Service Public Fédéral Finances ̶ Administration générale des
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1. Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 5 Conserver les dossiers g n raux G 1 17 Dossiers relatifs aux recouvrements 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 liminer les autres dossiers Dossiers relatifs la comptabilit en mati re de RE G 1 18 contentieux de conservation et de vente de 10 ans Trier et transf rer aux AE z 3 os liminer les autres dossiers marchandises saisies 10 ans apr s la fin G 1 19 Dossiers relatifs l octroi d autorisations aux agences en de l agr ment en Tet Ha AE Conserver les dossiers g n raux douane tant qu exp diteur liminer les autres dossiers en douane G 1 20 Dossiers relatifs a la responsabilit civile de 10 ans TS AT Conserver les dossiers g n raux l administration liminer les autres dossiers G 1 21 Dossiers relatifs aux accidents arriv s des agents en 10 ans liminer service 1 22 Dossiers relatifs au vol ou l endommagement de 10 ans liminer marchandises en entrep t Dossiers relatifs l exigibilit au calcul et la An G 1 23 8 10 ans Eliminer restitution de droits 75 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 1 24 Dossiers relatifs aux demandes de traduction 10 ans liminer2. Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E2 15 Base de donn es pour le suivi des dossiers relatifs aux Jusqu substitution liminer cautionnements E 3 HELPDESK POUR LE PLDA E 3 01 Dossiers relatifs aux proc dures d urgence 5 ans liminer E 3 02 Demandes d assistance relatives l utilisation du PLDA 5 ans liminer E 4 SUIVI DES D CLARATIONS LECTRONIQUES Base de donn es pour le suivi des d clarations Ne ere PAN lectroniques en mati re de douanes et accises PLDA AA susan no Base de donn es pour le suivi des d clarations PA TASA Paasi HAE lectroniques en mati re d accises EMCS Elaine E 4 03 Base de donn es pour le suivi des d clarations de transit Jusqu substitution liminer lectroniques NCTS 65 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E 5 TRAITEMENT DES DECLARATIONS D clarations d importation 2 E 5 01 IM EU COM 4 5 6 5 ans Eliminer D clarations d exportation Caran E 5 02 EX EU COM 1 2 3 5 ans Eliminer E 5 03 D clarations de transit T1 et T2 5 ans liminer E 5 04 D clarations d entreposage et dossiers y li s 5 ans liminer E5 05 Formulaires T5 relatifs l exportation avec restitution et eee liminer importati
3. Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation D5 09 Registres relatifs la taxe d ouverture et au droit de 20 ans Conserver et transf rer licence aux AE Il s agit ici des fiches tablies par les Fiches des assujettis la taxe d ouverture et au droit de Conserver et transf rer Has N PUPENE TE D 5 10 ge og 30 ans conserv es Les fiches des succursales licence imprim n 241 aux AE gis peuvent tre limin es voir s rie E 5 22 D5 11 Fiches informatives pour d bits de boissons imprim n 30 ans Conserver et transf rer 518H aux AE o Conserver et transf rer D 5 12 Registre des infractions registre n 480 30 ans aux AE E TRAITEMENT INT GR DES DECLARATIONS E 1 SURVEILLANCE ET CONTR LE INTERNE DU TRAITEMENT DES D CLARATIONS Dossiers relatifs la surveillance et au contr le interne Gi es E 1 01 3 5 ans Eliminer du traitement des d clarations E 1 02 Dossiers relatifs au contr le des activit s des succursales 5 ans liminer 62 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E 2 GESTION DES ACTIFS GESTION DES RECETTES E 2 01 Dossiers de remise de dette douani re 5 ans liminer E 2 02 Extraits de compte 5 ans liminer E 2 03
4. Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 8 6 09 Dossiers relatifs au Carnet ATA a ne Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 10 Dossiers relatifs au carnet communautaire de circulation Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 11 Dossiers relatifs l origine des marchandises douani res e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver et transf rer aux AE liminer 27 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 12 Dossiers relatifs au trafic international Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 13 Dossiers relatifs la collaboration avec d autres SENS administrations Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 14 Dossiers relatifs la circulation routi re e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver
5. Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation APPUI EN MATI RE DE NOMENCLATURE ET DE TARIF 8 626 Dossiers relatifs au suivi de la l gislation en mati re de 30 ans Conserver et transf rer 77 contingents tarifaires et de mesures conomiques aux AE s 4 Tant que 3 Aea Dossiers relatifs la r daction d instructions concernant 3 Conserver les instructions liminer B 6 27 ie l instruction esten Trier et transf rer aux AE x la nomenclature et la tarification tous les documents pr paratoires vigueur Dossiers relatifs la d livrance de renseignements 245 8 6 28 Le 10 ans liminer tarifaires contraignants Dossiers relatifs aux contacts avec les autres 8 6 29 ane 10 805 liminer administrations au sujet de la nomenclature Tant que la 2 on fn ois Conserver et transf rer B 6 30 Circulaires relatives l application de la nomenclature circulaire est en aux AE vigueur Dossiers relatifs aux contacts avec les op rateurs B 6 31 conomiques et les particuliers concernant l application 10 ans Eliminer de la nomenclature 33 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs aux contacts avec le laboratoire 2 B 6 32 10
6. cessation de liminer l gislation sur les accises l entreprise Dossiers relatifs aux infractions 4 la l gislation sur les ee C 2 43 8 10 ans Eliminer accises dossiers contentieux 51 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai administratif de conservation Destination d finitive Remarques D SURVEILLANCE CONTR LE ET CONSTATATIONS AFF RENTES D 1 GESTION DES RISQUES EN MATI RE DE MARCHANDISES GESTION DES RISQUES EN MATI RE DE MARCHANDISES CRIMINELLES D VELOPPEMENT DE LA M THODOLOGIE Manuels relatifs la gestion des risques en mati re de Conserver et transf rer PLM marchandises criminelles a aas aux AE D 1 02 Circulaires instructions et notes de service Tai u elles sont Conserver et transf rer en vigueur aux AE EX CUTION D UNE ANALYSE DE RISQUES PAR GROUPE CIBLE Conserver et transf rer D 1 03 Dossiers relatifs aux profils de risques 30 ans aux AE D 1 04 Fiches SPS et dossiers joints 10 ans liminer D 1 05 Messages d alerte et dossiers joints 10 ans liminer 52 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation SUIVI DES R UNIONS NATIONALES ET INTERNATIONALES EN MATI RE DE GESTION DES
7. information et de justification vis vis de sa tutelle et des citoyens Un d lai d utilit administrative est d termin sur la base d une loi d un arr t d un d cret d une ordonnance d une circulaire ou d une note de service ou bien aux termes d un accord entre votre institution et les Archives de l Etat D habitude le d lai est exprim en ann es ou en mois on parle de d lai ferm Pour certaines s ries toutefois davantage de souplesse et donc le recours des d lais ouverts s imposent Sauf indication contraire le d lai court en principe partir de la date de cl ture du dossier de la date du dernier document du dossier Les d lais de conservation propos s sont des d lais minimaux et n excluent donc pas que les documents soient conserv s plus longtemps dans vos services Destination d finitive des documents C est le sort qui est r serv aux documents lorsque leur d lai d utilit administrative est coul La destination d finitive est d termin e par les Archives de l tat sur base de la valeur du document pour les recherches culturelles scientifiques et surtout historiques 1 y a trois possibilit s e Conserver et transf rer aux AE conservation int grale pour transfert aux Archives de l Etat e Trier et transf rer aux AE conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l Etat e Eliminer destruction int grale 11 En vertu de
8. tat Ainsi d s la cr ation des documents et m me avant leur cr ation l institution concern e sait quels documents pourront tre limin s lorsque le d lai de conservation administrative sera coul et quels autres devront par contre tre transf r s aux Archives de l Etat en raison de leur int r t historique QUELS SONT LES AVANTAGES D UN TABLEAU DE TRI Un tableau de tri est l instrument de base par excellence pour une bonne gestion des documents et donc une ressource importante en terme d efficacit d conomie des co ts et de r duction des risques L accumulation de masses de papiers et la num risation des processus de travail cr ent un syst me hybride et complexe de production documentaire un d fi de taille pour la gestion de l information Si le personnel de votre institution devait d terminer lui m me quelles archives papier et num riques sont conserver ainsi que les lieux et les modalit s de cette conservation ses d cisions risqueraient d avoir des cons quences funestes pour l institution Une gestion non structur e des archives entra ne non seulement une prolif ration de documents et des d penses inutiles y aff rentes mais galement une perte incontr lable de documents potentiellement importants Un tableau de tri est d s lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualit des processus de travail en particulier la gestion des documents et de l information au sein d un
9. Helpdesk pour le PLDA E 4 Suivi des d clarations lectroniques 0 0 0 eessseeseseeeeseeeeeeseeeeeceesenenenenseteeeeeees 65 E 5 Traitement des d clarations sienne 66 E 6 Comptabilit de la dette douani re ss 70 F INVESTIGATION ET RECHERCHE DES FRAUDES ssscscsscsssssssscsscccccsssssssssssccsscssscess 70 F 1 Coordination et organisation des investigations et de la recherche 70 F 2 Investigations et recherche des fraudes 71 G TRAITEMENT DES INFRACTIONS ET DU RECOUVREMENT sssccccssssscccssscccecsscsees 72 G 1 Coordination du traitement des infractions et du recouvrement 72 G 2 Traitement des infractions et recouvrement lee 4 77 LE TABLEAU DE TRI UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui quels que soient leur support leur date ou leur forme mat rielle sont cr s ou re us par votre institution dans l exercice de ses fonctions ou activit s et qui sont destin s par leur nature tre conserv s durant un certain temps Il s agit de tout document aussi bien sur papier que sur un support magn tique optique lectronique ou autre Les archives ont une double fonction Elles pr sentent tout d abord un int r t administratif et juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d information des administrations vis vis d
10. 1 09 P 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 d importation liminer les autres dossiers 2 Conserver les dossiers g n raux G 1 10 Dossiers relatifs aux refus de service 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 liminer les autres dossiers Conserver les dossiers g n raux 1 11 Dossiers relatifs aux infractions au droit commun 10 ans Trier et transf rer aux 8 liminer les autres dossiers 2 2 Conserver les dossiers g n raux G 1 12 Dossiers relatifs aux infractions la TVA 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 liminer les autres dossiers Dossiers relatifs aux infractions la taxe de circulation y Conserver les dossiers g n raux G 1 13 er 10 ans Trier et transf rer aux 8 et l eurovignette liminer les autres dossiers 2 Conserver les dossiers g n raux 1 14 Dossiers relatifs aux cautionnements 10 ans Trier et transf rer aux AE liminer les autres dossiers re b Conserver les dossiers g n raux G 1 15 Dossiers relatifs aux privil ges 10 ans Trier et transf rer aux AE 4 8 liminer les autres dossiers X 2 Conserver les dossiers g n raux G 1 16 Dossiers relatifs aux hypoth ques 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 liminer les autres dossiers 74 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives
11. 18 101 sur les archives du 24 juin 1955 modifi e le 6 mai 2009 le transfert aux Archives de l Etat se fait 30 ans apr s la cl ture des dossiers ou la date du dernier document du dossier Ce d lai de transfert peut cependant tre raccourci par d cision des Archives de l Etat Si vous souhaitez transf rer des documents dont le d lai d utilit administrative est coul avant 30 ans prenez contact avec les Archives de l Etat comp tentes dans le ressort de votre institution Les destinations d finitives mentionn es dans le pr sent tableau de tri sont une directive et peuvent tre modifi es uniquement par les Archives de l tat En outre une institution ne peut proc der des liminations sans autorisation pr alable des Archives de l tat Pour de plus amples informations sur les destinations d finitives voir le dossier d tude Remarques Les remarques ventuelles donnent des informations compl mentaires sur le contenu la fonction et ou le tri de la s rie d archives Elles renvoient ventuellement aussi au dossier d tude ORDRE DE PRESENTATION DES SERIES Pour chaque comp tence et chaque activit les s ries seront pr sent es dans l ordre suivant e Les archives produites directement dans l exercice des activit s par exemple les dossiers de proc dure des affaires trait es les rapports d activit la correspondance recue et exp di e etc e Les archives qui forment
12. AE 8 droits d accises sp ciaux liminer les autres dossiers Dossiers relatifs aux infractions aux dispositions Le i ASN p ay aes z 2 onserver les dossiers generaux G 1 04 d interdiction l gales de restriction ou de mesures de 10 ans Trier et transf rer aux AE p liminer les autres dossiers contr le Dossiers relatifs aux infractions en mati re Conserver les dossiers g n raux 1 05 SRE 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 d autorisation et de taxe d ouverture liminer les autres dossiers Dossiers relatifs aux infractions concernant le rayon des Conserver les dossiers g n raux G 1 06 y 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 douanes liminer les autres dossiers Conserver les dossiers g n raux G 1 07 Dossiers relatifs aux infractions concernant le transit 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 liminer les autres dossiers Conserver les dossiers g n raux G 1 08 Dossiers relatifs aux infractions concernant les entrep ts 10 ans Trier et transf rer aux AE g liminer les autres dossiers 73 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs au recouvrement a posteriori des droits Conserver les dossiers g n raux G
13. Dossiers de remboursements accept s 5 ans liminer E 2 04 Listes des paiements 5 ans liminer E2 05 Base de donn es des recettes et d penses en mati re de sans liminer ai dette douani re PLDA GESTION DES REMBOURSEMENTS E 2 06 Dossiers relatifs aux sommes en suspens 5 ans liminer E 2 07 Dossiers relatifs aux remboursements de cautionnements 10 ans liminer 63 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E 2 08 Dossiers Rectindcom 5 ans liminer E 2 09 Dossiers 106 7 ans Eliminer Listings des virements en mati re de remboursements Bi E 2 10 8 10 ans Eliminer Excel E 2 11 Dossiers concernant les remboursements refus s 5 ans liminer GESTION DES CAUTIONNEMENTS 10 ans apr s la r siliation ou la Pie E 2 12 Dossiers de cautionnements dissolution du Eliminer cautionnement E 2 13 Listes des dossiers de cautionnement par succursale lan Eliminer Il s agit des anciens dossiers des succursales qui suivaient les E 2 14 Registres des dossiers de cautionnement Jusqu substitution Eliminer cautionnements Toutes les succursales n ont pas transf r leurs registres 306 au Bureau unique 64 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives
14. G 1 25 Dossiers relatifs aux enqu tes en mati re de demandes 10 ans es de naturalisation G 1 26 Dossiers relatifs aux enqu tes en mati re de distinctions 10 ans liminer honorifiques G 1 27 Dossiers de pr paration des r ponses aux questions 10 ans liminer parlementaires G 1 28 Dossiers relatifs aux enqu tes en mati re de passeports 10 ans liminer G 1 29 Dossiers relatifs aux probl mes agricoles au sein de la 10 ans liminer CEE SE Conserver et transf rer G 1 30 Dossiers relatifs la politique gouvernementale 10 ans aux AE oah Conserver et transf rer G 1 31 Statistiques relatives au contentieux 5 ans aux AE 76 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation x Conserver et transf rer G 1 32 Dossiers relatifs aux demandes de gr ce 30 ans aux AE 5 2 TRAITEMENT DES INFRACTIONS ET RECOUVREMENT Conserver un mois par an Mars pour les ann es impaires octobre pour les 5 1 a 1971 octob G 2 01 Dossiers de contentieux 5 ans Trier et transf rer aux AE 5 PATES x inate 1972 Le mois lors duquel le dossier a t cl tur est utilis comme r f rence Conserver un mois par an Mars pour les ann es impaires octobre pour les Shes i j 1971 octob G 2 02 Dossiers juridiq
15. ans liminer douanier quant la nomenclature APPUI EN MATI RE DE VALEUR EN DOUANE Dossiers relatifs au suivi de la l gislation concernant la Conserver et transf rer B 6 33 30 ans valeur en douane aux AE Tant que Conserver les versions d finitives de i l instruction et tous les dossiers B 6 34 Dossiers relatifs l instruction valeur en douane l instruction esten Trier et transf rer aux AE Pe ee principe liminer tous les autres vigueur dossiers Tant que Conserver les versions d finitives de pa ies r l instructi t tous les dossiers d B 6 35 Dossiers relatifs l instruction valuations l instruction esten Trier et transf rer aux AE T RAS AAS ON OSSIS CE principe liminer tous les autres Vigueur dossiers Dossiers relatifs la r daction de courriers de service Tant que les B 6 36 concernant les cours de change et les proc dures courriers sont en Eliminer simplifi es vigueur Dossiers relatifs aux r clamations administratives en 2 B 6 37 20 ans Eliminer mati re de valeur en douane 34 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation APPUI EN MATI RE DE MESURES CONOMIQUES Base de donn es relative au tarif d usage UEBL la a Den
16. en AR vigueur ae Conserver et transf rer A 3 05 Correspondance et dossiers du directeur r gional 30 ans aux AE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES AU NIVEAU R GIONAL 0198 hoes la Le dossier original du membre du A 3 06 Dossiers individuels des membres du personnel P Eliminer personnel se trouve au service date de naissance d encadrement P amp O du SPF Finances 15 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation A 3 07 Documents relatifs la participation des cours 10 ans liminer A 3 08 Documents relatifs la participation des examens 10 ans liminer Le dossier original de discipline se A 3 09 Dossiers relatifs des proc dures disciplinaires 20 ans liminer trouve au service d encadrement P amp O du SPF Finances A 3 10 Relev s mensuels des indemnit s 10 ans liminer A 3 11 Dossiers relatifs aux cong s de maladie 70 ans liminer A 3 12 Dossiers d valuation des agents 20 ans liminer A 3 13 Base de donn es relative l tat civil des agents Jusqu substitution liminer Conserver et transf rer Auparavant sur papier actuellement A 3 14 Registre du personnel Jusqu substitution aux AE dans la base dodo des 16 Administration g n rale des Douanes et Accises Tablea
17. informatisation 36 8 8 Appui en mati re de collaboration nationale et internationale 37 8 9 Appui en mati re de gestion des risques 39 8 10 Gestion de la Masse d habillement 40 II MISSIONS SP CIFIQUES DE L ADMINISTRATION ssssmsmrssnmmnnnse 43 C GESTION DES CLIENTS ET MARKETING cccccsssscssssccsssccsesscssseccsssscsssssssscssssecensses 43 C 1 Gestion des risques en mati re d op rateurs ee eee eee cscs 99 43 C 2 Gestion des autorisations 44 D SURVEILLANCE CONTR LE ET CONSTATATIONS AFFERENTEG sceccssesceeceseee 52 D 1 Gestion des risques en mati re de marchandises 52 D 2 Appui en mati re de contr les et surveillance 99 9 54 13 3 Organisation d actions de contr le et de surveillance 999599 9 58 D 4 Organisation des services de contr le et des moyens de contr le sp cifiques59 D 5 Exercice de la surveillance et du contr le 6 6 969 69 60 E TRAITEMENT INT GR DES DECLARATIONS cccccosssccccccesccscesccccccccescccsescesssseecees 62 E 1 Surveillance et contr le interne du traitement des d clarations 62 E22 Gestion des actifs ise hb hes ee elapse oes Shes pe te nets te E 3
18. lai iginal est Proc s verbaux et annexes des r unions de la Conserver et transf rer 5 5 ne B 8 07 10 ans la direction r gionale d Anvers et doit concertation portuaire avec Rotterdam aux AE tre transf r 38 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Conserver les proc s verbaux et leurs Dossiers relatifs l organisation du Forum national des p eee des TEUTONS Ge comis B 8 08 10 ans Trier et transf rer aux AE strat gique et des diff rents groupes de Douanes et Accises travail liminer tous les autres documents B 9 APPUI EN MATI RE DE GESTION DES RISQUES Syst me automatis pour la s lection des d clarations B 9 01 CPS bis Jusqu substitution liminer B 9 02 Messages ISPS 3 ans liminer B 9 03 Base de donn es pour le suivi des messages ISPS 5 ans liminer B 9 04 Dossiers relatifs l analyse des messages de pr avis San liminer d arriv e et de pr avis de d part 39 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 10 GESTION DE LA MASSE D HABILLEMENT CONSEIL DE LA MASSE D HABILLEMENT B 10 01 Proc s verbaux e
19. 15 ans Conserver et transf rer correspondance aux AE Tant que la Te se 4 Conserver et transf rer e documents l gislatifs l gislation est en aux AE vigueur Dossiers relatifs la collaboration nationale et Conserver et transf rer l3 ABI alement d dossiers B 8 02 15 ans de mise en service de la base de internationale aux AE donn es des connaissances 37 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 8 803 Dossiers budg taires relatifs aux d placements de 77 7 service sa Tant qu ils sont Bees e Dossiers de pr c dents oe Eliminer utiles au service e Dossiers de routine 5 ans Eliminer 8 8 04 Proc s verbaux et annexes des r unions des rencontres Tant qu ils sont Conserver et transf rer de l Union conomique belgo luxembourgeoise utiles au service aux AE Rapports des r unions de la commission mixte pour les 3 Conserver et transf rer B 8 05 chu bureaux de douanes congolais en Belgique 1952 1975 aux AE L exemplaire original est conserv par Proc s verbaux et annexes des r unions de la Conserver et transf rer la direction r gionale d Anvers et doit B 8 06 10 ans A 29 concertation portuaire Zeebrugge Anvers Gand aux AE tre transf r Tous les autres services peuvent liminer leur exemplaire x AIN A L
20. ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIEN ARCHIVES G N RALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L TAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 118 Archives du Service Public F d ral Finances Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives AVRIL 2012 par Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014 1 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC F D RAL FINANCES ADMINISTRATION G N RALE DES DOUANES ET ACCISES TABLEAU DE TRI POUR LES ARCHIVES AVRIL 2012 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIEN ARCHIVES GENERALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ETAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 118 CHOC Mo Naamsvermelding Niet Commercieel Geen Afgeleide Werken CC BY NC ND http creativecommons org licenses by nc nd 3 0 nl Attribution Pas d Utilisation Commerciale Pas de Modification CC BY NC ND http creativecommons org licenses by nc nd 3 0 fr Algemeen Rijksarchief Archives g n rales du Royaume Identificatienummer Num ro d identification Publ 5316 Algemeen Rijksarchief Archives g n rales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIEN ARCHIVES GENERALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ETAT DANS LES PROVINCES ARCHI
21. B 6 38 Jusqu substitution liminer nomenclature et aux mesures conomiques TARBEL B 6 39 Dossiers relatifs la mise jour de TARBEL 5 ans liminer Dossiers relatifs au suivi de la l gislation en mati re de les dossiers de principe B 6 40 ie 8 10 ans Trier et transf rer aux AE AR Sue oe contingents tarifaires et de mesures conomiques liminer tous les autres dossiers Dossiers relatifs la r daction d instructions concernant Conserver les instructions liminer 8 6 41 10 805 Trier et transf rer aux AE gt TARBEL et les mesures conomiques tous les documents pr paratoires APPUI EN MATI RE DE L GISLATION AGRICOLE Dossiers relatifs au suivi de la l gislation europ enne et 8 6 42 a 5 5 pesi 30 ans Eliminer de la r glementation en mati re de proc dures agricoles Rapports de r unions de concertation entre le BIRB et Conserver et transf rer B 6 43 30 ans les Douanes aux AE 35 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Rapports de la Commission conomique Conserver et transf rer B 6 44 ERP SES q 30 ans interminist rielle aux AE Dossiers relatifs 4 la r daction d instructions li es aux Conserver l instruction d finitive B 6 45 f 30 ans Trier et transf rer aux AE 2 proc dures agrico
22. EFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 118 Archives du Service Public F d ral Finances Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives AVRIL 2012 par Liesbeth DE FRENNE Brussel Bruxelles 2014 TABLE DES MATI RES TABLE DES MATI RES an 5 LE TABLEAU DE TRI UN OUTIL DE MANAGEMENT sense 7 LISTE DES ABREVIA TIONS En nee nd 9 MODE D EMPLOIL cscsscsssessssccssccnsesccssscssssscescssssesersccssseneesessscssessscssccsssencesesssseneesoes 11 TABLEAU DE TRE 13 I DIRECTION ET GESTION INTERNE DES SERVICES cccscssscssesseecenceccsseeccacescencences 13 A DIRECTION sense entente teens sinus 13 A 1 Direction g n rale de l administration 13 A 2 Fonctions du Comit de Direction 14 A 3 Direction et gestion au niveau r gional 15 4 Direction et gestion des Services 18 B FONCTIONS D APPEL 20 15791 957 11 1715 1111 11 27 26 5 ne es ste qe nt stade 20 B 2 Gestion mat rielle 21 8 3 Gestion de l information 21 Bid Gestion d s archiv s erien ne 22 8 5 Communication interne et externe 5959955555 595445 554 545456999949599 22 8 6 Appui en mati re de l gislation ss 24 8 7 Appui en mati re d
23. RISQUES Dossiers relatifs aux r unions nationales et Conserver et transf rer D 1 06 5 30 ans internationales concernant la gestion des risques aux AE GESTION DES RISQUES EN MATIERE DE MARCHANDISES LEGALES DEVELOPPEMENT DE LA METHODOLOGIE D 1 07 Manuels relatifs la gestion des risques en mati re de Tant qu ils sont Conserver et transf rer 77 marchandises l gales utiles au service aux AE Conserver et transf rer D 1 08 Circulaires instructions et notes de service 30 ans aux AE EXECUTION D UNE ANALYSE DE RISQUES PAR GROUPE CIBLE Conserver et transf rer D 1 09 Dossiers relatifs aux profils de risques 30 ans aux AE Conserver et transf rer D 1 10 Proc s verbaux et annexes des r unions de consolidation 30 ans aux AE 53 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation D 1 11 Fiches SPS et dossiers joints 30 ans liminer D 1 12 Messages d alerte et dossiers joints 30 ans Eliminer D 1 13 Dossiers relatifs aux actions provisoires et aux contr les 30 ans Conserver et transf rer 777 sp ciaux aux AE D 2 APPUI EN MATI RE DE CONTROLES ET SURVEILLANCE D 2 01 Dossiers relatifs aux autorisations Se composent des dossiers sur la Tant qu ils sont Conserver et transf rer l gislatio
24. URS C 1 05 Base de donn es Risques et Audit Management Jusqu substitution liminer C 2 GESTION DES AUTORISATIONS GESTION DES AUTORISATIONS CONCERNANT LES MATI RES DOUANI RES C2 01 Base de donn es pour le suivi des autorisations en Jusqu substitution liminer mati re douani re 2 02 Dossiers relatifs la politique agricole commune et aux mesures non fiscales e dossiers de principe e dossiers d autorisations e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service Tant que l instruction est en vigueur 5 ans Conserver et transf rer aux AE Eliminer Eliminer 44 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation C 2 03 Dossiers relatifs l origine Pe Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE Tant que e dossiers d autorisations l instruction est en Eliminer vigueur e dossiers de routine 5 ans Eliminer Dossiers relatifs au remboursement et a la remise des Boalt C 2 04 NUE 5 ans Eliminer droits 1 importation Tant que C 2 05 Dossiers relatifs aux autorisations douani res l autorisation est en Eliminer vigueur es 5 ans apr s Dossiers relatifs aux autorisations en mati re de PRE C 2 06 ch ance de Eliminer destinations
25. ans liminer 41 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 10 17 Livres des fournisseurs 7 ans liminer 42 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives II MISSIONS SPECIFIQUES DE L ADMINISTRATION Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation C GESTION DES CLIENTS ET MARKETING C 1 GESTION DES RISQUES EN MATIERE D OPERATEURS DEVELOPPEMENT DE LA METHODOLOGIE Manuels relatifs la gestion des risques des OEA Conserver et transf rer 1 01 3 30 ans moyens et grands op rateurs aux AE A Conserver et transf rer C 1 02 Circulaires instructions et notes de service 30 ans aux AE VALUATION DE LA M THODOLOGIE ET DES AIDES Proc s verbaux et annexes des r unions nationales de Conserver et transf rer C 1 03 a RoR 30 ans coordination aux AE k Sats Conserver et transf rer C 1 04 Proc s verbaux et annexes des r unions ad hoc 30 ans aux AE 43 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai administratif de conservation Destination d finitive Remarques EX CUTION D ANALYSE DE RISQUES CONCERNANT LES OP RATE
26. bleau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 2 02 Base de donn es pour le suivi des dossiers de recherche Jusqu substitution liminer Indaro F 2 03 Rapports d activit mensuels 10 ans liminer ee Conserver et transf rer F 2 04 Rapports d activit annuels 10 ans aux AE F 2 05 Proc s verbaux 10 ans Eliminer Lep ere pngmal 55020 ee aupr s du greffe du tribunal comp tent F 2 06 Rapports d auditions 10 ans Eliminer dossiers de recherche G TRAITEMENT DES INFRACTIONS ET DU RECOUVREMENT 5 1 COORDINATION DU TRAITEMENT DES INFRACTIONS ET DU RECOUVREMENT G 1 01 Dossiers de principe relatifs aux litiges en mati re de douanes et accises Tant qu ils sont utiles Conserver et transf rer aux AE 72 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs la fraude aux droits de douane et aux Conserver les dossiers g n raux G 1 02 Bae LS 10 ans Trier et transf rer aux AE 8 1 pr l vements de r partition gale liminer les autres dossiers Dossiers relatifs la fraude aux droits d accises et aux i Conserver les dossiers g n raux G 1 03 caer ae 10 ans Trier et transf rer aux
27. contributions publi es Conserver les proc s verbaux et leurs Dossiers relatifs l organisation du Forum national des G0 Comite 8 5 06 10 ans Trier et transf rer aux AE strat gique et des diff rents groupes de Douanes et Accises E travail liminer tous les autres documents Les originaux sont conserv s au service B 5 07 Dossiers relatifs la gestion du budget de la Sas liminer d encadrement Budget et Contr le de communication Gestion 23 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai administratif de conservation Destination d finitive Remarques B 6 APPUI EN MATI RE DE L GISLATION APPUI EN MATI RE DE L GISLATION DOUANI RE B 6 01 Dossiers relatifs la l gislation et aux g n ralit s sci Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 02 Dossiers relatifs aux exon rations e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver et transf rer aux AE Eliminer 24 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 03 Dossiers relatifs aux mouvements de marchan
28. des instruments de recherche dans les archives num r es pr c demment r pertoires index fichiers alphab tiques etc e Les archives d pos es aupr s de votre institution par d autres producteurs d archives 12 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives TABLEAU DE TRI 1 DIRECTION ET GESTION INTERNE DES SERVICES Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation DIRECTION A 1 DIRECTION G N RALE DE L ADMINISTRATION Correspondance et dossiers de l administrateur g n ral Conserver et transf rer A 1 01 re 30 ans AE papier et num riques aux A 1 02 Indicateurs d change de courrier Jusqu substitution as er Plans de management de l Administration g n rale des Conserver et transf rer A 1 03 30 ans AE Douanes et Accises aux A 1 04 Plans op rationnels de l Administration g n rale des 30 ans Conserver et transf rer Douanes et Accises aux AE 13 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 105 Tableau de suivi des r ponses aux questions 30 ans liminer parlementaires Dossiers relatifs aux r ponses aux questions A 1 06 i P q 30 ans Eliminer parlementaires Dossiers relatifs l organigram
29. dises ART Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 04 Dossiers relatifs aux importations et exportations wd Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe 3 utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 05 Dossiers relatifs au perfectionnement actif e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver et transf rer aux AE liminer 25 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 06 Dossiers relatifs au perfectionnement passif nn Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 07 Dossiers relatifs la transformation sous douane p Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 08 Dossiers relatifs a l admission temporaire e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver et transf rer aux AE liminer 26 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives
30. e conservation Il s agit de documents relatifs au contr le a posteriori de documents E 5 15 Dossiers relatifs a la l gislation douani re 5 ans Eliminer relatifs Ja fixation du cautionnement de documents relatifs aux demandes de renseignements et de documents relatifs a l apurement des documents T E5 16 Dossiers relatifs au recouvrement a posteriori des droits 10 ans liminer de douane E 5 17 Dossiers relatifs au remboursement de droits de douane 10 ans liminer Dossiers relatifs aux transactions en mati re de droits de Boos E 5 18 10 ans liminer douane et autres taxes TVA 8 1565 E 5 19 Dossiers relatifs aux faillites 10 ans Eliminer Dossiers relatifs aux marchandises saisies et ou Bo E 5 20 10 ans Eliminer confisqu es Il s agit des dossiers tablis par les 5 ans apr s la succursales Les dossiers des taxes Dossiers relatifs la taxe d ouverture et la taxe de An d ouverture et des droits de licence E 5 21 suspension de la Eliminer patente taxe tablis par les contr les accises doivent tre conserv s et transf r s aux Archives de l Etat voir s rie D 5 08 68 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Il s agit des dossiers tablis par les succursales Les dossiers des taxes 5 ans apr s la 3 P d ouverture et des dr
31. e vous devez donc identifier quelles comp tences et activit s exerce votre service rep rer ces comp tences et activit s dans les lignes gris es du tableau Celui ci comprend les donn es suivantes qui sont r parties entre les colonnes et les lignes Comp tences et activit s t ches exerc es Les comp tences et les activit s sont indiqu es dans les lignes horizontales gris es Codes des s ries d archives Les codes permettent votre organisation lors de ses contacts avec les Archives de l tat d identifier ais ment rapidement et sans quivoque toutes les s ries d archives Ces codes n ont aucun rapport avec ceux utilis s ventuellement au sein de votre organisation pour d signer certains types de documents S ries d archives Les archives sont d crites par s ries celles ci tant la principale subdivision intellectuelle et mat rielle pour le classement des documents En outre il est plus simple de faire un tri des archives ce niveau sans causer une charge de travail exag r e pour ceux qui devront effectuer ce tri Pour de plus amples formations sur la d finition et le contenu des s ries d archives voyez le dossier d tude D lais d utilit administrative Ces d lais ont t fix s par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver chez elle ses s ries et ses documents d archives afin de pouvoir garantir son bon fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d
32. e des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Base de donn es des propri taires de droits de propri t ne 2 D 2 09 Prop Prop Jusqu substitution Eliminer intellectuelle ae Tant que le Dossiers relatifs aux propri taires de droits de propri t BN D 2 10 protocole est en Eliminer intellectuelle vigueur Statistiques des d couvertes de contrefa on et de Conserver et transf rer D 2 11 5 ans piraterie aux AE Dossiers relatifs aux analyses par le laboratoire des D 2 12 D amp A e Dossiers de routine 3 ans Eliminer e Dossiers sp ciaux 7 ans Eliminer e Dossiers relatifs aux analyses dans le cadre de la ARS 10 ans liminer collaboration avec le BIRB 57 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs aux renseignements tarifaires ne D 2 13 6 ans Eliminer contraignants D 2 14 Dossiers relatifs la valeur en douane 6 ans liminer D 3 ORGANISATION D ACTIONS DE CONTR LE ET DE SURVEILLANCE Dossiers relatifs aux actions effectu es par les quipes Conserver les rapports de cl ture avec D 3 01 P 9 30 ans Trier et transf rer aux AE les r sultats liminer le sc nario et mobiles to
33. e la soci t Les archives poss dent en outre une valeur historique et culturelle potentielle elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes int ress es de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l impact soci tal de celle ci La 1 01 relative aux archives du 24 juin 1955 telle que modifi e par 18 101 du 6 mai 2009 portant diverses dispositions stipule cet effet que les archives publiques ne peuvent tre limin es sans l autorisation de l Archiviste g n ral du Royaume ou de ses d l gu s et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent tre transf r es aux Archives de l tat Dans la pratique il s av re compliqu d organiser l limination ou le transfert des archives au cas par cas En terme de management un tableau de tri des archives offre une solution simple QU EST CE QU UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES Un tableau de tri pr sente une nomenclature syst matique de toutes les s ries d archives num riques sur support papier et autres supports produites par une institution Il mentionne leur d lai de conservation administrative et le sort leur r server lorsque ces documents n ont plus d utilit administrative Il indique quels documents peuvent tre limin s apr s le d lai et quels autres seront conserv s au del des strictes n cessit s administratives en raison de leur valeur historique et transf r s terme aux Archives de l
34. e organisation Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilit d laborer une v ritable strat gie en mati re de gestion de l information et de planifier la mobilisation des ressources humaines mat rielles et financi res n cessaires Une bonne gestion archivistique veillera aussi la conservation p renne et au transfert vers un d p t d archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social culturel politique conomique scientifique ou technologique AE AM BIRB CEE CSP bis DAA D amp A EMCS ISPS NCTS PLDA PO RI SPS TARBEL UE UEBL LISTE DES ABR VIATIONS Archives de l Etat Assistance Mutuelle Bureau d Intervention et de Restitution belge Communaut conomique europ enne Clementine Solutions Publisher bis Document administratif d accompagnement Douanes et Accises Excise Movement and Control System International Ship and Port Security New Computerised Transit System Paperless Douanes et Accises Purchase Order Risk Information SelectieProfiel Profil de S lection Tarif des droits l importation Union europ enne Union conomique belgo luxembourgeoise MODE D EMPLOI Le tableau de tri pr sente les archives non pas selon l organigramme des services mais selon les comp tences et les activit s dans l exercice desquelles les documents sont cr s ou re us Pour retrouver les s ries propres votre servic
35. et transf rer aux AE Eliminer 28 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 15 Dossiers relatifs aux r tributions et indemnisations pour prestations sp ciales Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer B 6 16 Dossiers relatifs aux documents et imprim s Tant qu ils sont Conserver et transf rer e dossiers de principe utiles au service aux AE e dossiers de routine 3 ans Eliminer Dossiers relatifs aux mesures d interdiction de B 6 17 restriction et de contr le pour le compte d autres d partements e dossiers de principe e dossiers de routine Tant qu ils sont utiles au service 3 ans Conserver et transf rer aux AE liminer 29 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation APPUI EN MATI RE DE L GISLATION SUR LES ACCISES Dossiers relatifs la collaboration nationale et Conserver et transf rer B 6 18 f 30 ans internationale aux AE 8619 Dossiers relatifs aux mouvements de marchandises PES d accises e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et Tant qu ils sont Conserver e
36. ev s des droits transf r s 6 ans liminer E 6 05 Livres de comptes 6 ans liminer F INVESTIGATION ET RECHERCHE DES FRAUDES F 1 COORDINATION ET ORGANISATION DES INVESTIGATIONS ET DE LA RECHERCHE F 1 01 Dossiers d investigation dossiers verts 15 ans Eliminer Dossiers relatifs au suivi et au contr le des autorisations J F 1 02 y 15 ans Trier et transf rer aux AE Conserver 1 dossier par mois pour le trafic de pr curseurs 70 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Base de donn es pour le suivi et le contr le des i ee Conserver et transf rer F 1 03 3 Jusqu substitution autorisations de trafic de pr curseurs aux AE F 1 04 Avis AM 5 ans Eliminer F 1 05 Avis RI 5 ans Eliminer Dossiers relatifs aux accords de coop ration sign s avec i a Conserver et transf rer F 1 06 d autres autorit s nationales et internationales groupes 5 ans de travail commissions aux AE F 2 INVESTIGATIONS ET RECHERCHE DES FRAUDES F 2 01 Dossiers de recherche e Dossiers sans suite 5 ans Eliminer g Le dossier original est conserv par le e Dossiers avec suite 10 ans Eliminer service contentieux de la direction r gionale 71 Administration g n rale des Douanes et Accises Ta
37. iner Liste des entreprises pay es en Belgique mais tablies A C 2 24 P pay sq 10 ans Eliminer dans d autres Etats membres Liste des entreprises tablies en Belgique mais pay es DRE C 2 25 P sid pay 10 ans Eliminer dans d autres Etats membres C 2 26 Dossiers des contr les 20 ans liminer 48 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Tant qu ils sont onserver et transf rer C2227 Manuel relatif l ex cution des contr les q utiles au service aux AE EX CUTION DE CONTR LES ET AUDITS ADMINISTRATIFS ET COMPTABLES Dossiers relatifs au soutien et au conseil apport s aux Conserver et transf rer C 2 28 services ext rieurs sur les processus de travail 10 ans Joue perception et contr le C 2 29 Dossiers relatifs aux d cisions de valeur 10 ans Trier et transf rer aux AE Conserver 1 dossier par an C 2 30 Base de donn es des d cisions de valeur Jusqu substitution liminer Dossiers relatifs l assistance mutuelle sur les d cisions 2 2 31 10 ans liminer de valeur re Jusqu la fin du Conserver et transf rer C 2 32 Dossiers relatifs aux projets de modernisation ae projet aux AE C 2 33 Dossiers des contr les des programmes militaires 5 ans liminer 49 Admi
38. l est en Conserver et transf rer 7 P exportation vigueur aux AE Ido d ninenes D 3 10 Dossiers agricoles 30 ans Trier et transf rer aux AE liminer les dossiers de routine D 4 ORGANISATION DES SERVICES DE CONTR LE ET DES MOYENS DE CONTR LE SP CIFIQUES Dossiers relatifs la mise sur pied de services de D 4 01 contr le sp cifiques brigade motoris e brigade canine 30 ans Trier et transf rer aux AE Conserver les documents strat giques douane maritime 59 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation PR or Tant que P Instructions relatives l organisation et au 2 i Conserver et transf rer D 4 02 Dre l instruction est en fonctionnement de services de contr le sp cifiques aux AE vigueur Dossiers relatifs l achat de mat riel pour les services de ek ey D 4 03 pen 10 ans Eliminer contr le sp cifiques Pant due bacon Conserver et transf rer D 4 04 Dossiers relatifs aux accords de coop ration de coop ration est aie A en cours Dossiers relatifs 4 la mise en service de moyens de D 4 05 contr le sp cifiques scanners conteneurs 10 ans Trier et transf rer aux AE Conserver les documents strat giques m gaports Dossiers relatifs la gestion et l utilisation de mo
39. les liminer les dossiers de travail Dossiers relatifs la r daction de circulaires li es aux la circulaire d finitive B 6 46 f 30 ans Trier et transf rer aux AE Conserver A ANE OC proc dures agricoles liminer les dossiers de travail B 7 APPUI EN MATI RE D INFORMATISATION Tant que Ne conserver que les manuels des B 7 01 Manuels des applications l application est Trier et transf rer aux AE applications qui doivent tre utilis e conserv es de mani re permanente j 2 ans apr s la Dossiers relatifs au d veloppement et la gestion des 8 7 02 se i a suppression de liminer applications pour l automatisation des douanes et accises f Neue l application Dossiers de pr paration des avis en mati re CRE 8 7 03 Prep 5 ans Eliminer d automatisation des douanes et accises 36 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 7 04 Dossiers relatifs aux demandes de listings et duplicatas die liminer d informations B 8 APPUI EN MATI RE DE COLLABORATION NATIONALE ET INTERNATIONALE Base de donn es des connaissances en mati re de B 8 01 collaboration nationale et internationale Conserver et transf rer e documents de r union 15 ans aux AE e notes strat giques documents de vision et
40. me des Douanes et Conserver et transf rer A 1 07 ganis 10 ans Accises aux AE yia Le Conserver et transf rer A 1 08 Notes de service de l administrateur g n ral 30 ans aux AE La Direction g n rale conserve une Tant que ri te d i i Circulaires et instructions pour l ensemble de rd Conserver et transf rer COMP pikes eee He A 1 09 5 A l instruction est en circulaires sur papier La version l administration aux AE vigueur informatique se trouve sur l intranet et est conserv e dans Fisconetplus A 2 FONCTIONS DU COMIT DE DIRECTION Proc s verbaux et annexes des r unions du comit de Conserver et transf rer A 2 01 30 ans concertation permanent aux AE 14 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation A 3 DIRECTION ET GESTION AU NIVEAU REGIONAL RATE Conserver et transf rer A 3 01 Proc s verbaux et annexes des r unions de direction 10 ans aux AE X Det Conserver et transf rer A 3 02 Indicateurs du courrier Jusqu substitution aux AE Z P Conserver et transf rer A 3 03 Dossiers relatifs au suivi du plan d information 10 ans aux AE Tant que l ordre de Conserver et transf rer A 3 04 Notes de service de la direction r gionale service est
41. miner la l gislation sur les proc dures accisiennes Rapports des r unions des groupes de travail impliquant Conserver et transf rer C 2 16 ne 5 ans le secteur priv aux AE COORDINATION DES CONTR LES A POSTERIORI CONCERNANT LE FONDS EUROP EN AGRICOLE DE GARANTIE 217 Dossiers relatifs la l gislation de base sur les r A Pa liminer subventions du FEAGA 8 i en vigueur Rapports des r unions concernant les contr les a Dna CAB posteriori relatifs au FEAGA Elune 219 Dossiers concernant l analyse de risque relative au 10 ans Conserver et transf rer 7 r gime de financement du FEAGA aux AE 47 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs au programme de contr le concernant j N re Conserver et transf rer C 2 20 les op rations dans le cadre du r gime de financement 10 ans aux AE du FEAGA Conserver les rapports annuels valid s 5 dans les d 1 tionales C 2 21 Dossier de pr paration des rapports annuels 10 ans Trier et transf rer aux AE ee aa es liminer tous les documents pr paratoires Dossiers relatifs aux demandes d assistance de la part Bo onat C222 i 2 P 10 ans Eliminer d autres Etats membres C 2 23 Dossiers relatifs aux enqu tes r alis es commun ment 10 ans Elim
42. n les accords et la Dossiers de principe utiles au service aux AE collaboration avec les autres d partements dossiers d avis Dossiers de routine 5 ans liminer D 2 02 Dossiers relatifs aux mesures financi res Dossiers de principe Dossiers d ex cution Tant qu ils sont utiles au service 5 ans Conserver et transf rer aux AE Eliminer Se composent des dossiers sur la l gislation les accords et la collaboration avec les autres d partements dossiers d avis 54 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation D 2 03 Dossiers relatifs aux mesures conomiques Se composent des dossiers sur la Tant qu ils sont Conserver et transf rer l gislation les accords et la e Dossiers de principe utiles au service aux AE collaboration avec les autres d partements dossiers d avis e Dossiers d ex cution 5 ans Eliminer D 2 04 Dossiers relatifs aux mesures sanitaires Se composent des dossiers sur la Tant qu ils sont Conserver et transf rer l gislation les accords et la e Dossiers de principe utiles au service aux AE collaboration avec les autres d partements dossiers d avis e Dossiers d ex cution 5 ans Eliminer D 2 05 Dossiers relatifs aux mesures de protection e Dossiers de principe e Dossiers d ex cution Ta
43. nistration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation C 2 34 Dossiers relatifs aux enqu tes sur les valeurs 10 ans liminer Dossiers relatifs aux contr les concernant les r gimes A C 2 35 f 8 5 ans Eliminer douaniers conomiques Dossiers relatifs aux contr les concernant les entrep ts Ph C 2 36 P 5 ans Eliminer douaniers Dossiers relatifs aux contr les a posteriori des O C 2 37 P 5 ans Eliminer documents douaniers Dossiers relatifs aux contr les concernant les r gimes A C 2 38 8 5 ans Eliminer douaniers particuliers f x Tant que ces Dossiers d acheteurs pour lesquels un contr le est eee 2 39 acheteurs sont liminer effectu en mati re de valeur en douane DV1 contr l s 50 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Tant que les C 2 40 Autorisations soci t s sont Eliminer contr l es Dossiers relatifs aux contr les concernant les 5 ans apr s la fin de Caran C 2 41 RU are 1 man Eliminer autorisations en mati re de l gislation sur les accises l autorisation ada E ae 5 ans apr s la Dossiers relatifs aux soci t s qui rel vent de la p C 2 42 R
44. nt qu ils sont utiles au service 5 ans Conserver et transf rer aux AE Eliminer Se composent des dossiers sur la l gislation les accords et la collaboration avec les autres d partements dossiers d avis 55 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation D 2 06 Dossiers relatifs au contr le qualit Se composent des dossiers sur la Tant qu ils sont Conserver et transf rer l gislation les accords et la e Dossiers de principe utiles au service aux AE collaboration avec les autres d partements dossiers d avis e Dossiers d ex cution 5 ans Eliminer D 2 07 Dossiers relatifs la s curit publique Se composent des dossiers sur la Tant qu ils sont Conserver et transf rer l gislation les accords et la e Dossiers de principe utiles au service aux AE collaboration avec les autres d partements dossiers d avis e Dossiers d ex cution 5 ans Eliminer D 2 08 Dossiers relatifs aux mesures concernant la protection de l enfance e Dossiers de principe e Dossiers d ex cution Tant qu ils sont utiles au service 5 ans Conserver et transf rer aux AE Eliminer Se composent des dossiers sur la l gislation les accords et la collaboration avec les autres d partements dossiers d avis 56 Administration g n ral
45. oits de licence Fiches des assujettis la taxe d ouverture et la taxe de E 5 22 patente suspension de la Eliminer tablis par les contr les accises doivent taxe tre conserv s et transf r s aux Archives de l Etat voir s rie D 5 10 ORR 5 ans apr s la Registres relatifs la taxe d ouverture et la taxe de P Conserver et transf rer E 5 23 Seg suspension de la patente imprim n 241 aux AE taxe D clarations de profession en mati re de tabac Conserver et transf rer E 5 24 Hu 30 ans imprim n 108 aux AE Registres de d clarations de profession par les Pe Conserver et transf rer E 5 25 fabricants commer ants n gociants d bitants etc de 30 ans tabac registre n 108bis MORE E 5 26 D clarations de possession profession et cessation en 30 ans Conserver et transf rer 777 mati re de produits d accises imprim s n 108 et 109 aux AE E 5 27 D clarations de brassage et distillation 5 ans liminer 69 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E 6 COMPTABILIT DE LA DETTE DOUANI RE E 6 01 Relev s des recettes et d penses 6 ans liminer E 6 02 Proc s verbaux de la situation de caisse 6 ans liminer E 6 03 Comptes de gestion 6 ans liminer E 6 04 Rel
46. on avec destination particuli re Formulaires et dossiers des demandes d inscription de E 5 06 v hicules l importation ou d acquisition 5 ans liminer intracommunautaire de voitures E 5 07 Certificats d origine EUR 1 ATR et FORM A 5 ans liminer 66 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation E 5 08 Formulaires T2L preuve du caract re communautaire 5 ans Eliminer E 5 09 6 globalisation pour l approvisionnement liminer d huile min rale Avitaillement E 5 10 D clarations d accises 5 ans liminer Documents administratifs d accompagnement DAA E Les P ae anterieure ae d E 5 11 AD pour l envoi et la constatation d exportation de 5 ans Eliminer documents xml dans la banque de PAST CAANCISERRAEeReS donn es ECMS voir E 4 0 2 5 12 Documents pour l inscription de la d claration simplifi e Sins liminer messages fax E 5 13 D clarations d entr e navigation maritime BENELUX Bing liminer 20 E 5 14 A de sortie navigation maritime BENELUX san liminer 67 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif d
47. ous les autres documents Conserver et transf rer B 1 05 Dossiers relatifs aux projets de modernisation 30 ans aux AE 20 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 2 GESTION MAT RIELLE Dossi latifs la pr tion d avi t Des 8 201 ossiers relatifs la pr paration d avis concernan 10 ans liminer l achat de mat riel motoris 8 2 02 Dossiers relatifs la pr paration d avis concernant l achat d armes de service Dossiers relatifs la pr paration d avis concernant fe B 2 03 ae prep 10 ans liminer l achat de mat riel de laboratoire 8 2 04 Dossiers relatifs la gestion des b timents douaniers 10 ans liminer la fronti re B 3 GESTION DE L INFORMATION Dossiers relatifs la r daction du plan d information des 7 i B 3 01 f 30 ans Trier et transf rer aux AE Re EEA eons 1 Douanes et Accises d finitives du plan d information Dossiers relatifs au d veloppement de l application web Tant que B 3 02 pour la gestion de l information au sein des Douanes et l application web Conserver Accises est utilis e 21 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarque
48. particuli res l autorisation 45 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation C2 07 Base de donn es pour le suivi des autorisations d auto Jusqu substitution archivage C 2 08 Statistiques du contr le de substitution 5 ans liminer Base de donn es pour le suivi des dossiers relatifs 2 09 ee usqu substitution Eliminer cone l octroi du certificat OEA BANAEOS yesd Base de donn es pour la gestion des dossiers par la ae Bao C 2 10 A pines 8 Jusqu substitution Eliminer direction r gionale C 2 11 Dossiers relatifs l octroi du certificat OEA 10 ans liminer C2 12 Dossiers relatifs la r valuation des autorisations 10 ans liminer simplifi es GESTION DES AUTORISATIONS CONCERNANT LES MATI RES D ACCISES 5 ans apr s C 2 13 Dossiers d autorisation en mati re d accises ch ance de Eliminer l autorisation 46 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation 5 ans apr s C 2 14 Autorisations octroy es en mati re d accises ch ance de liminer l autorisation Dossiers relatifs la fourniture de renseignements li s et ey C 2 15 Sha y eas 5 ans Eli
49. s la gestion du stock mat riel de Tant qu ils sont A 4 07 liminer bureau travaux d impression utiles au service Dossiers relatifs la gestion du mat riel de Tant qu ils sont Ae A 4 08 ne te liminer t l communication utiles au service 19 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B FONCTIONS D APPUI B 1 AUDIT INTERNE Conserver le rapport final et les B 1 01 Dossiers relatifs l ex cution d audits internes 30 ans Trier et transf rer aux AE documents relatifs au suivi liminer tous les autres documents Dossiers relatifs au soutien et au suivi d audits externes par la Commission europ enne l Inspection des Finances la Cour des comptes la Cour des comptes europ enne etc Conserver le rapport final et les 30 ans Trier et transf rer aux AE documents relatifs au suivi liminer tous les autres documents B 1 02 Dossiers relatifs aux projets li s l int grit et 18 B 1 03 d ontologie au sein de l Administration g n rale des 30 ans Douanes amp Accises Conserver et transf rer aux AE Conserver le rapport final et les B 1 04 Dossiers relatifs des missions d inspection particuli res 30 ans Trier et transf rer aux AE documents relatifs au suivi liminer t
50. s administratif de conservation Application web pour la gestion des informations aupr s X mare AN B 3 03 PP por 8 Jusqu substitution liminer des Douanes et Accises B 4 GESTION DES ARCHIVES Dossiers relatifs la gestion des archives des Douanes et Conserver et transf rer B 4 01 30 ans Accises aux AE B 5 COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE 2 Conserver et transf rer B 5 01 Magazine Infos D amp A Echu aux AE tA ie Conserver et transf rer B 5 02 Communiqu s de presse 5 ans aux AE Dossiers relatifs l organisation des activit s de communication interne et externe 1 Conserver les produits finaux dans e Pr sentations powerpoint et textes joints f B 5 03 e D pliant powerpoint J 10 ans Trier et transf rer aux AE toutes les langues nationales liminer ep TANS tous les documents pr paratoires e Affiches e Brochures 22 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Rapports d activit s annuels de l Administration g n rale Conserver et transf rer B 5 04 30 ans des Douanes et Accises aux AE Conserver la documentation sur la structure du site le site map son B 5 05 Dossiers relatifs la gestion du site internet 5 ans Trier et transf rer aux AE fonctionnement sa forme et l aper u des types de renseignements et de
51. server les dossiers de principe ay P 30 ans Trier et transf rer aux AE pe administratives liminer tous les dossiers d ex cution 31 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 23 Dossiers relatifs aux taxes non assimil es aux accises e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et Tant qu ils sont Conserver et transf rer r glementaires utiles au service aux AE e Dossiers relatifs aux dispositions 3 Conserver les dossiers de principe P 30 ans Trier et transf rer aux AE IERE EN Ree administratives liminer tous les dossiers d ex cution B 624 Dossiers relatifs l appel administratif concernant les 7 7 proc dures d accises e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et Tant qu ils sont Conserver et transf rer r glementaires utiles au service aux AE e Dossiers relatifs aux dispositions Conserver les dossiers de principe P 30 ans Trier et transf rer aux AE SGP pe administratives liminer tous les dossiers d ex cution R Conserver et transf rer B 6 25 Statistiques relatives aux proc dures d accises 10 ans aux AE 32 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives
52. t annexes des r unions du Conseil de la 30 ans Conserver et transf rer ou Masse d habillement des D amp A aux AE B 10 02 Proc s verbaux des r unions trimestrielles du comit 10 ans Conserver et transf rer ou restreint de la Masse d habillement aux AE FONCTIONNEMENT QUOTIDIEN DE LA MASSE D HABILLEMENT Dossiers relatifs aux adjudications publiques concernant B 10 03 les tenues de service du personnel des Douanes et 10 ans Eliminer Accises B 10 04 Copies de factures 7 ans liminer B 10 05 Comptes de gestion 7 ans liminer B 10 06 Comptes d avances 7 ans liminer B 10 07 Relev s des indemnit s d habillement 10 ans liminer 40 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 10 08 Relev s rectificatifs des indemnit s d habillement 10 ans liminer B 10 09 Inventaire du stock de v tements 10 ans liminer B 10 10 Dossiers relatifs au PO dans SAP 10 ans liminer B 10 11 Formulaires de commande 3 ans liminer B 10 12 Registre du suivi des commandes 10 ans liminer B 10 13 Rapports annuels relatifs aux comptes individuels des 10 ans liminer membres du personnel B 10 14 Compte des pertes et profits 7 ans liminer z Conserver et transf rer B 10 15 Relev de synth se 30 10 ans aux AE B 10 16 Livres de comptes 7
53. t transf rer r glementaires utiles au service aux AE e Dossiers relatifs aux dispositions les dossiers de principe re P 30 ans Trier et transf rer aux AE Conserver T RE es administratives liminer tous les dossiers d ex cution B 6 20 Dossiers relatifs aux taxes environnementales e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et r glementaires e Dossiers relatifs aux dispositions administratives Tant qu ils sont utiles au service 30 ans Conserver et transf rer aux AE Trier et transf rer aux AE Conserver les dossiers de principe liminer tous les dossiers d ex cution 30 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation B 6 21 Dossiers relatifs aux produits d accises nationaux e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et Tant qu ils sont Conserver et transf rer r glementaires utiles au service aux AE e Dossiers relatifs aux dispositions Conserver les dossiers de principe P 30 ans Trier et transf rer aux AE ERE Tan pe administratives liminer tous les dossiers d ex cution B 6 22 Dossiers relatifs aux produits d accises communautaires e Dossiers relatifs aux dispositions l gales et Tant qu ils sont Conserver et transf rer r glementaires utiles au service aux AE e Dossiers relatifs aux dispositions 5 Con
54. u de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Base de donn es relative la gestion des cong s de A 3 15 8 8 Jusqu substitution Eliminer maladie A 3 16 Aper us mensuels des cong s de maladie 10 ans liminer COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE ce S os Conserver et transf rer A 3 17 Dossiers relatifs aux visites l administration 5 ans aux AE Ave 5 er Conserver et transf rer A 3 18 Dossiers relatifs la r organisation des formations 5 ans aux AE Demandes de renseignements et r ponses de la direction 3 19 re 8 lan liminer r gionale e mails AUTOMATISATION Dossiers relatifs la gestion des probl mes pratiques Bon A 3 20 8 P prang 2 ans Eliminer li s l informatisation 17 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation A 321 Dossiers relatifs au d veloppement des petites Die liminer applications d automatisation A 3 22 Listes du mat riel informatique 5 ans liminer Tant que A 3 23 Manuels des applications informatiques l application est Eliminer utilis e A 4 DIRECTION ET GESTION DES SERVICES Conserver et transf rer A 4 01 Indicateurs du courrier Jusqu substit
55. ues 10 ans Trier et transf rer aux AE PSS paires Ge DE 1972 Le mois lors duquel le dossier a t cl tur est utilis comme r f rence Resi A Connus auparavant sous la s rie 480 egistres du contentieux des infractions des n PLE Conserver et transf rer Sp G 2 03 Le Jusqu substitution mais elle 8 pr sent t remplac e par arrangements l amiable aux AE une banque de donn es 5 2 K Conserver et transf rer A t i tuell t G 2 04 Base de donn es pour le suivi des dossiers juridiques Jusqu substitution re eat DES aux AE dans une banque de donn es 77 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation G2 05 Rapports d activit s mensuels des inspections des 5 ans liminer L original est conserv par les recherches inspections des recherches Lost a Les rapports originaux sont r dig s et G 2 06 Rapports annuels sur le commerce des armes 5 ans Eliminer PP he 8 conserv s par l administration centrale 78 5 316 belspo
56. us les autres documents A Tant qu ils sont onserver et transf rer D 3 02 Manuel d exercice des actions de contr le q utiles au service aux AE Fiches de travail indiquant les directives de contr le Tant qu elles sont Ee Geet D 3 03 es q q Eliminer sp cifique utiles au service Rapports des r unions de concertation avec d autres onserver et transf rer D 3 04 PP 30 ans d partements aux AE ye Conserver les notes de service D 3 05 Dossiers OR a 1 30 ans Trier et transf rer aux AE d finitives liminer les dossiers de le cadre de la strat gie de contr le travail 58 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Dossiers relatifs l laboration de circulaires sur les D 3 06 mesures de contr le sp cifiques en cas d importation et 30 ans Trier et transf rer aux AE d exportation de produits agricoles Conserver les circulaires d finitives liminer les dossiers de travail Base de donn es des contr les concernant les restitutions ix 4 D 3 07 Jusqu substitution Eliminer l exportation Agristat 3 Tableaux de bord des contr les des restitutions Conserver et transf rer D 3 08 3 10 ans exportation aux AE D 3 09 Manuel des contr les en mati re de restitutions Tant qu i
57. ution aux AE Conserver toutes les correspondances relatives aux d cisions formelles et Correspondance conserv e en dehors des dossiers p RU 7 A 4 02 Bos 10 ans Trier et transf rer aux AE l ex cution formelle des t ches d affaires en une s rie distincte et continue rae liminer les correspondances informelles cn Conserver et transf rer 4 03 Rapports des r unions de service 10 ans aux AE 18 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation Conserver les notes manant du service Tant que la note est ou le concernant sp cifiquement que Trier et transf rer aux AE P Aer en vigueur liminer les notes de la direction r gionale et de la direction centrale A 4 04 Notes de service GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DES SERVICES Il s agit d un dossier qui contient des Tant que l agent est Bade copies des documents originaux du Eliminer gt en service dossier conserv au service d encadrement P amp O A 4 05 Dossiers individuels des agents GESTION MATERIELLE DES SERVICES Il s agit de copies des originaux qui Eliminer sont conserv s au service d encadrement S amp L Tant qu ils sont A 4 06 Dossiers relatifs a l achat de mat riel utiles au service Dossiers relatif
58. yens x Due S 7 Conserver les dossiers relatifs la D 4 06 de contr le sp cifiques scanners conteneurs 30 ans Trier et transf rer aux AE 1 r daction d instructions m gaports D 5 EXERCICE DE LA SURVEILLANCE ET DU CONTROLE D 5 01 Rapports quotidiens des contr les 5 ans liminer 60 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives Code S rie D lai Destination d finitive Remarques administratif de conservation LE Conserver et transf rer D 5 02 Statistiques relatives aux contr les 5 ans aux AE D 5 03 Dossiers des constatations 5 ans Eliminer Conserver et transf rer D 5 04 Registres des constatations 5 ans aux AE D 5 05 Dossiers des saisies 30 ans liminer D 5 06 Rapports mensuels des services de contr le 5 ans liminer D 5 07 Base de donn es des contr les incluant des photos Jusqu substitution Eliminer Il s agit ici des dossiers tablis par les bureaux de contr le Ces dossiers Dossiers relatifs a la taxe d ouverture et au droit Conserver et transf rer doivent tre eee DES D 5 08 A 30 ans relatifs la taxe d ouverture et au droit d autorisation aux AE de licence tablis par les succursales peuvent tre limin s voir s rie E 5 21 61 Administration g n rale des Douanes et Accises Tableau de tri pour les archives
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