1. QU`EST CE QUE LE TABLEAU DE BORD D`UN PROJET ?
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1. C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr Traitement des risques Il s agit de v rifier que les risques de mauvais d roulement d une t che du projet ayant t estim s les moyens sont mis en uvre pour viter que les risques ne se produisent travaux de pr vention et que s ils se produisent ils soient de moindre cons quence sur l organisation globale du projet travaux de protection Nombre de t ches pour lesquelles des risques ont t identifi s Nombre de r unions d roul es sp cifiquement pour traiter un ou plusieurs risques 6 METHODOLOGIE D ELABORATION D UN TABLEAU DE BORD D une mani re g n rale c est dire au del de la conduite de projet la ma trise et la l am lioration de la qualit d un processus hospitalier la conduite d un projet en est un sont n cessaires pour diverses raisons dont Le Garantir la s curit et la satisfaction des patients R pondre aux exigences de l accr ditation Eclairer les choix budg taires 6 1 Identifier le ou les processus Identifier pr cis ment le ou les processus dont on veut mesurer la qualit et augmenter la per2. 4 La publication d indicateurs Un indicateur une information norm e et chiffr e choisie pour rendre compte de l volution ou de l tat d un param tre Un indicateur doit r pondre aux exigences suivantes La validit un indicateur est valide s il entre bien dans le processus de d cision on per oit la non validit d un indicateur s il n est pas utilis dans la prise de d cision par celui auquel il est destin c est pourquoi il faut tester un indicateur exemple le responsable du BE a besoin du nombre d entr e par jour de la semaine pour dimensionner les ressources de son service cet indicateur ne sera pas valide s il est indique le nombre moyen d entr es et mutations C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr La fiabilit les donn es servant au calcul de l indicateur et le calcul proprement dit doivent tre d pourvus de scories et autres erreurs C est la condition de la confiance que lui accordera le destinataire La facilit d utilisation il doit tre compris il doit tre significatif pour son destinataire On voit qu on a tout int r t construire l
3. R f rence tation Nom de Quel r sultat Liste des donn es utiles Comment exploiter les Chiffr e l indicateur mesure t il aux traitements pour le carts entre mesur et Jauge Quelle est sa calcul de l indicateur pr vu Cadran r f rence expos des conditions de Courbe Expos des collecte de ces donn es r f rences p riodicit fournisseur utilis es normes professionnelles objectifs internes Exemples C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr Indicateur Signification Donn es traitements Analyse Repr sen modalit s de collecte R f rence tation De charge Contr le des Somme des charges Comparaison des charges Chiffr e charges de travail consomm es pour chaque pr vues ramen es la t che d clar es par les p riode d observation et chefs de projet fournies des charges consomm es tous les mois le 25 au gt pour prendre les tard au responsable du d cisions adapt es tableau de bord Arriv e d un Contr le la Fournie par le Doit tre gal 1 Chiffr e livrable fourniture du livrable en d lai et qualit destinatair
4. NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr 1 QU EST CE QUE LE TABLEAU DE BORD D UN PROJET rennes 1 2 LES TABLEAUX DE BORD OUTILS DE PILOTAGE issus 2 3 LES TABLEAUX DE BORD OUTILS DE DIALOGUE A L INTERIEUR DE L ORCANIS TION a n na a EE A E REE E 3 4 LA PRESENTATION DES TABLEAUX DE BORD uen 3 5 EXEMPLE DE QUELQUES INDICATEURS eesesssssssessorssoesssesssesssesssesssessseesseesseesseessresseese 3 6 METHODOLOGIE D ELABORATION D UN TABLEAU DE BORD 5 1 QU EST CE QUE LE TABLEAU DE BORD D UN PROJET 1 1 D finition de la notion de tableau de bord La publication p riodique l intention d un certain nombre de responsables d une batterie d indicateurs rendant compte de tel ou tel aspect du fonctionnement d un projet il ne contient pas plus d une dizaine d indicateurs faciles comprendre ventuellement difficiles calculer Le tableau de bord sert l action et la d cision 1 2 D finition d un indicateur Un indicateur est une sentinelle plac e des endroits bien d finis qui fait le guet et qui alerte le responsable du processus lorsque certaines conditions sont remplies la d cision des actions entreprendre appartenant ce responsable 1 3 Qualit d un indicateur PERTINENT lt SIMPLE A METTRE EN OEUVRE lt FIDELE JUSTE lt PRECIS SENSIBLE lt STABLE _ RECONNU ACCEPTE lt MOTIVANT FEDERATEUR MOBILISATEUR 1
5. a objectiv e par l volution des indicateurs au moment o la solution sera g n ralis e 6 2 Identifier les produits des t ches Pour les t ches critiques c est dire celles qui se trouvent sur le chemin critique du projet et qui peuvent mettre le projet en retard ou celles qui sont critiques parcequ elles peuvent perturber le bon d roulement du projet sans pour autant le mettre en retard on cherchera nommer le produit de la t che par r f rence au client qui attend ce produit Il y a des produits interm diaires et un ou des produit final qui est la finalit du processus ou la raison d tre du projet Pour le processus de conduite du projet la gestion des blocs op ratoires les produits interm diaires sont les livrables le rapport d tude de l existant le plan de formation des personnels le C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr plan de migration des donn es le proc s verbal de v rification de services r guliers le produit final est la solution en ordre de marche Pour le processus hospitalier d interventions chirurgic
6. afin de rep rer les v nements d clencheurs que sont l arriv e programm e d un patient la remise d un livrable l arriv e d une demande de prestation L int r t de suivre les v nements d clencheurs r side dans le fait que l tude permettra d am liorer la proc dure r glementant le processus au niveau temporisation par exemple l v nement se produira chaque premier lundi attente d un ni me v nement pour d clencher l activit v rification de la qualit des informations port es par l v nement d clencheur ponctualit 6 5 D finir les indicateurs Les r sultats et les v nements d clencheurs d finis pr c demment vont tre mesur s l aide d indicateurs construire quel indicateur construire avec quelles donn es et traitements selon quelles modalit s de collecte de ces donn es avec quelles r f rences selon quelles modalit s de diffusion liste de destination p riodicit forme Les indicateurs essentiels mesurent le r sultat final par contre il sera n cessaire de mesurer aussi les r sultats interm diaires explicatifs du r sultat final Ils portent aussi sur les v nements d clencheurs Les indicateurs tant regroup s dans un tableau de bord on va r diger le tableau explicatif du tableau de bord selon le mod le suivant Indicateur Signification Donn es traitements Analyse Repr sen modalit s de collecte
7. ales au bloc les produits sont la demande de rendez vous pour une intervention programm e le transport du patient de son unit de soins vers le bloc le patient op r 6 3 Identifier les r sultats On t chera de reformuler chaque produit sous la forme d une question Par exemple pour le produit rapport d tude de l existant on peut identifier plusieurs r sultats dans les registres co t qualit d lai le rapport est il arriv la date pr vu les conclusions du rapport sont elles intelligibles et utiles le destinataire du document en est il satisfait Pour le produit final solution en ordre de marche les r sultats sont du m me ordre le d marrage a t il eu lieu au moment pr vu les budgets financier et charge de travail ont ils t respect s les utilisateurs destinataires sont ils satisfaits les patients ont ils manifest leur satisfaction moins d attente moins d examens Pour le produit la demande de rendez vous pour une intervention programm e on peut identifier le r sultat suivant demande intelligible et suffisamment document e pour obtenir le bon rendez VOUS De ces questions surgiront foule de r ponses r utilis es pour la d finition des indicateurs 6 4 Rep rer les v nements d clencheurs Il s agit de se poser la question comment cette activit t che ou op ration a t elle t d clench e
8. cement du projet 2 3 Le tableau de bord permet de proc der des comparaisons dans le temps ou dans l espace Exemples de comparaisons dans le temps analyses d volutions comment le projet a t il avanc depuis la derni re publication Exemples de comparaisons dans l espace comment le projet X se situe t il par rapport aux autres projets comment se situe t il par rapport au sch ma directeur 2 4 Le tableau de bord aide effectuer des projections et fixer des objectifs Exemple de projection compte tenu des volutions observ es et de certaines hypoth ses nous estimons n KF le co t de l assistance pour l ann e venir Exemple d objectif la part de l assistance dans le projet est aujourd hui de 25 nous la fixons 15 pur l ann e suivante 2 5 Le tableau de bord permet de comparer du r alis et du pr vu Exemple indicateur d avancement d un projet C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr 3 LES TABLEAUX DE BORD OUTILS DE DIALOGUE A L INTERIEUR DE L ORGANISATION 3 1 L absence de tableaux de bord de donn es chiffr es rend le dialogue interne difficile ou im
9. daptation des moyens humains indisponibilit incomp tence D rapage du projet Instabilit des attentes elles voluent au fur et mesure qu avance le projet 120750 loiw gt Nombre de r unions nombre d utilisateurs Pour la p riode d observation nombre de r unions de recherche d informations et d utilisateurs rencontr s indicateur permet de mesurer l engagement des utilisateurs sans pour autant mesurer leur implication R alis par rapport aux attentes Indicateur OUI NON tablit par la simple question pos e au groupe utilisateurs ou chacun individuellement dans l tat actuel de votre connaissance du projet et de son degr d avancement pensez vous que ce projet saura r pondre vos attentes Cet indicateur permet d alerter le directeur de projet et la ma trise d uvre sur la non atteinte des objectifs pour retard ou d viation Nombre de documents produits LS Comp tence Il s agit de mesurer le degr de comp tence du groupe par rapport au projet Exemple pour un projet de journal interne le groupe projet et ou les groupes utilisateurs sont ils experts de la communication interne Il s agit du ratio nombre d agents comp tents nombre d agents du groupe projet et ou groupes utilisateurs Cet indicateur conduit organiser l acquisition des comp tences par la formation ou le recours l ext rieur
10. e sous la forme de 1 si correcte de 0 si non L indicateur est la moyenne arithm tique des valeurs C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage
11. formance pour cela rep rer les activit s de ce processus ventuellement les t ches et op rations Le tableau de bord de projet concerne deux processus Le processus de conduite de projet exemple processus de conduite du projet informatisation des pharmacies Le processus hospitalier destinataire de la solution exemple processus hospitalier de demande de produits pharmaceutiques et autres dispositifs m dicaux Ce tableau de bord poursuit donc deux objectifs Contr ler le bon d roulement du projet tableau de bord projet pour chaque projet d ployer on aura d fini un plan d actions pr sentant essentiellement des t ches regroup es en activit s des charges et des dur es des ressources Les indicateurs du bon d roulement sont con us par le ma tre d uvre et pr sent s pour mise en uvre au chef de projet Contr ler la pertinence du projet tableau de bord m tier d autre part chaque projet en d ploiement vise un but qui est la satisfaction des utilisateurs le tableau de bord m tier peut int grer des indicateurs r v lateurs de cette satisfaction que le projet abouti permettra d augmenter Donc l id e est de mesurer le niveau de satisfaction des utilisateurs avant et apr s l aboutissement du projet afin de confirmer la pertinence du projet Les indicateurs de pertinence doivent tre con us avec les destinataires du projet la pertinence du projet ser
12. indicateur avec celui auquel il est destin Divers types d indicateurs a de stock une valeur un instant t exemple nombre d agents impliqu s dans le projet nombre de jours pr vus a de flux une valeur constat e sur une p riode donn e exemple nombre d agents arriv s sur le projet depuis le nombre de jours consomm s dans le mois Q ratios stock stock stock flux etc exemple nombre d agents charge estim e 1 5 Une publication p riodique et non occasionnelle Un tableau de bord est toujours publi avec une p riodicit bien d finie Par exemple p riodicit annuelle semestrielle trimestrielle mensuelle Voire p riodicit hebdomadaire quotidienne 1 6 Une publication qui a des abonn s Chaque tableau de bord a une liste de diffusion les responsables int ress s par les indicateurs qu il contient 1 7 Une publication qui a un diteur Un tableau de bord est publi sous la responsabilit d une entit clairement identifi e le Directeur de projet 2 LES TABLEAUX DE BORD OUTILS DE PILOTAGE 2 1 Le tableau de bord rend compte du pass r cent Exemples combien avons nous d pens combien d agents avons nous affect s au projet combien de journ es d assistance avons nous consomm es 2 2 Le tableau de bord rend compte du pr sent Exemples combien sommes nous quel est le budget disponible quel est l tat d avan
13. le estim e charge pr vue la charge r elle estim e se d termine partir de la charge consomm e constat e et d une projection sur le reste du projet ce ratio permet d alerter si risque de d passement des charges LS avancement Le r alis exprim en exemple 35 100 projet termin 35 et indicateur de fin 1 gt projet abandonn lorsque 35 ont t r alis s Compl t en annexe par le diagramme de Gantt pr sentant le pr vu et le r alis nombre d agents impliqu s s nombre d intervenants ext rieurs charge de travail des intervenants ext rieurs Pour un projet termin gt nombre de jours homme constat nombre de jours homme achet Pour un projet en cours gt nombre de jours homme estim nombre de jours homme achet le nombre de jours homme estim se d termine partir des jours consomm s constat s et d une projection sur le reste du projet ce ratio permet d alerter si risque de d passement des charges donc de l impossibilit de terminer le projet gt d cision d acheter des jours suppl mentaires ou d exploiter les ressources internes Difficult s majeures Liste de codes alphab tiques identifiant chacun une difficult majeure D faut de management Manque de moyens financiers Probl me avec le sous traitant Utilisateur inexistant ou marquant peu d int r t pour le projet qui le concerne pourtant Ina
14. ons dans l espace possibilit s de comparer les donn es du service destinataire la moyenne de l tablissement ou de comparer les diff rents services entre eux a Comparaisons par rapport des objectifs ou des pr visions 4 3 Les repr sentations graphiques permettent une lecture rapide des tableaux de bord 5 EXEMPLE DE QUELQUES INDICATEURS Suit une liste sans ordre tabli d indicateurs possibles pour le tableau de bord de conduite d un projet Liste non exhaustive dans laquelle on pioche les indicateurs selon les besoins et les possibilit s de calcul Certains indicateurs de pr sentation diff rente peuvent dire la m me chose Le commencement 1 si le projet a commenc la date pr vue 0 si non si 0 expliquer si la date de d but n est pas encore arriv e mettre un fin si le projet est termin la date pr vue 0 si non si 0 expliquer si la date de fin n est pas encore arriv e mettre un C Documents and Settings g31680y Local Settings Temporary Internet Files OLK279 Notion de tableau de bord doc Document mis volontiers votre disposition merci de bien vouloir me pr venir de l usage que vous voudrez en faire sauf votre propre usage NOTIONS DE TABLEAU DE BORD G rard PON ON 04 91 38 15 96 gerard poncon ap hm fr e charge de travail Pour un projet termin gt charge r elle constat e charge pr vue Pour un projet en cours gt charge r el
15. possible Exemples de dialogue sans tableau de bord Le projet x n avance pas de plus il consomme une charge de travail consid rable Le projet y me semble en avance x et y vont se rapprocher 3 2 L existence de tableaux de bord doit aider r soudre les difficult s de dialogue en permettant aux diff rentes parties prenantes de s appuyer sur des faits concrets 3 3 La facilitation du dialogue gr ce aux tableaux de bord n est cependant possible que si plusieurs conditions sont r unies a onsait ce que signifient les indicateurs a on adh re ces indicateurs on les consid re comme pertinents a ona confiance dans la fiabilit des chiffres fournis 4 LA PRESENTATION DES TABLEAUX DE BORD 4 1 R gles incontournables a Un tableau de bord est dat a Un tableau de bord est sign l metteur est clairement identifi a Un tableau de bord est explicite ou accompagn d un mode d emploi gt titre et libell s clairs a Un tableau de bord est stable gt il ne doit pas tre modifi d une livraison l autre sauf si ajout Dans tous les cas la modification doit tre extr mement bien document e 4 2 Le tableau de bord doit le plus souvent pr senter des comparaisons qui sont la base de l interpr tation des chiffres fournis a Comparaisons dans le temps pr sentation sous forme de s rie chronologique r f rence l ann e pr c dente a Comparais
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