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1. Evitez les tournures de phrases n gatives une demande crite dans des termes positifs sera toujours mieux recue Limitez vous au nombre de pages demand les pages exc dentaires ne seront pas transmises aux membres du jury e Assurez vous que vos budgets initial et r vis soient r alistes n inventez pas de revenus invraisemblables e Assurez vous de fournir toutes les pi ces jointes demand es dans le Format ad quat Consultez la plateforme art re qc ca pour la liste des dates de tomb es des principaux programmes Consultez le guide Pr parer une demande de subvention sur le site web du Conseil des arts du Canada pour des conseils pratiques sur la r daction 12 LE BUDGET est vous avez obtenu une r ponse positive de la part d un des paliers de financement public ou encore vous avez obtenu une diffusion a cachet garanti de votre prochaine uvre Vous avez enfin les fonds n cessaires pour entamer votre projet artistique Qui dit argent dit gestion financi re La pr sente section survole les concepts de budg tisation et de comptabilit pour vous aider a d mystifier le tout De prime abord vous pouvez avoir l impression que le monde de la comptabilit est un vaste flou Mais comme dit l adage c est en Forgeant que l on devient forgeron Cela vaut galement pour la comptabilit plus vous vous exercerez plus vous deviendrez habile et l aise avec les chiffres Dans un premier temps vo2. 25 Exemple d une charte et d un budget Pour d finir les postes budg taires vous pouvez vous inspirer des formulaires de demande de subvention des diff rents Conseils des arts Choisissez le programme adapt a votre r alit Les comptes de votre charte se retrouvent galement dans R el votre budget 4000 Les colonnes Pr vu R vis et R el vous permettent de suivre l volution de votre budget dans le temps Revenus de subvention 4010 4020 4 Choisissez les 4200 Conseil des arts du Canada Conseil des arts et des lettres du Qu bec Etc Revenus autonomes comptes a 2210 ajouter selon 4220 votre r alit Revenus de billetterie Cachets de spectacle Etc TOTAL REVENUS Cachets Directeur artistique Interpr tes Etc Frais de cr ation production 5000 5010 5020 Laissez de 5 l espace entre 5100 A 5110 les num ros ine pour ajouter des 5 comptes en 5300 cours de route 5310 5320 8 5500 Frais de promotion 5510 5520 55 Location de studio Frais de d cor Etc Frais de diffusion Transport de l quipe Transport mat riel Etc Mat riel promo Site web Etc Frais d administration 5810 5820 58_ Loyer Fournitures de bureau Etc TOTAL DEPENSES SURPLUS DEFICIT Utilisez des formules pour calculer des sommes dans Excel 26 NOTES 28 29 GESTION CULTURELLE EDI
3. afin de d finir les principales responsabilit s impliqu es dans la production de spectacles L important n est pas d avoir une personne en poste pour assumer chacun des r les nonc s ci bas mais bien de s assurer que toutes les Fonctions soient remplies Il n est pas rare de voir une direction artistique porter le chapeau de la direction de production ou une direction de l administration celui de charg des communications par exemple e Direction g n rale Dirige l ensemble des activit s et de l quipe et Fait le lien avec le conseil d administration e Direction artistique D finit par sa vision la mission artistique de l organisme qui influence tout le processus de production et de cr ation des spectacles e Direction de l administration Assure la gestion des ressources humaines financi res et mat rielles n cessaires la r alisation des activit s e Equipe artistique Traduit la vision artistique de l organisme dans la conception des l ments sc niques reli s au spectacle et dans l interpr tation des pi ces e Equipe de production Coordonne l ensemble du processus de production des spectacles et g re l enveloppe budg taire allou e aux projets e Equipe technique Veille la qualit technique des spectacles en assurant entre autres la r gie le montage et d montage des salles et le transport des quipements e Charg des communications Contribue Faire conna tre la mission arti
4. arts 3 4 mois suivant la Fin de vos projets subventionn s du projet Renouvelez vos contrats Assureur 1 mois avant la date d assurance d ch ance du contrat D clarez et payez les d ductions Revenu Qu bec Le 15 de chaque mois la source dans le cas o vous Agence du revenu du Canada suivant la p riode embauchez des salari s 1 Attention vous pouvez choisir d avoir une p riode de d claration trimestrielle ou mensuelle auqel cas la date limite de d claration est de 30 jours apr s la Fin de la p riode 23 ANNEXE PETIT LEXIQUE DE COMPTABILITE Notions de base Les principales notions utilis es en comptabilit sont les actifs les passifs les produits et les charges Les actifs et passifs refl tent la situation Financi re d un organisme et sont compil s lors d un bilan annuel Les produits et les charges sont en fait les revenus et d penses qui ont t inscrits au budget et doivent tre g r s au quotidien e Actifs Tout ce que l on poss de argent ou quipements Passifs Toutcequel ondoit dettesd emprunt comptesapayer avancesderevenus Produits Les revenus associ s aux activit s qui ont lieu durant l exercice Financier e Charges Lesd pensesassoci esauxactivit s quiontlieudurantl exercice Financier Charte comptable La charte comptable est la codification des comptes d actif de passif de produits et de charges Cette m me codification devrait se retrouver au budget
5. calcule la cotisation que vous devez lui verser Un travailleur autonome qui emploie d autres travailleurs est sujet aux m mes obligations qu une entreprise Lorsqu un accident survient votre employ et vous devez pr venir la CSST dans les plus brefs d lais Si l employ ne peut retourner au travail la suite de l accident il sera d dommag par la CSST sans que cela occasionne des frais suppl mentaires pour l entreprise Pour conna tre la proc dure exacte r f rez vous au site internet de la CSST et contactez un agent TRUCS ET ASTUCES Il existe d autres statuts la CSST travailleur autonome dirigeant etc il est de votre responsabilit de vous informer de la proc dure suivre afin d assurer votre protection en cas d accident Tenez un registre de tous les accidents et notez y les d tails li s chacun d entre eux m me si l accident n entraine pas d arr t de travail Un mod le est disponible dans la section Publications du site web de la CSST R f rez vous au Guide de pr vention Arts de la sc ne disponible sur le site web de la CSST afin de vous assurer que vos pratiques sont s curitaires La CSST couvre les travailleurs qu b cois lorsqu ils doivent se d placer hors de la province dans le cadre de leur emploi mais ne couvre pas les travailleurs qui ne r sident pas au Qu bec 20 LES ASSURANCES Nous vous recommandons de souscrire a une assurance responsabilit civile pour to
6. de vos revenus e Assurez vous d avoir en main tous les relev s bancaires et de carte de cr dit de l organisme R digez des contrats pour les collaborateurs que vous embauchez Constituez et archivez des dossiers pour chacune de vos demandes de subventions e Tenez des r unions de CA de fa on r guli re 22 Obligations annuelles Quoi A qui Date limite Payez vos Droits Revenu Qu bec 2 mois apr s la fin de d immatriculations votre exercice Financier Produisez les tats financiers Conseil d administration 3 mois apr s la fin de Conseils des arts sirequis votre exercice Financier Tenez une Assembl e g n rale Conseil d administration 3 mois apr s la fin de annuelle votre exercice Financier Produisez votre D claration de Revenu Qu bec 3 mois apr s la fin de taxes annuelle et remboursezles Agence durevenu du Canada votre exercice Financier taxes s il y a lieu Produisez votre D claration de Registraire des entreprises 6 mois apr s la fin de mise jour annuelle votre exercice Financier Produisez vos D clarations de Revenu Qu bec 6 mois apr s la fin de revenus Agence du revenu du Canada votre exercice financier Produisez les T4A travailleurs Revenu Qu bec 28 F vrier autonomes T4 et Relev 1 Agence du revenu du Canada salari s Produisez votre D claration CSST 15 mars annuelle des salaires et payez la cotisation la r ception de l avis Envoyez les rapports d activit s Conseils des
7. on veut faire Nous aborderons dans un premier temps l environnement global dans lequel vous serez appel voluer les diff rentes formes que peuvent prendre votre entreprise ainsi que les partenaires qui seront de loin ou de pr s impliqu s dans vos projets artistiques Nous entrerons ensuite dans le vif du sujet en explorant la planification budg taire et la comptabilit Bien que parfois r barbatives ces notions sont inh rentes la gestion d un projet Enfin nous nous attarderons aux ententes contractuelles et autres consid rations reli es l embauche de collaborateurs SECTION 1 DEFINIR SON MODELE LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE Une Fois vos projets d finis plusieurs choix s offrent a vous pour structurer vos activit l entreprise personnelle la soci t de personnes l organisme but lucratif ou non lucratif compagnie et la coop rative En r gle g n rale on retrouve principalement des entreprises personnelles et des organismes a but non lucratif OBNL dans le secteur des arts de la sc ne puisque ces Formes sont admissibles au financement public l inverse les industries culturelles comme le cin ma la musique populaire le divertissement et la t l vision m nent habituellement leurs activit s a titre de soci t s ou de compagnies but lucratif Ce guide de d marrage a t d velopp l intention des artistes qui souhaitent poursuivre leurs activit s de Fa on ind pendante ou fon
8. sont soumis un jury de pairs qui les valuent selon trois grands crit res la qualit artistique l impact et la gestion du projet en ordre d importance 11 Les premi res demandes n obtiennent que tr s rarement un r sultat positif Ne perdez pas espoir l enveloppe budg taire des Conseils des arts est limit e et plusieurs projets r coltent la mention excellent sans obtenir de financement Appelez l agent de programme pour vous renseigner sur les commentaires mis par le jury Ils pourront vous orienter pour un prochain d p t Si votre demande est accept e vous devrez r viser votre projet en fonction du montant accord et dans certains cas fournir des contrats de diffusion En g n ral trois mois apr s la fin de votre projet vous devrez remettre un rapport final au Conseil comprenant un bilan des activit s et un bilan financier Cette derni re tape permettra de clore votre dossier TRUCS ET ASTUCES e Respectez la nature de votre projet et vitez de le modifier pour le Faire coller un programme e Surveillez et respectez les dates de d p t Le printemps et l automne sont les temps forts e Prenez de l avance et planifiez les tapes de constitution de votre dossier en vous faisant une liste de choses a Faire Faites vous relire par quelqu un qui ne connait pas votre projet pour avoir un point de vue ext rieur Evitez les superlatifs et les phrases trop longues soyez convaincant
9. travailleurs que vous embaucherez Pr voyez une rencontre avant le d but de la p riode de travail pour n gocier les conditions d embauche Profitez de cette rencontre pour vous entendre l avance sur les clauses du contrat la nature et la dur e de l entente les obligations de chacune des parties les conditions de travail horaires mandat taches ch ancier etc la contrepartie Financi re les modalit s de versements la r siliation etc Tous les aspects de l entente devraient tre discut s et les parties devraient s assurer d en comprendre l enti ret 16 TRUCS ET ASTUCES Une entente verbale est tout aussi valable qu une entente crite mais plus difficile 8 prouver en cas de litige Assurez vous de r diger le contrat en termes clairs pr cis et non quivoques Prenez vous d avance pour n gocier le contrat pour vous entendre sur ses diff rentes clauses et pour le r diger N attendez pas la derni re minute e Faites l exercice de formuler des probl matiques auxquelles vous pourriez tre confront s et trouvez y des solutions Cela vous aidera penser aux clauses inclure dans le contrat e Assurez vous que les conditions du contrat sont respect es par les parties concern es e En cas de doutes ou de questionnements n h sitez pas contacter un professionnel gestionnaire associations professionnelles courtier d assurances etc Plusieurs ressources pourront r pondre a vos ques
10. DEMARRER UNE ENTREPRISE ARTISTIQUE Un guide pratique destin aux artistes d sirant structurer leurs activit s de cr ation Cr dits R daction Emilie Champoux et Claire Pi tin R vision Francine d Entremont et Bernard Lagac Mise en page Emilie Champoux et Cassandre Lescarbeau 2014 Diagramme gestion culturelle Tous droits r serv s TABLE DES MATIERES PR AMBULE 4 SECTION 1 DEFINIR SON MODELE La structure organisationnelle ceecssssesescscssesesessesescsessesesesesesscsesees 5 Les r les et fonctions au sein d une quipe 4 4995959 95959 9 7 La gestion d un projet 8 SECTION 2 GERER SES FINANCES Le Financement publie 11 213186 13 8 6 8 a 14 SECTION 3 ADOPTER DES PRATIQUES LEGALES Les 16 L droiE d auteur ares hs 18 La Commission de la sant et de la s curit au travail 20 Les ASSUTANCRS 21 CONCLUSION 21 ANNEXES
11. FICE GASTON MIRON 1210 RUE SHERBROOKE EST MONTREAL QUEBEC H2L 119 WWW DIAGRAMME ORG 514 524 7665
12. G rer un organisme but non lucratif ss 22 Petit lexique de la comptabilit 54 4 24 PREAMBULE La cr ation artistique est un acte d engagement qui se rapproche de l entrepreneuriat C est r aliser un projet qui nous habite trouver le moyen de mettre une id e un r ve en action Les projets entrepreneuriaux tout comme les projets artistiques refl tent un d sir de Faire les choses autrement d innover de cr er et d voluer Choisir de devenir un artiste ind pendant ou de fonder un organisme vou la cr ation c est se lancer en affaires Une telle d marche requiert souplesse intuition cr ativit d termination confiance et surtout une bonne tol rance au risque et l incertitude Le succ s de cette action ne d pend pas seulement du talent de l initiateur du projet Une bonne connaissance du milieu des comp tences en gestion et la capacit de s entourer de gens d expertise sont galement essentielles la r ussite de l entreprise En tant qu artiste vous avez d cid de vous lancer dans vos propres projets de cr ation Nous esp rons que ce guide de d marrage suscite chez vous de fructueuses r flexions et qu il vous permette d apprivoiser les principales notions li es la gestion d un projet artistique Gardez en t te que s organiser permet de s y retrouver d y voir plus clair C est aussi une mani re de r fl chir diff remment ce que l
13. OPTER DES PRATIQUES L GALES LES CONTRATS En tant qu employeur vous aurez plusieurs relations de travail a g rer que ce soit avec des salari s ou des pigistes La base d une relation de travail harmonieuse est une entente claire entre les parties concern es Le contrat est l outil de n gociation id al pour d terminer les conditions de travail La section suivante pr cise ce que vous devez savoir sur les ententes contractuelles particuli rement en ce qui a trait au domaine artistique et vos obligations envers les travailleurs dont vous retiendrez les services Un contrat est un accord entre plusieurs personnes morales individus ou organismes qui les obligent respecter des engagements les unes envers les autres Il s agit souvent d un document crit qui scelle une entente orale Cet accord est bas sur la bonne foi des parties a r aliser leur mandat et leurs obligations respectifs Autrement dit en signant des contrats vous d marrerez du bon pied avec les gens qui seront des alli s de votre projet Il existe plusieurs types de contrats liste non exhaustive les contrats de vente diffusion les contrats de travail salari s les contrats de service d engagement de t l phone de location les contrats d assurance La plupart du temps les diffuseurs les assureurs et les prestataires de services vous fourniront un contrat type Par contre vous aurez r diger les contrats d engagement des
14. afin de faire le lien avec la comptabilit La charte comptable d termine les cat gories de revenus et de d penses l aide d un num ro de code et d un intitul Par exemple le compte 4210 Revenus de billetterie regroupe tous les revenus associ s la vente de billets Prenez le temps de bien laborer la charte comptable car une fois fix e elle ne peut tre modifi e ais ment Les liquidit s Les liquidit s r f rent aux sommes imm diatement disponibles soit l argent contenu dans le compte en banque Il Faut diff rencier les liquidit s et le budget Vous ne pouvez pas seulement vous fier la somme du compte en banque pour tablir un budget puisque l argent au compte est en transit des revenus peuvent avoir t per us d avance pour des projets autres que celui en cours des d penses peuvent avoir t engag es sans avoir t d bours es 24 Etats financiers Les tats financiers contiennent entre autres un bilan qui Fait tat de l actif du passif et qui pr cise le surplus d ficit cumul et un tat des r sultats qui fait tat des produits et des charges Il existe trois niveaux d tats Financiers et de v rification comptable e La mission de compilation Pr par e l interne elle ne comporte aucune v rification Les donn es sont simplement extraites du journal de comptabilit La mission d examen Pr par e par un comptable professionnel agr externe CPA elle Fait un
15. alement des organismes priv s et gouvernementaux qui peuvent r pondre a certains projets la Fondation Montr al Inc SAJE services d aide aux jeunes entrepreneurs les municipalit s les Conf rences r gionales des lus CRE les Forums jeunesse r gionaux les Offices jeunesse internationaux du Qu bec LOJIQ le Minist re de la Culture et des Communications le Minist re des Relations internationales et de la Francophonie Emploi Qu bec Patrimoine canadien etc Les Conseils des arts proposent des programmes de soutien selon diverses cat gories cr ation production diffusion fonctionnement et s adressant divers profils artiste collectif association ou organisme Il existe une hi rarchie entre les diff rents programmes Par exemple pour acc der un soutien au fonctionnement vous devez obtenir un certain nombre de subventions de production titre d organisme La premi re tape avant de d poser une demande de soutien est de v rifier votre admissibilit au programme selon les crit res tablis par les Conseils Pour ce faire consultez les lignes directrices sur leurs sites web respectifs Nous vous recommandons galement de prendre contact avec l agent responsable du programme s lectionn afin de discuter avec lui de la possibilit de d poser une demande L admissibilit un programme ne garantit pas l obtention d une aide Financi re car c est avant tout un concours d excellence Tous les projets
16. der un OBNL Selon la loi une personne morale est une personnalit juridique au m me titre qu une personne physique Dans le cas d une entreprise individuelle les personnes physique et morale ne font qu un alors qu un OBNL a sa propre personnalit juridique qui est distincte des personnes physiques impliqu es dans sa gestion L administration d une entreprise personnelle reste assez simple et cette forme juridique permet de garder une pleine libert sur le plan d cisionnel Par contre l individu qui exploite son entreprise personnelle est enti rement responsable des finances de celle ci m me en cas de faillite De plus les profits de l entreprise personnelle sont imposables selon les r gles fiscales applicables aux particuliers La Formation d un organisme but non lucratif limite la responsabilit personnelle puisque ce type d entreprise a une personnalit juridique distincte Par contre le fondateur d un OBNL doit obligatoirement s entourer d un conseil d administration minimalement form de trois personnes ce qui diminue sa libert de prise de d cision De plus la gestion d un OBNL est plus complexe que celle d une entreprise personnelle et n cessite une certaine expertise Par contre les OBNL ont acc s a des sources de financement diversifi es dont les programmes de subventions gouvernementaux et ont le privil ge d tre exon r s d imp ts Enfin la diff rence d une entreprise personnelle un OBNL n apparti
17. e la date de fin du projet e Faire la recherche de financement public demandes de subventions Rechercher des partenaires diffuseurs r sidences dons commandites Identifier les ressources humaines disponibles pour le projet Phase de r alisation R diger les ententes contractuelles e Faire le suivi et la r vision du budget Organiser vos p riodes de r p tition cr ation conception et production Phase d valuation Faire le bilan de l activit objectifs artistiques collaborations partenariats Financement etc Phase de d veloppement Evaluer les possibilit s de d veloppement du projet reprise tourn es etc On revient au d but d un nouveau cycle 10 SECTION 2 GERER SES FINANCES LE FINANCEMENT PUBLIC Durant la phase de planification de vos projets vous serez amen s a faire des recherches de financement aupr s de diff rentes sources telles que e Revenus autonomes vente de spectacles et d ateliers e Financement priv dons et commandites e Financement public subventions et bourses Cette derni re cat gorie regroupe tous les Conseils des arts et organismes gouvernementaux La majorit du temps vous aurez traiter avec les Conseils des arts suivants e Le Conseil des arts municipal ou r gional exemple le Conseil des arts de Montr al e Le Conseil des arts et des lettres du Qu bec CALQ e Le Conseil des arts du Canada CAC Il existe g
18. e v rification sommaire de l tat des finances de la compagnie Elle peut tre exig e pour un organisme recevant un montant de 50 000 ou plus en subventions e La mission de v rification ou audit Pr par e par un comptable professionnel agr externe CPA elle fait une v rification compl te de l tat des Finances de la compagnie Elle peut tre exig e pour un organisme recevant un montant de 250 000 ou plus en subventions D claration de revenus La d claration se pr sente comme un Formulaire dans lequel sont report es les donn es apparaissant aux tats financiers Les organismes but non lucratif sont exempt s de payer l imp t sur le revenu mais doivent produire leur d claration et payer leurs droits d immatriculation annuels De plus s ils veulent continuer de b n ficier de l exemption les OBNL doivent utiliser leurs surplus dans le cadre de leurs activit s non lucratives et ce dans un d lai raisonnable Les artistes qui exploitent une entreprise personnelle doivent inclure les revenus et d penses associ es leurs activit s professionnelles dans leur propre d claration de revenus Ils ont jusqu au 30 avril pour payer l imp t sur le revenu Toutefois s ils n ont pas de solde payer ils peuvent remettre leur d claration la mi juin Compte tenu de la complexit des r gles de la fiscalit nous vous recommandons fortement de faire appel un professionnel pour produire votre d claration
19. ent pas son fondateur et peut donc lui survivre TRUCS ET ASTUCES Pesez le pour et le contre avant de fonder un OBNL dissoudre un organisme est une proc dure longue qui peut devenir Fastidieuse e V rifiez si votre id e d entreprise est p renne Pr voyez vous programme d activit s qui s tale sur plusieurs ann es e Questionnez vous sur ce que vous voulez vraiment faire Le dirigeant d un organisme doit porter plusieurs chapeaux dont celui de gestionnaire tes vous pr ts prendre les responsabilit s d un dirigeant d organisme part enti re ou pr f rez vous g rer vos projets de cr ation personnels de temps autre e Interrogez votre entourage Pouvez vous trouver des ressources pr tes s impliquer dans un conseil d administration tes vous capable de d l guer ou pr f rez vous garder le contr le sur tous les aspects de vos projets Calculez le temps que vous avez consacrer votre projet d entreprise Pensez vous avoir les reins assez solides pour vous consacrer la mise sur pied d un organisme Au besoin informez vous aupr s de votre Centre local d emploi g r par le Minist re de l Emploi et de la Solidarit sociale pour poursuivre votre r flexion LES ROLES ET FONCTIONS AU SEIN D UNE QUIPE De mani re g n rale le bon Fonctionnement d un projet d pend de la r partition des t ches au sein de l quipe Nous avons identifi diff rentes cat gories de fonction
20. ines et conformes Enfin toutes les entreprises doivent obligatoirement produire dans les six mois suivant la Fin de leur exercice Financier une d claration de revenus aupr s de l Agence du revenu du Canada et de Revenu Qu bec Consultez les sections Petit lexique de le comptabilit et G rer un organisme but non lucratif pour plus de d tails Il est possible de faire appel un comptable de fa on r guli re pour faire la saisie des donn es comptables D autres peuvent choisir de compiler les donn es eux m mes Si vous choisissez cette m thode pensez suivre une formation ou un coaching sur le sujet afin de vous cr er des outils de comptabilit efficaces et faciles d utilisation Plusieurs organismes de services offrent de l accompagnement pour vous aider d marrer N h sitez pas les contacter TRUCS ET ASTUCES R visez r guli rement votre budget selon les donn es r elles pour ajuster vos pr visions de revenus et de d penses Gardez les pi ces justificatives pour toutes les entr es et sorties de Fonds Codifiez les pi ces selon la charte et classez les par ordre chronologique et par projet e Vous pouvez tenir votre comptabilit vous m me avec l aide de bons outils de gestion Pensez suivre une Formation sur le sujet pour am liorer vos connaissances et vos comp tences e Contactez des professionnels pour toutes questions concernant la comptabilit et la Fiscalit 15 SECTION 3 AD
21. it Ainsi la loi pr voit qu il est interdit de d former une uvre de la mutiler la modifier ou de l utiliser en liaison avec un produit une cause un service ou une institution d une mani re pr judiciable l honneur ou la r putation de l auteur En r gle g n rale le cr ateur est le premier titulaire du droit d auteur Au Canada le droit se poursuit apr s la mort de l auteur c est alors sa succession qui en devient titulaire 50 ans apr s la mort de l auteur l uvre appartient au domaine public et devient libre de droits Pour exploiter une uvre vous devez en obtenir l autorisation par une cession ou une licence La cession de droits signifie la vente de ses droits d auteur selon une dur e un territoire et une utilisation donn s Le cessionnaire devient le propri taire exclusif de l uvre La licence s apparente plut t une location en ce sens qu elle n inclut pas le transfert de la propri t ni la notion d exclusivit Dans certains domaines il existe des soci t s de gestion collective des droits d auteur Ainsi tous les titulaires de droits d auteur d uvres musicales se sont regroup s en la SOCAN organisme qui g re les droits d ex cution de ses membres Le tarif de la SOCAN pour l ex cution publique d une uvre est de 3 des recettes de billetterie dans le cas des concerts ou des spectacles Celui qui doit payer la redevance la SOCAN est donc celui qui op re la billetterie soit le diffuse
22. ous co ter cher et m me annuler votre spectacle Si vous utilisez des textes assurez vous que les droits sont disponibles avant d entamer toute adaptation ou traduction Quelqu un d autre pourrait d tenir l exclusivit de ces droits Si vous utilisez l uvre d un artiste tranger informez vous des lois et r glements de son pays d origine Contacter la SACD la SOCAN ou tout autre organisme de gestion collective des droits d auteurs pour obtenir de l information compl mentaire 19 LA COMMISSION DE LA SANTE ET DE LA SECURITE DU TRAVAIL CSST La CSST est un organisme gouvernemental qu b cois qui a pour objectif de prot ger les travailleurs en concentrant ses actions tant sur le plan de la pr vention des accidents que de la prise en charge des travailleurs accident s Toute entreprise tablie au Qu bec et comptant au moins un travailleur salari ou autonome est oblig e de s inscrire la CSST et de payer une cotisation annuelle Le taux de la cotisation est d termin selon le secteur d activit s de l entreprise et correspond un pourcentage de la r mun ration vers e Par exemple pour le secteur Production de spectacles le taux a t Fix 1 75 pour l ann e 2014 La CSST envoie un avis crit chaque ann e pour la r vision des taux que vous pouvez galement consulter sur son site web En tant qu employeur vous devez transmettre une d claration annuelle des salaires la CSST afin que celle ci
23. st videmment la r alisation Pour que vous arriviez r aliser votre projet dans les meilleures conditions possible il est important dans un premier temps d valuer sa faisabilit puis de le planifier en amont A fin du projet pensez Faire un bilan g n ral de vos bons et moins bons coups afin d am liorer vos d marches Futures En d autres mots posez vous la question et si c tait refaire Le d veloppement de carri re ou de compagnie fait r f rence l laboration d un plan d activit s strat gique moyen ou long terme Pour ce Faire Fixez vous des objectifs artistiques de diffusion et de Financement sur une p riode donn e Planifiez ensuite chaque projet en coh rence avec ce plan et ces objectifs Cette tape peut vous para tre laborieuse mais mener une telle r flexion vous permettra d affiner votre vision de croissance en tant qu entrepreneur Souvenez vous galement que la capacit de se projeter dans le temps s acquiert avec l exp rience plus vous avancerez dans votre carri re et mieux vous saurez comment placer vos pions Le cycle de vie d un projet FAISABILITE PLANIFICATION REALISATION EVALUATION DEVELOPPEMENT Phase de faisabilit D finir les ressources humaines et mat rielles requises Identifier les sources de financement possible e laborer un budget pr visionnel Phase de planification e tablir un ch ancier de travail en partant d
24. stinguer vos d penses personnelles et professionnelles Par la suite gardez les pi ces justificatives pour toutes les entr es et sorties de fonds lettres de subvention re us de versement contrats de diffusion Factures contrats d embauche etc Tenir sa comptabilit consiste essentiellement d partir les revenus et les d penses selon les cat gories auxquelles ils appartiennent Pour faciliter votre travail codifiez les pi ces selon une charte comptable que vous aurez tablie au pr alable voir Petit lexique de la comptabilit Classez les ensuite par ordre chronologique et par projet La prochaine tape est de compiler toutes ces donn es dans un journal de caisse puis de les valider l aide du relev bancaire C est ce qu on appelle la conciliation bancaire Le journal de caisse peut tre tenu manuellement dans un cahier ou un chiffrier lectronique ou dans un logiciel de comptabilit sp cialis Un logiciel permet de produire facilement diff rents rapports par projet annuel de taxes tats Financiers etc utiles au gestionnaire 14 De plus un organisme a but non lucratif est tenu de produire des tats Financiers annuels a la Fin de son exercice afin de rendre des comptes a ses subventionneurs et a son conseil d administration N oubliez pas que les organismes subventionn s g rent des Fonds publics La v rification comptable permet de d montrer que leurs pratiques de gestion financi re sont sa
25. stique et les projets de l organisme aupr s du public et des partenaires e Agent de diffusion et d veloppement Repr sente l organisme aupr s des diffuseurs afin de concr tiser les opportunit s de pr sentation des spectacles et de tourn es Le conseil d administration La loi oblige les organismes but non lucratif tre dirig par un conseil d administration CA constitu d au moins trois personnes b n voles que l on nomme administrateurs Le CA est l galement responsable de l organisme En ce sens il est imputable devant les membres le gouvernement et le public de ce que Fait l organisme Il d finit la vision la mission et les valeurs organisationnelles qui guident le fonctionnement de celui ci Le CA doit nommer parmi ses administrateurs les membres de la direction soit le Pr sident le Secr taire et le Tr sorier Le directeur g n ral est quant lui l employ du conseil Il dirige l ensemble des activit s de l organisme sous la surveillance du CA Les b n voles employ s et pigistes de l organisme se rapportent lui Au del de l obligation l gale un conseil d administration est une instance qui peut vous aider mieux concr tiser votre d marche artistique En plus de vous donner un coup de main pour le financement de vos projets le CA peut tre mis profit pour trouver des solutions diff rentes probl matiques gr ce des points de vue vari s l gaux acad miques communautaires e
26. tc TRUCS ET ASTUCES e Au Fil de la croissance de votre organisme diversifiez le profil des membres de votre CA en allant chercher autant d individus provenant du milieu des arts que de celui des affaires Un avocat ou un comptable peuvent apporter une expertise l organisme e Les activit s b n fices rel vent en partie du conseil d administration Comptez sur le r seau de vos membres pour participer ce type d activit s e Ne n gligez pas l importance d une saine gouvernance il s agit d un crit re pr pond rant pour l obtention de financement public surtout au fonctionnement e Dans la mesure du possible n assumez pas la fois le r le de direction g n rale et celui de Pr sident de votre organisme Vous vous retrouveriez en conflit d int r ts Sivous prouvez des difficult s recruter de bons administrateurs plusieurs programmes de jumelage vous aideront trouver la perle rare R f rez vous B n voles d affaires pour conna tre leurs programmes Chaque ann e vous devez mettre jour les informations concernant votre CA sur le site web du Registraire des entreprises du Qu bec e Pour des conseils pratiques sur la gouvernance visitez la plateforme ideos hec ca LA GESTION D UN PROJET Maintenant que nous avons dress le portrait de diff rentes structures organisationnelles attardons nous sur la gestion de projet Un projet peut se diviser en plusieurs phases dont le point culminant e
27. tions gratuitement e Si vous engagez des b n voles r digez tout de m me un contrat sp cifiant le cadre de travail En cas de litige tentez d abord de vous entendre l amiable puis en m diation ou en arbitrage Un mauvais r glement hors cour est souvent meilleur qu un bon jugement Consultez le site educaloi qc ca pour plus d informations de nature juridique 17 LE DROIT D AUTEUR Les licences et les cessions de droit d auteur sont des l ments a n gocier lors d une entente avec un concepteur Souvent m connue la Loi sur le droit d auteur peut tre source de m sententes Nous tenterons d apporter quelques clarifications a son sujet dans cette section La Loi sur le droit d auteur est une loi f d rale faisant partie du domaine g n ral de la propri t intellectuelle Essentiellement ce droit concerne le contr le de toute forme d exploitation d une uvre qu elle soit litt raire dramatique musicale d art visuel ou audiovisuel Le principal droit accord par le droit d auteur est d ordre conomique il s agit d avoir le monopole sur une uvre cr e afin d tre libre de la reproduire de l ex cuter en public de l adapter de la traduire de l exposer ou de la synchroniser En plus de ces droits conomiques le droit d auteur inclut des droits moraux qui n ont pas de valeur marchande Ces droits permettent l auteur de revendiquer la paternit d une uvre et d en pr server l int gr
28. u entrepreneur vous devez avoir une vision globale afin de suivre l volution de vos projets de cr ation Rappelez vous que de savoir bien s entourer et d l guer est la premi re tape vers le succ s Et si jamais vous avez un doute n h sitez pas contacter un membre de l quipe de Diagramme 21 ANNEXE G RER UN ORGANISME A BUT NON LUCRATIF Les grandes tapes de la constitution d un organisme 1 Formez un conseil d administration 2 D finissez la mission et les objets de l organisme 3 Faites une demande d incorporation au Registraire des entreprises du Qu bec a R servez le nom de l organisme Compl tez le formulaire et envoyez votre paiement R F rez vous au guide Comment constituer une personne morale sans but lucratif du Registraire des entreprises du Qu bec pour consulter des exemples 4 D terminez la date de fin de votre exercice financier et montez votre charte comptable 5 Ouvrez un compte en banque dans une institution sensible la r alit des OBNL 6 Inscrivez vous la CSST d s que vous engagez des travailleurs 7 Souscrivez une assurance responsabilit civile 8 Inscrivez vous aux taxes aupr s de Revenu Qu bec d s que vous passerez le cap du 50 000 de revenus taxables annuels les subventions et les dons ne sont pas taxables G rer un organisme au quotidien Payez vos Factures dans les d lais prescrits et conservez tous les re us Conservez toutes les preuves
29. u es et engag es et de modifier Le budget autant de fois que n cessaire En somme le budget doit teinter toutes les d cisions d ordre artistique qui touchent autant les ressources humaines que mat rielles et ce a toutes les tapes de production 13 LA COMPTABILITE La comptabilit est un syst me d information qui sert a traduire toutes les op rations financi res men es par une entreprise C est un langage qui peut tre difficile assimiler aux premiers abords Nous tenterons donc de d finir quelques concepts cl s dans cette section La comptabilit sert notamment tenir jour le livre des revenus et des d penses associ s un projet ou un programme d activit s sur une p riode donn e nomm e exercice Financier Un exercice Financier peut correspondre une ann e civile janvier d cembre ou une saison culturelle juillet juin par exemple Les exercices financiers sont en continuit puisque les surplus ou les pertes seront report s d un exercice l autre Il est donc important de s assurer de l quilibre entre les exercices financiers c est dire de r investir les profits d une ann e l autre et de veiller ponger les d ficits Accumuler les d ficits m ne la faillite Mode d emploi tenir sa comptabilit Pour faciliter la tenue de la comptabilit et le contr le budg taire il est judicieux d ouvrir un compte en banque associ votre projet ou compagnie afin de di
30. ur ou le producteur 18 Par contre la SOCAN ne per oit pas de droits de licence pour l utilisation de musique dans le cadre d uvres dramatiques telles que les pi ces de th tre et de danse Il faut alors se r f rer au grand droit Le grand droit r git autant la musique crite sp cifiquement pour une repr sentation dramatique que la musique utilis e pour faire partie de celle ci Qu bec comme dans le reste du Canada les grands droits sont g n ralement administr s par les agents de th tre les diteurs de musique ou les agents de compositeurs Les grands droits peuvent aussi tre g r s par la Soci t des auteurs et compositeurs dramatiques SACD C est avec ces repr sentants ou le compositeur en personne que vous devez n gocier Enfin dans le cas o le titulaire d un droit d auteur serait introuvable il existe le r gime de licence obligatoire Apr s avoir d montr que vous avez fait toutes les d marches n cessaires pour retrouver l auteur vous pouvez vous adresser la Commission du droit d auteur du Canada pour qu elle d termine les conditions d utilisation d une uvre TRUCS ET ASTUCES N gociez les conditions de licence ou de cession de droits avec les concepteurs que vous embauchez ou leur repr sentant Si vous utilisez de la musique r glez les questions de droits d auteurs avant de commencer la diffusion de votre spectacle Un litige sur le plan des droits d auteur pourrait v
31. us devrez laborer un budget regroupant les revenus et les d penses Il s agit d un exercice de planification indispensable et il doit tre effectu avec une approche rigoureuse et r aliste Au tout d but d un projet il est imp ratif de Faire un budget pr visionnel qui refl tera vos besoins essentiels N oubliez pas qu un budget ce n est pas que des chiffres a refl te les priorit s de votre projet Au fur et mesure que les revenus se confirment notamment l obtention de bourses ou de subventions le budget devra tre r vis puisque vous avez maintenant une meilleure id e de vos moyens Si la version pr visionnelle que vous avez pr sent e aux subventionneurs est souvent un id al celle que vous r visez doit tre compl tement ancr dans la r alit En ce sens si les revenus sont inf rieurs aux d penses s lectionnez les d penses diminuer au lieu d ajouter des revenus incertains C est la base de l quilibre budg taire un des crit res d valuation des Conseils des arts Pendant la phase de r alisation du projet vous devez effectuer un contr le afin d assurer la saine gestion des finances Comparez les d penses r elles avec les d penses r vis es pour garder le cap sur l quilibre budg taire Par exemple si plus d heures de r p tition ont t n cessaires pensez r duire une autre d pense comme les frais de d cor ou de costumes Il est important de faire un suivi r gulier des d penses effect
32. utes vos activit s publiques Vous pouvez contracter une assurance pour un projet sp cifique ou pour un programme d activit s annuel L assurance responsabilit civile vous prot ge contre les r clamations pour dommages corporels ou mat riels que vous pourriez causer autrui lors de vos activit s Imaginez que en raison de votre n gligence un incendie se d clare dans une loge cause d un fer friser laiss en marche Ce type d accident pourrait mettre Fin aux activit s de votre entreprise si vous ne poss dez pas d assurances Il existe galement des assurances responsabilit civile pour les administrateurs de votre CA Ce type d assurances prot ge les administrateurs en cas de non conformit de l organisme la loi comme l omission de d clarer et payer les taxes TRUCS ET ASTUCES e Afin d y voir plus clair contactez un courtier qui saura vous guider afin de trouver l assurance adapt e vos besoins CONCLUSION Avec ce guide nous avons effectu un survol des diff rents aspects de l administration d un organisme ou d un projet artistique Si a priori ces notions vous semblent denses et complexes ne vous d couragez pas Une panoplie de Formations et d organismes de services peut vous venir en aide afin d affiner le projet dans lequel vous vous lancez Pour aller plus loin consultez les diff rentes ressources dont nous avons fait mention dans ce guide Il est impossible de savoir tout faire mais en tant q
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