Manuel d`utilisation
Contents
1. Num ro de la Pi ce Justificative Vous aurez la possibilit d entrer le num ro de la pi ce justificative dans une zone sp ciale si vous choisissez l option correspondante sous Options Formulaire saisie transactions Les entr es doivent tre num riques et entre 1 et 99999 Bouton M mo Vous pouvez attacher des m mos aux transactions Voyez sous Transactions M mos et articles non r gl s pour une explication d taill e Bouton Calculatrice Voyez sous Options Calculatrice pour les instructions d op ration de la calculatrice Bouton Transaction standard Avec cette fonction vous pouvez appeler des transactions standard et automatiques que vous avez d fini sous Options D finition de transactions standard Pour des explications d taill es veuillez voir sous Options D finition de transaction standard Transactions Transactions standard et Transactions TVA taxes et escomptes Boutons D but tr partag e et Fin tr partag e Avant d entrer une transaction partag e cliquez sur le bouton D but tr partag e Veuillez voir sous Transactions Transactions partag es pour une explication d taill e sur l entr e de transaction partag es Boutons Edition Copier et Effacer Avec ces fonctions vous pouvez proc der les transactions contenues dans la liste des transactions entr es qui se trouve sur la moiti basse formulaire entr e transactions2. Table des matieres P o M A N bo ND Q d oO Oo P wo D A O1 Informations g n rales Enregistrement 2 Informations g n rales ss isniinnenneennnnnenenenennnennnnennnnennnneennnnennnes 2 Op ration en r seau smnnnnnennnnnnennnneennnnneneneennnennnnnennnnnensneeenneneneennenne 2 Enregistrement 2 0 i2cccccedecccccc cd edececcedendeeds nn RM AAAA NAREN EATE 3 Contrat de liCOnGe eessen EN 3 Les premiers pas 6 Etablissement d une nouvelle comptabilit een 6 P riode de l eXerciCe 225r0r5recouresmrsnsresanenressagessende nes r senc cent oveedcetactee suetivescstessuedgucees 6 Plan comptable 0 ceded cunecvevennuecesUenscesivetscevsvencedestscasedeesesueeetie 7 eeler CIE 8 G rance de mandants 10 G rance TE EC 10 Transactions 12 Le formulaire saisie transactions ss sssnnnnnnennennnnnnennns 12 Signe du ul EE 13 Compies e e 13 Transactions standard naain 13 TVA taxes et escomptes ccceseeeeeeenseeeeeenseeeeeeenseeeeeeenseeeeeeesaeeeeenseaeeeseeseeeeseseeeeeeseseeeeesesseeneees 14 Transactions partaj Sa a ra ea a nn ne tnt een steeds 15 Entr e du no de la pi ce justificative ss nenrnnnneennnnnnennss 16 M mos et articles non r gl s mm issinsnnnnnnerennnnnennennnnnnneeneness 16 Monnaies le E 17 Voir la comptabilit 19 Voir la COMp ET 19 Statistiques PRE Re Re ee ES ES 20 Impression des rapports 22 Impression des rapports ssnnnssnrereeennneneennnnnnene
3. 8 2 8 3 8 4 8 6 Planification But de la planification Dans ACCOUNT PRO la planification consiste en l tablissement d un but financier budget pour la p riode de l exercice et l estimation de temps en temps quelles d viations de ce but il faut s attendre L id e de la planification est de permettre l identification de probl mes de r sultat financier aussit t que possible dans le p riode de l exercice Cela peut mener des mesures correctives r duction de d penses retardement de projets Valeurs de l ann e pass e Les valeurs An pass sont g n r es automatiquement pendant la proc dure Exercice suivant Elles ont pour but de faciliter l tablissement du nouveau budget Elles peuvent tre copies pour servir de valeurs budg taires si applicable Pour cela entrez P dans la table de planification au lieu d un montant Budget Le budget devrait tre tabli au d but de la p riode de l exercice Il devrait tre consid r comme un but et ne doit pas tre modifie apr s qu il a t tabli Si vous vous apercevez apr s quelque temps qu en r alit il y aura des d viations des valeurs budg taires vous devriez modifier les valeurs de l estimation et laisser le budget intacte Les valeurs mensuels des budgets peuvent facilement tre entres dans les tables de planification d A CCOUNT PRO II suffit de cliquer sur les lignes applicables des tables Il n est pas n cessa
4. Option Montrer le compte en monnaie trang re Le bilan peut tre pr sent ou imprim avec une colonne suppl mentaire qui montre certains des montants en monnaie trang re Option Montrer les monnaies trang res Calculatrice La calculatrice peut tre appel partout dans le logiciel avec la touche F4 L op ration de la calculatrice est quivalente celle d un calculatrice usuelle en commerce Les touches de la calculatrice peuvent tre activ es par clique de souris ou par la pression de la touche correspondante du clavier Si vous cliquez le bouton arrondir le r sultat de la calculatrice sera arrondi deux d cimales Le r sultat peut tre copi dans le formulaire saisie transactions Si vous cliquez le bouton transfert le r sultat sera copi comme il est Si vous cliquez transfert au signe inverse le r sultat sera copi avec inversion du signe Mot de passe Vous pouvez prot ger l acc s chaque comptabilit individuelle avec un mot de passe sp cifique L utilisation d un mot de passe aura aussi l effet que les fichiers sont sauvegard s sous forme encrypt e ce qui les rends illisibles par des diteurs ou des processeurs de texte Les mot de passe ne sont pas sensitifs au cas majuscule minuscule Soyez prudent et n oubliez pas vos mots de passe Dans ce cas seulement AccSoft pourra vous aider 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed
5. voir plus bas ACCOUNT PRO doit disposer de ce compte pour accommoder les valeurs du bilan au d but de l exercice Un des comptes doit tre d sign le compte Int rim voir plus bas Ce n est que si ce compte existe qu ACCOUNT PRO peut vous assister quand vous entrez des transactions partag es Num ro Pour les comptes d tail niveau 4 entrez un num ro avec jusqu six chiffres L entr e doit tre num rique Il n est pas n cessaire de num roter les autres comptes niveaux 3 1 vous pouvez simplement laisser le num ro vide Intitul du compte La longueur de l intitul n est limit e que par la largeur du masque d entr e Le nombre maximum de caract res possibles d pend donc de la largeur moyenne des caract res individuels Niveau Il faut utiliser au moins le niveau 4 comptes d tail L usage de groupes de comptes niveaux 3 1 est facultatif Ils servent essentiellement pr senter le bilan et les comptes de r sultat dans un degr de d tail variable Notez que si vous voulez les utiliser il faut utiliser les groupes de comptes d une mani re logique Il ne faut pas par exemple qu un compte du niveau 2 soit imm diatement suivi d un compte du niveau 4 Dans ce cas les pr sentations correspondantes au niveau 3 ne tiendraient pas compte de ce compte du niveau 4 Il peut tre n cessaire d utiliser le m me intitul pour plusieurs niveaux Classe de compte Attribuez la classe appropri
6. 1996 2005 AccSoft Shareware 13 Account Pro 4 2 4 3 4 4 Signe du montant ACCOUNT PRO n utilise les termes D bit et Cr dit que dans ses pr sentations et rapports imprim s A la saisie de transactions c est le signe du montant qui d termine si un montant et d bit ou cr dit aux comptes La r gle pour le signe du montant est tr s simple augmente le solde du compte C1 si C1 est un compte actif De cela suit logiquement diminue le solde d un compte actif comme C1 ou rend le solde normalement n gatif d un compte passif comme C1 encore plus n gatif Quand vous entrez des transactions vous devriez toujours essayer d attribuer un compte actif ou passif C1 C est pratiquement toujours possible parce que des transactions entre des comptes de d pense et ou revenu sont assez rares Dans le cas d une transaction entre deux comptes bilan vous devriez toujours attribuer C1 le compte le plus liquide Si par exemple vous devez entrer une d pense pay e avec de l argent pris de la caisse avec le compte caisse tant C1 il est intuitif que le montant doit tre entr e comme valeur n gative Avec un compte passif pour C1 l affaire est galement simple Si par exemple vous devez saisir un achat par carte de cr dit pas le payement l organisation carte de cr dit il est galement intuitif que le montant doit avoir un signe n gatif Le principe suivant est don
7. Options D finition structure de bilan compte de r sultat et analyse d entreprise vous pouvez d finir une structure pour un rapport d analyse de l entreprise Si vous double cliquez sur une ligne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera la feuille de compte concern e 5 2 Statistiques Dans ACCOUNT PRO la liquidit est d finie comme de l argent qui peut tre mis disposition court terme Les comptes qui contribuent la liquidit doivent tre indiqu s Des comptes actifs et passifs peuvent tre consid r s de contribuer la liquidit Normalement les actifs augmentent et les passifs diminuent la liquidit La table statistique liquidit peut indiquer la possibilit ventuelle d investir du capital diff remment afin d augmenter le revenu Le montant courant d argent qui est disponible court terme est indiqu sur la derni re ligne de la table statistique 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Impression des rapports 22 6 Impression des rapports 6 1 Impression des rapports Avant d imprimer il est recommand que vous v rifiez le format d impression Fichiers Format d impression Notez s il vous pla t que pour imprimer ACCOUNT PRO demande un minimum de 700 K de place libre sur le disque dur Les meilleurs r sultats d impression sont obtenus en utilisant du papier format A4
8. riode de l exercice profit ou perte Colonne M Dans la colonne intitul e M ACCOUNT PRO indique par la lettre M qu un m mo a t attach la planification d un compte Simplement double cliquez dans cette colonne pour ajouter modifier imprimer ou supprimer un m mo 1996 2005 AccSoft Shareware Planification 28 Colonne C Dans la colonne intitul e C ACCOUNT PRO indique des conflits de planification Dans le cas de comptes du type fixe ACCOUNT y montre un point d exclamation si le montant total annuel estim Actuel Estimation est mois grand que le montant total annuel budg taire Budget Cela a pour but d indiquer l utilisateur qu il devrait r viser l estimation parce que autrement le rapport annuel de planification ne montrerait pas une image r aliste Colonne Dans cette colonne les diff rences proportionnelles par rapport aux valeurs de l ann e pr c dente sont indiqu s Elles sont calcul s comme Actuel Estimation An pass An pass O la valeur An pass est z ro rien n est indiqu la division serait par z ro Vue et modification d une feuille de compte Au lieu de cliquer sur le bouton Voir modifier compte vous pouvez double cliquer sur la ligne dans n importe quelle colonne except la colonne Mi 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter st
9. 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Etablissement de l exercice suivant 24 7 1 Etablissement de l exercice suivant Etablissement de l exercice suivant Pour initialiser l exercice suivant une nouvelle p riode de comptabilit choisissez Exercice suivant du menu et entrez les donn es de la nouvelle p riode dans le formulaire qui appara t ensuite ACCOUNT PRO tablira les totaux des comptes du bilan actif et passif calculera les valeurs Ann e pass e des comptes de d pense et de revenu et initialisera les fichiers du nouvel exercice Si ce qui est assez normal la fin d une p riode d exercice vous ne disposez pas encore de toutes les informations n cessaires pour conclure l exercice vous pouvez n anmoins ouvrir l exercice suivant provisoi rement Mais veuillez bien noter s il vous plait que vous ne devez pas modifier les plans comptables des deux exercices tant que vous n aves pas conclus l exercice pr c dant et transf r d finitivement ses soldes l exercice en cours Chaque fois que l exercice pr c dant est transfer ACCOUNT PRO r vise le bilan au d but et les valeurs Ann e pass e du nouvel exercice en laissant intactes les transactions d j entr es 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Planification 26
10. e M de la table du r sultat de recherche ACCOUNT pr sentera le formulaire entr e m mo Si vous double cliquez dans la colonne intitul e C2 de la table du r sultat de recherche ACCOUNT pr sentera le nom du compte correspondant Si vous double cliquez dans une autre colonne de la table du r sultat de recherche ACCOUNT pr sentera le formulaire entr e transactions pour dition de la transaction correspondante D finition de transactions standard Vous pouvez d finir jusqu 200 transactions standard et automatiques Des transactions automatiques sont une forme sp ciale de transaction standard et servent l entr e automatique de transactions de taxe TVA taxe de vente et d escompte Sous certaines conditions vous pouvez tablir une liaison entre le compte de taxe d une transaction automatique et plusieurs des comptes de d pense ou revenu voir en bas Pour d finir une transaction standard ou automatique il faut que vous placiez le curseur sur une ligne vide de la liste des transactions standard Ensuite cliquez sur le bouton d option applicable Transaction Standard ou Transaction automatique et cliquez sur D finir Apr s vous pouvez remplir le formulaire 1996 2005 AccSoft Shareware 31 Account Pro 9 3 pr sent par ACCOUNT PRO Pour dition d une transaction standard ou pour l effacer placez le curseur sur la ligne correspondante de la liste et cliquez sur le bou
11. e aux comptes ACCOUNT PRO conna t des classes suppl mentaires aux classes principales de compte actif passif d pense revenu Ces classes sont destin es l usage suivant D biteur Les comptes d biteurs appartiennent la classe principale des actifs Il sont pr vus pour l usage comme comptes clients d biteurs Tous les comptes de cette classe doivent se suivre imm diatement et doivent former un bloc parmi les comptes actifs L utilisation de la classe D biteur permettra la totalisation des ces comptes dans le bilan et le compte de r sultat m me si ceux l sont pr sent s dans le degr le plus d taill niveau 4 Cr ancier Les comptes cr anciers appartiennent la classe principale des passifs Il sont pr vus pour l usage comme comptes cr anciers fournisseurs Tous les comptes de cette classe doivent se suivre imm diatement et doivent former un bloc parmi les comptes passifs L utilisation de la classe Cr ancier permettra la totalisation des ces 1996 2005 AccSoft Shareware Les premiers pas 8 2 4 comptes dans le bilan et le compte de r sultat m me si ceux l sont pr sent s dans le degr le plus d taill niveau 4 Compte Capital Le compte Capital appartient aux actifs ACCOUNT PRO a absolument besoin de ce compte pour accommoder le bilan au d but de la p riode de l exercice Compte Int rim Si vous voulez qu ACCOUNT PRO puisse vous assiste
12. m mo associ e De telles transactions avec m mo peuvent tr s facilement tre crites en utilisant le logiciel de facturation Account Pro Invoice http Awww accsoft ch com homepfra htm Pour d importer un fichier BVR choisissez Fichiers Importation de donn es Importer un fichier BVR 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Conversion de fichiers DOS 40 11 Conversion de fichiers DOS 11 1 Conversion de fichiers DOS Avec le logiciel WINTRANS EXE vous pouvez convertir des fichiers ACCOUNT DOS et ACCOUNT PRO DOS en fichiers ACCOUNT PRO pour Windows Pour la conversion proc dez comme suit Copiez tous les fichiers individuels appartenants a une comptabilit DOS Nom dans le r pertoire ou vous avez install ACCOUNT PRO pour Windows Activez le logiciel WINTRANS EXE qui se trouve dans le r pertoire d ACCOUNT PRO et convertissez les fichiers DOS WINTRANS EXE cr era les nouveaux fichiers Nom acc Nom mem Nom pla and Nom tra que vous pouvez proc der avec ACCOUNT PRO pour Windows 1996 2005 AccSoft Shareware 41 Account Pro Indice 13 A actif 7 Amexco 3 anpass 26 an prochain 24 ann e prochaine 24 article non r gl 16 assistance 3 B bilan 7 bilan au d but 6 8 budget 26 C C1 13 C2 13 calculatrice 34 capabiliti s 2 capital 6 7 8 carte de cr
13. petit que si votre plan comptable contient des groupes de comptes Notez aussi que l option Totaliser les comptes d biteur cr diteur n est active que si votre plan comptable contient des comptes appartenants aux classes d biteur et ou cr diteur Si vous double cliquez sur une ligne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera la feuille de compte concern e Bilan selon la d finition de l utilisateur Sous Options D finition structure de bilan compte de r sultat et analyse d entreprise vous pouvez d finir v tre propre structure du bilan Si vous double cliquez sur une ligne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera la feuille de compte concern e Compte de r sultat selon la d finition de l utilisateur Sous Options D finition structure de bilan compte de r sultat et analyse d entreprise vous pouvez d finir 1996 2005 AccSoft Shareware Voir la comptabilit 20 v tre propre structure du compte de r sultat Si vous double cliquez sur une ligne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera la feuille de compte concern e D penses et revenu mensuels Notez s il vous pla t qu il n est possible de choisir un degr de d tail plus petit que si votre plan comptable contient des groupes de comptes Si vous double cliquez sur une ligne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera la feuille de compte concern e Statistiques Le pr sentation D penses revenu par mois peut
14. pouvez chercher dans toute la comptabilit pour des transactions marqu es article non regl AT qui appartiennent une p riode sp cifique Sous Voir Feuille de compte vous pouvez pr senter les transactions marqu es article non r gl pour une p riode sp cifique Sous Fichiers Rapports Feuilles de compte Compte particulier vous pouvez imprimer les transactions 1996 2005 AccSoft Shareware 17 Account Pro 4 9 marqu es article non regl pour une p riode sp cifique Monnaies trang res Pour pouvoir saisir des transactions en monnaie trang re il faut d abord que vous d finissiez les monnaies trang res et indiquiez les comptes associ s sous Options D finition des monnaies trang res et indication des comptes associ s Les comptes en monnaie trang re doivent tre entr s sous Structure Plan comptable Une fois que vous avez d fini des monnaies trang res un bouton de commande sp cial nomm Monnaie trang re appara tra dans le formulaire saisie transactions Imm diatement apr s avoir cliqu sur ce bouton if faudra que vous entriez le compte de monnaie trang re concern comme premier des deux comptes Les taux d change doivent normalement tre g r s sous Options D finition des monnaies trang res et indication des comptes associ s Les taux y d finis appara tront comme taux de d faut dans le formulaire saisie transaction mais
15. un message qui vous informe que la pr sentation doit tre r vis e Vous pouvez d sactiver cette fonction sous Options Feuilles de compte Journal Le journal des transactions peut tre arrange par num ro de la transaction T ou par date num ro de la transaction D La pr sentation T est particuli rement utile pour retrouver des transactions qui ont disparu dans la comptabilit en suite de l entr e d une fausse date ou un faut num ro de compte ACCOUNT PRO peut pr senter jusqu 3000 transactions la fois Pour ne pas d passer cette limite il peut tre n cessaire de choisir une rang e de num ros plus petite ou une p riode plus courte Si vous double cliquez dans la colonne intitul e M de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera le formulaire entr e m mo pour la transaction Si vous double cliquez dans les colonnes intitul es Compte d bit ou Compte cr dit de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera l intitul du compte concern Si vous double cliquez dans une autre colonne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera le formulaire saisie transactions pour dition de la transaction concern e Bilan et compte de r sultat Bilan et compte de r sultat selon le standard Account Pro Pour que la pr sentation soit repr sentative il faut que les transactions soient compl tes jusqu la date de bilan choisie Notez s il vous pla t qu il n est possible de choisir un degr de d tail plus
16. vous pourrez toujours les remplacer Les feuilles des comptes peuvent tre pr sent es ou imprim es en monnaie de base ou en monnaie trang re Option Montrer le compte en monnaie trang re Le bilan peut tre pr sent ou imprim avec une colonne suppl mentaire qui montre certains des montants en monnaie trang re Option Montrer les monnaies trang res 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts 19 Account Pro 5 1 Voir la comptabilite Voir la comptabilit Sous Voir du menu vous pouvez acc der toutes les pr sentations principales sur cran d ACCOUNT PRO Feuille de compte ACCOUNT PRO peut pr senter jusqu 3000 transactions la fois Si un compte contient plus de transactions vous devez r duire la p riode pr senter un seul mois ou une p riode assez courte Si vous double cliquez dans la colonne intitul e M de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera le formulaire entr e m mo pour la transaction Si vous double cliquez dans la colonne intitul e C2 de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera l intitul du compte C2 Si vous double cliquez dans une autre colonne de la pr sentation ACCOUNT PRO pr sentera le formulaire saisie transactions pour dition de la transaction concern e Important Suivant l adjonction ou dition d une transaction ACCOUNT PRO pr sente normalement
17. 16 4 30 1062 3072 15 TVA p ref zzzzz En total vous avez pay 11 270 pour des marchandises Ce montant inclue 1 470 de taxe TVA qui est d ductible de votre dette TVA Au 20 Mars ACCOUNT PRO avait charg 1500 au compte 1062 15 TVA pay e Cependant au 16 Avril les fonctions automatiques d ACCOUNT PRO ont pris en compte l escompte d duit et ont r duit le montant charg au compte 1062 15 TVA pay e de 30 1 500 moins 30 donnent en effet le montant de taxe correcte de 1 470 Transactions partag es Lorsqu une transaction est saisie ACCOUNT PRO charge le montant a deux comptes seulement Des transactions partag es ou le montant charg a un compte est balanc par la somme des montants charg s a d autres comptes sont n anmoins possible avec ACCOUNT PRO par l interm diaire d un compte sp cial le compte Int rim Ce compte n aura un solde autre que z ro que pendant la saisie de la transaction partag e 1996 2005 AccSoft Shareware Transactions 16 4 7 4 8 Ci apr s la m thode de saisie de transactions partag es est expliqu e en faisant usage d un exemple d un paiement qui concerne plusieurs comptes Supposez que vous avez donn votre banque l ordre de payer plusieurs factures qui concernent de divers comptes dans votre comptabilit En suite de l ex cution de votre ordre la banque vous a envoy une note qui dit qu un montant correspondant au montant total de vos p
18. Account Pro Manuel d utilisation ACCOUNT PRO a t con u avec les buts principaux d efficacit et facilit d utilisation Beaucoup d importance a t attribu e au confort op rationnel l accessibilit facile tous les rapports sur cran et la vitesse d ex cution ACCOUNT PRO a des capacit s suppl mentaires aux capacit s normales d un logiciel comptabilit Une planification des d penses et du revenu et la pr diction du r sultat de l exercice sont possibles ce qui permet utiliser ACCOUNT PRO comme outil efficace de contr le financier ACCOUNT PRO est particuli rement adapt aux besoins non seulement d entreprises et de gens engag s dans des professions lib rales mais aussi ceux des personnes priv es qui veulent g rer leur propre finances ou bien celles d une association ou d un club Le logiciel est bas sur une s rie de versions en langue allemande dont la premi re avait t publi e en 1987 Essentiellement bas s sur des commentaires et suggestions exprim s par ses utilisateurs de nombreux l ments d am lioration et de perfectionnement ont t introduits dans le logiciel depuis cette date Pourtant rien n est parfait C est la raison pour laquelle tous les utilisateurs d ACCOUNT PRO sont toujours encourag s de continuer faire parvenir leur opinion l auteur Les commentaires et les suggestions sont toujours bienvenus St fa en f vrier 2007 Account Pro Team Account Pro
19. aiements a t charg votre compte de banque Cela peut tre proprement refl t dans ACCOUNT PRO comme suit D abord cliquez sur le bouton D but tr partag e et entrez tous les montants des factures individuelles comme transactions entre le compte Int rim comme C1 et le compte concern comme C2 Le signe des montants est le m me que si vous utiliseriez le compte de banque comme compte C1 Ensuite cliquez sur Fin tr partag e et entrez une transaction entre le compte de banque comme C1 et le compte Int rim comme C2 avec un montant qui correspond au total de toutes les factures et un signe n gatif comme d habitude si une d pense est entr e Cette transaction reportera le solde du compte Int rim z ro ce qui doit toujours tre le cas apr s la saisie de transactions partag es Pour corriger des entr es erron es il est recommand de se faire pr senter sur cran la feuille du compte Int rim et de faire les correction directement depuis l Entr e du no de la pi ce justificative Vous aurez la possibilit d entrer le num ro de la pi ce justificative dans une zone sp ciale si vous choisissez l option correspondante sous Options Formulaire saisie transactions Les entr es doivent tre num riques et entre 1 et 99999 M mos et articles non r gl s M mos attach s des transactions Le libell d une transaction peut contenir un maximum de 30 caract res Si cela ne suf
20. arts Options 30 9 1 9 2 Options Recherche de transactions Sous Options Recherche de transactions vous pouvez rechercher des transactions dans la comptabilit enti re Dans les pr sentations sur cran des feuilles de compte vous pouvez rechercher dans la partie pr sent e Recherche Vous pouvez rechercher selon les crit res suivants Libell texte dans des m mos Les deux options non marqu es Recherche d un fragment de texte Le cas majuscule minuscule est ignor L option Mot phrase enti re marqu e Recherche de mots ou phrases enti res Le cas majuscule minuscule est ignor Seulement l option Observer le cas marqu e Recherche d un fragment de texte Le cas majuscule minuscule est observ Les deux options Mot phrase enti re et Observer le cas marqu es Recherche de mots ou phrases enti res Le cas majuscule minuscule est observ ou Montant Recherche de transactions avec un montant particulier Le montant doit toujours tre entr comme valeur positive ou Articles non r gl s Recherche de transactions marqu es Article non r gl La p riode de recherche peut tre sp cifi e Jusqu 1 600 transactions peuvent tre pr sent es comme r sultat de recherche Si le r sultat comprend plus que 1 600 transactions il faut que vous choisissiez des crit res de recherche plus restrictifs Si vous double cliquez dans la colonne intitul
21. before a new top level chapter starts Exportation et importation de donn es 36 10 10 1 10 2 Exportation et importation de donnees Exportation de donnees Vous pouvez exporter toutes les donn es qui correspondent aux rapports imprim s d A CCOUNT PRO Les donn es sont export es sous forme de fichiers d limit s de texte Ces fichiers peuvent tre charg s ou import s dans des logiciels processeurs de texte ou tabuleurs Ci apr s vous trouvez quelques informations pratiques pour l utilisation de fichiers exportation avec des logiciels divers pour Windows et DOS Word pour Windows Exportez les fichiers avec Tab comme s parateur colonnes et avec la gamme de caract res ANSI Windows Ne marquez pas l option Inclure les cha nes en apostrophes Ouvrez le fichier export dans Winword ou ins rez le dans un document Marquez le texte import et transformez le en table Table Texte gt Table Excel pour Windows Exportez les fichiers avec Tab comme s parateur colonnes et avec la gamme de caract res ANSI Windows Ne marquez pas l option Inclure les cha nes en apostrophes Marquez l option Exportation pour logiciel tableur si elle est activ e Ouvrez le fichier export dans Excel Quattro Pro pour DOS Exportez les fichiers avec Virgule comme s parateur colonnes et avec la gamme de caract res DOS Marquez l option Inclure les cha nes en apostrophes Importez le f
22. c aussi valable Si C1 est un compte bilan actif ou passif chaque d pense doit tre entr avec signe n gatif et chaque revenu avec signe positif du montant Himportant Vous pouvez d vier de ces r gles si vous inversez le signe du montant et les deux comptes Normalement ACCOUNT PRO ajuste le signe et la place des deux comptes automatiquement Cependant cela ne fonctionne pas toujours parce que ACCOUNT PRO ne peut pas toujours d cider de la situation par exemple dans le cas d un transfer d un compte bancaire un autre Pour que les fonctions de saisie automatique de transactions taxes et escomptes fonctionnnent toujours correctement il faut saisir les transactions en accord avec les r gles d crites en haut Il est g n ralement recommand d adh rer aux r gles Cela vite d avoir d cider quel est le compte Cr dit et quel est le compte D bit Le signe n gatif qui est n cessaire dans le cas de d penses est un petit prix a payer pour chapper aux termes D bit et Cr dit qui s ment la confusion dans les esprits de la plupart des gens Comptes C1 et C2 Les abr viations C1 et C2 repr sentent les deux comptes qui sont concern s si une transaction est saisie dans un syst me de la comptabilit double Le m me montant est toujours d bit ou cr dit un compte et simultan ment cr dit ou d bit l autre compte ACCOUNT PRO chappe aux termes D bit et Cr dit pour la sa
23. correspondante Pour d finir des liaisons entre des comptes il faut d abord d finir la transaction automatique pour le compte de taxe Ensuite cliquez sur le bouton Liaison et s lectionnez tous les comptes lier de la liste pr sent e Des transactions automatiques avec des liaisons sont identifi es par out dans la derni re colonne Liaison de la liste des transactions standard et automatiques Exemple pour des comptes li s Le compte de taxe passif TVA re ue 7 5 est li avec les comptes de revenu Ventes 7 5 TVA et Escomptes donn s 7 5 TVA Important Il ne faut pas lier des comptes de d pense ou revenu qui contiennent des transactions mixtes avec et sans transaction de taxe appartenante Il faut consid rer qu ACCOUNT PRO entrera tou jours une transaction de taxe si une transaction concernante un compte li est rencontr e D finition de transactions p riodiques Vous pouvez d finir jusqu 200 transactions p riodiques ACCOUNT PRO v rifiera si des transactions sont a saisir chaque fois que vous activez le logiciel et chaque fois que vous quittez la liste des transactions p riodiques S il est d cid que la saisie de transactions est n cessaire ACCOUNT PRO vous notifie de cela et les saisit automatiquement Pour d finir une transaction p riodique placez le curseur sur une ligne vide de la liste et cliquez sur le bouton D finir Ensuite dans le formulaire de d finition faites t
24. de d exercice particuli re un nom particulier et des fichiers particuliers Pour intituler les comptabilit s individuelles il est donc recommand d utiliser des noms compos s d une partie de texte constante et une partie variable qui repr sente la p riode de l exercice par exemple COMPTA92 COMPTA93 etc D but et fin de la p riode Une p riode d exercice peut avoir une dur e comprise entre deux jours et douze mois Si la p riode est plus courte ou quivalente onze mois elle peut commencer n importe quelle date Si elle plus longue qu onze mois elle doit commencer au premier jour d un mois calandraire 1996 2005 AccSoft Shareware Account Pro 2 3 R gles pour la saisie des transactions Account Pro Signe du montant R gles traditionelles Uniquement des montants positifs Plan comptable ACCOUNT PRO peut g rer jusqu 20000 comptes La division de ceux l en comptes actifs passifs d pense et revenu est enti rement libre Les num ros de compte peuvent avoir jusqu huit chiffres La s quence des comptes dans bilan et compte de r sultat est d termin par la position des comptes dans le plan et pas par la valeur des num ros Les positions dans le plan des classes de compte principales doivent tre comme suit Premi re classe actif Prochaine classe passif Prochaine classe d penses Prochaine classe revenu Un des comptes passifs doit tre d sign le compte Capital
25. dit 3 centres de co ts 32 chercher 30 comptabilit priv e 6 compte 13 compte capital 6 compte de capital 7 8 compte de d tail 7 compte de r sultat 7 compte int rim 7 contrat 3 conversion de fichiers 40 cr diteurs 7 D date de d but 6 d biteurs 7 d but 6 d finir 32 34 d finition 26 32 34 d part 6 d penses 7 description 2 DOS 40 ve enregistrement 3 escompte 14 estimation 26 estimer 26 exercice suivant 24 exportation 36 Fe fichier 6 fin de la p riode 6 formulaire de commande 3 formulaire saisie transactions 12 cf groupe de comptes 7 importation 36 impression 22 imprimer 22 Internet 3 sz licence 3 lien 14 1996 2005 AccSoft Shareware Indice 42 lier 14 liquidit 20 mandants 10 Mastercard 3 m mo 16 27 monnaie trang re 17 34 montant 13 montant brut 14 mot de passe 34 N niveau 7 nom de fichier 6 nom de syst me 6 nouvelle p riode 24 num ro de compte 7 num ro de la pi ce justificative P partagiciel 3 passif 7 p riode 24 p riode de l exercice 6 p riode d exercice 2 pi ce justificative 16 plan comptable 6 7 planification 26 27 planifier 26 27 plans contables standard 6 prix 3 prochaine p riode 24 projets 32 protection 34 R rapport annuel 27 rapport mensuel 27 recherche 30 revenu 7 16 se saisie de transactions 12 shareware 3 signe dumontant 13 standard 13 statisitiqu
26. e compte int rim quilibre z ro ACCOUNT PRO n importera que des transactions qui contiennent des comptes valables et qui sont en monnaie de base Si ACCOUNT PRO rencontre des transactions erron es dans un fichier d importation il sauvegardera ces transaction ensemble avec des messages d erreur dans un fichier nomm IMPERR TXT dans le r pertoire ACCOUNT PRO Exemple pour un fichier CSV a produit avec Paymaker o UBS Pay 19980223 18823 70 9999 3002 Achats de marchandises CHF 19980227 1073 00 9999 410 Loyer bureau CHE 19980227 223 55 9999 470 Facture Swisscom CHF 19980227 18 60 9999 470 Papier pour imprimante CHF Importer un fichier BVR paiements recus Account Pro peut importer et saisir automatiquement des transactions du type paiement re u contenus dans fichiers BVR Bulletin de versement avec num ro de r f rence d institutions suisses Le proc d BVR est offert par les banques suisses et par la poste Bien qu il concerne le m me service deux d signations diff rentes ont t tablies Les banques parlent de BVBR la poste parle g n ralement de BVR Pour permettre Account Pro de saisir des donn es de paiement BVR automatiquement des transactions correspondantes du type article non r gl AN doivent tre pr sentes qui contiennent le num ro de facture du 1996 2005 AccSoft Shareware Exportation et importation de donn es 38 bulletin de versement respectif dans le
27. es 20 T taux de taxe 14 taux d change 17 34 taxe 14 taxe valeur ajout e 14 32 transaction 15 transaction automatique 14 30 transaction pargtag e 7 transaction partag e 15 transaction p riodique 31 transaction principale 14 transaction standard 14 30 transactions 12 14 transactions standard 13 TVA 32 TVA pay e 14 TVA re ue 14 type 26 type de compte 7 U usage 2 utilisateur 33 SV valeurs de l ann e pass e 26 version 3 version license 3 Visa 3 voir 19 1996 2005 AccSoft Shareware
28. es comptes o cela n est pas le cas La distinction se fait par attribution au compte du type correspondant 1996 2005 AccSoft Shareware 27 Account Pro 8 7 8 8 8 9 Type V variable Le solde final estim Actuel Estimation peut assumer n importe quelle valeur plus basse gale ou plus haute que le budget C est le cas normal pour lequel aucune indication est n cessaire Type F fixe Le solde final estim Actuel Estimation doit tre au moins gal au budget mais il pourrait aussi tre plus haut Cela s applique normalement aux comptes comme Primes d assurance Loyer etc o on conna t g n ralement assez bien le solde final d j au d but de la p riode de l exercice Dans le cas de comptes d sign s type F fixe ACCOUNT PRO vous pr vient en pr sentant un message si la table de planification n est pas en accord avec la condition mentionn e en haut Aussi dans ce cas un point exclamation est montr dans la colonne intitul e C pour conflit des rapports de planification Cela a pour but d indiquer l utilisateur qu il devrait r viser l estimation s il veut que le rapport annuel de planification montre toujours une image r aliste M mos Pour viter que soient oubli es les consid rations faites lors des estimations vous pouvez attacher un m mo sur la planification chaque compte de d pense et de revenu Pour attacher un m mo il faut cliquer le bou
29. fit pas ou si autrement d sir un m mo peut tre attach la transaction Pour attacher un m mo cliquez sur le bouton M mo dans le formulaire saisie transactions ou double cliquez dans la colonne M des pr sentations Vous pouvez entrer jusqu 500 caract res dans le formulaire m mo Des transactions avec un m mo sont marqu es par la lettre M dans les pr sentations sur cran et les rapports d ACCOUNT PRO Pour lire modifier imprimer ou supprimer un m mo vous pouvez double cliquer le m mo dans la colonne intitul e M des rapports sur cran Articles non r gl s Les transactions peuvent tre marqu es comme article non r gl par exemple pour marquer des factures non pay es et un m mo peut tre attach en m me temps Proc dez comme d crit plus haut pour marquer une transaction et ventuellement y attacher un texte m mo Marquez l option Article non regl dans le formulaire m mo Vous pouvez aussi entrer un texte avec jusqu 500 caract res mais ce n est pas n cessaire Des transactions que vous avez marqu comme article non regl sont identifi es par la lettre A dans les rapports sur cran et imprim s d ACCOUNT PRO Pour supprimer le marquage article non r gl A ou pour lire modifier ou imprimer un ventuel m mo attach vous pouvez simplement double cliquer la lettre A dans les rapports sur cran d ACCOUNT PRO Sous Options Recherche de transactions du menu vous
30. fs 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts G rance de mandants 10 3 G rance de mandants 3 1 G rance de mandants Avec la fonction Mandants vous pouvez attribuer jusqu 20 comptabilit s individuelles un mandant Il n est pas n cessaire qu un mandant soit une personne existante Vous pouvez tr s bien aussi utiliser la fonction pour grouper vos diverses comptabilit s d affaires d associations et priv es Pour tablir un nouveau mandant cliquez sur le bouton Etablir un nouveau mandant Attribuez un nom sp cifique chaque mandant ACCOUNT PRO pr sentera la liste des mandants arrang e alphab tiquement Dans chacun des masques de saisie Adresse et Commentaires vous pouvez entrer jusqu 200 caract res Avant de pouvoir attribuer des comptabilit s il faut les tablir Fichiers Nouveau ou Nouvelle compta dans la fen tre Comptabilit s Pour attribuer des comptabilit s cliquez le mandant concern dans la liste et ensuite cliquez sur le bouton Attribution de fichiers S lectionnez ensuite tous les fichiers attribuer de la liste des fichiers pr sent e Avec le bouton Enlever le fichier vous pouvez enlever des fichiers attribu s par erreur Les nouveaux fichiers qui sont cr es en cours de la proc dure Exercice suivant sont automatiquement attribu s aux mandants 1996 2005 AccSo
31. ft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Transactions 12 4 Transactions 4 1 Le formulaire saisie transactions Date Entrez la date dans le format sp cifi ou simplement pressez Tab pour entrer la date actuelle Il n est pas n cessaire d entrer l ann e Parce que chaque mois n est pr sent qu une seule fois dans une p riode d exercice m me si celle l couvre des parties de deux annn es cons cutives ACCOUNT PRO attribue le mois automatiquement l ann e appropri e Notez s il vous pla t que des transactions au premier jour de la p riode de l exercice ne sont permises qu en conjonction avec le compte Capital Ainsi les Soldes transf r s appara tront toujours comme premi res entr es dans les feuilles de compte Montant ou ACCOUNT PRO n utilise les termes D bit et Cr dit que dans ses pr sentations sur cran et ses rapports imprim s A la saisie de transactions c est le signe du montant qui d termine si un montant est d bit ou cr dit aux comptes Voyez sous Transactions Signe du montant pour une explication d taill des r gles pour le signe du montant Comptes C1 et C2 Voir sous Transactions Comptes C1 et C2 Libell Le libell peut contenir 30 caract res au maximum Sous Options Formulaire entr e transactions vous pouvez d finir si le libell est une entr e obligatoire ou facultative
32. ichier export dans Quattro Pro avec la fonction Outils Importation Importation de donn es Account Pro Standard ACCOUNT PRO peut importer des transactions qui ont t sauvegard es dans des fichiers ANSI texte avec Tab comme s parateur des valeurs Ces fichiers doivent consister de lignes de texte avec le contenu suivant Index_date Tab Montant Tab C1 Tab C2 Tab Libell Tab no pi ce just Tab no du centre de co ts CR LF Les valeurs individuelles doivent tre comme suit Index date Cha ne de caract res qui repr sente l indexe de la date L indexe se calcule par mois 1 31 jour L indexe peut assumer des valeurs entre 1 et 372 Veuillez noter s il vous plait que pas tous les valeurs dans ces limites correspondent des dates existantes en r alit Montant Cha ne de caract res qui repr sente le montant de la transaction Le montant peut avoir une valeur entre 99 999 999 99 et 99 999 999 99 Un montant de z ro est ill gal Le signe du montant doit tre assign selon la r gle suivante Si le montant doit appara tre dans la colonne D bit du compte C1 le premier des comptes il doit tre positif Si cependant le montant doit appara tre dans la colonne Cr dit du compte C1 il doit tre n gatif C1 Cha ne de caract res qui repr sente le num ro du compte C1 Le num ro du compte C1 peut assumer des valeurs entre 1 et 99999999 Le num ro de compte doit exister dans la comptabili
33. ire d utiliser les masques d entr e Du mois et Au mois Estimation Les estimations devraient tre r vis es de temps en temps pour tenir compte de l tat actuel du d veloppement des d penses et revenus Les valeurs mensuelles des estimations peuvent facilement tre entres dans les tables de planification d ACCOUNT PRO Il suffit de cliquer sur les lignes applicables des tables Il n est pas n cessaire d utiliser les masques d entr e Du mois et Au mois Quand vous entrez l estimation pour la premi re fois vous pouvez facilement adopter les valeurs An pass ou Budget comme valeurs estimation Entrez P ou B au lieu d un montant Pour adoption en bloc de budgets comme estimations choisissez Planifier Adopter le budget comme estimation du menu Adopter le budget comme estimation Le budget est normalement tabli au d but de la periode de l exercice A cette poque les valeurs des estimations sont egales aux valeurs du budget Si vous choisissez Planifier Adopter le budget comme estimation du menu ACCOUNT PRO copiera les valeurs de la colonne Budget la colonne Estimation pour tous le comptes ou pour les comptes que vous indiquerez Type de compte Dans le domaine de la planification une distinction concernant leur solde final peut tre faite entre les comptes Des comptes avec des soldes finaux bien connus d j au d but de la p riode de l exercice peuvent tre distingu s d
34. isie des transactions et les remplace par le signe du montant qui d termine en conjonction avec le compte C1 si un montant est d bit ou cr dit aux comptes Transactions standard Vous pouvez d finir jusqu 200 transactions standard et automatiques Choisissez Options D finition de transactions standard du menu pour cela 1996 2005 AccSoft Shareware Transactions 14 4 5 Depuis le formulaire saisie transactions vous pouvez vous faire pr senter la liste des transactions standard en cliquant sur le bouton Transaction standard Dans cette liste vous pouvez ensuite cliquer la transaction d sir e avec la souris Vous pouvez aussi appeler ces transactions par la touche chaude correspondante si vous en aviez d fini une Les informations contenues dans le formulaire saisie transactions ne seront remplac es que si la transaction standard contient des informations correspondantes TVA taxes et escomptes G n ral Un type sp cial de transactions standard voir Transactions Transactions standard avec un pourcentage au lieu d un montant permet des transactions automatiques qui refl tent la TVA d autres taxes et des escomptes ACCOUNT PRO ajoutera automatiquement une transaction de taxe ou d escompte une transaction principale D finition de transactions automatiques Pour d finir des transaction automatiques choisissez Options D finition de transactions standard du menu A
35. it de copier la disquette licenci e que pour assurer la sauvegarde du logiciel Sans autorisation explicite par l auteur aucunes copies du logiciel peuvent tre faites Sans autorisation sp cifique par l auteur la distribution commerciale des versions licenci es du logiciel est absolument interdite et ill gale Chaque licence individuelle vous donne le droit tre informe r guli rement en cas de publication de nouvelles versions du logiciel et de les obtenir avec de grands rabais 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Les premiers pas 6 2 1 2 2 Les premiers pas mys Etablissement d une nouvelle comptabilite G n ral Les proc dures pour tablir une nouvelle comptabilit avec votre propre plan comptable ou avec un des plans standard livr s avec ACCOUNT PRO sont d crites plus bas Dans les deux cas le dernier pas sera l tablissement du bilan au d but de l exercice Cela se fait par l entr e des soldes des comptes actifs et passifs comme transactions entre le compte concern C1 et le compte Capital C2 Notez s il vous plait que les soldes actifs doivent tre entr s comme valeurs positives tandis que les soldes passifs doivent tre entr s comme des valeurs n gatives Etablissement d une nouvelle comptabilit avec votre propre plan comptable Choisissez Fichiers Nouveau ou Fichiers Ouvrir Nouvelle c
36. los comme tat vous ne pourrez plus attribuer d autres transactions au centre de co ts projet concern Le formulaire saisie transactions ne contiendra un champ pour l entr e de num ros de centre de co ts projets que si vous avez d fini au moins un centre de co ts ou un projet Sous Voir du menu principal vous pouvez voir des sommaires pour les centres de co ts ou projets Les 1996 2005 AccSoft Shareware 33 Account Pro 9 6 sommaires montrent non seulement des chiffres de la p riode courante de l exerice mais aussi les chiffres cumulatifs des la date de d but Cela peut tre utile pour pouvoir surveiller des projets m me si ceux l durent plusieures ann es Sous Fichies Rapports ou Fichiers Exportation de donn es vous pouvez imprimer ou exporter les sommaires D finition structure de bilan et compte de r sultat Avec cette fonction vous pouvez d finir vos propres pr sentations de bilan et compte de r sultat et vous pouvez aussi d finir une analyse d entreprise Vous pouvez voir les pr sentations selon vos d finitions sous Voir du menu principal les imprimer sous Fichiers Rapports et les exporter pour utilisation avec d autres logiciels sous Fichiers Exportation de donn es Account Pro pr sentera ces rapports sous forme de table avec cing colonnes comme suit Premi re colonne Num ro de la ligne Deuxi me colonne Description avec une formule correspondante a
37. nnnnnnenennnneneenneneneenne 22 Etablissement de l exercice suivant 24 Etablissement de l exercice suivant sn nsnnrnnennnnennnnnnnnnnns 24 Planification 26 But de la planification EES EENS EES EELER EENS aAa AAEE EE ENARE ERATA AEE 26 1996 2005 AccSoft Shareware Table des mati res Il 2 Valeurs de l ann e pass e ninmnennrnnennnennenenneneensnneennenenneneensneeennenenennenss 26 3 Budget ue Ee 26 4 Mu E E 26 5 Adopter le budget comme estimation nes 26 G Type de Oe E 26 T ET e SE 27 8 Rapport mensuel 2 die tite 27 9 Nell EE 27 9 Options 30 1 Recherche de transactions sn isssssnnnsnnennsnnnennennnnnennnnnnneennennnee 30 2 D finition de transactions standard nee 30 3 D finition de transactions p riodiques nest 31 4 Definition du rapport sommaire d imp ts TVA taxe GST HST ou sales use tax 32 5 Centres de co ts Projets ss nnennnneensnnnnennneennnnennenenss 32 6 D finition structure de bilan et compte de r sultat nes 33 7 D finition de monnaies trang res siennes 34 TE ER te E ne un 34 Clg ENN 34 10 Exportation et importation de donn es 36 T Exportation de donn es 2 08 00 rs evens cencccensetersoende decades senvensucesescerd anne eue tenue 36 2 Importation de donn es Account Pro Standard siennes 36 3 Importation d un fichier CSV produit avec PayMaker ou UBS Pay EEN SREEER NEESS 37 4 Importer un fichier BVR paiements re us
38. num ros de compte C1 et C2 avant la description actuelle En tant que C1 vous devez entrer le compte bancaire ou le nombre du compte int rim et en tant que C2 vous devez entrer l autre compte concern Les num ros de compte et la description doivent tre s par s par des caract res points virgule Exemple 9999 3002 Paiement a Glazier Corp 2 Les paiements transmis doivent tre export s de Paymaker ou UBS Pay comme fichier CSV A cette fin choisissez du menu de Paymaker Export Import Exporter les paiements Exportation dans un fichier CSV ou du menu de UBS Pay Extras Export Import Exporter les paiements Exportation dans un fichier CSV Dans la liste Champs s lectionn s pour exportation de donn es vous devez crire seulement les champs suivants dans cet ordre de haut en bas Ech ance le Montant Texte comptable Monnaie 3 Apr s avoir cliqu sur Ok et l entr e d un chemin d acc s Paymaker ou UBS produira le fichier NOMDUFICHIER CSV Ceci peut tre import dans Account Pro sous Fichiers Importation de donn es Les transactions de TVA seront produites automatiquement si vous avez li les comptes avec les transactions automatiques appropri es voyez TVA taxes et escomptes Si sous 1 en haut vous avez utilis le compte int rim au lieu du compte bancaire vous devez ensuite manuellement entrer une transaction entre le compte bancaire et le compte int rim de mani re que l
39. ompta du menu et suivez les instructions utilisateur ACCOUNT PRO va vous guider travers toutes les proc dures n cessaires pour la cr ation d une nouvelle comptabilit Etablissement d une nouvelle comptabilit avec un des plans comptables livr s avec ACCOUNT PRO ACCOUNT PRO vient avec les plans comptables suivants KAEF2FRA ACC Plan bas sur le simple plan Suisse niveau 2 par Dr K Kafer PRIVEFRA ACC Plan sp cial pour comptabilit priv e 1 Choisissez le plan qui correspond le mieux vos besoins ou choisissez le plan d une comptabilite que vous aviez deja cr vous m me 2 Ouvrez la comptabilit correpondante dans ACCOUNT PRO 3 Ensuite adaptez le plan comptable Structure Plan comptable et les donn es concernant la p riode de l exercice Structure P riode de l exercice vos besoins particuliers 4 Pour finir entrez le bilan au d but de l exercice comme d crit plus haut Une fois que le bilan a t entr la comptabilit est tablie et vous pouvez entrer des autres transactions Si vous n avez plus besoin des plans livr s avec ACCOUNT PRO vous pouvez les supprimer en utilisant par exemple le gestionnaire de fichiers de Windows P riode de l exercice Nom de la comptabilit Entrez un nom de fichier sans extension selon les r gles DOS Dans le cas d ACCOUNT PRO les comptabilit s consistent d une s rie de comptabilit s individuelles dont chacune est associ e avec une p rio
40. ormer la copie en transaction de taxe en cliquant sur Transaction Standard et en choisissant la transaction standard appropri e de la liste avant de cliquer sur Entrer la tr et finalement entrer la transaction transform e en cliquant sur le bouton Entrer la tr Pour modifier une transaction de taxe ou une transaction d escompte vous pouvez appeler la transaction concern e pour dition ins rer le montant recalcul en cliquant sur Transaction standard et en choisissant la transaction standard appropri e de la liste avant de cliquer sur Entrer la tr et finalement entrer la transaction modifi e en cliquant sur le bouton Entrer la tr Lorsque vous modifiez les montants de transactions soumises une taxe vous ne devez pas oublier de modifier aussi la transaction de taxe qui lui appartient Appelez la transaction de taxe pour dition et proc dez comme d crit plus haut Modification de transactions principales Si vous modifiez une transaction principale soumise une taxe ACCOUNT PRO d tectera que la transaction de taxe correspondante doit tre adapt e Si la transaction principale modifi e contient un compte qui est li une transaction automatique ACCOUNT PRO adaptera automatiquement la transaction de taxe Si par contre la transaction principale modifi e ne contient aucun compte li ACCOUNT PRO vous proposera une transaction de taxe adapt e avec l option d dition Editer la transaction ou s
41. outes les entr es n cessaires Si vous choisissez une p riodicit qui consiste de mois entiers veuillez consid rer que les dates du 29 30 et 31 ne sont pas pr sentes dans tous les mois du calendrier ACCOUNT PRO ne peut entrer des transactions automatiquement que si elles contiennent des dates possibles 1996 2005 AccSoft Shareware Options 32 ACCOUNT PRO traite toutes les transactions entr es automatiquement comme si vous les aviez saisies vous m me Vous trouverez ces transactions dans le formulaire saisie transactions ou vous pourrez facilement faire des corrections ventuellement n cessaires par exemple si la banque n a pas ex cut un ordre permanent la date pr vue 9 4 Definition du rapport sommaire d imp ts TVA taxe GST HST ou sales use tax Avec cette fonction vous pouvez d finir quelles valeurs pour usage dans un formulaire d imp ts TVA GST HST ou imp t de vente utilisation etc Account Pro montrera Account Pro vous permet de composer votre d finition dans une feuille de calcul que vous pouvez employer pour muler votre formulaire d imp ts officiel Vous pouvez voir le r sultat de votre d finition sous Voir Rapport sommaire TVA Colonne A Description Ici vous pouvez ins rer une description ou un titre Colonne C Compte chiffre d affaires ou Formule de calcul La plupart des feuilles d imp ts exigent des chiffres de affaires nettes comme bases pour le calcul de
42. pplication de transactions automatiques Les montants de taxe sont toujours calcul s sur la base du montant brut qui incluse la taxe Les montants d escomptes sont toujours calcul s sur la base du montant net de paiement duquel l escompte a d j t d duit La transaction principale doit donc tre faite pour le montant de base correspondant Pour l entr e automatique imm diate de transactions de taxe ou d escompte il faut que vous entriez d abord une transaction principale avec le montant brut dans les cas de TVA et d autres taxes ou avec le montant net dans le cas d escompte Le compte C1 doit toujours tre un compte actif ou passif Dans le cas d escompte le compte C1 doit tre celui des comptes actifs qui a t utilis pour faire ou accepter le paiement La transaction principale peut tre entr e comme d habitude Si le compte C2 utilis dans la transaction principale est li a un compte de taxe ACCOUNT PRO entrera ensuite automatiquement une transaction de taxe pour la transaction principale Si le compte C2 utilis dans la transaction principale n est pas li un compte de taxe if faut que vous appeliez la transaction automatique appropri e en cliquant sur Transaction standard ou en pressant la touche qui a t d finie pour la transaction automatique Pour ajouter une transaction de taxe une transaction principale faite pr c demment vous pouvez appeler la transaction concern e pour duplication transf
43. prise Vous pouvez d finir si les soldes n gatifs des comptes doivent tre utilis s avec leurs signes ou avec leur signe inverse Cela influencera les r sultats de vos formules Important Des modifications du plan comptable ne seront pas automatiquement refl t s dans les rapports d finis par vous m me Il sera donc n cessaire de les modifier manuellement 1996 2005 AccSoft Shareware Options 34 9 7 9 8 9 9 Definition de monnaies trang res Pour pouvoir saisir des transactions en monnaie trang re il faut d abord que vous d finissiez les monnaies trang res et indiquiez les comptes associ s Les comptes en monnaie trang re doivent tre entr s sous Structure Plan comptable Une fois que vous avez d fini des monnaies trang res un bouton de commande sp cial nomm Monnaie trang re appara tra dans le formulaire saisie transactions Imm diatement apr s avoir cliqu sur ce bouton if faudra que vous entriez le compte de monnaie trang re concern comme premier des deux comptes Les taux d change doivent normalement tre g r s sous Options D finition des monnaies trang res et indication des comptes associ s Les taux y d finis appara tront comme taux de d faut dans le formulaire saisie transaction mais vous pourrez toujours les remplacer Les feuilles des comptes peuvent tre pr sent es ou imprim es en monnaie de base ou en monnaie trang re
44. r lorsque vous entrez des transactions partag es il faut que vous d finissiez un des comptes comme compte Int rim Parce que ce compte doit toujours apr s l entr e de transactions partag es avoir un solde de z ro il pourrait tre attribu n importe quelle classe de compte Il est cependant recommand de le placer comme dernier compte du plan dernier compte revenu et de lui donner un num ro qui se rappelle facilement par exemple 999999 Modifications du plan comptable Except pendent le temps d tablissement d un nouvel exercice ce qui n cessite de pouvoir transf rer les soldes de l exercice coul jusqu au moment o sa comptabilit est arr t e vous pouvez modifier le plan comptable Notez s il vous plait qu avant d effacer un compte il faut transf rer toutes ses transactions sur d autres comptes Compte Capital Un des comptes passifs doit tre d signe le compte Capital ACCOUNT PRO doit disposer de ce compte pour accommoder les valeurs du bilan au d but de l exercice Pendent l tablissement d une nouvelle comptabilit il est n cessaire d entrer le bilan au d but de la p riode de l exercice Cela se fait par l entr e des soldes des comptes actifs et passifs comme transactions entre le compte concern C1 et le compte Capital C2 Notez s il vous plait que les soldes actifs doivent tre entr s comme valeurs positifs tandis que les soldes passifs doivent tre entr s comme des valeurs n gati
45. s Ces termes sont remplac s par le signe du montant ce qui rend la saisie des donn es plus rapide et plus simple N anmoins les pr sentations et les rapports imprim s d ACCOUNT PRO sont en accord avec la terminologie normale de comptabilit ACCOUNT PRO a des capacit s suppl mentaires aux capacit s normales d un logiciel comptabilit Une planification des d penses et du revenu et la pr diction du r sultat de l exercice sont possibles Non seulement des budgets mais aussi des estimations peuvent tre entr s par mois pour chaque compte de d pense et de revenu Des rapports mensuels et annuels de planification facilitent la vue de l ensemble Avec ces caract ristiques des pr dictions r alistes se produisent facilement n importe quand dans une p riode de l exercice Une p riode d exercice dans ACCOUNT PRO peut avoir une dur e comprise entre deux jours et douze mois Elle peut commencer n importe quel mois du calendrier et peut s taler sur deux ann es calendaires cons cutives Les capacit s principales du logiciel sont les suivants 2000 comptabilit s 20000 comptes par comptabilit 200000 transactions doubles par comptabilit 200 transactions standard 200 transactions automatiques p riodiques 200 monnaies trang res 2000 centres de co ts projets This help file was designed with Help amp Manual the first WYSIWYG Windows help authoring tool Get your own copy of Help amp Manual a
46. s imp ts et partiellement aussi pour des buts statistiques Pour montrer une telle valeur vous pouvez simplement inserer le compte de revenu correspondent Vous pouvez alors appliquer des formules de calcul par exemple pour former des sommes ou pour calculer des montants d imp ts montrer dans la colonne voisine Colonne E Compte d imp ts ou Formule de calcul Ici vous pouvez directement indiquer un compte de taxe par exemple un compte recevable de TVA ou vous pouvez y crire une formule qui calcule les imp ts sur la base de la cellule voisine Colonnes B et D ID Ici vous pouvez entrer les num ros d identification qui sont pr sent sur la plupart des feuilles d imp ts pour identifier les valeurs exig s Colonne F Montrer la ligne Ici vous pouvez d finir si une ligne sera visible dans le rapport sommaire Pour voir des lignes marqu es comme non visibles vous pouvez toujours utiliser l option Voir les lignes cach es 9 5 Centres de co ts Projets Pour pouvoir attribuer des transactions des centres de co ts ou des projets if faut que vous definissiez ces derniers d abord Options D finition de centres de co ts projets Vous pouvez d finir jusqu 2000 centres de co ts et ou projets La d finition comprend le num ro du centre de co ts ou du projet une d signation la date de d but l tat ouvert ou clos Vous pouvez utiliser tous les num ros du rayon 1 32760 Si vous choisissez c
47. ssion Account Pro Enregistrement Diff rence enter la version non licenci e et la version licence Le logiciel non licenci fonctionne a 100 Il se distingue de la version licence seulement par des crans rappel enregistrement qui commencent appara tre de temps en temps une fois que plus de 200 transactions ont t entr es et par le blocage de l entr e de la ligne de texte qui sert de titre aux rapports imprim s Les crans rappel enregistrement sont l pour vous rappeler que vous n avez pas le droit d utiliser de ce logiciel avec un autre but que celui de l valuation Le partagiciel vous donne la possibilit de d cider si le logiciel correspond vos besoins ou non et s il vous pla t ou non Si vous d sirez utiliser le logiciel de mani re permanente il faut selon les r gles de la shareware que vous obteniez une copie licenci e Vous pouvez obtenir une copie licenci e du logiciel contre paiement des frais de licence Comme utilisateur enregistr vous pourrez aussi profiter des b n fices suppl mentaires suivants Vous recevrez la version la plus actuelle du logiciel Vous aurez droit de l assistance si vous deviez avoir un probl me avec le logiciel Contactez t l phone no 41 44 926 27 50 en Suisse ou envoyez un message lectronique accsoft accsoft ch ou envoyez un fax 41 44 926 27 50 Si vous deviez d couvrir une faute de programmation vous aurez droit une nouvelle version gra
48. ssnnnnnnnnnnnnns 37 11 Conversion de fichiers DOS 40 1 Conversion de fichiers DOS a nn en edd deed eged ee 40 Index 41 1996 2005 AccSoft Shareware Top Level Intro This page is printed before a new top level chapter starts Informations g n rales Enregistrement 2 1 Informations g n rales Enregistrement 1 1 Informations g n rales ACCOUNT PRO est un logiciel qui ma trise la comptabilit et la planification financi re Le logiciel s apprend facilement et offre beaucoup de confort op rationnel Il s adresse non seulement aux entreprises petites moyennes et des gens engag s dans les professions libres mais aussi aux personnes priv es qui veulent g rer leur propres finances ou bien celles d une association ou d un club Le logiciel se base sur le principe de la comptabilit double Il a des fonctions sp ciales pour automatisation des transactions de taxe TVA et autres ACCOUNT PRO vient avec un nombre de plans comptables standard Ces plans peuvent tre facilement adapt s aux besoins particuliers de l utilisateur Le travail avec ACCOUNT PRO est efficace et tr s confortable Contrairement aux comptabilit s normales qui demandent que des transactions erron es soient neutralis es et corrig es par des transactions suppl mentaires ACCOUNT PRO permet la correction directe des transactions En plus ACCOUNT PRO vite les termes D bit et Cr dit la saisie des transaction
49. t dans laquelle les donn es sont import es C2 Cha ne de caract res qui repr sente le num ro du compte C2 Le num ro du compte C2 peut assumer des valeurs entre 1 et 99999999 Le num ro de compte dit exister dans la comptabilit dans laquelle les donn es sont import es Libell Cha ne de caract res qui repr sente le libell de la transaction La cha ne peut avoir une longueur de jusque 30 caract res Elle doit cependant consister au moins d un caract re 1996 2005 AccSoft Shareware 37 Account Pro 10 3 10 4 non vide No pi ce just option Chaine de caract res qui repr sente le num ro de la pi ce justificative de la transaction 1 99999 No centre de co ts option Cha ne de caract res qui repr sente le num ro du centre de co ts de la transaction 1 32760 ACCOUNT PRO n importera que des transactions qui sont en accord avec les r gles mentionn es en haut Si ACCOUNT PRO rencontre des transactions erron es dans un fichier d importation il sauvegardera ces transaction ensemble avec des messages d erreur dans un fichier nomm IMPERR TXT dans le r pertoire ACCOUNT PRO Importation d un fichier CSV produit avec PayMaker ou UBS Pay ACCOUNT PRO peut importer des des paiements depuis des fichiers CSV qui ont t produit avec Paymaker ou UBS Pay Proc dez comme suit 1 Dans le champs Texte cpmptable de Paymaker ou de de UBS Pay vous devez ins rer les
50. t http Awww easycash co at 1 2 Op ration en r seau Account Pro peut tre install sur plusieurs ordinateurs client Pour les donn es un r pertoire commun peut tre tabli sur un serveur de r seau Afin que Account Pro puisse acc der ces donn es vous devez indiquer le r pertoire commun sur chaque ordinateur client Options D finition du chemin d acc s du menu principal Jusqu a trois utilisateurs peuvent acc der au m me exercice du m me client concurremment mais seulement le premier peut saisir toutes les donn es Les autres utilisateurs ont acc s limit aux fonctions du logiciel ils peuvent cependent saisir des transactions planifier des comptes g rer des clients et voir imprimer et exporter des donn es Important Afin que Account Pro puisse fonctionner correctement en reseau il est indispensable que le logiciel 1996 2005 AccSoft Shareware Account Pro 1 3 1 4 soit toujours quitt par une des sorties pr vues pour cela bouton Exit ou Quitter du sous menu Fichiers Dans le cas de n cessite de re d marrage d un ordinateur en raison arr t par accident du syst me le fichier InUse isi situ dans r pertoire de donn es commun sur le serveur ne sera pas mis jour et contiendra de l information fausse pour l ordinateur accident Pour corriger le probl me vous pouvez simplement supprimer ce fichier apr s que tous les utilisateurs aient fini leur se
51. ton Edition ou Effacer respectivement Formulaire entr e transactions standard Remplissez le formulaire en partie ou compl tement selon les besoins sp cifiques Formulaire entr e transactions automatiques Type de transaction Vous pouvez rendre l entr e de transactions de taxe et d escompte enti rement automatique Pour que les transactions d escompte puissent fonctionner proprement ensemble avec les transactions de taxe il faut d finir la transaction automatique d escompte sur la base nette laisser l option vide Touche Ctrl A Ctrl Z Vous pouvez assigner des touches jusqu 26 transactions standard ou automatiques Ces touches faciliteront l appel de transactions standard lorsque vous travaillez dans le formulaire entr e transactions Liaison entre des comptes Liaison Si vous utilisez certains comptes de d pense ou de revenu excusivement pour des transactions soumises a une taxe sp cifique par exemple Ventes 6 5 TVA vous pouvez lier ces comptes avec le compte de taxe correspondant Ces liaisons permettront qu ACCOUNT PRO entrera automatiquement une transaction de taxe correspondante chaque fois que vous entrerez une transaction qui concerne un compte de d pense ou revenu li L automatisme marchera m me en conjonction avec des transactions automatiques d escompte Dans ce cas ACCOUNT PRO entrera deux transactions automatiquement La transaction d escompte et la transaction de taxe
52. ton M mo en haut de la table de planification Dans le formulaire entr e m mo vous pouvez entrer jusqu 500 caract res Des comptes avec un m mo sont marqu s par le mot MEMO dans le coin haut droit de la table de planification Pour modifier imprimer ou supprimer un m mo il faut d abord l activer en cliquant sur le bouton M mo Rapport mensuel Le rapport mensuel de planification compare des valeurs mensuelles de Budget Estimation et Courant Les valeurs Courant contiennent toutes les transactions qui ont t saisies dans un mois Colonne M Dans la colonne intitul e M ACCOUNT PRO indique par la lettre M qu un m mo a t attach la planification d un compte Simplement double cliquez dans cette colonne pour ajouter modifier imprimer ou supprimer un m mo Vue et modification d une feuille de compte Au lieu de cliquer sur le bouton Voir modifier compte vous pouvez double cliquer sur la ligne dans n importe quelle colonne except la colonne Mi Rapport annuel Le rapport annuel de planification compare les valeurs annuelles de Budget Actuel Estimation et An pass Les valeurs Actuel contiennent toutes les transactions qui ont t entr es jusqu la fin du dernier mois complet Pour les mois restant les valeurs Estimation sont utilis es pour former les totaux Actuel Estimation La derni re ligne du rapport contient le r sultat financier probable de la p
53. transf rez le montant de 11270 ayant d duit 2 d escompte de votre compte de banque au compte de banque de la Int Foods Corp Votre comptabilit contient le comptes suivants 102 Compte de banque actif 1062 15 TVA pay e actif 200002 Cr ancier Int Foods Corp compte cr ancier 3002 Achats de marchandise 15 TVA compte de d pense 3702 Escomptes re us 15 TVA compte de revenu Vous avez aussi d fini des transactions automatiques pour 15 TVA pay e et pour 2 Rist r 15 TVA En plus vous avez tabli des liaisons entre le compte de taxe 1062 15 TVA pay e et les comptes 3002 Achats de marchandises 15 TVA et 3702 Escomptes re us 15 TVA Pour entrer toutes les transactions correctement vous proc dez comme suit Avec la date du 20 Mars vous entrez la transaction suivante 20 3 11 500 200002 3002 Facture de Int Foods Corp No xxxxx ACCOUNT PRO entrera ensuite automatiquement la transaction suivante 20 3 1 500 1062 3002 15 T VA p ref xxxxx Plus tard apr s avoir pay la facture avec d duction de 2 d escompte vous entrez 16 4 11270 102 200002 Paiement a Int Foods Corp No yyyyy Puisque vous avez d duit 2 d escompte vous cliquez ensuite sur le bouton Transaction standard pour appeler la transaction automatique 2 Rist r 15 TVA Cela causera ACCOUNT PRO d entrer automatiquement les deux transactions suivantes 16 4 230 200002 3702 2 Rist r ref yyyyy No zzzzz
54. tre utile pour indiquer une tendance g n rale Le pr sentation D penses revenu par mois peut tre utile pour indiquer si du capital pourrait tre investi diff remment afin de rendre plus de revenu Le montant actuel disponible court terme est vident de la derni re ligne pr sent e Rapport sommaire TVA Avant de pouvoir voir ou imprimer le rapport sommaire TVA il faut le d finir sous Options D finition du rapport TVA Les chiffres entre parenth ses sont n gatifs Cela est du au fait qu ACCOUNT PRO adopte directement les soldes des comptes Veuillez noter qu il sera n cessaire d utiliser la fonction sum au lieu de Diff lorsque vous d sirez qu ACCOUNT PRO puisse calculer correctement la diff rence entre un chiffre n gatif par exemple la TVA re ue et un chiffre positif par exemple le TVA pay e Dans le cas de comptes li s ACCOUNT PRO indique dans la derni re colonne du rapport si les transactions du comte de taxe sont en accord avec le total des soldes des comptes li s Si tout va bien ACCOUNT PRO indique OK Si non ACCOUNT PRO montre la diff rence entre le total des transactions de taxe et un montant calcul du total des soldes des comptes li s Dans un tel cas le compte de taxe et ou un ou plusieurs des comptes li s contiennent une ou plusieurs transactions avec fausse attribution des comptes Pour corriger cela il faut que vous trouviez et corrigiez ces transactions Analyse de l entreprise Sous
55. ttach e o applicable ou libell de compte Troisi me colonne Solde du compte seulement si la premi re colonne contient un libell de compte Quatri me colonne Des sommes ou des diff rences selon les formules que vous avez entr Cinqui me colonne Des sommes ou des diff rences selon les formules que vous avez entr Description Libell de compte Dans la premi re colonne de la table vous pouvez entrer une description o un libell de compte Pour entrer des libell s automatiquement entrez un num ro de compte dans la deuxi me colonne de la table Pour entrer des donn es cliquez sur la place d sir e dans la table et ensuite cliquez sur le bouton Saisie Edition Avec les boutons lt et gt vous pouvez ins rer les entr es de la premi re colonne et ainsi cr er une repr sentation graphique de la structure du rapport Les libell s des comptes sont automatiquement entr s par Account Pro Num ro de compte Dans cette colonne vous pouvez entrer les num ros des comptes de d tail niveau 4 que vous d sirez utiliser Pour entrer des donn es cliquez sur la place d sir e dans la table et ensuite cliquez sur le bouton Saisie Edition Formule de calcul Dans ces colonnes vous pouvez entrer une formule Pour entrer une formule cliquez d abord la place de la table o vous d sirez l entrer Ensuite cliquez sur le bouton Saisie Edition Options seulement rapport d analyse de l entre
56. tuite corrig e du logiciel Vous aurez la possibilit d obtenir des nouvelles versions du logiciel avec de grands rabais normalement environ 60 Si vous avez acc s l Internet vous pouvez visiter la page htip www accsoft ch pour vous informer sur la publication de nouvelles versions du logiciel Enregistrement en ligne Internet Vous pouvez acheter et recevoir imm diatement la version licenci e de ce logiciel en ligne Les frais de enregistrement seront transf r s par carte de cr dit avec l option d utiliser un serveur prot g S il vous plait choisissez Aide Enregistrement en ligne du menu principal pour l achat en ligne S il vous pla t n oubliez pas d indiquer votre adresse compl te et acceptez qu en fonction du lieu la livraison peut prendre jusqu deux semaines This help file was designed with Help amp Manual the first WYSIWYG Windows help authoring tool Get your own copy of Help amp Manual at http www easycash co at Contrat de licence Le produit licenci est prot g par un copyright Par l achat d une disquette licenci e vous avez obtenu une licence pour installer le logiciel sur un ordinateur individuel ou sur un serveur de r seau avec jusqu deux ordinateurs clients Toute utilisation suppl mentaire du logiciel doit tre autoris e par des licences 1996 2005 AccSoft Shareware Informations g n rales Enregistrement 4 suppl mentaires Vous n avez le dro
57. uppression Supprimer la transaction de la transaction Traitez la transaction propos e comme suit Si le taux de taxe reste le m me vous pouvez simplement accepter la transaction de taxe propos e en cliquant sur diter la transaction et apr s sur Entrer la transaction 1996 2005 AccSoft Shareware 15 Account Pro 4 6 Si un nouveau taux de taxe doit tre appliqu il faut indiquer celui l Cliquez sur Editer la transaction ensuite sur Transaction standard et ensuite sur la transaction automatique applicable Si la transaction principale modifi e n est plus soumise a une taxe il faut supprimer la transaction de taxe Cliquez sur le bouton Supprimer la transaction pour cela Exemple pour l utilisation de transactions automatiques L exemple suivant est sens de vous expliquer l utilisation correcte des transactions automatiques en plus de d tail Cela pour le cas le plus compliqu o vous utiliseriez des comptes cr ancier et o les fonctions automatiques pour l entr e de taxes et d escomptes seraient appliqu es Vous avez re u une facture dat e du 20 Mars sur un montant de 11 500 pour de la marchandise qui vous a t livr e par la Int Foods Corp Avec la date du 20 Mars vous entrez cette facture dans ACCOUNT PRO avec le montant de 11 500 parce que vous ne savez pas encore si vous aller payer temps pour la d duction de 2 d escompte Au 16 Avril vous
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