Home

Manuel d`utilisation du logiciel Office GSP

1. 1 7 1 1 2009 Pour r aliser une remise en Banque il faut commencer par s lectionner le moyen de r glement S lectionnez ch que par exemple puis appuyez sur le bouton Nouvelle Remise La liste des ch ques non encore remis apparait dans le tableau cochez la case de droite de chaque r glement que vous souhaitez remettre en banque A la fin de votre s lection dirigez vous dans la zone de couleur Jaune s lectionnez la banque ou vous allez effectuer la remise le montant est automatiquement calcul selon votre s lection Ajustez la date de la remise et pr cisez une r f rence interne Enfin cliquez sur le bouton l ic ne verte pour valider votre remise Office GSP vous confirme le num ro qui a t attribu votre remise Pour imprimer le bordereau de remise retournez sur l onglet liste des remises s lectionnez votre remise puis cliquez sur le bouton imprimer 7 amp O v Y Modifier une Remise CREDIT AGRICOLE z Cet onglet permet de modifier une remise Saisissez le Num ro de la remise en haut gauche puis cliquez le le bouton Modifier La liste des r glements attach s cette remise apparaissent l cran point s les autres r glements disponibles restent quant eux non point s Supprimer en d pointant des r glements d j point s ou Ajoutez en pointant de nouveaux r glements Le montant total de la remise se calcul automatiquement Vou
2. 23 PLANNING C EDITIONS Exportations format XLS Import Factures Format ds Exportations format XML CLIENTS e i Logiciel de Gestion des Services la Personne GESTION Version 1 01 AD Edition PRO Importation du fichier Client S lectionnez votre fichier XLS appuyez sur le bouton v rification Office GSP v rifie la coh rence des donn es pr alablement l importation Dans le Journal des anomalies retrouvez le d tail des probl mes rencontr s L importation ne pourra tre r alis e que lorsque le journal d anomalie est vide amp Importation fiches clients Format xs T S lectionnez votre fichier d importation xls Fichier a a Jisilcalinnsheliahics Journal des anomalies Nbre Clients pr ts Importer OU merenan OFFICE GSP Le format d importation est identique celui de l exportation soit Colonne Colonne A Colonne B NOMCLIENT DUPONT Colonne C AD1 Colonne D AD2 S Colonne E AD3 59000 S Colonne F 59000 Colonne G Colonne H Colonne Colonne J FAX EMAIL DUPONT OFFFICEGSP COM L importation ne concerne que les fiches clients dont le code client n a pas d j t utilis dans le logiciel Si le code client est d j pr sent cela constituera une anomalie I mportation du fichier facture au format xls S lectionnez votre fichier XLS appuyez sur le bouton v rification Office GSP v rifie la coh rence des donn es pr alable
3. Attention Formatez votre num ro de compte en s parant Code Banque Code Guichet N de compte et cl par des ESPACES OFFICE GSP 2 6 2 TVA Les taux de TVA sont int gr s dans Office GSP Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Financier TVA 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Outils 7 4 Clients 4 Prospects all izi ere 23 PLANNING 4 Organismes de financement ffi C G S p Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne EDITIONS Ed Sauvegarde sur Cl USB T Version 1 01 A0 BE Sauvegarde sur disque Edition PRO Absences et Comp tences Articles Tarifs Prestations i i Remises Unit s Coordonn es Bancaires TVA Moyen de Paiement Conditions de R glement At TT tt Ent 5 50 445712 19 60 445714 TVA COLLECTEE 19 6 Modifiez si besoin les informations en cliquant directement dans le tableau Affectez le N de compte comptable qui sera utilis lors de l exportation comptable Pour ajouter un Nouveau taux de TVA cliquez en dessous de la derni re ligne D OFFICE GSP 2 6 3 Moyens de Paiement Param trez les diff rents moyens de paiement de votre soci t Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Financier Moyen de paiement F OFFICE GSP Logiciel de gestion
4. Logiciel de Gestion des Services la Personne Manuel d utilisation du logiciel Office GSP Version 1 Documentation en cours de r daction D cembre 2009 O V Sommaire 1 Pr sentation 2 Param trages Enregistrement du num ro de licence Fiche soci t Autres param tres Unit s Actions Param tres Financiers 2 6 1 Coordonn es Bancaires 2 6 2 TVA Moyens de Paiement Conditions de r glement N NN NN N O UT R N HA N N 2 7 Intervenan Absences Comp tences Fiche Intervenant D NN og UNEF AUW NNN Articles Tarifs et Remises 2 9 1 Tarifs 2 9 2 Remises DE O 3 Fichiers Client Prospect Organisme D finitions Fiche Client Contacts Cartographie G o localisation Sites Financements A U amp Y NN HA 4 Offres et Contrats 5 Ev nements Simples et Compos s Ev nement simple Frais Annexes Ev nement Compos Gestion des Ev nements dans la fiche client Duplication d v nement R plication d v nement Fiche d intervention Gestion des Ev nements dans le Planning Agenda DER ER SRE SEE FN RE 1 O U1 WW N H 6 Facturation 6 1 G n ration des factures 6 2 Journal de Facturation 7 Paiements Saisie des R glements 7 1 7 2 Remise en Banque 8 Attestation Fiscale T u O v Y 9 Editions 9 1 Edition et Modification des Actions 9 2 Planning de Travail et Feuille de pr sence 9 3 Fiches d intervent
5. 7 O v Y 2 5 Actions Au c ur d Office GSP l ensemble des v nements sont d finis selon diff rentes terminologies que nous classifions en actions intervention rendez vous appel t l phonique Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Actions ffice GSP 23 PLANNING Logiciel de Gestion des Services la Personne r EDITIONS Version 1 01 A0 Edition GRATUITE Intervenants Absences et Comp tences Artides Tarifs Prestations Remises _ Action a Facturer G n re un D placement d Annuler d Valider Vous pouvez ajouter modifier supprimer les actions dans Office GSP Les param tres de l action sont Le libell de l action Ic ne de repr sentation modifiable en cliquant sur la zone dessin e Choix de la couleur pas encore exploit O Y Action Facturer Certaines actions ne n cessitent pas de facturation si vous souhaitez facturer votre action cochez la case Action facturer G n re un d placement Certaines actions ne n cessitent pas de d placement comme un appel t l phonique si vous ne cochez pas la case G n re un d placement les v nements avec cette action n auront pas de site s lectionn ni de calcul de distance et par cons quence pas de frais de d placement Intervenants Vous pouvez attacher une ac
6. OFFICE GSP 5 1 6 R plication Pour les prestations r currentes il est possible de r pliquer rapidement vos v nements fr quents par l cran ci dessous Lundi Vendredi Mardi Samedi Mercredi Dimanche Horaire de Garde Malade DEPANNAGE INFORMATIQUE Lundi 23 Hovembre 2009 Mercredi 25 Novembre 2009 Lundi 30 Movembre 2009 Mercredi 2 D cembre 2009 Lundi 7 D cembre 2009 Mercredi 9 D cembre 2009 Lundi 14 D cembre 2009 Mercredi 16 D cembre 2009 Au 16 11 2009 09 42 16 11 2009 13 42 16 11 2009 14 00 16 11 2009 15 00 S lectionnez les jours concern s la p riode la fr quence Cliquez sur Calculer les dates supprimez les dates qui ne vous conviennent pas Puis cliquez sur le bouton G n rer les Ev nements O V 5 1 7 Fiche d intervention Sur chaque v nement vous avez la possibilit d imprimer une fiche d intervention afin que votre intervenant puisse transporter le r sum de la mission r aliser impii is SSAI SEIT lDffice GSP Lecce de Dee ARE reine 1e Parone OFFICE G3P AYSHLE DES CHAMPS ELYSEES EHTE POSTALE ESCALIER GETAC 3 Tama PARIT MR CUP ONT PERRE wi UT Pm Tann RUE DES OLNERS robe 0eme bmi CONTACTECEACEGSE COM E TEE tet t HT Agi z0 OUEHDOD EWA FRIDAN APENA AN Bis kiemai p re cE aa Om Conso Mr OLIPONT PIERRE Tpha Monsiaur OURANDC Pau Description ds l intsnsntion Gads Masis Ag Pemeri HAZE du 1601 2008 Pr
7. Les v nements sont class s par ordre chronologiques et vous retrouverez les informations suivantes Site client Adresse Distance et M mo site Contact Client Nom du contact avec N de t l phone fixe et mobile Type d Action Description Libell de l v nement avec le m mo de l v nement Date Heure de d but et Date et Heure de Fin Nom de l intervenant T u O v Y Exemple de Feuille de pr sence Feuille de Presence Dffice GSP Te Lecce de Gestion des Lerces hla Peruinre AVENUE DES CHAMPS ELYSEES SOTE POSTALE S SCALIER S ETAGE 3 Tmo La feuille de pr sence s imprime selon la p riode que vous avez pr c demment param tr Vous pouvez donc l diter pour une semaine une quinzaine ou un mois Chaque jour de la p riode est imprim avec le cas ch ant les horaires r alis s KKL OFFICE GSP 9 3 Fiches d intervention ye ca ai 2 Edition des Etats moo ER 2 A ce Offres Contrats Actions Planning de Travail Fiches Interventions FicheClient L Fermer Date de d but 23 11 2009 Intervenant Lundi Mr DURAND Paul Rechercher les v nements Ea Imprimer Fiches Intervention Date de fin 29 11 2009 Dimanche P riode pr d finie Za Date a Technicien a Client a Vile 26 11 2009 15 00 DURAND Paul DUPONT PARIS S lectionnez la p riode puis l intervenant et cliquez sur le bouton recherc
8. est assujettie la TVA laissez la case Exon ration de TVA vide Dans le cadre de votre activit de service la personne la fiscalit sp cifique vous autorise facturer au taux r duit de 5 5 en vigueur en 2009 et il est n cessaire de le mentionner dans la zone Mention L gale TVA TVA SAP 5 5 CGI 2 2 4 Format de Facture Ligne de Bas de Facture Vous disposez d une ligne de bas de facture renseignez la librement elle apparaitra en bas de chacune de vos factures Mod le de Facture par d faut S lectionnez le mod le de facture par d faut que vous souhaitez il sera propos lors de la cr ation de vos fiches clients prospects organismes Vous avez le choix entre les mod le D taill Simplifi Basic T v O v Y Coupon d tachable En s lectionnant cette option vous imprimez dans le coin sup rieur droit de votre facture un petit coupon d couper afin que votre client puisse le joindre son r glement D tail Avantage Fiscal Cette option vous permet d imprimer en bas de chaque facture le montant de base de calcul de r duction cr dit d imp t que votre client pourrait obtenir s il rassemble les crit res d ligibilit Le cumul est galement imprim Code Barre En option vous pouvez imprimer un code barre sur votre facture L utilisation du code barre n est pas encore int gr e au programme pour le moment mais fera l objet d un d veloppement futur 2 2
9. 10 6 Statistiques de D placement Statistiques Statistiques des D placements r alis s Date de d but 02 02 2009 FE Jeudi Date de fin 31 12 2009 Jeudi P riode pr d finie 5 jj Y Cette statistique permet de visualisez les distances parcourues lors de vos interventions Modifiez la p riode sur la gauche de la fen tre puis cliquez sur le bouton Calculer Ce palmar s de d placement est d taill par client dans le grand tableau de droite puis par action dans le petit tableau de gauche O V 10 7 Rapport d activit Rapport Mensuel Date de d but 01 01 2009 ivit A MontantTTC Quantit Jeudi ARDE M 88 00 Date de fin 31 12 2009 Jeudi P riode pr d finie Intervenant i Montant TTC Quantit a Libell a Dur e R1111122272 DURAND Paul 28 0000 8 00 Heures Types de rapports W Rapport par activit W Rapport par intervenant Client 4 TIC a UNITE a CONSEIL REGIONAL SOMME 17 4 00 Heure s 0 00 W Rapport par intervention MR DUPONT PIERRE 40 4 00 Heurels 4 00 Ea Imprimer Rapport Date Facture N Pi ce 3 Client a Prestation A MONTANT TTC Dur e amp D 16 11 2009 1 MR DUPONT PIERRE GARDE MALADE 10 40 4 00 16 11 2009 2 CONSEIL REGIONAL SOMME GARDE MALADE 17 60 0 00 W Rapport par client D finissez la p riode que vous souhaitez puis cliquez sur calculer Vous obtenez quatre statis
10. 7 O v Y 5 1 4 Gestion des v nements dans la fiche client Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND 16 11 2009 09 29 16 11 2009 13 29 AFaire Visualisez en liste l ensemble des Actions Rendez vous Interventions Appels et tout autres v nements qui ont ete realise avec votre client Chaque v nement enregistr apparait dans la liste ci dessus avec un Etat A Faire Vous pouvez modifier cet tat en retournant dans l v nement par la modification ou avec un clic droit de la souris sur la ligne concern e nor E LOMME M M 4 Changer Etat TERMINE Marquer Hors Agenda Marquer Dans Agenda Marquer Gratuit Marquer Facturer n EC COUR QULTES EVENEMENTS gui ont ete reaalse AVEC volre chent h Facturation i s R glements Une fois l v nement factur son tat passera de Termin Factur vous pouvez cependant le modifier nouveau et le passer Terminer pour ventuellement refaire une facturation O V 5 1 5 Duplication Vous pouvez galement dupliquer un v nement en cliquant sur le bouton Dupliquer v v nement de R f rence Fu PT 172009 Mission Garde Malade Date de duplication ki S lectionnez la date du nouvel v nement s lectionnez les frais annexes si vous souhaitez galement les dupliquer Cliquez sur Dupliquer
11. D s lectionnez dans la liste les intervenants si besoin 3 Choisissez d envoyer uniquement le planning et ou les fiches d intervention attach es Enfin appuyez sur le bouton Envoi des Emails Les emails seront enregistr s dans la boite d envoi de Microsoft Outlook avec en pi ce jointe PDF le fichier planning et ou les fiches d intervention Faites envoyer Recevoir sur Microsoft Outlook pour transmettre vos emails OFFICE GSP 12 4 3 Envoi des Factures par Email aux Clients amp 7 Envoi des Factures par Emails aux contacts param tr s mn E m Len 1 21 Sr PF a dicii i Liste des Factures pr vues l envoi par Email P riode Date N Facture Client Destinataire Date de d but 22 11 2009 Dimanche Date de fin 22 11 2009 Dimanche P riode pr d finie Za QO 4 Rechercher Q S lectionnez D s lectionnez votre s lection S lection Fermer en Q Ka Envoyer les Emails Dans cette fen tre vous pouvez envoyer rapidement aux contacts que vous avez param tr s option recevoir la facture par Email les factures que vous avez mises 1 S lectionnez la p riode relative aux factures mises 2 Appuyez sur le bouton rechercher Apparait dans le tableau seulement les factures ayant une contact param tr pour l envoi par Email 3 S lectionnez D s lectionnez droite du tableau les factures envoyer 4 Appuyez sur le bouton Envoyer les Emails L objet et le t
12. Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Articles amp f OFFICE GSP x Logiciel de gestion des se Fichiers 2 cients a Prospects 4 Organismes de financement J Param tres Gestion Ed Sauvegarde sur Cl USB Editions Communica ton Soci t Intervenants Absences et Comp tences Artides Tarifs Presta Mgs Remises Unit s Actions Financier Autres param tres ffice GSP 23 PLANNING ZP EDITIONS Logiciel de Gestion des Services la Personne Version 1 01 AD Edition GRATUITE T y z O v Y 2 8 1 Fiche article Fichier Article Code Article amp D signation Article ACCOMPAGNEMENT ACCOMPAGNEMENT PERS DANS LEURS DEPLACEMENTS ASSISTANCE ADMINISTRATIVE A DOMICILE ANIMAUX o SOINS ET PROMENADE D ANIMAUX DE COMPAGNIE nu Heure s E ASSISTANCE HANDICAP ASSISTANCE AUX PERSONNES HANDICAPEES Heure s ASSISTANCE PERS _AGEE ASSISTANCE AUX PERSONNES AGEES Heure s BRICOLAGE PRESTATIONS DE PETIT BRICOLAGE Heure s CONDUITE FRESTATION DE CONDUITE DU VEHICULE PERSONNEL DES PERS Heure s LIVRAISON DE COURSES A DOMICILE Heure s Dans la fiche article vous pouvez Ajouter Modifier Supprimer Param tres Code Article amp Libell D finition de l unit de facturation D finition du taux de TVA Applicable m me si vous en Franchise de TVA D termination du caract re ligible au cr dit r duction d imp t Si vous ne cochez pas l
13. amp 7 Statistiques d mae Chiffre d Affaires Contrats Missions Palmar s Client Lesimar s sticie D giacements 8 Rapport Mensuel d Activit Palmares du Chiffre d affaires par Client P riode Nom A Code Postal Vile a E Date de d but 01 01 2009 FE DUPONT 80120 D omeja Jeudi CONSEIL REGIONAL SOMME 80000 AMIENS Date de fin 31 12 2009 Jeudi P riode pr d finie Cette statistique permet de visualisez le palmar s client pour la p riode s lectionn e Modifiez la p riode sur la gauche de la fen tre puis cliquez sur le bouton Calculer Apparait la d composition de votre chiffre d affaires d compos par client du plus grand au plus petit OFFICE GSP 10 5 Palmar s du Chiffre d affaires par Article amp Statistiques Chiffre d Affaires Contrats Missions Palmar s Client Palmar s Article Palmares du Chiffre d affaires par Article P riode Libell Article Date de d but 01 01 2009 GARDE MALADE 80 Jeudi Date de fin 31 12 2009 Jeudi P riode pr d finie Cette statistique permet de visualisez le palmar s de vos prestations pour la p riode s lectionn e Modifiez la p riode sur la gauche de la fen tre puis cliquez sur le bouton Calculer Apparait alors la d composition de votre chiffre d affaires selon les diff rentes activit s que vous avez r alis es OFFICE GSP
14. longue du Client CTCIVL Nom du Client CTNOM Pr nom du client CTPRENOM Date de la Facture FADATE Montant de la Facture en chiffres FAMONTANTC Montant de la Facture en lettres FAMONTANTL Dans votre message ces variables seront automatiquement mises jour et votre texte ainsi personnalis sera envoy via OUTLOOK avec la facture attach e au format pdf OFFICE GSP 2 4 Unit s Fichiers 4 Clients f OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Afin de g rer les diff rents types de prestations Office GSP dispose d un fichier Unit s que nous allons d tailler ci dessous Pour y acc der suivez le menu suivant Fichiers Param tres Unit s _ Editions Communication Outils LE MN ffice GSP 23 PLANNING Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne EP EDITIONS Version 1 01 AD Intervenants Edition GRATUITE Absences et Comp tences k Artides Tarifs Prestations Remises Unit s Actions Financier Autres param tres Forfait Quantit Temps Quantit Forfait Vous pouvez personnaliser le libell ainsi que le type d unit II est important de distinguer les unit s Temps des autres En effet lorsque vous param trez une unit en type temps elle aura pour cons quence de tenir compte des horaires de vos intervenants Les autres types d unit s Quantit Forfait ne tiennent pas compte des horaires des intervenants
15. puis si vous le souhaitez filtrez le type d action Vous pouvez galement filtrer par Client et par Intervenant Pour faire voluer un v nement s lectionnez la ligne puis cliquez le bouton Transformer la s lection Pour s lectionnez plusieurs v nements gardez la touche CTRL enfonc e et cliquez sur les lignes que vous souhaitez s lectionner Office GSP vous propose de modifier l tat de l v nement Rechercher Client Intervenant Action Titr Date C but Heure Date Fin Heure Etat Mr CUPOH T PIERRE DU RAN D Mission Garde Malade 16 11 2009 09 42 _16 114 72009 13 47 Factur Mr DUPONT pl ERRE DURAND Mission Garde Malade 16 11 2009 09 29 16711 2009 13 29 A Faire PEALE FALAN NETE LN KENAL misson TRAVAUX Dane TA A RE CENTER TETE ES Mr DUPONT Marc DURAND Mission TRAVAUX DE REPASSAGE 05 11 2009 15 00 05 11 2009 17 00 A Faire Mr DUPONT Marc DURAND Rendez vous DGFGFDGFDFG 29 10 2009 20 00 29 10 2009 21 00 A Faire M DURONIMATE TRAVAR DE REPASSAGE JOLO Mr DUPONT Marc DURAND endez vous AZAZAZ 27 10 2009 20 00 27 10 2009 21 00 A Faire Mr DUPONT Marc DURAND Mission TRAVAUX DE REPASSAGE 22 10 2009 15 00 22 10 2009 17 00 A Faire Mr DUPONT Marc DURAND Rendez vous Azazaza 21 10 2009 20 00 21 10 2009 21 00 A Faire Mr DUPONT Marc DURAND Mission TRAVAUX DE REPASSAGE 45 10 2009 15 00 15 10 2009 J7 00 A Faire Ar DURONTMarE TRAVAR DEREFASTAGE Lda o a E Aa Mr DUPO
16. qui seront remplac es par les donn es pr sentent dans le programme Office GSP l image d un publipostage Exemple DATESYS sera remplac par la date du jour dans votre document Liste des variables Date du Jour DATESYS Titre du Document OFFRE CONTRAT ADOCTITRE Num ro du Document HDOCNUMERO Quantit CONTRATOTE HUNITE Prix Unitaire Brut CONTRATPUBRUT Remise ACONTRATREMISE Prix Unitaire Net CONTRATPUNET Montant en Chiffres CONTRATMONTANTC Euros Montant en Lettres ACONTRATMONTANTL Date D but du Contrat ACONTRATDATEDEBUT Date Fin du Contrat CONTRATDATEFIN Jours Heures prestation CONTRATJOURSHEURES Libell du Contrat A CONTRATLIBELLE Descriptif du contrat CONTRATDETAIL Libell du Tarif Prestation LIBTARIF Contact Civilit Courte CTCIVC Contact Civilit Longue CTCIVL Contact Nom CTNOM Contact Pr nom CTPRENOM Contact Adresse ligne 1 CTAD1 Contact Adresse ligne 2 CTAD2 Contact Adresse ligne 3 CTAD3 Contact Code Postal HCTCP Contact Ville CTVILLE Client Civilit Courte CLCIVC Client Civilit Longue CLCIVL Client Nom ACLNOM Client Pr nom ACLPRENOM Client Adresse ligne 1 CLAD1 Client Adresse ligne 2 CLAD2 Client Adresse ligne 3 CLAD3 Client Code Postal CLCP Client Ville CLVILLE Site de la Prestation Adresse ligne 1 SITEAD1 Site de la Presta
17. y z O v Y 2 7 3 Fiche intervenant Maintenant que les Motifs d absence et les comp tences sont d finis nous pouvons param trer les fiches individuelles des intervenants Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Intervenants Fichiers Gestion Editions Communication Clients 2 a de financement f f ce G S D 23 PLANNING e Param tres Logiciel de Gestion des Services la Personne D Sauvegarde sur Cl USB EDITI ONS Version 1 01 AD Edition GRATUITE Absences et Comp tences Artides Tarifs Prestations Remises Unit s Actions Financier Autres param tres Voici l cran permettant de modifier les diff rents intervenants de votre soci t Cliquez sur Ajouter puis renseignez les informations sur la droite de l cran et Validez Pour Modifier s lectionnez l intervenant dans la liste de gauche puis cliquez sur le bouton modifier amp Intervenants XX Annuler Renseignez Civilit Nom Pr nom Adresse num ros de t l phone adresse email pour envoyer par email le planning de travail choisir un code couleur qui sera utilis dans l affichage de le planning agenda et galement la photographie de l intervenant en cliquant sur l image OFFICE GSP 2 7 3 1 Disponibilit s Si vous avez activ le contr le de disponibilit dans les param tres Divers 2 3 3 vous devez renseigner les disponibilit s de chaque intervena
18. 0 NS Edition PRO Exportation Comptable des Factures Acc s Extranet Nova Dans cet cran s lectionnez la p riode puis cliquez sur le bouton Rechercher La liste des factures de la p riode s lectionn e apparait dans le tableau principal 7 Exportation Comptable des Factures Sel N Pi ce amp Date Facture Client a MontantHT mMontantTvA MontantTre P node y 4 16 11 2009 CONSEIL REGIONAL SOMME 16 68 0 92 17 60 Date de d but 01 01 2009 a a Le 2 16 11 2009 CONSEIL REGIONAL SOMME 16 68 0 92 17 60 Date de fin 17 11 2009 1 16 11 2009 MR DUPONT PIERRE 66 73 3 67 70 40 des Totaux Chemin et Nom du Fichier d exportation c officegspitemp CIELS t lt t exemple c officepspicomptao1 txt le fichier doit avoir l extension Ext pour Ciel et EBP l extension pnm pour Sage Ligne 100 La premi re colonne de gauche permet de s lectionner les factures que vous souhaitez exporter dans votre fichier Pour faciliter la s lection vous pouvez opter droite pour s lectionner tout ou Aucun Choisissez le format d export dans la zone Jaune Enfin renseignez le chemin et nom du fichier qui recueillera les donn es export es Cliquez sur le bouton Exporter pour g n rer le fichier 7 amp O v Y A la fin de la g n ration Office GSP ouvre le r pertoire dans lequel se trouve votre fichier d export Vous pouvez contr ler le contenu de votre fichier en l ouvrant avec le b
19. 1 01 AD Edition PRO AU choix vous pouvez exporter le fichier client pi Exportation fiches chents Format xls Chemin et Hom du Fichier d exportation exemple c officeesp templexportclient xis 3 y C OFFICEGSPitempiexportcient xts Exportation Om em La structure du fichier export est la suivante Colonne D_ AD2 Colonne E ADS Colonne J FAX Colonne K_ EMAIL DUPONT OFFFICEGSP COM OFFICE GSP Ou exporter le fichier EXCEL Q EE ou des Factures format EXCEL Gis ic e Ls P i Chemin et Horm du Fic hier d exportation exemple p officeespifempexportfacture xtis qe C OFFICEGSPitemp exportfacture xlts lt gt S lection des Factures du N Q Em E S lectionnez le chemin et le nom de votre fichier d export S lectionnez les num ros de facture que vous souhaitez exporter puis cliquez sur Exporter La structure du fichier export est la suivante Titre Colonne NUMFA DATEFA CODECLIENT NOMCLIENT CODEARTICLE MATRICULE LIBELLE DATEPRESTATION HEUREDEBUT 12H00 HEUREFIN QTEFACTUREE PUHT PUTTC T y z O v Y 11 4 Import XLS Vous pouvez galement importer votre fichier client ou vos factures au format xls Pour acc der l exportation XLS suivez le menu Outils Importations format XLS 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Importation fiches dients Format xls
20. 2 Ouvrez le r pertoire dossier ou se trouve le programme Office GSP 3 Modifier avec le bloc notes le fichier officegsp ini Param tres de configuration 4 Ins rez une ligne comme suit SKYPE 1 5 Sauvegardez le fichier puis red marrez le programme Office GSP Au red marrage du programme Office GSP demande une autorisation Skype et reste en attente de la r ponse de Skype Office GSP peut vous sembler bloqu cet instant alors dirigez vous dans votre logiciel Skype et r pondez la demande d autorisation Apr s avoir r pondu positivement dans Skype office GSP s ouvre normalement Votre ic ne Skype est maintenant Bleue 7 amp O v Y Pour d sactiver SKYPE dans office GSP 1 Quittez le programme Office GSP 2 Ouvrez le r pertoire ou se trouve le programme Office GSP 3 Modifier avec le bloc notes de Windows le fichier officegsp ini Param tres de configuration 4 Modifiez la ligne comme suit SKYPE 0 5 Sauvegardez le fichier puis red marrez le programme gt Votre ic ne Skype est maintenant grise COURRIER Si vous disposez sur votre ordinateur du logiciel Microsoft Word vous pouvez activer cette case ainsi Office GSP pourra piloter Word et param trer votre formulaire personnalis d offre contrat que vous avez renseign dans le chapitre pr c dent SMS Office GSP permet de communiquer par SMS avec vos clients Notre premier partenaire r f rence SMSMODE http www smsmode com
21. 5 Param tres comptables Dans le logiciel Office GSP les zones vertes sont rattach es au param trage des donn es pour l exportation vers des logiciels externes de comptabilit comme Ciel EBP Sage Dans la fiche Soci t veuillez renseigner le code de votre Journal des Ventes Journal de Banque le Compte client par d faut et un compte d carts arrondis Veuillez vous r f rer votre logiciel de comptabilit pour r aliser ce param trage Ces valeurs seront utilis es dans le cadre de l exportation comptable Chapitre 11 1 OFFICE GSP 2 3 Autres param tres Fichiers Gestion Editions Communica ton qe fs PLANNING orne ffice GSP E Intervenants II existe de nombreux autres param tres qui sont modifiables par le menu suivant P OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne _ 2 cients a Prospects 1 Sauvegarde sur Cl USB Version 1 01 AD W gt Sauvegarde sur disque Edition GRATUITE Absences et Comp tences W E Quitter Artigdes I Tarifs Prestations Remises qen ip Unit s Actions Financier 2 3 1 Param tres Offre Contrat amp Autres Param tres en cours de d veloppement of Conrt an OFFRE Texte Haut Ke notre entretien nous avons Le plaisir de vous communiquer ci dessous notre offre Vous remerciant de votre confiance Meilleures Salutations Conform ment notre offre n HUMOFFRES nous avons le plai
22. ARRY Tel 801 VRCH Email Fax Selectionner Skype Messenger bonnements aux listes de diffusion Hotifications Automatis es Recevoir Facture par Email en PDF Apr s s lection de la ville Office GSP se connecte Google Maps pour calculer la distance entre votre entreprise et l adresse de votre client A cette occasion Office GSP int gre les coordonn es de Latitude et Longitude relatifs l adresse de votre client Pour des raisons techniques Google Maps n ayant pas r f renc la rue si le kilom trage affich ne vous parait pas correct vous pouvez le modifier manuellement L estimation kilom trique est une assistance la saisie Renseignez les coordonn es t l phoniques et abonnez votre client aux listes de diffusions Chapitre 12 1 S lectionnez une condition de r glement Les zones vertes d crivent les param tres comptables Compte Client et compte auxiliaire param trer selon votre logiciel de comptabilit Dans les Notifications Automatis es Pr cisez si votre client souhaite recevoir ses Factures par Email 12 4 Confirmation d Ev nement par Email pas encore disponible ou Notification d un v nement par Email Pas encore disponible Cliquez sur le bouton Enregistrer pour cr er votre fiche client Lors de la cr ation de la fiche client Office GSP va automatiquement cr er une fiche Contact et une fiche Site dans votre dossier client avec le
23. Imput Pointage B 612000 16 3 2000 E T M Montants restants non imput s N Date Mode de Paiement R f rences Montant Trop per u Imputation Pointage Apr s avoir s lectionn votre client avec la loupe ses coordonn es s affichent avec les factures en attente de r glement Pour saisir un nouveau r glement renseignez compl tement les donn es dans la zone Jaune Puis cliquez sur le bouton NOUVEAU Ensuite cochez les lignes pour affecter votre r glement sur les factures concern es Au fil de vos affectations le montant point Bleu augmente et l cart de pointage rouge diminue S il subsistait des pr c dents carts de r glements ant rieurs ces derniers seront affich s dans le tableau inf rieur afin de les pointer galement si besoin II n est pas possible de saisir un r glement avec un cart de pointage N gatif Apr s vos affectations si votre montant r gl est sup rieur vos factures point es il restera un cart de pointage Si vous validez votre r glement avec un reliquat en cart de pointage il sera enregistr comme trop per u afin d tre compens lors d un prochain r glement C est le cas par exemple d un acompte pour lequel aucune facture n a encore t mise Ci dessous l exemple d un r glement de 80 Euros pour une facture de 70 40 Euros OFFICE GSP x PV SN CV E e a ii P fi DUPONT RUE DES OUVIERS 60120 GQUEN
24. Modifier la fiche double cliquez sur la ligne choisie ou appuyer sur le bouton modifier Pour cr er une nouvelle fiche cliquez sur le bouton Nouveau 3 1 Cr ation d une fiche client Ci dessus l cran permettant la cr ation de votre fiche client renseignez le code client que vous Mouveau Client Code __ civiite Nom O pr nam OSOS se adresse Adresse O O PS Latitude PETITI Distance Lngtel 0000000 000 um 25 Em Ta Mobile Fac DNabsanel Skype Messenger Abonnements aux listes de diffusion Hotifications Automatis es _ Recevoir Facture par Email en PDF FA BEI nt EC ALP cation par Email Nouvel v nemet E T on SMS nouvel Ev nement souhaitez civilit nom pr nom et toutes les coordonn es postales Office GSP dispose de la liste compl te des codes postaux Fran ais sans les Boites postales Dans la saisie du code postal si le code postal est d di une ville le nom de la ville s affichera automatiquement si le code postal est partag sur plusieurs communes alors un cran de s lection apparaitra afin de choisir la bonne commune O V Exemple Mouveau Client vs es Code TEST Civiite Monsieur Nom DUPONT Pr nom dresse RUE CES OLIVIERS s Codes Postaux Code Postal Adresse SS ce m v i8020 L UED SOMME BERNAY EN PONTHIEU Latitude d 2 FOREST MONTIERS Longitude NAMPONT FAVIERES
25. Services la Personne TEST morue es nenene nee un Cat eue fous nef mel 0 00 Vous retrouverez sur cette fiche les coordonn es clients la liste des contacts la liste des sites la liste des contrats offres la liste compl te des v nements la liste des factures et solde de factures 7 amp O v Y 10 Statistiques Pour acc der aux statistiques cliquez sur l ic ne Statistiques sous le menu Editions amp f OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne ne Fichiers Gestion Editions Communication Outils 3 D Dffice GSP GESTION Logiciel de Gestion des Services la Personne Version 1 01 A0 Edition PRO fs PLANNING EDITIONS D SE Journal des Attestation Etats Statistiques Factures Fiscale Missions Palmar s Client Palmar s Article D placements Ji Rapport Mensuel d Activit Evolution du Chiffre d Affaires 0 Janvier F vrier Mars Avril Mai Juin Juillet Ao t Septembre Octobre Novembre D cembre Mois Cette statistique permet de visualiser l volution du chiffre d affaires mensuel sur deux ann es Vous pouvez modifier les ann es de r f rence et appuyer sur le bouton actualiser Sur la droite de la fen tre s affiche la repr sentation graphique des donn es 7 amp O v Y 10 2 Evolution du nombre de contrats pl l mai MED EET Contrats Missions Palmar s Client Palmar s Article D placements JB Rapport Me
26. des services la personne Fichiers 4 Clients 4 Prospects 4 Organismes de financement Gestion Editions Communication Outils 7 ffice GSP 25 PLANNING Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne l Sauvegarde sur Cl USB Version 1 01 AD EDITI ONS Intervenants He Sauvegarde sur disque Edition PRO Absences et Comp tences k Quitter Artides Tarifs Prestations ii Remises Unit s TVA Moyen de Paiement Conditions de R glement Droit R duction Fiscale r finar M 1 Fr l vement Carte Bancaire TIP TUP TERRE N Compte Comptable Compta Code R glement Es Valider Annuler vous pouvez Ajouter Modifier Supprimer vos moyens de paiement Param tres Libell Droit d duction Fiscale Si non coch la facture pay e par ce mode de paiement ne donnera pas droit aux avantages fiscaux CESU Pr financ Le CESU Pr financ est isol pour appara tre sp cifiquement sur l attestation fiscale de fin d ann e N Compte Comptable amp Code R glement Selon votre logiciel de comptabilit 7 amp O v Y 2 6 4 Conditions de r glement D finissez les conditions de r glement ainsi que les d lais accord s aux clients Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Financier Conditions de r glement OFFICE GSP Logiciel de gestion des services l
27. dimpiy i QUATRE MILLE QUATRE CENTS EUROS Mr CHIRI ETONPHE Farasi Ls Votre Num ro de contrat s est incr ment et une zone pour la signature du client est apparue Maintenant nous allons pouvoir se servir ce des informations pour faciliter la saisie des v nements que nous allons d tailler dans le chapitre suivant KKL OFFICE GSP 5 Ev nements Simples et Compos s L ensemble de l activit g r e par Office GSP est compos d v nements simples et compos s Les v nements peuvent tre affili s un contrat ou non Les v nements peuvent tre g r s par la fiche client ou directement par le Planning Agenda 5 1 Gestion des Ev nements par la fiche client F Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND Ev nements 5 R glements Dans cette partie de la fiche client retrouvez les diff rents v nements qui concernent votre client Pour ajouter un v nement cliquez sur le bouton v nement simple ou v nement compos Un v nement simple est adapt pour une prestation non d compos e en plusieurs l ments Exemple D pannage informatique 2H chez Mr DUPONT Un v nement compos permet une saisie multiple d v nements simples dans un m me cran de saisie Exemple Jardinage chez Mr DUPONT de 8H 10H puis Garde Enfants de 10H 12H Nous allons d couvrir les deux types d v nements OFFICE GSP 5 1 1 L v nement Simple 7 Ev nement Simple
28. fecture de FARE Dmm dag a ann SE aa Tera pau T u O v Y 5 1 8 Gestion des Ev nements par le Planning Agenda Dans l cran principal d Office GSP vous pouvez acc der au Planning Agenda par le bouton vert Planning f Planning G n ral Fa Ed lur di mercredi vendredi samedi dimanche a Jour Semaine Mois 4 novembre2009 gt Immjvsd 4 1 12345678 9 10 11 12 131415 a 16 17 18 19 20 21 22 4 23 24 25 26 27 28 29 30 j 09 42 13 42 Mission gt Paul DURAND vuu DUPONT QUEND Today ma Mr DUPONT PIERRE Intervenant Tous x Actualiser 7 J 4 4 H 4 0 3399359555 5 5 7 Rechercher un intervenant Ea Imprimer m g Retour au Menu S lectionnez la p riode dans le calendrier de gauche puis le type d affichage Jour Semaine Mois Chaque v nement est repr sent dans le Planning Agenda la couleur de chaque v nement est relative au param trage de chaque intervenant concern Au survol de la zone le d tail de l v nement s affiche selon les param tres que vous avez d finis dans les Param tres divers chapitre 2 3 Pour modifier un v nement double cliquez sur l objet v nement choisi Vous pouvez d placer comme sur Outlook tous les v nements simples les v nements compos s ne sont pas d placables visuellement par le Planning Agenda il faut ouvrir l
29. gale TVA Tva SAP 5 5 CGI Ligne Bas de Facture ARRETE TRS Votre texte libre en bas de facture Mod le de Facture par d faut Version Simplfi e Impression du Coupon d tacher sur Facture D tail Avantage Fiscal et Cumul en bas de Facture E impression du Code Barre 2 2 1 Logo Signal tique Pour changer le logo cliquez sur le logo Office GSP la fen tre ci dessous apparait afin de s lectionner votre nouveau fichier image logo de votre soci t S lectionnez une Image Fichier valider X Annuler Cliquez sur le bouton recherchez votre fichier au format J PG puis validez cette fen tre Votre logo apparait maintenant dans la fiche soci t 2 2 2 Informations de la soci t Le nom de la soci t est celui que vous avez renseign lors de votre enregistrement de licence il n est pas possible de le modifier Vous pouvez modifier toutes les autres valeurs Adresse Code Postal Ville Email Tel Fax N de Mobile Site internet Agr ment Siret RCS Code APE N TVA Ces donn es seront imprim es automatiquement sur les documents mis par l application Office GSP 2 2 3 Param tres TVA Si vous avez opt pour la franchise de TVA cochez la case Exon ration de TVA Ainsi lors de votre facturation la TVA ne sera pas calcul e II est galement n cessaire de renseigner la mention exo TVA avec le texte l gal TVA non applicable art 293B du CI Si votre activit
30. objet v nement et changer la date dans l cran de saisie Pour cr er un nouvel v nement simple Double clic sur une plage horaire disponible la fen tre de s lection client apparait automatiquement Pour cr er un Nouvel v nement compos CTRL Double Clic la fen tre de s lection client apparait automatiquement Pour imprimer la fiche d intervention directement du Planning Agenda s lectionnez l objet v nement puis appuyer sur F12 OFFICE GSP Rechercher un Intervenant Pour rechercher un intervenant disponible afin de r aliser une nouvelle prestation cliquez sur le bouton de gauche Rechercher un Intervenant amp Rechercher un Intervenant Date o o 16 11 2009 Rechercher e Annuler R sultats S lectionnez le client puis la date et heure de la prestation et enfin la comp tence recherch e Cliquez sur le bouton rechercher pour afficher les r sultats S lectionnez le nom de l intervenant situ dans le tableau en bas de la fen tre puis cliquez sur le bouton Nouvelle intervention Simple ou compos e amp Rechercher un Intervenant Mr DUPONT PIERRE M nage R sultats O V 6 Facturation Apr s avoir bascul vos interventions en tat Termin Chapitre 9 3 ces derni res sont pr tes tre factur es La g n ration des factures peut tre r alis e partir de la fiche client rubrique Factu
31. par exemple des frais pour encaissement de Cesu des frais de dossiers Cliquez sur le bouton Frais par Facture pour param trer ces frais compl mentaires de facturation OFFICE GSP 6 2 Journal de Facturation Pour acc der au Journal de Facturation cliquez sur l ic ne ci dessous 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Outils CLIENTS ffice GSP E PLANNING iel de Gestion des Services la Pe i GESTION Ne ps eP EDITIONS Version 1 01 AD Edition PRO 2 Eg Journal des Attestation Etats Statistiques D i Cartographie a t A E b P4 g K de Journal de Facturation N Pi ce Sons os GEAN Date de d but Lundi Date de fin 16 11 2009 Lundi 1 16 11 2009 MR DUPONT PIERRE D finissez la p riode de facturation que vous souhaitez afficher puis cliquez sur Rechercher pour faire apparaitre la liste des factures Vous pouvez Imprimer une ou plusieurs factures en cliquant sur le bouton I mprimer Pour s lectionner plusieurs factures cliquez sur la premi re ligne maintenez la touche shift enfonc e et cliquez sur la derni re ligne Pour s lectionnez toutes les lignes CTRL A Vous pouvez si besoin Modifier une facture apr s l avoir s lectionn dans la liste Pour modifier le num ro de Facture s lectionner votre ligne de facture puis sur CTRL F1 Modification du N de Facture
32. un m me v nement en cliquant sur Chaque intervenant dispose d un horaire sp cifique et vous pouvez enregistrer un temps de pause qui sera d compt automatique du temps total facturer Intervenant Paul DURAND D but Fin 16 11 2009 09 29 16 11 2009 13 29 Distance km lt 3 7 amp O v Y 5 1 2 Frais Annexes O OOO Prix Unitaire Het TTC remise Frais Annexes Pir R d tant Total 5000 N Dans chaque v nement vous pouvez ajouter des Frais annexes suppl mentaire la prestation Si vous avez configur les frais de d placement dans le fichier tarif ils seront appliqu lors de la facturation sauf si vous avez cochez la case D placement Gratuit Pour tous autres frais cliquez sur la petite ic ne avec le crayon Voici l cran qui apparait pour la saisie des frais annexes amp Frais annexes de lent 31 E O O h mam REMISE PUNMETTIC Montant TTC Ajoutez Modifiez Supprimer vos lignes de frais annexes librement Attention les frais annexes seront ligibles au cr dit r duction d imp t en fonction du param trage de la fiche article que vous avez param tr 7 amp O v Y 5 1 3 L v nement Compos La notion d v nement compos permet une saisie beaucoup plus fluide des prestations complexes comprenant plusieurs prestations diff rentes sur une m me journ e Voici l cran de saisie de l v nement compos Ev nnement Co
33. 1 Enregistrement du num ro de licence Nous vous invitons enregistrer votre soci t sur notre site internet afin d obtenir une cl de licence personnelle Vous recevrez automatiquement un Email vous confirmant votre enregistrement ainsi que votre cl de licence Dirigez vous dans le menu ci dessous pour enregistrer votre cl de licence OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne b rm Fichiers Gestion Editions Communication Outils Maintenance CLIENTS c licence dutisaton 23 PLANNING m GSP Fa propos des Services la Pe GESTION us C EDITIONS Version 1 01 AD Edition GRATUITE Logiciel de Gestion des Services la Personne Ce programme est prot g par la loi sur le droit d auteur et les trait s internationaux Les reproductions ou distributions non autoris es m me partielles vous expose des poursuites judiciaires et seront punies par les peines maximales pr vues par la loi Les diff rentes hcences Acheter une Licence Nom de Soci te lead ets Email CONTACT OFFICEGSP COM 8 A la fin de votre saisie validez vos donn es en cliquant sur le bouton Enregistrer la Licence Un cran de confirmation vous informe du bon enregistrement La cl de licence d sactive les limitations toutes les ditions utilisent le m me logiciel T y z O v Y 2 2 Fiche soci t Etape importante du param trage la fiche soci t Veuillez vous diriger dans le me
34. 12 2009 TEST333 33333 33970445029 E 1 PLANNING EDITIONS O V Pour couper la communication encours appuyez nouveau sur F6 a tout moment et cliquez sur le bouton rouge Exemple 4 u OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne ON ON ON Ni D OR i i Fichiers Gestion Editions Communication HE Re GEST el T l phonique pm Fed M O V S dS9 391110 X
35. D 16 11 2009 Factures et Avoirs en attente de R glement Montants restants non imput s 16 11 2009 Esp ces 9 6 0 00 Dans l onglet suivant vous retrouvez les diff rents r glements de votre client DUPONT RUE DES OLIVIERS 80120 GQUEND Moyen de z PON _ Date de d but 18 08 2009 i Montant Mon Impute Mffemise Paiement Mardi Lundi Modifier am Supprimer D tail du R glement Type Num rodePi ce DATE Ech ance Facture 1 16 11 2009 16 11 2009 Solde Total Solde Echu Param trez la date de d but et date de fin puis appuyez sur Actualiser pour afficher les r glements de la p riode souhait Dans cette fen tre vous pouvez modifier les r f rences et la date d un pr c dent r glement voir supprimer un r glement tant que la remise en banque n a pas t faite Lors de la s lection d un r glement apparait dans le tableau inf rieur la liste des factures qui ont t affect s au r glement Sur la droite le solde du compte client est affich OFFICE GSP Dans l onglet Editions Ajustez la date d ch ance si besoin puis cliquez sur le bouton Factures en Attente Saisie des R glements DUPONT RUE DES OLIVIERS Date Limite d Ech ance 16 11 2009 Lundi Montant TTC Montant TTC Restant d Un tat des factures en attente vous sera pr sent l cran Ce document pourra v
36. E Normal Personalis Emetteur Pro Emetteur 0970448029 1 Cr dit SMS programm 1 1 Cr dit SMS 1 3 Cr dit SMS Bon T l chargement L EU 12 09 2009 amp 1 S lectionnez le mod le de SMS que vous avez pr c demment enregistr dans la biblioth que de mod les SMS Le message s affiche droite dans l cran du t l phone 2 Param trez la date d envoi des SMS Imm diat ou date Heure programm e Le mode de SMS avec affichage du cout d unit par mode 3 S lectionnez la liste de diffusion 4 Ajustez votre s lection de contacts en d cochant certains si besoin 5 Cliquez que le bouton Envoyer les SMS L envoi des SMS est journalis dans Office GSP afin de garder une trace des communications Vous retrouverez ce journal par le menu Communication Envoi SMS Journal des envois 7 amp O v Y 12 4 Envoi d Emails 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Listes de diffusion i almia CLIENTS _ Sict mecemoces N 23 PLANNING Envoi sur liste de diffusion S D Envoi de courriers Planning aux Intervenants lees la Personne ee GESTION S ue EDITIONS Envoi des Factures Edition PRO DEMO limite au 31 12 2009 v Choisir le Mod le d Email Email Sujet Nouveaux Services OFFICES GSP Email Texte Voici les nouvelles fonctions disponible dans Office GSP a Choisir
37. E nn 0 EU ES Vous pouvez Ajouter Modifier Supprimer un Tarif Param tres Libell Affectation de l article de r f rence D termination d une quantit initiale si besoin sinon mettre 1 _ L unit est celle de la fiche article non modifiable dans le tarif Option Non cumul es Si l unit est une unit de temps vous avez la possibilit de cocher la case Non cumul es Cette option lorsqu elle est activ e dans le cas d une prestation regroupant Plusieurs intervenant n additionne pas le temps de travail des deux intervenants mais prends l amplitude la plus grande par exemple Mr X 2H de travail Mr Y 1H de travail 2H Au contraire si elle est d coch e le temps sera additionn par exemple Mr X 2H de travail Mr Y 1H de travail 3H D finition du Prix unitaire net TTC unit _ Affecter des intervenants automatiques pour faciliter la saisie des v nements En option vous pouvez param trer la facturation automatique de frais de d placement Pour cela cochez la case Facturation des Frais de D placement en Suppl ment Renseignez l article de r f rence un libell personnalis qui sera repris sur la facture un prix unitaire TTC choisissez entre un prix Forfaitaire ou un prix au kilom tre Dans le cadre d un tarif au kilom tre le programme Office GSP double la distance inscrite dans la fichier client pour d finir la quantit facturer Si vous renseignez une valeur dan
38. Mission ER 7 Garde Malade p RUE DES OLIVIERS 80120 QUEND ti Offres et Contrats Unit Heure s v Qt Factur e Prix Unitaire TTC de Base Remise Prix Unitaire Net TTC 22 00 0 00 22 00 T R duction d imp t Montant Total 88 00 35 20 LT Hors Agenda Net Payer 35 20 C v nement GRATUIT S lectionnez l action que vous souhaitez r aliser Si vous avez d fini un contrat s lectionnez le toutes les zones seront automatiquement renseign es Dans le cas contraire s lectionnez votre tarif un ou plusieurs intervenants date et heures de l v nement Si votre unit est une unit de temps chaque changement d horaire modifiera la quantit factur e Dans ce cas la quantit factur e est exprim e en base 100 1H30 1 5 Parmi les options disponibles vous pouvez D sactiver la facturation des frais de d placement pour cet v nement Rendre cet v nement totalement gratuit Ne pas le faire afficher dans le Planning Agenda Valorisation de l v nement Pendant votre saisie le montant de l v nement se calcule automatiquement afin d valuer le co t total de la prestation y compris la partie financement et l estimation de la r duction d imp t Gestion des horaires des intervenants Vous pouvez ajouter plusieurs intervenants sur
39. N de Facture 1 Nouveau N pie Dans le cadre de la num rotation des factures Office GSP utilise le num ro de facture le plus grand et incr mente ce dernier pour toute nouvelle facture 7 amp O v Y 7 Paiements Office GSP int gre un module de gestion des encaissements afin d enregistrer le paiement de vos clients et pointer les factures que vous avez tablis Vous pouvez acc der la gestion des encaissements partir de la fiche client rubrique R glements amp 7 Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND m l LES F z R glements R glements q Date Moyen de Paiement Libell MontantPay D Ou par la fen tre principale du logiciel Menu Gestion amp OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Outils 3 CLIENTS CB ffice GSP 23 PLANNING Lagiciel de Gestion des Services la Pe GESTION aiee din EDITIONS Version 1 01 AD p P I fi ts Remise Edition PRO Facturation g lt De 7 1 Saisie des r glements mas on du Saisie des R glements Client TEST e QUITTER DUPONT RUE DES OLIVIERS 80120 QUEND j E d Nouveau R glement 5 Liste des R glements h Editions 16 11 2009 dp Nouveau Factures et Avoirs en attente de R glement Type Num ro de Pi ce DATE Ech ance Montant TTC pe Montant
40. NT Marc DURAND TRAVAUX DE REPASSAGE 01 10 2009 15 00 01 10 2009 17 00 A Faire Mr DUPONT Marc DURAND jeu l TRAVAUX DE REPASSAGE 24 09 2009 15 00 24 09 2009 17 00 A Faire Transformer la S lection S lectionnez le nouvel tat puis cliquez sur valider Dans cet cran vous visualisez rapidement les v nements qui n ont pas encore t termin s ou ceux en attente de facturation 9 2 Planning de Travail amp Feuille de Pr sence 2 Edition des Etats 23 11 2009 Client Lundi E sen 29 11 2009 2 Intervenant Tous Ce Gene ne amp Feuille de Pr sence Client a Contact amp Aton 9 Description moninas men BEE Apr s avoir d finit la p riode et ventuellement filtr sur un client et ou un intervenant cliquez sur le bouton Actualiser La liste des v nements apparait dans le tableau central pour visualisation Cliquez sur le bouton Planning pour visualiser et Imprimer le planning de travail OFFICE GSP Voici un exemple de planning de travail E dition du 17 11 2009 Page 1 N ffice GSP PLANNING de TRAVAIL Logiciel de Gestion des Services la Personne du 23 1 1 2009 au 29 1 1 2009 DUPONT Marc MrOUPONT Marc Adresse Principale 01 02 03 04 05 06 07 06 09 15 Avenue 10 MONTAIGNE TRAVAUX DE REPASSAGE Mission He pas oublier le Fer et la 2611 2008 15 00 26 11 2008 17 00 rallonge PAUL DURAND T5008 PARIS Distance 1Km
41. P tablit une premi re facture au nom du client pour sa quote part puis une seconde facture aupr s de l organisme de financement relative la partie financ e par l organisme OFFICE GSP partir de la fiche client vous disposez de l onglet Facturation ci dessous amp Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND ns sie a cmr X amp Coordonn es Frais Automatiques par Facture Q Cartographie AD Sites sr Liste des Factures 2 per Date Ech ance 16 11 2009 16 11 2009 P gt Financements w v nements k eglements De la fiche client vous pouvez r aliser les options compl mentaires suivantes G n rer un avoir bas sur une facture existante Modifier une facture existante Supprimer une facture Visualisez une facture l cran Attention si vous supprimez une facture ne laissez pas d cart dans la num rotation de vos factures les services fiscaux et votre cabinet comptable souhaitent une num rotation homog ne Lors de la suppression d une facture les v nements constitutifs de la facture ne sont pas bascul s automatiquement de l tat Factur l tat Termin Vous devez r aliser cette op ration manuellement comme d crit dans le chapitre 5 1 4 Frais compl mentaires de facturation Dans cette fen tre vous pouvez galement int grer des frais compl mentaires de facturation qui seront appliqu syst matiquement chaque facture
42. a case Eligible au Cr dit d imp t toutes les prestations rattach es cet article ne seront pas int gr es au montant ligible des r ductions fiscales D termination du Plafond Fiscal Foyer de cet article Information reprise sur l dition de l attestation fiscale pour information si plafond 0 la limite de plafond ne sera pas affich e Renseignements comptables N compte amp Libell d finir selon votre logiciel de comptabilit L affectation d intervenants la fiche article n est pas exploit e dans la version actuelle Les tarifs sont param tr s dans le chapitre suivant 2 9 1 T amp O v Y 2 9 Tarifs 2 9 1 Tarif Prestations La gestion des tarifs permet de d finir le tarif de vos prestations avec facilit Vous pouvez d cliner sans limite vos diff rentes prestations Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Articles _____ ffice GSP 2 PLANNING T emm E EDITIONS PEA Version 1 01 AD Edition GRATUITE Absences et Comp tences Artigdes Tarifs Prestations Remises Unit s Actions Financier Autres param tres OFFICE GSP amp f Contrats Types Tarifs Tay Libell a Code Artic TRAVAUX DE REPASSAGE REFASSAGE COLLECTE ET LIVRAISON A DOMICILE DE LINGE REPASSE 1 00 Heure s DEPANNAGE INFORMATIQUE INFORMATIQUE ASSISTANCE INFORMATIQUE ET INTERNET A DOMICILE 1 00 Forfait GARDE MALADE ARDE MALADE GARDE MALAD
43. a personne Fichiers 4 Clients 4 Prospects 4 Organismes de financement Gestion Editions Communication Outils 7 1 ffice GSP 23 PLANNING Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne Sauvegarde sur Cl USB Version 1 01 AD EDITIONS Intervenants He Sauvegarde sur disque Edition PRO o Quitter Absences et Comp tences Artides Tarifs Prestations Remises Unit s TVA Moyen de Paiement onditions de R glement L Libell D lai Comptant Compta Code nt omiciliation Bancaire sur Facture Valider Annuler Ajoutez Modifiez Supprimez vos conditions de r glement Param tres Libell D lai Nombre de jours qui sera utilis pour calculer date d ch ance de paiement de votre facture Laissez 0 pour un paiement comptant Code Mode Paiement selon votre logiciel comptable Domiciliation en cochant cette option votre domiciliation bancaire sera imprim e sur votre facture OFFICE GSP 2 7 Intervenants Pr alablement au param trage des intervenants il est n cessaire de param trer le fichier des Motifs d Absences et le fichier des Comp tences 2 7 1 Absences D finissez les motifs d absences possibles dans le fichier Absences Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Absences et Comp tences Absences j TEET ass F OFFICE GSP Logic
44. amme Les deux premiers onglets permettent de visualiser la situation des offres et contrats sur une p riode d termin e Un clic droit dans le tableau permet de changer le statut de votre offre ou de votre contrat 9 1 Actions Date de d but 01 01 2009 1 Action Jeudi Date de fin Mardi _ P riode pr d finie 7 Tous les Etats Rechercher Intervenant DURAND DURAND DURAND Client Mr DUPONT PIERRE Mr DUPONT PIERRE Mr DUPONT PIERRE Mission Mission Mr DUPONT Marc Mr DUPONT Marc Mr DUPONT Marc IMr DUPONT Marc Mr DUPONT Marc Mr DUPONT Marc Action TRAVAUX DE REPASSAGE TRAVAUX DE REPASSAGE DGFGFOGFOFG Azazaza TRAVAUX DE REPASSAGE TRAVAUX DE REPASSAGE TRAVAUX DE REPASSAGE Heure 19 36 A Faire 16 11 2009 13 42 Factur 16 11 2009 13 29 A Faire 05 11 2009 17 00 A Faire Date Fin 16 11 2009 Date D but Heure 16 11 2009 18 36 16 11 2009 09 42 16 11 2009 09 29 49 f 44 l O i iran Ei I EA 05 11 2009 29 10 2009 2710 2009 22 10 2009 21 10 2009 15 10 2009 08 10 2009 01 10 2009 29 10 2009 29 10 2009 2110 2009 22 10 2008 21 10 2009 15 10 2009 05 10 2009 01 10 2009 21 00 A Faire 21 00 A Faire 21 00 A Faire 17 00 A Faire 17 00 A Faire 17 00 A Faire L ensemble de vos v nements peuvent tre g r s directement partir de ce tableau S lectionnez la P riode de travail
45. e de liste de diffusion cliquez sur le bouton Abonn s pour attacher les contacts que vous souhaitez votre liste de diffusion comme ci dessous T O v Y Type Liste de Diffusion pour Formation Informatique Liste des contacts non abonn s p Liste des abonn s la liste de diffusion A Inscription amp Mobile Email P Cliquez sur le bouton Ajouter pour abonner le les contacts s lectionn s Ensuite Fermez cette fen tre le nombre d abonn s est affich au bout de la ligne de chaque liste de diffusion Un contact peut tre abonn plusieurs listes de diffusion OFFICE GSP 12 2 Biblioth que de Mod les Dans ce chapitre vous disposez de votre biblioth que de mod les Email SMS Courrier Gardez dans vos biblioth ques les mod les de communication r alis s dans le cadre de campagne d information et de promotion amp 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Listes de diffusion JU 23 PLANNING Envoi d emails Envoi de courriers Mod les de Courrier Services la Personne r ED ITI ONS Version 1 01 A0 Edition PRO x aider 2 Annuler D finissez un titre d crivant le sujet abord un sujet qui sera repris comme objet dans l email puis un texte dans lequel vous pouvez modifier la taille et la couleur des caract res T y z O v Y Mod les de SMS F Mod les de SMS de
46. er la carte g o localis e de l adresse du site en cliquant le le bouton Carte et m me de visualiser un itin raire via les services de Google Maps Exemple ci dessous T O v V f CARTOGRAPHIE Code Postal Ville 80120 IQUEND Web Images Vid os Maps Actualit s Groupes Gmail plus v Aide Connexion Google r MAPS ffrom AVENUE DES CHAMPS ELYSEES 75008 PARIS to 80120 QUEND Recherche Google Maps Afficher les options de recher France Trouvez adresses commerces et points d int r t Itin raire Mes cartes AVENUE DES CHAMPS ELYSEES 75 80120 QUEND Ajouter une destination Afficher les options En voiture Itin raire en voiture vers Quend Autres itin raires possibles A16 2 heures 13 minutes 212 km A13 et A28 262 km Avenue des Champs Elys es 75008 Paris 1 Prendre la direction nord ouest sur Avenue des Champs Elys es vers Passage Marignan Tourner l g rement droite pour continuer sur Avenue des Champs Elys es Avenue des Champs Elys es tourne 2 heures 46 minutes 5 Imprimer EJ Envoyer es Lien pi de x ER co CT ACT ME EE Lens fe Itin raire AE D i 29 aoea LE TT O Saint Quentin E Eci OT Moreuil gauche et devient Avenue de la Grande Arm e Au rond point prendre la 3e sortie sur Place de la Porte Maillot 3 5 Financements a Dans chaque fiche client vous pouvez d finir les f
47. exte de l email sont repris des param trages divers Chapitre 2 3 4 Les emails seront enregistr s dans la boite d envoi de Microsoft Outlook avec en pi ce jointe PDF le la facture client Faites envoyer Recevoir sur Microsoft Outlook pour transmettre vos emails T y z O v Y 13 Autres fonctions 13 1 Maintenance Vous acc dez la gestion de la Maintenance par le menu suivant Maintenance OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Es Fichiers Gestion Editions Communication Outils Mise jour Licence d utilisation antenne propos CLIENTS 23 PLANNING GSP E jii CZP EDITIONS Version 1 01 41 Edition PRO DEMO limit au 31 12 2000 GESTION Nous vous invitons utiliser cette fen tre de maintenance uniquement dans le cadre de notre support technique avec l un de nos techniciens OFFICE GSP 13 2 Utilisation de Skype dans Office GSP Apr s le param trage de skype dans Office GSP vous disposez dans diff rentes fen tres de la possibilit de composer automatiquement le num ro de t l phone de votre contact amp f OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne RSR Lis m 0 a Fichiers Gestion Editions Communication Outils i AL CLIENTS Aa MN ffice GSP PLANNING GESTION NP EDITIONS Version 1 01 41 Edition PRO DEMO limit au 31 12 2000 Dans la fen tre principale skype
48. ez sur le bouton Calculer Une nouvelle liste apparait dans le tableau situ sous le bouton calculer mentionnant le les clients avec le montant factur de l ann e le montant b n ficiant du cr dit d imp t de l ann e ainsi que le montant des CESU utilis s lors des r glements Deux mod les d attestation fiscale sont disponibles Le Mod le Complet ffice GSP Logiciel de Gestion des Services la Personne OFFICE GSP AVENUE DES CHAMPS ELYSEES Mr DUPONT PIERRE RUE DES OUVIERS BOITE POSTALE ESCAUER B ETAGE 5 75008 PARIS Tel 01 01 01 01 01 Fax 02 02 02 02 02 Email CONTACT OFFICEGSP COM 80120 QUEND SIRET 50989081 2101112 Site Intemet http ihwm officegsp com ATTESTATION FISCALE 2009 Je soussign Mr CHRISTOPHE Pascal G rant de la SARL OFFICE GSP certifie que Mr DUPONT PIERRE a b n fici de prestations d aide domicile pour l Ann e 2009 Mantant total des prestations acquitt es ouvrant drot d duction ou r duction d imp ts 1 en 2009 70 40 Euros soixante dix Euros et quarante Cents dant pay en CESU Pr financ s 0 00 Euros R capitulatif des interventions effectu es 2 Dais de Dais de D but ds Es Fin ds Es bem Flan Monim Fres miim Ham de Finiterueenant astune ds des js Len ip ER os en PROS 1511 2005 eamenaxe 167 TRUC OS LE 100 AZ RATS mrono DURAND Pol mue Dans ce mod le vous retrouvez les horaires de chaque prestation l identifiant et le nom de l inter
49. f 3 D finissez un titre d crivant le sujet abord puis saisissez sur votre droite le message SMS que vous souhaitez le nombre de caract res tant limit 160 un petit compteur en bas vous indique le nombre de caract res de votre SMS La repr sentation du message peut varier selon l appareil de r ception mais cela vous donne une bonne indication de la lisibilit de votre message 7 O O O v Y Mod les de courrier VAR Mails de our OoOO O D finissez un titre d crivant le sujet abord puis s lectionnez votre fichier courrier Microsoft Word extension doc ou docx qui s y rattache Le fichier sera upload dans la base de donn es Office GSP Dans votre courrier type vous pouvez int grer les variables suivantes ACICIVCE Civilit Courte Mr HCTCIVL Civilit Longue Monsieur HCTNOM Nom du Contact HCTPRENOM Pr nom du contact CTAD1 Adresse ligne 1 HCTAD2 Adresse ligne 2 HCTAD3 Adresse ligne 3 HCTCP Code Postal ACTVILLE Ville HDATESYS Date du jour O V 12 2 Envoi de Courriers 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Listes de diffusion H L l EN TS 9 Biblioth que de mod les Envoi d emails GESTION D E Envoi de SMS k im SP 23 PLANNING h Envoi sur s la Personne ep EDITIONS Version 1 01 Ai Edition PRO DEMO lim
50. her La liste des v nements s affiche dans le tableau central Vous pouvez double cliquer sur une ligne sp cifique pour visualiser imprimer la fiche d intervention ou cliquer sur le bouton imprimer pour imprimer toutes les fiches pr sent es dans le tableau Ci dessous une fiche d intervention igm ie ASC pii ffice GSP Creer Logkigl d Gesch cda Sorvicos e Ferann OFACE GSP AVENUE DES CHAMFS ELYSEE ESCALIERS BETAGES TS FARIZ MR DUPONT MARC Tel CitiOiCiO1 Far aama 15 Avenue MONTAIGNE Fortatis 0605 OS 06 0E Emai CONTAC TEO FOER COM ARET SOHN FEU PARS HTVA FR LSTI AFEMAF 43E es bn errist naar Of IE SELON Toms Mr DUPONT Marc T l phones GDI LOS GOT RE DE 10 PES RES ae OPA ET Planification Modification Intervenant Description de l intervention TRAVAUX DE REFAESBABIE Dm anmiana y a EC ON ET o a nee ne OFFICE GSP 9 4 Fiches Client Edition des Etats mas Panning de Travail Fiches Interventions CP 3 DUPONT EU PARIS DUPONT RRE 8012 QUEND CONSEIL REGIONAL SOMME AMIENS a Imprimer Fiche s s lectionn e s La liste des client apparait dans le tableau central s lectionnez le client souhait ou maintenez la touche CTRL puis s lectionnez plusieurs clients CTRL A permet de tout s lectionner Enfin appuyer sur le bouton imprimer pour visualiser imprimer la fiche client Edibn du 17117208 Bag 1 Office GSP Fiche Client L giciel de Gestion des
51. ider pour enregistrer votre offre Vous pouvez maintenant diter votre offre en cliquant sur le bouton Editer 7 z O v Y Si vous n avez pas d finit dans les param tres divers un formulaire word personnalis Office GSP vous propose le mod le d offre standard ci dessous OFFRE N 1 ffice GSP larinel Cectinn ec eh m 4 Parme OFFICE GAF AYCHLE DCS CHAMPS ELYSEES MA DUPONT PIERRE D Te PORT AL a ESCALIERS B ETAGE 5 RUE DES OLWERS TIOS FARIS wi OLOLOQU OU O a r Aer Mer Arai EWE HELAN HI eii tee Sp a e om Ten MOES meN le piaish de VOLE oniga deae ore Cire Tuaian a Doris 3 hauras par Jr WM DEF CURE EUX GENO Taiata au 11272010 Prix Unitra TTC 23 00 400 QE Press don ligible au cr oir impot r QUATRE MILLE QUATRE CENTS EUROS Mr CHIRI ATOPHIE Farscall La T u O v Y Lorsque votre client accepte l offre transmise vous pouvez transformer l offre en contrat en cliquant sur le bouton Transformer l offre en contrat et ensuite cliquez sur le bouton Editer ffice GSP Lonel de partinn CRE UE RL Parone OFFICE GSP AWENE OES CHAMPS ELYSEES MR CUP ONT PERRE RUE CES OLNERS DOLON OI FE ooann z CONTACTECFAIC CSP COM 30120 QUEMD EAn ON HZ St etage pr CE SEE on Garde Malais Suaian Domicie 3 harar par ur Je Our CORRE EN TENA Le LG Fr da au JAZIA t Guanbts 20000 Heures Prix Unibhra TTC 300 4 4 O Pres don Agh au cr dit
52. iel de gestion des services la personne i Ox Gestion Editions Communication Outils 7 Fichiers 4 Clients 4 Prospects 4 Organismes de financement ffice GSP Z PLANNING Logiciel de Gestion des Services la Pe sn pee us gt EDITIONS dition PRO Pe Sauvegarde sur disque ol Quitter Comp tences Tarifs Prestations Unit s Fi Sr Autres param tres d Valider J Annuler Ajoutez Modifier Supprimer les diff rents motifs d absence dans la base de donn es OFFICE GSP 2 7 2 Comp tences D finissez les comp tences disponibles parmi vos intervenants Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Absences et Comp tences Comp tences j E E ie Ei K e GSP i iciel de gestion p aaa la personne En 4 OFFICE GSP Logiciel de g de pe Gestion Editions Communication Outils 7 Fichiers 4 Clients 4 Prospects 4 Organismes de financement Sauvegarde sur Cl USE li l ffice GSP 2 PLANNING T emano EDITIONS Version 1 01 AD dition PRO We Sauvegarde sur disque Tarifs Prestations Remises Unit s Fi A Autres param tres D pannage Informatique Aout l nan a nn Cas d Valider Annuler Ajoutez Modifier Supprimer les diff rents comp tences dans la base de donn es T
53. inancements qui ont t accord s sur le co t de vos prestations L cran ci dessous permet d enregistrer ces accords et de g n rer lors de la facturation une facture compl mentaire 7 Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND f ja TENTE te Renseignez dans cette section les param tres de financements attach s votre client prospect Le systeme de facturation tablira automatiquement une facture s par e pour les prestations beneficiant d un financement externe Es Ey nameantz E Fa Facturation D TE H glements l attention de l organisme de financement pour la partie financ e Param tres des financements HUETE AUEI woe penre 61172000 617127200910 E a INSAKE ON ASINAN E GEROER Modifier came D Cosacrousomemes meme EE o O Montant Fanc TTE _ ouens 20003 os O Financement des Frais de D placement attenants cette prestation Montant Financ TTC ou en par Dossier o Heure s 5 D finissez l organisme la prestation couverte par le financement son montant en valeur ou pourcentage la p riode d application la r f rence du dossier Enfin si l organisme de financement vous accorde un financement des frais de d placement alors compl tez la saisie en cliquant sur le financement des Frais de d placement 4 Offres Contrat D finitions Office GSP vous propose de g rer vos offres et contrats La gestion des Offres et contrats n est
54. ion 9 4 Fiches Clients 10 Statistiques 10 1 Evolution du Chiffre d affaires 10 2 Evolution du nombre de contrats 10 3 Evolution du Nombre de Missions 10 4 Palmar s Client 10 5 Palmar s Article 10 6 Statistiques de D placement 10 7 Rapport d activit multi axe 11 Imports Exports 11 1 Export vers un logiciel de comptabilit 11 2 Export XML 11 3 Export XLS 11 4 Import XLS 12 Communication 12 1 Liste de diffusion 12 2 Biblioth que de mod les 12 2 1 Mod les Emails 12 2 2 Mod les SMS 12 2 3 Mod les Courrier Lettre 12 3 Envoi de SMS 12 4 Envoi d Emails 12 5 Envoi de Courriers Lettres publipostage 13 Autres Fonctions 13 1 Maintenance 13 2 Utilisation de Skype dans Office GSP 7 O O O v Y 1 Pr sentation Vous venez d installer Office GSP nous vous remercions de votre int r t pour notre application Bienvenue dans le logiciel Office GSP L application Office GSP est destin e vous assister tout au long de vos activit s de services la personne Principales Fonctions Administrer votre fichier clients Prospects et Organismes de Financement G rer votre Planning Agenda par intervenant Etablir vos factures G rer vos r glements et remises bancaires Etablir vos Attestations fiscales __Restituer des statistiques d activit Faciliter la communication aupr s de vos intervenants et vos clients Bien d autres fonctions int gr es dans office GSP vous permettron
55. it au 31 12 2009 A pa T croisi ie noce oe courrier CT DP Titre du courrier COURRIER TEST imprimante hpLaseret 100 CL 8 P suaiser le document de base CE S A Inscription amp RI TOURS 12 10 2009 a S lectionner les contacts Mr DUCLEMENT H 1 a Imprimer les courriers 1 S lectionnez votre mod le de courrier pr c demment import dans la biblioth que Et validez l imprimante pour l impression 2 S lectionnez la liste de diffusion que vous souhaitez utiliser 3 Ajustez votre s lection en d cochant certains destinataires 4 Imprimer les courriez Les champs variables seront remplac s par les coordonn es de vos contacts l impression se fait directement sur l imprimante 12 3 Envoi de SMS 4 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Editions Communication Fichiers Gestion Listes de diffusion H LIENTS Biblioth que de mod les Envoi d emails b im ffi GSP 23 PLANNING piTICe Envoi de courriers PF Logiciel de Gestion des Services la Personne ss EDITIONS Journal des envois de SMS 2 2009 amp Envoi de SMS par Liste de diffusion y Choisir le Mod le d Email Envoi heure programm e ni i Date d Emission 22 11 2009 Heure d Emission 08 42 Credit compte SMS Une mise jour du logiciel Office GSP est disponible E Hormal Emetteur SMSMOD
56. la liste de diffusion amp Envoyer Les Emails 1 S lectionnez votre mod le d email pr c demment enregistr dans votre biblioth que Vous pouvez ajuster le texte la derni re minute cependant il ne sera pas enregistr comme mod le 2 S lectionnez la liste de diffusion 3 Ajustez votre s lection en d cochant certains contacts si besoin 4 Appuyez sur le bouton Envoyer les Email Les emails seront enregistr s dans votre boite d envoi de Microsoft Outlook Faites envoyer Recevoir sur Microsoft Outlook pour transmettre vos emails T amp O v Y 12 4 2 Envoi du Planning aux Intervenants par Email Transmission par email du planning aux intervenants a P riode concern e S lection des intervenants 3 Options d expedition Date de d but 23 11 2009 x Nom de l intervenant v nement Lundi DUFONT Pierre 5 Date de fin 29 11 2009 W DURANT Henriette E E fies dateen Dimanche P riode pr d finie j T Envoi des emails T Recherche intervenants Fermer Grace cette fonctionnalit vous pouvez transmettre par Email le planning de travail directement l adresse email de vos intervenants 1 S lectionnez la p riode 2 Appuyez sur le bouton Recherche Intervenants Office GSP recherche la liste des intervenants concern s durant la p riode et disposant d une adresse Email param tr dans la fiche intervenant S lectionnez
57. loc notes par exemple 11 2 Export XML Office GSP vous pouvez galement d exporter vos donn es au format XML Pour acc der l exportation XML suivez le menu Outils Exportation XML OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne z LSR Fichiers Gestion Editions Communication Importations format XLS Exportations format XLS CLIENTS Cal Exportations format XML GSP 2 PLANNING ss EZP EDITIONS Logiciel de Gestion GESTION Version 1 01 AD Edition PRO F k G A E y r i 1 j F j pe F F x i 2 M 7 s h d H a j M A Er ai ITS A t i i Ti i FA pi i I i oip F i di Na i J E A A l Diff rents fichiers peuvent tre export s au format XML cliquez sur un des fichiers Office GSP vous informera de la cr ation du fichier XML dans le sous r pertoire export du programme OFFICE GSP 11 3 Export XLS Exporter vos donn es au format XLS format Microsoft Excel est possible dans Office GSP Pour acc der l exportation XLS suivez le menu Outils Exportation format XLS 7 u OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication 25 PLANNING EDITIONS CLIENTS Export Clients Format ds Exportations format XML Export Factures Format ds Logiciel de Gestion des Services la Personne GESTION 9 Version
58. ment l importation Dans le Journal des anomalies retrouvez le d tail des probl mes rencontr s L importation ne pourra tre r alis e que lorsque le journal d anomalie est vide Importation FACTURES Format xls pu ue e v S lectionnez votre fichier d importation xls Fichier QO Venfication du Fichier Journal des anomalies Nbre lignes factures Importation des donn es OFFICE GSP Le format d importation est identique celui de l exportation soit NUMFA Colonne K QTEFACTUREE L importation ne concerne que de factures dont la num rotation n a pas d j t utilis dans le logiciel Si le num ro de facture est d j pr sent cela constituera une anomalie D O v Y 12 Communication Au c ur d office GSP vous trouvez un outil de communication simple communiquer aupr s de vos clients et prospects 12 1 Liste de diffusion 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Listes de diffusion Biblioth que de mod les Dffice GSP Envoi de courriers Logiciel de Gestion des Services la Personne SE nes Version 1 01 AD Edition PRO et efficace pour 25 PLANNING C EDITIONS Vous avez la possibilit de cr er de nombreuses listes de diffusion afin d organiser votre communication par Email Courrier ou SMS Titre de la liste de Diffusion Apr s avoir cr e votre titr
59. mpos n 1 du 16 11 2009 Client DUPONT PIERRE AAA ER Ze Client Date de l v nement Code Nom du Client _ Nom du Contact 2 TEST Mr DUPONT PIERRE Mr DUPONT PIERRE o e 15 00 gett x Heure Quantit non Prix Unit Prix Unit D plac Hors Event Libelle Intervenant Site but Fin Factur e Unite TTC Remise Net TTC Gratuit PR Etat E Garde Malade Mr DURAND Paul Adresse Principale 09 42 13 42 4 00 22 00 22 00 m E AFaire DEPANNAGE INFORMATIQUE Mr DURAND Paul Adresse Principale 14 00 15 00 1 00 Forfait 25 00 25 00 F FM AFaire r Montant Total Montant Financ Comme l exemple ci dessus vous pouvez saisir dans un m me cran une suite de prestation pour votre client en d composant les diff rentes prestations Chaque prestation est un v nement simple regroup en v nement compos Vous pouvez combiner diff rentes prestations diff rents intervenants diff rentes plages horaires Lors de la saisie de chaque ligne de prestation vous retrouvez les m mes informations que dans l v nement simple Date de l v nement Pour changer la date d un v nement compos cliquez sur la date L ensemble des prestations compos es seront d plac es la nouvelle date Contact Si vous souhaitez modifier le contact cliquez sur l ic ne afin de s lectionner un contact diff rent
60. n est plus gris mais en couleur En appuyant sur la touche F6 dans la fiche client selon le contact s lectionnez la fen tre suivante s affiche ient pan D EX Fosen ERAND RS PAS D mm 1 CR E Coordonn es Code 12 civaite D crivez les param tres essentiels Nom de votre client les contacts ou membres de la famile et les param tres de gestion Facturation 8888 DURAND Jean Cliquez sur le bouton vert pour composer automatiquement le num ro de t l phone Si votre contact dispose d une ligne fixe et d une ligne mobile l cran sera le suivant 7 z O v V lt 7 Fiche Client DURAND Jean PARIS Code Civiite Monsieur cr ation ss D crivez les parametres essentiels SES de votre client les contacts ou Appel T l phonique membres de la famille et les a 024444554 0000505055 TEST333 33333 S lectionnez le num ro composer puis cliquez sur le bouton vert La touche F6 est galement disponible dans la fiche v nement amp Fiche Client DURAND Jean PARIS lt 2 Ev nement N 159 R uns 3 La Une fois la communication tablie le num ro de t l phone encours est affich dans l cran principal amp OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne e Fichiers Gestion Editions Communication Outils 4 D Dffice GSP HMS Logiciel de Gestion des Services la Personne Version 1 01 A1 Edition PRO DEMO limit au 31
61. nsuel d Activit D Fermer Ann e Ann e Bang Pr 2 fe 2009 2008 x D __ f jf Evolution du nombre de Contrats Mois 0 Janvier F vrier i Juin Juillet Ao t Septembre Octobre Novembre D cembre Mois A travers cette statistique visualisez rapidement le nombre de contrats que vous avez r alis mensuellement avec la possibilit de comparer deux ann es diff rentes Vous pouvez modifier les ann es de r f rence et appuyer sur le bouton actualiser Sur la droite de la fen tre s affiche la repr sentation graphique des donn es 7 O O O v Y 10 3 Evolution du nombre de Missions amp 7 Statistiques Chiffre d Affaires Contrats Missions Palmar s Client Palmar s Article D placements JB Rapport Mensuel d Activit Ann e Ann e pos Po Mois 2009 2008 Dave 6 Evolution du nombre de Missions Nombre de Missions N Q3 Le on 0 Janvier F vrier Mars Avril Mai Juin Juillet Ao t Septembre Octobre Novembre D cembre Mois Cette statistique permet de visualisez le nombre d v nements que vous avez r alis mensuellement avec la possibilit de comparer deux ann es diff rentes Vous pouvez modifier les ann es de r f rence et appuyer sur le bouton actualiser Sur la droite de la fen tre s affiche la repr sentation graphique des donn es 7 O O O v Y 10 4 Palmar s du Chiffre d affaires par client KR PSE
62. nt Cliquez sur l onglet Disponibilit Cliquez sur Ajouter d finissez une p riode cochez les jours disponibles et les tranches horaires Vous pouvez d finir plusieurs lignes de disponibilit s sur une m me p riode ou sur des p riodes diff rentes Office GSP consid re que l intervenant n est pas disponible si l action de l intervenant se situe dans une p riode non compris dans les param tres de disponibilit s d finis Vous pouvez Ajouter Modifier Supprimer ces param tres tout moment 2 7 3 2 Absences Par exception aux p riodes de disponibilit s vous pouvez d finir des p riodes d absences qui seront qualifi es en fonction du motif allou Dans l onglet Absence Ajoutez Modifier Supprimer Vous gardez dans cet onglet l historique des absences de chaque intervenant OFFICE GSP 2 7 3 3 Comp tences Coordonn es Cisponibilit t s Absences Com n s AE Enfin dans le dernier onglet Comp tences vous ajouter supprimer les comp tences de chaque intervenant Dans le planning agenda la fonction de recherche est bas e sur le crit re de comp tence afin de filtrer les intervenants adapt s la mission OFFICE GSP 2 8 Articles La gestion du fichier article est un point tr s important du logiciel Office GSP II d finit la liste des articles tout en conservant la logique fiscale des prestations ligibles aux activit s des Services la Personne
63. nu comme ci dessous f OFFICE GSP Logiciel de gestion des services a personne Editions Communication Outils 7 Fichiers 2 cients A Prospects 4 Organismes de financement Gestion 1 Faram tres k Soci t F Sauvegarde sur Cl USB Intervenants Absences et Comp tences Artides Tarifs j Prestations Remises Unit s Actions Financier Autres param tres Adresse AVENUE GES CHAMPS ELYSEES Adresse BOITE POSTALE Adresse ESCALIER 6 ETAGE 5 Code Postal Vile 15008 PARIS Email CONTACTOOFFICEGSP COM T l phone 01 01 01 01 01 T t copie 02 02 02 02 02 N7 Mobile 06 06 06 06 06 Agr ment SIRET 509890612101112 RCS 509489061210 PARIS Code APE NAF 4236 N7 TVA FR 1234567890 Repr sentant L gal Mr CHRISTOPHE Pascal Qualit du Repr sentant G rant de la SARL OFFICE GSP Comptabilit Journal des Ventes NT Cpt Client D faut A1000 Cpt Ecarts Arrondis 467000 Journal de Banque ffice GSP Logiciel de Gestion des Services la Personne 23 PLANNING ep EDITIONS Version 1 01 40 Edition GRATUITE Site internet Dffice GSP ogiciel de Gestion des Services la Personne http fwaw officegsp com Param tres de Facturation Exon ration de TVA Tva non applicable art 2936 du CGI Agr ement H 123456 du 15 01 2009 Pr fecture de PARIS Mention Exo TVA Mention L
64. ontact apr s avoir saisie Civilit Nom et Pr nom cliquez sur l ic ne haut gauche l adresse g n rale du client factur s int gre automatiquement O V 3 3 Cartographie Dans cette partie de la fiche client Office GSP affiche la carte de Google MAPg o localis e Vous pouvez zoomer dans la carte afin d agrandir la zone explorer A Fiche Client DUPON DUPONT PIERRE QUEND pm 3 L 2 Latitude 50 316262 Longitude 1 636599 4 Actualiser la Carte f l F Vieux Quend Lp Le Marais Zoom arri re POWERED Y t Herre Les Quend IE 3 4 Sites d intervention D finissez dans la zone Sites de la fiche client les diff rents sites d interventions R sidence principale r sidence secondaire Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND L EN X Description du Site Vous pouvez d finir plusieurs sites d intervention Les sites sont indispensables dans la d finition des contrats ainsi que lors de la r alisation des prestations 80120 Vile QUEND Distance 203 00 Km 25 M mo Saisissez l adresse de chaque site Google Maps estime automatiquement la distance entre votre soci t et le site de destination Cliquez sur la borne kilom trique pour r aliser le calcul modifiez manuellement si l estimation n est pas conforme L estimation kilom trique est une assistance la saisie II est galement possible de visualis
65. ous servir de relance dans le cas de retard de paiement Ici dans l exemple il ne subsiste que le trop per u que nous avons pr c demment registr OFFICE GSP 7 2 Remise en Banque Office GSP int gre galement un module de gestion des remises Bancaires Pour y acc der veuillez cliquer sur l ic ne situ e dans le menu Gestion lt OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Fichiers Gestion Editions Communication Outils CLIENTS c ffice GSP 25 PLANNING Logiciel de Gestion des Services la Pe m GESTION E daniar ii C EDITIONS Version 1 01 AD a Edition FRO Dat A Bag Facturation R glements Remise en Banque D Tm ms Montant g Banque i a CREDIT AGRICOLE E PEE El Date de d but 18 10 2009 H Dimanche Date defin 17 11 2009 HH 00 EF Mardi _ P riode pr d finie ss Supprimer 6 Remise en Bangue Liste des Remises S lectionnez votre banque puis la p riode de recherche puis cliquez sur actualiser La liste des remises en banque s affiche dans le tableau central A partir de cette liste vous pouvez imprimer une remise en banque Vous pouvez galement supprimer une remise en banque si cette derni re a t pr alablement mise Z ro 7 G z O v Y Nouvelle Remise L amp 7 Remise en Banque Seliste des Remises d Nouvelle Remise 8 Modiierun Remise Moyen de R glement Ch que
66. pas indispensable dans l utilisation du logiciel mais formalise les informations que vous proposez vos clients prospects et permet de garder un enregistrement de vos accords contractuels 7 Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND Q Cartographie m1 Offres et Contrats p w v nements D rue a meae n O i Ev nement g Quitter D Dans cet cran vous Cr ez Modifiez vos offres puis transformez les en contrat apr s acceptation de votre client Cliquez sur Nouvelle Offre pour commencer la cr ation de votre offre Exemple 7 Nouvelle Offre Nouveau Contact concern Planification Hebdomadaire ri g DUPONT PIERRE Le dh D Contrat Type Tarif Date de d but 01 01 20 10 S l GARDE MALADE Vendredi Site Date de fin i Adresse Principale x d 7 r D tail du Contrat Type Vendredi lt g Intervenants S lectionn s pour le Contrat ag OD 0O 8 8 KSK a Libell du Contrat pt _ Co t Principal Descriptif_contrat Quantit Prix Unitaire TTC Remise Prix Unitaire Net TTC Surveillance Domicile 200 00 Heure s 22 00 0 00 22 00 4 heures par Jour Saisissez le tarif qui concerne la prestation propos e un libell un descriptif une p riode un mode de r glement un contact un site un ou plusieurs intervenants La quantit totale de l offre le prix la remise ventuelle Les jours de la semaine concern s par votre offre Cliquez sur le bouton val
67. permet si vous disposez d un compte actif aupr s de leur services d utiliser vos param tres afin qu Office GSP puisse envoyer des SMS Le prix de chaque SMS est variable selon les achats que vous avez r alis s chez le prestataire Avec vos param tres de compte S lectionnez SMS Mode comme prestataire puis saisissez votre N de compte et le mot de passe Enfin s lectionnez le type de SMS que vous souhaitez envoyer La documentation sur le type de sms est disponible sur le site de SMS MODE Si vous souhaitez utilisez un autre prestataire contactez nous EMAI LS Office GSP permet de communiquer par Email en liaison avec Microsoft OUTLOOK Attention Office GSP n est pas compatible avec Microsoft OUTLOOK express ou Windows Live Mail Si vous poss dez Microsoft OUTLOOK cochez la case Utilisation de Microsoft OUTLOOK pour l envoi des emails D autres fonctions d envoi par Email seront d velopp es dans des prochaines versions d Office GSP D CO O v Y 2 3 3 Param tres Divers Autres Param tres en cours de d veloppement Cffre Contrat Communication Email Factures Presentation N de Facture E Personnalis Personnalisation des donn es affich es dans l agenda Aucun param trage E Permanente Uniquement sur Filtre Divers param tres sont pr sents dans cet cran Au cours des prochains d veloppements de nouveaux param tres seront ajout s ce ni
68. ration ou directement en cliquant sur l ic ne Facturation du bouton Gestion de l cran principal Si vous d butez la facturation partir de la fiche client seules les interventions relatives au client seront affich es dans la liste facturer Si vous acc dez la facturation partir de la fen tre g n rale toutes les interventions ayant l tat Termin de tous les clients seront de affich es dans la liste facturer 6 1 G n rer la facturation m scono hies Cr ation Facture P i ln O O naa L Missions Termin es en Attente de Facturation Contrat Intervention m S Client a Titre Du Au Dur e Quantite Unit Prix Unitaire Distance iLa Mr DUPONT PIERRE Teal 32 Garde Malade 16 11 2009 09 42 16 11 2009 13 42 O4 00h so nes 22 00 406 Km S lectionnez les Interventions Facturer Date de Facturation m G n rer la les Facturets OQ Femer Lundi Tout D s lectionner k Cochez sur la gauche les Interventions Missions que vous souhaitez facturer pour tout s lectionner D s lectionner cliquez sur les boutons en bas gauche de la fen tre Ajustez la date de facturation si besoin puis Cliquez sur le bouton G n rer A la fin du traitement de facturation Office GSP vous informe des num ros de facture g n r s et vous propose de les imprimer Vous retrouverez ces factures dans le journal de facturation 6 2 Pour les prestations b n ficiant d un financement Office GS
69. s coordonn es que vous avez renseign OFFICE GSP 3 1 Fiche Client amp 7 Fiche Client DUPONT PIERRE QUEND Coordonn es Code D Civiite Monsieur Cr ation N Compte Comptable OO z N Compte Auxitiaire SU PIERRE Conditions de R glement sares Rue Des oves o Constant Nom DUPONT Pr nom PIERRE Mod le de Facture Version Simolifi Informations Compl mentaires Adresse Adresse cp 80120 Vile QUEND Contacts d La fiche client dispose d un menu lat ral permettant de couvrir diff rents domaines attach s l activit de votre client Ce premier cran repr sente les coordonn es de facturation du client Dans la partie basse de l cran vous disposez d une liste de contacts afin d y ins rer les diff rentes personnes avec lesquelles vous tes en relation Mr Mme Enfants 3 2 Contacts de la fiche client Dans la liste des contacts un seul contact est d sign comme contact principal Dans chaque v nement vous aurez le choix de s lectionner le contact que vous souhaitez afin de personnaliser votre intervention Voici le description d une fiche contact Contact Principal T l phone __ _ Mobile Recevoir Facture par Email en POF L Confirmation par Email Nouvel v nement _ Notification SMS Ev nement nouveau Chaque Contact peut tre abonn des listes de diffusions diff rentes Pour saisir rapidement un nouveau c
70. s donn es affich es dans l agenda Aucun param trage Tenir Detal Intervention 6 Permanente A Uniquement sur Filtre Dans le planning Agenda int gr Office GSP sont affich es de nombreuses informations dans des zones parfois troites Afin de rendre la visualisation des v nements dans le Planning Agenda encore plus efficace vous pouvez personnaliser les informations que vous souhaitez voir afficher Au choix ces param tres peuvent tre permanents ou uniquement appliqu s lorsque vous effectuez un filtre sur un intervenant particulier Elaneuruy Crus al EI fn HE 3 turdi UH novembre 8 F l mm rs d ra ru CM d 1 Le 2345 6TAS ac 1 3 Rens TT a 9 10 11 1213 14 15 mt a 16 17 LA 19 20 7 24 z ai A D 26 17 amp a s 11 Today 12 hemerin Tma F Actualiser 14 zi F Rechercher un 15 3 interv nt p 16 H fa Imprimer q7 Li 18 g i Li 31 Ce E Bei au Mirus 3904 OFFICE GSP 2 3 4 Email Facture Autres Param tres en cours de d veloppement Offre Contrat Divers Email Factures Mod le Email pour Envoi de Facture Dans cet cran vous param trez un email type qui sera utilis pour envoyer vos factures au format pdf par email 12 4 3 Renseignez les zones Objet et message Les variables suivantes sont param trables Num ro de Facture FANUM Civilit court du Client CTCIVC Civilit
71. s la zone franchise kilom trique Office GSP ne facturera que le kilom trage exc dentaire la franchise d finie OFFICE GSP 2 9 2 Remises La gestion des remises permet de d finir individuellement ou globalement des remises applicables par p riode d termin es Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Remises P OFFICE GSP x Logiciel de gestion des services la personne rm Fichiers Gestion Editions Communication 4 Clients 2 Prospects igi 23 PLANNING 4 Organismes de financement ffi C G S D 1 Param tres Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne EP EDITIONS F Sauvegarde sur Cl USB Intervenants ii lies i BE Sauvegarde sur disque Edition GRATUITE Absences et Comp tences E Quitter Articles Tarifs Prestations Remises Unit s Actions Financier Autres param tres CT CE O Valider Annuler S lectionnez un client en cliquant sur la loupe sinon ce sont l ensemble des clients qui seront concern s S lectionnez une prestation Tarif sinon c est l ensemble de vos prestations qui seront concern s par la remise L unit et le prix de la prestation sont pr sents l cran pour rappel et ne sont pas modifiables dans cette partie du programme _ D finissez dans la zone Jaune le montant de la remise Enfin saisissez la p riode d application de cette remise Vo
72. s pouvez galement modifier la Banque la date de remise ainsi que la r f rence Enfin cliquez sur le bouton l ic ne verte pour valider votre modification T O v V 8 Attestation Fiscale Office GSP permet d imprimer rapidement vos attestations fiscales Cliquez sur l ic ne situ e en dessous du menu Editions m d 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne bn Fichiers Gestion Editions Communication Outils CLIENTS e GESTION pa Mr CONSEIL REGIONAL SOMME E Mr DUPONT Marc ffice GSP Logiciel de Gestion des Services la Personne nn fs PLANNING EDITIONS D 72 i Journal des Attestation Etats Statistiques Factures Fiscale Version 1 01 A0 Edition PRO Date del Attestation 15 01 2010 Vendredi a Montant Pay B en C E S U Pour obtenir les attestations fiscales d finissez l ann e de r f rence gauche O V Office GSP tiendra compte de toutes les factures mises en enti rement r gl es du 1 Janvier au 31 d cembre de l ann e s lectionn e Saisissez la date d tablissement de votre attestation fiscale droite S lectionnez le ou les clients pour lesquels vous souhaitez imprimer l attestation Appuy
73. sir de vous transmettre ce contrat pour validation Vous remerciant de votre confiance et dans l attente du retour de contrat Meilleures Salutations OPTIONS EDITION DU MODELE INTEGRE Contrat Descriptif Intervenants Cat gorie Adresse B n ficiaire Prestation Date P riode Etigible Cr dit Imp t MODELE D OFFRE CONTRAT DOCUMENT WORD Office GSP int gre un formulaire de contrat offre standard vous pouvez travers ces param tres modifier les textes utilis s dans le formulaire OFFICE GSP Vous pouvez les modifier librement afin de personnaliser votre document Dans les options d ditions vous pouvez cocher d cocher les diff rents types d informations que vous souhaitez faire apparaitre sur vos offres amp contrats Si vous souhaitez utiliser un formulaire personnalis en replacement du formulaire standard il est possible d importer votre propre mod le personnalis d offre contrat au format Microsoft Word Pour cela cliquez sur la case Actif puis s lectionnez votre document model Word avec l extension doc ou docx Lorsque vous d sactivez cette option Office GSP utilisera nouveau le formulaire standard int gr Proc der nouveau l importation de votre mod le de document Word afin de retrouver votre formulaire personnalis Votre formulaire personnalis au format Microsoft Word doc ou docx peut comporter une liste de variables born es par le signe
74. t un v ritable confort et une grande efficacit dans la gestion de votre activit au quotidien T u O v Y Ecran principal 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne r Fichiers Gestion Editions Communication Outils 7 CLIENTS c ffice GSP 23 PLANNING Logiciel de Gestion des Services la Pe e GESTION E A EDITIONS Version 1 01 AD Edition GRATUITE Symboles Connexion internet L ic ne plan te situ e dans le coin inf rieur gauche de l cran est bleue si vous disposez d une connexion internet active elle devient grise si vous n tes pas connect internet Skype Si vous avez param tr Skype en relation avec office GSP le logo Skype passe de la couleur grise la couleur bleue Au centre de l cran s affiche la version du logiciel et le type d dition que vous utilisez II existe 3 ditions d Office GSP Edition Gratuite permettant de d couvrir le logiciel avec diff rentes limitations Maximum 20 Factures 5 clients 1 Intervenant Edition Lite permettant d exploiter le logiciel avec des limitations Maximum 100 Factures 20 clients 4 Intervenants Edition Pro sans limitation Sur les cot s de l cran apparait quatre menus rapides afin d acc der efficacement aux principales fonctions du logiciel Enfin sous la barre de titre vous acc dez l ensemble des menus du logiciel Office GSP T amp O v Y 2 Param trages 2
75. tion un ou plusieurs intervenants votre action L int r t de ce param tre est de faciliter la saisie de votre v nement Ainsi apr s avoir s lectionn l action de votre v nement ce dernier sera automatique param tr avec les intervenants de l action Ce param trage est particuli rement utile pour des actions sp cifiques et individuelles Cliquez sur le et le pour ajouter supprimer vos intervenants attach s T u O v Y 2 6 Param tres Financiers 2 6 1 Coordonn es Bancaires Dans diff rents fonctions d Office GSP le programme utilise les coordonn es bancaires Pour acc der au param trage suivez le menu suivant Fichiers Param tres Financier Coordonn es Bancaires 7 OFFICE GSP x Logiciel de gestion des services la personne Cx Fichiers Gestion Editions Communication Outils 4 Clients 4 Prospects all 4 Organismes de financement ffice GSP 23 PLANNING a Param tres Soci t Logiciel de Gestion des Services la Personne EE EDITIONS P Sauvegarde sur Cl USE TE sich HiU ervenants Ee Sauvegarde sur disque Edition PRO Absences et Comp tences Artides Tarifs Prestations w Remises Unit s Actions Coordonn es Bancaires TVA Moyen de Paiement Conditions de R glement CREDIT AGRICOLE Rue de la Faiz 75001 PARIS CA 01001 FARIS 68 1231 23466712 15 Enregistrer Renseignez vos coordonn es Bancaires et de domiciliation
76. tion Adresse ligne 2 SITEAD2 Site de la Prestation Adresse ligne 3 SITEAD3 Site de la Prestation Code Postal SITECP Site de la Prestation Ville SITEVILLE Article Code ARTCODE Article Libell HARTLIB Eligible r duction d imp t ARTCREDITIMPOT Intervenant 1 Civilit Courte INT1CIVC Intervenant 1 Civilit Longue INT1CIVL Intervenant 1 Nom INTINOM Intervenant 1 Pr nom INTIPRENOM Intervenant 1 Matricule INT1MATRICULE Intervenant 1 T l phone INTITELZ Intervenant 1 Mobile INT1MOBILE Intervenant 2 Civilit Courte INT2CIVC Intervenant 2 Civilit Longue INT2CIVL Intervenant 2 Nom INT2NOM Intervenant 2 Pr nom INT2PRENOM Intervenant 2 Matricule INT2MATRICULE Intervenant 2 T l phone INT2TELZ Intervenant 2 Mobile INT2MOBILE 2 3 2 Communication Autres Param tres en cours de d veloppement Qffre Contrat TELEPHONIE COURRIER fr m f LL I Email Factures SMS EMAIL Utilisation de Microsoft WORD Dans cet cran vous pouvez param trer les fonctions li es entre OFFICE GSP et d autres logiciels ou services externes SKYPE Logiciel de t l phonie IP Si vous disposez du programme Skype sur votre ordinateur et souhaitez utiliser certaines fonctions de t l phonie avec Skype c est possible Pour activer ces fonctions veuillez suivre les instructions suivantes 1 Quittez le programme Office GSP
77. tiques diff rentes Exemple extrait d une prestation de 4 heures avec financement du Conseil R gional 1 Statistiques par Activit en Valeur et Dur e 2 Statistiques par Intervenant en Valeur et Dur e de travail 3 Statistiques par client cumul de valeur par client et dur e d interventions 4 Statistiques de facturation avec le d tail des factures mises pendant la p riode Ci dessous le rapport que vous pouvez Imprimer Rapport d activit N ffice GSP au 0170172009 au 3112 2000 Logiciel de Gestion des Services d la Fersonie OFFICE GSP Pag 1 Rapport par Activit ER ES EE Rapport par Intervenant Nombre de lignes 2 Ra par intervention et N de Facture ET TS mef ear 16112009 D NE AL GARDE MALADE T CO O v Y 11 Imports Exports 11 1 Export vers comptabilit Dans Office GSP vous pouvez exporter vos factures dans un fichier de transfert vers votre logiciel de comptabilit Les formats d exports sont compatibles Ciel Compta 15 EBP Compta 13 Sage Ligne 100 Pour acc der l exportation comptable suivez le menu Gestion Exportation comptable 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne Editions Communication Outils 7 Facturation igi R glements 23 PLANNING Remise en Banque Dff C e G S p Logiciel de Gestion des Services la Personne TT Etat des factures en attente de r glement Version 1 01 A0 EDITI
78. us pouvez ainsi r aliser un grand nombre de combinaisons OFFICE GSP 3 Fichiers Client Prospect Organisme 3 0 1 D finitions Au c ur du logiciel Office GSP vous g rez 3 cat gories de Tiers Clients Prospects Organismes de Financement La gestion des donn es est similaire quelle que soit la cat gorie vous pouvez acc der au fichier client en cliquant sur la zone bleue en haut droite de l cran principal 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion OFFICE GSP Logiciel de nn Las a a Fichiers Gestion Editions Com Fichiers Gestion Editions Clients 4 Prospects 4 Organismes de financement CLIENTS ou bien par le menu Fichiers comme pour les autres cat gories Prospect et Organismes 3 0 2 Rechercher dans le ficher client Pour acc der aux bases de donn es Clients Prospects Organismes Office GSP vous propose un premier cran sous forme de liste amp Liste des Clients r a ij A partir de cet cran vous retrouvez la liste de vos clients avec la possibilit d Ajouter Modifier Supprimer et imprimer une fiche client amp Edition de la Fiche Client DUPONT Marc Liste des Contrats Liste des Factures 7 O v V Lorsque vous souhaitez faire une recherche cliquez sur le haut des colonnes ou se situe la loupe pour rechercher un client particulier exemple _ amp Liste des Clients DT Pour
79. veau Contr les En cochant l option V rification de la disponibilit des intervenants Office GSP va v rifier chaque intervention si votre intervenant est disponible en tenant compte du param trage de la fiche intervenant Chapitre 2 7 Disponibilit s et Absences Cette proc dure de v rification n est pas bloquante dans l utilisation au quotidien dans le cas d une indisponibilit une petite fen tre d information apparait lors de la cr ation modification de votre v nement sans vous emp cher de forcer la saisie Personnalisation des Num ros de Facture La num rotation des factures est num rique dans Office GSP Le programme commence la facture N 1 et incr mente automatiquement Si vous souhaitez personnalis l affichage de votre num rotation de facture vous pouvez s lectionnez ces options en cliquant sur la case Personnalis Option Le Pr fixe Compos de 2 caract res ALPHABETIQUE Option Ann e Compos de 2 caract res Num rique pour repr senter l ann e Option Longueur Choisissez la longueur de la suite de num rotation Vous pouvez ainsi obtenir pour la facture N 1 gt FA0900001 Ce formatage du num ro de facture sera imprim sur le document Facture et sera transmis dans l export comptable cependant l int rieur du logiciel il continuera s afficher Facture N 1 T amp O v Y Personnalisation de l affichage dans le Planning Agenda Personnalisation de
80. venant OFFICE GSP Le Mod le simplifi ffice GSP Logiciel de Gestion des Services La Personne FICE GSP AVENUE DES CHAMPS ELYSEES Mr DUPONT PIERRE BOITE POSTALE E SCALER B ETAGE 5 RUE DES OUVIERS 75008 PARIS Tal 01 01 01 01 01 Fax 02 02 02 02 02 Email CONTACT OFFICEGSP COM 80120 QUEND SIRET 509390812101112 Sitelntemet http mww officegsp com ATTESTATION FISCALE 2009 Je soussign Mr CHRISTOPHE Pascal G rant de la SARL OFFICE GSP certifie que Mr DUPONT PIERRE a b n fici de prestations d aide domicile pour l Ann e 2009 Montant total des prestations acquitt es ouvrant droit d duction ou r duction d imp ts 1 en 2009 10 40 Euros soixante dix Euros et quarante Cents dont pay en CESU Pr financ s 0 00 Euros R capitulatif des interventions effectu es 2 Dais ds Dais de PH Un Esra Se RE a TE 16180 Basena MALADE mas OFFICE GSP 9 Editions des Etats 7 OFFICE GSP Logiciel de gestion des services la personne en Fichiers Editions al Gestion CLIENTS GESTION F Ame Communication Outils MN ffice GSP Logiciel de Gestion des Services la Personne Version 1 01 A0 Edition PRO 25 PLANNING C EDITIONS EET Journal des Attestation Etats Statistiques Factures Fiscale Divis en 6 onglets distincts cette fen tre permet de contr ler modifier faire voluer De nombreuses informations dans le progr

Manuel d`utilisation du logiciel Office GSP

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents