Directives pour la sélection et l`emploi de consultants, l`achat
Contents
1. Adresse postale Date de naissance Pays de naissance Nationalit actuelle Langue anglais espagnol fran ais et autres indiquer le niveau de ma trise Domaines de sp cialit R gions de l exp rience de travail Formation dipl me universit Enseignement et formation techniques suivis Ma trise de l outil informatique Associations professionnelles et activit s connexes Travaux publi s significatifs Parcours professionnel emplois occup s en commen ant par le plus r cent Missions consultatives pertinentes connexes aux fonctions de consultant pr vues au projet OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 23 Annexe B Interdiction d engager des consultants Ne peuvent tre recrut s les membres suivants de la famille consanguinit de personnes qui sont r mun r es par l Organisation ou l agence d ex cution Parents Grands parents Enfants Petits enfants Fr res s urs Oncles tantes Grands oncles grands tantes Neveux ni ces Petits neveux petites ni ces Cousins germains et issus de germains Note Les liens de parent par adoption sont assimil s aux liens de parent par le sang Ne peuvent pas tre recrut s les parents par alliance suivants affinit de personnes qui sont r mun r es par l Organisation ou par l agence d ex cution C2. Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services DEUXI ME DITION Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services DEUXI ME DITION 2009 OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services Deuxi me dition S rie information g n rale 16 L Organisation internationale des bois tropicaux OIBT est une organisation intergouvernementale dont la vocation est de favoriser la protection et l am nagement durable l exploitation et le commerce des ressources des for ts tropicales Ses 60 pays membres repr sentent environ 80 des for ts tropicales du monde et 90 du commerce mondial des bois tropicaux L OIBT labore des plateformes normatives convenues au plan international dont l objet est la promotion de la gestion durable et de la conservation des for ts et elle procure une assistance ses pays tropicaux membres leur permettant d adapter ces plateformes et principes aux r alit s locales et de les appliquer sur le terrain par la mise en uvre de projets En outre l OIBT recueille analyse et diffuse des donn es sur la production et le commerce des bois tropicaux et finance des projets et actions destin s au d veloppement des fili res for t bois des populations villageoises comme des fili res industrielles Tous les projets sont financ s pa
3. e par les organismes internationaux de cr dit voir paragraphe 3 ci dessus a t omise 8 Des exceptions au syst me peuvent tre autoris es dans les circonstances nonc es aux paragraphes 27 29 Elles suivent en g n ral la pratique internationale courante OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 15 16 9 Les circonstances particuli res d crites au paragraphe 30 conduisent recourir des services sp cialis s dans la passation des march s y compris ceux d organismes des Nations Unies comme le bureau du PNUD pour les services de projets 10 Les paragraphes 31 35 noncent les directives relatives la comptabilit la v rification aux comptes le dessaisissement des quipements etc en plus du principe g n ral de bonne gestion Ces directives suivent les r gles fix es par le Fonds commun et d autres organismes 1 Introduction 1 Les pr sentes directives r gissent les achats de biens et de services et donc leur r glement que l Organisation et ses agences d ex cution effectuent dans le cadre de tous projets ou autres activit s financ s directement en totalit ou en partie par le Compte sp cial de l Organisation et le Fonds du Partenariat de Bali Elles s appliquent sous r serve du droit du Conseil de prendre exceptionnellement d autres dispositions dans des cas sp cifiques Il faut entendre par Service tous se
4. en fonction des qualifications professionnelles diff rentes des consultants individuels et de leur exp rience de diff rentes t ches sp cifiques des conditions du march international et des limites s appliquant g n ralement des missions similaires au sein des Nations Unies et de leurs agences sp cialis es Toute r mun ration se situant au del de ces limites doit tre prise en charge par l agence d ex cution Comme sp cifi dans le document de projet et le plan des op rations annualis les consultants devant tre engag s pour un projet sont class s en deux cat gories les consultants internationaux et les consultants locaux Les consultants internationaux poss dent une exp rience mondiale ou multinationale prouv e dans la conduite de projets similaires tandis que les consultants locaux sont des professionnels du pays o le projet est ex cut et disposent d une exp rience utile au projet dans les limites du pays Toutefois un ressortissant d un pays membre peut entrer dans la cat gorie des consultants internationaux s il ou si elle peut prouver qu il ou elle compte son actif des exp riences sur un plan mondial ou r gional En accord avec les limites de r mun ration OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 13 14 ix mentionn es en iv les tarifs des r mun rations des consultants internationaux peuvent tre initialement fi
5. dessus Les dispositions des paragraphes 5 26 ci dessus doivent s appliquer pour autant qu ils conviennent une forme de passation de march s utilis e conform ment aux dispositions du paragraphe 27 ci dessus 8 Travaux effectu s en r gie 29 Les travaux effectu s en r gie sont des travaux publics effectu s en recourant au personnel et aux quipements de l agence d ex cution et toute agence d ex cution a facult de recourir cette formule avec l accord de POrganisation lorsque a Les travaux ne peuvent tre quantifi s l avance b Le caract re ponctuel ou dispers des prestations ou l loignement du site o elles doivent tre produites rend trop on reux les co ts de mobilisation d entrepreneurs tiers c Les travaux doivent tre effectu s en vitant de perturber des op rations en cours lorsqu un entrepreneur ne peut pas pour des raisons ind pendantes de sa volont mener les travaux bonne fin d Aucun entrepreneur n est int ress par l ex cution des travaux OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 9 Agence de mise en relation avec des fournisseurs 30 Lorsque l obtention des prestations s av re particuli rement complexe ou si l agence d ex cution ne dispose pas de l organisation et de l exp rience n cessaires le contrat de projet ou le document de projet peuvent stipuler qu il sera fait recours au
6. et fournisseurs de biens et services qui auront t s lectionn s doivent tre autoris s par l agence d ex cution en concertation avec POIBT en se fondant sur les crit res internationalement admis et les modalit s de s lection et de passation de march s expos s dans les directives Des v rificateurs aux comptes et valuateurs de projets ind pendants useront des pr sentes directives dans leurs travaux d audit et d valuation qui doivent permettre de v rifier que les ressources de l Organisation ont t correctement employ es dans les processus d achat et de s lection de biens et services Les agences d ex cution le secr tariat de POIBT les fournisseurs de biens et prestataires de services les cabinets d experts conseils et soci t s de consultance les v rificateurs aux comptes et valuateurs de projets ind pendants doivent se familiariser avec ces deux corps de directives qui les aideront dans les formulations mise en uvre valuation et conclusion des projets gr ce de bonnes d finitions s lections et adjudications des biens des services et des consultants requis pour leur ex cution La deuxi me dition de cet ensemble de directives labor e partir de la premi re dition publi e en juin 1993 tient compte des acquis d exp rience des pays membres dans ces aspects des travaux de projets et de l utilisation de fonds de projets permettant obtention de biens et services suivant des modalit s pl
7. g ographique les biens fournir le lieu de leur livraison ou installation le calendrier de leur livraison et la date de leur ach vement et les exigences en mati re de garantie et d entretien ainsi que toutes autres conditions applicables y compris celles expos es ci apr s dans les pr sentes directives 8 Essai et sp cifications Lorsqu il y a lieu les dossiers d appel d offres doivent d finir les essais normes et m thodes auxquels on aura recours pour juger de la conformit aux sp cifications des quipements livr s ou des services effectu s Les sp cifications doivent reposer sur des exigences de r sultat viter de mentionner des noms de marques des r f rences de catalogues ou autres sauf lorsque cela est consid r comme n cessaire pour garantir le respect de certaines sp cifications essentielles en pareil cas il convient de mentionner sans ambigu t que des biens quivalents peuvent tre fournis qui garantissent un r sultat et assurent une qualit au moins gaux ceux qui sont sp cifi s 9 Caution de soumission Lorsque des cautions de soumission et autres garanties de soumission sont requises elles doivent tre fix es un niveau suffisamment lev pour permettre de retenir des soumissionnaires responsables et de n en dissuader aucun Les cautions ou garanties de soumission doivent tre rapidement restitu es aux soumissionnaires non retenus sit t apr s qu il a t d cid que le contrat
8. ner ses travaux en dispensant ses services dans le domaine du projet sous r serve que l agence d ex cution ait au pr alable justifi cette continuit dans une demande sp cifique jug e satisfaisante Tout cabinet d experts conseils qui appartient ou qui est affili un entrepreneur en b timent un quipementier ou une soci t holding ne devrait normalement tre consid r comme acceptable que s il consent par crit limiter son r le dispenser des prestations de conseil professionnel et en renon ant aux termes du contrat ce que ses associ s et lui m me interviennent dans des travaux de construction de fourniture de mat riaux ou d quipements et toute participation financi re dans le cadre du m me projet S agissant des projets dont l ex cution est confi e POIBT lorsque l enveloppe du contrat est sup rieure 50 000 EU un panel de s lection interne est constitu pour proc der l valuation des propositions soumises Le panel se compose du sous directeur en charge de la Division de tutelle du projet et de ses directeurs des projets du sous directeur en charge des Services administratifs et de tous autres fonctionnaires de l Organisation concern s Les crit res d adjudication indiqu s en iv seront galement utilis s et un rapport sera pr par de chaque valuation en fonction duquel le choix s effectuera OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le
9. r glement de biens et services 11 12 B N gociation du contrat ii iii iv Les propositions d pos es par les cabinets d experts conseils doivent tre valu es et class es sans recourir la concurrence des prix La s lection tant op r e les n gociations des termes et conditions financi res doivent s engager avec le cabinet qui para t le mieux convenir de mani re parvenir un accord sur un prix juste et raisonnable Si cet accord ne peut pas tre obtenu il doit tre mis fin aux n gociations avec ce cabinet par mission d un avis crit et des n gociations doivent alors s engager avec le cabinet second mieux disant et ainsi de suite jusqu parvenir un accord satisfaisant mais les agences d ex cution ne doivent pas tre tenues d accepter une des propositions quelle qu elle soit Au cours des n gociations sur les conditions financi res chaque l ment de co t distinct doit tre justifi Le prix des prestations fournir doit tre calcul et tabli selon l une des quatre m thodes usuelles accept es internationalement savoir a Indemnit journali re de subsistance plus d penses directes engag es b Somme forfaitaire fixe c Frais plus montant fixe ou d Co t des traitements multipli d un coefficient plus d penses directes engag es S il y a lieu on pourra avoir recours un syst me de deux enveloppes cachet es pour recevoir les propositions soit
10. s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services Table des mati res Avant Proposes AS Mme A TR Le te de platine dt RUE la at Qh MR 3 A Introduction g n rale et justification 7 B Directives relatives la s lection et l emploi de consultants 9 Notes explicatives aie roryai inaia ee Bu Dir de RSR EA a PAAA AARNA 9 Io MEOdUCHO Neena a a aa a e a AR A 9 2 D RAONS srona oe A A A A E A ES 10 3 Cahier des charg s 2e e e et E E a a a ia a e E a 10 4 Mesures applicables aux cabinets d experts conseils 10 5 Mesures applicables aux consultants individuels 12 6 Exel sion eeen a a E A a E E an aa 14 C Directives relatives aux achats et au r glement de biens et services 15 Notes explicatives 3 2 182448 8h 0tatesn dame RAS he Ne ae Pot LATE 15 1 INTOAUCLION RSR E ne Re E Sin 16 2 Objet et principes g n raux 16 3 R les du document de projet et du contrat de projet 16 4 Syst mes appliquer sean naten ana I nn ae nn te Ann da 16 5 Appel public la concurrence 16 6 Appel la concurrence internationale 19 7 N gociations directes des achats ou offre unique 20 8 Trava
11. une organisation qui peut tre un tablissement d enseignement et de recherche un organisme d tat ou organisme international une organisation non gouvernementale ou un cabinet d experts conseils Si Organisation et l agence d ex cution reconnaissent qu une certaine personne est minemment qualifi e pour effectuer une mission consultative et que cette personne est int ress e et disponible un engagement peut tre n goci avec elle Dans toute autre circonstance des renseignements doivent tre r unis sur un nombre raisonnable de candidats comp tents aupr s de toutes les sources disponibles des renseignements doivent tre recueillis sur leur int r t et leur disponibilit si Pon trouve plus d une personne r pondant au profil recherch les candidats retenus doivent tre class s principalement en fonction de leur exp rience et de leurs qualifications Les qualifications de base recherch es doivent tre l aptitude professionnelle une personnalit adapt e un sens des OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services responsabilit s et une capacit entretenir de bonnes relations humaines ces qualifications devant tre attest es par un curriculum vitae et si n cessaire des r f rences suppl mentaires Aucune discrimination fond e sur la nationalit ou le sexe ne doit tre autoris e si ce n est qu une pr f rence sera accord e tout
12. une enveloppe contenant la proposition technique sans mention du prix et l autre contenant le prix des prestations propos es Les enveloppes financi res doivent rester cachet es durant l valuation technique Lorsque s engagent les n gociations relatives au contrat avec le cabinet d experts conseils le mieux disant au plan technique l enveloppe financi re de ce cabinet doit tre ouverte de pr f rence en pr sence de ses repr sentants et c est partir d elle que doivent s engager les n gociations Toutes les autres enveloppes financi res doivent rester ferm es et lorsqu un accord a t obtenu elles seront restitu es cachet es aux cabinets respectifs apr s application de la proc dure nonc e Palin a i ci dessus Dans le cas d un syst me deux enveloppes un d marche qualit co t pourra tre utilis e en fixant y les crit res d adjudication 80 pour la proposition technique et 20 pour la proposition financi re Cela doit permettre d viter que les n gociations financi res ne durent trop longtemps Dans ce cadre le score financier de 20 sera d termin par la formule suivante Sf 100 x Fm F o Sf est le score financier Fm est le prix le plus bas de toutes les soumissions et F est le prix de la proposition consid r e 5 Mesures applicables aux consultants individuels i ii Les consultants individuels peuvent tre engag s soit directement soit par l interm diaire d
13. a passation du march 3 Lesinstitutions financi res internationales elles aussi ont pour norme le dispositif d appel international la concurrence Ce dispositif convient particuli rement leur cas sachant que le membre b n ficiaire re oit l aide sous forme de pr t bien que ce pr t soit souvent consenti des conditions de faveur Cependant elles int grent dans leurs proc dures une s rie d exceptions qui peuvent s appliquer dans des circonstances particuli res pour des raisons pratiques videntes L appel international la concurrence est soumis deux autres principes la d duction des taxes l importation ou toute taxe assimil e que pr l ve l Administration dans l valuation des biens et services devant tre import s cette mesure tant compens e par un certain degr de pr f rence nationale en faveur des fournisseurs locaux dans le cadre d une politique plus large de promotion du d veloppement conomique g n ral de l emprunteur Jusqu un certain point ces deux mesures se compensent 4 Le Fonds commun fixe un seuil de 10 000 EU en de duquel aucun appel international la concurrence n est requis Au del de ce montant il est pr sent comme souhaitable jusqu 99 999 EU et indispensable pour les contrats d un montant gal ou sup rieur 100 000 EU 5 Dans ce contexte les pr sentes directives partent de l id e que relativement peu de contrats de l OIBT d passeron
14. biens et services 18 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Garantie de bonne ex cution 1 Les sp cifications relatives aux travaux publics doivent tre assorties de garanties de bonne ex cution ou tout autre caution valant garantie de bonne fin sur les travaux effectuer elles doivent tre suffisantes pour permettre l ach vement des travaux sans aucun surco t pour l Organisation ou l agence d ex cution dans le cas o l entrepreneur ferait d faut son obligation de r sultat 2 Les sp cifications relatives la fourniture de biens et de services peuvent pr voir qu un pourcentage du r glement total soit retenu comme d p t de garantie afin d assurer une bonne ex cution pendant la dur e de la garantie ou des obligations d entretien Assurance Le dossier d appel d offres doit pr ciser les types d assurance que le soumissionnaire choisi devra fournir ainsi que les types de risques contre lesquels il assurera les montants de responsabilit et la dur e de la p riode d assurance La compensation aux termes de l assurance doit tre rapidement disponible afin de permettre le prompt remplacement des biens perdus ou endommag s D dommagements et primes En pr vision des cas o des d lais se produiraient dans l ach vement des travaux ou dans la livraison des biens ou des cas o les travaux ou les biens ne satisferaient pas aux exigences de r sultat entra nant des surco ts des pertes d
15. blic la concurrence mis sans discrimination et en conformit avec les pr sentes Directives toutes les soci t s l galement exploit es dans le ou les pays l int rieur desquels se situe le projet ou avant projet et tout contrat d une valeur gale ou sup rieure 100 000 dollars n est de la m me fa on finan able par l Organisation qu condition d avoir t attribu l issue d un appel international la concurrence mis en conformit avec les pr sentes Directives Les agences d ex cution doivent s entourer des pr cautions n cessaires pour faire en sorte que ces sommes ne soient ni alt r es ni contourn es dans le but de se soustraire aux modalit s d appel d offres ainsi prescrites 5 Appel public la concurrence 5 Publicit et avis Les invitations soumettre des offres doivent tre publi es dans au moins trois num ros cons cutifs d un journal ou de journaux officiels ou de tout autre publication ayant le plus gros tirage possible dans le ou les pays l int rieur desquels le projet ou l avant projet doit se d rouler en communiquant tous les soumissionnaires ventuels que ceux ci offrent de OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services fournir des biens ou des services produits l int rieur du pays ou l tranger des renseignements complets sur ce qui est demand dont notamment la p riode de validi
16. chats de biens une soci t de commerce ne sont recevables que lorsque la soci t concern e est un agent licenci du fabricant et que ce dernier donne sa pleine garantie de qualit de performance et de service de r vision et r paration sans que la participation de l interm diaire n impose de limites cette garantie 6 Appel la concurrence internationale 26 Les dispositions des paragraphes 5 25 des pr sentes directives s appliqueront mutatis mutandis lorsque le dispositif d appel international la concurrence doit tre utilit sous r serve des pr cisions et additions suivantes a Publicit et avis paragraphe 5 Sans pr judice des autres conditions requises les appels d offres portant sur de gros et importants contrats doivent tre mis dans des revues techniques journaux et publications professionnelles bien connus et tirage international ou dans la publication Development Business des Nations Unies b D pouillement des offres chronologie paragraphe 16 En r gle g n rale la p riode autoris e pour la soumission et la mise au point des offres est de 60 jours au moins compter de la date d invitation soumettre les offres ou de celle o le dossier d appel d offres est disponible si cette derni re intervient plus tard et de 120 jours au moins compter de cette date dans le cas de travaux importants ou d quipements complexes c Langue Les appels d offres et les doss
17. ciation doit aboutir un accord au meilleur prix Les consultants particuliers peuvent soit tre engag s directement soit l tre par l entremise d un organisme qui pourra tre un tablissement d enseignement et de recherche un organisme d tat ou une agence internationale une organisation non gouvernementale ou un cabinet d experts conseils La deuxi me partie qui s intitule Directives OIBT relatives aux achats et au r glement de biens et services 2009 r glemente les passations de march s portant sur des biens et services et par cons quent leur r mun ration par l Organisation et ses agences d ex cution n cessaires tout projet et autre activit directement financ s en totalit ou en partie par POIBT ces directives s appliqueront sous r serve de la facult du Conseil d adopter titre exceptionnel toutes dispositions autres applicables des cas particuliers L agence d ex cution pourra confier lachat de biens et services par appel la concurrence au m me comit que celui charg du traitement et de l adjudication des offres de services manant des consultants OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services Les contrats d achats de biens et services d une valeur gale ou sup rieure 25 000 dollars EU ne seront financ s par l Organisation qu condition de r sulter d un appel public la concurrence ouvert sans discrimi
18. e revenus ou la perte d autres avantages au projet le dossier d appel d offres doit comporter des clauses de versement de d dommagements ou autres compensations similaires d un montant appropri Des dispositions peuvent galement tre prises pour qu une prime soit vers e aux entrepreneurs en cas de livraison des services avant la date stipul e au contrat lorsque la pr cocit de cette livraison est financi rement b n fique aux activit s du projet ou de l avant projet Force majeure Si n cessaire le contrat doit stipuler les conditions dans lesquelles le non respect des engagements par les parties contractuelles ne sera pas consid r comme un manquement mais comme un cas de force majeure au sens du contrat R glement des diff rends Chaque fois que n cessaire le contrat doit contenir des clauses stipulant le droit applicable et le ressort du r glement des diff rends Cela peut tre n cessaire en particulier si les activit s de projets ou d avant projets doivent se d rouler dans plusieurs pays Envoi et d pouillement des soumissions chronologie Le d lai accord pour laboration et l envoi des soumissions doit tre suffisant compte tenu des circonstances de chaque activit de projet ou d avant projet de l importance et de la complexit du contrat concern et de l loignement du site des activit s du projet ou de l avant projet par rapport aux zones de provenance vraisemblables des soumissions Dans
19. es choses gales par ailleurs aux ressortissants des tats membres de l Organisation La grille des crit res d adjudication du cabinet d experts conseils est sugg r e comme suit Crit res d adjudication Points 1 QUALIFICATIONS 40 Niveau d instruction Formation universitaire 10 Ad quation professionnelle 10 Personnalit 5 Sens des responsabilit s 5 Capacit entretenir de bonnes relations humaines 5 quilibre des sexes 5 2 EXP RIENCE 60 Exp rience de projets pertinents la mission 30 Ann es d exp rience 10 Exp rience du pays et de la langue 20 TOTAL POINTS 100 Seuil d admissibilit 75 iv Les noms des consultants individuels propos s ainsi que les renseignements sur leur exp rience vi vi m qualifications et si possible leur programme provisoire de travail doivent tre communiqu s l Organisation pour approbation Un exemplaire d un curriculum vitae succinct des consultants doit galement tre joint r pondant la pr sentation sugg r e en annexe A Les contrats n goci s doivent tre suffisamment d taill s pour garantir la protection de toutes les parties et noncer toutes les obligations fondamentales que sont le cahier des charges le programme et le calendrier des travaux le lieu de travail les honoraires et primes verser EOrganisation fixera et pourra modifier p riodiquement les limites des honoraires et autres r mun rations qu elle versera
20. exceptionnellement d autres dispositions dans des cas sp cifiques particuliers Les directives visent garantir que les Consultants seront recrut s pour ex cuter les prestations requises financ es par le programme op rationnel de l Organisation essentiellement en fonction de leurs comp tences prouv es et de leurs qualifications techniques Ils doivent tre s lectionn s de mani re transparente et impartiale en fonction de crit res bien d finis Par ailleurs Organisation doit s assurer que les fonctions et responsabilit s attribu es aux consultants sont bien d finies que les consultants en question poss dent les comp tences que requiert leur mission que les conditions stipul es dans les contrats sont satisfaisantes et que les contrats sont d ment ex cut s OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 10 2 D finitions Dans les pr sentes directives cabinet d experts conseils s entend d une soci t l galement constitu e se composant principalement d un personnel professionnel et dont l objet social est d offrir des missions de consultance des conseils avis d expert ou diverses prestations professionnelles consultant individuel s entend d un professionnel ou d un expert engag pour ex cuter des prestations utiles consultant s entend la fois d un cabinet d experts conseils et de cons
21. experts capables de mener bien leur mission que l tendue du choix Lorsqu on se trouve confront cette p nurie la s lection du consultant par voie de comparaison ne se pose donc pas 4 LOIBT n ayant pas arr t de politique ce sujet il est pr vu que la prestation de services par Les cabinets d experts conseils et par les consultants individuels sera contract e l chelle mondiale cette mesure devant permettre POIBT de recruter les meilleurs prestataires au prix le plus bas tout en accordant une pr f rence offres gales aux ressortissants des tats membres de l OIBT Aucune discrimination de sexe ne sera permise 5 Le Secr tariat devra fixer des plafonds pour les honoraires et autres r mun rations des diff rentes cat gories de consultants en se fondant d une part sur les pratiques g n rales de Organisation des Nations Unies et de ses institutions d autre part sur les tarifs du march ces derniers tant p riodiquement fix s par la Banque interam ricaine de d veloppement par exemple 1 Introduction Les pr sentes directives r gissent la s lection et emploi par l Organisation et les agences d ex cution des pays membres de consultants charg s de mener bien tous projets ou autres activit s financ s directement en totalit ou en partie par le Compte sp cial de l Organisation et le Fonds du Partenariat de Bali Elles s appliquent sous r serve du droit du Conseil de prendre
22. i celles ci sont n cessaires son valuation cependant aucune modification ne pourra tre apport e au contenu ou au montant des soumissions apr s leur d pouillement OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 20 21 22 Confidentialit Dans l intervalle qui s pare le d pouillement public et l annonce de l attribution du contrat l adjudicataire aucun renseignement concernant l examen les pr cisions apport es et l valuation des soumissions ne sera communiqu quiconque ne sera pas concern par la proc dure titre officiel Examen des soumissions Les soumissions doivent tre d abord examin es pour s assurer qu elles sont conformes aux exigences du dossier d appel d offres Toute offre qui ne r pond pas pleinement ces exigences et s carte substantiellement de la lettre des sp cifications et conditions du dossier d appel d offres ne doit pas tre examin e plus avant valuation des soumissions L valuation des soumissions doit s op rer au regard de facteurs sp cifiques comprenant entre autres en plus du prix les charges d exploitation les co ts de maintenance la fiabilit et la performance des quipements leur compatibilit avec d autres quipements d j utilis s ou d j choisis pour le projet la facilit d entretien l esp rance de vie des quipements la disponibilit de services de r pa
23. iers d appel d offres doivent tre r dig s en une des langues d usage courant dans le commerce international et ils doivent sauf dispositions juridiques contraires sp cifier que la version linguistique consid r e est celle qui fait foi OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services 19 20 d Dispositions relatives la monnaie de paiement Le dossier d appel d offres doit mentionner dans quelle s monnaie s les soumissionnaires doivent produire leur devis ces monnaies devant tre utilisables ou largement utilis es dans le commerce international les modalit s de conversion des prix exprim s en diff rentes monnaies pour pouvoir comparer les soumissions et enfin la ou les monnaies dans lesquelles les sommes du contrat seraient vers es Un soumissionnaire qui s attend engager des d penses dans plusieurs monnaies et qui souhaitent tre r mun r en cons quence peut exprimer le prix de chaque l ment des prestations dans la monnaie qui lui correspond Lorsqu un r glement doit tre effectu un entrepreneur ou un fournisseur selon une conversation de la monnaie locale en monnaie trang re le contrat doit comporter des dispositions qui pr munissent l entrepreneur ou le fournisseur contre le risque de change e valuation des offres transport paragraphe 22 2 Les offres doivent tre appel es tre soumises aux conditions CAF co t ass
24. if des prestations requises atteint ou d passe les 50 000 EU une annonce des besoins doit faire l objet d une publicit dans une gamme suffisamment large de revues afin d obtenir une premi re liste satisfaisante de cabinets Un comit technique interne doit alors valuer les propositions faites dans le respect d un ensemble de crit res explicites Ce comit doit comprendre au moins trois membres du personnel de l agence d ex cution dont un responsable de direction et des responsables techniques concern s et produire des proc s verbaux de ses d lib rations et d cisions Les propositions d pos es doivent tre soigneusement analys es et compar es du point de vue de l approche propos e de l exp rience et des comp tences dont la comp tence technique des personnes devant se voir confier les travaux du calendrier pr vu des travaux de la capacit de meneur d hommes et d encadrement qui est propos e et du soutien devant tre apport par les associ s principaux et le si ge du cabinet d experts conseils OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services La grille des crit res d adjudication du cabinet d experts conseils est sugg r e comme suit Crit res et sous crit res Syst me de points 1 Exp rience utile la mission 10 2 Ad quation de la m thode et du plan de travail au cahier des charges 40 e D marche et m
25. l charger sur le site internet de Organisation Les Directives ont t actualis es en r f rence aux dispositions pertinentes du R glement financier et r glement relatif aux projets de POIBT et autres d cisions du Conseil Les ressources financi res de POIBT sont affect es l acquisition de biens et de services et l engagement de consultants qui pr tent leur collaboration la mise en uvre de projets et avant projets approuv s Ces postes de d pense sont sp cifi s et d finis dans le document de projet le contrat de projet et Le plan annualis des op rations Ces directives visent assurer la conformit avec les normes reconnues et instaur es par d autres agences internationales dans le but de garantir des pratiques commerciales quitables et d assurer une valeur optimale des biens et services acquis gr ce aux contributions volontaires de bailleurs de fonds De m me les consultants devant tre engag s dans des projets OIBT doivent tre s lectionn s en fonction de leurs qualifications et de leur exp rience en recourant des protocoles d un bon rapport co ts efficacit qui r pondent aux normes internationales Les pr sentes directives sont structur es en deux parties La premi re partie intitul e Directives OIBT relatives la s lection et l emploi de consultants par l organisation et ses agences d ex cution 2009 r glemente la s lection par l Organisation et ses agences d e
26. le cas de grands travaux de construction il convient d accorder aux soumissionnaires ventuels le temps suffisant pour se rendre sur Les lieux et mener leurs propres tudes avant d op rer leur soumission Le lieu ainsi que le jour et l heure pr vus pour la cl ture des soumissions et le d pouillement des offres doivent tre indiqu s dans l appel d offres Modalit s de d pouillement des offres L agence d ex cution doit proc der au d pouillement de toutes les offres en public l heure stipul e Les soumissionnaires et leurs repr sentants doivent tre autoris s y assister Le nom du soumissionnaire et le montant total de chaque soumission et de toutes soumissions suppl antes si elles ont t sollicit es ou permises doivent tre lus haute voix et consign s Prorogation de la validit de la soumission Si en des circonstances exceptionnelles l agence d ex cution juge n cessaire de prolonger la dur e de validit des soumissions pour permettre leur valuation cette prorogation doit tre sollicit e aupr s de tous les soumissionnaires avant l expiration du d lai initial mais ne doit pas tre exig e de ceux qui ne consentent pas l accorder Demandes de pr cisions et de modification Il ne doit pas tre demand ni permis aux soumissionnaires de modifier leur soumission apr s le d pouillement de la premi re offre Toute soumission peut faire l objet d une demande de pr cisions son sujet s
27. nation au sens de ces directives toutes soci t s l galement en exploitation dans le ou les pays o le projet ou l avant projet doit se d rouler et tout contrat d une valeur gale ou sup rieure 100 000 EU sera de m me financ par l Organisation la condition qu il r sulte d un appel international la concurrence au sens des pr sentes directives S agissant des contrats inf rieurs 25 000 EU o lorsque des instruments quipements mat riels ouvrages imprim s et publications doivent tre acquis pour servir des projets de nature scientifique et technique o lorsque des quantit s suppl mentaires d articles achet s l occasion d un appel public ou international la concurrence sont requises en urgence pour pouvoir respecter le calendrier d ex cution des activit s du projet ou de l avant projet ou en l absence de concurrence r elle le dispositif adopt peut conduire traiter avec un nombre limit de fournisseurs locaux ou internationaux ou avec un fournisseur unique Dans le cas o des contacts ont t pris avec un nombre limit de fournisseurs on visera obtenir au moins trois devis Dans le cas o un fournisseur unique aura t invit faire une offre l agence d ex cution doit viser par n gociation obtenir le r sultat le plus rentable et conomique ou prouver que le fournisseur retenu est bien le seul distributeur des biens et services recherch s Les consultants
28. ne leur serait pas attribu 10 Conditions et modalit s de r glement 1 Le dossier d appel d offres doit sp cifier les conditions et m thodes de r glement qui doivent tre conformes la pratique commerciale usuelle applicable aux biens travaux et march s en question 2 Le dossier d appel d offres doit indiquer clairement si les prix sont susceptibles d ajustement la hausse ou la baisse et si tel est le cas dans quelles circonstances Les ajustements de prix doivent tre fond s sur des modifications de co ts affectant des l ments importants du contrat suivant une m thode qui doit tre indiqu e dans le dossier d appel d offres mais aucun ajustement de prix ne doit intervenir dans les cas d un contrat portant sur des biens livrer dans les douze mois sauf si une clause de ce type est rendue n cessaire par la conjoncture du march au moment de la signature du contrat 3 Si des acomptes doivent tre vers s pour couvrir le co t de la mise en uvre ou de toute autre d pense les montants ainsi que l ch ance de ces r glements doivent tre mentionn s dans le dossier d appel d offres ainsi que leurs finalit s Le dossier d appel d offres doit pr ciser toute caution qui sera donn e contre le versement d acomptes et la fa on dont cet acompte sera d duit par la suite de ce qui est d l entrepreneur OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de
29. oi de consultants l achat et le r glement de biens et services 21 22 11 Dessaisissement des quipements 34 Avant la conclusion des activit s du projet ou de lavant projet l agence d ex cution proposera et l Organisation d cidera des dispositions prendre pour continuer d utiliser tous quipements a Boe se te achet s avec les fonds de l Organisation ou au contraire s en dessaisir Celle ci avisera l agence d ex cution de sa d cision par crit 12 Pr vention des malversations 35 L Organisation et l agence d ex cution auront pour but commun d exclure toute malversation des activit s de projets et d avant projets auxquels l Organisation contribue Cela suppose le maintien d un niveau d int grit exemplaire dans toutes les relations commerciales aff rentes au projet et le rejet de toute pratique qui dans ce domaine est susceptible d attirer un opprobre l gitime la recherche du niveau de comp tence professionnelle Le plus lev possible chez leurs employ s et la garantie qu ils d clareront tout int r t personnel ou familial susceptible de compromettre l impartialit de l agence d ex cution dans les passations de march s OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services Annexe A Mod le de curriculum vitae pour consultants D N A LU MMA O N 10 11 12 13 14 15 16 17 Nom Sexe R sidence actuelle
30. onjoint e Beau p re belle m re par alliance Enfants n s d un mariage pr c dent Fr res s urs par alliance Beaux parents Grands parents du conjoint de la conjointe Beaux fils belles filles Beaux fr res belles s urs et leurs conjoint e s Ne peuvent pas tre recrut s les parents suivants de personnes qui sont r mun r es par l Organisation ou par l agence d ex cution Parrain marraine Filleul e 24 OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services ORGANISATION INTERNATIONALE DES BOIS TROPICAUX International Organizations Center 5th Floor Pacifico Yokohama 1 1 1 Minato Mirai Nishi ku Yokohama 220 0012 Japon T l phone 81 45 223 1110 T l copie 81 45 223 1111 Courriel itto itto int URL wwwitto int OIBT 2009
31. r des contributions volontaires dont la plupart manent de ses pays membres consommateurs Depuis le lancement de ses op rations en 1987 l OIBT a financ plus de 750 projets avant projets et activit s d une valeur d passant les 300 millions de dollars EU Les principaux bailleurs de fonds sont les gouvernements du Japon de la Suisse et des tats Unis d Am rique OIBT 2009 Tous droits r serv s l exception du logo de l OIBT les l ments graphiques et textuels du pr sent ouvrage peuvent tre reproduits en totalit ou en partie condition de ne pas tre mis en vente ou de faire l objet d une exploitation commerciale et que sa source soit cit e ISBN 4 902045 61 3 Photo de couverture J Carvalho Avant propos J ai le plaisir de pr senter ci dessous les Directives pour la s lection et l emploi de consultants lachat et le r glement de biens et services 2009 Les ressources financi res de POIBT sont employ es l acquisition de biens et de services et engagement de consultants fournissant leur collaboration des projets et avant projets approuv s En tant qu agence d aide au d veloppement de premier plan dans le secteur forestier POIBT cherche se conformer aux normes reconnues et instaur es par d autres agences internationales dans le but de garantir des pratiques commerciales quitables et d assurer une valeur optimale des biens et services acquis gr ce aux contributions volontaires de bailleu
32. ration et r vision et celle de pi ces de rechange les d lais fix s pour l ach vement des travaux de construction ou de la livraison des travaux finis la r putation du soumissionnaire ainsi que sa surface financi re et son int grit 23 Adjudication du contrat Le contrat doit tre adjug au soumissionnaire dont l offre a t 24 25 valu e comme tant la plus basse conform ment aux dispositions du paragraphe 22 et qui se situe aux niveaux de comp tences et de responsabilit financi re ad quats mais la pr f rence sera accord e en cas d galit dans tous les autres facteurs aux biens et services provenant de tout pays membre de l Organisation Rejet de toutes les offres Nonobstant les dispositions du paragraphe 23 l agence d ex cution a facult de rejeter toutes les offres si l offre la mieux disante est d un co t qui d passe substantiellement le co t estimatif ou en cas d absence de concurrence v ritable mais si l un ou l autre cas se pr sente avant de statuer en rejetant toutes les soumissions ou en attribuant le contrat l agence d ex cution doit faire d urgence un rapport complet l Organisation afin de recueillir son avis en tenant compte des plafonds de d penses approuv s par l Organisation pour les activit s du projet ou de l avant projet tels qu ils ont t fix s par le Conseil ou le Comit permanent comp tent Soci t de commerce Les soumissions relatives des a
33. rs de fonds De m me les consultants devant tre engag s dans des projets OIBT doivent tre s lectionn s en fonction de leurs qualifications et de leur exp rience en recourant des protocoles d un bon rapport co ts efficacit et r pondant aux normes internationales Les agences d ex cution le secr tariat de POIBT les fournisseurs de biens et prestataires de services les cabinets d experts conseils et soci t s de consultance les v rificateurs aux comptes et valuateurs de projets ind pendants doivent se familiariser pleinement avec ces deux corps de directives r unis ici en un seul volume et en vue de pouvoir s y reporter commod ment La deuxi me dition de cet ensemble de directives labor e partir de la premi re dition parue en juin 1993 tient compte des acquis d exp rience des pays membres dans ces aspects des travaux de projets et de l utilisation de fonds de projets permettant l obtention de biens et services suivant des modalit s plus efficientes et efficaces Ces directives doivent tre utilis es en conjonction avec les autres proc dures pertinentes expos es dans les autres manuels et lignes directrices OIBT r vis s et la lumi re des d cisions du Conseil relatives au cycle des projets Emmanuel Ze Meka Directeur ex cutif Yokohama d cembre 2008 OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services OIBT Directives pour la
34. rvices l exclusion de la mise disposition de consultants trait e en B La 1 re Partie peut inclure des travaux d inventaire forestier de cartographie foresti re et de facilitation d ateliers qui peuvent tre fournis par des prestataires techniques 2 Objet et principes g n raux 2 Les pr sentes directives visent garantir que les fonds du Compte sp cial et du Fonds du Partenariat de Bali sont affect s de la fa on la plus efficace et la plus conomique possible en vue d accomplir les finalit s pour lesquelles ces fonds sont mis disposition et que les activit s de projets ou d avant projets financ s par POIBT produisent les effets positifs les plus durables conform ment au principe directeur g n ral qui consiste obtenir un bon rapport qualit prix 3 R les du document de projet et du contrat de projet 3 La finalit g n rale de la fourniture des biens et services concern s et leur nature sont d finies dans le contrat de projet le document de projet adopt dans sa forme d finitive le Plan d op rations annualis et dans toutes ventuelles pr cisions suppl mentaires ult rieurement rendues n cessaires l ex cution du projet 4 Syst mes appliquer 4 Sous r serve des dispositions des paragraphes 27 et 29 ci dessous tout contrat d une valeur gale ou sup rieure 25 000 00 EU n est finan able par l Organisation qu condition d avoir t attribu l issue d un appel pu
35. t des offres en rendant possible de mani re ad quate juste et quitable leur soumission concernant les biens et les services recherch s 6 Pr s lection des soumissionnaires Une pr s lection peut tre n cessaire pour des contrats portant sur des travaux de g nie civil importants ou complexes pour les contrats cl en main ou ceux pr voyant la fabrication d articles on reux ou techniquement complexes tant indispensable que les invitations soumissions ne soient adress es qu aux prestataires les plus capables La pr s lection doit reposer enti rement sur la capacit des soci t s concern es effectuer les travaux de mani re satisfaisante 7 Dossiers d appel d offres Les dossiers d appel d offres doivent comporter tous les renseignements dont a besoin tout soumissionnaire ventuel pour pr parer une offre de biens et services devant tre fournis soit notamment les pi ces suivantes instructions l usage du soumissionnaire mod le de soumission mod le et conditions du contrat la fois g n rales et techniques sp cifications techniques et sp cifications relatives au r sultat sous r serve des dispositions du paragraphe 8 ci dessous tat des quantit s et dessins et ou liste des biens demand s et toutes appendices n cessaires tels qu engagements pro forma Les dossiers d appel d offres doivent indiquer clairement lorsqu il y a lieu la nature des travaux effectuer leur situation
36. t les 100 000 EU et qu moins de 25 000 dollars le recours inconditionnel au syst me d appel la concurrence risque de ne pas tre avantageux En cons quence il est probable que la plupart des contrats seront attribu s comme il se doit gr ce un syst me d appel public la concurrence locale appel parfois appel concurrence locale Cependant en vue notamment de s aligner sur la pratique du Fonds commun qui est appel alimenter le Compte sp cial mais aussi parce que les contrats de cette taille devraient susciter un plus grand int r t de la part d l ments ext rieurs il est propos que le syst me d appel international la concurrence soit activ pour tout contrat gal ou sup rieur 100 000 EU 6 Ilest bien entendu indispensable que l appel public la concurrence ne fasse aucune discrimination entre les biens d origine nationale et par exemple ceux qui proviennent d autres tats membres de POIBT et que le dispositif appliqu soit transparent quitable et qu il offre un bon rapport qualit prix Les pr sentes directives ont t labor es dans le respect de ce principe 7 Pour ce qui est de l appel international la concurrence il est n cessaire d ajouter certaines conditions ou d apporter certaines modifications au syst me type propos Elles sont nonc es au paragraphe 26 Cependant afin de se garder de toute complexit inutile la compensation r ciproque appliqu
37. thodologie techniques 20 e Plan de travail 10 e Organisation et effectifs 10 3 Principales qualifications et comp tences des consultants points devant tre attribu s chacun des consultants international et local 45 e Qualifications g n rales 5 e Exp rience dans des projets similaires 30 e Exp rience de projets similaires dans le pays 10 4 Soutien au personnel et logistique 5 Total des points 100 Score minimal pour tre admis 75 Les propositions doivent alors tre class es en fonction des r sultats obtenus selon les crit res d adjudication et les propositions les plus acceptables doivent tre retenues en fonction de la comparaison propos e en iv ci dessous le plus gros coefficient tant affect au professionnalisme du personnel devant prendre en charge les travaux Aucune limite ni condition restrictive ne devant tre assign e qui puisse freiner ou restreindre la s lection de cabinets de consultants de tout pays admissible cet gard il importe de n imposer aucune condition relative la seule nationalit la pr f rence sera cependant accord e en cas d galit dans tous les autres facteurs aux cabinets d experts conseils dont le si ge se trouve dans un tat membre de l Organisation Nonobstant ce qui pr c de Organisation peut autoriser un cabinet d experts conseils qui a effectu de mani re satisfaisante l tude de faisabilit ou de conception d un projet encha
38. ultant individuel 3 Cahier des charges Les t ches que les consultants sont appel s effectu es doivent tre d taill es avec pr cision dans un cahier des charges mandat ou termes de r f rence o sont expos s les objectifs et le cahier des charges remplir et les fonctions ex cuter Ce cahier des charges doit si possible tre int gr au document de projet d finitif qui aura t convenu ou d faut dans les accords que l Organisation conclura par la suite Le cahier des charges doit pr ciser les exigences concr tes qu impose l ex cution d un projet OIBT savoir La toile de fond du projet Les objectifs du projet La d finition des travaux et des produits du projet Les accords liant l agence d ex cution et POIBT La p riode des travaux Le cahier des charges des consultants individuels pr cisant les responsabilit s la dur e du service le descriptif des travaux les produits et r sultats attendus le calendrier des prestations et les honoraires 4 Mesures applicables aux cabinets d experts conseils A S lection ii iii iv Une premi re liste de cabinets d experts conseils choisis uniquement en fonction d un examen pouss de leur exp rience et de leurs capacit s doit tre dress e avant d inviter ces cabinets d poser des propositions de prestations cela dans le but de recueillir un nombre minimal de soumissions soit normalement trois Si le co t estimat
39. urance et fret au poste fronti re ou au port d arriv e et l offre valu e et s lectionn e comme la plus basse doit l tre au regard de ses prix CAF f R glement des diff rends paragraphe 15 L arbitrage commercial international doit normalement tre prioritaire sur toutes autres m thodes de r glement des diff rends 7 N gociations directes des achats ou offre unique 27 Pour les contrats d un montant inf rieur 25 000 dollars EU ou lorsque sont requis des instruments 28 mat riels ou quipements sp cialis s des livres ou publications en vue de projets scientifiques et techniques de recherche appliqu e o lorsqu une quantit suppl mentaire d articles achet s l occasion d un appel public ou international la concurrence est requise en urgence pour pouvoir respecter le calendrier d ex cution des activit s du projet ou de l avant projet ou en l absence d une concurrence r elle voir paragraphe 24 le dispositif adopt peut conduire traiter avec un nombre limit de fournisseurs locaux ou internationaux ou avec un fournisseur unique Dans le cas o des contacts ont t pris avec un nombre limit de fournisseurs on visera obtenir au moins trois devis Dans le cas o un fournisseur unique aura t invit faire une offre l agence d ex cution doit viser par n gociation obtenir le r sultat le plus rentable et conomique conform ment au principe nonc au paragraphe 2 ci
40. us efficientes et efficaces Ces directives doivent tre utilis es en conjonction avec les autres proc dures pertinentes expos es dans les autres manuels et lignes directrices OIBT r vis s et la lumi re des d cisions du Conseil relatives au cycle des projets OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services B Directives relatives la s lection et l emploi de consultants Notes explicatives 1 Les pr sentes directives ont t labor es en fonction des r gles appliqu es par d autres organisations internationales Tout en se pr sentant sous une forme simplifi e elles renferment tous les l ments n cessaires pour garantir des conditions quitables et un bon rapport qualit prix 2 Les dispositions pr sent es pour les cabinets d experts conseils sont conformes la proc dure normalement suivie par les autres organisations internationales dans le syst me deux enveloppes selon lequel un ensemble de fournisseurs potentiels est invit soumettre des offres qui sont ensuite class es en fonction de leur sup riorit technique et autres consid rations les clauses et conditions financi res tant n goci es par la suite 3 Pour les consultants individuels des mesures plus simples ont t pr vues Les directives propos es tiennent compte du fait que dans le domaine d activit de POIBT le probl me peut tre davantage la p nurie d
41. ux effectu s en r gie 20 9 Agence de mise en relation avec des fournisseurs 21 10 Comptabilit inspection et v rification des comptes 21 11 Dessaisissement des quipements 22 12 Pr vention des malversations 22 ANNEXE A Mod le de curriculum vitae pour consultants 23 ANNEXE B Interdiction d engager des consultants 24 OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services A Introduction g n rale et justification Les Directives OIBT pour la s lection et l emploi de consultants lachat et le r glement de biens et services ont t simultan ment labor es et harmonis es avec le Manuel des proc dures d op rations normalis es dit Manuel SOP du cycle des projets OIBT 2009 le Manuel de formulation des projets troisi me dition 2009 le manuel OIBT de suivi examen et valuation troisi me dition 2009 et Pro Tool 2009 et son Mode d emploi qui est un ensemble d outils informatis s logiciel destin s faciliter la r daction de propositions de projets et de budgets et que l on peut t
42. x cuter un audit ind pendant tous les ans ainsi qu l ach vement des travaux pour tout projet d une contribution OIBT totale de 200 000 dollars EU et d une dur e d au moins deux 2 ans avant l apurement du compte des d penses financ es par l Organisation afin de v rifier l exactitude des comptes Cette v rification comptable consiste en un examen des points suivants a La r gularit de l encaissement du d p t et de la mobilisation des fonds remis par l Organisation b Que toutes imputations de dettes et d penses ces fonds aient t conformes aux dispositions du contrat de projet et la version d finitive du document de projet et tous accords utiles pass s par l agence d ex cution et Organisation ainsi qu aux termes et conditions du ou des contrats y aff rents c Que les fonds de l Organisation ont t employ s de la mani re la plus efficiente et pratique qui soit 33 L Organisation doit m mement disposer du droit de a Inspecter le d roulement mat riel et financier de tout contrat auquel ses fonds ont t affect s b Recevoir intervalles r guliers des relev s de compte aff rents aux d penses qu elle finance c Recevoir de l agence d ex cution dans les 12 mois suivant la cl ture de chaque exercice budg taire un tat annuel v rifi des d penses et Le rapport int gral du v rificateur aux comptes portant sur ces d penses OIBT Directives pour la s lection et l empl
43. x cution toutefois si les r glementations du pays membre le permettent ces agents peuvent tre engag s comme consultants condition de disposer d un cong sans solde et d tre d tach s de l agence d ex cution ou de tout organisme d tat auquel ils sont rattach s pour travailler dans un projet OIBT temps complet est apparent toute personne percevant une r mun ration de l Organisation ou de agence d ex cution et appartenant l une quelconque des cat gories dont la liste figure en annexe B aux pr sentes directives OIBT Directives pour la s lection et l emploi de consultants l achat et le r glement de biens et services C Directives relatives aux achats et au r glement de biens et services Notes explicatives 1 Les pr sentes directives ont t r dig es l issue d un examen minutieux des r gles et directives appliqu es par d autres organisations internationales en particulier le Fonds commun pour les produits de base le PNUD la Banque interam ricaine de d veloppement et la Banque asiatique de d veloppement 2 Lesyst me du PNUD se distingue des autres par le fait qu il exige en principe qu un appel la concurrence internationale ou tout dispositif quivalent soit appliqu m me pour un contrat d un montant peu lev Les diff rents seuils du syst me du PNUD correspondent principalement aux diff rents chelons de l organisation auxquels il appartient de statuer sur l
44. x cution des consultants appel s intervenir dans tout projet ou activit dont l int gralit ou une partie du financement est assur directement par l Organisation Ces directives s appliqueront sous r serve de la facult du Conseil d adopter titre exceptionnel toutes dispositions autres applicables des cas particuliers Un ensemble de crit res assortis de coefficients de pond ration ont t labor s de mani re sp cifique pour les cabinets d experts conseils d une part et les consultants individuels d autre part ces crit res tant aff rents leurs qualifications et exp rience Les agences d ex cution doivent disposer d un comit technique interne de traitement et d adjudication des offres qui value les propositions de prestations manant des consultants et experts conseils en fonction du cahier des charges et termes de r f rence et en usant d un ensemble de crit res d finis Ce comit qui doit compter au moins trois responsables de l agence d ex cution parmi lesquels un membre de la direction et des responsables techniques comp tents doit dresser des proc s verbaux de ses d lib rations et d cisions Les propositions mises par les cabinets de consultants doivent tre valu es et class es sans mise en concurrence de leurs prix La s lection ayant t effectu e la n gociation s engage sur les conditions financi res avec le cabinet d experts conseils le mieux disant la n go
45. x es dans la fourchette comprise entre 7 000 00 et 12 000 00 dollars EU par mois homme en fonction des qualifications et de l exp rience et des tarifs du march En ce qui concerne les consultants locaux les tarifs peuvent se situer entre 3 000 00 et 6 000 00 EU La prime de d placement allocation journali re est normalement align e sur le tarif qui pr vaut aux Nations Unies pour le pays ou la zone concern e Les contrats doivent pr voir la retenue d une certaine partie du montant total des honoraires ou autres r mun rations soit normalement 20 qui ne sera vers e au consultant individuel que lorsqu il aura accompli sa mission la satisfaction de l agence d ex cution et de l Organisation Un consultant individuel ayant des int r ts d affaires associ s ne doit normalement tre consid r acceptable que s il s engage par crit limiter son r le fournir et dispenser des prestations d expert conseil professionnel et s il accepte aux termes de son contrat de s abstenir qu il s agisse de lui m me ou de ses associ s de tous travaux de construction fourniture de mat riel et d quipements ou d avoir une part financi re au projet en cause 6 Exclusion Les ressources de l Organisation ne doivent pas servir payer le salaire les honoraires ou autres r mun rations d un consultant qui a fait partie du personnel permanent ou temporaire d un organisme gouvernemental ou de l agence d e
46. x services de cabinets ou autres organismes sp cialis s dans l acquisition de biens et services sur le march international afin de garantir dans des conditions optimales de rentabilit et d conomie lachat la v rification l exp dition l assurance et le transport des marchandises requises Cette m thode de passation de march peut galement tre mise en uvre avec le concours d une agence sp cialis e des Nations Unies ou tout autre organisme des Nations Unies 10 Comptabilit inspection et v rification des comptes 31 Afin de garantir une responsabilit financi re satisfaisante et aux fins de la v rification des comptes l agence d ex cution devra s assurer pour tous les contrats financ s en totalit ou en partie par l Organisation que a Les r glements aux entrepreneurs et fournisseurs ne doivent tre effectu s que sur pr sentation de factures ou d tats dont la conformit avec les termes du contrat et ses conditions aura t v rifi e et authentifi e par un fonctionnaire comp tent de l agence et lorsqu un ouvrage a t ex cut apr s que celui ci aura t correctement expertis b Toutes factures ou tats et tous certificats de ce type sont conserv s en lieu commode d acc s en vue de la v rification ult rieure des comptes c Un inventaire est entretenu de tous les quipements et autres fournitures acquis aux termes de ces contrats 32 Chaque agence d ex cution doit faire e
Download Pdf Manuals
Related Search