Manuel d`utilisation Extranet OF
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1. formulaire contact pour le r clamer Actalians Se connecter Pour vous connecter aller sur le site http www actalians fr et cliquer sur le lien Espace OF Saisissez votre num ro de siret et le mot de passe et cliquer sur OK Votre mot de passe est personnel c est vous qui le choisissez Ce mot de passe s curise vos acc s l Espace OF Si vous avez perdu votre mot de passe il vous est possible de le r cup rer par e mail en vous munissant de l identifiant indiqu sur votre convention ou sur vos courriers d accord de prise en charge Vous pouvez aussi contacter Actalians via le formulaire Contact Une fois la connexion tablie vous acc dez au menu g n ral Ce ACTALIANS wwwW actalians fr e Tous droits r serv s Actalians le 03 10 13 Sn Espace OF Guide utilisateur R f 15 Menu g n ral Le menu g n ral vous permet de gt consulter vos remboursements gt imprimer des demandes de prise en charge simplifi es gt modifier vos coordonn es et votre mot de passe Si vous r alisez des stages collectifs et qu au titre d une convention cadre annuelle les frais p dagogiques de ces actions de formation vous sont r gl s directement le menu principal sera compl t par les rubriques suivantes gt enregistrer vos stages et les attestations de pr sence de vos stagiaires gt rechercher un stage gt envoyer vos stages lectroniquement Actalians gt consulter2. issue de la formation Pour saisir un stage cliquez sur le lien Cr er un stage et renseignez l ensemble des informations qui vous sont demand es Puis cliquez sur Valider et saisissez ensuite les informations concernant les stagiaires et leurs entreprises Les intitul s de stage sont pr s lectionn s partir des th mes de formation inscrits dans la convention cadre annuelle Si vous ne trouvez pas l intitul du stage que vous souhaitez d mat rialiser prenez contact avec nos services pour une mise jour de votre convention cadre annuelle Si Actalians accepte de compl ter la convention annuelle avec ce nouveau stage une nouvelle convention sera dit e et vous pourrez alors retrouver l intitul de ce stage dans la liste des formations retenues pour votre organisme Pour vous faciliter le suivi de vos enregistrements nous vous proposons d enregistrer votre propre num rotation de stage dans la rubrique num ro de stage Attention Le nombre de jours ou PORN d heures de formation ne peut tre Paya sup rieur au plafond indiqu dans la Intitul du stage dossier i Ge sl convention Pour notre base de Prise en charge de la formation p SO ma calcul une journ e de formation Date de d but ieoa O F quivaut 7 h jour Solt 3 5 h pour Date de fin hrjoaziz E une demi journ e kopanga Vile du leu de formation PARIS 01 LOUVRE Nombre de jours de formation Nombre d heures de form
3. votre convention cadre et identifier les actions de formation pr vues dans cette convention ai MODE D EMPLOI DES SERVICES Consulter vos remboursements Information Compris entre 01 09 2011 F et O _ N de Facture VIREMENT 19032012 5 740 60 0 00 f S VIREMENT 22122011 2400000 470400 28 704 00 p amp VIREMENT 1312 2011 H46000DE 286160 17 461 60 p amp VIREMENT 12122011 CAMNCER P 1000 00 196 00 1 196 00 pP amp OAOT i VIREMENT 2812011 4 800 00 840 80 5 740 60 p S VIREMENT 2A120111 1 600 00 31360 191380 p amp 5 740 80 Pour visualiser tous les r glements effectu s saisissez la p riode de consultation Tous les organismes de formation b n ficiaires d un r glement direct par Actalians de frais p dagogiques peuvent consulter leurs remboursements quels que soient le dispositif contrats p riodes stages du plan de formation et la dur e des formations Imprimer une demande de prise en charge simplifi e Actalians vous propose de personnaliser et d imprimer vous m me les demandes de prise en charge simplifi es que vous adressez aux entreprises en vue de constituer le dossier de prise en charge d une action collective Pour cela cliquer sur le lien Imprimer une demande de prise en charge simplifi e et cr er une nouvelle demande de prise en charge Renseignez l ensemble des informations
4. Services en ligne Espace OF GUIDE UTILISATEUR Espace OF est un portail sp cifique d di aux organismes de formation partenaires d Actalians Ce portail a pour vocation de simplifier les changes entre Actalians et les organismes de formation Il r pond deux objectifs vous donner une autonomie et une visibilit plus importante dans la gestion de vos activit s avec notre OPCA acc l rer le traitement et le paiement de vos stages de formation Nous vous proposons d acc der une premi re offre de services en ligne pour gt consulter les remboursements de vos stages et imprimer une demande de prise en charge simplifi e gt saisir et envoyer un stage collectif d mat rialis E CONDITIONS D ACC S AU SERVICE S inscrire Tous les organismes de formation peuvent s inscrire sur le site Espace OF Pour vous inscrire il vous suffit de demander Actalians qu il vous fournisse un num ro d identifiant compos de 6 chiffres Utilisez le formulaire contact pour joindre nos services et r clamer votre identifiant Lorsque vous aurez obtenu ce n d identifiant allez sur le site http www actalians fr et cliquez sur le lien Espace OF Remplissez alors le formulaire d inscription validez le D s que vous aurez renseign ce formulaire d inscription il vous sera possible de vous connecter au site de services en ligne Si vous avez perdu votre n d identifiant utilisez le
5. ation 4 Co t horaire par stagiaire 20 00 LL Impossibilit de saisir une entreprise Toutes les entreprises adh rentes d Actalians sont identifi es partir de leur code Siret Si la saisie il appara t que ce code Siret n est pas connu de l Espace OF vous ne pourrez pas d mat rialiser ce dossier Il vous suffira de le notifier dans l envoi de vos pi ces papier Joignez l ensemble des documents relatifs cette entreprise un de nos op rateurs compl tera l enregistre ment de votre stage partir des documents fournis Pour modifier un stage supprimer ou ajouter un stagiaire et saisir une attestation de pr sence vous devez rechercher le stage pr c demment saisi Pour cela vous devez utiliser la transaction Rechercher un stage et s lectionner le stage que vous souhaitez modifier Modifier un stage Tant que le stage n a pas t envoy Actalians il vous est possible de le modifier d ajouter ou de supprimer des stagiaires 2 Pa Si le stage a d j t envoy Actalians il vous est impossible de le modifier D tails de la formation code osa vile du leu de formation PARIS 01 LOUVRE Nombre de jours de formation Intitul du stage Prise en charge de la formation N de stage Date de d but Date de fin Co t horaire par stagiaire Saisir une attestation de pr sence Vous pouvez saisir les attestations de pr sence en
6. cr ation de stage si vous optez pour la saisie globale de toutes les informations l issue de la formation Si vous mettez jour votre dossier de formation au fur et mesure des inscriptions ou du d roulement de l action vous pourrez saisir les attestations de pr sence partir du menu Modifier un stage Les attestations s enregistrent par demi journ e Le programme consid re par d faut que tous les stagiaires ont t pr sents Vous ne devez donc saisir que les absences des stagiaires La saisie des absences s effectue en heures A savoir une demi journ e correspond 3 5 h une journ e 7h Envoyer vos stages Actalians Lorsque tous les stagiaires ont t enregistr s et que toutes les attestations de pr sence ont t saisies vous pouvez envoyer le stage Actalians Pour ce faire cliquez sur le lien Envoyer vos stages Actalians Le syst me affichera alors la page suivante Cochez le stage que vous Re Ellen d sirez envoyer et cliquer Informations du stage sur le bouton Envoyer Le Date de d but 16 01 2012 A Date de fin stage est automatiquement N de stage envoy Actalians __ Asavoir le stage ne sera p CS transmis l op rateur p tiis des stages d Actalians que le lende main 2321 Le dossier pharm 16 04 2012 1710412012 NON ENVONYE EM Fil Rechercher et consulter vos stages Pour rechercher et cons
7. demand es et cliquez sur Enregistrer Vous visualisez la demande pour v rification et l imprimez ensuite en cliquant sur la loupe A Nouvelle demande de prise en charge Demande de prire en charye sinpiihi e A savoir Vous pouvez modifier Libel de stage l adresse de l organisme si vous Nom de l organisme IHELIOTROPE souhaitez que la demande de prise pa KPA E enr Far en charge simplifi e soit retourn e un centre de formation en particulier Adresse Code postal ville Date de d but Date de fin Les demandes doivent tre soigneusement renseign es par les entreprises Si la formation se d roule pour tout ou partie hors temps de travail la demande doit tre sign e conjointement par l employeur et le salari b n ficiaire de l action Elles doivent tre accompagn es d une copie du dernier bulletin de salaire du salari inscrit la formation DEMATERIALISATION DES STAGES DE FORMATION Pour acc der aux services de d mat rialisation des stages vous devez avoir conclu une convention cadre annuelle avec Actalians et lui avoir envoyer un RIB Avant de proc der l enregistrement du stage nous vous invitons consulter votre convention cadre annuelle pour v rifier que le stage est bien inscrit dans la convention Consulter votre convention cadre et les bar mes de prise en charge Pour consulter l ensemble des stages qui font l objet d une convention avec Actalians c
8. liquer sur le lien Consulter les actions de formation conventionn es La liste des conventions sign es appara t En cliquant sur une convention vous obtenez la liste des stages conventionn s avec les bar mes de prise en charge x A savoir la r f rence Actalians correspond un th me priori taire et un bar me applicable Il n est donc pas tonnant de Liste des actions de formations conventionn es H003 2012 6 4317 Le dossier pharmaceutique 4 23 92 ANNULE A voir des stages diff rents ayant e SERENE pes res mare la m me r f rence Actalians 4339 Cancer pr vention suivi th rapeuti i 239 20 SIGNE 05 03 2012 LA 4339 Cancer pr vention suivith rapeuti i 239 20 ANNULE 4339 Carcerpr vention au swivi 2 jours 2 239 20 ANNULE 4339 Cancerpr vention au suivi 2 jours 2 239 20 SIGNE 05 03 2012 V rifiez le statut de votre convention cadre annuelle il est n cessaire qu elle figure sous statut sign pour pouvoir proc der la d mat rialisation de vos stages Cr er un stage Ce menu vous permet de saisir un stage collectif et de l envoyer lectroniquement Actalians Vous pouvez saisir le stage comme il vous convient Soit au fur et mesure des inscriptions des stagiaires ou en totalit la fin de la formation L envoi lectronique du stage Actalians ne peut tre effectu que lorsque toutes les attestations de pr sence des stagiaires ont t saisies l
9. se des pi ces justificatives habituelles Obtenir le r glement de l action de formation Nous vous invitons poster le jour m me de l envoi de votre stage d mat rialis gt Les demandes pr alables et les bulletins de salaire des stagiaires gt La facture et l attestation de pr sence Votre stage aura d j t trait et enregistr D s la r ception de ces pi ces nous proc derons au contr le du dossier et sa mise en paiement Tous les paiements seront effectu s par virement sur le compte bancaire pour lequel vous nous avez fourni un RIB En cas de changement de compte bancaire n oubliez pas de nous adresser votre nouveau RIB ACTALIANS www actalians fr e Tous droits r serv s Actalians le 03 10 13 D
10. ulter vos stages cliquez sur le lien Rechercher un stage L ensemble des stages saisis sur l Espace Organismes de Formation seront affich s Le num ro du stage est un num ro interne votre structure Le num ro de dossier est un num ro attribu par Actalians A noter plusieurs statuts permettent de suivre l tat de traitement de vos demandes Rechercher un stage Informations du stage Date de d but peme f i E x 918 ai 14022012 14002012 TRAN ESAIS EH pP 952 0982 2012 CS022012 TRANSMIS EN p m 951 1 EZAMESE OTEO TOA TRANSIMIS EM p Page courante 1 4 sur envoyer en cours Vous venez d autoriser la transmission de vos donn es vers Actalians en cliquant sur Envoyer vos stages Actalians A ce stade vous ne pouvez plus modifier votre stage Envoy en cours I s agit d un tat interm diaire o vos donn es font l objet d une int gration dans notre syst me d information cette synchronisation est r alis e au bout de 24 heures Transmis en cours Il s agit d un accus de r ception qui vous indique que vos donn es ont bien t int gr es Vous b n ficiez d ailleurs d un num ro de dossier Engag transmis Vos donn es ont t v rifi es et ont fait l objet d un engagement financier Refus transmis Votre dossier a t refus Sold transmis Votre dossier a fait l objet d un r glement sur la ba
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