PHILIPS - Tungsten Network
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1. Oui La facturation lectronique via Tungsten sera incluse dans le processus d valuation pour les nouveaux fournisseurs et appels d offres Pour ce qui est des nouveaux contrats Philips inclura des conditions g n rales de vente dans les contrats pour de futures affaires qui n cessiteront que les fournisseurs aient recours au r seau Tungsten Devrai je utiliser ce service si mon client est actuellement pay temps Oui Votre utilisation du service Tungsten garantira que nous continuerons de vous payer temps PHILIPS Que se passe t il si je continue d envoyer des factures sur papier Bien que vous travailliez avec Tungsten pour remplir votre inscription nous serons heureux de continuer de recevoir vos factures sur papier Nous avons fix une date limite au le novembre 2014 pour que les fournisseurs passent au r seau Une fois que vous envoyez des factures via le r seau Tungsten merci de vous assurer que vous cessez d envoyer des exemplaires sur papier compter du ler janvier 2015 Philips ne traitera plus de factures papier Quelle est l incidence si je travaille dans le programme de Financement Fournisseur La facturation lectronique Tungsten repr sentera une am lioration essentielle pour le programme car cela r duira le temps de traitement en supprimant la gestion manuelle de factures papiers Le traitement imm diat des factures est une condition requise pour que Citibank puisse ex cuter le paiement conform2. De 101 500 factures par mois 0 60 De 501 2 000 factures par mois 0 44 partir de 2 001 factures par mois 0 32 Des frais de connexion acheteur seront factur s en sus Les frais annuels couvrent la cr ation et la maintenance de votre compte pour une seule entit fiscale Prenez note que les transactions sont factur es mensuellement en raison du volume utilis 2 4 NOTIFICATION Les informations contenues dans ce document sont la propri t de Tungsten et leur utilisation est destin e aux employ s aux partenaires commerciaux et aux clients Elles ne peuvent pas tre copi es dupliqu es utilis es de quelque fa on que ce soit ou transmises des tiers sans l autorisation pr alable de Tungsten Copyright 2014 Tungsten Tungsten est une marque commerciale de Tungsten Corporation Plc et est prot g e par la loi Tungsten logo TUNGSTEN Commencer utiliser la Solution Int gr e Lorsque votre client vous invite rejoindre le r seau Tungsten Network l un de nos sp cialistes vous guidera travers le processus d inscription 2 Formulaire en Ligne envoi de factures lectroniques par le Portail Le Formulaire en Ligne est con u pour les soci t s qui envoient un faible volume de factures leurs clients chaque ann e Le Portail vous offre une connexion s curis e et garantit l envoi de votre facture votre client en quelques heures ce qui lui permet de traiter votre facture et de vous
3. PHILIPS Philips Procurement Philips Finance Operations A l attention de Fournisseurs Philips De la part de Fredrick Spalcke Simone Noordegraaf Juillet 2014 Objet Philips est pass la facturation lectronique Ch re Madame Cher Monsieur Dans le cadre de notre strat gie globale nous souhaitons constamment am liorer la qualit l efficacit le service et la rapidit de nos op rations C est pour cette raison que Philips abandonne le traitement des factures papier et a mis en place un programme de facturation lectronique pour ses fournisseurs de biens et de services Nous sommes convaincus que ce processus est b n fique tant pour Philips que pour ses fournisseurs Votre soci t a t identifi e dans ce programme L utilisation de la facturation lectronique est obligatoire compter du ler janvier 2015 Vous tes incit s adopter cette initiative au plus t t pour commencer en tirer les avantages parmi lesquels ceux cit s ci apr s e Co ts de traitement r duits e Livraison garantie et s re de la facture en quelques heures e Traitement rapide et pr cis des factures e __ Suppression de processus bas s sur papier qui prennent beaucoup de temps Philips s est associ Tungsten Network le nouveau nom pour le fournisseur de facturation lectronique mondiale OBIO pour faciliter votre passage la facturation lectronique Tungsten propose des options flexibles pour soumettre les factur
4. ment au programme Financement Fournisseurs Puis je recevoir mes ordres d achat via Tungsten Des informations relatives aux ordres d achat seront adress es lectroniquement par Philips Tungsten et une s rie de v rifications sera ex cut e par Tungsten afin d augmenter la conformit de la facture et d am liorer la possibilit pour Philips de traiter vos factures de mani re lectronique Toute activit de gestion des achats peut tre consult e via le Portail Tungsten pour examen et reporting 24h 24 7j 7 Comment b n ficier du service d ordres d achat Les avantages que vous gagnerez comprennent le fait de savoir que votre facture est conforme aux exigences pos es par Philips ce qui garantit que votre facture est directement envoy e aux syst mes de comptabilit de Philips Comment fonctionne la solution de conversion d ordre d achat Pour les fournisseurs qui souhaitent cr er leurs factures en ligne vous pouvez acc der l ordre d achat sur le Portail Tungsten et ouvrir l ordre d achat pour cr er directement votre facture partir des informations du bon de commande Ceci facilite la cr ation de la facture et garantit la synchronisation de la facture et des informations contenues sur le bon ce qui permet une ad quation rapide avec la facture Des frais sont ils li s ce service Si vous optez pour la Solution Int gr e il y a un droit d inscription annuel auquel s ajoute un tarif de transacti
5. Philips une image de la facture ou une option de t l chargement des donn es dans un format d termin ne r pond pas aux processus commerciaux de Philips Comment faire si je ne dispose pas d un syst me capable de cr er des factures lectroniques Vous pouvez acc der au site internet s curis de Tungsten et cr er des factures en ligne en vous servant du formulaire sur le Web Aucune installation logicielle n est requise Il vous suffit de poss der une connexion Internet et un navigateur standard Puis je envoyer des factures lectroniques tous mes clients en me servant de Tungsten Oui Une fois que vous tes inscrit sur le r seau Tungsten Tungsten peut vous permettre d envoyer des factures lectroniques n importe quels autres clients qui sont membres du r seau Je projette de changer prochainement mon logiciel de facturation puis je attendre Notre objectif d clar est d avoir tous les fournisseurs inscrits et en mesure d envoyer des factures compter du le novembre 2014 Le r seau Tungsten accepte tous les formats de donn es en entr e vous pouvez donc rejoindre le r seau envoyer vos factures et lorsque vous tes pr t utiliser votre nouveau logiciel avisez simplement Tungsten des changements apport s la sortie de donn es et ils feront les changements n cessaires au r seau ce qui assure une livraison de factures ininterrompue pour une transition en douceur Tungsten peut il offrir de l
6. payer rapidement Co ts d utilisation du Formulaire en Ligne Plusieurs niveaux de tarification sont disponibles pour l envoi de factures via le Formulaire en Ligne l inscription tous les fournisseurs utilisant cette option re oivent automatiquement 12 transactions gratuites Au bout d un an si vous n avez pas utilis toutes vos transactions gratuites nous recr diterons votre compte de 12 factures utiliser dans les 12 mois suivants Si vous avez utilis les 12 factures et avez besoin de factures suppl mentaires pendant votre premi re ann e il vous sera demand d acheter votre premier lot de transactions 25 factures minimum Vous ne b n ficierez ensuite plus d autres possibilit s de transactions gratuites Structure tarifaire du Formulaire en Ligne Niveau de transactions Transactions 1 12 Gratuit 2 25 35 3 50 65 4 125 150 Options de paiement vous pouvez payer par PayPal ou par Carte Bancaire Nous acceptons les cartes Visa Visa Electron MasterCard Maestro Solo et American Express Nous pouvons galement vous envoyer une facture mais vous devrez acheter un minimum de 125 transactions et payer des frais d administration de 15 NOTIFICATION Les informations contenues dans ce document sont la propri t de Tungsten et leur utilisation est destin e aux employ s aux partenaires commerciaux et aux clients Elles ne peuvent pas tre copi es dupliqu es utilis es de quelque fa
7. aide dans diff rentes langues Oui Tungsten propose des services Ventes Mise en uvre et Assistance en Anglais Fran ais Allemand N erlandais Polonais Portugais Espagnol et Italien Tungsten dispose galement de num ros de service local client dans les pays suivants Australie 61 0 1800035399 Belgique 32 0 24031011 Danemark 45 0 80885818 Finlande 358 0 8001 18871 France 33 0 170708100 Allemagne 49 0 69222220290 Irlande 353 0 12477709 Italie 39 0236006340 Malaisie 60 0 1800813158 Pays Bas 31 0 207121385 Nouvelle Z lande 64 0 80044812 1 Singapour 65 0 800 1204757 Espagne 34 0 914141472 Su de 46 0 850578418 Des informations compl mentaires sur le service Tungsten sont elles disponibles Oui rendez vous sur le site www tungsten network com Philips Comment en savoir davantage sur la fa on de devenir un Acheteur utilisant le service Tungsten Veuillez vous rendre sur le site www tungsten network com TUNGSTEN Facturation lectronique et aper u de vos options Rejoignez le r seau Tungsten Network et b n ficiez des avantages suivants e Envoi de facture s curis et garanti plus aucune facture perdue e Paiement ponctuel vos clients peuvent traiter vos factures plus rapidement e Plus de retards les factures ne peuvent pas tre envoy es avec des informations manquantes et elles ne peuvent plus arriver sur le mauvais bureau aucu
8. ations exig es par le client nous garantissons un traitement automatis et direct et permettons un paiement ponctuel Le portail vous donne acc s aux archives deTungsten et un certain nombre de fonctionnalit s de reporting Veuillez lire attentivement ce document afin de d terminer la meilleure option d utilisation pour votre soci t entre la Solution Int gr e ou le Formulaire en Ligne 1 Solution Int gr e envoi d un fichier d extraction de donn es Cette option est adapt e aux soci t s qui envoient un grand volume de factures La Solution Int gr e vous offre un processus totalement automatis o les donn es de facture sont directement extraites de votre syst me de facturation puis directement envoy es dans les syst mes de gestion de vos clients Cela signifie que Nous traitons les donn es dans presque tous les formats de fichiers souhait s ceux ci doivent tre constants et nous g rons la conversion des donn es en fonction des besoins de vos clients Aucune installation de logiciel ou de mat riel informatique n est requise Vous pouvez envoyer un seul fichier de donn es consolid es pour toutes vos factures Une fois sur le r seau vous pouvez facilement vous connecter et envoyer des factures d autres clients Co ts d utilisation de la Solution Int gr e Adh sion annuelle 1 100 Frais de transaction par facture De 1 20 factures par mois 1 00 De 21 100 factures par mois 0 80
9. es lectroniques provenant d une grande vari t d entreprises de syst mes fournisseurs et de processus de traitement Nous avons demand Tungsten de prendre contact avec vous dans les 10 prochains jours pour vous aider comprendre la m thode de travail d taill e et les options disponibles et vous accompagner dans la transition vers la facturation lectronique De plus une fois que vous serez implant sur le r seau Tungsten vous pourrez envoyer des factures lectroniques d autres clients sur le r seau Tungsten et rationaliser et am liorer encore davantage vos propres processus Les documents d information joints exposent les options et les co ts du service Tungsten Des informations compl mentaires sur le r seau et les avantages qu il peut apporter votre activit sont disponibles sur le site www tungsten network com Philips Ceci vous sera expliqu en d tail lorsque Tungsten vous contactera PHILIPS Nous sommes convaincus que ce processus est b n fique tant pour Philips que pour ses fournisseurs compter du ler janvier 2015 Philips ne traitera plus les factures papier Nous vous conseillons vivement d adh rer au cours de la phase de transition afin d viter que les factures de votre compagnie ne soient refus es Nous vous remercions par avance pour votre assistance dans cette initiative importante Si vous souhaitez contacter Tungsten envoyez tout simplement un e mail clientservices tungsten n
10. etwork com Si vous pr f rez contacter Philips au sujet de cette demande veuillez adresser votre demande initiale votre interm diaire du service achats Recevez nos meilleures salutations F P pierres Fredrick Spalcke Simone Noordegraaf Directeur des Achats Chef des Op rations Financi res Philips Philips Procurement Philips Finance Operations Shanghai Pays Bas PHILIPS Foire aux Questions Quel est le calendrier du projet Nous mesurons l adoption de la facturation lectronique parmi nos fournisseurs avec les rep res suivants e 5 ao t 2014 Tungsten doit avoir re u un fichier de donn es test pour la Solution Int gr e e er novembre 2014 Toutes les factures doivent tre au format lectronique et tre trait es par Tungsten Que se passe t il si je rate les dates limites compter du ler janvier 2015 Philips ne traitera plus de factures papier Nous vous conseillons vivement d adh rer au cours de la phase de transition afin d viter que les factures de votre compagnie ne soient refus es Pourquoi me servirais je de Tungsten pour envoyer mes factures Tungsten est utilis par un certain nombre de compagnies Une fois sur le r seau vous pourrez envoyer des factures lectroniques d autres acheteurs sur le r seau ce qui am liorera l efficacit du processus et r duira les co ts li s aux factures sur papier La facturation via Tungsten est elle une condition remplir pour
11. faire des affaires avec Philips Philips se dirige vers une suppression des factures papier et la facturation lectronique par Tungsten repr sente l un des principaux circuits Si vous avez re u le pr sent courrier cela signifie que vous avez t s lectionn par votre acheteur Philips pour passer la facturation lectronique car cela s est av r tre le meilleur circuit pour votre compagnie Quels sont les avantages pour moi l utilisation de Tungsten e Livraison de facture s curis e et garantie finies les factures gar es dans le courrier e Finis les retards dus des renseignements manquants l arriv e sur le mauvais bureau ou l intervention manuelle e Cela nous prendra moins de temps pour traiter vos factures et nous serons ainsi en mesure de vous payer temps L utilisation de Tungsten est particuli rement int ressante en combinaison avec le programme de Financement Fournisseurs requ rant un traitement rapide des factures e Technologie de FORMATAGE DE DONN ES DE TOUT TYPE plus besoin de logiciel ou de mat riel suppl mentaire e Plus grande transparence de traitement et meilleure gestion du cash flow gr ce un acc s et un enregistrement 24h 24 7j17 e Conformit TVA peu importe d o sont envoy es ou re ues les factures e Facilit et rentabilit d un envoi de factures tout moment La facturation lectronique sera t elle exig e des nouveaux appels d offres et des nouveaux fournisseurs
12. n traitement manuel n est n cessaire e Connexion en ligne s curis e envoyez facilement vos factures sans logiciel ni mat riel informatique suppl mentaire e Acc s et reporting 24h 24 et 7j 7 b n ficiez d un traitement plus transparent et d une meilleure gestion des flux de tr sorerie e Conformit fiscale conformit l gale et fiscale garantie e Facturation facile et conomique tout moment Tungsten propose deux m thodes principales pour envoyer des factures et des avoirs Vous pouvez soit envoyer un fichier de donn es directement le r seau Tungsten au moyen de la Solution Int gr e soit cr er des factures en ligne l aide du Formulaire en Ligne Le pr sent document explique comment fonctionne la facturation lectronique et quelles sont les options votre disposition Mode d emploi e A Le D Archives NOTIFICATION Les informations contenues dans ce document sont la propri t de Tungsten et leur utilisation est destin e aux employ s aux partenaires commerciaux et aux clients Elles ne peuvent pas tre copi es dupliqu es utilis es de quelque fa on que ce soit ou transmises des tiers sans l autorisation pr alable de Tungsten 1 4 Copyright 2014 Tungsten Tungsten est une marque commerciale de Tungsten Corporation Plc et est prot g e par la loi Tungsten logo TUNGSTEN En vitant l envoi de factures en double et en assurant qu elles contiennent les inform
13. on Pour le Portail Web il existe galement un tarif de transaction qui d pend du volume de factures cependant si vous envoyez par an 2 factures ou moins le Portail Web est gratuit Veuillez consulter le document Options en annexe pour la tarification actuelle Que couvre la cotisation pour Solution Int gr e Les frais d inscription couvrent les frais de Tungsten pour vous installer sur leur r seau et les frais g n raux d entretien du r seau Il s agit d un co t annuel unique quel que soit le nombre de vos clients que vous g rez via le r seau Pourquoi Philips ne paie t il pas les frais Pour utiliser le service Tungsten nous payons tous les deux des frais car nous profiterons tous les deux de ce service Pensez que en passant la facturation lectronique vous allez faire des conomies sur le papier l impression et l affranchissement Notre analyse montre que le passage la facturation lectronique produira des conomies pour les fournisseurs du fait de la simplification de leurs processus et r duira consid rablement le temps de paiement de leurs factures Philips effectuera t il des paiements en se servant de Tungsten Tungsten n est pas une plateforme de paiement Philips continuera de se servir de sa m thode de paiement actuelle Me faudra t il signer un contrat avec Tungsten Oui si vous choisissez de vous servir de la Solution Int gr e vous signerez un contrat sp cifique avec Tungsten Si vous o
14. on que ce soit ou transmises des tiers sans l autorisation pr alable de Tungsten 3 4 Copyright 2014 Tungsten Tungsten est une marque commerciale de Tungsten Corporation Plc et est prot g e par la loi Tungsten logo TUNGSTEN Commencer utiliser le Formulaire en Ligne par le Portail Dans le cadre de votre invitation rejoindre le r seau Tungsten vous recevrez un e mail expliquant comment vous inscrire Une fois votre inscription termin e nous vous enverrons vos identifiants de connexion par e mail afin que vous puissiez commencer envoyer des factures lectroniques gr ce au r seau Tungsten Network Pour en savoir plus sur Tungsten sur la facturation lectronique et les options votre disposition visitez www tungsten network com ou envoyez nous un e mail l adresse info tungsten network com NOTIFICATION Les informations contenues dans ce document sont la propri t de Tungsten et leur utilisation est destin e aux employ s aux partenaires commerciaux et aux clients Elles ne peuvent pas tre copi es dupliqu es utilis es de quelque fa on que ce soit ou transmises des tiers sans l autorisation pr alable de Tungsten 4 4 Copyright 2014 Tungsten Tungsten est une marque commerciale de Tungsten Corporation Plc et est prot g e par la loi Tungsten logo
15. ptez pour le Formulaire Web il vous sera demand d accepter les conditions g n rales standard Ai je besoin d installer un logiciel Non Vous n avez pas besoin de logiciel Tungsten fournit une solution facile d emploi Au lieu de rendre obligatoires des types de donn es la fonction de FORMATAGE DE DONN ES DE TOUT TYPE de Tungsten accepte des factures de tout format et de toute structure de fichier J envoie d j des donn es de facture directement d autres clients puis je envoyer des factures EDI XML directement Philips EDI et XML ne sont que des formats de donn es en ce qui concerne Tungsten par cons quent vous pouvez utiliser ce format pr f r pour fournir les donn es Tungsten si vous choisissez d avoir recours la Solution Int gr e Philips ne prendra aucune donn e lectronique directement des fournisseurs car nous prenons un seul fichier de facture consolid de Tungsten qui contiendra des factures de tous nos fournisseurs Pai d j la possibilit de mettre les factures la disposition de mes clients via Internet ce qui leur permet de voir une image d une facture sur le web Puis je me servir de cette possibilit au lieu d avoir recours Tungsten Non le r seau Tungsten garantit que Philips re oit les donn es que vous envoyez dans un format qui tel chargera sur notre logiciel de comptabilit et le cas ch ant l alignera sur un registre de r ception de marchandise Offrir
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