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1. Acquisition Politique d acquisition Fournisseurs Les ouvrages arrivent Veille 30 000 chf par an directement au CIES Suggestions des chercheurs S lection La s lection se passe en plusieurs tapes Etape 1 La documentaliste effectue une veille pour rep rer les documents correspondant sa politique d acquisition Ce choix se fait au travers des sources suivantes e publications des diteurs tous les diteurs scientifiques e consultation des autres biblioth ques de documentation sportive en Suisse La biblioth que de droit de l Unine fait galement un rep rage dans ses p riodiques sur les articles pouvant int resser le CIES Etape 2 La liste des suggestions d acquisition est soumise l approbation du Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 55 personnel du CIES Le taux de r ponse est faible mais les r ponses obtenues sont jug es pertinentes Etape 3 La liste approuv e part ensuite en commande Pr saisie Catalogage 0 Une fois la s lection effectu e la documentaliste catalogue les futures acquisitions sur la base Filemaker en indiquant que les documents sont en cours d acquisition Ce pr catalogage lui permet de faire ensuite un export pour la commande qu elle envoie aux fournisseurs Commande Le centre de documentation a trois fournisseurs principaux en fonction de leur
2. centre CIES possibilit de cataloguer en fran ais allemand anglais espagnol por gestion des tugais langues centre CIES respect des standards de catalogage normes centre CIES int gration possible de la liste d indexation indexation centre CIES possibilit de bulletiner p riodiques centre CIES gestion de plusieurs syst mes de cotations diff rents cotes centre CIES possibilit de manipuler les r sultats d une requ te remplacer suppri mer trier exporter imprimer manipulation des donn es centre CIES possibilit de faire un export des notices pr catalogu es afin d envoyer une commande aux libraires commandes ont office communication centre CIES tenir les usagers au courant des derni res acquisitions acquisitions centre CIES solliciter l as des usagers prioritaires sur les futures acquisitions acquisitions centre CIES accueillir des propositions d acquisition venant des usagers acquisitions OPAC usagers consultation tous supports tout syst me d exploitation consultation tudiants master interface multilingue consultation tudiants master recherche possible en plusieurs langues recherche tudiants master l tranger centres de doc trangers catalogue consultable recherche Usagers CIES tudiants master l tranger centres de doc trangers temps de r ponse acceptable recherche Usagers possibilit de c
3. suggestions les futures acquisitions Le syst me devrait permettre aux usagers de faire part de leurs suggestions d acquisition Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 67 Annexe 4 Questionnaire adress aux fournisseurs Nom de votre entreprise Nom du SIGB propos Le SIGB existe depuis Nombre de clients qui utilisent ce SIGB dont en Suisse romande Date de derni re mise jour du SIGB fonctionnalit s souhait es mais non requises absolument no Demandes du client oui non Demandes concernant le fournisseur 1 Vous disposez d un service support mobilisable rapidement en Suisse romande 2 Vous faites preuve d une grande coute de vos clients quelle que soit leur taille et vous avez la volont de vous adapter leurs demandes Demandes concernant les fonctionnalit s administratives du SIGB 3 Votre produit permet le suivi du budget du centre de documentation de mani re int gr e 4 Votre produit permet le suivi des abonnements aux p riodiques 5 Votre produit permet la r colte des donn es n cessaires l laboration d indicateurs de performance 6 Votre produit permet la cr ation d un tableau de bord partir des donn es collect es 7 Votre produit autorise la saisie manuelle de donn es n cessaires l labor
4. en 2000 a pour objectif de former les futurs dirigeants sportifs Il a re u plusieurs distinctions prestigieuses dont celle derni rement du meilleur master au monde des masters en management du sport en 2014 d cern par 1 F d ration Internationale de Football Association 2 Universit de Neuch tel Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 3 le magazine Sport Business International qui reconna t la qualit des cours l ad quation de l enseignement aux r alit s du milieu du sport et l employabilit des dipl m s Par ailleurs le CIES est responsable du r seau universitaire international FIFA CIES qui regroupe quinze universit s partenaires situ es dans autant de pays et qui offre des programmes de formation continue repr sentant entre cent cinquante et deux cents heures de cours destination de personnes d j en poste dans la gestion du sport Le service de consulting quant lui s adresse des f d rations des institutions publiques des associations sportives ou encore des athl tes directement pour des interventions vari es allant du conseil juridique des conseils dans l organisation de manifestations ou la production de produits statistiques par exemple Les activit s du CIES peuvent tre r sum es selon l illustration suivante Figure 1 Les 3 p les d activit s du CIES droit Sociol
5. vision claire des enjeux venir suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur logiciel adaptable aux nouveaux enjeux oliojojo o Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 72 Logiciel Bibliomaker Micro Consulting SA Malheureusement nous ne conseillons pas ce SIGB qui ne respecte pas le format MARC et dont les fournisseurs semblent ne pas avoir de r elle vision prospective notre avis Par contre il faut noter qu il est tr s bien implant dans la r gion et que son service support est reconnu pour sa sympathie et sa disponibilit crit re note crit res biblioth conomiques 3 5 respect du format MARC module d acquisition int gr importation des notices module de bulletinage ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste Ririrlolo crit res administratifs 1 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions gestion des abonnements p riodiques mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord proposition d un large panel d indicateurs volont d am lioration du fournisseur dans le domaine du rendu de compte OlO O RIO ad quation aux pratiques des usagers 215 consultation tout support tout syst me d exploitation reprise des notices sur zotero
6. Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 11 r f rence Siess 2009 Celui ci est parfois aid d un auxiliaire mais il est la seule personne form e dans le domaine de l information documentaire Williamson et St Clair puis Siess en 2009 ajoutent cette d finition que l ampleur des t ches du professionnel peut s tendre jusqu au nettoyage de la biblioth que Cet ajout montre que l institution laquelle la biblioth que est affili e consid re le biblioth caire solo comme enti rement responsable de sa biblioth que et de son bon fonctionnement Une telle situation professionnelle peut se r v ler stimulante autant qu anxiog ne Elle est stimulante par la libert d action le contact privil gi avec les chercheurs de l institution m re la vari t des t ches le respect des coll gues pour lesquels le biblioth caire solo peut tre consid r comme l autorit informationnelle de l organisation Siess 2009 p 24 La biblioth que peut tre v cue comme un laboratoire dans lequel les initiatives personnelles du biblioth caire sont autoris es Cependant elle est galement anxiog ne par l isolement professionnel le manque de temps constant pour r aliser les t ches dont on est responsable ainsi que le sentiment d identification la biblioth que qui peut devenir p nible si pour une raison ou pour une autre on constate un dys
7. Le centre de documentation est au coeur du CIES En ce sens sa politique d acquisition suit au plus pr s les recherches men es par ses enseignants chercheurs tout en conservant un souci de coh rence des fonds Les sp cialisations de ce centre TD Kevin Tallec Marston Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 24 de documentation sont les suivantes le droit du sport suisse le droit du sport europ en et international la sociologie du sport avec certaines th matiques de pr dilection le hooliganisme le sport et les femmes le dopage etc le management du sport marketing sponsoring l histoire du sport avec un accent particulier sur l histoire du football Types de documents monographies articles photocopi s p riodiques scientifiques rapports et tudes divers instituts de recherche organismes gouvernementaux ou non gouv organismes sportifs R seau La politique d acquisition est en partie coordonn e de mani re non officielle avec les acquisitions d autres centres de documentation sportive de la r gion Biblioth que du Centre d tudes olympiques CIO Lausanne M diath que de l Office f d ral du sport Macolin OFSPO Macolin Biblioth ques universitaires de Berne et de B le ouvrages en allemand Ainsi si un document n entrant pas directement dans les domaines de sp cialisation du CIE
8. iil niit ii Les besoins ont t traduits partir de ces cat gories selon la syntaxe suivante Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 63 famille de module module public pour lequel ce besoin est requis expression du besoin Voici quelques exemples de ces expressions acc s public recherche tudiants masters trangers centres de docs trangers temps de r ponse acceptable administration budget centre CIES int gration du suivi du budget administration p riodiques centre CIES int gration du suivi des abonnements aux p riodiques administration gestion du centre centre CIES int gration des indicateurs r alis s sur l activit du centre catalogage importation et exportation autres centres de doc sportive catalogue compatible Aleph Virtua Bibliomaker catalogage importation et exportation centre CIES permanence des liens vers les autres centres de doc sportive sites institutionnels catalogage importation et exportation autres centres de doc sportifs permanence assur e des liens entrant vers le centre de doc Nous les avons ensuite structur s selon le tableau suivant Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurenc
9. gestion des abonnements p riodiques mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord proposition d un large panel d indicateurs volont d am lioration du fournisseur dans ce domaine ad quation aux pratiques des usagers 4 15 consultation tout support tout syst me d exploitation reprise des notices sur zotero et endnote personnalisation de flux rss interface personnalisable temps de r ponse acceptable relations avec le service support 3 5 d monstration en pr sentiel sympathie 1 rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de sortie du logiciel 1 prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel prise en compte des besoins exprim s vision prospective du fournisseur 4 5 r gularit des mises jour adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA vision claire des enjeux venir suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur logiciel adaptable aux nouveaux enjeux elel olele elelole o eloje e e eleje e o L ch ance du contrat est fix e N 3 apr s la conclusion du contrat sortie le 31 d cembre de l ann e N 3 Un client qui souhaite partir avant ce d lai peut sortir en fin d ann e sous r serve d avoir donn son pr avis 6 mois auparavant Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo l
10. le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 74 BGM Gminvent Ce logiciel arriv sur le march au d but de cette ann e a d j int gr les nouvelles normes de catalogage De plus son architecture est d j celle du cloud computing Sa nouveaut entra ne galement des risques il est difficile de pr voir si elle va r ussir faire sa place dans ce march ou pas Elle accorde un grand soin au support client une heure de support t l phonique par semaine est consacr e aux questions des nouveaux clients puis une heure par mois pendant toute la dur e du contrat crit re note crit res biblioth conomiques 5 5 respect du format MARC module d acquisition int gr importation des notices module de bulletinage ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste eleje e e crit res administratifs 5 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions gestion des abonnements p riodiques mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord proposition d un large panel d indicateurs volont d am lioration du fournisseur dans ce domaine ejele elre ad quation aux pratiques des usagers 5 5 consultation tout support tout syst me d exploitation reprise des notices sur zotero et endnote personnalisation de flux rss interface personnalisable temps de r ponse a
11. Fran oise 2006 Rameau et l Opac Vers une googleisation des pratiques Mat riaux pour l histoire de notre temps en ligne F vrier 2006 no 82 p 89 91 Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse www cairn info revue materiaux pour l histoire de notre temps 2006 2 page 89 htm GIBBONS Susan 2007 The Academic Library and the Net Gen Student making the connections Chicago American Library Association 2007 ISBN 978 0838909461 KROSKI Ellyssa 2006 How to automate a Small Library Webjunction en ligne 2006 21 p Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse www webjunction org documents webjunction How_to_Automate_a_Small_Libr ary html Le protocole Z39 50 Biblioth que nationale de France en ligne Derni re modification de la page le 18 d cembre 2013 Consult le 24 ao t 2014 Disponible l adresse http Ammw bnf fr fr professionnels protocoles_echange_donnees a proto_z3950 html LERESCHE Fran oise 2004 Les formats MARC document PDF en ligne Support du cours R seau national des biblioth ques de Math matiques Luminy 11 15 octobre 2004 Consult le 9 mai 2014 Disponible l adresse http www rnbm org rencontres__2004 leresche marc pdf LIBRARY TECHNOLOGY GUIDES 2012 Perceptions 2012 An International Survey of Library Automation en ligne Consult le 15 mars 2014 Disponible l adresse http Awww librarytechnology org perceptions2012 pl MAISONN
12. che du biblioth caire solo est de convaincre le management que couper dans la biblioth que c est compromettre un avantage comp titif de l institution Management must know that you know more than anyone else in the organization about its business Siess 2009 p 53 Le biblioth caire solo doit donc tre attentif donner son responsable ce dont il a besoin dans un temps restreint Siess indique que le management ne cherche pas obtenir de l information mais des r ponses aux questions qu il se pose Siess 2009 p 61 savoir est ce que ce service est utilis et viable S agit il d un service cl pour la r ussite de l institution Contribue t il au rayonnement de l institution 3 2 2 4 Seul seul avec le SIGB Enfin une probl matique r currente des OPL est l isolement professionnel Siess 2009 Si aucun outil technologique ne peut pallier cet isolement un fournisseur accessible et attentif ainsi qu une communaut d utilisateurs vivante peuvent contribuer r duire cet isolement pour ce qui est de l installation et de l utilisation du logiciel Il est important que le biblioth caire solo ne se sente pas seul seul avec le produit une fois l impl mentation termin e Le fournisseur devrait tre pr t accompagner le biblioth caire dans ce changement de logiciel 3 3 Actualit des SIGB Selon Marc Maisonneuve qui sonde le march des SIGB pour l entreprise Tosca Consultants chaque ann e nous assi
13. e Ce master peut tre fait apr s un bachelor mais ne permet pas d acc der ensuite un doctorat Ils peuvent dans leur cursus consulter le centre de documentation pour diff rents travaux dans le domaine du management du droit du sport des sciences humaines du management On voit que les usagers se composent d un public universitaire une centaine de personnes dont un grand nombre change chaque ann e le noyau dur tant compos des enseignants chercheurs 4 2 2 4 2 Communiquer avec les usagers La documentaliste consacre une part importante de son activit la cr ation de newsletters permettant de tenir les usagers au courant des nouvelles acquisitions et des actualit s dans le domaine du sport Pourtant elle ne semble pas toujours satisfaite de ces communications avec les usagers Elle n obtient par exemple que tr s peu de r actions concernant la liste de proposition d acquisitions qu elle soumet aux chercheurs 4 2 3 Le personnel du centre de documentation 4 2 3 1 La documentaliste Nous l avons dit la documentaliste est la seule professionnelle en charge du centre de documentation et elle occupe un poste 70 Les t ches qui sont sous sa responsabilit sont les suivantes e t ches administratives suivi du budget du centre de documentation e t ches biblioth conomiques acquisitions catalogage indexation e gestion des p riodiques papier suivi des abonnements une trentaine bulletinage d po
14. le offre l avantage du mod le commercial le client paie l espace et les ressources qu il utilise a pay as you go model Breeding 2012 p 6 et les mises jour se font r guli rement e les logiciels open source Webber et Peters indiquent une derni re cat gorie de logiciels qui est celle des logiciels open source Ces derniers ne peuvent notre avis pas tre consid r s part au niveau de l architecture du syst me On voit qu ils s acheminent galement nettement vers les solutions Saas Leur avantage est celui de l adaptabilit du produit aux besoins de la biblioth que Le code source du logiciel tant ouvert il est possible pour une personne ayant des connaissances informatiques de le modifier en fonction de ses besoins Ces solutions ont galement t consid r es dans notre tude la condition qu une soci t assure la mise en place et g re la maintenance et la formation 3 3 2 2 De nouveaux entrants Marc Maisonneuve Maisonneuve 2014 intitule son aper u des solutions SIGB en 2014 Nouveaux acteurs nouvelles solutions Il semble en effet que le march SIGB jusque l domin par un certain nombre de fournisseurs am ricains s ouvre de nouveaux entrants plus locaux Maisonneuve explique qu il faut y voir la cons quence la traduction de cloud computing par informatique dans les nuages ne nous paraissant pas tout fait adopt e dans la litt rature francophone nous d cidons d
15. r par RERO Figurer sur ce r seau et par l galement sur le m tacatalogue Swissbib permet d offrir au fonds du CIES une plus grande visibilit De plus la question des p riodiques lectroniques d passe largement selon elle les capacit s de travail d une seule documentaliste 70 D un autre c t le catalogue interne est consid r comme le catalogue principal du 5 En r alit seuls les ouvrages catalogu s dans RERO par la biblioth que des sciences conomiques sont index s avec Rameau Les ouvrages juridiques Neuch tel ne font l objet d aucune indexation Elle conomise ainsi le temps de gestion d un fichier d adresses et les frais d un logiciel de gestion d un tel fichier Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 23 CIES Le langage d indexation y est plus pr cis et a t cr pour les besoins internes du CIES tandis que Rameau est un langage d indexation g n raliste ne permettant pas au dire de la mandante de caract riser un fonds aussi sp cifique que celui du CIES De plus les ouvrages collectifs sont d pouill s dans le catalogue interne et non sur RERO ce qui fournit l usager des informations pertinentes pour sa recherche Enfin il existe une volont de mise en ligne des archives institutionnelles du centre de recherche constitu es de travaux d tudiants et de chercheurs La resp
16. s De plus l auto compl tion de ces termes lors de la saisie est souhait e par la documentaliste afin d viter de cr er des doublons ou d ins rer des coquilles dans cette liste Elle souhaite galement indiquer d une mani re ou d une autre l origine de chacun de ces termes qu il soit issu de Jurivoc d H racl s ou sugg r par un chercheur du CIES Enfin la cr ation de nouvelles autorit s dans ce domaine sera id alement facilit e et g r e directement par la documentaliste sans devoir faire appel au fournisseur chaque nouvelle occurrence 4 3 3 3 Rationaliser le temps de catalogage Le protocole Z39 50 d finit un client serveur bas sur un service et un protocole pour la recherche et le transfert d informations Il est utilis pour r cup rer des notices depuis un autre catalogue BnF le protocole Z39 50 Or selon le circuit du livre relev le catalogage se fait de mani re s par e sur le r seau RERO et sur le catalogue Filemaker du CIES Le temps de catalogage pourrait notre avis tre rationalis en ce qui concerne l indication d informations bibliographiques vides de valeur ajout e comme les noms et pr noms de l auteur et la date de publication par exemple si la solution trouv e int gre ce protocole et qu il est possible de r cup rer les notices faites par l Unine sur RERO et par l de gagner du temps qui pourrait tre mis profit pour l enrichissement des notices via des intra
17. CIES un secr taire g n ral et une secr taire administrative Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 22 __l Unine support informatique et comptable ressources humaines 4 2 2 Le centre de documentation 4 2 2 1 Lien avec l Universit de Neuch tel Le centre de documentation comme pr sent dans la figure 2 est au centre des activit s du CIES Il se caract rise par son lien tr s troit avec le r seau RERO qui r sulte de la convention qui lie le CIES l Unine Ainsi les activit s de la biblioth que sont g r es conjointement par ces deux institutions selon le tableau suivant Tableau 1 Gestion conjointe des activit s de la biblioth que entre le CIES et l Unine CIES UNINE acquisitions xX catalogage X xX indexation mots mati re Rameau gestion des p riodiques papier xX gestion des p riodiques lectroniques x aide la recherche X x administration du centre de documentation X gestion du pr t archives institutionnelles Le CIES effectue les activit s indiqu es sur le catalogue Filemaker l Unine le fait sur le SIGB Virtua au sein du r seau RERO Cette position double fix e par une convention est prise comme telle dans le cadre de cette tude Elle est d ailleurs assez bienvenue selon la documentaliste qui trouve tr s pratique que le pr t soit g
18. Neuch tel GAUVIN Laurence 43 prise en compte des besoins exprim s 1 4 4 4 2 5 Vision prospective du fournisseur SIGB Objectif v rifier la vision prospective du fournisseur afin de s assurer de faire le choix d un SIGB d avenir et non d un produit d j obsol te ou appel stagner Lors des d monstrations nous avons demand chaque fournisseur quelle tait sa vision de son logiciel dans cinq ans Nous avons cherch identifier ses sources d information afin de savoir s il tait au courant des diff rents d bats concernant l avenir des biblioth ques selon les grandes institutions internationales comme la Library of Congress ou la BNF ou plus localement du d bat qui agite en ce moment la BCU de Lausanne ainsi que tout le r seau RERO Tableau 7 Vision prospective du fournisseur crit re note 5 r gularit des mises jour 1 adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA 1 vision claire des enjeux venir 1 suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur 1 logiciel adaptable aux nouveaux enjeux 1 4 4 4 2 6 La question du prix Dans notre mandat aucun budget n tait d termin Nous avons tout de m me pris soin lors des d monstrations de demander des devis qui ont t transmis la mandante Nous donnons pour comparaison des informations sur cinq SIGB diff rents bien que certains de ces SIGB ne peuvent pas notre avi
19. contact avec ces diff rentes biblioth caires et lui donne acc s des informations pouvant parfois l impacter mais qui ne lui sont pas forc ment communiqu es vu le statut sp cial du CIES 4 2 4 2 Description du fonds documentaire Le centre de documentation s est d abord form selon l initiative personnelle des chercheurs juristes sociologues et conomistes Le fonds documentaire tait alors constitu des dons de la biblioth que de droit et de sciences conomiques et sociales de l Unine 4 2 4 2 1 Constitution du fonds documentaire Il est constitu d environ 19 000 r f rences bibliographiques empruntables pour certains r serv s la consultation sur place pour d autres Ces documents sont r partis de la mani re suivante Tableau 2 description du fonds documentaire Monographies 18 Rapports Etudes 0 15 Documentation interne aux f d rations sportives 1 Th ses et travaux acad miques incluant les travaux des boursiers 0 7 Havelange i Annuaires de football 3 P riodiques non cot s 10 7 D pouillement des articles provenant d ouvrages collectifs compris dans 66 4 monographies et de p riodiques scientifiques Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 28 Le CIES est abonn trente p riodiques papier Il fournit un acc s aux abonnements de p riodiques lec
20. cr er un pdf avec les r sultats de leur requ te 46 Le syst me doit permettre aux usagers d envoyer par e mail le r sultat de leur requ te Cette tape a ensuite servi la r daction des exigences fonctionnelles comme le montre le tableau suivant Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 66 Tableau 10 Formulation des besoins SIGB Fournisseur administration centre CIES b n ficier d une aide rapide adapt e en support client 1 Le fournisseur du syst me doit disposer d un service support mobilisable ra pr sentiel pidement en Suisse romande centre CIES pouvoir remonter des demandes d adapta support client 2 Le fournisseur doit d montrer une coute de ses clients et une volont tion qui seront prises en compte d adapter ses contenus leur demande Back ofice pr catalogu es afin d envoyer une commande aux libraires communication centre CIES int gration du suivi du budget budget 3 Le syst me pourrait permettre le suivi du budget du centre de doc de mani re int gr e centre CIES int gration du suivi des abonnements aux p riodiques 4 Le syst me pourrait permettre le suivi des abonnements aux p riodiques p riodiques centre CIES int gration des indicateurs r alis s s
21. de diff rents logiciels coordonn s par la biblioth que selon ses besoins propres Berthier 2012 La Biblioth que Nationale de France BNF et l Agence Bibliographique de l Enseignement Sup rieur ABES pour leur part m nent justement actuellement une r flexion conjointe sur l avenir des catalogues ABES BNF 2012 Plus proche de la r alit r gionale universitaire la Biblioth que Cantonale Universitaire de Lausanne n tant plus satisfaite des fonctionnalit s offertes par le catalogue collectif RERO via le logiciel Virtua a annonc au mois d avril de cette ann e sa sortie du r seau partir de 2017 Ces interrogations d notent une p riode d interrogation de ces logiciels 3 3 2 Une offre SIGB renouvel e 3 3 2 1 Vers une nouvelle architecture Webber et Peters font en 2011 une description des diff rentes architectures de SIGB Webber Peters 2011 Celles ci sont pr sent es comme cohabitant pour le moment m me si la solution du cloud computing est mise en avant comme tant la solution d avenir Ces diff rentes architectures sont des combinaisons diverses des trois l ments suivants le serveur le logiciel et la maintenance En quelques mots les syst mes de SIGB coexistants sont les suivants e le syst me cl en main la biblioth que tablit un contrat avec un fournisseur qui lui vend le logiciel et le serveur ainsi que la maintenance sur site en cas de probl me ou pour les mises jour Webber
22. de v rification automatis e L encore c est la documentaliste de faire les manipulations permettant cette v rification Le gain de temps n est l non plus pas visible Ajoutons que les liens vers des archives institutionnelles sont garantis permanents les bases de donn es concern es indiquent que ce sont des permaliens 4 4 3 2 5 R sultat du questionnaire n cessit de modifier une pratique du centre de documentation La question 7 voque la possibilit d int grer des donn es manuelles dans le SIGB pour qu elles figurent dans les indicateurs Il s agit d une pratique de la documentaliste qui cherche obtenir des donn es sur la fr quentation de son centre sans avoir acc s aux donn es r colt es par RERO et effectue ses propres recherches sur les lecteurs ayant emprunt des documents au CIES dans un fichier Filemaker part Cette question a suscit l interrogation des fournisseurs pour qui une telle intervention manuelle n est ni possible ni r ellement souhaitable les statistiques devant tre non 38 Pour cette tude l archive institutionnelle la plus importante est la biblioth que num rique RERO DOC Rappelons que le pr t est enti rement g r par le SIGB Virtua via le r seau RERO 2 Elle cherche savoir quel est le statut de chaque lecteur tudiant chercheur professeur ainsi que par quel canal la demande de pr t a t effectu e Etude pr alable la r informatisati
23. description du fonds documentaire 4 2 4 1 Le circuit du document Nous renvoyons l annexe 1 pour une description compl te du circuit du document Les remarques qui d coulent de cette analyse sont les suivantes le catalogage est fait deux fois de mani re s par e une fois au centre de documentation du CIES une autre la biblioth que de droit ou de sciences politiques de l Unine selon la sp cialisation qui est touch e l indexation des documents est diff rente sur RERO qui utilise le langage Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 27 documentaire Rameau et sur le catalogue interne au CIES o l indexation est faite partir de mots mati re d velopp s l interne et qui est constitu du th saurus Jurivoc d velopp par le centre de documentation du Tribunal f d ral de la derni re version d H racl s d velopp par l INSEP en 2003 et de suggestions faites par les chercheurs de l institution e le pr t et les cas de litiges sont g r s sur RERO la documentaliste dispose d un acc s privil gi sur le logiciel Virtua qui lui permet de faire du pr t mais elle n a pas acc s aux statistiques de pr t e la documentaliste consid re le fait d emmener les ouvrages cataloguer dans les diff rentes biblioth ques universitaires comme une t che importante de son travail Cela lui permet de rester en
24. document pr t Virtua Accueil de l usager Recherche consultation des catalogues L usager peut venir au centre de documentation ou consulter RERO ou la base Filemaker sur internet Parfois il effectue d abord sa recherche puis se rend au centre de documentation Il arrive galement qu il vienne directement au centre pour effectuer sa recherche Il est aussi possible qu il ne soit jamais pr sent physiquement au CIES mais qu il commande en PEB depuis RERO IDS NEBIS ou le r seau des biblioth ques neuch teloises ues Retours Gestion des litiges Les pr ts sont effectu s depuis RERO par l tablissement o le livre est demand que ce soit le CIES ou une biblioth que d un des r seaux pr cit s La documentaliste a un acc s int gral avec des droits professionnels sur Virtua Elle peut ainsi disposer enti rement des fonctionnalit s de pr t et g re ainsi galement les retours et les litiges Cette mani re de fonctionner lui convient parfaitement N anmoins elle n a pas acc s aux statistiques de pr t Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 59 Annexe 2 Description de la base de donn es Filemaker 1 Du point de vue du professionnel Organiser les donn es La base de donn es est organis e en une seule table Les champs contenus dans cette table ont t choisis selon les besoins du centre de docu
25. dues des erreurs de saisie 53 est en fait possible de lier cette liste la base en acc s r seau Filemaker Cependant ce lien bloque le fonctionnement normal du fichier d s qu il est accessible par internet par Filemaker server Afin de r soudre ce probl me il conviendrait d avoir une copie du fichier Filemaker sur Filemaker server copie dans laquelle il faudrait d sactiver le lien Cependant chaque mise jour du fichier depuis le r seau Filemaker il faudrait d sactiver le lien pour l acc s web ce qui est trop contraignant Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 60 en combinant les rubriques l aide des op rateurs bool ens 2 Du point de vue de l usager rechercher les documents e en mode recherche rapide recherche faite dans la barre de recherche qui interroge tous les champs d finis comme recherchables par l administrateur e en mode recherche avanc e on peut filtrer par sujet format langue date et combiner les champs de recherche l aide des op rateurs bool ens visualiser les r sultats de sa recherche plusieurs visualisations possibles des r sultats e en mode fiche ou long display Figure 11 Filemaker visualisation en mode fiche HOME Help SEARCH RESULTS F d ration internationale de Cote Shelfmark Livre Book Org FIFA CIES Acc s r serv Restri
26. et endnote personnalisation de flux rss interface personnalisable temps de r ponse acceptable HIOIO OR relations avec le service support 3 5 d monstration en pr sentiel m sympathie rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de sortie du logiciel prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel m prise en compte des besoins exprim s O vision prospective du fournisseur 0 5 r gularit des mises jour adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA vision claire des enjeux venir suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur logiciel adaptable aux nouveaux enjeux olojoojo Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 73 Logiciel Netbiblio AI Coda Une refonte totale du logiciel est pr vue pour 2015 Le logiciel d montr ici risque fort de ne pas tre celui qui pourra tre utilis au CIES si l impl mentation peut se faire en 2015 par exemple N anmoins le logiciel actuel nous renseigne sur le fournisseur AlCoda et il est difficile d envisager que les fonctionnalit s acquises pour cette version fassent d faut dans la version suivante crit re note crit res biblioth conomiques 5 5 respect du format MARC module d acquisition
27. int gr importation des notices module de bulletinage ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste Riririrlh crit res administratifs 4 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions gestion des abonnements p riodiques mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord proposition d un large panel d indicateurs volont d am lioration du fournisseur dans le domaine du rendu de compte olrlbirir ad quation aux pratiques des usagers 3 5 consultation tout support tout syst me d exploitation reprise des notices sur zotero et endnote personnalisation de flux rss interface personnalisable temps de r ponse acceptable Rlorlolr relations avec le service support 4 5 d monstration en pr sentiel m sympathie rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de sortie du logiciel prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel m prise en compte des besoins exprim s O vision prospective du fournisseur 4 5 r gularit des mises jour adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA vision claire des enjeux venir suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur logiciel adaptable aux nouveaux enjeux elele elo Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo
28. n cessit de s adapter aux pratiques des usagers la situation particuli re d une biblioth que solo ou OPL et l actualit des Syst mes int gr s de gestion de biblioth que SIGB Dans un second temps nous avons proc d l tude de r informatisation proprement dite qui comprend une analyse exhaustive de l existant desquels sont extraits les besoins en mati re de fonctionnalit s SIGB Ces besoins ont t exprim s dans un questionnaire pr sent aux fournisseurs puis nous avons assist aux d monstrations des produits s lectionn s Au terme de cette analyse nous recommandons deux SIGB solutions que nous estimons quivalentes mais impliquant deux visions strat giques diff rentes Nous pr conisons galement de mener des interviews aupr s de biblioth ques d j clientes de ces SIGB afin de compl ter de fa on clair e cette analyse et de confirmer le choix qui aura t fait Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence iii Table des mati res D A EST 62 1 0 1 PAR A D De D VE i RemerciementsS ssasssssnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnmnnn nnmnnn ii R SUM a CR A ane lanta des est A iii Liste des tabean ai a ea aa eaa aea e aaa ra a aa ect Eaa vii Eistee des QUPOS Es 0 Mises ennemi riana iadaan naaraan a ae Ar ENa riasa a saia vii 1 Introduction sassssssssnunnnnnnnnnnn
29. s en fonction du nombre de notices de catalogage Le client choisit ensuite les fonctionnalit s dont il a besoin et la facture comprend le prix de chacune ind pendamment Ce syst me peut poser un certain probl me dans notre cas selon notre ambition de point central de d part pour toutes les recherches nous risquons de cr er beaucoup de notices qui sont en r alit uniquement des liens vers d autres catalogues Choisir un tel syst me pourrait freiner la cr ation de ces notices syst me Saas un SIGB correspond ce mod le Le fournisseur propose un prix de d part comparable celui propos pour un syst me h berg Le co t annuel comprend la mise jour et la maintenance du syst me Ce point nous laisse penser que les op rations de maintenance sont faites s par ment pour chaque client ce qui est le cas dans un syst me Software as a service qui n est pas cloud computing logiciel libre si au niveau de l architecture logicielle nous ne pouvions pas s parer le logiciel libre des autres au niveau des co ts la s paration peut tre op r e Si le co t annuel est comparable aux autres logiciels le prix de d part semble beaucoup plus lev Cela s explique notre avis par l impl mentation qui peut s av rer plus Nous renvoyons la partie 3 3 2 1 pour la pr sentation des diff rentes architectures de SIGB Bibliomaker 42 Netbiblio e Paprika en ceci que pour le sys
30. sollicitations 36 4 4 2 2 Crit re 2 demande d un contact de proximit s ssssssseresseerrrrseerrrrrrrreeeee 36 4 4 3 QUestiONNAIre a a a e te a ai a a iain NARE 36 4 4 3 1 Crit re 3 r ponse dans les temps 37 4 4 3 2 Crit re 4 le SIGB correspond aux crit res obligatoires selon le questionnaire 37 4 4 3 2 1 Identification des crit res obligatoires 37 4 4 3 2 2 Relecture du questionnaire 37 4 4 3 2 3 R sultat du questionnaire affiner la s lection 38 4 4 3 2 4 R sultat du questionnaire la validit des hyperliens 39 4 4 3 2 5 R sultat du questionnaire n cessit de modifier une pratique du centre de documentation sis nn nr D Re en te annee a ten E Rah 39 4 44 D monstration sitenmrannrte nm nd nt antenne 40 4 4 4 1 Crit re 5 le SIGB correspond aux crit res 1 4 selon la rencontre avec le TO UMNISSEUT Sr nee n dd ue lan re Pare nn et E rates A PP t need ns ent tte 40 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence v 4 4 4 1 1 Un rapport de proximit 7 40 4 4 4 1 2 Le format MARC l importation des notices 41 4 4 4 1 3 Degr d volution in gal des fonctionnalit s propos es selon les SIGB 41 4 4 4 2 Grille de notation des d monstrations 41 4 4 4 2 1 Fonctionnalit s biblioth conomiques 42 4 4 4
31. 2 2 Fonctionnalit s administratives 42 4 4 4 2 3 Service AUX USAYEFS etette ttrt tEEEEEEEEEEEEEEE EE EEEEEEEEEEEEEE EE EEt 43 4 4 4 2 4 Service SUppOrt easessssesssssrrenrerrtrnnseeitretttttnrennnntntnasenertettnnnnantnnannannnnt 43 4 4 4 2 5 Vision prospective du fournisseur SIGB 44 4 4 4 2 6 La question du prix 44 4 5 Recommandations atiaeina e aa aAa tea Tin eee ere nsc Enean ienna 46 4 5 1 Deux SIGB recommand s sssssssenesan amuererneeminnnibenanneatinnnte 46 4 5 2 Enqu te aupr s des biblioth ques d j clientes de ces soci t s 48 4 5 3 La question de l avenir du r seau RERO un changement d tat d esprit VIS AMIS AU SIG ie an han ln ne mm nee aE 49 5 CONCIUSION San tr nine amet nes 51 Le Le Lu Te Le Le TR anina anapeana nanana nnana niaaa aaant 53 Annexe 1 Le circuit du document au CIES nnnnrrnrssnssssseeeeennnnnneeeees 56 Annexe 2 Description de la base de donn es Filemaker 61 Annexe 3 Construction de la grille de besoins SIGB partir d un dictionnaire de dONN ES srsmissennesnnenmera tiennent non 64 Annexe 4 Questionnaire adress aux fOUrnISSEUrFS ns 69 Annexe 5 Liste des fournisseurs s lectionn s pour l tude et validation deS 61 1 LA LC PPRPPRS RE RIRES ES ETES PE EE a ramana arino asosi aiani riasa aTa 72 Annexe 6 D monstrations des logiciels 73 Etude pr alable la r inform
32. AC 34 35 Votre produit permet la consultation du catalogue et l usage de toutes ses fonctionnalit s depuis le web Votre produit permet aux usagers de consulter le catalogue depuis tout syst me d exploitation et tout navigateur 36 Votre produit permet aux usagers de consulter le catalogue sur tout support ordinateurs smartphones tablettes 37 Votre produit permet la cr ation d une interface multilingue fran ais anglais allemand espagnol 38 Votre produit permet la recherche en plusieurs langues 39 Le moteur de recherche renvoie les r sultats d une requ te dans un d lai raisonnable comparable aux autres SIGB Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 69 40 Votre produit permet la recherche simple 41 Votre produit permet la recherche avanc e combinant plusieurs champs avec des op rateurs bool ens 42 43 Votre produit permet aux usagers d exporter les r sultats de leurs requ tes vers des outils de gestion bibliographique zZotero et endnote principalement Votre produit permet de bloquer les exports abusifs vers ces outils de gestion bibliographique utilisation malveillante cas o quelqu un voudrait t l charger l entier des notices 44 Votre produit permet aux usagers d imprimer les r sultats de leurs requ tes 45 Votre produi
33. C 20 Votre produit permet l int gration de listes d autorit s personnalis es 21 Votre produit permet l indexation en plusieurs langues 22 Votre produit g re le bulletinage des p riodiques 23 Votre produit permet la saisie de plusieurs syst mes de cotation diff rents 24 Votre produit permet de remplacer un terme uniquement dans la liste des r sultats d une requ te 25 26 Votre produit permet de supprimer un terme uniquement dans la liste des r sultats d une requ te Votre produit permet d effectuer des tris par date auteur etc dans la liste de r sultats d une requ te 27 28 Votre produit permet l export de la liste des r sultats d une requ te vers excel Votre produit permet l envoi par e mail de la liste des r sultats d une requ te 29 Votre produit permet l impression de la liste des r sultats d une requ te 30 Votre produit permet en mode administrateur d effectuer des requ tes sur l ensemble du fonds quel que soit le statut du document en commande etc Demandes concernant la communication avec les usagers 31 Votre produit permet de tenir les usagers au courant des derni res acquisitions de mani re automatique 32 Votre produit permet de solliciter l avis des usagers sur les futures acquisitions 33 Votre produit permet aux usagers de faire part de leurs suggestions d acquisition Demandes concernant l OP
34. EUVE Marc 2014 Logiciels pour biblioth ques 2014 Nouveaux acteurs nouvelles solutions Livres Hebdo en ligne 7 mars 2014 No 988 p 20 26 Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http Awww toscaconsultants fr articles logiciels_pour_bibliotheques_2014 pdf M LLER Tristan 2008 Etude comparative des principaux SIGB libres In Premier congr s de l Association Internatione Francophone des Biblioth caires et Documentalistes et satellite IFLA Montr al 3 6 ao t 2008 Montr al d R jean Savard et Dominique Gazo 541 p Consult le 19 ao t 2014 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 53 Disponible l adresse http eprints rclis org 15389 1 FBG_SIGBL_Etude2008 pdf M LLER Tristan 2011 How to choose a free and open source integrated library system OCLC Systems amp Services en ligne 2011 Vol 27 no 1 p 57 78 Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www emeraldinsight com doi abs 10 1108 10650751111106573 PETERS Andrew WEBBER Desiree 2010 Integrated Library Systems planning selecting and implementing Californie ABC Clio 2010 ISBN 978 1591588979 PLOUVIEZ Isabelle 2009 Analyser la pratique documentaire pour am liorer la qualit du service le cahier des charges d un SIGB tude de cas Saint Gobain Recherche Paris INTD CNAM M moire pou
35. IBA TAS F d ration internationale de football Zurich F d ration internationale de Basket ball Gen ve Tribunal arbitral du sport Lausanne Comprend la comptabilit le service informatique etc abr viations centre de doc centre de documentation SH sciences humaines Mngt management droit du sp droit du sport Ce sch ma permet de mettre en avant les diff rentes activit s d pendant directement du centre de documentation L on peut observer sa position centrale pour deux des p les d activit s du CIES savoir la recherche et l enseignement Le programme FIFA CIES a t mis en gris car le centre de documentation est tr s peu impliqu pour le moment dans ce projet chaque universit proposant ce programme dispose de sa propre biblioth que Le p le consulting semble lui peu concern par les ouvrages propos s par la biblioth que En r sum le centre de documentation du CIES est une biblioth que acad mique sp cialis e dans le droit du sport le management du sport et les liens entre sport et sciences humaines et sociales Il est dans une situation de biblioth que solo car il s agit d une biblioth que g r e par une seule personne qualifi e engag e 70 Enfin il est pr sent sur deux syst mes d information diff rents le logiciel Filemaker et le r seau RERO sur le logiciel Virtua 4 traduction libre de OPL one person library Etude pr alable la r informatisation d u
36. La documentaliste met jour ses notices pr saisies et indique que les documents sont en cours de catalogage Sp cificit pour les ouvrages collectifs la documentaliste catalogue le volume sans indiquer le d tail des articles contenus dans ce volume ce qui sera fait l tape catalogage indexation 3 Catalogage _ indexation 2 La documentaliste apporte les documents dans les biblioth ques de droit et de sciences conomiques elle s lectionne les ouvrages qui sont du ressort de l une ou l autre des biblioth ques Les ouvrages sont alors catalogu s dans RERO il s agit souvent de raccrochages des notices d j existantes Le catalogage est fait un niveau sommaire on reste au niveau du volume Les articles composant les ouvrages collectifs ne sont pas d pouill s un un R seautage L tape de catalogage indexation 2 permet le contact informel entre la documentaliste et les biblioth caires de l Unine Par ce biais elle peut tre mise au courant des actualit s de la biblioth que susceptibles de la concerner m me si le CIES ne fait pas formellement partie du r seau des biblioth ques de l Unine Catalogage indexation 3 Les documents reviennent cot s au CIES Les notices de Filemaker sont compl t es avec la cote les ouvrages changent de statut et passent de catalogage en cours soit Pr t exclu Not for loan soit Pr table For loan cas particulier Les notices d ou
37. Laurence 12 consid r comme une personne de r f rence en la mati re Siess le pr cise la vraie concurrence ce n est pas internet c est faire sans la biblioth que passer par un autre chemin Siess 2009 p 59 Le service de l OPL risque alors d tre per u comme de moindre importance par les usagers et les dirigeants de l institution qui pourraient imaginer s en passer tout fait Lors de coupes ventuelles de budget les dirigeants pourraient tre tent s de remplacer ce professionnel en confiant ses t ches au secr tariat de l institution ou en payant uniquement un auxiliaire moins cher sur le march du travail car il ne poss de pas le dipl me appropri Afin de r duire ce risque Judith Siess appelle les biblioth caires solo prendre des initiatives et ne pas h siter changer de syst me sous peine d tre d class et de mettre en danger la biblioth que lesson for all of us change adapt get with it or die Siess 2009 p 164 Elle pr cise galement que ce qui a pu tre per u comme un excellent service il y a quelques ann es n est pas acceptable aujourd hui Siess 2009 p 56 Elle encourage d ailleurs les biblioth caires solo la prise de risques Siess 2009 p 122 3 2 2 2 Economiser du temps de travail pour mieux valoriser sa biblioth que Les biblioth caires solo se plaignent de fa on r currente et souvent juste titre d avoir beaucoup de t ches effec
38. S est poss d par l un de ces centres de par la mission sp cifique de leur autorit de rattachement il ne sera pas acquis par le CIES Cette politique n exclut toutefois pas les doublons avec les autres centres mentionn s dans le cas o ces documents sont jug s incontournables pour les usagers du CIES Langues en majorit fran ais anglais allemand peu d italien d espagnol et de portugais 4 2 2 4 Les usagers 4 2 2 4 1 Qui sont les usagers On peut d terminer quatre cat gories d usagers en fonction de leurs besoins documentaires e 1 besoins centr s sur le droit du sport les tudiants du master en droit orientation droit du sport une quinzaine par ann e les doctorants et les professeurs et assistants de l Unine ainsi que le juriste senior du CIES e 2 besoins centr s sur la sociologie et le sport les tudiants qui suivent des cours de sociologie du sport encadr s par des professeurs chercheurs du CIES et les doctorants entre vingt et cinquante par ann e Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 25 e 3 besoins li s la g ographie du sport les tudiants de g ographie qui suivent un cours option de g ographie du sport en master l Unine et les doctorants entre neuf et quinze par an e 4 besoins larges sur tout le fonds disponible les tudiants du master FIFA trente par ann
39. ande richesse informationnelle laquelle n a pas pu tre rendue dans son entier Nous avons cherch les objectiver en les notant selon la grille de notation pr sent e en 4 4 4 2 Avec le recul nous pouvons dire que la pr sence du mandant pendant ces d monstrations est bien venue car une dimension non objectivable de rapport interpersonnel entre galement dans une certaine mesure en ligne de compte et participera probablement la d cision finale Ces rencontres se sont toutes achev es par l tablissement d un devis Les chelles de tarifs sont tr s vari es Nous avons interpr t cette diversit de prix comme refl tant les contraintes impos es par les diff rentes architectures logicielles ce que nous explicitons dans la sous partie 4 4 4 2 6 Enfin cette tude s ach ve par la recommandation de deux logiciels lesquels repr sentent notre sens deux solutions viables et adapt es aux besoins du centre de documentation Cependant chaque solution implique des choix strat giques concernant l ensemble du centre de recherche pr sent s en 4 5 1 La s lection finale est donc laiss e au mandant et aux autorit s du CIES Nous pr conisons une tape suppl mentaire de discussion avec les biblioth ques d j clientes de l un et l autre fournisseur En effet ces t moignages viendront appuyer avantageusement cette tude et conforter le centre dans son choix 4 2 Analyse de l existant Pour cerner au mieux les b
40. asters trangers centres de docs recherche 38 Le syst me doit permettre la consultation du catalogue et l usage de toutes trangers catalogue consultable ses fonctionnalit s depuis le web Usagers tudiants masters trangers centres de docs recherche 39 La recherche doit tre op r e par le syst me dans un d lai acceptable com trangers temps de r ponse acceptable parable aux autres catalogues usagers possibilit de cr er des recherches simples recherche 40 Le syst me doit permettre la recherche simple centre CIES usagers possibilit de cr er des requ tes recherche 41 Le syst me doit permettre la recherche avanc e combinant plusieurs complexes combinant plusieurs champs avec des op ra champs avec des op rateurs bool ens teurs bool ens 42 Le syst me doit permettre aux usagers d exporter les r sultats de leur re qu te sur des outils de gestion bibliographique zotero endnote 43 Le syst me doit pouvoir bloquer les exports sur des outils de gestion biblio graphique si un usager cherche copier une trop grande portion de la base usagers possibilit de manipuler les r sultats de sa re utilisation malweillante a A manipulation s k g cherche export sur zotero et endnote de fa on raison des donn es 44 Le syst me doit permettre aux usagers d imprimer les r sultats de leur re nable impression cr ation d un pdf envoi par e mail qu te 45 Le syst me doit permettre aux usagers de
41. ation d indicateurs de performance 8 Votre produit permet la cr ation de profils d usagers diff rents et l attribution de droits diff renci s Demandes concernant les fonctionnalit s biblioth conomiques du SIGB 9 Votre produit supporte la norme ISO 2709 10 Votre produit supporte le protocole Z39 50 11 Votre produit permet d indiquer des hyperliens externes sur des notices afin d enrichir celles ci sur des pdf en priorit 12 Votre produit permet de v rifier la validit des hyperliens dans le temps 12 Votre produit permet d indiquer des hyperliens internes sur des notices afin d enrichir celles ci 14 Votre produit permet d indiquer des hyperliens internes vers les r sultats d une requ te 15 Votre produit assure la p rennit de ses propres URL pour permettre d autres catalogues de citer les notices du centre de documentation 16 Votre produit assure la p rennit de ses propres URL pour permettre au centre de documentation de cr er des hyperliens internes vers ses notices et vers ses Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 68 r sultats de requ tes 17 Votre produit permet le catalogage de documents crits en fran ais anglais allemand espagnol portugais 18 Votre produit permet de copier des notices d autres catalogues 19 Votre produit prend en compte l int gralit du format MAR
42. atisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence vi Liste des tableaux Tableau 1 Gestion conjointe des activit s de la biblioth que entre le CIES et l Unine 23 Tableau 2 description du fonds documentaire 28 Tableau 3 Crit res biblioth conomiques ne 42 Tableau 4 Crit res administratifs 42 Tableau 5 Ad quation aux pratiques des usagers 43 Tableau 6 Relation avec le service support 43 Tableau 7 Vision prospective du fournisseur 44 Tableau 8 Structuration du dictionnaire de besoins 66 Tableau 9 Formulation des besoins SIGB suite 67 Tableau 10 Formulation des besoins SIGB 68 Tableau 11 Validation des crit res de l valuation 72 Liste des figures Figure 1 Les 3 p les d activit s du CIES 4 Figure 2 Les 3 p les d activit s du CIES et son centre de documentation 6 Figure 3 El ments Annals enissete ananas eme eines 22 Figure 4 Evolution du nombre de fournisseurs pendant l valuation 36 Figure 5 Tableau r capitulatif des co ts par SIGB 46 Figure 6 Comparaison Netbiblio BGM 4tinunmerminine rate 48 Figure 7 Circuit du document acquisition 56 Figure 8 Circuit du document catalogage 58 Figure 9 Circuit du document quipement mise en rayon 59 Figure 10 Circuit du document pr t sis 60 Figure 11 Fil
43. ats MARC tablis depuis 1965 partir des normes AACR2 d clin en diff rents standards nationaux MARC21 qui fusionne les standards nationaux anglo saxons USMARC UKMARC CAN MARC UNIMARC format fran ais Ce langage d finit des champs sp cifiques et leurs variations l aide de codes textuels reconnus par les machines permettant le partage de donn es Bugnon 2013 p 61 Ce format est aujourd hui jug d suet car il se focalise sur les besoins des professionnels plut t que sur les recherches des usagers Pour rem dier cette inad quation aux demandes du public un nouveau format labor par l IFLA est en train de s imposer le format FRBR Functionnal Requirement for Bibliographic Description d crit par la norme RDA Ressource Description Authority Cette nouvelle norme se focalise sur un objet intellectuel et non plus sur une entr e de catalogue Elle implique de r crire de nombreux syst mes de biblioth ques Maisonneuve 2014 p 26 et transforme en profondeur la Machine readable cataloging BAnglo American cataloging rules version 2 International Federation of Library Associations and Institutions Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 18 structuration des donn es Le mod le conceptuel FRBR pr ne la distinction entre quatre niveaux de notice l oeuvre qui est le concept l e
44. cabulaire d indexation compos de deux th saurus diff rents par deux syst mes de cotation des ouvrages ou encore par le classement physique des ouvrages s par s suivant le syst me de cotation utilis Autre sp cificit de cette biblioth que les ouvrages catalogu s sur la base Filemaker le sont aussi sur le logiciel Virtua par l entremise des biblioth ques de droit et de sciences conomiques de l Unine Ainsi ils figurent sur la base collective du r seau de suisse occidentale RERO Cette br ve description permet de saisir la complexit de ce centre de documentation En r alit sa mission qui est de servir au mieux l institution m re dans ses diff rentes activit s fait son unicit L illustration ci dessous reprend les activit s du CIES et montre le r le que joue ce centre pour chacun de ses p les d activit s ainsi que les activit s de r seautage qui lui sont propres 3 REseau ROmand Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 5 Figure 2 Les 3 p les d activit s du CIES et son centre de documentation droit Sociologie g ographie f d rations 2550cations CIES Direction Pr sident Directeur lubs Recherche Secr taire g n ral Consulting Services admin unine Secr tariat particuliers institutions conomie c t management istoire Centre de doc athl tes publiques FIFA F
45. catalogue en un point d acc s unique vers toutes les ressources informationnelles dont l usager peut avoir besoin nous envisageons de cr er des notices vides au sens o elles ne correspondent pas des ouvrages du fonds du CIES mais des liens vers d autres catalogues poss dant ces ouvrages ou les articles en ligne Ainsi m me si le catalogue contient aujourd hui environ vingt mille notices il conviendra d anticiper cette cr ation de notices et de choisir le tarif propos pour trente mille voire quarante mille notices BGM soci t GMinvent Ce SIGB a d j int gr les nouveaux standards de catalogage et son architecture est cloud computing Aucun changement radical n est pr voir pour les deux ou trois prochaines ann es De plus la soci t soigne particuli rement son service support avec un soutien t l phonique apport une fois par semaine puis une fois par mois pendant toute la dur e du contrat Faire le choix de ce logiciel c est r pondre tous les besoins du centre de documentation soutien l usager rendu de compte enrichissement des notices et des usagers Cependant la prise de risque est ici plus lev e La soci t est en service depuis le d but de cette ann e et dispose pour le moment d une client le tr s restreinte cinq clients L on ne peut pas tre s r de sa stabilit conomique dans les ann es venir Pourtant dans l tat de la litt rature nous avons identifi la p
46. cceptable ejele e e relations avec le service support 5 5 d monstration en pr sentiel He sympathie He rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de sortie du logiciel prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel He prise en compte des besoins exprim s He vision prospective du fournisseur 5 5 r gularit des mises jour adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA vision claire des enjeux venir suivi de l actualit de biblioth ques dominantes dans le secteur logiciel adaptable aux nouveaux enjeux eleje e e Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 75 e Paprika Decalog La d monstration s est faite distance Celle ci a dur 2h30 et le fournisseur semblait tre tr s l coute de nos questions et demandes Ce logiciel ne peut malheureusement pas tre retenu il ne permet pas le importation des notices depuis RERO Les conditions de sortie du logiciel sont tr s contraignantes crit re note crit res biblioth conomiques 4 15 respect du format MARC module d acquisition int gr importation des notices module de bulletinage ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste crit res administratifs 3 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions
47. cted area R glement du contr le de dopage pour les comp titions de la FIFA A FRET P Pr t exclu Not for F d ration internationale de football association FIFA DRE OISE EN Main field ni F d rations Organisations Edition Published Z rich F d ration internationale de football association 1996 2006 Keywords in French F d ration internationale de football Notes in Edition fran aise 1996 2002 2004 2005 2006 Titre suivant association FIFA R glement Dopage R glement antidopage de la FIFA Series CAUTION ONOT Back Forward butto Baltund 180 PR EOD EEE USE the blue navigation buttons provided Short display atthe bottom of every page e en mode liste ou short display le lien continue place la r f rence s lectionn e en t te de liste et permet de visualiser la suite des r sultats Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 61 Figure 12 Filemaker visualisation en mode liste CLES INTERNATIONAL CENTRE FOR SPORTS STUDIES Documentation centre HOME Help 1 LAFARGE J P Le dopage des sportifs journ e d tudes du 23 avril 1977 sous la pr sidence de J P Lafarge et P Dumas Paris Cujas 1980 47 p Travaux de l Institut de sciences criminelles de Poitiers 2 CIES CAF 61 2 e DOSP 1980 CIES Acc s libre Open she
48. dapter aux pratiques des usagers la r ponse la plus vidente est le manque d ad quation avec les pratiques actuelles des usagers Le syst me de gestion de la biblioth que ayant peu chang depuis 2002 les usagers dont les pratiques ont volu de mani re exponentielle ces derni res ann es ne peuvent plus se satisfaire des fonctionnalit s offertes par la base de donn es Filemaker e g rer une biblioth que solo une autre r ponse se trouve dans le contexte particulier du CIES Il s agit d une biblioth que solo et de cette nature d coule un certain nombre d exigences particuli res qui se traduisent par des besoins logiciels qui ne sont pas remplis par la base Filemaker e une offre logicielle renouvel e enfin l offre logicielle est en constante volution Nombre de potentialit s disponibles pr sent ne l taient pas en 5 Un sch ma des diff rents modules d un SIGB se trouve dans l annexe 3 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 7 2002 Une r informatisation aiderait le centre de documentation du CIES remplir sa mission qui est de servir au mieux le CIES dans ses diff rentes activit s De cet tat de la litt rature d couleront un certain nombre d exigences fonctionnelles concr tes concernant le choix du futur logiciel 3 1 S adapter aux pratiques des usagers Pour cerner les att
49. de la soci t 4 5 2 Enqu te aupr s des biblioth ques d j clientes de ces soci t s Au cours de cette tude nous nous sommes rendus compte de l importance de la double valuation de chaque crit re En effet certains fournisseurs qui semblaient correspondre au crit re 2 de l tude ne se sont en r alit pas d plac s pour les Date laquelle les modalit s de mise en application de cette votation seront fix es par le gouvernement Contact de proximit Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 48 d monstrations De m me certains fournisseurs r pondaient par l affirmative en compl tant le questionnaire mais il s av rait lors de la d monstration que le SIGB vendu n offrait pas tout fait cette fonctionnalit Ainsi il convient de confirmer l impression qui a t faite lors des d monstrations en s adressant aux clients de ces soci t s si possible des clients dans la m me situation de biblioth que solo et d une taille comparable celle du centre de documentation du CIES Un entretien informel en t te t te nous para t le contact le plus adapt Une mani re de proc der serait de pr senter la grille de notation de la d monstration de la soci t en question et de discuter ensemble des r sultats Une interview assez longue est pr conis e afin que le r pondant puisse se sentir l aise e
50. e t approch s dans la troisi me partie de cette tude selon les crit res de s lection d taill s dans la sous partie 4 4 Le nombre de ces derniers s est ensuite amenuis au fil des cinq crit res pr sent s en 4 4 2 et en 4 4 3 Au total en deux mois de contact avec ces professionnels une centaine de courriels ont t chang s dix questionnaires ont t d pouill s puis nous avons assist six d monstrations d environ trois heures chacune Notons que d s les premiers contacts une bonne gestion des courriels s est av r e n cessaire afin d tre capable de suivre le fil des diff rentes discussions et d en extraire toutes les informations pertinentes pour notre tude La partie suivante de l tude relate les d monstrations auxquelles nous avons assist avec les fournisseurs dont les produits correspondent nos exigences Ces d monstrations ont pour but la v rification des affirmations faites dans les questionnaires la rencontre avec les fournisseurs afin de s assurer d un possible contact de proximit tel qu il est souhait par la mandante C est aussi l occasion de se renseigner sur leur sens de l anticipation de ce march pour s assurer de ne pas faire le choix d un logiciel bient t obsol te Ces rencontres d une dur e assez Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 20 cons quente ont t d une gr
51. e 2012 Le SIGB pilier ou l ment d sormais mineur de l informatique documentaire Lyon ENSSIB Th se de doctorat Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www enssib fr bibliotheque numerique notice 56675 BRAUD Jean Bernard 2009 Faire voluer le SIGB d un centre de documentation et proposer un acc s via l Intranet r flexions sur les besoins et sur l offre existante le cas du Centre National de la Fonction Publique Territoriale CNFPT Paris INTD CNAM M moire pour le titre de chef de projet en ing nierie documentaire Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www inarchive com page 2010 11 23 http memsic ccsd cnrs fr mem_00523882 en BREEDING Marshall 2010 Next gen library catalogs Londres Facet 2010 The tech set vol 1 ISBN 978 1555707088 BREEDING Marshall 2012 Cloud Computing for Libraries Londres Facet 2012 The tech set vol 11 ISBN 978 1555707859 BUGNON Nicolas 2013 Bases de donn es en sciences humaines Cr ation et p rennisation Lausanne Universit de Lausanne Travail de ma triseuniversitaire Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www unil ch webdav site sli shared bdsh pdf CALHOUN Karen et al 2009 Online Catalogs What Users and Librarians Want OCLC Online Computer Library Center en ligne 2009 58 p Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www oclc org content dam oclc reports onlinecata
52. e 4 3 4 2 de ce travail 4 4 4 2 Grille de notation des d monstrations Une d monstration durant environ trois heures il est impossible de restituer ici tout ce qui a t dit Il est toutefois possible de les synth tiser en se basant sur les cinq Micro Consulting pour le SIGB Bibliomaker Decalog pour le SIGB Paprika Les notes des d monstrations se trouvent en annexe 6 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 41 crit res qui suivent 4 4 4 2 1 Fonctionnalit s biblioth conomiques Objectif v rifier que le logiciel permet d am liorer l activit biblioth conomique de la biblioth que acquisitions bulletinage le respect des standards MARC ainsi que le d doublonnage des activit s importation des notices Notons concernant ces crit res que l importation des notices nous para t indispensable ainsi que le respect du format MARC De plus le module de bulletinage souhait devrait tre le plus complet possible int grant la gestion de la r ception des p riodiques signalant automatiquement les d fauts de r ception et g rant les relances aux diteurs Tableau 3 Crit res biblioth conomiques crit re note 5 respect du format MARC FL module d acquisition int gr permettant la suppression de tout FL syst me d information s par importation des notices 1 module de bulleti
53. e 64 Tableau 8 Structuration du dictionnaire de besoins Fournisseur centre CIES b n ficier d une aide rapide adapt e en pr sentiel support client centre CIES pouvoir remonter des demandes d adaptation qui seront prises en compte administration support client centre CIES int gration du sui du budget budget centre CIES int gration du sui des abonnements aux p riodiques p riodiques centre CIES int gration des indicateurs r alis s sur l activit du centre gestion du centre centre CIES cr ation int gr e d un tableau de bord gestion du centre centre CIES int gration des donn es collect es sur les statistiques de fr quentation possibilit d int gration manuelle galement gestion du centre centre CIES possibilit de cr er des profils diff rents administrateur chercheur lec teur s curit activit s biblioth conomiques autres centres de doc sportifs catalogue compatible Aleph Virtua Bibliomaker Importation expor tation centre CIES permanence des liens vers les serveurs institutionnels lien vers des documents pdf Importation expor tation autres centres de doc sportifs permanence assur es des liens entrants vers le centre de doc du CIES Importation expor tation centre CIES possibilit de pomper les notices pour gagner du temps dans le catalo gage Importation expor tation
54. e Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 76 Les notes donn es aux d monstrations peuvent tre repr sent es selon le graphique ci dessous Figure 14 Comparatif des diff rents SIGB apr s d monstration biblioth conomie 5 i filemaker administration avenir R bibliomaker netbiblio e paprika usagers service support A la suite de cette valuation seuls 2 SIGB sont encore en lice Netbiblio et BGM Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 77
55. eding sp cialiste am ricain des logiciels de gestion int gr e de biblioth ques voque an age when people usually begin and end every search with Google Breeding 2010 p ix Fran oise Gaudet pour sa part parle en 2006 d une googjleisation des pratiques Gaudet 2006 Elle y expose la pr f rence des 7 Online Computer Library Center 8 Traduction libre de self explanatory Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 9 usagers pour le bruit plut t que pour le silence dans les r sultats de recherche l usager pr f rant ratisser large et trier ensuite Gaudet 2006 p 91 Marshall Breeding en 2010 est galement de cet avis Il appelle bannir le renvoi d une r ponse no search term pour lui pr f rer une redirection vers des termes voisins Cette habitude de recherche la google implique que le catalogue disposera d outils de tris des r sultats obtenus une fois la recherche effectu e Ceux ci se pr sentent sous forme de facettes qui permettent le tri par date de publication ou nature de document par exemple 3 1 1 3 Un point d acc s unique Autre aspect de la googleisation les usagers veulent une information facile obtenir et tout le fonds devrait tre accessible depuis un point d acc s unique estime Breeding Breeding 2010 Beaucoup de biblioth ques donnent acc s sur leu
56. emaker visualisation en mode fiche 62 Figure 12 Filemaker visualisation en mode liste 63 Figure 13 Modules d un SIG 2e nas dr M end is nanas e a 64 Figure 14 Comparatif des diff rents SIGB apr s d monstration 78 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence vii 1 Introduction Une biblioth que est un lieu de service o l usager vient chercher un contenu susceptible de r pondre ses besoins informationnels Cette id e est largement v hicul e dans le milieu de l information documentaire aujourd hui et au cours de notre cursus de master il nous a t donn d assister plusieurs cours reprenant cette notion particuli re de service Or il s av re que l un des points de contact essentiel entre l usager et la biblioth que est le syst me int gr de gestion de biblioth que SIGB Ce SIGB est soumis aux attentes inconscientes d un public de plus en plus habitu effectuer un grand nombre de d marches sur internet partir de diff rents appareils ordinateurs smartphones tablettes via des sites d velopp s par des g ants du web En ce sens ces logiciels nous paraissent devoir r pondre un haut niveau d exigences et la performance et l utilisabilit du SIGB semblent participer pour une grande part l image de la biblioth que C est pourquoi la r informatisation d une biblioth que ou d un centre de docu
57. entes d un usager de biblioth que il faut d abord se demander quoi ressemble celui ci aujourd hui Un l ment particulier ressort nettement l usage de technologies et du web en particulier dans sa vie quotidienne Nous l observons l usager type est habitu effectuer un grand nombre de transactions derri re son ordinateur il fait les courses ach te de la musique des livres ou des habits g re son compte en se connectant sur internet depuis diff rents appareils ordinateurs portables smartphones ou tablettes Ce faisant il fr quente assid ment des sites d velopp s soit par des g ants du Web comme Google ou Amazon soit par des commerciaux plus petits mais dont les interfaces sont particuli rement soign es leur objectif tant d amener le client acheter un produit et ou de cr er une relation commerciale durable avec lui L on peut donc pr sumer que l usager s attend une prestation de tr s haut niveau et cherche retrouver sur le catalogue de la biblioth que les fonctionnalit s auxquelles il a t habitu et qui sont devenues pour lui naturelles Dans le sens de notre hypoth se Gibbons d crit la recherche type d un usager de biblioth que acad mique Gibbons 2007 Selon elle le catalogue de la biblioth que tend ressembler un r servoir statique dans lequel l usager viendrait piocher en derni re instance Ainsi l usager commence sa recherche par l interrogation de Google scholar et Amazo
58. erereerrceeeeeeneeeese 15 3 3 2 1 Vers une nouvelle architecture issues 15 3 3 2 2 De nouveaux entrants iii inessreseeannsseneeeneeneeneenenensenee 17 3 3 2 3 Des no velles normes trie is en ns eh ardent eei ee 18 4 Etude de r informatisation du CIES sssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnna 20 AL M thodologie A ner es nn tons en cine nne tam at semenc esse sn t aan 20 4 2 Analyse de l existant sssssssnnnnnnnnnenenenneeneenensneneenne 21 A 2 L le CIS RS PMU note Let a ARR M A ne nt 22 4 2 2 Le centre de documentation sise 23 4 2 2 1 Lien avec l Universit de Neuch tel 23 4 2 2 2 Les centres de documentation sportive en Suisse romande 24 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence iv 4 2 2 3 Politique d acquisition 24 422 4 Les USAQETS remet dre AUD res DAS rade e tar ARR Re nt nas 25 4 2 2 4 1 Qui sont les usagers 72 25 4 2 2 4 2 Communiquer avec les usagers 26 4 2 3 Le personnel du centre de documentation 26 4 2 3 1 La documentalist s time a a tan RE 26 4 2 3 2 Son r seau professionnel 27 4 2 4 Circuit du document et description du fonds documentaire 27 42 41 lLe circuit du document sance e Ai AE A EEEE 27 4 2 4 2 Description du fonds documentaire 28 4 2 4 2 1 Constitution du fonds documentaire 28 4 2 4 2 2 Deux syst mes de cotation 29 4 2 5 Les syst me
59. es transformer dans un format qui serait migrable par la suite en MARC Une autre fonctionnalit n cessaire pour nous est la possibilit d importer les notices depuis RERO afin d viter de cataloguer double comme c est le cas jusqu pr sent et disposer de plus de temps pour l enrichissement des notices Or un SIGB ne permet pas cette pratique 4 4 4 1 3 Degr d volution in gal des fonctionnalit s propos es selon les SIGB Si les fonctionnalit s d crites dans le questionnaire sont pr sentes sur tous les SIGB s lectionn s elles ne sont pas aussi volu es chez tous Ainsi alors qu un SIGB propose d exporter directement une feuille comptable assez simple d autres proposent d attribuer des budgets diff renci s diff rentes cat gories d acquisitions puis calculent automatiquement les budgets d pens s au fur et mesure des acquisitions De m me certains logiciels proposent de faire des exports de certaines donn es sur Excel puis de cr er soi m me son tableau de bord quand d autres int grent des tableaux de bord complets et personnalisables sugg rent des listes d indicateurs combinant plusieurs donn es et montrent une volont d am lioration continue dans ce domaine Pour mieux cerner l ad quation des SIGB propos s aux besoins du CIES concernant les fonctionnalit s jug es importantes nous avons donc jug n cessaire de noter les SIGB et leur d monstration selon les crit res pr sent s dans la parti
60. esoins du CIES il est essentiel de bien comprendre le contexte du centre de documentation Le sch ma qui suit d finit les diff rents l ments analyser pour effectuer une analyse exhaustive de la situation Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 21 Figure 3 El ments analyser CIES Centre de doc R seau de la documentaliste Autres centres de doc sportive Documentaliste T ches biblioth conomiques Ainsi les l ments suivants doivent tre pris en compte dans cette analyse e le CIES soit sa mission et son personnel 4 1 1 e le centre de documentation soit son environnement professionnel ses usagers et sa politique d acquisition 4 1 2 e la documentaliste soit son cahier des charges son r seau professionnel et ses valeurs professionnelles 4 1 3 e le circuit du livre et la description du fonds documentaire 4 1 4 e __et enfin la base de donn es utilis e 4 1 5 4 2 1 Le CIES Pour la pr sentation du CIES et de sa mission nous renvoyons la pr sentation faite en 2 1 Le personnel du CIES est compos d une part d enseignants chercheurs de collaborateurs scientifiques et de doctorants de l autre de collaborateurs administratifs secr taires et gestionnaires Les t ches administratives sont g r es conjointement par e le
61. et Peters rel vent le probl me du d lai d intervention qui peut tre long si le fournisseur se rend pour un gros bug ou une mise jour chez chacun de ses clients e l installation autonome le fournisseur vend uniquement le logiciel la biblioth que charge de celle ci de mettre en place une architecture client Cette d cision entra ne un questionnement pour le centre de documentation du CIES pr sent galement en partie sur RERO Nous d cidons d en parler lors des recommandations qui terminent cette tude dans la partie 4 4 8 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 15 serveur Chaque mise jour est ensuite achet e s par ment Webber et Peters insistent sur la charge qui p se sur la biblioth que et qui ne fait pas partie du coeur de m tier des biblioth caires installation des mises jour backups r guliers des donn es etc N anmoins la biblioth que condition de poss der un support informatique suffisant est totalement lib r e du fournisseur une fois le produit achet e le syst me h berg la biblioth que ach te le logiciel qui est h berg sur le serveur du fournisseur le logiciel client se trouvant la biblioth que Un tel syst me permet d viter les d penses d di es au serveur qui sont complexes tablir En effet la biblioth que devant acheter un serveur ou
62. evrait selon nous tre men e intervalles r guliers Ce projet a galement permis de faire ressortir des probl matiques propres une sorte Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 50 tr s particuli re de biblioth ques savoir les biblioth ques solo En effet si les tudes de r informatisation dans le cadre d un changement de SIGB sont courantes dans les travaux de fin de dipl mes elles ont lieu en g n ral dans des biblioth ques plus classiques Nous avons ainsi pu cerner en quoi le m tier de biblioth caire dans une OPL diff re de celui d un biblioth caire classique et quels sont les enjeux d une telle situation Ce travail permettra donc nous l esp rons d orienter le CIES dans son changement de logiciel mais il pourra aussi servir de support notre mandante en reconnaissant et explicitant les probl matiques auxquelles elle est confront e au quotidien Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 51 Bibliographie AGENCE BIBLIOGRAPHIQUE DE L ENSEIGNEMENT SUPERIEUR BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE 2012 Rapport d orientation pour le Comit strat gique bibliographique fichier PDF en ligne Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www bnf fr documents rapport_csb pdf BERTHIER Sandrin
63. fonctionnement Le biblioth caire solo peut alors avoir le sentiment que ces dysfonctionnements sont enti rement de sa faute Par ailleurs cette situation professionnelle peut s av rer frustrante nombre de biblioth caires solo se retrouvent dans une telle situation car la biblioth que n est pas consid r e par l institution comme critical to the parent organization s main mission Siess 2009 p 7 L institution d cide de ne pas d penser trop pour ce service et de n engager qu un professionnel temps plein et parfois un stagiaire ou un apprenti moindre co t pour le seconder Relevons pr sent les points qui peuvent tre concern s par une r informatisation 3 2 2 Biblioth ques solo et besoins sp cifiques 3 2 2 1 Le risque d un SIGB inadapt aux pratiques des usagers Le plus gros risque pour une biblioth que solo nous dit Siess est d tre d class e dans les pratiques de l usager Siess 2009 Nous avons voqu plus haut le danger pour un catalogue de biblioth que d tre consid r comme un r servoir statique qui n intervient qu en dernier recours lors de recherches d information Cela est d autant plus vrai pour les OPL qui peuvent subir les effets directs de ce contournement de l usager le professionnel de l information peut alors tre mis de c t n tant plus Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN
64. h que est centr sur l aspect de gestion biblioth conomique du syst me l usager pour sa part d sire obtenir des r ponses rapides sa recherche d information Le professionnel veut supprimer les doublons de son catalogue et nettoyer les coquilles pr sentes sur ses notices tandis que l usager souhaite un acc s direct aux contenus en ligne des indications sur le moyen d obtenir rapidement les ouvrages dont il a besoin ou une recherche intuitive A quoi ressemblerait donc un logiciel tourn vers les attentes des usagers 3 1 1 1 Une interface auto explicit e Les fonctionnalit s offertes par les autres sites fr quent s par l usager doivent tre pr sentes dans le logiciel choisi Breeding insiste sur l interface qui doit selon lui tre auto explicit e Breeding 2010 p 13 La prise en main du catalogue devrait se faire de mani re ais e sans que l usager ait consulter un quelconque mode d emploi Il devrait ainsi pouvoir r server les documents qui l int ressent effectuer des prolongations pour ses ouvrages ou encore poser des alertes sur des th matiques qu il juge int ressantes sans avoir r fl chir sur la mani re dont il doit proc der Une telle facilit viendra de l utilisation des standards d utilisabilit auxquels l usager est habitu et qu il consid re comme naturels 3 1 1 2 Une navigation la google D s la premi re phrase de son ouvrage Next gen library catalogs datant de 2010 Marshall Bre
65. h e g Haute cole de gestion Gen ve Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel CEES CENTRE INTERNATIONAL D TUDE DU SPORT Travail de Master r alis en vue de l obtention du Master HES par Laurence GAUVIN Directeur du travail de Master Arnaud GAUDINAT adjoint scientifique HES Gen ve le 31 ao t 2014 Haute cole de Gestion de Gen ve HEG GE Fili re Information Documentaire Hes so GEN VE Haute Ecole Sp cialis e de Suisse occidentale D claration Ce travail de Master est r alis dans le cadre de l examen final de la Haute cole de gestion de Gen ve en vue de l obtention du titre de Master of Science en information documentaire L tudiant a envoy ce document par email l adresse remise par son directeur de travail de Master pour analyse par le logiciel de d tection de plagiat URKUND selon la proc dure d taill e l URL suivante http www urkund fr student_gorsahar asp L tudiant accepte le cas ch ant la clause de confidentialit L utilisation des conclusions et recommandations formul es dans le travail de Master sans pr juger de leur valeur n engage ni la responsabilit de l auteur ni celle du directeur du travail de Master du jur ou de la HEG J atteste avoir r alis seule le pr sent travail sans avoir utilis des sources autres que celles cit es dans la bibli
66. iomaker B E co t annuel en CHF a O O OO OOOO O A BGM i 4 5 Recommandations 4 5 1 Deux SIGB recommand s Au terme de cette tude deux logiciels nous paraissent r pondre aux besoins du centre de documentation du CIES 49 000 euros pour PMB services 2000 chf pour Netbiblio BGM Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 46 Netbiblio soci t AlCoda de par la qualit de son service client et sa proximit g ographique et culturelle La soci t Alcoda situ e Berne est tr s bien implant e en Suisse romande Elle existe depuis 1999 et totalise une client le de deux cent vingt sept clients dont cent dix en Suisse romande Le SIGB dans sa version actuelle correspond point par point aux pratiques actuelles de la documentaliste Cependant tous les logiciels SIGB sont amen s changer ces prochaines ann es comme nous l avons vu lors de l tat de la litt rature et la soci t annonce un changement radical de son logiciel pour 2015 II est donc important de trouver un fournisseur qui saura suivre ce changement et accompagner ses clients dans celui ci Cette soci t nous para t tout fait m me de satisfaire ces exigences Le d savantage de ce SIGB est le mod le de paiement qui se fait pour le moment au nombre de notices contenues dans le catalogue En effet selon notre volont de transformer ce
67. iques diff rents 23 Le syst me doit permettre de remplacer un terme uniquement dans la liste de r sultats d une requ te 24 Le syst me doit permettre la suppression d un terme uniquement dans la liste de r sultats d une requ te 25 Le syst me doit permettre d effectuer des tris par date par auteur dans centre CIES possibilit de manipuler les r sultats d une manipulation la liste de r sultats d une requ te requ te remplacer supprimer trier exporter imprimer des donn es 26 Le syst me doit permettre l export de la liste de r sultats d une requ te 27 Le syst me doit permettre l envoi par e mail de la liste de r sultats d une re qu te 28 Le syst me doit permettre l impression de la liste de r sultats d une requ te centre CIES possibilit de faire un export des notices commandes 29 Le syst me doit permettre en mode administrateur de faire des requ te sur l ensemble du fonds quel que soit le statut du document en commande etc les futures acquisitions centre CIES tenir les usagers au courant des derni res lacquisitions 30 Le syst me doit permettre de tenir les usagers au courant des derni res ac acquisitions quisitions de mani re automatique centre CIES solliciter l avis des usagers prioritaires sur acquisitions 31 Le syst me devait permettre de solliciter l avis des usagers prioritaires sur centre CIES accueillir des propositions d acquisition ve nant des usagers
68. irtua n tant pas accessibles la documentaliste a cr un fichier Filemaker permettant de collecter certaines informations sur les lecteurs destin au suivi de l activit du centre de documentation afin de r pondre aux questions suivantes par quels moyens les lecteurs empruntent ils sur place par RERO par le catalogue des biblioth ques neuch teloises quel est le statut de ces lecteurs qui sont ils tudiants doctorants autres accessible sur le web l adresse http www cies ch documentation Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 29 4 2 5 3 SI d di s la gestion Pour justifier son budget et rendre compte sa direction la documentaliste remplit un fichier Excel au fur et mesure des acquisitions de l ann e Mme Borel a galement la responsabilit de renouveler et g rer les abonnements aupr s des diteurs de p riodiques ainsi que les litiges La conservation des documents relatifs aux abonnements est g r e directement par le secr tariat du CIES Les informations relatives aux abonnements se retrouvent aussi dans le fichier Excel d di au budget 4 3 Etude des besoins L tude des besoins se concentre sur les quatre points suivants l usager le fournisseur les fonctionnalit s administratives du SIGB et les fonctionnalit s biblioth conomiques du SIGB Nous relevons ici les poin
69. ission and dissemination of knowledge Gibbons 2007 p 10 Ces fonctionnalit s sont disponibles galement sous forme d un OPAC s par qui viendrait se greffer sur un syst me de gestion de biblioth que d j existant Cependant le changement de logiciel tant n cessaire il nous para t pertinent de rechercher un syst me int grant directement un OPAC de qualit Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 10 3 1 2 Des pratiques en volution constante Nous avons essay dans la sous partie pr c dente de cerner les attentes de l usager par rapport ses pratiques Or il est n cessaire d insister sur le fait que les pratiques de l usager sont en constante volution Le public faisant partie de la Net Generation Gibbons 2007 qui est n e avec le digital auquel Gibbons oppose l immigrant digital assimile facilement les technologies arrivant sur le march Ainsi un syst me qui serait tout fait adapt aux pratiques des usagers aujourd hui devra tre remis en question d ici d j une ou deux ann es car il peut devenir obsol te en tr s peu de temps Gibbons souligne ce propos que les biblioth caires doivent adopter une nouvelle culture celle de l valuation continue de leur activit continually evaluating examining and assessing your services resources and staffing to ensure that they meet the teachi
70. le se trouvent ces logiciels Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 38 aujourd hui Ainsi certaines fonctionnalit s qui manquent sont peut tre en train de se d velopper ou encore certaines pratiques actuelles du centre de documentation sont peut tre amen es voluer prochainement 4 4 3 2 4 R sultat du questionnaire la validit des hyperliens La question 12 fait r f rence la validit des hyperliens dans le temps En effet dans notre optique qui est de faire du SIGB venir le seul point d acc s vers toutes les r f rences utiles l usager l hyperlien tient une place pr pond rante Or ces liens doivent toujours tre jour et renvoyer vers les documents indiqu s Le chercheur qui se retrouverait confront des liens erron s se d tournerait rapidement du SIGB Certains produits offrent la v rification int gr e de ces liens d autres pas En discutant avec les fournisseurs il nous est apparu que des logiciels libres comme Link Checker permettaient de v rifier la validit de ces liens en quelques secondes Le travail de la documentaliste consisterait alors intervalles r guliers en un export des champs proposant ces liens qu elle devrait ensuite adresser ces logiciels le tout prenant moins d un quart d heure Pour les logiciels proposant une v rification int gr e de ces liens aucun ne pr voit
71. liens et des hyperliens Il est conseill de v rifier intervalles r guliers la viabilit de ces liens Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 33 4 3 4 Les fonctionnalit s administratives du SIGB 4 3 4 1 Rendre des comptes sur son activit La documentaliste est amen e rendre compte de son activit un non biblioth caire En ce sens les outils de rendu de comptes sont importants pour la gestion de la biblioth que Un grand nombre de SIGB offre aujourd hui des fonctionnalit s d di es ce travail Il est possible avec ces produits de calculer des indicateurs de mani re automatis e Certains fournisseurs font des propositions d indicateurs qui pourraient tre int ressants pour une biblioth que et proposent des tableaux de bord personnalisables et imprimables facilement afin de pouvoir figurer dans un rapport d activit Les donn es r colt es sont traduites directement en graphiques d di s au managers 4 3 4 2 Int grer les diff rents syst mes d infomation Nous recherchons une solution capable d int grer les diff rents syst mes d information n cessaires la gestion du centre de documentation pour supprimer la d multiplication des fichiers gestion du budget et des abonnements de p riodiques par exemple et am liorer le confort de travail de la documentaliste qui n aura plus se r f rer plu
72. liste coh rente nous avons tabli un dictionnaire des donn es dans notre cas un dictionnaire des besoins comme pr conis par Constantinidis Constantinidis 2009 p 109 Pour ce faire nous sommes inspir s de la structure d un SIGB telle qu elle est pr sent e dans le sch ma suivant Figure 13 Modules d un SIGB Catalogage Circulation Catalogue d acc s public G n ralit s Cotes Param trage Contr le G n ralit s Recherche Impression et Rachat entr e des Pr t Renouvellement Navigation RTE par facette Notices Aide en ligne et Normes bibliographiques Retour R servation Intelligence dre rem et d exemplaire artificielle Importation et Notices cr es Frais et j Fonctions Impression et exportation la vol e amandes TEDEN Web 2 0 t l chargement i Contr le UE d inventaire Acquisitions QE Mise la G n ralit s Recherche r serve pr commande nr i suivi des R ception P riodiques commandes ae Traitement des Contr le d autorit s comptabilit rue sas menpa ournisseurs G n ralit s essentielles Administration Se y z Transactions G n ralit s _Plateforme G n ralit s S N Tation de Consid rations S curit initi es par les SeuVegerde technologique rapport logicielles ERR de s curit M ller 2008 p 15 i S curit E Relocalisation Indexation temporaire
73. logs fullreport pdf Centre international d Etude DU SPORT 2014 Pr sentation du CIES Document interne l institution CIES 2011 SportCIES Twitter en ligne 2011 Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse https twitter com sportCIES CIES sans date Netvibes en ligne Sans date Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www netvibes com documentationcies CONSTANTINIDIS Yves 2012 Expression des besoins pour le SI Guide d laboration du cahier des charges 2e d Paris Ed Eyrolles 2012 ISBN 978 2 212 13653 1 DOCSPORT sans date Site de la documentation sportive en Suisse en ligne Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 52 23 octobre 2013 Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http docsportch wordpress com DUCHEMIN Pierre Yves 2000 L art d informatiser une biblioth que guide pratique 2e d Paris Ed du cercle de la librairie 2000 ISBN 2 7654 0784 3 ERLANDSON Ren J ERB Rachel A 2013 Technology for small and one person libraries a LITA guide Chicago American Library Association 2013 ISBN 978 1555708580 FILEMAKER INC 2012 Guide de l utilisateur Filemaker pro 12 fichier PDF en ligne Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http www filemaker fr support docs fmp12 manuel _utilisateur pdf GAUDET
74. lves continue 2 LAFARGE J P Le dopage des sportifs journ e d tudes du 23 avril 1977 sous la pr sidence de J P Lafarge et P Dumas Paris Cujas 1980 47 p Travaux de l Institut de sciences criminelles de Poitiers 2 Document photocopi CIES Doc LAFA 1980 CIES Acc s libre Open shelves continue MONDENARD Jean Pierre de Drogues et dopages Jean Pierre de Mondenard Paris Chiron Diffusion 1987 315 p Quel corps CIES CIES2 69 CIES Acc s libre Open shelves continue 4 Charte internationale olympique contre le dopage dans le sport International olympic charter against doping in sport First Permanent World Conference on Anti Doping in Sport June 26 29 1988 Ottawa S 1 s n 1988 1 classeur CIES D 37 c CHIO CIES Acc s libre Open shelves continue manipuler les r sultats de sa recherche il n existe pas de version imprimable mais on peut imprimer la liste des r sultats sous le format auquel elle s affiche l cran Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 62 Annexe 3 Construction de la grille de besoins SIGB partir d un dictionnaire de donn es Les besoins ayant t relev s au fur et mesure de l tat de la litt rature puis de l analyse de l existant ils sont redondants et manquent de structure Afin de cr er une
75. mentation et sont fix s selon les r gles ISBD Certains champs ne sont pas destin s tre migr s D autres nomm s champs de fonctionnement sont propres Filemaker exemple NbEnregistrements Trouves Les champs ont deux noms le nom machine donn par le logiciel et l tiquette alias fourni par la documentaliste S curiser les donn es Le logiciel permet de cr er des statuts diff rents et de fixer pour chacun des autorisations et des restrictions Entrer les donn es catalogage les donn es sont entr es manuellement Les listes d autorit s sont g r es part dans un fichier word e l indexation est g r e s par ment dans un fichier word Il n a pas t possible de la lier la base l indexation appara t dans un m me champ sous forme d indexation mati re XXX XXXX XXX Utiliser les donn es Les fonctionnalit s propos es en mati re d utilisation des donn es sont jug es tr s pratiques et tr s souvent utilis es par la documentaliste Il est possible de e cr er des requ tes et manipuler les r sultats de ces requ tes uniquement tablir des statistiques afficher modifier trier imprimer supprimer faire un export en csv ou xlsx remplacer e rechercher en mode recherche avanc e recherche dans toutes les rubriques certaines rubriques fonctionnent sur la base d un syst me d autocompl tion et de listes de valeurs ce qui vite les coquilles
76. mentation est un moment cl pour cette entit ainsi que pour l ensemble de l institution qu elle dessert dont la r putation passe aussi par l image de son centre de documentation Cette pr occupation est au coeur de la r flexion du Centre international d Etude du Sport CIES de Neuch tel dont la documentaliste solo Mme Borel a d cid de faire appel la Haute Ecole de Gestion afin d effectuer une tude pr alable au changement du logiciel de gestion de la biblioth que Dans un premier temps nous pr sentons le CIES ainsi que son centre de documentation de mani re situer l tude dans son contexte Puis un tat de la litt rature montre qu la probl matique de l inad quation du SIGB aux pratiques de l usager s ajoutent celles relatives aux biblioth ques solo ainsi qu aux biblioth ques acad miques Nous proc dons ensuite l tude elle m me qui comprend l analyse de l existant l tude de besoins puis le processus de s lection du logiciel nous paraissant le plus adapt aux besoins du centre L tude s ach ve par la recommandation de deux logiciels lesquels s ils peuvent tre jug s quivalents au niveau des prestations fournies impliquent des choix strat giques diff rents Elle devrait tre compl t e notre avis par l interview de biblioth ques clientes des Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laure
77. n Ces sites lui permettent d enrichir sa bibliographie en rep rant les suggestions faites par Amazon de type vous aimerez probablement et le cit par de Google scholar Il fait en m me temps des copies de tous les articles disponibles directement en pdf Enfin en dernier lieu il se tourne vers le catalogue de la biblioth que o il recherche une r f rence pr cise qui lui a t donn e par les moteurs de recherche des sites pr cit s Un tel tat de fait se r v le dangereux pour l avenir des biblioth ques acad miques car la valeur de son service n est pas per ue sous entendu cet article a t cit par Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 8 De plus d plore Gibbons elle ne sert pas la recherche qui se voit cantonn e un certain nombre de sources bibliographiques toujours les m mes dict es par des algorithmes la neutralit discutable Comment faire d s lors pour que le catalogue de la biblioth que ne soit pas d class par les moteurs de recherche des g ants du web Est ce vraiment possible 3 1 1 Ce que veulent les biblioth caires ce que veulent les usagers Une enqu te men e par l OCLC Calhoun 2009 intitul e What users and librarians want montre le foss qui existe de part et d autre du syst me de gestion de biblioth que Alors que le professionnel en bibliot
78. n changement de canal de communication nous para t envisageable nous nous sommes rendus compte que le CIES est en fait tr s actif sur twitter Les tudiants et anciens tudiants sont constitu s en groupes et le CIES alimente r guli rement un compte suivi par pr s de 3 800 followers Par cons quent les informations collect es sur l actualit du sport gagneraient notre avis tre communiqu es via twitter 4 3 2 Le fournisseur La situation particuli re du centre de documentation en tant qu OPL en fait un centre l chelle humaine o les contacts personnels sont jug s importants par la documentaliste En tant que seule personne en charge du centre de documentation il est essentiel que Mme Borel puisse compter sur les contacts directs avec le fournisseur si elle rencontre des probl mes sur le SIGB apr s migration ou si elle a de nouveaux besoins Il nous para t donc n cessaire de trouver un fournisseur de SIGB qui soit disponible proche g ographiquement et dispos r pondre ses sollicitations si possible en pr sentiel Il n est bien s r pas question de le faire se d placer pour chaque probl me survenant sur le logiciel mais cette proximit g ographique en fera un partenaire accessible Ainsi on vitera la documentaliste le sentiment d tre seule seule avec son SIGB une fois achev e la formation de prise en main du logiciel Si la solution choisie est libre elle doit alors tre dot e d
79. nage 1 ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste 1 4 4 4 2 2 Fonctionnalit s administratives Objectif v rifier que le logiciel contribue am liorer l activit administrative du centre de documentation Nous insistons ici encore une fois sur les fonctionnalit s de rendu de compte de son activit une autorit Ce crit re primordial pour une biblioth que solo repr sente trois points sur cinq de la grille administrative Tableau 4 Crit res administratifs crit re note 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions 1 suppression de tout fichier s par gestion des abonnements p riodiques 1 mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord 1 proposition d un large panel d indicateurs 1 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 42 volont d am lioration du fournisseur dans le domaine du rendu 1 de compte 4 4 4 2 3 Service aux usagers Objectif v rifier l ad quation du logiciel aux pratiques actuelles des usagers Une interface personnalisable est souhait e par le centre de documentation afin d tre adapt e au public auquel elle s adresse Le temps de r ponse doit nous para tre acceptable durant la pr sentation du produit Ce crit re sera confirmer par la suite lors d une enqu te aupr s des biblioth ques a
80. nce 1 fournisseurs s lectionn s ce qui n a malheureusement pas pu tre r alis au cours de ce travail en raison de contraintes temporelles N anmoins nous bauchons des pistes permettant de cerner ce que ces interviews peuvent apporter dans le choix du logiciel Cette tude se cl t par un appel consid rer ces logiciels de mani re critique En effet une tude similaire celle r alis e ici devrait tre reconduite r guli rement afin de r pondre de la mani re la plus ad quate possible aux attentes et pratiques des usagers lesquelles voluent tr s rapidement Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 2 2 Contexte le CIES et son centre de documentation 2 1 Le Centre international d Etude du Sport Cr en 1995 le Centre International d Etude du Sport est une fondation bas e Neuch tel Ses membres fondateurs sont la FIFA le Canton au travers des prestations offertes par l Unine qui ont t d finies au pr alable dans une convention qui lie les deux institutions et la Ville de Neuch tel La mission du CIES est de surmonter les complexit s du sport dans la soci t actuelle et d am liorer la mani re dont le sport est dirig et gouvern CIES 2014 Il s agit d un centre totalement ind pendant dans son fonctionnement au sens o les autorit s de tutelle et la FIFA en particulier n ont aucun droi
81. ne biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 6 3 Etat de la litt rature Le logiciel actuel Filemaker Pro est une base de donn e qui n offre pas de fonctionnalit propre aux biblioth ques Il convient d opter pour un produit plus adapt la gestion des biblioth ques un progiciel SIGB qui peut se d finir comme suit le SIGB est un syst me de gestion de base de donn es SGBD comprenant des modules distincts de manipulation des donn es La dimension d int gration tient la centralisation de toutes les fonctions autour d une base unique sur laquelle s appuient des modules qui sont galement capables de communiquer entre eux Braud 2009 p 38 Certains modules du SIGB sont d di s aux usagers il s agit de la partie visible qualifi e de catalogue de la biblioth que et comprenant des modules de recherche de navigation ou des fonctions d impression et de t l chargement par exemple D autres plus nombreux permettent la gestion de l activit de la biblioth que le travail fait en back office catalogage acqusitions gestion de la circulation des documents gestion des p riodiques Notre tude consiste en une r informatisation du centre de documentation Lorsqu on envisage une r informatisation la premi re question se poser est pourquoi changer Dans le cas du CIES la r ponse est multiple Elle se d cline notre avis selon trois axes e s a
82. ne d marche critique d interrogation constante du SIGB choisi SEn annexes 5 du pr sent travail 5tNous insistons sur la rapidit avec laquelle les usagers adoptent de nouvelles pratiques technologiques ainsi le smartphone que tous poss dent aujourd hui n tait connu de personne il y a 5 ans Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 49 5 Conclusion Mener une tude li e au SIGB en 2014 signifie se retrouver confront des logiciels en pleine mutation Les fournisseurs promettent des mises jour radicales dans les ann es voire les mois venir pour correspondre aux nouvelles normes de catalogage et s aligner sur une architecture logicielle en passe de standardisation savoir de cloud computing N anmoins si le contexte volue la m thodologie nous para t elle demeurer tout fait pertinente et nous avons suivi la d marche prescrite par la litt rature pour toute r informatisation Pour ce faire nous avons d abord tabli un tat de la litt rature en nous focalisant sur les points suivants la n cessit de s adapter aux pratiques des usagers la gestion particuli re qu implique la situation de biblioth que solo et l actualit des produits SIGB Puis nous avons pr sent l tude r alis e pour le centre de documentation du CIES dans le cadre de sa r informatisation Cette tude comporte une part impo
83. ng learning and research needs of your academic institution Gibbons 2007 p 92 Cet tat d esprit s applique tout particuli rement aux SIGB qui sont consid rer comme des outils transitoires qu il est bon d valuer r guli rement pour savoir s ils correspondent toujours aux attentes des usagers We must get comfortable with the constant change in technology learn to take risks identify opportunities take action and realize and accept that anything new will be obsolete within a couple of years Siess 2009 p 122 3 2 G rer une biblioth que solo Dans cette partie nous nous int ressons aux besoins sp cifiques d une biblioth que solo en mati re de SIGB Apr s avoir d fini le terme de biblioth que solo ou OPL et d crit le risque auquel s expose une OPL si son offre n est pas adapt e aux pratiques de ses usagers nous relevons les probl matiques que des fonctionnalit s SIGB peuvent contribuer r soudre savoir un temps de travail limit un manager qui n est pas du m me domaine et auquel il faut savoir s adresser et l isolement professionnel 3 2 1 D finition La biblioth que solo ou One Person Library a t d finie par Guy St Clair et Joan Williamson en 1986 dans l ouvrage Managing the One Person Library qui reste un ouvrage important dans ce domaine La biblioth que solo est une biblioth que avec un seul professionnel qui fait tout catalogage circulation acquisition service de
84. nit s du programme FIFACIES le catalogue du centre de documentation pourrait devenir terme un point de r f rence pour les autres biblioth ques du programme consultation des r f rences pour les acqu rir eux m mes ou suivi vers les liens externes En ce sens l interface du futur catalogue doit tre consultable dans les langues les plus courantes anglais espagnol fran ais de mani re ais e et rapide o que se trouve l usager 4 3 1 3 Communiquer avec les usagers Lors de l analyse de l existant nous avons rep r un effort de la documentaliste pour communiquer avec ses usagers effort qui se solde parfois par un manque de r activit du public concern Le SIGB pourrait soutenir la documentaliste dans cet effort dans un certaine mesure La solution devrait permettre un ciblage pr cis des besoins documentaires de l usager et des informations qui le concernent certains SIGB proposent la cr ation de flux rss Endnote est l outil pr conis par l Universit de Neuch tel qui l offre gratuitement ses tudiants Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 31 diff renci s selon les int r ts des usagers Ainsi l information qu ils recevraient concernant les nouvelles acquisitions du CIES les concernerait directement Cependant en ce qui concerne les actualit s plus g n rales du centre de documentation u
85. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnna 1 2 Contexte le CIES et son centre de documentation ss sssssssssssnsnnnnnnnnnnnn 3 2 1 Le Centre International d Etudes du Sport 3 2 2 Le centre de documentation du CIlES sssassssnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nnn 4 3 Etat de la litt rature issnisenamentananmientnteetiintnnieaiaetenssenugcnntannnse 7 3 1 S adapter aux pratiques des usagers ms 8 3 1 1 Ce que veulent les biblioth caires ce que veulent les usagers 9 3 1 1 1 Une interface auto explicit e nnen n nennen nnne 9 3 1 1 2 Une navigation la google VUU nennen nnna 9 3 1 1 3 Un point d acc s unique sise 10 3 1 2 Des pratiques en volution constante 11 3 2 G rer une biblioth que S0lo ss ssnnmnnnnnennenne 11 CRANE AEE E EET AEAEE AETA TEE ANS DP AE A A ARR SIA ns te ne ne 11 3 2 2 Biblioth ques solo et besoins sp cifiques 12 3 2 2 1 Le risque d un SIGB inadapt aux pratiques des usagers 12 3 2 2 2 Economiser du temps de travail pour mieux valoriser sa biblioth que 13 3 2 2 3 Rendre des comptes un non biblioth caire 13 3 2 2 4 Seul seul avec le SIGB a a a aa a a rea a a a ae 14 3 3 Actualit des SIGB vasaio aninda did en aa Snan Aaaah aannaaien ai aaia Riana 14 3 3 1 Des changements tr s attendus 14 3 3 2 Une offre SIGB renouvel e iiereeere
86. ogie g ographie f d rations 25S0ciations Recherche CIES Consulting ubs i particuliers institutions A Histoire athl tes publiques c3 V Le centre de documentation du CIES date de la fondation du CIES en 1995 Dans les 2 2 Le centre de documentation du CIES premi res ann es il s agissait d une biblioth que de travail g r e par les chercheurs eux m mes avec un fonds constitu d ouvrages sp cialis s dans les domaines du droit de la sociologie et de l conomie du sport La biblioth que s est professionnalis e d s 2002 avec l engagement de la documentaliste actuelle Mme Borel Celle ci a Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 4 h rit de la base de donn e Filemaker qui avait t impl ment e par les chercheurs Elle a d op rer un gros travail de mise aux normes ISBD des notices pr sentes sur Filemaker et de syst matisation de l indexation qui jusqu pr sent tait compos e des mots cl s propres chaque chercheur selon ses besoins ponctuels Cette dimension se retrouve encore un peu dans les termes d indexation pr sents sur la base de donn es Mme Borel a fait le choix de la syst maticit sans pour autant exclure l aspect fait sur mesure d une base la plus proche possible des chercheurs de l institution Multidisciplinaire le centre de documentation se caract rise par son vo
87. ographie Fait Lausanne le 31 ao t 2014 Laurence Gauvin Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence i Remerciements Je souhaite remercier ma mandante Mme Marie Claude Borel Charpilloz pour sa grande disponibilit et la confiance qu elle a bien voulu m accorder en me confiant cette tude Merci galement toute l quipe du CIES pour son accueil chaleureux Je remercie mon directeur de m moire M Arnaud Gaudinat pour sa confiance et ses conseils avis s Je remercie enfin mes relecteurs Nathalie et Neal pour le temps qu ils ont consacr ce travail la justesse de leurs commentaires et leurs encouragements Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence ii R sum Le pr sent mandat a pour objectif de guider le centre de documentation du CIES dans sa r informatisation La documentaliste en charge de ce centre de documentation sportive dont le fonds est jusqu pr sent catalogu sur une base de donn es Filemaker pro a bien per u l enjeu pour assurer l avenir de cette biblioth que solo de proposer un catalogue adapt aux attentes et aux pratiques de son public compos d tudiants et de chercheurs Nous avons dans un premier temps tabli un tat de la litt rature en nous concentrant sur trois axes la
88. ographiques sur les outils Endnote et Zotero 4 4 3 2 2 Relecture du questionnaire Le questionnaire qui avait t relu par le directeur du pr sent m moire M Gaudinat Se r f rer pour l identification de ces crit res la partie 4 4 3 2 1 7 Un fournisseur l a m me rempli en moins de 20 minutes Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 37 et valid par la mandante Mme Borel a t ensuite pr sent aux fournisseurs Id alement il aurait t judicieux de le pr senter une premi re fois un fournisseur ou quelqu un de ce milieu pouvant relever les questions ambigu s ou difficilement compr hensibles Cette relecture n a pas t effectu e pour deux raisons e 1 le manque de temps selon notre planning nous disposions d un mois pour le contact fournisseurs or ayant pr vu des d monstrations pendant ce mois l nous nous sommes rendus compte que les d lais taient un peu courts e 2 un possible d faut d objectivit du relecteur une relecture op r e par un fournisseur aurait permis de relever les diff rences de terminologie entre les milieux de l information documentaire et de l informatique Ainsi chaque fournisseur a demand de pr ciser ce qu taient des indicateurs de performance question 5 terme vident dans notre domaine car il est fix par la norme ISO 11 620 Le terme de statisti
89. olution permet une maintenance plus rapide et est une solution tr s l g re pour la biblioth que dont la responsabilit r side dans le fait d assurer une bonne connexion internet Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 16 e le syst me situ sur le cloud qui est en fait un cas particulier du Saas Le cloud computing est selon Marshall Breeding la solution d avenir vers laquelle s acheminent tous les fournisseurs Breeding 2012 C est un cas particulier du syst me Saas en ceci que le fournisseur fait fonctionner une seule instance du logiciel pour toutes les biblioth ques Les donn es sont s par es par configuration du logiciel Cette solution permet une maintenance tr s efficace du logiciel car le fournisseur n a besoin d intervenir qu une seule fois pour tous ses clients Breeding Breeding 2012 comme Webber et Peters Webber Peters 2011 ou Maisonneuve Maisonneuve 2014 consid rent que cette solution attrayante et tr s comp titive d un point de vue financier supplantera dans un avenir proche toutes les autres configurations the movement toward delivery of technology through cloud computing is at least to a certain extent inevitable Breeding 2012 p 34 Nous renvoyons Marshall Breeding pour une pr sentation compl te des avantages risques et solutions de mitigation de telles solutions Ce mod
90. on d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 39 manipulables afin d tre cr dibles La solution propos e par plusieurs fournisseurs de logiciels est d impl menter lors de la r informatisation le module de gestion du pr t et de faire un faux pr t Pratiquement cela signifierait e 1 obtenir la liste des lecteurs en csv qui peut tre mise disposition par RERO e 2 l int grer dans le nouveau logiciel ce qui semble ne pas poser de gros probl me au dire des fournisseurs e 3 une fois l impl mentation faite doucheter les ouvrages deux fois lors de chaque pr t et chaque retour une fois sur RERO l autre sur le SIGB du CIES Cette manipulation bien qu elle fait appara tre un doublon au niveau du travail concret ne nous para t pas chronophage au vu du nombre de livres qui circulent chaque jour dans le centre de documentation Par contre elle offre un b n fice certain elle permettrait la documentaliste de reprendre la main sur ses propres donn es et ainsi de disposer d indicateurs de performance cr dibles pour rendre compte de son activit 4 4 4 D monstration 444 1 Crit re 5 le SIGB correspond aux crit res 1 4 selon la rencontre avec le fournisseur 4 4 4 1 1 Un rapport de proximit La rencontre avec le fournisseur est un moment cl de l tude Elle a permis dans un premier temps de v rifier les informations donn e
91. onsabilit de cette mise en ligne a t confi e un chercheur et est pour le moment en attente d une solution de r informatisation du CIES La question qui se pose est de savoir si ces documents doivent figurer sur RERO ou sur le futur catalogue du CIES 4 2 2 2 Les centres de documentation sportive en Suisse romande Les centres de documentation sportive sont nombreux en Suisse et il n existe pas de point de rencontre o le chercheur pourrait sur une seule interface acc der la totalit de la documentation sportive suisse Il n est pas envisageable dans les limites de ce mandat de proposer une solution pouvant pallier ce manque m me si un travail dans ce sens nous para trait utile et envisager ult rieurement N anmoins nous prendrons soin dans le choix de la solution de tenir compte de cet ensemble Pour qu un regroupement soit un jour possible sur une m me interface il convient de s lectionner une solution qui dans l id al serait compatible avec les SIGB des autres centres de documentation sportive savoir e Bibliomaker pour le TAS Tribunal Arbitral du Sport e Virtua r seau RERO pour la biblioth que du CIO Comit International Olympique e Aleph pour l Institut pour le sport et la science du sport de l universit de B le la biblioth que centrale de Berne l Office f d ral du sport de Macolin e Alexandrie pour le centre de documentation sportive de la RTS 4 2 2 3 Politique d acquisition
92. ques leur a paru plus clair et d signe la m me r alit Cependant comment trouver une personne du milieu des logiciels pr te relire le questionnaire et qui soit neutre Chaque fournisseur avec lequel un contact a t tabli se serait retrouv juge et partie et aurait pu tenter d influencer ce questionnaire Les r ponses ce questionnaire ont permis d affiner la s lection des fournisseurs de nuancer la question de la validit des hyperliens et d identifier une pratique du centre de documentation qui devrait tre modifi e pour permettre une plus grande efficacit dans le rendu de compte 4 4 3 2 3 R sultat du questionnaire affiner la s lection Un SIGB a sembl ne pas satisfaire une exigence indispensable du CIES le respect du format MARC La soci t GBConcept d veloppant ce produit a souhait s entretenir avec nous par t l phone mais les rendez vous t l phoniques ayant t report s continuellement nous en avons d duit que le crit re 2 d un contact de proximit ne pouvait pas non plus tre valid Nous avons conscience du peu d espace qu offre un questionnaire en oui non et malgr le manque d une fonctionnalit jug e importante nous avons tout de m me d cid d assister la d monstration des SIGB pour confirmer ou infirmer le sentiment que le logiciel correspondait ou ne correspondait pas aux besoins exprim s Cette souplesse se justifie par la p riode de transition dans laquel
93. r er des recherches simples recherche centre CIES usagers possibilit de cr er des requ tes complexes combiner plu sieurs champs avec des op rateurs bool ens recherche usagers possibilit de manipuler les r sultats de sa recherche export sur zotero et endnote de mani re raisonnable ne pas permettre l export de l entier des notices impression cr ation d un pdf envoi par e mail manipulation des donn es Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence Tableau 9 Formulation des besoins SIGB suite OPAC 33 Le syst me doit permettre aux usagers de consulter le catalogue depuis tout usagers consultation tous supports tout syst me consultation syst me d exploitation et tout navigateur d exploitation 34 Le syst me doit permettre aux usagers de consulter le catalogue depuis tous les supports ordinateurs smartphones tablettes tudiants masters interface multilingue consultation 35 Le syst me doit permettre la cr ation d une interface multilingue fran ais anglais allemand espagnol tudiants masters trangers gestion des mots cl s en indexation 36 Le syst me devrait permettre l indexation en plusieurs langues plusieurs langues recherche 37 Le syst me devrait permettre la recherche en plusieurs langues Usagers tudiants m
94. r server un espace sur un serveur existant dans l institution aura tendance acheter plus que ce dont elle a besoin en pr vision d une utilisation long terme qui n est pas toujours conforme la r alit D autre part la biblioth que vite avec ce syst me la charge des co ts p riph riques d lectricit de r frig ration et d espace pour le serveur Il reste que le logiciel client h berg par la biblioth que doit tre en mesure de communiquer rapidement avec le serveur install chez le fournisseur ce qui requiert un haut d bit La responsabilit de la maintenance est partag e Le fournisseur est responsable du logiciel et du serveur mais la biblioth que assume la responsabilit de r paration et mise jour du r seau et de la connexion internet Webber et Peters rel vent un certain nombre d incertitudes li es ce syst me Que se passe t il en cas de pic de demandes sur le catalogue Les donn es de la biblioth que sont elles stock es de mani re s re sur le serveur du fournisseur Et enfin qui poss de ces donn es Si la biblioth que d cide de changer de syst me peut elle les r cup rer e le syst me Saas software as a service le fournisseur donne la biblioth que un acc s au logiciel par internet il h berge le serveur et assure la maintenance du logiciel sans avoir besoin de se d placer sur site La biblioth que est astreinte une taxe d inscription puis un abonnement annuel Cette s
95. r le titre de chef de projet en ing nierie documentaire Consult le 19 ao t 2014 Disponible l adresse http memsic ccsd cnrs fr docs 00 52 46 53 PDF PLOUVIEZ pdf SIESS Judith A 2009 The new OPL sourcebook a guide for solo and small libraries 2nd printing Medford Information Today 2009 ISBN 1573872415 Syst me int gr de gestion des biblioth que SIGB Wikip dia l encyclop die libre en ligne Derni re modification de la page le 12 mars 2014 15 06 Consult le 15 mars 2014 Disponible l adresse http fr wikipedia org w index php title Syst C3 A8me_ int C3 A9gr C3 A9 _de_gestion_ de _biblioth C3 A8que amp oldid 102006280 Z39 50 Wikip dia l encyclop die libre en ligne Derni re modification de la page le 12 mars 2013 17 44 Consult le 15 mars 2014 Disponible l adresse http fr wikipedia org w index php title Z39 50 amp oldid 89828789 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 54 Annexe 1 Le circuit du document au CIES L analyse du circuit documentaire nous permet d avoir une meilleure compr hension des t ches effectu es par ce centre de documentation et de ses liens avec l Unine D crire ce circuit permet d identifier les t ches n cessaires et les opportunit s d am lioration de cette cha ne 1 L acquisition des documents Figure 7 Circuit du document acquisition
96. r site des bases de donn es sp cialis es selon les domaines ainsi qu des archives institutionnelles Toutefois l usager se voit contraint effectuer au minimum trois fois la m me recherche pour avoir acc s l ensemble des r f rences bibliographiques dont il a besoin une fois dans le catalogue une autre dans l archive institutionnelle une troisi me fois au minimum sur l une des bases de donn es sp cialis es Si une telle diff renciation peut s av rer utile pour le professionnel elle ne l est pas pour l usager qui perd du temps s approprier les sp cificit s de chaque moteur de recherche quand il souhaite effectuer la recherche correctement Si on peut objecter que l information trouv e est de qualit Judith Siess insiste sur le fait que l usager n est pas la recherche de la meilleure information possible mais plut t d une r ponse si possible rapide son probl me Siess 2009 La biblioth que doit donc selon Siess trouver le moyen d tre la meilleure source possible d information pour l usager aussi bien en ce qui concerne la pertinence des sources que pour l accessibilit des documents D apr s Gibbons un point d acc s unique permettra au centre de documentation de remplir ainsi le but de toute biblioth que acad mique to be the best in the world at serving the unique teaching learning and research needs of its home academic institution by being active participants in the creation transm
97. remier crit re de s lection naturel a t la r ponse des fournisseurs nos sollicitations Toutes les prises de contact ont d abord t effectu es par internet soit directement par e mail lorsque le site indiquait une adresse soit via les formulaires en ligne 4 4 2 2 Crit re 2 demande d un contact de proximit Nous avons imm diatement cherch conna tre d s la prise de contact si les fournisseurs taient dispos s se d placer Neuch tel Ce crit re d intervention envisageable en pr sentiel a permis de ne garder que des fournisseurs avec lesquels un contact de proximit tait annonc comme possible 4 4 3 Questionnaire Apr s les filtres des crit res 1 et 2 sept fournisseurs taient encore en lice Nous leur Rappelons le il ne s agit pas de demander aux fournisseurs de venir r guli rement sur site mais plut t de savoir s ils sont dispos s quand le besoin s en fait sentir et en ultime recours intervenir sur site Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 36 avons propos la grille des fonctionnalit s r alis e lors de l tude des besoins en pr cisant que tout renseignement compl mentaire tait le bienvenu A ce stade il ne s agissait pas encore de conna tre le SIGB pr sent mais plut t de filtrer les logiciels ne proposant pas les fonctionnalit s identifi es comme importantes lo
98. rise de risque comme un avantage de la biblioth que solo De plus un changement de SIGB serait moins impactante pour une OPL que pour une grande biblioth que d autant plus si toutes les donn es sont dans un format standard facilement migrable Enfin selon le contrat Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 47 produit par cette soci t il est possible de rompre les rapports contractuels sous trois mois Un autre l ment prendre en compte est la situation g ographique de la soci t Celle ci est bas e Grenoble et selon son contrat les cas de litige se r glent sous la l gislation fran aise le Tribunal administratif de Grenoble tant seul comp tent Or si cela implique de pouvoir d placer un avocat Grenoble dans un cas hypoth tique de litige cela implique galement une incertitude quant aux rapports commerciaux avec une soci t fran aise partir de 2017 suite la votation populaire du 9 f vrier 2014 impliquant la remise en question de certains trait s internationaux et des rapports avec l Union europ enne Voici un sch ma qui r sume ces diff rentes consid rations Figure 6 Comparaison Netbiblio BGM S curit peu de prise de risque ethiblio 7 BGM SIGB adapt aux pratiques actuelles Prix SIGB adapt aux pratiques venir P rennit conomique Service support Exp rience
99. rnes vers les r sul TAS tats d une requ te autres centres de doc sportifs permanence assur e des importation 3 liens entrant vers le centre du doc lexportation 15 Le syst me doit assurer la permanence de ses propres URL pour permettre d autres sites catalogues de cr er des hyperliens entrants 16 Le syst me doit assurer la permanence de ses propres URL pour permettre de cr er des hyperliens internes centre CIES possibilit de pomper les notices pour ga limportation 17 Le syst me doit permettre de copier les notices d autres catalogues gner du temps dans le catalogage exportation centre CIES possibilit de cataloguer en fran ais alle gestion des 18 Le syst me doit permettre le catalogage de documents crits en fran ais mand anglais espagnol portugais langues anglais allemand espagnol portugais centre CIES respect des standards de catalogage normes 19 Le syst me doit prendre en compte l int gralit du format MARC et de ses fonctionnalit s centre CIES int gration possible de la liste d indexation lindexation 20 Le syst me doit permettre l int gration de listes d autorit s personnalis es centre CIES possibilit de bulletiner p riodiques 21 Le syst me doit permettre les op rations li es au bulletinage des p rio diques centre CIES gestion de plusieurs syst mes de cotations cotes 22 Le syst me doit permettre la saisie de plusieurs syst mes de cotation alpha diff rents num r
100. rs de l tude des besoins 4 4 3 1 Crit re 3 r ponse dans les temps Le questionnaire a t envoy aux sept fournisseurs avec un d lai de r ponse allant de quinze jours trois semaines Le temps de r ponse estim tait tr s court environ une heure Le premier objectif de ce questionnaire tait de tester la r activit du fournisseur et sa capacit respecter des d lais ces l ments pouvant impacter sur la relation client Un fournisseur n a pas r pondu dans les temps Progilone SIGB Koha via l offre de support Pikoloco 4 4 3 2 Crit re 4 le SIGB correspond aux crit res obligatoires selon le questionnaire 4 4 3 2 1 Identification des crit res obligatoires Les crit res identifi s comme obligatoires sont ceux jug s comme absolument n cessaires pour le futur logiciel du CIES Ils sont repr sent s dans le questionnaire par des questions e relatives au fournisseur les questions 1 et 2 requ rant la possibilit d intervenir sur site ainsi que l coute du client e relatives au travail biblioth conomique soit la questions 9 le protocole Z39 50 qui permet l importation des notices depuis le catalogue RERO et la question 19 la prise en compte de l int gralit du format MARC e relatives aux pratiques de l usager travers la question 36 la consultation du catalogue depuis tout navigateur et tout syst me d exploitation et la question 42 l exportation des notices bibli
101. rtante d analyse de l existant de laquelle nous avons extrait les besoins en mati re de fournisseur et de logiciel SIGB Dans un troisi me temps nous avons fait tat de nos contacts avec les fournisseurs et des crit res de s lection des soci t s et de leur SIGB Au terme de cette tude nous recommandons deux produits Netbiblio et BGM le choix devant tre op r par la documentaliste responsable et par son institution car il s agit de deux positionnements diff rents selon le degr d volution du produit et la prise de risques admise Nous recommandons en outre de rencontrer des biblioth ques d j clientes des deux produits afin d op rer un choix clair Enfin nous pr conisons une nouvelle posture face aux SIGB qui doivent notre avis tre consid r s comme des outils dont la finalit est de permettre au centre de documentation de r aliser son objectif tre la meilleure source d information possible dans son domaine de sp cialisation et pour son public cible Gibbons 2007 p 10 travers son catalogue Nous avons soulign l importance pour le catalogue de ne pas se transformer en r servoir statique dans lequel les usagers viennent chercher uniquement l ouvrage qui les int resse apr s avoir fait leurs recherches bibliographiques sur Google ou Amazon Ainsi un regard critique vis vis de son SIGB est conseill et une tude d ad quation par rapport aux besoins du centre de documentation et des usagers d
102. s tre retenus dans cette tude Il appara t que les mod les de paiement diff rent selon les fournisseurs Si la base est un prix d entr e puis un abonnement annuel certains proposent un prix qui augmente au fur et mesure des fonctionnalit s souhait es d autres un prix d ensemble Certains fournisseurs font payer un forfait d heures de support t l phonique d autres pas Il est assez difficile de construire une grille 3 Biblioth que nationale de France 38 Biblioth que cantonale universitaire 3 Ainsi Bibliomaker et PMB ne font pas pour moi partie des SIGB recommandables pour cette tude Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 44 comparative des tarifs tant les mod les de paiement propos s sont diff rents N anmoins il semble que ces mod les d pendent en r alit de l architecture du SIGB Celle ci n est pas toujours explicit e par le fournisseur mais selon les devis nous pouvons d duire de quelle architecture il est question installation autonome un SIGB semble tre vendu sous ce mod le Le client paye pour l impl mentation et la licence du logiciel qui augmente selon le nombre de postes sur lesquels le logiciel sera install puis il paye la mise jour qui se fait chaque ann e syst me h berg un SIGB correspond ce mod le Le prix de d part puis la taxe annuelle sont calcul
103. s qui restent pour l instant de l ordre de la d claration d intention Ainsi si le crit re 2 d un contact de proximit o le fournisseur se disait pr t se d placer pour venir parfois sur site dans un d lai raisonnable semblait valid pour les fournisseurs retenus il s est av r que sur les six fournisseurs retenus trois n ont pas accept de se d placer Pour un logiciel la d monstration n a pas pu se faire pour des questions de calendrier Pour un autre elle a t si rapide qu aucune information pertiente n a pu dans un d lai de trois semaines ogiciel Alo s de la soci t Archimed via la soci t genevoise Epsilon Le calendrier n tait pas appropri pour celle ci qui lan ait en juin le nouveau SIGB Syracuse logiciel PMB support par PMB services la pr sentation a dur 30 minutes par t l phone et nous n avons pas pu poser les questions importantes pour l tude Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 40 en ressortir 4 4 4 1 2 Le format MARC l importation des notices Un fournisseur qui affirmait respecter le format MARC ne le faisait pas r ellement ses notices taient en r alit exportables dans diff rents formats MARC et cette solution ne nous convient pas Si le CIES fait l effort d une r informatisation nous conseillons de migrer directement les donn es au bon format et non l
104. s d information du centre de documentation 29 4 2 5 1 Description des diff rents syst mes d information 29 4 2 5 2 SI d di s la biblioth conomie 29 4 2 5 3 SI d di s la gestion 30 4 3 Etude des DeSOMS stresse ta nnta on te si teercee tire en tustu etes tesigodusnse 30 AS LEUSA LE CR ae e ao ara e a a ae oe 30 4 3 1 1 Un public d universitaires s adapter leurs usages et besoins 30 4 3 1 2 Une activit d localis e une interface accessible et plurilingue 31 4 3 1 3 Communiquer avec les usagers 31 4 32 TOUFNISSCUR s r a redus case dre tea cran aai bre dde da due dou de date dde 32 4 3 3 Les fonctionnalit s biblioth conomiques du SIGB 32 4 3 8 1 CompatibilR sszssraitre urine ee lan ca tite en RE seen Rent encens 32 4 3 3 2 Conserver le langage d indexation d velopp l interne 33 4 3 3 3 Rationaliser le temps de catalogage 33 4 3 4 Les fonctionnalit s administratives du SIGB 34 4 3 4 1 Rendre des comptes sur son activit 34 4 3 4 2 Int grer les diff rents syst mes d infomation 34 4 4 D marche aupr s des fournisseurs sise 34 4 4 1 Choix des TOUrnISSEURS 2e ne ne NE en us 34 44 2 Pise de COMACT A Se ns Le Re nn ee En Er 36 4 4 2 1 Crit re 1 r ponse nos
105. s domaines de sp cialisations chacun offre des avantages commerciaux rabais exon ration des frais de port e consultation des autres biblioth ques de documentation sportive en Suisse La biblioth que de droit de l Unine fait galement un rep rage dans ses p riodiques sur les articles pouvant int resser le CIES e la librairie Forum Neuch tel litt rature principalement francophone mais aussi anglophone e schulthess ch diteur et libraire en ligne sp cialis dans la litt rature juridique e libroforos Fribourg sp cialis en droit galement La volont de la documentaliste est de privil gier les commer ants locaux Elle n utilise pas Amazon pour des consid rations thiques mais galement parce qu un libraire effectuera une gestion des commandes et une v rification de l tat des commandes qui sera de qualit et au final lui fera gagner du temps Avec Amazon elle risque de devoir consacrer une partie de son temps de travail cette gestion R ception Les commandes sont re ues au centre de documentation La documentaliste transmet les factures au secr tariat du CIES 2 Le catalogage Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 56 Figure 8 Circuit du document catalogage RERO Rameau Filemaker indexation interne Catalogagel indexation 1 Les documents sont re us au CIES
106. s possibles e les logiciels libres sans service support qui auraient fait peser sur la biblioth que ou le service informatique de trop grandes responsabilit s d impl mentation du produit et n auraient pas convenu la documentaliste du CIES qui souhaite avoir affaire un repr sentant du produit se portant garant du bon fonctionnement du logiciel Ce crit re a permis de conserver les logiciels libres OpenFlora PMB et Koha disposant de services supports repr sent s respectivement par les entreprises Everteam PMB services et Progilone e les logiciels dont le service support n tait pas en fran ais ce qui complique les rapports commerciaux que l on peut entretenir avec ceux ci e les logiciels n ayant aucun si ge connu en Europe et ceux pour lesquels aucune information n tait disponible sur internet Vingt deux fournisseurs ont ainsi t identifi s pour l tape d valuation Cette valuation comprend cinq crit res et le nombre des fournisseurs a volu comme pr sent sur le graphique suivant au fur et mesure de l avanc e de l tude Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 35 Figure 4 Evolution du nombre de fournisseurs pendant l valuation d part Crit re 1 Crit re 2 Crit re 3 Crit re 4 Crit re 5 4 4 2 Prise de contact 4 4 2 1 Crit re 1 r ponse nos sollicitations Le p
107. sieurs documents disparates pr sents sur son disque dur mais bien un seul et m me syst me Elle vitera par l galement la perte de donn es 44 D marche aupr s des fournisseurs La d marche aupr s des fournisseurs a dur un peu plus d un mois et demi Nous pensions la terminer en un mois et pouvoir ensuite interviewer les biblioth ques clientes de ceux ci mais c tait sans compter les disponibilit s de chacun La d monstration tant souhait e en pr sence du fournisseur il n a pas toujours t vident de d placer ceux ci dans un d lai court 4 4 1 Choix des fournisseurs Le rep rage des fournisseurs de SIGB potentiellement int ressants pour notre tude a t op r selon les sources suivantes e l tude de Marc Maisonneuve Maisonneuve 2014 qui identifie trente quatre Les fournisseurs auxquels nous nous sommes adress s parlent plut t de statistiques et n utilisent pas le terme d indicateurs de performance La liste compl te des fournisseurs ainsi que la validation des crit res pr sent s ici se trouve en annexe 5 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 34 fournisseurs de SIGB proposant pas moins de cent vingt neuf logiciels diff rents e les principaux fournisseurs suisses pr sents en Suisse romande Bibliomaker et Netbiblio Ont t limin s a priori de la liste des candidat
108. stons pr sent une transformation profonde du march Maisonneuve 2014 p 20 Nous le verrons cette transformation est tr s attendue par les biblioth ques Une nouvelle architecture logicielle de nouveaux entrants des nouvelles normes de catalogage ce march semble en effet en pleine mutation 3 3 1 Des changements tr s attendus Ces changements sont tr s attendus par les biblioth ques qui d plorent la lenteur du d veloppement de ces outils par rapport l volution tr s rapide du web et par ricochet des pratiques des usagers Breeding 2010 est devenu pratique courante de compl ter le produit existant en impl mentant part des fonctionnalit s manquantes en particulier au niveau de l OPAC Sandrine Berthier dans son travail Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 14 de dipl me de conservateur de biblioth que l Universit de Lyon intitul Le SIGB pilier ou l ment d sormais mineur de l informatique documentaire Berthier 2012 recense ainsi les outils mis en place par les biblioth ques pour pallier aux fonctionnalit s manquantes ou jug es insatisfaisantes des SIGB Sa conclusion est sans appel les SIGB doivent tre adapt s aux demandes des biblioth ques et aux pratiques des usagers ou ils sont condamn s devenir des outils mineurs faisant partie d une sorte d cosyst me
109. t mettre une opinion sinc re aussi bien sur les points positifs que sur les points n gatifs de cette soci t 4 5 3 La question de l avenir du r seau RERO un changement d tat d esprit vis vis du SIGB L une des questions majeures soulev e tout au long de cette tude est la question de l avenir de RERO Que va t il se passer lors de la sortie de la BCU Lausanne Cette question para t l gitime de par les liens tr s forts entre la base interne du centre de documentation du CIES et ce r seau A notre avis une telle incertitude ne devrait pas freiner la r informatisation du centre de documentation cette sortie n est pr vue qu en 2017 et aucun autre membre du r seau n a pour le moment annonc sa volont de quitter galement ce r seau De plus nous l avons indiqu au cours de notre tude le SIGB est consid rer comme un outil destin servir au mieux les usagers En ce sens son ad quation aux besoins des usagers lesquels sont en constante volution devrait tre interrog e r guli rement et une tude comme celle men e dans le cadre de ce travail nous para t devoir tre conduite intervalles r guliers si l on ne veut pas risquer de se retrouver nouveau dans une situation d obsolescence dans un laps de temps assez court Une telle tude n entra nerait pas n cessairement une r informatisation mais elle entra ne un changement d tat d esprit face ce logiciel le client doit s inscrire dans u
110. t me cloud computing le vendeur fait fonctionner une seule instance du logiciel pour toutes les biblioth ques Si j ai obtenu un devis pour PMB j ai choisi de ne pas pr senter la d monstration beaucoup trop courte pour pouvoir en ressortir des informations int ressantes par rapport aux besoins du mandant Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 45 complexe autant qu au mod le commercial lui m me Ainsi on peut faire appel la soci t de support au logiciel libre uniquement pour la migration des donn es puis l impl mentation de la base mais d cider de s en passer pour la maintenance annuelle Nous relevons galement dans notre tude le prix tr s lev de la mise au format MARC Par contre le gros avantage de ce syst me est d tre totalement libre de tout fournisseur syst me de cloud computing Un SIGB fonctionne selon ce mod le Ses prix sont tr s comp titifs par rapport aux autres fournisseurs ce qui s explique par l architecture m me du logiciel Par contre la migration des donn es semble ne pas avoir t comptabilis e dans le devis Il serait important de v rifier ce point avant de s engager avec une telle entreprise Voici un tableau r capitulatif concernant les diff rents devis tablis notre demande Figure 5 Tableau r capitulatif des co ts par SIGB 0 10000 20000 30000 40000 Bibl
111. t de regard sur la recherche et les autres activit s d ploy es par le CIES Celles ci se concentrent sur trois p les la recherche multi disciplinaire l enseignement universitaire et un service de consulting La recherche multi disciplinaire telle qu elle est op r e par les chercheurs du CIES lie le sport des domaines divers comme le droit la sociologie la g ographie l histoire ou encore le management Les sujets de recherche sur lesquels se penchent les chercheurs de l institution sont entre autres le march du travail et la mobilit des sportifs les supporters et la violence dans les stades le dopage et les performances sportives l int grit du sport Le CIES propose en outre une bourse la bourse Havelange dans un but de promotion de son domaine de recherche aupr s des jeunes chercheurs Le CIES a galement une activit d enseignement universitaire Ce centre est en charge directement de deux masters Le premier en droit du sport a lieu l Universit de Neuch tel et est suivi chaque ann e par trente cinq tudiants Le second est le FIFA Master programme en sciences humaines management et droit du sport qui se d roule sur dix mois dans trois pays diff rents la Suisse l Universit de Neuch tel l Angleterre l Universit de Montfort Leicester et l Italie l Universit de Bocconi Milan auquel participent chaque ann e trente tudiants venant de partout dans le monde Ce programme cr
112. t permet aux usagers de cr er un pdf avec les r sultats de leurs requ tes 46 Votre produit permet aux usagers d envoyer un e mail avec les r sultats de leurs requ tes Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 70 Annexe 5 Liste des fournisseurs s lectionn s pour l tude et validation des crit res L crit re valid E crit re non valid Tableau 11 Validation des crit res de l valuation Fournisseur nom du SIGB Crit res 112 3 415 Afi sa AFI Nanook Alcoda Netbiblio Archimed Alo s Assistere Xth ques Belink Solutions Gediweb Bibliomondo Portfolio C3rb Orph e Crescendo syst mes Cassiop e Decalog e Paprika Everteam OpenFlora Ex Libris Aleph Gbconcept Alexandrie Gminvent BGM Infocesam Adlib Biblioth que Infor Infor V smart JLB Informatique JLB NET biblioth que Micro Consulting SA Bibliomaker Microbib Novalys PMB serices PMB Progilone Koha via l offre Pikoloco SirsiDynix Symphony Vtls Virtua Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 71 Annexe 6 D monstrations des logiciels Cette partie inclut galement
113. tisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 30 aux usagers afin d offrir aux tudiants un acc s toute la documentation qui les int resse partir d un point central qui sera le catalogue du centre de documentation Cette exigence implique une solution qui int gre la v rification des URL indiqu es sur le catalogue Enfin les tudiants tant amen s faire des travaux universitaires dans lesquels ils indiquent une bibliographie la solution choisie inclura une importation des notices la plus exacte et compl te possible vers les outils de gestion bibliographique que sont zotero et endnote 4 3 1 2 Une activit d localis e une interface accessible et plurilingue On peut observer que deux programmes de masters ont lieu de mani re d localis e le master FIFA entre trois pays Angleterre Italie Suisse et l autre dans diff rents pays du monde pour le programme FIFA CIES Les tudiants du master FIFA sont pour la plupart anglophones et ils devraient pouvoir consulter le catalogue dans cette langue o qu ils soient durant leur cursus d tudes Le programme FIFA CIES est r alis dans d autres universit s poss dant elles m mes leur centre de documentation et le centre du CIES n intervient qu titre exceptionnel souvent titre de consultant On peut toutefois imaginer que la solution trouver soutienne le d veloppement du lien avec ces diff rentes u
114. troniques au travers du r seau RERO Nous pouvons voir que la majorit des notices correspond au d pouillement d ouvrages collectifs et d articles de p riodiques scientifiques Ce d pouillement n tant pas op r sur le r seau RERO on admet que le catalogue principal du CIES est bien le catalogue interne au centre de documentation 4 2 4 2 2 Deux syst mes de cotation Les monographies suivent deux syst mes de cotation diff rents et sont ensuite class s dans deux espaces s par s e pour le droit le syst me de cotation des biblioth ques de droit romandes e pour les sciences conomiques division en 10 cat gories th matiques et dans chacune de ces cat gories un numerus currens 4 2 5 Les syst mes d information du centre de documentation 4 2 5 1 Description des diff rents syst mes d information La base de donn es Filemaker Pro est le syst me d information principal du centre de documentation Il n est n anmoins pas le seul Pour une description plus d taill e des champs utilis s sur la base Filemaker nous renvoyons l annexe 2 4 2 5 2 SI d di s la biblioth conomie La base de donn es interne est compos e des notices d crivant tous les documents du fonds sur Filemaker Un fichier word s par contient la liste de mots cl s utiles l indexation des documents Le module de pr t du centre de documentation est g r int gralement par Virtua Les informations concernant le pr t sur V
115. ts saillants de cette tude Notons que ces besoins sont apparus au fur et mesure de l analyse de l existant et que le processus de synth tisation des besoins est pr sent en annexes 3 et fait appel comme le recommande Constantinidis Constantinidis 2012 une tape de structuration des besoins dans un dictionnaire des donn es Cette tape dans la d marche nous a t utile pour la suppression de r currences survenues au fil de l tude et pour la cr ation du questionnaire adress aux fournisseurs annexes 4 4 3 1 L usager 4 3 1 1 Un public d universitaires s adapter leurs usages et besoins La solution trouv e s adresse un public d universitaires et doit tre adapt e aux attentes de celui ci En ce sens la solution choisie r pondra aux attentes et habitudes de ce public en correspondant aux SIGB que les chercheurs ont l habitude de consulter et qui constituent pour eux un service standard Il est galement n cessaire pour correspondre aux pratiques actuelles des tudiants que le catalogue soit lisible et interrogeable sur tout navigateur et sur tout support La solution trouv e devrait id alement autoriser la cr ation de liens vers les notices ou les documents lectroniques d autres catalogues o se trouvent des r f rences utiles 2Ce terme g n rique d signe aussi bien les enseignants les chercheurs et les doctorants que les tudiants de niveau master Etude pr alable la r informa
116. tuer dans un temps tr s restreint Siess 2009 Il convient notre avis de diviser les t ches entre celles qui peuvent tre consid r es comme peu de valeur ajout e et celles qui peuvent rapporter la biblioth que en cr dibilit aupr s des usagers et du management L objectif de la r informatisation est clair gagner du temps pour consacrer du temps des t ches valorisant son service comme l aide la recherche personnalis e pour les usagers l enrichissement des notices en ajoutant un contenu attendu par les usagers table des mati res r sum s pages de couverture extraits Calhoun 2009 3 2 2 3 Rendre des comptes un non biblioth caire L un des facteurs de succ s d une OPL est la capacit du biblioth caire solo communiquer avec le management Siess 2009 p 61 En tant qu unique responsable de la biblioth que celui ci rend compte de son activit des managers qui ignorent parfois tout de la r alit du domaine et ne partagent pas la m me culture professionnelle Il est n cessaire pour positionner la biblioth que ou maintenir sa position comme part critique de l institution de s adapter aux pratiques des managers Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 13 de mani re parler la m me langue qu eux un diff rend culturel ne pouvant tre qu au d triment de la biblioth que La t
117. uillement et signalement des articles sur la base de donn es du CIES suivi de la reliure 18 Master professionnalisant se faisant en une ann e Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 26 service au public formation et aide la recherche tablissement de bibliographies promotion de l image du CIES mise en valeur des ressources du centre de documentation et de la biblioth que Les t ches qu elle consid re comme haute valeur ajout e ou qui pourraient tre d velopp es par un nouveau SIGB pour le centre de documentation sont les suivantes catalogage d taill d pouillement des articles qui permet un catalogue exhaustif entr e sur les notices d informations pertinentes pour le chercheur comme la table des mati res ou le r sum enrichissement des notices par une ouverture vers l ext rieur et une mise en valeur des fonds propres sous forme d intraliens et d hyperliens 4 2 3 2 Son r seau professionnel La documentaliste du CIES travaille en collaboration avec un certain nombre de partenaires 4 2 4 le CIES dans son ensemble et en particulier son secr tariat les biblioth ques de droit et de sciences conomiques de l Unine le service informatique de l Unine le r seau RERO une entreprise informatique qui s occupe du maintien du site web du CIES Circuit du document et
118. une communaut de biblioth ques et centres de documentation active avec des utilisateurs proches g ographiquement sur le soutien desquels elle pourrait compter dans un laps de temps raisonnable 4 3 3 Les fonctionnalit s biblioth conomiques du SIGB 4 3 3 1 Compatibilit Les notices doivent tre organis es selon un format standard le format MARC Une migration dans un format standard nous para t essentielle pour assurer la p rennit des donn es et leur migration future au format FRBR lequel s op re sur la base d un 2En r alit l un des formats de la famille des MARC Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 32 format MARC De plus nous avons not dans l tat de la litt rature le souhait de la documentaliste de se rapprocher des autres centres de documentation sportive de Suisse en cr ant peut tre un jour une interface d interrogation commune aux diff rents catalogues Or les notices au format MARC seront comptatibles avec les logiciels Virtua Aleph et Bibliomaker utilis s par ces biblioth ques 4 3 3 2 Conserver le langage d indexation d velopp l interne La volont du centre de documentation est de migrer tel quel le langage d indexation d velopp l interne sur le nouveau SIGB Ainsi un champ d autorit s sera pr vu pour l indexation dans lequel tous ces termes pourront tre enregistr
119. une notation du logiciel Filemaker actuel afin de faciliter la comparaison avec les SIGB tudi s Logiciel Filemaker crit re note crit res biblioth conomiques 1 5 respect du format MARC module d acquisition int gr importation des notices module de bulletinage ad quation aux pratiques actuelles de la documentaliste RIO IOIOIO crit res administratifs 0 5 module int gr de gestion du budget des acquisitions gestion des abonnements p riodiques mise disposition d outils de rendu de compte tableau de bord proposition d un large panel d indicateurs volont d am lioration du fournisseur dans le domaine du rendu de compte oljojo o o ad quation aux pratiques des usagers 0 5 consultation tout support tout syst me d exploitation reprise des notices sur zotero et endnote personnalisation de flux rss interface personnalisable temps de r ponse acceptable olojojo o relations avec le service support 0 5 d monstration en pr sentiel O sympathie rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de sortie du logiciel prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel prise en compte des besoins exprim s vision prospective du fournisseur 0 5 r gularit des mises jour adaptation aux nouvelles normes de catalogage FRBR RDA
120. ur l acti gestion du 5 Le syst me doit permettre la r colte des donn es n cessaires l laboration vit du centre centre d indicateurs de performance centre CIES cr ation int gr e d un tableau de bord gestion du 6 Le syst me pourrait permettre la cr ation d un tableau de bord partir des centre donn es collect es centre CIES int gration des donn es collect es sur les gestion du 7 Le syst me doit permettre l int gration manuelles de donn es n cessaires statistiques de fr quentation possibilit d int gration de centre l laboration d indicateurs de performance donn es manuelles galement centre CIES possibilit de cr er des profils diff rents s curit 8 Le syst me doit permettre la cr ation de profils d usagers diff rents administrateur lecteur chercheur activit s biblioth conomiques autres centres de doc sportive catalogue compatible importation 9 Le syst me respecte la norme ISO 2709 Aleph Virtua Bibliomaker lexportation 10 Le syst me supporte le protocole Z39 50 centre CIES permanence des liens vers les autres importation 11 e a a eo edi d indiquer des hyperliens sortants sur les notices centres de doc sportive sites institutionnels lexportation ain enne Ir cetes ci E EA 12 Le syst me doit permettre de v rifier la validit des hyperliens sortants 13 Le syst me doit permettre d indiquer des hyperliens internes 14 Le syst me devait permettre d indiquer des hype iens inte
121. utiliser le terme anglais Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 17 d un march devenu moins porteur ainsi que des restrictions budg taires de plus en plus nombreuses op r es dans les biblioth ques Le march fran ais et suisse ne m rite apparemment plus qu on lui consacre une trop grande part de ses ressources Ces derni res ann es les entreprises trang res diffusant des logiciels m tier pour les biblioth ques ont bien souvent all g leur bureau fran ais allant parfois jusqu consid rer qu un projet d quipement d une biblioth que fran aise pouvait fort bien se piloter depuis la Californie sans n cessiter l intervention du moindre chef de projet bas en France Maisonneuve 2014 p 26 Un tel retrait a repr sent une chance pour les entreprises fran aises qui ont trouv un espace o se d ployer 3 3 2 3 Des nouvelles normes On souligne r guli rement l importance du respect des normes catalographiques pour assurer la p rennit des notices de la base de donn es leur transf rabilit et leur communicabilit d autres biblioth ques Bugnon 2013 Leresche 2004 p 8 Dans une p riode de changement des solutions logicielles ce respect des normes est d autant plus important que celles ci sont sur le point de se modifier Les formats en vigueur actuellement sont de la famille des form
122. vrages collectifs sont elles aussi compl t es puis la documentaliste catalogue individuellement chaque article composant l ouvrage collectif Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 57 Si bien que pour un ouvrage collectif comprenant 10 articles par exemple il y aura une notice RERO mais 1 notice volume 10 notices une par article Filemaker 3 Equipement mise en rayon Figure 9 Circuit du document quipement mise en rayon Catalogage Catalogage Indexation 2 Indexation 3 ext rieur Equipement Les ouvrages sont quip s et cot s dans les biblioth ques de droit et de sciences conomiques ce qui implique deux syst mes de cotations diff rents conserv s dans le centre de documentation du CIES les deux fonds sont s par s physiquement pour le droit le syst me de cotation des biblioth ques de droit romandes e pour les sciences conomiques division en dix cat gories th matiques et dans chacune de ces cat gories un numerus currens Mise en rayon La documentaliste met les documents en rayon en respectant les deux syst mes de cotation diff rents qui se trouvent s par s physiquement dans la biblioth que 4 Pr t Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 58 Figure 10 Circuit du
123. xpression qui en est la traduction sous une forme mat rielle crite traduite chant e lue la manifestation qui correspond l dition et litem l exemplaire Berthier 2012 p 4 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES Neuch tel GAUVIN Laurence 19 4 Etude de r informatisation du CIES 4 1 M thodologie Afin de rep rer la solution SIGB la plus adapt e au centre de documentation nous devons tout d abord effectuer une analyse exhaustive de l existant qui est le public auquel s adresse ce centre Quelles sont ses attentes Quel est son environnement professionnel collaborateurs biblioth ques partenaires Quelle est sa politique d acquisition Voil quelques unes des questions que nous nous posons dans la premi re partie de cette tude pour tenter de cerner au mieux cet organisme Cette analyse de l existant est suivie d une tude des besoins Dans cette partie nous cherchons d gager les besoins du centre de documentation en mati re de r informatisation puis les synth tiser Ceux ci se d clinent suivant quatre points les besoins de l usager ceux du centre envers le fournisseur les fonctionnalit s biblioth conomiques et les fonctionnalit s administratives requises La seconde partie se termine sur la construction d un questionnaire adress aux fournisseurs SIGB s lectionn s Vingt deux fournisseurs SIGB ont ensuit
124. yant d j adopt le SIGB valu Toutefois le fait que le logiciel affiche des lenteurs la recherche lors des d monstrations devrait nous alerter sur le SIGB en question Tableau 5 Ad quation aux pratiques des usagers crit re note 5 consultation tout support tout syst me d exploitation 1 reprise des notices sur zotero et endnote 1 personnalisation de flux rss IT interface personnalisable 1 temps de r ponse acceptable 1 4 4 4 2 4 Service support Objectif v rifier la disponibilit et l coute du fournisseur ainsi que les rapports contractuels pouvant s tablir avec celui ci Ainsi le contrat doit pr voir les prestations au d but des relations avec le fournisseur comme la rupture du contrat avec celui ci La sympathie est un crit re totalement subjectif mais il est important que la documentaliste puisse se sentir l aise dans ses rapports interpersonnels avec le fournisseur c est pourquoi nous avons d cid de l inclure quand m me Tableau 6 Relation avec le service support crit re note 5 d monstration en pr sentiel le fournisseur se d place dans les 1 15 jours sympathie 1 rapports r gl s par un contrat complet incluant les conditions de AL sortie du logiciel prestations d aide la ma trise du nouveau logiciel 1 Etude pr alable la r informatisation d une biblioth que solo le Centre de documentation du CIES

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