MALLETTE RH SPÉCIAL TPE & PME
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1. Axes d am lioration FICHE D ENTRETIEN ANNUEL 2 2 Mod le type OBJECTIFS POUR ANN E VENIR Objectifs par rapport au poste ou aux missions Missions Obligations Moyens n cessaires outils organisation formation SYNTH SE PLAN D ACTION VENTUEL Remarques ventuelles du salari Signature du responsable de l entretien M Signature du salari ENTRETIEN PROFESSIONNEL L article de l accord national interprofessionnel du 20 septembre 2003 repris dans l accord g n ral du 5 d cembre 2003 pr voit que pour lui permettre d tre acteur dans son volution professionnelle tout salari ayant au moins deux ann es d activit dans une m me entreprise b n ficie au minimum tous les deux ans d un entretien professionnel r alis par l entreprise conform ment aux dispositions d un accord de branche ou d entreprise conclu en la mati re ou d faut dans les conditions d finies par le chef d entreprise L entretien professionnel pr sente un double int r t M Pour l entreprise c est un outil permettant la co construction avec les salari s de projets de formation court et moyen termes l laboration du plan de formation et son articulation avec d autres dispositifs DIF M Pour le salari l entretien professionnel est l occas2. Mod le type RETIEN PROFESSIONNEL CONSOLIDATION pr ciser si hors temps de travail Pr ciser si d passement de l horaire de travail 17 FORMATION INTERNE Pourquoi une formation en interne Avec une formation con ue par vous et pour vous vous fixez vous m me les objectifs que vous souhaitez atteindre vous intervenez au plus pr s des besoins en comp tences de vos salari s vous avancez votre rythme en choisissant les p riodes les mieux adapt es vous r duisez de fa on significative les co ts de vos formations Comment r ussir une formation en interne La phase pr paratoire M Vous avez d fini les actions de formation de votre entreprise et identifi celles qui peuvent tre dispens es en interne Objectif Action aa Dur e ri 5 Salari P riode atteindre de formation en heures m 8569 Polyvalence informatique Bureautique J Durand 50 6 au 22 janvier Word Excel atteindre X dans les 6 mois venir M Vous devez ensuite identifier dans votre entreprise qui sera Le d roulement de la formation le formateur Son savoir faire son exp rience sa motivation sa capacit transmettre ses connaissances seront d terminants M En introduction vous informez la personne sur le contenu les modalit s et les objectifs atteindre M Ensuite vous proc dez au d roulement des diff rentes tapes de fo
3. COMMENT G RER EFFICACEMENT LES COMP TENCES MALLETTE RH SP CIAL TPE amp PME Organiser Comment g rer e Optimiser efficacement les la gestion comp tences des comp tences E Fiche de poste p 3 s HE 8 E p 17 8 bp 18 21 p 22 m E p La GPEC p 27 P LE ENTREPRISES DE 10 SALARI S ET PLUS 5 rue Louis de Broglie 21000 DIJON T l 03 80 78 94 55 ou 03 80 78 92 49 Fax 03 80 78 94 82 fpc b agefos pme com P LE ENTREPRISES DE MOINS DE 10 SALARI S 5 rue Louis de Broglie 21000 DIJON T l 03 80 78 92 42 Fax 03 80 78 94 82 tpe b agefos pme com P LE EMPLOI PROFESSIONNALISATION 5 rue Louis de Broglie 21000 DIJON T l 03 80 78 91 82 Fax 03 80 78 92 47 emploi b agefos pme com www agefos pme bourgogne com ECTS VERSION 2000 N QUAL 1998 1052 FICHE DE POSTE d finition de fonction PR AMBULE Pourquoi une fiche de poste Afin d identifier pr cis ment les postes dans l entreprise d j exis tants ou cr er qui fait quoi qui pourra faire quoi Cela vous permettra de M Re d finir faire voluer r am nager le poste si n cessaire M Adapter le personnel plus rapidement au poste cas de mutation promo tion diversification de la production mise en place de la qualit M Faciliter le recrutement de vos futurs collaborateurs Mieux communiquer sur votre orga nisati
4. G ara Identifier les probl mes d emplois prioritaires en fonction des volutions PL 27 Construire des solutions concr tes CUS 47 Mobiliser les diff rents acteurs internes externes sur la mise en uvre Un appui simple et adapt votre entreprise Pour vous appuyer dans votre d marche GPEC diff rents dispositifs d accompagnement permettant de r pondre au besoin sp cifique de chaque entreprise peuvent tre mobilis s L intervention d un consultant pour un besoin plus sp cifique ou approfondi gt gt L intervention courte d Agefos PME s adresse aux entreprises de moins de 250 sala ri s souhaitant mener bien une d marche indi E s adresse aux entreprises de moins de 250 salari s viduelle souhaitant mener bien une d marche individuelle il est m me possible de mettre en place une action son objectif est de mettre en place un plan de 8 P inter entreprise sans limite d effectif dans ce cas gestion anticip e des ressources humaines apr s identification des comp tences que l entreprise M son objectif est d laborer un plan de GPEC doit acqu rir ou renforcer pour atteindre ses adapt au contexte et aux pr occupations de objectifs cette intervention est prise en charge par l Etat la R gion et le Fonds Social Europ en l entreprise la prestation du consultant est financ e 50 dans la limite de 15 000 apr s signa ture d une
5. dans ce qu il dit ou ne dit pas E cr er les meilleures conditions pour qu il s exprime E accepter le point de vue qu il propose ce qui n oblige pas n cessairement de le partager ou de l approuver Erreurs viter Concernant la gestion de l entretien M intervenir tout moment M interroger au sens d enqu ter M int resser au sens o l on fait pression sur l autre pour lui vendre quelque chose M se laisser d ranger par une tierce personne au cours de l entretien Concernant l activit du collaborateur ne pas valoriser les progr s et les r ussites ne pas se rendre compte des r sultats s occuper uniquement des r sultats viter le cumul d un cart combler avec la mise en place de nouveaux objectifs atteindre Concernant les difficult s rencontr es par le collaborateur M ne rien faire ou diff rer l entretien mettre l accent sur un signe de d motivation M nier ou minimiser le probl me M exiger des efforts imm diats sans accompagnement M baisser sans raisons imp ratives le niveau des exigences professionnelles M trop s impliquer dans la recherche des solutions si le probl me est professionnel le collaborateur se sentira d responsabilis si le probl me est personnel il le vivra comme une intrusion ou une prise en charge Bref Cultiver les C de la communication M Comprendre Coop rer Consid rer Co
6. de mesures d accompagnement e mauvaise prestation de l organisme dans ce cas se reporter l valuation du salari formation inadapt e manque d accompagnement dans l entreprise pour la mise en pratique des acquis de la formation VALUATION DE LA FORMATION Nom du salari Pr nom E intitul de la formation Organisme Dur e en jours M Date s OBJECTIF VIS cadre remplir par le responsable avant le d part en formation voir conseils d utilisation page 23 Objectif vis Indicateur de r sultat QUALIT DE LA FORMATION compl ter d s la fin de la formation par le stagiaire Oui Non Commentaires M Les conditions mat rielles d organisation accueil salle de formation ont elles t bonnes M Compte tenu du programme la dur e de la formation vous a t elle paru adapt e Le contenu de la formation tait il conforme au programme L animation vous a t elle sembl efficace La formation tait elle adapt e votre niveau La participation du groupe a t elle t active La formation vous a t elle apport des connaissances nouvelles Pensez vous avoir retir de la formation des l ments qui auront une application pratique dans votre travail M Recommanderiez vous cette formation d autres personnes Date Signature du salari R SULTATS DE LA FORMATION compl ter apr
7. R activit M Polyvalence M Aptitude l analyse M Traitement des probl mes E Motivation Total Vous compl terez les rubriques en fonction d aptitudes ou de comp tences n cessaires pour le poste concern D cision d embaucher 54 oui d non R serves Un entretien annuel c est quoi D finition C est un moyen de mobiliser autour d un projet les individus de l entreprise L entretien annuel permet chacun de prendre conscience de ses points forts et de ses faiblesses de ses succ s et de ses checs Les objectifs M Faire avec un collaborateur le bilan de ses activit s de l ann e pass e M Informer son collaborateur de la politique de l entreprise pour l ann e qui vient N gocier avec lui les axes et les objectifs qui seront les siens pour l ann e tre l coute des attentes et des projets du collaborateur M R pondre aux questions qui peuvent se poser et prendre les mesures n cessaires Tout d abord Un entretien annuel se pr pare L organisation du sup rieur hi rarchique M s assurer d tre totalement disponible M s assurer qu il en va de m me pour son collaborateur M choisir un lieu o vous ne serez pas d rang s Les documents consulter M le formulaire type de l entreprise s il existe M le compte r
8. aider d finir l objectif de la formation voire lorsque c est possible un indicateur cf fiche d valuation page 25 partie et renvoie directement la phase de rep rage Exemple M Martin doit acqu rir les connaissances qui lui manquent en hydraulique pneumatique pour r parer des machines de tel type Le temps d arr t machine du parc de mat riel de M Martin doit diminuer de 10 EL 23 24 VALUATION DE LA FORMATION suite D roulement de la formation Le ou les salari s suit vent la formation Evaluation chaud Cette valuation est r alis e par le salari d s son retour de formation cf fiche d valuation page 25 partie 2 Elle permet de v rifier que la formation s est d roul e dans de bonnes conditions et dans le respect du programme pr vu Evaluation froid Cette valuation est assur e par le responsable hi rarchique 2 4 mois apr s la fin du stage ou ventuellement lors de l entretien annuel avec le salari cf fiche d valuation page 25 partie 3 Elle vise v rifier que les objectifs de la formation sont atteints et que le manque de comp tences est combl Objectif vis gt Cadre 1 A remplir par le responsable avant le d part en formation et remettre au salari L objectif op rationnel de la formation doit tre d fini avant le d part en formation en lien avec le salari Utilisez de pr f rence des termes actifs pour le
9. d finir par ex tre capable de r parer Deux questions peuvent aider d finir l objectif de la formation voire lorsque c est possible un indicateur M pour quelle raison d clenche t on cette formation M quel est le r sultat attendu de cette formation Qualit de la formation gt Cadre 2 A remplir par le salari d s la fin de la formation Cette valuation est r alis e par le salari d s son retour de formation Elle permet de v rifier que la formation s est d roul e dans de bonnes conditions et dans le respect du programme pr vu R sultats de la formation gt Cadre 3 A remplir 2 4 mois apr s le stage par le responsable apr s application des acquis Cette valuation est assur e par le responsable hi rarchique 2 4 mois apr s la fin du stage ou ventuellement lors de l entretien annuel avec le salari Elle vise v rifier que l objectif de la formation est atteint et que le manque de comp tences est combl Si ce n est pas le cas faut en rechercher les raisons avec le salari En effet si l objectif n est pas atteint cela signifie soit que le lancement d une formation n tait pas l action appropri e pour atteindre l objectif vis il faut alors r fl chir une autre forme d action Si ce n est pas le cas il faut envisager une action corrective Lancement d une action corrective Si l objectif n est pas atteint cela
10. le candidat M Pr sentation de l entreprise Demandez au candidat ce qu il conna t de votre entreprise Vous lui apporterez des compl ments d informations que fait elle effectif organisation place du poste M Pr sentation du poste Vous le d crirez de fa on pr cise cf fiche de poste en page 3 Ce que le candidat peut apporter l entreprise En termes de comp tences de responsabilit d autonomie d organisation de cr ativit Mobilit Le candidat est il mobile Accepte t il des d placements M Dur e du pr avis si le candidat est salari N gociation possible M R mun ration souhait e Motivations par le candidat de ses pr tentions Synth se par le recruteur et le candidat M Synth se de l entretien Reformuler avec le candidat les points cl s Les suites donner Les suites donner M D cision La r ponse se fera par crit Mod le type FICHE D ENTRETIEN DE RECRUTEMENT GRILLE DE SYNTH SE DE VENTRETIEN D EMBAUCHE Nom du candidat NOTES Poste envisag Nom du recruteur Date de l entretien C M Pr sentation g n rale M Exp rience professionnelle M Formation initiale M Formation compl mentaire E Contact ais M Aptitude relationnelle M Expression orale M Ecoute M Esprit d quipe M Autonomie M Dynamisme
11. les participants M de favoriser la communication d am liorer les rapports professionnels de mieux se reconna tre et s appr cier d changer de nouvelles id es M de s enrichir mutuellement Mod le type FICHE DE PR PARATION A L ENTRETIEN ANNUEL ENTREPRISE PR PARER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL Document Management Vous avez pr vu de recevoir 4 le heures Pr parez cet entretien en vous aidant du pr sent document Vous aborderez au cours de cet entretien les sujets suivants Ce qu il a faire M Ses missions sont elles clairement d finies est il suffisamment inform sur les t ches r aliser M Poss de t il un document crit pr cisant les missions qu il doit accomplir fiche de poste lettre de mission description de fonction Si vous avez le sentiment que les missions de votre collaborateur sont mal d finies n h sitez pas consacrer une r union pr alable ce sujet Ce qu il a fait M Dans quels domaines a t il atteint des r sultats satisfaisants Comment a t il atteint ces r sultats M A t il rencontr des difficult s dans la r alisation des objectifs qui lui avaient t fix s l ann e pr c dente Ce qu il va faire M Quels objectifs professionnels pouvez vous lui proposer pour l ann e venir afin de mieux accomplir les missions qui lui sont confi es afin d am liorer la qualit d
12. pour M conna tre le retour sur investissement de la formation lancer une action corrective si la formation n a pas t efficace En effet valuer ne constitue pas une fin en soi valuer doit conduire l entreprise prendre des d cisions Comment valuer l efficacit de la formation Pour valuer l efficacit d une formation il faut comparer les r sultats produits ceux attendus lorsqu on 8 command cette formation Une valuation optimale suppose donc que l on ait d fini au pr alable avec le salari avant le d part en formation les raisons pour lesquelles on d clenche cette formation M les objectifs de cette formation M voire un indicateur qui permettra de mesurer facilement si les objectifs sont atteints Cette valuation doit tre assur e en deux tapes M d s le retour de la formation par le salari chaud elle permet de v rifier que la formation s est d roul e dans de bonnes conditions et dans le respect du programme pr vu M 2 4 mois apr s la fin du stage ou ventuellement lors de l entretien annuel lorsqu il existe avec le salari elle permet de v rifier que les objectifs de formation sont atteints Si ce n est pas le cas il faut envisager une action corrective Pour vous faciliter cette d marche vous trouverez dans ce guide un support d valuation voir page 25 M votre conseiller Agefos PME se tient votre dispo
13. tir un cahier des charges et lancer un appel d offres Celui ci doit pr ciser la nature de votre entreprise secteur d activit environ nement sp cificit s la pr sentation des salari s que vous souhaitez former ge sexe exp rience niveau de formation Bien acheter une formation c est veiller 3 aspects Bien choisir le prestataire Bien s entendre sur les objectifs avec le futur stagiaire M Parce que la personne a des difficult s r aliser des activit s qui rel vent de son poste actuel Pr ciser ces activit s lister les comp tences am liorer M Parce que le poste de la personne conna t des volutions dont il convient de prendre connaissance Pr ciser les l ments nouveaux acqu rir la d finition du besoin voir le chapitre D finir le besoin les contraintes auxquelles doit se conformer la r ponse votre appel d offres dur e des actions de formation calendrier disponibilit lieu de formation la demande d informations concernant l offre de formation informations sur l organisme exp rience r f rences sp cialit s quipements sur ses propositions d action programme de formation moyens et m thodes et sur la proposition d un calendrier et du co t de la formation Quelques conseils e pr voir un d lai suffisant avant la mise en place effective des formations e limiter l appel d offres 4 ou 5 orga
14. MENT PR AMBULE Vous constatez qu il manque des comp tences pour accomplir un travail jug n cessaire dans lorga nisation de votre entreprise E Cr ation de t ches nouvelles E R am nagement organisationnel E Transformation technique nouvelle machine E Urgences d part maladie Augmentation de la charge de travail E Mouvement de personnel mutation promotion Vous en concluez que vous devez recruter Pr paration l entretien Deux questions pr alables Le besoin d cel exige t il r ellement de recruter quelqu un N ya t il pas en interne le potentiel humain qui permettrait d y r pondre moyennant si n cessaire une adaptation tutorat formation Avantages de l interne organisationnel et budg taire Les co ts et les d lais de s lection sont diminu s Les candidats connaissent d j l entreprise et son organisation M Ne peut on pas revoir l organisation du travail en redistribuant les t ches Sous quelles conditions Quelle dur e temps complet temps partiel Quel type de contrat d finitif CDI saisonnier dur e limit e CDD Autres points de r flexion R digez l annonce en vous r f rant la fiche de poste M D termination des crit res indispensables et souhaitables pour le poste Ex poste comptable indispensable rigueur organisation et ma trise des outils de bureautique e souhaitable apt
15. ce Date d entr e dans l entreprise Poste occup Qualification Classification convention collective Niveau de formation IDENTIFICATION DU SALARI E Nom Pr nom Date de naissance Date d entr e dans l entreprise Poste occup Qualification Classification convention collective Niveau de formation HISTORIQUE DES EMPLOIS OCCUP S DANS L ENTREPRISE Mod le type D nomination des emplois Formations suivies pr ciser les principales Principales t ches effectu es P riode mois ann e An ra Re caract ristiques intitul p riode dur e dipl me obtenu VOLUTION PR VISIBLE DE L EMPLOI ACTUEL Modifications ventuelles pr visibles Ecarts avec les comp tences actuelles Formations n cessaires ENTRETIENS PROFESSIONNELS Dates responsables Conclusions pr conisations Suites donn es ex formations suivies changement de l entretien d cisions de formation d emploi de classification date ENTRETIEN PROFESSIONNEL GRILLE D EN Poste actuel Date entretien Action Projet Action Plan de 2 Formation Action 3 BC VAE pr ciser P riode de Professionnalisation pr ciser DIF pr ciser Observations formulation par le salari de projets pour les ann es venir par exemple utilisation du DIF dans 2 ans
16. convention individuelle d appui l laboration d un plan de GPEC VOUS TES INT RESS CONTACTEZ VOTRE CONSEILLER QUI SAURA VOUS APPORTER LE CONSEIL ADAPT GPEC Gestion Pr visionnelle des Emplois et des Comp tences Dans un contexte conomique en profond changement au regard notamment du choc d mographique la gestion des emplois et des comp tences doit s inscrire dans le temps La gestion des ressources humaines est devenue plus que jamais un enjeu majeur Pour se lib rer des incertitudes et des contraintes dues ces changements les chefs d entreprise doivent tablir une prospective des m tiers et des qualifications dans leur structure et ainsi participer l am lioration du d veloppement de leur entreprise En quelques mots la Gestion Pr visionnelle des Emplois et des Comp tences est une m thode dont l objectif est de r duire de fa on anticip e les carts entre les besoins en comp tences et les ressources humaines de l entreprise en fonction du plan strat gique m d impliquer le salari dans le cadre d un projet d volution professionnelle 7 257 7 VERSION 2000 N GUAL 1998 10527 Concept AGGP cle E Mail info agep fr e 09 2006 Cr dit photos T o Lanni Photo Alio Ingram Publishing
17. dans l entreprise A quoi sert le poste dans l entreprise A2 m Place dans l organigramme Niveau hi rarchique degr d autonomie responsabilit d encadrement etc A3 Activit s Principale s Que fait on ce poste Exprimez les activit s en verbes d action Compl mentaire s Pr cisez les liens avec l ext rieur A4 E Contraintes Les horaires les rythmes li s l activit les d placements la p nibilit le poste n cessite t il des aptitudes physiques particuli res l exercice de la fonction port de charges etc A5 Em Consignes de s curit Li es la fonction cf document unique des risques professionnels Mod le type FICHE DE POSTE d finition de fonction INTITUL DE LA FONCTION voir exemple en page 3 Profil de poste Comp tences Comp tences requises indispensables exercice de la fonction Formation initiale Dipl me indispensable ou non dans le m me secteur d activit ou non Exp rience Exp rience obligatoire Dans un m me secteur d activit Sur un poste identique Dur e de l exp rience requise A7 8 Qualit s comportementales Qualit s indispensables sens du travail en quipe relationnel autonomie etc 1 ENTRETIEN DE RECRUTE
18. e son travail son efficacit etc M De quelle s mani re s pouvez vous l aider dans l accomplissement de ses objectifs formation conditions de travail information Ce qu il peut devenir M Disposez vous des informations n cessaires pour aborder sa situation professionnelle actuelle r mun ration potentiel fili res professionnelles Avez vous pour lui des projets d volution dans le cadre de sa fonction actuelle dans une autre fonction Autres sujets que vous d sirez aborder Mod le type FICHE D ENTRETIEN ANNUEL 17 2 De service Fonction r alis e par le VALUATION DES OBJECTIFS FIX S L ANN E PR C DENTE Rappel des objectifs de progr s Pr cisez par un commentaire en tenant compte du contexte cf entretien pr c dent Objectif Indicateur de r ussite Qi Oui Non Objectif Indicateur de r ussite Qi Oui Non Objectif Indicateur de r ussite D Oui Non ANALYSE DE LA PERFORMANCE AU POSTE ET DU COMPORTEMENT PROFESSIONNEL Crit res d appr ciation O M Observations 3 point de vue g n ral Comportement E Motivation Organisation M Efficacit E E D un point de vue sp cifique au poste de travail reporter les principales activit s ou comp tences requises de la fiche de poste
19. endu de l ann e pr c dente M la description de la fonction les r sultats de l entreprise pour l ann e M les formations suivies par le salari La pr paration psychologique M noter les v nements importants de l ann e M r fl chir aux responsabilit s du poste M comparer les aptitudes de son collaborateur celles exig es par le poste M penser aux actions entreprendre Parlons comp tences Pratiquer l entretien annuel c est aussi s int resser aux comp tences de ses collaborateurs leurs degr s d expertise et leurs lacunes aux possibilit s d volution de progr s en fonction des besoins des d sirs et motivations Mais au juste c est quoi la comp tence En parler c est faire intervenir les trois termes suivants M Les savoirs c est dire le capital des connaissances th oriques et g n riques mais galement les aptitudes analyser et raisonner M Les savoir faire qui r sultent des pratiques professionnelles et des r sultats concrets obtenus M Les savoir tre constitu s d attitudes de comportements communication disponibilit ouverture d esprit adaptabilit En fait la comp tence merge de l interaction de ces trois composantes Comment mettre en uvre un entretien annuel Ensuite Avoir des comportements qui facilitent entretien annuel E prendre le temps d couter et de comprendre son interlocuteur dans son langage
20. et de ce que vous savez faire Vous remplissez cette grille pour vous m me il ne vous sera pas demand de la remettre votre interlocuteur MON HISTOIRE PROFESSIONNELLE Entreprise service jonc en Savoir faire utilis Formations suivies DANS MON EMPLOI ACTUEL Savoir faire utilis R alisations marquantes Eyvol tions constat es oenen supprim es ajout es Formations suivies nouveaux outils responsabilit s nouvelles MA MOTIVATION MES SOUHAITS Ce que j aimerais faire A Ce q eij aime faire mon projet professionnel Les formations que je souhaiterais suivre ENTRETIEN PROFESSIONNEL remplir par le chef d entreprise Grille Entretien professionnel Entreprise E Les parties 2 et 3 de cette grille permettent de pr parer l entretien professionnel Elles doivent tre renseign es et mises jour avant chaque entretien E La partie 4 est r serv e aux r sultats des entretiens professionnels pr c demment conduits Elle doit tre remplie en 2 temps chaud apr s chaque entretien en ce qui concerne les pr conisations et d cisions prises cette occasion Ult rieurement pour consigner les suites concr tes qui y ont t donn es formations suivies ou programm es changement de poste Cette partie doit servir de base l entretien professionnel venir Nom Pr nom Date de naissan
21. ion de formuler des demandes de formation de faire un point d tape sur son parcours professionnel Mise en uvre Plusieurs actions sont conseill es Organiser la fonction Identifier la personne qui va mener l entretien responsable hi rar chique direct repr sentant du chef d entreprise chef d entreprise lui m me Pr parer la personne choisie sa fonction formation remise de documents techniques ad hoc Guide de l entretien profession nel E Programmer lentretien Organis en septembre octobre l entretien contribue la concep tion du plan de formation de l ann e suivante mis en uvre en novembre d cembre il permet de compl ter le projet de plan de formation le calendrier des entretiens professionnels doit tenir compte des besoins de l entreprise quant la d finition de son plan de formation L entretien professionnel peut tre articul avec les autres types d entretiens pratiqu s par l entreprise 5 entretien d valuation Attention toutefois d assu rer la tra abilit des l ments relevant de l entretien professionnel qui d faut perdrait de son utilit M Pr parer l entretien Avant la date pr vue pour l entretien un certain nombre d infor mations doivent tre r unies historique du salari formation anciennet postes occup s voir grille Entretien Entreprise page 15 caract ristiques de son poste actuel off
22. itude relationnelle avec l externe M Publication du poste soyez pr cis cela vous vitera de perdre du temps avec des CV inadapt s au poste propos l interne affichage note interne etc l externe presse ANPE int rim etc M Tri des courriers et CV des candidats externes M Convocation des candidats retenus Entretien M Pr voyez une heure minimum dur e variable en fonction du poste pourvoir M D terminez qui m nera l entretien M Pr cisez qui prendra la d cision finale et sous quel d lai Pour vous aider dans cette d marche vous trouverez ci apr s M Une trame en 4 phases qui vous guidera dans le d roulement de l entretien E Une grille de synth se de l entretien qui vous aidera dans le choix du candidat retenir L entretien de recrutement Accueil du candidat par le recruteur M Pr sentation du recruteur Nom fonction M D roulement de l entretien Plan dur e Parcours du candidat et aptitudes par le candidat M Formation Niveau d tudes dipl mes formation professionnelle M Exp rience Parcours professionnel points faibles points forts r alisations Pr cisions sur d ventuelles zones d ombre du CV M Motivation Pourquoi cette candidature ex si le candidat est salari poser la question en faisant r f rence au poste occup M Qualit s personnelles Qualit s mises en avant L entreprise par le recruteur et
23. nc der Et ne pas oublier Que l entretien annuel n est pas une conversation discussion discours une visite m dicale une explication salariale un cheminement vers une d cision une r union triangulaire Pour finir M Terminer lentretien sur une marque de confiance motivante pour l avenir Pour quels r sultats Une valuation oui mais pas nimporte comment Elle doit E tre tay e par les faits de l ann e coul e noter les faits importants de l ann e de mani re chronologique E tre quantitative objectifs chiffr s mesure des carts en les pond rant M tre qualitative qualit des r sultats et des comportements mesure de l volution E orienter les objectifs de l ann e venir points forts valoriser points faibles am liorer M donner la priorit l entreprise lorsque les objectifs personnels ne sont pas en ad quation avec ceux de l entreprise l valuation donne priorit aux objectifs de l entreprise tudier les moyens de les atteindre interpr ter les carts de l ann e coul e et valider les tirs corrig s Si toutes ces conditions sont respect es et si vous croyez son utilit un entretien annuel permet Pour la fonction M de faire le point p riodiquement sur son activit M de mettre jour la fonction M de pr parer une volution M de rectifier ce qui n est pas au point Pour
24. nismes privil gier les organismes en fonction de leurs sp cialit s ou de leur proximit g ographique Ou mettre en place une formation interne voir formation interne en page 18 5 Bien s entendre avec le form sur les objectifs Pour que la formation soit efficace il faut que le salari se sente impliqu Pour cela lui indiquer avant le d part en formation M les raisons qui ont motiv son inscription les activit s nouvelles les activit s mieux ma triser ou les volutions int grer M les r sultats attendus M les conditions qui lui seront accord es pour mettre en uvre ce qu il aura appris en formation le temps pour passer de la th orie la pratique M les modalit s d valuation des r sultats voir doc Evaluer l efficacit d une formation et notamment essayer de trouver un indicateur de r sultat VALUATION DE LA FORMATION Toute formation est dispens e dans le but de d velopper les comp tences d un salari et de contribuer ainsi am liorer les performances de l entreprise La formation est donc un achat comme un autre qui m rite M que l on s assure que l ex cution de la prestation a t conforme la commande M que lachat a t utile pour l entreprise et a apport une r ponse efficace au besoin qui l avait d clench Pourquoi valuer l efficacit de la formation L valuation de la formation est donc n cessaire
25. ntact COMMENT R USSIR UNE FORMATION EN INTERNE La phase pr paratoire en interne Objectifs atteindre Actions de formation Salari s Dur e en heures M Vous avez d fini les actions de formation de votre entreprise et identifi celles qui peuvent tre dispens es P riode s N h sitez pas contacter votre conseiller Agefos PME qui peut vous assister dans cette d marche Nom de l entreprise FORMATION INTERNE FEUILLE D MARGEMENT Mod le type Adresse FEUILLE D MARGEMENT M Intitul de la formation M Lieu du stage Nom s du des formateur s Stagiaires Nom du stagiaire Dur e en heures Signature matin apr s midi Nombre total d heures stagiaires r alis es Formateurs Nom du formateur Dur e en heures Signature Attention les temps de pr paration ne peuvent pas tre comptabilis s Nombre total d heures formateurs r alis es Mod le type FORMATION INTERNE EXEMPLE DE PROGRAMME Nom de l entreprise Adresse C PROGRAMME E intitul de la formation Date et horaires M Lieu du stage M D roulement p dagogique Nom s du des formateur s M Moyens p dagogiques M Evaluation de la fo
26. on Nous vous conseillons de travailler sur chaque fiche de poste d finition de fonction en associant ventuellement le titulaire du poste concern Cela vous permettra de M analyser le poste appr cier les fonctions remplies M mesurer certains carts les analyser corriger ces derniers tutorat forma tion interne cf les fiches formation interne ou externe achat de formation etc Pour vous aider dans cette d marche nous mettons votre disposition cette trame pour construire une fiche de poste qui comporte en pages 4 et 5 le mode d emploi Cette trame est compl t e par l exemple d une fiche de poste secr taire comptable ci contre Exemple secr taire comptable Descriptif Finalit dans l entreprise Le la secr taire comptable a pour missions le traitement et le suivi administratif et comptable de l entreprise A2 Place dans l organigramme e Est sous la responsabilit directe du chef d entreprise e Encadre un e assistant e poste mi temps Est en relation avec les clients les fournisseurs les banques et l expert comptable pour les affaires courantes sans pouvoir d cisionnel A3 HmActivit s Principale s Secr tariat Accueille les personnes ext rieures e R ceptionne les appels t l phoniques e R dige et suit le courrier confidentiel de l entreprise e Rend compte au chef d entreprise Comp
27. re de formation Afin que l entretien soit constructif il est essentiel que le salari s y pr pare galement La grille Entretien Salari page 14 doit ly aider lui remettre donc avant l entretien son itin raire professionnel d envisager des perspectives s agit d un outil de pr paration de l entretien libre au salari de Putiliser Dans tous les cas la grille doit rester sa propri t Contenu de l entretien Au cours de l entretien peuvent tre abord s La grille remise au salari doit lui permettre de formaliser M les besoins de l entreprise par rapport au poste occup l volution de l emploi et aux comp tences du salari M les projets d volution du salari dans le cadre de l entreprise M les projets d volution personnels demandes de DIF CIF VAE le principe de la mise en uvre d actions de formation en dehors du temps de travail M la possibilit de co construire des parcours de formation qualifiants etc Retracer les conclusions de l en tretien est indispensable dans la perspective de la mise en uvre des pr conisations qu elles contiennent et de la pr paration de l entretien suivant Toutefois aucune r gle particuli re n est impos e L entreprise peut donc s inspirer du mod le de grille de suivi propos ci apr s k utile de consolider au plan collectif les informations tir es des entretiens professionnels
28. rmation Du au Horaires matin Horaires apr s midi Nom Adresse T l phone Jour Matin Apr s midi Jour 2 Matin Apr s midi Jour 3 Matin Apr s midi Mme ou M Qualit Exp rience professionnelle Feuille d margement fiche d valuation de la formation 21 22 ACHAT DE FORMATION Bien d finir les besoins 8 D finir le besoin Pourquoi une formation En g n ral une formation peut avoir 3 origines M Parce que la personne va avoir r aliser des activit s qu elle n a jamais men es jusqu alors Pr ciser ces activit s lister les comp tences nouvelles acqu rir se fonder pour cela sur les comp tences de ceux qui les r alisent d j si c est le cas A Bien choisir le prestataire Certains besoins en formation correspondent des actions commun ment mises en uvre par des organismes de formation Il faut dans ce cas examiner les programmes et veiller quelques points fondamentaux M Le contenu de l action reprend il les besoins identifi s M Le niveau requis est il coh rent avec celui de la personne concern e M La dur e pr vue correspond elle l importance du besoin M Les conditions d organisation sont elles satisfaisantes au regard des besoins de l entreprise et du salari dates lieu rythme co t Pour des besoins plus sp cifiques vous pouvez E B
29. rmation que vous aurez valid es en pr cisant bien chaque fois les objectifs fix s A la fin de chaque tape v rifiez que les points essentiels ont t acquis si besoin en recourant une mise en situation N oubliez pas de faire signer une attestation de pr sence apr s chaque session voir exemple page 20 M Vous pourrez alors d finir le contenu et les modalit s d organisation de la formation Le contenu doit tre pr cis de fa on r pondre clairement l acquisition des nouvelles comp tences que vous avez fix es N oubliez pas que cette formation doit r pondre aux besoins de votre entreprise Ne visez donc ni un contenu trop g n ral ni trop d taill au risque de perdre les objectifs que vous vous tes fix s M Pour finir vous validez chaud puis froid trois mois les Conform ment la l gislation vous devrez r diger un acquis de la formation et leur mise en uvre au quotidien dans 3 programme voir exemple page 21 l entreprise M Vous d finirez galement un calendrier de formation compatible avec les objectifs les contraintes de fonctionnement de votre entreprise et la disponibilit des personnes concern es La gestion administrative de la formation M Prendre contact avec votre interlocuteur Agefos PME En fonction de votre situation il saura vous conseiller la solution la plus simple Coordonn es FORMATION INTERNE PHASE PR PARATOIRE Mod le type Co
30. s application des acquis par le responsable Au regard de l objectif vis le r sultat est il atteint en totalit partiellement Pr cisez les points qui restent acqu rir Comment les acqu rir non dans ce cas programmez un change avec le salari pour d finir Pour quelles raisons le r sultat n est il pas atteint Action s corrective s mettre en place Date Nom et signature du responsable DD Remettre une copie au salari Notes Gestion Pr visionnelle des Emplois LA GPEC et des Comp tences Un atout pour les PME Quel inter t pour votre entreprise E Votre entreprise est contrainte de multiples volutions tant techniques technologiques qu organisationnelles vous rencontrez de plus en plus de difficult s lorsque vous tes amen recruter E vous tes confront une p nurie de main d uvre et ou un probl me d mographique suite de prochains d parts en retraite vous souhaitez mieux conna tre le potentiel de vos salari s pour les faire voluer Les grandes tapes d une GPEC Une d marche GPEC vise mettre en coh rence les comp tences effectives de vos salari s et les volu tions de votre entreprise par l laboration de plans de formation de parcours professionnels de mobilit s de d veloppement professionnel de validation des acquis de exp rience
31. signifie M soit que l origine de l cart constat ne correspondait pas un manque de comp tences il faut alors lancer une nouvelle d marche d analyse des causes M soit que la formation n a pas t efficace Dans ce cas il faut chercher savoir pourquoi mauvaise prestation de l organisme se reporter alors l valuation du salari formation inadapt e manque d accompagnement dans l entreprise pour la mise en pratique des acquis de la formation avant d envisager une nouvelle action inscription une nouvelle formation mise en place de mesures d accompagnement Exemple le temps d arr t machine du parc de mat riel est trop important M Martin doit acqu rir les connaissances qui lui manquent en hydraulique pour r parer des machines de type X Le temps d arr t machine du parc de mat riel de M Martin doit diminuer de 10 Pour vous aider la d finition de l objectif vis le conseiller Agefos PME se tient votre disposition Pour autant cette valuation reste subjective et ne permet pas de dire si la formation a permis d atteindre l objectif fix Elle peut par contre fournir des explications dans le cas o le r sultat attendu n est pas atteint voir ci dessous M soit que la formation n a pas t efficace Dans ce cas il faut chercher savoir pourquoi avant d envisager une nouvelle action inscription une nouvelle formation mise en place
32. sition Les tapes li es l valuation de l efficacit d une formation Avant la formation gt Rep rage d un cart de comp tences gt D cision de d clencher une formation gt D finition des objectifs op rationnels de la formation Explications lexique Rep rage d un cart de comp tences Rappelons que la formation ne peut r soudre que les carts de comp tences M Exemple l entreprise constate que le temps d arr t machine pour cause de panne du mat riel maintenu par M Martin est plus important que la moyenne Apr s tude il s av re que M Martin manque de connaissances en hydraulique pneumatique M Exemple 2 le service va s quiper d un nouveau logiciel Les salari s du service ne savent pas aujourd hui utiliser ce logiciel D cision de d clencher une formation L entreprise d cide de r soudre cet cart en inscrivant le ou les salari s une formation Apr s la formation gt D roulement de la formation gt Evaluation chaud gt Evaluation froid gt Action corrective le cas ch ant D finition des objectifs op rationnels de la formation L entreprise doit d finir avec le salari quel est l objectif op ra tionnel qu elle fixe cet investissement formation Pour cela elle doit se poser deux questions M pour quelle s raison s d clenche t on cette formation M quel est le r sultat attendu de cette formation Ces deux questions doivent
33. tabilit Enregistre les critures comptables Suit et r gle les factures clients fournisseurs Suit le stock des fournitures G re les absences et les cong s e tablit les fiches de paie e Manage un e assistant e Compl mentaire s e Suppl e l absence ventuelle de son assistant e tri et distribution du courrier frappe courriers courants classement documents divers Contraintes e Doit se d placer r guli rement sur les deux sites de l entreprise permis VL obligatoire A5 Consignes de s curit Doit avoir suivi la formation Sauveteur Secouriste du Travail sinon pr voir dans le cadre du plan de formation de l entreprise Profil de poste m Comp tences Formation initiale Poss de au minimum un BEP CAP ou l exp rience quivalente Exp rience Son exp rience est e D une dur e minimum de deux ans Sur un m me poste e Pas obligatoirement dans le m me secteur d activit e Ma trise de l outil informatique Word Excel Internet un logiciel de comptabilit A7 m Qualit s comportementales e Est autonome chef d entreprise souvent absent e Est rigoureux se et organis e le sens du travail en quipe e Sait d l guer assistant e e Sait rendre compte Mod le type FICHE DE POSTE d finition de fonction INTITUL DE LA FONCTION voir exemple en page 3 Descriptif Al m Finalit
34. voir grille Entretiens Consolidation pages 16 et 17 afin par exemple de noter par ailleurs qu il peut tre M visualiser les demandes de CIF de DIF et de p riodes de professionnalisation actuelles et venir pour programmer les absences et les remplacements M recenser les possibilit s d articulation entre plan de formation et demandes de DIF M conna tre globalement le volume des demandes de DIF dans le temps et en valuer le co t M recenser les accords donn s par les salari s sur le principe de formations hors temps de travail Si le salari dispose d un passeport de formation les pro positions qui lui seraient faites en mati re d actions de formation lors de l entretien professionnel peuvent tre avec son accord mentionn es dans une annexe de son passeport 13 Mod le type ENTRETIEN PROFESSIONNEL remplir par le salari Grille Entretien professionnel Salari M Ce document vous a t remis pour vous aider pr parer entretien professionnel pr vu le avec nom fonction Cet entretien est l occasion privil gi e de faire le point sur votre parcours professionnel dans l entreprise et d envisager les ventuelles formations n cessaires en vue par exemple d une volution ou d une mobilit dans l entreprise M La grille ci dessous doit vous permettre de retracer votre itin raire professionnel de prendre conscience de ce que vous avez r alis
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