Le tutoriel de Michel
Contents
1. et normalement j ai un message confirmant que la connexion est tablie OK gt 10 Terminer 11 Assignation des champs on passe Suivant Michel Bilot mai 2009 9 B Enregistrer sous Enregistrer dans d publipostage z e Ed Fi Nom Date de m Type Taille Aucun l ment ne correspond votre recherche 12 Titre de la source de donn es je clique sur Parcourir un fichier de base de donn es va tre cr Je choisi de le cr er dans mon dossier sp cial publipostage et je vais l appeler donn es si vous multipliez les publipostages il faudra donner des noms plus explicites Enregistrer gt Dans la boite de dialogue suivante renommer adresses en donn es Terminer gt r A E a Ordinateur A se R seau Nom du fichier Enregistrer rOfice XML Base k __ Annuler Wwe Extension automatique du nom de fichie Michel Bilot mai 2009 10 13 J appuie nouveau sur la touche F4 du clavier 1 ou 2 fois jusqu ce que ma feuille donn es apparaisse maintenant dans les sources de donn es disponibles 14 Je d roule en cliquant sur le signe devant donn es puis devant Tables j ai une table qui s appelle LISTES M Titrel Bibliography EI B donn es Requ tes E LA Tables LISTES 15 Je double clique sur LISTES mes donn es apparaissent en clair dans le volet donn es en haut Un2. Dalle coordonn s par le Conseiller Technique de l Inspecteur d Acad mie Pascal Pierre Outils __BE1d Si je ne l ai pas je le t l charge sur le site d aide BE1D 88 http wWww3 ac nancy metz fr tic88 beld dans les t l chargements sous rubrique exploitation gt outil d dition de listes et d tiquettes Outil_BEid ne confondez pas l outil et sa notice ou directement l adresse ci dessous http Www3 ac nancy metz fr tic88 beld file Outils_ BE1D OOo _v2 04 ods et je l enregistre dans mon dossier publipostage Attention des anomalies lors du t l chargement ont t signal es Avec Firefox aucun souci quand on t l charge un fichier OpenDocument odt ods En revanche dans Internet Explorer version 6 ou 7 il est syst matiquement renomm en zip C est inattendu et regrettable La solution changer de navigateur ou modifier apr s le t l chargement l extension zip en ods ou odt selon le cas ods pour le tableur odt pour le traitement de texte Michel Bilot mai 2009 4 1 J ouvre Outils BE1D OOo d un double clic C est en fait un document OpenOffice calc o les t ches sont automatis es 2 Voulez vous renseigner la fiche cole Pas la peine maintenant Non 3 page d accueil je clique sur le bouton IMPORTS 4 Continuer Choisir le fichier des l ves je choisis le fichier des l ves double clic sur elev csv puis Choisir le fichier des
3. clic sur ICT permet de les voir toutes Ea Mie NUS vl aE B Bibliography Adressel Communel Niveau Civilit Responsable Nom usage responsabli B donn es 3 rue du chai 88600 DE mied Classe de M a Requ tes 15 rue du chi 88600 ST Classe de M L E Tables 90A rue des 88600 Classe de M ir L 20 rue de la lt 88600 Classe de Mme le 3 le gai charr 88600 Classe de Mme 32 rue princi 88000 Classe de Mme nn ONE m D l MMO n Fig Te me z L a boo M p 1 D o 2 HE 3 oO p 4 5 o p s 6 r T gt g 10 11 r 12 gt p 13 14 D 15 CN 16 ji 17 2o gt 18 1 R a L Ll l L L L L L L Michel Bilot mai 2009 11 Es JE Bibliography E B donn es E LA Tables 7 E Nom d usage El ve Pr nom El ve Date ni Chine 11 05 99 Lien 25 04 00 Cire 11 10 00 Du 25 09 99 Ailis 15 11 99 Ei 29 07 00 de TE Peje 5 e E HE 9 glisser d poser OURSUITE DE LA SCOLA FICHE NAVE Ecole fr quent g et adresse Ecole du Centre MAVILLE classe lt Classe P re ou repi Nom Nom El ve Nom pom O O prom Adresse Adresse Michel Bilot mai 2009 16 Je vais maintenant ins rer un champ de la source de donn es dans la fiche navette je clique sur l en t te de la colonne Nom Eleve je garde le bouton enfonc et je fais glisser jusqu l endroit du document o le nom de l l ve
4. nom et l adresse de l cole en haut ainsi que le nom du directeur plus bas directement sur le document ce sont les m mes pour toutes les fiches Ce qui m int resse c est de remplir automatiquement les champs du tableau du haut noms pr noms adresses date de naissance de l l ve et de ses responsables Les d cisions seront crites la main je pr f re les reprendre une une en conseil des ma tres avant de signer c est l occasion de v rifier les donn es 3 Je vais dans le menu Affichage et je clique sur Source de donn es ou j appuie sur la touche F4 ma feuille de donn es n est pas dans les sources de donn es r pertori es il n y en a qu une Bibliography qui sert d exemple dans un tutoriel inclus dans OpenOffice ou ventuellement celle de l an dernier Je vais ajouter ma feuille de donn es la liste des sources disponibles de Standard Times New Roman 1 Menu Fichier gt 2 Assistants 3 Source de donn es des adresses en r alit mal nomm a sert bien d autres utilisations que des adresses 4 Autre source de donn es externe 5 Suivant 6 Param tres 7 Type de BD Classeur 8 Suivant 9 Chemin vers les classeurs gt Parcourir je navigue pour trouver le dossier o se trouve ma feuille de donn es ListeParam_2009nnnn_nnnn gt et je double clique dessus Je peux cliquer ensuite sur Tester la connexion
5. un dossier que j appelle publipostage Ainsi je retrouverai tout ce qui concerne cette op ration Dans Mes documents ou sur le bureau o je veux un clic droit et Nouveau Dossier Deuxi me tape Je me procure les donn es concernant les l ves et les responsables je vais les extraire de Base El ves 1 Je me connecte Base El ves 2 Dans le menu Gestion courante je vais sur le sous menu Extraction 3 Je clique sur Extraire un fichier contenant l ensemble des l ves de votre cole 4 Je n entre aucun crit re de tri et je clique sur Chercher Je clique sur Extraction format CSV gt L selon le param trage de mon ordinateur le fichier CSV va soit s ouvrir dans l application qui est attribu e ce type de fichier en principe Excel ou Open Office ou le bloc note Alors je l enregistre sous dans le dossier sp cialement cr pour l occasion menu fichier gt enregistrer sous gt soit directement d enregistrer sur mon disque dur peut tre sur le bureau ou plus rarement dans un dossier temporaire Quelle que soit la situation je me d brouille pour l enregistrer dans le dossier sp cialement cr pour l occasion Ce fichier s appelle CSVExtraction csv Tout de suite je le renomme elev csv gt Cat gorie Niveau Cycle Classe Oresponsable l ve EMNENE Michel Bilot mai 2009 2 Niveau Cycle Classe t gorie j Respon
6. Imprimer les fiches navettes D cision d j remplies partir de Base El ves premier degr C est possible ce n est pas trop difficile mais on ne le fait pas pas encore directement Il faut passer par plusieurs tapes successives extraire les donn es de BE1D g n rer un fichier exploitable comme source de donn es mettre en relation le document fiche navette avec la source de donn es fusionner les deux pour avoir enfin les donn es individuelles dans notre fiche sans avoir les crire une une En suivant pas pas ce mode d emploi on devrait r ussir Il faut disposer d OpenOffice version 2 3 au minimum la 2 2 ne suffit pas Si c est 2 2 ou moins il faut t l charger la derni re version ici http fr openoffice org about downloads html Pour v rifier votre version lancez OpenOffice n importe quel module et cliquez sur le menu Aide puis _ sur propos de Ee mr OpenOffice org Une OpenOffice org 2 3 boite appara t qui indique la version propos de OpenOffice org OpenOffice cry OpenOffice org 2 3 1 Copyright 2000 2007 Sun Microsystems Inc Ce produit a t cr par Sun Microsystems Inc bas sur OpenOffice org OpenOffice org remercie tous les membres de la communaut et en Michel Bilot mail 2009 particulier les membres mentionn s sur le site http www openoffice org welcome credits html Premi re t r CAET E CEA E Je cree
7. au Classe Responsable 1 Civilit Responsable Mom usage responsable Nom responsable Pr nom responsable Adresse responsable CP responsable Commune responsable E Pays Courriel T l phone domicile T l phone travail Num ro de poste T l phone portable Je clique sur le bouton Valider Michel Bilot mai 2009 Responsable 2 Civilit Responsable Nom usage responsable Nom responsable Pr nom responsable Adresse responsable CP responsable Commune responsable E Pays Courriel T l phone domicile T l phone travail Num ro de poste 7 Je clique sur le bouton Enregistrer celui qui est sur la feuille pas dans les menus EEE IA Outils BE1D_OQo_vlld OpenOffice org Cale Fichier dition Affichage Insertion Format Outils Donn es Fen tre Aide a M4 B fs F A FE n g SNU By HO C F T A T B cHaBles hr Arial 10 G 5 L p LE Le ao 1 F7 m f E Accueil E Nom El ve 55 Cmilt Responsable Nom us Tz 16 04 2000 2 rue des sources GG Kilt 06 03 2000124 rue du Moulin 80000 DESS Mme sa hi 4 fl Fr Feuille 14 14 LISTESPARAM 100 STD ji Somme 8 Je suis inform du nom sous lequel la feuille s est enregistr e normalement dans le dossier publipostage si c est l que j avais enregistr Outils_BE1d Je clique sur OK gt Le nom est cr automatiquement avec ListeParam gt suivi de la date et de l heure ici le 7 ma
8. devra s crire Je rel che le bouton on appelle cela un glisser d poser Une zone gris e apparait c est l que les donn es viendront se placer sur chaque fiche lors de la fusion 12 17 suite Je r p te l op ration pour tous les champs dont j ai besoin sans oublier la classe Je n oublie pas de mettre une espace avant un champ s il est coll un texte ou un autre champ entre le code postal et la commune par exemple J ai maintenant j ai ceci Ecole fr quent el et adresse Ecole du Centre 88999 MAVILLE classe lt Classe gt Pere ou repr sentant l gal M re ou repr sentant l gal Nom lt Nom El ve Nom Nom responsable Nom lt Nom responsable1 Pr nom lt Pr nom El ve Pr nom lt Adresse responsable n e le lt Date naissance Pr nom Pr nom responsablel lt Adresse responsable lt Adresse responsable1 lt CP responsable lt Commune lt CP responsablel lt Commune responsable responsable1 lt Cp1 gt lt Communel T l phone EP l phone domicile T l phone ST l phone domicilel MNECISINN MI CANI CEIN MES MAITRE Michel Bilot mai 2009 13 18 Je veux v rifier avant d imprimer que tout est bien align et sa place Je s lectionne une fiche en cliquant sur l en t te de la ligne et je clique sur le bouton k les noms des champs sont remplac s par les vraies valeurs attention si dans BE1D vous avez saisi les num ros de t l phone sans espaces n
9. e des l ves par exemple ceux d une classe seulement je peux utiliser les filtres ic nes en forme d entonnoir Je ne d taille pas ici leur utilisation en t tonnant on trouve facilement le mode d emploi le publipostage G en Je clique sur LE le troisi me bouton partir de la droite ce bouton est quivalent au menu Outils Assistant Mailing L Assistant Mailing est compos d une s rie de huit dialogues Il permet de g n rer les documents finals Toutes les tapes ne sont pas obligatoires oo Je 2 9 1 Premier dialogue Utiliser le document actif Suivant 2 Deuxi me dialogue Lettre Suivant 3 Troisi me dialogue ceci ne me concerne pas Suivant le m me dans V 4 Quatri me dialogue ceci ne me concerne pas Suivant la versio 3 5 Sixi me dialogue le cinqui me est pass tout seul d OpenOffice LEA D E l Eventuellement J utilise les fl ches de d placement de la moiti superieure du dialogue pour visualiser les donn es correspondantes au sein du document en arri re plan ce stade il est possible en cochant la case Exclure ce destinataire d liminer certains enregistrements du document final Mon document tant suppos termin la partie inf rieure Editer le document ne me concerne pas Suivant Writer g n re maintenant les documents en fait un document unique qui comprend autant de pages que de destinataires ce qui pr
10. end quelques instants Je remarque ce nouveau document en arri re plan nomm Sans nom i 6 Septi me dialogue ceci ne me concerne pas Suivant 7 Huiti me dialogue Enregistrer imprimer ou envoyer Je d sire imprimer les pages envoyer aux familles Je s lectionne donc le bouton Imprimer le document fusionn Je v rifie les param tres de mon imprimante et je lance l impression Ouf Au huiti me dialogue je peux aussi enregistrer le document fusionn soit en un seul fichier pour tous les l ves l on a parfois des pages vides qui s intercalent entre les fiches c est aga ant ou un fichier par l ve Cet enregistrement permet d aller retoucher la main chaque fiche avant de l imprimer A vous de voir Michel Bilot mai 2009 15 Je peux tout fermer on n a pas besoin de garder le document Sans nom gt
11. i 15 heures 42 Le format ODS est celui des classeurs OpenOffice classeur document du tableur Enregistrement sur le disque dur Cette feuille a t enregistr e sous le nom ListeParam 20090507 1542 0ds dans le m me dossier que cette application Michel Bilot mai 2009 7 9 Je peux refermer Outils _ BEid ventuellement apr s l avoir enregistr il peut servir plein d autres choses C est un outil tr s riche Quatri me tape le publipostage proprement dit J ai besoin d un document texte la fiche navette J en ai refait une mouture plus adapt e l usage auquel je la destine 1 J ouvre donc le document ia88_fiche navette decision 09 odt POURSUITE DE LA SCOLARITE A L ECOLE PRIMAIRE ANNEE SCOLAIRE 2008 2009 e FICHE NAVETTE DECISION Ecole fr quent e et adresse classe Elle est t l chargeable http Www3 ac nancy metz fr tic88 beld file ia88_ fiche navette decision 08 09 odt Attention des anomalies lors du t l chargement ont t signal es Classe Avec Firefox aucun souci quand on t l charge un fichier OpenDocument odt ods mains En revanche dans Internet Explorer version 6 ou 7 il est syst matiquement renomm en zip C est inattendu et regrettable La solution changer de navigateur ou modifier apr s le t l chargement l extension zip en ods ou odt selon le cas ods pour le tableur odt pour le traitement de texte Michel Bilot mai 2009 8 2 J cris le
12. i s parations le z ro du d but peut avoir disparu Ea r eae E E E E E F JEt Bibliography Civilit Responsablel Nom usage r sponsablel Nom responsablel Pr nom responsablel Adresse responsablel CP res Requ tes z ee FE Paulo 241 rue de la basse 88600 A A Tables 1 S lectionner ligne ME ab RKI Y t QI EE a TE M le m me dans OOo version 3 RICHARD Sylvain 27 rue de la mairie 88600 M SCHWAEDERLE Dominique 2 rue de la mairie 88000 Mme SEN Marie 98 rue des fauvettes 8000 Enregistrement 67 de 70 1 pamm 4 L ae a a a a a a S E E l S S FICHE NAVE TTE DECISION Ecole fr quent e et adresse Ecole du Centre 88999 MAVILLE 3 les vraies donn es s affichent classe Classe de CP de MIE ss m l ve P re ou repr sentant l gal M re ou repr senti Nom SSL i Pr nom 3 Adresse 13 route de Fimma 88600 PE T l phone 0529 T l phone 0320mm DECISION DU CONSEIL DES MAITRES j 14 Pour visualiser une autre s rie de donn es il suffit de r p ter la s lection et d activer ce bouton nouveau Tout est pr t maintenant pour r aliser le publipostage lui m me L op ration finale se nomme la fusion Au cours de celle ci OpenOffice org ins re fusionne les informations de la source de donn es dans la lettre type la fiche navette pour g n rer au choix un nouveau document un courriel e mail une sortie directe sur l imprimante Si je ne veux qu une parti
13. responsables je choisis le fichier des responsables double clic sur resp csv 5 la fin de l importation je clique sur Import effectu Outils BEid dispose de toutes les donn es n cessaires l dition des listes et tiquettes 6 Je vais cr er une liste param tr e en ne prenant que les renseignements n cessaires pour remplir ma fiche navette Je clique sur Listes param tr l avant dernier bouton puis je choisis le tri que je veux Ici je trie d abord par classe puis par niveau Valider Donn es cole Mon cole 1 dans ma rue 68000 MAVILLE Madame Ladirectrice Listes param tr es 1 2 Demier import Ele nPE pin 3 T CU st A 2008 Choix des l ves int grer Notice Tous les l ves h 1 La E El ves suivant crit res ci dessous Tri de b liste Imports Ordre de Tri n1 Ordr de Tri n72 x Mom El ve Nom El ve 6 Date naissance Date naissance Sexe Sexe E Communel 5 Communel 5 Niveau F Classe Listes r glementaires 7 Je choisis les champs dont j aurai besoin Comme il y a souvent des confusions entre nom d usage et nom je prends les deux A vous de voir selon la fa on dont vous g rez ces champs nom de jeune fille d pouse Il vaut mieux en prendre trop qu en oublier Nom El ve Nom d usage El ve Pr nom El ve Date naissance Sexe Adressel Cpl Communel Paysl Cycle Nive
14. sable l ve Je retourne dans Base El ves et je coche le bouton radio Responsables Je clique sur Chercher Je me d brouille pour l enregistrer dans le m me dossier sp cialement cr pr c demment Ce fichier s appelle CSVExtraction csv gt comme le pr c dent c est pourquoi il tait important de renommer le premier avant d extraire le second sinon il aurait t cras Tout de suite je le renomme resp csv Arriv l j ai ceci dans mon dossier publipostage l affichage peut tre diff rent mais j ai ces deux fichiers amp Eureauttuto publipostagetpublipostage Z eleves E F SD CSw Michel Bilot mai 2009 3 Troisi me tape Je vais pr parer le classeur document du tableur qui me servira de base de donn es Par souci d ouverture maximum je vais utiliser OpenOffice version 2 3 ou ult rieure voir plus haut Pour ce tutoriel j utilise la version 2 3 les versions suivantes devraient fonctionner de la m me fa on Une fois install OpenOffice doit tre autoris ouvrir les macros Je v rifie que c est le cas menu Outils Options OpenOffice org S curit S curit des macros Niveau de s curit faible m me si c est d conseill car il le faut Ne soyons pas parano Pour obtenir une source de donn es exploitable pour notre publipostage je vais utiliser un outil fait par nos coll gues TICE de Meurthe et Fr d ric Adamczak Patrick Hel et Francis
Download Pdf Manuals
Related Search