Le courriel - Travail et Prévention
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1. Prevention La newsletter sant et s curit de Gilead en France N 2 avril 2010 Edito Optimiser l efficacit des courriels orsqu est apparu le courriel dans l univers professionnel peu de gens auraient pari sur ses perspectives de succ s Comment pourrait il se substituer au sein du business l oral t l phonique et aux notes de service Et pourtant en moins de vingt ans les r dacteurs les plus complex s s y sont mis Pour ceux ci l crit s est miraculeusement d sacralis est enfin devenu accessible leur plume jusqu alors h sitante Cependant cette m utation r apide s est faite sans que les gens aient t pr alablement form s ou tout simplement pr par s l utilisation de ce nouveau mode de communication en est r sult une cons quence inattendue Les courriels sont parfois pr sent s et r dig s de fa on telle que leuis exp diteurs prennent un nsque celui que leurs messages et leur propre intention soient mal inter pr t s par le destinataire Se perdent alors 1 la bienveillance et l attention aux autres qui s av raient peut tre plus ais es en mode de communication oral Autre cons quence la multiplication des changes L inflation pistolaire ne va pas sans causer aux salari s de r elles difficult s dans l organisation de leur travail Le courriel est un outil Comme pour tout outil son efficacit repose en par tie sur la connaissance et la bonne application de son mode2. apport s En fin d ann e le texte d finitif tait pr t Marie Terrier Outre la satisfaction d avoir donn naissance ce document cette exp rience nous a appris mieux nous conna tre chacune tant issue dun d partement diff rent En fait nous tions tr s compl mentaires Evidemment il fallait concilier cette charge de travail suppl mentaire avec notre planning professionnel Patricia Brechat Cette exp rience a aussi t loppor tunit de travailler pour l entreprise sur un autre sujet que ceux que je traite au quotidien Je l ai v cue comme une ouverture une v ritable stimulation intellectuelle Muriel N na Ekamkam C tait la premi re fois que je particibais un groupe de travail Je me porterai certainement volontaire pour d autres r e Lu j FN Pre P t Pr vention revention ii ii La newsletter sant et s curit de Gilead en France meann LE 100 avenue de Suffren 75015 Paris H bre Fer ms E R dacteur en chef Eee Tiphaine Laurent LE Directeur de la publication LE Jean Paul Kress 5 Comit de R daction dii CHSCT ppi Conception R alisation eue a T P intos OI 47 31 6399 GILEAD Advancing Therapeutics Improving Lives 9
3. d emploi Ce dernier n existant pas en mati re de courriels nous avons missionn un groupe de travail voir page 4 charg d en laborer un Apr s une ann e de r flexion c est aujourd hui chose faite Nous disposons tous aujourd hui d un ex emplaire de ce mode d emploi Il s agit de la Charte de Gestion des courriels de Gilead Sciences Je souhaite que chacun puisse rapidement s en approprier les principes afin d optimiser l efficacit de cet outil Indispensable Jean Paul Kress Advancing Therapeutics Improving Lives EE Pr vention La newsletter sant et s curit de Gilead en France N 2 avril 2010 Une Charte courriels pour GILEAD Sciences LA LA LA LAN LA AAN HAL AN AAA AAA AAA AAN LAN LA AAN HAL HAL EAN LAN LA La Charte Gestion des courriels de CAILEAD Soences La gestion des courriels est devenue dans les entreprises une activit part enti re parfois tr s consom matrice de temps Une charte mise la disposition des salari s de GILEAD Sciences devrait aider chacun mieux g rer leurs changes lectroniques epos d tendu M Martin retrouve son bureau apr s 5 Jours de vacances Plus de 600 cour riels l attendent dans sa boite de r ception Mince se dit il je n ai bas pens r diger de message automatique signalant mon absence et la date de mon retour Il faut que je r bonde tous Pourtant dans le lot si certains exigent une r ponse pr cise d autre
4. performance et de l panouissement personnel Le CHSCT et la direction dans la continuit de l enqu te men e par le cabinet Capital Sant f in 2007 et des actions mises en place depuis souhaitent mener une seconde action du m me type aujourd hut pour refaire un diagnostic et valuer les besoins en termes de nouvelles initiatives Ainsi Gilead souhaite renbrcer sa d marche globale de pr ention l attention des salari s en pour suivant les axes de progression identifi s et en capitalisant sur les points forts de la soci t en mati re de bien tre au travail CAFITAL SANTE Pr vention La newsletter sant et s curit de Gilead en France N 2 avril 2010 Nathalie Cusin Michelleti Un courriel est un crit Or on a trop souvent tendance croire que r dig en interne et pour l interne il ne peut sortir des murs de l entreprise C est videmment une erreur Les crits m me r dig s pour l inteme doivent refl ter l engagement de chacun aux valeurs de l entreprise que sont le respect l thique et la Compliance D o la n cessit de ne jamais crire de message dont le contenu pourrait tre pr judiciable l un quelconque des salari s o l entreprise C est notamment ce principe que je souhaitais voir pris en compte dans la charte Muriel N na Ekamkam Une premi re proposition a t soumise au CHSCT en mars Une deuxi me en juillet Des amendements et des enrichissements ont t
5. aque salan dispose d sormais leo Par quelques solutions et pr Incipes simples ce document devrait nous aider mieux g rer l utilisation de notre messagerie lectronique Les collaborateurs et par la m me l entreprise y gagneront en eff icacit Chacun y trouv era un moyen d am liorer sa qualit de vie au travail el est j E S en Fr Normes a des activit s an Hx Missions de GIL EAD Pr vention La newsletter sant et s curit de Gilead en France N 2 avril 2010 a Charte de estion des courriels se d cline en 6 chapitres Valeur de l crit r gles de l crit m thodologie propositions et astuces bon usage de la bo te aux lettres bon usage du calendrier Les collaborateurs de l entreprise y trouveront des solutions simples leur permettant d optimiser la qualit de leurs changes lectroniques L invit e Le courriel un vecteur d informations et d image Mme Nathalie Cordier est responsable du Scaph 95 Service de conseil en autonomie pour personnes handicap es structure d di e l aide au maintien en activit professionnelle et ou au domicile de personnes lourdement handicap es physiques Chef de Service elle administre une quipe d une dizaine de professionnels de sant Elle explique pour Pr vention la fa on dont elle g re les courriels mis et re us par elle m me et son quipe La communication par courriels est elle signi
6. de mat r lels et autres prestataires char g s de compenser au mieux la situation de handicap d am liorer voire de constr uire des espaces d habitation destin s aux per sonnes handicap es les coles de formation des personnels de sant les entreprises et les collectivit s territoriales pour lesquelles nous intervenons en consulting Le Scaph 95 comme son nom l indique est une structure d partementale Nous pas la forme Apr s tout tout le monde fait des fautes d orthographe Tour le monde ou presque C ein Mais s il est des personnes de la part de UNE Peux accepter des fautes il je trouve insupportable les messages sans formule T amp P Inbs minimale de politesse et en style t l graphique suivons des patients r par tis sur l ensemble du Val d Oise soit domicile soit dans des tablissements de soin Pour la plupar t 1l s agit de gens victimes d accidents ou de maladies neurologiques volutives Pour g rer ce type de dossiers aider les gens sur monter le moins mal possible leur handicap il faut tre r actif agir non pas dans la pr cipitation mais sans D ni diem M OC houcuol an mati re de comm unication le cour riel constitue un outil brmidable permet de transmettre et recev oirr apidement documents administr atifs consignes et informations I per met aussi de garder la trace des changes et de r f rencer automatiquement ces changes de fa on chronologique T
7. ficative dans votre activit Plus que signiicative elle est essentielle Pour r sumer je dirais que mes interlocuteurs par courriels sont r partis en quatre cat gones les membres de mon quipe et les personnels des ser vices administratifs de l tablissement hospitalier qui nous h berge les patients o leur s repr sentants les services de soins et d aide humaine les h ooie de rae anien pA eme Mes En doute Mais il est vr ai que l informatique n est pas infaillible Combien de courriels recevez vous en moyenne dans une journ e Personnellement une quar antaine sans compter les spams qui partent directement dans la boite des ind sirables pour ceux langage On ne s adresse pas de la m me fa on un collaborateur un fournisseur o un Pr sident de Conseil G n ral Encore une fois je dois m assurer que cette r gle est bien mise en uvre par toute l quipe Lorsque l un de nous comm unique l ext rieur il s exprime au nom du Scaph Cei donc imaz Meme CU ser vice qui est en Jeu Cela va du reste au del du simple ton du message et du n cessaire respect de formules de politesse adapt es Le respect de la grammaire de la syntaxe sont aussi pr imordiales P ar ailleur s je trouve Insuppor table les messages sans formule minimale de politesse et en style t l graphique de type SMS Ce qui compte c est le contenu du message l information qui doit tre transmise fournisseurs
8. orc ment un manque de respect il faut etes Se cle cUele Peimertre bise comme tel par le destinataire qu en la commettant l exp diteur prend le risque de d cr dibiliser son discours et travers HP COl cU Seche Ce co entreprise T amp P Inbs Gilead E Muriel N na Ekamkam Directrice r gionale VIH et VHB r gion Nord Ouest et Dom Tom est quant elle chez Gilead depuis 8 ans E Marie Terrier est arriv e dans l entreprise il y a un peu plus d un an Elle y exerce la fonction de Responsable pharmacovigilance E Patricia Brechat est attach e scientifique VIH Paris Cet ancien professeur de Lettres a rejoint Gilead il y 4 ans Toutes trois constituaient le groupe de travail qui en 2009 tait en charge de l laboration de la Charte Gestion des courriels qui sera prochainement remise chaque salari de l entreprise Elles ont t paul es par Nathalie Cusin Michelleti Legal Senior Manager pour ses comp tences juridiques Ces quatre collaboratrices sont satisfaites d avoir apport leur contribution un projet qui se solde par un document qui esp rent elles sav rera utile pour tous Votre sant La parole Le groupe de travail c gt i 29 Gestion des courriels Pr s d un an aura t n cessaire au groupe de travail Gestion des courriels pour mener son terme la r alisation de la charte T moignages de motivations et retour sur quelques
9. out utilisateur de mails le ENS te CO De SO nine GI pr tend voir en voye un mail qui n appara t pourtant pas la date dite dans qui sont r f renc s comme tels que je jette pour les autres Jeter est d ailleurs un geste qui tend devenir automatique Je redoute parfois de mettre la corbeille des messages utiles S il est toujours possible de corriger ce genre d er reur encore faut l avoir le temps d y penser et de le faire J ai daileur s mis en garde mes collaborateurs contre ce risque Outre la gestion des spams quelles difficult s vous confronte la communication par courriels Comme Je vous l ai dit mes Intenocuteurs sont tr s diff rents n est pas rare d avoir adresser une inf ormation commune ae puo ke d nonce na ventilation en nombre de cette information ne peut pas toujour s suffire C est un cueill il faut savoir adapter son Pr vention La newsletter sant et s curit de Gilead en France N 2 avril 2010 en est d autres pour lesquelles je suis moins tol r ante Si par exemple deux fournisseurs m adressent des devis comparables en mati re de co t et de prestation J liminerais sans h siter calur des EUX OUI TT EMI des ELTES Er 2 fortiori ceux qui estiment pouv oirse passer de formule de politesse mon sens respecter l orthographe et les r gles de politesse c est aussi respecter la personne laquelle on s adresse D ailleurs m me si une faute ne traduit pas f
10. s ne demandent pas plus qu un simple accus de r ception voire pas de r ponse du tout Mais comment faire le tri Je vais y passer des heures Et M Martin regrette son oubli Il est d j moins d tendu 1l sent dispar atre les bienfaits de ses deux semaines de vacances GILEAD qm ura 7 TETE CT ps _ ronig La m saventure que traverse notre personnage fictif illustre ans le n cation et d s UN Moyen de Z A 3 en 10m i ng la n cessit d appliquer la gestion des cour riels certaines Sa Simplicit n o contoumabla 2 J oublie utili tio aee La progr anen eaaa d un message r qu il a la fo t DAS faire dab eme ame une M a ee aee aeS le pas 3 D A z s x 5 Q j indispensables matnser comme celles relatnes la politesse E tout g que Gi Collabo MMage C us D est respons abl et aux marques de respect dues aux interlocuteurs Orateurs dame p Par ses ane UMiels ind ur licats M tier Conjointement le CHSCT et la Direction ont pris la d cision a e pas Oublier l s ii suite l enqu te sur le bien tre au tavail en 2007 de mettre divulgation dire de GILEA Eyi en place des mesures destin es am liorer l utilisation du E Le courrie i lons Confidentiee courrier lectronique identifi e comme un facteur de stress EMporairermer Ne et incessib Au nombre de ces mesures feure la cr ation de la Charte de S SON conteny Meur est rishana Gestion des courriels dont ch
11. tapes Muriel N na Ekamkam D but 2009 le CHSCT a fait appel volontaires pour travailler sur la probl matique de la gestion des courriels Trouvant cette question int ressante je me suis port e volontaire Patricia Brechat Je suis particuli rement attach e la valeur de l crit souvent malmen dans les changes professionnels particuli rement dans les courriers lectroniques L id e de contribuer d une part simplifier la gestion des courriels et de l autre am liorer notre vigilance vis vis de la langue m a s duite Marie Terrier J ai souhait tre membre du groupe de travail parce qu il s agissait d un projet transversal destin plusieurs d partements en phase avec le projet d entreprise global Un tel projet est d autant plus int ressant quil sagit de contribuer l am lioration de la qualit de vie dans l entreprise Patricia Brechat Le groupe de travail s est r uni quatre fois pour b tir la trame de la charte d finir les ressources susceptibles de nous aider en interne DRF Informatique et en externe Internet nous a r v l que d autres entreprises avaient engag une d marche similaire Nous avons travaill en brainstorming Il en est r sult un plan que nous avons d coup pour nous r partir la r daction de la charte Nouvelle enqu te sur le bien tre au travail Nous sommes convaincus que le bien tre au travail est une composante fondamentale de la
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