BFC-E Manuel d`utilisation - DSI
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1. la r enregistrer au statut maintenu en s lectionnant Menu Facture Maintenir lorsque l on est sur la facture puis cliquer sur Retour 3 LE puis dans l cran de synth se des factures cliquer sur le bouton F4 Ce bouton permet de relancer le contr le de la facture en arri re plan Pour le Cas 2 Carte Achat Page 23 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE Transformer la Demande d achat en commande Puis suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans le cas 1 Pour le Cas 3 Chercher la r f rence de la nouvelle commande pour mettre jour la facture Puis suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans le cas 1 La Si la commande est sold e Contacter la structure op rationnelle pour 2 Commande commande la facture ou l avoir cr ne Sold e associ e la comporte pas de r f rence _ soit d solder la commande Gaok a une commande Le soit demander un autre n commande associer pas une fournisseur 9999999999 est commande mis en r f rence afin de carte achat cr er la facture mais de ne Ensuite suivre le mode op ratoire d crit dans le cas 1 Commande non trouv e pas permettre sa comptabilisation 3 Letiers de Conditions de Sile tiers de paiement Attendre le lendemain que le traitement de mise jour automatique mette jour l2. sssssccccccccccccccccccccccccccccccccceee 22 Carte Achat Page 3 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 A propos de ce manuel Les conventions utilis es Identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la proc dure expos e Identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite de la proc dure Carte Achat Page 4 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 1 P rim tre Le d ploiement de la carte d achat au CNRS r pond un objectif de simplification pour tous les acteurs qui participent la cha ne de traitement des approvisionnements des acheteurs en laboratoire pour les commandes aux agents des services financiers des d l gations pour le traitement et la liquidation des d penses La carte achat est une carte bancaire classique qui permet d effectuer des achats aupr s de n importe quel fournisseur acceptant les cartes VISA Elle est d di e aux achats ponctuels de proximit de faible montant lt 2 000 00 Elle permet d effectuer des achats en ligne colloques documentation logiciels et de r duire les avances faites par l agent pour les menues d penses Carte Achat Page 5 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 2 Le flux d pense Carte Achat 1
3. BFerc Finances Comptabilit Manuel d utilisation D penses Tome 5 Carte Achat Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Mises jour du document Ce qui est nouveau Ce qui a volu Th me Chapitre Ajout du num ro PUMA et acronyme sur la 2 1 commande Page 2 sur 28 Carte Achat F vrier 2015 Version 1 5 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Table des mati res Mises a our du document a ra ane 2 ADI des matiere Re ne Sn a ln ne lc 3 Apropos dece Manuels es ce SR RC nn 4 E E a Sn E E T E E TE E E E T E E E 5 2 Ceflux d pense Carte Achats sisi sd sooks san soseo se ises kosse s see disnet een esni seski seseris 6 2 1 Commande Carte AGO etui ide an oeil idee 2 2 Int gration du ROP et cr ation de factures avoirs Carte Achat 8 2 2 1 Comptabihsation des factures Carte ACHAT sers renoitiasef temennmalehreletieenssitlietelen is 10 2 2 1 1 Comptabilisation en masse des factures Carte Achat 10 2 2 1 2 Afficher la synth se des factures issues du ROP 10 22 15 Afficher une facture issue du ROP ann en a ent 15 22 14 Forcer le traitement de comptabilisation en masse 16 2 22 Le traitement des erreurs apr s comptabilisation e esessssssssssseseetterresssssssssssseseeererresssssss 18 219 LE POLIN EI eE en tn lee ane men ete A de oh ee raie 20 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation
4. Partenaire de la DR n est pas trouv e la facture Puis suivre le mode op ratoire d crit dans le Cas 1 Commande non trouv e n est pas obligatoire ou l avoir cr ne comporte renseign e onglet pas de r f rence une DN Paiement commande Le fournisseur Cas 2 Renseigner le champ Bque Part dans l onglet Paiement en indiquant la DR pour carte 9999999999 est mis en Par exemple pour une facture carte achat de la DR01 on mettra dans le champ Bque Part DRO1 pour une achat r f rence facture carte achat de la DR02 on mettra dans le champ Bque Part DRO02 etc Le champ Bque Part n est alors pas renseign Cas 2 la facture est saisie correctement mais le champ Bque Part n a pas t renseign Carte Achat Page 28 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015
5. se des factures il est possible d afficher une facture en cliquant sur les boutons Fd Pour afficher en modification la facture Ei Pour afficher la facture prise en charge Lorsque l on consulte une facture les donn es suivantes issues du ROP sont renseign es Onglet Donn base Date de pi ce Date du ROP dernier jour du mois du ROP R f rence R f rence de facture du ROP Montant TTC Montant TVA Onglet Paiement Dest Paiemt n de destinataire de paiement divergent BNP Paribas identifiant fournisseur 1049771 Bque part Identifiant du compte bancaire utilis lors du paiement de la facture Il existe dans les donn es de base du destinataire de paiement divergent BNP Paribas 19 banques partenaires nomm es DRXX avec XX le num ro sur deux caract res de la DR En fonction du domaine d activit de la facture ROP la zone Bque Part est renseign e avec la valeur DRXX Mode de paiement F sp cifique Carte achat Conditions de paiement 001F sp cifique Carte achat Onglet Note 1 re ligne Code Labintel Division 2e ligne Division N commande Xlab 3e ligne 4 derniers chiffres N Carte achat Date fin validit carte Nom du porteur __ 4 ligne Nom Ville Pays n SIRET du fournisseur be ligne Date du relev Date transaction 6e ligne Type de transaction ROP Montant transaction en devise d origine Devise d origine
6. 2 1 ROP journalier ROP2 Commandes Commandes Nouba 1 R cup ration quotidienne o par NOUBA des ROP sur la plateforme de banque o des commandes Carte achat Xlab dans BFC 2 Transfert quotidien des commandes Carte achat depuis BFC vers NOUBA Dans NOUBA ces commandes sont associ es automatiquement aux transactions du ROP en se basant sur le montant TTC de la commande le n de carte 3 A partir du 5 du mois suivant le ROP contenant les transactions et les num ros de commandes correspondants peut tre transf r depuis NOUBA Les transactions sauf cas d erreur donnent lieu la cr ation dans BFC d une facture avoir Un programme de comptabilisation qui s ex cute quotidiennement de fa on automatique effectue une prise en charge en masse de ces factures avoirs 4 Une fois que l ensemble des documents de facturation t pris en charge le r glement du ROP la banque peut tre effectu ROP Relev d OP rations de banque Il s agit du fichier lectronique envoy par la plateforme de banque BNP Paribas contenant les transactions factures avoirs correspondants aux achats effectu s avec la carte D lai entre le transfert des ROP et la premi re comptabilisation dans BFC Les tapes du transfert du ROP Carte Achat de Nouba vers BFC sont les suivantes Jour 1 demande de transfert dans Nouba Jour 2 Oh transfert effectif de Nouba vers BFC Dans la journ e J2 il est possible de
7. N RECA oO Caract re de l achat R R gulier Code UF OT HF Carte achat 6834201012SPOSITO Acronyme NF PUMA 2 2 Int gration du ROP et cr ation de factures avoirs Carte Achat Chaque fichier ROP contient les factures et les avoirs pour une d l gation et un mois donn A compter du 5 du mois suivant le ROP contenant les factures avoirs associ s aux commandes correspondantes peut tre transf r depuis NOUBA pour int gration dans BFC Chaque transaction pr sente dans le relev donne lieu la cr ation d une facture ou d un avoir sauf dans le cas d erreur l int gration du ROP 1 Certaines erreurs emp chent la cr ation de la facture avoir qui reste en entr e de BFC elles sont visualisables dans BW ces cas d erreurs sont peu fr quents Les cas d erreurs et les modes op ratoires associ s sont d crits dans le manuel d utilisation BFC sur le suivi des flux entrants Annexe Traitement des rejets 2 D autres erreurs permettent n anmoins la cr ation de factures avoirs qui ne pourront cependant pas tre pris en charge par le programme de comptabilisation en masse 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation p 22 Chaque transaction pr sente dans le ROP qui a pu s int grer dans BFC est cr e en tant que facture ou avoir au statut pr vu pour le contr le en arri re plan avec uniquement des donn es en en t te onglets du haut de la facture ou de l avoir Cart
8. facture prise en charge pour pouvoir tre comptabilis Cela n cessite une intervention manuelle du gestionnaire apr s comptabilisation de la facture Un num ro de commande a pu tre associ manuellement l avoir dans NOUBA dans ce cas le gestionnaire n aura qu renseigner le num ro de la facture de r f rence enregistr e ainsi que l exercice de cette facture dans l onglet Paiement de l en t te de la facture Sinon il faudra au pr alable saisir la r f rence commande sur l avoir avant de renseigner ce num ro de facture 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation Cas 6 Avoir sans r f rence facture p 26 Cas 7 Avoir sans r f rence commande p 26 Carte Achat Page 9 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 2 2 1 Comptabilisation des factures Carte Achat 2 2 1 1 Comptabilisation en masse des factures Carte Achat Les factures sont enregistr es d finitivement donc prises en charge via un traitement diff r automatique qui est ex cut toutes les nuits Il est n anmoins possible en cas d urgence de lancer manuellement en arri re plan le traitement 2 2 1 4 Forcer le traitement de comptabilisation en masse p 16 2 2 1 2 Afficher la synth se des factures issues du ROP La transaction Synth se des factures permet d afficher des documents de type facture avoir sous forme de liste dans BFC partir du chemin suivant D pens
9. 999999 par le bon n de commande BFC et toujours saisir le poste 10 200063723 Poste Compte g n ral Code TVA R f rence commande Commande programme de livraisons 1 Mise en form Domair Quantit Commande achat Dans l onglet D tail saisir le fournisseur de la commande Donn base Paiement D tail T Fri cts ind acg npl Devise Taux Facture brut Auteur fact Dom activit Type pi ce Page 22 sur 28 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE Puis renseigner dans l onglet Paiement le tiers de paiement divergent 1049771 BNPP ainsi que la banque partenaire Donn base Paiement e Taxes r Fract montant Date base 22 11 2012 Cond paimt 001F l Jours Echu le 22 11 2012 Jours Jours nets Fre Mode pmt Bloc paie Disp pour paiem No facture Dest paiemt Bque part D Banque soci t S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Ra Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan com Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages Fd Dans la colonne Poste Au lieu de s lectionner le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan une autre solution consiste
10. N d autorisation Exemple de contenu de l onglet Note Carte Achat Page 15 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Afficher le document de facturation 5000803565 2008 L Syst me a Activer struct cde Documents lis Op ration Facture 5000803565 2008 Note JE BEST UE UMR 7592 1155 1133171968 2506 201111 GAUCHER EUROMEDEX MUDOLSHEIM FRA 33065815400043 99787 2406 Lil D P R f rence commande ce commande Onglet D tail Type de pi ce Type de transaction Facture Avoir Auteur de facture fournisseur de la commande Affectation Nom du fichier ROP CA N DR AAMM de la date du relev N de transaction Exemple CA20 0802 130032 Texte d en t te Nom du fichier ROP N de transaction Exemple CA20 0802 130032 2 2 1 4 Forcer le traitement de comptabilisation en masse Le programme de comptabilisation en masse est ex cut quotidiennement de fa on automatique En cas d urgence il est possible de le lancer manuellement en arri re plan le traitement en utilisant la transaction D penses Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Prise en charge en masse fact ROP Transaction ZMRBP CL Ce programme n est pas adapt pour traiter la totalit d un ROP Il faut donc l utiliser uniquement sur de petits volumes cibl s date n de document de facturation Ce programme ne doit p
11. OP alors il est n cessaire d effectuer un rapprochement comptable entre cet avoir et une facture mise en paiement dans le m me ROP que l avoir sur le m me fournisseur et le m me code division L ch ancier de r glement des ROP carte achat est tabli par ACP en accord avec BNP Paribas sur la base d un r glement par mois Carte Achat Page 20 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Ces r glements seront programm s en dehors des horaires de r glement classique des fournisseurs et missionnaires donc pas le matin et concerneront l ensemble des postes en mode de paiement F Par ailleurs il est important de noter que les r glements classiques des fournisseurs et missionnaires qui interviennent chaque matin ne r glent pas les postes en mode de paiement F Ne jamais modifier le mode de paiement sur une facture ROP il doit toujours tre F Ne jamais modifier la banque partenaire DRXX renseign e sur la facture carte achat Le paiement du relev doit tre effectu en une seule fois Cela signifie que si la date de paiement pr vu par l ch ancier la totalit des factures avoirs du ROP du mois n est pas prise en charge il faudra signaler l ACP que le r glement doit tre d cal une date ult rieure Afin de v rifier l tat du paiement sur un ROP il est possible d utiliser l tat de consultation des postes fournisseurs non sold s Comptabilit Comptabi
12. a fiche fournisseur avec paiement paiement cde divergent Carte achat ne le tiers de paiement divergent Carte achat divergent ANS figure pas en destinataire Carte Achat Page 24 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE BNPP ne diff rentes des de paiement autoris pour S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan figure pas conditions le fournisseur de la sur la fiche actuX commande alors la facture fournisseur Destinataire ou l avoir est cr en r f rence la commande D penses Tome 5 Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes du paiement 1049771 non d fini pour le compte mais ne peut pas tre comptabilis e Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan CS Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages XXXXXXX Z9X LP Dans la colonne Poste Si la commande est correcte alors il faut la rejeter manuellement pour demander au laboratoire d ajouter le n de carte motif de rejet N carte achat absent tort Si la commande associ e manuellement la facture Commande La sans commande num ro associ e la ou l avoir ne comporte pas Carte Achat facture n est de n Carte Achat la facture pas une ou l avoir ne peut pas t
13. acture est le fournisseur BNP Paribas Dans ce cas l auteur de facture devra tre corrig quand la facture sera modifi e pour r f rencer la commande cf cas 1 Commande non trouv e p 22 Lors de la comptabilisation en masse Carte Achat la facture est envoy e Xlab avec la date de prise en charge Au r glement elle est renvoy e Xlab avec la date de paiement Colonne Statut facture Erron Ce cas arrive apr s une comptabilisation en masse qui n a pas pu aboutir la prise en charge de la facture BCO Dans la colonne Statut le feu rouge indique que la facture comporte une erreur et n a pu tre prise en charge Dans la colonne Prot Messages il faut cliquer sur ce bouton pour visualiser les __ messages d erreurs Fd Dans la colonne Poste ce pictogramme indique que la facture peut tre modifi e pour corriger l erreur II convient donc de corriger la facture ou l avoir en fonction du message indiqu cf 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation p 22 En statut facture Erron la facture peut aussi avoir un feu vert dans la colonne Statut cela signifie qu elle a t modifi e r enregistr e en statut maintenu puis planifi e nouveau pour la comptabilisation en arri re plan Carte Achat Page 14 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 2 2 1 3 Afficher une facture issue du ROP Depuis la synth
14. as tre lanc directement mais toujours ex cut en arri re plan Pour lancer le traitement en arri re plan 1 Dans la zone Texte d en t te du document renseigner la r f rence du ROP CA n de la DR exemple CA20 Dans la zone Date du document indiquer la date du ROP Les ROP Carte achat sont dat s du dernier jour du mois du ROP Carte Achat Page 16 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Renseigner ventuellement les num ros de documents de facturation comptabiliser Contr le des factures ROP 50008036 71 5000803676 2 S lectionner Menu Programme Ex cuter en arri re plan Contr le des factures ROP Ex cuter Imprimer Terminer Shift F3 3 Cliquer sur l ic ne de validation kel LE Param tres d impression en arri re plan Unit de sortie Nbre d exemplaires 4 Cliquer sur Imm diate puis sur l ic ne d enregistrement H Carte Achat Page 17 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Imm diate Dataiheure Mode d exploitat Mode d exploitation Apr s v nement _ Ex cuter job p riodiquement Contr ler O P riodicit D limitations 5 Pour v rifier que le traitement s est correctement d roul aller sous Environnement utilisateur ECC Affichage jobs utilisateur 6 V rifier que le statut du job ZRMABGO0_ CL est termi
15. bloqu Page 12 sur 28 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 On acc de ensuite la liste des factures avoirs acos000863310 elel PE z 1039003 LOLC COM FEUR Erron Z CO 5000863311 E 1039003 LOLC COM FEUR Erron Z aCO5100862206 z 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Erron Z gcos000g63215 H z 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Erron Z gCOE000862245 z 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Erron Z gcoso00g62275 H E 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Erron Z goos0008623205 H Z 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Erron 5000863404 1040634 LE CLUB DE LA MER FEUR Fr vu poit 5000863405 z 1040634 LE CLUB DE LA MER m 5 z 1040634 LECLUBDELAMER SUPPTIM acesba0ss3417 42 H E ___ 1840634 LE CLUB DE LA MER ue ie Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan Ce cas arrive apr s l int gration du ROP ___ Dans la colonne Statut si la zone est vide la facture n est encore jamais pass e dans le traitement de comptabilisation en masse Fd Dans la colonne Poste ce pictogramme indique qu il est possible de modifier la facture A ce stade il n est pas conseill de modifier la facture mais plut t d attendre qu elle passe une premi re fois dans le traitement de comptabilisation en masse car sur les factures non encore pass es par ce traitement le poste ligne n a pas encore t cr apr s le traitement de comptabilisation en masse les motifs des erreurs v
16. consulter dans BFC et dans BW le r sultat de l int gration du ROP Carte Achat Page 6 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Jour 3 23h premi re comptabilisation en arri re plan dans BFC des transactions issues du ROP Remarque Le d lai moyen est donc de 48h Toutefois comme aucune comptabilisation n est lanc e le week end pour des raisons r glementaires si J1 est un vendredi la premi re comptabilisation en masse dans BFC interviendra la nuit de lundi mardi Le d lai est donc dans ce cas de 3 jours Carte Achat Page 7 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 2 1 Commande Carte Achat Dans Xlab une commande est de type Carte achat si un num ro de carte est saisi sur la commande et dans ce cas le syst me Xlab v rifie qu elle est obligatoirement pr visionnelle et monoligne Les commandes et demande d achat Carte Achat int gr es dans BFC sont transmises chaque jour l application NOUBA qui effectue un rapprochement automatique quotidien de ces commandes avec les factures avoirs r cup r s sur la plate forme de banque Dans BFC le num ro de carte est stock sur le poste commande dans l onglet Donn es client Poste Confirmations 10 D jeuner pour 4 personnes Historique de commande Adresse de liraison Pilotage des conditions Date de commande Xlab 17 09 2010 Code TVA E1
17. e Achat Page 8 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Si la transaction est associ e une commande et que cette derni re n est ni supprim e ni sold e la facture est cr e en r f rence au premier poste non supprim de la commande Si la transaction n a pas t associ e une commande dans NOUBA ou si la commande est sold e ou supprim e dans BFC la facture s int gre en r f rence au fournisseur 999999999 au lieu de la r f rence commande et avec pour auteur de facture BNP Paribas Op ration Facture 5000803666 2008 go0 Solde 0 00 EUR D Four fisseur 0001049771 Donn base a NF PARIBAS CARTE ACHAT Date de facture 31 05 2008 R f rence Carte achat Date comptable 01 07 2008 Montant 25 58 EUR L Calculer TVA Montant TVA Texte Cond de pmt Ech an imm d Date de base 01 07 2008 C Ctrl Comp Epte 0que 00010080214 soci t 2900 CNRS Paris BNP PARIBAS AG BOULOGNE BILLANC Num ro de lat v R f rence commande 9999999999 Mise en forme CNRS wt Commande achat Domaine d activ Centre de co ts Dans ce cas il faudra ajouter la r f rence commande modifier le fournisseur et indiquer la banque partenaire de la DR en respectant le mode op ratoire cf 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation Cas 1 Commande non trouv e p 22 Cas particulier de l avoir l avoir Carte Achat doit r f rencer une
18. entuelles sont visibles DARTY ET FILS ABOUTBATTERIES COM A l issue de ce traitement son statut passe Enregistr ou Erron Colonne Statut facture Enregistr Ce cas arrive apr s une comptabilisation en masse qui a abouti la prise en charge de la facture CO8 Dans la colonne Statut le feu vert indique que la facture ne comporte pas d erreur E Dans la colonne Poste ce pictogramme indique que la facture a t prise en charge que les pi ces comptables ont t cr es et qu elle peut tre consult e Dans la colonne Prot Messages si la zone est vide il ny a pas de protocole d erreur et donc pas d erreurs corriger ni de n cessit de relancer la prise en charge en arri re plan e socum pepe PE por oe taeu teure A PET PE CEE EEE fetat 4 coa 5000802861 2 MF RICOH FRANCE F30 06 2008 EUR 25 00 0 00 Pr vu p lecosoooen2ees amp MRICOH FRANCE F 30 06 2008 EUR 30 59 25 49 Erron __ ecoson0s02892 A M EUROMEDEX FRANCE F 30 06 2008 EUR 153 15 0 00 Erron eco 5000802896 P r TEUROMEDEX FRANCE F 25 06 2008 EUR 45 23 0 00 Erron Carte Achat Page 13 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 La facture cr e par int gration ROP a comme auteur de facture le fournisseur de la commande si la facture a t cr e en r f rence la commande En l absence de r f rence commande l auteur de f
19. er en modification sur l avoir en cliquant sur le bouton F2 S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan o0 Dans la colonne Statut Dans la colonne Prot Messages F Dans la colonne Poste les avoirs concernant des factures sur exercice pr c dent il faut supprimer l avoir dans BFC et saisir une recette correspondant l avoir Vous devez vous r f rer la proc dure fournie par l ACP 7 Avoir sans La zone I n y a pas de r f rence r f rence r f rence commande associ e commande facture doit l avoir pas associ e dans et sans tre NOUBA supprim e ou Ea Da _ PON r i nce renseign e sold e Le fournisseur Puis ajouter la r f rence facture en suivant la proc dure d crite ci dessus Cas 6 Avoir sans r f rence facture 9999999999 est mis en facture p 26 r f rence afin de cr er l avoir Aller en modification sur l avoir en cliquant sur le bouton LP puis ajouter la r f rence commande en suivant proc dure d crite au cas 1 Commande non trouv e p 22 8 Disponible Budget La facture ne peut tre Il faut budg taire annuel comptabilis e o Soit demander l unit d engager une nouvelle commande sur autre adresse budg taire insuffisant d pa
20. es Prise en charge des d penses Prise en charge fact Achat Transaction MIR6 La synth se des factures permet de v rifier la cr ation des factures issues du ROP Synth se factures crit res de s lection Menia Sauvegarser Retour memompre Svst me 2 Hx cuterfacc ser a variante Mum ro de document Exercice comptable 2008 Trait par j Auteur de la facture 4 Soci t z900 Date du document 30 06 2008 Date comptable Type de document R f rence Texte d en t te du document CAO Pour identifier les factures d un ROP d une DR il faut saisir 1 Dans la zone Texte d en t te du document la r f rence du ROP CA n de la DR exemple CA20 2 Dans la zone Date du document la date du ROP qui renseigne la date de la facture avoir Les ROP Carte achat sont dat s du dernier jour du mois du ROP Il est possible de traiter plusieurs relev s d op ration en m me temps En indiquant les dates de relev d op ration dans la zone Date du document Carte Achat Page 10 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Afin d identifier les factures qui vont passer pour la premi re fois dans le traitement de prise en charge automatique comptabilisation en masse effectuez la s lection ci dessous Type saisie F Arri re plan Plan de facturation Factures enregistr es en ligne Annulati
21. lit G n rale Reporting compta G n Postes indiv Fournisseurs Afin de lister les postes du ROP d un mois donn effectuer la s lection suivante o Domaine d activit 00xx xx n DR o Date de pi ce dernier jour du mois du ROP o Mode de paiement F o Affectation CAXX xx n DR Carte Achat Page 21 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 le BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE Commande La non trouv e commande associ e la facture n est pas une commande carte achat Si la commande n est pas trouv e la facture ou l avoir cr ne comporte pas de r f rence une commande Le fournisseur 9999999999 est mis en r f rence afin de cr er la facture mais de ne pas permettre sa comptabilisation Ce cas peut intervenir lorsque Cas 1 le ROP comporte un num ro de commande erron ou pas de num ro de commande Cas 2 la demande d achat n a pas encore t transform e en commande Cas 3 la commande est supprim e de BFC Carte Achat Version 1 5 Pour le Cas 1 Chercher la commande en r f rence Aller en modification dans la facture en cliquant sur le bouton LP Dans l onglet R f rence commande des postes factures remplacer Fournisseur par Commande programmes de livraison remplacer les 9999
22. n et vert Term Synth se des jobs Spool Protocole de job 24 06 2008 11 04 50 24 06 2008 16 59 18 10 46 49 11 02 12 8111 09 16 15 30 50 0023 7 Ex cuter nouveau la transaction Synth se des factures pour v rifier que les factures avoirs ont bien t pris en charge 2 2 1 2 Afficher la synth se des factures issues du ROP p 10 2 2 2 Le traitement des erreurs apr s comptabilisation Carte Achat Page 18 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 Les diff rents cas de traitement des erreurs apr s comptabilisation sont d taill s en 3 Annexe Tableau de traitement des erreurs apr s comptabilisation Carte Achat Page 19 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 2 3 Le paiement Remarque pr liminaire Montant facture sup rieur au montant commande Si le montant de la facture est sup rieur au montant de la commande elle est comptabilis e en masse mais elle est bloqu e au paiement avec la valeur Cirle des factures dans l onglet paiement Ce blocage paiement est visible dans la proposition de paiement Il faut donc lever le blocage dans la pi ce comptable Pour lever un blocage paiement sur une pi ce comptable se r f rer au Manuel d utilisation D penses Tome 3 paiement chapitre 9 2 5 Modification des informations de paiement sur une pi ce payer Le destinataire du paiement est la pla
23. on ED _ Revalorisation BAFI v Waintenu j pr enregistr Facturation automatique Factures enregistr es en SRM Prix de transfert Statut facture Contr le arri re plan lanc Maintenue _ Erron _ Pr enregistr Enregistr inon termin Pr enregistr compl tement a PT e ue Dans l onglet Type saisie e Cocher Arri re plan e Cocher Maintenu Pr enregistr Seul ce type de saisie est utilis pour BFC les autres types relavant du standard SAP Dans l onglet Statut facture e Cochez Contr l arri re plan lanc Et pour voir toutes les factures effectuez la s lection ci dessous Carte Achat Page 11 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation Type Saisie V Arri re plan Factures enregistr es en ligne ED BAFI Facturation automatique Plan de facturation Annulation Revalonsation Maintenu pr enregistr Statut facture Contr le arri re plan lanc Y Erron Enregistr non termin l ments enregistr s Type saisie Arri re plan Factures enregistr es en ligne EDI BAFI Facturation automatigue Prix de transfert Statut facture Contr le arri re plan lanc x Erron Enregistr inon termin El ments enregistr s Carte Achat Version 1 5 D penses Tome 5 Plan de facturation Annulation Revalorisation Maintenu pr enregistr Factures enregistr es en SRM Pr enregistr Pr enregistr compl tement Pr enregistr d
24. re commande comptabilis carte achat Sinon associer le bon n de commande Une fois la modification effectu e dans l cran de synth se des factures cliquer sur le bouton F1 Ce bouton permet de relancer le contr le de la facture en arri re plan Cas 1 Le montant TVA de la facture est renseign alors que le taux de TVA indiqu sur la commande est exon r Cas 2 Le montant TVA de la facture est renseign alors que le taux de TVA Facture en Cas 1 cart TVA Entr e TVA par rapport impossible la dans cette commande ligne Aller en modification dans la facture en cliquant sur le bouton LP Saisir le taux de TVA sur le poste facture diff rent de Exon r et Non d ductible S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Cas 2 TVA Carte Achat Version 1 5 Page 25 sur 28 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE saisie indiqu sur la commande incorrecte Cd est non d ductible ND Mi 5 50 valeur correcte 0 00 eur 6 Avoir sans La zone Le syst me ne retrouve pas r f rence r f rence la r f rence la facture sur facture facture doit laquelle porte l avoir tre Renseigner la zone n facture dans l onglet Paiement en ent te de l avoir Il faut que la facture renseign e r f renc e ait t obligatoirement comptabilis e All
25. ss de Carte Achat Page 26 sur 28 Version 1 5 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE au niveau de l unit Disponible sur l ment d OTP insuffisant Int gration d une 2 me facture sur la m me commande pr visionnel le dont le montant factur est sup rieur au montant engag Carte Achat Version 1 5 XXX euros contr le dispon Engag CB Contr le des disponibilit s Poste xxx Elt d OTP XXXXX d passement de budget Prix trop lev marge de tol rance de 30 d pass e ce message est pr c d d un triangle jaune indiquant que c est un contr le non bloquant Le document ne contient pas de postes Solde diff rent de z ro La facture ne peut tre comptabilis e Lors de la comptabilisation en masse d une facture Carte Achat le syst me contr le que le montant d j comptabilis pour la commande est inf rieur ou gal au montant engag la premi re facture qui fait d passer le montant engag est comptabilis e automatiquement mais la deuxi me et les suivantes ne le sont pas Pour viter ce type de cas la commande ne doit pas tre sous estim e puisque ce cas ne bloque que si une deuxi me facture et les suivantes d passent le montant engag o Soit lever le contr le de disponible au niveau de l unit gt Pour le
26. te forme de banque BNP Paribas identifiant fournisseur 1049771 C est un destinataire de paiement divergent autoris Un programme ex cut de fa on quotidienne et automatique effectue en fin de journ e cette ajout et met jour tout nouveau fournisseur cr e dans la journ e Ne pas effectuer de mise jour manuelle de la fiche fournisseur Ne jamais d finir BNP Paribas identifiant fournisseur 1049771 comme tiers de paiement divergent fixe d un fournisseur cela aurait pour cons quence la fois de r gler syst matiquement les factures de ce fournisseur sur carte achat ou non BNP Paribas et galement d emp cher le r glement en un seul montant BNP Paribas si ce r glement concernait la carte achat Afin d tre s r que le paiement int gral de toutes les factures et de tous les avoirs d un ROP peut tre effectu il est n cessaire d aller voir l tat de la comptabilisation via la synth se des factures _ s lectionner toutes les factures avoirs d un ROP en saisissant dans la zone Texte d en t te CA n de DR la liste des factures avoirs de ce ROP s affiche et toutes les factures avoirs doivent tre comptabilis es donc avoir les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Enregistr CS Dans la colonne Statut S Dans la colonne Poste Attention lorsqu un avoir est rattach une facture d j r gl e lors d un pr c dent R
27. ver le contr le de disponible se r f rer au Manuel d utilisation Budget BFC MUT BDG Tome1 GOB chapitre 4 Lev e du contr le de disponible des AE au niveau de l unit Ensuite suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouv e Demander l unit d engager une nouvelle commande sur autre adresse budg taire qui ne concerne pas l EOTP Ensuite suivre le mode op ratoire d crit ci dessus dans les cas 1 et 3 de la Commande non trouv e Il faut comptabiliser les factures qui suivent la 1 re facture de la fa on suivante Aller en modification sur la facture l avoir en cliquant sur le bouton LE puis s lectionner le poste de la commande cliquer sur le carr blanc gauche de la ligne commande cela met en surbrillance jaune toute la ligne S lectionner dans le menu Autre s Planifier contr le en arri re plan Lorsque l on revient au niveau de la synth se des factures cette facture a les caract ristiques suivantes Colonne Statut facture Pr vu pour le contr le en arri re plan CC Dans la colonne Statut M Dans la colonne Prot Messages F F Dans la colonne Poste Page 27 sur 28 F vrier 2015 BFC E Manuel d utilisation D penses Tome 5 MESSAGE INFORMATIONS CAS D ERREUR D ERREUR FONCTIONNELLES MODE OPERATOIRE 11 Banque Bque part Cas 1 Si la commande Cas 1 Chercher la commande en r f rence pour mettre jour la facture
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