Bilan de Santé financière Mango
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1. ad nn se daz a Reus M ta R Ud dee uu 8 6 Parsohhel euseiiesuieictinien estet M En iE UI UR d tu USE 9 Interpr tation dU S OTG Ronnie MU AE 10 Ressources compl mentaires iii 11 GO 333 3 ut and an rene 13 Qui est Mango Mango est une ONG domicili e au Royaume Uni dont la mission est de renforcer la gestion financi re des ONG Mango publie gratuitement des outils de gestion financi re dont le pr sent document organise des stages de formation et recrute du personnel financier pour assister les ONG Voir le site www mango org uk pour de plus amples renseignements A quoi sert le Bilan de Sant Financiere Mango Le bilan de Sant Financi re Mango est un outil d auto valuation pour analyser la gestion financi re de votre ONG et identifier les domaines ayant besoin d tre renforc s Le Bilan de Sant se compose d une s rie de pratiques recommand es Ces derni res couvrent tous les aspects principaux de la gestion financi re des ONG Pour chaque recommandation vous devez consid rer dans quelle mesure votre organisation s y conforme A la fin du Bilan vous serez en mesure de voir si la gestion financi re de votre ONG est saine ou pas et si vous avez besoin d aide Il est conseill de refaire cet exercice tous les ans ou tous les deux ans pour faire le point et s assurer qu il y a eu des am liorations Ce que le Bilan de Sant Financi re de Mango ne fait pas Toutes les organisations ne se2. re pour des Programme Efficaces Cours de Survie pour les Gestionnaires de Programme 2 jours en anglais seulement FM9 L valuation et le Renforcement des Capacit s des Partenaires 1 jour en anglais seulement TFT1 La Formation pour les Formateurs en Gestion Financi re La Finance Sans Crainte 4 jours en anglais seulement Pour de plus amples renseignements veuillez consulter le site internet www mango org uk ou contactez l quipe de Formation par mail training mango org uk ou par t l phone au 44 0 1865 423818 Version 3 2010 11 Bilan de Sant Financi re Mango 3 Soutien au renforcement des capacit s Mango place des professionnels de la finance aupr s des ONG du monde entier Nous aidons les ONG trouver du personnel d appui qui dispose de connaissances techniques et de fortes comp tences dans le domaine du renforcement des capacit s Le personnel d appui travaille avec les ONG pour des p riodes allant de deux semaines examen des syst mes plusieurs mois d veloppement des systemes et formation du personnel ou m me plusieurs ann es gestion des personnels et des systemes Pour de plus amples renseignements consultez notre site internet www mango org uk ou bien contactez le service de recrutement par courriel financestaff mango org uk ou par t l phone au 44 0 1865 433342 Version 3 2010 12 Bilan de Sant Financi re Mango Glossaire Achats ou approvisionnement
3. de caisse la m me date Registre des carnets de recus Un registre des carnets de recus o l on indique les dates de mise disposition de d but et fin d utilisation et date de retour des souches Registre des immobilisations Registre des immobilisations de l organisation qui comprend des d tails tels que le num ro de r f rence la date d achat le prix d achat le nom du fournisseur et l endroit o elles se trouvent Pr l vements obligatoires Montants d duits du salaire des employ s avant versement tels que les imp ts ou les contributions d assurances sociales Version 3 2010 13
4. domaines suivants e Ce que font les ONG et ce que cela implique pour leur gestion financi re e Les principales responsabilit s des membres du conseil d administration des dirigeants et des employ s en mati re de gestion financi re e Les l ments de base de la gestion financi re budg tisation comptabilit suivi et contr les e Des aspects plus pouss s de la gestion financi re tels que comment valuer et atteindre la p rennit financi re donner et recevoir des subventions rendre des comptes aux b n ficiaires les logiciels de comptabilit le manuel des finances la fraude Il y a de nombreuses documentations t l charger gratuitement d outils pratiques et d tudes de cas Vous pouvez t l charger gratuitement le manuel de cours de la formation FM1 voir description ci dessous un syst me simple de comptabilit bas sur Excel et adapt aux sous bureaux des formulaires standards que vous pouvez adapter aux besoins de votre organisation et des descriptions de poste types que vous pouvez modifier 2 Stages de Formation Mango organise des stages de formation en gestion financi re pour les ONG dans des centres r gionaux du monde entier Parmi ces stages citons FM1 Gestion financi re pratique pour les ONG Ma triser les Fondamentaux 5 jours FM2 Gestion financi re strat gique pour les ONG G rer pour la P rennit Financi re 3 jours FM3 La Gestion Financi
5. pas aussi bas 1 Ceci n est pas mis en pratique ou n est pas vrai ou ne se passe jamais 0 Bien s r il n est pas facile de choisir entre 4 ou T et ce n est pas une science exacte Si vous ne pouvez pas vous notez exactement un 5 ou un O vous devez d cider duquel vous vous rapprochez le plus Souvent la valeur r elle de cet exercice n est pas le score lui m me mais plut t les discussions sur les probl mes soulev s Prenez des notes et tablissez une liste de mesures prendre au fur et mesure des discussions Version 3 2010 2 Bilan de Sant Financi re Mango Pour chaque proposition entourez votre score d un cercle puis additionnez les notes pour chaque section et transf rez le total la page 10 pour obtenir un score total Ensuite lisez l interpr tation de votre r sultat page 10 Observations Nous souhaitons savoir ce que vous pensez des outils de gestion publi s par Mango Veuillez adresser vos observations ou suggestions concernant le Bilan de Sant Terry Lewis tlewis mango org uk Merci Version 3 2010 3 Bilan de Sant Financi re Mango Section 1 Planification amp Budg tisation Budg tiser c est calculer le co t des activit s que l on pr voit d ex cuter Les personnels des programmes et ceux des finances devraient pr parer les budgets ensemble afin d tablir les bases d une bonne coop ration et de coordination lors des phases d ex cution et de suiv
6. recevoir et payer 34 Les responsables de budget recoivent un rapport de suivi budg taire 5 4 1 0 chaque mois 35 Dans les rapports de suivi budg taire il y a des explications ou des 5 4 1 0 commentaires sur les carts entre montants budg tis s et r els 3 6 On utilise les rapports financiers pour les prises de d cision 5 4 1 0 37 Les informations financi res sont partag es avec les b n ficiaires au 5 4 1 0 i moins une fois par an d une mani re adapt e 38 Les audits annuels sont jour sign s dans les 6 mois apr s la fin de 5 4 1 0 l exercice Total pour le suivi financier Version 3 2010 6 Bilan de Sant Financi re Mango Section 4 Contr les Internes Les ONG utilisent des mesures diverses de contr les internes pour s assurer que Les fonds de l organisation sont bien g r s La comptabilit est jour et tenue correctement Les fraudes et les erreurs sont d tect es et identifi es e Les membres du personnel sont prot g s NB les autres sections du Bilan de Sant contiennent galement des contr les importants Par exemple les rapprochements bancaires ou de caisse sont cruciaux car ils permettent de contr ler si tous les enregistrements on bien t effectu s et d identifier les cas de fraude R f Les pratiques recommand es Score 4 1 Les esp ces sont conserv es dans une caisse ferm e cl ou un 5 4 1 0 coffre fort et sous la responsabilit d une
7. ressemblent pas et les syst mes de gestion financi re doivent refl ter leur diff rence Il n existe pas de gestion standardis e ce qui est important pour une organisation peut tre insignifiant pour une autre Version 3 2010 1 Bilan de Sant Financi re Mango Mais dans la plupart des cas les l ments cl s des r gles de l art sont les m mes pour la majorit des ONG Le Bilan de Sant se concentre sur ces aspects essentiels qui constituent les pierres angulaires des bonnes pratiques Le Bilan de Sant Financi re Mango ne fournit qu une indication g n rale de la sant de la gestion financi re de votre ONG Il ne traite pas de tous les aspects de la gestion financi re de fa on syst matique Il ne s agit ni d un audit ni d une description d un ensemble type de proc dures qui seront toujours et syst matiquement applicables quelle que soit la situation Lorsqu un bailleur utilise ce Bilan pour valuer la gestion financi re d une organisation partenaire il n est pas recommand de donner un score minimum que les partenaires doivent obtenir pour obtenir un financement Ce Bilan ne sert pas cela Cette approche influencerait la facon dont une organisation se note et risque d tre arbitraire De m me il vaut mieux viter de comparer les r sultats de deux organisations diff rentes et d en tirer des conclusions h tives A qui le Bilan de Sant Financi re Mango est il destin Cet outil a t concu tout partic
8. 6 6 5 4 1 0 contr le 67 Le recrutement des personnels comptables se fait librement et 5 4 1 0 i quitablement et uniquement sur la base de leurs comp tences 6 8 Tout le personnel b n ficie de la formation et du soutien dont il a 5 4 1 0 besoin pour remplir ses fonctions en mati re de gestion financi re Total pour le personnel Version 3 2010 9 Bilan de Sant Financi re Mango L interpr tation du score Inscrivez votre score pour chaque section dans le tableau ci dessous Puis comparez vos scores ceux des colonnes de droite en entourant la fourchette correspondante pour chaque section Ensuite additionnez votre score et lisez les conseils ci dessous Section Votre Risque Risque Risque Score lev moyen faible 1 Planification et budg tisation 0 25 26 40 41 50 2 Comptabilit 0 30 31 50 51 60 3 Suivi financier 0 20 21 35 36 40 4 Contr les internes 0 40 41 60 61 75 5 Gestion des subventions 0 15 16 25 26 35 6 Personnel 0 20 21 30 31 40 Score total 0 150 151 240 241 300 Votre score est sup rieur 240 F licitations Votre gestion financi re se porte bien Le risque que vous n aboutissiez pas vos objectifs cause de difficult s financi res sont faibles Toutefois examinez bien votre score pour chaque section une bonne gestion financi re n cessite que chaque l ment soit bien g r Veillez renforc
9. Le processus d achat de biens et de services Les diff rentes tapes comprennent la r quisition l autorisation le choix des fournisseurs la commande la livraison la r ception des biens et le paiement Audit externe Examen des tats financiers annuels effectu par un auditeur agr et certifi qui donne son opinion sur la fid lit et la sinc rit des comptes Avance Somme d argent que l on confie un employ qui la d pensera pour le compte de l organisation et qui devra tre justifi e Bon de paiement Document interne utilis pour chaque paiement Il comporte un num ro de r f rence unique et une preuve d autorisation On y joint des pi ces justificatives Budget Meilleure estimation possible du co t d un ensemble d activit s sur une p riode de temps donn e et de la facon dont vous allez financer ces activit s Centre de co t Nom donn un ensemble de lignes de d penses pour une activit d termin e Par exemple un projet a son propre centre de co t auquel on attribue un code distinct Code comptable Code qui d finit chaque type de transaction On affecte un code chaque op ration selon sa nature Il peut s agir de recettes ou de d penses par ex 5050 frais de transport 5600 loyer du bureau etc Co ts communs Co ts partag s par plusieurs projets On les appelle aussi frais g n raux ou co ts indirects Documents de caisse Journal de cai
10. OSUPUI Bilan de Sant financiere Mango La gestion financi re de votre ONG est elle saine Version 3 2009 Bilan de Sant Financi re Mango Mango Management Accounting for Non Governmental Organisations Gestion Comptable pour les Organisations Non Gouvernementales 2nd Floor East Chester House George Street Oxford OX1 2AU Phone 44 0 1865 423818 Fax 44 0 1865 423560 E mail training mango org uk Site internet www mango org uk Cet outil peut tre utilis et copi gratuitement par les ONG qui travaillent dans les domaines du d veloppement et de l aide humanitaire des fins de renforcement de leurs capacit s condition de citer le nom de Mango Reproduction interdite des fins commerciales R vision et mise jour Octobre 2009 Mango est une association bas e au Royaume Uni Elle anime des formations et fournit du soutien technique dans le domaine de la gestion financi re aupr s d organisations but non lucratif qui travaillent dans les pays en voie de d veloppement Organisme de charit enregistr No 1081406 Soci t inscrite au registre du commerce No 3986178 Bilan de Sant Financi re Mango Sommaire Introduction 2 euet e eeu nn 1 Sections 1 Planification amp WE LL M M MD 4 2 Syst me comptable gugceusdeeicentttndeenitdue mel a ain tobsi ted 5 3 S ivi financier LL a a qucm E DE Neea 6 4 Controles internes astres es 7 5xestion d s SUBVENTIONS
11. d emprunter des fonds re us d un bailleur pour un projet sp cifique et de les utiliser d autres fins R f Les pratiques recommand es Score Il y a un contrat ou accord de subvention sign pour chaque iu subvention Les cadres responsables v rifient que les conditions du contrat sont 5 2 raisonnables avant de le signer Les personnels financiers les responsables de budget et celui des 5 3 achats sont au courant des conditions du bailleur concernant les 5 4 1 0 proc dures d achats 5 4 Les termes et conditions des contrats de subventions sont respect s 5 4 1 0 Les bailleurs recoivent les rapports financiers en temps voulu et 5 selon le format exig 5 4 1 0 5 6 Les contenus des rapports narratifs et financiers envoy s aux 5 4 1 0 bailleurs sont concordants 57 Les fonds des bailleurs sont utilis s pour les activit s auxquelles ils 5 4 1 0 sont destin s et jamais pr t s d autres activit s Total pour la gestion des subventions Version 3 2010 8 Bilan de Sant Financi re Mango Section 6 Personnel Une bonne gestion financi re s appuie sur des collaborateurs de qualit qui ont les comp tences le soutien et l attitude n cessaires pour mener bien leurs responsabilit s Chacun a un r le jouer au niveau de la gestion financi re Les personnels financiers font partie d une quipe plus grande qui comprend le Direc
12. enant l ONG par ex 4 13 v hicules ordinateurs gros quipements sont assur es et 5 4 1 0 r pertori es dans un registre des immobilisations Un manuel des r glements int rieurs et proc dures 345 administratives de l ONG existe et les employ s l ont lu 4 15 Les membres du conseil d administration d signent un cabinet 5 4 1 0 d audit agr Total pour les contr les internes Version 3 2010 7 Bilan de Sant Financi re Mango Section 5 La Gestion des Subventions La plupart des ONG obtiennent au moins une partie de leurs fonds aupr s de bailleurs institutionnels ou priv s Il est important d tablir un contrat pour chaque subvention o seront d finis les montants et les ch ances de versements des diff rentes tranches En g n ral les bailleurs financent des projets sp cifiques avec des budgets sp cifiques qui sont d finis dans le contrat Les contrats contiennent aussi des conditions comme par exemple les r gles gouvernant les achats et celles concernant les rapports soumettre Les personnels de programme et des finances doivent collaborer ensemble pour s assurer de la coh rence entre les rapports narratifs et financiers d un m me projet Les ONG travaillent souvent avec plusieurs bailleurs la fois Il est important de mettre en place un bon suivi pour savoir quel bailleur finance quels projets ou partie de projet Il est fortement d conseill
13. er les points faibles afin de diminuer encore plus les risques financiers Votre score est compris entre 151 et 240 Pas mal Des bonnes pratiques financi res sont en place mais il y a encore du progr s faire Il y a un risque que les difficult s financi res vous emp chent de mener bien vos activit s Les sections avec un score faible n cessitent une attention imm diate Votre score est inf rieur 150 La situation est grave Votre gestion financi re va tr s mal Le risque de probl mes financiers imminents et s rieux est lev les fonds sont peut tre mal g r s il y a risque de fraude ou les bailleurs peuvent se retirer Les dirigeants et les membres du conseil d administration devraient se r unir de toute urgence pour discuter des mesures prendre pour faire face cette situation Vous avez besoin d aide maintenant et vous devez vous en occuper imm diatement Version 3 2010 10 Bilan de Sant Financi re Mango Ressources Compl mentaires Votre auditeur ou d autres ONG peuvent vous aider identifier la facon d am liorer votre gestion financi re Les diff rentes ressources de Mango ci dessous peuvent galement vous tre utiles 1 Le guide Mango de la Gestion Financi re des ONG Le guide Mango de la Gestion Financi re des ONG est disponible sur le site www mango org uk Semblable un ouvrage de r f rence en ligne il contient une introduction d taill e dans les
14. i Le r le des budgets est crucial pour une bonne gestion financi re Les budgets doivent tre approuv s par le Conseil d administration pour s assurer qu ils refl tent bien la direction strat gique de l organisation Les gestionnaires de projets peuvent se servir d un budget pour guider et contr ler l ex cution de leurs projets De m me il est imp ratif de d signer un responsable pour suivre et contr ler le budget des frais de gestion encourus par diff rents projets Les codes utilis s pour les lignes budg taires doivent correspondre ceux de votre syst me de comptabilit Autrement il sera difficile de comparer les d penses r elles et les d penses budg tis es dans les rapports de suivi budg taire Le plan de tr sorerie est tout aussi important que le budget Il sert g rer les 3 6 mois venir partir des fonds dont on dispose maintenant ll indique quels moments les encaissements et d caissements se produiront et permet de pr voir et de g rer les d couverts R f Les pratiques recommand es Score T Les budgets sont pr par s temps pour toutes les d penses de 5 4 1 0 f fonctionnement de l organisation S Les personnels financiers et du programme sont impliqu s dans la 5 4 1 0 pr paration du budget 13 Les budgets des projets se basent sur les co ts des activit s pr vues 5 4 1 0 X Les fiches de pr paration des budgets comprennent des note
15. n document rigide Les gestionnaires de projet devraient utiliser les rapports financiers pour guider leur prise de d cisions de sorte que les fonds soient utilis s de mani re efficace pour aboutir aux r sultats escompt s Il est galement important de faire un rapport sur les soldes d tenus la fin de chaque mois ou trimestre Les soldes comprennent les montants d argent en caisse ou en banque ainsi que les montants recevoir tels que subventions des bailleurs ou d s par l organisation par ex aux fournisseurs ou la caisse de S curit sociale Les rapports devraient montrer le niveau de d tail correspondant leur utilisation par ex projet simple ou bailleur ou consolid La pr sentation et le format des rapports doivent tre adapt s aux besoins de leur utilisateur par ex formats exig s par les bailleurs pr sentation conventionnelle des rapports annuels audit s faciles comprendre pour les b n ficiaires et les gestionnaires de programme NB les rapports aux bailleurs sont examin s dans la Section 5 Gestion des Subventions R f Les pratiques recommand es Score 31 Le conseil d administration examine les rapports financiers chaque 5 4 1 0 trimestre 32 Les dirigeants examinent et discutent des rapports financiers au 5 4 1 0 moins une fois par trimestre 33 Les rapports montrent les soldes de caisse et bancaires ainsi que les 5 4 1 0 montants
16. ntr le de caisse o l on doit compter l argent physiquement dans la caisse et le v rifier que le montant en caisse correspond au solde inscrit dans le livre de caisse La comptabilit fonctionne sur la base de codes affect s aux transactions enregistr es dans les livres comptables L ensemble des codes comptables que l organisation utilise s appelle le plan comptable On appelle centres de co t les codes qu on utilise pour affecter certaines transactions des projets ou bailleurs sp cifiques R f Les pratiques recommand es Score 24 Chaque transaction est accompagn e d une pi ce justificative 5 4 1 0 L esp ce et les ch ques encaiss s sont enregistr s sur des recus 22 copie carbone num rot s si l ONG ne re oit pas d argent ou de 5 4 1 0 ch ques entourez 5 ad Chaque encaissement ou d caissement est enregistr sur un livre 5 4 1 0 comptable avec date description et montant 24 Ilya un livre de caisse unique par compte bancaire ou de caisse 5 4 1 0 n Chaque enregistrement a un num ro de r f rence le reliant une 5 4 1 0 pi ce justificative 2 6 Chaque livre comptable est mis jour au moins une fois par mois 5 4 1 0 T Les enregistrements sont inscrits l encre permanente ou 5 4 1 0 i lectroniquement 2 8 On utilise un plan comptable pour codifier chaque transaction dans la 5 4 1 0 comptabilit m Les transactions sont class es par
17. personne d sign e Toutes les esp ces encaiss es sont d pos es la banque telles 4 2 quelles c d sans tre d pens es si vous ne recevez pas 5 4 1 0 d esp ces entourez 5 4 3 Tous les ch ques sont sign s par au moins 2 signataires habilit s 5 4 1 0 Les ch ques sont sign s une fois les informations remplies par 4 4 i gt 5 4 1 0 ex il ne faut jamais remplir de ch ques en blanc Les rapprochements bancaires sont v rifi s par une personne 2 autre que celle qui les a effectu s 3 4 1 0 4 6 Un document sp cifie les personnes mandat es autoriser les 5 4 1 0 d penses et jusqu quel montant 4 7 Chaque transaction est d ment autoris e 5 4 1 0 18 Les paiements en esp ces sont autoris s par une personne autre 5 4 1 0 que la personne responsable de la caisse Les diff rentes phases du processus d approvisionnement par 4 9 ex commandes r ception et paiements sont accomplies par 5 4 1 0 des personnes diff rentes Les notes de frais pour les avances faites au personnel sont 4 10 7 AN 5 4 1 0 v rifi es par la personne qui a autoris l avance 441 Les salaires y compris les avances et les remboursements de 5 4 1 0 pr ts sont v rifi s chaque mois par un cadre de l ONG 442 Les retenues obligatoires par ex taxes ou assurances sociales 5 4 1 0 sont d duites des salaires et pay es dans les temps impartis Toutes les immobilisations appart
18. projet ou bailleur en utilisant une 5 4 1 0 liste de centre de co ts 2s Un rapprochement bancaire est effectu une fois par mois pour 5 4 1 0 chaque compte bancaire Un d compte de caisse est effectu devant t moin au moins une fois 2 11 5 4 1 0 par mois 255 L organisation enregistre les montants d s des tiers fournisseurs 5 4 1 0 ou recevables de la part de tiers d biteurs Total pour le systeme comptable Version 3 2010 5 Bilan de Sant Financi re Mango Section 3 Suivi Financier Les membres du Conseil d administration utilisent des rapports financiers pour g rer les finances de l organisation Les gestionnaires ont besoin de rapports financiers jour pour suivre les projets et prendre des d cisions Les bailleurs s appuient sur des tats financiers pour s assurer que leurs fonds ont t utilis s selon leurs exigences et se basent sur ceux ci pour accorder des fonds suppl mentaires De plus en plus d organisations partagent leurs informations financi res avec les b n ficiaires pour accroitre leur transparence et leur confiance Un audit externe annuel sert v rifier la sinc rit des tats financiers Les rapports financiers mensuels devraient inclure un Compte de Charges et Produits montrant les recettes et les d penses de l organisation Si le rapport compare les d penses r elles et budgetis es celui ci s appelle le Rapport de Suivi Budg taire Le budget est un outil et non u
19. s 5 4 1 0 explicatives claires et des calculs d taill s 15 Les budgets des frais de gestion sont labor s s par ment 5 4 1 0 16 Le Conseil d Administration approuve les budgets de l organisation 5 4 1 0 17 Unresponsable est d sign pour la gestion de chaque budget 5 4 1 0 T Les codes des lignes budg taires correspondent aux codes 5 1 0 f comptables ind Les budgets des recettes couvrent les d penses op rationnelles 5 4 1 0 i pr vues 1 10 Un plan de tr sorerie est labor tous les mois 5 4 1 0 Total pour la planification amp budg tisation Version 3 2010 4 Bilan de Sant Financi re Mango Section 2 Syst me Comptable Chaque transaction financi re doit tre accompagn e d une pi ce justificative telle que quittance re u ou facture Cette pi ce justificative constitue la preuve que la transaction a bien eu lieu Chaque op ration de caisse ou bancaire doit tre enregistr e dans un livre de comptes soit la main dans un livre comptable soit lectroniquement dans un fichier Excel ou un logiciel de comptabilit On doit donner un num ro de r f rence chaque entr e ainsi qu la pi ce justificative correspondante Il est important de v rifier l exactitude de la comptabilit la fin de chaque mois en effectuant deux rapprochements essentiels le rapprochement bancaire ou l on compare le solde du relev bancaire avec le solde de fermeture du livre de banque et le co
20. sse o l on enregistre les transactions effectu es en esp ce ainsi que toute pi ce justificative qui s y rattache Immobilisation ou actif immobilis Bien d un co t lev qui a une dur e d utilisation de plusieurs ann es tel que v hicule mat riel informatique ou bien immobilier Journal de caisse Livre ou tableur qui num re l ensemble des op rations encaissements et d caissements r alis es sur un compte bancaire ou de caisse pr cis Op ration ou transaction Tout change de biens de services ou d argent en change d autres biens services ou argent En g n ral les recettes et les paiements Pi ce justificative Document original qui d crit et sert de preuve chaque transaction Par exemple recu facture bon de livraison relev bancaire etc Plan comptable Liste des codes comptables avec une description pour chaque code Plan de tr sorerie Tableau qui montre une pr vision du calendrier des encaissements et des d caissements pour une p riode d termin e de 3 12 mois Le processus de comparaison des informations contenues dans deux Rapprochement documents s par s qui d crivent les m mes transactions Rapprochement Comparaison du solde de fin de mois du relev bancaire avec le solde du bancaire livre de banque et identification des diff rences Rapprochement de caisse Comparaison du d compte de caisse et du solde inscrit dans le journal
21. teur les Gestionnaires de Programme et le Conseil d administration L int gration d une bonne gestion financi re au sein de la gestion des programmes implique que les responsables de budget travaillent conjointement avec les personnels financiers toutes les tapes du cycle financier planifier ex cuter r viser Il est parfois difficile d valuer les comp tences techniques du personnel financier La ponctualit des rapports la bonne tenue des dossiers le bon classement des pi ces comptables les commentaires et recommandations des auditeurs sont tous des indicateurs de leurs comp tences Ref Les pratiques recommand es Score 61 Le conseil d administration a en son sein une personne qui dispose 5 4 1 0 des comp tences n cessaires la supervision des activit s financi res 62 Les personnels des finances ont les comp tences et les qualifications 5 4 1 0 requises pour accomplir toutes les t ches financi res Les gestionnaires et personnels des programmes ont les comp tences 6 3 financi res dont ils ont besoin pour g rer leurs budgets et effectuer les 5 4 1 0 contr les 64 Les personnels des finances et les responsables de budgets collaborent 5 4 1 0 aux processus des paiements et au suivi des budgets 65 Les diff rent r les au sein de la comptabilit sont clairement d finis 5 4 1 0 j reconnus et suivis Les dirigeants montrent l exemple en respectant les proc dures de
22. ulierement pour les organisations but non lucratif de petites et moyennes tailles ou les bureaux de terrain telles que les organisations non gouvernementales coles centres de soins glises etc Il n a pas t con u pour le si ge d organisations internationales Mode d emploi du Bilan de Sant Financi re Mango Le Bilan de Sant peut tre effectu par tout employ ou membre du conseil d administration Il n est pas n c ssaire d avoir des connaissances particuli res en gestion financi re pour l utiliser Il y a des explications pour chaque section ainsi qu un glossaire des termes financiers employ s La maniere la plus pratique de proc der est d organiser une r union ou atelier de 2 3 heures avec la participation du tr sorier ou directeur financier du directeur g n ral des cadres sup rieurs ainsi qu une s lection de d tenteurs de budget de personnels financiers et de terrain 5 7 personnes maximum Examinez chaque recommandation tour tour et demandez vous si celle ci est suivie ou mise en pratique dans votre organisation Mettez vous d accord sur un score bas sur ce qui se passe dans la r alit et non pas sur ce qui est suppos se passer ou ce qui est recommand dans votre manuel des finances Les scores utilis s sont 5 4 1 et O seulement Explication Score Ce que nous faisons est en accord total avec cette recommandation 5 Voisin de 5 mais pas toujours 4 Voisin de 0 mais
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