Formation Gestion Commerciale Page 1/27 Formateur : M
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1. TAF De m me que pour les articles proc der la cr ation du fichier clients Compte La machine g n re automatiquement un code client pour les exports de Banque coordonn es bancaires de votre client donn es en comptabilit que l on peut modifier ici Nous avons la possibilit de rentrer aussi un code risque ainsi qu un encours maximum afin d tre averti d un danger ventuel lors d une grosse commande EC Fiche Client E mfe E DUVERGNE Civit Monsieu 27 porem Z ve y E Statistique Cet onglet permet de consulter le C A r alis avec ce client mois par mois et pour l ann e Vous pouvez galement obtenir des statistiques en valeur et en marge r alis e Formation Gestion Commerciale Vente On retrouve ici le commercial qui s occupe de ce client le tarif appliqu l escompte et la remise Page 17 27 3 Le fichier commerciaux GC Fiche Commercial DURANT DURANT ya Modifier 7 Supprimer TAF De m me que pour le fichier articles et clients entrez ici les diff rents commerciaux de Mme Dupont ainsi que les commissions qui leur sont dues Formation Gestion Commerciale Page 18 27 1APITE EL nr av I N 1 R alisation d une facture TAF Editer une facture M Duvergne pour une coupe de cheveux Le travail a t fait par Jean DURAN2. La r alisation de la facture est l tape finale Nous supposons ici que votre dossier est param tr que les fichiers param tres TVA code Remise mode de r glement et les fichiers de base clients articles et fournisseurs sont d finis La r alisation d un BL d un devis d une commande ou d une facture fonctionne selon le m me principe Nous allons ici cr er une facture de vente Une facture peut tre g n r e partir d une commande client d un BL d un devis ou encore de fa on directe Dans ce dernier cas lancez la commande Nouvelle Pi ce du menu Ventes Choisissez le type de pi ce et cliquez sur OK a L ent te de la facture A BC Nouvelle Facture 18 11 2001 novembre ni ER DUVERGNE Philippe 18 rue JeanJ 18 rue Jean Jaur s aur s mo mp remo e DURAN Jean LA L ent te de la facture permet d enregistrer toutes les informations concernant le client Nous retrouvons les m mes informations dans le fichier client Formation Gestion Commerciale Page 20 27 Lorsque vous entrez un code client chose obligatoire pour la cr ation d une facture toutes les informations le concernant s afficheront automatiquement Vous aurez la possibilit de les modifier uniquement dans ce formulaire si les modifications sont que temporaires dans le cadre de cette facture Ou de mani re durable en saisissant les informations directement dans la fiche client
3. Onglet d cimales permet de d finir le nombre de chiffres apr s la virgule que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos quantit s montants volumes taux Onglet Racines de comptes Ici nous d finissons les racines comptables Tr s utile pour les exportations de donn es Onglet Format Permet dans le logiciel comptable de d finir des formats de variables sp cifiques afin d obtenir l impression une pr sentation particuli re pour vos dates montants heures et texte Onglet Comptabilit Permet de d finir les journaux comptables utiliser Important pour les exportations de donn es Onglet Tiers D finir des civilit s particuli res Dr Pr et option de g n rer automatiquement les codes clients Onglet stock permet de d finir des coefficients sur les achats ainsi que la possibilit de g n rer automatiquement des codes articles Onglet G n ral indiquez votre banque prendre en compte par d faut et le choix du mode d arrondi Pr f rences Libell s DEB Racines d comptes Compt bilit Tiers Formats D cimales N de pi ces et mod les d impression ro Vehtes Param trage du dernier N de piece et du mod le d impression utilis par d faut Achats Stock Devis Pr fixe DY N 200100001 Commandes Client Pr fixe CC N 200100001 BL BR Pr fixe BL N 200100001 Factures Avoirs Client Pr fi
4. b Le corps EC Nouvelle Facture lolx Date Tiers Base de calcul 18 11 2001 DUVERGNE Philippe VW ITCT Euog Code Article D signation Quantit P U Brut TTC Prix Net TTC Montant Net TTC uil a Total HT Total Taxes Total TTC Ent te Corps CB R glements Le corps de facture vous permet de saisir les articles facturer Dans la colonne Code Article vous pouvez soit saisir le code complet de l article si vous le connaissez par exemple ART10 Saisir les premiers caract res du code pour le rechercher Cliquer sur le petit livre pour pouvoir choisir dans la liste compl te Lorsque le code article est identifi et valid nous remarquons que les informations que nous avons saisies dans la fiche articles s affichent automatiquement Vous pouvez bien entendu les modifier ici si elles sont temporaires ou directement dans la fiche articles si elles sont durables Formation Gestion Commerciale Page 21 27 c Le pied Les montants qui s affichent sont automatiquement calcul s selon les articles que vous avez entr s dans le corps de la facture DA EC Nouvelle Facture 83 61 19 60 5 50 I PAYER 100 00 Reste saisir sauf si vous l avez d j fait dans le fichier client l ch ance le s remise s l escompte les frais de port d R glement Comme son nom l indique cet onglet n est utile que lors du r
5. Jean Homme 11 12 02 i TESTU Claude 22 S choir x Facture TAF Suite au devis pr c dent M TESTU Claude d cide d acheter 10 s choirs x et 12 s choirs y Il vous demande un nouveau Devis un Bon de Livraison et une facture Formation Gestion Commerciale Page 25 27 EXERCICE Computer S A M Duval Jean vient d acqu rir une nouvelle soci t anonyme Computer au 118 Bd de la R publique Agen Il souhaite mettre en place un syst me de gestion commerciale dans son entreprise Articles Libell Famille Px achat Age of sail 2 Logiciel 40 Art of magic Logiciel 45 Fl Racing championship Logiciel AT Ms office 2001 Logiciel 230 Globe trotter Logiciel 22 Crime cities Logiciel 32 Jet Fighter Logiciel 18 Alerte rouge Logiciel 19 UC x Mat riel 450 UC y Mat riel 690 Ecran x Mat riel 106 Ecran y Mat riel 213 Clavier x Mat riel 12 Clavier y Mat riel 11 Coefficient N Coefficient Remise Tarif 1 1 8 5 Sur l achat de Mat riel gt I 500 Tarif 2 1 6 2 Sur l achat de Mat riel gt 1 500 5 Sur l achat de Mat riel gt 3 000 7 Sur l achat de Mat riel gt 4 500 10 Sur l achat de Mat riel gt 7 500 a ah db dh dh Formation Gestion Commerciale Page 26 27 Clients Noms Tarifs appliquer Adresse Duvergne Philippe 18 rue Jean J
6. d j initialis e par un autre logiciel EBP afin de r cup rer les informations soci t d j saisies Puis indiquez la raison sociale du nouveau dossier Dans notre cas Nom et emplacement de la soci t Soci t Nom et emplacem BLAN Coiff a Formation Gestion Commerciale Page 9 27 4 Informations sur la soci t C est lors de la cr ation d un dossier que vous saisissez les coordonn es et les informations sp cifiques la soci t Allez dans le menu Dossier gt Propri t s gt Coordonn es N oubliez pas de remplir les diff rents onglets et en particulier Identification contact et adresse pour regrouper un maximum d informations Propri t s de la Soci t Identification cor tact Adiesse S curit Dossier Information l gales pour l identification de la soci t Statut LECTION ETES Activit s Coiffeur ssi i sSS Siret Doo wfo BE MES i Capital fC Annuler Appliquer Aide 5 Les preferences Bien que des donn es de base soient d j rentr es la modification des diff rents choix est fortement recommand e lors de la cr ation de votre dossier pour indiquer au logiciel votre mode de fonctionnement Malgr tout sachez que vous pourrez y revenir tout moment pour les modifier Allez dans le menu Dossier gt Propri t s gt Preferences Formation Gestion Commerciale Page 10 27
7. 19 6 La cr ation de famille est tr s utile pour les statistiques De m me on peut viter de remplir certains champs lors de la cr ation d une nouvelle table client article que l on peut affecter une m me famille Formation Gestion Commerciale Page 5 27 Chapitre I ho ns des Her arme ion Commerciale Les besoins Mme Dupont Julie vient d acqu rir un nouveau salon de coiffure Allan Coiff au 18 Bd de la Libert Agen Elle souhaite mettre en place un syst me de gestion commerciale dans son entreprise Articles Libell Famille Px de Px achat Fournisseu Vente r Peigne x soin 4 HT 13 5 L Or al Peigne y soin 5 HT 4 LOr al Shampoing x soin 7 HT 6 Yves Rocher Shampoing y soin 7 50 HT 16 20 Yves Rocher S choir x Equipement 135 HT 130 Jamais le m me S choir y Equipement 40 HT 135 Jamais le m me Laque x Soin 6 HT 5 L Or al Laque y Soin 7 HT 6 L Or al Kit 1 Peigne y 1 Kit 12 HT Shampoing y Coupe Homme Service 15 TTC 7 Coupe Femme Service 30 TTC 9 Kit2 1 Coupe Homme 1 Kit 20 TTC Shampoing X Coloration Service 5 TIC 1 Remises N Type de client le Remise Tarif 1 Client Fid le 5 Remise g n rale Tarif 2 Revendeur 5 Sur l quipement si achat gt 10 Formation Gestion Commerciale P
8. INITIATION A LA GESTION COMMERCIALE ETUDE DE CAS DE LA SOCIETE ALAN Cr ation SOMMAIRE I Installation g n rale 1 Configuration 2 Installation et lancement du logiciel EBP 3 Fonctionnement g n ral d un logiciel de gestion commerciale II Initialisation des fichiers param tres 1 Les Besoins 2 Cr ation d un dossier 3 Informations sur la Soci t 4 Les pr f rences 5 Les Familles et autres fichiers param tres HI Les fichiers de donn es 1 Le fichier articles 2 Le fichier clients 3 Le fichier commerciaux IV Du Devis jusqu la facture 1 R alisation d une facture 2 R alisation d un devis et utilisation du transfert jusqu la facture Formation Gestion Commerciale Page 2 27 1 La configuration mat rielle n cessaire Windows 95 ou sup rieur PC 486 16 Mo de RAM R solution 800 600 Un lecteur de CD Rom Espace disque 30 Mo En Bref tous les ordinateurs de plus de 4 ans ont les configurations requises pour ce style d application Dans le cas contraire on en trouve pour moins de 5000 Francs dans les grandes surfaces qui feront parfaitement l affaire Sans oublier qu il vous faut aussi une imprimante que l on trouve pour 300 F Attention tout de m me au prix des cartouches et la vitesse d dition 2 Installation et lancement N h sitez pas faire appel au manuel d utilisation car selon les logici
9. age 7 27 Clients Noms Tarifs appliquer Adresse Duvergne Philippe Client fid le 18 rue Jean Jaur s 47000 AGEN Carmen Julien 12 rue Paul Dangla 47000 AGEN Testu Claude Revendeur 169 Av Henri Barbusse 47000 AGEN Dujean Martial Le pigeonnier 47230 BARBASTE Terro Myriam Client fid le et revendeur 3 Lot Vall e st arnaud 47480 BAJAMONT Dupont St phane 14 Place de l glise 47240 BON ENCONTRE Varres Magalie L claire 47600 NERAC Magelis Bruno Client fid le Appt 115 R sidence Etoile 27 rue Jacques Vergne 47000 AGEN Ubotin Laetitia Client fidele 114 rue Mallet 47410 LAUZUN Employ s Noms Adresse Commissions Duran Jean 16 Av de la r publique 5 sur les soins 47000 AGEN Delfour Marie Gare de Lyon 5 sur les soins 75000 PARIS Autre Duran Jean s occupe toujours de Philippe DUVERGNE Mme Dupont Julie s occupe toujours des clients Testu Claude Magelis Bruno Ubotin Laetitia Formation Gestion Commerciale Page 8 27 1 Cr ation d un dossier Allez dans le menu Dossier gt Nouveau ou clic gauche sur l ic ne Pour les nouveaux utilisateurs pointez sur cr er un nouveau dossier vierge L autre choix s adresse aux utilisateurs d une version ant rieure d EBP Choisissez ensuite si vous d sirez cr er un nouveau dossier entreprise ou si vous d sirez cr er un dossier concernant une entreprise
10. ation des fichiers param tres en allant tour tour dans les diff rents modules du menu fichier Formation Gestion Commerciale Page 13 27 CHAPITRE HI Formation Gestion Commerciale Page 14 27 Apr s avoir cr votre dossier et mis en place l ensemble de vos fichiers param tres vous pouvez donc maintenant d finir vos fichiers de travail articles clients fournisseurs commerciaux Lorsque vos fichiers deviennent volumineux vous pouvez dans les diff rentes listes les trier par code d signation famille Vous pouvez aussi les filtrer Pour cela avec le clic droit de la souris ajoutez un nouveau filtre Ainsi par exemple si vous cr ez un filtre sur la famille Equipement vous avez la liste de tous vos quipements et rien d autre 1 Le fichier articles Le fichier articles vous permet de cr er modifier ou bien supprimer vos articles Vous pouvez selon le cas soit garder les configurations par d faut saisies dans les diff rentes familles soit les personnaliser en modifiant certains crit res TAF Cr er les articles n cessaires la gestion commerciale de Mme Dupont Formation Gestion Commerciale Page 15 27 Compl ment nous trouverons ici le conditionnement la localisation dans le d p t la grille de remise l unit de vente l article de remplacement Fournisseur Saisissez ici Code Le code est obligatoire sauf si dans le menu pr f rence vous avez de
11. aur s 47000 AGEN Carmen Julien 5 sur les logiciels 12 rue Paul Dangla Tarif 1 47000 AGEN Testu Claude Tarif 2 169 Av Henri Barbusse 47000 AGEN Dujean Martial Le pigeonnier 47230 BARBASTE Terro Myriam 5 sur les Logiciels 3 Lot Vall e st arnaud Tarif 2 47480 BAJAMONT Leslo Didier Tarif 2 12 rue Cale abadie 47000 AGEN TAF Trouver des familles de clients Param trer le logiciel de gestion commerciale Editer les documents suivants la date du jour Clients Articles Documents CARMEN Julien 1 UC x Facture 1 Ecran x 1 Clavier y 1 Fl Racing championship DUVERGNE Philippe 1 Age of sail 2 Facture 1 F1 Racing championship TESTU Claude 2 UC x Devis 3 UC y BL 4 Ecran x Facture 1 Ecran y 5 Clavier x TERRO Myriam 2 UC x Facture 2 Ecran y 2 Clavier x 5 FI Racing championship DUJEAN Martial 5 UC x Devis 5 Ecran y BL 5 Clavier y Facture Leslo Didier 10 UC y Facture 10 Ecran x 10 Clavier x Formation Gestion Commerciale Page 27 27
12. els et la version l installation ne s effectue pas obligatoirement de la m me mani re Dans le cas pr sent il faut suivre les tapes suivantes Ins rer le CDROM Attendre Auto Run Suivez les tapes une une Accepter les conventions d utilisation Cliquez sur installation compl te Choisir un r pertoire d installation Choisir un r pertoire d installation du ou des dossiers EBP Tous les dossiers de vos autres logiciels EBP y seront automatiquement install s Questions diverses Ic ne sur le bureau dans le menu d marrer par dossier Formation Gestion Commerciale Page 4 27 3 Fonctionnement g n ral d un logiciel de Gestion commerciale Le fonctionnement d un logiciel de gestion commerciale est le m me quel que soit le logiciel Ciel Api Ebp Les changements proviennent de la disposition des menus et de l ergonomie g n rale du logiciel Le logiciel de gestion commerciale est une base de donn es qui fonctionne l aide de tables client et article ainsi que des champs nom client pr nom client Voir sch ma Client Article Fournisseur Nom Libell Nom Pr nom Prix Pr nom Adresse R f Adresse Remise s Stock Pour regrouper les diff rentes tables on utilise des familles de tables On peut par exemple cr er une famille de client qui ont les m mes remises Ou une famille d articles ayant un taux de TVA
13. er _ _ Formation Gestion Commerciale Page 23 27 TAF Un inventaire t effectu Entrer les donn es suivants Articles Libell Quantit Peigne x 50 Peigne y 30 Shampoing x 52 Shampoing y 34 S choir x 112 S choir y 70 Laque x 40 Laque y 37 TAF Editer les documents suivants 10 s choir y Dates Clients Articles Documents Commerciaux 02 01 02 CARMEN Julien 1 Coupe Facture Duran Jean Homme 1 Shampoing x 15 01 02 DUVERGNE 1 Coupe Facture Philippe Homme 1 Peigne x 1 Shampoing y 1 Laque x 15 01 02 TESTU Claude 8 S choir x Devis 12 S choir y 07 02 02 TERRO Myriam 12 S choir y Facture Delfour Marie 12 02 02 DUJEAN Martial 1 Coupe Facture Delfour Marie Homme 1 Peigne y 05 03 02 Magelis Bruno 1 Coupe Facture Homme 11 03 02 Ubotin Laetitia 1 Coupe Femme Facture 1 Kit 02 04 02 Dupont 1 Coupe Facture Duran Jean St phane Homme 06 04 02 Varres Magalie 11 S choir x Devis Bon de Liv Facture 04 05 02 DUVERGNE ph 1 Coupe Facture Homme 05 06 02 CARMEN Julien 1 Coupe Facture Delfour Marie Homme 02 08 02 TESTU Claude 12 S choir x Facture 10 09 02 Ubotin Laetitia 1 Coupe Femme Facture 24 10 02 TERRO Myriam 1 Coupe Femme Facture Delfour Marie Formation Gestion Commerciale Page 24 27 22 11 02 CARMEN Julien 1 Coupe Facture Duran
14. glement Il permet d affecter le r glement partiel ou total la facture Lors d un paiement sans ch ance nous saisirons directement le r glement lors de la cr ation de la facture e Impression de la facture Pour imprimer la facture courante cliquez sur l ic ne Ss dans la barre d outils Cochez la case Euro si vous souhaitez imprimer en Euro Formation Gestion Commerciale Page 22 27 S lectionnez dans Mod le le mod le de facture utiliser facture Facture HT Traite Le mod le par d faut peut tre param tr dans le menu dossier gt pr f rence 2 R alisation d un devis et utilisation du transfert jusqu la facture La r alisation d un devis s effectue de la m me mani re que la r alisation d une commande d un BL d une facture EC Pi ces de vente 13 11 2001 novembre 18 11 2001 novembre Modifier LA 18 11 2001 DUVERGNE DUVERGNE 18 rue Jed 5 Nouvelle Supprimer Ep Copier Imprimer Autre filtre Ei Etiquettes ll Envoi par e mail Bt Regrouper Dans le formulaire pi ce de vente il vous suffit de choisir Devis puis cr er pour faire un devis Vous retrouverez les m mes tableaux que pr c demment lors de la cr ation d une facture Pour transf rer un devis en Commande un devis en facture ou encore un BL en facture Il faut mettre en sur brillance le document transf rer et utiliser la touche Transf r
15. mand une codification automatique l article Composants Cet onglet est utile que pour les articles compos s Il permet non seulement de conna tre la composition d un article mais aussi de calculer automatiquement son prix d achat le nom du fournisseur de Info permet de saisir une observation d ins rer une photo si elle est num ris e Num ros de comptes Important pour l exportation des donn es en comptabilit g n rale EX Fiche Article ARTI NO gg Code ARTI Designation PEIGNE x Entr es Sorties so Commande Client E Btock Inventaire m Actuel Champs personnalises Complement Divers Tarifs Composants Prix d achat Ss Frais d approche Prix de revient 20 00 Vente TTC Marge 5 00 23 90 5 00 Tarif Ce tableau permet de d finir 5 tarifs diff rents un prix de revient et un prix de vente Formation Gestion Commerciale eee Famille SOIN Commandes Foumisseur Fournisseurs TT Visualiser les valeurs en Euro 20 00 TYA 1960 x Numeros de comptes Infos Statistiq DEE Exo 20 00 20 00 Statistiques Cet onglet vous permet de consulter les quantit s entr es sorties et en stock mois par mois et totalis es Vous pouvez galement obtenir des statistiques en valeur et en marge r alis e Page 16 27 2 Le fichier clients
16. t en votre possession concernant les points communs que l on retrouve dans la m me famille Exemple une famille poss dant des articles qui utilisent toujours le m me taux de TVA Libell Coefficients Arrondis TVA TPF Frais d approche Infos G n ralit s Num ros de comptes Ventilation Analytiques Ea Fournisseur m Article r Nomenclature C E E m V Imprimable ST Hors Stock IV Facturable P Facturation au temps r Colisage m Valorisation du stock fi PMP Demier prix de revient Impression des tiquettes par pr Impressions Quantit Nombre I Totaliser les quantit s Formation Gestion Commerciale Page 12 27 TAF Trouver et cr er les diff rentes familles d articles dans le cas de Mme Dupont b Les autres familles La famille de clients G Fiche Famille de Clients F2 fe Poste fe rie E TAF De la m me mani re que pour la famille article trouver et cr er les diff rentes familles fournisseurs et clients c Les remises articles Une remise permet pour des articles et un client pr cis d appliquer une remise en fonction de la quantit d articles vendus ou du chiffre d affaires r alis sur la vente TAF Trouver et cr er le ou les remise s sur articles d Les banques les modes de r glements les frais de port les commerciaux TAF Terminer l initialis
17. xe FC N 200100001 C Autres Mod le Cet onglet permet d indiquer le pr fixe et le premier num ro des pi ces commerciales prendre en compte pour la num rotation automatique Vous s lectionnez galement ici le mod le d impression utiliser par d faut lors des diff rentes impressions N h sitez pas utiliser et regarder les menus d roulants G Formation Gestion Commerciale HT ITC El Devis HT remis e E Commande HT Tod El Bon de ivrajoeh HF es Ventes Divers Articles Stock General Y PE Annuler Appliquer Aide Page 11 27 6 Les familles et autres fichiers param tres Dans le menu fichiers nous retrouvons les diff rents fichiers de base Clients Articles Fournisseurs Commerciaux mais aussi diff rentes familles qui permettent un classement ainsi qu un pr param trage des diff rents fichiers tout en laissant l utilisateur la possibilit de les modifier lors de la cr ation d un article d un client ou d un fournisseur a La famille articles Nous allons ici suivant le cas de Mme Dupont cr er les diff rentes familles Allez dans fichiers gt familles d articles Pour cr er une nouvelle famille 3 possibilit s Clic droit de la souris et choisir nouveau La touche Inser Cliquez sur l ic ne E de la barre de navigation Visionner les diff rents onglets et indiquer les l ments qui son
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