Manuel TA / TA+ 8 Logiciel FR
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1. Rapport Code Pointages Grille horaire Jour Periode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version P riode de Fin de journ e Aujourdhu M 06 10 2014 RB 06 10 2014 M 12 00 M Emploi du temps on off Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur D cimal Tous Tous les utilisateurs 37 M ID Nomd U tiis Pr nom Nom D partement Num ro pe Date Entr e Sortie Emploi d Dur e Saldo J Pause Retour Dur es Remarques 1 Frederic Fred Henrich Manage 123 32 dimanche 5 0 00 2 Paul Paul Manfred Manage 9814 56 dimanche 5 08 41 12 00 4 00 3 19 0 41 3 19 Day L cran de rapport Jour affiche les informations raison d un jour par ligne Par d faut l cran affiche le premier pointage In et le dernier Sortie dans les colonnes Entr e et Sortie Toutes les autres donn es Entree sortie se trouvent dans les colonnes Pause Retour ll est galement possible d afficher l horaire de travail et le solde entre l horaire de travail et les heures point es La premi re ligne du tableau donne diff rentes informations dans la colonne Entr e vous obtiendrez la moyenne du temps In dans la colonne Sortie la moyenne du temps Sortie La colonne Duration affiche le total de toutes les dur es dans le tableau La colonne Jours affiche le nombre de jours travaill s Remarque si une anomalie appara t dans le rapport il y a2. donner un nom et un emplacement pour le fichier CSV Remarque il y a une exception en cliquant sur Exporter sur l cran Rapport un fichier PDF sera g n r G n re un fichier PDF du tableau courant et le joint un courriel Cette fonction ne s ex cute que si un client de messagerie DA Outlook par ex est install sur votre PC TON Envoie les donn es du tableau votre imprimante e Obtient les derni res donn es du terminal et de la base de donn es 1 5 CHOIX DE LA LANGUE Pendant l installation vous avez t invit s lectionner la langue souhait e Si la s lection a t correcte vous pouvez passer directement au point suivant Si vous souhaitez changer la langue s lectionnez Fichier gt Pr f rences dans le menu principal raccourci clavier ALT F P S lectionnez la langue d sir e dans la liste d roulante Cliquez sur l ic ne Enregistrer sur la gauche de l cran Une fen tre textuelle s ouvre vous informant que le logiciel doit tre relanc A Au prochain lancement du logiciel l affichage s effectuera dans la langue s lectionn e 1 5 CONNEXION DU LOGICIEL AUX TERMINAUA La connexion un ou plusieurs terminaux de gestion du temps est configur e partir de la page Dispositif Dans le menu principal s lectionnez Editer gt Dispositif ou cliquez sur l ic ne Dispositif dans la barre des raccourcis raccourci clavier ALT E D WWW safescan com 5 T
3. 25 26 26 26 27 27 28 28 29 29 29 30 30 30 VERSION TA 2 1 Planning 2 2 Jours f ri s nationaux et cong s 2 2 1 Jours f ri s 2 2 2 Vacances 2 3 Cong s de maladie 2 3 1 Gestion des cong s de maladie dans le planning 2 4 Modification des heures suppl mentaires 2 WWW safescan com INTRODUCTION ET GUIDE D UTILISATION Merci d avoir achet le logiciel Safescan TA Associ aux pointeuses de la s rie TA 8000 il offre une solution compl te et efficace pour l enregistrement du temps Avant d installer et utiliser le logiciel nous vous recommandons de lire attentivement ce manuel et de le conserver port e de main pour toute consultation ult rieure Il d crit la configuration de base du logiciel les param tres avanc s des sc narios d utilisation et d taille chaque l ment du menu 1 FONCTIONS DE BASE 1 1 CONFIGURATION MINIMALE DU SYST ME Pour utiliser le logiciel TA votre ordinateur doit r pondre aux exigences minimales suivantes Espace disque dur disponible 100 Mo R solution de l cran 1024 x 768 M moire 1 Go Connexion Wi Fi ou Ethernet LAN pour les fonctions temps r el Syst me d exploitation Windows 7 ort USB 1 2 INSTALLATION DU LOGICIEL T l chargez le logiciel partir du lien fourni apr s extraction du fichier zip double cliquez sur taSetup exe pour lancer l installateur Suivez les instructions affich es sur l cran s lectionnez la langue du log
4. des projets Calcul comme des heures normales Peut tre filtr sur l cran Planning Cong s les heures de l horaire de travail affect l utilisateur sont converties en heures de vacances elles sont d duites du total des heures de vacances Cong s sur emploi du temps utiliser pour entrer les vacances des utilisateurs sans horaires de travail r guliers Jour feri jours f ri s nationaux signal s comme jours de cong s pay s Temps hors planning annule un horaire de travail existant ll est possible d ajouter Scheduled time ou Assignment time Unplanned time Cong maladie type de code fonction pour le cong de maladie consid r comme temps pay 2 2 JOURS F RI S NATIONAUX ET CONG S VERSION TA EXCLUSIVEMENT 221 JOURS F RI S La planification des f tes nationales est un processus simple Acc dez la page Planning ALT E P et cliquez sur le bouton Import holijours situ sur le c t sup rieur droit de la page WWW safescan com 17 S lectionnez votre pays dans la liste d roulante de la fen tre qui vient de s ouvrir Laissez le code fonction s lectionn par d faut Validez votre choix en cliquant sur OK Jour F ri Pays r gion France Generic Code Fonction Holiday B Remarque si vous avez supprim le code Jours feri de votre liste de codes fonctions cr ez un nouveau code fonction de type Jours feri avant d importer
5. Annuler Lorsqu un utilisateur pointe en sortie avec un code fonction le logiciel consid re qu il est toujours au travail L utilisation d un code fonction avec Sortie normale coch permet de signifier que l utilisateur ne travaille plus Cette option peut tre utilis e pour partir plus t t pendant le temps de travail Exemple nous allons utiliser deux codes fonctions pour illustrer cette fonctionnalit Le premier code fonction est utilis pour le travail effectu l ext rieur de l entreprise Le second est utilis pour partir plus t t l option Sortie normale est coch e Modifier code fonction x Code Fonction Mom 18 Early L Type de code fonction Temps planifi v Sortie normale C Aqua m Consid rons les actions suivantes pour un utilisateur dont l horaire de travail est de 9h00 17h30 avec une pause pr vue entre 12h00 et 12h30 2 Paul Manfred Management 814 56 13 08 2014 14 45 00 192 168 66 197 Entr e Manuel 2 Paul Manfred Management 814 56 13 08 2014 15 00 00 7 Sortie Manuel Outside 2 Paul Manfred Management 814 56 14 08 2014 0939 00 00 Entr e Manuel 2 Paul Manfred Management 814 56 14 08 2014 15 00 00 7 Sortie Manuel Early L 13 08 Me 12 30 14 42 8 00 23 45 15 45 10 45 Dutside 14 45 12 00 14 08 Jeu 12 30 17 30 5 00 5 00 10 45 3 00 Pointage unique Early L D pointe par le systeme Holiday Le premier jour 13 08 l utilisateur a point en d part 15h
6. ann e Heures de travail pour l ann e Temps de travailjusqu pr sent Temps 0 00 245 19 245 1 de trava 9 Temps de travail mois pr cedent 7 45 160 00 152 15 0 00 1879 00 Cet onglet affiche les informations sur les heures effectu es L onglet est divis en deux sections heures travaill es annuelles et temps de travail du mois pr c dent Dans la section heures travaill es annuelles vous pouvez d finir le nombre d heures qu un employ est cens travailler pendant un an La section lt temps de travail du mois pr c dent gt affiche le temps de travail effectu le temps de travail pr vu les heures suppl mentaires les heures prises et l historique des heures suppl mentaires aug Modifier Enregistrer Annuler heures supp Restant de l ann e derni re Correction heures de cong s restantes 0 00 0 00 0 00 d heures de cong s par an Cong sp cial nombre d heures de cong s pour l ann e 0 00 0 00 0 00 0 00 Tota 0 00 Heures prises Heures pr vues Heures restantes 28 00 40 00 58 00 Donn es du syst me Donn es personnelles Temps de travail Cong s Onglet Cong s TA uniquement il permet de g rer les vacances de vos employ s Remarque les donn es relatives aux vacances doivent tre entr es en heures minutes Restant de l ann e derni re vous pouvez entrer le solde des heures de vacances de l ann e pr c dente Correction si vous souhaitez modifier le solde de
7. de fortes chances que les donn es de pointage soient erron es Vous pouvez rechercher les erreurs sur l cran Pointages et les corriger 3 13 P RIODE H Je EL Rapport Emploi Code Etats Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version P riode de Fin de journ e Cette semaine R 06 10 2014 E 12 10 2014 Ej 12 00 M X Emploi du temps on off Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur D cimal Tous Tous les utilisateurs 37 M D Nomd utiis Pr nom Nom D partement Num ro pe Emploi du t Dur e Saldo 06 10 2014 07 10 2014 08 10 2014 09 10 2014 10 10 2014 11 10 2014 5 Georges Georges Martin Manage 659 54 21 00 21 00 8 00 8 00 5 00 6 Mick Mick Johnson Logistics 124 71 f Matt Matt Berhinger Logistics 453 88 23 00 5 00 18 00 5 00 Remarque si une anomalie appara t dans le rapport il y a de fortes chances que les donn es de pointage soient erron es Vous pouvez rechercher les erreurs sur l cran Pointages et les corriger 28 www safescan com 3 14 RAPPORT L cran Rapport est accessible via la barre de menu en cliquant sur Rapport puis sur Rapport raccourci clavier ALT R R m tf R i D partement Utilisateur du temps Planning Fin de journ e Options 4 E 12 00 B Vacances X Heures suppl mentaires Exporter ateur V Trop tard t t es Harris Georges B
8. les jours f ri s 222 CONG S Le planning des vacances diff re selon que vos employ s travaillent suivant un horaire r gulier ou un calendrier Employ s avec horaire de travail r gulier CD lt 4 Ajouter Modifier Supprimer Annuler Enregistrer Mom Planina i ai Planning Day RE Evening Cr ons un mod le appliquer sur le planning Nous l appelons comme vu pr c demment mais au lieu de cr er un planning pour le mod le nous sp cifions une plage de temps dans la cellule Time plan CD 4 Ajouter Modifier Supprimer Annuler Enregistrer Mom lt Planning Code Fonction Vacsion win ws 0002 Day Planning Day Evening Planning Evening Cette plage doit recouvrir l horaire de travail affect l employ Dans notre exemple l horaire de travail de l employ est 09 00 17 00 Nous pouvons entrer 9 00 17 30 dans la cellule Time plan Si vous voulez couvrir tous les types d horaires de travail vous pouvez entrer 00 00 23 59 dans la cellule Time plan o g s lt a Ajouter Modifier Supprimer Annuler Enregistrer Nom lt lanning Vacation with WS 00 00 23 59 Vacation P Day Planning Day Evening Planning Eve l n est pas n cessaire de cr er un nouveau code fonction pour ce mod le il suffit de s lectionner le code fonction standard lt Cong s gt Enregistrez votre modele en cliquant sur l ic ne Enregistrer sur le c t droit de l
9. vacances de l ann e pr c dente vous pouvez le faire dans ce champ Pour ajouter des heures il suffit d entrer le nombre d heures que vous souhaitez ajouter HH MM Si vous avez besoin de d duire des heures entrez d abord lt gt signe moins avant le nombre d heures que vous devez d duire HH MM Le total des deux champs pr c dents sera affich dans le champ Heures de cong s restantes Heures de cong s par an entrez le nombre d heures de vacances dont votre employ dispose pour l ann e Cong special dans ces deux champs vous pouvez ajouter des heures de cong s sp ciaux La somme des champs Heures de cong s par an et Cong special sera affich e dans le champ Nombre d heures de cong s pour l annee Le montant total des vacances pour l ann e est affich dans Total Heures prises affiche le nombre d heures de vacances d j prises Heures pr vues affiche le nombre d heures de vacances pr vues mais non encore prises Hours remaining affiche le nombre d heures de vacances encore disponibles 3 CODE FONCTION L cran Code fonction est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Code fonction raccourci clavier ALT E W Vous trouverez plus d informations sur la cr ation des codes fonctions dans le chapitre 1 10 de ce manuel 3 0 EMPLOI DU TEMPS L cran Emploi du temps est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Emploi du temps raccourci cl
10. 00 avec le code fonction lt Work outside office l option lt Sortie normale gt n est pas coch e la journ e se termine automatiquement 17h30 heure de l horaire de travail et 2h30 sont compt es comme travail en dehors de l entreprise dans le rapport des codes fonctions P riode de Fin de journ e Filtre codes fonctions S lectionnez M 11 08 2014 EM 17 08 2014 MM 1200 IM Tous M Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Filtre groupe 2 Tous Ed Tous les utilisateurs 13 Ed Aucun regroupemer M ID utilisateur Nom d utilisateur Pr nom Hom D partement Date Code Fon Code Fonction Heure 2 Paul Paul Manfred Management 13 08 2014 17 Outside mission 9 00 Le deuxi me jour 14 08 l utilisateur a point en d part 15h00 avec le code fonction de sortie avanc e lt Sortie normale gt coch e nous pouvons voir dans le rapport que cela se traduit par un solde n gatif de 2h30 heures 14 www safescan com 2 SC NARIOS D UTILISATION AVANC E TA EXCLUSIVEMENT 2 1 PLANNING TA EXCLUSIVEMENT Le chapitre 1 9 a trait de la cr ation d un horaire de travail pour les employ s ayant des horaires de travail r guliers Nous allons maintenant cr er un planning avec des horaires flexibles pour nos employ s Vous pouvez cr er un planning en assemblant diff rents mod les Ces mod les sont cr s en associant un calendrier et un code fonction Prenons l exemple d une entreprise o les emp
11. 14 10 15 10 16 10 17 10 18 10 19 10 20 10 21 10 22 10 23 10 24 10 25 10 26 10 27 10 28 10 29 10 3 Georges Harris jouter Nom a Planning Workcode Sur le c t droit de l cran vous voyez un tableau vide cliquez sur l ic ne lt Ajouter gt pour cr er un nouveau mod le d horaire Ajouter Entrez un nom pour le mod le dans ce cas Jour puis cliquez sur le bouton lt Editer gt Une nouvelle fen tre s ouvre WWW safescan com 15 Vous pouvez remplir cette fen tre de la m me mani re que vous avez rempli l horaire de travail au chapitre 1 9 g a Ajouter Modifier Supprimer Undo plan Save plan pcs Blamrnminm raum LI Planning Planning Planning Planning Planning 8 00 18 00 0 00 23 58 Cliquez sur OK pour enregistrer S lectionnez le code fonction Jour que vous avez cr pr c demment dans la liste d roulante de codes fonctions Nous pouvons proc der de la m me facon pour les deux p riodes restantes Soiree et Nuit Lu Ma Me Jeu Ve Entr e 17 00 sou Lu Ma Me Jeu Ve Pause exdue 2100 Fin de paus Annuler Lu Ma Me Jeu Ve Entr e 08 00 Sortie Lu Ma Me Jeu Ve Pause exdue 12 00 Fndep RE Y 16 WWW safescan com 6 Ajouter Modifier Supprimer S lectionnez les jours sur le planning sur le c t gauche de l cra
12. A Fichier Editer Rapport Aide e EO Q He NE Rapport I Emploi Code Pointages Grille horaire Jour Periode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Le logiciel TA peut communiquer avec votre terminal de pointage l aide d une cl USB ou d une connexion r seau Avec une connexion r seau les donn es de pointage de l utilisateur sont automatiquement transf r es au logiciel Pour la collecte des donn es et la synchronisation des utilisateurs par USB consultez le manuel d utilisation de votre terminal TA 1 6 1 CL USB Pour configurer la cl USB cliquez sur le bouton Ajouter situ en haut droite de la page La fen tre suivante s ouvre Ajouter un appareil Sp cifiez un nom pour votre terminal puis cliquez sur le bouton lt mon ordinateur gt et s lectionnez votre langue le cas ch ant dans la liste d roulante lt Langue gt Le logiciel est maintenant pr t recevoir des donn es partir d une cl USB S la langue souhait e ne figure pas dans cette liste s lectionnez Other 1 6 2 R SEAU Pour d finir l adresse IP de votre terminal de gestion du temps consultez son manuel d utilisation La configuration d une connexion un terminal TA en r seau est un processus automatis II suffit de cliquer sur le bouton lt Rechercher gt en haut droite de la page et une fen tre affiche l adresse IP de votre terminal 6 WWW Safescan
13. BIRD Le logiciel TA utilise une base de donn es int gr e Firebird ll est possible de copier la base de donn es et de l installer sur n importe quel ordinateur condition qu il ex cute le logiciel Firebird Server Apr s avoir chang l emplacement de la base de donn es vous devez modifier la cha ne de connexion dans le logiciel Ouvrez l cran Preference dans le champ Connexxion la base de donn es entrez la nouvelle adresse de la base de donn es Cliquez sur Enregistrer Le logiciel doit tre relanc Pour plus d informations concernant l utilisation de Firebird Server avec votre logiciel contactez notre assistance technique MISES JOUR Safescan travaille constamment l am lioration de votre exp rience utilisateur Nous publions r guli rement des mises jour de votre logiciel qui am liorent des fonctions existantes ou qui en ajoutent des nouvelles Chaque fois qu une mise jour sera publi e votre logiciel vous en avisera Nous vous conseillons d installer ces mises jour d s qu elles sont publi es 30 www safescan com
14. Code Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Adresse IP Actif Nom PC ordinateur 192 168 66 197 192 168 66 197 Connect SAFESCAN RES105 Ro Ju Synchronize Tur dE es z Jjler heure sur Synchronize Workcodes Cliquez sur le bouton Synchroniser en bas gauche de la page et une nouvelle fen tre affiche les diff rences entre les donn es du logiciel et celles du terminal Envoyez les donn es du terminal au logiciel en cliquant sur le bouton TA gt PC Validez votre choix en cliquant sur le bouton Commit Le logiciel va maintenant rechercher nouveau des diff rences Si aucune diff rence n est trouv e il affiche le message Rien de changements trouv es gt Votre ou vos utilisateurs sont maintenant synchronis s avec le logiciel et le terminal 8 WWW safescan com Acc dez la page Utilisateur ALT E U pour modifier les donn es de l utilisateur TA Fichier Editer Rapport Aide Rapport Emploi Code tats Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction Departement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Tous B 2 Paul Manfred Paul Pr Privil Administrateur Modifier Modifier heures supp D utilisateur Int email Privil ge Statut 2 pmanfred mycompany com Administrateur EM Acti
15. HO Ce me Rapport Emploi Code Pointages Grille horaire Jou P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Entr e Sortie Workcode Entr e Sortie Break Pause Return Retour Ignore Ignorer Meeting Entr e Project Meeting Base de donn es Connexion la base de donn es ATADATA FDB Sauvegarde Sauvegarde sur disque Restaurer Fichier sauvergarde automatique Emplacement du fichier de sauvegarde Non B E3 WWW Safescan com 21 3 1 1 R GLAGES 7 A R gion Annuler Enregistrer Langue F Fran ais M Cliquez sur Annuler pour annuler vos modifications ou sur Enregistrer pour les enregistrer Ces deux boutons s appliquent Region Database et Sauvegarde Region s lectionnez la langue de votre logiciel Actions Cl turer l ann e Action Cl turer l ann e TA exclusivement cette action permet le transfert de toutes les heures suppl mentaires et de vacances de l ann e pr c dente l ann e en cours Apr s le clic sur le bouton Close year le logiciel va g n rer un rapport des modifications Remarque cette action ne peut pas tre annul e Assurez vous que les donn es de l ann e pr c dente sont correctes Base de donnees Fichier sauvergarde automatique Emplacement du fichier de sauvegarde Connexion la base de donn es ATADATA FDB Non E s Base de donn e
16. S Safescan MANUEL ENGLISH NEDERLANDS DEUTSCH FRAN AIS ESPA OL ITALIANO PORTUGU S SAFESCAN Logiciel TA Logiciel TA LOGICIEL DE GESTION DU TEMPS TABLE DES MATI RES INTRODUCTION ET GUIDE D UTILISATION 1 FONCTIONS DE BASE 1 1 1 2 1 3 1 4 1 4 1 1 4 2 1 4 3 1 5 1 6 1 6 1 1 6 2 1 7 1 8 1 8 1 1 8 2 1 9 1 10 1 10 1 Configuration minimale requise Installation du logiciel Activation du logiciel Format de l cran Barre de menu Tableaux Filtres Ic nes les plus courantes Choix de la langue Connexion du logiciel aux terminaux Cl USB R seau Cr ation de d partements Cr ation d utilisateurs partir du terminal partir du logiciel Horaires de travail Codes fonctions Sortie normale 2 SC NARIOS D UTILISATION AVANC E OO O O O O O1 O 15 17 17 18 19 20 20 j VUE D ENSEMBLE DES ECRANS 3 1 Pr f rences 3 1 1 R glages 3 1 2 Conversion Entr e Sortie 3 2 Journal Syst me 3 3 Pointages 3 3 1 Ajout d un pointage 3 4 Grille horaire version TA exclusivement 3 5 D partement 3 6 Utilisateur 3 7 Code fonction 3 8 Emploi du temps 3 9 Planning version TA exclusivement 3 10 Dispositif 3 11 Etats 3 12 Jour 3 13 P riode 3 14 Rapport 3 15 Rapport code fonction 3 16 propos de ANNEXE Assistance Base de donn es Firebird Mises Jour 21 22 22 23 23 24 24 25
17. Suivant que votre entreprise utilise des horaires de travail fixes ou variables le logiciel TA vous propose deux fa ons d appliquer des horaires votre personnel Si vos employ s travaillent avec des horaires de travail r guliers qui ne varient pas d une semaine l autre suivez les instructions ci dessous Si vous devez apporter plus de souplesse ou de modulation dans les horaires de travail en raison d organisation variable et ou de p riodes de jour et de nuit le chapitre lt Planning gt vous donnera toutes les explications Il est cependant conseill de suivre les instructions ci dessous car les horaires de travail r guliers ont de nombreuses similitudes avec les horaires variables Dans le menu principal s lectionnez Editer Emploi du temps ou cliquez sur l ic ne lt Emploi du temps gt dans la barre des raccourcis raccourci clavier ALT E O EH m AL yr Cliquez sur le bouton Ajouter situ en haut droite de la page Renseignez le nom et la description de votre horaire de travail dans la fen tre contextuelle et cliquez sur OK Au bas de la page le champ ci dessous devient visible x Ajouter horaires Nom Description Standard Regular 9 5 A titre d exemple nous allons utiliser l horaire suivant les employ s travaillent du lundi au jeudi de 9h00 17h00 et le vendredi de 9h00 15h00 Chaque jour ils pointent pour leur pause d jeuner de 12h00 13h00 Annul
18. ales Lorsque la fen tre de confirmation appara t donnez comme code fonction le code standard Cong s maladie 06 10 2014 08 00 12 00 5 Georges Martin 06 10 2014 13 00 17 00 5 Georges Martin 07 10 2014 08 00 12 00 5 Georges Martin 07 10 2014 13 00 17 00 5 Georges Martin Annuler Le cong de maladie de votre employ est d sormais g r 2 4 MODIFICATION DES HEURES SUPPL MENTAIRES TA EXCLUSIVEMENT Tout au long de l ann e vos employ s peuvent accumuler des heures suppl mentaires La fonction Amend overtime vous aidera g rer ces heures suppl mentaires Acc dez la page Utilisateur ALT E U et s lectionnez l utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier les heures Cliquez sur l ic ne Modifier les heures suppl mentaires une nouvelle fen tre s ouvre t a ut Modifier Enregistrer Annuler heures supp Acc dez la page lt Utilisateur gt ALT E U et s lectionnez l utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier les heures ID utilisateur Int email Privilege Statut 2 pmanfredi2imycompany com Administrateur EM Actif B Nom d utilisateur Emploi du temps Aucun RFID Empreintes digitales EUN moder Paul Std IM 12365875 Absent Management E 0156789453 Changer le mot de passe AAA Supprimer Cliquez sur l ic ne Modifier les heures suppl mentaires dans la barre sup rieure de l onglet d information utilisateur ID utilisateur Int email Privi
19. avez s lectionn lt Select gt dans le filtre lt Rapport range gt Filtre Type de rapport pr sent dans les crans graphiques dans Grille horaire comme type 4 WWW Safescan com Rapport et dans Planning comme type Planning Vous pouvez changer la fa on dont les donn es graphiques sont affich es sur votre cran Jour affiche tous les jours de la p riode s lectionn e sur une seule ligne Semaine affiche les jours de la p riode s lectionn e raison d une semaine par ligne le lundi tant la premi re colonne Mois affiche les jours de la p riode s lectionn e raison d un mois par ligne Mois Semaines affiche les jours de la p riode s lectionn e raison d un mois par ligne et ajoute les noms des jours Filtre Fin de journ e dans les diff rents crans de rapport vous trouverez un filtre lt Fin de journ e gt Il permet de d finir la fin de la journ e de travail une heure donn e fournissant ainsi une lecture plus facile des p riodes de travail d un jour l autre Par exemple si l utilisateur termine son quart vers 3 heures du matin d finissez le filtre Fin de journ e 04 00 Si vos utilisateurs ne travaillent pas apr s minuit laissez le filtre 00 00 143 ICONES LES PLUS COURANTES Vous trouverez les ic nes suivantes sur plusieurs crans du logiciel G n re un fichier CSV avec les donn es du tableau courant Apr s avoir cliqu sur Exporter une bo te de dialogue vous invite
20. avier ALT E O Vous trouverez plus d informations sur la cr ation d horaires de travail dans le chapitre 1 9 de ce manuel 3 9 PLANNING VERSION TA EXGLUSIVEMENIT L cran Planning est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Planning raccourci clavier ALT E P Vous trouverez plus d informations sur la cr ation et la gestion de planning dans les chapitres 2 1 et 2 2 de ce manuel 26 WWW safescan com 3 10 DISPOSITIF L cran Dispositif est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Dispositif raccourci clavier ALT E E Pour ajouter un nouveau terminal sur le r seau ou utiliser une cl USB consultez le chapitre 1 6 de ce manuel Emploi Cod du temps Planning tew Version D partement Utilisateur Dispositif fon ruwa Rechercher Ajouter Actualiser Nom Adresse P Actif Nom PC ordinateur Touche Commande 192 168 66 197 192 168 66 197 E3 Non connect SAFESCAN RES105 192 168 66 197 Adresses IP ou Emplacement appareil 192 168 66 197 Nom PC ordinateur SAFESCAN RES105 Touche Commande 0 1 Barre d actions selon votre terminal et en fonction de son mode de communication avec le logiciel certaines ic nes seront actives ou inactives R gler l heure si vous utilisez un r seau LAN ou Wi Fi pour tablir la communication entre votre ordinateur et votre terminal TA un appui sur ce bouton r gle
21. com acie O New device found 192 168 66 197 Cliquez sur lt Oui gt pour tablir une connexion entre l appareil et le logiciel Sur la page le terminal appara t comme connect Pour modifier les informations d un terminal par exemple son nom double cliquez simplement sur l appareil connect et vous pourrez modifier n importe quel champ Votre terminal est maintenant connect au logiciel o Jj ER um Rapport Emploi Code Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Adresse IP Actif 192 168 66 197 192 168 66 197 Connect G 5 J j ynchronize 16es de pointgler l heure sur Synchronize workcodes Pointe 1 7 CR ATION DE D PARTEMENTS La cr ation de d partements vous aidera g rer vos utilisateurs et leurs donn es de pointage plus efficacement surtout lorsque leur nombre est important Vous pourrez galement g n rer des rapports sur des groupes sp cifiques d utilisateurs ou de d partements Dans le menu principal s lectionnez Editer gt Department ou cliquez sur l ic ne lt Department gt dans la barre des raccourcis raccourci clavier ALT E D La page Departement vous propose un d partement par d faut Son nom et sa description sont d finis par un point d interrogation Vous pouvez le modifier en double cliquant sur la ligne ou en suivant la proc dure ci dessous T Fic
22. cran WWW safescan com II suffit ensuite de s lectionner les jours de vacances sur le planning et de glisser d poser notre mod le de vacances Semaine 41 Semaine 42 Semaine 43 Employ s avec calendrier Pour planifier des vacances pour un employ qui travaille selon un calendrier faites glisser un mod le que vous utilisez d j pour cet employ sur les jours que vous souhaitez d finir comme jours de vacances Lorsque la fen tre contextuelle s ouvre modifiez le code fonction en Vac P Vous pouvez galement cr er un mod le avec le nombre correct d heures associ es au code fonction lt Vac P gt 2 3 1 CONGES MALADIE TA4 EXCLUSIVEMENT Garder la trace des cong s maladie deux sc narios sont possibles l employ a d j un horaire de travail ou un calendrier ou vous devez faire votre planning en sachant que l employ est en cong maladie G rer les cong s maladie sur la grille de pointage S lectionnez les jours pendant lesquels la personne est malade et faites un clic droit S lectionnez Copier l emploi du temps sur les donn es de pointage et une nouvelle fen tre s affiche Dans la liste d roulante de codes fonctions s lectionnez le code pr d fini Cong maladie et cliquez sur OK WWW Safescan com 19 2 3 1 GESTION DES CONG S MALADIE DANS LE PLANNING Proc dez comme pour planifier des heures de travail norm
23. droite de la page et une fen tre s ouvrira Ajout des codes de fonction Code Fonction Nom 8 Description Type de code fonction Temps planifi Sortie normale a 3 B Signification Code fonction c est l ID du code fonction bien que ce ne soit pas n cessaire vous pouvez le modifier par exemple pour refl ter un num ro de compte ou de t che Nom le nom du code fonction ce champ est obligatoire Description la description du code fonction ce champ est obligatoire Code fonction type plusieurs types de code fonction diff rents sont possibles Leur impact sur le comptage des heures varie d un type l autre Ce sera expliqu en d tail dans la section Options de planning Lors de la cr ation des codes fonctions standard utilisez Scheduled time Sortie normale permet au logiciel de comprendre que le code fonction a t utilis pour indiquer la fin de la journ e Colour change la couleur du code fonction dans les grilles de planning et de pointage En r sum pour cr er un code fonction standard renseignez le nom la description et choisissez une couleur WWW safescan com 13 1 10 1 SORTIE NORMALE Ajout des codes de fonction x Ajout des codes de fonction X Code Fonction Nom Code Fonction Nom 8 17 Qutside Description Description Qutside mission Type de code fonction Type de code fonction Temps planifi H Temps planifi Sortie normale Aqua B Sortie normale B rea B Annuler
24. e ligne m me si les heures de d but et de fin de la journ e de travail varient Nous allons indiquer que les employ s prennent une pause enregistr e entre 12h00 et 13h00 D abord nous s lectionnons les jours de Monjour Frijour puis nous changeons le lt D but lt Pause exclue et nous renseignons l heure de d but et l heure de fin Enregistrer Annuler Nom Description Standard Regular 9 5 Heure de Arrondi Arrondi N Arrondi Arrondi Jours semaines D but d but f ri ri Fin Fin inf Sieur Efficace Lu Ma Me Jeu Entr e 09 00 Sortie 17 00 08 00 4 Ve Entr e 09 00 Sortie 15 00 06 00 Lu Ma Me Jeu Ve Pause exclue 12 00 Fin de pause 13 00 01 00 5 33 00 Notre horaire de travail est maintenant complet nous pouvons l enregistrer en cliquant sur l ic ne lt Enregistrer gt en haut de la grille Si l ic ne reste inactive cela signifie qu il existe un conflit d horaire qui devra tre r solu propos du typeu de d but Start type il existe quatre types de d but diff rents Entr e utilis pour notifier le d but de la journ e de travail Pause Incl utilis si les pauses font partie de la journ e de travail C est uniquement une information et n a aucune incidence sur le total des heures travaill es Pause Excl utilis lorsque les employ s pointent au d but et la fin de leur pause Pause impl utilis lorsque vous voulez que les pau
25. er Nom Description Standard Regular 9 5 t x Heure de Arrondi Arrondi Arrondi Arrondi Jours semaines D but j but inf ri n ds Efficace 00 00 WWW safescan com 11 En cliquant dans la cellule lt Jours Semaines gt une liste d roulante de s lection de jour apparait pour s lectionner les jours r glementaires Lundi Mardi Mercredi v Lundi x Mardi v Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Le D but est automatiquement par d faut Entree Pour notre exemple l heure de d but est 09 00 et l heure de fin est 17 00 Enregistrer Annuler Nom Description Standard Regular 9 5 Heure de Arrondi Arrondi Arrondi Arrondi Jours semaines D but but inf ri ri Fin Fin inf ri Seur Lu Ma Me Jeu Entr e 09 00 Sortie 17 00 Comme les heures de travail pour le vendredi diff rent du reste de la semaine nous avons besoin de cr er une deuxi me ligne avec les heures 09 00 15 00 amp A 9 Enregistrer Annuler Nom Description Standard Regular 9 5 Jours semaines D but ris em ium Fin icta T biis Efficace Lu Ma Me Jeu Entr e 09 00 Sortie 17 00 08 00 4 Ve Entr e 09 00 Sortie 15 00 06 00 Pour mettre en place la pause d jeuner enregistr e nous allons configurer une troisi me ligne Comme l employ d jeune la m me heure chaque jour nous pouvons utiliser une seul
26. f B Nom d utilisateur Emploi du temps Aucun RFID Empreintes digitales Paul Std BE 12965875 Absent D partement Int t l phone x Management M 0156789453 Modifier S lectionnez l utilisateur que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton Editer L L onglet Donn es du syst me affiche l ensemble minimal de donn es que vous devez initialiser pour que votre utilisateur soit reconnu correctement par le terminal TA GG asa Q Modifier Modifier Enregistrer Annuler heures supp ID utilisateur Int email E me 2 pmanfred mycompany com amna hO E Actif Aucun RFID Empreintes digitales Nom d utilisateur Emploi du temps Modifier Paul Std B 12965875 Absent D partement Int t l phone B Management E 0156789453 Changer le mot de passe Nom d utilisateur c est le nom qui sera galement affich par le terminal TA il se compose au maximum de 8 caract res Privil ge la valeur par d faut est utilisateur vous pouvez la changer si vous souhaitez accorder plus de droits l utilisateur Status assurez vous qu il est d fini active Carte RFID le cas ch ant renseignez ce champ avec le num ro inscrit sur la carte RFID s il est imprim que vous souhaitez associer l utilisateur 5 Mot de passe vous pouvez d finir un mot de passe pour l utilisateur I lui permettra de se connecter au logiciel ou de pointer sur le terminal TA Lors de la cr ation d un utilisate
27. hier Editer Rapport Aide 7 ma I TT XY 7 ENN n 2a p Rapport Pointag Jo erior Rapport Code fonction Departement Mom a Description Management Management Cliquez sur la ligne Department l arri re plan devient bleu puis cliquez sur le bouton Editer et une nouvelle fen tre s ouvre www safescan com 7 Modifier d partement x Modifiez le nom et la description et cliquez sur OK Pour ajouter d autres d partements cliquez sur le bouton Ajouter situ en haut droite de la page et renseignez les d tails dans la fen tre qui s ouvre en enregistrant chaque ajout par un clic sur lt OK gt 1 8 CR ATION D UTILISATEURS ll y a deux fa ons de cr er un nouvel utilisateur Vous pouvez proc der partir du logiciel ou partir de votre terminal M me si les deux fa ons sont possibles nous vous recommandons de proc der partir du terminal TA pour r duire le risque d erreurs et emp cher le m lange des donn es utilisateur Remarque apr s chaque changement apport aux utilisateurs vous devrez Synchroniser le logiciel avec le terminal 1 8 1 PARTIR DU TERMINAL Enregistrez l utilisateur sur le terminal comme expliqu dans le manuel de votre terminal et assurez vous que la communication est tablie entre le logiciel et le terminal Acc dez la page Dispositif ALT E E et s lectionnez votre terminal TA Fichier Editer Rapport Aide Emploi
28. iciel et le dossier de destination o vous voulez installer le logiciel 1 3 ACTIVATION DU LOGICIEL Diff rences entre les logiciels TA et TA lt TA gt est le logiciel standard de gestion du temps de Safescan il vous offre toutes les fonctions de License base dont vous avez besoin pour l enregistrement du temps et le Enter License Code rapporting lt TA gt offre des fonctionnalit s suppl mentaires pour des besoins plus avanc s par exemple un outil graphique de planification et une gestion de codes fonctions avanc e Apr s son installation le logiciel fonctionnera en version TA pendant 30 jours Vous pouvez saisir votre cl de licence tout moment En mode valuation le logiciel affiche au d marrage l cran de gestion de licence Si vous n avez pas entr une cl de licence au bout de 30 jours le logiciel vous demandera de le faire afin de pouvoir continuer l utiliser Si vous entrez une cl de licence TA Start Continue TA TA trial vous pourrez continuer utiliser la version d valuation TA pendant 30 jours afin de d cider par vous m me de l int r t de la mise niveau Musa 25 Kuma TE Start TA Trial 1 4 FORMAT DE L CRAN BARRE DE MENU La barre de menu dans la partie sup rieure de la TA Fichier Editer Rapport Aide MGR EST fen tre vous permet d acc der tous les crans du y EN ind ka bz hn Eus logiciel Comme dans Windows vous pouvez effectuer des s lect
29. ions 1 Les filtres pour plus d informations sur les filtres consultez le chapitre 1 4 de ce manuel 2 La partie principale de l cran affichage des donn es de pointage ainsi que des calendriers et des horaires de travail Un point d exclamation rouge s affiche pour toute erreur d tect e dans la s quence de pointage 3 La l gende du code fonction affichage des couleurs et des noms des diff rents codes fonctions Vous pouvez choisir d afficher cette section ou pas en cliquant sur l ic ne Code fonction situ e sur le c t sup rieur droit de la section Filter 3 5 D PARTEMENT L cran D partement est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Department raccourci clavier ALT E D Vous trouverez plus d informations sur la cr ation de d partements dans le chapitre 1 7 de ce manuel 3 6 UTILISATEUR L cran Utilisateur est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Utilisateur raccourci clavier ALT E U Vous trouverez plus d informations sur la cr ation et la gestion des utilisateurs dans le chapitre 1 8 En plus de la gestion des In et Out de vos utilisateurs les logiciels TA et TA offrent des fonctionnalit s pratiques de gestion des utilisateurs Les informations utilisateur s affichent sur quatre onglets Onglet Donn es du syst me vous trouverez dans cet onglet toutes les informations n cessaires pour la communication avec votre a K M
30. ions avec des clics de souris ou en utilisant la barre de raccourcis qui sont tti Pointages Grille horaire lll Shortcut Bar Rapport D partement Utilisateur galement disponibles par une combinaison de la touche ALT et d une autre touche Cette barre vous Filtre Libre Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur donne acc s aux fonctions les plus utilis es M Tous B Tous les utilisateurs 37 du logiciel rapports ou crans de gestion Nom d utilisateur Pr nom Nom Pr sence Entr e Sortie Bill Bill Wilson Entr e Entr e Brian Brian Jamefield 8 Sortie Charlie Charlie Table son 8 Sortie Frederic Fred Henrich 8 Entr e Georges Georges Harris Sortie WWW safescan com 3 1 4 1 TABLEAUX Tableaux De nombreux crans affichent des donn es sous forme de tableaux Des fonctionnalit s communes se retrouvent sur les tableaux Trier les donn es E Pointages Grille horaire Fin de journ e Cette semaine M 06 10 2014 E 12 10 2014 M 12 00 Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Tous Tous les utilisateurs 37 D partement Num ro pe Heure de pointage Dispostit Entr e Sortie V rification HR 877 87 06 10 2014 08 00 00 Entr e Manuel HR 877 87 06 10 2014 12 00 00 7 Pause Manuel HR 877 87 06 10 2014 17 00 00 Retour Manuel 659 54 06 10 2014 09 00 00 7 Entr e Manuel 659 54 06 10 2014 12 00 00 Pause Manuel Vous pouvez trier les donn es dans le
31. l tat que vous avez entr dans le terminal utiliser le m me nom que celui que vous avez entr dans le terminal 22 WWW safescan com Fonction Etat 4 Entr e Sortie Code Fonction Entr e Sortie Code Fonction Meeting 5 Entr e M Entr e Project Meeting B m mibi In 0 Entr e Out 1 Pause Retour Break 2 lonorer Dans la liste d roulante Entree sortie s lectionnez la valeur souhait e Choisissez le code fonction que vous souhaitez associer l action de pointage Fonction Etat lt Ajouter Supprimer Annuler Enregistrer Meeting In Entr e Cliquez sur l ic ne lt Enregistrer gt situ e au dessus du tableau Pour modifier un l ment existant dans la table de traduction Entree sortie double cliquez sur les donn es que vous souhaitez modifier entrez ea les nouvelles donn es Ajouter supprimer Annuler Enregistrer Cliquez sur l ic ne Enregistrer situ e au dessus du tableau 3 2 JOURNAL SYST ME L cran Journal Syst me est accessible via la barre de menu en cliquant sur Fichier puis sur Log raccourci clavier ALT F L L cran Log affiche les actions effectu es sur le terminal Il peut tre utilis par le support technique de Safescan des fins de d pannage 3 9 P INTAGES L cran Pointages est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Pointages raccourci clavier ALT E C L cran Pointages affiche tou
32. l ge Statut 2 pmanfred mycompany com Administrateur JM Actif B Hom d utilisateur Emploi du temps Aucun RFID Empreintes digitales Modifier Paul Std IM 12365875 Absent D partement Int t l phone c3 Management E 0156789453 Supprimer Une nouvelle fen tre s ouvre Vous pouvez choisir quand modifier le solde d heures suppl mentaires 20 WWW safescan com Vous pouvez s lectionner un type de correction Heures pay es les heures sont d duites du solde d heures suppl mentaires et sont pr sent es comme paid hours sur le rapport Heures de cong s les heures sont d duites du solde d heures suppl mentaires et ajout es au solde de vacances Autre les heures sont d duites du solde d heures suppl mentaires Vous pouvez entrer un commentaire pour donner plus de d tails sur le rapport Cliquez sur OK lorsque vous avez termin Remarque si vous voulez ajouter des heures et non les d duire placez un signe moins devant le nombre d heures Une fen tre s ouvre vous demandant de confirmer votre choix Vous verrez la liste de toutes les corrections apport es dans la page du rapport Modifications Valeur Type Mis jour par Remarques 2 00 Are Fred Henrich 2 00 Pay Fred Henrich Total Pay 2 00 Autre 2 00 3 VUE D ENSEMBLE DES CRANS 3 1 PR F RENCES L cran Pr f rences est accessible via la barre de menu en cliquant sur Fichier puis Pr f rences raccourci clavier ALT F P
33. lectionnez la ligne modifier faites un clic droit et cliquez sur S lectionnez la ligne modifier et cliquez sur l ic ne Editer situ e sur le Editer pointages time c t sup rieur droit de l cran WWW safescan com 23 3 3 1 AJOUT D UN POINTAGE Il existe deux fa ons d ajouter un pointage p sie cw Cw w np e O a o A L es A V _ w o Mail Imprimer Ajouter Modifier Actualiser o k 9 Vous pouvez soit cliquer sur l ic ne Ajouter situ e sur le c t sup rieur ou faire un clic droit directement dans la liste droit de l cran Ajouter heure de connexion x Ajouter heure de connexion x Nom Nom M 3 Georges Georges Harris B Heure Entr e Sortie l Heure Entr e Sortie 06 10 2014 B Entr e B 06 10 2014 Eg 12 40 Entr e B Dispositif Code Fonction Dispositif Code Fonction 192 168 66 197 192 168 66197 B B 192 168 66 197 192 168 66 197 B B Remarque Remarque Annuler OK Annuler Ces deux op rations ouvrent une nouvelle fen tre contextuelle Saisissez toutes les donn es et appuyez sur OK pour ins rer l heure de l horloge Remarque Le bouton OK ne devient actif que lorsque toutes les donn es ont t saisies 3 4 GRILLE HORAIRE TA EXCLUSIVEMENT L cran Grille horaire est accessible via la barre de menu en cliquant sur Editer puis sur Grille horaire raccou
34. loy s peuvent travailler selon 3 p riodes diff rentes Une p riode va de 8h00 17h00 avec une pause enregistr e de 12h00 13h00 La deuxi me p riode va de 17h00 1h00 avec une pause de 21h00 22h00 et la troisi me p riode va de 1h00 8h00 sans pause Nous commen ons par cr er trois codes fonctions diff rents un pour chaque p riode Modifier code fonction x Code Fonction Nom Code Fonction 8 Day 9 a EE Type de code fonction Type de code fonction Temps planifi B Temps planifi Sortie normale Yellow B Sortie normale Modifier code fonction x Code Fonction Nom 10 Night Description Night Shift Type de code fonction Temps hors planning Sortie normale B Fuchsia B Cr ons des mod les pour ces p riodes Acc dons l cran lt Planning gt ALT E P TA Fichier Editer Rapport Aide SET Ie Rapport Emploi Code Etats Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Mode P riode de E m Utilisateurs Ce mois ci EM 01 10 2014 RE 31 10 2014 HM Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Mail Ajouter Actualiser Tous Tous les utilisateurs 37 B Z Type de planning vue du planning a Jour B B View List Rapport aut Planning Code Fonction Nom d utilisateur 04 10 05 10 06 10 07 10 08 10 09 10 10 10 11 10 12 10 13 10
35. n et faites un simple glisser d poser du mod le souhait Une fen tre appara t vous permettant de laisser des commentaires sur votre op ration vous pouvez encore modifier le code fonction associ ou annuler l op ration Cliquez sur OK pour enregistrer Ajout Planning x Code Fonction 06 10 2014 08 00 12 00 7 Matt Berhinger a 06 10 2014 13 00 17 00 7 Matt Berhinger 07 10 2014 08 00 12 00 7 Matt Berhinger 07 10 2014 13 00 17 00 7 Matt Berhinger OK Annuler Mode P riode de Utilisateurs H Ce mois ci M 01 10 2014 B 31 10 2014 B VES Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Mail Tous 3 Georges Harris Georges B Type de planning vue du planning Mois Semaines M M View List Nom d utilisateur lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sam dim lun mar mer jeu ven sal 3 Georges Harris 29 09 30 09 01 10 02 10 03 10 04 10 05 10 06 10 Octobre 07 10 08 10 09 10 10 10 11 10 12 10 13 10 14 10 15 10 16 10 17 10 18 10 19 10 20 10 21 10 22 10 23 10 24 10 25 R p tez la proc dure jusqu ce que vous ayez termin le planning Types de codes fonctions logiciel TA exclusivement il existe 7 types diff rents de codes fonctions qui ont tous un impact diff rent sur les calculs effectu s par le logiciel Temps planifi les heures de travail normales Projet sp cial peut tre utilis pour l affectation
36. nal est connect au r seau l cran Etats vous permet de voir en temps r el la pr sence de vos employ s TA Fichier Editer Rapport Aide e EO e RL co Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport me D partement Utilisateur Planning Dispositif sss New Version Filtre Libre Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur M Tous Tous les utilisateurs 37 M D Nom d utilisateur Pr nom Nom Pr sence Entr e Sortie Code Fonction Derni re heur de connexion Code Fonction Nom appareil 9 Bill Bill Wilson 8 Entr e Entr e 06 10 2014 08 48 52 192 168 66 197 10 Brian Brian Jamefield 8 Sortie 8 Charlie Charlie Watson 8 Sortie 1 Frederic Fred Henrich 8 Entr e Entr e 30 07 2025 02 06 02 192 168 66 197 3 Georges Georges Harris Sortie Sortie 06 10 2014 17 00 00 192 168 66 197 5 Georges Georges Martin 8 Sortie Sortie 10 10 2014 17 30 00 192 168 66 197 15 John John Winfield 8 Sortie 11 Keith Keith Morris 8 Entr e Entr e 06 10 2014 08 01 05 192 168 66 197 Matt Matt Berhinger 8 Entr e Entr e 06 10 2014 08 47 46 192 168 66 197 Mick Mick Johnson 8 Sortie Sortie 03 10 2014 17 49 38 Paul Paul Manfred 8 Entr e Entr e 06 10 2014 08 41 29 192 168 66 197 14 Paula Paula Townster 8 Sortie Sortie 03 10 2014 17 37 57 WWW Safescan com 27 Remarque un employ sera affich lt Sortie gt automatiquement apr s une p riode de s ret de 96 heures sans donn e de pointage ON B hv l eu
37. odifier Enregistrer Annuler heures supp ID utilisateur Int email Privil ge Statut 2 pmanfred mycompany com Administrateur M Actif B Nom Tutisateur Emploi du temps Aucun RFID Empreintes digitales Modifier Paul Std EM 12965875 Absent D partement Int t l phone x Management B 0156789453 EE MARIS Supprimer terminal TA consultez le chapitre 1 8 1 pour la description de toutes les informations communes entre le logiciel et le terminal Onglet Personal data il affiche les informations de contact pour l utilisateur s lectionn Vous pouvez galement renseigner l anniversaire des utilisateurs et les dates Date d embauche and Left company dates d arriv e dans l entreprise et de d part Aa a Q Modifier Enregistrer Annuler heures supp Pr nom Rue T l phone priv Date de naissance Paul E Nom Code postal T l phone mobile NS Manfred 02 06 2014 Ej bn Emal pwe Date sortie 814 56 29 09 2014 B A propos de la date lt Date d embauche gt cette date a un impact sur le calcul des heures suppl mentaires TA uniquement Lorsqu un utilisateur arrive en milieu d ann e il est n cessaire de renseigner sa date d arriv e le logiciel pouvant ainsi effectuer tous les calculs partir de cette date et non cpartir du d but de l ann e WWW safescan com 25 Onglet Temps de travail TA uniquement Modifier heures supp Enregistrer Annuler Heures de travail pour l
38. propos de l ID utilisateur le terminal et le logiciel utilisent l ID utilisateur pour acc der aux informations de l utilisateur Nous vous recommandons de ne pas modifier les ID attribu s automatiquement Si vous souhaitez r utiliser des ID sp cifiques votre entreprise utilisez le champ Personnel No dans le logiciel Lorsque vous avez termin cliquez sur le bouton Enregistrer p Vous devez maintenant envoyer les donn es de l utilisateur au terminal de gestion du temps Acc dez la page Dispositif ALT E D et s lectionnez votre terminal Cliquez sur le bouton Synchroniser en bas gauche de la page et une nouvelle fen tre affiche les diff rences entre les donn es du logiciel et celles du terminal Envoyez les donn es au terminal en cliquant sur l ic ne PC gt TA Validez votre choix en cliquant sur le bouton Confirmer Votre utilisateur est maintenant synchronis depuis le logiciel vers le terminal Si votre terminal TA offre cette fonctionnalit consultez son manuel d utilisation si vous souhaitez enregistrer des empreintes digitales pour vos utilisateurs 10 www safescan com Remarque si vous avez cr un utilisateur avec plus de privil ges que les privil ges d utilisateur normal dans le logiciel ou synchronis partir du terminal le logiciel vous demandera un nom d utilisateur et un mot de passe au d marrage 1 9 HORAIRES DE TRAVAIL
39. ra l heure de votre ordinateur sur votre terminal Synchroniser Synchroniser les donn es utilisateur entre le logiciel et le ou les terminaux Pour plus d informations sur la synchronisation des utilisateurs consultez le chapitre 1 8 de ce manuel Synchroniser Code fonctions s ries TA 900 et 8000 exclusivement Envoie tous les codes fonctions de votre ordinateur au terminal Pointages Cl USB si vous utilisez une cl USB pour tablir la communication entre votre ordinateur et votre terminal TA en appuyant sur ce bouton vous d clencherez la lecture du fichier journal de pr sence contenu sur la cl USB 2 Informations du terminal fournit des informations sur un terminal sp cifique Nom c est le nom d affichage du terminal Addresse IP adresse IP du terminal laissez ce champ vide si vous utilisez une cl USB Ordinateur gerant nom de l ordinateur g rant la communication entre le terminal et la base de donn es Dans la plupart des cas ce serveur devrait tre l ordinateur ex cutant le logiciel TA Touche Commande il est possible d entrer une cl num rique pour s curiser la connexion entre le terminal et le logiciel Langue du terminal cette option permet au terminal de s adapter certaines langues Mon ordinateur ce bouton permet de d finir l ordinateur actuel comme serveur 3 11 ETATS L cran de rapport Etats est accessible via la barre de menu en cliquant sur Rapport puis sur Etats raccourci clavier ALT R P Si votre termi
40. rci clavier ALT E L LIL H Ne A Br lt SER Grille horaire n D partement Utilisateur P riode de Type de rapport Filtre de rapport 3 1 Cette ann e R 01 01 2014 E 37122014 E Mois Semaines Tout n Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Code Fonction Actualiser Tous 4 Thomas Yorker Thomas B Nom d utilisateur B mar mer jeu ven lun mar 4 Thomas Yorker 31 12 01 01 0 03 06 07 Janvier F vrier 29 01 30 01 31 01 H Tl l Y l l l 1 1 1 29 05 30 05 E l Juillet I t tl 1 31 07 I Tl Septembre I 1 1 l Octobre 04 10 05 10 I 2 ET 06 10 2014 10 21 lun mar mer I J 15 01 T Y i 1l H TT 08 06 i 13 07 1l 11 T 1 TT lun mar Nom a t H Day Early L Entplan 17 18 Evening Holiday 17 18 Meeting 11 ox OT Spe 20 04 H Outside Planned E gt D Ex SR um um i m mi udi Project 18 05 19 20 Unpaid 8 comm EE sa s s 1 17 Vac P Vacation TOM OR 17 08 H 1 T m zd 8 amp ZS ud ns E s x x B a zu ud 24 WWW Safescan com L cran Grille horaire affiche toutes les donn es de pointage ainsi que les heures de l horaire de travail et les heures planifi es Il donne une vue simple et directe sur les in et sortie de vos employ s L cran est divis en trois sect
41. rez pas un fichier CSV mais un fichier PDF 3 19 RAPPORT CODE FONCTION L cran Rapport code fonction Rapport est accessible via la barre de menu en cliquant sur Rapport puis sur Rapport code fonction raccourci clavier ALT R W L cran Rapport code fonction vous permet de voir le temps pass sur des t ches ou des projets sp cifiques Les r sultats peuvent tre regroup s par jour personne ou code fonction 3 16 PROPOS DE L cran A propos de est accessible via la barre de menu en cliquant sur Aide puis sur A propos de raccourci clavier ALT H A L cran A propos de affiche des informations sur la version de votre logiciel et fournit plusieurs liens vers le site web de Safecan aide en ligne manuel assistance technique et mises jour WWW Safescan com 29 ANNEXE ASSISTANCE Si vous avez des questions ou rencontrez des probl mes avec le logiciel et si vous avez besoin d assistance de la part de Safescan cliquez sur Aide puis s lectionnez Support raccourci clavier ALT H S ce qui lancera le logiciel d assistance distance de Safescan TeamViewerOS Appelez le num ro de t l phone affich sur votre cran et donnez votre ID et votre mot de passe nos techniciens Allow Remote Control 2t Please call 31 85 486 77 77 and provide the fallawing ID to our support team 471 917 868 2987 I Ready to connect secure connection www teamviewer cam Cancel BASE DE DONN ES FIRE
42. s La chaine de caract res Database connection d finit le chemin d acc s la base de donn es du logiciel La valeur par d faut est NTADATA FDB Pour plus d informations concernant le syst me Sauvegarde ll est possible de cr er un fichier de sauvegarde de vos donn es Cette sauvegarde peut tre faite manuellement ou automatiquement de base de donn es utilis par le logiciel consultez la section Base de donn es Firebird dans l annexe du pr sent document 3 1 2 CONVERSION ENTREE SURTIE La table de conversion Entree sortie permet au logiciel de traiter les actions effectu es avec les touches de fonction personnalisables des terminaux des s ries Safescan TA 900 et TA 8000 Pour plus d informations sur la configuration des touches de fonction personnalisables consultez le manuel de votre terminal Ajouter Annuler Enregistrer X 1 Conversion Entree Sortie R z i Ajouter Supprimer Annuler Enregistrer Fonction Etat 4 Code Fonction in 0 Entr e Pour ajouter un nouvel l ment dans la table de conversion Entree sortie cliquez sur l ic ne Ajouter situ e au dessus de la table une nouvelle Out 1 Sortie ligne appara t Break 2 Fause Return 3 Retour lgnore 4 Ignorer Fonction Etat Entr e Sortie Code Fonction Fonction Etat Meeting Meeting 5 In Entr e In Entr e Dans la colonne Fonction donnez un nom l l ment vous pouvez Dans la colonne Etat donnez
43. s tableaux en cliquant sur l en t te de la colonne que vous voulez trier Un autre clic inverse l ordre de tri R organiser l ordre des colonnes Vous pouvez changer la place d une colonne dans un tableau en faisant glisser son en t te l emplacement d sir Afficher masquer des colonnes Un clic droit sur une colonne quelconque affiche une liste de toutes les colonnes affichables Cliquez sur les noms des colonnes que vous souhaitez afficher masquer lt lt o w 1 42 FILTRES Vous trouverez des filtres sur la plupart des crans du logiciel Ces filtres vous aideront obtenir des donn es pertinentes rapidement et efficacement Filtre Utilisateur texte entrez les premi res lettres du nom de l utilisateur que vous recherchez Filtre Departement il vous donne toutes les donn es relatives un d partement Filtre Utilisateur il vous donne toutes les donn es relatives un utilisateur sp cifique Filtre P riode s lectionnez une plage pr d finie ou cliquez sur Selectionnez au bas de la liste pour d finir des dates dans les filtres P riode de et P riode Filtre P riode de s lectionnez la date de d but de la p riode de votre rapport ce filtre est activ uniquement si vous avez s lectionn Selectionnez dans le filtre P riode Filtre P riode s lectionnez la date de fin de votre p riode de rapport ce filtre est activ uniquement si vous
44. ses soient d duites automatiquement du total des heures travaill es sans que les employ s pointent pour elles 12 WWW safescan com 1 10 CODES FONCTIONS Les codes fonctions sont un l ment cl du logiciel TA et ont diverses utilisations lls peuvent tre utilis s pour sp cifier le temps consacr des projets sp cifiques mais ils sont galement utilis s pour enregistrer les absences Dans le menu principal s lectionnez Editer Code fonction ou cliquez sur l ic ne lt Code fonction gt dans la barre des raccourcis Ee raccourci clavier ALT E W Le logiciel propose des codes fonctions standard pr d finis Ils peuvent tre modifi s et personnalis s si n cessaire en fonction de vos propres besoins o Ae HR t o Rapport Emploi Code Pointages Grille horaire Jour P riode Rapport Code fonction D partement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Nom Description DK Exporter Email Imprimer Ajouter Da Nom Description Couleur 1 Project Assignment time 2 Planned Scheduled time e 3 Vacation Vacation time 4 Holiday Holiday time 5 Vac P Planned Vacation time 6 Entplan Keine geplante Arbeitszeit e 7 Sick Sick Q 8 Day Day Shift 9 Evening Evening Shift e 10 Night Night Shift e 11 OT Spe Special OT e 12 Unpaid Unpaid Leave e 17 Outside Outside mission e 18 Early L Early Leave e Pour ajouter un autre code fonction cliquez sur le bouton Ajouter situ en haut
45. tes les donn es de pointage sous forme de liste Vous pouvez v rifier modifier et ajouter des donn es de pointage Pour toute erreur d tect e par le logiciel l tat Entree sortie de la ligne suppos e erron e est mis en surbrillance rouge ll est important d tre conscient que le logiciel ne peut fournir des r sultats de calcul valides que s il re oit des donn es coh rentes Les s quences suivantes sont consid r es comme tant valides par le logiciel Entree Sortie Entree Pause Retour Sortie Entree avec code fonction Entree avec code fonction Entree Entree est galement consid r e comme valide m me si une surbrillance rouge s affiche Tous les Entree impairs sont consid r s comme Entree tous les Entree pairs sont consid r s comme Sortie Remarque afin de prot ger l employeur et l employ il n est pas possible de supprimer des donn es de pointage de la base de donn es du logiciel Une donn e de pointage peut tre d finie comme ignor e pour qu elle ne soit pas prise en compte pour le calcul des heures Modifier un pointage Il y a plusieurs fa ons de modifier un pointage Ajouter temps de pr sence a o Ck enE t r Changer en Sortie I Changer en Pause a Changer en Retour ve e Mail Imprimer Ajouter Modifier Actualiser v gt e a Double cliquez sur la ligne que vous souhaitez modifier b ou c S
46. ur dans le logiciel le mot de passe a la m me valeur que l ID utilisateur Si vous vous voulez utiliser le mot de passe galement sur le terminal TA il ne peut tre que num rique avec 5 chiffres au plus 6 Emploi du temps vous pouvez associer l employ un horaire de travail voir la section 4 de ce manuel FLD m o Lorsque vous avez termin cliquez sur le bouton Enregistrer WWW Safescan com 9 1 8 2 PARTIR DU LOGICIEL Acc dez la page lt Utilisateur gt ALT E U et cliquez sur le bouton lt Ajouter gt situ en haut droite de la page TA Fichier Editer Rapport Aide o E Men EL 5 Rapport i Emploi Code Pointages Grille horaire Jour Periode Rapport Code fonction Departement Utilisateur du temps Planning Dispositif fonction New Version Filtre Utilisateur Filtre d partement Filtre utilisateur Tous M 50 ood Privi Management Utilisateur La fen tre contextuelle suivante s ouvre Ajouter un utilisateur X ID utilisateur D partement 51 B OK Annuler Le logiciel s lectionne automatiquement le premier ID utilisateur libre Il est possible de changer cet ID utilisateur mais en raison de la fa on dont le logiciel et le terminal communiquent nous vous recommandons vivement de garder l ID utilisateur propos S lectionnez un d partement pour votre utilisateur dans la liste d roulante et cliquez sur OK Vous pouvez maintenant entrer les donn es de l utilisateur A
47. v Modifications X ShowDecimal lundi 6 octobre 2014 1 1 Date 06 10 2014 05 10 2014 11 10 2014 Groupe calendrier Num ro personnel 156 99 Heures suppl mentaires mois Heures suppl mentaires ce Solde heures suppl mentaires Heures suppl mentaires dernier mois ci 283 30 depuis 256 30 27 00 01 01 2014 L cran Rapport vous permet de g n rer des rapports pour une p riode donn e dans une mise en page facile lire Vous verrez les pointages In et Sortie les heures par jour par semaine par mois et le solde si l utilisateur est associ un horaire de travail et les commentaires entr s par vous ou formul s par le syst me Si vous utilisez le logiciel TA vous aurez galement la possibilit d afficher les vacances les heures suppl mentaires et les corrections ainsi que les heures d arriv e en retard et de sortie en avance D point par le syst me Si lt D point par le syst me gt appara t dans la colonne lt Remarques gt du rapport cela signifie que certaines informations de pointage sont absentes pour ce jour sp cifique et que le logiciel a effectu les calculs partir des informations de l horaire de travail Remarque si une anomalie appara t dans le rapport il y a de fortes chances que les donn es de pointage soient erron es Vous pouvez rechercher les erreurs sur l cran Pointages et les corriger Remarque en cliquant sur l ic ne Exporter dans cette page vous ne g n
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