Sous-traitanee et archivage électroni que : deux développements
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1. directeur g n ral de Novarchive essentielles une gestion interne Pour Marc Un constat confirm par Jean pour Rocagel le co t lev des solu Luc Jouhannaud directeur com r ussir tions et la complexit des projets mercial de Locarchives pour qui a de d mat rialisation constituent les Anglo Saxons ont pris de SON CHOIX encore des freins importants l avance dans le domaine car le m tier a commenc se cr er dans les ann es 50 chez eux tandis qu il a fallu attendre les ann es 70 pour la France par cons quent le cycle du march est un peu en d calage Autre fondement Les conomies r aliser et le budget r el de fonction nement sont relativement m connus ajoute Thomas Huzar directeur g n ral de la Soci t G n rale d Archives SGA Les freins de la num risation Autre temps autres m urs les derni res ann es ont fait la part belle aux avanc es tech nologiques intervenant dans le domaine de l archivage Or il appara t que cette volution est loin de concerner la majorit des entrepri ses fran aises Quels sont les principaux freins l archivage lectronique Pour Tho mas Huzar l archivage lectronique constitue une application limit e car l int r t de cette application est lui m me tr s restreint Il ajoute En effet les garanties juridiques conf r es par ce proc d sont loin d tre satisfaisantes Toujours selon Thomas Huzar les probl ma2. rog n it des documents r cup r s Un bon levier de r duc tion des co ts consiste s informer en amont afin de conna tre pr cis ment les documents que l entreprise se doit de conserver ainsi que organisation documentaire la structuration des fonds les processus et la migration des informations en cas de d t rioration des dis ques La croissance annuelle du march de l ectronique est deux chiffres depuis des ann es commente Philippe Rocuet difficile dans ces conditions de dire qu il existe des freins cette technologie Mais il constate en revanche qu il existe une opacit des co ts des projets tant qu une tude technique et une maquette test n ont pas t r alis es il est quasi impossible de communiquer un chiffrage pour une proposition Or les co ts peuvent avoir un coefficient multiplicateur de 1 10 suivant la qua lit des documents le flux la phase de pr para tion l indexation etc Bref une tude pr a On trouve un int r t de s curit r aliser une sauve garde de protection de l original Table et une approche globale de l archivage sont indispensable ainsi que le pr conise Jean Luc Jouhannaud la prestation d ar chivage consiste d sormais r fl chir l int gra tion de l archivage papier de l archivage lec tronique et d une organisation globale des archives et ce quel que soit le support de conservation L objectif recherch tant
3. tiques principales sont li es la m thodo logie d acquisition la fiabilit et s curit du prestataire la d localisation de la prestation le risque de perte ou de copie de l informa tion la duplication et espionnage industriel la perte partielle de garantie de la preuve A titre d illustration la SGA livre les l ments suivants concernant le co t de la num risation 1 m d archives 10 m tres lin aires 100 bo tes d archives de 500 docu ments en moyenne 50 000 A4 Le co t moyen avec une indexation au docu ment simple entre 0 15 et 0 20 pi ce Ce qui signifie que le budget d une op ration de num risation sans tenir compte de l achat des supports des logiciels de l amortissement du mat riel de l volution des moyens de stockage repr sente l quivalent d un budget de 500 700 ann es de co t d un archivage papier traditionnel note Thomas Huzar Autre obstacle la m connaissance de l vo lution de l environnement technique qui contribue galement entretenir l inqui tude des professionnels L tude pr alable l ment cl Toutefois il va de soi que pour certaines a cations on trouve un int r t de s curit r a liser une sauvegarde de protection de l original et faciliter l acc s l information Par ailleurs le co t de la num risation se r v le tr s varia ble en fonction des travaux de pr paration n cessaires et eu gard l h t
4. de faciliter l acc s de l utilisateur M Pour en savoir plus Externalisation des archives mode d emploi t l chargeable sur le site www archivistes org La fiche conseil Le projet d archivage lectronique au carefour de plusieurs m tiers t l chargeable sur le site www archivistes org
5. Sous traitance et archivage lectroni que deux d veloppements prudents Dans un guide publi en 2004 et intitul Externalisation des archives mode d emploi l AAF Association des Archivistes Fran ais souligne que dans l entreprise et ailleurs on cherche de plus en plus souvent confier le stockage et la gestion des archives ext rieures Mais le faire de fa on rentable et rationnelle est moins simple qu il n y para t Une sous traitance qui pourrait se trouver accrue du fait de la mont e en puissance de l archivage lectronique m me si ce dernier souffre encore de nombreux freins Opinions euls 20 25 des volumes d archi ves sont sous trait s en France contre plus de 60 aux tats Unis Deux l ments peuvent ais ment justifier de cette diff rence un recours g n ral aux prestations de services beaucoup moins syst matis en France qu au Etats Unis associ un environne Pas de m thode miracle donc pour r ussir un bon choix du mode de gestion et de stockage pr cise Philippe Rocuet directeur commercial de Recall il faut aider le client trouver les bonnes r ponses quatre questions Quel volume de recherches Quel nombre d utilisateurs Quel temps d acc s au document requis trois secon des ou une journ e Quel support ment juridique beaucoup plus DES QUESTIONS du document original pour un contraignant note Marc Rocagel ji besoin l gal ou lectronique pour
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