FICHE N° 1
Contents
1. des fins bien identifi es La mise en place d une t l proc dure ne doit conduire ni imposer l identification pr alable des usagers si la d marche administrative ne le n cessite pas ni recueillir des donn es suppl mentaires qui ne seraient pas pertinentes par exemple demander le num ro de carte d identit pour la d livrance d un extrait d acte d tat civil Dans tous les cas les m mes r gles juridiques doivent s appliquer aux proc dures distance et aux proc dures sur place ou par courrier Les donn es recueillies ne doivent enfin servir que pour les finalit s expos es au moment de leur collecte L information des personnes gage de confiance pour les administr s Si des informations concernant les personnes consultant le site sont enregistr es et conserv es celles ci doivent tre inform es par des mentions explicites figurant sur les pages du site du caract re obligatoire ou facultatif des renseignements collect s de la finalit de la collecte des destinataires des informations trait es ainsi que de l existence d un droit d acc s et de rectification Si la collectivit envisage de r utiliser par exemple les adresses lectroniques des personnes participant un forum afin de les contacter les personnes doivent en tre inform es et doivent pouvoir s y opposer La pr sence d une case cocher permettant aux internautes de s opposer la r utilisation de leur2. lectoral tout lecteur tout candidat et tout parti ou groupement politique peut prendre communication en copie de la liste lectorale condition de s engager ne pas en faire un usage purement commercial Le maire peut donc d livrer tout lecteur tout candidat ou tout groupement politique une copie de la liste lectorale sur support informatique la condition toutefois que les m mes facilit s soient effectivement accord es tous les candidats qui en feront la demande et que nul ne soit dispens de payer la commune le prix de ces prestations Depuis la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations la Commission d acc s aux documents administratifs CADA est seule comp tente pour examiner les questions relatives l acc s aux listes lectorales Les utilisations possibles A condition de respecter les principes pr c demment nonc s les dispositions du code lectoral autorisent donc l utilisation des listes lectorales des fins de communication politique y compris en dehors des p riodes lectorales De la m me fa on un maire peut utiliser la liste lectorale des fins d information de la population de la commune par exemple pour adresser aux administr s le bulletin de la commune sous r serve de permettre chaque personne d exercer son droit d opposition cet envoi Il peut toutefois arriver qu un responsable mun
3. www cnil fr rubrique vos d clarations NB le projet d acte r glementaire devra tre adress par voie postale Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 16 sur 31 EENE FICHE N 7 RECENSEMENT DES BASES DES IMP TS LOCAUX La participation des communes au recensement des bases des imp ts locaux doit s accompagner d une n cessaire transparence l gard des administr s Les communes peuvent l exclusion des autres collectivit s locales communiquer aux services fiscaux des informations n cessaires au recensement des bases des impositions directes locales dans le cadre de l article L 135 B Les modalit s de l aide au recensement des bases d imposition La loi ne d finit pas pr cis ment les modalit s de cette assistance Dans les faits celles ci r sultent du seul choix de la collectivit locale ou d un accord m me informel pass avec les services fiscaux locaux Le risque existe que certaines communes soient tent es d aller au del de l objectif fix par la loi et d empi ter sur les comp tences propres de l administration fiscale C est ainsi que certaines communes mettent des agents la disposition des centres des imp ts du secteur D autres cr ent de leur propre initiative un service communal de contr le fiscal disposant d une brigade d enqu teurs municipaux ou d analystes charg s d exploiter et de rapprocher les sources d informatio
4. juridictionnelles Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 26 sur 31 LL La vid osurveillance dans les lieux qualifi s juridiquement de priv s L implantation de dispositifs de vid osurveillance dans des lieux qualifi s juridiquement de priv s lieux de travail n accueillant pas de public tablissements scolaires rel ve des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 d s lors que ces dispositifs permettent une conservation sous forme num rique des images c est dire constituent un traitement automatis d informations nominatives Ils doivent d s lors respecter les dispositions de loi et en particulier n tre mis en uvre que pour des finalit s d termin es et l gitimes toutes dispositions devant tre prises pour limiter la dur e de conservation des donn es garantir la s curit des traitements et assurer une parfaite information des personnes sur leurs droits d acc s Comment d clarer Les syst mes de vid osurveillance dans un lieu public ou ouvert au public n ont pas tre d clar s la CNIL sauf s ils sont utilis s pour la constitution d un fichier nominatif Les syst mes de vid osurveillance dans un lieu qualifi de priv doivent alors faire l objet d une demande d avis de la commune aupr s de la CNIL Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr ru
5. rendant n cessaire la centralisation des donn es biom triques pourrait tre susceptible de justifier le non respect de cette recommandation La CNIL n a toutefois jamais constat l existence d un tel imp ratif de s curit dans le cadre des activit s des collectivit s locales S agissant des proc d s biom triques reposant sur la reconnaissance de caract ristiques physiques ne laissant pas de traces la conservation des gabarits peut tre r alis e indiff remment sur support individuel ou dans une base de donn es Ainsi la CNIL a donn un avis d favorable la mise en uvre par un coll ge du sud de la France d un syst me de contr le d acc s la cantine scolaire reposant sur l enregistrement dans une base de donn es des empreintes digitales des l ves En revanche un dispositif similaire pr sent par un autre coll ge de la m me r gion reposant cette fois sur la reconnaissance du contour de la main a re u un avis favorable De plus une commune de la r gion parisienne a re u un avis d favorable son projet de contr le des horaires de ses personnels reposant sur la mise en uvre d une base centralis e permettant la reconnaissance de l empreinte digitale de chaque agent Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 30 sur 31 E Informer les personnes concern es Les personnes concern es par le dispositif biom trique doivent tre clairement
6. conservation ventuelle de leurs donn es dans un fichier et donc de leur droit de s opposer y figurer sans qu il en r sulte de cons quences leur gard des destinataires des informations et des conditions d exercice de leur droit d acc s de rectification et de suppression Pas d utilisation des donn es des fins politiques ou commerciales Un fichier de population ne peut tre utilis et c d des fins politiques ou commerciales La CNIL a ainsi rappel dans une recommandation du 3 d cembre 1996 relative l utilisation des fichiers des fins politiques disponible sur www cnil fr que l exception des listes lectorales les fichiers de gestion qui sont susceptibles d tre utilis s pour la communication d informations sur les activit s et les r alisations des collectivit s locales ne peuvent pas tre utilis s des fins de communication politique personnelle par les lus membres de ces collectivit s Ne collecter que les donn es strictement n cessaires Les informations susceptibles d tre conserv es doivent se limiter l identit la date de naissance et l adresse ainsi que le cas ch ant la composition de la famille la profession et la qualit de pr sident d une association Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 13 sur 31 EENE Limiter la conservation des donn es Les donn es doivent bien entendu tre
7. d une d claration simplifi e la condition qu ils soient conformes la norme n 27 dict e par la CNIL Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 8 sur 31 EENI FICHE N 3 FICHIERS CADASTRAUX ET SYST MES D INFORMATION GEOGRAPHIQUE Le cadastre recense d crit et fixe les limites des propri t s fonci res d en donner une valuation utilis e en mati re fiscale Il constitue un fichier nominatif dans la mesure o il comporte l identit des propri taires Nombre de collectivit s locales et de leurs groupements re oivent sur support informatique voire au sein d un syst me d information g ographique SIG la documentation cadastrale concernant leur territoire pour en permettre l exploitation des fins internes par leurs services ou pour renseigner le public int ress Dans certains cas les tablissements publics de coop ration intercommunale EPCI et les conseils g n raux acqui rent des fichiers aupr s des services fiscaux pour les mettre disposition des communes ou des collectivit s de leur ressort Pour quelles finalit s Le fichier du cadastre ou le SIG peut notamment tre consult lors de l instruction des demandes d autorisation d occupation du sol permis de construire de d molir d clara
8. de la commune Les communes ou les tablissements publics de coop ration intercommunale EPCI sont d sormais charg s de la pr paration et de la r alisation des enqu tes de recensement Ils recrutent et forment les agents recenseurs en liaison avec l INSEE pr parent sur le terrain la collecte des donn es suivent l avancement de la collecte et participent au contr le de l exhaustivit de la collecte Le premier cycle de recensement d bute en 2004 Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 23 sur 31 E uels traitements informatiques peuvent tre mis en uvre par les communes l occasion du recensement Le d cret n 2003 485 du 5 juin 2003 pris pour l application de la loi du 27 f vrier 2002 autorise les communes ou les EPCI mettre en uvre des traitements automatis s pour suivre l avancement de la collecte article 38 IIT powr le calcul des l ments de r mun ration des agents recenseurs article 38 IV pour le contr le d exhaustivit de la collecte article 39 A cet effet les communes ou les EPCI peuvent utiliser des donn es extraites du fichier de la taxe d habitation FTH localisation pr cise et cat gorie du logement nombre de logements par adresse et nombre de personnes par logement Comment d clarer Les traitements informatiques mis en uvre pour suivre l avancement de la collecte des donn es du recensement et pour le ca
9. domaine de l tat pour le recouvrement des cr ances domaniales Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 28 sur 31 E 2 Les organismes sociaux Les organismes d biteurs de prestations familiales ou en charge du versement du RMI dans les conditions pr vues par l article L 583 3 du code de la s curit sociale Les organismes d biteurs de prestations familiales ou les huissiers de justice au titre de leur mission de recouvrement des cr ances alimentaires impay es article 7 de la loi 73 5 du 2 janvier 1973 3 Les administrations de la justice de la police et de la gendarmerie Les magistrats dans le cadre des dispositions des codes de proc dure p nale et de proc dure civile notamment les articles 56 57 92 97 du code de proc dure p nale Le procureur de la R publique la demande de l huissier de justice porteur d un titre ex cutoire et au vu d un relev certifi sinc re des recherches infructueuses qu il a tent es pour l ex cution article 40 de la loi n 91 650 du 9 juillet 1991 Les officiers de police judiciaire de la police nationale et de la gendarmerie agissant en flagrant d lit sur commission rogatoire ou dans le cadre d une enqu te pr liminaire articles 57 1 60 1 et 76 3 du code de proc dure p nale Les bureaux d aide judiciaire afin de demander la v rification des ressources en vue de l attribution de l aide judiciaire loi n 72
10. effac es du fichier lorsque la commune acquiert connaissance du d c s de la personne ou de son d part de la commune ex renvoi du courrier pour NPAI radiation de la liste lectorale ou encore lorsqu elle a manifest le souhait d tre retir e du fichier Comment d clarer L informatisation d un fichier de population doit faire l objet de la part de la mairie d une demande d avis aupr s de la CNIL Pour les communes de moins de 10 000 habitants une d claration simplifi e de conformit la norme n 31 peut tre effectu e la condition que les seules finalit s soient l information des habitants ou l tablissement de statistiques Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 14 sur 31 EENE FICHE N 6 LES COMMUNES A L HEURE DE L ADMINISTRATION ELECTRONIQUE Les collectivit s locales souhaitent de plus en plus faciliter les d marches des administr s en particulier en permettant l accomplissement d un certain nombre de formalit s par internet ou encore en recourant pour la facturation de certains services des cartes puce multiapplicatives Ces applications d s lors qu elles sont appel es comporter des donn es nominatives rel vent de la loi informatique et libert s Un recueil de donn es personnelles
11. et compte tenu des risques de r utilisation non ma tris e des informations circulant sur Internet mises en mesure de s y opposer La Commission recommande enfin selon les fonctionnalit s offertes par le site de la collectivit qu un certain nombre d informations soient en outre port es la connaissance du public cf formulaire de d claration d un site Internet et ses annexes S agissant de donn es contenues sur des cartes puce l administr doit pouvoir tout moment conna tre les informations le concernant qui y sont enregistr es Des changes de donn es s curis s Les informations re ues distance ne peuvent tre stock es que le temps n cessaire la transmission vers le service concern sans donner lieu la constitution d une nouvelle base de donn es En outre les changes de donn es entre le site internet et les diff rents services de la collectivit doivent tre s curis s En mati re de vote lectronique la Commission a adopt le 1 juillet 2003 une recommandation sur la s curit de ces syst mes disponible sur le site www cnil fr Comment d clarer La mise en uvre par une commune d un site internet comportant notamment des t l proc dures ou encore d une application de cartes puce doit faire l objet d une demande d avis aupr s de la CNIL Pour les sites internet une proc dure de t l d claration est disponible se reporter au site de la CNIL
12. fichier dit de population et doit tre inform du caract re facultatif de l inscription dans un tel fichier Kk k Il appartient chacun de contribuer la bonne application de ces principes protecteurs de la personne La Commission Nationale de l Informatique et des Libert s autorit administrative ind pendante est charg e de veiller au respect des dispositions de la loi 1 A ce titre elle a une triple mission d information et de conseil aux particuliers dans l exercice de leurs droits d expertise et de veille technologique La CNIL dispose de pouvoirs particuliers pour faire respecter la loi elle contr le la mise en uvre des fichiers informatiques qui doivent cet effet tre d clar s aupr s d elle Elle peut galement proc der des v rifications sur place 1 Les textes cit s en r f rence texte de la loi du 6 janvier 1978 et des normes simplifi es applicables aux collectivit s locales sont disponibles sur simple demande aupr s de la CNIL ainsi que sur le site Internet de la CNIL l adresse suivante http www cnil fr Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 4 sur 31 EENG FICHE N 1 LES FICHIERS D TAT CIVIL UNE UTILISATION ENCADR E Les services d tat civil recourent des applications informatiques pour assurer en particulier la tenue des registres l dition des tables annuelles et d cennales la transmission des informations
13. inform es de sa mise en oeuvre de son caract re obligatoire ou facultatif des destinataires des informations et des modalit s d exercice de leurs droits d acc s et de rectification Comment d clarer Une demande d avis doit tre d pos e aupr s de la CNIL pr alablement la mise en uvre du dispositif se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations N B la norme n 42 dict e par la CNIL pour simplifier la d claration des traitements de gestion des contr les d acc s aux locaux des horaires et de la restauration n est pas applicable aux proc d s biom triques Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 31 sur 31 EENI
14. locales peuvent tre destinataires sous certaines conditions de statistiques sur la population qu elles administrent d lib rations de la CNIL du 24 mars 1998 et du 11 d cembre 2001 Les modalit s actuelles de diffusion des donn es du recensement Moyennant la signature d une licence d usage avec la direction r gionale de l INSEE concern e les collectivit s territoriales et leurs regroupements peuvent obtenir l lot d une part des fichiers d tail concernant les logements d autre part des comptages listes et tableaux pr d finis et sur mesure ne comportant pas de donn es sensibles ex nationalit nationalit ant rieure des fran ais par acquisition pays de naissance date d arriv e en m tropole Des r sultats sur les variables sensibles peuvent tre diffus s sous forme de tableaux pour les communes de plus de 5000 habitants et pour des zones infracommunales fixes regroupant environ 6000 personnes z Le nouveau recensement La loi n 2002 276 du 27 f vrier 2002 a instaur un nouveau dispositif de recensement de la population qui consiste op rer par la voie d un recensement classique exhaustif dans les Communes de moins de 10 000 habitants mais selon un principe de rotation annuelle 1 commune sur 5 tant recens e chaque ann e Dans les communes de 10 000 habitants ou plus c est une enqu te par sondage qui est effectu e chaque ann e aupr s de 8 de la population totale
15. transparence permet aux lus d afficher les objectifs de l action engag e ainsi que ses modalit s Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 17 sur 31 EENI Les communes ne peuvent en aucun cas collecter des renseignements susceptibles d tre transmis aux services fiscaux l insu des int ress s ex l occasion d enqu tes de voisinage ou sous couvert d une autre finalit ex la r alisation d une enqu te caract re g n ral sur les acteurs conomiques locaux Comment d clarer L informatisation des r les fiscaux doit faire l objet d une demande d avis pr alable la mise en uvre du fichier Parmi les finalit s expos es devra figurer l aide au recensement des bases d imposition ainsi que les modalit s d application Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 18 sur 31 EENE FICHE N 8 R LES DES IMP TS LOCAUX ET INFORMATION SUR LA POLITIQUE FISCALE LOCALE Les collectivit s locales re oivent chaque ann e de l administration fiscale les r les g n raux des imp ts directs locaux qui comportent les impositions mises leur profit Elles peuvent notamment demander que ces informations leur soient transmises sur support informatique sous la r serve principale de
16. 11 du 3 janvier 1972 modifi e par la loi du 31 d cembre 1982 relative l aide judiciaire 4 Les autres administrations b n ficiant d un droit de communication Les services ext rieurs du travail et de l emploi dans le cadre du contr le de la recherche d emploi ordonnance n 86 1286 du 20 d cembre 1986 articles L 351 1 et R 351 32 du code du travail Les services en charge de la gestion des allocations suppl mentaires pr vues aux articles L 815 2 et 3 du code de la s curit sociale fonds de solidarit vieillesse et fonds sp cial d invalidit pour le recouvrement sur la succession des h ritiers articles L 815 12 et L 815 15 du code de la s curit sociale Aucun fondement l gislatif n autorise la communication d informations aux particuliers ou des soci t s priv es telles que les agences de recouvrement de cr ances Sur les renseignements pouvant tre communiqu s Seules les informations figurant dans les fichiers manuels ou informatis s d tenus par les mairies peuvent tre communiqu es aux tiers autoris s en conna tre Les centres communaux d action sociale CCAS tant des tablissements publics distincts de la commune les fichiers qu ils g rent ne peuvent pas en cons quence tre utilis s par les services municipaux pour r pondre des demandes de renseignements adress es aux communes Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003
17. GUIDE D INFORMATION CM COLLECTIVIT S DE L INFORMATIQUE et LOCALES FICHES PRATIQUES DITION 11 2003 LES COLLECTIVIT S LOCALES ET LA PROTECTION DES DONN ES or 2 LES FICHIERS D TAT CIVIL UNE UTILISATION ENCADR E nn 5 FICHIERS D AIDE SOCIALE FICHIERS SENSIBLES een 7 FICHIERS CADASTRAUX ET SYST MES D INFORMATION G OGRAPHIQUE se 000 9 LISTES LECTORALES LES UTILISATIONS POSSIBLES eee 11 FICHIER D HABITANTS COMMUNIQUER AVEC SA POPULATION mn 13 LES COMMUNES A L HEURE DE L ADMINISTRATION LECTRONIQUE sn 15 RECENSEMENT DES BASES DES IMP TS LOCAUX sens 17 R LES DES IMP TS LOCAUX ET INFORMATION SUR LA POLITIQUE FISCALE OC E E E E E 19 FICHIERS DE DEMANDEURS D EMPLOI CONSTITUTION ET UTILISATION ss11110 20 LES COMMUNES ET LES FICHIERS DES ASSOCIATIONS SUBVENTIONN ES 22 COMMUNES ET RECENSEMENT nn nt 23 PERMIS DE CONSTRUIRE ET CONDITIONS DE DIFFUSION DES INFORMATIONS 25 LES DISPOSITIFS DE VID OSURVEILLANCE sens 26 DONNER DES RENSEIGNEMENTS SUR LES ADMINISTR S sen 28 BIOM TRIE LA POSITION DE LA CNIL siennes 30 Ces fiches sont t l chargeables sur le site Internet de la CNIL www cnil fr E EE E LES COLLECTIVIT S LOCALES ET LA PROTECTION DES DONN ES PERSONNELLES La plupart des communes disposent aujourd hui de moyens informatiques pour g rer les services municipaux l tat civil les listes lectorales la gestion du personnel les inscriptions s
18. Page 29 sur 31 EENI FICHE N 15 BIOM TRIE LA POSITION DE LA CNIL La CNIL constate un d veloppement des offres de services proposant le recours des techniques biom triques qui s appuient en particulier sur la reconnaissance de l empreinte digitale du contour de la main ou de l iris pour renforcer la s curit des acc s des locaux ou contr ler les horaires de travail de salari s ou d agents publics Quels risques et quelles garanties apporter Des techniques biom triques plus ou moins sensibles Certaines techniques biom triques rev tent une sensibilit particuli re dans la mesure o elles reposent sur la reconnaissance de caract ristiques physiques laissant des traces dans la vie quotidienne empreintes digitales ADN traces susceptibles d tre compar es avec les l ments biom triques pr c demment enregistr s afin d identifier a posteriori la personne pr sente en un lieu un moment d termin _ Privil gier le stockage des donn es biom triques sur un support individuel Face au risque de r utilisation de ces donn es la CNIL consid re que les caract ristiques biom triques d une personne doivent tre uniquement conserv s sur un support individuel carte puce ordinateur et non dans une base de donn es regroupant les caract ristiques anthropom triques de plusieurs personnes base centrale ou lecteur biom trique Seul un imp ratif particulier de s curit
19. a s curit des personnes et des biens y compris dans les lieux et tablissements ouverts au public expos s des risques d agression ou de vol L installation de tels dispositifs est subordonn e une autorisation du pr fet prise apr s avis d une commission d partementale pr sid e par un magistrat de l ordre judiciaire Le n cessaire respect de la vie priv e Les dispositifs de vid osurveillance ne doivent pas permettre de visualiser les images de l int rieur des immeubles d habitation ni de fa on sp cifique celles de leurs entr es Une dur e de conservation limit e Hormis le cas d une enqu te de flagrant d lit d une enqu te pr liminaire ou d une information judiciaire les enregistrements doivent tre d truits dans un d lai maximum fix par l autorisation d lai qui ne peut exc der un mois L information des personnes Le public doit tre inform de mani re claire et permanente de l existence du syst me de vid osurveillance et de l autorit ou de la personne responsable Toute personne int ress e peut s adresser au responsable d un syst me de vid osurveillance afin d obtenir un acc s aux enregistrements qui la concernent ou d en v rifier la destruction dans le d lai pr vu L acc s peut toutefois tre refus notamment pour des motifs tenant la s ret de l tat la d fense la s curit publique ou au bon d roulement des proc dures
20. a liste des b n ficiaires de l allocation du RMI article 21 de la loi du ler d cembre 1988 Certaines entit s peuvent obtenir communication ponctuellement et sur demande motiv e d informations relatives un usager ex services de police agissant sur commission rogatoire En cas de doute il appartient au CCAS de v rifier aupr s de l organisme demandeur le fondement l gislatif autorisant ce dernier obtenir des informations nominatives cf fiche n 14 Ne recueillir que les donn es strictement n cessaires Le CCAS n est en droit de demander un usager que les informations et pi ces justificatives pr vues par le s texte s d finissant les conditions d attribution de l aide sollicit e Ainsi l octroi des aides l gales est subordonn conform ment aux dispositions du code de l action sociale et des familles des conditions de r sidence stable en France et l absence de ressources suffisantes Ces crit res conduisent l gitimement le CCAS recueillir des informations sur les conditions de r sidence et sur la situation familiale professionnelle et financi re du demandeur 2 Le CCAS doit aux termes du d cret n 95 562 du 6 mai 1995 constituer et tenir jour un fichier des personnes b n ficiaires d une prestation d aide sociale ou d aide m dicale l gale ou facultative r sidant sur le territoire de la commune Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition nov
21. brique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 27 sur 31 LL FICHE N 14 CONDITION DE DELIVRANCE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES ADMINISTR S La loi Informatique et Libert s pr voit par principe que les informations nominatives faisant l objet d un traitement automatis ne peuvent tre communiqu es qu aux seuls destinataires mentionn s dans l arr t ou la d lib ration cr ant le traitement ou dans la norme en r f rence laquelle une d claration simplifi e a t d pos e aupr s de la CNIL Diverses lois attribuent des pr rogatives particuli res des tiers le plus souvent des autorit s publiques qui peuvent dans le cadre de l exercice de leurs missions se voir communiquer certaines informations Aux termes de l article 226 21 du code p nal le fait par toute personne d tentrice d informations nominatives l occasion de leur enregistrement de leur classement de leur transmission ou de toute autre forme de traitement de d tourner ces informations de leur finalit telle que d finie par les d clarations pr alables la mise en uvre de ce traitement est puni de 5 ans d emprisonnement et de 300 000 euros d amende Dans quelles conditions une commune peut elle communiquer des tiers des renseignements sur ses administr s Cette communication ne peut tre effectu e que sur demande ponctuelle crite visant des personne
22. c tre divulgu es Des mesures de s curit visant limiter l acc s au fichier doivent tre prises mots de passe individuels chiffrement des dossiers chang s par messagerie lectronique Les statistiques produites par le CCAS pour rendre compte de son activit ne doivent en aucun cas porter sur des donn es permettant d identifier m me indirectement un usager Assurer l information des usagers sur leurs droits Les demandeurs d aide doivent tre clairement inform s par voie d affichage et par des mentions explicites appos es sur les formulaires de demande d aide de l informatisation de donn es les concernant du caract re obligatoire ou facultatif des renseignements qui leur sont demand s et des cons quences d un d faut de r ponse des destinataires des informations et de l existence et des modalit s d exercice de leur droit d acc s et de rectification A cet gard il importe que toutes dispositions soient prises pour que les personnes concern es puissent facilement et sans d lai obtenir communication de leur dossier soit en se rendant sur place dans les locaux du CCAS ou de ses permanences soit en crivant au CCAS Comment d clarer En cas d informatisation du fichier le CCAS et non la mairie doit pr alablement adresser la CNIL une demande d avis Les fichiers mis en uvre pour la gestion des cr ches haltes garderies ou centres a r s peuvent faire l objet
23. certaines administrations la r daction assist e par ordinateur des actes et une dition d extraits et de copies des actes La tenue des registres d tat civil constitue donc une obligation pour les maires et les personnes concern es ne peuvent s opposer l informatisation des actes les concernant Les informations collect es aux fins de tenue de l tat civil ne peuvent tre utilis es d autres fins Les informations recueillies aux fins de tenue des registres d tat civil ne peuvent tre utilis es que pour l accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualit d officier d tat civil et ne peuvent donc tre utilis es d autres fins et en particulier des fins de communication politique ou d envoi par le maire de courriers personnalis s notamment l occasion de naissances mariages ou d c s d lib ration de la CNIL n 99 24 du 8 avril 1999 Les donn es que le maire est tenu de recueillir l occasion de la transcription d un acte pour le compte de l INSEE qui est charg de l exploitation statistique nationale des bulletins tat civil sont couvertes par le secret statistique et ne peuvent en aucun cas tre exploit es pour son propre compte par la mairie Les destinataires des actes d tat civil sont d finis par la loi Les informations nominatives enregistr es dans le registre d tat civil ne doivent tre communiqu es qu aux destinatair
24. colaires la gestion des redevances de l action sociale etc Des renseignements caract re personnel concernant les administr s ainsi que le personnel municipal font ainsi l objet d une exploitation informatique Ces informations parce quelles rel vent de la vie priv e et que leur divulgation est susceptible de porter atteinte aux droits et libert s des personnes concern es doivent tre prot g es La loi Informatique et Libert s du 6 janvier 1978 a d fini les principes respecter lors de la collecte du traitement et de la conservation de ces donn es La loi pr voit galement un certain nombre de droits pour les personnes dont les donn es personnelles ont t recueillies Le respect par les collectivit s locales des r gles de protection des donn es caract re personnel est un facteur de transparence et de confiance l gard des usagers Il est aussi un gage de s curit juridique pour les lus qui parce qu ils sont responsables des fichiers mis en uvre doivent veiller lorsque l informatisation d un service est envisag ce que la finalit du traitement informatique et les ventuelles transmissions d informations soient clairement d finies les dispositifs de s curit informatique pr cis ment d termin s les mesures d information des administr s appliqu es Les 5 principes cl s respecter 1 Le fichier doit avoir une finalit pr cise Les informations nominatives ne p
25. ctives publics comporte un risque d utilisation d tourn e de l information notamment des fins commerciales alors que les personnes concern es ne sont pas en mesure de s y opposer Les mesures de s curit n cessaires Les niveaux d acc s l application informatique doivent tre d finis avec pr cision S agissant d autres organismes publics EPCI que les communes les services concern s ne doivent pouvoir acc der sauf exception motiv e qu aux donn es g n rales n de la parcelle localisation nom et adresse du propri taire Un SIG en intranet ou extranet doit de pr f rence faire appel un r seau de terminaux d di s r seau VPN par exemple ou un cryptage des donn es Les informations cadastrales doivent tre r guli rement mises jour afin d viter de se r f rer par erreur des donn es p rim es Comment d clarer L informatisation du cadastre du service urbanisme ou la mise en uvre d un SIG doit faire l objet de la part de la commune d une demande d avis aupr s de la CNIL se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 10 sur 31 L E FICHE 4 LISTES LECTORALES LES UTILISATIONS POSSIBLES En application des articles 28 second alin a et R16 troisi me alin a du code
26. d clarer le traitement ainsi mis en oeuvre la CNIL La loi interdit express ment toute utilisation de ces informations des fins commerciales politiques ou lectorales Une information objective adress e l ensemble des contribuables La Commission admet que chaque collectivit ou groupement de collectivit s puisse recourir aux r les des imp ts locaux pour l envoi d une information ses administr s sur les modalit s de calcul des cotisations des imp ts locaux sur l volution des conditions d imposition qu elle a d finie sur les raisons de cette volution ainsi que sur la proportion que repr sente cet imp t parmi l ensemble des ressources de la collectivit L information ainsi diffus e doit tre objective et exclure toute consid ration notamment de nature politique ou toute vocation des incidences sur le niveau global d un imp t local d une d cision prise par une autre collectivit Seuls les nom et adresse des contribuables port s dans le fichier doivent tre utilis s et dit s pour la r alisation de ce traitement afin que le m me courrier soit adress l ensemble des contribuables locaux et que soit exclu tout envoi certaines cat gories de personnes de courriers cibl s qui tiendraient compte par exemple de leur niveau d imposition Il est enfin recommand que les courriers indiquent la provenance et l origine des informations utilis es pour leur envoi Commen
27. e divulgu es Les informations nominatives contenues dans les fichiers ne peuvent tre consult es que par les services municipaux habilit s y acc der en raison de leurs fonctions par exemple un fichier cadastral ne peut tre utilis a priori que par les services de l urbanisme du cadastre et de la voirie et ne peuvent tre communiqu es qu des destinataires et des personnes autoris es en conna tre en application de dispositions l gislatives particuli res ainsi le Tr sor Public est il en droit d obtenir ponctuellement des informations d tenues par les communes pour le recouvrement de cr ances fiscales ou des amendes et condamnations p cuniaires en revanche les organismes de recouvrement de cr dit ne peuvent en aucun cas avoir acc s aux fichiers d une commune 4 Le fichier doit tre exploit en toute s curit Le maire en tant que responsable du traitement est astreint une obligation de s curit il doit faire prendre les mesures n cessaires pour garantir la confidentialit des donn es et viter leur divulgation Il convient par exemple de veiller ce que chaque agent ait un mot de passe individuel r guli rement chang et que les droits d acc s soient pr cis ment d finis en fonction des besoins r els 5 La n cessaire information des usagers sur leurs droits Lors de l informatisation de tel ou tel service municipal ou encore lorsque des donn es sont recueillies par exempl
28. e communiqu s L adresse la profession et l identit des p re et m re des personnes concern es ne peuvent donc en aucun cas tre communiqu es des tiers Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 5 sur 31 EENI 2 les copies d actes de d c s peuvent tre d livr es toute personne qui en fait la demande Ainsi il est possible de communiquer des organismes de recherche m dicale qui en font la demande l indication ventuelle des d c s des personnes faisant l objet d une recherche m dicale 3 la consultation des registres datant de moins de cent ans est interdite sauf pour les agents de l tat habilit s cet effet et les personnes munies d une autorisation crite du Procureur de la R publique La consultation des registres d tat civil datant de plus de cent ans est libre en application de l article 7 3 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives Les personnes effectuant des recherches g n alogiques ne peuvent en cons quence avoir acc s aux registres d tat civil que dans les conditions pr cit es L information des personnes et le respect de leurs droits Les administr s doivent en revanche tre inform s de l informatisation des donn es d tat civil les concernant et des conditions d exercice de leur droit d acc s et de rectification par exemple par voie d affichage dans les locaux du service de l tat civil La publicatio
29. e par voie de questionnaires les usagers concern s et le personnel municipal doivent tre inform s du caract re obligatoire ou facultatif du recueil des destinataires des donn es et des modalit s d exercice des droits qui leur sont ouverts au titre de la loi Informatique et Libert s droit d acc s et de rectification mais aussi droit de s opposer sous certaines conditions l utilisation de leurs donn es Il importe que cette information soit diffus e au moyen d affiches appos es dans les services recevant du public et soit port e sur les formulaires administratifs tablis par la commune ainsi que sur les courriers adress s aux usagers Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 3 sur 31 EENG Le respect des droits des personnes inscrites dans un fichier 1 Le droit d acc s et de rectification Toute personne peut demander au d tenteur d un fichier de lui communiquer toutes les informations la concernant contenues dans ce fichier Elle a galement le droit de faire rectifier ou supprimer les informations erron es 2 Le droit d opposition Toute personne a le droit de s opposer pour des motifs l gitimes ce que des informations nominatives la concernant soient enregistr es dans un fichier informatique sauf si celui ci pr sente un caract re obligatoire par exemple un registre d tat civil Ainsi un administr peut s opposer figurer dans un
30. embre 2003 Page 7 sur 31 EENI Le CCAS peut galement recueillir des informations sur les difficult s d insertion sociale ou professionnelle des allocataires du RMI lorsqu il a pour mission d laborer le contrat d insertion de cet allocataire L enregistrement de la nationalit pr cise des demandeurs d aide sociale n appara t pas pertinent dans la mesure o le CCAS n a besoin pour appr cier la situation du demandeur que de savoir si celui ci rel ve des cat gories suivantes Fran ais ressortissant de l Union europ enne ressortissant d un pays ayant pass une convention d assistance avec la France ou ressortissant d un autre pays Limiter la dur e de conservation des donn es La dur e de conservation sur support informatique des informations nominatives relatives aux b n ficiaires d aide sociale doit tre limit e vingt quatre mois apr s la derni re aide accord e Toutefois les informations nominatives concernant les dossiers qui donnent lieu recours sur succession ou peuvent tre conserv es jusqu la fin de l op ration de recette li e au recours sur succession Ces pr conisations ne font pas obstacle l archivage sur des supports distincts des dossiers des usagers dans le respect des dur es d finies par les Archives de France Garantir la confidentialit des donn es Les donn es trait es par le CCAS sont couvertes par le secret professionnel et ne peuvent don
31. es habilit s en conna tre 1 PINSEE en application du d cret n 82 103 du 22 janvier 1982 relatif au r pertoire national d identification des personnes physiques et de l instruction g n rale de l tat civil 2 les services des imp ts pour les informations relatives aux d c s art L102 A du Livre des Proc dures Fiscales 3 les services de protection maternelle et infantile du D partement pour les extraits d actes de naissance et les copies d actes de d c s des enfants g s de moins de 6 ans conform ment l article 16 du d cret n 92 785 du 6 ao t 1992 4 les services d tat civil des autres mairies 5 les procureurs de la R publique aux fins de v rification ainsi que les greffes des tribunaux de grande instance en tant que d positaires des registres ont acc s aux registres d tat civil Des copies d actes de naissance de mariage ou de d c s peuvent cependant tre d livr s sous les conditions suivantes 1 la remise d un extrait d acte de naissance ou de mariage ne peut se faire que sur indication pr cise par le demandeur du lieu de naissance des nom pr noms et date de naissance de l int ress Par ailleurs lors de la remise d un extrait d acte de mariage seuls les nom pr noms sexe date et lieu de naissance de la personne ainsi que le cas ch ant le r gime matrimonial les dates de mariage de divorce de s paration de corps et de d c s peuvent tr
32. euvent tre recueillies et trait es que pour un usage d termin et l gitime correspondant aux missions de la collectivit responsable du traitement Ainsi de fa on g n rale un fichier municipal ne peut tre utilis des fins commerciales ou politiques par exemple un fichier cadastral ne peut tre c d des fins commerciales de m me le fichier des inscriptions scolaires ou des demandeurs d emploi ne peut tre utilis des fins de communication politique Tout d tournement de finalit est passible de sanctions p nales Les informations doivent tre pertinentes ad quates et non excessives par rapport la finalit du traitement ainsi le num ro de s curit sociale n a pas tre enregistr dans le fichier scolaire Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 2 sur 31 ER 2 Les informations ne peuvent tre conserv es de fa on illimit e Les informations ne peuvent tre conserv es de fa on ind finie dans les fichiers informatiques Une dur e de conservation doit tre tablie en fonction de la finalit de chaque fichier par exemple un mois pour les enregistrements de vid osurveillance deux ans compter de la derni re aide pour le fichier d aide sociale un an apr s le dernier contact avec l int ress pour le fichier des demandeurs d emploi Au del les donn es doivent tre archiv es 3 Les informations nominatives ne peuvent tr
33. icipal souhaite s adresser un groupe de personnes d termin jeunes personnes g es r sidents d un quartier etc Aucune disposition l gale n interdit d effectuer des tris notamment sur l ge ou sur l adresse La limitation des tris ou s lections d informations Sont interdits les traitements consistant op rer des tris sur la consonance des noms susceptibles de faire appara tre les origines raciales ou les appartenances religieuses des int ress s qu elles soient r elles ou suppos es article 31 de la loi du 6 janvier 1978 sanctionn p nalement par l article 226 19 du code p nal De m me un tri informatique du lieu de naissance des personnes partir de la liste lectorale n est pas justifi au regard du principe de finalit de la liste lectorale qui ne comporte une telle information qu afin de s assurer de l identit de l lecteur et d viter les fraudes au scrutin La Commission estime en cons quence qu un tel tri n est pas conforme la loi comme elle l a d j pr cis lors de sa d lib ration du 27 mai 2003 portant sur une demande pr sent e par une collectivit locale et visant assurer la promotion de la collectivit aupr s des personnes y tant n es mais n y r sidant pas d lib ration n 03 030 du 27 mai 2003 Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 11 sur 31 EENE La n cessaire information des personnes lors d un e
34. itimement constituer un fichier des demandeurs d emploi de la commune Dans ce m me objectif les maires peuvent obtenir la liste des salari s domicili s dans leur commune dont le contrat de travail va prendre fin aupr s d entreprises en liquidation ou mettant en uvre un plan social d s lors que les personnes concern es en ont t pr alablement inform es et n ont pas exprim d opposition cette communication Toute utilisation de ces fichiers d autres fins et notamment des fins de communication politique est proscrite Quelles donn es la mairie peut elle recueillir Les informations communiqu es par ANPE comportent g n ralement les noms pr noms et adresses des demandeurs d emploi ainsi que le cas ch ant l indication du versement d un revenu de remplacement article R 311 5 4 du code du travail La CNIL admet que la qualification professionnelle des demandeurs d emploi puisse tre galement communiqu e aux maires La commune peut ensuite compl ter son fichier par des informations recueillies aupr s des demandeurs d emploi afin de les aider dans leur r insertion professionnelle ex formation exp rience professionnelle disponibilit s z ui peut acc der aux donn es Les informations ne peuvent tre partag es par le maire qu avec ses adjoints ayant re u d l gation en mati re soit de placement soit d attribution d avantages sociaux ainsi qu avec les services
35. lcul de la paie des agents recenseurs n ont pas tre d clar s aupr s de la CNIL Il en est de m me en cas d utilisation du fichier de la taxe d habitation pour le contr le d exhaustivit de la collecte En revanche si les donn es du fichier de la taxe d habitation sont utilis es d autres fins la commune devra d poser aupr s de la CNIL une demande d avis Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 24 sur 31 LL FICHE N 12 PERMIS DE CONSTRUIRE ET CONDITIONS DE DIFFUSION DES INFORMATIONS Au titre de leurs missions d instruction du droit des sols les communes et les EPCI sont amen s recueillir des dossiers de permis de construire sur lesquels figurent des donn es nominatives Le nom du b n ficiaire du permis de construire ainsi que l adresse du terrain concern doivent tre port s la connaissance du public selon les modalit s pr vues par le code de l urbanisme Ces informations au m me titre que les autres l ments figurant dans la demande de permis constituent au sens de la loi du 17 juillet 1978 des documents administratifs librement communicables Ces donn es publiques peuvent donc tre utilis es d autres fins que la gestion des permis de construire et font l objet en pratique de nombreu
36. municipaux comp tents dans ces domaines article R 311 5 5 du code du travail Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 20 sur 31 E Combien de temps les donn es peuvent elles tre conserv es Il est recommand de ne pas conserver les donn es au del d un d lai d un an apr s le dernier contact avec l int ress Quelle information donner aux demandeurs d emploi Les demandeurs d emplois doivent tre clairement inform s de l existence de ce fichier des destinataires des informations et des conditions d exercice de leur droit d acc s et de rectification aux donn es les concernant La CNIL recommande en outre que les services municipaux comp tents pr cisent d s le premier courrier adress un demandeur d emploi que le code du travail autorise PANPE communiquer aux maires qui en font la demande la liste des demandeurs d emploi de la commune Comment d clarer En cas d informatisation du fichier des demandeurs d emploi le maire doit pr alablement d poser une demande d avis aupr s de la CNIL se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 21 sur 31 LL FICHE N 10 LES COMMUNES ET LES FICHIERS DES ASSOCIATIONS SUBVENTIONN ES Pour assurer la gestion de leu
37. n dans la presse ou sur le site internet de la commune des informations collect es lors de l tablissement des actes d tat civil ne peut tre effectu e qu apr s accord des personnes Comment d clarer Les fichiers informatiques mis en oeuvre par les services d tat civil doivent faire l objet de la part de la commune d une demande d avis aupr s de la CNIL ou pour les communes de moins de 2000 habitants d une simple d claration de conformit la norme simplifi e n 32 sur la gestion de la population se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations La Commission estime qu un traitement automatis exclusivement constitu partir de documents d archives devenus librement communicables et ne comportant que des informations nominatives datant de plus de 100 ans peut tre mis en oeuvre sans avoir faire l objet de formalit s pr alables aupr s de la CNIL Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 6 sur 31 EENI FICHE N 2 FICHIERS D AIDE SOCIALE FICHIERS SENSIBLES Le CCAS est aujourd hui un point d entr e dans de nombreux dispositifs l gaux aide sociale l gale CMU RMI CASU et peut tre conduit g rer directement des services ou des tablissements visant des publics sp cifiques cr ches r sidences pour personnes g es ou handicap es Il e
38. ns les plus diverses tels que les permis de construire ou des renseignements financiers ou commerciaux et de transmettre l administration fiscale le fruit des analyses visant au redressement de certains contribuables locaux D autres enfin vont jusqu recourir aux services d une soci t priv e sp cialis e dans la recherche de renseignements sur les contribuables La CNIL rappelle que le contr le des situations fiscales reste de la comp tence exclusive de l administration des imp ts et que toute transmission des tiers de donn es fiscales est interdite Les renseignements communiqu s aux services fiscaux ne doivent pas tre le r sultat de l analyse par les services municipaux du contenu de la situation fiscale des assujettis mais au plus de constatations objectives L information des administr s lors de l intervention de la commune dans le recensement des bases des imp ts locaux En pratique le recueil des informations s effectue le plus souvent par l envoi de questionnaires directement aupr s des personnes ou par la collecte de donn es sur les lieux de l habitation Dans tous les cas les administr s doivent tre inform s des informations collect es par l agent enqu teur des cons quences de leurs r ponses de leur droit d acc s et des finalit s de l ventuel questionnaire Ils doivent avoir en outre la possibilit de pr senter des observations avant la transmission aux services fiscaux Cette
39. nvoi r alis sur la base de la liste lectorale En cas d utilisation des listes lectorales pour proc der l envoi de courriers ou la r alisation d enqu tes la Commission recommande que les administr s soient inform s de l origine des informations ayant permis de les contacter et de leur possibilit de se faire radier sur simple demande des fichiers qui auraient t constitu s partir des informations issues de la liste lectorale Comment d clarer En cas d informatisation de la liste lectorale et de la liste lectorale compl mentaire constitu e pour l exercice en France du droit de vote des ressortissants d un tat membre de l Union Europ enne la commune doit adresser la CNIL des d clarations simplifi es en r f rence respectivement la norme simplifi e n 24 et la norme simplifi e n 38 Les traitements de communication politique constitu s partir des seules informations figurant sur les listes lectorales n ont pas faire l objet de formalit s pr alables aupr s de la CNIL L utilisation de la liste lectorale des fins d enqu tes aupr s de la population doit faire l objet d une demande d avis aupr s de la CNIL si les informations recueillies aupr s des administr s rev tent un caract re nominatif ou indirectement nominatif Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubri
40. objectifs pass avec l association d finir des modalit s de certification du nombre d adh rents ou de leur origine g ographique commune ou hors commune sans qu il y ait communication des noms des personnes La transmission une commune de donn es statistiques anonymes sur les adh rents d une association est admise De fa on g n rale une association ne peut sauf cas pr vus par la loi communiquer des tiers la liste nominative de ses adh rents que dans la mesure o ces derniers en ont t pr alablement inform s et ne s y sont pas oppos s Comment d clarer L informatisation des fichiers des adh rents d une association peut faire l objet d une d claration simplifi e aupr s de la CNIL si elle est conforme la norme simplifi e n 23 Dans le cas contraire une d claration ordinaire doit tre effectu e se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 22 sur 31 E FICHE N 11 COMMUNES ET RECENSEMENT Les communes ne sont pas habilit es conserver et traiter pour leurs propres fins les donn es socio d mographiques recueillies l occasion des op rations du recensement Seul INSEE peut tre destinataire de ces donn es qui sont couvertes par le secret statistique En revanche les collectivit s
41. onn es recueillies des fins purement fiscales description des locaux situation fiscale des personnes Ces derni res ne peuvent tre communiqu es qu au contribuable concern Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 9 sur 31 EENI La CNIL estime que seules sont susceptibles d tre transmises au public les donn es concernant l identification et la localisation des parcelles l identit des propri taires leur adresse l exclusion des autres informations description pr cise du logement niveau de confort valeur locative motif d exon ration des taxes fonci res Les informations cadastrales ne peuvent pas tre utilis es des fins de d marchage commercial politique ou lectoral ni de mani re porter atteinte l honneur ou la r putation des personnes ou au respect de leur vie priv e Les mairies ne doivent d livrer des renseignements qu en r ponse des demandes ponctuelles et pr cises concernant une parcelle d termin e apr s avoir fait signer au demandeur un engagement de ne pas utiliser les donn es des fins commerciales ou politiques et ne pas les divulguer Il convient de rappeler que le public peut galement s adresser au centre des imp ts fonciers du secteur charg titre principal d assurer la publicit du cadastre La CNIL estime enfin que la diffusion de donn es cadastrales nominatives sur des sites Internet ou des bornes intera
42. que vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 12 sur 31 EENE FICHE N 5 FICHIER D HABITANTS COMMUNIQUER AVEC SA POPULATION Les communes souhaitent l gitiment conna tre leurs administr s que ce soit pour les informer de la vie municipale et des services offerts pour les consulter sur des projets accueillir les nouveaux arrivants ou encore r aliser des enqu tes A cet effet elles peuvent tre conduites recueillir et conserver dans des fichiers dits de population des renseignements individuels sur les administr s l occasion de l accomplissement de formalit s administratives de la gestion de certains services gaz eau recouvrement de taxes ou encore par le biais de questionnaires diffus s aux habitants Une collecte des donn es n cessairement facultative Cette collecte de donn es ne peut constituer une obligation pour les administr s En effet le recensement exhaustif et permanent de l ensemble des coordonn es des administr s ne repose sur aucun fondement l gal la diff rence par exemple du registre d tat civil dont la tenue est obligatoire et il n existe pas en France l exception des d partements d Alsace Moselle d obligation de d clarer son domicile Les administr s doivent en cons quence tre clairement inform s lors de la collecte des donn es de sa finalit de son caract re facultatif de la
43. rs adh rents des donateurs des sympathisants de l association ou encore du personnel les associations recourent des fichiers nominatifs Ces fichiers doivent respecter les dispositions de la loi informatique et libert s La CNIL a tabli cet effet un guide pratique destin aux associations qui est consultable sur le site www cnil fr Une commune peut elle exiger des fins de contr le la liste nominative des adh rents d une association subventionn e L article L1611 4 du Code g n ral des collectivit s territoriales qui a remplac L 221 8 du code des communes reconna t l autorit communale le pouvoir d exiger d une association recevant une subvention de la commune la copie certifi e du budget et des comptes de l exercice coul ainsi que la communication de tous documents faisant appara tre les r sultats de l activit de l association Une commune ne peut donc ce titre exiger la liste nominative des membres d une association qui re oit une subvention de la commune Le Conseil tat a en effet rappel dans un arr t du 28 mars 1997 que la communication l autorit communale de la liste nominative des adh rents d une association m me subordonn e l interdiction faite la commune d en garder copie m connaissait le principe de la libert d association lequel a valeur constitutionnelle En revanche la commune peut par exemple dans le cadre d un contrat d
44. s coordonn es par un simple clic de souris est recommand e Exemples d information Les informations demand es sont destin es au service compl ter de la mairie Elles nous permettront de vous informer de l actualit municipale Vous pouvez tout moment demander conform ment aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 acc der aux informations qui vous concernent ou demander leur suppression si vous ne souhaitez plus recevoir de documentation Ou Les informations qui vous sont demand es sont destin es au service 0 compl ter de la nom de la collectivit Elles nous permettront de oannnoannananan compl ter La le nom de la collectivit souhaite toutefois conserver vos coordonn es afin de pouvoir vous contacter et vous tenir inform de nos activit s Vous pouvez vous y opposer en cliquant dans la case ci contre O Vous disposez en outre conform ment aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 d un droit d acc s aux informations qui vous concernent et pouvez demander tout moment leur modification ou leur rectification aupr s du service 0 compl ter Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 15 sur 31 EENE En outre si la collectivit envisage de diffuser en ligne des informations nominatives organigramme CV etc les personnes concern es doivent tre pr alablement inform es de cette diffusion
45. s nomm ment d sign es identifi es directement ou indirectement Il est exclu qu elle porte sur l int gralit d un fichier La demande doit pr ciser le texte l gislatif fondant ce droit de communication ainsi que les cat gories d informations sollicit es La collectivit saisie de la requ te doit s assurer de sa conformit aux textes invoqu s et peut toujours en cas de doute interroger la Commission uels sont les tiers autoris s obtenir des renseignements Sont consid r s en l tat de la l gislation comme des tiers autoris s obtenir ponctuellement des informations d tenues par les communes 1 L administration fiscale Le Tr sor public direction g n rale de la comptabilit publique uniquement dans les conditions fix es par les articles L 81 L 95 du Livre des Proc dures fiscales pour le recouvrement de cr ances fiscales ou des amendes et condamnations p cuniaires article 90 de la loi de finances pour 1987 Ces dispositions ne peuvent tre invoqu es pour le recouvrement des cr ances hospitali res dans la mesure o ce sont les mairies qui sont consult es et les cr ances municipales La direction g n rale des imp ts ou la direction g n rale des douanes dans les conditions pr vues par les articles L 81 L 95 du Livre des proc dures fiscales en vue de l tablissement de l assiette du contr le du recouvrement des imp ts et par l article L 79 du code du
46. ses utilisations commerciales Les propri taires de terrains construire constituent en effet une client le potentielle pour de nombreuses entreprises notamment dans le domaine de l quipement de l lectrom nager du gardiennage L information des personnes et le droit de s opposer l utilisation commerciale des donn es fournies l occasion du d p t d un permis de construire A l issue d une concertation engag e par la CNIL le Minist re de l quipement a pris des dispositions pour que les demandeurs de permis de construire soient d sormais clairement inform s que les donn es fournies l occasion du d p t de leur demande sont susceptibles d tre utilis es des fins commerciales et qu ils disposent du droit de s opposer une telle utilisation La mention suivante doit tre port e sur les formulaires de demande de permis de construire La loi n 78 17 du 6 janvier 1978 relative l informatique aux fichiers et aux libert s s applique aux r ponses contenues dans ce formulaire pour les personnes physiques Elle garantit un droit d acc s et de rectification pour les donn es les concernant qui peut tre exerc aupr s de la mairie du lieu des travaux Le droit d opposition toute cession visant permettre une utilisation de ces informations des fins commerciales peut s exercer aupr s de la mairie de la direction d partementale de l quipement ou de la direc
47. st ainsi amen collecter et enregistrer sur support informatique des informations d taill es sur les difficult s sociales ou m dico sociales de leurs usagers L utilisation de tels fichiers doit s entourer de garanties particuli res permettant d carter tout risque de stigmatisation des populations prises en charge Respecter la finalit sociale du fichier Le fichier g r par le CCAS ne peut tre utilis que pour remplir ses missions et ne peut en aucun cas tre exploit d autres fins comme par exemple des fins de communication politique Les donn es contenues dans ce fichier ne peuvent donc tre communiqu es qu aux services et organismes habilit s en conna tre c est dire ceux mentionn s dans le texte l gislatif r glementaire ou conventionnel encadrant le dispositif social concern Aide sociale l gale les services sociaux d partementaux comp tents les maires en leur qualit de pr sident du CCAS peuvent obtenir communication de ces donn es soit au moment du d p t de la demande soit lors de son examen par la commission d admission l aide sociale dont ils sont membres RMI les services pr fectoraux l organisme payeur CAF ou MSA la commission locale d insertion et le cas ch ant l organisme conventionn charg d assurer un suivi de l allocataire Le pr sident du Conseil g n ral et les pr sidents des CCAS sont galement habilit s recevoir l
48. t d clarer Dans l hypoth se o le traitement est d j d clar une d claration de modification doit tre effectu e afin d ajouter une nouvelle finalit S il s agit d une d claration initiale une demande d avis doit tre effectu e par la commune comportant cette finalit Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 19 sur 31 L E FICHE N 9 FICHIERS DE DEMANDEURS D EMPLOI CONSTITUTION ET UTILISATION Les collectivit s territoriales jouent un r le de plus en plus important dans la lutte contre le ch mage En particulier les communes peuvent recevoir des offres d emploi et effectuer des op rations de placement en faveur de leurs administr s la recherche d un emploi dans le cadre de conventions avec l Etat et l ANPE mais galement mettre en place des plans pour l emploi visant une population d termin e Dans quelles conditions un maire peut il constituer un fichier des demandeurs d emploi de sa commune En application de l article L 311 11 du code du travail les maires peuvent leur demande tre destinataires de la liste des demandeurs d emploi domicili s dans leur commune et ce exclusivement pour les besoins du placement ou pour la d termination d avantages sociaux Ils peuvent donc l g
49. tion de travaux de l exploitation des d clarations d intention d ali ner de la constitution des dossiers d acquisitions ou de ventes fonci res pour la gestion des permissions de voiries l envoi aux propri taires fonciers de courriers d informations sur des op rations d am nagement ou encore pour r pondre aux personnes ayant d pos une demande de renseignements concernant une parcelle ou un propri taire d termin dans la limite des informations communicables Chaque commune ou EPCI ayant ses propres fichiers cadastraux ou acc dant une base de donn es du cadastre g r e distance doit d finir pr cis ment les utilisations qu il souhaite faire des donn es cadastrales ou du SIG Pour quels utilisateurs Les communes ne peuvent acc der qu aux donn es cadastrales de leur territoire si bien qu en pr sence d un SIG intercommunal ou d partemental elles ne sont pas habilit es acc der aux donn es nominatives des autres communes Seuls doivent disposer d un acc s direct aux informations nominatives les services ayant un besoin permanent de ces donn es au titre d une au moins des finalit s d clar es du fichier par exemple les services du cadastre de l urbanisme des travaux de voirie Les contraintes de diffusion des informations cadastrales aupr s du public La documentation cadastrale comporte la fois des informations cadastrales par nature publiques et des d
50. tion r gionale de l quipement du lieu des travaux Comment d clarer L informatisation des dossiers de permis de construire ou plus largement du service urbanisme doit faire l objet pr alablement d une demande d avis aupr s de la CNIL Se reporter la partie mode d emploi de la d claration du guide ou au site de la CNIL www cnil fr rubrique vos d clarations Guide Collectivit s locales Fiches pratiques dition novembre 2003 Page 25 sur 31 E FICHE N 13 LES DISPOSITIFS DE VID OSURVEILLANCE La vid osurveillance dans les lieux publics L installation sur la voie publique et dans les lieux ou tablissements ouverts au public de syst mes de vid osurveillance est r glement e par les dispositions de la loi n 95 73 du 21 janvier 1995 et du d cret n 96 926 du 17 octobre 1996 dispositions qui ont t pr cis es par une circulaire du 22 octobre 1996 JO du 7 d cembre 1996 La n cessit d un imp ratif de s curit pour installer une vid osurveillance dans un lieu public Aux termes de la loi de 1995 les dispositifs de vid osurveillance ne peuvent tre mis en place dans les lieux publics que pour des finalit s pr cises protection des b timents et installations publics et de leurs abords des installations utiles la d fense nationale r gulation du trafic routier constatation des infractions aux r gles de la circulation et pr vention des atteintes l
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