Lotus Notes 7 Utilisateur Messagerie, agenda, tâches
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1. nnne ene 30 Options de distribution 32 Pi ces jointes fichiers et images si 35 Envoyer Abandonner le m mo 44 4 ununnns 36 BECOME E lala s GU do ste chan hite ce nastae tee ken DOSES ane do Ronan nt e matters sn ne 37 R utiliser ou renvoyer un M MO cccceeescneseneeceeeeeeschenensedeeteneeeeeneaeesecceneeseannecenes 38 carnet d adresses personnel 39 3 GESTION DES M MOS RE US a a sia 43 Notification de l arriv e d un m mo 44 Tri et identification des MEMOS nn neneertrnnnneneent 46 Consulter eS M moS assassins usted See ENEE 47 Suivi des M MOS ss 51 pi ces UE e ereetegEAeeee ee ERAUS sldeaatenenaweeneaccc enter attnene et 53 Impression des MEMOS ET 54 Exportation de m mos ss 55 Supprimer des MEMOS sise 56 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur 1 R pondre Un mem 57 Faire suivre UN M MO ui a aa eaaa a ai a a 59 Classer des mme sise 60 4 FONCTIONS AVANC ES DE LA MESSAGERIE eee 61 Groupes et listes de diffusion eres aeaeaereaneannaa 62 Modele de M MO stress dite tn rm matter menti attentes 64 Mod le personnel de M MO ss 65 Notification d absence 66 Une EI EE 68 LOS TEGIES A dos poa enh Da a aa ae a a dba da Ann a 69 Gestion du courrier ind sirable 70 ee GET 72 ARCHIVE E 76 D l gation Re TEE 77 Ster AGENDA ee sec tite eee eee 81 Pr sentation de lagenda EEN 82 Types d2. Date d achat ou d entr e en possession de l ouvrage Erreurs relev es notez les pages concern es M Mme Mile Soci t A d couper ou t l copier et envoyer Tsoft gt Service lecteurs gt 10 rue du Colis e 75008 Paris Fax 01 53 76 03 64 e mail lecteur ts oft fr Consultez tous nos ouvrages sur le site Web www Tsoft fr Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur TSOFT R f PK0299 R f rence A4 Lotus Notes 7 utilisateur Auteur Fr d ric Rouqui octobre 2006 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur
3. affichage de l agenda ss 83 Navigation dans l agend 3 2 888828 dr latente aim d a ans 85 P rs nnalser agendas se RE en Mets acaso ng Saga 87 Cr er une nouvelle entr e dagenda eee 88 Cr er un rendez VOUS eee 89 Ev nement rappel et anniversaire 92 Organiser Une TOUMION essaie nt eee des Ps ci cn cute 94 R pondre une invitation ss 97 Gestion des r ponses des invit s 101 Gestion de l agenda cccccccceceeeeesenneeeceeeeecesensaeaeeeeeeeeesacecaeaeeeeeeeeeeseesnsiaeeeeees 104 Partage de l agenda ss 107 Agenda d Groupe EE 110 Gestion des salles eiressources ie seeeeeeeereesaeseraaeaneaaaes 112 6 e TEE 113 Cr er une t che oni e a a alain afin 114 R pondre une assignation de t che 118 Gestion des t ches ss 120 7 MESSAGERIE INSTANTAN E ENEE 123 Messagerie instantan e iris inner node dd nies ages nee dees gia 124 Int ES eee eee ee teenie 133 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur Environnement de travail Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur 3 LANCER QUITTER NOTES 1 LANCER NOTES Lancement automatique ll est possible que Notes soit install sur votre poste de fa on ce qu il d marre automatiquement lors du lancement de Windows Dans ce cas un bouton repr sentant Notes apparait dans la barre des taches D marrer 2 Ki 0 Bienvenue Lotus Notes e Cliquer sur ce bouton pour afficher la fen tre de Notes Avec une commande e Cliquer sur le b
4. de Notes c estla page d accueil quis affiche Cet cran de bienvenue tant largement personnalisable il est nomal que son apparence puisse tre diff rente sur votre poste Cette page pemet g n ralement d acc der rapidement aux bases les plus utilis es votre base Courrier votre carnet d adresses votre agenda et votre liste de t ches en instance Bienvenue IBM Lotus Notes 1 1x a Fichier Edbon Yue Cr ation Actions Texte 7 b gt CHS De 8 4 Gl oY cat h amp Espace de travail ES Bienvenue X Options de la page d accueil w a PT Notes 7 e un EI Rechercher fo Courrier Agenda Contacts Liste des t ches Journal personnel A 5 3 xX wem i 1 S S X D connect Bureau en US q 9 D marrer 4 A 1 Morpheus Tsoft Lotus Bienvenue IBM Lo Musique EB JEyroles Notes 7 utilis DO os a Barre de menus menus d roulants pour passer les commandes b Barre d outils absente par d faut boutons des commandes courantes c Barre d adresse saisie d une adresse Internet et ouverture du navigateur Internet d Boutons de t ches boutons chacun corres pondant une fen tre ouverte dans Notes qu il s agisse d une base de documents d un document ou d une page Web e Principaux signets liens vers les bases les plus utilis es Courrier Agenda Carnet d adresses T ches Messagerie instantan e f Dossiers de s
5. Lotus Notes 7 Utilisateur Messagerie agenda taches Reference AVERTISSEMENT Lotus Notes 7 est une marque d pos e de la soci t IBM Toutes les marques cit es dans cet ouvrage sont des marques d pos es par leurs propri taires respectifs Cet ouvrage n est pas la documentation officielle de Lotus Notes 7 et son contenu n engage pas la soci t IBM Ce document contient des informations prot g es par copyright La loi du 11 mars 1957 n autorisant aux termes des alin as 2 et 3 de l article 41 d une part que les copies ou reproductions strictement r serv es l usage priv du copiste et non destin es une utilisation collective et d autre part que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite alin a 1 de l article 40 Cette repr sentation ou reproduction par quelque proc d que ce soit constituerait donc une contrefa on sanctionn e par les articles 425 et suivants du Code p nal R f PKO299 R f rence A4 Lotus Notes 7 Utilisateur Messagerie agenda t ches Auteur Fr d ric Rouqui octobre 2006 Editeur Tsoft 10 rue du Colis e 75008 Paris http www tsoft fr T l 01 56 88 29 64 Fax 01 53 76 03 64 Avant propos Con u par des formateurs exp riment s c
6. arnet d adresses personnel qui contient les parametres de communication a utiliser lorsque vous ex cutez Notes en un lieu donne S lectionner un site revient a indiquer a Notes comment il doit se connecter au serveur Domino pour la session en cours Bureau r seau s lectionner cette option si vous tes connect au r seau local d entreprise D placement acc s Notes distance utiliser cette option si votre connexion au r seau s effectue non pas par cable mais par une ligne t l phonique et un modem Domicile acc s Notes a distance utiliser cette option si votre connexion au r seau s effectue non pas par cable mais par une ligne t l phonique et un modem La diff rence entre Domicile et D placement r side dans le num ro de t l phone a composer et dans les options de num rotation Le modem est g r par Notes Domicile acc s r seau distance comme l option pr c dente mais le modem est alors g r par le service d acc s r seau distance de Windows Internet utiliser cette option si vous disposez d un compte de messagerie Internet en plus du compte de messagerie d entreprise Notes Local non connect choisir cette option si durant la session en cours vous projetez de travailler avec Notes sans vous connecter au r seau et ses ressources Dans la pratique le site Bureau r seau est utilis sur les postes fixes en entreprise Les autres sites sont destin s aux o
7. et ouvrage pr sente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base de Lotus Notes 7 et leur mode d emploi Ces fiches pratiques peuvent tre utilis es soit dans une d marche d apprentissage pas pas soit au fur et mesure de vos besoins dans l utilisation quotidienne de la messagerie Une fois les bases du logiciel maitris es vous pourrez galement continuer vous y r f rer en tant qu aide m moire Si vous vous tes d j aguerris sur une version plus ancienne de Notes ou sur un autre logiciel de messagerie ces fiches pratiques vous aideront vous approprier rapidement Notes 7 TABLE DES MATIERES 1 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL csscssssesssesssecsseseseeesseesseenseeeseeessaeeaes 3 Lancer Quitter Note Seniesa can vancnbtecuad eaevgeian eas EELER 4 te ME EE 5 Fen tre de NOLOS sas roo ieevieiapecdaseg nement RCE entente ner EE AN 6 PRAM IG AU ON geheegt 7 Naviguer l aide des signets in 8 Pr f rences utilisateur see 10 Barred etat sinistre a deg uereg 12 Les barres d outils ss 13 La page KE CT EE 16 Mot de passe et ID utilisateur 17 WAUIS WK e 19 2 CR ER ET ENVOYER UN M MO rnreoneerarennernnnneernnennnrnnntee 23 Labase Courrier i senene tnt ei e eege ee eege 24 Fen tre de messageries nine de nan de ds t en ee Eaa 25 Pr f rences de courrier ses 28 Cr er un m mo Principes sise 29 Indiquer le les destinataires
8. ignets dossiers pour classer des signets vers des bases et documents Notes messages pages Web ou autre que vous utilisez r guli rement Les dossiers de signets remplacent les pages de travail de la version 4 de Notes etles signets remplacent les ic nes de bases de documents Leur usage est beaucoup plus souple car un signet peut pointer sur n importe quelle source d information g Barre d tat elle donne acc s une s rie de listes d roulantes d di es des usages vari s h Barre de navigation des boutons pour naviguer entre les pages ouvertes qu il s agisse de bases de documents de documents ou de pages Web i Page d accueil page d introduction s affichant par d faut au d marrage de Notes Personnalisable elle peut afficher divers l ments des liens vers les t ches courantes des affichages r duits du contenu de votre base Courrier de votre agenda de votre carnet d adresses ou de votre liste de t ches un forum ou une page Web des outils de recherche d informations dans des bases Notes dans des annuaires Domino ou LDAP dans des forums locaux ou Internet ou encore sur le Web 6 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur NAVIGATION Le travail dans Lotus Notes se fait fr quemment avec plusieurs fen tres ouvertes entre lesquelles il s agit de naviguer 1 LES BOUTONS DE T CHES A chaque fois que l on ouvre une page un bouton de t che la symbolisant appara t so
9. nnel Taches en instance R plicateur Mes sagerie instantan e Pour acc der l un de ces outils courants cliquer sur son ic ne La partie inf rieure de la barre de signets donne acc s aux dossiers de signets qui organisent des groupes de signets sur des pages de signets Signets favoris Bases de documents Autres signets Historique Liens Internet Explorer Netscape Navigator Pour afficher le contenu de l un de ces dossiers de signets cliquer sur son ic ne Notes d roule alors une page de signets Remarque des dossiers de signets ou des signets suppl mentaires peuvent tre plac s sur la barre de signets Vous pouvez ainsi cr er des raccourcis vers les agendas et les bases courrier des personnes avec lesquelles vous travaillez r guli rement et qui vous ont donn une d l gation 8 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur NAVIGUER A L AIDE DES SIGNETS 2 LES PAGES DE SIGNETS Cliquer sur cette ic ne pour que la page de signets reste affich e pendant que vous Autres signets ox travaillez sur une base ou un document Trier z Yue Se Q Sa Sites de recherche Internet Cr ation de dossier Lycos Hotbot AltaVista Usenet Une page de signets peut contenir des dossiers permettant de classer les signets de m me type ou concernant une m me activit Cliquer dessus pour en d rouler le contenu Cr er M mo fal Entr e d agenda ry RUE Cliquer et faire glisser le bo
10. outon a D marrer l extr mit gauche de la barre des t ches e Commande Programmes Applications Lotus Lotus Notes Avec un raccourci pos sur le bureau de Windows bad Double che sur l ic ne du raccourci associ Notes Lotus Notes 2 QUITTER NOTES e Commande Fichier Quitter Notes ou appuyer sur Alt F4 Ou e Cliquer sur la case de fermeture de la fen tre de Notes l extr mit droite de la barre de titre de sa fen tre Case de femeture Si des modifications ont t apport es un document et n ont pas t enregistr es Notes affiche un message d alerte Dans ce cas cliquer sur l un de ces trois boutons Oui pour enregistrer le document et quitter Notes Non pour ne pas enregistrer les modifications et quitter Notes Annuler pour ne pas quitter Notes 3 EVITER LA PERTE D INFORMATION Si vous quittez Notes alors que vous tiez en train de r pondre un message ou de r diger un document vous recevrez un ou des message s d avertissement du type Lotus Notes x Voulez vous enregistrer cette nouvele entr e Envoyer uniquement Enregistrer uniquement Ignores Annuler Si le serveur Domino est lui m me arr t il faut cliquer sur Annuler pour arr ter la fermeture du client Notes Ainsi vous ne perdrez pas votre travail 4 Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur CHOIX D UN SITE Un site est un document enregistr dans votre c
11. rd droit de la page LL Tache en instance de signets pour modifier sa largeur Cl Startup 3 CR ER UN DOSSIER DE SIGNETS Dans la partie sup rieure de la page de signets ff Cliquer sur cette ic ne pour cr er un dossier Cr ation d un dossier Nom du dossier Agendad S lectionnez l emplacement du nouveau dossier Dossiers e Taper un nom dans lt Nom du dossier gt e S lectionnez Dossiers pour que le nouveau dossier apparaisse dans la barre de signets ou un autre dossier e Cliquez sur OK 4 CR ER UN SIGNET DANS UN DOSSIER Une fen tre est ouverte dans Notes et vous voulez conserver un signet vers cette fen tre F Bienvenue D I Marie ROUQUIE Agenda x a Claude GAUTIER Agenda X e Glisser copier le bouton de t che dans le dossier de signets voulu ou sur la barre de signets Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur 9 Vos critiques et suggestions sont indispensables TSOFT fait la mise jour de ses ouvrages tous les trimestres et m me plus si l exigence s en faitsentir Nous comptons sur vous pour nous faire part de toute correction effectuer ou de toute am lioration apporter Nous y serons attentif Vous avez choisi les ouvrages TSOFT pour vous former ou former d autres personnes Vous tes donc les premiers concern s pour qu votre prochaine commande le guide de formation ait t rectifi si n cessaire ou compl t s il le faut
12. rdinateurs portables et sont personnalis s par l administrateur Notes Il est possible que la liste des sites que vous voyezs afficher soit diff rente et que Bureau r seau soit le seul site dis ponible S lection d un site e Cliquer sur l avant dernier bouton dans la barre d tat u D placement acc s Notes distance Domicile acc s notes distance Domicile acc s r seau distance Internet Local non connect Modifier actuel IEEE stoe Cliquer sur ce bouton puis sur le nomdu site a utiliser Le serveur ne r pond pas Lorsque le serveur de messagerie Lotus Domino ne peut tre trouve alors que le poste est connect au r seau local d entreprise le dialogue suivant s affiche Lotus Notes x Le serveur ne r pond pas Il est peut tre en panne ou il y a des probl mes sur le r seau Contactez l administrateur syst me si le probl me persiste e Avant d appeler l administrateur v rifier si le site est Local non connect X D connect a Local e Si c est le cas s lectionnez Bureau r seau et essayer nouveau d ouvrir votre messagerie X D connect Bureau aj o e Si le probl me persiste alors appelez l administrateur Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur 5 FENETRE DE NOTES La fen tre de Notes est assez similaire celle d un navigateur Internet et on parle de page pour faire r f rence au document affich Au d marrage
13. s deux premiers boutons de la barre de navigation ont des fl ches qui leur sont associ es elles d roulent un historique des pages pr c demment affich es ou de celles qui l ont t apr s celle en cours Cliquer sur le nom de la page de votre choix pour la r afficher Tsoft Lotus Notes 7 Utilisateur 7 NAVIGUER A L AIDE DES SIGNETS Les signets sont autant de liens vers des documents des vues des pages Web et de mani re g n rale vers tout type d information lls remplacent les ic nes de bases de documents des versions pr c dentes de Notes et servent acc der rapidement aux infomations avec lesquelles vous travaillez Les signets sont un outil de navigation tr s souple car ils permettent de naviguer de mani re identique sur son poste en local dans les bases de documents Domino h berg es sur un serveur Domino et galementsur le Web A part les cing signets de base les signets sont stock s dans des dossiers de signets qui apparaissent le long de la barre de signets Notez que le fait d ouvrir une nouvelle base de documents cr era automatiquement un signet vers cette base dans le dossier Bases de documents 1 LA BARRE DE SIGNETS La barre de signets correspond la barre verticale plac e le long du bord gauche de la fen tre de Notes etse divise en deux parties La partie sup rieure de cette barre donne acces aux bases de documents usuelles Courrier Messagerie Agenda Carnet d adresses perso
14. us la barre de menus Espace de travail Lotus Chaque bouton est associ une fen tre ouverte dans Notes et celui quis affiche en clair correspond a la fen tre actuellement au premier plan Une fois que l on a affich successivement plusieurs crans d information bases vues documents pages Web et qu on ne les a pas referm s les boutons de taches permettent de les r afficher et de se d placer rapidement entre eux Passer d une fen tre tache l autre e Cliquer sur son bouton ou faire d filer les t ches en appuyant sur cn HS Fermer une t che e Cliquer sur son bouton puis cliquer sur la case de fermeture qui lui est associ e ou appuyer sur Echap 2 LA BARRE DE NAVIGATION La barre de navigation est une autre m thode pour naviguer entre les pages ouvertes Les boutons propos s par cette barre fonctionnent de la m me mani re que ceux que l on trouve dans les navigateurs Web a b c d e a Affiche la page pr c demment consult e b Affiche la page consult e apres celle en cours c Arr te le chargement de la page dans le cas d une page Web ou la recherche d un document dans une base Notes d Mise jour de la vue ou de la page Web e Lance une recherche document base personne sur le Web ga Ara or Hubert LEGRAND Courrier en arriv e 4 propos de Hubert LEGRAND Conception Hubert LEGRAND Courrier en arriv e Hubert LEGRAND Le
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