Mode d`emploi du formulaire « Description d`un processus »
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1. Praxeme Institute 9 info praxeme org Description des processus Peme Mode d emploi PxPRD 33 m Dans le cas o un bloc devrait s tendre sur deux pages reprendre en haut de la deuxi me partie D tiquette tape en lui ajoutant suite Le num ro de l tape en ajoutant dans le champ SEQ le commutateur c pour reprendre la valeur pr c dente sans incr menter a Action Nommer l tape par un verbe d action l infinitif compl t par un compl ment d objet direct ou tout compl ment circonstanciel n cessaire la compr hension Se limiter une phrase infinitive simple une ou deux lignes b Description de l action Un ou deux paragraphes disant l essentiel Les complications sont trait es dans le tableau Conditions de d roulement la fin du bloc Etape c Implication des acteurs Les acteurs nomm s ici doivent figurer dans la liste des acteurs du processus voir 2 8c ci dessus On indique ceux qui interviennent dans l tape en les r partissant dans le tableau REPIS Le tableau ci dessous donne la signification des valeurs possibles Figure PxPRD 33_m_1 Les valeurs caract risant l implication des acteurs Responsable Accountable L acteur en charge de l action et tenu pour responsable de sa r alisation de ses r sultats et de ses impacts Quand plusieurs acteurs interviennent le responsable assume un r le de coordination E2. Fame rx M thodologie d entreprise R f rence LR ESA Mode d emploi du formulaire Description d un processus Sujet Description des processus Objet du Mode d emploi Ce document constitue le mode d emploi du formulaire Description d un processus r f rence PxPCD 33 f Mots clefs Processus aspect pragmatique organisation R f rence DOUX tat Valider Version 0 1 0 Date 26 juillet 2013 Auteurs contributeurs Dominique V AUQUIER Relecteurs Sommaire 1 PR SENTATION G N RALE DU FORMULAIRE ssssecssssccccssscccossccccsosecccoseescossseccossecccossecccossecccssececossececoseecccsseccccssececoseceeso 3 EI CODEC QU FOIS a a E EA E 3 1 2 Structure du formulaire seine snerececne secte em ec ce cc ces cecneceenecneneceeneccneccnesecnesecnesecneseceececmemecceeee 3 1 3 Contexte d utilisation ss snreersecseereedttte rec ce enter cncce ce cnccnececccnenccnecnceenecncenececeeneeneen ce enceneceeeeeeeeneceeee 3 2 EXPLICATION D TAILL E DES RUBRIQUE Sin Otis ssssssosssosssasssssos sass ooss osos soss eass S eE soosse sodos ss Ssss ati aient een ie 3 PES A ena a A R 3 2 2 Conditions de d clenchement ns MAn Arnnnnonenesonosnsoesesosesosesoeoesesososesosoesososesosossesososososossesosososoeoesososesososssse 4 ZS 11 DL CS PE US A AAEE 4 PE PA LU Dei CI E Te OS CS ESE E E A E E E E A T T 4 259 Foncionne mei a a Aa a 5 20 ACeS mpigie Seaia a E E t ie 5 2 71 D roulement sissisiisisiisnisrersennn A aooaa
3. de Praxeme se fait comme suit Px crit en dur 2 2 D e E 3 e le champ Trigramme correspondant en g n ral une des trois dimensions du rep re Pro un tiret le champ Indice deux chiffres ventuellement compl t par une lettre On adapte ce syst me au syst me de r f rence documentaire en vigueur dans l entreprise b Titre D j voqu au paragraphe 2 1a p 3 c Version galement un champ dans les propri t s personnalis es On y acc de par le menu Pr parer Aller jusqu l onglet Personnalisation PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0 Protection BY SA Praxeme Institute 9 info praxeme org Description des processus Pome Mode d emploi PxPRD 33 m La version appara t en pied de page 3 2 Personnalisation a Respect de la licence Les documents issus de l initiative pour une m thode publique sont prot g s par la licence creative commons Nous demandons que lors des adaptations des formulaires le logo et le nom du Praxeme Institute soient maintenus ainsi que l adresse du site De m me le logo Creative commons By SA doit rester en place En cas d volution du formulaire lui m me au del de la personnalisation nous vous serons reconnaissants de bien vouloir contribuer l am lioration de la m thode en nous transmettant votre version ou en intervenant sur nos forums b En t t
4. me Entreprise 30 pour l aspect pragmatique activit et organisation de l entreprise 33 affect la cat gorie du processus _f suffixe pour les formulaires Uniquement partir de la version 2007 de Microsoft Word Il est galement possible de modifier le titre partir de l explorateur Windows clic droit sur la ligne du fichier et propri t s Si le titre n appara t pas dans l explorateur clic droit sur la ligne des tiquettes Nom Date et coche sur titre OO PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0 Protection BY SA Praxeme Institute info praxeme org Paeme Mode d emploi Eng ul 2 XXE L b Contexte Description des processus Indiquer sur une ligne le cadre dans lequel le processus est identifi et d crit Il peut s agir d un programme de transformation d une initiative d un projet ou d une action de documentation plus g n rale Syst me Qualit par exemple Dans le cas o le texte d borde de la ligne il faut repositionner manuellement l tiquette Mots clefs qui se trouve en dessous c Mots clefs Lister quelques termes qui caract risent le processus 2 2 Conditions de d clenchement Le bloc D finition commence par les conditions de d clenchement du processus d une part le ou les v nements d clencheurs d autre part les l ments en entr e du processus a v nements d clenche
5. s individualis es le Service Marketing l URSSAF soit comme des r les le client le commercial Les acteurs externes sont les plus importants identifier Ils peuvent tre associ s la d finition du processus Cette rubrique pourrait donc tre remplie lors d une premi re passe en m me temps que le bloc D finition Les r les internes risquent fort de changer en cas de reconception du processus ou de modification de l organisation 2 7 D roulement a Cas de figure Cette rubrique permet de distinguer les sc narios de fonctionnement du processus On 1sole les circonstances qui ont un impact significatif sur le d roul du processus Des r gles de gestion ou d organisation peuvent appara tre ici Dans le cas g n ral la rubrique pourra rester vide 2 8 D tail du d roulement Le d tail du processus peut se d crire travers plusieurs blocs tape Dupliquer ce bloc autant de fois que n cessaire en s lectionnant du mot tape jusqu la marque de paragraphe sous le tableau Ensuite s lectionner le contenu du document CTRL A et mettre jour les champs touche F9 Les num ros des tapes sont alors actualis s 1l s agit d un champ s quence SEQ Ajouter les sauts de page n cessaires pour que les blocs ne soient pas coup s Voir le formulaire de description d un r le r f PxPRD 34_ f PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0 Protection BY SA
6. _FR docx v 0 1 0 Praxeme Institute http www praxeme org Protection BY SA Mode d emploi du formulaire Description d un processus PxPRD 33 m Poeme 1 Pr sentation g n rale du formulaire 1 1 Objectif du formulaire Le formulaire PxPRD 33_f sert rassembler et structurer les informations relatives un processus Son usage a pour effet de susciter des questions qui permettent d aller plus en profondeur dans la description des processus Il est associ l aspect pragmatique celui de l activit de l entreprise et de son organisation 1 2 Structure du formulaire Le formulaire se compose de trois parties 1 un bloc D finition qui fixe les caract ristiques du processus telles qu elles sont per ues de l ext rieur 2 un bloc Description qui permet de rentrer dans le fonctionnement interne 3 une suite de blocs qui permettent de d crire le d tail des tapes La s paration entre d finition et description recoupe la dichotomie externe interne Elle permet donc une approche des processus par bo tes noires Le premier bloc suffit d limiter les processus et les ins rer dans une conception d ensemble 1 3 Contexte d utilisation Le formulaire est susceptible d tre utilis progressivement chacune des trois parties pouvant tre remplie s par ment et dans l ordre La d finition correspond la sp cification externe du processus la descr
7. approche contractuelle des processus sont a motivation l adaptabilit capacit r agir aux circonstances C est dans cet esprit que le pav Engagement doit tre rempli a Contrat de service Formuler les engagements en termes de qualit de service que le processus devra respecter b D lai garanti souhait Ne conserver que l adjectif qui convient selon que l on est en train de prescrire le fonctionnement du processus d lai garanti ou de le concevoir d lai souhait c Caract ristiques quantitatives Inscrire les donn es d observation ou d anticipation du fonctionnement du processus Le formulaire pr sente les termes fr quence volume charge titre indicatif Ils peuvent tre remplac s par des m triques plus pertinentes au cas par cas Il est possible de dupliquer le tableau pour inclure plusieurs m triques noter on ne retient dans le bloc D finition que les m triques qui font sens du point de vue externe D autres m triques peuvent tre ajout es la fin du descriptif de processus 2 5 Fonctionnement Un texte d un paragraphe ou deux pour brosser le processus dans ses grandes lignes En r digeant ce r sum on vite les surcharges telles que les variantes ou les l ments trait s dans les autres rubriques S1 possible r diger la forme active 2 6 Acteurs impliqu s Les acteurs du processus peuvent tre d sign s soit comme des entit
8. e Ins rer le logo de l entreprise pour laquelle sont d crits les processus Il n y a aucun b n fice pour un prestataire y substituer son propre logo ce serait montrer le peu de cas qu il fait de l esprit open method et sa capacit d tourner les produits d une uvre collective laquelle il n a pas n cessairement particip c Pied de page Apparaissent le nom du fichier la version le num ro de page ainsi que les mentions l gales On peut ajouter des informations de contact 3 3 Mise jour des champs Dans Word la mise jour de champs s obtient en s lectionnant le texte CTRL A et en actionnant la touche F9 Les ent tes et pieds de page sont mis jour lors de l impression ou en demandant l aper u 3 4 Styles La qualit esth tique du formulaire repose sur les styles Les principaux styles utilis s dans ce formulaire sont z tiquette touche de raccourci CTRL Shift E Tab Cellule pour l essentiel des contenus Normal CTRL Shift N pour mettre en relief certains textes 10 Adresse num rique indiqu e en pied de page de ce document Voir les dispositifs d crits sur le site web et sur le wiki OO Praxeme Institute http www praxeme org Protection BY SA PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0
9. e client du processus soit pour l entreprise b l ments en sortie Les retomb es du processus en termes d l ments objets r els ou informationnels sont mentionn es dans cette rubrique plut t que dans la rubrique R sultats attendus qui exprime la valeur ajout e dans des termes ind pendants des l ments Qu est ce que cela apporte aux acteurs clients du processus Les l ments d entr e et de sortie peuvent renvoyer des objets m tier d crits par ailleurs On peut retrouver parmi les l ments de sortie des objets qui figurent d j comme l ments d entr e En pareil cas il convient de pr ciser l tat de ces objets en entr e et en sortie 2 4 Engagement La rubrique Engagement mat rialise l approche contractuelle des processus Plut t que d entrer trop vite dans les d tails de fonctionnement elle se focalise sur les responsabilit s et les enjeux qu elle exprime sous la forme de contrats de service l gard de l ext rieur du processus OO Praxeme Institute http www praxeme org Protection BY SA PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0 Mode d emploi du formulaire Description d un processus PxPRD 33 m Pme Cette approche contractuelle pr serve une certaine autonomie alors que la description d taill e vaut prescription et confisque la libert des acteurs du processus Les retomb es de l
10. iption la sp cification interne g n rale et le d tail des tapes la sp cification interne d taill e du processus De plus le formulaire peut s appliquer aussi bien l analyse qu la conception du processus c est dire l observation et l invention Dans tous les cas l usage du formulaire peut tre vu comme pr paration un effort de mod lisation Toute sa mati re peut tre reprise dans le R f rentiel de description de l entreprise 2 Explication d taill e des rubriques 2 1 Partie haute a Nom du processus On entre le nom du processus dans le champ Titre Ceci peut se faire soit directement sur la premi re page soit en passant par les propri t s du document Il est important d utiliser ce champ car J est repris en ent te du document On le retrouve dans l explorateur Windows ce qui am liore la manipulation d un ensemble de documents Le libell du processus doit tre la fois simple et pr cis Il doit donner une id e directe de la valeur apport e par le processus On cherchera mettre en vidence l impact r el du processus plut t que son accompagnement par des proc dures Par exemple prise de rendez vous plut t que gestion des rendez vous pr vention plut t que gestion des dispositions de protection Signification du code PRD pour la dimension Produit le formulaire contribue la description du Syst
11. ogiques du Praxeme Institute le wiki Adh sion au Praxeme Institute Protection du document L initiative pour une m thode publique repose sur le b n volat et la mutualisation des investissements entre ses contributeurs Elle vise laborer et diffuser une m thode ouverte et libre de droits Sa dynamique n est possible que si cet esprit est maintenu travers les utilisations des documents qu elle met la disposition du public C est pourquoi les documents sont prot g s par une licence creative commons qui autorise l usage et la r utilisation de tout ou partie d un document du fonds Praxeme sous seule condition que l origine en soit cit e Les ventuels documents d riv s qui reprennent du contenu de Praxeme doivent s appliquer eux m mes les m mes conditions faire r f rence la creative commons et porter les symboles idoines BY SA Actualisation de ce document Pour obtenir la derni re version de ce document se rendre sur le wiki du Praxeme Institute la page http www praxeme org index php n Modus PRD33_m L historique du document 000 010 25072015 pvau a S ORR 26 07 2013 T Version actuelle du document Cf rubrique Thesaurus sur le site du Praxeme Institute http www praxeme org index php n Thesaurus Procedure Voir la philosophie et le d tail des licences sur http creativecommons org PxPRD33cProcessComment
12. s saradan dair Osna ANANASSA ENIPE A EAS A ATAS A AIENEA Sn DA ADA NSA daire LSA I Saiao 5 2 8 D tail du d roulement 0000000n0neeserososnsseseserososossesesesosesossesosososesosossesososesosoesososososoeoesososososossesososososoesesosesesoesese 5 3 UTILISATION DU FORMULAIRE sssessessesosssesocsocsoesoesocsoosossoesoesoesoesocsoesoosossocsoesocsossoesoosoesoesoesoesocsocsoesoesoesoesoosoesoesoesoeoosoo 7 Sl PrOpriet S du docutie nT ela a a ae pa e i aaa n a e 7 S2 Psonn Oea a a ne D ee a D Ce 8 L Moea Jour CES OI de da a dd et dd de 8 SO E N E E 8 ER Fichier PxPRD33cProcessComment_FR docx Version 0 1 0 Date 26 juillet 2013 amp D info praxeme org Praxeme Institute gt lt 21 chemin des Sapins 93160 NOIS Y LE GRAND France http www praxeme org Description des processus Fame Mode d emploi EP EX EL Rappels m thodologiques Pour suivre l actualit Le corpus m thodologique de Praxeme est constitu de de la m thode publique Guides qui fournissent les fondamentaux d un sujet ou d un Mailing list domaine Proc d s d finis comme des fa ons de faire modes Groupe LinkedIn op ratoires pour ex cuter une t che Twitter Processus qui d crivent des encha nements d activit s et les dispositions d organisation qui les accompagnent En dehors de la m thode le fonds public Praxeme contient des Pour par tic iper aux travaux mod les et des mat riaux p dag
13. tape les pr requis Dans les conditions d entr e on ne mentionnera que les tapes effectivement pr alables Le concepteur pourra en d duire un dessin du processus beaucoup plus souple Afin que le document volue mieux on fait r f rence aux num ros des tapes en utilisant les renvois Les conditions d ex cution permettent de d crire la r alisation de l action et ses ressources Les conditions de sortie recensent les r sultats ventuellement interm diaires issus de l tape Des r gles ou contraintes peuvent appara tre dans les trois types de conditions r gles de gestion r gles d organisation contraintes l gales ou op rationnelles consignes de s curit disponibilit des ressources etc e Mode de fonctionnement d grad Enfin 1l est important de se pencher sur le mode de fonctionnement d grad En relisant le fonctionnement nominal on se demande ce qui peut gripper le processus et on propose les parades Ce travail compte pour beaucoup dans la robustesse du processus et la qualit de l organisation C est aussi l endroit pour r fl chir aux compensations en cas d chec ou d interruption un moment ou un autre du processus 3 Utilisation du formulaire 3 1 Propri t s du document a R f rence La r f rence qui appara t en ent te de chaque page est renseign e dans les propri t s du document La composition des r f rences dans le syst me de r f rence
14. tp www praxeme org Protection BY SA PxPRD33cProcessComment_FR docx v 0 1 0 Mode d emploi du formulaire Description d un processus PxPRD 33 m Poeme Il arrive souvent surtout un niveau fin dans la d composition des activit s que l ex cutant et le responsable se confondent Dans ce cas on indique le m me nom d acteur dans les deux cases Par d faut si la case Ex cutant n est pas remplie c est le responsable qui doit r aliser l action d Conditions du d roulement nominal Dans un premier temps on documente le fonctionnement nominal de l tape premi re colonne Les conditions d entr e permettent de mentionner les articulations avec d autres processus ou d autres tapes du m me processus Les processus se relient entre eux uniquement par le truchement des v nements On mentionnera l v nement la rigueur les l ments de sortie plut t que le processus li Cette r gle permet de limiter l impact des red coupages de processus ou des changements dans leur d signation Quant aux articulations entre tapes d un m me processus le souci est d viter la tendance cr er voire imposer un ordonnancement s quentiel quand il n en est pas besoin C est pourquoi on vite les listes d tapes qui inf rent toujours un d roulement lin aire On encourage le parall lisme et la souplesse Ceci s obtient en analysant tape par
15. urs Le libell de l v nement ne doit pas tre confondu avec celui d un objet Par exemple au lieu de Courrier de relance on pr f rera R ception d un courrier de relance Il convient de v rifier que la formulation du d clencheur est n cessaire et suffisante Par exemple une proc dure exceptionnelle demande non seulement un v nement mais aussi parfois une d cision Ou encore un contr le par sondage est d clench par la combinaison d un v nement courant et d une condition f t elle un tirage al atoire Dans le cas d une combinaison d v nements et ou de conditions il est pr f rable de mettre en relief les op rateurs logiques en les crivant en majuscules b l ments en entr e Les l ments en entr e du processus couvrent les objets physiques les documents ou les informations n cessaires l ex cution du processus On peut pr ciser le caract re plus ou moins indispensable de chaque l ment Par d faut tous les l ments list s sont consid r s comme n cessaires au d clenchement Dans le cas d un l ment facultatif l adaptation du processus sera d crite soit dans la rubrique Cas de figure soit dans le mode d grad des tapes voir plus bas 2 3 Finalit a R sultats attendus On cherche exprimer 1c1 la valeur apport e par le processus du point de vue ext rieur Ne pas lister les livrables mais formuler les gains soit pour l
16. x cutant Responsible Le responsable peut d l guer la r alisation de l action un ou plusieurs ex cutants L action de ces derniers reste sous le contr le du responsable Inform Informed Les acteurs qui ne participent pas l action mais qui en suivent le d roulement et peuvent en attendre les r sultats Certains de ces acteurs ne sont pas concern s directement par les r sultats mais par des facteurs contextuels Soutien Support Les acteurs qui viennent en appui du suivi ou de l ex cution de l action support m thode ou outillage secr tariat logistique coaching etc R gle respecter A chaque ex cution du processus il doit toujours y avoir un et seul acteur responsable identifi Participant Consulted Les acteurs qui apportent leur concours information comp tence activit pour la bonne fin de l action mais qui ne pourront pas tre tenus pour responsables en cas de difficult 7 Il s agit d une adaptation du RACI Responsible Accountable Consulted Informed 8 titre d exemples respect des normes et standards pour la direction Qualit respect des consignes d hygi ne et de sant pour la m decine du travail application des engagements de d veloppement durable ou du code thique etc Certains de ces acteurs inform s seront plus concern s par le relev des indicateurs du processus que par ses livrables directs Praxeme Institute ht
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