d but 07H00 es Heure de fin Personnalisez ici le son de vos alertes extension wav ainsi que le temps entre chaque alerte La par
25. contacts Infos compl mentaires gr ce cet onglet vous pouvez ajouter vos propres champs d informations dans la liste de contact Si vous avez une liste vide dans cet onglet c est qu il faut au pr alable cr er vous m me vos champs Pour cela cliquez depuis le menu principal sur l onglet Donn es puis Personnaliser une nouvelle fen tre s ouvre Prospective 2011 Personnaliser Champs personnalis s Votre logo Chiffre d affaire Effectif Contacts Entreprise Dans cette nouvelle fen tre vous pouvez v Modifier le logo en cliquant sur l image v Modifier le nom du contact v Ajouter des informations suppl mentaires dont vous avez besoin pour vos fiches contacts gr ce aux champs personnalis s Chacun des champs peuvent tre renomm s pour s adapter au maximum aux informations souhait es Quittez la fen tre pour prendre en compte les modifications Attention ces modifications s effectueront sur chacune des fiches contacts une fois cette fen tre ferm e Vous pouvez retrouver ces nouveaux champs personnalis s depuis la fiche d identit de votre contact dans l onglet Infos et renseignez un commentaire cot voir image ci dessous N oubliez pas de cliquer sur Valider en bas droite une fois la saisie termin e Entreprise Contact Civilit Fonction alea Surveiller ce contact Monica Madame Ressource Humaine EE M Cat goriel EEE Cat gorie dj C
26. e Limite Ceci correspond tout simplement la limite d envoi de mails par secondes Privil giez 1 mail par seconde Attention si vous choisissez un compte mail h berg par un fournisseur d acc s internet il est recommand d envoyer vos emailings au compte goutte ou d utiliser un op rateur ind pendant exemple AuthSMTP En effet les op rateurs reconnus comme Free Orange Neuf pourraient vous brider votre compte mail apr s avoir d tect un envoi de mail important depuis leur r seau Enfin cr ez vos eMailings en choisissant l objet de vos messages en attachant vos pi ces jointes si n cessaire en r digeant le corps du message en texte seul ou format HTML Pour crire votre message faites un clic gauche dans l espace r serv cet effet 49 A S lectionnez enfin vos destinataires dans la liste de droite en cochant les cases correspondantes partir du bouton Ajouter des contacts voir ci dessous Email Contacts Variables automatiques De Objet M P jointe T Ajouter des contacts Ga isn EE gt on Mig Mail HTML Une nouvelle fen tre s ouvre N oubliez pas de cliquer sur Lancer la recherche lorsque vous avez finis de cocher pour filtrer vos contacts Terminez le processus d ajout en cliquant sur Valider en bas droite Prospective 2011 Recherche avanc e a Ouvrir Enregistrer Groupes Categories Options de recherche Londre Cat gorie ise Details des
27. e me supp omat 2 Ter et ee et Presse papiers Police m Presse papiers Police Alignement 4 Nombre BS Se Cellules Edition Nombre la Style Cellules dition c6 WE fe Pl A B D E G H I J K E 1 Matisoft 21 rue du 4 septembre 243602113 France La fert bernard Informatique Important 72400 schevrier matisoft net t Chevrier Samuel 2 Entreprise Nom contact Pr nom contact France 72110 St Cosme en Vairais email email com www site net _3 Alcoa Lambert France 4 Truaud Martin France 5 6 C 7 8 1 3 4 10 ar 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 A 4 4 h Feuill Feui2 Feui3 3 0 M Pr t Remarque pour une raison de compatibilit avec le logiciel Prospective il est important de concat ner vos champs Nom et Pr nom de vos contacts Pour concat ner sous Excel cliquez sur le petit ic ne voir image ci dessous Enregistrez maintenant votre tableau Excel extension CSV Lorsque vous avez finis de cr er vos fiches contacts dans un tableau Excel il ne vous reste plus qu l importer dans Prospective Pour se faire cliquez depuis le menu principal sur l onglet Donn es Importer puis Contacts Microsoft Excel Une nouvelle fen tre appara t Prospective 2011 Infos Importer un tableau Excel Pour importer des tableaux Excel dit s en fichier CSV 1 Ouvrez le tableau importer dans Excel 2 Cliquez sur Ficher Enregistrer sous gt Ty
28. ec l un de vos comptes mails habituels h berg chez un fournisseur d acc s Internet ou sur un serveur professionnel SMTP Pour configurer cela sous un serveur SMTP cliquez depuis le menu sur Email puis Configurer Contacts Variables automatiques Nouveau Ouvrir Enregistrer sous Configurer Ajouter une image KA Vous arrivez alors sur la fen tre suivante Prospective 2011 Serveur Port 25 Utilisateur Password connexion 55L Limite 1 mail par seconde Serveur Renseignez ici une adresse valide pour que le module eMailing de Prospective fonctionne correctement Indiquez alors une adresse issue de Y un serveur SMTP via un Fournisseur d Acc s Internet FAI en cliquant ici Y un h bergeur professionnel des prix raisonnables comment AuthSMTP en cliquant ici Remarque renseignez vous aupr s de votre fournisseur pour le num ro de port Utilisateur Password Veillez bien remplir ces champs en utilisant un nom d utilisateur et un mot de passe Renseignez vous aupr s de votre Fournisseur d Acc s Internet FAI ou h bergeur pour obtenir ces param tres En cochant Connexion SSL vous r duisez les risques d interception durant les changes de donn es Cependant si vous cochez cette case le nombre d envois en grande quantit sera per u par votre fournisseur et il se peut que celui ci bride vos envois Il est donc pr f rable de ne pas cocher cette cas
29. erche de vos archives Vous avez la possibilit de supprimer d finitivement vos archives en cochant les archives que vous souhaitez supprimer et en cliquant sur Supprimer les archives cochees 0 Vous pouvez galement imprimer vos archives ou les exporter en cliquant sur Imprimer ou exporter Prospective 2011 Imprimer ou exporter ts M Prospective 2011 27 06 2011 Poste Admimistrateur lunch 20 juin 2011 mardi 21 juin 2011 Rendez vous BEC BEC propos de la nouvelle consigne donn e aux agences Rendez vous Admimstrateur test Rendez vous Administrateur BBC testtest jeudi 23 pun 2011 Alerte 14 00 rendez vous Alerte 14 04 rendez vous Cliquez sur Imprimer ou Enregistrer selon votre choix a Recherche avanc e La recherche avanc e vous permet d effectuer des recherches cibl es de votre base de donn es Cliquez depuis le menu principal sur Outils puis Recherche avanc e Prospective 2011 Recherche avanc Ouvrir Enregistrer Groupes Categories Options de recherche Londre Categorie ise Details des contacts na E Avec les emails newyork Ajouter cette r gle Gestion des r gles en ET A Gestion des r gles en OU Cat gone2 Affinez votre recherche l aide des filtres disponibles Vous pouvez enregistrer une recherche ou bien ouvrir une recherche pr alablement effectu e KA Gestion des utilisateurs
30. ez sur Terminer pour finaliser l installation du logiciel Un ic ne Prospective 2011 est alors cr sur votre bureau Rappel pour b n ficier d une licence rendez vous ici Activation du logiciel Lors de la premi re installation de Prospective 2011 il vous sera demand de renseigner votre licence La fen tre suivante appara tra Prospective 2011 Su prospective Bienvenue dans Pour vous aider d couvrir ce logiciel voici une base de donn es limit e en nombre de contacts Les fonctions d exportation et d emailing sont galement bridees Les categories groupes t ches l agenda et les alertes sont pleinement modmables amsi que les fiches contacts L quipe Matisoft 02 43 60 21 13 Pour exploiter pleinement les capacit s du logiciel il vous faudra tout simplement aller dans le menu Donn es puis Options et licence Il vous suffit alors de recopier les informations qui vous ont t transmises par email lors de votre achat de Prospective voir images ci dessous Prospective 2011 Options et licence Prospective 2011 Options et licence Enregistrement de la licence Enregistrement de la licence Lcence G n ral T ches Aletes agenda S cu G n ral T ehes Aletes agenda S cu x Clef 1 EMAIL EMAILCOM Important Clef 1 email email com nt sels Clef 2 LICENCE MONOPOSTE La licence doit tre scrupuleusement Clef 2 Clef 2 LICENCE MONOPOSTE
31. giciel Vous pouvez vous procurer la version d valuation de Prospective en cliquant ici Si vous voulez par la suite profiter pleinement de Prospective il sera n cessaire d acheter une licence en visitant ce lien ou bien en nous passant un appel t l phonique au 02 43 60 21 13 un commercial s occupera de votre demande Vous pourrez galement demander recevoir le logiciel et votre licence sur cl USB Matisoft veillez simplement effectuer un copi coll du fichier d installation du logiciel sur votre bureau sinon l installation ne pourra s effectuer correctement En effet le logiciel s installera sur votre cl USB alors qu elle ne dispose pas de la place n cessaire pour cela Attention veillez choisir la bonne version du logiciel selon votre syst me d exploitation W l chargement Prospective v2011 La version d valuation de Prospective est garantie sans logiciel de publicit et sans logiciel espion Prospective est certifi sans virus Prospectre est compatible Windows XP Vista et Seven Copyright EMatisoft 2011 Installation du logiciel Des gue vous recevez votre mail contenant un lien de telechargement et votre licence cliguez sur le lien pour telecharger le fichier d installation de Prospective sur votre ordinateur Suivre les tapes suivantes 1 Apr s avoir cliqu sur le lien de t l chargement du logiciel la fen tre suivante appara t l cran sous Internet Explorer Cliquez sur
32. groupes Frospects Clients Divers Contacts Client Prospect Actions Supprimer les lignes coch es Pour ajouter un nouveau groupe cliquez sur Ajouter une ligne et nommer le comme bon vous semble Cliquez ensuite sur la croix en haut droite de la fen tre pour la fermer et faites Valider voir image ci dessous Entreprise Truel Contact Thibaud Civilit Monsieur Fonction DRH RS Londre lella Surveiller ce contact Cat gorie Actions Infos Suivi Fichiers Agenda Notes R seaux Categorie1 A Nouvelle t che E Nouvel objectif C Supprimer Pour supprimer ou renommer ce groupe cliquez de nouveau sur le bouton vert Groupe et apportez vos modifications l aide du bouton Modifier la ligne s lectionn e ou Supprimer les lignes cochees La d marche est identique pour la personnalisation des cat gories Si vous souhaitez changer un ou plusieurs contacts de cat gorie Prospective vous propose galement un module de transfert de donn es destin d placer vos fiches contacts d une cat gorie l autre Pour cela cliquez sur Donn es depuis le menu principal puis Contacts Dans cette nouvelle fen tre Prospective 2011 Transfert de contacts Cat gorie 1 Prioritaire Cat gorie 2 Toutes Contacts B Truaud Prospects HW Alcoa Vile CP E Pays France Etat de la relation Qualit de la relation
33. ifi le ME Bureau A agenda 20 06 2011 15 26 E Emplacements r cents lb database 20 06 2011 15 29 lk T l chargements Bureau CG Biblioth ques E Documents Images a Musigue EE Vid os ad Groupe r sidentiel B Partage JM Ordinateur 7 4 Mom du fichier Base de donn es Il vous suffit alors de s lectionner la base de donn es ouvrir et de cliquer sur Ouvrir Remarque le fichier s lectionner se nomme par d faut database mdb 2 Sauvegarde rapide Vous avez la possibilit de sauvegarder tout moment la base de donn es sur laquelle vous travaillez Depuis le menu principal allez dans Donn es Base de donn es puis Sauvegarde rapide voir image ci dessous Donn es Licence Quitter Affichage Outils Rapports Contacts Base de donn es Cr er une nouvelle base E Nouveau contact 4 Rechert Importer F se connecter une base existante Exporter k Entreprise Default B BBC 0 falcon Londre D Truel Contacts Restauration rapide Groupes a Copie de la base de donn es El du Si y y u Categories 3 Database Manager Personnaliser Fa Chemin de la base de donnees actuelle 5 Options et licence En quelques clics vous venez de sauvegarder les derni res modifications apport es votre base de donn es Attention il est important de rep rer ou se trouve votre base de donn es sur votre disque dur ou r seau et d en faire u
34. indows En d il je ext Madame nvover des emails avec une messagerie edeme a E Env es emails avec une messagerie edeme Mademoiselle E Rafraichissement automatique r seau E Casse des contacts automatique Afficher ic nes nouvelles t ches M N M UU sit PF Contacts en plein cran n cessite un red marrage Fran ais Dans cet onglet vous pouvez choisir le th me de Windows pour votre interface g n ral Vous pouvez d cider d envoyer vos emails avec une messagerie externe celle de Prospective En cochant cette case et en cliquant sur le petit cot de l email renseign dans la fiche contact vous enverrez vos emails par l interm diaire d Outlook Le rafra chissement automatique permet d actualiser toute les cinq seconde les donn es entr es dans la base de donn es de tel sorte que si un utilisateur ajoute des renseignements sur un contact dans la base de donn es ceux ci soient visibles par les autres utilisateurs le plus rapidement possible Cochez cette case si vous tes en r seau La Casse des contacts automatique si vous cochez cette case Prospective crit automatiquement le Nom et Pr nom de vos contacts avec une majuscule Vous pouvez afficher les ic nes de couleur diff rentes dans les t ches changement de couleur selon la proximit des dates d echeances Vous pouvez cocher Contacts en plein cran pour avoir vos informations sur vos contacts en plein cra
35. insi vous voyez votre planning Les rendez vous peuvent se chevaucher L onglet Notes Cet onglet vous permet simplement d inscrire une plus grande guantite de notes Cliguez sur Valider pour que vos modifications soient prises en compte a L onglet R seaux L onglet r seaux permet d indiquer des liens vers d autres sites qui pourraient vous renseigner davantage sur votre contact Par exemple pour la case Facebook indiquez le lien internet de la page facebook de votre contact Fichiers 1 R seaux Facebook Renseignez ici M E Twitter s Fi ci Viadeo i CG linkedin i E Fickr M Manageo d T Societe com M v Ajouter avec l onglet Importation Prospective vous offre galement la possibilit d ajouter des contacts en important ceux ci depuis un tableau Excel Pour cela il faut avoir cr au pr alable un tableau Excel comportant vos diff rents champs compl t s que l on retrouvera dans Prospective il n est pas n cessaire de respecter l ordre des champs que vous retrouvez dans Prospective puisque le classification de ces champs se fera par la suite gr ce Prospective voir image ci dessous Accueil Insertion Mise en page Formules Donn es R vision Affichage 8 X E 4 Calibri 11 A A a EN Renvoyer la ligne automatiquement Standard M H II 7 m a Ha Eid 34 er y 6 2 e EEE IE E TEE JE ESET EJ a t 28 Mas enfome Metue sous torne sl d
36. iviser cette interface en trois parties pour plus de visibilit Y Une premi re partie destin e la gestion de vos contacts Y Une seconde partie pour la gestion de vos t ches projets Y Une troisi me partie r serv e aux alertes bloc note g n ral et la pr visualisation de vos fiches contacts 1 Gestion des contacts Comme son nom l indique il s agit ici de g rer vos contacts plusieurs possibilit s s offrent vous partir d un simple clic droit sur votre contact v Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts v Vous pouvez modifier les informations li es vos contacts d j existants v Vous pouvez supprimer d finitivement des contacts de votre base de donn es Vous pouvez effectuer une recherche d un contact et consulter sa fiche TProspective 20 Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Groupes Cat gonel Toutes Cat gorie Z Toutes Filtre Tous ki g g Entreprise Default B BBC Ross test E Times Monica E Blizzard Entertainment Jos 2 Gestion des t ches projets Vous pourrez dans cette partie selon l onglet choisi effectuer les t ches suivantes Y Consulter vos diverses t ches objectifs projets ou surveillance en cours avec un contact v Ajouter modifier ou supprimer une nouvelle t che un nouveau projet un nouvel objectif ou une surveillance v Imprimer et exporter les donn es d un contact ou de toute votre base T ches 0
37. lors l cran Outils Rapports Donn es Licence Quitter Mouveau contact Entreprise Matisoft Secteur Informatique Contact Samuel Chevrier Fie Civilit Monsieur Mobile Fonction Commercial Fax 5 Clients ena Xe vw Prioritaire E Surveiller ce contact RT Actions Infos Suivi Fichiers Agenda Notes R seaux Ville La Ferte B CP 22400 Pays France tat de la relation Qualit de la relation Bonne Notes importantes Commentaire s E Mouvel objectif M Supprimer Annuler X Valider Une premi re partie en haut gauche sert identifier de fa on globale votre contact Renseignez alors le nom de l entreprise auquel appartient votre contact le nom du contact choisissez sa civilit ainsi que sa fonction dans l entreprise exemple commercial ressource humaine Vous pouvez galement ajouter un logo votre contact en cliquant sur l image gauche de la fen tre Choisissez le groupe et les cat gories dans lesquels vous souhaitez trier vos contacts en savoir plus chapitre Personnalisation Une seconde partie en haut droite r serv e aux coordonn es principales de votre contact Choisissez parmi la liste d roulante le secteur d activit de votre contact indiquez son numero de fixe de mobile de faxe son adresse lectronique ainsi que son site internet s il en poss de un bien entendu Renseignez ensuite son adresse ville code postal pays
38. n Ni MProspective 201 ESS Sa Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts Rendez vous T ches 0 Objectifs 0 Projets 0 Alertes 0 Surveilance 0 Bloc notes E Nouveau contact 4 Rechercher KA M Groupes Cat goriel Important Cat gorie2 Toutes Filtre Tous Entreprise Contact Fixe Mail Secteur Contacts Truaud B Matisoft Samuel Chevrier 0243 60 21 13 schevrier matisoftnet Informatique Martin Titre Commercial Groupe Contacts Cat gorie 1 Prioritaire Cat gorie 2 Cat gorie2 Secteur Communication Relation Ville Pays France E T che Objectif Jp Alete Surveiller Supprimer Nouvelle t che Nouvel objectif Nouveau projet Y Nouvelle alerte Contacts 1 3 Imprimer ou exporter mercredi 29 juin 2011 Quitter 9 Figure 1 En mode plein cran x 7 Prosp 2CUVE a 8 a a Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts Rendez vous E3 Nouveau contact 4 Rechercher KA Groupes Cat goriel Important Categorie2 Toutes Filtre Tous z Entreprise Contact Fixe Mail Secteur Contacts Contacts Alcoa B Matisoft Samuel Chevrier 02 43 60 21 13 schevrier matisoft net Informatique Lambert Titre RH Groupe Prospects Cat gorie 1 Prioritaire Cat gorie 2 Cat gorie2 Secteur Assurance Auto Relation Ville Pays Fran
39. ne copie r guli rement voir proc dure la fin de ce manuel Matisoft d cline toute responsabilit en cas de perte de vos fichiers Pour conna tre l endroit dans lequel est h berg e la base de donn es sur laquelle vous travaillez il suffit d aller depuis le menu principal dans Donn es Base de donn es puis Chemin de la base de donn e actuelle 1 Restauration rapide Si vous souhaitez un moment donn revenir sur un point de restauration de l une de vos sauvegardes allez partir du menu principal dans Donn es Base de donn es puis Restauration rapide Il vous suffit alors de choisir parmi les diff rentes restaurations celle qui vous int resse et de double cliquer dessus voir image ci dessous Prospective 2011 Restauration Cliquez deux fois sur une sauvegarde pour restaurer la base de donn es Sauvegarde du 22 06 2011 14 02 38 Sauvegarde du 22 06 2011 14 09 47 Sauvegarde du 24 06 2011 14 23 48 Vous avez la possibilit de sauvegarder tout moment la base de donn es sur laquelle vous travaillez Depuis le menu principal allez dans Donn es Base de donn es puis Sauvegarde rapide voir image ci dessous Affichage Outils Rapports Donn es Licence Quitter Contacts Base de donnees Cr er une nouvelle base Importer e connecter une base existante Exporter Entreprise Default 0 BBC O falcon Londre Tr
40. ns le champ Rechercher entrez le contenu que vous souhaitez rechercher Renseignez ensuite dans le champ Remplacer par le nouveau contenu que vous voulez voir appara tre pour ce contact Pr cisez l aide de la liste d roulante sur quel crit re d information se fera le changement Cliquez ensuite sur Remplacer en bas droite pour effectuer la modification Vous pouvez galement modifier le contenu d un champ en double cliquant dessus A l aide du bouton Supprimer vous pouvez effacer le contenu de la cellule s lectionn e ou effacer un contact dont au moins une cellule est s lectionn e Suppression Hfacerle contenu des cellules s lectionn es O Effacer le s contact s dont au moins une cellule est s lectionn e Rappel pour s lectionner plusieurs cellules la fois garder le bouton Ctrl de votre clavier enfonc puis l aide de votre souris faites un clic gauche sur les cellules s lectionner Exporter Pour exporter les donn es de votre base Prospective dans une source ext rieure cliquez sur Donn es dans le menu principal puis Exporter et choisissez ensuite le format sur lequel vous souhaitez enregistrer vos donn es Indiquez un nom et l emplacement d enregistrement voir image ci dessous et cliquez sur Enregistrer i Enregistrer sous A OL Bureau Organiser Nouveau dossier rs Tr Favoris Biblioth ques M Bureau a Groupe r sidentiel Emplacements r
41. ntrez le nom de l entreprise ou directement le nom du contact dans la barre de recherche voir image ci dessous Une fois votre contact trouv vous pouvez soit faire un clic droit dessus puis choisir l option Modifier ce contact ou bien double cliquez dessus pour ouvrir directement la fen tre de la fiche contact voir image ci dessous Matisoft Entreprise Matisoft Secteur Informatique Contact Samuel Chevrier Free Civilit Monsieur Mobile Fonction Commercial Fax E M Clients email LE jae e vot EEE D Prioritaire S E Surveiller ce contact Cat gorie isa Ville La Ferte Bemard CP 72400 Pays France Etat de la relation int ress h TP Qualit de la relation Ed Motes importantes Commentaire s Ca Nouvelle t che z Nouvel objectif M Supprimer Annuler X Valider Si vous souhaitez maintenant modifier les informations contenues dans l onglet Actions double cliquez dessus et modifiez les N oubliez pas de cliquer sur Valider chaque changements sur la page en cours mais galement sur la page fiche contact comme ci dessous EA Matisoft Nouvelle tache T che finaliser vente partir du vendredi 1 juillet 2011 Date limite mercredi 13 juillet 02011 Affectation Chevrier Samuell Notes commentaires Actions 1 a La Ferte Bemard E M Chewier Samuel gt finaliser vente 01 07 2011 13 07 2011 Vile CP 72400 Pays France y Et
42. onfigurer les champs personnalis s Secteur Fite Mobile Fax email Web Adresse ville CP Pays France TS Cr Qu dan Notes importantes Annuler X Valider Afficher les informations des colonnes vous avez le choix d afficher ou non les informations des colonnes depuis cet onglet Mes contacts sont des professionnels particuliers selon l option choisie les informations des colonnes s organiseront de mani re diff rente 2 Personnaliser vos cat gories groupes et transferts Les cat gories et groupes sont tr s importants pour la classification de vos nombreux contacts De plus le fait de renseigner des groupes ou cat gories pour vos contacts vous fera gagner un temps pr cieux lors de la recherche de ceux ci En effet vous pouvez voir des filtres pour la recherche de contacts Appliquez ces filtres par rapport vos groupes ou cat gories pour cibler directement les contacts rechercher voir image ci dessous Cid i Nouveau contact M Rechercher y Groupes Cat goriel Toutes r Cat gorie 2 Filtre Tous M Chacun des contacts peuvent tre class s dans un groupe ainsi que dans une ou deux cat gories bien distinct lors de la creation de leur fiche d identit Pour cela lorsque vous cr ez une nouvelle fiche d identit pour un contact vous avez la possibilit de cliquer sur le bouton vert Groupe a Cie Prioritaire v dition des
43. pe de fichiers CSV 3 Importez ce fichier CSV dans le logiciel fen tre suivante Cliquez sur la croix rouge en haut droite pour quittez cette fen tre Une nouvelle fen tre s ouvre alors pour s lectionner votre document Excel pr alablement enregistr Cliquez sur Ouvrir pour importer votre document Excel dans Prospective La fen tre suivante appara t l cran Prospective 2011 Module de conversion Colonne 7 Ville Colonne 6 Cat gorie 2 Cat gorie Cat gorie Cat gorie Colonne 4 Secteur Assurance Auto Communication Infomatique Colonne 5 Cat gorie 1 Prioritaire Important Colonne 3 Mobile Colonne 0 Colonne 1 Alcoa Lambert Truaud Martin Matisoft Samuel Chevrier 02 43 60 21 13 Champs des fiches contacts Champs personnalis s Colonne 16 Colonne 11 Champ Fax ka Chifre d affaires Champ Site web Colonne 0 Colonne 1 LI Entreprise r Champ Contact Qualit relation Champ Champ Champ Champ Champ Champ Champ Champ Fonction email Adresse Ville Code postal Tel fixe T l mobile Colonne 8 Colonne 15 Colonne 7 Colonne 14 Colonne 13 Colonne 2 Colonne 3 Champ Notes Champ Activit Champ Groupe Colonne 5 Colonne 6 Champ Cat gorie 1 Champ Cat gorie z Pour importer des contacts indiquez les colonnes comespondant aux champs d une fiche contact Etat relation Colonne 10 Annuler Importer
44. possible Pour cr er une nouvelle base de donn es vierge cliquez sur Donn es partir du menu principal puis Base de donn es et enfin Cr er une nouvelle base ou Se connecter une base existante si vous disposez d j d une base de donn es sur votre ordinateur Rechercher un dossier S lectionnez un r pertoire dans lequel vous souhaitez h berger une base de donn es Prospective Bureau A Biblioth ques a Groupe r sidentiel gt B Partage gt JE Ordinateur gt Ciu R seau BA Panneau de configuration E Corbeille D Nouvelle base TEST Cr er un nouveau dossier S lectionnez un r pertoire d j existant pour y h berger votre nouvelle base de donn es ou cr ez un nouveau dossier Fa tes Ok Prospective 2011 s prospective Mes contacts sont surtout des professionnels EH 0 particuliers ga Ouvrirma nouvelle base de donn es Choisissez maintenant si votre base de donn es ciblera davantage les professionnels ou les particuliers Cliquez sur Ouvrir ma nouvelle base de donn es Votre nouvelle base de donn es est maintenant op rationnelle KA Si vous disposez d j d une base de donn es allez dans Donn es partir du menu puis Base de donn es et Se connecter une base existante La fen tre suivante appara t alors i Ouvrir 0 9 m Nouvelle base TEST Organiser Nouveau dossier TT Favoris Nom Mod
45. r elle permet d avoir en un seul clic la liste des clients que vous souhaitez surveiller pour une raison quelconque Dans ce cas le nom de votre contact ainsi que le contenu de la note importante apparaissent dans l interface d accueil dans la partie Contact Rendez vous onglet Surveillance Pour cela il suffit de faire un clic droit sur votre contact et cliquer sur Placer en surveillance voir image ci dessous Entreprise Contact Fixe Mail Secteur e ITEE D falcon Arts graphigues E Modifier ce contact M Cloner un contact 3 Nouvelle t che Z Nouvel objectif Nouveau rendez vous W Poser une alerte Bloc notes Placer en surveillance Fichier de coordonn es Le Exporter ou imprimer Vous avez aussi la possibilit de placer un contact sous surveillance directement depuis l interface d accueil Cliquez une premiere fois sur votre contact pour le s lectionner puis faites Surveiller dans l onglet Contact droite de l interface voir image ci dessous Entreprise Contact Fixe Mail Secteur Contacts C D falcon Mignon Arts graphiques Titre Ressource Humaine Groupe Cat gorie 1 Cat gorie Cat gorie 2 Cat gorie Secteur Relation Ville Pays France ESl che Objectif Y Alerte Enfin une derni re fa on de mettre un contact sous surveillance double cliquez sur le contact surveiller puis cochez la case
46. r les l ments que vous retrouvez dans vos fiches contacts Entreprise civilit pour vous assister dans la cr ation de vos lettres Si vous choisissez par exemple d ins rer Entreprise et que vous allez ensuite dans l assistant de publication Prospective r cup rera le contenu de ces champs Fichier Edition Affichage Ins rer Format Tableau Options D AlS ia FE Fr Normal Aral 10 Fr L CORRE LRO ARR LES LL L L L Assistant de publication En cliquant sur le bouton Assistant de publication vous ouvrez la fen tre suivante i Matisoft Samuel Chevrier nn Action Contacts Flandres a iii saia donc Ajouter des contacts gt Matisoft Samuel Chevrier GAlsersiPackard bell Desktop ju rtf Depuis cette nouvelle fen tre vous pouvez ins rer du texte effectuer une impression de vos lettres une sauvegarde de celles ci ou bien ouvrir ou enregistrer ce document en tant que liste Vous pouvez galement ajouter de nouveaux contact en appuyant sur le bouton en haut droite Ajouter des contacts vous arrivez alors dans le module de Recherche avanc e de Prospective voir page 0 Editeur de texte Prospective dispose galement de son propre diteur de texte ou vous pourrez r aliser des documents types texte avec les fonctionnalit s de base d un diteur de texte comme Microsoft Word ou autres Fichier Edition Affichage Ins rer Format Tableau Options Es
47. rimer SUR 20 06 2011 relance du client pour le produit L onglet Fichiers Vous pourrez gr ce cet onglet attacher un fichier ou un groupe de fichiers votre fiche contact Pour se faire cliquez sur le petit dossier jaune Parcourez ensuite les fichiers de votre ordinateur et choisissez celui de votre choix 24 Ouvri a e ns S Biblioth ques Images v Rechercher dans Images p Ce Organiser Nouveau dossier E v SVC Favoris Biblioth que Images Organiser par Dossier Y M Bureau Inclut 2 emplacements E Emplacements r cents A T l chargements M Bureau vl Biblioth ques C Documents Echantillons BASE Copie E Images d images a Musique EE Vid os 4 Groupe r sidentiel A Partage J i Ordinateur be Nom du fichier BASE Copie Cliquez sur Ouvrir Vous voyez maintenant appara tre le nom de votre fichier dans l espace blanc c t du dossier jaune Vous avez la possibilit tout moment de supprimer ce nouveau fichier l aide du bouton droite de cet espace blanc voir image ci dessous Rassurez vous seul l acc s votre fichier est supprim il n est pas pour autant supprim de votre ordinateur Une fois votre recherche termin e appuyez sur Valider en bas droite pour enregistrer les nouvelles informations Pour ouvrir l une de vos pi ces jointes retournez la fen tre des fichiers
48. rimer Y Bouton Fixe En cliquant sur ce bouton vous demarrez une option incluse dans votre syst me d exploitation Windows le num roteur t l phonique Ce dernier composera pour vous le num ro inscrit dans le champ Attention pour utiliser cette fonction votre ordinateur doit tre quip d un modem RTC reli votre prise t l phonique et d un microphone Vous devez galement entrer dans le champ de saisi un num ro de t l phone sans espace v Bouton Mobile M me d marche que le bouton Fixe Voir explication ci dessus vV Bouton email Avec ce bouton vous demarrerez le module d envois de mailings de Prospective Vous pouvez galement utiliser votre client mail habituel Pour cela cliquez sur le menu Donn es de l interface d accueil puis Options et Licence Dans la nouvelle fen tre l cran allez sur l onglet G n ral et cochez la case Envoyer des emails avec une messagerie externe voir page 22 Y Bouton Web En cliquant sur ce bouton vous d marrez votre navigateur Internet par d faut l adresse indiqu e dans le champ Bouton Ville Vous pourrez geo localiser l adresse exacte de votre contact gr ce au site www viamichelin fr v Bouton Code Postal CP Vous pouvez ici renseigner plusieurs adresses pour votre contact Etat et qualit de la relation Comme pour le bouton Secteur vous avez la possibilit ici d ajouter vous m me un tat et ou une qualit de la relation pour votre
49. s l apparence de votre module de Lettre et publipostage Vous pouvez modifier l apparence de la fen tre enlever ou ajouter des outils dans la barre ajouter une ent te ou pied de page ainsi que modifier la taille de votre lettre l aide du bouton Zoom Rappel maintenez le bouton Ctrl enfonc et zoom ou d zoom l aide de la molette de votre souris Y L onglet Ins rer Celui ci permettra d ins rer des documents type texte des images BMP TIF WMF GIF JPG PNG des emplacements textes ou des sauts de lignes Vous pouvez apr s avoir ins r vos documents en modifier la taille ainsi que l emplacement en cliquant dessus Y L onglet Format L onglet Format vous aidera dans la personnalisation de vos lettres en modifiant notamment le style du texte la couleur du texte et la couleur de fond de votre lettre la police du texte L onglet Tableau Cet onglet est destin incruster dans votre lettre des tableaux en choisissant le nombre de lignes et de colonnes Vous pourrez galement depuis cet onglet supprimer des tableaux pr alablement incrust la lettre L onglet Options Vous pourrez depuis l onglet Options choisir d enregistrer vos lettre au format HTML ou PDF Prospective vous propose aussi de s curis l ouverture de vos documents PDF ainsi que leur impression l aide d un mot de passe Vous pouvez voir un bouton Ajouter un l ment qui vous servira ajoute
50. s avoir double cliquez sur le fichier d installation de Prospective la fen tre suivante appara t l cran Fichier ouvert Avertissement de s cunt L diteur n a pas pu tre v rifi Voulez vous vraiment ex cuter ce logiciel Mom l p diteur Type De C Users Baptiste Downloads Prospective SE exe diteur inconnu Application Users Baptiste Downloads Prospective SE exe Toujours demander avant d ouvrir ce fichier Ce fichier ne contient pas de signature num rique valide authentifiant son diteur N ex cutez que les logiciels des diteurs approuv s par vous Comment savoir quels logiciels je peux ex cuter 7 Appuyer sur Ex cuter pour lancer l installation Vous entrez maintenant dans l assistance d installation de votre logiciel voir image ci dessous Mg Installation Prospective pcn Lim Bienvenue da ns l assistant d installation de Prospective Cet assistant va vous quider dans l installation de Prospective sur votre ordinateur ll est recommand de fermer toutes les applications actives avant de continuer Appuyez sur Suivant pour continuer ou sur Annuler pour abandonner linstallation Cliquez sur Suivant 4 Installation Prosp de licence Les informations suivantes sont importantes Veuillez IMPORTANT LISEZ ATTENTIVEMENT LES MODALIT S SUIVANTES SUR LA LICENCE D UTILISATION DU LOGICIEL PROSPECTIVE l ensemble des temes et conditions d finis ci apr
51. t pourquoi l quipe de Matisoft reste l coute de toutes les suggestions que vous pourriez apporter et qui nous aiderons vous proposez d importantes am liorations dans de prochaines mises jour Pour cela merci de nous contacter sur le site de Prospective http www prospective fr com page contacter Note s Utilisateur Note s Utilisateurs
52. tie Rendez vous est tr s utiles car elle vous permet de personnaliser la couleur des champs le nom des champs par exemple cliquez sur Tres important et renseignez le nom que vous souhaitez Vous avez aussi la possibilit de d terminer la dur e par d faut pour chaque amplitude de vos t ches v Onglet S curit Prospective 2011 Options et licence Alertes amp agenda 56 Sauvegarde ja Sauvegarder la base de donn es avant une restauration E Sauvegarder la base la fermeture du logiciel A Mot de passe l ouverture R p ter le mot de passe Proposer le mode LECTURE SEULE 1 Dans ce dernier onglet choisissez de sauvegarder votre base de donn es avant chaque restauration et de sauvegarder automatiquement votre base la fermeture du logiciel Prospective vous donne la possibilit de cr er un mot de passe pour l ouverture du logiciel Vous pouvez galement activer le mode LECTURE SEULE qui permet simplement de lire les infos et de ne pas modifier le contenu d j pr sent Ajouter modifier ou supprimer un contact 1 Ajouter un contact Prospective propose plusieurs fa ons pour ajouter un contact Vous pouvez le faire de fa on manuel via la cr ation fiche contact de Prospective ou en important vos contacts v Ajout manuel Cliquez sur Nouveau contact depuis l onglet Contact dans l interface d accueil Affichage Contacts La fen tre suivante appara t a
53. tre de votre objectif ainsi que la date laquelle votre objectif doit tre remport Indiquez ensuite un commentaire sur la nature de cet objectif Une fois votre objectif r alis cochez Objectif valid Appuyer sur Valider pour prendre en compte ce nouvel objectif Vous pouvez supprimer tout moment vos t ches ou objectifs l aide du bouton Supprimer L onglet Infos Cet onglet vous permet de renseigner diverses informations concernant votre contact Indiquez un titre dans Champs personnalis s puis quittez cette fen tre Vous voyez maintenant appara tre une nouvelle ligne d information que vous pouvez remplir selon votre choix test information de votre choix 4 Cliquez sur la petite croix rouge pour effacer ces informations et cliquez sur le titre de votre information ici test enlevez test de votre champ personnalis puis quittez la fen tre pour supprimer totalement cette info note L onglet Suivi Dans l onglet Suivi cliquez sur Nouveau suivi en bas gauche Une nouvelle fen tre s ouvre alors S lectionnez la date de suivi et n h sitez pas mettre un commentaire voir image ci dessous BBC Survi Date lundi 20 juin 2011 Ei relance du client pour le produit Annuler Valider Cliquez sur Valider Pour supprimer un suivi il suffit de cliquer sur le suivi de votre contact et d appuyer sur Supp
54. uel Contacts 4 Restauration rapide Groupes Copie de la base de donn es Cat gories 4 Database Manager Personnaliser F Chemin de la base de donn es actuelle Options et licence En quelques clics vous venez de sauvegarder les derni res modifications apport es votre base de donn es Attention il est important de rep rer ou se trouve votre base de donn es sur votre disque dur ou r seau et d en faire une copie r guli rement voir proc dure la fin de ce manuel Matisoft d cline toute responsabilit en cas de perte de vos fichiers Pour conna tre l endroit dans lequel est h berg e la base de donn es sur laquelle vous travaillez il suffit d aller depuis le menu principal dans Donn es Base de donn es puis Chemin de la base de donn e actuelle KA Database Manager Pour acc der ce module de Prospective rendez vous depuis le menu principal dans l onglet Donn es Base de donn es puis Database Manger Vous arrivez sur cette fen tre Prospective 2011 Database Manager n j a Contact Cat gorie Cat gorie2 Secteur email M RDA OSS Fixe vn FEI ootan Ge nomme E Database Manager op re comme un moteur de recherche sur votre base de donn es pour ensuite modifier le contenu d un champs En cliquant sur le bouton Remplacer en bas gauche une nouvelle fen tre s ouvre KA Da
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