FACTURATION ELECTRONIQUE
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1. vis du fournisseur en termes de facturation lectronique La facturation lectronique est le moyen privil gi et recommand par Unilever pour que nos fournisseurs initient le processus de paiement Nous recommandons fortement et demandons tous nos fournisseurs de s inscrire pour prendre part au processus de facturation lectronique afin d am liorer et optimiser le processus de paiement des factures Les motifs de non adh sion ce processus devront tre jug s valables et approuv s par le responsable de l approvisionnement La facturation lectronique me permettra t elle d tre pay dans les temps L utilisation du service fourni par OB10 permettra de garantir le paiement de vos factures dans les temps en r duisant consid rablement le temps de saisie d une facture dans nos syst mes en acc l rant la r solution de toute erreur ou omission des donn es de la facture et en liminant le risque de perte des factures dans le courrier Y a t il des frais associ s ce service Oui il y a des frais d adh sion annuels si vous choisissez la solution int gr e il y a galement des frais de transaction pour chaque facture ou avoir trait par le r seau d OB10 Les frais de transaction sont fixes quels que soient le nombre de lignes de facture et la valeur de la facture Toutefois ils diminuent progressivement au fur et mesure du nombre croissant de factures lectroniques envoy es par l interm diaire du r seau2. FOR YOUR ACTION L FACTURATION ELECTRONIQUE Mesure requise Inscription aupr s d OB10 Madame Monsieur Unilever a pris la d cision strat gique d encourager tous ses fournisseurs migrer vers la facturation lectronique Unilever Europe re oit des milliers de factures lectroniques chaque mois via OB10 provenant de centaines de fournisseurs La facturation lectronique permet notamment un traitement plus rapide et plus efficace des factures pour Unilever et les fournisseurs et offre de nombreux autres avantages ce jour Unilever a re u plus d un million de factures via OB10 En cons quence nos fournisseurs ont b n fici des avantages exceptionnels prouv s suivants e Paiements dans les temps am lior s pour vous en tant que fournisseurs d Unilever e Pas de factures manquantes ou renvoyer e Aucun retard d au courrier e Moins d erreurs de facturation et une meilleure correspondance automatique gr ce des factures plus exactes e Des commentaires plus rapides de la part d OB10 IBM en cas de probl me de facture e Une efficacit am lior e gr ce au traitement manuel de nos factures e Visibilit du statut des factures au sein du syst me de paiement d Unilever sur le portail d OB10 Nous vous recommandons fortement de saisir cette opportunit afin de renforcer notre collaboration Veuillez trouver ci joint les options disponibles pour envoyer des factures lectroniques Unilever via OB10 N
3. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et un navigateur standard Puis je envoyer des factures lectroniques tous mes clients via OB10 Oui Une fois inscrit au r seau OB10 celui ci vous permet d envoyer des factures lectroniques n importe quel client membre du r seau OB10 Unilever effectuera t elle des paiements via OB10 OB10 n est pas une plateforme de paiement Unilever continuera utiliser ses m thodes de paiement actuelles Aurai je besoin de signer un contrat avec OB10 Oui si vous choisissez d tre un fournisseur membre du r seau vous signerez un accord sp cifique avec OB10 Si vous choisissez d utiliser un g n rateur de factures IG en ligne on vous demandera d accepter les modalit s et conditions standard pr sent es Quelle sera la dur e du contrat et que se passera t il si vous arr tez de fournir ce service Unilever pendant la dur e du contrat OB10 offre un contrat standard d une dur e de 3 ans Vous pouvez galement demander un contrat d une dur e d un an Si votre partenariat commercial avec Unilever prend fin vous avez la possibilit d annuler votre contrat OB10 tout moment Une fois votre derni re transaction effectu e et votre contrat annul aucun autre frais de transaction et d adh sion ne vous sera factur J ai bient t l intention de changer mon logiciel de facturation est ce que je peux attendre L objectif que nous nous sommes fix est de faire e
4. possibilit de mettre des factures la disposition de mes clients via Internet en leur permettant de visualiser l image d une facture sur Internet Puis je faire appel cette fonctionnalit au lieu d OB10 Non le r seau OB10 s assure que les donn es que vous envoyez peuvent tre charg es dans le syst me de traitement des paiements d Unilever DCIW et le cas ch ant reli es un accus de r ception de marchandises Proposer Unilever une image de facture ou la possibilit de t l charger les donn es dans un format fixe ne r pond pas cette exigence Dois je installer un logiciel Non Les seuls logiciels requis sont les certificats num riques que le service utilise pour authentifier les utilisateurs un certificat par ordinateur disposant d un acc s au r seau Vous pouvez choisir d utiliser un navigateur Internet standard pour charger les fichiers lectroniques cr s par votre syst me de comptabilit existant Vos clients utilisent le navigateur pour recueillir les factures en attente Si besoin est OB10 peut fournir un logiciel en option qui automatisera int gralement le processus de livraison Que se passe t il si je ne poss de pas de syst me capable de cr er des factures lectroniques Vous pouvez acc der au site internet s curis d OB10 et cr er des factures en ligne en utilisant le g n rateur de factures en ligne Invoice Generator IG Aucune installation de logiciel n est n cessaire
5. Est ce que Unilever paiera ces frais Unilever ne paie pas vos frais lorsque vous envoyez des factures papier frais d impression d affranchissement etc et ne sera donc pas responsable des frais encourus pour les factures lectroniques Des tudes comparatives ont d montr que le passage la facturation lectronique offrait la possibilit d conomiser sur la gestion de la facturation OB10 vous aidera choisir l option la plus rentable pour votre entreprise en fonction de la taille de la complexit du volume et de la fr quence pr vus des factures Que couvrent les frais d adh sion au service Solution int gr e Les frais d adh sion couvrent le co t de votre installation sur le r seau d OB10 ainsi que les frais de maintenance g n raux du r seau Il s agit l de frais annuels quels que soient le nombre de clients que vous facturez via le r seau ou le volume de factures que vous envoyez J envoie d j certaines donn es de facture directement d autres clients puis je envoyer les factures EDI XML directement Unilever Non EDI et XML ne sont que des formats de donn es pour OB10 vous pouvez donc utiliser ce format pr f r pour envoyer des donn es OB10 Unilever ne peut recevoir directement de factures lectroniques des fournisseurs m me si ces fournisseurs changent d j des informations dans le cadre d autres programmes d int gration des fournisseurs tels que e4US J ai d j la
6. d assistance d OB10 pour obtenir des d tails sp cifiques Si j utilise l autofacturation dans le cadre de mon processus commercial pour facturer Unilever aurai je toujours la possibilit d y recourir en ligne via OB10 Non l autofacturation n est pas encore prise en charge par la configuration OB10 d Unilever Peut on obtenir des informations suppl mentaires sur le service OB10 Oui veuillez consulter le site http www ob10 com Country uk unilever_info 1 4 Facturation lectronique et aper u de vos options Rejoignez OB10 et b n ficiez des avantages suivants Envoi de facture s curis et garanti plus aucune facture perdue Paiement ponctuel vos clients peuvent traiter vos factures plus rapidement Plus de retards les factures ne peuvent pas tre envoy es avec des informations manquantes et elles ne peuvent plus arriver sur le mauvais bureau aucun traitement manuel n est n cessaire Connexion en ligne s curis e envoyez facilement vos factures sans logiciel ni mat riel informatique suppl mentaire Acc s et reporting 24h 24 et 7j 7 b n ficiez d un traitement plus transparent et d une meilleure gestion des flux de tr sorerie Conformit fiscale conformit l gale et fiscale garantie Facturation facile et conomique tout moment OB10 propose deux m thodes principales pour envoyer des factures et des avoirs via OB10 Vous pouvez soit envoyer un fichier de donn es directement OB10 a
7. et g rons la conversion des donn es en fonction des besoins de vos clients e aucune installation de logiciel ou de mat riel informatique n est requise e vous pouvez envoyer un seul fichier de donn es consolid es pour toutes vos factures e une fois sur le r seau vous pouvez facilement vous connecter et envoyer des factures d autres clients OptionsOverview_EU EN 4 12 Copyright 2012 OB10 OB10 et le logo OB10 sont des marques de commerce d OB10 et sont prot g es par la loi Co ts d utilisation de la Solution Int gr e Adh sion annuelle 1 100 Frais de transaction par facture De 1 20 factures par mois 1 00 De 21 100 factures par mois 0 80 De 101 500 factures par mois 0 60 De 501 2 000 factures par mois 0 44 partir de 2 001 factures par mois 0 32 Des frais de connexion acheteur seront factur s en sus Les frais annuels couvrent la cr ation et la maintenance de votre compte pour une seule entit fiscale Si vous avez des entit s fiscales multiples des frais suppl mentaires seront envisager Ces frais fluctueront en fonction du nombre de formats de connexions distinctes etc Pour en savoir plus contactez votre repr sentant OB10 Remarque les transactions sont factur es sur une base mensuelle en fonction du volume Commencer utiliser la Solution Int gr e Lorsque votre client vous invite rejoindre OB10 l un de nos sp cialistes vous guidera trave
8. n sorte que tous les fournisseurs adh rent au service et envoient des factures d s que possible id alement dans les 3 6 mois compter de la transition Le r seau d OB10 accepte n importe quel format de donn es de factures voir galement l option Bureau Vous pouvez adh rer et envoyer vos factures maintenant et lorsque vous serez pr t utiliser votre nouveau logiciel il vous suffira d informer OB10 des changements affectant la sortie des donn es 0B10 apportera alors les modifications n cessaires au r seau pour assurer une transition fluide et une transmission de factures sans interruption OB10 peut il travailler avec un personnel technique non anglophone Si vous avez besoin d une assistance linguistique pour mettre en place votre compte veuillez appeler le 44 0 870 165 7420 7430 et demander une assistance dans les langues suivantes fran ais allemand n erlandais et espagnol OB10 dispose galement de num ros d assistance pour les clients locaux des pays suivants France 01 70 70 81 00 Allemagne 069 222 220 290 Pays Bas 02 07 12 13 85 Espagne 09 14 14 14 72 Irlande 012 477 709 Su de 08 50 57 84 18 Finlande 800 118 871 Danemark 080 885 818 Si j envoie actuellement des factures d exp dition pourrai je toujours le faire en ligne via OB10 Oui condition que le processus d exp dition europ en standard d Unilever soit respect Veuillez contacter le responsable de la mise en uvre ou le service
9. nibles elles peuvent tre utilis es sur une p riode de 12 mois et sont recr dit es en fin d ann e si elles n ont pas t utilis es Si vous avez besoin de r aliser plus de 12 transactions au cours de l ann e vous devrez acheter au moins 25 transactions A partir de votre premier achat vous ne b n ficierez ensuite plus de possibilit de transactions gratuites Options de paiement vous pouvez payer par PayPal ou par Carte Bancaire Nous acceptons les cartes Visa Visa Electron MasterCard Maestro Solo et American Express Nous pouvons galement vous envoyer une facture mais vous devrez acheter un minimum de 125 transactions et payer des frais d administration de 15 Commencer utiliser le Formulaire en Ligne via le portail OB10 Dans le cadre de votre invitation rejoindre le r seau OB10 vous recevrez un e mail expliquant comment vous inscrire Une fois votre inscription termin e nous vous enverrons vos identifiants de connexion par e mail afin que vous puissiez commencer envoyer des factures lectroniques via OB10 Pour en savoir plus sur OB10 sur la facturation lectronique et les options votre disposition visitez www OB10 com ou envoyez nous un e mail l adresse info OB10 com OptionsOverview_EU EN 4 12 Copyright 2012 OB10 OB10 et le logo OB10 sont des marques de commerce d OB10 et sont prot g es par la loi
10. oubliez pas notre norme de traitement pas de bon de commande pas de r glement Assurez vous qu un bon de commande a bien t mis avant de livrer les biens ou services Unilever Le num ro de bon de commande doit figurer sur les factures afin de faciliter le processus de paiement Calendrier des prochaines tapes pr vues Prochains cinq jours OB10 vous contactera pour vous aider comprendre le processus de facturation lectronique et les options disponibles ainsi que pour vous aider prendre une d cision clair e Si vous choisissez le formulaire Internet vous pouvez vous inscrire imm diatement et commencer envoyer des factures lectroniques 31 Mai 2013 Vous devez confirmer l option privil gi e en mati re de facturation lectronique OB10 Si vous optez pour la Solution int gr e OB10 vous contactera pour assurer l int gration de la solution votre syst me 30 Juin 2013 Vous pouvez commencer effectuer des transactions par factures lectroniques avec Unilever Pour plus d information veuillez visiter www ob10 com unilever_info Si vous souhaitez contacter Unilever propos de ce changement de m thode de travail ou si vous ne pouvez pas respecter les d lais mentionn s veuillez contacter votre responsable de l approvisionnement Unilever Sinc res salutations pe Un Alan Cane Directeur des op rations Purchase to Pay Foire aux questions Quelles sont les attentes d Unilever vis
11. rs le processus d inscription 2 Formulaire en Ligne envoi de factures lectroniques via le portail OB10 Le Formulaire en Ligne OB10 est con u pour les soci t s qui envoient un faible volume de factures leurs clients chaque ann e Le portail vous offre une connexion s curis e et garantit l envoi de votre facture votre client en quelques heures ce qui lui permet de traiter votre facture et de vous payer rapidement Co ts d utilisation du Formulaire en Ligne Plusieurs niveaux de tarification sont disponibles pour l envoi de factures via le Formulaire en Ligne A l inscription tous les fournisseurs utilisant cette option re oivent automatiquement 12 transactions gratuites Au bout d un an si vous n avez pas utilis toutes vos transactions gratuites nous recr diterons votre compte de 12 factures utiliser dans les 12 mois suivants Si vous avez utilis les 12 factures et avez besoin de factures suppl mentaires pendant votre premi re ann e il vous sera demand d acheter votre premier lot de transactions 25 factures minimum Vous ne b n ficierez ensuite plus d autres possibilit s de transactions gratuites OptionsOverview_EU EN 4 12 Copyright 2012 OB10 OB10 et le logo OB10 sont des marques de commerce d OB10 et sont prot g es par la loi Structure tarifaire du Formulaire en Ligne Niveau de Transactions transactions Les 12 transactions initiales gratuites sont automatiquement dispo
12. u moyen de la Solution Int gr e soit cr er des factures en ligne l aide du Formulaire en Ligne via le Portail OB10 Le pr sent document explique comment fonctionne la facturation lectronique et quelles sont les options votre disposition OptionsOverview_EU EN 4 12 Copyright 2012 OB10 OB10 et le logo OB10 sont des marques de commerce d OB10 et sont prot g es par la loi Mode d emploi Acheteur Fournisseur A OBcompliance OBarchive En vitant l envoi de factures en double et en assurant qu elles contiennent les informations exig es par le client nous garantissons un traitement automatis et direct et permettons un paiement ponctuel Le portail OB10 vous donne acc s aux archives d OB10 et un certain nombre de fonctionnalit s de reporting Veuillez lire attentivement ce document afin de d terminer la meilleure option d utilisation pour votre soci t entre la Solution Int gr e ou le Formulaire en Ligne 1 Solution Int gr e envoi d un fichier d extraction de donn es Cette option est adapt e aux soci t s qui envoient un grand volume de factures La Solution Int gr e vous offre un processus totalement automatis o les donn es de facture sont directement extraites de votre syst me de facturation puis directement envoy es dans les syst mes de gestion de vos clients Cela signifie que e nous traitons les donn es dans presque tous les formats souhait s
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