DÉPÔT DES ARCHIVES HOSPITALIÈRES : MODE D`EMPLOI
Contents
1. aire du d p t N articles Description sommaire et dates extr mes des principales cat gories de documents d pos s composition mat rielle du d p t le nombre d unit documentaire registre bo te archives pr se te comprise dans le d p t visa du directeur du centre hospitalier proc dant au d p t Pris en charge Bordereau e D pos le Le Maire nom et titre attestant de son accord de la proc dure valant d charge de la conservation des archives mentionn es sur le bordereau de Les espaces gris s seront remplis par les archives d partente a prise en charge physique des documents Un exemplaire du bordereau d e ment renseign sera retourn au producteur dans lattente de tablissement du r pertoire num rique d taill de ses archives d pos es N B les zones gris es sont r serv es aux archives d partementales2. c La description du contenu du d p t Les r gles de base respecter article ensemble de pi ce se rapportant une m me affaire mais n exc dant pas la capacit d une unit de conditionnement registre bo te 1 ligne sert d crire 1 seul article registre ou bo te Les informations obligatoires le n de l article chaque article doit tre num rot Dans le cas des dossiers vo lumineux 1ls doivent tre scind s de fa on intellectuellement logique et coh rente chaque partie du dossier devenant un article et portant donc une num rota tion voir exemple B TIMENTS Les articles doivent tre conserv s dans des bo tes archives l exception des registres sur lesquelles sont report es le ou les num ros des articles contenus L intitul description simple concise et pr cise du contenu de chaque article Bannir les termes vagues tels affaires g n rales divers Les informations d crites permettront de savoir si le document est de conservation d finitive et s 1l entre dans les cat gories concern es par le d p t Archives d partementales de l Yonne du contenu DELIBERATONS se RE Le 2 Proc s verbaux oo S O FINANCES Comptabilit budgets primitifs budgets suppl mentaires comptes administratifs comptes de 2 gestion d ii Salle des malades construction plans devis Sall
3. e des malades construction rapports de architecte correspondance proc s verbaux de suivi proc s verbal de r ception des travaux Pr sentation du contenu utiliser dans le cas de documents dont l intitul et les dates sont identiques mais dont le contenu diff re Dates de d but dates de fin date du document le plus ancien et celle du plus r cent contenus dans l article Elles permettent d tablir que les documents entrent dans le champ chronologique de l article L 212 11 du Code du patrimoine Vos contacts Pierre Fr d ric BRAU directeur des archives de l Yonne Archives d partementales de l Yonne 37 rue Saint Germain 89000 AUXERRE Tel 03 86 94 89 00 Fax 03 86 94 89 03 Mail archives cg89 fr C line CROS responsable des archives publiques d pos es D P T DES ARCHIVES HOSPITALI RES MODE D EMPLOI D QU EST CE QUE LES ARCHIVES En France les archives sont d finies comme l ensemble des documents quels que soient leur date leur lieu de conservation leur forme et leur support produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur activit Code du patrimoine article L 211 1 2 QUELLES SONT LES ARCHIVES CONCERN ES Selon l article 7 de l arr t interminist riel du 11 mars 1968 et la circulaire AD 93 4 du 14 mai 1993 les archives hospitali res de conservation d finit
4. ive ant rieures au ler janvier 1971 sont concern s par le d p t aux archives d parte mentales Ce d p t s tend aux archives administratives comptables techniques m dicales 3 POURQUOI TABLIR UN BORDEREAU DE D P T Le bordereau est essentiel car 1l mat rialise le transfert physique et de la responsabilit juridique des documents servant de d charge au producteur qui remet la conservation des archives d crites entre les mains des archives d parte mentales Il sert d outil de v rification lors de la pr paration du d p t afin de s assu rer que les documents propos s sont bien de conservation d finitive et qu ils en trent bien dans le champ d application des textes r glementaires Il est galement n cessaire pour effectuer le contr le du contenu de chaque bo te et ainsi s assurer que tous les documents mentionn s sur le bordereau sont bien pr sent lors du d p t Sa r daction r pond des r gles simples mais qu il convient de respecter 4 COMMENT R DIGER UN BORDEREAU DE D P T a Les outils n cessaires la r daction du bordereau Archives d partementales de l Yonne Le cadre de classement des archives hospitali res de 1968 annex l arr t 37 rue Saint Germain i a Aae H A 89000 AUXERRE interminist riel du 11 mars 1968 est l outil essentiel la pr paration du d p t et t l 03 86 94 89 00 fax 03 86 94 89 03 de son bordereau E
5. n effet 1l d finit m l archives cg89 fr l ordre intellectuel et mat riel de classement des diff rents dossiers pro Bordereau de d p t duits ou re us par le centre hospitalier s ries et sous s ries aux archives d partementales l int rieur de chaque s rie ou sous s rie la dur e d utilit administrative remplir en trois exemplaires ra gt dont l un sera retourn au service d origine des documents ainsi que leur sort final conservation destruction gme b Les l ments de description globale du d p t avec les subdivisions hi rarchiques intitul du service auteur el Afin de favoriser la prise en charge du d p t les renseignements suivantes doivent tre mentionn s Personne contacter t l fax courriel situation administrative du d posant Nombre d articles liasses bo tes ou registres pr ciser RE TEET P Statutduservice d posant jen R Anne EE AN ns FE nom du producteur centre hospitalier proc dant au d p t ER a FE a nom de l tablissement ne renseigner que dans le cas des tablisse ments rattach s h tel Dieu maladrerie etc nom et coordonn es de l agent ayant pr par le d p t qui pourra tre contact pour toute question relative tant la r daction du bordereau qu la pr paration mat rielle du d p t icabilit de la totalit du d p t oo HE 7 Somm
Download Pdf Manuals
Related Search