1 Refonte de l`intranet BLA Site SPIP par Carole Guelfucci
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1. est par d finition r serv un usage interne C est le site par d faut de tous les ordinateurs du Cabinet Tout en respectant la charte graphique du Cabinet il faut tenir compte du fait que l intranet est un site affich toute la journ e sur de nombreux postes du Cabinet Il faut donc adoucir l aspect tr s rouge du site internet en laissant une large place au blanc Comme dans la pr c dente version de l intranet pas d animation en Home Page afin de ne pas fatiguer l il du lecteur L accent de cette nouvelle version sera mis sur l illustration iconographique Tous les bureaux Paris Lyon Lille et Aix ont t quip s d appareils photos num riques afin de faciliter la communication interne en immortalisant les diverses manifestations La possibilit d afficher des images sur la Home Page lui donne un c t beaucoup plus attractif et vivant Les maquettes propos es s inspirent largement de notre site internet actuel tout en ayant leur propre personnalit Carole Guelfucci 2006 3 3 3 Refonte ergonomique Bien que le site comporte en mars 2006 148 rubriques 426 articles et 459 sites r f renc s les utilisateurs ne mesurent pas toujours la richesse du site ou sont incapables de retrouver l information une fois qu elle n est plus d actualit Concernant l ergonomie de la Home Page la maquette s lectionn e affiche une navigation sur la gauche de l cran laissant la possibilit de d rouler amplement les menu2. INTRANET 2006 Sites utiles Favoris documentaires intranet jeudi 4 mai A Isra l Olmert menace d imposer aux Palestiniens des fronti res en Cisjordanie Outils Modes d emploi Bureautique ources humaines DUP InfosDivers Crash du Mont Ste Odile un ex Q RESSOURCES HUMAINES Changer la r solution d un cran CEI cadre d Airbus rejette toute tadl a nari Elections des d l gu s du personnel culpabilit E 2006 Q D PARTEMENTS Le nouveau site iad Moussaoui chappe la peine de Intranet ainsi cua mort sa m re demande son d ailleurs que le Elections des d l gu s rapatriement Oounis nouveau site Internet du personnel devant F Ciceron et la plupart consiitiier galement la L Iran affirme tre capable de des outils d l gation du produire en masse des O DOCUMENTATION informatiques sont personnel au comit centrifugeuses maintenant con us d entreprise communication pour fonctionner avec un affichage minimal AS FA A schappeals ec En savoir Clearstream ni enqu te En savoir politique ni instruction de Chirac Ressources humaines Trombinoscope alia Villepin Paris Associ s j py en l LA ai LEFEBURE Bruno Angleterre des lections locales ouvelles acquisitions eudi 27 avril 2006 devenues test national pour Blair Nouvelles acquisitions Avril 2006 JSF ANINA mardi 2 mai 2006 Ag de 42 ans Crash d un Airbus arm nien en g n ral
3. conviviale La p riode de maintenance est tendue afin de faire voluer le site en fonction de l volution du Cabinet Carole Guelfucci 2006 5 AVANT REFONTE SITE D ORIGINE 0 0 NAOLxOAL DS O O BIGNON LEBRAY amp ASSOCI S SOCI T CIVILE PROFESSIONNELLE D AVOCATS Mise jour jeudi 23 mars 2006 148 rubriques 424 articles 459 sites 24 03 2006 16 44 53 CABINET TROMBINOSCOPE DOCUMENTATION ANNUAIRE LIENS ANNONCES DERNIERS ARTICLES EN LIGNE i DERNIERS SITES R F RENCES D APFA gt Inforeg site CCIP D Les dictionnaires 23 mars Tableau par langue Voir document en PJ gt LEXTENSO 20 mars Organigramme administratif gt Lextenso Voir te document en pj PUSPA gt Class action 20 mars Organigramme fonctionnel gt Conseil de la concurrence Voir document en pj b RPCA b Associations Mode d emploi le site de la vie associative 17 mars TVA note concernant les clients membres de 3 b Internetmedialawr l Union Europ enne gt EUR lex Voir le document en pj questionnaires D Livre vert version lectroniqu le P AMAPA accueil gt Premier ministre gt Barreau de Paris gt Egalit professionnelle gt Webimm D Legifrance Le service public de l acc s au droit Carole Guelfucci 2006 6 A ax meS 60 0 BBGPresem B3 Mise jour BIGNON LEBRAY amp ASSOCI S SOCI T D AVOCATS mercredi 3 mai 2006 APRES REFONTE SITE
4. CKEditor Le logiciel SPIP s av re tre un formidable outil de gestion de l intranet Il n est donc pas question d en changer La version du logiciel que nous utilisions version 1 6b1 n avait pas t upgrad e depuis 2002 D but 2006 la version en cours est la version 1 8 3 Il convient donc de mettre jour la version de SPIP afin de b n ficier des innovations apport es au logiciel D apr s notre prestataire il n y aura pas d urgence par la suite courir apr s les mises jour de SPIP si nous sommes satisfaits de la version 1 8 3 En effet les mises jour interm diaires sont souvent plus destin es aux programmateurs qu aux utilisateurs Mieux vaut miser sur une version stable qui donne satisfaction Parall lement les diff rents entretiens avec les prestataires nous ont permis de r aliser qu il tait possible d int grer SPIP un outil d dition de type WYSIWYG what you see is what you get en l occurrence FCKEditor FCKEditor est un diteur avanc compatible avec Internet Explorer 5 5 et ult rieurs Firefox et Netscape Il permet de mettre en forme un texte l aide d une interface et de fonctionnalit s analogues Ms Word Il est compatible avec SPIP et s int gre son back office en ajoutant une barre d outils la zone de saisie des articles FCKEditor permet notamment de mettre en forme un texte type taille couleur style alignement cr ation de listes puces etc mettre en forme de
5. Refonte de l intranet BLA Site SPIP par Carole Guelfucci Responsable Documentation Webmaster Cabinet Bignon Lebray amp Associ s BLA Paris 16 article mis en ligne en mai 2006 INTRODUCTION En octobre 2005 le Service Documentation fait l objet d une enqu te de satisfaction Un des points de l enqu te concerne le site intranet administr par le Service Cette enqu te est l occasion de se rendre compte que m me si les utilisateurs semblent satisfaits du contenu et de la mise jour de l intranet certains critiquent la navigation l int rieur du site sa pr sentation son manque d ouverture vers l ext rieur internet ou l opacit de son contenu Il est vrai que le site a t mis en ligne en 2002 et non retouch depuis Une refonte s impose donc en 2006 La refonte concerne principalement le graphisme et l ergonomie Le choix du CMS Content Management System SPIP est maintenu car il a fait ses preuves chez BLA et dans la communaut internet Le pr sent article est un retour d exp rience qui reprend toutes les tapes du projet des critiques de la version d origine du site la mise en ligne finale du nouveau site en passant par les diff rentes tapes de refonte 1 L EXISTANT Constat Depuis le lancement de l intranet en 2002 nous n avons pu que nous satisfaire du choix du logiciel SPIP qui s est av r tr s souple pour l administration du site Toutefois il convient d envisager une refonte de l intra
6. abinets dans la mesure o les intranet sont souvent confidentiels et les articles sur le sujet sont rares voir quelques r f rences bibliographiques la fin de l article En dehors de la refonte graphique et ergonomique il est donc d cid de rendre la Home Page plus vivante en y int grant les liens vers l ext rieur google sites utiles et favoris documentaires La nouveaut vient galement de l int gration d un fil RSS de news de type d p ches d actualit 3 5 Les phases de la refonte audit de l ancien intranet et de ses d fauts mise au point de la nouvelle arborescence sur papier mise au point de maquettes graphiques par le prestataire Validation des maquettes r alisation de la maquette programmation mise en ligne du futur intranet sur une adresse internet provisoire et r cup ration des bases SPIP Carole Guelfucci 2006 4 p riode maintient des deux sites simultan ment l ancien reste en ligne le nouveau est test mise en ligne du nouvel intranet son adresse d finitive Comme pour la premi re version de l intranet SPIP permet d alimenter le site par son outil d administration alors m me que les maquettes la visualisation du site ne sont pas encore termin es Une p riode de test assez longue permet la fois de valider la forme validation de l affichage de l ergonomie de la bonne int gration des anciens articles dans les nouvelles feuilles de style ou squelettes et
7. d enrichir le fonds la nouvelle version de l intranet est l occasion de cr er de nouvelles rubriques Au moment du lancement s est pos le probl me de la r solution des crans En effet le nouveau site est pr vu pour fonctionner sur une r solution minimale de 1024 x 768 alors que de nombreux postes informatiques du Cabinet sont encore sous la r solution archa que 800 x 600 Le premier article publi sur le nouvel intranet est donc le mode d emploi pour changer la r solution des crans un gros travail de sensibilisation doit tre fait au niveau des utilisateurs CONCLUSION En 2005 le Cabinet tait dans une proc dure de certification ISO 9001 Cette p riode a t l occasion de mesurer l importance de l intranet puisque l ensemble des documents relatif proc dure qualit y taient stock s mais aussi de prendre connaissance de ses d fauts et d envisager d y rem dier gr ce une nouvelle version En 2006 apr s la refonte l objectif est d avoir un intranet plus que jamais incontournable Site par d faut de tous les postes du Cabinet il doit s imposer d finitivement la fois aupr s des nouveaux membres qui sont en g n ral faciles convaincre car tr s demandeurs d informations sur le Cabinet mais aussi aupr s des anciens Le nouvel intranet est galement l occasion d associer l ensemble des membres du Comit de Direction sa mise jour d autant plus que la nouvelle version de SPIP est encore plus
8. e sur Parisnet intranet du cabinet Denton Wide Sapte Paris par Anne Girard office manager Int ressant car contient une copie de l cran d accueil et donc des principales rubriques de l arborescence ke ke ke KK KK KK KK KK K K K K K ke ee ke Voir aussi mon premier article sur le sujet Octobre 2003 utilisation du logiciel SPIP Syst me de Publication pour l Internet pour la r alisation d un intranet Beaucoup de documentalistes sont amen e s dans le cadre de leur activit construire des sites internet intranet ou des webzines En cas de budget serr les logiciels libres offrent une int ressante alternative aux solutions cl s en main Le logiciel SPIP Syst me de Publication pour l internet conna t en ce moment un grand succ s la fois aupr s des d veloppeurs et des documentalistes Cet article pr sente un retour d exp rience sur l utilisation de SPIP pour la r alisation de l intranet d un Cabinet d avocats Article mis en ligne en novembre 2002 revu en octobre 2003 et juin 2005 http cquelfucci free fr Html SPIPIntranet PDF Carole Guelfucci 2006 8
9. iste du droit des Mer noire les recherches Voir le document en affaires fran ais et chinois sintensifient pi Bruno Lef bure anime une quipe d di e l accompagnement des gt entreprises fran aises investissant en Chine et des En savoir En savoir amp Internet Carole Guelfucci 2006 7 Bibliographie Quelques rares sources d inspiration sur les intranets juridiques par date de parution Mich le BATISTI Journ e d tude Juriconnexion Intranet juridique mode s d emploi pour un nouvel espace documentaire in Documentaliste Sciences de l information 2004 vol 41 n 1 pp 41 43 Disponible en ligne sur www adbs fr uploads docsi 2504 fr pdf Emmanuel BARTHE Mettre jour facilement un intranet ou un site documentaire les logiciels de gestion de contenu CMS Typo3 Mambo Joomla SPIP avantages et limites des CMS sur Precisement org 1 septembre 2005 4 p Voir l article http www precisement org blog article php3 id_article 30 Chaque ann e le magazine Entreprise amp Carri res Groupe Liaison publie les r sultats du Prix intranet qu il organise avec le Cegos et en partenariat avec lesechos fr Les r sultats du prix intranet 2005 sont dans le num ro 782 du 25 octobre au 7 novembre 2005 Anne GIRARD Intranet un outil aux multiples facettes in La Lettre des juristes d affaires Le Magazine Hors S rie n 9 D cembre 2005 pp 64 65 Retour d exp rienc
10. net pour les raisons suivantes notre version du logiciel SPIP n a pas t mis jour depuis 2002 le graphisme du site ne correspond plus la charte graphique du Cabinet le d calage est grand entre l intranet et le nouveau site internet qui date de 2005 la Home Page ne refl te pas assez le contenu et la richesse du site la Home Page doit s ouvrir d avantage vers l ext rieur gr ce l insertion de liens utiles la navigation l int rieur du site est malais e 2 L APPEL D OFFRE ET LE CHOIX DU PRESTATAIRE Partant du principe que ce qui est agr able l il et facile consulter s impose plus facilement qu un bricolage maison le Cabinet a choisi de faire nouveau appel un prestataire qui a les comp tences techniques et graphiques pour r aliser un site professionnel Les r les sont donc r partis entre le prestataire qui assure toute la partie technique et le webmaster qui met au point l arborescence g re les contenus et coordonne le projet de refonte Carole Guelfucci 2006 1 Dans notre cas l appel d offre est limit car nous cherchons un prestataire qui travaille notamment sous SPIP Les prestataires contact s sont CONTINGENCES ONEXT OPIXIDO SMILE Le prestataire choisi est la soci t OPIXIDO dont la proposition commerciale r pond la fois notre mini cahier des charges de refonte et notre budget 3 LA REFONTE 3 1 Mise jour du logiciel SPIP F
11. s au centre de l cran Gr ce aux nouveaux menus d roulants il sera possible de conna tre pr cis ment le contenu de chaque rubrique jusqu au troisi me niveau de rubrique Ces probl mes d ergonomie ne sont pas li s uniquement des d faillance techniques La refonte de l intranet est ainsi l occasion de revoir son arborescence qui datait elle aussi de 2002 Les grosses t tes de rubrique CABINET TROMBINOSCOPE DOCUMENTATION ANNUAIRE LIENS ANNONCES deviennent RESSOURCES HUMAINES DEPARTEMENTS OUTILS DOCUMENTATION COMMUNICATION L arborescence du site est mise plat et enti rement refondue A cette occasion l ensemble des membres du Comit de Direction sont invit s se prononcer sur le contenu de l intranet C est une fa on de les associer cette nouvelle version en esp rant qu ils participeront par la suite en tant qu auteurs du site En effet la vision unique d un webmaster auteur administrateu r peut s av rer particuli rement redoutable en terme d ergonomie car la logique de classement d une personne ne fait pas forc ment l unanimit En r sum oui au webmaster qui coordonne non au webmaster omnipotent qui d cide de tout Pour un aper u de la refonte graphique et ergonomique voir les impressions d cran en fin d article 3 4 Nouvelles fonctionnalit s Curieusement les utilisateurs sont peu friands de nouvelles fonctionnalit s D autre part il est difficile de savoir ce qui se fait chez d autres c
12. s tableaux copier coller cr er des liens internes ou externes ins rer et positionner des images ins rer des ancres Il est important de signaler que les quelques fonctionnalit s d ditions dans notre vieille version de SPIP gras italique liens se faisaient la main en ins rant divers codes typographiques pas toujours simples m moriser Autant dire que la mise en page tait r duite son strict minimum Carole Guelfucci 2006 2 Ci dessous int gration de FCKEditor dans l administration de SPIP 2 M L ae l int rieur de la rubrique K 04 Langues parl es v N oubliez pas de s lectionner correctement ce champ CMO MEREKAP Descriptif rapide 7 Contenu de l article en quelques mots Chapeau 7 Texte introductif de l article Texte Vous pouvez enrichir la mise en page de votre texte en utilisant des raccourcis typographiques Corps de la page E Source BOR 5 B Z Us ejj Eja IBM e meea 8 Style Format Police Taille ET amp 0 j EH 7 PARLE i lt fi Es Termin internet 3 2 Refonte graphique Tout en maintenant le contenu du site il faut revoir l interface graphique du site afin qu il y ait coh sion entre nos supports papier notre site internet refait en 2005 et notre intranet Le site intranet n a pas besoin d tre strictement identique au site internet puisqu il
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