Optimisez vos processus administratifs
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1. 27 1 2 3 Causes structurelles 28 1 3 Recherche des limites de la mission d organisation 29 1 4 bauche des principes d intervention 29 1 5 D finition des moyens mettre en uvre 30 1 6 D finition du programme d action 30 1 7 Utilisation du diagnostic 32 2 Le plan d action en 5 phases 34 Zale Lecho en ter ne nee en G 36 252 analyse een ne manne Rennes 37 2 3 La critique constructive 38 2 4 La conception 41 2555 L S SSAIS ae ta E E Nan tn 42 Chapitre 3 STRUCTURE T CHE MODE OP RATOIRE OUTILS DE BASE DE L ANALYSE DU PROCESSUS ADMINISTRATIF 1 La structure ou l organigramme 50 1 1 Les liaisons 50 1 2 Les collaborateurs 51 1 2 1 La structure hi rarchique 53 1 2 2 Le nombre de liaisons hi rarchiques par collaborateur 39 1 2 3 Le nombre de niveaux hi rarchiques 57 1 2 4 Les liaisons fonctionnelles 58 1 2 5 L organigramme ou la visualisation de la structure 60 1 2 6 La structure dans la r alit 63 1 2 7 Comment r v ler la structure r elle 64 VI ditions d Organisations ditions d Organisations Optimisez vo2. 213 2 Le cahier des charges de la r organisation 214 2 1 Pr paration psychologique 214 2 2 Mise en place de la structure 217 3 L analyse du travail 220 3 1 Analyse sous forme de t ches 221 3 2 Analyse sous forme de mode op ratoire 225 Chapitre 9 LA FEUILLE DE POSTE 1 La responsabilit 231 2 La r orientation du poste de travail 235 3 La gestion de la feuille de poste 236 4 L enrichissement du travail 237 5 La d finition de fonction 239 Chapitre 10 LA FEUILLE DE FORMATION 1 La formation sur le tas 243 1 1 Les principes 244 1 2 Les proc dures de mise en uvre 246 2 La formation g n rale 249 ditions d Organisations ditions d Organisations Optimisez vos processus administratifs Chapitre 11 LE TABLEAU DE BORD 1 La gestion d un tableau de bord 251 2 Cas d un service unique 256 3 Cas d un service reproductible dans plusieurs implantations g ographiques 257 Chapitre 12 PR VISION DU SERVICE ADMINISTRATIF 1 L volution continue du service 261 2 L volution discontinue du service
3. 262 CONCLUSION sm eee de d duvet 263 Tableau synth tique du degr d organisation d un secteur administratif ss ss ss ses de ses sens ces co os 266 TROISI ME PARTIE L AIDE MEMOIRE Chapitre 13 LES OUTILS EN BREF 1 Les huit outils de gestion 272 2 Liste des taches ossi ste ess een 273 3 Mode op ratoire 273 4 La structure du service 274 5 Les postes de travail 274 6 La formation imm diate formation sur le tas 275 7 Le contr le des effectifs d appoint 276 8 Le tableau de bord 276 9 La pr vision du service 278 XI Optimisez vos processus administratifs Chapitre 14 LA MISE EN PLACE EN BREF 1 Une mise en place rapide 279 2 Les gains de la r organisation 280 ANNEXES ANNEXE 1 M thodologie recommand e pour l laboration ANNEXE 2 ANNEXE 3 des cahiers des charges informatiques 283 Exemple type de charte s curit IMTOTMATIQUE 5 255 508 ne era eee a es 286 Contrat de prestation de service informatique 290 299 XII ditions d Organisations
4. S Le CHOIX 2 descente 163 Chapitre 7 INFORMATISATION DU PROCESSUS ADMINISTRATIF 1 L informatique est un outil puissant 165 2 R le de l informatisation dans l entreprise 167 3 Sch ma d intervention d un informaticien 169 3 1 Intervention viter 169 3 2 Conduite d une intervention exemplaire 170 CONCLUSION DE LA PREMI RE PARTIE DEUXI ME PARTIE LA MISE EN UVRE DE L OPTIMISATION DU PROCESSUS ADMINISTRATIF Chapitre 8 LE DIAGNOSTIC 1 Les diff rentes phases du diagnostic 205 1 1 Le relev de l organigramme 205 1 2 Les postes de travail 207 1 3 La mesure des effectifs 208 1 4 La qualit du travail 209 1 5 La gestion de l entit ou du service 210 1 5 1 Les proc dures 210 1 5 2 Les postes de travail 211 1 5 3 La formation 211 1 5 4 La structure 211 IX Optimisez vos processus administratifs 1 5 5 Le tableau de bord 211 1 5 6 Les pr visions 212 1 5 7 Les effectifs 212 1 6 L organisation 212 1 7 Le management 212 128 Ees MAISONS ne en remets 213 1 9 Les propositions
5. Maurice AUMAGE Optimisez VOS processus administratifs ditions d Organisation 2004 ISBN 2 7081 3050 1 ditions fm d Organisation ditions d Organisations SOMMAIRE Avant propos isase oo da Von Voie 1 Les 10 composantes du processus administratif 2 PREMI RE PARTIE LES OUTILS DE L OPTIMISATION DU PROCESSUS ADMINISTRATIF Chapitre 1 LE FACTEUR HUMAIN DANS LE PROCESSUS D ORGANISATION ADMINISTRATIVE 1 La place du processus administratif dans l entreprise 9 2 Le r le pr pond rant de la hi rarchie 11 3 La posture d licate du conseiller en organisation 12 3 1 tre s r de Sole ane an tata 13 3 2 Rassurer les collaborateurs 14 3 3 Rapporter le probl me tudi quelque chose d CONNU us ee a pr ete 15 3 4 Ne pas jouer l homme miracle 15 3292 INOMER eea enr nn ne a 16 3 6 Faire participer 17 3 7 D mystifier 19 3 8 Faire adh rer 20 Chapitre 2 LES TAPES DE LA R ORGANISATION DU PROCESSUS ADMINISTRATIF 1 L indispensable diagnostic pr alable 25 1 1 D finition du cadre de l intervention 25 1 2 Recherche des causes l origine du probl me 27 1 2 1 Causes externes 27 v Optimisez vos processus administratifs 1 2 2 Causes internes
6. s Chapitre 4 TROIS OUTILS COMPL MENTAIRES POUR AFFINER L ANALYSE DU PROCESSUS ADMINISTRATIF 1 Les graphiques 113 1 1 Le graphique des tapes 113 1 2 Le graphique B G Bernat n et Gr n dit graphique de processus 115 2 La loi de Pareto 118 3 Le questionnaire 122 3 1 Le choix des questions 123 3 2 La formulation des questions 124 4 Lauto analyse 126 Chapitre 5 POSTE DE TRAVAIL ET TABLEAUX DE BORD OUTILS DU PILOTAGE DU PROCESSUS ADMINISTRATIF 1 Le poste de travail 129 2 Le poids du poste 135 3 Le tableau de bord 138 3 1 Construction d un tableau de bord 140 3 1 1 Analyse des t ches et param tres 140 3 1 2 Statistiques retenues pour chaque parametre D ni RENE ee MDN NN 145 4 Le prix de revient ss ses 153 Chapitre 6 AUTOMATISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF 1 Isoler un processus 159 2 D finir les caract ristiques de la machine 160 3 Analyse des machines appropri es 160 VIII ditions d Organisations ditions d Organisations Optimisez vos processus administratifs 4 Prix de revient des machines envisag es 161
7. s processus administratifs 1 2 8 Comment implanter une structure dans le cas LAOT E EE AEE TR A ds 67 1 2 9 Actualisation et surveillance de la structure 68 2 La ah ren Ne ES 70 2 1 Lanalyste ss nue 72 2 2 L analyse quantitative 73 2 2 1 La p riodicit 74 2 2 2 L importance en temps 74 2 2 3 Le temps d attente possible 81 2 2 4 La quantit d unit d uvre 82 2 2 5 Les titulaires 83 3 Les modes op ratoires 86 3 1 Les types de supports habituels de la formation 87 3 1 1 La codification 87 3 1 2 La circulaire 88 3 1 3 Le guide de l employ 88 3 1 4 La note de service 89 3 1 5 Les papiers personnels 89 3 2 Le mode op ratoire 91 3 2 1 Mode op ratoire mode d emploi 93 3 2 2 Le mode op ratoire au service de la connaissance 96 3 2 3 Le mode op ratoire au service de la formation 97 3 2 4 Le mode op ratoire au service des contr les 97 3 2 5 R alisation pratique du mode op ratoire 98 3 2 6 Les risques engendr s par une insuffisance de modes op ratoires 106 VII Optimisez vos processus administratif
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