Home

chapitre 4

1. pr sent il convient d ins rer le sous total 1 Cliquez sur une cellule et une seule de la liste de donn es 2 Sous Excel 2007 allez dans l onglet Donn es puis dans le groupe Plan cliquez sur le bouton Sous total Sous Excel 2003 ou Calc uti lisez la commande Sous total ou Sous totaux du menu Donn es RAPPEL Avez vous pens effectuer une copie de sauvegarde de votre liste Imaginons le pire Vous faites une b tise en g n rant vos sous totaux vous avez compl tement d truit votre liste de donn es d origine et vous avez oubli d en faire une copie Vous devriez alors tout recommencer 61 4 Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques D Excel Access chaque changement de Utiliser la fonction Somme Ajouter un sous total C Num ro C Repr sentant Zone Produit Date Montant Remplacer les sous totaux existants Saut de page entre les groupes Synth se sous les donn es Game Ca Ce Figure 4 2 l insertion d un sous total chaque changement de Repr sentant utilisons la fonction Somme pour le champ Montant et ajoutons une Synth se sous les donn es L cran est ici un cran Excel 2007 2003 la version Calc est tr s semblable Bogue Abandonnez la Mise en forme sous forme de tableau sous Excel 2007 pour les sous totaux La version d Office 2007 qu
2. 41 20 Sophie Sud Cordes 41 mars 08 446 Figure 4 1 3 42 29 Sophie Sud Mouquetons 20 mars 08 8151 Deux niveaux de sous totaux imbriqu s 43 Total Sud 22157 J a Total Sophie 48737 La lisibilit est moins vidente 45 Total g n ral 154911 67 4 Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques D Excel Access La figure 4 13 d taille ce que nous obtenons apr s avoir inser les sous totaux par repr sentant puis par zone L organisation des ic nes sp cifi ques de sous total reste globalement identique mais s est singuli rement compliqu e Remarquez par exemple l apparition d un nouveau bouton le 4 c t des 1 2 et 3 d j connus C est normal puisque nous avons ajout un niveau suppl mentaire de d veloppement r duction Calc Ins rer un changement de page entre chaque groupe Cette option une exclusivit de Calc peut aider obtenir des tats plus lisibles dans l onglet Options de la figure 4 5 s lectionnez la case Saut de page entre les groupes Remarquez aussi l option Trier au pr alable selon les groupes de ce m me onglet qui vous dispense de trier la liste avant de lancer la proc dure d insertion des sous totaux Avantage Calc e le 1 sert n afficher que le total g n ral e le 2 affiche en plus les sous totaux par repr sentant e le 3 affiche en plus les sous totaux par zone le 4 affich
3. Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques Dans ce chapitre nous allons apprendre utiliser les fonctions les plus tonnantes des listes de donn es sous tableur qui vont nous permettre d effectuer toute les analyses statistiques de nos donn es sans avoir entrer une seule formule SOMMAIRE Totaux et sous totaux dans une liste de donn es Des tats d analyse enti rement param trables les tableaux graphiques crois s dynamiques MOTS CL S Totalisation de cellules par simple s lection Total et sous total Sous totaux imbriqu s Somme moyenne nombre cart type variance Tableau crois dynamique TCD Pilote de donn es PDD Graphique crois dynamique D Excel Access 60 Tout notre travail jusqu pr sent en mati re de liste de donn es tait de l extraction d information nous n avons encore rien cr au sens premier du terme Nous avons en particulier consciencieusement list nos enregis trements les uns au dessous des autres en notant chaque fois le montant de la vente mais nous n en connaissons m me pas le montant total et encore moins le total par repr sentant Ce qui est pour le moins dommage C est l qu interviennent les derni res fonctions sp cifiques aux listes de donn es que nous allons tudier les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques Autant dire tout de suite que nous avons gard le meilleur pour la fi
4. 6156 23 7 Jean 31 janv 08 24 9 Jean 1 f vr 08 a 25 11 Jean 1 f vr 08 26 16 Jean 25 f vr 08 Sn 27 22 Jean 1 mars 08 28 24 Jean 29 25 Jean RP 30 28 31 30 ean Sud Cordes 31 mars 08 8313 32 Total Jean 6472 Figure 4 9 35 Total Pierre 13296 La figure 4 8 avec en plus le d tail de Jean 36 Total g n ral 154 911 a A B G D E F 1 Num ro Repr sentan Zone Produit Date Montant 8 Total H l ne 281604 2 Sophie __ RP Sanges 3janv 08 850 4 S Sophie RP Cordes 21 janv 08 6 Sophie RP Mouquetons 21 janv 08 10 Sophie 1 f vr 08 12 Sophie 1 f vr 08 13 Sophie 25 f vr 08 18 Sophie 29 f vr 08 19 Sophie 1 mars 08 20 Sophie sua ordes mars 0o 446 29 sophe _ ut Mowquetons 20 mer 06 8151 Figure 4 10 E gt a plislslsisltlelslsle s o 32 Total Jean 64726 Toujours la figure 4 8 avec cette fois ci 35 Total Pierre 13292 le d tail de Sophie 36 Total g n ral 154 911 65 4 Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques D Excel Access Figure 4 11 Le d tail pour Pierre le total pour les autres 66 Exercez vous pouvez vous d composer les op rations n cessaires pour obtenir l affichage de la figure 4 11 A B D E 1 Num ro Repr sentan Zone Produit Date Montant CHES Total H
5. e supprimer les sous totaux existants voir page 66 e effectuer les modifications des donn es e param trer de nouveau les sous totaux Cette fa on de faire vous garantit d obtenir des r sultats fiables Elle a de plus l avantage de bien s parer la saisie des donn es de leur exploitation ATENTON Pourquoi trier la liste de donn es avant d ins rer le sous total En observant la figure 4 2 vous remarquez qu une somme a t ins r e dans la colonne Mon tant chaque changement de repr sentant C est pour cette raison que nous avons tri la liste d abord selon le champ Repr sentant Si nous ne l avions pas fait Excel aussi bien que Calc aurait trouv chaque repr sentant plusieurs fois dans la liste et aurait donc ins r plusieurs sous totaux pour chaque repr sentant ce qui aurait t la fois faux et illisible figure 4 4 F Montant Bowles Sophie 8550 5 Total Sophie 8550 3 Jean RP Sangles 12 janv 08 6156 Total Jean 6 156 Sophie Sud 6 998 Sophie RP 1171 Sophie 4 542 12711 ble wir T b GIE woun ini 16 Figure 4 4 La liste de donn es est tri e par Num ro Un sous total a donc t ins r pour chaque nouvelle occurrence d un nom de repr sentant Cac Les sous totaux avec Calc Seule l ergonomie de la bo te de dialogue Sous total de Calc figure 4 5 di
6. Cordes 18 mars 08 5292 notre exercice entrez le sous total par repr sen 9 Total Sud 14 447 tant d l onglet 1 t celui 40 Total H l ne 28 160 ant dans ongiet er groupe et celui par zone 11 3 Jean RP Sangles 12 janv 08 6156 dans le 2e groupe ay 12 16 Jean RP Sangles 25 f vr 08 4304 13 24 Jean RP Sangles 15 mars 08 5200 14 25 Jean RP Cordes 16 mars 08 9642 15 Total RP 25 302 16 1 Jean Sud Sangles 1 janv 08 8452 K 17 7 Jean Sud Cordes 31 janv 08 1137 18 9 Jean Sud Cordes 1 f vr 08 566 19 11 Jean Sud Cordes 41 f vr 08 9375 20 22 Jean Sud Mouquetons 1 mars 08 1587 21 28 Jean Sud Sangles 19 mars 08 9 990 22 30 Jean Sud Cordes 31 mars 08 8313 23 Total Sud 39 420 24 Total Jean 64722 es 25 23 Pierre RP Cordes 1 mars 08 4172 26 Total RP 4172 li 27 14 Pierre Sud Sangles 25 f vr 08 9120 28 Total Sud 9120 29 Total Pierre 13 292 E 30 19 Sophie Nord Cordes 1 mars 08 3930 31 Total Nord 3930 2 32 2 Sophie RP Sangles 3 janv 08 8550 33 5 Sophie RP Cordes 21 janv 08 1171 34 6 Sophie RP Mouquetons 21 janv 08 4542 35 12 Sophie RP Sangles 41 f vr 08 8 102 36 13 Sophie RP Cordes 25 f vr 08 285 37 Total RP 22 650 38 4 Sophie Sud Mouquetons 21 janv 08 6998 39 10 Sophie Sud Sangles 1 f vr 08 830 40 18 Sophie Sud Sangles 29 f vr 08 5732 E
7. Renvoie la variance d une population enti re Var Renvoie la variance en se basant sur un chantillon d une population ALLER PLUS LOIN Pr senter la liste de donn es et ses sous totaux Toutes les listes de donn es compl t es de sous totaux peuvent tre int gralement pr sen t es comme n importe quelle feuille de calcul Par exemple supposons que l tat de la Statistiques de ventes Repr sentant Produit figure 4 14 ne nous convienne pas pour de Total H l ne simples raisons esth tiques II suffit d appliquer Total Sophie Jean Sangles 12 janv 08 le format que l on souhaite sous Excel 2007 Jean Sangles 25 f vr 08 par exemple dans l onglet Accueil groupe Jean Sangles 15 mars 08 Style s lectionner le bouton Mettre sous Jean Cordes 16 mars 08 forme de tableau et param trer l ensemble Sangles 1 janv 08 des options d impression classiques pour obtenir une impression sa guise figure 4 18 Cordes 31 janv 08 Cordes 1 f vr_08 Cordes 1 f vr 08 Mouquetons 1 mars 08 Sangles 19 mars 08 Cordes 31 mars 08 Figure 4 18 Une liste de donn es et ses sous totaux Total Jean mise en forme Remarquez les r f rence Total Pierre ments dans les en t tes et pieds de page 26 03 2007 Total g n ral TC 70
8. autres repr sentants PERS EEE 45 Total g n ral 154911 Moyenne nombre variance et autres carts types Nous n avons jusqu pr sent utilis que la fonction Somme de la bo te de dialogue de la figure 4 2 pour Excel ou de la figure 4 5 pour Calc Il y a bien s r d autres options d analyse comme le calcul de la moyenne des ventes dans notre cas pratique leur cart type ou l identification de la vente la plus lev e Vous pouvez m me compter le nombre de ventes effectu es Les utilisateurs de Calc auront d j remarqu sur la figure 4 5 la possi bilit d utiliser d autres fonctions telles que Nombre renvoie le nombre 68 de cellules non vides du champ Moyenne Max Min et m me des notions purement statistiques comme la variance et l cart type Pour Excel il faut d velopper la liste d roulante Utiliser la fonction figure 4 15 pour d couvrir les fonctions autres que Somme disponibles pour les sous totaux chaque changement de Num ro Utiliser la fonction Remplacer les sous totaux existants Saut de page entre les groupes Figure 4 15 SUR SEE Une partie des fonctions disponibles Lions pour les sous totaux avec Excel Si vous souhaitez obtenir la statistique de la figure 4 16 qui ne man quera pas d int resser Eddy la moyenne du montant de chaque vente par produit tout repr sentant zone et date confondus il vous suffit d ins rer un sous total
9. ou tel repr sentant Avec une facilit telle qu on va vite se demander comment on faisait avant Afficher la liste int grale des enregistrements des sous totaux et du total g n ral cran obtenu directement apr s la validation des sous totaux figure 4 3 donne le d tail des enregistrements avec le total g n ral au bas de l tat et les quatre sous totaux par repr sentant ainsi que nous l avions demand Nous sommes certains que les totaux sont exacts et qu aucune vente n a t oubli e dans les calculs Quiconque a un peu l habitude d utiliser la fonc tion Somme appr ciera cela Mais ce n est pas tout nous allons pouvoir afficher ou masquer volont le d tail des ventes par repr sentant Affiner l analyse d velopper ou r duire chaque sous total Vous avez probablement remarqu l apparition gauche de la bande grise des intitul s de colonne des boutons num rot s 7 2 et 3 et des boutons de d veloppement r duction des sous totaux et figure 4 6 Ils vont servir afficher ou masquer la demande tout ou partie des sous totaux et des d tails En voici le mode d emploi e Cliquez sur le bouton 1 Seul le total g n ral est visible figure 4 7 e Cliquez sur le bouton 2 Les sous totaux par repr sentants r apparais sent mais les d tails par repr sentant restent masqu s figure 4 8 e Cliquez sur le bouton 3 Nous voyons nouveau tous les d tails comme sur la liste d or
10. par Repr sentant en utilisant la fonction Moyenne sur le champ Vente comme l indique la figure 4 17 B rr Moyenne Cordes Moyenne Sangles F Montant chaque changement de Produit Utiliser la fonction Moyenne Ajouter un sous total Num ro Repr sentant Zone Produit Date C Remplacer les sous totaux existants Figure 4 17 Saut de page entre les groupes La boite de dialogue d insertion du sous total PRE EE de la figure 4 16 La fonction Moyenne est ici utilis e en lieu et place de l habituelle Somme Figure 4 16 Le montant moyen des ventes par produit 69 4 Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques D Excel Access Le tableau ci dessous r sume les principales options disponibles pour les sous totaux Tableau 4 1 Les fonctions de sous total disponibles sous Excel 2007 Fonction Commentaire Nombre Compte le nombre d enregistrements Moyenne Renvoie la moyenne des valeurs Max Renvoie la valeur maximum Min Renvoie la valeur minimum Produit Renvoie le r sultat de la multiplication des valeurs Chiffres Compte le nombre d enregistrements num riques cart type p Renvoie l cart type d une population enti re cart type Renvoie l cart type en se basant sur un chantillon d une population Var p
11. plusieurs niveaux de sous total Par exemple il serait int ressant de fournir Eddy tr s attentif l volution des ventes de chaque repr sentant par zone un document effectuant une sous totalisation par repr sentant puis par zone Les tapes suivre sous Excel sont les suivantes 1 Supprimez les sous totaux ventuellement pr sents dans la liste de donn es 2 Triez la liste selon tous les champs sur lesquels vous d sirez ins rer des sous totaux Par exemple si on veut ins rer des sous totaux par Repr sentant puis par Zone il faut pr alablement trier par Repr sen tant puis par Zone 3 Effectuez la proc dure d insertion de sous totaux imbriqu s Les deux premi res tapes de cette proc dure suppression de sous totaux et tri nous tant famili res attachons nous la proc dure d insertion de sous totaux imbriqu s proprement dite 1 Param trez le premier niveau de sous total dans notre exemple pour le champ Repr sentant figure 4 2 et validez 2 Recommencez imm diatement la m me proc dure d insertion de sous total cette fois ci pour le deuxi me niveau c est dire dans notre exemple le champ Zone figure 4 12 en prenant bien garde ne pas cocher la case Remplacer les sous totaux existants et validez 3 Renouvelez l tape pr c dente autant de fois que n cessaire en fonc tion du nombre de niveaux de sous totaux ins rer Le pi ge dans cette proc dure d insertion de sous to
12. re des poup es russes L ensemble des totaux et des diff rents sous totaux dans une liste de donn es s effectue gr ce aux fonctions de Sous total PRODUCIVIT Obtenir des totaux par simple s lection de cellules Dans une feuille de calcul vous avez besoin de conna tre rapidement le total de certaines cellules et vous n avez ni la possibilit ni l envie ni le temps d entrer des formules ou d utiliser les fonctions de sous total de listes de donn es Excel et Calc ont une fonctionnalit tr s pratique Il vous suffit de s lectionner la plage des cellules concern es puis d observer la barre d tat qui se trouve juste au dessus de la barre des t ches en bas droite de votre cran figure 4 1 le total des cellules s lectionn es s affiche Excel 2007 fournit en prime la moyenne et le nombre de cellules non vides Cette manipulation fonctionne aussi avec des s lection de cellules non contigu s il suffit alors de s lectionner les cellules souhait es les unes apr s les autres en maintenant la touche Ctr enfonc e 23 22 Jean Sud Mouquetons 1 mars 08 1 587 24 23 Pierre RP Cordes 1 mars 08 4172 25 24 Jean RP Sangles 15 mars 08 26 25 Jean RP Cordes 16 mars 08 L 27 26 H l ne RP Sangles 17 mars 08 28 27 H l ne Sud Cordes 18 mars 08 29 28 Jean Sud Sangles 19 mars 08 30 29 Sophie Sud Mouquetons 20 mars 08 31 30 Jean Sud Cordes 31 mars 08 22 i4 4 Vierge Validatio
13. Jean Sud Cordes 1 f vwr 08 9375 14 16 Jean RP Sangles 25 f vr 08 4304 15 22 Jean Sud Mouquetons 1 mars 08 1587 s 16 24 Jean RP Sangles 15 mars 08 5200 r 25 Jean RP Cordes 16 mars 08 9642 18 28 Jean Sud Sangles 19 mars 08 9990 5 19 30 Jean Sud Cordes 31 mars 08 8313 20 Total Jean 64 722 21 14 Pierre Sud Sangles 25 f vr 08 9120 22 23 Pierre RP Cordes 1 mars 08 4172 23 Total Pierre 13 292 gt 24 2 Sophie RP Sangles 3 janv 08 8550 25 4 Sophie Sud Mouquetons 21 janv 08 6 998 26 5 Sophie RP Cordes 21 janv 08 1171 27 6 Sophie RP Mouquetons 21 janv 08 4542 28 10 Sophie Sud Sangles 1 f vr 08 830 29 12 Sophie RP Sangles 1 f vr 08 8102 30 13 Sophie RP Cordes 25 f vr 08 285 31 18 Sophie Sud Sangles 29 f vr 08 5732 5 32 19 Sophie Nord Cordes 1 mars 08 3930 33 20 Sophie Sud Cordes 1 mars 08 446 34 29 Sophie Sud Mouquetons 20 mars 08 8151 35 Total Sophie 48 737 36 Total g n ral 154 911 Figure 4 3 Les sous totaux sont affich s Remarquez les affichages sp cifiques de sous total en marge gauche M THODE Ajout ou suppression d enregistrement avec les sous totaux Consid rant la facilit d utilisation de la fonction de sous total nous vous recommandons pour tout ajout suppression ou modification d enregistrements alors que des sous totaux sont d j param tr s de
14. e tous les d tails Maintenant tr s honn tement cette liste de donn es avec ces deux Aee PiS LON Est possible inserer pius niveaux de sous totaux m me si elle est exacte n est pas tr s lisible de deux niveaux de sous totaux Gageons que nous ne l utiliserons que pour fournir chaque repr sen tant son d tail personnel avec le rappel du total de ses confr res et n an moins concurrents comme sur la figure 4 14 Nous nous sommes arr t s deux imbrications de sous totaux Rien n emp che d aller plus loin hormis peut tre notre capacit comprendre ces tats 1121314 A B G D E F 1 Num ro Repr sentant Zone Produit Date Montant 10 Total H l ne 28 160 i Total Sophie 48 737 aj 26 3 Jean RP Sangles 12 janv 08 6 156 27 16 Jean RP Sangles 25 f vr 08 4 304 28 24 Jean RP Sangles 15 mars 08 5 200 29 25 Jean RP Cordes 16 mars 08 9 642 30 Total RP 25 302 34 Sangles 1 janv 08 8 452 32 7 Jean Sud Cordes 31 janv 08 1137 33 9 Jean Sud Cordes 1 f vr 08 566 34 11 Jean Sud Cordes 1 f vr 08 9375 35 22 Jean Sud Mouquetons 1 mars 08 1 587 36 28 Jean Sud Sangles 19 mars 08 9 990 37 Cordes 31 mars 08 Figure 4 14 E 38 Le d tail par zone pour un repr sentant Jean EEA Total Jaan 64 722 et le rappel du total des
15. ff re de celle d Excel La nuance essentielle tient la pr sence d onglets qui vont permettre la cr ation simultan e de plusieurs niveaux de sous totaux imbriqu s comme nous allons le voir plus loin par exemple par repr sentant puis par zone puis par produit Remarquez aussi les diff rentes fonctions disponibles autres que la simple Somme Sous totaux 1er groupe 2e groupe 3e groupe Options Grouper par Repr sentant L Y Calculer les sous totaux pour Eonction T Num ro Somme I Repr sentant Nombre I Zone Moyenne I Produit Max I Date Min F anam Produit Nombre uniquement les nombres Ecartype chantillon EcarTypeP population Variance chantillon VarP population Annuler Aide R tablir Supprimer Figure 4 5 Les sous totaux sous Calc 63 4 Exploiter les listes de donn es les sous totaux et les tableaux crois s dynamiques D Excel Access PARALL LE Les et les des sous totaux Les boutons et des sous totaux fonctionnent comme les boutons de l explorateur Windows qui permettent volont de d velopper ou r duire les diff rents niveaux d arborescence 64 Exploiter les sous totaux de listes de donn es L cran sp cifique de sous total va nous permettre de d tailler ou non le contenu de chaque sous total par exemple en affichant ou en masquant le d tail des ventes de tel
16. i a servi a cet ouvrage comporte la bizzarerie suivante il est impossible d acc der aux fonctions de sous total expos es ici quand la mise en forme automatique Mise en forme sous forme de tableau est appliqu e la liste de donn es Est ce fait expr s on ne voit pas bien pourquoi d ailleurs ou est ce un bogue qui sera rectifi En tout cas si vous ne pouvez acc der ces fonctions de sous total enlevez cette mise en forme automatique et tout devrait rentrer dans l ordre 62 3 La bo te de dialogue Sous total s affiche Compl tez la comme indiqu dans la figure 4 2 Apr s validation vous obtenez l affichage de la figure 4 3 qui int gre maintenant nos fameux sous totaux Remarquez dans la bo te de dialogue de la figure 4 2 la case cocher Synth se sous les donn es Elle permet de g n rer le total g n ral de bas de liste CEL A B an rs Eau 1 Num ro Repr sentant Zone Produit Date Montant 2 8 H l ne RP Cordes 31 janv 08 2571 3 15 H l ne Sud Cordes 25 f vr 08 4642 4 17 H l ne RP Cordes 28 f vr 08 4 125 5 21 H l ne Sud Sangles 1 mars 08 4513 6 26 H l ne RP Sangles 17 mars 08 7 017 if 27 H l ne Sud Cordes 18 mars 08 5292 8 Total H l ne 28 160 9 1 Jean Sud Sangles 1 janv 08 8452 10 3 Jean RP Sangles 12 janv 08 6 156 11 7 Jean Sud Cordes 31 janv 08 1137 oa 12 9 Jean Sud Cordes 1 f vr 08 566 13 11
17. igine de la figure 4 3 Il est encore possible d aller plus loin e Cliquez sur le bouton 2 pour masquer le d tail de toutes les ventes puis par exemple sur le bouton c t de Jean Le d tail des ventes de Jean appara t en plus des sous totaux par repr sentant figure 4 9 e Cliquez nouveau sur le bouton qui a remplac le bouton au niveau du total de Jean puis sur le bouton de Sophie Seul le d tail de Sophie est maintenant visible figure 4 10 Nous allons ainsi pouvoir fournir e un r capitulatif des ventes par repr sentant Eddy en cliquant sur le 2 et le d tail de chacun en cliquant sur le bouton 3 e le d tail des ventes de chaque repr sentant au repr sentant concern avec en prime le total des ventes des autres Figure 4 6 Les outils sp cifiques pour d velopper ou r duire la demande chaque niveau de sous total B G D E F Figure 4 7 cree e Eric D ji Uniquement le total g n ral Remarquez Total g n ral 154 911 k i i que les lignes 2 a 35 sont masqu es 11213 A B D E F 1 Num ro Repr sentanf Zone Produit Date Montant 8 Total H l ne 28 160 20 Total Sophie 48 737 Figure as 32 Total Jean 64722 Le total g n ral avec les sous totaux L as ne ee par repr sentant en prime CELIA a B G D E F 1 Num ro 8 ES 20 EE 21 1 22 3 12 janv 08
18. l ne 28160 E 20 Total Sophie 48737 fH 32 Total Jean 64722 33 14 Pierre Sud Sangles 25 f vr 08 9120 34 23 Pierre RP Cordes 1 mars 08 4172 35 Total Pierre 13292 36 Total g n ral 154 911 Solution apr s avoir ins r les sous totaux il suffit de cliquer sur le bouton 2 pour n obtenir plus que les sous totaux par repr sentant puis sur le bouton de Pierre pour d velopper son d tail Supprimer les sous totaux Pour supprimer les sous totaux et revenir l affichage classique de la liste de donn es il ne faut bien videmment pas supprimer manuelle ment les lignes de sous total Tout se fait automatiquement e Pour Excel 2003 et 2007 appelez la bo te de dialogue Sous total de la figure 4 2 puis cliquez sur le bouton Supprimer tout en bas gauche e Pour Calc partir de la bo te de dialogue Sous total de la figure 4 5 cliquez sur le bouton Supprimer en bas droite N ayez cependant pas d inqui tude Les boutons de suppression des sous totaux ne suppriment en aucun cas les enregistrements de la liste de donn es Vous constatez ainsi que l insertion de sous totaux dans une liste de donn es ne la modifie en rien ces sous totaux sont en quelque sorte plaqu s au dessus de cette liste et sont donc totalement r versibles ainsi que toutes les autres fonctions de liste de donn es d crites ici Imbriquer plusieurs niveaux de sous totaux Il est fr quent d avoir ins rer
19. n Quadrill BarresCouleur__ TriGalant Filtre SousTotal TCD GCD Sent E aape Pr t Moyenne 7 658 Nb non vides 7 Somme 53 605 D CI LI jag LS Sans tree microsoft Excel FR ORO 10 14 Figure 4 1 Informations fournies par Excel 2007 sur les cellules s lectionn es F25 F31 Ins rer un niveau unique de sous total Reprenons l exercice cit en introduction de ce chapitre calculer les sous totaux des ventes par repr sentant Dans ce but il y aurait bien s r la possibilit d ins rer des lignes aux bons endroits chaque change ment de repr sentant et dy entrer une formule de type Somme Mais cette technique est fastidieuse et comporte de nombreux risques d erreur notamment si on se trompe dans les insertions de ligne et dans les r f rences des formules Somme Oublions donc ces mauvais r flexes et utilisons les excellentes fonction nalit s de sous total offertes par les listes de donn es La m thodologie pour les ins rer est tr s simple elle sera plus longue expliquer qu ex cuter Tout d abord avant de cr er un sous total il faut surtout ne pas oublier de trier la liste selon le champ qui sera utilis pour le sous total Dans notre exemple commen ons donc par trier notre liste par repr sentant en utilisant un ordre alphab tique ou notre liste personnalis e les femmes en premier voir page 44
20. n et que vous ne serez pas d u tant les caract ristiques de ces fonctions sont tonnantes tr s facilement et tr s rapidement sans modifier la liste de donn es et sans aucun risque d erreur vous serez capable de produire des synth ses multidimensionnelles de vos donn es sous totaux par repr sentant synth se des ventes par repr sentant et par zone graphique des ventes par produit et par zone etc Les fonctions pr sentent l norme avantage de vous faire gagner du temps et de vous lib rer du stress inh rent la r alisation de tableaux abscons remplis de formules compliqu es afin de pouvoir prendre du recul analyser les donn es et r fl chir Totaux et sous totaux dans une liste de donn es Imaginons que vous souhaitiez calculer un total des ventes par repr sen tant ou par zone ou bien par repr sentant puis par zone Tout cela est possible gr ce aux fonctions de sous totaux de listes de donn es qui en plus sont tr s simples d emploi La figure 4 13 page 67 montre un exemple de sous total par repr sen tant puis par zone e La derni re ligne total g n ral donne le montant total des ventes e Nous avons ensuite quatre sous totaux par repr sentant e Et enfin l int rieur de chaque sous total par repr sentant nous avons les sous totaux par zone On parle dans ce cas de structure hi rarchique ou imbriqu e de total et de sous totaux le premier contenant le deuxi me un peu la mani
21. taux imbriqu s est de cocher la case Remplacer les sous totaux existants de la figure 4 12 Dans cet exemple a aurait l effet de remplacer la totalisation d j effectu e par Repr sentant par la nouvelle par Zone Vous n obtiendriez alors qu un seul niveau de sous totalisation par Zone et non deux comme souhait chaque changement de Zone iv Utiliser la fonction Somme iv Ajouter un sous total L Num ro Repr sentant Zone Produit C Remplacer les sous totaux existants C Saut de page entre les groupes sm CE Figure 4 12 L insertion sous Excel d un niveau de sous totalisation par Zone Remarquez que la case Remplacer les sous totaux existants n est pas coch e CAC Ins rer des sous totaux imbriqu s La bo te de dialogue Sous totaux de Calc auto GUESS Ce ey rise figure 4 5 l insertion directe de plusieurs 1 Num ro Repr sentar Zone Produit Date Montant i X 0 R H ET Produit STE e niveaux de sous totaux d un seul coup Il suffit 3 17 H l ne RP Cordes 28 f vr 08 4125 d utiliser les onglets 7er groupe 2e groupe 4 26 H l ne RP Sangles 17 mars 08 7017 5 Total RP 13713 3e groupe pour les sous totaux de premier o EA ahane Sud Cordes 25 06 408 niveau deuxi me niveau et troisi me niveau Dans Ei 21 H l ne Sud Sangles 1 mars 08 4513 is 8 27 H l ne Sud

chapitre 4

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents