Guide pour l`entretien - Académie de Montpellier
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1. sign e par le chef de service ou de l tablissement avant l entretien et connue des agents Conseils pratiques pour organiser les entretiens La fiche de poste est n cessaire la pr paration de l entretien de l agent Choisir un lieu o vous ne serez pas d rang et o vous pourrez engager une r elle discussion Fixer la date et la dur e de l entretien l avance et en informer l agent au moins deux semaines l avance Pr voir une dur e suffisante de 1 heure 1 h 30 en fonction des postes et des situations et qui permette de mener les deux volets de l entretien professionnel l un portant sur l activit r alis e et venir l autre sur la partie entretien de formation Les questions cl s pour pr parer l entretien Pour le sup rieur hi rarchique Mon collaborateur conna t il bien sa d finition de poste et ce que le service attend de lui Les orientations acad miques le projet de service ou d tablissement sont ils clairement identifi s Est ce que nous avons d termin ensemble des objectifs Lesquels Les objectifs fix s ont ils t compris poursuivis atteints Sinon pourquoi Moyens disponibles absences organisation Quelles ont t ses principales r alisations Quels sont les domaines les sujets que j aimerais aborder avec lui Quels sont les facteurs qui nuisent ses r sultats Que peut il y faire Que puis je y faire Quels sont les faits les plus importants2. et les plus concrets en termes de points forts et de points am liorables dans sa situation de travail Y a t il des domaines dans lesquels mon collaborateur souhaite vraisemblablement plus de directives et au contraire plus de responsabilit s A t il des comp tences qui pourraient tre mieux utilis es dans le service Comment Sa contribution au travail de l quipe a t elle t satisfaisante Si non pourquoi Direction des ressources humaines 3 Mai 2008 acad A a lontpellies Es Comment puis je l aider mieux tenir son poste actuel Quelle orientation future me para t souhaitable pour lui Quel b n fice en tirerait la structure Quelles formations peuvent l aider progresser dans sont poste actuel dans son projet Pour l agent Les activit s auxquelles j attache le plus d importance Lesquelles me demandent le plus d attention et d effort Celles qui m int ressent le plus Qui m int resse le moins Pourquoi Celles o je r ussi le moins bien Pourquoi Les domaines pour lesquels j ai besoin de plus de directives d exp rience d information ou de formation Les domaines pour lesquels j aspire plus de responsabilit et d autonomie Par rapport aux missions activit s de mon poste et par rapport aux objectifs fix s quels sont les points que j estime satisfaisants Moins satisfaisants Pourquoi Quelle volution je vois pour mon poste Les activit s que j aime
3. r ciation objectiv e 5 Objectifs de la p riode venir La d finition de ces objectifs d coule du bilan des r alisations professionnelles de la p riode coul e et des volutions li es au poste Les objectifs indiquent les priorit s d action li es au poste A la diff rence des missions qui sont structurels les objectifs sont conjoncturels et expriment la contribution attendue de l agent un moment donn dans le cadre de ses attributions et des orientations collectives de son unit gt Objectifs Par souci de r alisme se limiter un petit nombre d objectifs fix s Exemples Proposer des am liorations pour all ger le contenu du dossier administratif des vacataires R duire de moiti les d lais d arbitrage sur les r mun rations R duire de 20 les co ts des prestataires externes D velopper des tableaux de bord des moyens Multiplier la fr quence des contr les en mati re de respect des normes de s curit et d hygi ne Pr parer l actualisation des nomenclatures li e la mise en place de la LOLF gt D marche envisag e pour atteindre ces objectifs Direction des ressources humaines 6 Mai 2008 acad mpe tontpellie Identifier des indicateurs de suivi servant appr cier le niveau de r alisation de l objectif A d faut essayer de pr ciser des modalit s d appr ciation qualitative ou de suivi 6 Bilan des formations et besoins Cette partie doit tre transmise au
4. rais effectuer Celles que j aimerais ne plus effectuer ou diff remment Les objectifs professionnels que j ai envie de proposer mon responsable Mes objectifs professionnels court et moyen termes et mes besoins en formation De quel appui aide conseil venant de N 1 aimerais je b n ficier Il COMMENT SE DEROULE L ENTRETIEN Les entretiens sont structur s par le Compte rendu de l entretien Cinq temps forts L accueil et l introduction l valuateur rappelle le cadre de l entretien et ses finalit s Le bilan factuel de la p riode coul e d abord du point de vue de l agent valu puis l occasion d un change avec l valuateur La pr paration des objectifs de la p riode suivante et de la fa on de les r aliser moyens formation cette phase s effectue partir des propositions d objectifs de l valuateur qui sont d finies en fonction des objectifs g n raux de sa structure rectorat inspection acad mique ou de son tablissement L change sur les perspectives de d roulement de carri re et sur la partie formation La conclusion Direction des ressources humaines 4 Mai 2008 g gt acad mi gm WE Quelques conseils pour susciter un moment privil gi d changes e L entretien porte sur des faits concrets et argument s d o l importance de la pr paration e Pour l valuateur il est important de mettre en confiance son interlocuteur d adopter une posi
5. sE GUIDE POUR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL Direction des ressources humaines 1 Mai 2008 acad lontpel Ce guide s inscrit dans le cadre du d cret du 17 septembre 2007 il vise faciliter la r alisation de l entretien professionnel la fois pour les agents et pour les sup rieurs hi rarchiques Il s appuie sur les l ments pr cis s dans le d cret du 29 avril 2002 relatif aux conditions d valuation de notation et d avancement des fonctionnaires de l Etat la loi du 2 f vrier 2007 de modernisation de la fonction publique le d cret n 2007 1365 du 17 septembre 2007 qui a utorise la mise en place titre exp rimental au titre des ann es 2007 2008 et 2009 d un dispositif d entretien professionnel annuel l arr t du 10 avril 2008 paru au JO du 14 mai 2008 Ce guide s articule autour de trois th matiques Comment pr parer l entretien Comment se d roule l entretien Comment utiliser et remplir le compte rendu d entretien Direction des ressources humaines Mai 2008 I COMMENT PREPARER L ENTRETIEN Qui conduit l entretien L entretien est conduit par le responsable hi rarchique direct c est dire celui qui organise et contr le le travail de l agent Il peut s agir dans les services d concentr s d un chef de division ou de bureau dans un EPLE du chef d tablissement du gestionnaire ou d un chef de travaux Dans tous les cas l entretien sera conduit par une personne d
6. service de formation gt L entretien de formation doit permettre d identifier les besoins en formation des agents Ceux ci sont d finis en lien avec la ma trise de la fonction les besoins du service le projet professionnel gt Les actions de formation continue envisageables sont de trois ordres Les actions d adaptation imm diate au poste de travail faciliter l exercice de nouvelles fonctions apr s mutation ou promotion adapter l agent en poste aux volutions du poste de travail ou de l environnement professionnel Les actions de formation r pondant l volution pr visible des m tiers ou des conditions de travail approfondir les comp tences techniques de l agent afin de le maintenir au niveau d exigence requis pour l exercice de son m tier pr parer aux changements induits par la mise en place de la r forme Les actions d am lioration ou d acquisition de nouvelles qualifications largir ses comp tences approfondir la culture professionnelle et le niveau d expertise construire un projet personnel caract re professionnel gt Pour identifier des pistes de formation il est important d identifier dans l activit professionnelle actuelle les situations r v lant une insuffisance de ma trise ou de savoir faire en lien avec la fonction occup e ou l activit du service d anticiper en pointant par rapport au projet professionnel du salari des champs d exp rience insuffisamment d
7. t res d appr ciation de la valeur professionnelle des agents Ces crit res sont r partis en rubriques comp tences professionnelles et technicit contribution l activit du service qualit s personnelles et relationnelles II y a aussi des crit res pour appr cier l aptitude au management et ou la conduite de projets Ces crit res constituent un r f rentiel commun pour l institution ils constituent une base de r f rence gt Conseils pour l utilisation des crit res d appr ciation S lectionner les crit res les plus pertinents par rapport l emploi de l agent utiliser la fiche de poste Veiller garder n cessairement plusieurs crit res par rubrique de fa on ne pas lire la r alit du travail r alis travers un seul crit re ce qui reviendrait d former l appr ciation de l activit de l agent La rubrique qui sera d tailler le plus concerne les comp tences professionnelles et la technicit notamment le crit re ma trise technique ou expertise scientifique du domaine d activit C est sur ce crit re pr cis que tout manager devra porter son attention pour le pr ciser l aide de la fiche de poste qui caract rise les activit s professionnelles Disposer de situations d observation afin de conduire l valuation puis de formuler une appr ciation partir de faits concrets La liste de crit res est une aide et repr sente une vraie valeur ajout e pour formuler une app
8. te occup La description du poste est actualis e pendant l entretien 2 R sultats professionnels L change porte sur les conditions et les raisons de l obtention des r sultats significatifs de la p riode coul e Cette rubrique formalise le bilan factuel gt Ev nements survenus au cours de la p riode coul e Il s agit l de formuler pour les prendre en compte les contraintes les v nements les priorit s qui eu un impact sur l activit et qui peuvent expliquer un cart avec les objectifs initiaux gt Bilan d activit de la p riode coul e Lors d un dialogue avec l agent l valuateur effectue le bilan de la p riode coul e en voquant des faits concrets et argument s 3 Perspectives d volution professionnelle Le sup rieur hi rarchique note les souhaits de l agent apporte des conseils donne son avis aide ventuellement b tir un projet Direction des ressources humaines 5 Mai 2008 acad mje fontaelller Cette rubrique permet d aborder ensemble les volutions envisageables de la fonction de l agent d amener ce dernier formuler ses souhaits pour sa mobilit g ographique et ou professionnelle enfin d envisager les conditions d application et de faisabilit 4 Valeur professionnelle de l agent gt S lectionner les crit res d appr ciation au regard de l emploi occup L arr t du 10 avril 2008 en lien avec le d cret du 17 septembre 2007 porte en annexe les cri
9. tion d coute de laisser l agent s exprimer e Pour l agent il est important de prendre du recul par rapport son activit quotidienne et ses difficult s mais aussi de pr senter ses points forts ses atouts et ses r ussites e Si vous tes l valuateur ne pas oublier que l valuation porte sur l activit professionnelle d une p riode et non sur l aisance de la pr sentation orale e Dans tous les cas il est recommand de se situer dans une relation d change et de coop ration e Enfin les propos chang s lors de cet entretien restent strictement confidentiels lll COMMENT UTILISER LE COMPTE RENDU D ENTRETIEN PROFESSIONNEL Sont propos s ci dessous des points d explicitation pour certains termes rubriques ou notions contenus dans l exemple de compte rendu d entretien pr sent sur le site de l acad mie Il s agit en quelque sorte d un mode d emploi de ce document Le compte rendu structure la pr paration le d roulement et la formalisation de l entretien il doit tre fourni la fois au sup rieur hi rarchique et l agent Apr s avoir introduit l entretien le sup rieur hi rarchique pr cise son sens son tat d esprit et r pond aux ventuelles questions de l agent Il peut tre utile de renseigner pendant l entretien les diff rentes rubriques afin de se mettre d accord en direct avec l agent sur les informations formaliser par crit 1 Description du pos
10. velopp s de pr ciser les comp tences sp cifiques attendues par type de situation retenue techniques organisationnelles relationnelles etc de fixer les priorit s en termes de r alisation de d terminer des indicateurs qui permettront d valuer la progression de proposer des axes de formation en ad quation avec les objectifs de d veloppement Direction des ressources humaines 7 Mai 2008
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