Guide pour évaluer les actions de formations
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1. Guide pour aider l valuation des actions de formation Pourquoi valuer L valuation constitue la derni re tape du service d ing nierie que le conseiller de l AGEFOS PME Bretagne peut apporter l entreprise dans le cadre de la mise en uvre de son plan de formation L apport d un conseil ce niveau doit constituer aujourd hui une des exigences de l activit du conseiller Se pr occuper des r sultats de la formation des effets produits dans l entreprise s inscrit en effet dans la volont d AGEFOS PME d accompagner l entreprise dans tous les actes qui rel vent du processus de formation Lorsque le conseiller a guid l entreprise dans l laboration de son plan de formation le montage d un dossier de financement et la r daction de s cahier s des charges pour l achat de la formation il est souhaitable qu il se pr occupe des r sultats il y va de la coh rence et du sens de son action La d marche d valuation a des vertus p dagogiques d monstratives la m thodologie d velopp e permet au conseiller d enrichir ses comp tences en ing nierie et de d velopper des argumentaires pour sensibiliser les entreprises aux tapes d ing nierie De plus la direction et les instances paritaires de l Agefos PME sont en droit de se pr occuper des r sultats des actions de formation auxquelles la structure a accord un financement Les chefs d entreprises veulent savoir si l effort consenti au plan2. renseigner parce que les indicateurs n taient pas pr cis s en amont C est parfois un exercice difficile pour un responsable il faut l amener donner des exemples pr cis concernant les t ches et activit s Quelques exemples de questions que vous pouvez poser gt Les salari s ont ils acquis les comp tences souhait es pouvez vous les d crire gt Quel est le r sultat obtenu ou quels r sultats observez vous gt Concr tement que font ils maintenant qu ils ne faisaient pas avant AGEFOS PME BRETAGNE 2009 gt Ont ils t aid dans ces nouvelles t ches comment quels moyens avez vous mis en place gt Si les r sultats vous semblent insatisfaisants quelles en sont les causes Exemples de causes possibles Le temps insuffisant pour que les salari s puissent mettre en pratique Le contenu de la formation elle m me pr requis n cessaires non pr cis s Les outils mat riels moyens non mis disposition des salari s dans l entreprise leur retour de formation L organisation du travail inchang e Le r le de l encadrement quel accompagnement du salari apr s sa formation La motivation insuffisante des salari s quelle a t leur information leur pr paration en amont Ce questionnement sur les r sultats ou l insuffisance des r sultats permettra de renseigner la 4 me colonne de la grille du volet 2 commentaires dont le but est de tirer des
3. a t difficile remplir car les op rations d achat ont t insuffisamment formalis es L cart entre le pr vu et le r alis ne peut donc tre effectu Mais ce travail de mise en lumi re peut contribuer alerter l entreprise sur les inconv nients d une telle pratique et donc le sensibiliser aux pratiques d ing nierie Les 2 colonnes ce qui tait pr vu et ce qui a t r alis sont ais es remplir il y a eu formalisation de l acte d achat et l entreprise a bien suivi la mise en uvre de la formation Il est donc possible d valuer de v rifier la conformit de ce qui tait pr vu avec ce qui a t r alis La colonne ce qui tait pr vu est bien renseign e mais la colonne ce qui a t r alis est tr s difficile remplir avec l entreprise ce qui d montre qu il n y a pas eu de v ritable suivi du plan On se posera alors avec l interlocuteur une s rie de questions gt il y a t il eu suivi avec l OF gt ily a t il eu entretien entre la hi rarchie et les salari s apr s leur formation A la fin de l entretien Il est important de laisser une trace l entreprise le conseiller peut remettre son interlocuteur le tableau rempli en commun ou bien il s engage lui adresser apr s lavoir finalis AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Evaluation des prestations formation r alis es Intitul de la formation Indicateurs ce qui tait pr
4. des effets constat s d augmentation du CA l export r duction des d lais de livraison diminution des retours clients Indicateurs d impacts organisationnels Mesure des effets constat s organisation en quipe certification qualit cr ation d un encadrement interm diaire suppression d une ligne hi rarchique cr ation de service fusion ou rapprochement de services Indicateurs d effets sur la mobilit interne Mesure des effets constat s e nombre de personnes form es ayant chang d emploi Impacts et effets du plan de formation dans l entreprise suite Exemples AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Indicateurs d effets sur l emploi Mesure des effets constat s e nombre de personnes embauch es suite la mobilit interne e suite aux r sultats conomiques e embauches suite la cr ation d un nouveau service Indicateurs d effets sur la classification Mesure des effets constat s nombre de personnes form es ayant chang de classification Indicateurs d effets sur les hommes Mesure des effets constat s motivation des salari s esprit d quipe AGEFOS PME BRETAGNE 2009 19
5. enseignements en vue d am liorer les pratiques A la fin de l entretien Soit le tableau rempli est laiss directement l entreprise ou bien le conseiller se propose de le mettre en forme en fonction de ce qui aura t d cid avec son interlocuteur et de le lui retourner dans les jours qui suivent 11 AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Intitul de la formation Comp tences vis es Indicateurs de r sultats R sultats observ s par l entreprise Commentaires AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Intitul de la formation exemple d une formation aux techniques du management pour cadres interm diaires nouvellement promus Comp tences vis es Indicateurs de r sultats R sultats observ s par l entreprise Commentaires Conduire une r union avec son quipe affichage de l ordre du jour indication de l heure de d but et de fin gestion du temps entre l information descendante et ascendante l organisation des changes r daction d un compte rendu relev de d cisions communiqu l quipe Conduire un entretien annuel avec chaque membre de son quipe information donn e aux salari s en amont document pr paratoire pour le salari r daction des constats r daction des d cisions des objectifs des moyens AGEFOS PME BRETAGNE 2009 13 Volet 3 Impacts et effets du plan de
6. financier mais aussi organisationnel a effectivement produit des r sultats si les comp tences vis es par la formation et n cessaires l atteinte de leurs objectifs sont effectivement disponibles C est galement l ensemble des acteurs de l entreprise qui sont concern s par cette op ration les Responsables hi rarchiques les salari s form s les DP et le CE Le fait de se pr occuper de l valuation des actions de formation contribue donner de la coh rence la politique de l entreprise en mati re de gestion des ressources humaines renforcer l importance accord e au d veloppement des comp tences et reconna tre le r le de la formation AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Enfin les pouvoirs publics dans le cadre des programmes d aide EDDF FSE par exemple doivent pouvoir disposer d informations pr cises sur l utilit r sultats effectivement produits des financements accord s On constate en effet que cette pr occupation porte de plus en plus sur des aspects qualitatifs c est dire sur les comp tences nouvellement acquises et mobilis es dans les entreprises C est donc l ensemble des acteurs qui sont int ress s par le d veloppement de pratiques d valuation de la formation dans les entreprises Et l Agefos PME a un r le moteur jouer sur ce point Des cibles prioritaires sont d finir par les diff rentes Agefos PME par exemple les actions ayant fait l objet de financements de la part d
7. e OPCA les actions collectives les plans de formation ayant b n fici de financements publics Dans la mise en uvre de ce service aux entreprises il ne faut pas oublier qu valuer ne constitue pas une fin en soi Evaluer doit engager un effet de r troaction sur les pratiques et les comp tences des conseillers l valuation bien conduite est formative pour le conseiller et pour l entreprise L valuation doit en effet amener l entreprise prendre des d cisions en vue d am liorer les diff rentes phases du processus de formation l analyse des besoins l laboration du plan de formation les proc dures d achat le pilotage du plan de formation Ce guide a pour but d aider le conseiller accompagner l entreprise dans cette d marche Il est plus particuli rement con u pour valuer les formations sur mesure les actions cl s ou particuli rement strat giques du plan de formation de l entreprise Qui doit valuer C est l entreprise qui doit tre en mesure d appr cier les r sultats et les effets du plan de formation qu elle a mis en place Mais c est le conseiller de l AGEFOS PME dans le cadre de sa mission de conseil qui doit guider l entreprise au plan m thodique proposer des outils ses interlocuteurs et les aider interpr ter les r sultats En dernier ressort il aide l entreprise tirer des enseignements de cette op ration et prendre des mesures en vue d am liorer l labora
8. ets escompt s voire des effets indirects Le volet 3 du guide est appliquer selon des d lais variables selon l ampleur et le contenu du plan il peut s appliquer en m me temps que le volet 2 AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Plan du guide Cet outil est compos de trois volets Volet 1 Evaluation des prestations de formation r alis es tude de la conformit des actions r alis es avec ce qui tait pr vu conformit par rapport au cahier des charges et au projet pr sent par l organisme de Formation Volet 2 Evaluation des r sultats dans l entreprise comp tences nouvelles effectivement mobilis es par les salari s form s Volet 3 Impacts et effets du plan de formation sur l entreprise Les trois volets peuvent tre utilis s s par ment ou en totalit C est au conseiller d estimer au cas par cas de la pertinence de l application de telle ou telle partie de l outil dans une entreprise donn e AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Volet 1 Evaluation des prestations de formation r alis es Etude de la conformit des actions r alis es avec ce qui tait pr vu Les documents auxquels il convient de se r f rer pour valuer la prestation r alis e sont le cahier des charges le projet de formation de l OF la convention sign e avec POF et s il y a lieu les documents de suivi comme le tableau de bord du plan de formation cf guide pour aider l entreprise piloter le plan de d veloppe
9. formation sur l entreprise Quels sont les effets du plan sur l ensemble de l entreprise Les documents auxquels il convient de se r f rer pour appr cier les effets du plan sont principalement le projet de l entreprise le plan de formation le dossier EDDF FSE Mode d emploi Le tableau pr sent ci apr s permet au conseiller de guider la r flexion du chef d entreprise sur ce point L interlocuteur du conseiller sera le chef d entreprise ou le responsable RH charg du plan de formation dans l entreprise Avant l entretien La colonne indicateurs est remplir partir des l ments d tenus concernant la strat gie de l entreprise et le plan de formation Il est probable que le conseiller ne d tient pas toutes les informations n cessaires mais il peut commencer pr parer le travail avant de rencontrer l entreprise Pendant l entretien Le tableau propose un cadre pour guider le chef d entreprise se poser les questions pour l aider appr cier et pr ciser les r sultats Tous les types d impacts mentionn s dans le tableau ne sont pas n cessairement pertinents pour une entreprise donn e cela d pend de son projet et de son plan de formation de m me pour les indicateurs ce sont des exemples types La colonne mesure des effets constat s est bien entendu remplir avec le chef d entreprise A partir de ce tableau le conseiller peut amener le chef d entreprise se poser des ques
10. hier des charges le projet de formation de l OF ainsi que les fiches de postes ou r f rentiels m tier s ils existent et s ils ont t mentionn s par l entreprise au moment de la r daction du cahier des charges Mode d emploi La grille propos e sert de cadre pour conduire l investigation avec l entreprise formaliser les constats et r fl chir avec le responsable sur les r sultats obtenus L interlocuteur doit tre dans tous les cas le responsable encadrant les salari s form s Avant l entretien Le conseiller commence remplir les deux premi res colonnes du tableau comp tences vis es indicateurs de r sultat en fonction des informations dont il dispose recueillies dans le programme de formation de l OF le cahier des charges L important est d tre pr cis sur les comp tences vis es par la formation et sur les indicateurs de r sultat c est dire sur ce qui va permettre de constater que la comp tence est effectivement produite Pendant l entretien Dans un premier temps il s agira de bien se mettre d accord sur le cadre de r f rence en l occurrence la d finition des comp tences vis es Puis faire exprimer au responsable de l entreprise les r sultats constat s en termes d activit s et de comp tences Souvent les interlocuteurs de l entreprise ont de la difficult pr ciser les r sultats et surtout trouver des indicateurs cas o la deuxi me colonne du tableau est difficile
11. ment des comp tences Mode d emploi La grille pr sent e ci apr s sert de fil conducteur pour conduire un entretien et de trame pour formaliser les constats avec le responsable de l entreprise L interlocuteur peut tre le chef d entreprise ou le responsable concern par la ou les actions valu es On utilisera une grille par action de formation Avant l entretien Le conseiller commence formaliser le r f rentiel d valuation en fonction des informations dont il dispose il remplit la deuxi me colonne de la grille ce qui tait pr vu La troisi me colonne ce qui a t r alis sera renseign e au cours de l entretien avec l interlocuteur Pendant l entretien Dans un premier temps il s agira de compl ter et valider le cadre de r f rence c est dire le contenu de la deuxi me colonne Puis de remplir la troisi me colonne L exploitation de cette grille avec le responsable de l entreprise doit permettre d organiser les changes de fa on m thodique en suivant les indicateurs et conduire se poser les bonnes questions afin de d gager les am liorations mettre en place gt concernant la formalisation de lacte d achat de la formation le contenu du cahier des charges le projet de formation de l OF gt concernant le pilotage en interne du plan de formation AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Plusieurs cas de figure peuvent appara tre La colonne ce qui tait pr vu
12. s pr cise quels taient les objectifs poursuivis et les r sultats attendus par l entreprise Au plan m thodique il ne peut y avoir valuation si l on ne pose pas d abord le cadre de r f rence C est dire combien l valuation est d pendante des phases d laboration du plan de formation et des actes d ing nierie on peut difficilement valuer si les objectifs et les r sultats recherch s n ont pas t pr cis s et surtout formalis s Pour chaque objet valuer on va devoir par cons quent mettre en lumi re d une part le r f rentiel que l on va utiliser Ce cadre de r f rences sera re construit partir de plusieurs sources l ments de la politique de formation et du plan de formation cahiers des charges correspondants aux actions valuer programmes et projets de formation des Organismes de formation fiches de postes ou r f rentiels m tier s il y a lieu d autre part les informations concernant les r alisations de formation et les r sultats obtenus en termes de comp tences ainsi que les conditions de mise en uvre de ces comp tences AGEFOS PME BRETAGNE 2009 C est la mise en regard de ces deux param tres qui conduira produire une valuation c est dire statuer sur les r sultats en termes de conformit d efficacit de coh rence En dernier lieu les constats effectu s doivent tre interpr t s avec l entreprise de fa on en tirer des enseignements pour les actions fu
13. tion et la mise en uvre de son plan de formation Quoi valuer AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Quand on se propose d valuer la formation il est n cessaire d abord de pr ciser ce que l on veut valuer exactement autrement dit de d limiter son objet On peut en effet valuer plusieurs dimensions de la formation gt la pertinence du choix d une action au regard des besoins de l entreprise gt la conformit de l action mise en place au regard de ce qui a t achet gt les acquis des form s l issue de la formation gt les r sultats en terme d efficacit les comp tences effectivement mobilis es dans l entreprise gt les effets indirects de la formation dans l entreprise L outil ne se propose pas de r pondre l ensemble de ces points Il se propose d aider l entreprise faire le point sur gt le d roulement des actions de formation sont elles conformes avec ce qui tait pr vu ce qui a t achet gt les r sultats obtenus en termes de comp tences professionnelles effectivement mobilis s gt les effets indirects et l impact du plan de formation dans l entreprise Comment valuer Pour valuer une action son d roulement les r sultats produits il est n cessaire de disposer d un cadre de r f rence c est dire du mod le auquel on va se r f rer et comparer les r sultats atteints Autrement dit il est n cessaire de bien mettre en lumi re de fa on tr
14. tions plus larges sur l utilit du plan de formation Exemples AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Au terme du plan de formation que pensez vous de votre investissement financier au regard des r sultats et effets dont on vient de parler cette question est introduire lorsque des r sultats et des effets ont t bien identifi s A la fin de l entretien Soit le tableau rempli est laiss directement l entreprise ou bien le conseiller se propose de le mettre en forme en fonction de ce qui aura t d cid et de l adresser son interlocuteur dans les jours qui suivent 15 AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Impacts et effets du plan de formation dans l entreprise Indicateurs d impacts conomiques Mesure des effets constat s Indicateurs d impacts organisationnels Mesure des effets constat s Indicateurs d effets sur la mobilit interne Mesure des effets constat s Impacts et effets du plan de formation dans l entreprise suite AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Indicateurs d effets sur l emploi Mesure des effets constat s Indicateurs d effets sur la classification Mesure des effets constat s Indicateurs d effets sur les hommes Mesure des effets constat s AGEFOS PME BRETAGNE 2009 17 Impacts et effets du plan de formation dans l entreprise Exemples Indicateurs d impacts conomiques Mesure
15. tures A quel moment est il pertinent d valuer Le moment o l on va proc der l valuation constitue un facteur important Il est d terminer en fonction de ce que l on cherche valuer e S il s agit de v rifier la conformit de l action de formation r alis e avec ce qui a t pr vu et donc achet l op ration peut tre conduite en cours et en fin de formation Le volet 1 du guide peut tre appliqu d s la fin de l action de formation S il s agit d valuer les r sultats en termes de comp tences nouvelles mobilis es par les salari s form s un d lai est respecter apr s la formation La pertinence de ce d lai est appr cier en fonction de la nature de la formation effectu e Exemples pour des formations l utilisation d outils bureautique chariots l vateurs les r sultats peuvent tre rapidement observ s un mois environ condition bien entendu que les salari s aient l outil leur disposition pour des formations au management ou ayant une dimension culturelle le d lai pour la constitution des comp tences est plus long 3 6 mois voire plus Le volet 2 du guide est appliquer plut t en diff r S il s agit d appr cier l impact et les effets du plan sur l entreprise il est n cessaire bien entendu que l ensemble des actions pr vues soient r alis es mais il faut aussi laisser au temps la possibilit de produire les eff
16. vu e Equipement mat riel p dagogique e Identit et profil du formateur e Calendrier e Documentation supports pour les stagiaires e Contenu du programme e M thodes p dagogiques e Co t e Conditions mat rielles e Profil des stagiaires e Evaluation des acquis par l OF ce qui a t r alis AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Evaluation des prestations formation r alis es exemple Intitul de la formation Exemple d une formation au logiciel Excel Indicateurs ce qui tait pr vu ce qui a t r alis e Equipement mat riel un poste par personne p dagogique e Identit et profil du Mme X formateur e Calendrier 12 13 f vrier 5 mars 2008 e Documentation Un classeur supports pour les stagiaires e Contenu du programme Lu e M thodes D monstration exercices p dagogiques application directe des cas des stagiaires e Co t 400 euros stagiaire e Conditions mat rielles Locaux de l OF repas compris e Profil des stagiaires Secr taires administratives et commerciales Niveau BAC e Evaluation des Tests en fin de stage acquis par l OF r sultats remis aux stagiaires AGEFOS PME BRETAGNE 2009 Volet 2 Evaluation des r sultats dans l entreprise Identification des comp tences nouvelles mobilis es par les salari s form s Les documents auxquels il convient de se r f rer pour valuer les comp tences nouvelles mobilis es sont le ca
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