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BFC-E Manuel d`utilisation - CNRS

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1. A a i o e mu me ONAN IO O HERR EM pote Crit re raen Er ir 2 Poses E Protocole contr le facture 2006 El IE 768 R1RIS o a 1 Afin d obtenir plus de d tails sur l erreur bloquante signal e par le feu rouge cliquez sur Autre s puis s lectionnez Messages erreur dans le menu d roulant la 0 H x Pa Une fen tre de contr le de protocole s ouvre vous indiquant en d tail l erreur bloquante contenue dans la facture Il s agit ici d une diff rence entre le D bit et le Cr dit de la facture due une erreur de saisie pour une valeur de 9 e Cliquez sur l ic ne w de validation afin de retourner sur la fen tre principale de la cr ation de facture Engagement et prise en charge Page 98 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 Cr er facturefournisseur soci t Z900 Menua P Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Maintenir Op ration Facture v OC Solde 0 00 EUR Fournisseur 0001000000 Soci t i Date de facture 29 05 2006 R f rence 30000031 FIRADEC Date comptable 29 05 2006 S Bo te postale 194 Montant 718500 EUR C Calculer TVA 44604 Saint Nazaire Cedex Montant TVA 1 176 00 d DO TVA d ductible B amp S w 10561111111 3 Texte e kes Cond de pmt Ech an imm d
2. D sign Wt Document Pos Date cpt EQuantit t couts indir acgu 1 zEMontant DI Devlin 0 500 0 UNI 4 981 15 EUR Op rat Entr e marchandises 0 500 UNI 4 991 15 EUR 0 500 0 UNI 5 840 28 EUR Op rat Entr e de facture 0 500 UNI 5 840 28 EUR 0 0 UNI 1 000 00 EUR 0 0 UNI 1 000 00 EUR Op rat Acompte m 9 UNI 0 00 EUR m P L onglet Historique de la commande n appara t que lorsqu il existe au moins un service me fait pour une commande standard ou une facture pour une commande pr visionnelle postes Il est possible de double cliquer sur le n du service fait document article ou de la facture pour y acc der Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 58 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cet onglet pr sente les documents d achat li s cette commande Les services faits cr s ou annul s Les factures Les avoirs Les acomptes Les services faits entr es marchandises cr s ou annul s se lisent de la mani re suivante sur l historique d une commande WE Mouvement MVT 101 correspond une entr e marchandise positive c est l int gration du service fait WE Mouvement MVT 102 correspond une annulation d entr e marchandise n gative c est l int gration de l annulation du service fait ou de sa modification EE se t Poste Donn es art
3. ln Foumisseur oodi ooo0a Dann base Soci t Date de facture 29 05 2006 R f rence 30000031 FIRADEC Date comptable 29 05 2006 Bo te postale 194 Montant 7 176 00 EUR C Calculer TVA 44604 Salnt Nazaire Cadex Montant TVA 117600 DO TVA d ductible B amp S M 9581111111 Terte Le wi Cond de pmt Ech an imm d gt Date de base 29 05 2006 C ctii comp Cplebque 11111111111 Soci t 7900 CNRS Paris TEST banque Num ro de lot el R f renc command Commandelprogramme de livraisons M 2000000300 L c Postes d marchandisesisanices w Engagement et prise en charge Version 4 33 Mise en tomme CHARS ka Poste Domaine d activ Centre de co ts _ Poste Compte g n raifmontant Commande achat zl 260225000 O0 TVA d die 2000000300 20 0014005 Er P sie j EN crit re yech i r i La quantit restant facturer t le montant HT correspondant sont rapati s automatiquement Une fois la r f rence la commande rentr e Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier Le syst me retrouve les donn es de la commande et vous propose automatiquement la quantit maximum pouvant tre factur e sur cette commande Les codes TVA des postes sont renseign s s ils ont t saisis dans la facture par le gestionnaire du laboratoire dans GESLAB Si vous souhaitez ne r aliser qu une facturation partielle modifiez la quantit
4. Traiter Saut I Syst me Aide Exporter j Envoyer Terminer Shift F3 H4634 Fournisseur 1006063 NEOPOST FRANCE Fournisseur 1007131 SSD DAIVEE PARVEX Fournisseur 1027097 AIR PRODUCTS FJ Ej Engagement et prise en charge Version 4 33 Cr at automat de la commande partir des demandes d achat Menu d Retour interrompre Syst me 4 S lectionner Calcul avec tableur Fichier local La commande n a pas pu tre cr e La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La commande n a pas pu tre cr e La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La commande n a pas pu tre cr s La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La comande n a pas pu tre cr s La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La comande n a pas pu tre cr s La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La comande n a pas pu tre cr s La demande d achat n a pas pu tre La commande n a pas pu tre cr es La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La commande n a pas pu tre
5. PE E Demandes d achat 1000000119 10 14 09 2006 Programme utilisation du budget 1723 1000000195 D tail pi ces de saisie de budget RE on 1723 1000001706 26 09 2006 Ecritures FI 1723 20 Toutes les critures es L _ 1723 40 1723 50 1723 60 partir de cet tat vous pouvez traiter directement les demandes d achat sans fournisseur voir ci apr s 5 2 2 2 Traiter une demande d achat sans fournisseur Dans l tat des demandes d achat sans fournisseur et dans la colonne N pce r f double cliquer sur le num ro de la demande d achat traiter Le syst me affiche la demande d achat Engagement et prise en charge Page 27 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 e Toutes les critures SAP Enterprise Portal 6 0 Microsoft Internet Explorer Fichier Edition Affichage Favoris Outils CENTRE NATIONAL s r z r DE LA RECHERCHE Assistance Documentation Fin de session SOENTIFAIOUE 1 he A Toutes les critures Havigation sur la page Afficher Demande d achat 1000000119 E be Menua P Retour merompre syst me a Situation des cr dits de paiement BB Pr vision et ex cution des recette Situation AE aux diff rents stade Situation AE et CP consomm s Evolution mensuelle E et CP Situation budg taire Programme budget Comparaison de versions de budi Programme utilisation du budget D tail pi ces de sai
6. O EEEN Op ration Avoir 5105601016 2006 Paiement ta act montant r Fournisseur 0001000672 RADIOSPARES COMPOSANTS Date base 9122006 Condpaimt o Jours Oooo RUE NORMAN KING BP 453 Echu le 19 12 2006 0 Jours Oooo 80031 BEAUVAIS CEDEX 0 Jours nets Fixe E nr Mode prt a Bl c paie Disp pour paiement facture 5105600881 2006 Cptebque 00020500801 STE GENERALE SG BEAUVAIS ENTF Banque soci t R f rence commande Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TYA JQuantt Commande achat Poste Domaine d activ Cent E1 Exon rat 12000000136 40 001 O Dans l onglet Paiement indiquer dans la zone N facture la r f rence MM de la Tome 2 premi re facture prise en charge concern e pour que l avoir puisse faire un lien avec une facture Simuler l criture comptable g n r e en cliquer sur le bouton Menu puis pi ce simuler et enregistrer pour prendre en charge l avoir e 2 me tape Saisir une facture dans la transaction MIRO lt Cr er facture par le chemin D penses Prises en charge factures achat Cr er facture Cr er une facture d un montant HT correspondant la totalit des 4 factures avec le montant TVA correspondant soit ici 451 50 HT 88 50 TVA 540 00 TTC en rappelant le num ro de commande correspondant et en s lectionnant cette fois tous les postes de la
7. nnsssssssseoooeeeeeesssssssssseee 145 82 11 Gestion des factures en devise Etran ETO rs son en nn in Ai 149 8 2 12 La gestion des diff rences sur les tiers dans le flux de la d pense nnnnnnnononssssssssssseeeereesssssssssssse 155 5 213 Avoiretannulation de facture seeriana aa Eaa aa tentent desc 161 PA EANI EVO r E E E E A E E 162 8 2 13 2 L annulation d une facture ou d un avoir MR8M ssesssssssssesssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssse 175 Engagement et prise en charge Page 4 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 3 DADORIIO FUNE AOC Re MR RS nr en in ie 178 8 4 Int gration du ROP et cr ation de factures avoirs Carte Log e ss 180 8 4 1 Comptabilisation en masse des factures Carte Log e ss 181 8 4 2 Afficher la synth se des factures issues du ROP ta anis ssasesitesol tanenouilanaelaeenasststelet tinesogaste de 182 8 4 3 tieherune acte Sue du ROP ESA a a a a E etaient 185 8 4 4 Le traitement des erreurs apr s comptabilisation ssesssssssssssseeeeeeeessssssssssssssettrereresssssssssssseeeereeo 186 0 Blocage paiementad une Jaclire cos nan D Ne imite 188 ANNEXES E EE elenet tidnit O 190 Annexe l tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation ss 190 Engagement et prise en charge Page 5 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 A propos de ce manuel
8. Indiquer dans la zone d c t le num ro BFC du fournisseur souhait Engagement et prise en charge Page 145 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Le n de commande tant obligatoire pour la cat gorie Commande programme de livraisons apr s avoir saisi un n de fournisseur vous aurez le message d erreur La commande lt n fournisseur gt n existe pas Il faut cliquer sur le bouton Interrompre puis la zone de saisie du n de fournisseur s agrandit vous pouvez alors le ressaisir Si vous ne le connaissez pas vous avez la possibilit d utiliser l ic ne d aide la recherche Une nouvelle fen tre s affiche pour effectuer la recherche du fournisseur dans le r f rentiel Tiers Pour rechercher un fournisseur vous pouvez consulter le chapitre sur la gestion des tiers dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomeli RErF Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menu a dl oo l Activer struct cae Actr serve trav Autre document de facturation mainteni Donn base Date de facture 01 12 2006 R f rence DEC2006 Date comptable 06 12 2006 Montant 150 00 C Calculer TVA Texte Date de base C Ctrl Comp Soci t Z900 CHRES Paris Num ro de lot R f rence commande Fournisseur M mwa fe Mise en forme Poste Compte g n ral Code TWA commande achat Centre de co ts El rr Ensuite clique
9. 10 emballages t cartons 10 emballages el cartons 20 fournitures de bureau Groe marchandises N art fourn Code EANIUPC Sous gamme fourm Art conf in d Lot fourmis seur Pour acc der au d tail d un autre poste de la commande cliquez sur le menu d roulant 0 et 0 et s lectionnez le poste que vous souhaitez afficher 5 3 1 2 Afficher une commande d achat pr visionnelle Les commandes d achat pr visionnelles se pr sentent comme les commandes standards avec une l g re diff rence dans certains onglets Le menu d acc s est le m me que pour les commandes standard EE LE ns p Retour interompre 8vime 2 Cde pr visionnelle 2000000166 Fournisseur 1000522 AGT COMPT UNIVERS P Date doc 07 12 2006 T En t te HE Pos 1 P D signation at commande UA JDatelwr Pricnet pew Par a Grpe march iv NF poste x 10 3 P FRAIS DE CAMPUS 1UNI T 17 12 2006 100 00EUR 1 UNI FRAIS DE CALIMSI 1249 EUR EUR REL dn B Poste 10 FRAIS DE CAMPUS v av Tol livr exc d 1 A mimit terelance C Entr e march 2e relance ooo C EM non valoris 3e relance Nbre relances o D lai pr v livr Cl cde QSS v Incoterms L onglet La zone Entr e march qui n est pas coch e pour les commandes pr visionnelles sans Engagement et prise en charge Page 59 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Livraison s
10. m A c Demande SM Commande R ception er Prise en M d achat d achat charge A Impact em budg taire Impact R Engagement CO R R el CO analytique D GXXX D 408 ire C 408 C 401 T Rejet l commande x C Cr ation A Annulation M modification R rejet 4 2 Le cas particulier de la facturation interne Les op rations internes au CNRS peuvent tre g r es dans BFC selon les modalit s qui suivent e Pour les prestations entre unit s et entit s analyses reprographie magasins Facturation inter unit s e Pour les charges collectives frais d infrastructure d penses rembourser Facturation multi divisions sur commande pr visionnelle Cf chapitre 8 2 10Gestion des factures multi imput es et multi structures op rationnelles Transfert budg taire Gestion des frais de campus par facturation inter unit s rappel fonctionnel 4 2 1 La facturation inter unit s Contexte et d finitions Il s agit d op rations li es la r alisation d une prestation effective d une unit au profit d une autre Ce type de prestation s il tait destin l externe serait consid r comme comportant une contrepartie du point de vue fiscal Engagement et prise en charge Page 8 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Exemple prestations d analyse prestations de reprographie prestations d organisation location de salle organisation de r unions
11. pour chaque poste de la DA Afin d viter une saisie laborieuse le fournisseur est recopi automatiquement dans tous les postes de la DA une fois le premier poste renseign Les conditions suivantes sont toutefois respecter pour la bonne marche de cet automatisme il faut renseigner imp rativement le premier poste et non pas un des postes suivants l premier poste ne doit pas avoir le statut bloqu par l utilisateur Engagement et prise en charge Page 38 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Si un poste est d j renseign le fournisseur saisi n est pas modifi en cas d erreur sur le fournisseur si la recopie sur les postes a d j eu lieu sortir de la DA sans enregistrer et revenir en modification CAS 2 votre recherche est infructueuse le num ro d identifiant du fournisseur renseign dans GESLAB n existe pas dans BFC ou a t incorrectement saisi anE Poste 10 t Jonnees anicle d Hduaniles 2 Contrat Fourn attitr Infos achats FournSouh Affecter source d appro M Aucune valeur pour cette s lection E Fournisseur attitr 1 r Crit res de recherche Cat gorie Fournisseurs par identifiant Crit re recherche Localit Nom Foumisseur N SIRET N SIREN identifiant 44556698563 NF ident TVA sur CA Nbre occurr maxi 500 Lancer rech R
12. t Crit res de recherche o R suitats de la recherche Critrech Localit Hom 1 Four SIRET H SIREN t entifiant H ident TYA sur CA AIR LIQUID KOJROU CEDEX AIR LUGUDE 1000270 30319758600017 3093197586 FR40309197586 FR40303197586 AIF GUID PARIS CEDEX T AIR LIQUIDE 1000150 552096261007 79 5520896281 FR40552096281 FR40552086281 AR B i PARIS LA DEFENSE CEDEX AIR LIQUIDE 1000674 55209626102114 5520962861 FR406552096281 FRA40552086241 I T Ert te t E r Date Irai G Ome marcha UMIT 1506 2005 005 MAT RIEL CUI a EE 30 1 P 3 UMIT 15062006 005 FOURNITURE 1 E 2 UMIT 15 06 2006 005 PETITS QUIPI Contrat OrganisAchats iis L me heni Foum attitr Meur Loue Le num ro BFC du foumisseur apparat de inct Schabs m me que le nom de celui ci La DA poss de d somai un toume seur attitr Fourn ouh HN at four Afecl r source d agpro Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Validez le r sultat de votre recherche en double cliquant sur le fournisseur ligne que vous souhaitez affecter la DA De retour l cran de modification de la DA le fournisseur s lectionn est rapatri dans le champ Fourn attitr Enregistrez les modifications effectu es sur la DA en cliquant sur le bouton Sauvegarder Lorsque le fournisseur est cr il faut modifier la demande d achat DA en renseignant le code du fournisseur cr
13. BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 F r Donn hase Paiement tail WES act fr ant a m Fournisseur 0001028326 Soci t AAR INTERNATIONAL Date de pi ce 26 09 2008 R f rence AVOIR 1 Date comptable 26 09 3008 201 RUE CARNOT Montant 210 00 EUR i C Calculer TVA 44120 FONTENAY SOUS BOIS Montant TrA E1 Exon ration de TYA de El Fa E Texte Cond de prt Ech an imm d Date de base 26 09 2006 C Ctrl Comp Cpte que 00015122360 BNF PARIBAS AG CRETEIL Soci t z900 CARS Paris Mum ro de lot Commande Commandeiprogranme de livraisons 2000637231 Postes de Mise en forme MF Le syst me retrouve les donn es de la commande et vous propose automatiquement la quantit d j factur e sur cette commande et pouvant donc faire l objet d un avoir Si l avoir ne porte que sur un seul poste il faut d s lectionner les autres postes en cliquant sur le carr gauche de la ligne ne laisser en surbrillance que les lignes qui doivent tre modifi es Si vous souhaitez ne r aliser qu un avoir partiel modifiez la quantit et le montant sur le poste ligne impact par l avoir Acc dez aux donn es de paiement de l avoir en cliquant sur l onglet Paiement Avant d enregistrer l avoir vous pouvez d clencher une simulation des critures de cette pi ce comptable Cliquez sur le bouton Simuler Engagement et prise en charge Page 174 sur 194 Version 4 33 Avril 2015
14. Cliquez sur copier ligne E petit onglet en bas de l cran deux feuilles superpos es une ligne identique s affiche Engagement et prise en charge Page 137 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Maintenir sim T En t te Compte g n ral Assurez vous que la variante de mise en forme est CNRS Sur la deuxi me ligne qui vient d tre cr e par copie il faut Effectuer la modification du compte g n ral Passer la ligne en D bit Mettre le taux de TVA appropri soit manuellement soit en passant par l ic ne d aide la recherche Durant cette intervention sur l onglet compte g n ral apr s avoir fait la copie de ligne ne pas toucher aux ascenseurs afin d viter de recopier plusieurs fois la ligne si les donn es d en t te n ont pas t masqu es l cran les copies de ligne tort ne seront pas forc ment visibles Engagement et prise en charge Page 138 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 h Activer struct cde Autre document de facturation Maintenir Simu Op ration Facture w CO Solde 146 25 EUR PlEn t te Compte g n ral Mise en forme ER ES Cpte g n D signation oic Montant dev
15. L onglet Donn es article pr sente le code article du fournisseur s il existe D tail des la d signation du poste de la DA postes le groupe de marchandise concern par le poste de la DA Quantit s et dates Quantit 2 UNI Date livraison T 30 10 2008 Quantit command e 0 UNI Date de la D A 29 10 2008 Quantit en cours 2 UNI Date lancement 29 10 2008 Termin D lai pr v livr b Code fixation Temps der cep 0 L onglet Quantit s et dates pr sente la quantit command e du poste de la DA D tail des la date de livraison de la DA la date de cr ation du poste de la DA postes la coche Termin qui est coch e quand la DA a t sold e au stade de DA ou bien quand la DA a t transform e en commande Poste 10 ti v Prix valorisat 500 00 EUR V71 UNI Valeur globale 500 00 EUR Action Les coches Entr e mamkandis et Entr e Fagur sont coch es toutes les deux lorsqu ils agit d une DA Standard favec Service Fait Seule la coche Aribe Faci est coch e dans le cas d une DA pr visionnelle D tail des L onglet Valorisation pr sente postes le prix de valorisation de l article command prix unitaire la valeur globale de la commande prix unitaire x quantit Engagement et prise en charge Page 21 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Si la demande
16. Les conventions utilis es Identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la proc dure expos e Identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite de la proc dure Engagement et prise en charge Page 6 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Pr ambule En 2008 le calcul du coefficient de d duction de la TVA qui remplace l ancien calcul du prorata de d duction permet au CNRS de d duire enti rement la TVA factur e par les fournisseurs lorsque la TVA est d ductible Cela se traduit dans BFC par gt par la suppression du calcul de r manence de la TVA gt l utilisation de nouveaux codes de TVA TVA non proratis e lors de la prise en charge de la facture Liste des codes TVA 2012 N Pr TVA d d B amp S 89 Carg se 3 0 a _ N Pr TVA d d Immo 8 Carg se 300 N Pr TVA d d B amp S 7 00 2 1 N Pr TVA deductible immo 7 8 9 DOM TVA ded d douanement BAS 19 6 8 Corse TVA ded d douanement BAS 5 5 2 1 DOM TVA ded d douanement BAS 7 1 05 DOM X TVA ded d douanement S IMMO 19 6 2 1 Corse TVA ded d douanement S IMMO 5 5 19 6 Corse TVA ded d douanement S IMMO 79 NE PAS UTILISER Exon ration TVA d d TVA COLLECTEE 7 2 Exon ration TVA col TVA d d B amp S 19 6 o 1 TVA d d Immo 8 Corse Ca
17. 2 Choisir les enregistrements avec une date comptable comprise entre la date de d but de validit et la date de fin de validit 3 S il existe des enregistrements pour la division 0994 alors choisir ceux ci sinon prendre les enregistrements o la division est vide 4 S il existe des enregistrements pour le groupe de validation B alors choisir ceux ci Sinon prendre les enregistrements o le groupe de validation est vide 5 Si le compte comptable pr sent dans la facture commence comme le compte g n ral de la table par exemple si le compte g n ral est 21536200 et le crit re compte g n ral dans la table est 215 alors choisir ceux ci sinon prendre les enregistrements o le compte g n ral est vide 6 Si certains crit res sont contradictoires alors le message d erreur bloquant suivant est affich lors de la saisie ou prise en charge de la facture Les crit res de contr le du CMOD ne sont pas coh rents 7 Contr le du montant de la facture avec le montant plancher de l enregistrement trouv Si l une des recherches d finit le contr le comme complet alors le contr le final est complet Si toutes les recherches d finissent le contr le a minima alors le contr le final est a minima 7 2 2 Saisie des crit res locaux du plan de contr le ZCMOD Cette transaction permet de renseigner les crit res locaux du plan de contr le r gional Afin d acc der aux crit res locaux act
18. BFBFC Budget Finances Comptabilit WWW Cnrs fr Manuel d utilisation D penses Tome 2 Engagement et prise en charge Version 4 33 Avril 2015 D passer les fronti res Advancing the frontiers BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Mises jour du document Ce qui est nouveau Ce qui a volu 57 Nouveau type d imputation pour les fiches 5 3 1 1 immobilisation en cours automatiques Page 2 sur 194 Engagement et prise en charge Avril 2015 Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Table des mati res Mises 4 Jour du document EN TT a ET se Tr 2 Fable des Mae rE S ne en een een een ti nn entiere et ie s 3 A DIODUS d CC MAn E nt US SC ni Andes nne ist deses satin 6 Prea m 011 OR EE RE Ce er RER RECRUE ER 7 4 1 Schema gencral dulux de d penses Renan eine NN ne 8 42 LeCas pariculter dela acturi on MEME RU E E 8 4 2 1 La facturation inter unit s Contexte et d finitions ss 8 4 2 1 1 Gestion des frais de campus par facturation inter unit s rappel fonctionnel 9 4 2 2 EC LUAUO RM mut aiye IONS SR A a le cine olate d ee e 10 4 2 3 Transen de CES HR AN et e dorde model med initie d 11 CR D I AIN AO QI A LOL CO RO TT A E E E E O EE EA EEEN 11 5 Laseshon des Commandes sis nn ns Ee AaS KaTa EENE AOE Aa d enr enisess ei s rennes 13 Du OET O a RSR D nn da dt be A E OONN T 13 5 2 Traitements li s la demande d achat et la
19. Date da base 29 05 2006 D chi Comp Cptabque 1111111111 Fa Soci t Z900 CNRS Paris TEST banque H Num ro de lot Commandelprogrammme de raisons 2000000300 EJ Postes de marchandises serices w Mise en forme CNRS M 260225000 DO TVA d di 3 2000000300 20 0014 AD01 4005 GE AmS AF poste E Crit re rech DR 17 2 Postes Lo Nede documents105602233er w Modifiez le montant TTC de la facture pour l augmenter du montant en erreur Enregistrez la facture en cliquant sur le bouton Enregistrer Le document de facturation num ro 5105602233 est cr l indication appara t dans la barre d tat II imp ratif d utiliser l option Enregistrer qui lors de la prise en charge cr e en automatique les 3 critures comptable FI analytique CO et budg taire FM L utilisation de l option Sauvegarder compl tement ne cr e que les critures analytique CO et budg taire FM La pi ce comptable FI est juste pr enregistr e La somme des quantit s factur es pour un poste de commande doit tre obligatoirement inf rieure ou gale la somme des quantit s r ceptionn es S il n existe aucun service fait pour un poste commande le message d erreur bloquant appara t Quantit livr e 0 Si la somme des quantit s factur es est sup rieure ou gale la somme des quantit r ceptionn es alors le message d erreur bloquant suivant appara t Quantit factur e gt qu
20. Z900 0004 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR 7900 0004 0004 000 01 01 2006 31 12 2006 500 00 EUR 7900 0004 0388 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR 7900 0004 0390 0001 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR 7900 0004 0449 01 01 2006 31 12 2008 1 000 00 EUR 7900 0005 01 01 2006 31 12 2006 500 00 EUR 7900 0007 21 09 2006 31 12 2099 500 00 EUR 7900 0007 0007 01 01 2007 31 12 2007 75 000 00 EUR 2900 0007 0395 21 09 2006 31 12 2099 50 00 EUR La nouvelle s rie de crit res appara t dans une nouvelle ligne du tableau Une autre solution consiste copier une ligne existante puis modifier les crit res sur la ligne copi e Modifier vue Crit res locaux compl mentaires CMOD synth se mem Crit res locaux compl mentaires CMOD z900 0007 2400 00070007 21 09 2006 31 122099 500 00 01 01 2007 31 12 2007 75 000 00 EUR r 0386 EUR 01 07 2006 31 12 2006 10 000 00 EUR 290000110401 0001 01 07 2006 31 12 2006 500 00 EUR 2900 001 2 16 10 2006 31 12 2007 EUR 2900001 3 0001 01 01 2006 31 12 2006 500 00 EUR 2900001 4 01 01 2006 31 12 2007 5 000 00 EUR Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 84 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 S lectionnez la ligne copier en cliquant sur le carr gauche de la ligne elle doit ensuite appara tre en surbrillance Cliquez sur le bouton Copier sous Modifier vue Crit res locaux compl ment
21. et le montant sur le poste pouvant tre factur On constate ici que le poste 2 ne peut pas recevoir de facture soit aucun service fait entr e marchandise n a t effectu e sur ce poste soit la totalit des quantit s livr es a d j t factur e NB si ensuite vous essayez d enlever le n de commande vous aurez le message d erreur Renseignez toutes les zones obligatoires Il vous faudra ressaisir ou copier coller le n de commande ce qui fait appara tre le message d erreur syst me suivant lt Erreur syst me erreur dans la routine MENGE_MRETR _DISTRIBUTESSAP LR MEKI Ce message n est pas bloquant il suffit de faire Entr e et de continuer la saisie normalement Renseignez le montant TTC de la facture fournisseur ainsi que le montant de TVA indiqu sur celle ci Afin de v rifier les services faits entr es marchandises et les postes factur s ou restant facturer sur cette commande activez la structure de la commande en cliquant sur le bouton Activer struct Cde Page 94 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 tion Fatture 000 Sol l ard a Ep Ci WE SOOUNI GOCODOEUR 24 05 2095 5000001060 RE e O Dandies d bwaai E200UNI 1200 00EUR 1502205 Date de facture 30 05 2006 R f rence 20000091 si Date comptable 30 05 2008 Bo i Montar r17600 EUR CJcacuiertva 446 i Montar
22. l cran de cr ation de commandes la DA s lectionn e est rapatri e dans le champ Demande d achat Afin de s lectionner une liste de demandes d achat pour lancer une transformation en masse de A S A S ces DA en commandes utilisez l ic ne gt puis l ic ne ol d aide la recherche Proc dez la m me recherche que pr c demment Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Afin de visualiser l int gralit de votre recherche utilisez les ic nes page suivante z et derni re page Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 46 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Acc dez la DA que vous souhaitez utiliser pour la cr ation de commande en double cliquant sur celle ci Renouveler l op ration pour chaque DA traiter Une fois la liste de DA constitu e cliquez sur l ic ne Afin de compl ter les crit res de recherche vous pouvez saisir les donn es renseign es dans votre aide la recherche par exemple le groupe d acheteur ou encore l organisation d achats 2 P Js FS g jaa A Indiquez aussi le Type de document en utilisant l ic ne d aide la recherche e Soit ZNB pour les commandes standards Soit ZCP pour les commandes pr visionnelles S Ex cutez le programme de cr ation d
23. sqegggzzgzz Une fen tre de s lection s ouvre Type de pi ce 1 gt Crit res de recherche 2 SIA Recnercher Ty D signation RA Avoir D c nt RB RE RH WE WI WL WN XA XF Facture brut Facture de personnel Facture r imp cpt Avoir r imp cpt Facture de mission Facture net Reprise de facture Pi ce compte g n ral Ecriture compte g n Pi ce imput ult r Entr e marchandises Avoir interf XIab Facture interf XIab 56 Entr es trouv es Saisissez des donn es permettant de d limiter le p rim tre des factures que vous souhaitez afficher l exercice comptable la soci t le gestionnaire qui traite cette facture etc Ou saisissez des donn es permettant de d limiter le p rim tre des factures que vous souhaitez afficher et plus particuli rement celles concernant une division donn e Pour cela indiquez e l Exercice comptable e La soci t e La divison dans le champs Texte d en t te du document suivi d une toile par exemple 0449 Engagement et prise en charge Version 4 33 vous obtiendrez toutes les factures en attente uniquement pour Page 101 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation 6 cette division Dans l onglet Type saisie e D cocher Arri re plan e Cocher Maintenu Preenregistr D penses Tome 2 Seul ce statut de facture est utilis pour BFCE Les statut pr enregistr compl t
24. 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 31 12 2006 12 2010 12 2006 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 12 2007 S000 00 500 00 gg00 0 400 00 D O0 00 00 O0 00 O0 00 00 00 D O0 00 00 O0 D O0 O0 00 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR D penses Tome 2 Page 83 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Nouvelles entr es synth se des objets cr s Menu 4 4 l Crit res locaux compl mentaires CMOD _ Ft Do Div Gr Compte g n ral DatDebval Datrinval Lancem part G Der 200 0007 0007 010107 311207 T000 eur E E Saisir tous les crit res de cette nouvelle s rie Puis cliquez sur Sauvegarder bi Donn es sauvegard es Cliquez sur le bouton Retour pour revenir au tableau r capitulatif des crit res Modifier vue Crit res locaux compl mentaires CMOD synti Modifier gt 4 Crit res locaus EE CMO St _ Do Div _ Gr Compte g n ral _ DatDebval_ DatFinval__ Lancem part t Dev m Z900 0002 01 01 2006 31 12 2010 50 000 00 7 7900 0102 0002 01 01 2006 31 12 2010 50 000 00 EUR
25. MONTANT FE E Far Texte Cond de prt Ech an imm d Date de base 17 01 2008 Cpte bque 00010037646 Saci t 7000 CNRS Paris BNF PARIBAS AG VALENCIENNES E e Mum ro de lot R f rence cam C Compte g n ral Commandeprogramme de livraisons 2000391572 Postes de marchandises serices Mise en forme CNRS 2 60640000 26 29 0 N Pr THE 132000391572 ET ooo E P Foste 2 Crit re rech al 2 Postes i D Un message vous demande la confirmation de la correction de l imputation de la commande Valider en cliquant sur Oui Dans l onglet compte g n ral il appara t la s lection qui a t faite pr c demment Engagement et prise en charge Page 136 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cde Act r serve trav autre document de facturation Maintenir sim Op ration Facture o Solde 56 25EUR En t te Compte g n ral LE E D bit Z 0 00 El D bit Z 0 00 HE D bit Z 0 00 D bit Z 0 00 HE D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 Ei D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 4 F Pour avoir plus de visibilit et surtout pour assurer un bon fonctionnement de la modification du compte comptable il faut fermer les diff rents onglets d en t te en cliquant sur l ic ne masquer donn es d en t te S lectionnez le poste
26. O Cliquer sur l onglet Source appro Cliquer dans la zone Fourn attitr puis sur le bouton d aide la recherche Toutes les critures SAP Enterprise Portal 6 0 Microsoft Internet Explorer CENTRE NATIONAL 4 i X DE LA RECHERCHE Ssistance Documentation Fin de session 7 E ga BFC Budget Finances Comptabilit Toutes les critures E C fE I Havigation sur la page Modifier Demande d achat 1000000119 Situation des cr dits de paiement MEE Fournisseur attitr 1 S i Pr vision et ex cution des recette z k i a Crit res de recherche Situation AE et CP consomm s Cat gorie Fournisseurs par identifiant 5 ST TES ER Crit re recherche a Pa was S S z mommu Programme budget E CLIMATISATION Comparaison de versions de buck Nom ION Programme utilisation du budget Fournisseur D tail pi ces de saisie de budget N SIRET Engagement et r imputation de foi N SIREN El Identifiant u f G num Weidert Tvasurca O Ooo y O UNITH0102005 IH73Senices d aumiohee Nbre occurr maxi 500 Lancerrech L Choisir la cat gorie de recherche Fournisseurs par identifiant puis copier Ctrl V le num ro de SIREN dans la zone N SIREN et cliquer sur le bouton Lancer la recherche Si le r sultat est le suivant Aucune valeur pour cette s lection Engagement et prise en charge Page 30 sur 194 Vers
27. TVA d ductible IC Immos 19 6 e 13 TVA d ductible IC B amp S 5 5 Engagement et prise en charge Page 151 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 e 14 TVA d ductible IC Immos 5 5 Cr er facture fournisseur soci t Z900 em D Retour Interrompre Syst me 4 Syst me a Activer struct cde Activer struct cde Activer struct cde Act r serve trav Autre document de facturation Autre document de facturation Mainten Op ration CO Sole 0 00 oBP Donn base I atai axes ract ant aE Date de facture 01 12 2006 R f rence 123456 Date comptable 05 12 2006 Montant G8P Ccaicuerrea MoriantVa Texte Date de base 0 Ctrl a Soci t 7900 CNRS Paris Num ro de lot T On constate qu au niveau du solde indiqu en haut droite de la fen tre la devise de la facture a chang GBP Rappelez la commande concernant cette facture en saisissant son num ro dans l onglet R f rence commande Appuyer sur la touche ENTREE Comme la devise s lectionn e lors de la saisie de la facture est la livre sterling dans l onglet r f rence commande le montant de la ligne de la commande a t convertie en automatique par le syst me de l Euro en Livre sterling
28. Tp bangue partenaire 1 l Solde 0 00 EUR t Crit res de recherche Fournisseur 0001000878 R sultats de la recherche i CHARLES RIVER LABORATORIES E BF 104 TypE Pays Cl bancaire Compte bancaire Donn es r f IBAN DOTE a EE A RS C1 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 Chtebhque 20243KC0VO04 Un cran de s lection affiche tous les RIB associ s ce fournisseur Choisir celui sur lequel doit tre pay e la facture Engagement et prise en charge Page 126 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 A Retour Interrompre syst me 4 Activer struct cde Actr serve trav Autre document de factura Op ration Solde 000 EUR Donn base AN Deta d Taes df Fract montant Jj lel 1 CHARLES RIVER LABORATORIES Date base 05122006 Condpaimt ootw ours BF0109 Echu le 05 12 2006 ours O 69592 L ARBRESLE CEDEX Jours nets Fixe e 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 Mode pmt Blac paie N facture Eque part RIB2 Banque soci t Cpte bque 00020401513 Fa STE GENERALE 5G LYON ENTREPRISES Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier Les coordonn es bancaires du fournisseur ont t modifi es dans l encart droite de l cran Page 127 sur 194 Engagement et prise en charge Avril 2015 Version 4
29. cliquez sur l ic ne lt Variante de s lection gt afin de choisir les documents afficher Un menu d roulant s ouvre proposant diff rentes variantes de s lection Cliquez sur Demandes d achat L cran de d finition de variantes de s lection s ouvre S lections g n rales 1 Nombre maximal d occurences 20 RE n LI Unig demandes d achaten cra CI Uniquement lanc es Limitez le nombre C Affect es en crs et lanc es d OCCUrFENCESs en s lectionnant un statut de AT DA ou en sp cifiant le D limitations progr nombre maximum Nom du demandeur d occurrences afficher Date de la demande Num ro de la demande d achat Num ro de besoin Num ro de poste Type de document z Groupe d acheteurs E 7 i a rganis ation d achats a Tiy Affinez la recherche par Article NFF paa a exemple en aftichant les Norm du gestionnaire an 2 DA pour un fournisseur P Hu hi 1000086 Fe Fournisseur attitr l Type d imputation Num ro de contrat cadre Poste de contrat cadre o Dans l cran de d finition d une variante de s lection saisissez le nombre maximal d occurrences afficher ou cochez le statut des DA que vous souhaitez afficher 2 Affinez votre recherche en renseignant des crit res pr cis de s lection des DA Cliquez sur le bouton lt Ex cuter gt Engagement et prise en charge Page 16 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D pen
30. et la diff rence de montant entre dans les carts de prix classiques entre facture et commande 3 cas Ajout d une ligne part pour les co ts indirects La structure op rationnelle peut saisir une ligne part dans la commande effectuer le service fait puis Saisir la facture associ e ce qui n est possible que si la facture n a pas d j t transmise BFC Si la facture est d j transmise BFC seule la commande et le service fait sont renvoy s depuis GESLAB et une ligne suppl mentaire de la facture peut tre ajout e directement dans BFC partir de la ligne ajout e dans la commande re ue d GESLAB Dans ce cas le co t indirect est comptabilis sur une ligne part dans BFC Si le montant de cette ligne doit tre rattach une fiche d immobilisation il ne pourra l tre qu en totalit Cette solution est moins contraignante pour la structure op rationnelle surtout si la facture comporte de nombreuses lignes 8 2 8 3 Ajout d une ligne sur une facture pr enregistr e La commande a t rejet e par le gestionnaire de la d l gation avec comme motif Ajout ligne co ts indirects d acquisition Pour effectuer ce rejet de commande se r f rer au chapitre 5 3 2 1 Rejeter une commande d achat La structure op rationnelle modifie la commande en ajoutant une ligne suppl mentaire sur la commande fait le service fait sur celle ci et les envoie BFC Rappel la structure op rationnelle ne
31. gl e et avoir pr enregistr a comptabilisation de l avoir pr enregistr b annulation de l avoir comptabilis c annulation de la facture comptabilis e si facture comptabilis e et avoir comptabilis Engagement et prise en charge Page 175 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 a annulation de l avoir comptabilis b annulation de la facture comptabilis e Si vous essayez d annuler un avoir pr enregistr et que la facture associ e a t prise en charge le message bloquant suivant est affich LE Interruption Dans la table 5105600722 l entr e 2006 n est has d finie Terminer Ka Si vous voulez annuler un avoir associ une facture comptabilis e vous devez d abord comptabiliser l avoir puis annuler l avoir Dans le cas de facture et d avoir tous deux comptabilis s l annulation de ces documents passe n cessairement par l annulation de l avoir puis par celle de la facture En effet si l op ration inverse est men e annulation de la facture avant l avoir un message bloquant Quantit annul e gt quantit factur e jusqu ici appara t et bloque l op ration d annulation a Facture et avoir en provenance d GESLAB Annulation d une facture Si la facture est pr enregistr e vous devez supprimer la facture pr enregistr e puis supprimer l avoir pr enregistr Si la facture est comptabilis e vous devez au pr alable comptabilis
32. gles de gestion des diff rences de tiers celles cr es manuellement dans BFC avant la mise en uvre de l int gration automatique des ROP qui ont t prises en charge depuis l option de menu Cr er facture celles int gr es automatiquement dans BFC mais qui ont t comptabilis es par erreur dans BFC par les options Cr er facture ou Synth se des factures Ces factures se retrouvent donc dans le cas 3 et sont donc envoy es GESLAB avec le tiers de paiement divergent Pour qu une facture Carte Log e respecte ces r gles il faut donc qu elle ait t int gr e automatiquement dans BFC et qu elle ait t comptabilis e via le traitement de comptabilisation en masse des factures Carte Log e traitement de nuit automatis ou option de menu Prise en charge en masse fact Carte Log e Engagement et prise en charge Page 160 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 13 Avoir et annulation de facture Les r gularisations de factures avoirs annulations peuvent avoir des origines diverses En effet du fait que c est la commande GESLAB qui est porteuse des l ments d imputations analytique budg taire et comptable et des l ments li s aux march s les cons quences d une r gularisation avoir annulation peuvent s tendre au del d un simple retraitement des factures fournisseurs ou de la comptabilisation de factures d avoir Ains
33. mE Compte budg t NB2 L onglet Imputation pr sente Le type d imputation de la Commande d achat avec ou sans service fait le compte de comptabilit g n ral d duit du code famille le domaine d activit correspondant la d l gation qui prendra en charge les factures de cette commande le centre de co t ou l l ment d OTP sur lequel se fera l imputation analytique le fonds le domaine d activit le centre financier et le compte budg taire sur lesquels se fera l imputation budg taire Onglet mputation de la commande d achat dans BFC avec fiche d immobilisation Commande standard 2004168098 cr e par DR11 SFC Menu Retour Terminer Interrompre Syst me Activer synth se des documents Cr er AficherModifier D tail Commande standard 2004168098 Fournisseur 1027856 DOMINIQUE DUTSCHER Date doc 9 02 2014 En t te des ostes Synth se des postes p Poste 10 Cong lateur armoire VIP PLUS 86 a alle E Imputation di di iri FE EM Typeimp Avec SF ID a R partition Imputation simple El st CNRS E Compte g n ral 21549000 Dom activit 0011 Immobilisation 616139 b P rim tre ana agg Centre de co ts El ment d OTP DADOG45 Fonds SE Domaine foret la Centre fin E Compte budg t L onglet Imputation pr sente Le type d imputation de la Commande d achat avec service fait immobilisation d finitive ou en cours
34. pensesBFC MUT DEP Tome 3 chapitre 9 3 4 8 2 4 Prise en charge d une facture d un montant HT inf rieur au montant TVA 1 Cas particulier des factures de d douanement ou des retenues de garantie lorsqu il y plusieurs factures rattach es une commande L exemple d crit ici comprend 3 factures d j prises en charge exon r es de TVA dont la somme des montants est de 450 me Proc dure suivre la r ception de la 4 1 50 et 88 50 de TVA et derni re facture comprenant un montant HT de 1 ere tape Saisie d un avoir dans la transaction MIRO lt Cr er facture par le chemin D penses Prises en charge factures achat Cr er facture En s lectionnant le type de l op ration dans l aide la recherche faire un Avoir du montant total des 3 premi res factures d j prises en charges en rappelant la commande concern e et en s lectionnant les 3 postes correspondant aux factures d j prises en charge Cr er facture fournisseur soci t Z900 Mna d lusgaere fstas irasemsengee Dyvt ees o arpes mnt ue Ari roere pe late Aarnen De rtratoe menton Prav ue i Por o oes Code Ta Commeres mt Pow fu Conte mcos joeni SOO g r DL Lx Cliquer sur l onglet paiement Engagement et prise en charge Page 106 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Afficher le document de facturation 5105601016 2006 EJ
35. rieur si augmentation de la valeur factur e commandes standard O Cette notion d avoir en valeur et avoir en quantit est valable pour les Dans un document de facturation pr enregistr facture avoir les types d op ration d chargement ult rieur et chargement ult rieur ne sont pas positionn s au niveau du type d op ration Ainsi Engagement et prise en charge Version 4 33 lorsque c est fonctionnellement un avoir en valeur avec diminution de la valeur factur e d chargement ult rieur gt le type d op ration est Avoir et la zone Chargement ult rieur est coch e au niveau des lignes de l avoir droite de l cran lorsque cest fonctionnellement un avoir en valeur avec augmentation de la valeur factur e chargement ult rieur gt le type d op ration est Facture et la zone Chargement ult rieur est coch e au niveau des lignes de l avoir droite de l cran Page 162 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Activer struct cge Act r sere irav FF DOO Solde Donn b sE Chargement ult rieur n D chargement ult rieur Date de facture Date comptable 16 01 2005 Montant Calculer TVA Wontant TVA DA N Pr TVA d d B amp S _ A Texte C Ctrl Comp Soci t 29300 CNRS Paris Num ro de lot R f rence commande Commande programme de li
36. se des factures documents de facturation Menu Retour Terminer interrompre Syst me Nouvelle s lection Rafraichir 005005232009 amp r 2012 EUR 349 00 Enregist Z 90C 5005232010 2 amp SO 2 CWT FRANCE H12 10 2012 EUR 4 78 0 00 Erron 0C 5005232011 At 2 DD a CWT FRANCE H12 10 2012 EUR 11 96 0 00 GME WOC 5005232012 2 amp ema E CT FRANCE H12 10 2012 EUR Pr vu pour le contr le en arri re plan 0085005232013 gy Vi 2 H18 10 2012 EUR Supprim 008500523201 4 gp 2 H19 10 2012 EUR 0095005232015 amp P BE g H16 10 2012 EUR Correct enregistr pas termin 0085005232016 gf TI 2 H18 10 2012 EUR Enregistr OOT 5005232017 p sr 2 CWT FRANCE H18 10 2012 EUR Pr enregistr ee IV 2 CWT FRANCE H18 10 2012 EUR Pr enregistr complet Du O0M5005232019 amp W 2 CWT FRANCE H19 10 2012 EUR JL O0 5005232020 amp r I 2 CWT FRANCE H19 10 2012 EUR 11 96 Enregist La colonne Statut indique le statut de la facture qui est Enregistr ou Erron Colonne Statut facture Enregistr Ce cas arrive apr s une comptabilisation en masse qui a abouti la prise en charge de la facture 0 Dans la colonne Statut le feu vert indique que la facture ne comporte pas d erreur anea n PPE TN Sr Dans la colonne Poste ce pictogramme indique que la facture a t prise en charge que les pi ces comptables ont t cr es et
37. 194 Version 4 33 Avril 2015 4 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Commande standard 2000000158 cr par DR04 SFC EJ Fournisseur Date doc 05 12 2008 T En t te HE Pos 1 JP D signation Jot commande Jua J Date 1vr ___JPrienet _____ JDevi Par__J orpe maren Jow io a COLORARTWORK 2UNITO5122006 Z400 00EUR 1 UNI Joumau rev LIMS 1239 u AE PE PE A A ES A A PE D PS ES EE AE AE A EE JR 2 MAIL las LE Be Poste ESA d d L cAAnNARRAENERIENIA FD m Document Pos Datect ouant at couts indiracau JU MomemoDem 0t6 unit pra actes enr 2 UM E r 2 0 u Historique de commande 2 T 2 0 la visualisation de la commande on peut remarquer que tous les montants commande services faits factures sont en euros Afin de visualiser le montant en devise vous pouvez double cliquer sur la facture Engagement et prise en charge Page 154 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 12 La gestion des diff rences sur les tiers dans le flux de la d pense Dans les v nements de gestion des d penses plusieurs tiers peuvent tre utilis s Celui qui s engage en ex cution d une commande fournir un service ou un bien au CNRS c est l auteur de commande Celui qui d tient un droit et est en mesure d en exiger le r glement c est l auteur de facture Celui qui est juridiquement habil
38. 2 3 1 Cas particulier des factures dont le montant d une des lignes est sup rieur la tol rance accept e par rapport au montant de la ligne de la commande correspondante Les carts de tol rance accept s entre montant ligne facture et montant ligne commande sont d taill s dans le chapitre 8 1 Introduction Lorsque le montant ligne de la facture d passe la tol rance accept e par rapport au montant de la ligne de la commande correspondante le message bloquant suivant appara t L Protocole contr le facture 5000007327 2007 ak Dh bh FECHAS 0e 113 olo oH Le montant de la ligne facture repr sente le montant total correspondant la quantit multipli e par le prix unitaire HT de l article Page 103 sur 194 Avril 2015 Engagement et prise en charge Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Il peut y avoir deux cas de figure 1 Le montant de la ligne facture correspond la facture du fournisseur en revanche la quantit est erron e Dans ce cas il faut modifier la quantit dans la ligne facture dans BFC si cela correspond bien la facture du fournisseur et la quantit livr e attest e dans le service fait 2 Le montant de la ligne facture ne correspond pas la facture du fournisseur il faut Supprimer la facture pr enregistr e rejeter la commande cf chapitre 5 3 2 1 Rejeter une commande d achat pour le motif Limite de tol rance sup rieure d pass e pour q
39. 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 6 La gestion du service fait 6 1 Introduction Le service fait permet de faire une comptabilisation des charges payer La constatation du service fait s effectue en cr ant une r ception de marchandise valoris e par ligne poste de commande dans BFC par le biais de l int gration de cette r ception par ligne poste sur la commande GESLAB correspondante Toutes les r ceptions de marchandise services faits sont cr es dans GESLAB Aucun service fait ne peut tre cr modifi ni supprim directement dans BFC La codification des entr es de marchandise services faits est une num rotation unique pour toutes les D l gations qui commence par 3 que ce soit pour une cr ation ou une annulation de service fait Le principe retenu est donc le suivant Le laboratoire enregistre le service fait en quantit et par poste de commande dans GESLAB Ce service fait est int gr en quantit et par poste dans BFC en cr ant dans ce dernier une r ception de marchandise service fait valoris e La comptabilisation dans BFC des droits constat s est r alis e sur la base de cette r ception de marchandise valoris e L int gration dans BFC du service fait entra ne la g n ration automatique des documents suivants e un document d entr e de marchandise en quantit sur le ou les poste s de la commande concern e e Une pi ce comptable de type D bit
40. 8 1 Solution pour la gestion des co ts indirects d acquisition saisis directement dans BFC service facturier On accepte un cart de prix entre montant commande et montant facture donc ces co ts indirects ne sont pas r partis sur les diff rentes lignes de la facture d achat ils sont retrac s dans l onglet D tails zone co ts indirects d acquisition de la facture Pour la comptabilisation ils ne sont plus visibles sur une ligne part dans la pi ce comptable mais sont int gr s au prorata dans les montants des lignes de la pi ce comptable repr sentant la facture Impact GESLAB l interface de retour vers GESLAB ne proratise pas le montant des co ts indirects non planifi s sur les diff rentes lignes de la facture l identique de la facture d achat dans BFC et donc la facture retourn e vers GESLAB est en phase avec le d tail de la facture d achat mais pas avec la pi ce comptable repr sentant la facture Acc dez l onglet D tail de la facture Engagement et prise en charge Page 128 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 O l ctver struct cae actr seme tra autre document de factu Op ration Donn base Date de facture Date comptable Montant Montant TVA Texte Cond de prt Date de base Soci t Hum ro de lot a00 Soe 10H EUR Fournisseur 0001000878 F CHARLES RIVER LABORATORIES 01 12 2006
41. Cr er facture fournisseur soci t Z900 Factor stuct cde actr sene rev autre document de factur F _ AE Paiement D tail Taxes Fract montant E3 J Fournisseur 0001000900 d MACMILLAN Date de facture 01 12 2006 R f rence 123456 NATURE PUBLISHING GROUP Date comptable 05 12 2006 HOURIDHMILLE Montant h 287 67 qe Calculer TE HAMPSHIRE RG 21 6KS Montant TVA 13 TVA d ductible IC B amp E 13 TVA d ductible IC B amp E w IC BAE w 7 01 25 63 29 242 lot 25 63 59 114 Texte Cond de pmt Ech an imm d Date de base 05 12 2006 E Ctrl Comp Cpte bque 01432610 Soci t z900 CNRS Paris NATIONAL WESTMINSTER BANK B Num ro de lot R f rence commande 2000000158 l Postes de marchandisesiserices Mise en forme CNRS _ Poste Compte g n ral Montant Code TVA Quantit Commande achat Poste Domaine a activ Centre de co ts El n H eue CMD Me E a 4 Engagement et prise en charge Page 152 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menu a Il Enregistrer Retour interrompre Syst me 4 Activer struct cde Atver ul ene Actr serve ta Autre doeument de fete LE Pr
42. D penses Tome 2 REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION MODE OPERATOIRE des factures sur l exercice pr c dent il faut supprimer l avoir dans BFC et saisir une recette correspondant l avoir Des tats budget donnent le disponible d un centre financier dans BFC Soit demander l unit d engager une nouvelle commande sur autre adresse budg taire Soit lever le contr le de disponible au niveau de l unit 3 Pour lever le contr le de disponible se r f rer au Manuel d utilisation Budget BFC MUT BDG Tome 1 chapitre 4 Lev e du contr le de disponibilit des AE au niveau de l unit Ensuite suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 dela Commande non trouv e Des tats de comptabilit analytique donnent le disponible sur l l ment d OTP dans BFC Demander l unit d engager une nouvelle commande sur autre adresse budg taire qui ne concerne pas l OTP Ensuite suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouv e Il faut comptabiliser les factures qui suivent la 1 re facture de la fa on suivante o Aller en modification sur la facture l avoir en cliquant sur le bouton 2 puis s lectionner le poste de la commande cliquer sur le carr blanc gauche de la ligne commande cela met en surbrillance jaune toute la ligne S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr
43. EB Crit re rech HE OU o Pons La fen tre de cr ation d une facture fournisseur pour la soci t Z900 s ouvre O S lectionnez le type d op ration que vous souhaitez cr er l aide du menu d roulant Renseignez sur l onglet Donn Base les donn es obligatoires La date de la facture et r f rence de la facture fournisseur Le montant TTC Dans l onglet R f rence Commande saisissez le num ro de la commande Les postes de la commande sont alors appel s automatiquement V rifier les codes TVA de chaque poste de la commande et les modifier le cas ch ant Si les lignes de la facture portent des taux de TVA diff rents s lectionner le code TVA non renseign sur l ent te de la facture auquel cas vous aurez des messages d cart de TVA lors de la validation de la facture Dans le cadre de la facturation interne la TVA est exon r e Il est possible de demander le calcul automatique de la TVA en cochant la case calculer TVA Le syst me calcule alors automatiquement le montant de TVA en fonction du montant TTC renseign et du ou des codes de TVA indiqu s Montant 1 49 50 Calculer TYA Montant TVA 24 58 a Si vous souhaitez naviguer dans les onglets d en t te de la facture avant d avoir saisi le n de commande associ e la facture vous aurez le message suivant Engagement et prise en char
44. EE Late comgtatie L 1 Worn de Pilisataur L Tr sop mion 3 L R f rence l Gpliang d afichage Biz en rmi Source des donaga F Bass de donn es C Douman ar g s Ci kira whi duc shr qe de arch SbucLint ach Une fen tre initiale s ouvre vous proposant d afficher un document article S lectionnez Afficher dans le menu d roulant de gauche Saisissez le num ro BFC du document article que vous souhaitez afficher Si vous ne Connaissez pas le num ro du document afficher cliquez sur l ic ne d aide la recherche Une fen tre de s lection s ouvre D limitez le document afficher en renseignant certaines zones de la fen tre de s lection par exemple la division concern e le fournisseur etc e Chaque zone de s lection poss de une aide la recherche NB pour vous permettre d afficher le document article sur la pleine page refermez la fen tre Engagement et prise en charge Page 73 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 du r sultat de votre recherche en cliquant sur l ic ne i PS Ei Cliquez sur l ic ne Ex cuter afin de lancer votre recherche Afficher Document article DR14 E SFC G n ralit s Date pi ce D Bontivraison Date comptable Lettre voiture _ Tremt te SAAB EIRE EN E Il1 ACIDE FLUORHYDRIQUE 3000000380 25102006 2 ER FO
45. Engagement et prise en charge Page 170 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Casa era cae Aetresere var Maman eroe ieee we Op ration Facture B 2O Solde Donn hase Chargement ult rieur ract montant QUE D chargement ult rieur Date comptable 16 01 2008 Montant TVA DA M Pr TVA d d B amp S fl Texte C Ctrl Comp Soci t z900 CNRS Faris Murm ro de lot R f rence commande Commandeiprogramme de livraisons E oOo Oo gt Postes de marchandisesiservices a Mise en forme CNRS El Poste Compte g n ral Montant Code TVA Quantit Commande achat Centre de co ts E a S O S lectionnez le type d op ration que vous souhaitez cr er l aide du menu d roulant e Avoir en valeur d chargement ult rieur e Avoir en quantit avoir Remarque Pour les commandes pr visionnelles s lectionnez le type avoir Dans l exemple ci dessous il s agit d un avoir en quantit donc le type d op ration s lectionn est Avoir Engagement et prise en charge Page 171 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Activer struct cge Autre document de facturation AL LE Donn base Ah E ah Date de pi ce 26 09 2008 E R f rence avoir 1 Date comptable 26 09 2008 Montant 210 00 C Calcul
46. Page 177 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Annulation facture Annuler document de facturation menua QU annuer Retourfintenompre Syst me 2 amener document Motif pr contre pass et critn g 14 MS doc facturation t Crit res de recherche Exercice comptable GE R sultats de la recherche Indications relatives l annulation d une criture S Mot c pas Texte RARE 01 Contre passation dans p riode encours Date comptable T 3 02 Contr e passation dans p riode ferm e 03 Contre pass r elle ds p riode en cours 04 Contre passat r elle ds p riode ferm e 05 Ecriture r gularisation 21 contr Fact Retour LAB Z2 Contr Fact Correction comptable unig Z3 Contr Fact Annulation pour suppress Z4 Contrepassation comptable Saisissez le motif d annulation de la facture Cliquez sur l ic ne d aide la recherche si vous ne connaissez pas le code du motif d annulation ad quat Une fen tre de recherche s ouvre vous proposant diff rents motifs de contre passation pour un document de facturation Z1 Contr Fact Retour GESLAB Z2 Contr Fact Correction comptable uniq sans retour vers GESLAB Z3 Contr Fact Annulation pour suppression retour vers GESLAB avec indicateur de suppression Z4 Contre passation comptable ne pas utiliser pour l annulation des factures avoirs r
47. Pi Mum ro de lot R f rence commande Poste Compte ge g n ral Montant Code LT auantit cc or nde achat Domaine d d P centre de co ts H D T T E CT oO GHlcrt rerecn 1 HESA le Foste 2 J Postes 4 Renseignez sur l onglet Donn Base les donn es obligatoires la date de facture et la r f rence facture Saisissez le montant TTC de la facture S lectionnez la commande dans l onglet R f rence commande Engagement et prise en charge Page 132 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Modifier document de facturation pr enregistr 5105601012 2006 menua Sauvegarder document pr enregistr Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Simuler Sauvegarder compl tement Op ration Facture 5105601012 2006 00 Solde 10 00 EUR T En t te R f rence commande Commandeiprogramme de livraisons 2000000165 ho Postes de marchandises serices Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TVA Quantit Commande achat Poste Domaine d activ Centre de co ts El Aoo O HIRIA F Foste EJ Crit re rech E o Postes i i o Le syst me rapatrie automatiquement les donn es de la facture pr enregistr e Appuyer sur la Touche ENTREE Le syst me nous indique qu il y a une diff rence de 10 euros en haut droite de l cran Ch ratan Facture
48. R f rence 123456 BPO 0 05 12 2006 69592 L ARORESLE CEDEX 388 70 EUR C Calculer TVA 163 70 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 Ech an imm d 06 12 2006 1 ci Comp Cotebque 20243KCV004 E BANGIJE NSM ENTREPRISES MSM ENTREPRISE F 2900 CNRS Paris Commandeprogramme de livraisons Postes de marchandisesiservices Mise en torme CHARS Comme pour toute facture il faut saisir le montant TTC et le montant TVA de la facture puis appuyer sur la touche ENTREE de votre clavier On constate que le solde indiqu en haut droite de la fen tre est d sormais d s quilibr le feu est devenu rouge symbolisant une erreur bloquante pour l enregistrement de la facture Deux solutions sont possibles Soit on rejette la commande post int gration avec comme motif Ajout ligne pour co ts indirects pour que la structure op rationnelle effectue l ajout d une ligne sur sa commande effectue le service fait dessus avant d impacter la facture correspondante Pour le rejet de la commande se r f rer au chapitre 5 3 2 1 Rejeter une commande d achat Soit on saisit le montant HT des co ts indirects d acquisitions non planifi s au niveau de l onglet D tail de la facture dans la zone Cts ind acq npl Engagement et prise en charge Page 129 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 A E E e r E A A erenc
49. TYA 1 176 00 D0 TVA c ductoie 885 14 e Texte Un sernce fait a t enregistr sur celte RE RER ROWAN PNR commande l entr e de lecture est donc Date de base 30 05 2006 C cm Coms A possible sur ce poste 10 smbalages st cartons Soci t Z800 CNRS Parts Num ro de dot ep Commandelsrogramme de Iraisons 2000000300 EEE A rot Ed cri re rem L activation de la structure de la commande proc de l ouverture d un volet d exploration dans la partie gauche de la fen tre de cr ation d une facture fournisseur Vous acc dez l historique complet de la commande et ainsi vous pouvez v rifier par exemple qu aucun service fait entr e marchandise codifi e WE n a t enregistr sur le poste 20 fournitures de bureau Engagement et prise en charge Page 95 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 aer pere fournisseur soci t Z900 ossi op rer Facture ns co Solde 9 00 EUR Foumisseur 0001000000 Soci t FIRADEC TVA devise BOVIS D un IX base 0 3 A PORN TON 176 00 50 000 00 44604 Saint Nazaire Cedex 0561111111 CF Commande programme de inraisons M 2000000300 __ Postes de marchandisesisemices vi 14 2 Postes Acc dez aux donn es TVA de la facture en cliquant sur l onglet Taxes Cr er facture fournisseur soci t Z900 Men
50. Transaction ME22N Commande standard 2000000155 cr par DRO4 SFC Menu a AN Sauvegarder ir Interrompre Syst me a Ac Commande standard 2000000155 Foumisseur 1000875 OLYMPUS FRANCE Date doc 8 11 2006 im Donn es client Motif de r j t r Ajout ligne pour co ts indirects Caract d achat ou UFIOT modifier Code famille incorrect Foum cde boqu nreau Soci t impuiations anattiques modifher tor i irmpuiations budg taires modifier ge y u r Te 1 E Fos 1 P D s mdicateur de d rogation absent tort UA Date iir Prunet Dem fPar 0 Gme march Di T E i F SCAIndicateur de d rogation pr sent tort TIUMNIT 3811 2006 400 00ELR i UNI COMPOSANILIMS B 230 2 GRALimie de tol rance sup d pass e TNT 28 11 2006 200 00 EUR 1 UNI COMPOSANILIMSI A N contrat cadre aioemi a ton EUR Contrat cadre incorrect o contrat cadre pr sent ton EUR El RECA absent tort EUR E N RECA pr sent 4 tort EUR o Une fois la commande modifier s lectionn e cliquez sur l onglet Donn es client afin d acc der la seule donn e modifiable en D l gation sur la commande Acc dez aux diff rents cas de rejet possibles de la commande vers GESLAB en cliquant sur le menu d roulant Cliquez sur le motif de rejet justifiant votre d cision de rejeter cette commande vers GESLAB Engagement et prise en charge Page 61 sur 194 Version 4 33 Avril
51. achat par ordre K Demandes d achat par centre de co ts M Demandes d achat par article N Demandes d achat pour r seau P Demandes d achat par projet Y Demandes d achat par document commercial Engagement et prise en charge Page 33 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 LS E a E a FX Humero de la demande d achat 4 Entr es Organisation achats 0014 Division 0253 Groupe d acheteurs 253 N commande XT1ab L11617 1000001284 00010 1000001284 00020 1000001284 00030 lt DE gt E CT EE Engagement et prise en charge Page 34 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 4 _ Afficher Demande d achat 1000001275 1 t te 1000001284 La fen tre d aide la recherche s ouvre et plusieurs cat gories de recherche sont propos es S lectionnez par exemple la recherche des DA par num ro de commande GESLAB Saisissez le num ro de commande GESLAB dont vous souhaitez modifier la DA dans BFC et ventuellement la division afin de ne pas avoir une liste exhaustive de toutes les commandes GESLAB portant ce m me num ro de commande Pour une s lection beaucoup plus fine on peut saisir l Organisation d achat la Division et le num ro de commande GESLAB e Lancez voire recherche en cliquant sur suite Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Validez le r sultat d
52. automatique Le compte de comptabilit g n ral d duit du code famille Le num ro de la fiche d immobilisation Cf cf BFC MUT CPT TomeiB CIiM _ L l ment d OTP sur lequel se fera l imputation analytique Les autres donn es d imputation sont sur la fiche d immobilisation Cf BFC MUT CPT TomeiB CiM Engagement et prise en charge Page 57 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 Autre commande BFC E Manuel d utilisation Poste D Textes Date de commande Xlab NF RECA Caract re de l achat D penses Tome 2 ajy Pilotage des conditions 10 m dicaments terrain Sassi rel Adresse de livraison Confirmations E R R gulier Code TVA D rogation scientifique Code UF OT L onglet Donn es client pr sente La date de saisie de la commande dans GESLAB engagement juridique Le code TVA est renseign si le taux de TVA a t saisi sur la ligne commande GESLAB D tail Le n de remise en comp tition et lindication d une ventuelle d rogation des scientifique pour la remise en comp tition postes Le caract re de l achat r gulier ou ponctuel Le code UF OT seulement si l achat est ponctuel Le num ro de carte achat pour les commandes pr visionnelles avec carte achat _ l acronyme du contrat le num ro PUMA B Poste d L Historique de commande alely lale alBeBele ul Eal al
53. avec services aff rents organisation de colloque s minaires etc prestations informatiques g n rant la mise disposition d un produit particulier laboration d un logiciel autres prestations de services produits de magasin etc Ces op rations sont trait es selon la modalit d crite ci apr s de facturation inter unit s Les facturations internes donnent lieu pour le centre financier correspondant la division qui fait la prestation une recette de type R4 ligne autres produits de gestion courante une mise en place de la contrepartie de cette recette en budget d engagement nature NB en provenance de la provision de ressources propres d concentr es affect e par la DFI aupr s des centres financiers de la d l gation Les informations de la comptabilit g n rale permettent de retraiter hors syst me ces d penses et recettes afin de les isoler dans la comptabilit budg taire 4 2 1 1 Gestion des frais de campus par facturation inter unit s rappel fonctionnel Cette m thode des charges collectives utilise la fonctionnalit de la facturation inter unit s Elle permet la d l gation de facturer aux unit s le co t pr visionnel de leurs charges d infrastructure Cette facture permet de doter en contrepartie le service logistique pour ses commandes annuelles Le processus est le suivant Le service logistique de la DR met une facture interne envers chaqu
54. classe 6 ou 2 Cr dit compte 40810000 Le compte de classe 6 ou 2 imput est celui d duit du code famille d fini sur la commande GESLAB Cette criture est automatique et ne n cessite aucune intervention de la part de la D l gation Le poste 40810000 porte l information de la commande et du poste Le montant est calcul par le syst me par valorisation de la quantit r ceptionn e au prix de la commande Dans le cadre de la facturation interne le service fait est obligatoire et est saisi dans GESLAB Les comptes comptables concern s dans les critures g n r es par le service fait sont d bit 65820000 cr dit 40810000 Une pi ce analytique sur la nature comptable primaire correspondant au compte de classe 6 ou 2 et sur l imputation analytique centre de co ts ou l ment d OTP d origine et d un montant quivalent au document comptable e Une pi ce budg taire sur l adresse budg taire de la commande consommant les cr dits de paiement d un montant quivalent au document comptable Remarque dans GESLAB le montant de la commande est modifiable jusqu la saisie Engagement et prise en charge Page 64 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 d une facture m me s il existe un service fait sur la ligne de commande qu il soit partiel ou total Dans ce cas l cart entre le montant modifi de la commande et les cr dits de paiements consomm s lors du servi
55. commentaires de la facture en cliquant sur l onglet Note Saisissez ventuellement des commentaires dans la partie r serv e cet effet Cliquez sur l ic ne afin de revenir l onglet Donn Base dans le menu d roulant Engagement et prise en charge Page 97 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menua Enregistrer Retour interompre Syst me a Activer struct cde Autre document de facturation Maintenir Simuler Autre s Activer spurt coe A F Op ration Facture G00 Solde Actr semetra gt F Auire docurment de facturation CtrisF10 Fournisseur 000100000 M moriser l tai achuel du docurmetit F5 Soci t Simuler d turm ril e Ctri ShntFT Date de faciure 29052006 R t rence 30000031 FIRADEL hide PS gheF4 R t rence commande Date comptable 59 06 2006 Boite postale 194 1 7 3 Montar Femo EUR O calculer TA 44604 Saint Nazaire Cadex i Montarit TVA 1 176 00 DO TVA d ductible B amp S M 9561111111 Texie D zj fm i Cond d pril Ech an irrim d i Date de base 29 05 2006 O cit Carre Cple tique 11111111111 Saci t 2800 CNRS Paris TEST banque fii Ea Num ro dent Commandeprogramme de lraisons 2000000300 C Postes de marchandises senvices z Wise en frma CHRE
56. cr es La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La commande n a pas pu tre cr es La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La demande d achat n a pas pu tre La comande n a pas pu tre cr s Tu Alamerda A erhet n e mme vus tom trat Pos Demachat Poste P Texte du message ill _ La commande n a pas pu tre cr e 1 B La demande d achat n a pas pu tre convertie convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis convertis er ia peen e peaa aps e a aa r a RE D OOo OS D S N n S a a a Heron rr rror roa 15 BH RGRRROG PRG GRRFE S Page 48 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Principaux cas d erreur rencontr s lors de la transformation des DA en commandes Message d erreur Dans les donn es g n rales cran adresse onglet communication du fournisseur de la DA la zone Langue est obligatoire renseign e par d faut avec Fran ais et doit obligatoirement tre laiss e avec cette valeur En effet cette valeur permet de d terminer l unit de quantit d
57. d achat est sans fiche d immobilisation Poste io i a JONT g Qu ttes et dates Vi 1nSation F imputation Sou OIRE Type imp Avec Serice FaltF R partition imputation simple St CNRS Compte g n ral 60630000 Dom activit 0005 P rim tre ana 9000 Centre d couts A0005001 El ment d OTP Fonds 1 Domaine fonc AIMOYOR Centre fin D tail des postes 0005 Compte budg t NB2 L onglet Imputation pr sente le type d imputation de la DA Les donn es de comptabilit g n rale le compte g n ral impact qui a t d duit du groupe de marchandise code famille le domaine d activit concern Les donn es de comptabilit analytique d duite du code de gestion 1 de l origine de cr dit dans GESLAB le p rim tre analytique toujours 9000 le centre de co ts ou l l ment d OTP Les donn es de comptabilit budg taire d duites du code de gestion 2 de l origine de cr dit dans GESLAB le fonds sur lequel est affect l achat 1 caract re du code de gestion 2 le compt budg taire 2 caract re du code de gestion 2 le domaine fonctionnel caract res 3 8 du code de gestion 2 le centre financier unit GESLAB Si la demande d achat est avec une fiche d immobilisation Engagement et Version 4 33 prise en charge Page 22 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Affi ei Demande d achat 10048
58. d bloquer la facture avant sa prise en charge Pour cela il vous suffit d aller dans l onglet Paiement au niveau de la zone Bloc paie s lectionner Disp pour paiement si ce fournisseur n est pas celui de la facture papier alors il faut supprimer la facture pour qu elle reparte vers GESLAB appeler le laboratoire pour qu il d termine si cet cart de fournisseur entre facture papier et facture GESLAB est justifi si c est le cas il ressaisit sa facture avec le nouveau fournisseur si ce n est pas le cas il faut rejeter la commande manuellement pour que la commande soit modifi e dans GESLAB pour y mettre le nouveau fournisseur 4 me Cas La facturation interne La facture provient d GESLAB ou est saisie directement dans BFC avec TVA exon r e Les comptes comptables concern s dans les critures g n r es par la facture sont d bit 40810000 Cr dit 40120006 Elle est envoy e GESLAB apr s prise en charge et apr s compensation des comptes de tiers Engagement et prise en charge Page 105 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 La facture est syst matiquement bloqu e au paiement avec le code blocage F Fournisseur GESLAB inconnu la d bloquer et la prendre en charge La proposition de paiement quotidienne n inclut pas les factures rattach es des fournisseurs internes Le processus de compensation est d crit dans le manuel d utilisation D
59. de livraisons 20000001 73 qi gt Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TVA Quantit Commande achat Foste Domaine d activ Centre de co ts El n Eo E e E R CS OT ns E CT EE valeur qui diminue la valeur factur e d chargement ult rieur L avoir qui vient d GESLAB est toujours pr enregistr en tant qu avoir en Dans BFC cela se traduit par un document de type d op ration Avoir avec la coche Chargement ult rieur au niveau des lignes de lavoir positionn e imite de ne pas d passer le montant global de la facture GESLAB peut galement envoyer un avoir sur un poste non factur GESLAB g re les avoirs au niveau global de la facture Il peut donc envoyer BFC un montant ligne gt au montant ligne de la facture dans la Pour prendre en charge ce type d avoir vous pouvez soit modifier le num ro de poste soit ajouter un num ro de poste sur l avoir Pour cela cliquer sur la fl che c t de la r f rence commande et rajouter les postes n cessaires pour l clatement de l avoir R f rence commande Poste Compte g n ral Montant Code TVA Guantit Commande achat F Pour visualiser la zone Chargement ult rieur coch e il faut aller dans les zones de droite des lignes de la facture l aide de l ascenseur Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 166 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisati
60. e dans GESLAB pour y mettre le nouveau fournisseur 2 Cas Ce cas peut aussi de produire si le SIRET indiqu dans la commande GESLAB ne permet pas de retrouver le fournisseur dans BFC il faudra alors cr er le fournisseur dans BFC et renseigner le fournisseur attitr dans la demande d achat Ensuite le processus est le m me que ci dessus geme Cas Dans GESLAB il est possible de saisir un fournisseur facture diff rent de celui de la commande Lors de la prise en charge de la facture pr enregistr e le syst me recherche le fournisseur de la facture partir du SIRET Si cet auteur de facture est retrouv dans le r f rentiel Tiers en automatique alors il est renseign en automatique dans la zone auteur de facture la facture n est pas bloqu e au paiement Si cet auteur de facture n est pas trouv dans le r f rentiel Tiers en automatique par d faut le code fournisseur de la commande est rapatri dans la facture un code blocage F Fourn Xlab inconnu est appos en automatique sur cette facture pour que vous alliez v rifier ce fournisseur Il vous appartient donc de v rifier ce fournisseur il faut consulter BW pour le flux des factures chercher la facture GESLAB concern e relever le n SIREN du fournisseur et le comparer avec celui de la commande qui est maintenant aussi indiqu dans la facture Si ce fournisseur est celui de la facture papier alors seulement il faut
61. er facture fournisseur SOCiete z900 Menu 4 41 Activer struct cde Actr sere trav Autre document de factu T En t te F f rence commande 0001000522 AGT COMPT UNIVERS P SABATIER 1 60670000 341 68E1 Exon rat E 2000000133 a0 004 40388001 260670000 500 00 E1 Exon rat 20000001 60 10 0004 A0388001 61410000 300 00 E1 Exon rat 2000000162 10 0004 A038800 4 60670000 254 39 E1 Exon rat 2000000132 10 0004 5 60670000 300 00 E1 Exon rat 2000000159 10 0004 2010 61410000 30DQ0E xon rat 2000000161 10 0004 D s lectionner les commandes que l on ne veut pas prendre en charge en cliquant sur la zone carr e gauche de chaque ligne de la facture Pour ne garder l cran que les commandes s lectionn es cliquer sur l ic ne en bas gauche Supp postes non marqu s S Ne garder que les commandes s lectionn es vite BFC de contr ler toutes les commandes ce qui peut g n rer des messages non pertinents seules les commandes concern es par la facture sont ainsi contr l es e e e CR RS D UN EE EE r N CS e e EL D M e Menu 4 dl oo l Activer struct cde Actr serve trav autre document de factu T En t te R f rence commande 0001000522 AGT COMPT UNIVERS P SABATIER Mise en forme TEn w E p mn H H E 661410000 70 00 E1 Exon rat El 2000000161 10 0004 2010 Modifier les montants des commandes s lectionn e
62. facture 08 01 2008 R f rence F4140 LYRECO FRANCE Date comptable 17 01 2008 RUE ALPHONSE TERROIR Wontant Q8 56 EUR C Calculer TVA F 69770 MARLY Montant TVA 12 31 m Texte Cond de prt Ech an imm d Date de base 17 01 2008 C tri Comp Cpie que 000100037646 Fa BNP PARIBAS AG VALENCIENNES Soci t z900 CNRS Paris Num ro de lot R f rence commande Commande programme de livraisons 2000391572 Postes de marchandisesisenmices w Mise en forme CNES w 2 60640000 26 25 0C M Pr TD 152000391572 JALI Aoo zE Foste ES Crit re rech HE J 2 Postes ET C2 Supprimer le code TVA de lent te du document en le mettant blanc par la liste d roulante si les lignes factures comportent plusieurs codes TVA S lectionnez le poste ou les postes modifier dans l onglet R f rence commande au niveau des postes Passez le taux de TVA ND TVA non d ductible pour chaque ligne dont le compte est modifier Cliquer sur l onglet Compte G n ral Engagement et prise en charge Page 135 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Maintenir simu Solde 0 00 EUR i Voulez vous corriger limputation de la commande d achat Fournisseur 0001026982 Soci t E Da LYRECO FRANCE Da RUE ALPHONSE TERROIR MO F 59770 MARLY
63. facture par PDAP Ce code permet de bloquer automatiquement au paiement une facture en attente d un avoir Pour les factures DMF soumises au CMOD en pr sence d un code blocage X celui ci pr dominera sur le code blocage D e Le code blocage M permet un blocage en masse Il peut servir bloquer l ensemble des pi ces d une proposition de paiement Cf Manuel d utilisation D penses Tome 3 BFC MU T DEP Tome 3 chapitre 9 2 6 Blocage en masse d une proposition de paiement e Le code blocage R ne doit pas tre utilis Il se met en automatique lors de la prise en charge dans certains cas de contr le par rapport au seuil de tol rance On peut lever ce code blocage directement sur la pi ce comptable e Le code blocage T se positionne directement sur un Tiers pour bloquer en paiement l ensemble des pi ces relatives ce tiers Ly Cf Manuel d utilisation D penses Tome 1 BFC MUT DEP Tome 1 Engagement et prise en charge Page 188 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 e Le code blocage C permet au Comptable de suspendre le D lai Global de Paiement de la facture La date de fin de DGP tient compte du laps de temps pendant lequel la pi ce est bloqu e au paiement La gestion de ce code blocage suspensif est manuelle e Le code blocage P permet l Acheteur Public de suspendre le D lai Global de Paiement de la facture La date de fin de DGP tient compte du laps de temps pendant leq
64. frais de campus etc Chaque structure op rationnelle en d but de p riode trimestre semestre ann e saisit une commande pr visionnelle la transmet BFC Rappel ces commandes ne font pas l objet d un service fait Lors de la prise en charge de la facture le gestionnaire de la D l gation clate la facture en autant de lignes que de structures op rationnelles divisions concern es Cr er facture fournisseur soci t Z900 LI Retour interrompre Syst me a Activer struct cde Actr senve trav Autre document de facturation Donn base Date de facture 01 12 2006 R f rence DEC2006 Date comptable 06 12 2006 Montant 150 00 C Calculer TVA Montant TYA E1 Exon ration de TWA cika Texte Date de base C Ctrl Comp Soci t Z900 CNRS Paris Mum ro de lot p 5 Les donn es d en t te obligatoires sont Date de la facture R f rence r f rence de la facture fournisseur R f rence commande En Postes de marchandisesiserices Cornmandeiprogramme de livraisons Mise en forme CNRS Bon de livraison Te ur m 7 ne Jesse nv Jouanit commande achat Poste Domaine vactw Oenre de co ts Eien Feuille de saisie des services Fournisseur o Prestataire de transport Accord d change funiquernent 15 Gil Pour rappeler la commande des divisions concern es Se positionner sur l onglet R f rence commande Cliquer sur le menu d roulant Choisir la cat gorie Fournisseur
65. interne saisie dans GESLAB doit tre standard non pr visionnelle et doit comporter les informations suivantes nature fonctionnement uniquement code famille unique P616 qui pointe vers un compte g n ral 65820000 fournisseur interne dont l identifiant dans GESLAB est le code division de la structure CNRS destinataire du bon de commande Les adresses budg taires et analytiques de l engagement sont d riv es de l origine de cr dits imput e dans GESLAB A la premi re commande envers un tiers interne donn celle ci reste en demande d achat en attente dans BFC pour fournisseur inconnu Apr s affectation du code fournisseur BFC par le service financier cette demande d achat peut tre transform e en commande le Engagement et prise en charge Page 14 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation O D penses Tome 2 service fait et la facture associ s peuvent tre int gr s Cette action manuelle ne sera pas n cessaire pour les futures commandes de ce laboratoire vers ce fournisseur interne Il ne peut pas y avoir de facturation interne sur un compte d immobilisations classe 2 les transferts internes d immobilisations seront g r s via les processus de gestion des immobilisations 5 2 Traitements li s la demande d achat et la d termination du fournisseur 5 2 1 Afficher une demande d achat ME53N Les demandes d achat sont cr es en automatique part
66. l ic ne d aide la recherche Liste des documents article RE Ex cuter Documentation de program Donn es de poste Article Division Magasin Lot Fournisseur 1010231 o client Code mouvement L pa m pa pa me i ge g g Ji Stock sp cial Donn es d en t te Date comptable Nom de l utilisateur Type d op ration gi gis gi is R f rence PODESNECCCDCEE Options d affichage d Mise en forme Source des donn es Base de donn es Documents abr g s _ Lire uit doc abr g s ds arch Struct info archiv Engagement et prise en charge Page 66 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Une fen tre de s lection s ouvre D limitez le s document s afficher en renseignant certaines zones de la fen tre de s lection par exemple un fournisseur NB Chaque zone de s lection poss de une aide la recherche Cliquez sur le bouton Ex cuter afin de lancer votre recherche Engagement et prise en charge Page 67 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Liste des documents article 1 Retour interrompre Syst me a Premi re colonne Colonne de gauche Colonne de droite ACIDE FLUOFRHYDEIQUE 0014 D l gation Midi Pyr n es 101 3000000380 l 45 10 2006 ACIDE FOLIQUE 0014 D l gation Midi Pyr n es l l 3000000391 l 45 10 40 6 Liste des documents article O Premi
67. la commande sera transmise en suppression avec les lignes de d tails BFC Dans BFC la suppression d une demande d achat est repr sent e par l ic ne Qui au niveau de chaque poste ligne 5 2 5 Solder une demande d achat Le solde d une demande d achat standard ou pr visionnelle n est pas autoris depuis BFC Si une commande est sold e dans GESLAB et que celle ci na pas encore t transform e en commande dans BFC la commande sera transmise avec le solde au niveau des donn es d ent te et la demande d achat correspondante sera alors sold e dans BFC Remarque Concernant les DA pr visionnelles seul le solde est autoris Toute autre modification reste interdite 5 2 6 Cr ation de commandes d achat partir de demandes d achat ZME59N Cette transaction permet de cr er une commande d achat partir d une demande d achat DA dans BFC Deux fois par jour un programme est lanc en automatique pour cr er partir des demandes d achat int gr es dans BFC des commandes d achat Aucune intervention manuelle n est n cessit e dans cette tape du flux mais il est cependant utile de savoir comment acc der cette transaction En effet il est possible que le lancement titre exceptionnel de la transformation d une DA en commande soit ex cut par un gestionnaire en d l gation s il ne peut pas attendre le lendemain matin pour traiter sa commande Lors du lancement de ce programme seules les DA ayant un fo
68. la demande d achat Une fois la demande transform e en commande vous pouvez saisir la facture associ e du montant correspondant au compl ment de remboursement les subventions pour frais de mat riel sur le terrain sont saisies au travers de commandes pr visionnelles de fonctionnement sur le code famille P807 correspondant de la subvention frais de mat riel sur le terrain Le laboratoire doit envoyer une lettre sign e par le directeur d unit pour demander cette subvention Le montant de la subvention devra tre vis par l ordonnateur secondaire et devra donner lieu une saisie de facture d achat au nom de l agent Comme pour le point pr c dent il faut s assurer que le tiers correspondant l agent est ouvert dans la vue achats correspondant la d l gation Les baux de location ils ne doivent pas tre suivis dans le r f rentiel march s il faut cr er en d but d ann e une commande par bail avec une ligne par ch ances suivant la p riodicit mensuelle trimestrielle etc Les baux n ayant pas t repris dans le r f rentiel march s lors du basculement GCF BFC il est possible que les donn es du fournisseur correspondant aient t perdues Si c est le cas il faut avant de saisir la commande cr er le fournisseur dans le r f rentiel tiers avec le cas ch ant un num ro INSEE si le tiers se trouve tre un simple particulier La facturation interne La commande d achat
69. la prendre en charge pour sauvegarder les donn es que vous avez saisi et ensuite revenir plus tard sur cette facture lorsque les conditions de la prises en charge seront r unies Engagement et prise en charge Page 116 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 j EI LA t Cr r facture fournisseur soci t Z900 F7 OO Solde 0 00 EUR Saut Syst me Piani un re pla Foumisseur 0001000000 Alde Accepter et enregistrer Ctri F11 Soci t Bl Date de fachi interrompre F12 2000003 FIRADEC Date comptable 129 08 2008 Bo te postale 194 Montant 185 00 x EUR C Calculer TVA 44604 Saint Nazaire Cedex Montant TVA 1 176 00 DO TVA d ductible BS v 110661111111 CS Texte 7 ks Cond de pmt Ech an imm d Date de base 2905 2006 C Ciri Comp Cplebque 11111111111 JS ra Soci t 7900 CNRS Paris TEST banque P Num ro de lot Commande programme de Inraisons 2000000300 Postes de marchandises serices Y Mise en forme CNRS DO TVA d di Z 2000000300 20 0014 A0014005 UE Poste Eal Crit re rech RE 1 2 Postes EEE Saisissez les l ments de la facture montant TTC montant TVA de la facture etc La saisie du num ro de commande est obligatoire pour l option Commande programme de livraisons NB si ensuite vous essayez d enlever le n de commande vous aurez le message d erreur Renseignez t
70. liste de proposition de paiement du lendemain le fournisseur appara tra en compensation Avoir Facture et le paiement se fera pour la diff rence Fournisseur 000100067 Coordonn es bancaires RADIOSFPARES COMPOSANTS STE GENERALE SG BEAUVAIS ENTREPRISES RUE NORMAN KING EP 453 60008 BEAUVAIS 60831 BEAUVAIS CEDEX Code banque 3900380709 N compte 0028500681 Cl R I B 43 E F1100808001 0011A CPTOI Y Virenent bancaire domestique RADIOSPARES COMPOSANTS 450 00 EUR pii 29606 6036080092 RI 19 12 2686 24 11 2086 O 1V 31 450 00 i 450 00 EUR CPTOI Y Virement bancaire domestique RADIOSPARES COMPOSANTS g 00 EUR 0911 z900 603000093 RE 19 12 2086 19 12 2006 0901Y 31 546 00 0 0 540 00 EUR 0811 Z206 6080808048 RA 18 12 2886 19 12 2086 BIY 21 450 08 450 898 EUR 90 00 O 00 90 609 REUR 2 Cas particuliers des factures de d douanement avec une seule facture comprenant un montant HT inf rieur au montant de TVA Pour le montant HT et la TVA aff rente cr er une commande SF facturation via le flux logistique Pour le r sidu de TVA Voir Proc dure BFC fiche pratique n 1ex2008 r dig e par ACP en date du 20 05 2008 3 Cas particulier de la prise en charge d une facture de d douanement avec un montant HT gale 0 et un montant de TVA Voir Proc dure BFC fiche pratique n 1ex2011 r dig e par la DCIF en date du 25 11 2011 4 Cas particulier de la prise en charge d un avoir de d douaneme
71. lt Afficher une facture par le chemin D penses Prises en Engagement et prise en charge Page 108 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 charge factures achat Afficher une facture BCLLILLILIILI I Ez i Puis cliquer sur le bouton Documents li s pour acc der aux pi ces de gestion comptable et obtenir le num ro de la pi ce comptable FI de la facture faire une copie de ce num ro Afficher lavoir dans la transaction MIR4 lt Afficher une facture par le chemin D penses Prises en charge factures achat Afficher une facture Afficher le document de facturation 5105601016 2006 EJ Cond de pm Ech an mm d Date de base 19 12 2006 Sou t Z900 CNRS Paris Num ro de lot Engagement et prise en charge Page 109 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cliquer sur le bouton Documents li s pour acc der la pi ce comptable FI Afficher pi ce Vue de la saisie Menu a dl Retour interrompre Syst me 4 amener autre pi ce s tectionner o Vue de la saisie N pi ce 608000040 Soci t Z900 Exercice compt 2006 Date pi ce 18 12 2006 Date comptable 19122006 P riode 12 R f rence ANNUL FACTURES N intersoc Devise EUR Z900 121 1000672 RADTIOSPARES COMPOS 450 00 EUR 2 96 40810000 FOURNISSEURS FACTUF 100 00 EUR Et 3 96 40810000 F
72. pourra tre retrait e par la structure op rationnelle d o elle provient Allez dans l onglet Statut d un des postes de la demande d achat S lectionnez Bloqu par le demandeur dans le menu d roulant en face de la zone Cd bloc qui signifie code blocage Saisissez ensuite un texte explicitant le motif du rejet de la demande d achat dans la O zone fexteBloc N B le motif de rejet n est pas renvoy GESLAB il est renseign titre informatif dans BFC Le fait d apposer ce code blocage sur une des lignes de la demande d achat a comme cons quence de rejeter toute cette demande d achat Enregistrez les modifications effectu es sur la demande d achat en cliquant sur le s bouton Sauvegarder Une fen tre d information s ouvre indiquant que le rejet a bien t envoy GESLAB Cliquez sur le bouton valider Engagement et prise en charge Page 41 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 2 3 3 Afficher la liste des demandes d achat rejet es manuellement Il est possible d afficher toutes les demandes d achats rejet es manuellement pour une division Cf Manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomed4 Engagement et prise en charge Page 42 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 2 4 Supprimer une demande d achat La suppression d une demande d achat est impossible depuis BFC Si une commande est supprim e dans GESLAB
73. pr enregistr e le syst me ne peut pas identifier le fournisseur de la facture qui comporte un SIREN car la recherche fournisseur se fait partir du SIRET par d faut le code fournisseur de la commande est rapatri dans la facture un code blocage F Fourn Xlab inconnu est appos en automatique sur cette facture pour que vous alliez v rifier ce fournisseur II vous appartient donc de v rifier ce fournisseur il faut consulter BW pour le flux des factures chercher la facture GESLAB concern e relever le n SIREN du fournisseur et le comparer avec celui de la commande qui est maintenant aussi indiqu dans la facture si ce fournisseur est celui de la facture papier alors seulement il faut d bloquer la facture avant sa prise en charge Pour cela il vous suffit d aller dans l onglet Paiement au niveau de la zone Bloc paie s lectionner Disp pour paiement Engagement et prise en charge Page 104 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 si ce fournisseur n est pas celui de la facture papier alors il faut supprimer la facture pour qu elle reparte vers GESLAB appeler le laboratoire pour qu il d termine si cet cart de fournisseur entre commande et facture est justifi ex rachat de la soci t si c est le cas il resaisit sa facture avec le nouveau fournisseur si ce n est pas le cas il faut rejeter la commande manuellement pour que la commande soit modifi
74. un march contrats cadre y compris les march s relatifs l article 30 les caract ristiques suivantes sont prises en compte Si le type r glementaire du contrat cadre est forfaitaire F ou fractionn tranches 72 i Si le montant du contrat cadre est sup rieur au montant plancher de 90 000 alors le contr le est r put complet ii Si le montant du contrat cadre est inf rieur au montant plancher alors le contr le est r put complet si les indicateurs suivants sont g r s au niveau du march Avance Acompte _ Retenue de garantie Clause de r vision de prix qu il s agisse de conditions r visables actualisables ou ajustables iii Sinon et notamment si clause de r vision de prix est ferme ou ajustable selon volution prix catalogue le contr le est r put a minima Si le type r glementaire du contrat cadre est mono attribution 71 1 multi attributions autres 71 1V ou multi attributions scientifiques 71 V iv alors le contr le est r put a minima Les indicateurs g r s dans les caract ristiques sont d finis lors de la cr ation du march dans le cas de modification d un de ces indicateurs un contr le a posteriori est effectu Ces indicateurs sont pris en compte en fonction des donn es march ind pendamment de l existence ou non de ces l ments lors de la saisie de la facture La cr ation des l ments du march est d taill e dans le chapitre de gestion
75. validit donn es de TVA etc s effectuent Il n y a pas d activation du message informatif indiquant que la facture est en contr le complet sauf si un des l ments compl mentaires saisis dans la facture a comme cons quence que cette facture passe en contr le complet Saisie d une facture directement dans BFC service facturier 1 2 3 4 5 La facture est saisie dans BFC Les contr les majeurs existence engagement donn es du tiers s activent la saisie des l ments de la facture La notion de contr le a minima ou contr le complet appara t au moment o l on saisit le n de la commande et le montant TTC de la facture activation du message informatif dans le cas du contr le complet et coche Ctrl comp gt positionn e Si avant l enregistrement de cette facture le montant est modifi e et passe sous le montant plancher indiqu dans le plan de contr le r gional la coche Ctrl Comp doit tre enlev e De m me si le montant est modifi e et passe au dessus du montant plancher indiqu dans le plan de contr le r gional la coche Ctrl Comp est positionn e et le message informatif affich Les autres contr les s effectuent soit au fur et mesure de la saisie des l ments ex contr le des carts avec la commande soit au moment o la facture est enregistr e Validit donn es de TVA etc Lorsque l utilisateur enregistre la facture il ny a pas d activation du message inform
76. volution possible dans les outils annexes Pas d volution possible dans les outils annexes saisie manuelle dans BFC incontournable Page 192 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation CAS D ERREUR Disponible budg taire insuffisant au niveau de l unit Disponible sur l ment d OTP insuffisant Int gration d une 2 me facture sur la m me commande pr visionne Ile dont le montant factur est sup rieur au montant engag MESSAGE D ERREUR Budget annuel d pass de XXX euros contr le dispon Engag CB Contr le des disponibilit s Poste xxx Elt d OTP XXXXX d passement de budget Prix trop lev marge de tol rance de 30 d pass e ce message est pr c d d un triangle jaune indiquant que c est un contr le non bloquant Le Code TVA DO ou E1 existe galement Le document ne contient pas de postes Solde diff rent INFORMATIONS FONCTIONNELL ES La facture ne peut tre comptabilis e La facture ne peut tre comptabilis e Lors de la comptabilisation en masse d une facture Carte log e le syst me contr le que le montant d j comptabilis pour la commande est inf rieur ou gal au montant engag la premi re facture qui fait d passer le montant engag est comptabilis e automatiquement mais la deuxi me et les suivantes ne le sont pas Pour viter Engagement et prise en charge Version 4 33
77. 1 4 NB2 10 600000210 1 Factures Original EUR 30 70 Budget de paiement Pour revenir la liste de pi ces cliquez sur le bouton Retour 6 2 1 2 Afficher un service fait par commande MIGO Les entr es de marchandise cr es dans BFC peuvent tre affich es par cette transaction Ce sont les m mes crans qui sont affich s lorsque vous visualisez un document article partir de l historique d une commande d achat Afin d afficher un document article dans BFC activez la transaction lt Afficher service Engagement et prise en charge Page 72 sur 194 Avril 2015 Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 fait par comm gt partir du chemin suivant D penses Service fait Transaction MIGO Entr e de marchandises Document article DR14 E SFC 711 Afficher Annulation an Entr e de marchandise Afficher Document article Edith PRAT kb Retour Interrompre St E Recommencer Maintenir Contr ter enregistrer Aide Aficher w Document article Es El ji u aa a spl LA y Date pi ce Son livraison siae Date comptable Latine voiture Txen t te Antie Ex T Ji Diision PE T Magagis _ a L Let ds a i Foumisseur T 1000000 C Cari L Si vous utilisez Taide la Eri enii Li recharcha pour le nNUMArG i niini mj m m ma F 1 m z i ou document aricle
78. 10 racks pour cytospir ML Typeimp avec sF Fo A Compte g n ral 60670000 Dom activit 0013 Centre de co ts aa Cliquez sur suite Afficher commande d achat Commande standard 2000000155 cr par DR04 SFC Menuai dl lRetnrw ll internamnare ll Svst me al th se des documents Cr er AficheriMoc LE Num ro du document d achat 1j 5 FRAMCE Date doc 29 1 1 200 t Criteres de recherche PET CE Eaa R sultats de la recherche 1 1 1 006 400 00 EN A Org Div GAc Cde lab Wpt lab Type Docachat Poste 006 RC N Double Cliquez sur le document d achat pour rapatrier son num ro Engagement et prise en charge Page 52 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher commande d achat Commande standard 2000000155 cr par DRO4 SFC menu 41 di retour terme Syst me 4 Activer synth se des documents Cr er ficher ur 1000875 OLYMPUS FRANCE Date doc 2911 2 Devi Par Cde achat 28 11 2006 400 00EUR Demande d achat 28 11 2006 200 00 EUR 1 de achat 2000000161 E arunum H E o Cliquez sur Autre document afin de valider votre s lection Description des donn es de la Commande Tout document d achat est constitu d un en t te d une synth se des postes lignes et du d tail de chaque poste ligne Commande standard 2000000300 cr par Edith PRAT Menu al A Sauvegarder Retour i
79. 1228 ER Im thie AR 200 11111208 ER Le 1 11NM0E EUR x nA ELA ue 1111102 ER 0 111128 ECM roa 113120 ER 350 04 1111208 EM nm 1121102 AR Do 1221728 ne nie 1121202 GA x 1211722 ELA 1 20 12113288 GR 0 1111292 ER 106 121128 AR x 60 1121188 ER X 121228 AR 1021 1111398 EUR NA ua Fee T RRUAN IS Ey EF x 1x TT as 11238 1191292 LO Feng 11128 10 Mont RS ie 1111286 LOC Phare CIF 117128 LOC Fhemex C3 1201208 10 Feng Car 12176 I Perey C3 1291206 10 Phort C3 1111206 10 Prea CS nime 1a Pea 12912008 10 Pervez n Agi P tnie 10 Feux 7 AIE T Pa 11113294 LOC Feng 7 EI nime Fees T FACTURE AR w pr 1121232 LOC Fyeve Z NEUVE Xe D DT 1111238 100 Fueweg es A 1111298 LO Fhenez T Caps tm D PF 111128 200 Feng T CAGE hi 2 PA AIME LC Fheweg CASJETIE 38 F 1219128 100 Penny Ca 10 xe PA niss Pour acc der en modification l un des documents de facturation pr sent s double cliquez sur le num ro du document ou cliquez sur l ic ne de modification c t de ce num ro Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 102 sur 194 Avril 2015 GER S 11m 3200 1111208 RE LATE 2 11 2 1141208 In 2x 111 111 111 208 PEIES PPS 12020 ne 1121208 PRIME 2 11412 1191208 NIE IHH IN 2 BFC E Manuel d utilisation 0 D penses Tome 2 Modifier document de facturation pr nregistr 5105600616 2006 n Saena P Eauegarder d
80. 12864 a En t te Synth se des postes Poste 10 Cong lateur armoire VIP PLUS 86 a all i imputation ER ifa Tyee mp Aae SF ID a D R partition Imputation simple st CNRS E Compte g n ral Dorm activit Immobilisation 616139 P rim tre ana 9000 Centre de co ts Fonds hooo Domaine fonct Centre fin 458 Compte budg t L onglet Imputation pr sente le type d imputation de la DA Les donn es de comptabilit g n rale le compte g n ral impact qui a t d duit du groupe de marchandise code famille Les donn es de comptabilit analytique d duite du code de gestion 1 de l origine de D tail des Cr dit dans GESLAB postes l l ment d OTP Les autres donn es d imputation sont sur la fiche d immobilisation Cf BFC MUT CPT TomeiB CiM B Poste pot yv lalw Source anDpr Contrat o O OrganisAchats 0005 Ut achat Dimis c dante Fourn attitr 1000086 AIR LIQUIDE Infos achats n FoumSouh N art foum a AIG CTETr n D WHn Li 111s L LE L onglet Source d approvisionnement pr sente D tail des le contrat cadre march sur lequel porte la DA le cas ch ant postes le fournisseur attitr de la DA l organisation d achat responsable de la DA Engagement et prise en charge Page 23 sur 194 Versio
81. 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Commande standard 2000000300 cr par Edith PRAT Menua Sauvegarder Retour Interrompre Syst me a Activer smth se des documents I Commande standard 2000000300 Fournisseur 1000000 FIRADEC Date doc 15022006 Cr er Affichar Modifier Autre commande Motif de relet N contrat cadre absent tort v Oh emballages at cartons OCUNI T 20 02 2006 10 00EUR 1 UNI MOBILIER SP CIFIQUE D Midi Pyr n es mjo i foumitures de bureau 1 200 UNI T 20 02 2006 1 00EUR 1 UNI FOURNITURES CONSOMTO Midi Pyr n es B Commande standard 2000000300 modifi La barre d tal vous Indigue que votre commande a hien modifi s Une fois le motif de rejet appos enregistrez votre commande en cliquant sur le bouton Sauvegarder Une fen tre d information s ouvre vous indiquant que la modification de la commande a g n r comme souhait un retour vers GESLAB sous la forme d un IDoc dont le num ro est sp cifi Validez cette information en cliquant sur l ic ne de validation 5 3 2 2 Modifier les l ments d une commande d achat Si l erreur d imputation budg taire d imputation analytique de n de RECA de l indicateur de d rogation ou de n de march est d tect e apr s la r ception de la commande dans BFC mais avant la r ception du service fait associ la commande standard il est n ces
82. 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 8 Ajouter des co ts indirects d acquisition Quelques r gles g n rales 1 La saisie de co ts indirects d acquisition est interdite pour les factures multi commandes multi Structures op rationnelles divisions 2 Les co ts indirects d acquisition saisis pour leur montant HT supportent automatiquement le ou les taux de TVA appliqu s aux lignes de commande sur lesquelles ils sont r partis 3 Les postes d une facture qui ont le m me compte g n ral la m me quantit et des sens oppos s d bit cr dit sont exclus du calcul de r partition des co ts indirects d acquisition Cette r gle est principalement applicable dans le cas de corrections d imputations comptables et ce pour neutraliser la r partition automatique des co ts indirects d acquisition sur ces lignes de correction Exemple Dans le cas d une saisie de facture sur une commande deux postes car le compte g n ral est diff rent le premier poste a d j t sold et comptabilis via une premi re facture la saisie concerne le deuxi me poste avec int gration de co ts indirects d acquisition en m me temps que la deuxi me facture Dans ce cas les co ts indirects d acquisition sont imput s uniquement sur les postes de la deuxi me facture en cours de saisie La facture saisie pr c demment n est pas prise en compte pour la r partition de ces co ts indirects d acquisition 8 2
83. 4136 L19180 pE Ligne __1 Il est possible d afficher les imputations Les donn es d taill es du document s affichent dans la partie inf rieure de la fen tre Cliquez sur l onglet Qt afin de constater la quantit r ellement livr e la quantit livr e peut tre diff rente de la quantit command e service fait partiel Engagement et prise en charge Page 77 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cliquez sur l onglet Ou et retrouver le num ro de livraison GESLAB donn e obligatoire ainsi que le code article du fournisseur dans la zone Texte Cliquez sur l onglet Donn es cde et retrouver les donn es relatives la commande sur laquelle est effectu e cette entr e marchandise le num ro BFC et le num ro GESLAB 6 2 1 3 Afficher un service fait via l historique des commandes Il est possible d afficher un service fait directement depuis la commande d achat rattach e via l onglet Historique de la commande se r f rer au chapitre 5 3 1 1 Afficher une commande d achat standard Valorisation du service fait Si une modification de prix unitaire de la commande intervient alors qu un service fait a d j t saisi sur le poste de la commande les prochains services faits qui seront cr s seront valoris s au nouveau prix unitaire de la commande les prochaines annulations de services qui seront cr es seront valoris es au prix moyen pond r des servi
84. BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 LE Simuler document dans EUR Devise pi ce Poste Cpteg n __ CptiArtimiFnsr Montant De Document Poste Code jurid E1 1K40120000 MAWR INTERNATIONAL 21 0 00 EUR 25 40810000 FOURNISSEURS FACT 10 00 EVR 200063723110 E1 Cette fen tre d taille les montants qui vont tre enregistr s sur le compte tiers sur le compte d attente EM EF si avec service fait et avoir en quantit sur le compte de charge si avoir en valeur sur les comptes de TVA Enregistrez l avoir en cliquant sur le bouton Enregistrer Le document de facture est cr l indication appara t dans la barre d tat 8 2 13 2 L annulation d une facture ou d un avoir MR8M La suppression d une facture dans BFC ne peut intervenir qu avant sa prise en charge Apr s prise en charge et avant paiement il faut passer par une annulation de facture Il y a trois motifs d annulation possible qui vont influer sur le retour vers GESLAB 21 Annulation avec retour vers GESLAB Z2 Annulation sans retour vers GESLAB Z3 Annulation avec retour vers GESLAB en suppression Cas particulier d annulation d un avoir Avant d annuler une facture analysez s il y a pr sence ou non d un avoir si facture pr enregistr e et avoir pr enregistr a suppression de la facture pr enregistr e avant prise en charge b suppression de l avoir pr enregistr si facture comptabilis e non r
85. C E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher Demande d achat 1000001284 LE Num ro de la demande d achat i1 SENOIEIENL 1 Panel upe d acheteurs M commande slab M ptlab Type doc Dem achat Foste i LOOSE 4 1233 ZMB 1000001284 00020 Afficher Demande d achat 1000001275 1 UNI 15 12 2005 PETITS EQUIPE Li 2 UNI 15 12 2005 CONSOMMABL Li ji Source 40 Engagement et prise en charge Page 18 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher Demande d achat 1000001275 Menua Retour Terminer Demande d achat CHF 1000001275 TalEn t te E El EN a DEL dali d G a EN FIRST St Poste F Designs Quantit UQ Date livr Grpeh S lectionner document 1 UNI 15 12 2005 PETTE 2 UNI 15 12 2005 CONSI B Post 10 portoir carrouse Li La transaction s ouvre sur une Demande d achat DA par d faut cliquer sur Menu Demande d achat Autre DA Une s lection s affiche au niveau de Demande d achat cliquer sur l ic ne aide la recherche Sur l cran de crit re de s lection indiquer une cat gorie de recherche ic ne avec un menu d roulant s lectionner par exemple Demande d achat par n de commande Xlab indiquer la division et le num ro de commande GESLAB 1 S affiche
86. Code UFIOT N Carte achat e Acronyme o NE N PUMA E Engagement et prise en charge Page 24 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 L onglet Donn es client pr sente la date de commande GESLAB date d engagement juridique le code TVA de la ligne GESLAB s il a t saisi sur la ligne commande GESLAB D tail des le num ro de remise en comp tition RECA s il y a lieu postes le caract re de l achat P ponctuel R r gulier l indicateur de d rogation scientifique s il y a lieu le code UF OT lorsqu il existe le num ro de carte achat lorsqu il s agit d un achat effectu par le biais de la carte achat acronyme du contrat le num ro PUMA Engagement et prise en charge Page 25 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 2 2 Afficher une demande d achat sans fournisseur 5 2 2 1 Afficher les demandes d achat sans fournisseur Aller dans Budget Reporting Budget Toutes les critures si vous avez les droits d acc s mudi piere piera Cliquer sur le bouton Acc der variante et double cliquer sur la variante DA SANS FRS Dem d achat sans fournisseur Remarque si le bouton acc der variante n appara t pas sur l cran aller le r cup rer en cliquant sur le bouton Autre s 0 L cran suivant appara t Engagement e
87. EE EE A E O EE te 64 Engagement et prise en charge Page 3 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 6 2 Tranemenis ESTU SEI COTO aar E a ne a AN MN An RNA nie 65 6 2 1 ACHE HE SCEVICE DAS edition 65 6211 Arucher un Service at MBO sensa i ai di ae an Ro ie 66 6 2 1 2 Afficher un service fait par commande MIGO ss 72 6 2 1 3 Afficher un service fait via l historique des commandes nnnseseeeseeeeeeeeererererrrrrererererrrrrresreee 78 6 2 2 MOdiier Ou supprimer Un service HAL een nn tsar a et nid 78 7 Le Contr le Motiv de la D pense CMOD ssssssssccoccccececsecsscesssccocceccccssecsssssssscocececcessessssssssscoccececesssessssss 79 7 1 Le plor d conrol enanonalss star RTS redresser and denses 79 7 2 Le plande Controle F DIOnQle idees EE onolreie tete teste opeteetee sa S0 42 1 FOUC UON isea a T E E a RS 80 7 2 2 Saisie des crit res locaux du plan de contr le ZCMOD ss 82 7 3 Controles a DOSIOTIO ITR RIM SN RE nee A nn Ne en nn 86 S Eapriseen Daro orn E E A E E E E A 87 S 1 MIOLO aE AR ARR DRE ARS nd de 87 8 2 Traitements li s aux factures et leur prise en charge 90 8 2 1 Aeherune Tacir MIRE a a a ten 90 8 2 2 La cr ation et la prise en charge d une facture d achat MIRO 91 8 2 3 La prise en charge des factures pr enregistr es MIR6 nssssoeoeneeesssssssssssssssereererssssssssssssseereeeeo 101 8 2 3 1 Cas particu
88. EUR AGENT COMPTAELUNIVERSITE CORSE DE do cie F AVENIJE JEAN NICOLI Date comptable 20280 CORTE Montant O C Calculer TA Montant Ta Texte Cond de prit Ech an imm d Date de base 24 10 2006 Pe Cpte bque Soci t 2900 CNRS Paris Mum ro de lot R f rence commande Lors du contr le complet de la facture saisie ou int gr e depuis GESLAB il est possible de saisir un code anomalie li au CMOD dans la zone Texte dans l onglet Donn base de l en t te de la facture quelque soit l tat de la facture pr enregistr e prise en charge ou r gl e Un menu d aide la saisie est accessible via le bouton a permettant d acc der la liste des codes anomalies Engagement et prise en charge Page 113 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 LE Texte 1 t Crit res de recherche 20 720 gt ID Masque de texte DES no non pr vue par la r glementation 0012 Incomp tence du donneur d ordre 0021 Mon respect du MMF 0022 D ch ance quadriennale atteinte 0024 Absence de visa du contr le financier 0025 Absence de contr le pr alable r glementaire 0051 certification du service fait 0052 double paiement 0041 Insuffisance des PJ 0042 Absence totale ou invalidit des PJ 0051 Liquidation erron e 0052 Int r ts moratoires mal liquid s 0053 R cup ration d avance sur march non effectu e 0060 DISPON
89. FLUORHYORIQUE 2 Dis oeo fe Ja Debati P ce comptable 0000000218 Pi ce compota anait O0O0ODS60 Pea cptatiit woog 0000000091 Bi a NX Ti Dena oit Pour afficher les pi ces de gestion comptable analytique et budg taire li es ce document article cliquez sur le bouton Pces cptables suffit alors de double cliquer sur le num ro de la pi ce pour y acc der Une fen tre s ouvre vous proposant de s lectionner la pi ce que vous souhaitez afficher comptabilit g n rale analytique ou budg taire Apr s avoir visualis les donn es qui vous int ressent vous pouvez acc der un nouveau document article en cliquant sur le bouton Recommencer Afin d acc der aux donn es d taill es du document article cliquez sur le bouton l E1 Donn d t qui permet d acc der l cran ci dessous Engagement et prise en charge Page 76 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Qt en unit saisie UNI Qt ds bon livraison gooo Montant Di 30 70 Quantit command e CT Quantit EM 1x1 2 e aice Gt TM Donn es cde Paren Imputation Code mouvement El imputation Type de stock A utilisation libre utilisation libre Division D l gation Midi Pyr n es 0014 LS M livraison slak 6 Point d chargement Texte Ligne EJ B Anice y ct y o MERE Paren meutaton commande d achat 2000000436 Type de poste Standard M commande
90. IBILITES DES CREDITS 0070 IMFUTATIONS BUDGETAIRES et COMPTABLES 0081 Domiciliation absente ou erron e 0082 Facture non tablie au nom du v ritable cr ancier 0083 Opposition non notifi e au comptable 0090 Fejet la demande du laboratoire ou service de l Cas particulier des factures DMF Pour les factures DMF identifi es dans la facture par leur texte d en t te de type DMFXXXX Engagement et prise en charge Page 114 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher le document de facturation 5005598864 2013 Menu Retour I Torminer interrompre Actver swuct cde Actr serve trav Autro document de facturation Documents b s 1 Annuler Aide Poste Moman oo aa J S o ni hu ie EE RP pose EM cr ve reen mE 10 Postes Les factures DMF sont int gr es dans BFC au statut enregistr e D s lors qu elles sont soumises au contr le motiv de la d pense le code blocage Blocage pmt CMOD est automatiquement appos sur la facture Afficher le document de facturation 5005598864 2013 menu Retour Terminer interrompre Syst me Activer struct cde Actr senve wav Autre document de facturation Documents b s annuter Aide Op ration Facture D 5005598864 2013 Soci t Date detacture 29 03 2813 R f rence BICH1TE4BIS DELL Date comptable 20 03 2813 7 RUE EUGENE ET AR
91. Introduction Ce plan de contr le r gional est fonction d un montant plancher HT de la facture partir duquel le contr le complet est effectu pour les crit res suivants De la soci t toujours Z900 pour le CNRS de la d l gation domaine d activit obligatoire du laboratoire division facultatif du tiers facultatif du compte g n ral facultatif L historique des crit res est conserv Pour ce faire chaque s rie de crit res poss de une date de d but et une date de fin de validit La date de fin de validit est modifi e pour indiquer qu une s rie de crit res n est plus valide partir du lendemain de cette date Puis la s rie de crit res valides est cr e avec une date de d but sup rieure la date de fin de la s rie pr c dente Engagement et prise en charge Page 80 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Remarque Les crit res CNRS d l gation et montant plancher HT sont initi s pour chaque d l gation avec une date de fin de validit tr s loign e et un montant plancher HT avec la valeur 90 000 euros Les crit res division groupe de validit fournisseur et compte g n ral sont initi s vide Division On saisit soit vide pour que les crit res choisis concernent tous les laboratoires soit la valeur des laboratoires pour lesquels les crit res s appliquent Groupe de validit fournisseur Les groupes de
92. LAB Une fois contr l es et comptabilis es les factures et les avoirs doivent tre envoy s vers les syst mes GESLAB d termin s en fonction de la provenance des commandes d achats auxquelles ils se rapportent Les factures et les avoirs se rapportant la m me commande d achat dans BFC sont consolid s par l interface pour produire une facture unique pour GESLAB Sur cette facture les lignes issues de la Engagement et prise en charge Page 87 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 facture BFC apparaissent avec un montant positif celles issues des avoirs BFC avec un montant n gatif Les liens entre les objets sont les suivants e La facture est reli e la commande ligne ligne et une facture ne peut tre rattach e qu une seule commande sauf dans le cas exceptionnel des factures multi imputations multi divisions Plusieurs factures peuvent tre rattach es une commande e Le contr le du service fait la saisie de la facture est automatique e Le service fait est reli la commande e L avoir est rattach la commande mais pour saisir lavoir on contr le que des montants ont t saisis sur la facture Il ny a pas de service fait pour l avoir Un avoir en quantit vient diminuer les quantit s pass es lors du contr le facture sur la facture initiale La quantit finale factur e sur la commande est donc gale la quantit facture initiale
93. LIQUE eee pr 3000000341 CI 3 EU D pannage d poussi rage du vid o 101 3000000214 2006 1 05 10 2006 1 UNI Drapeaux Fran ais 100x150cm 101 3000000206 2006 1 04 10 2006 2 UNI FORMATION 101 3000000481 2006 1 07 11 2006 1 LMI Format ma trise parole en public 101 3000000205 2006 1 04 10 2006 1 UNI frais de port 101 3000000207 2006 1 1 LMI Groupe 1 du 08 au 006G 101 3000000310 2006 1 13 10 2006 1 LMI MATERIEL ANALYSE 101 3000000480 2006 1 07 11 2006 1 LMI PRET 101 3000000500 2006 1 08 11 2006 1 LMI PRET MOBILIT 101 3000000490 2006 1 07 11 2006 1 LMI test biacore 101 3000000520 2006 1 09 11 2006 1 LNI Le r sultat de votre recherche s affiche dans le volet inf rieur de la fen tre initiale La partie sup rieure est rest e vide Double cliquez sur le document article que vous souhaitez afficher Afficher Document article 3000000390 DR14 E SFC EJ PE TE TE G n ralit s Date pi ce 5102006 soniwraison LS Foum BUBRA Date comptable 2510 2006 Lettre voiture Txen t te ler j Enregistrer OG J Bonindiviquel 1 Em FLUORHYORIQUE T AD01 4001 pe 0225000 Hot i TET Eemi F L _ ME Engagement et prise en charge Page 74 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Qt en unit saisie UNI at ds bon livraison 0 000 Oo Montant DI 30 70 Quantit command e Re uni Quantit EM Le
94. Lhilisez le num ro identifiant de l onglet Nbre occum mad 500 Textes pour retrouver le foumisseur Ce m l Lancer rech num ro peut corespondre un N N SIRET R sultats de la recherche N SIREN ldentifiant Hident TWA sur CAfntrcommunautaire S lectionnez l onglet Source appro dans le d tail des postes j Cliquez sur l ic ne d aide la recherche La fen tre d aide la recherche s ouvre et plusieurs cat gories de recherche sont propos es S lectionnez la cat gorie de recherche Fournisseurs par identifiant Saisissez le num ro identifiant renseign dans les donn es fournisseur de l onglet Textes dans le champ Zone le plus appropri au num ro Soit dans le champ Num ro de SIREN Soit dans le champ N de SIRET Soit dans le champ N de TVA intracommunautaire pour un fournisseur tranger Soit dans le champ Identifiant pour les fournisseurs qui ont par exemple un num ro L d URSAFF ou encore pour les associations qui ont uniquement un N d p t la pr fecture Cf Manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tome1 chapitre 3 2 3 6 Lancez votre recherche en cliquant sur le bouton Lancer rech CAS 1 votre recherche est fructueuse le num ro d identifiant du fournisseur renseign dans GESLAB existe dans BFC et est valide Engagement et prise en charge Page 37 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 DC Foumisseur attitr 1
95. MAND PEUGEOT Montant 90 001 00 W oS F 92600 RUER MALMAISON Montara TVA 0 00 3 a fi Cond depmt Ech an imm d E Date de base 14 03 2013 CITIBANK INTERNATIONAL PLC cmorour WF Soci t Z900 CNRS Paris Mise en forne Toutes les informations D Ea aF Poste EX crit re recn Engagement et prise en charge Page 115 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher le document de facturation ps 2013 Menu Retour Terminer interrompre Syst me Activer struct cde Actr serve trav Autre document de tacturaton Documents t s _ annuler Aide Op ration Facture ps 5005196664 2913 Soci t a Dat base 14 03 2013 Cond paint Jours 0 000 DELL Echu le 14 63 2013 Jours 0 000 1 RUE EUGENE ET ARMAND PEUGEOT Jours nets F 92500 RUEIL MALMASON Mode pma V Bloc paie Yy N facture Dest paiernt Cpte bque 00652003052 Oque part Magg Banque soci t CIMIBANK INTERNATIONAL PLC CMIGROUP 1i P Mise n forme Toutes les irformabons 2 way AF Pose EH Crn re rech Di 70 Postes 8 2 6 Le pr enregistrement d une facture Si les conditions n cessaires la prise ne charge de la facture ne sont pas r unis r f rence commande introuvable carts de tol rance sur les prix d pass s contr les CMOD non valides manque des pi ces justificatives etc vous pouvez pr enregistrer votre facture sans
96. MIT 20 02 2006 1000EUR 1 LIMIT AO 4 E 20 1 fournitures de bureau 1 200 UNIT 20 02 2006 1 00 EUR 1 LIMIT AT OA La synth se des postes de la commande reprend les donn es essentielles de chaque ligne de commande Le statut lorsque l ic ne appara t le poste a t supprim le num ro de poste num rot de 10 en 10 le type d imputation Synth se le type de poste des la d signation de l article postes la quantit command e l unit d achat toujours UNI la date de livraison le prix net unitaire la devise utilis e le groupe de marchandise concern code famille GESLAB Div N poste s IM command f Demande Pos Contratca Pos Document Poste Foste sup rieur Type de Art g r s en 001 4 00001 Tirgo 001 4 00001 REC la division l origine de la commande laboratoire ayant pass la commande dans GESLAB le num ro de poste de la commande GESLAB le num ro de la commande GESLAB Synth se des la demande d achat en r f rence la commande postes le poste ou les postes de la demande d achat en r f rence la commande le contrat cadre march sur lequel porte la commande le cas ch ant le poste du contrat cadre march sur lequel porte la commande le cas ch ant Pour chaque poste de la commande affich e des donn es d taill es sont accessibles en cliquant sur les diff rents onglets disponibles Po
97. Non factur e Factur e 0 UNI 000 EUR Acompies 000 EUR UNI MOBILIER SP CIFI RS fournitures de bureau 1 200UNIT 20022006 100EUR UNI FOURNITURES COID Midi Pyr n es Acc dez au statut en cours de la commande en cliquant sur l onglet Statut Vous pouvez visualiser l tat de la commande pour les quantit s et les valeurs livr es le service est fait ainsi que pour les quantit s et les valeurs factur es prise en charge effectu e Commande standard 2000000300 cr par Edith PRAT EE rer mi mm r m F a E DRE E e Le abara Tr LEE aie moelle boom un le A n mh am he ee ou CT TUE en CT E Due Den mn in CRT CS r te I l y m E i jli j a Re pS LETTS ALASE Sir SE UES UIL z f Oreg ACTE ATTE COMMSNOE AUE S a Fog i i Commande standard _ Four ssaur 1000000 FIRADEC Motif d rejet D A E D si gate ri E P Acie Qt commande IUA TO nn emballages el canons GOD URI T ni 20 murnitures de bureau 1 200 UMI T Cliquez sur l onglet Donn es client afin de visualiser l apposition ventuelle d un motif de rejet vers GESLAB Engagement et prise en charge Page 54 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 El Pos P D signation at commande JUA Datelir Prixnet Dev Par Q Grme march EN 10 1 emballages et cartons OOLI
98. OURNISSEURS FACTUF 200 00 EUR Et 4 96 40810000 FOURNISSEURS FACTUF 150 00 EUR Et o Puis double cliquer sur le poste fournisseur de l avoir Modifier pi ce Poste 001 Haea Bawegarser Rriour r eromene Eritema a amener mre pur s i 1 COUT j Riiga i COMPC ANT Caf s d0 jii Es ie En nul ALU MORAN EI bP d4 NES BARAS CEDE Hete GOBNIIQUU Popy iiA i Witi 450 00 CR Cipi TWA E1 iom mup Ces e OUT Et sir 450 00 EUR Cod par GOTY Date de babe Ia 11 700 Bot pm Blog pers y o a Tinik OoOO raser Sur cet cran d affichage du poste modifier le num ro dans la zone Avoir pour en y indiquant le num ro de la pi ce FI de la nouvelle facture ai L4 e La modification faite sur la pi ce comptable FI de l avoir ne sera pas r percut e sur la pi ce logistique MM de lavoir et il restera donc une discordance au niveau de ce lien entre les deux cat gories de pi ce tape D blocage de la facture Une fois le lien avoir facture effectu on peut proc der au d blocage de la facture Ce d blocage ne peut se faire que sur la pi ce comptable FI de la facture Engagement et prise en charge Version 4 33 Voir d blocage d une facture pour le paiement dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tome3 PAI Page 110 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 peme r tape Paiement de la facture Sur la
99. P cr e la facture avec L auteur de facture est renseign avec le fournisseur X Le tiers destinataire de paiement divergent est renseign avec le fournisseur Z BFC Compl ments et prise en charge facture dans BFC Le gestionnaire en d l gation doit positionner le fournisseur Z comme destinataire de paiement divergent Ce fournisseur Z doit exister dans le r f rentiel tiers tre d clar en tant que tiers de paiement divergent autoris pour le fournisseur X Le gestionnaire en d l gation doit prendre en charge la facture Page 159 sur 194 Avril 2015 Envoi automatique facture BFC vers GESLAB apr s prise en charge et apr s paiement Fournisseur Z Fournisseur X GESLAB ESLAB Int gration facture dans GESLAB apr s prise en charge et apr s paiement Int gration manuelle de la facture en modification Ecart entre la facture laboratoire qui porte sur le fournisseur X et la facture BFC qui porte le fournisseur Z Le gestionnaire du laboratoire doit donc int grer la facture en modifiant le fournisseur pour qu il devienne Z Si ce fournisseur Z n existe pas dans GESLAB alors il doit tre cr puis la facture doit tre int gr e avec le nouveau fournisseur Int gration manuelle de la facture en cr ation BFC E Manuel d utilisation O D penses Tome 2 Certaines factures des relev s d op ration Carte Log e ROP ne respectent pas ces r
100. TOIRE Supprimer la facture dans BFC gt Pour supprimer une facture se r f rer chapitre 8 3 Supprimer une facture Le montant total tant z ro dans le ROP pour cette transaction la facture a t cr e avec un poste avec un montant z ro Contacter le prestataire du march Carte Log e concern pour leur indiquer qu il doit y avoir une erreur sur cette transaction Aller en modification sur la facture en cliquant sur le bouton Le syst me rapatrie dans le poste de l avoir toutes les quantit s factur es de la commande Il faut donc modifier cette quantit sur le poste pour ne tenir compte que de la quantit de l avoir Renseigner la zone n facture dans l onglet Paiement en ent te de l avoir Il faut que la facture r f renc e ait t obligatoirement comptabilis e Le syst me ne retrouve pas la r f rence la facture sur laquelle porte l avoir S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Pr vu pour arri re plan Statut facture le contr le en CO8 Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages L Dans la colonne Poste 0 les avoirs concernant Engagement et prise en charge Version 4 33 REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION Pas d
101. Texte d en t te Op triand Pays d cl Cpte QUE 00015122360 M id Tya C Gptriandg UE BNF PARIBAS AG CRETEIL commande 0 nu CL T z Commandeiprogramme de livraisons ll 2000637231 Postes de m Mise en forme CNRS _ Poste Compte g n ral Montant Code TvA Jouantit Commande achat_ Poste Domaine d activ V rifiez les donn es de cet onglet puis passez dans l onglet paiement pour renseigner le num ro de facture pour laquelle vous faites l avoir Saisissez le num ro de la facture en r f rence cet avoir cette donn e est obligatoire un avoir ne peut tre saisi sans r f rence une facture La facture r f renc e doit obligatoirement appartenir la m me structure op rationnelle la zone division doit tre identique entre les lignes de l avoir Cette facture doit tre rattach e la commande r f renc e dans onglet r f rence commande Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier A Donn es copiers La barre d tat vous indique que les donn es de la facture de r f rence ont t copi es dans ce document de type Avoir Remarque Vous devez obligatoirement passer par l onglet d tail m me si vous n avez aucune mise jour effectuer sur cet onglet sinon vous n arriverez pas valider votre avoir Retournez ensuite sur l onglet donn es de base Engagement et prise en charge Page 173 sur 194 Version 4 33 Avril 2015
102. URMNISSEURS FACT 60 00 EUR 200039157210 35 40610000 FOURNISSEUR S FACT 26 29 EUR 200039157220 45 60640000 FOURNITURES ADMIN 60 O EUR 200039157210 55 60670000 FOURNITURES MATER 60 00 EUR 6544566100 TVA DEDUCTIBLE SUR 0 55 EUR F5 44566100 TVA DEDUCTIBLE SUR 11 76 EUR 4 D bit 158 56 Cr dit 158 56 Solde 0 00 Puis enregistrez la facture Cet exemple comprend 2 postes de commande donc 2 lignes de facture sur des comptes d imputation comptable diff rents _ On constate les critures suivantes 1 re ligne Poste du fournisseur pour le montant TTC payer en cr dit 2 me et 3 me ligne R gularisation des critures sur le 40810000 g n r es lors du service fait correspondant aux diff rentes lignes de la commande montant en HT en d bit 4 me ligne ligne correctrice de l imputation modifi e dans l onglet compte g n ral au cr dit du compte de la classe 6 erron pour le montant HT 5 me ligne ligne correctrice de l imputation modifi e dans l onglet compte g n ral au d bit du nouveau compte de classe 6 correct pour le montant HT dans l exemple 60 6 me ligne correspond la TVA d ductible pour le code de TVA DC 2 1 __ me ligne correspond la TVA d ductible pour le code de TVA DA 19 6 8 2 9 2 Cas des commandes pr visionnelles Dans l exemple ci dessous il s agit de modifier le compte g n ral 64714400 par le compte g n ral 62570000 sur l
103. URNISSEURS FACTUER 30 0 EUR Pour revenir la liste de pi ces cliquez sur le bouton Retour Pi ce de comptabilit analytique Engagement et prise en charge Page 71 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher les pi ces de cts r els ri ce riche Demande de correction D taile actverttres croissant 15iF Enregistrement co ts primaires Mise en forme EUR EUR Levise p ri E 560l 15 10 2006 FE 5000000590 _ NDU 26 000 AUTRES MATIEFRES ET F 30 70 1 CTR 40014001 M Y1400 Si sur la premi re ligne l ic ne est affich pour atteindre la ligne de d tail de l criture cliquez sur cet ic ne qui devient alors a Pour revenir la liste de pi ces cliquez sur le bouton Retour Le message suivant appara t LE Afficher les pi ces de cts r els 7 Quitter liste Qui Mon a Interrompre Cliquez sur le bouton Oui si vous souhaitez revenir la liste des pi ces Pi ce de comptabilit budg taire Afficher pi ce FM synth se i S lectionner D tails Trier par orare croissant Trier par ordre d croissant Activer tres Autre s 4 Afficher pi ce FM synth se 1 07 12 2006 11 13 57 EN pee Fonds Ctre nn Cpte budg Ratostat ever mntP rrinfLeuger Ex P f cbateco N pce Fi Posfmpeva Type mon 600000210 1 Factures Original 691 El 10 0014 NB2 EUR 30 70 Budget d engagement 2006 10 25 10 2006 0 00
104. Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation LE Num ro de la demande d achat 1 Crit res de recherche A Il y a plus de 500 entr es possibles G Or Fourn att Contrat Pos Dem achat Poste 011 0011 000001001225649 00010 011 00111003943 000001001225646 00010 011 00111015165 000001001225647 00010 011 00111053652 000001001225651 00010 011 00111053652 000001001225651 00020 013 00131012601 R0613023 000011000000170 00010 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00010 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00020 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00030 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00040 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00050 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00060 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00070 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00080 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00090 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00100 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00110 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00120 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00130 016 00161026982 R0416028 000011000000040 00140 D penses Tome 2 Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Afin de visualiser l int gralit de votre recherche utilisez les ic nes page suivante z et derni re page S lectionnez la DA que vous souhaitez utiliser pour la cr ation de commande en double cliquant sur la ligne voulue De retour
105. _ Puma Le dait Serme de colle E n LE R f rence aux Affect multiple Cat g poste Postes de marchandisesisenmices Document ac P 2000000165 10 2000000165 20 2000000165 30 Modif affectation 8 Afectat Enregistersous i M Livraisons Foste de facture PF Retours Poste de facture RARO lS Poste F 4 k Contr ler KE Reprendre 3 Cliquez sur Reprendre R f rence commande Commandeiprogramme de livraisons 20000001 65 10 gt Postes de marchandisesisemices Mise en forme La 3 7 ligne de la commande est rapatri e en automatique il suffit d ajouter le code TVA pour cette ligne Avant d enregistrer le document vous pouvez d clencher une simulation des critures de cette Engagement et prise en charge Page 134 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 pi ce comptable Cliquez sur le bouton Simuler Enregistrez la facture en cliquant sur le bouton Enregistrer 8 2 9 La r imputation comptable des factures avant prise en charge Attention la r imputation comptable des factures avant prise en charge se fait diff remment selon que la facture soit sur commande standard ou commande pr visionnelle 8 2 9 1 Cas des commandes standard Cr er facture fournisseur soci t Z900 D Iactwer struct cae actr cene rav autre document de facturation Maitenir Simu Donn kase Fournisseur 00010269862 Soci t E Date de
106. achats Liste d tats SAP Query en s lectionnant le groupe d utilisateurs ZMARCHE Pour acc der cette liste se r f rer au manuel d utilisation BFC MUT DEP Tomed ETA 11 4 5 1 Afficher les demandes d achat bloqu es ou non bloqu es Lorsque le traitement est effectu de nuit cet tat est envoy une liste de destinataires de chaque d l gation cela se concr tise par la cr ation d un ordre spool Environnement utilisateur Affichage d ordres spool et d un message dans leur bo te aux lettres de messagerie SAP Environnement utilisateur SAP Business Workplace Pour acc der un ordre spool qui vous concerne et votre messagerie SAP se r f rer au manuel d utilisation El ments G n raux BFC MUT ELG 3 2 6 2 Suivi des ditions Afin de g n rer la cr ation d une commande d achat partir d une DA dans BFC activez la transaction lt Cr ation de commandes d achat gt partir du chemin suivant D penses Engagement de la D pense commande Commande d achat batch Transaction ZME59N Une fen tre de s lection s ouvre Il s agit ici de sp cifier les DA que vous souhaitez traiter Chaque zone de s lection poss de une aide la recherche Cr ation de commandes d achat partir de demandes d achat Sauvegarder comme variante Ex cuter Acc der variante ia Groupe d acheteurs organisation achats 9910 Fournisseur attitr Contrat cadre Division 1097 2 Groupe marcha
107. aires CMOD synt Menu a 4 1 Interrompre Syst me a Crit res locaux compl mentaires CMODC St Do Di Gr Compte g n ral DatDebval Datrinval Lancem pat amp Dev za00 a007 pagala 21 09 2006 31 12 2099 50 00 EUR Modifier un crit re exemple la division est pass e de 0395 0394 ci dessus Puis appuyez sur la touche Entr e de votre clavier Seule la ligne modifi e appara t il faut alors cliquer sur Sauvegarder puis ensuite sur Retour pour revenir l cran g n ral Modifier vue Crit res locaux compl mentaires CMOD synti Menu a AL o Mocifer a Crit res locaux RSS CMQ St Do Div Gr Compte g n ral __ DatDebval _ DatFinvai__ Lancem part Dev E 290000040004 9001 GE 2006 31 12 2006 500 00 I Z900 0004 0388 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR Z900 0004 0390 0001 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR Z900 0004 0449 01 01 2006 31 12 2006 1 000 00 EUR z300 0006 01 01 2006 31 122006 500 00 EUR z300 0007 21 09 2006 31 12 2099 500 00 EUR Z900 0007 0007 01 01 2007 31 12 2007 75 000 00 EUR Z900 0007 0394 21 09 2006 31 12 2099 50 00 EUR Z900 0007 0395 21 09 2006 31 12 2099 150 00 EUR z900 0011 01 07 2006 31 12 2006 10 000 00 EUR La nouvelle ligne a t cr e et le message suivant le confirme bi Mombre d entr es copi es 1 Remarque quand on est dans la ligne copi e apr s la sauvegarde il est pos
108. ansaction Exemple CL01 1206 081333709875432 pour les donn es suivantes DRO1 Date de relev 30 06 2012 R f rence du relev 081333709875432 o Toutes les transactions int gr es apr s cette date ont une r f rence de la forme lt CLxx gt o xx d signe le N de DR S parateur lt AAMM gt o AA et MM sont d termin s partir de la date du relev se r f rer en fin de r gle pour leur affectation Type de march H H bergement T Transport ou M Mixte R f rence du relev papier colonne D pour le type transaction Exemple CL01 121117254333302519000 pour les donn es suivantes DRO1 Date de relev 31 11 2012 Type de march T Transport R f rence du relev 254333302519000 8 4 4 Le traitement des erreurs apr s comptabilisation Engagement et prise en charge Page 186 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Les diff rents cas de traitement des erreurs apr s comptabilisation sont d taill s en Annexe 1 tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation Engagement et prise en charge Page 187 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 5 Blocage paiement d une facture Le blocage paiement d une facture peut s effectuer ou se lever lors de la prise en charge d une facture d achat ou apr s prise en charge sur une pi ce comptable Les
109. antit entr e Engagement et prise en charge Page 99 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Engagement et prise en charge Page 100 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 3 La prise en charge des factures pr enregistr es MIR6 Toute facture issue d GESLAB est int gr e au statut pr enregistr dans BFC Cette transaction permet d afficher des documents de type facture sous forme de liste dans BFC Afin d afficher les factures pr enregistr es dans BFC activez la transaction lt Synth se des factures gt partir du chemin suivant D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact achat Transaction MIR6 Synth se factures crit res de s lection Menu Sauvegarder Retour Terminer interrompre Syst me Ex cuter Num ro de document Exercice comptable Trait par Auteur de la facture Soci t Date du document Date comptable Type de document R f rence Texte d en t te du document Typesaisie Arri re plan Factures enregistr es en ligne EDI BAPI Facturation automatique Prix de transfert Statut facture D a O a a O A A A Plan de facturation Annulation Revalorisation v Maintenu pr enregistr Factures enregistr es en SRM v Maintenue v Pr enregistr v Pr enregistr compl tement Y Pr enregistr d bloqu EOE EAEE E EEEE
110. anuellement le traitement dans les derniers jours avant la date de paiement du relev d op ration en activant la transaction lt Prise en charge en masse fact Carte Log e gt partir du chemin suivant D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Prise en charge en masse fact Carte Log e Transaction ZMRBP CL Attention ce programme n est pas adapt pour traiter la totalit d un ROP car_ c est trop volumineux le traitement dans ce cas est interrompu brutalement apr s 30 minutes de fonctionnement Il faut donc l utiliser uniquement sur de petits volumes cibl s Contr le des factures logistique Carte log e Crit res de s lect Murn ro document de facturati Exercice comptable Soci t Fournisseur auteur facture 1030385 Utilisateur Date du document r f rence Date comptable Affectation Domaine d activit 0014 E C COCOORES Correction date comptable incorrecte d D termination date comptable 0 Date comptable alternative Param tres pilotage Hombre factur s par processus 100 _ Test Cl Afficher indicateur avancement Cl Afficher ic nes Vous devez renseigner le n du ou des fournisseurs Carte Log e concern s Il est absolument n cessaire de renseigner le domaine d activit qui correspond au num ro de votre d l gation 8 4 2 Afficher la synth se des factures issues du ROP La transaction Synth se des
111. arge Page 123 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Synth se des factures Historique b Modifier document de facturation pr enregistr 5105600631 2006 Sauvegarder document pr enregistr Retour Interrompre Syst me 4 Activer struct cde Sauvegarder compl tement Op ration Facture v 5105600631 2006 O Solde 0 00 EUR SUBRA Datebase 13 102006 Cond paimt 001V Jours 7 RUE DE GUERLINS Echule 13 10 2006 Jours ZI THIBAUD BF10308 m 31103 TOULOUSE CEDEX 1 Fixe m 05 34 63 76 37 3105 34 63 76 00 Mode pmt v Bloc paie Fourn Xlab incon w Nefacture Dest paiemt nt Bque part Banque soci t Cpie bque 00120004085 STE GENERALE SG STRASBOURG Ii R f rence commande Compte g n ral Se positionner sur la zone Dest paiement qui est apparente dans la facture uniquement lorsque le fournisseur de la facture indiqu dans la zone Auteur fact de l onglet D tail poss de dans sa fiche fournisseur des destinataires de paiement autoris e Cliquez sur l ic ne d aide la recherche L Dest paiemt fi t Crit res de recherche R sultats de la recherche EEE FIEIE 1 14108 C pmtPay Morn 1 Localit M de rue et nom de la rue Un cran de s lection s affiche avec tous les destinataires de paiement autoris s pour ce fournisseur Double cliquer s
112. artir du chemin suivant D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Transaction MIRO SAP Syst me a ge strucne Ce Op ration G QD Solte Be En t te Une fen tre initiale s ouvre o Saisissez le code Z900 repr sentant la soci t CNRS dans BFC Validez en cliquant sur l ic ne de validation Engagement et prise en charge Page 91 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur societe z900 Menu a H Retour interrompre Syst me al Activer struct cde _ Act r serve tra Autre document de facturation Maintenir irmu er Messages Aide Op ration a _ eco Solde 0 00 EUR Facture Bab i 5n Chargement ult rieur SL NO C charennent ult rieur Date de facture 29 05 2006 y R f rence ES Date comptable 29 05 2006 E F Maniant i EUR C Calculer TVA Montant TVA r p DOTA d ductible BES 7 Texte ms Date de base C1 Ci Come Soci t z300 CMRE Paris Num ro de Ci EI er R f rence commande am r 0 Cai F 0900000300 E Postes de marchandisesiserices Mise an morria CHARS Commande progranmne d raisons Commandemonranme de hralisons Bon de Iwral son 0 Lefra de voilure Feuille de sa1516 des sentes Fournisseur Prestataire de transpont Accord d change uniquement l amp 0il AHUA BJE poste
113. asquer donn es d en t te S lectionnez le poste Cliquez sur copier ligne E petit onglet en bas de l cran deux feuilles superpos es une ligne identique s affiche Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menu a Enregistrer Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Activer struct cde Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Autre document de facturation Autreis a Op ration Facture El Solde 28 00 EUR l En t te Compte g n ral Wise en forme CNRS E gt seleen g n RECEPTIONS Zi 140E 1 D bit Z 0 00 E1 D bit Z 0 00 E Du D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 E1 D bit Z 0 00 E EEE D bit Z 0 O0E1 Engagement et prise en charge Page 143 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Assurez vous que la variante de mise en forme est CNRS La modification consiste cr dit le compte incorrect 64714100 d bit le nouveau compte 62570000 Pour ce faire sur la deuxi me ligne qui vient d tre cr e par copie il faut Effectuer la modification du compte g n ral saisir le 62570000 Passer la ligne en D bit Mettre le taux de TVA appropri soit manuellement soit en passant par l ic ne d aide la recherche Durant cette intervention sur l onglet compte g n ral apr s avoir fait la copie de ligne ne pas
114. atif indiquant que la facture est en contr le complet sauf si un des l ments compl mentaires saisis dans la facture a comme cons quence que cette facture passe en contr le complet Le message informatif indiquant que la facture est en contr le complet est le suivant E In armation Le controle de la acture dot tre effectue compietement vx La coche dans la facture indiquant qu elle est en contr le complet est la suivante Engagement et prise en charge Page 112 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 eee Hebi Cr er facture fournisseur soci t z900 Menus d Enregistrer Fetour im Srstime a Sctirer sturt cde OTS Solde Op ration Facture 0 00 EUR TACO MICROTECHNOLOGIES Date de facture 14 11 2006 R f rence DEP3SCE3CASS Boe postale BP 366 Date comptable 17 11 2005 38511 VOIRON CEDEX Wortani 13 156 00 EUR C Calculer TVA Wantani TWA 2156 00 DO t d ductibl B amp S ii ire FE 67 70 70 ER 04 76 67 41 20 T nt ACOMPTE MODIF FOURNISSEUR Cond de prni Ech an imm d Date de base 17 11 2006 Giri Comp Cote boue 00025536901 F a Sodik 7900 CNRS Pariz LYONNAISE DE BANQUE LE LE GRENOBLE ED F1 Num ro de bot Ba Postes de Mmanhandisas is enices Wisa on Tarne GMRS R Aoir M 5105600722 2006 200 Solde 10 00
115. ation de montant modification de montant apr s prise en charge de la facture sur un m me exercice modification de montant apr s prise en charge de la facture sur des exercices diff rents Traitement li s la correction des l ments du march n de march n RECA ou indicateur de d rogation Traitements li s la correction d une erreur dans l imputation comptable Dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tome3 PAI un tableau r capitule les modifications possibles de commande et ou de facture et les modes op ratoires associ s pour tous les stades d avancement du flux de la d pense avant ou apr s service fait apr s prise en charge apr s r glement Engagement et prise en charge Page 161 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation 8 2 13 1 L avoir Il existe deux types d avoir D penses Tome 2 e Lavoir en quantit il correspond une diminution des quantit s r ceptionn es Ce type d avoir est typiquement utilis lorsqu on s aper oit du caract re d fectueux d un bien ou d un quipement quelques temps apr s sa r ception On parle dans BFC d op ration de type avoir e lavoir en valeur il s agit d un avoir diminuant ou augmentant la valeur factur e des r ceptions sans impact sur les quantit s r ceptionn es On parle dans BFC d op rations de type d chargement ult rieur si diminution de la valeur factur e et chargement ult
116. ations comptable analytique et budg taire ainsi que des r f rences aux march s Pour diff rencier les demandes d achat des commandes d achat une tranche de num ros unique est d finie Les demandes d achat commencent par 1 Les commandes d achat commencent par 2 Ces deux tranches de num rotation sont utilis es pour toutes les D l gations Toutes les commandes d achat CA tant initi es dans GESLAB la modification des donn es des demandes d achat et des commandes BFCE n est pas autoris e dans BFC sauf cas particulier Pour les demandes d achat ajout du num ro fournisseur BFCE dans la demande d achat blocages d au moins une des lignes de la demande d achat pour la rejeter cette demande d achat ne peut tre transform e en commande d achat Pour les commandes d achat apposition d un code rejet dans la commande d achat pour la rejeter vers GESLAB Le rejet de la commande dans BFC La d l gation peut rejeter une commande BFC apr s son int gration dans BFC pour notamment des erreurs li es aux march s une imputation erron e un fournisseur bloqu ainsi qu un cart de tol rance C est un traitement qui d une part rejette la commande BFC et d autre part informe la structure op rationnelle de ce rejet Le rejet ne signifie pas suppression il signifie seulement que le traitement de la ligne de commande rejet e le rejet se fait au niveau de la ligne de commande est suspendu jus
117. au montant TTC de la facture r f renc e dans l avoir Si le montant TTC de l avoir est sup rieur au montant TTC de la facture il faut clater le montant TTC de l avoir en plusieurs avoirs sur autant de factures que n cessaire un avoir BFC ne pouvant r f rencer qu une seule facture BFC zone Num ro de facture de l onglet Paiement Il faut galement clater le montant de l avoir sur les diff rents postes de la commande si le montant de l avoir est sup rieur au montant d un des postes de commande S il n existe pas de factures susceptibles de recevoir le montant clat de lavoir vous devez vous rapprocher du service comptable pour traiter cet avoir Dans le cas o on rattache un avoir sur une commande diff rente de la commande d origine la commande choisie doit porter sur les m mes imputations analytique comptable et budg taire La facture r f renc e dans l avoir doit imp rativement porter sur la commande choisie 1 Saisie et prise en charge de la facture par la d l gation Voir 8 2 Traitements li s aux factures et leur prise en charge 2 Saisie et prise en charge de l avoir Un avoir doit obligatoirement faire r f rence une seule facture et cette facture doit obligatoirement tre rattach e la commande r f renc e dans lavoir Si l avoir porte sur une facture r imput e alors vous devez r imputer l avoir afin que celui ci soit la copie conforme en miroir de la facture
118. bouton rA S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Contacter la structure op rationnelle pour soit d solder la commande soit conna tre la r f rence de la nouvelle commande pour mettre la facture jour Ensuite suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouv e Suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 dela Commande non trouv e Suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 dela Commande non trouv e REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION Utilisation de la requ te CUMUL 4 une volution est en cours pour inclure une nouvelle colonne Solde Cde devant chaque poste de Demande d achat Commande Utilisation de la requ te CUMUL4 avec les fournisseurs Carte log e Le fournisseur de la commande appara t dans CUMUL 4 Utilisation de la requ te CUMUL4 avec les fournisseurs Carte log e Le fournisseur de la commande appara t dans CUMUL 4 Page 191 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation MESSAGE D ERREUR CAS D ERREUR Facture de montant nul Uniquement lignes vierges non autoris es La zone r f rence facture doit tre renseign e Avoir sans r f rence facture D penses Tome 2 INFORMATIONS FONCTIONNELL ES mis en r f rence afin de cr er la facture ou l avoir sans permettre sa comptabilisation MODE OPERA
119. busg t JDomainercifronss code cp cnarguner IN 320000001 I i NB CEF CE Zi i II faut d abord prendre en charge la facture puis l avoir dans la foul e En effet si la facture n est pas encore prise en charge ou qu elle a t annul e alors au moment de la prise en charge de l avoir un message d erreur est d clench La facture GESLAB correspondant cet avoir n a pas t comptabilis e La facture GESLAB correspondant cet avoir a t annul e D autre part la prise en charge de l avoir est obligatoire d s lors que la facture t prise en charge 1 Prise en charge de la facture issue d GESLAB Voir 8 2 3Traitements li s aux factures et leur prise en charge Apr s avoir enregistr la facture un message d information est g n r au moment de la comptabilisation pour inciter l utilisateur prendre en charge l avoir apr s la facture Engagement et prise en charge Page 164 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Modifier document de facturation pr enregistr 5105600991 2006 b Sauvegarder document pr enregistr l activer struct cde Simuler Sauvegarder compl tement E Information 2006 00 Soie omjer L avoir 5105600992 2006 correspondant cette Fournisseur 0001000877 facture est en cours d enregistrement LYRECQ FRANCE g 59318 VALENCIENNES CEDES 09 08 25 09 08 07 Mode prt w Bloc pai
120. ce fait est r gularis automatiquement lors de la prise en charge Il est important de savoir que l enregistrement dans BFC d une entr e de marchandise g n re la cr ation d un document d nomm document article pour chaque ligne de service fait envoy par GESLAB Et tout document article fait obligatoirement r f rence une ligne de commande Cependant les r ceptions partielles ainsi que les annulations existent et une ligne de commande peut faire r f rence plusieurs lignes de r ception Ce document enregistre toutes les informations n cessaires la r ception et fait le lien avec les diff rents types d critures comptables g n r es Bien entendu il fait galement r f rence la ligne de commande d achat Ainsi partir de ce document article on peut tracer toutes les activit s du flux d achat ce stade R ciproquement il est possible depuis la ligne de commande BFC d acc der ce document article La r ception enregistre par ligne de commande d achat e selon le cas le nombre d unit s d uvres prest es ou la quantit livr e achat d une quantit de biens physiques donn es automatiquement reprises de la ligne de r ception GESLAB e la date de service fait donn e automatiquement reprise de la ligne de r ception GESLAB e les imputations de comptabilit g n rale et analytique donn es automatiquement reprises de la ligne de commande d achat e le num ro du bon d
121. ces faits de la commande Ceci est le fonctionnement standard de SAP Exemple 1 Commande Qt 2 Prix unitaire 10 2 Premier service fait Qt 1 le service fait est valoris au prix unitaire de la commande savoir 10 3 Modification du prix unitaire de la commande 20 4 Second service fait Qt 1 le service fait est valoris au nouveau prix unitaire de la commande savoir 20 5 Annulation partielle du service fait Qt 1 l annulation de service fait est valoris e au prix moyen pond r savoir 10 20 2 15 6 2 2 Modifier ou supprimer un service fait La modification ou la suppression d un service fait est impossible depuis BFC La ligne de service fait supprim dans GESLAB arrive dans BFC comme une annulation de service fait Engagement et prise en charge Page 78 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 7 Le Contr le Motiv de la D pense CMOD 7 1 Le plan de contr le national Le montant plancher d fini dans le cadre national peut tre g r en fonction des besoins de l Etablissement il est d fini 90 000 lors de la mise en place de BFC e Les factures cr es par le flux de carte achat et comptabilis es en masse font l objet d un contr le a minima e Toutes les commandes simples sans r f rence un contrat cadre font l objet d un contr le a minima e Pour les commandes faisant r f rence
122. charges faire supporter par les unit s du campus se font en exercice N 1 O par l mission d une facture interne compl mentaire O par l mission d un avoir en cas de r duction de charge annuelle N 1 4 2 2 Facturation multi divisions Les charges collectives entra nent une imputation partielle ou un remboursement partiel ou total par une unit consommatrice d un achat r alis aupr s d un tiers externe par une autre unit de la m me DR ou d une DR diff rente Le remboursement ne couvre pas une valeur ajout e r alis e par l unit premi re acheteuse du CNRS La seule prestation qui s attache ce type d change est celle d une simplification de gestion principalement gestion d un contrat unique d abonnement ou de fournitures pour plusieurs unit s consommatrices commande unique et facturation unique envers un tiers externe ou encore commande par un prescripteur d achat sp cialis Exemples frais d infrastructure fluides t l phone gardiennage acquitt s par les services mutualis s de campus unit s logistiques des d l gations r gionales d penses ponctuelles rembourser achat d un titre de transport par une unit A pour un de ces agents participant une r union convoqu e par une unit B etc La m thode privil gier pour les d penses de charges collectives r currentes est celle de la gestion des factures multi imput es et multi structures op rationn
123. codes blocages utilis s pour BFC sont les suivants e Le code blocage A est un blocage automatique qui se positionne sur les pi ces d acompte et sur les pi ces de DPAO jusqu sa compensation avec une facture prise en charge e Le code blocage B permet de bloquer une pi ce au paiement avant ou apr s prise en charge e Le code blocage D est un blocage automatique qui se positionne sur les factures DMF identifi es par leur texte d en t te lorsque celles ci sont soumises au CMOD e Le code blocage paiement F fournisseur Xlab Inconnu est mis en automatique sur une facture GESLAB lors de son int gration lorsqu elle se trouve dans un des deux cas suivant l auteur de la facture est diff rent de l auteur de la commande lorsque la demande d achat est arriv e dans BFC le fournisseur GESLAB tait inconnu et la demande d achat n cessitait donc d tre retrait par un utilisateur Si dans la foul e arrivent le service fait et la facture le syst me ne rejette pas la facture mais l int gre en pr enregistr e avec code blocage F Dans ces deux cas le code blocage paiement F doit tre lev lors de la prise en charge apr s v rification du fournisseur Si cela n a pas t fait au moment de la prise en charge on peut lever ce code blocage directement sur la pi ce comptable Ces cas sont d crits plus en d tail dans le chapitre 8 La prise en charge e Le code blocage X est un blocage positionn automatiquement sur la
124. commande Cr er facture fournisseur soci t Z900 Mern al d bmepere Ropas Lirtamemgee Dyst ees o arpe aiet de Ari r nerve pue Aapo dia urnen de tmtarates Martena petr Aa s coo 3 Lo tA P an AT Pere O E E O BADOA COMPOGANTE a de MR CRAN ET TE docs to Li too Stay CODEN me st LL w4 a a ua tons Ti Son ao Ta ee 7 rt ce prt L rr i we as bai 112 7008 gt a ve tpe 2007720087 A o CIRS l es VE CORRE bh DEAN ENTRE EES DE Menton de dt s EUQ 8 D Lx DE Cliquer sur l onglet paiement Engagement et prise en charge Page 107 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 ICE Retour interrompre Syst me a Activer struct cae Documents n s Op ration Facture 5105601017 2006 a Tol a Foumisseur 0001000672 RADIOSPARES COMPOSANTS Date base 19 12 2005 Cond paira O0 Jours 0 000 RUE NORMAN KING GP 453 Echu le 19 122008 0 Jours 0 000 60031 BEAUVAIS CEDEX O Jours nets Fire S M de omt WV Bloc paie Code bloc ge pales 7 N facture a STE GENERALE 66 BEAUVAIS EN D i Aque part Banque soci t i Cpte bque 00020500801 Mise en forme CNRS Dans l onglet Paiement positionner un blocage paiement dans zone Bloc paie en s lectionnant le motif de blocage dans l aide la recherche afin que cette nouvelle facture cr e ne soit pas entra n e dans le cycle de paiement le
125. corLabo du traitement La synth se des postes de la DA reprend les donn es essentielles de chaque ligne de commande GESLAB le num ro de poste num rot de 10 en 10 l tat de traitement du poste lorsque l ic ne appara t le poste a t supprim le type de poste le type d imputation Synth se H a de la d signation de article postes la quantit command e l unit de mesure toujours UNI la date de livraison le groupe d acheteur PRM le groupe de marchandise code famille GESLAB duquel est d duit le compte comptable la division l origine de la commande laboratoire ayant pass la commande dans GESLAB N poste X N command Article NFF DA de r f Po 1190 LOUS 47 E Synth se le num ro de poste ligne de la commande Xlab des le num ro de la commande Xlab postes Pour chaque poste de la DA affich e des donn es d taill es sont accessibles en cliquant sur les diff rents onglets disponibles Engagement et prise en charge Page 20 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Eros on AE asie E mes ou ou ue am WE Donnees artiche Aricle Chips fl Valodsahon Grpe marchand B5ii MAT RIEL CUISINE PE imputation Ant Four Source apara Statut i Contact Textes Adresse de Inrars on l Donn es cleni Acc dez l int gralit des onglets en cliquant sur le menu d roulant
126. d Un message vous demande la confirmation de la correction de l imputation de la commande Valider en cliquant sur Oui Dans l onglet compte g n ral il appara t la s lection qui a t faite pr c demment Engagement et prise en charge Page 142 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menu a Menua Enregistrer Enregistrer Retour Retour Interrompre Syst me a Syst me a Activer struct cde Activer struct cde Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Autre document de facturation Autre s a Op ration Facture B Solde E 0 00 EUR Donn base Fournisseur 0001067968 L OMILCE Date de facture 13 01 2009 R f rence FACO9 12 5 RUE Idrar Date comptable 13 01 2009 31000 Toulouse Montant 14 00 EUR C Calculer TVA Montant TVA E1 Exon ration de TVA den m Texte Cond de pmt Ech an imm d Date de base 15 01 2009 C Ctrl Comp Cpte bque Soci t 2900 CNRS Paris Wurm ro de lot E Compte g n ral Mise en forme FESDCNRES El E 4100 e RES Cr dit Z 14 00 O 00 NC 10002 JADO1069 D bit A 0 00E1 3 Pour avoir plus de visibilit et surtout pour assurer un bon fonctionnement de la modification du compte comptable il faut fermer les diff rents onglets d en t te en cliquant sur l ic ne m
127. d termination du fournisseur ooeec 15 SPAI AfAcherunedemande d achat MES3N esiotsas nan AN eat A NE E 15 522 Afficher une demande d achat sans TOUFMISSOUR nina at nt inerte NEES 26 5 2 2 1 Afficher les demandes d achat sans fournisseur 26 9 2 2 2 Traiter une demande d achat sans TOUMISSUE ociera RS nn ess 27 5 2 3 Modifier une demanded achat MES2 N aonana a E a E 32 32 Ajouter UD IOUTNISSOUr afire aiarren an E E nt reine Ladies 32 52 12 Rocer demnainde d achilia Se tn tee nt ien 41 5 2 3 3 Afficher la liste des demandes d achat rejet es manuellement nnnnnenneeeeeeeeeeeeeeeeereeererrrereseeee 42 5 2 4 Supp imer Un demande d AChAL sen lei E E E AE 43 329 Solder Une demande d achatnicsaseiiiarer inean EAE AN A TA 43 5 2 6 Cr ation de commandes d achat partir de demandes d achat ZMES9N 43 5 5 Traemeni hesa la commande d Achat den nent lente 50 5 3 1 Atucherune commande d achat ME23N nn A te ms anale 50 5 3 1 1 Afficher une commande d achat standard 50 5 3 1 2 Afficher une Commande d Achat pr visionnelle nn A T E REA 59 2 Moditi r une Commande d achat MEZ2N nn unten te nes it a os 61 5 32 R j EL une commande d achat ageso need nan 61 5 3 2 2 Modifier les l ments d une commande d achat ss 62 5 3 3 SUPP rune commande Gachal eoo a e a ao aa eaaa 63 5 4 Commande Cane LOCC O an nr EEEE Re nr a E a 63 6 A SES ON du service FAIRE RS A a a aa E 64 6 1 T OUUC ON aaae ue AEEA
128. d achat n a pas pu tre convertie Poste 30 Ech ance1 A Date de livraison situ e dans le pass A La date de livraison statistique est situ e dans le pass B La demande d achat n a pas pu tre convertie Cde achat TCde OrgA GAc Contrat Pos Demachat Poste P Objet de gestion Texte du message o o0 Fournisseur 1002642 MARINA DE BERCY B Lacommande n a pas pu tre cr e Les donn es d en t te de la commande sont encore erron es Demande d achat 1001055870 F Utilisateur _SFC_DRO traite d j Demande d achat 1001055870 0001 Demande d achat 1001055870 F Utilisateur _SFC_DRO 2 traite d j Demande d achat 1001055870 0002 Poste 10 Ech ance 1 amp La date de livraison peut elle tre respect e su demande d achat n a pas pu tre convertie Poste 20 Ech ance La date de Iaison peutelle tre respect e dB La demande d achat n a pas pu tre convertie Engagement et prise en charge Page 47 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation Remarque D penses Tome 2 Si votre demande d achat n a pu tre transform e en commande car le fournisseur n a pas t retrouv dans BFC le message suivant s affiche en bas de l cran Bi Aucune demande d achat appropri e n a t trouv e Ce m me message s affiche si aucune demande d achat n est ligible la transformation en commande II vous est possible d imprimer ce r sultat ou de le sauvegarder via Menu Liste Imprimer
129. de contr le s lection des pi ces ayant t contr l es a minima En fonction des ces contr les a posteriori les crit res du plan de contr le r gional peut tre affin Engagement et prise en charge Page 86 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 La prise en charge 8 1 Introduction La prise en charge correspond fonctionnellement la n cessit de v rifier les calculs apr s constatation du service fait pour d terminer exactement le montant de la dette de l Etablissement et s assurer qu elle est bien exigible Elle aboutit la d finition exacte de la somme due par l Etablissement La liste des fonctions que BFC couvre est la suivante R ception de la facture Rappel de la commande pour v rification de la concordance avec la facture Saisie pour modification ou compl ment d information et int gration par interfa age d l ments en provenance des structures op rationnelles GESLAB V rification de l existence des droits du cr ancier V rification du montant de la dette V rification des conditions d exigibilit assurer que la dette n est pas teinte en totalit ou partie par un paiement ant rieur ni frapp e de prescription Gestion des avoirs Validation modification ou suppression de la liquidation de d pense Les factures et les annulations de factures ont une num rotation commen ant par 5 quel que soit le type d op rat
130. des march s du manuel d utilisation D penses BFC MUT DERP Tomei REF Si un des crit res du plan de contr le national am ne effectuer un O contr le a minima mais qu un ou plusieurs autres crit res du plan de contr le r gional a comme cons quence que le contr le soit effectuer Engagement et prise en charge Page 79 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 compl tement dans le cadre d un flux de la d pense alors au final le contr le doit tre complet Le tableau ci dessous r sum ces principaux crit res nationaux Crit res nationaux discriminants pour le choix du type de contr le a priori du CMOD Carte achat Commande simple sans r f rence un contrat Commande relative un contrat forfaitaire ou fractionn Montani contrat cadre gt montant plancher Clause du march relative avance ou acompte retenue de garantie ou clause de r vision de prix Sinon Commande relative un contrat de type r glementaire monc attribution multi attrbutions autres ou Scientifique Clause du march relative avance ou acompte retenue de garantie ou clause de r vision de prix Sinon Dans le chapitre 8 2 5 Le contr le motiv de la d pense CMOD dans la facture sont d crites les r percussions des plans de contr le national et r gional La saisie des codes anomalies suite un contr le complet 7 2 Le plan de contr le r gional 7 2 1
131. document article s lectionn est affich dans la partie sup rieure de la fen tre On retrouve des donn es d en t te et les donn es d taill es du document Acc dez aux donn es fournisseur en cliquant sur l onglet Fournisseur Amcher Document article 3000000330 DR14_E SFC Menu Al leto rompre th se Rer Contr ler Enregistrer D E e EL 2006 TT Fournisseur 1010231 31034 OULOUSE 101 D l gation MSUBRA Oooo S EE SSS v Saisi par wa DUHAMEL p Sanii Hioroes hoaraa as Code tan atbon Enr gistes EN eur commise L T TO Ce TI E Acc dez diverses informations en cliquant sur l onglet Info document Engagement et prise en charge Page 75 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher Document article 3000000390 Soizic PIZZETTA LE poea on m a a pe Tro RE n RE Mers sl Retour mencmprs Stime Masquer vnm se Recommenter Manterer ase ajal nl s Aihe Document artie 6000020 2000 CHE Mes documents gt Commandes d acha vide be Vide sre Sau par Naha DUHAMEL EX Pons cptattes e gt Dseumenss errie Sov io 24102008 104148 2000000 300 00000200 Code ranrtachon Lrepga rer EM turt commente MOO Ecs o P CES Of COUDEN COmGRLDIS un Donn es maniere La SR a ai vage Lge D ugranon Pi ces dans la gestion comptable ow R 1_ ACIDE
132. e Disp pour paiement M facture I Cestpaiemt Egue part Bangue soci t Cpte bque 000006 30 74 CREDIT LYONNAIS CL LILLE CAE GR ENT R f rence commande F Commandeprogramme de livraisons 20000001 73 Postes de marchandises senices Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Code TWA Quantit commande achat Centre de co ts El r 4 JE Engagement et prise en charge Page 165 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 2 Prise en charge de l avoir GESLAB d chargement ult rieur Modifier document de facturation pr enregistr 5105600992 2006 Menua Sauvegarder document pr enregistr Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Simuler Sauvegarder compl tement Op ration 5105600992 2006 Solde Bl D con vase PM E IDE 0 00 EUR Fournisseur 0001000877 F LYRECO FRANCE Date de pi ce 02122006 R f rence 123456 Date comptable 18 12 2006 59318 VALENCIENNES CEDEX 09 Montant 40 67 EUR C Calculer TVA Montant TvA BET IC 1 08 25 09 08 07 Cond de prt Ech an imm d EE i Date de base 18 12 2006 C Ctrl Comp Cpte bque 0000061307 m e Soci t 7900 CNRS Paris CREDIT LYONNAIS CL LILLE CAE GR ENT Num ro de lot R f rence commande Postes de marchandises serices Commandefprogramme
133. e 2 8 2 7 Modifier une facture 8 2 7 1 Modifier l auteur de facture Le fournisseur de la commande peut tre exceptionnellement diff rent du fournisseur de la facture cela concerne le plus souvent des factures sur march avec sous traitance mais aussi lors du rachat d une soci t Dans ce cas il est possible de modifier l auteur de la facture si celui ci a pr alablement t cr dans le r f rentiel tiers Si la d pense est sur march le nouvel auteur de facture doit tre cr en tant que partenaire dans le march Cr er facture fournisseur soci t Z900 Eo activer struct cde actr semve tra autre document de factur Fournisseur 0001000878 D tail CHARLES RIVER LABORATORIES E Cts ind acg npl BF0109 Devise EUR Taux 1 00000 69592 L ARBRESLE CEDEX Type pi ce Facture thruti w Auteur fact 1000878 2 Dom activit _ 0Ond 1 04 74 01 69 94 l04 74 01 69 99 Affectation Cote g n 40120000 Texte d en t te p a ed Cpte bgue 20243KCVO0A Fa N id TVA E op triang UE BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRISE F1 Acc dez aux donn es d taill es de la facture en cliquant sur l onglet D tail L auteur de facture qui s affiche par d faut est le fournisseur de la commande dans la zone Auteur fact Recherchez le num ro du fournisseur BFC qui a factur dans le r f rentiel tiers Vous pouvez utiliser le bouton d aide la recherche al Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier Cr e
134. e base UNI dans les demandes d achat et les commandes et si cette valeur est diff rente de Fran ais alors les demandes d achat sur ce fournisseur ne peuvent pas tre transform es en commandes Le fournisseur attitr indiqu Veuillez traiter les dans la DA n est pas d clar codes p riode pour avec une langue de langue lt XX gt avec communication en Fran ais lt XX gt diff rent de ce qui est bloquant pour la lt FR gt transformation de la DA en commande Relancer manuellement la transformation de cette DA en commande par le menu Ly Cf 5 2 6 Cr ation de commandes Utilisateur XXXX d achat partir de demandes d achat traite d j Demande Cette DA est en cours de ZME59N traitement par un autre d achat ds 0 ou attendre le prochain passage 1XXXXXXXXX automatis de ce traitement programm 2 fois par jour vers 13h et vers 20h Nous avons s quenc les batchs de fa on ce que normalement ce cas n arrive pas merci donc de le signaler l assistance utilisateurs s il tait fr quent Aucune instance de type La commande associ e la DA PurchaseOrder n a n a pas pu tre cr e t cr e Traiter les messages d erreur associ s celui ci pour analyser les probl mes sur la DA en question La date de livraison statistique est situ e Ces messages sont non II n y a rien rectifier sur la date de dans la pass bloquants et vous informent q
135. e commandes en cliquant sur le bouton Ex cuter Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Le syst me vous informe du r sultat de cette transformation ER PE Nbre pos Fournisseur 1006063 NEOPOST FRANCE 6 1 La commande a t cr e 3 La demande d achat a t convertie 0 __ La demange dacnat a t comeme 0 __ Le demande acnata t comveme 3 La demande d achat a t convertie 0 La demande d achat a t convertie 0 La demande d achat a t convertie 0 0 0 0 La demande d achat n a pas pu tre convertie 0 La commande n a pas pu tre cr e 0 La demande d achat n a pas pu tre convertie 0 La demande d achat n a pas pu tre convertie 0 La demande d aa n a a pu sa convertie 0 Il vous est possible de voir pourquoi la demande d achat n a pu tre convertie en cliquant sur l ic ne i Cde achat _ TCde OrgA GAc Contrat Pos Dem achat_ Poste P Objet de gestion Texte du message Fournisseur 1006063 NEOPOST FRANCE Es La commande n a pas pu tre cr e JETdoc La valeur cible du contrat R8C 1634 est d pass e de 64 86 EUR Poste 10Ech ance1 A Date de livraison situ e dans le pass E La date de livraison statistique est situ e dans le pass BB La demande d achat n a pas pu tre convertie Poste 20 Ech ance 1 Date de livraison situ e dans le pass amp La date de livraison statistique est situ e dans le pass Ez La demande
136. e l int gration des services faits en provenance d GESLAB ou partir de l indicateur de solde sur cette commande envoy par GESLAB Poste 10 escalier tole verte E ae Donn es article Quantit s Poids Ech ances Livraison Rata UE Conditions Imputation Historiq DE Code TVA DF Facture fin CF hasiEh L onglet Facture pr sente La zone Entr e facture qui est toujours coch e car toute commande dans BFC doit faire l objet d une facture D tail Remarque cette coche ne signifie pas qu il y a d j eu ou non une facture associ e la des commande en cours d affichage postes la zone facture fin est coch e lorsque la commande est sold e et qu aucune nouvelle facture n est attendue sur cette commande Ce solde est mis jour partir de l int gration des commandes et factures en provenance d GESLAB Le code TVA est renseign si le taux de TVA a t renseign sur la commande GESLAB Engagement et prise en charge Page 56 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Onglet mputation de la commande d achat dans BFC sans fiche d immobilisation B poste 10 emballages et cartons w a Imputaltion OIRE Type imp Avec Semice FaitF R partition Imputation simple St CNRS Comete g n ral 61100000 Dorm activit O0 4 P rirm ire ana a000 Centre de co ts A0014008 El ment d OTP Fonds 1 Domaine fonet ATDNW Centre fin
137. e livraison donn e automatiquement reprise de la ligne de r ception GESLAB Il est imp ratif qu un service fait existe sur un poste de commande pour pouvoir comptabiliser la facture sur ce poste commande 6 2 Traitements li s au service fait 6 2 1 Afficher un service fait Le service fait est enti rement interfac avec GESLAB Aucune cr ation modification ou suppression des services faits n est possible dans BFCE C est pourquoi seules les transactions d affichage sont propos es Deux tats standard SAP Liste des services faits et Liste des carts service fait facture sont disponibles dans BFC dans le chapitre D penses Reporting D penses Cf d tails dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tome 4 Engagement et prise en charge Page 65 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 6 2 1 1 Afficher un service fait MB03 Cette transaction permet d afficher un document article repr sentant une ligne d entr e de marchandise un service fait rattach e une ligne de commande dans BFC Afin d afficher un document article dans BFC activez la transaction lt Afficher Service fait gt partir du chemin suivant D penses Service fait Transaction MBO3 Afficher doc article cran initial UT revur imemompre s me smmecelente Document article hr Exerc doc art Si vous ne connaissez pas le num ro du document afficher cliquez sur
138. e poste 20 Engagement et prise en charge Page 141 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menua enregistrer Retour Interrompre Syst me 4 Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Autre s a Op ration Facture F Solde 0 00 EUR Donn base Fournisseur 0001067968 L Ofice Date de facture 13 01 2009 R f rence FACO9 12 5 Rue idrat Date comptable 13 01 2009 31000 Toulouse Montant 14 00 EUR C Calculer TVA Montant TWA E1 Exon ration de TVA de Tete Cond de pmt Ech an imm d Date de base 13 01 2009 C Ctrl Comp Cpte bque Soci t Z900 CNES Paris Num ro de lot R f rence commande Cornmandeprogranmtme de livraisons 2001070455 Postes de marchandisesiserices Mise en forme CNRS E 164714100 12 0004 M Pr T E 2001070455 10 0002 AD emio taoa 2001070455 20 0 ane S lectionnez le poste ou les postes modifier dans l onglet R f rence commande au niveau des postes Passez le taux de TVA ND TVA non d ductible pour chaque ligne dont le compte est modifier Cliquer sur l onglet Compte G n ral E Cr er facture fournisseur soci t 900 d 2 Voulez vous corriger lMmputation de la commande d achat Qui xte ind do hrnt Erhan iram
139. e unit consommatrice relevant de la gestion du campus Ces factures individuelles sont tablies pour le montant de la pr vision annuelle du co t d infrastructure imputable l unit toutes prestations confondues Le service logistique re oit en AE la contrepartie du montant total de la facturation interne mise sur l adresse A2 autres actions communes Cette capacit d engagement est transf r e de la provision A2 A3 de ressources propres d concentr es l adresse budg taire du service logistique n est donc pas mise en d passement Le service logistique commande et r gle les achats mutualis s aupr s des fournisseurs CF service logistique DF A2 autres actions communes gt Ces d penses sont imput es sur le fond 1 du fait de la gestion des op rations internes L unit saisit une commande correspondant la facture annuelle adress e par le service logistique la charge annuelle est ainsi consomm e en AE Engagement et prise en charge Page 9 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 L unit enregistre la facture interne D408 C401 xxx et le service fait toutes op rations exon r es de TVA Cette facture interne n int gre pas la proposition de paiement Ajustement de fin d exercice Les charges payer sont automatiquement restitu es sur le CF service logistique par la gestion du service faite hauteur r elle Les ajustements des
140. e votre recherche en double cliquant sur la DA ligne que vous souhaitez modifier 6 De retour l cran de s lection du document validez votre recherche en cliquant sur le bouton Autre document Engagement et prise en charge Page 35 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 t Poste dt 10 LA ef E Source appro Contrat OrganisAchats 0005 Ut achat Civis c dante Foum attitr C Infos achats A FourmSouh ga ke N art fourn ffecter source d appro Aucun fournisseur atttr ne figure dans le champ pr vu cet effet la DA ne peut donc pas tre transform e en commande dans BFC S lectionnez l onglet Source appro dans le d tail des postes afin de v rifier l affectation d un fournisseur cette demande d achat Cf 5 2 6 Cr ation de commandes d achat partir de demandes d achat ZME59N Si la DA n a pas t transform e en commande dans BFC c est que la commande envoy e par GESLAB comportait un probl me li au fournisseur attitr Il s agit alors pour le gestionnaire en d l gation de venir modifier la DA 10 CAS2 F29 Texte poste 209 e Utilisez ces donn es Notice poste fournisseur afin d effectuerune Tente lvraison recherche dans BFC pour Texte de commande contr ler l existence de ce tiers Donn es Foumisseu al Editeur de lee w S lectionnez l onglet Textes dans le d tail des postes Les don
141. el d utilisation D penses Tome 2 Coordonn es bancaires Ea Cl bancaire Compte bancaire Titul compte 1B Ty Donn es r f f Nom de l institut banca FR 10378001 O0 20243KCVOOA CHARLES RIVER LABORATORIES 79 BANQUE NSM ENTRER lt FR 3000302280 00020401513 CHARLES RIVER LABORATORIES 26 RIB2 STE GENERALE 5G 3 Pour revenir sur l cran de saisie de la facture cliquez sur le bouton Retour Acc dez aux donn es de paiement de la facture en cliquant sur l onglet Paiement Cr er facture fournisseur soci t Z900 Oo T Acter sruct cae actr sene ia autre document ae factu op ration Faue M o Soise Gasieur Fournisseur 0001000878 CHARLES RIVER LABORATORIES E Date base 05 12 2006 Cond paimt 001V Jyours EPD10 Echule 0512 2006 C luaurs 69592 L ARBRESLE CEDEX Jours nets Fixe m 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 Modepmt Vi Bloc paie Me facture Bque part Mr Banque soci t Cpte bque 20243KCVY004 BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRIS Se positionner sur la Zone Bque part Cliquez sur l ic ne d aide la recherche Cr er facture fournisseur soci t Z900 Activer struct cde Actr serve trav Autre document de factur L
142. elles ici appel e facture multi divisions Cette fonctionnalit op rationnelle dans BFC permet d imputer directement sur chaque entit quel que soit l agr gat auquel elle marge la part sa charge avec un virement unique au fournisseur Elle n cessite que chaque division consommatrice saisisse une commande pr visionnelle qui est transmise BFC Lors de sa prise en charge la facture est d taill e en autant de lignes que de divisions concern es 8 2 10 Gestion des factures multi imput es et multi structures op rationnelles Dans la mesure o la facturation multi divisions ne peut tre mise en uvre la modalit retenue pour traiter ce type d op rations est le transfert de cr dits gt Dans ce cas le transfert budg taire a pour but Engagement et prise en charge Page 10 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 de r tablir l unit de premier achat les AE correspondant la d pense faite pour le compte d une autre unit Ces deux types de mouvements internes facturation et transfert sont r alis s hors TVA 4 2 3 Transfert de cr dits Manuel d utilisation Budget BFC MUT BDG Tome 1 chapitre 6 4 3 Le flux d pense Carte Log e Cette partie a pour but de d crire de fa on exhaustive les fondements du flux de la d pense dans le cadre des march s Carte Log e dans BFC Les flux existants ne seront pas repris et il y aura un renvoi aux chapitres des manu
143. els d utilisation concern s Les tapes du processus de fonctionnement sch matis ci dessous sont d crites dans la suite du manuel Engagement et prise en charge Page 11 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 nn Commande pr visionnelle session Ll Liquidation facture avoir achat Plateforme Donn es de facturation de Banque ROP li es la carte log e Lo Engagement et prise en charge Page 12 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 La gestion des commandes 5 1 Introduction L objectif de ces fonctionnalit s est d effectuer un engagement comptable permettant la r servation des cr dits et laborer le cas ch ant un bon de commande conforme la r glementation en vigueur et au besoin d achat exprim traduisant l engagement juridique Les fonctions que BFC couvre sont donc les suivantes e L int gration des commandes d achat en provenance des structures op rationnelles GESLAB e Attribution du fournisseur ad quat et retour la base GESLAB du num ro fournisseur BFC e Traitement des rejets commande Comme le d taillera ce document l engagement des d penses est g n r dans BFC A une commande GESLAB sont associ s dans BFC deux objets une demande d achat DA qui est ensuite transform e en commande d achat CA Les commandes d achat sont porteuses des imput
144. ement et pr enregistr et valid ne sont pas utilis s Un nouvel onglet s affiche Statut facture e Cochez Maintenue Pr enregistr Pr enregistr compl tement et Pr enregistr et valid ou seulement certains de ces statuts en fonction de votre besoin Si vous souhaitez n afficher que des factures ou inversement seulement des avoirs ou encore uniquement des pi ces saisies en service facturier ou au contraire provenant des structures op rationnelles GESLAB afficher Seuls quatre types de pi ces sont accessibles pour le CNRS RE facture ou chargement ult rieur saisie en service facturier RA avoir ou d chargement ult rieur saisi en service facturier XF facture saisie dans GESLAB saisissez le type de document que vous souhaitez XA avoir saisi dans GESLAB et automatiquement transform en d chargement ult rieur Cliquer sur Ex cuter LL b imaa reres ETIP Un avena s w 30e Tiaare fe nth se des factures documents de facturation C MES end DAA SCD Ce ete CI ES EO es tm Lt Let 53 verge 4E Lab iS 117 ci 23 Au DEIAN pm hoet TETTEN toem RETETE 100208 DETTE 10000 HEEN 1080087 nr EN 1080081 SEINE 080087 MEDE 108087 NAN 1080087 GLAS EI 100000 SEE 108007 UMA P M lc gt 39 Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre imeat Faero ipe enpe Eredet Ecrs Iw ER oa HNE AR 24 111
145. en E oe Taxe rate monant lt L 13 Fournisseur 0001000878 s CHARLES RIVER LABORATORIES FE Ct5 ind acq npl cn BF0109 Devise EUR Taux 00000 69592 L ARBRESLE CEDEX Type pi ce Facture ru Auteur fact 1000878 Domactivit 0004 e 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 affectation Cpteg n a0120000 Texte d en t te on RE Pays d cl oo E _ Le N id TVA PR Mi coran UE i R f rence commande commandeiprogramme de livraisons j 2000000157 Postes de marchandisesisermices a _ Mise er en forme CNRS Puis appuyez sur la touche ENTREE pour valider iki facture ses k aika eme ily L MAM G TeRURe Ctsind acq npl 10 00 Taux 1 00000 Devise Type pi ce Facture brut Auteur fact 1000878 Dom activit ou Fournisseur 0001000878 CHARLES RIVER LABORATORIES FA BF0104 69592 LARBRESLE CEDES 04 74 01 69 94 04 7 4 01 69 99 Affectation Cpte g n 40120000 Pays d c Chtebque 20243KCV00A E miaa O D Opina UE BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRISE F1 R f rence commande Commandepragramme de livraisons Commandepragramme de livraisons w 200 157 Postes de marchandisesisernices a Mise en forme E On constate que le solde indiqu en haut droite de la fen tre est d sormais quilibr le feu est devenu ve
146. ence Texte d en t te du document CLO4 O Il est galement possible d afficher plusieurs relev s d op ration en m me O temps En indiquant la date du relev d op ration dans la zone Date du document Pour voir toutes les factures faire la s lection ci dessous Engagement et prise en charge Page 183 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Synth se factures crit res de s lection Menu Sauvegarder Retour Terminer interrompre Syst me Ex cuter Acc der variante Murn ro de document E Exercice comptable Trait par Auteur de la facture 1129988 Soci t 7900 Date du document Date comptable 30 11 2012 Type de document 1 12 2012 R f rence De De De w De w e de de gt E E Ei Ej Ej gt gt Texte d en t te du document 14l Type saisie l Arri re plan Plan de facturation Factures enregistr es en ligne Annulation EDI _ Revalorisation BAFI Maintenu j pr enregistr Facturation automatique Factures enregistr es en SFM Prix de transfert KI K E Contr le arri re plan lanc Waintenue Erron Pr enregistr Enregistr inon termin Pr enregistr compl tement jal E ra El ments enregistr s Pr enregistr d bloqu On acc de ensuite la liste des factures avoirs Synth
147. enses Engagement de la D pense commande Demande d achat Modifier demande d achat Transaction ME52N Afficher Demande d achat 1000000183 Terminer Interrompre Synth se des Mfr t documents Aw ea Ge T St Postel P D signation _ css a Cem achat Poste D A Demande d achat 1000000183 1000000186 Cde achat M nr m a 8 Dans le volet Synth se des documents s lectionnez la DA modifier ou cliquez sur le bouton Autre demande d achat Une fen tre de S lection du document d achat s ouvre CAS 1 vous connaissez le num ro BFC de la DA modifier 2 Saisissez le num ro de la DA modifier directement Engagement et prise en charge Page 32 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Validez le choix de la DA s lectionn e en cliquant sur le bouton Autre document CAS 2 vous ne connaissez pas le num ro BFC de la DA modifier Cliquez sur l ic ne I d aide la recherche Afficher Demande d achat 1000001275 Demande d achat CH F 1000001275 E T St m Poste 10 1 IPE Laboratoire de mn 253 L106 201 ABL Laboratoire de m 253 L108 Demande d achat D limiter plage de valeurs Demandes d achat pour immo B Demandes d achat par n besoin B Demandes d achat par n commande Xilab D Demandes d achat avec services E Demandes d achat par groupe d acheteurs G Demandes d
148. ent est renseign e automatiquement avec le num ro de la facture Engagement et prise en charge Page 168 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher le document de facturation 5105600992 2006 Menu al Retour interrompre Syst me 4 Activer struct cde Documents li s Op ration 5105600992 2006 Faiement 4lr Fournisseur 0001000877 LYRECO FRANCE Date base 18 12 2006 Cond paimt Jours 0 000 Echu le 18 12 2006 0 Jours 0 000 59318 VALENCIENNES CEDEX 09 0 Jours nets Fixe l2108 25 09 08 07 Wode prit w Bloc paie Disp pour paiement N facture 5105600991 2006 Dastpaiernt CREDIT LYONNAIS CL LILLE CAE GR ENT Mise en forme CNRS Foste Compte g n ral Montant Code TVA Quantit Commande achat Foste Domaine d activ Centre de co ts El Engagement et prise en charge Page 169 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 1 1 1 1 2 Facture et Avoir saisis en D l gation dans BFC service facturier avoir en quantit r gularisations Dans le cas de saisie de facture et avoir en facturier pour que le retour de l avoir vers GESLAB s effectue correctement il est imp ratif de saisir lavoir J 1 Attention de bloquer la facture au paiement jusqu la saisie de l avoir Le montant TTC de l avoir doit imp rativement tre inf rieur ou gal
149. er TVA Montant TVA DA NPr TVA d d BES 11 Texte C Ctrl Comp Soci t z900 CNRS Paris Num ro de lot m R f rence commande Commandefprogramme de livraisons 2000637231 Postes de mal Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TA Quantit Commande achat Poste Domaine d actu CER Renseignez dans l onglet Donn Base la date de la pi ce la r f rence facture du fournisseur S lectionnez le code TVA appliquer la pi ce S lectionnez la r f rence vous permettant de retrouver l l ment facturer num ro de commande BFC dans l onglet R f rence commande Surtout n appuyez pas sur la touche ENTREE de votre clavier allez directement sur l onglet d tail Remarque Pour les avoirs en devise renseignez la devise avant de passer sur l onglet d tail La s lection du type d op ration Avoir a engendr la modification du type de document RA type de document avoir LE Information Le type de document a t modifi RA Engagement et prise en charge Page 172 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 aje ma Fournisseur 0001028326 Soci t WNR INTERMHATIONAL 201 RUE CARNOT Cts ind acq npl Devise EUR Taux 1 00000 Type pi ce Avoir D c ntr 5 Auteur fact 1028326 94120 FONTENAY SOUS BOIS Dom activit 0004 pm Affectation Cpte g n 40120000
150. er lavoir annuler l avoir et annuler la facture Engagement et prise en charge Page 176 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Il ne faut pas annuler une facture si un avoir pr enregistr est li cette facture sinon cet avoir ne pourra jamais tre annul Pour cela vous pouvez utiliser la transaction Liste des documents de facturation MIR5 Cf manuel d penses BFC MUT DEP Tomed ETA Si la facture a t prise en charge on ne peut pas supprimer ni annuler l avoir pr enregistr associ il faut d abord prendre en charge l avoir puis annuler l avoir et ensuite annuler la facture c est n cessaire pour que le renvoi de ces l ments GESLAB soit correct Afin d annuler un document de facturation dans BFC activez la transaction lt Annuler document de facturation gt partir du chemin suivant D penses Prise en charge avoir et annulat Facture prise en charge annulation fact Annulation facture Transaction MR8M La fen tre d annulation du document de facturation s ouvre Annulation facture Annuler document de facturation Ii Mrrcrersocumen N doc facturation 5105600941 Exercice comptable 2006 Indications relatives l annulation d une criture Motif annulat Ei Date comptable Saisissez le num ro du document de facturation que vous souhaitez annuler Par exemple 5105600941 Saisissez l exercice comptable Engagement et prise en charge
151. ervice fait pr sente Remarque cette coche indique que le service fait est obligatoire ou non dans le flux de la d pense associ un type de commande mais ne signifie pas qu il y a d j eu ou non un service fait associ la commande en cours d affichage B Poste 10 FRAIS DE CAMPUS v ar Limite globale MODDOMEUR illimit Valeur attendue 100 00 Valeur r elle 0 00 a Contrat __ Postell Limite Valeur r elle D signation E 0 00 La Limite globale c est le montant unitaire net HT qu enregistre BFC dans le poste de la L onglet demande d achat Limites La Valeur attendue c est le montant unitaire net HT qu enregistre BFC dans le poste de pr sente la commande d achat Engagement et prise en charge Page 60 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 3 2 Modifier une commande d achat ME22N 5 3 2 1 Rejeter une commande d achat Les commandes d achat cr es en automatique partir de la DA peuvent tre rejet es par le gestionnaire en d l gation L apposition d un motif de rejet qui a comme cons quence le rejet de la commande vers GESLAB est la seule modification possible sur une commande dans BFC Afin de modifier une commande dans BFC activez la transaction lt Modlifier commande d achat gt partir du chemin suivant D penses Engagement de la D pense commande Commande d achat Modifier de commande d achat
152. et R f rence commande des postes factures remplacer fournisseur par Commande programmes de livraison remplacer les 9999999999 par le bon n de commande BFC et indiquer toujours le poste 10 S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Rq Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan CO8 Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages FA Dans la colonne Poste Au lieu de s lectionner le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan une autre solution consiste la r enregistrer au statut maintenu en s lectionnant Menu Facture Maintenir lorsque l on est sur la facture puis cliquer sur Retour des erreurs apr s REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION Cas 1 Utilisation de la requ te CUMUL 4 la commande n existe pas Cas 2 Utilisation de la requ te CUMUL 4 la demande d achat n a pas de n de commande associ Cas 3 Utilisation de la requ te CUMUL 4 une volution est en cours pour inclure une nouvelle colonne Suppr devant chaque poste de Demande d achat Commande Page 190 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation CAS D ERREUR Commande Sold e Facture ou avoir Carte Log e avec fournisseur de la com
153. facture permet d afficher des documents de type facture sous forme de liste dans BFC partir du chemin suivant Engagement et prise en charge Page 182 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Transaction MIR6 La s lection des factures Carte Log e s effectue sur la base de la r f rence ROP stock e dans la zone Texte d en t te compter du 6 novembre 2012 cette r f rence est modifi e cf 8 4 3 l gt Afficher une facture issue du ROP p 185 Onglet D tail Pour afficher les factures du ROP int gr es compter du 6 novembre 2012 dans la synth se des factures 1 Dans la zone Auteur de la facture saisir la r f rence du fournisseur Carte log e 2 Dans la zone Texte d en t te du document saisir la r f rence du ROP CL n de la DR exemple CLO8 pour la DROB 3 Dans la zone Date du document indiquer la date du ROP qui renseigne la date de la facture avoir En g n ral les ROP sont dat s du dernier jour du mois ou du premier jour du mois suivant Synth se factures crit res de s lection L Ex cuter Acc der variante Mum ro de document Exercice comptable Trait par S Auteur de la facture 1129988 Soci t z900 Date du document Date comptable 30 11 2012 91 12 2012 gt Type de document R f r
154. ge Page 92 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 E Information Le domaine d activit doit tre saisi an en t te du document w Py Caire A l issue de ce message il faut faire Entr e puis aller dans l onglet D tail pour saisir le n de votre domaine d activit correspondant la d l gation dans la zone Dom activit Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cae Cts ind acg npl Loo Devise Taux Type pi ce Facture bru LvlAuteur fact Com activit Affectation Crteg n e Code AC Pays fourn C d S rvice S lectionnez la r f rence commande vous permettant de retrouver l l ment facturer Vous pouvez utiliser le num ro BFC du fournisseur le num ro BFC de la commande laquelle se r f re cette facture Saisissez ensuite dans le cas pr sent le num ro de la commande laquelle se r f re cette cr ation de facture La saisie de ce num ro de commande est obligatoire pour l option Commande programme de livraisons Engagement et prise en charge Page 93 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Op ratior OCP Solde 0 00 EUR
155. i certaines r gularisations peuvent potentiellement affecter toutes les tapes amont du flux d achat entra nant l annulation du flux d achat tape par tape Concernant les factures prises en charge la r gularisation d adresse budg taire ou analytique doit donner lieu la modification de la commande porteuse de ces donn es et peut donner lieu l annulation de la facture le reversement l initiative de l ordonnateur sur une facture de l exercice en cours correspond un avoir dans BFC les reversements sur une facture de l exercice pr c dent doivent donner lieu une recette trait e dans le circuit classique des recettes commande client facture client impacts budg taire comptable et analytique la r gularisation comptable r imputation doit donner lieu l annulation de la facture suivi d une nouvelle saisie de facture avec r imputation Les l ments ci dessous r sument les diff rents cas de figure et les traitements correspondants Il est important de noter que les diff rentes situations ne sont pas mutuellement exclusives et peuvent donc se combiner Les types de traitements correctifs sont les suivants Traitements li s la correction d une erreur dans l imputation analytique Traitements li s la correction d une erreur dans l imputation budg taire Traitements li s la correction du montant factur On distinguera ici les diff rentes situations donnant lieu une modific
156. ion facture avoir d chargement ult rieur ou chargement ult rieur Aucun l ment de la num rotation des factures ne permet de diff rencier une facture saisie dans GESLAB d une facture saisie dans BFC La num rotation est interne et ind pendante de l ann e contrairement aux pi ces comptables qui d butent par le chiffre de l exercice par exemple 6 pour l exercice 2006 7 pour l exercice 2007 Le processus de prise en charge de la facture repose sur l encha nement des fonctions ci dessous e Contr le de la validit de la facture GESLAB Cette fonction doit garantir que la facture re ue d un syst me GESLAB utilis par une structure op rationnelle ne relevant pas d un service facturier est correcte et fait r f rence une commande GESLAB d j int gr e dans BFC En cas de rejet la structure op rationnelle doit en tre notifi e A l inverse de BFC GESLAB ne g re pas les avoirs en tant que documents s par s des factures En effet les avoirs GESLAB sont g r s en tant que lignes d un montant n gatif dans les factures Ainsi quand on re oit la facture GESLAB dans BFC si elle contient une ligne n gative il faut la scinder en deux documents BFC une facture et un avoir aux statuts pr enregistr s e Prise en charge comptable de la facture Le contr le facture et la comptabilisation de la facture s effectuent dans BFC avec la m me transaction e Renvoi des factures BFC comptabilis es vers GES
157. ion 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Modifier Demande d achat 1000000119 wD LE Foumissau at 1 C res dena hj Cigani Faama pr raid Catene me iip Pip Le ki Figi Fur H SIRET N EREN DL TES kyrklig BF hiai TA Que Ca Hire whip Mis E all TF Fermer la fen tre Fournisseur attitr Deux options sont alors possibles gt Option 1 Cr er le fournisseur et l ajouter dans la demande d achat Cf chapitre 5 2 3 1 Ajouter un fournisseur attitr gt Option 2 Rejeter la demande d achat Cf chapitre 5 2 3 2 Rejeter une demande d achat Engagement et prise en charge Page 31 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 2 3 Modifier une demande d achat ME52N Les demandes d achat sont cr es en automatique partir de la commande GESLAB envoy e BFC Les seules actions possibles sur la DA dans BFC sont la saisie ou modification du fournisseur attitr de la DA apposition d un code blocage dans le cas o le fournisseur n est pas renseign ou n est pas valide et que le gestionnaire ne peut se substituer au laboratoire pour affecter un fournisseur la DA Ce code blocage a pour effet de rejeter la DA vers GESLAB 5 2 3 1 Ajouter un fournisseur attitr Afin de modifier une DA dans BFC activez la transaction lt Modifier demande d achat gt partir du chemin suivant D p
158. ir de la commande GESLAB envoy e BFC Aucune cr ation n est donc possible directement dans BFC Proc dure d affichage Afin d afficher une DA dans BFC activez la transaction lt Afficher demande d achat gt partir du chemin suivant D penses Engagement de la D pense commande Demande d achat Afficher demande d achat Transaction ME53N Afficher Demande d achat 1000000383 Menu P Retour inieromere Syst me a Arivar cnth se des documents Cr er afichertocier f F LLLT es 1 Cemande d achsft CHARS 1000000363 D Een nm mn mn mm md m H En tete gl Pos Etat tratement Type de po Typeimput Aricio D signation ouarat unit jo Oan fu 1 o M 1 UN T asi E 1 2 ri LIFA T TSI 130 1 13 l UM T A51 T o e e _ e l Demande d achat CNRS 1000000383 j En t te 5 j A W T Ve Modifier Enlever Commandes d achai D mand es d offres Contrats Programmes de beraisons Documents d achat g n raux Wes commandes Commandes maimMenves M s d mand s d achal o La transaction s ouvre sur une DA par d faut cliquez sur Activer synth se des documents Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 15 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Un volet d exploration s ouvre gauche de l cran Ce volet est vide Afin d afficher dans le volet d exploration la ou les DA souhait es
159. it percevoir les sommes dues par le CNRS c est le tiers de paiement divergent Le tableau suivant r capitule les cas de gestion o Le fournisseur auteur de commande est diff rent de l auteur de facture et ou l auteur de facture a un tiers de paiement divergent Le cas particulier des factures Carte Log e est trait dans le cas de gestion 4 Engagement et prise en charge Page 155 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 Engagement et prise en charge Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation Cas 3 Cas Cas de gestion GESLAB Commande GESLAB Fournisseur X Auteur de commande X Auteur de facture X Pas connaissanc e du tiers destinataire de paiement divergent Z par le laboratoire 4 Carte Fournisseur X Log e et Carte achat auteur de commande X auteur de facture X issu du relev d op rations ROP Tiers de paiement divergent Z Engagement et prise en charge Version 4 33 Facture GESLAB Fournisseur X par erreur Il aurait fallu renseigner le fournisseur Z car sur la facture papier le fournisseur a indiqu qu il fallait payer un autre tiers affacturage cession de cr ances Pas de facture initi e dans GESLAB Int gration automatique facture GESLAB dans BFC L auteur de facture est renseign avec le fournisseur X Pas de facture initi e dans GESLAB D penses Tome 2 Int gration automatique du ROP dans BFC L int gration du RO
160. ivez la transaction lt Gestion des crit res CMOD gt partir du chemin suivant D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact achat Transaction ZCMOD Engagement et prise en charge Page 82 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation Gestion des vues de table cran initial ms Msn Tableiue ZCMOD1 D limiter zone de donn es Aucune restriction O Indiquer conditions O Variante se ficher A G rer 6 Transpot a Customizing Cliquez sur le bouton G rer pour pouvoir modifier les crit res Modifier vue Crit res locaux compl mentaires CMOD synth L Modifier gt Afficher Nouveites entr e Crit res locaux en CMOD D 0019 _ za00 0020 7900 0020 _ 79000020 _ 79000020 _ 900 0020 _ za00 0020 79000020 _ 7900 0020 _ 7900 0020 _ 900 0020 _ za00 0020 _ 79000020 0773 _ 9000020 0787 _ 9000020 0919 7900 0020 0932 _ za00 0020 0978 7900 0020 0980 79000020 1376 9000020 1718 900 00201978 _ za00 0020 2190 62550000 65733000 65734000 65736000 63737000 65738000 67150000 01 01 01 01 i 01 01 01 01 01 01 01 01 01 0i 01 01 01 01 01 01 01 2006 2007 2006 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 2007 Cliquez sur le bouton Nouvelles entr es Engagement et prise en charge Version 4 33 al
161. la Demande d achat avec le nombre de postes Double Cliquer sur un des postes ligne de la Demande d achat Puis cliquer sur Suite ic ne Le num ro de la DA appara t dans la zone Demande d achat L ic ne masque le dernier chiffre du num ro de DA Si vous souhaitez afficher le O num ro de DA enti rement cliquez sur n importe quelle zone autre que la zone affichant le num ro de DA Remarque un clic sur l ic ne x entraine la suppression du num ro de DA Cliquer sur Autre document La DA s ouvre dans l cran principal Description des donn es de la DA Tout document Achat est constitu d un en t te d une synth se des postes et du d tail de Engagement et prise en charge Page 19 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 chaque poste Demande d achat CNRS 1000000241 EA N COMMANDE XLAB L12123 N LIGNE XLAB 121213 CASE F29 H LIGHE XLAB 121212 CAS 2 F29 HIS La DA est constitu e d un en t te comportant un seul onglet Textes Dans cet onglet seront rapatri es automatiquement les donn es de la commande GESLAB En t te le num ro de la commande XIlab les num ros de ligne de la commande Xlab les d signations des lignes de commande XIlab El Pos Aricie_ D signation auanit u Date livrai 6 Gme marcha Division E 10 fournitures de bureau UMIT 31 12 2006 394 Fournitures
162. le fournisseur Carte Log e Colonne Statut facture Erron Ce cas arrive apr s une comptabilisation en masse qui n a pas pu aboutir la prise en charge de la facture O Dans la colonne Statut le feu rouge indique que la facture comporte une erreur et n a pu tre prise en charge g Dans la colonne Prot Messages il faut cliquer sur ce bouton pour visualiser les o messages d erreurs F2 Dans la colonne Poste ce pictogramme indique que la facture peut tre modifi e pour corriger l erreur II convient donc de corriger la facture ou l avoir en fonction du message indiqu voir paragraphe 8 4 4 Le traitement des erreurs En statut facture Erron la facture peut aussi avoir un feu vert dans la colonne Statut cela signifie qu elle a t modifi e et enregistr e nouveau en statut maintenu et replanifi e pour la comptabilisation en arri re plan Cf paragraphe 8 4 4 Le traitement des erreurs 8 4 3 Afficher une facture issue du ROP Depuis la synth se des factures on peut afficher une facture en cliquant sur les boutons le pour afficher en modification la facture be pour afficher la facture prise en charge Lorsque l on consulte une facture les donn es suivantes issues du ROP sont renseign es avec entre parenth se est indiqu e la colonne du ROP extrait au format excel depuis NOUBA Onglet Donn base Date de pi ce date du ROP col AF de l en
163. le en arri re plan Lorsque lon revient au Page 193 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation INFORMATIONS FONCTIONNELL ES ce type de cas la commande ne doit pas tre sous estim e puisque ce cas ne bloque que si une deuxi me facture et les suivantes d passent le montant engag MESSAGE D ERREUR CAS D ERREUR Engagement et prise en charge Version 4 33 D penses Tome 2 REPORTING BFC QUI PEUT AIDER A LA RESOLUTION MODE OPERATOIRE niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan C8 Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages WZ Dans la colonne Poste Page 194 sur 194 Avril 2015
164. le s lectionn est rapatri indiquer l exercice Il s agit ensuite de s lectionner les diff rentes vues du document que vous souhaitez visualiser Engagement et prise en charge Page 70 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Pour afficher les donn es d en t te du document cliquez sur le bouton En t te Les donn es d en t te du document sont affich es dans une nouvelle fen tre Pour afficher la synth se du document cliquez sur le bouton Synth se Les donn es principales du document sont affich es dans une nouvelle fen tre Afin d acc der aux pi ces de gestion comptable g n r es partir de ce document cliquez sur le bouton Autres et s lectionner Pi ces de la gestion Comptable O Une fen tre proposant la liste des pi ces comptables g n r es partir de ce document article s ouvre Afin d acc der au d tail des pi ces de gestion comptable double cliquez sur celle que vous souhaitez visualiser Pi ce de comptabilit g n rale Afficher pi ce Vue de la saisie Menu a laficher autre pi ce S lectionner Vue dela saisie 600000210 Soci t 7900 Exercice compt 2006 Date pi ce 15 10 2006 Date comptable 29 10 2006 P riode 10 R f rence BL2310 NW intersoc Devise EUR Grpe ledgers ETAT EEE ERIBEE pos e JCompte D signation Montant bev 2900 1 81 60228000 AUTRES MATI RES ETF 30 70 EUR 2 96 40510000 FO
165. lier des factures dont le montant d une des lignes est sup rieur la tol rance accept e par rapport au montant de la ligne de la commande correspondante 103 8 2 3 2 Cas particulier des factures avec un code de blocage F Fournisseur Xlab inconnu s000000s 104 8 2 4 Prise en charge d une facture d un montant HT inf rieur au montant TVA 0 106 8 2 5 Le contr le motiv de la d pense CMOD dans la facture ss 112 8 2 6 Leprecnreoistremeniii une eUS an a E int date tit date 116 8 2 7 Modifier one TactUrC nn a e R e niet 121 amp 2 L Modifier l auteur de facture reuniune T E T 121 8 2 7 2 Renseigner un destinataire de paiement divergent ss 123 02 12 Moder les CoOrdOnNnees Danta eS ss mOi 125 8 2 8 Ajouter des co ts indirects d acquisition 4 444 128 8 2 8 1 Solution pour la gestion des co ts indirects d acquisition saisis directement dans BFC service facturier 128 8 2 8 2 Solution pour la gestion des co ts indirects d acquisition saisis dans GESLAB pas de service facturier 131 8 2 8 3 Ajout d une ligne sur une facture pr enregistr e 131 8 2 9 La r imputation comptable des factures avant prise en charge eeesssssssssssesseererrrssssssssssssseerereeo 135 02 91 CAS ES commandes Standard ER RD nn neo 135 8 2 9 2 Casdes commandes previsionnelles sise on nn anni Nue 141 8 2 10 Gestion des factures multi imput es et multi structures op rationnelles
166. mande diff rent d un des fournisseur s Carte Log e Facture ou avoir Carte log e avec commande associ e rejet e MESSAGE D ERREUR Le Code TVA DO ou E1 existe galement Le document ne contient pas de postes Solde diff rent de z ro Le syst me n a pas trouv le poste de marchandises Dans la table TTXD l entr e ZTAKXF n est pas d finie INFORMATIONS FONCTIONNELL ES Si la commande est sold e alors on ne peut pas comptabiliser la facture Si la facture ou l avoir est de type Carte Log e et que le fournisseur de la commande associ e est diff rent d un des fournisseurs Carte Log e alors la facture ou l avoir cr ne comporte pas de r f rence une commande Le fournisseur 9999999999 est mis en r f rence afin de cr er la facture ou l avoir sans permettre sa comptabilisation Si la facture ou l avoir est de type Carte Log e et que la commande associ e comporte un motif de rejet alors la facture ou l avoir cr ne comporte pas de r f rence une commande Le fournisseur 9999999999 est Engagement et prise en charge Version 4 33 D penses Tome 2 MODE OPERATOIRE puis dans l cran de synth se des factures cliquer sur le bouton p Ce bouton permet de relancer le contr le de la facture en arri re plan Pour le Cas 2 Transformer la Demande d achat en commande Aller en modification sur la facture en cliquant sur le
167. men de 5 pi ce Cliquez maintenant sur le bouton qui vient d appara tre Sauvegarder document pr enregistr Remarque la s lection du pr enregistrement a provoqu le passage de la transaction Cr er facture fournisseur soci t Z900 la transaction Pr enregistrer facture fournisseur soci t Z900 Le document de facturation num ro 5105602233 est pr enregistr l indication appara t dans la barre d tat Engagement et prise en charge Page 118 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menua F Retour interrompre syst me al Activer struct ede Op ration Faune ka iz Date de facture R t r nor Dale comptable 29 05 2006 Montant C Calculer Ti m i W doc facturation 5106602783 Montant THA Di TVA d ductible Imrnc Darciee comptable 200 T l LA O iri Comp F Gaci t 2900 CNRS Paris Num ro de bot F R f rence commande Commandeprogramme de raisons Posies de marhandigesserices 4 Mise en fomne CNRS bd Si vous avez pr enregistr le document de facture et que vous souhaitez d sormais l enregistrer compl tement retournez sur la transaction de cr ation de facture fournisseur Cliquez sur le bouton Autre document de facturation Une fen tre de s lection du document de facturation s ouvre Saisissez le num ro BFC d
168. mpte Z004 le taux de TVA Pour les fournisseurs de l UE le taux de TVA commence par Pour les fournisseurs hors UE le taux de TVA commence par E Pour s lectionner la devise de la facture positionnez vous sur la zone droite de la zone Montant Cliquez sur l ic ne d aide la recherche Le fait de cocher Calculer TVA assure que les montants de TVA sont bien calcul s Il faut donc absolument apposer cette coche dans le cas des fournisseurs de l Union Europ enne qui ont un num ro de TVA intracommunautaire groupe de compte Z004 Un cran de s lection affiche tous les codes pays impl ment s dans BFC Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 150 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur s soci t Z900 Menua A Bciver struct cde Act r serve trav autre document e facturation mainteni IE Cl de devise TT Op ration on Crit res de recherche Donn base Oli R sultats de la recherche ER MEIE 11 100 20106 Date de facture 11124 Dev Teste descr Date comptable 15124 EUF COME UYAUETITE Montant ERN Mafka rithr en Wontant TVA ESP Feseta espagnole Terte ETE Birr d Ethicpie EUR Euro europ en Soci t FM Mark finlandais Num ro de lot FJD Dollar des Fidji Livre Malouines R f rence commande Franc fran ais Commandeprogramme de GEL Laride G orgie OHC Cedi du Ghana Poste Compte g n
169. mputation budg taire d imputation analytique de n de RECA de l indicateur de d rogation ou du n de march ou la modification de l imputation comptable d une facture chaque manipulation dans BFC est d crite dans le pr sent tome dans les chapitres concern s Dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tome3 PAI un tableau r capitule les modifications possibles de commande et ou de facture et les modes op ratoires associ s pour tous les stades d avancement du flux de la d pense avant ou apr s service fait apr s prise en charge apr s r glement Engagement et prise en charge Page 89 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 Traitements li s aux factures et leur prise en charge Si la d l gation poss de un service facturier les factures sont re ues en d l gation et sont saisies par les gestionnaires directement dans BEC Si la d l gation ne poss de pas un service facturier les factures sont re ues par l unit et saisies dans GESLAB Ces factures sont int gr es dans BFC au statut pr enregjistr Le gestionnaire de la d l gation doit reprendre cette facture pour la prendre en charge Ces deux fonctionnements sont d crits dans les paragraphes qui suivent 8 2 1 Afficher une facture MIR4 Il est possible d afficher directement un document de facturation dans BFC partir de son num ro de r f rence Afin d afficher un document de fact
170. muls ont t form s Un total g n ral a t calcul il est visible en bas de la fen tre Liste des documents article ACIDE FLUORMIMAIQUE 1 25 10 2006 ACIDE FOLIQUE 0014 D l gation Midi Pyr n es 101 3000000392 1 S iato 3 UNI Pour s lectionner un document article en particulier double cliquez sur celui ci Afficher doc article cran initial Document article Exerc doc art Engagement et prise en charge Page 69 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Afficher doc article 3000000390 en t te menus Retur temompre sist me Em s Date du document 15 10 2006 Date comptable 25 10 2006 Exercice 2006 Heure de Saisie 10 41 46 Date de saisie 25 10 2006 Op ration Type d op ration WE Entr e de marchandises sur commande Morr Bon de livraison BL2310 Afficher doc article 3000000390 synth se U 25 10 2006 Bon livr BL2310 Mam MDL Postes Pos Quantit Ja Article Div Mag Cde achat Foste S LiF LG D signation article Lot M ut ST 112 LIT OO 4 2000000436 10 ACIDE FLUOGRHYORIQUE 101 LE Liste des pi ces en gestion comptable Pi ces dans la gestion comptable D s ype d objet Pi ce comptable O6O00000 21 0 Pi ce compta analyt O00000SE 0 Pce cptabilit budg OO00000E 41 o Lafen tre initiale s ouvre le num ro du document artic
171. n es renseign es dans la commande GESLAB sur le fournisseur sont stock es dans cet onglet Elles vont vous aider v rifier l existence du fournisseur dans la base tiers BFC et contr ler son utilisation par le CNRS Engagement et prise en charge Page 36 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 a pm siposte ALIN oo sie o A Cantal 0 OrgamsAchats D005 i achat Divis c dante _ Lo Foum attir A infos achats FourmSouh LS Fournis ur aftti r 1 Crit res de recherche E7 jin Cat gorie Fournisseurs par identifiant E Fournisseur attir 1 Crit re rchFoumisseurs donn es g n rales I r Cit res de recherche R Eo l D Foumisseurs par pays societ Cat gone Foumisseurs par identfiant Ham Fournisseurs par Soci t l Foumisse Fourusseurs par pays Ci ere recherche gumizs Fourmisseurs par matricule Locaillt E Eu gt n W SIRET Foumisseurs selon atiributs d adresse recherche tendue i y GREN Fournisseurs selon attributs d adresse is ii Fournisseur selon proc dure pr liminaire Fournisseur W ident TFoumisseurs par classe 0 E H SIRET j Nbre occu Foumisseurs Achal DLL se Foumisseur par article N SIREN 5520962091 aTa Foum r f diision ideniifiant 7 Fournisseur par contrat immobilier He ideni TVA sur CA R sultats d la peche che z j a TZIZ
172. n 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Poste Statut StatutTrait Commande cr e M UNI Actif Cd bloc Non bloqu EHE ERA ET n Tte Quantt ua Commandel2000000622 10 Ech ance 1 UNI Entr e marchand 1 UNI Entr e de facture 1 UNI L onglet Statut pr sente le statut de traitement de la DA Non trait ou Commande cr e D tail des lorsque le statut de traitement indique Commande cr e un tableau r capitulatif des postes donn es li es la DA est pr sent dans l onglet On y retrouve le num ro de la commande d achat BFC cr e partir de la DA et l historique de cette commande service fait et facture le code blocage ventuel de la DA qui permet de g n rer un retour vers GESLAB cf les chapitres suivants pour l utilisation de cette possibilit 10 CAS F29 vw Texte poste Notice poste Texte Imralson Texte de commande 4 L onglet Textes et plus pr cis ment le texte Donn es fournisseur pr sente les D tail des donn es fournisseur renseign es dans la commande GESLAB postes Nom du fournisseur Identifiant du fournisseur Code pays du fournisseur Editeur de texte w Poste 10 m dicaments terrain Sassi erel P m Fa Date de commande Xlab Code TVA N RECA RES C D rogation scientifique Caract re de l achat R R gulier
173. n de Cession Opposition est g r pour le tiers xxx appara t en pop up l cran au moment de la saisie du poste et de son enregistrement comptable Les actions effectuer dans le r f rentiel tiers sont indiqu es dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomei REF Synth se des factures Hig F Modifier document de facturation pr enregistr 5105600631 2006 IF Sauvegarder document pr enregistr Activer struct cde Simuler Sauvegarder compl ter Op ration 5105600631 2006 OOS Solde 0 00 EUR Donn base Fournisseur 0001000916 SUBRA Date de facture 29 09 2006 R f rence DEP6 SC2 CASE T RUE DE GUERLINS Date comptable 13 10 2006 Z THIBAUD BP10308 Montant 212 38 EUR E Calculer TVA 31103 TOULOUSE CEDEX 1 Montant TVA 34 80 IL1 05 34 63 76 37 05 34 63 76 00 Texte test fournisseur avec soci te affacturage Cond de prt Ech an imm d Date de base 13 10 2006 C Ctrl Comp Cpte bque 001200fzZone de contenu Soci t 7900 CNRS Paris STE GENERALE 5G STRASBOURG Mum ro de lot R f rence commande Commandeprogramme de livraisons 2000000088 10 Postes de marchandises services Mise en forme _ Poste Compte g n ral Montant Code T4 Quantit Commande achat Poste Domaine d activ Centre de co ts El H eoo anabo gadane 22 0 OU a Acc dez aux donn es de paiement de la facture en cliquant sur l onglet Paiement Engagement et prise en ch
174. n fournisseur n appara t dans la zone Fourn attitr Engagement et prise en charge Page 28 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 mavigation sur 1a page Modifier Demande d achat 1000000119 commande Xlab L22875 ligne Xlab 55662 EXPERTISE TECHNIQUE lime Xlab 55663 CHAUFFAGE CLIMATISATION lime Xlab 55664 VENTILATION E PFoste 10 EXPERTISE TECHNIQUE a Sourc e ap pr 0 Contrat E OrganisAchats 0013 Ut achat UNI Fourn attitr Infns arhats Beroes ms Le page tromnatde Lab LITT Ligne He 56662 DIOTE TONA ligue Ga 55003 CHALNYAUE CLEMATIAATILS jipe Ga fbd s VENTILATIES o Cliquer sur l onglet Textes Copier Ctrl C les 9 premiers caract res du num ro de SIRET pour obtenir le num ro de SIREN Engagement et prise en charge Page 29 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 SAP totesqgeise Pont of hN airoso Dodereet agde my ya Maam TT UT rs a issin us me Parts PE D loto d iphone die ed pt hotte tanarde XLab 122979 Ligne GW 55642 EXPERTISE TECHNIQUE Ligre Xab 26649 CHAUFYAGE CLIMATISATION Comparer a versions Ar but Higne Xiab 55664 VENTILATIOS lt j TAN A Epore MOTO PERTE TECHUQUE jo Carma E Organesac Rata 1 LBi achat Ur Foun sno bete achats y
175. ndises Demande d achat M M poste slab Type de document ZCP Type de poste Cat g r cepteur Les Gaseeie de de de g gt N de w m de w Statut de traiternent M commande lab S lectionnez les DA que vous souhaitez utiliser pour la cr ation de commandes en utilisant n 1 l ic ne ol d aide la recherche Pour pouvoir ex cuter la transaction vous devez renseigner au moins une DA Engagement et prise en charge Page 44 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 La fen tre d aide la recherche s ouvre S lectionnez une cat gorie de recherche par exemple Demandes d achat par groupe d acheteurs l LE Num ro de la demande d achat 1 Crit res de recherche Cat gorie Demandes d achat par groupe d acheteurs E Groupe d acheteurs ol Organisation achats Fournisseur attitr Contrat cadre Poste contrat SUp r Demande d achat Foste D A Mbre occurr maxi 500 Les crit res de recherche de la fen tre sont modifi s Renseignez les donn es d limitant le p rim tre de votre recherche Par exemple le groupe d acheteurs et l organisation d achats des DA transformer ou le n de commande GESLAB Pour limiter le r sultat de votre recherche n h sitez pas r duire le nombre maximum d occurrences renseign par d faut 500 Lancez votre recherche en cliquant sur le bouton Lancer rech Engagement et prise en charge Page 45 sur 194
176. ns cette table pour une m me s rie de crit res renseign e sur une ligne Modification d un crit re du plan de contr le Le seul crit re directement modifiable dans une s rie de crit res est la date de fin de validit Pour toute modification il est n cessaire de modifier la date de fin de validit de la s rie de crit res invalider _ recr er une nouvelle s rie de crit res avec une date de d but sup rieure la date fin de la s rie pr c dente Contr le par rapport ces crit res Si par rapport la s rie de crit res trouv dans la table le montant HT de la facture d passe le montant plancher alors le contr le est r put complet Sinon le contr le est r put a minima Engagement et prise en charge Page 81 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Algorithme de recherche par rapport la s rie de crit res trouv dans la table Exemple de facture avec les donn es suivantes Soci t Z900 CNRS Domaine d activit 0014 d l gation 14 Division 0994 Date comptable 09 03 2006 Fournisseur avec groupe de validation B Association si ge hors de France Compte comptable 215362000 Montant HT montant plancher 25 000 Faire un contr le de la table pour chaque compte g n ral et chaque division 1 S lectionner tous les enregistrements correspondant la soci t Z900 et au domaine d activit 0014 dans la table
177. nt avec le montant HT gale 0 et un montant de TVA Voir Proc dure BFC fiche pratique n 2ex2011 r dig e par la DCIF en date du 25 11 2011 Engagement et prise en charge Page 111 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 5 Le contr le motiv de la d pense CMOD dans la facture Le CMOD dans BFCE concerne les factures d achat uniquement dans le contr le a priori Pour le contr le a priori des factures d achat toutes les factures qui sont saisies ou modifi es doivent tre contr l es par rapport aux r gles d finies dans les contr les CMOD du contr le a priori Les contr les automatis s dans le flux ainsi que les contr les li s au CMOD s organisent comme suit selon deux cas Int gration d une facture GESLAB pas de service facturier 1 2 3 La facture est int gr e dans BFC au statut pr enregistr Les contr les majeurs existence engagement donn es du tiers s activent lors de l int gration de la facture et les pi ces concern es par un contr le complet sont marqu es comme telles coche Ctrl comp activ e d s qu on les visualise pour les traiter et que le syst me d tecte qu elles sont concern es par un des crit res de la table des crit res nationaux ou r gionaux du CMOD Il y a activation d un message informatif indiquant que la facture est en contr le complet Lorsque la facture est valid e les autres contr les
178. ntemompre Syst me a Activer sy h se des documents Cr er AfichanModiter Autre comma Commande standard 2000000300 Foumisseur HO000O0 FIRADEC Datedoc 5 02 2006 ie E i Donn es cranisaionnelles p k Org thats DONA Midi Pyr n es p Grpe acheteurs Dld D l gu MOYI 400 vf Soci t Z300 CNRS r SE MU emvanages et canons 600 UNIT 20 02 2006 10 00EUR 1 UNIAD14 20 1 fournitures de bureau 1 200 UNI T 20 02 2006 100EUR 1 UNIATO 0014 l EUR La commande souhait e s affiche d sormais l cran En t te La commande est constitu e d un en t te comportant plusieurs onglets Nous allons pr senter ceux qui comportent les donn es les plus importantes O Acc dez aux donn es d organisation de la commande en cliquant sur l onglet Donn es organisationnelles Les donn es renseign es dans cet onglet sont essentielles la commande on retrouve l organisation d achat D l gation responsable de l achat le groupe d acheteur PRM Engagement et prise en charge Page 53 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 la soci t toujours Z900 CNRS Commande standard 2009000309 cr dre Edith PRAT Commande standard Fro Foumisseur prm Date doc h5022006 A z S H Aci Command 1 800 UNI 7 200 00 EUR wg D Pas encore envoy e Livr e UNI 000 EUR Gb Non livr Reste livrer 1 800 UNI 7 200 00 EUR D
179. o n 5105601012 2006 00 Solde a E D Cette diff rence correspond l ajout d une ligne dans la commande Pour avoir la totalit des lignes il est possible de fermer les donn es d en t te en cliquant sur l ic ne Dans l onglet R f rence commande se positionner au niveau du ne commande 2000000768 10 cliquez sur la fl che jaune EA Engagement et prise en charge Page 133 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 R f rence commande Commande programme de livraisons 2000000165 10 Postes de marchandises services Mise en forme CNRS _ Poste Compte g n ral montant _ cose Tva __ouantte commande achat Poste Domaine activ centre ae co ts Jeren B R f rence aux commandes Affect P Cat g poste Postes de marchandisesisermvices Documem 2e Pes1e 2000000165 k 2000000165 20 Wodif affectation S affectat Enregistrersous M Livraisons Foste de facture PF Retours Poste de facture RAGE lF Post E d 4 m Contr ler KE Reprendre 3 i Une fen tre s affiche dans la zone Affect Multiple on retrouve bien les 2 postes de la commande lue le num ro de la commande et le num ro du poste de la ligne commande r cup rer Commandeiprogramme de livraisons 2000000165 10 gt Postes de marchandisesisemvices Mise en forme CNRS posie comete g n rer montant SESTA oueni _ lOmmante achat Poste
180. ocumaripreonregisse Ratour imieromore Systeme corce cda Simule Sawvagarder compiaterneni Enregistrer aurais Qp ration Chargement ui neur v 5105600616 2006 GOO Solde 000 EUR Lai ok Fournisseur 0001000009 Soci t iz Date de facture 12 01 2006 R t rance CAS FIRADEC 5ste comptable 12 01 2006 Bo te postale 194 Montani 100 00 EUR Calculer TVA 44604 Sair Nazaire Cedex Montant TVA Et Exon raton de TVA c 0561111111 Tete Lu Cond de por Ech an imm d 7 Date de base 1201 2006 T Cri comp Cple bque 11111111111 Fa Soci t 2900 CNRS Parts TEST banque Hi Mum ro de tot Commanderprogramme de livraisons 2000000 59 Postes de marchandisesfsenkes Mise en mma CNAS E Le document s lectionn s ouvre en modification dans une nouvelle fen tre La saisie du num ro de commande est obligatoire pour l option Commande programme de livraisons NB si ensuite vous essayez d enlever le n de commande vous aurez le message d erreur Renseignez toutes les zones obligatoires II vous faudra ressaisir ou copier coller le n de commande ce qui fait appara tre le message d erreur syst me suivant lt Erreur syst me erreur dans la routine MENGE WRBTR_DISTRIBUTE SAPLMR MEJ Ce message n est pas bloquant il suffit de faire Entr e et de continuer la saisie normalement Pour revenir la synth se des factures cliquez sur le bouton Retour 8
181. ommande S lectionnez les 2 postes de la facture et Validez Le solde en haut droite de la facture est pass au vert avec un montant z ro Cr er facture fournisseur soci t Z900 menua Enregistrer Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Maintenir Sim T En t te R f rence commande Commandeprogramme de livraisons 2000391572 Postes de marchandisesiserices Mise en forme CHARS _ Poste Compte g n railMontant Code Tva ouantt Commande achat Poste Domaine d activ Centre de co ts Et Apr s la modification du compte dans l onglet compte g n ral le compte n appara t pas modifi sur la ligne du poste de la commande et donc avant d enregistrer comptabiliser la facture vous devez d clencher une simulation des critures de cette pi ce comptable pour v rifier l exactitude de votre correction Engagement et prise en charge Page 140 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cliquez sur le bouton Simuler Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cde Act r serve trav Autre document de facturation maintenir simuler v Simuler document dans EUR Devise pi ce yeme g n propre ontani fpe jpocument Poste pnge pre Ipatetae Ipo foeni 1K40120000 LYRECO FRANCE F 5 95 56 EUR 25 40810000 FO
182. ommande d achat Les commandes d achat sont cr es en automatique partir de la demande d Achat Aucune cr ation de commande n est donc possible directement dans BFC Proc dure d affichage Afin d afficher une commande dans BFC activez la transaction lt Afficher commande d achat gt partir du chemin suivant D penses Engagement de la D pense commande Commande d achat Afficher commande d achat Transaction ME23N Commande standard 2000000299 cr e par Exploit ka A Diii ai 1015043 CTRE NAT RECHERCHE SCIEN Date doc 05 01 2007 Traiter k Cie F6 _ _ _ _ Saut Afficher Modifier FT extes Adresse Communication Partenaires Donn es suppl mentaires Environnement ui e Xlab L52237 re Sauvegarde lab 56327 ANALYSES MALDI TOF Aide ces et dite Types de A Terminer Mara ter H T s Pos i IP D signation Qt commande UA D Date livr Prix net Devise Par QUP Grmarch io ANALYSES MALD TOF 19 UNI D 18 10 2006 30 00 EUR 1 UNI ANALYSES Bi A Engagement et prise en charge Page 50 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Commande standard 2000000299 cr e par Exploit Te N commande Xlab L52237 a N ligne Xlab 56327 ANALYSES MALDI TOF C 20000002 s sos p PE PEUR Bio ja Cde achat 18 10 2006 30 1 O Demande d achat La transaction s ouvre
183. on D penses Tome 2 R f brente Commande Mise en forme CNRS Depuis GESLAB sont rapatri es automatiquement les donn es suivantes la date de la facture et la r f rence fournisseur Saisissez le montant TTC de l avoir et le montant de la TVA Indiquez le taux de TVA au niveau de l onglet Donn Base et au niveau du poste de la commande Appuyez sur la touche ENTREE de votre clavier Acc dez aux donn es d taill es de l avoir en cliquant sur l onglet D tail p raton Air 05600982 2006 D dre oa se don 3 Foumeseuroonroouer LYRECO FRANCE B Ci ind ac q npl HA Devise EUR Taux 1 00000 59318 VALENCIENNES CEDEX 09 Type pi ce Avoir imeri lab W Auieu fact 1000877 Dom actvit D004 06250 0607 ferjatior Ctp gri 401 20000 ke Tee d en l t O440 LDO40D Pays d t Cpie bque O000061207v NP id TVA CREDIT LYONNAIS CL LILLE CAE GR ENT E ml Dans la zone Texte d en t te le syst me a automatiquement rapatri le code division et le num ro de facture GESLAB qui porte l avoir reli par un tiret Dans la zone Type pi ce comme c est un avoir qui vient d GESLAB la zone a t automatiquement renseign e avec le libell Avoir Interf GESLAB Enregistrez l avoir en cliquant sur le bouton Enregistrer Engagement et prise en charge Page 167 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Modifier document de fact
184. oordonn es bancaires Le fournisseur qui doit tre pay peut avoir plusieurs coordonn es bancaires II faut au pr alable que ces coordonn es bancaires aient t cr es et num rot es par exemple RI02 RI03 dans le r f rentiel des tiers A Les actions effectuer dans le r f rentiel tiers sont indiqu es dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomeli REF Par d faut le syst me propose les premi res coordonn es bancaires qui ont t saisies dans le r f rentiel tiers Cr er facture fournisseur soci t Z900 O actner struct cae actr senve av autre document de factu Donn base Paiement Fournisseur 0001000878 lt CHARLES RIVER LABORATORIES E Date base 05 12 2006 Cond paimt 001W Jours BPOTUS Echu le 05 12 2006 Jours 69592 LARBRESLE CEDEX Jours nets LE Fixe 7 04 74 01 69 94 ln4 74 01 69 99 Mode prit V Bloc paie Disp pour paiem MF facture Bque part Banque soci t Cpte bque 202436 CVI0A Fa BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRISEM P R f rence commande Poste Compte g n ral Montant Code TA Commande achat Centre de co ts Si dans la zone bleue des donn es du fournisseur il y a une fl che jaune cot du Cpte bque cela indique que le tiers poss de plusieurs coordonn es bancaires il suffit de cliquer sur la fl che pour ventuellement les visualiser Engagement et prise en charge Page 125 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manu
185. otocole contr le facture 2006 gen DD OP PP 5 x PE Texte Cond de prt Ech an imm d o Date de base 05 12 2006 Cptebque 01932810 Soci t 7900 CNRS Paris NATIONAL WESTMINSTER BANK Num ro de lot R f rence commande Compte g n ral Commande programme de livraisons 2000000158 Postes de marchandisesisenices Mise en torme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TVA lauantit Commande achat Centre de co ts El rr 161e10000 3287 6713 TVA d du 22000000158 10 0004 AD 4 Un message non bloquant indique que la devise de la commande est diff rente de la devise saisie Appuyez sur la touche ENTREE Cliquez sur le bouton Simuler qui se trouve dans l onglet Autres Cr er facture fournisseur soci t Z900 1K40120000 MACMILLAN HAMPSHI 3 287 67 IGEP 13 0004 2540810000 FOURNISSEUR S FACT 3 207 67 GBF 2000000158 10 la 004 351616810000 DOCUMENTATION GET 159 12 GBF 200000015810 E 0004 45 44566200 TVA DEDUCTIBLE SUR 21 70 GBF l3 5544520000 TVA DUE INTRA COMM 190 82 GEP E D bit 3 466 49 Cr dit 3 468 49 Solde 0 00 La derni re ligne concerne le montant de la TVA Intra communautaire qui sert ACP pour faire sa d claration de TVA Visualisation de la commande apr s prise en charge d une facture en devise Pour afficher une commande vous pouvez vous aider du chapitre 5 3 1 Afficher une commande d achat ME23N Engagement et prise en charge Page 153 sur
186. outes les zones obligatoires II vous faudra ressaisir ou copier coller le n de commande ce qui fait appara tre le message d erreur syst me suivant lt Erreur syst me erreur dans la routine MENGE_WRATR_DISTRIBUTE SAP LMRMES Ce message n est pas bloquant il suffit de faire Entr e et de continuer la saisie normalement Vous pouvez d cider de pr enregistrer la facture avant de l enregistrer comptabiliser compl tement Cliquez sur le bouton Menu puis s lectionnez Traiter dans le menu d roulant Cliquez enfin sur Passer au pr enregistrement Engagement et prise en charge Page 117 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Op ration Foumisseur 0001000000 Date defacture 29 05 2005 R f rence 20000031 Date comptable 29 05 2008 Bose postale 194 Wiorilaril 7 185 00 EUR C caktuler TVA 44604 Saint Nazaire Cedex Montant TY 1 176 00 DO TVA d ductible BES annn Tate Cond de pmt Ech an imrm d e Dabe de base 79 05 2006 C Ch Come Cptebqua 11111111111 S ct t 2900 CNRS Paris TEST banque Nurr ro de lol R f rence commande Centre de cadis El m ral Montant _ Code Tva ousntit Commande achat Poste Domaine d acim i _ 260225000 DO TVA d t D 2000000300 20 louis AD0 4005 D ist Ne QG GRR Le num ro BFC du document de facturation s affiche d s le pr snregsre
187. peut modifier une facture GESLAB transmise Dans la commande ci dessous int gr e dans BFC on identifie la ligne des co ts indirects Engagement et prise en charge Page 131 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Commande standard 2000000165 cr par DRO4 SFC eru IP Rerrfmerempre Gr 2 cer annee des arcumene rte annee aure commence Averys mart mopressien aare 2000000165 Fournisseur 1000878 CHARLES RIVER LABOR Date doc 07 12 2006 Motifderejet O El Pos 1 P D signation Qt commande UA Date Ir Prixnet Devi Par Q Grpe march Di N postex 10 1 Souris males 25 UNI T 07 12 2006 400EUR 1 UNI RONGEURS LIMSI 1245 4 souris femelles 25 UNI T 07 12 2006 200EUR 1 UNI RONGEURS LIMSI 1246 1 ECART DE TOLERANCE TUNIT 07 12 2006 10 00EUR 1 UNI RONGEURS LIMSI 1258 Il faut ensuite aller sur la facture pr enregistr e via la synth se des factures Synth se des factures Hist Modifier document de facturation PETER 5105601012 2006 Op ration e 5105601012 2006 00 Solde 150 00 EUR ATE AE AE AE dFract montant le E Fournisseur 000100087 CHARLES RIVER LABORATORIES Date comptable 69592 L ARARESLE CEDEX Montant Ta PF 04 74 01 69 94 Dlos 74 01 69 29 Cond de prt Ech an imm d Date de base 19 12 2006 CE Cpte hque Soci t 7900 CNRS Paris BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRIS TA
188. pi ce Montanten DI T jurisdictionco Crit re detri Tete M Er D bit epl Avant de valider il faut s lectionner les deux lignes autrement le solde en haut de la facture restera toujours avec un voyant rouge Ensuite Validez Un message indique que le compte a t modifi Cr er facture fournisseur soci t Z900 Maintenir OC Information CC Solde 146 25 EUR Compte modifi ds ligne 2 V rifiez les imputations Simu Mise en forme E Tete Do Centre co ER d OTP 0 Ce m Le wy S E AAA J peia CS f AAJ J peia S e d S e E E a r U T AAS J peia o e y o y y AoA J peia e y d y y A o EE o y y e AC ewa o d S S Oo O Engagement et prise en charge Page 139 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 L Activer struct cae Actr serve trav Autre document de facturation ntaintenir simu Information a0 Solde 1456 25 EUR I n existe aucun message d erreur relatif cette ligne d criture Mise en forme CMRS de ete pocenneco ferao M Ae ma r E D bit Z 0 00 F D bit Z 0 00 El D bit Z 0 00 p D bit Z 0 00 Fi D bit Z 0 00 Fi D bit Z 0 00 Ei D bit Z 0 00 E D bit Z 0 00 Cr d Validez chaque message l aide de l ic ne w Revenir sur l onglet R f rence C
189. qu ce que la structure op rationnelle concern e modifie la commande dans GESLAB lorsque la commande GESLAB revient en modification dans BFC le motif de rejet dispara t Ceci s effectue simplement en allant dans la transaction de modification Engagement et prise en charge Page 13 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Pour la demande d achat en apposant au niveau ligne l indicateur de blocage Pour la commande d achat en apposant un motif de rejet en en t te de la commande Il a t d fini deux types de commandes les commandes standards pour laquelle la structure op rationnelle doit attester du service fait et les commandes pr visionnelles qui elles n ont pas de service fait associ Quelques cas particuliers Les commandes de transport via Amad us ou hors march Amad us ainsi que les commandes de frais d inscription des colloques sont des commandes pr visionnelles les compl ments de remboursement effectuer un agent pour une mission qui a t pay e sur un exercice pr c dent et qui n a pas t report e dans BFC en 2007 doivent donner la saisie dans GESLAB d une commande pr visionnelle de fonctionnement sur le code famille B622 au nom de l agent Pour int grer cette commande vous devez potentiellement au pr alable cr er la vue achat correspondant votre d l gation pour le tiers qui correspond votre d l gation et affecter ce tiers
190. qu elle peut tre consult e Dans la colonne Prot Messages si la zone est vide il n y a pas de protocole d erreur et donc pas d erreurs corriger ni de n cessit de relancer la prise en charge en arri re plan Engagement et prise en charge Page 184 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Synnese des factures documents de facturation Retour Terminer interrompre Syst me Nouvelle s lection Rafra chir E eean OOM5605232007 amp p 2 6 1129988 CWT FRANCE H18 10 2012 EUR 349 00 Enregistr 005005232008 amp r 2 1129988 CWT FRANCE H18 10 2012 EUR 2 275 67 Enregistr O0 5005232009 amp r E 1129988 CWT FRANCE H18 10 2012 EUR 349 00 Enregistr 1129988 CAT FRANCE H12 10 2012 EUR 4 78 0 00 Erron 1129988 CWIT FRANCE H12 10 2012 EUR 11 96 0 00 Erron 1129988 CAT FRANCE H12 10 2012 EUR 4 00 0 00 Erron ss e0c5005232010 7 amp E mocsszon 2 S eoc5005232012 7 amp SJOV ma 4 cape cale lee A ma La facture cr e par l int gration du relev d op rations Carte Log e ROP porte sur un des fournisseurs Carte Log e Les fournisseurs Carte Log e ont potentiellement dans BFC un destinataire de paiement divergent Lors de la comptabilisation en masse Carte Log e de la facture puis du r glement de la facture au profit du fournisseur Carte Log e ou de son payeur divergent la facture est envoy e GESLABGESLAB avec
191. quantit de l avoir qui doit tre gale ou inf rieure au service fait Les avoirs en valeur repr sent s par des d chargements ult rieurs dans BFC viennent diminuer la valeur du prix valoris dans la commande sans modifier les quantit s du service fait Aucun enregistrement de facture ou d avoir n est possible d s lors qu un motif de rejet vers GESLAB est appos sur la commande associ e Les Liens entres les notions des modules achat MM et comptable F1 de BFC Un document d achat MM a Un type de pi ce cela indique si le document est une facture ou chargement ult rieur ou un avoir d chargement ult rieur Les valeurs sont oui si facture ou Vide sinon Un type d op ration cela indique si le document est une facture ou un avoir op ration RD ou un chargement ult rieur ou un d chargement ult rieur op ration RS Un type de pi ce comptable FI Type de pi ce Type d op ration Type de pi ce d achat MM d achat MM comptable FI Facture Facture coch XF ou RE Chargement ult rieur Facture coch RE Avoir Avoir vide D chargement Avoir vide XA ou RA ult rieur La saisie de factures dans GESLAB ou dans BFC cas d un service facturier en D l gation D un point de vue syst me d information BFC la diff rence essentielle entre les deux approches est que les factures int gr es depuis GESLAB sont syst matiquement stock es au statut pr enregis
192. r du ROP 1 Certaines qui ne donnent pas lieu la cr ation de factures avoirs et qui sont en erreur l entr e de BFC elles sont visualisables dans BW Tous les cas d erreurs et les modes op ratoires associ s sont d crits dans le manuel d utilisation BFC sur le suivi des flux entrants appel BFC MUT Traitement des rejets Annexe 2 Certaines donnent lieu la cr ation de factures avoirs dans BEC Engagement et prise en charge Page 180 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Chaque transaction pr sente dans le ROP est cr e en tant que facture ou avoir au statut comptabilis e ou au statut pr vu pour le contr le en arri replan si la facture avoir n a pas pu tre comptabilis e en automatique Cas particulier de l avoir l avoir Carte log e doit r f rencer une facture enregistr e pour pouvoir tre comptabilis Cela n cessite une intervention manuelle par le gestionnaire apr s comptabilisation de la facture Celui ci doit renseigner le num ro de la facture de r f rence enregistr e ainsi que l exercice de cette facture dans l onglet Paiement de l en t te de la facture Le montant TTC de l avoir doit imp rativement tre inf rieur ou gal au montant TTC de la facture r f renc e dans l avoir moins les avoirs d j comptabilis s Si le montant TTC de l avoir est sup rieur au montant TTC il faut v rifier les factures au
193. r facture fournisseur soci t Z900 Bi oooom e Activer struct cde Act r serve trav autre document de factur OMC Information COS Solde 0 00EUR Compte a t modifi donn es d pendantes sont initialis es Fournisseur 0001000878 CHARLES RIVER LABORATORIES BF0109 64592 LARBRESLE CEDES 04 74 01 69 94 04 74 01 69 99 Affectation Cpte g n 401 20000 Texte d en t te See d Chtehque 20243KCV00A Fa Ne id TVA BANQUE NSM ENTREPRISES NSM ENTREPRISE P1 Engagement et prise en charge Page 121 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Un message vous informe que le fournisseur a t modifi Valider avec la coche verte i Le document achat appartient au fournisseur 1000878 Un nouveau message d avertissement appara t en bas de page Validez avec la touche ENTREE Cr er facture fournisseur soci t Z900 i Activer struct cde Actr serve trav Autre document de factura 0 00 EUR Donn base d Paiement EEE Tares g Fract montant lt le E Fournisseur 0001000875 OLYMPUS FRANCE F4 Rue d Arcueil Parc d Affaires SILIC Cts ind acq npl Devise EUR Taux 1 00000 Type pi ce Facture bru v Auteur fact 000875 34533 RUNGIS dex Dom activit 0004 1 o1 45 60 23 00 01 46 86 76 14 Affectation Ooo oo Cpte g n 40120000 Te
194. r sur la fl che A droite du num ro BFC du fournisseur Un nouvel cran s lection s affiche Page 146 sur 194 Engagement et prise en charge Avril 2015 Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Menu a d Retour Interrompre Syst me a activer struct cde Acter stuet tde Antr sare tiar Aure document de facturat document de facturatio L R f rence au fournisseur 0 00 F7 Affect Fournisseur o Cat a poste Postes de marchandisesiservices multiple 0388 0449 osaa A Modif affectation a fAffectat o oe fs En sous Livraisons Foste de facture v Retours Poste d avoir E 4 f Contr ler ts Reprendre Saisissez dans la colonne de gauche appel e Affect Multiple gt les divisions concern es Cliquer sur le bouton Reprendre Menu 4 41 Enregistrer Retour Interrompre Syst me a Activer struct cde Acer suet eue jast r sarve tav Au document de factu k R f rence commande 0001000522 AGT COMPT UNIVERS P SABATIER Mise en forme CNRS Le syst me reprend toutes les commandes sur ce fournisseur Comme la liste Si tr s longue il est n cessaire de fermer les donn s d en t te en cliquant l ic ne masquer donn es d en t te Engagement et prise en charge Page 147 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr
195. ral SIP Livre de Gibraltar OT GMD Dalasi du Gabon 4 Double cliquer sur le code pays d sir Cr er facture fournisseur soci t Z900 Wenua d MRetourl inter Op ration Facture w mpre Syst me 4 Activer struct cde Actr serve trav Autre document de facturation Maintenii 0 00 Date de facture 01 12 2006 R f rence 123456 Date comptable 05 12 2006 Montant GOF CI Calculer TA Montant TVA DO TVA d ductible B amp S Texte DB MH Pr TVA d d B S 5 5 DC N Pr TVA dad B amp S 7 1 OD N Pr TVA d d B amp S 6 5 DE H Pr TVA d d B45 1 05 OF HN Pr TYA d d Immo 19 6 Da N Pr TVA d d Immo 6 5 DH N Pr TVA d d Immo 5 5 DI CH Pr TVA d d Immo 1 05 E1 Exon ration de TVA d du 1 TA d ductible IC B amp S l 2 TVA d ductible 1 Immos 3 TYA d ductible IC BAS a5 e Compte g n rallMontant 014 TVA d ductible IC Immos bmmande a F NO TVA non d ductible Soci t 2900 CNRS Paris Nurn re da lot Reterente commande Comnmandeprogramme de ITals ons w Postes de marchandisesisenmces Mise en tortie CNRS Choisir dans le menu d roulant le Code TVA de la facture Pour les factures Etrang res concernant un fournisseur de l Union Europ enne il faut utiliser l un des codes suivants e 1 TVA d ductible IC B amp S 19 6 e 2
196. re colonne Colonne de gauche Colonne de droite Derni re colonne PAutreis a Premi re colonne Ctri F5 Colonne de gauche Ctrl F2 Colonne de droite Ctrl F 3 Derni re colonne Ctrl F 4 ACIDE FLUOBRHYDEIQUE O0 14 L l gation Mi C lectionner d tail Ctrl Shift E23 101 3000000as0 l 25 10 2006 Z UNI Len es CtrlkShift E 2 fichage contr le des autorisatio 1 ACIDE FOLIQUE RENE SSSR ES 407 Nine 101 3000000391 1 25 10 2006 3 UNI Trier par ordre croissant Ctrl Shift F5 Trier par ordre d croissant Ctri Shift F 4 Mise en forme actuelle Ctrl F Liste d taill e Ctrl Shift F1 2 Total interm diaire Document article Ctrl Shift F 7 Synth se des stocks Ctrl Shift F 3 Pi ce comptable Ctrl Shift F11 Le r sultat de votre recherche s affiche dans une nouvelle fen tre Certains retraitements sont accessibles sur cette fen tre Vous pouvez par exemple effectuer un total des quantit s r ceptionn es O Pour ce faire cliquez sur la colonne sur laquelle vous souhaitez effectuer ce cumul L intitul de la colonne s lectionn e ici Qt en UQS change de couleur Cliquez ensuite sur le bouton Autre s afin d afficher les diff rents retraitements disponibles de cet affichage S lectionnez par exemple Totaliser valeurs Engagement et prise en charge Page 68 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 La barre d tat vous indique que des cu
197. rg se TVA d d Immo 19 6 TVA d d 8 Corse Carg se TVA d d BAS 5 5 1 TVA d d IC BAS 19 6 TVA d d Immo 5 5 TVA d d IC Immo 19 6 TVA d d B amp S 2 1 TVA d d IC B amp S 5 5 TVA d d BAS 8 5 4 TVA d d IC Immo 5 5 TVA d d Immo 8 5 N Pr TVA d d IC BAS 19 6 TVA d d B amp S 1 05 6 N Pr TVA d d IC Immo 19 6 8 TVA d d Immo 1 05 7 M Pr TVA d d IC BAS N Pr TVA d d B amp S 19 6 N Pr TVA d d IC Immo 5 5 L M Pr TVA d d B amp S 5 5 0 M Pr TVA deductible IC Biens amp Services 7 N Br TVA d d B amp S 2 1 N Pr TVA deductible IC Immos 7 N Pr TVA d d B amp S 8 5 Z TVA collect e nulle report nouveau N Pr TVA d d B amp S 1 05 8 TVA non d ductible N Pr TVA d d Immo 19 6 Code technique retraitement pro rata N Pr TVA d d Immo 8 5 Code technique retraitement pro rata N Pr TVA d d Immo 5 5 0 Code technique retraitement pro rata N Pr TVA d d Immo 1 05 Code technique retraitement pro rata Remarque Les codes TVA figurant sur les copies d cran sont donn s titre d exemple G n ralit s sur le flux de la d pense Engagement et prise en charge Page 7 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 4 1 Sch ma g n ral du flux de la d pense Flux de la d pense SF Service facturier 2 Commande Service fait Facture hors Facture avec nm esse SF SF Fani cH cA
198. rt ce qui signifie que l on peut enregistrer la facture Engagement et prise en charge Page 130 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 8 2 Solution pour la gestion des co ts indirects d acquisition saisis dans GESLAB pas de service facturier Dans les trois cas pr sent s ci dessous la commande doit tre modifi e dans GESLAB par la structure op rationnelle Pour ce faire il peut tre n cessaire que la d l gation rejette la commande depuis BFC apr s qu elle a t int gr e 1 cas Modification du prix avec r partition par la structure op rationnelle des co ts indirects La structure op rationnelle doit modifier sa commande effectuer son service fait et saisir sa facture en r partissant les co ts indirects dans les montants des lignes La facture arrive dans BFC sans indication du montant des co ts indirects part des autres montants 2 cas Modification du prix sans r partition par la structure op rationnelle des co ts indirects La structure op rationnelle peut modifier une des lignes de sa facture pour y ajouter les co ts indirects ce qui n est possible que si la facture n a pas d j t transmise BFC et si l cart entre le montant de la ligne commande et le montant de la ligne facture est compris dans les carts de tol rance tol r s La facture arrive dans BFC sans indication du montant des co ts indirects part des autres montants
199. rte Log e GESLAB envoie vers BFC des commandes pr visionnelles qui g n rent des demandes d achat pr visionnelles DA dans BFC qui deviennent des commandes pr visionnelles dans BFC Une commande GESLAB est identifi e Carte Log e si le fournisseur est un des fournisseurs Carte Log e Les contr les suivants sont effectu s d s l int gration de la DA dans BFC une commande Carte log e doit tre pr visionnelle elle doit r f rencer un des march s Carte Log e elle ne doit avoir qu une seule ligne Pour le mode op ratoire associ aux cas d erreur li s l int gration des commandes GESLAB sur le march Carte Log e se reporter au manuel d utilisation BFC M T Traitement des rejets Annexe V2 5 xls O Faut il faire une commande pour frais de transport et une autre pour frais d h bergement gt Que ce soit dans le cadre d une r servation off line ou on line e Si les deux types de frais transport et h bergement rel vent de deux prestataires diff rents alors ils doivent tre r partis dans deux commandes distinctes e Si au contraire les deux types de frais transport et h bergement portent sur un m me prestataire il faut cumuler ces frais dans une seule commande pr visionnelle monoligne Dans ce cas il faut utiliser les lignes commentaires dans la commande GESLAB pour pr ciser ce qui rel ve du transport et de l h bergement Engagement et prise en charge Page 63 sur 194 Version 4 33 Avril
200. s 3 premi res factures ayant d j t pay es au fournisseur Le blocage paiement de cette facture avant la prise en charge est imp ratif Simuler l criture comptable g n r e en cliquer sur le bouton Menu puis pi ce simuler et enregistrer pour prendre en charge la facture me z e 3 tape Modifier le lien entre l avoir et la facture Cette tape est indispensable pour qu au paiement la compensation facture avoir de ce fournisseur puisse s effectuer correctement Par ailleurs le retour vers GESLAB s effectue sur la base des deux l ments Lors de la saisie de l avoir un num ro de facture dans l onglet Paiement avait t obligatoire dans la zone N facture il y avait t indiqu le n de la 1 facture concern e Or ce lien doit tre fait avec la nouvelle facture prise en charge saisie ci dessus et il est donc n cessaire d aller modifier ce lien Cette modification ne peut se faire que sur la facture FI document li la facture prise en charge MM avec un r le comptable caissier gt Afficher la facture dans la transaction MIR4 lt Afficher une facture par le chemin D penses Prises en charge factures achat Afficher une facture Puis cliquer sur le bouton Documents li s pour acc der aux pi ces de gestion comptable et obtenir le num ro de la pi ce comptable FI de la facture faire une copie de ce num ro Afficher la facture dans la transaction MIR4
201. s par rapport au prorata que chaque division doit prendre en charge Appuyer sur la touche ENTREE Engagement et prise en charge Page 148 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 Wo Autre document de facturatio Tl En t te 0001000522 AGT COMPT UNIVERS F SABATIER Wise en torme 160670000 341 68E1 Exon rat ji 10 0004 A0388001 2 60670000 500 00 E1 Exon rat 2000000160 10 O004 A0388001 G1410000 SOMOEN Emme 2000000162 4o GG ao3eeoi 4160670000 254 39 E1 Exon rat 20000001 32 10 0004 5 60670000 300 001 Exon rat 20000001 49 10 0004 61410000 7000E1 Exon rat 2000000161 10 0004 O OO On constate que le solde indiqu en haut droite de la fen tre est d sormais quilibr le feu est devenu vert ce qui signifie que l on peut enregistrer la facture Cliquer sur le bouton Enregistrer Cas exceptionnel de factures multi imput es sur march Il existe aussi un contr le de restriction des acc s des auteurs de factures diff rents des auteurs de commandes aux seuls partenaires d clar s dans les march s Une facture est cr e pour plusieurs commandes Par ailleurs les postes d une m me commande peuvent tre issus de contrats diff rents Donc potentiellement chaque poste d une facture peut tre li un contrat diff rent Le contr le s effectue dans la facture poste par poste d s q
202. saire de 1 Rejeter la commande BFC apr s int gration 2 Modifier l imputation budg taire ou analytique de la commande GESLAB 3 Renvoyer la commande GESLAB modifi e vers BFC Cf Manuel d utilisation D penses BFC M T DEP Tome3 PAI un tableau r capitule les modifications possibles de commande et les modes op ratoires associ s pour tous les stades d avancement du flux de la d pense avant ou apr s service fait apr s prise en charge apr s r glement Engagement et prise en charge Page 62 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 3 3 Supprimer une commande d achat La suppression d une commande est impossible depuis BFC Si une commande est supprim e dans GESLAB la commande sera transmise en suppression avec les lignes de d tails BFC Ales tous onanan f acte tome lues Commande standard 2000000061 cr par Laurern IMATTE LE PTS B A DE NS ie DIS dl La e gt gt x m Meru a i Mets r mroerere Dyekkma a Acte vr t rie Opi Gocurrnts Cr er Afchertoter autre commence Aei pm etre time 00000 Fortea 1000 3 ME CA de 2 11 06 7008 Pa Endte D jP Demgraten Owcommente faf bosene Pronet Joea Par O fope minn iow Proen Lime i RAC COM POUR FOMFE 1168 T 17 0 7008 10A00EUR 1 UMI MAT DIE LS Lsb ssisee dirista 1224 Lel Dans BFC la suppression d une commande est repr sent e par l ic ne fil au niveau de chaque poste ligne 5 4 Commande Ca
203. serv la comptabilit Double cliquez sur l un des trois motifs d annulation ci dessus Saisissez la date comptable du document d annulation qui est la date du jour de l annulation Cliquez sur le bouton Annuler afin d annuler le document de facturation Le document de facturation est annul la barre d tat vous indique le num ro de la pi ce de contre passation cr e bu Document annul sous le num ro 5105600942 rapprocher manuellement documents FI 8 3 Supprimer une facture Seules les factures ou avoirs pr enregistr es peuvent tre supprim es Lorsqu une facture ou un avoir est prise en charge il faut passer par une annulation Pour annuler une facture ou un avoir se r f rer au chapitre 8 2 13 Avoir et annulation de facture 8 2 13 Avoir et annulation de facture Engagement et prise en charge Page 178 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Pour supprimer une facture acc dez la modification de facture soit par la fonction lt Synth se des factures gt soit par la fonction lt Affichage modif facture pr enregistr e gt du menu D penses prise en charge des d penses Prise en charge fact achat Lorsque vous visualisez cette facture l cran cliquer sur Menu Facture Supprimer Bi Le document de facturation pr enregistr 5105601011 t supprim Le message indique que la suppression a bien eu lieu Cette facture n est ensuite plus con
204. ses Tome 2 menu af MRetour i y sz damada E ea d achat CNRS 1000000381 DJ EN 1818 100000039 0005 L12345 100000038610005 L12345 100000038510005 L12345 A 0005 L12345 B no L12345 100000038110005 L12345 100000037 1805 L12345 Le volet de synth se des documents gauche de l cran reprend d sormais l ensemble des DA s lectionn es dans l cran de la variante de s lection O Double cliquez sur la DA que vous souhaitez afficher Autre proc dure d affichage d une demande d achat dans BFC Activez la transaction lt Afficher demande d achat gt partir du chemin suivant D penses Engagement de la D pense commande Demande d achat Afficher demande d achat O Af ikhar demane Tachat F Afficher Demande d achat 1000001275 menu a 4 Retour Imerrompre Syst me A Traiter Cr er FE Saut AficherModifier FT Ervinonr ement j TEE ae le Xlab LO0163 k Wlah 1230 SCANNERS lab 1231 7 CHRAVEUR T rrniner EhnitsE 3 Editeur d texte ls 2 Afficher Demande d achat 1000001275 em 4 CRemr Temmer ierompe Syst me 2 Acier syrih se des documents Cr er Actor Aure demande act Demande d achat CNF 1000001275 D limiter plage de valeurs S lectionner document relellellelfelellellei el Engagement et prise en charge Page 17 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BF
205. seur seront toujours consid r es comme n ayant pas de fournisseur Afin d viter une saisie laborieuse le fournisseur est recopi automatiquement dans tous les postes de la DA une fois le premier poste renseign Les conditions suivantes sont toutefois respecter pour la bonne marche de cet automatisme il faut renseigner imp rativement le premier poste et non pas un des postes suivants le premier poste ne doit pas avoir le statut bloqu par l utilisateur si un poste est d j renseign le fournisseur saisi n est pas modifi en cas d erreur sur le fournisseur si la recopie sur les postes a d j eu lieu sortir de la DA sans enregistrer et revenir en modification pour refaire l op ration Engagement et prise en charge Page 40 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 5 2 3 2 Rejeter une demande d achat Sauvegarder F Poste StatutTrait Non trait Crd e 0 UNI Aetif Cd bloc Bloqu parle demandeur w TexteBloc Absence de foumisseur attir lasse 4 Dans le menu d roulant s lectionnez Blogus par le demandien Saisissez ensute un moi de blocage pour renvoi vers lab Information Si l affectation du fournisseur par le gestionnaire en d l gation n est pas possible il lui faut alors rejeter la DA vers GESLAB Celle ci
206. sible de recliquer sur Copier sous sans revenir l cran g n ral des crit res cela cr e une autre ligne Engagement et prise en charge Page 85 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 7 3 Contr les a posteriori Toutes les factures de mission et de personnel sont en contr le a posteriori Le contr le a posteriori est effectu sur toutes les d penses sans date de validit Ces contr les sont effectu s gr ce aux crit res de s lections d finis dans les tats de reporting standard des factures Il s agit de l tat Afficher liste doc Facturation dans le menu D penses Reporting d penses Analyse factures pi ces Fl pi ces MM Cet tat est d taill dans le manuel d utilisation d penses BFC MUT DEP Tomed ETA Dans cet tat les crit res de s lection des factures doivent tre conserv s dans une variante pour pouvoir lancer cet tat des pi ces contr ler partir des m mes crit res cet tat sert justifier des contr les a posteriori effectu s en d l gation La constitution d une variante de s lection d un tat est d taill e dans le manuel d utilisation El ments G n raux BFC MUT ELG Deux types de contr les a posteriori sont produire Type de contr le interne reprise des crit res du plan de contr le pour en v rifier la mise en place effective donc sur des crit res du contr le complet Type de contr le de pertinence du plan
207. sie de budget Engagement et r imputation de foi Ecritures FI EnjoySAP Demande d achat commande Xlab L22875 ligne Xlab 55662 EXPERTISE TECHNI ligne Xlab 55663 CHAUFFAGE CLIMAT ligne Xlab 55664 VENTILATION Surface de la nouvelle demande d achat Les trois parties d cran que vous pouvez d velopper ou r duire vous permettent de d terminer les donn es afficher Postes erron s Vous pouvez traiter directement les messages syst me ou les regrouper Autres fonctions Poste 110 EXPERTISE TECHNIQUE alv e Personnaliser la synth se desdocuments Contrat organisachats 0013 Acc der rapidement et Foum atttr D simplement auxdonn es Fourn attitr Infos achats v FournSouh gt 4 significatives O Cliquer sur le bouton Menu et s lectionner Demande d achat puis Afficher Modifier Afficher Demande d achat 1000 vers NE Tinere mpre Ssst me a tre gnlteF5 Au Trails e Cr er FA Saut j Errironnement p Syst me t Salwegarder de t Gontro let z Z Termilner Salte F1 Le syst me vous affiche la demande d achat en modification le titre de l cran de travail est devenu Modifier Demande d achat n XXXXX acier Denias caca TOC TT Cliquer sur l onglet Source appro aucu
208. ste 10 emballages et cartons a r Donn es ari le JyantitesPoids Conditions me marchandises 4014 N art fourm Code EANUPC Sous gamme furm Arcont intag Lot fournisseur D tail L onglet Donn es article pr sente des le groupe de marchandise concern par le poste de la commande postes la r f rence chez le fournisseur si elle existe dans la zone N art fourn Engagement et prise en charge Page 55 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 b Foste 10 emballages et cartons ar Livraison Tollirr exc d O0 16 relance Tolir incon O0 2e relance j Consig exp d 36 relanc 1 Type de stock utilisation libre Mire relances J D lai pr livr 1 Dur e min rest W Tpos irailam EM Cite EM PlusT Cl cde 055 incoterms L onglet Livraison pr sente La zone Entr e march qui est coch e pour les commandes standards qui font l objet d une entr e marchandise EM avec service fait D tail Remarque cette coche indique que le service fait est obligatoire ou non dans le flux de la des d pense associ un type de commande mais ne signifie pas qu il y a d j eu ou non un postes service fait associ la commande en cours d affichage la zone Livrais finale est coch e lorsque la commande est compl tement livr e et qu aucun nouveau service fait n est attendu sur cette commande ce qui est mis jour partir d
209. sultable dans BFC Engagement et prise en charge Page 179 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 4 Int gration du ROP et cr ation de factures avoirs Carte Log e Banque ou GESLAB GESLAB 1 Pour chacun des fournisseurs Carte Log e NOUBA r cup re une fois par mois les ROP sur la plateforme de la banque ou du prestataire 2 Quotidiennement les commandes Carte log e sont transf r es depuis BFC vers NOUBA pour effectuer les contr les sur le ROP 3 Correction ou compl ment manuel avec le code division et le num ro de commande GESLABdes transactions dans NOUBA puis transfert du ROP contenant les transactions et les num ros de commandes correspondants BFC Les transactions sauf cas d erreur donnent lieu la cr ation dans BFC d une facture avoir Un programme de comptabilisation qui s ex cute quotidiennement de fa on automatique effectue une prise en charge en masse de ces factures avoirs 4 Apr s prise en charge les factures avoirs sont transmis GESLAB 5 Une fois que l ensemble des documents de facturation a t pris en charge le r glement du ROP peut tre effectu Chaque fichier ROP contient les factures et les avoirs sur un des fournisseurs Carte Log e et dans le cadre d un des march s Carte Log e pour une D l gation DR et un mois donn Lors de l tape 2 ci dessus plusieurs erreurs peuvent arriver dans BFC sur chaque facture ou avoi
210. sultats de la recherche lzl FE IE Si apr s avoir lanc votre recherche la barre d tat indique Aucune valeur pour cette s lection c est que le fournisseur renseign dans la commande GESLAB n existe pas dans le r f rentiel Tiers de BFC Deux solutions s offrent alors vous cr er ce nouveau fournisseur dans la base r f rentiel Tiers BFC rejeter la commande GESLAB en apposant un motif de rejet sur la DA dans BFC Le fournisseur qui a t cr e dans le r f rentiel Tiers doit tre ensuite ajout dans la demande d achat Puis ensuite il faut transformer la demande d achat et commande d achat Apr s cela le syst me en automatique renverra le num ro BFC du fournisseur la base GESLAB Pour cr er le fournisseur se r f rer au manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomel chapitre 3 2 3 1 Cr er un fournisseur Lorsque le fournisseur est cr il faut modifier la demande d achat DA en renseignant pour chaque poste de la DA le code du fournisseur cr Si tous les postes n ont pas t mis jour la DA ne pourra pas se transformer en commande d achat et quand vous relancerez la Liste des demandes d achat sans fournisseur expos e au d but du chapitre les demandes d achat pour lesquelles tous les postes n ont pas t renseign s Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 39 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 avec le code fournis
211. sur une commande par d faut cliquez sur Autre commande si ce bouton est disponible Sinon vous avez deux solutions cliquez sur Autre s puis s lectionnez Autre commande dans le menu d roulant cliquez sur Menu puis s lectionnez Commande d achat Autre commande Une fen tre de s lection s ouvre afin de vous permettre de choisir la commande que vous souhaitez afficher Remarque L ic ne masque le dernier chiffre du num ro de CA Si vous souhaitez afficher le num ro de CA enti rement cliquez sur n importe quelle zone autre que la zone affichant le num ro de CA Un clic sur l ic ne entraine la suppression du num ro de CA Saisissez le num ro du document commande d achat afficher si vous le connaissez Ou utilisez l ic ne d aide la recherche si vous souhaitez rechercher la commande par cat gorie de documents d achat par num ro de commande Xlab par exemple Indiquer la Division et le Num ro de commande GESLAB et ventuellement l Organisation d achat D l gation Engagement et prise en charge Page 51 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 ___ Commande standard 2000000161 cr e par EX proIt s Commande standard 2000000161 Fournisseur 11008151 LABO SERVICES Date doc 04 01 2007 FlEn t te lo lp Selectionner document P r Piri Te commante a O tate Inn ETE DE Jewe Fa LHF tir march Poste I
212. t te ROP Engagement et prise en charge Page 185 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 R f rence n de facture du ROP col Montant TTC col U Code TVA d duit de col AD Onglet Paiement Dest Paiemt destinataire de paiement du fournisseur Carte Log e concern pas dans le ROP S Note 1 ligne REF2 col Q code division amp n commande GESLAB exemple 0034L74372 Die ligne nom du voyageur col M amp destination col O amp description g n rale col AB s par par un caract re 3 ligne date de facture col AC 4 ligne REF5 col AU amp REF3 col AL s par par un caract re Onglet D tail Auteur de facture fournisseur Carte Log e concern pas dans le ROP Affectation R f rence du relev papier col F de l en t te ROP Texte d en t te Cette zone contient la r f rence qui identifie la transaction correspondante la facture dans le ROP Cette r f rence est modifi e compter du 6 novembre 2012 o Toutes les transactions int gr es avant cette date ont une r f rence de la forme lt CLxx gt o xx d signe le N de DR S parateur lt AAMM gt o AA et MM sont d termin s partir de la date du relev se r f rer en fin de r gle pour leur affectation S parateur R f rence du relev papier colonne D pour le type tr
213. t prise en charge Page 26 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Far aapt sur D ap b ut Eee ee nice W i FE Hum tu Cp m taton de a r la baad dan Ft MEN ENTIER TEE l Gin O Saisir le centre financier code division de l unit analyser exemple 1723 2 Cliquer sur le bouton Ex cuter Le syst me liste pour l unit s lectionn e les demandes d achat sans fournisseur J Toutes les critures SAP Enterprise Portal 6 0 Microsoft Internet Explorer Fichier Edition Affichage Favoris Outils 2 CENTRE NATIONAL B f C DE LA RECHERCHE l Assistance Documentation Fin de session BFC Budget Finances Comptabilit Axe Budg taire Mise en oeuvre du budget Cl ture Reporting Toutes les critures Historique Retour Suivant I Havigation sur la page Journal des pi ces 7O Reporting Budget Menua Retour interrompre syst me 4 S lectionner D taits_ Trier par ordre croissant Autre s 4 Situation des cr dits de paiement Pr vision et ex cution des recette Situation AE aux di rents stads Journal des pi ces Situation AE et CP consomm s Trier par ordre croissant Evolution mensuelle AE et CP P rim tre financier 9000 Situation budg taire Exce compte budg t 0000 Programme budget strn fi Texte ype va N pce r f Pc B dteCo Comparaison de versions de budg
214. toucher aux ascenseurs afin d viter de recopier plusieurs fois la ligne si les donn es d en t te n ont pas t masqu es l cran les copies de ligne tort ne seront pas forc ment visibles Quand on fait Entr e un message indique que le solde a t modifi LE Information Compte modifi ds ligne 2 V rifiez les imputations Vous pouvez v rifier l exactitude de l criture en la simulant en cliquant sur le le bouton Autres choix Simuler document lE Simuler document dans EUR Devise pi ce Poste pte g n _ CptiartimiFnsr_ Montant De Document Poste Code jurid Date taxe __ Do cenfii 1640120000 L Office 31000 Toulous 14 00 EJR Er 0002 5 3564714100 TITRES RESTAURANT 14 00 EUR 2001070455 20 MC a002 45 64714100 TITRES RESTAURANT 14 O0 EUR 200107045520 ME a002 5562570000 RECEPTIONS 14 00 EUR j 000 1 re ligne Poste du fournisseur pour le montant TTC payer en cr dit 2 ligne et 3 ligne le compte 64714100 a t d bit puis cr dit Engagement et prise en charge Page 144 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 4 ligne d bit du compte de charge correct 62570000 8 2 10 Gestion des factures multi imput es et multi structures op rationnelles Les commandes pr visionnelles multi imput es concernent le plus souvent des commandes sur march s contrats cadre dans BFC pour lachat de fluides de
215. tr dans BFCE Une facture pr enregistr e est une facture saisie dans BFC mais qui n a subi ni contr le ni comptabilisation Ensuite le traitement est rigoureusement identique dans les deux cas Engagement et prise en charge Page 88 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Les limites de Tol rance Lors de la prise en charge le syst me contr le les limites de tol rance entre le montant de la facture et le montant de la commande qu elle soit standard ou pr visionnelle Les seuils de tol rances sur les montants sont fix s comme suit Limite sup rieure avec message d avertissement En montant pour la facture 2 000 En de prix unitaire 30 Limite inf rieure avec message d avertissement En montant pour la facture 2 000 En de prix unitaire 20 Les contr les relatifs aux montants sont effectu s sur chaque ligne de facture et sont bas s sur le prix unitaire HT Lors de la prise en charge des commandes standard le contr le entre les quantit s livr es et les quantit s factur es est non bloquant On peut saisir une facture dont la quantit factur e est sup rieure aux quantit s livr es pour ensuite demander un avoir au fournisseur Lors de la prise en charge des commandes pr visionnelles le contr le des quantit s n est pas effectu Concernant la modification des l ments port s par la commande notamment dans les cas d erreurs d i
216. u document que vous souhaitez enregistrer Validez votre s lection en cliquant sur l ic ne de validation Engagement et prise en charge Page 119 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation i mociter d document de facturation pr enregistr 5105602231 2006 D penses Tome 2 5105602231 2006 oo Solde Traiter A 000 EUR Sat Smulercocument y CoirEnft F7 Syst me Sauvegarder documnert pr e registr Chi S PIE Fournisseur 0001000000 es gt Soci t B Enregster snn F11 a Date ce fach Suppnmer Snte 237 FIRADEC Date compti Boite postale 134 Mortani terminer SRFS Llor run 44604 Saint Nazaire Cedex Wontar TWA 1 176 00 DO TVA d guctible B23 E aidin S Texte Cors de pmt Ech an imm Date de base 29 05 2006 lc Come Cpt bque 11111111111 Soci t Z900 CNRS Paris TEST banque Num ro de hot ES iv E Nde document 5105602233 cr k Pour passer la sauvegarde du document de facturation pr enregistr cliquez sur le bouton Menu puis s lectionnez Facture dans le menu d roulant et enfin cliquez sur Sauvegarder compl tement ou directement sur le bouton Sauvegarder compl tement s il appara t Le document de facturation num ro 5105602233 est enregistr comptabilis l indication appara t dans la barre d tat Engagement et prise en charge Version 4 33 Page 120 sur 194 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tom
217. ua F Enregistrer Retour interrompre Syst me 4 Activer struct ce Boite postale 194 44504 Saint Nazaire Cedex 5 0561111111 k E er pe Montanttot 7 717600 00 maw roai Commandeiprogramme de livraisons 2000000300 HEA Postes de marchandises services v Mise enfome CNRS n Engagement et prise en charge Page 96 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Acc dez aux donn es de r partition du montant factur en cliquant sur l onglet Fract montant Cet onglet est non utilis sur BFC pour les clatements par mode de paiement mais est utilis uniquement pour les factures d honoraires Let espece vous indague qu en l tat otre document ne peut tr enregistr une erreur bloguante symoalis e par la rond rouge est d tect e Parenvent D tail Tawas Frac montant azaire Cedex Contacts Hote Cptebque 11111111111 TEST banque i r R f rence commande d Commandefprogramme de livraisons 2000000300 S Postes de marchandisessemces e Wise en forme CNRS _ Foste Compte g n rai montent Code Tva ___ Quantit Commande achat Poste Domaine d act Centre de co ts El n _ El i 260225000 DO TVA d di 2000000300 20 ODi4 40014005 ii 2 Postes Acc dez aux
218. ue livraison sauf si apr s analyse cette Et la date de livraison de la DA est date ne devrait pas tre ant rieure la De co ant rieure la date du jour date du jour situ e dans le pass L organis d achats Lorsque la valeur de n est pas la m me l organisation d achat XXXX est que celle XXXX du 9999 ce n est pas bloquant contrat car c est l organisation d achat Et de r f rence qui cr e les Le contrat d pend Contrats cadre march s d une autre nationaux donc vous tes organisation d achat autoris s l utiliser en DR XXXX gt Pas d intervention particuli re Engagement et prise en charge Page 49 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Renseignez toutes Au moins un num ro de DA doit tre renseign les zones Le num ro de DA est obligatoire obligatoires Remarque Les demandes d achat qui ont t rejet es manuellement vers GESLAB statut DA bloqu sur BFC n apparaissent pas dans la liste des demandes d achat transformer en commande d achat 5 3 Traitements li s la commande d achat 5 3 1 Afficher une commande d achat ME23N L tat standard SAP Liste des commandes est disponible dans BFC dans le chapitre D penses Reporting D penses Cf Manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomed ETA 5 3 1 1 Afficher une commande d achat standard Cette transaction permet d afficher une c
219. ue la structure op rationnelle corrige le montant de la ligne 8 2 3 2 Cas particulier des factures avec un code de blocage F Fournisseur Xlab inconnu mi Modifier document de facturation pr enregistr 5000006763 2007 E Menua Sauvegarder aovumentpr enregist Retour interrompre amp vst rme 4 actver sruct cae simuler autre Fournisseur 0001004902 F Soci t Paiernent Date base 13 022007 Cond paimt 001 Jours LA CHAUMIERE Echu le 13 02 2007 Jours 102 AVENUE TOLOSANE ts nets F 31520 RAMONVILLE ST AGNE Fixe m Mode pmt W Bloc paie NF facture Blocage autom Aco Bque part Banque soci t ai eo do Cptebque 32640600200 Ce oee lioi BANQUE COURTOIS AG TOULOUSE Ctrle des factures Acun aueue Compte g n ral E Fourn slab inconnu Commandeprogramme de livraisons 2000018767 E i Postes de marchandises Mise en forme CNRS 1 cas Le laboratoire a envoy en m me temps une commande hors march un service fait et une facture La demande d achat DA portait un SIREN au lieu d un SIRET celle ci n a donc pu tre transform e en commande Le gestionnaire de la D l gation rejette la DA pour modification du fournisseur Siret dans la commande Le laboratoire re transmet la commande modifi e la DA est transform e en commande le service fait et la facture sont int gr s Cette facture porte le n SIREN du fournisseur Lors de la prise en charge de la facture
220. ue le contenu de la zone auteur de facture est modifi pour chaque poste de la facture BFC d termine le poste de la commande d achat l origine et de l le contrat concern Pour chaque contrat d termin BFC v rifie que l une des fonctions partenaires contient l auteur de facture saisi dans la facture 8 2 11 Gestion des factures en devise trang re La saisie des factures trang res doit tre faite par le gestionnaire du service financier en D l gation Si le laboratoire saisit sa facture dans GESLAB en euros le gestionnaire de la d l gation doit Supprimer cette facture pr enregistr e dans BFC etla ressaisir en devise trang re dans BFC Engagement et prise en charge Page 149 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Cr er facture fournisseur soci t Z900 EEA A E ue e Op ration Donn base Date de facture 31 01 2007 Date comptable 31 01 2007 Montant Montant TVA 0 00 Texte Date de base Gnri t FN CNRS Paris aco Solde i 0 00 IE R f rence 12345 uler TVA L z E Cas ka Calc C Ctrl Comp Les donn es obligatoires lors de la saisie d une facture trang re sont La date de la facture fournisseur la r f rence du fournisseur la devise de la facture la coche Calculer TVA dans le cas des fournisseurs de l Union Europ enne qui ont un num ro de TVA intracommunautaire groupe de co
221. uel la pi ce est bloqu e au paiement La gestion de ce code blocage suspensif est manuelle Bloc pmnt Signification k Ignorer compte A Blocage autom Acomp B Code blocage paiemen C S5usp DGF Comptable D Blocage Pmt CMOD F Fourn Xlab inconnu M Code blocage en mass P Susp DGP Acheteur R Ctrle des factures T Code blocage Tiers Fact attente avoir Engagement et prise en charge Page 189 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 ANNEXES Annexe 1 comptabilisation MESSAGE D ERREUR CAS D ERREUR Commande non trouv e Le syst me n a pas trouv le poste de marchandises Dans la table TTXD l entr e ZTAKXF n est pas d finie Engagement et prise en ch Version 4 33 tableau de INFORMATIONS FONCTIONNELL ES Si la commande n est pas trouv e la facture ou l avoir cr ne comporte pas de r f rence une commande Le fournisseur 9999999999 est mis en r f rence afin de cr er la facture mais de ne pas permettre sa comptabilisation Ce cas peut intervenir lorsque Cas 1 le ROP comporte un num ro de commande erron Cas 2 la demande d achat n a pas encore t transform e en commande Cas 3 la commande est supprim e de BFC arge traitement MODE OPERATOIRE Pour les Cas 1 et 3 Chercher la commande en r f rence Aller en modification dans la facture en cliquant sur le bouton Dans l ongl
222. ur le num ro fournisseur BFC afin qu il soit pris en compte dans la zone Dest paiement de la facture et appuyer sur la touche ENTREE Modifier document de facturation pr enregistr 5105600631 2006 IF Sauvegarder document pr enregistr Retour interrompre Syst me a Activer struct cde Sauvegarder compl tement A Op ration 5105600621 2006 Solde O00 EUR ME EEE a rs Fonmisseur 1001000818 SUBRA Date base 13 10 2006 Condpaimt 001 Jous F RUE DE GUERLINS Echu le 13 10 2006 Jours ZI THIBAUD BP10308 Jours nets 31103 TOULOUSE CEDEX 1 Fixe E L1105 34 63 76 37 05 34 63 76 00 Mode prt Bloc paie Fourn Slab incon Nofacture IE Dest paiemt Egue part Banque soci t Cpte boue 00120004085 STE GENERALE SG STRASBOURG R f rence commande Remarque Le fournisseur de la facture indiqu dans la zone Auteur fact de l onglet D tail ne change pas lors de la validation du destinataire de paiement Engagement et prise en charge Page 124 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Un destinataire de paiement peut avoir plusieurs coordonn es bancaires il faut s lectionner dans la zone Bque part gt le RIB qui convient en double cliquant sur l aide la recherche Le destinataire de paiement appara t ensuite sur la proposition de paiement cf Manuel d utilisation D penses BFC M T DEP Tome3 PAI 8 2 7 3 Modifier les c
223. uration dans BFC activez la transaction lt Afficher une facture gt partir du chemin suivant D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Transaction MIR4 Afficher document de facturation Mer a Imerompre Syst me MN Attcher document A N doc facturation soso a j Exercice cornaltabhe 200 T C 5105502231 2006 Foumisseur 0001000000 Soci t B Date de facture 29 05 2006 R f rence 90000071 FIRADEG Date comptable 29 05 2006 Eole postale 194 woniant 7 185 00 EUR 44604 Saint Mazaire Cedex Montant TVA 1 176 00 DO T A d ductible B5 18 EARR EN z eena Tete ke Cord d prril Eth an imm d s Date de bese 29 05 2006 Cote bque 11111111111 ra Soci t 2900 CNRS Fans TEST banque fria PI Hurr ro de lof F f rance commande Mise en orne CNR v Foe C AMi Be Foste Ed cri re rech Of 0 Posts a gt Une fen tre de s lection s ouvre Engagement et prise en charge Page 90 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Saisissez le num ro du document de facturation que vous souhaitez afficher Cliquez sur le bouton Afficher document Le document de facturation s ouvre en mode affichage dans une nouvelle fen tre 8 2 2 La cr ation et la prise en charge d une facture d achat MIRO Afin de cr er une facture d achat directement dans BFC activez la transaction lt Cr er facture gt p
224. uration pr enregistr 5105600992 2006 Menua Sauvegarder document pr enregistr Retour Interrompre Syst me a Activer struct cae Simuler Sauvegarder compl tement Ci L Information 2006 OOS Solde 0 00 EUR 7 La facture Xlab 5105600991 2006 correspondant ee Fournisseur 0001000877 lt cet avoir a t trouv e F LYRECO FRANCE 99315 VALENCIENNES CEDEX 09 0s 25 09 08 07 Mode pmt W Bloc paie Disp pour paiement N facture Cest paiemt Banque soci t Cote bque O00006T307Y CREDIT LYONNAIS CL LILLE CAE GR ENT EE e R f rence commande commandeiprogramme de livraisons 2000000173 10 Postes de marchandises services Mise en forme CNRS Poste Compte g n ral Montant Code TVA Commande achat Poste Domaine d activ Centre de co ts El rr _ 160830000 3400D00vAd dm 52000000173 10 0004 san Le message d information ci dessus est g n r au moment de la comptabilisation Si la facture n a pas t comptabilis e ou a t supprim e les messages suivants s affichent La facture GESLAB correspondant cet avoir n a pas t comptabilis e La facture GESLAB correspondant cet avoir a t annul e Cliquez sur l ic ne de validation un message s affiche sur la barre d tat bi Le document de facturation 5105600992 a t enregistr Remarque Apr s la comptabilisation de l avoir la zone N facture dans l onglet Paiem
225. urnisseur attitr sont transform es en commandes Les autres DA ne pouvant faire l objet de la cr ation d une commande devront tre retrait es manuellement en D l gation A l issue de ce traitement un tat r capitulatif des demandes d achat transform es ou non en commandes avec le motif de non transformation ventuel est affich l cran Remarque e Les demandes d achat non transform es parce que le fournisseur de la commande GESLAB n a pas t attribu dans BFC ne sont pas list es Vous avez la possibilit de lister ces demandes d achat sans fournisseur attitr par la requ te CUMUL4 en s lectionnant la variante CUS amp DA FOURN Cette requ te est accessible via le chemin D penses Reporting d penses Suivi des achats Liste d tats SAP Query en s lectionnant le groupe d utilisateurs ZMARCHE ou par le journal des pi ces accessible Budget Reporting Toutes les critures en acc dant la variante DA SANS FRS e Les demandes d achat non transform es parce que ces derni res ont t rejet es manuellement par la d l gation BFC ne sont pas list es Engagement et prise en charge Page 43 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Vous avez la possibilit de lister ces demandes d achat bloqu es par la requ te CUMUL4 en s lectionnant la variante CUS amp DA FO BLOQ Cette requ te est accessible via le chemin D penses Reporting d penses Suivi des
226. validit fournisseur sont d finis lors de la saisie des fournisseurs C est une zone qui n est pas rendue obligatoire en saisie dans le fournisseur ainsi si le groupe d un fournisseur n est pas renseign dans la fiche du fournisseur alors le contr le est a minima De m me si vous classez des fournisseurs dans un groupe de validit non r f renc dans les crit res locaux du CMOD les factures s y rattachant seront en contr le a minima Pour consulter les groupes de validit des fournisseurs consulter le chapitre de gestion des tiers dans le manuel d utilisation D penses BFC MUT DEP Tomel REF Compte g n ral Soit on saisit valeur vide pour tous les comptes soit 6 pour les comptes qui commencent par 6 soit un comptes pr cis Si vous voulez indiquer plusieurs comptes pr cis il faut cr er une s rie de crit res par compte Montant plancher Le montant s applique toute la s rie de crit res renseign e sur une ligne Il est obligatoire donc si vous souhaitez contr ler toutes les factures vous pouvez renseigner comme valeur 1 euro Exemple pour tous les laboratoires pour tous les comptes g n raux pour tous les groupes de validation des tiers on d finit un montant plancher Et ensuite on affine et on proc de par exception sur un laboratoire et ou un fournisseur et ou un compte g n ral pr cis Dates de d but et de fin de validit II ne doit pas exister de chevauchement de dates da
227. vraisons a Postes de Mise en forme CHI Code TVA Quantit Commande achat Poste Domaine d activ C Poste Compte g n ral T 1 1 1 1 1 Facture et avoir saisis dans GESLAB pas de service facturier Deux cas peuvent se pr senter 1 cas L avoir est constat apr s l envoi de la facture GESLAB A la demande de la structure op rationnelle il doit tre saisi en d l gation A la prise en charge cet avoir sera renvoy vers GESLAB sous la forme d une facture consolidant les montants de la facture initiale et de lavoir qui lui a t appliqu La saisie de l avoir s effectue en d l gation cf ci dessous 1 1 1 1 2 Facture et Avoir saisis en D l gation dans BFC service facturier avoir en quantit r gularisations 2 me cas L avoir et la facture sont saisis simultan ment dans GESLAB Il est mat rialis par une ligne n gative dans la facture GESLAB qui vient diminuer la valeur factur e Cela est mat rialis dans BFC par deux documents une facture pr enregistr e et un avoir pr enregistr type d chargement ult rieur Engagement et prise en charge Page 163 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Ce dernier se pr sente dans BFC avec un type d op ration Avoir et une coche sur la zone Chargement ult rieur au niveau des lignes kiige n Tormi fi maT TCommande acnat Pose Dom Ce Eimert rote JCenve fn Compte
228. xquelles se rapportent lavoir et clater le montant TTC de l avoir sur autant de factures que n cessaire S il n existe pas de factures susceptibles de recevoir le montant clat de l avoir vous devez vous rapprocher du service comptable pour traiter cet avoir L avoir doit imp rativement concern une facture comptabilis e sur l exercice en cours Les factures et avoirs int gr s dans BFC sont accessibles via le menu BFC D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact achat Synth se des factures cf 8 4 1 Comptabilisation en masse des factures Carte Log e D lai entre le transfert des ROP et la premi re comptabilisation dans BFC Les tapes du transfert du ROP Carte Log e de Nouba vers BFC sont les suivantes Jour 1 demande de transfert dans Nouba Jour 2 4h transfert effectif de Nouba vers BFC et premi re comptabilisation en arri re plan dans BFC des transactions issues du ROP Jour 2 8h les factures comptabilis es ou planifi es pour le contr le en arri re plan sont disponibles dans la synth se des factures 8 4 1 Comptabilisation en masse des factures Carte Log e Les factures sont enregistr es d finitivement donc prises en charge via un traitement diff r automatique qui est ex cut toutes les nuits Engagement et prise en charge Page 181 sur 194 Version 4 33 Avril 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 Il est n anmoins possible en cas d urgence de lancer m
229. xte d en t te Chtebque 73648860101 BARCLAYS BANK PLC BARCLAYS PARISICT GE FPI Pays d cl C Gptriang UE N id THA Les donn es du fournisseur dans l encart droite de l cran ont t modifi es Si le partenaire na pas t r f renc dans le march vous aurez le message bloquant Lefournisseur 1035451 n est pas un partenaire r f renc dans le march R8k72937 pour le poste 000002 de la facture Page 122 sur 194 Engagement et prise en charge Avril 2015 Version 4 33 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 2 8 2 7 2 Renseigner un destinataire de paiement divergent Le fournisseur qui doit tre pay peut tre diff rent du fournisseur de la commande et de la facture c est le cas notamment lorsque le fournisseur fait appel une soci t d affacturage lors des cessions de cr ance professionnelles loi Dailly etc Il faut au pr alable effectuer quelques actions dans le r f rentiel des tiers cr er le fournisseur payer d clarer ce fournisseur en tant que destinataire de paiement divergent autoris du fournisseur initial de la facture dans le r f rentiel tiers pour le cas des cessions oppositions renseigner une coche identifiant sp cifiquement les tiers cessionnaires Lors de la saisie d un poste sur le tiers via entr e de facture MM ou saisie directe dans la Composante FI un message d avertissement du type Un t moi

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