Entente d`échange de données pour fins épidémiologiques et
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1. 5 4 QUANT LA CONFIDENTIALIT DES RENSEIGNEMENTS Sur cet aspect le projet pr sent pr voit ceci Le Mandataire s engage s assurer que ses employ s et pr pos s ayant acc s aux diff rentes applications ne les utilisent que dans le cadre de leurs fonctions et qu ils ne divulguent pas les informations obtenues Le Mandataire est responsable de tout acc s et de toute utilisation illicite des renseignements transmis ou recueillis pendant la dur e de la pr sente entente que lui m me ses employ s ou pr pos s auraient effectu moins qu il n tablisse la satisfaction de la Ville de Montr al qu il a fait preuve de diligence en prenant toutes les pr cautions n cessaires pour s assurer du respect de la confidentialit des renseignements re us Sous r serve des dispositions de la Loi sur l acc s aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels aucun renseignement personnel ne peut tre communiqu un fiers sous quelque forme que ce soit sans l autorisation pr alable de la personne concern e ou de son repr sentant autoris et selon les exigences de la Ville de Montr al Certains renseignements nominatifs ou personnels ayant un caract re public peuvent tre divulgu s cet gard le Mandataire s engage ce que son personnel suive les directives indiqu es dans les Encadrements et Proc dures 8 de 12 Le Mandataire s engage disposer2. 4 tout lieu ou toute installation qui est destin recevoir la neige ramass e sur le territoire de la municipalit centrale et d au moins une municipalit reconstitu e 5 l alimentation en eau et l assainissement des eaux 6 l limination et la valorisation des mati res r siduelles ainsi que l laboration et l adoption du plan de gestion de ces mati res 7 les cours d eau municipaux 6 les l ments de la s curit publique que sont a les services de police de s curit civile et de s curit incendie b le centre d urgence 9 1 1 c l laboration et l adoption du sch ma de s curit civile et du sch ma de couverture de risques en mati re de s curit incendie 9 la cour municipale Eeh 2 de 12 46 Dans le cas o la suite d une d l gation faite par entente la comp tence est exerc e par chaque municipalit reconstitu e son propre gard ou sur son propre territoire tout acte inh rent l exercice de la comp tence l gard de la municipalit centrale ou sur le territoire de celle ci qui selon l article 18 devrait tre accompli par le conseil d agglom ration est plut t accompli par le conseil ordinaire de la municipalit Cette substitution ne vise pas le pouvoir ou l obligation du conseil d agglom ration de faire un r glement ou d imposer une taxe Les articles 468 et suivants de la Loi sur les cit s et villes L R Q c C 19 pr voie
3. de mutation des amendes et des autres frais li s aux constats d infraction dans leur municipalit reconstitu e ou toute autre municipalit de l le offrant ce service l article 468 de la Loi sur les cit s et villes permet aux municipalit s reconstitu es de prendre entente avec la Ville de Montr al le projet d entente type est soumis la Commission en vertu de l article 68 de la Loi sur l acc s le projet d entente type pr voit diff rentes mesures de s curit afin d assurer le caract re confidentiel des renseignements communiqu s mesures dont la Commission pourra valuer la pertinence et la suffisance ult rieurement Ainsi la Commission mettra un avis favorable sur r ception des ententes sign es Par ailleurs la Commission demande aux municipalit s reconstitu es qui d cideront d offrir ce service de lui indiquer de quelle mani re elles entendent informer les citoyens concern s des changes de renseignements impliqu s Enfin la Commission pr cise qu elle n a pas proc d dans tous les cas l examen de la n cessit de la communication des renseignements vis s Veuillez agr er Madame l expression de nos sentiments les meilleurs Le secr taire JSD LB cg Jean S bastien Desmeules pj 1 Qu bec le 6 mars 2007 Madame Colette Fraser Greffi re adjointe par int rim Direction du greffe Ville de Montr al 275 rue Notre Dame Est bureau R 134 Montr al Qu bec
4. l acc s le terme mandataire a t utilis dans le texte du projet afin de d signer les municipalit s reconstitu es celles ci ne se consid rent toutefois pas comme des mandataires de la Ville de Montr al Les municipalit s reconstitu es faisant partie du territoire de l agglom ration de Montr al sont num r es l article 4 de la Loi sur l exercice de certaines comp tences municipales dans certaines agglom rations 2 OBJET DE L ENTENTE Le pr sent projet d entente type a pour objet de permettre aux municipalit s reconstitu es qui d cident de s en pr valoir de proc der l encaissement de la taxe fonci re des droits de mutation des amendes et autres frais li s aux constats d infraction et pour ce faire de leur donner acc s aux applications OASIS STOP et GESCOUR et aux actifs informationnels num r s l annexe 1 de l annexe C du projet d entente type afin d effectuer le traitement appropri en lien avec ces activit s d encaissement aux conditions d crites dans le projet d entente 3 ASSISE L GALE Les articles 4 16 17 19 et 46 de la Loi sur l exercice de certaines comp tences municipales dans certaines agglom rations L Q 2004 c 29 pr voient 4 L agglom ration de Montr al est form e par les territoires de la Ville de Montr al de la Ville de Baie d Urf de la Ville de Beaconsfield de la Ville de C te Saint Luc de la Ville de Dollar
5. temps l entente 4 RENSEIGNEMENTS COMMUNIQU S L annexe 1 de l annexe C du projet d entente type pr sente un tableau o sont regroup es les diff rentes applications informatiques impliqu es et d sign es dans l entente par actifs informationnels Elles sont regroup es ci apr s en trois volets 4 de 12 1 Volet encaissement de la taxe fonci re et des droits de mutation immobili re Oasis liste des Effectuer les encaissements des comptes de taxe fonci re et renseignements en annexe 3 des droits de mutation du pr sent avis Oasis Web liste des Effectuer les encaissements des comptes de taxe fonci re et renseignements en annexe 3 des droits de mutation avec l application de type Windows du pr sent avis l annexe 4 du pr sent avis l annexe 4 du pr sent avis encadrements administratifs de la Ville de Montr al l annexe 4 du pr sent avis d encaissement pour les comptes de taxes 2 Volet encaissement des constats d infraction informationnel acc d stationnement et de circulation Gescour Effectuer les encaissements des constats d infraction en mati re p nale autre que stationnement et de circulation Liste des renseignements rendus accessibles aux municipalit s constitu es Pour Stop Pour Gescour 1 partie les l ments qui se retrouvent au plumitif donc ayant un caract re public Num ro du constat Num ro du constat N
6. 0 de la Loi sur l acc s L R Q c A 2 1 pr voient 68 Un organisme public peut sans le consentement de la personne concern e communiquer un renseignement nominatif 1 un organisme public lorsque cette communication est n cessaire l exercice des attributions de l organisme receveur ou la mise en oeuvre d un programme dont cet organisme a la gestion 2 une personne ou un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient Ces communications s effectuent dans le cadre d une entente crite 70 Une entente conclue en vertu de l article 68 ou 68 1 doit tre soumise la Commission pour avis Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission En cas d avis d favorable de la Commission cette entente peut tre soumise au gouvernement pour approbation elle entre en vigueur le jour de son approbation Cette entente ainsi que l avis de la Commission et l approbation du gouvernement le cas ch ant sont d pos s l Assembl e nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l Assembl e est en session ou si elle ne si ge pas dans les trente jours de l ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux L entente doit en outre tre publi e la Gazette officielle du Qu bec dans les trente jours de son d p t l Assembl e nationale Le gouvernement peut apr s avoir pris l avis de la Commission r voquer en tout
7. AVIS DE LA COMMISSION D ACC S L INFORMATION RELATIVEMENT UN PROJET D ENTENTE TYPE ENTRE LA VILLE DE MONTR AL ET LES MUNICIPALIT S RECONSTITU ES DOSSIER 06 02 27 Assembl e du 14 juin 2006 1 MISE EN CONTEXTE la suite de la fusion r alis e en 2001 sur l le de Montr al les citoyens concern s ont pu b n ficier entre janvier 2002 et d cembre 2005 de la possibilit de payer diff rentes sommes dues la Ville de Montr al ex amendes taxes dans diff rents points de services r partis sur le territoire des anciennes municipalit s de l le La d fusion effective le 1 janvier 2006 a permis la reconstitution de 27 municipalit s qui forment avec la Ville de Montr al le Conseil de l agglom ration de Montr al Ce Conseil a pris la d cision annexe 1 de permettre que les citoyens continuent profiter du privil ge d acquitter les sommes dues dans leur municipalit reconstitu e ou toute autre municipalit de l le offrant ce service Pour ce faire un projet d entente type annexe 2 conclure entre la Ville de Montr al et les municipalit s reconstitu es a t labor afin de permettre ces derni res de proc der aux encaissements tel que d fini dans le projet Quoique le projet d entente soit soumis pour avis en vertu de l article 68 de la Loi sur l acc s aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ci apr s appel e Loi sur
8. H2Y 1C6 N R f 06 02 27 Madame La Commission d acc s l information a bien re u les 28 ao t 17 et 30 octobre 2006 les ententes entre la Ville de Montr al et respectivement les villes de Mont Royal Dollard des Ormeaux et Dorval concernant la perception des comptes de taxes fonci res et des droits sur les mutations immobili res et l encaissement des constats d infraction Ces ententes sont sign es par les autorit s des villes concern es et conformes la demande exprim e par la Commission dans sa lettre du 20 juin 2006 La Commission met donc un avis favorable ces ententes L avis mis par la Commission ainsi que ces ententes seront rendus publics sur le site internet de la Commission Veuillez agr er Madame l expression de nos sentiments les meilleurs Le secr taire JSD LB cg Jean S bastien Desmeules
9. aux fins nonc es l article 2 de l Annexe 1 de la pr sente Annexe C Le Mandataire s engage respecter les conditions particuli res d acc s aux actifs informationnels et d utilisation de ceux ci qui sont num r es le cas ch ant l article 3 de l Annexe 1 de la pr sente Annexe C gt 5 3 QUANT AUX MESURES DE S CURIT Sur cet aspect le projet pr sent pr voit ceci Le Mandataire assure l int grit des postes de travail tant au niveau des logiciels bureautiques que de l quipement et du mat riel n cessaires au maintien des op rations avec la Ville de Montr al Le Mandataire veille au respect et l application des politiques de s curit de l information communiqu es par la Ville de Montr al et touchant les applications mentionn es dans la pr sente entente 7 de 12 La Ville de Montr al est responsable de l attribution des cl s d acc s et des privil ges d acc s informatiques pour les applications faisant l objet de la pr sente entente La Ville de Montr al s engage mettre en uvre les pratiques de s curit dans le meilleur int r t du Mandataire et de la Ville de Montr al La Ville de Montr al informe le Mandataire des r gles de s curit en vigueur la Ville de Montr al La Ville de Montr al s engage mettre en application les obligations qui lui sont impos es en vertu de l Annexe C de la pr sente entente avec diligence gt
10. d 1 de 12 des Ormeaux de la Ville de Dorval de la Ville de Hampstead de la Ville de Kirkland de la Ville de L le Dorval de la Ville de Montr al Est de la Ville de Montr al Ouest de la Ville de Mont Royal de la Ville de Pointe Claire de la Ville de Sainte Anne de Bellevue du Village de Senneville et de la Ville de Westmount 16 Les comp tences municipales sur les mati res vis es au chapitre II et sur les objets vis s au chapitre III constituent les comp tences d agglom ration 17 Seule la municipalit centrale l exclusion des autres municipalit s li es peut agir l gard de ces mati res et objets Aux fins des actes pouvant tre accomplis l gard de ces mati res et objets la municipalit centrale a comp tence non seulement sur son propre territoire mais aussi sur celui de toute autre municipalit li e Lorsqu une disposition d une loi ou du texte d application d une loi concernant une telle mati re ou un tel objet renvoie la population d une municipalit celle de la municipalit centrale est r put e pour l application de cette disposition tre gale la somme des populations des municipalit s li es 19 Les mati res suivantes int ressent l ensemble form par les municipalit s li es 1 l valuation municipale 2 le transport collectif des personnes 3 les voies de circulation constituant le r seau art riel l chelle de l agglom ration
11. de tout papier rebut contenant des renseignements personnels par d chiquetage sur place selon les proc dures en vigueur pour les documents d truire de fa on s curitaire ne conserver la fin de son mandat aucun des renseignements personnels communiqu s ou recueillis au cours de l entente les retourner la Ville de Montr al en les effa ant de tout syst me informatique par destruction logique et effacement physique en utilisant un logiciel de r criture et fournir un certificat crit de destruction indiquant la date et la m thode de destruction Le Mandataire s engage utiliser les cl s d acc s que la Ville lui fournit Chacune des cl s d acc s est unique et ne doit tre utilis e que par un seul utilisateur autoris du Mandataire Ces cl s permettent d authentifier les repr sentants autoris s du Mandataire d autoriser l acc s au r seau de t l communications informatiques de la Ville ainsi qu aux actifs informationnels mis sa disposition ou le cas ch ant de chiffrer ou de d chiffrer l information transmise sous forme de fichiers lectroniques Si la Ville d cide d mettre des certificats lectroniques des utilisateurs du Mandataire celui ci s engage n utiliser ces certificats lectroniques que pour des communications et des transactions lectroniques avec la Ville La Ville ne se portera pas garante de l identit de ces utilisateurs externes ni de la validit de leurs certifica
12. mmission Le pr sent avis tente de rendre compte le plus compl tement possible des renseignements nominatifs impliqu s et dont la communication serait rendue possible par l article 68 de la Loi sur l acc s qui pr voit qu u n organisme public peut sans le consentement de la personne concern e communiquer un renseignement nominatif un autre organisme public lorsque cette communication est n cessaire l exercice des attributions de l organisme receveur ou la mise en oeuvre d un programme dont cet organisme a la gestion Par ailleurs le projet d entente type pr voit que la municipalit reconstitu e peut choisir de proc der l encaissement des taxes fonci res et des droits de mutation application OASIS ou l encaissement des amendes et frais relatifs aux constats d infraction applications GESCOUR et STOP ou les deux Afin d viter toute ambigu t la municipalit reconstitu e qui choisit de proc der aux encaissements relatifs aux constats d infraction doit le faire pour l ensemble des constats d infraction sans gard leur objet les applications GESCOUR et STOP tant indissociables Toutefois en aucun temps la municipalit reconstitu e ne sera tenue d accepter le paiement des droits de mutation malgr son choix de proc der l encaissement de la taxe fonci re Les proc dures et encadrements pour les activit s relatives aux applications STOP et GESCOUR encaissement des con
13. nt 468 Toute municipalit peut conclure une entente avec toute autre municipalit quelle que soit la loi qui la r git relativement tout ou partie d un domaine de leur comp tence Dans le cas o plusieurs municipalit s au moyen d une entente se partagent les services d un fonctionnaire que la loi oblige chaque municipalit avoir ou nommer chaque partie l entente est r put e respecter cette obligation 468 3 L entente doit contenir 1 une description d taill e de son objet 2 le mode de fonctionnement d termin selon l article 468 7 3 le mode de r partition des contributions financi res entre les municipalit s parties l entente 4 mention de sa dur e et le cas ch ant les modalit s de son renouvellement 5 lorsque l entente est vis e par le deuxi me alin a de l article 468 5 un m canisme palliatif pour le cas o la consommation r elle exc de la capacit maximum de consommation 6 le partage de l actif et du passif d coulant de l application de l entente lorsque celle ci prend fin 468 7 L entente pr voit l un des modes de fonctionnement suivants 1 la fourniture de services par l une des municipalit s parties l entente 2 la d l gation d une comp tence l exception de celles de faire des r glements et d imposer des taxes d une municipalit une autre 3 la r gie intermunicipale 3 de 12 Les articles 68 et 7
14. om Nom Pr nom Pr nom Date de naissance Date de naissance Num ro de permis de conduire Type d infraction Num ro de plaque tape s du dossier Type d infraction tat de l tape tape s du dossier Description de l information tat de l tape Adresse Description du v hicule Description de l infraction 5 de 12 Pour Stop Pour Gescour 2 partie les l ments qui ne se retrouvent pas au plumitif Adresse Mode de paiement Mode de paiement Historique mon taire Historique mon taire 3 Volet ART 1 Actif ART 2 Nature des acc s consentis et quelles fins informationnel acc d Sherlock Consultation de la banque d information municipale ENCAIST V rification des ch ques post dat s gestion des lots d encaissement pour les constats d infraction Toutefois le pr sent avis ne traite pas de Sherlock parce qu il ne contient que le mode d emploi de STOP et de Gescour et aucune donn e nominative Le pr sent avis ne traite pas non plus de l application ENCAIST parce qu aucune donn e nominative n est rendue accessible aux municipalit s reconstitu es par cette application 5 CONSTATS 5 1 QUANT AUX OBLIGATIONS G N RALES DE LA VILLE DE MONTR AL Sur cet aspect le projet pr sent pr voit ceci La Ville de Montr al doit fournir au Mandataire tous les renseignements proc dures et encadrements et documents n cessaires l ex cution des activit s vis es
15. par la pr sente entente La Ville de Montr al met la disposition du Mandataire aux conditions pr vues dans l Entente les actifs informationnels d crits l article 1 de l Annexe 1 de la pr sente Annexe C gt 5 2 QUANT AUX OBLIGATIONS G N RALES DE LA MUNICIPALIT RECONSTITU E Sur cet aspect le projet pr sent pr voit ceci 6de 12 Le Mandataire ne peut en tout ou en partie ni c der ni d l guer ses droits et obligations en vertu de la pr sente entente une tierce personne Le Mandataire s assurera que le Personnel au service la client le n utilise pas les diverses applications STOP GESCOUR et OASIS d autres fins que les activit s d crites dans la pr sente entente Dans l exercice des diff rentes activit s vis es par la pr sente entente le Mandataire doit respecter les Proc dures et Encadrements ainsi que toutes les lois et r glements applicables Le Mandataire s engage accepter l encaissement de tous les Constats d infraction mis sur le territoire de l agglom ration de Montr al relevant de la Cour municipale de la Ville de Montr al Le Mandataire doit transmettre la Ville de Montr al selon les modalit s pr vues dans les Proc dures et Encadrements les documents requis faisant tat des transactions inh rentes aux sommes per ues quotidiennement Le Mandataire s engage utiliser les actifs informationnels mis sa disposition uniquement
16. pr voit diff rentes mesures de s curit afin d assurer le caract re confidentiel des renseignements communiqu s mesures dont la Commission pourra valuer la pertinence et la suffisance ult rieurement Ainsi la Commission mettra un avis favorable sur r ception des ententes sign es Par ailleurs la Commission demande aux municipalit s reconstitu es qui d cideront d offrir ce service de lui indiquer de quelle mani re elles entendent informer les citoyens concern s des changes de renseignements impliqu s Enfin la Commission pr cise qu elle n a pas proc d dans tous les cas l examen de la n cessit de la communication des renseignements vis s 12 de 12 Qu bec le 20 juin 2006 Madame Colette Fraser Greffi re adjointe par int rim Direction du greffe Ville de Montr al 275 rue Notre Dame Est bureau R 134 Montr al Qu bec H2Y 1C6 N R f 06 02 27 Madame Vous trouverez ci joint l avis de la Commission d acc s l information ci apr s la Commission concernant un projet d entente type entre la Ville de Montr al et les municipalit s reconstitu es Lors de son assembl e du 14 juin dernier la Commission a analys ce projet d entente et me demande de vous informer des constats suivants le Conseil de l agglom ration de Montr al a pris la d cision de permettre que les citoyens continuent profiter du privil ge d acquitter le paiement de la taxe fonci re des droits
17. quis La Ville accorde au Mandataire le droit de consulter et d interroger les actifs informationnels mis sa disposition sous r serve des restrictions pr vues par la loi de m me que par l Entente ses annexes et les Proc dures et Encadrements tels que d finis dans l Entente Le Mandataire s engage ne pas consulter ni interroger les actifs informationnels pour le compte d autrui sauf exception pr vue express ment aux articles 1 et 2 de l Annexe I Le Mandataire s engage appliquer les proc dures administratives g n ralement reconnues en semblable mati re afin qu aucun tiers ne puisse prendre connaissance des consultations ou des interrogations effectu es par le Mandataire ni de l information obtenue par ce dernier Le Mandataire ne peut conserver sous forme lectronique une copie de l information obtenue sans l approbation crite pr alable du d tenteur de l actif informationnel concern La conservation sous forme lectronique ou sur support papier de copies de l information obtenue devra faire l objet le cas ch ant de mesures de protection ad quates par le Mandataire L acc s aux actifs informationnels de la Ville sera r alis via l tablissement d un lien r seau de t l communications informatiques conforme aux exigences de la Ville entre les postes de travail du Mandataire et le r seau priv de la Ville via l architecture s curis du r seau de t l communications informa
18. stats d infraction se retrouvent notamment dans le syst me d information Sherlock Les proc dures et encadrements pour les activit s relatives application OASIS encaissement de la taxe fonci re et des droits de mutation se retrouvent notamment sur le site Intranet de la Ville de Montr al Le projet d entente type pr voit que les proc dures et encadrements pourront tre raisonnablement modifi s de temps autre par la Ville de Montr al Toute modification ou mise jour des proc dures et encadrements est r put e int gr e la pr sente entente d s qu elle aura t communiqu e et re ue par la municipalit reconstitu e sans autre formalit 11 de 12 7 CONCLUSION Apr s avoir pris connaissance des diff rents documents re us la Commission fait les constats suivants le Conseil de l agglom ration de Montr al a pris la d cision de permettre que les citoyens continuent profiter du privil ge d acquitter le paiement de la taxe fonci re des droits de mutation des amendes et des autres frais li s aux constats d infraction dans leur municipalit reconstitu e ou toute autre municipalit de l le offrant ce service l article 468 de la Loi sur les cit s et villes permet aux municipalit s reconstitu es de prendre entente avec la Ville de Montr al le projet d entente type est soumis la Commission en vertu de l article 68 de la Loi sur l acc s le projet d entente type
19. tiques de la Ville Tous les postes de travail informatiques du Mandataire qui seront reli s au r seau de t l communications informatiques de la Ville ne pourront tre reli s simultan ment au r seau un poste de travail ou un serveur informatique d un tiers autre que ceux du Mandataire Le Mandataire devra s assurer de la mise en place de mesures ad quates pour respecter cette exigence La Ville se r serve le droit de v rifier en tout temps sur place l application de ces mesures 10 de 12 Les copies de fichiers lectroniques obtenus de la Ville dans le cadre de la relation d affaires entre les parties doivent tre d truites apr s une p riode de 90 jours ouvrables sauf avis contraire de la Ville gt 6 ANALYSE Le projet d entente type pr sent pour avis vise permettre aux municipalit s qui d cideront de s en pr valoir d offrir aux citoyens de l le de Montr al le m me service qu ils ont connu pendant la fusion municipale concernant le paiement de la taxe fonci re des droits de mutation des amendes et des autres frais li s aux constats d infraction Pour ce faire diff rentes applications informatiques ou actifs informationnels qui sont les termes utilis s dans le projet doivent tre rendues accessibles aux nouvelles municipalit s Ces applications contiennent plusieurs renseignements nominatifs qui se retrouvent dans les nombreux panoramas dont copie a t transmise la Co
20. ts l gard des tiers Les cl s d acc s que la Ville fournit au Mandataire sont confidentielles Le Mandataire s engage prendre les dispositions n cessaires pour prot ger ad quatement les cl s d acc s Dans le cas o la confidentialit d une cl d acc s est rompue ou qu un risque existe qu un tiers utilise une cl d acc s sans l autorisation de la Ville le Mandataire s engage demander sans d lai la Ville d annuler la cl d acc s et de la remplacer par une autre s il y a lieu La Ville peut galement si elle l estime n cessaire annuler une cl d acc s et la remplacer par une autre Le Mandataire assure la Ville que seules les personnes identifi es l article 4 de l Annexe 1 de la pr sente Annexe C auront acc s aux actifs informationnels mis sa disposition D s que l une de ces personnes est affect e des t ches qui ne requi rent plus l acc s aux actifs informationnels ou d s qu elle est absente de son poste pour une p riode de plus de soixante 60 jours ou d s qu elle cesse 9 de 12 d tre l emploi du Mandataire celui ci s engage en aviser la Ville par crit sans d lai afin que tous les privil ges d acc s soient r voqu s Le Mandataire peut soumettre la Ville le nom d un nouvel utilisateur autoris acc der aux actifs informationnels aux conditions pr vues par la pr sente convention Le Directeur peut approuver les changements re
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