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GESTION DES PERIODIQUES Choix du logiciel Virtua

1. les frais d investissement doivent tre plus petits ou gaux 40 des frais de fonctionnement annuels globaux du SID 4 A Norme europ enne 5 ENS Norme am ricaine 28 Choix du logiciel les frais de fonctionnement doivent tre plus petits ou gaux 5 des frais de fonctionnement annuels globaux du SID ll il faut pr voir 5 du co t global d investissement pour les impr vus mais au minimum Fr 500 LS le prix de maintenance s estime entre 10 et 15 du prix d achat du logiciel plus 10 du prix du mat riel 3 2 3 Visites de SID Afin de proposer des solutions informatiques probantes notre mandant nous avons visit diff rents SID de Suisse romande Nous nous sommes tout d abord tourn s vers des SID dont le domaine documentaire tait proche de celle du Pouvoir judiciaire la Biblioth que de la Facult de droit de l Universit de Gen ve et la Biblioth que du Tribunal F d ral pour leurs collections semblables celles du Pouvoir judiciaire Nous avons ensuite visit la Biblioth que de l Office des Nations Unies Gen ve pour l importance quantitative de sa collection de p riodiques et nous l esp rions mais cela ne s est pas v rifi son organisation complexe Ensuite pour compl ter notre recherche de logiciels nous avons cherch sur Internet des informations ce propos Gr ce ces prospections nous avons identifi divers produits
2. rend la fonction possible mais pas de fa on tr s souple par exemple Virtua offre la possibilit de r clamation avec des lettres automatiques mais demande pour l instant une impression imm diate l unit donne enti re satisfaction nous n avons pas l information Les totaux correspondent l addition des toiles et des Oui valant un point chacun Cependant ces chiffres ne sont qu un ordre de grandeur qui permettent de classer les progiciels les uns par rapport aux autres afin de mettre en avant le logiciel le plus appropri pour le Pouvoir judiciaire Le maximum qu un progiciel peut obtenir est de 29 points Notre tableau a fait ressortir les avantages du module de bulletinage Virtua En plus d tre le logiciel le mieux adapt au Pouvoir judiciaire il nous para t important de souligner que Virtua est le seul remplir les deux crit res fondamentaux du mandant savoir le service au public visualisation des tats de collection dans l OPAC et le gain de temps dans la gestion des p riodiques un syst me int gr vite la saisie double De plus c est aussi la solution la plus conomique la cotisation annuelle n est pas directement li e l acquisition d un module suppl mentaire Le montant se calcule partir des co ts r els de l ann e coul e les param tres retenus pour valuer l utilisation des services sont le nombre de notices le nom
3. Online Public Access Catalog OPAC les diff rentes fonctions du module et le mat riel en pr sence du fournisseur claviers crans souris imprimantes Pour terminer il est essentiel d organiser la maintenance du syst me 2 2 Fonctionnement du groupe Afin de conduire et maintenir le groupe vers les objectifs fix s nous avons d cid d tablir une fonction de coordinateur c est dire une personne responsable de l organisation assurant plus particuli rement le lien entre le groupe et le mandant ou les personnes que nous devions contacter Dans l optique de r partir la charge de chacun ce coordinateur tait diff rent chaque tape Enfin nous avons puis dans l exp rience de chacun des comp tences sp cifiques pour se r partir des responsabilit s diff rentes Ces comp tences d coulaient des domaines informatique juridique ou linguistique 14 M thodologie 2 3 D marche Nous avons d but par un premier contact avec le mandant ce qui nous a permis de pr ciser ses attentes et de nous sensibiliser la situation A l aide de ces informations nous avons r dig une s rie d objectifs pour le travail Dans un deuxi me temps nous avons effectu un tat des lieux en interrogeant plus en d tail le personnel de la Biblioth que centrale qui assure toutes les tapes de la gestion des p riodiques Nous nous sommes aussi tourn s vers les r pondants administratifs des biblioth
4. aide de notre questionnaire nous ont donn des r sultats biais s puisque la gestion des p riodique est centralis e la Biblioth que centrale et est dirig e par les biblioth caires responsables La deuxi me partie a donc servi corriger nos informations en interrogeant les bonnes personnes 18 Choix du logiciel 3 1 1 Responsables du bulletinage La gestion des p riodiques occupe trois personnes sur les cinq que compte le SDJB les commandes et les facturations sont prises en charge par une biblioth caire responsable la gestion courante r ception enregistrement par un aide biblioth caire et la reliure par la deuxi me biblioth caire responsable La collection des p riodiques compte environ huit cents abonnements pour environ quatre cents titres 3 1 2 Outils pour le bulletinage Par p riodique il faut comprendre tous les abonnements du Pouvoir judiciaire En plus de la d finition commun ment admise cela regroupe aussi les collections et les mises jour La gestion des p riodiques se fait l aide d un Kardex manuel de classeurs commandes factures et nouveaux abonnements annulations et de cinq documents Excel liste d tat des collections liste des abonnements liste de r clamations indiquant les pertes et num ros non re us liste des manquants recensant les pertes et liste de reliure utilis s respectivement par les diff rents intervenants Ces listes Excel sont h berg es sur
5. base test et de son mode d emploi disponible seulement en anglais D s la r ception de cette base nous avons mis l preuve la pertinence de Virtua l aide de l chantillon Ces tests ont confirm le bien fond du choix de ce logiciel de gestion des p riodiques pour le Pouvoir judiciaire Nous avons poursuivi par la r daction du mode d emploi pour notre mandant Nous avons pu b n ficier de l existence d un guide d utilisation succinct destin aux biblioth ques ayant migr leur gestion des p riodiques de VTLS vers Virtua Nous nous sommes inspir s de la proc dure d crite dans celui ci tout en y GUILLERMIN Marie Fran oise LEVAI Sandra Document de travail bulletinage version 0 7 d apr s les documents du groupe de travail RERO Bulletinage Serials control Gen ve s n 2002 16 M thodologie associant nos tests pour l adapter l environnement des biblioth ques du Pouvoir judiciaire Il nous a sembl important de nous inspirer de modes d emploi dans le domaine de l informatique pour structurer le n tre Nous avons choisi une dizaine de manuels afin d en extraire les caract ristiques de mise en page Ceci nous a permis de concevoir une maquette Notre mandant a v rifi si notre mode d emploi remplissait son r le savoir de permettre une personne non initi e au bulletinage sur Virtua de comprendre son fonctionnement Notre mandant tai
6. la r daction d un mode d emploi du module de bulletinage Virtua en tenant compte du contexte du Pouvoir judiciaire Il permettra l utilisation de ce module dont nous avons planifi l installation pour 2003 Mots cl Logiciel de bulletinage p riodique bulletinage p riodique informatisation p riodique manuel 2 R sum Mandant Personne ressource Mesdames Francine JEANNET et Jo lle WALTHER Biblioth caires responsables du Pouvoir judiciaire de Gen ve Pouvoir judiciaire Palais de Justice Biblioth que centrale Bourg de Four 1 1204 Gen ve T l 022 327 32 22 E mail biblio justice ge ch Madame H l ne MADINIER Professeure la Haute Ecole de Gestion de Gen ve D partement Information et Documentation Les propos mis dans ce travail n engagent que la responsabilit de leurs auteurs 3 R sum Remerciements Nous tenons remercier toutes les personnes qui nous ont re us dans leur biblioth que et toutes celles qui ont r pondu nos courriers lectroniques Par cette disponibilit et cette ouverture au partage de la connaissance de la part des professionnels nous avons pu vraiment exp rimenter la solidarit interne la profession Nous remercions tout sp cialement Madame Marie Fran oise Guillermin biblioth caire la Biblioth que d art et d arch ologie de Gen ve et Madame Gw nola Pilloud biblioth caire l Infoth que de la
7. FileMaker Pro En plus de la construction ex nihilo de la base qui implique un minimum de notions informatiques le SID ou le service informatique du SID le cas ch ant devra en assurer la maintenance C est une formule qui peut tre co teuse et qui peut prendre beaucoup de temps Mais le grand avantage r side dans le fait que ce produit est labor sur mesure donc qu il correspond aux attentes du SID Par exemple la Biblioth que de la Facult de M decine du CHUV a recouru FileMaker Pro pour sa gestion des p riodiques lectroniques Il est noter que les SID recourent parfois un logiciel maison pour g rer un aspect du bulletinage comme par exemple la commande facturation C est principalement une carence dans le syst me de bulletinage utilis qui motive cette option La Biblioth que de la Facult des sciences conomiques et sociales de l Universit de Gen ve utilise le module de bulletinage de VTLS pour l enregistrement et les r clamations des fascicules et Access pour g rer les titres 31 Choix du logiciel les tats de collection et la facturation La Biblioth que municipale de Lausanne r pertorie les titres et leurs fournisseurs avec FileMaker Pro alors qu elle enregistre les fascicules l aide d un Kardex manuel Mais ces outils sont souvent sous exploit s De plus ils sont g n ralement sous d velopp s car ils exigent des comp tences en informatique et du temps
8. d Paris Ed du Cercle de la librairie 2002 223 p Biblioth ques LAMIZET Bernard SILEM Ahmed dir Dictionnaire encyclop dique des sciences de l information et de la communication Paris Ellipses 1997 590 p 58 Bibliographie 8 1 2 Nouvelles technologies BOURCIER Dani le L criture du droit va t elle tre transform e par les technologies de l information in Terminal technologie de l information culture et soci t automne 1995 nouv s rie n 69 pp 117 128 LAVEDRINE C dric Mise en place des nouvelles technologies de l information dans un cabinet d expertise comptable plus qu un choix technologique un choix de management in site d Alcyon Consult En ligne http www alcyon consult com memoire html Page consult e le 17 octobre 2002 8 1 3 Informatisation des biblioth ques BOURDIN Joseph LENART Mich le Recherche documentaire et gestion de biblioth que un logiciel unique Paris Association fran aise des documentalistes et des biblioth caires sp cialis s 1994 338 p Sciences de l information Etudes et techniques CHAUMIER Jacques Les techniques documentaires 8e d mise jour Paris Presses universitaires de France 2000 127 p Que sais je 1419 COLLIER Patrice Informatisation de la biblioth que de l IUT de Montlu on en extension du r seau de la biblioth que municipale et interuniversitaire de Clermont Ferrand p
9. laboration d un mode d emploi il aurait t plus judicieux de nous faire participer sa r flexion au lieu d uvrer chacun de son c t N anmoins nous avons r ussi combler partiellement le cloisonnement des groupes de travail en b n ficiant du manuel de Mmes Marie Fran oise Guillermin et Sandra Levai et d entretiens r guliers avec Mme Guillermin Si une v ritable collaboration avait t mise en place nous aurions pu b n ficier d une aide concr te et peut tre faire profiter de nos id es Migration VTLS Virtua Une fois le choix de Virtua d cid et les premi res d marches entam es nous nous sommes rendus compte de la pr cocit de ce travail de dipl me la migration de VTLS vers Virtua pour les bases locales genevoises se mettait en place au moment de celui ci Ainsi il tait impossible d installer le module de bulletinage Virtua avant l t 2003 le SEBIB accordait la priorit aux SID bulletinant d j sur VTLS en 2002 par rapport ceux bulletinant manuellement ou sur un autre logiciel Il se serait av r plus profitable de l effectuer l ann e suivante car nous aurions pu installer le module de bulletinage au Pouvoir judiciaire et saisir les donn es en vue du bulletinage des p riodiques De surcro t nous aurions pu profiter du mode 54 Conclusion d emploi r dig par le Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO au lieu de devoir en concevoir u
10. ques de juridiction Ce sont en dehors du personnel de la Biblioth que centrale les personnes les plus directement concern es par toutes les modifications touchant la gestion des p riodiques L option choisie pourrait impliquer une r vision des t ches des r pondants administratifs et par l m me une red finition de leur cahier des charges Afin de garantir aux entretiens une plus grande productivit et une meilleure coh rence nous nous sommes appuy s sur un questionnaire pr tabli cf annexe 1 qui nous a servi de fil conducteur lors des rencontres Ces entretiens achev s nous avons effectu une approche th orique en recourant la litt rature professionnelle et Internet Une partie de nos lectures nous a sensibilis aux grands principes th oriques du bulletinage et son informatisation nous garantissant une solide connaissance du sujet D autres lectures nous ont pr sent une description plus ou moins pr cise d exp riences de diff rents Services d information documentaire SID Mais ces cas concrets remontaient quelques ann es et taient donc susceptibles de ne plus refl ter la r alit actuelle Nos lectures ne nous donnant pas enti re satisfaction nous avons mis l accent sur des visites de SID Souhaitant avoir un large ventail de SID nous avons recouru la liste de discussion Swiss lib Puis nous en avons cibl onze en Suisse romande Ce choix s est effectu selon diff ren
11. saisir et selon quelles proc dures afin d homog n iser les notices Nous n avons pas suffisamment de renseignements tir s d exp riences de SID pour estimer la dur e de ce travail pr paratoire Ce travail ne pourra d buter avant le printemps 2003 En effet toutes les personnes concern es devront tre associ es ce projet Or la place d aide biblioth caire vacante actuellement ne sera repourvue qu au deuxi me trimestre 2003 En outre il faut pr voir la formation au module de bulletinage Les personnes charg es de la gestion des p riodiques suivront des cours organis s par le SEBIB au plus tard avant juillet 2003 Actuellement les dates ne sont pas programm es D s la r ception du module de bulletinage il a t pr vu en accord avec le mandant de saisir les titres de p riodiques dans l ordre alphab tique Ceux de la Biblioth que centrale seront trait s dans un premier temps Il faudra ensuite entrer les titres de chaque juridiction l une apr s l autre Il sera essentiel de v rifier l tat de collection au rayon afin de rentrer des donn es correctes Si plusieurs personnes sont charg es d introduire les donn es dans le syst me il serait judicieux de pr voir une personne qui supervise le travail Nous allons valuer le temps n cessaire pour entrer les nouveaux titres Il faut compter entre un quart d heure et trois quart d heure pour saisir l tat de collection d un
12. 32 8 2 Mod les pour la maquette du mode d emploi ASBURY Stephen Linux en entreprise 10 applications avec Java Apache Jserv Corba Perl XML MySQL LDAP Paris Eyrolle 2000 XV 363 p Solutions d veloppeurs BERGAME Marc Vos premiers pas avec Excel 2002 Paris OSM 2002 127 p Droit au but BRUCE Betsy Dreamweaver 3 Paris CampusPress France 2000 VIII 413 p Le tout en poche FREIHOF Michael KURTEN Ingrid MS DOS pour Windows 98 Mc XP Paris Micro Application 2002 498 p PC poche 63 Bibliographie GORE Andrew BAIRD Jill BREEN Chris Mon iMac 2 d Paris Osman Eyrolles Multim dia 2001 XVII 369 p JOYCE Jerry MOON Marianne Microsoft Windows 2000 Professionnel en un clic de souris Les Ulis Microsoft Press 2000 VII 314 p En un clic de souris MICROSOFT CORPORATION USA Kit de formation Microsoft TCP IP Les Ulis Microsoft press 1999 XIII 385 p Autoformation POGUE David Imac pour les nuls 3 d Paris First Interactive 2002 XVIII 394 p Pour les nuls RANDALL Neil JONES Dennis Microsoft Frontpage 2000 Paris CampusPress France 1999 XXXIV 1027 p Le Macmillan TOLLETT John WILLIAMS Robin Le livre du iMac 2 d Paris First Interactive 2002 XVIII 430 p 64 Bibliographie Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Annexe 5 ANNEXES Questionnaire pour les r pondants Message lectronique sur Swiss lib Me
13. de SID eine in ne ne dites el 29 3 3 CCATMICATONQUIMANALEE LS RAR ES te en er 33 3 4 Comparaison de logiciels ES ANS Ce a sn 35 4 R daction du mode d mplot ssssse sante tuent enianrir ntabanle 39 dal Echantillons eee a cn ce 39 42 CRM ASS SSI tn qe E ee ne 41 4 2 1 Evaluation du IO CIRE ES el an RS its 42 4 3 Conception du mode d emploi ss 45 4 4 Validation par le mandant uss sure dhiat stiniitiealandst 47 6 Sommaire 5 Perspectives nn ns Ne ne Nr A SN re 49 5 1 Planification th orique nr BR RIRES 49 5 2 Planification au Pouvoir judiciaire 50 6 CORCIDSIONE SA SR AC de 53 6 1 Difficult s rencontr es nn NUE N nt Mn nn 53 6 27 2 ER RS PR a a AAE O Ta 55 7 EEE N S ANE E A E E E ne 56 8 Bibliographie saa nnr ea E ln E ee 58 Sal NOS TECTUTES aS e eare a a O dm 58 8 1 1 TSAMAOION IR der ee da ce 58 8 1 2 Nouvelles technologies nn sat nee et sata 59 8 1 3 Informatisation des biblioth ques 59 8 1 4 Gestion des p riodiques in nn ane A te 61 8 1 5 Exemples de gestion de p riodiques 62 8 1 6 Modes d emploi du module de bulletinage Virtua 0 0100000 62 8 1 7 Externa lisation ESS NT AS a en a e 63 8 2 Mod les pour la maquette du mode d emploi 63 ANTERE Soa R E E E E E a REN 65 7 Sommaire Abr viations et acronymes CHUV CLP CTI EDI EDIFACT OCLC OPAC RERO RLIN SDJB SEBIB SID SWS TVA UTLAS VTLS WLN Centre H
14. du module de bulletinage Virtua r pond globalement aux attentes du mandant Nous avons list d une part celles qui sont possibles et d autre part celles qui ne le sont pas Les attentes qui sont g r es de mani re satisfaisantes sont les suivantes Commande facturation r pertorier les diteurs et les fournisseurs R ception faire des pr dictions pour les titres r guliers g rer les titres irr guliers et les num ros sp ciaux Enregistrement pouvoir g rer plusieurs abonnements pour un m me titre et bulletiner s par ment les parties de certains titres le cas ch ant par exemple Arr ts du Tribunal F d ral Circulation g rer la circulation des titres dans les juridictions la pratiquant 42 R daction du mode d emploi R clamation Reliure lister les num ros non re us par rapport la pr diction plus un temps de gr ce envoyer une lettre de r clamation si un num ro n est pas d livr par l diteur ou le diffuseur ou bien une lettre de commande si un fascicule est perdu au Pouvoir judiciaire apr s avoir v rifi s il n est pas en consultation ou en circulation Nous verrons par la suite que sa gestion n est pas possible sans adaptations au syst me g n rer des alertes ou indiquer des dates butoirs pour la reliure quand la collection est compl te g rer l envoi des collections la reliure par des alertes signaler la pr sen
15. informatiques disponibles sur le march europ en Avec les renseignements disponibles sur les sites Web des diteurs de logiciels nous avons s lectionn ceux qui nous semblaient les plus pertinents et nous avons diffus un message lectronique sur Swiss lib cf annexe 2 afin de rep rer les SID suisses bulletinant avec ces logiciels Des SID utilisant d autres logiciels nous ont aussi r pondu 29 Choix du logiciel SID Infoth que service de la communication des H pitaux Universitaires de Gen ve Contact Xavier Ciana Syst me de bulletinage Access syst me maison Biblioth que du Mus e romain d Avenches Contact Katalin Haymoz Alexandrie Biblioth que de l Institut universitaire d tudes du d veloppement Gen ve Contact Christine Wehrli BiblioMaker Pro Biblioth que de la Facult de M decine du Centre Hospitalier Universitaire Vaudois CHUV Lausanne Contact Isabelle de Kaenel GLAS Biblioth que de la Facult de droit de l Universit de Gen ve Contact Claire Pillet Kardex manuel pas de logiciel de bulletinage M diath que de l Ecole Technique du Locle Contact Marion Rognon NetBiblio Biblioth que municipale de Carouge Contact Fran oise Schmid OPSYS Biblioth que de l Office des Nations Unies Gen ve Contact Sigrun Habermann Box Voyager M diath que Valais Sion Contact Lilia
16. les juridictions l aide biblioth caire effectue un passage dans celles ci r pertorie les nouveaux num ros et enregistre les donn es dans une liste d tat de collection sur Excel Pour les p riodiques conserv s la Biblioth que centrale ils sont enregistr s dans cette m me liste Excel et dans le Kardex manuel Les nouveaux num ros sont tamponn s et dat s Circulation Sans que le pr t des p riodiques ne soit instaur dans les biblioth ques deux syst mes de diffusion des nouveaux num ros coexistent comme nous l ont expliqu les r pondants administratifs la circulation syst matique au sein de chaque juridiction et la mise disposition sur les rayonnages Cette derni re Timbre code barre ou autre signe distinctif 22 Choix du logiciel conduit un emprunt incluant un syst me de fant mes Le mode diff re en fonction du nombre de magistrats le public concern par juridiction Les petites juridictions Tribunal de police Tribunal tut laire et Justice de paix Coll ge des juges d instruction Tribunal de la jeunesse Juridiction des prud hommes Juridiction des baux et loyers Commissions de recours AVS AI Commissions de recours en mati re d imp ts de constructions et de police des trangers optent pour la circulation Quant aux grandes juridictions la Cour de Justice le Tribunal administratif le Tribunal de premi re instance et le Parquet elles recoure
17. p riodique dans la base En comptant huit cents abonnements nous estimons le temps de travail n cessaire l enregistrement des donn es dans x 13 x Virtua environ dix semaines temps plein pour une personne 13 800 x 1 4 heure divis par 8 heures de travail par jour divis par 5 jours par semaine 51 Perspectives Petit petit l ensemble de la collection de p riodiques du Pouvoir judiciaire sera g r e gr ce au module de bulletinage Virtua et les anciens outils seront abandonn s Il faut cependant les conserver car ils serviront d historique et de preuves en cas de probl mes ult rieurs L organisation des t ches du personnel telle que d crite l tat des lieux ne sera pas modifi e par l arriv e du module de bulletinage Virtua 52 Perspectives 6 CONCLUSION 6 1 Difficult s rencontr es Tout au long de ce travail nous avons rencontr divers probl mes qui nous ont forc r duire significativement nos ambitions initiales De plus nous avons pass beaucoup de temps en tractations donnant lieu souvent de maigres r sultats Relation avec le SEBIB D s le premier contact avec le SEBIB le dialogue s est av r difficile Tout d abord il nous a certifi que nous n obtiendrions ni une base test du module de bulletinage ni une aide de leur part Le mandant et ensuite notre Ecole sont intervenus aupr s du SEBIB afin de pouvoir b n ficier de cet
18. p riodiques 23 Choix du logiciel Le Pouvoir judiciaire travaille avec le m me relieur pour l ensemble des p riodiques Les caract ristiques physiques de la reliure pour un m me titre peuvent varier d une juridiction l autre couleur titrage Il faut savoir qu une juridiction ne poss de pas forc ment les m mes parties pour un titre donn par exemple le Tribunal de Police ne poss de que la partie quatre droit p nal des Arr ts du Tribunal f d ral qui ont cinq parties De ce fait la reliure de ces parties variera en fonction des juridictions 3 1 4 Attentes du mandant Voici ci dessous ses attentes Commande facturation r pertorier les diteurs et les fournisseurs R ception faire des pr dictions pour les titres r guliers g rer les titres irr guliers et les num ros sp ciaux Enregistrement g rer plusieurs abonnements pour un m me titre et bulletiner s par ment les parties de certains titres le cas ch ant par exemple Arr ts du Tribunal F d ral Circulation g rer la circulation des titres dans les juridictions la pratiquant R clamation lister les num ros non re us par rapport la pr diction plus un temps de gr ce envoyer une lettre de r clamation si un num ro n est pas d livr par l diteur ou le diffuseur ou bien une lettre de commande si un fascicule est 24 Choix du logiciel perdu au Pouvoir judiciair
19. titres continuant d tre bulletin s sur le Kardex manuel le temps d tre int gr s au syst me informatis Le Kardex manuel demeure utile dans un premier temps pour s y r f rer en cas de probl me De plus la reliure n est souvent pas incluse dans la premi re phase d informatisation 5 2 Planification au Pouvoir judiciaire Le Pouvoir judiciaire ne pourra pas b n ficier du module de bulletinage Virtua avant juillet 2003 ch ance impos e par le SEBIB D s lors la planification ne se mettra pas en place avant cette p riode G rant des projets cons quents notamment la mise en place d un Intranet le CTI ne peut consacrer que peu de temps d autres travaux L installation du module ne n cessitant que tr s peu de temps elle devrait permettre de convenir d une date avec le CTI sans que cela ne retarde la planification Un travail pr paratoire l installation du module de bulletinage sera n cessaire comme recommand dans la litt rature professionnelle et conseill par le SEBIB Il sera notamment question de pr parer les donn es entrer dans le syst me Il faudra par exemple contr ler les tats de collection des p riodiques en comparant 50 Perspectives les donn es du Kardex manuel et des listes Excel avec l tat de la collection au rayon De plus il faut effectuer une v rification des informations sur les fournisseurs ou encore d finir quelles sont les informations
20. Haute Ecole de Gestion de Gen ve Ces deux personnes ont toujours t d une grande disponibilit g n reuses en conseils et en informations Nous remercions notre mandant Mesdames Francinne Jeannet et Jo lle Walther de nous avoir appuy s lors de tractations d licates et d avoir su assouplir leurs attentes de d part au vu de l volution de ce travail Nous adressons galement nos remerciements aux relecteurs de ce m moire 4 Remerciements PARTIE 1 MEMOIRE Sommaire Remerciements ontas a Cire RC Re Ce 4 Abr viations CACTONVMES sien inde lat ester and ist et ans 8 1 Introduction Le RES en re 9 1 1 Contexte du Pouvoir JUdIGRITe 45e Ann NaRses 9 12 Mandanda en aan s en ne 10 135 OBJEC iSkin e a a a a 11 2 M thodologie scora tannanna Ne hr a a a a 13 Did Directives ennn a eA E N ne O EER 13 2 2 Fonctionnement du groupe 14 2 93 Demarchen med Re re Ne tdi 15 3 Choix d logicii las en RAA SR TS RSA ST Se ES 18 3al Etatd es HER Re en ee NA 18 3 1 1 Responsables du bulletinage 19 3 1 2 Outils pour le bull tinage sushi mule tanins 19 3 1 3 Etapes du bulletinage sed sida ten ses 19 3 1 4 Attentes du MANdAN EL entend tr et 24 3 2 Synth se de l approche du Sui t is ere nn ira ts 27 3 2 1 Historique de l automatisation du bulletinage 0 0 000se0ss000 27 3 2 2 LES COUS i lon diese Me dE Man ni NN iais 28 3 23 Visites
21. Pierre BOILLAT Louisette CHABLOZ Philippe COSANDEY GESTION DES PERIODIQUES Choix du logiciel Virtua pour le Pouvoir judiciaire de Gen ve Travail de dipl me pr sent au D partement Information et Documentation Haute Ecole de Gestion de Gen ve Gen ve 2002 R sum Ce travail d crit la r flexion permettant la mise en place d un nouveau syst me de gestion des p riodiques au sein du Pouvoir judiciaire de Gen ve Cette institution la structure complexe une biblioth que centrale coordinatrice d un r seau de douze biblioth ques n tait pas satisfaite de sa gestion des p riodiques Effectivement chaque intervenant dans cette gestion avait cr ses propres outils dont certains taient redondants La solution pour r soudre ce probl me passait par l unification des outils Le mandant avait d s le d but envisag un logiciel Un tat des lieux des biblioth ques du Pouvoir judiciaire nous a permis de cerner les attentes du mandant Parall lement une tude de la litt rature professionnelle a enrichi ce cas particulier par une r flexion th orique Ensuite la visite de biblioth ques romandes nous a montr diverses possibilit s pour la gestion des p riodiques Gr ce ces trois axes nous avons retenu et compar cinq logiciels susceptibles de convenir partir de cette proposition le mandant a choisi le module de bulletinage du logiciel documentaire Virtua Enfin le mandat a abouti
22. ation de ce module soit form car la ma trise du logiciel est n cessaire avant de commencer introduire d finitivement les titres Un travail pr paratoire la mise en place du syst me consiste entre autres v rifier les donn es sur les abonnements afin d alimenter la base avec des informations fiables Pour se familiariser avec le logiciel l ex cution de chaque transaction se fait dans un premier temps l aide du manuel Il peut tre utile de se confectionner un lexique anglais fran ais si le logiciel est en langue anglaise Pour le passage du Kardex manuel au syst me informatis il est conseill de mettre en route le syst me au d but de l ann e civile afin de permettre une gestion claire des abonnements et des factures Il est aussi recommand de saisir les titres 49 Perspectives de p riodiques par ordre alphab tique avec l tat de collection le nombre de titres rentrer par jour est d finir Pour faciliter cette t che il existe aussi des r servoirs de notices RERO le catalogue collectif fran ais des publications en s rie Myriade bibliographie nationale fran aise OCLC mais ils sont souvent co teux Il est aussi utile de rassembler les diff rentes listes concernant les p riodiques afin de n en avoir plus qu une seule jour avant de commencer le travail Les titres une fois rentr s dans le logiciel doivent tre bulletin s directement sur informatique les autres
23. avail en liminant les deux premiers objectifs car ils n entraient pas dans ses priorit s pour ce travail m me s ils seront peut tre repris ult rieurement R organiser la gestion des p riodiques au sein du Pouvoir judiciaire Cet objectif englobait une r flexion sur la centralisation ou la d centralisation de la gestion une tude sur les p riodiques lectroniques et l externalisation 33 Choix du logiciel Nous avons effectu une approche th orique des sujets cart s dont voici la synth se Centralisation d centralisation L informatisation permet la centralisation ou la d centralisation car dans une architecture informatique en r seau n importe qui peut acc der au bulletinage pour autant qu il en ait l autorisation Tandis que le Kardex manuel de par son caract re unique dans la biblioth que oblige opter pour une centralisation des t ches L informatisation conduirait donc vers un syst me d centralis o chacun en fonction de son apport la gestion des p riodiques entre ses donn es dans le syst me Pourtant la complexit de la gestion des p riodiques exige une grande rigueur de travail Ainsi il est fortement souhaitable de limiter l acc s au bulletinage un cercle r duit de personnes l aise dans ce domaine Cette mesure assure en plus une meilleure homog n it des donn es Cette question d battait aussi de l augmentation ou de la diminution des resp
24. avoir test l ad quation du texte par rapport au module de bulletinage le mandant nous aurait indiqu les parties du manuel qui n taient pas clairs 47 R daction du mode d emploi Or le mandant a t ralenti dans les tests suite un manque de pr cisions de notre part Habitu s passer outre les difficult s li es aux bugs du syst me g n ration de messages d erreur infond s et l absence de param trage localisation pour notre environnement nous avions oubli d en informer notre mandant Par manque de temps la fin des tests a donc t effectu e en collaboration avec lui Le mandant a appr ci la convivialit et l aspect ludique de notre mode d emploi apport s par les ic nes notamment les bombes et les clefs Le glossaire et l index ont t jug s utiles 48 R daction du mode d emploi S PERSPECTIVES Nous allons d crire la mise en place d un nouveau syst me telle que nous l avons d couverte dans la litt rature professionnelle puis exposer des propositions pour planifier l installation du module de bulletinage 5 1 Planification th orique L informatisation demande une r organisation des t ches et du personnel Obtenir des r f rences de biblioth ques utilisant le syst me et poss dant des collections de p riodiques comparables est utile pour entreprendre un tel travail Il est indispensable que le personnel qui sera en charge de l utilis
25. bre de logins autorisations d acc s Il faut aussi tenir compte du nombre de connexions Explicitement il n y aura aucun frais li l acquisition du module de bulletinage mais une augmentation de dix quinze pour cent de la cotisation annuelle actuelle estimation du SEBIB Le mandant a opt pour le module de bulletinage Virtua 8 Selon courrier lectronique de Mme Von Roten du SEBIB dat du 30 10 2002 cf annexe 3 38 Choix du logiciel 4 REDACTION DU MODE D EMPLOI 4 1 Echantillon L chantillon tait compos de titres existants au Pouvoir judiciaire de mani re tre repr sentatif du contexte Ces titres ont t s lectionn s d apr s une s rie de crit res issus des attentes du mandant Plusieurs crit res taient regroup s dans un titre de p riodique afin d obtenir un chantillon de taille modeste limit onze titres cf annexe 4 Nous avons aussi tenu ce que chaque tape de la gestion des p riodiques soit repr sent e dans nos crit res ci dessous savoir la commande facturation la r ception l enregistrement la circulation les r clamations et la reliure avec leurs diff rentes probl matiques Commande abonnement direct la Biblioth que centrale commande chez l diteur abonnement indirect l conomat passe la commande soit chez l diteur soit un diffuseur commande permanente envoi syst matique par un fournisseur de tou
26. ce d embo tage de page de titre et de table des mati res annuelle ou cumulative lister les num ros non d livr s par l diteur ou le diffuseur diff rencier des pertes survenues dans les juridictions indiquer les caract ristiques de la reliure pour chaque titre et pour chaque juridiction couleur titrage indiquer les changements de formats au cours de la vie d un titre mettre jour les tats de collection apr s le retour de la reliure modifier les statuts dans le catalogue par exemple la reliure reli en un volume sp cifier si les volumes reli s sont tiquet s et pr ciser la cote Localisation Autres localiser les p riodiques par juridiction et pr ciser le lieu de rangement dans la juridiction s il y a plusieurs localisations possibles indiquer qu il faut d pouiller ou cataloguer certains titres consid r s comme une monographie 43 R daction du mode d emploi ajouter des remarques et commentaires sur les sp cificit s de certains p riodiques par exemple si un p riodique est peu important ou s il s agit d un don voire d un change la proc dure sera diff rente diter des statistiques et des listes par exemple liste des p riodiques par juridiction puis par titre cote listes par titre cote puis par juridiction Ces diverses ditions s effectuent par l interm diaire du SEBIB Parmi les nombreuses demandes du
27. cture permettant une utilisation ais e pour tous les niveaux de lecteurs de l utilisateur averti au d butant Si le mode d emploi peut tre lu d un bout l autre pour s initier toute la gestion des p riodiques il est construit aussi pour faciliter une lecture cibl e Cette derni re par une segmentation en chapitres autonomes garantit l approche de n importe quelle facette du bulletinage ind pendamment du reste du texte L index renforce encore cet acc s direct un point du bulletinage Afin de d finir une pr sentation m lant agr ablement la lisibilit au c t fonctionnel nous nous sommes inspir s d ouvrages similaires notre mode d emploi pour b n ficier de l exp rience d autrui Nous avons s lectionn dix manuels r cents dans le domaine de l informatique bureautique cf sous chapitre 8 2 Ces lectures nous ont permis de r diger une synth se r sumant les meilleurs choix prendre pour notre propre r daction Nous allons exposer point par point les r sultats de cette analyse Tout d abord l introduction est un l ment primordial pouvant contenir diff rentes informations l utilit du mode d emploi quoi et qui sert il un explicatif de son contenu et le niveau de lecture requis Les chapitres d butent par un texte d crivant ce qui va tre explicit voire r sumant aussi ce qui a t dit au chapitre pr c dent De m me un chapitre peut commencer
28. e apr s avoir v rifi s il n est pas en consultation ou en circulation pouvoir effectuer des statistiques des r clamations par titre afin de d terminer les diffuseurs les plus efficaces Reliure g n rer des alertes ou indiquer des dates butoirs pour la reliure quand la collection est compl te g rer l envoi des collections la reliure par des alertes signaler la pr sence d embo tage de page de titre et de table des mati res annuelle ou cumulative lister les num ros non d livr s par l diteur ou le diffuseur diff rencier des pertes survenues dans les juridictions indiquer les caract ristiques de la reliure pour chaque titre et pour chaque juridiction couleur titrage indiquer les changements de formats au cours de la vie d un titre mettre jour les tats de collection apr s le retour de la reliure modifier les statuts dans le catalogue sp cifier si les volumes reli s sont tiquet s et pr ciser la cote Localisation localiser les p riodiques par juridiction et pr ciser le lieu de rangement dans la juridiction s il y a plusieurs localisations possibles Autres afficher clairement les titres morts ou les abonnements arr t s indiquer qu il faut d pouiller ou cataloguer certains titres consid r s comme une monographie ajouter des remarques et commentaires sur les sp cificit s de certains Le TA nos p riodiques par exemple s
29. e ces progiciels est repr sent e par le tableau la page suivante en fonction des attentes principales du mandant et de l environnement 36 Choix du logiciel CRITERES CD ni LOGICIEL R LOGICIEL LOGICIEL Alexandrie NetBiblio Etats de collections visibles dans Non Non Non PE POPAC automatiquement Gestion des titres yrk kk xk irr guliers Liste de kkk kkk kkk Kk k circulation Lettres de r clamations kkk k kk kok automatiques Reliure okok DRE ppm kkk 3000 Env Fr Fr 800 3 700 formation A Co t Fr 700 PAR pe on formation d acquisition module i contrat de comprise revues support annuel Oui Oui Oui Oui Facilit kok 4 xk d utilisation Localisation des kkk kook xk kook p riodiques cote R pertoire des diteurs et xk kokk kokk kook fournisseurs Kk kK Kk k Kk k Kk k Possibilit d acqu rir le Non Non Oui Oui module seul 22 24 25 26 7 Il est vident que la visualisation de l tat de collection est possible dans Alexandrie Voyager et GLAS mais pas directement dans l OPAC du Pouvoir judiciaire 37 Choix du logiciel L gende du tableau remplit de fa on tr s sommaire les attentes de la fonction par exemple Voyager est difficile utiliser dans la mesure o les crans ne sont pas faciles lire et la multiplicit des onglets rend la navigation compliqu e
30. e mandat sp cifiait de recourir un logiciel dans la nouvelle organisation de gestion des p riodiques Le choix d un logiciel nous paraissait en ad quation avec la volont de fusionner tous les outils de travail existants c t biblioth caire de centraliser les donn es sur les p riodiques c t biblioth caire et utilisateur et plus largement de rationaliser la gestion 11 Introduction R diger un ensemble de directives explicitant l utilisation du logiciel et la gestion du bulletinage l usage des biblioth caires du Pouvoir judiciaire Apr s le choix du logiciel il fallait simplifier son appropriation par le mandant et l instruire sur le fonctionnement de ce nouvel outil C est pourquoi il a t d cid de r diger un mode d emploi propre l architecture et aux besoins du Pouvoir judiciaire 12 Introduction 2 METHODOLOGIE D un squelette en cinq tapes impos par l Ecole et en tenant compte du fonctionnement interne du groupe nous avons retrac dans la d marche le d roulement int gral de ce travail 2 1 Directives Ce travail r pond des directives tr s pr cises de la part de l Ecole il tait divis en cinq tapes logiques et indispensables dans une laboration de projet laborer un cahier des charges effectuer un tat des lieux de l institution dont est issu le mandat et prendre connaissance de la litt rature professionnelle et d exp rienc
31. es Marie Fran oise Guillermin et Sandra Levai ont aussi r dig un guide d utilisation succinct pour les biblioth ques genevoises qui bulletinaient sur VTLS et qui ont migr cet t sur Virtua Finalement l aide en ligne pr sente dans le module de bulletinage est en cours de traduction en fran ais Ces trois sources ne pouvaient satisfaire le mandant qui souhaitait un produit leur 1 Serials Control User s Guide System Guides Version 36 0 September 2001 Blacksburg VTLS 2001 et Serials Control Training Guide Training Guides Version 36 2 August 20011 Blacksburg VTLS 2001 1 Membres du Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO 12 GUILLERMIN Marie Fran oise LEVAI Sandra Document de travail bulletinage version 0 7 d apr s les documents du groupe de travail RERO Bulletinage Serials control Gen ve s n 2002 45 R daction du mode d emploi permettant d utiliser le module sans passer par une phase d essai C est pourquoi nous avons con u cet outil adapt aux attentes du mandant Un autre mode d emploi est en cours de r daction par le Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO l intention de l ensemble des SID du r seau romand pour le bulletinage sur Virtua Mais ce dernier ne sera pas disponible avant d but 2003 Ensuite nous avons proc d de mani re m thodique pour organiser le contenu Nous voulions une stru
32. es sur le sujet m pr ciser les objectifs du cahier des charges et d finir un chantillon permettant de tester la solution tester la solution l aide de l chantillon r aliser concr tement la solution Ces directives sont d finies pour s appliquer tout type de projet Souhaitant approfondir la marche suivre propre notre mandat nous nous sommes document s dans l optique d une d marche aboutissant un choix de logiciels 13 M thodologie La marche suivre se d finit comme suit Tout d abord l identification des besoins est n cessaire pour tablir un cahier des charges en fonction des attentes du mandant et du contexte Ce dernier comprend notamment l aspect informatique comme la configuration mat rielle n cessaire et le temps de programmation pour d velopper l application Puis il faut lister les solutions possibles en l occurrence laborer un syst me maison ou opter pour un logiciel et lancer des appels d offres mise en concurrence des diteurs de logiciels Ces offres seront compar es et valu es Il est toujours int ressant de compl ter les informations donn es par les diteurs du logiciel avec celles fournies par ceux qui le pratiquent au quotidien Ensuite le syst me est choisi puis le contrat est tabli avec l diteur Nous poursuivons par la mise en marche et par les tests diff rents niveaux la qualit du catalogue en utilisant l
33. et conservation d un historique des documents re us circulation avec dition de listes de circulation pr d finies localisation physique du titre de p riodique le dernier num ro n est pas forc ment rang avec le reste de la collection r clamation et rappel automatiques reliure avec dition de liste pour les trains de reliure statistiques et dition de multiples listes par exemple liste des titres poss d s par le SID et ou par une ou plusieurs succursales liste des abonnements en cours liste des abonnements morts 26 Choix du logiciel 3 2 Synth se de l approche du sujet 3 2 1 Historique de l automatisation du bulletinage Pour mieux comprendre l volution des solutions du bulletinage informatis nous proposons un bref aper u des quarante derni res ann es dans ce domaine Si des solutions informatiques pour la gestion des biblioth ques sont apparues d s les ann es 1960 il en va tout autrement pour la gestion des p riodiques La complexit de cette derni re a norm ment retard son d veloppement informatis Dans les ann es 1960 1970 ce sont principalement les services informatiques des universit s qui ont cr des extensions pour les p riodiques dans le cadre de l informatisation des biblioth ques Les universit s am ricaines ont t les pr curseurs en la mati re Mais la maintenance de ces syst mes maison est un gouffre financier pou
34. et d un abonnement part Ils sont tous adress s la Biblioth que centrale une fois les volumes correspondants reli s et sont redistribu s dans les diff rentes juridictions Toutes les modifications des abonnements sont effectu es en d but d ann e comptable Seuls les nouveaux abonnements command s par les juridictions sont pris en compte en tout temps La gestion des collections s op re par des commandes dites commandes permanentes C est un accord entre les biblioth caires et un libraire ou un diteur qui impose d envoyer la Biblioth que centrale toute nouvelle parution d une collection par exemple Berner Kommentar Collection Blanche Trait de droit priv suisse Il y a deux sortes de mises jour rajout la suite par exemple Recueil officiel des lois f d rales et intercalation par exemple Recueil officiel de la l gislation genevoise Dans le cas des mises jour intercal es l absence d une livraison stoppe le suivi des op rations Ces mises jour entra nent deux types de facturation des factures l unit par exemple Droit du travail actuel dans les entreprises et des abonnements par exemple Recueil officiel des lois f d rales R ception La r ception des fascicules s effectue soit directement dans les juridictions d centralisation soit la Biblioth que centrale centralisation Enregistrement Afin de mieux cerner ce que signifie l e
35. fog rance outsourcing facilities management c est dire confier une partie de son activit une entreprise ext rieure Cette option permet de pouvoir se concentrer sur son m tier de base tout en b n ficiant des comp tences constamment remises jour du prestataire externe Cette solution souvent choisie pour le catalogage r trospectif ou non de collections par exemple Bibliogestion S rl n est pas notre connaissance opt e pour le bulletinage Concevoir un syst me de localisation des exemplaires de p riodiques Cet objectif devait permettre de palier aux nombreuses pertes des fascicules dans les diverses juridictions Pour ce faire nous avions envisag des actions de sensibilisation au rangement des fascicules reli s ou non au rayon apr s utilisation De plus nous aurions syst matis le recours aux fant mes pour signaler la sortie de fascicules Enfin un syst me proche du pr t aurait permis l aide d une liste de circulation de savoir quel lecteur est en possession d un nouveau num ro 3 4 Comparaison de logiciels Apr s le recadrage souhait par le mandant nous nous sommes concentr s sur le choix du logiciel premier objectif retenu Au cours de nos visites nous avons 35 Choix du logiciel distingu deux types de solution les logiciels maison et les progiciels Le syst me maison ne permettrait pas une gestion efficace dans le cadre du P
36. i un p riodique est peu important ou s il s agit d un don voire d un change la proc dure sera diff rente diter des statistiques et des listes par exemple liste des p riodiques par juridiction puis par titre cote liste par titre cote puis par juridiction 25 Choix du logiciel Ces attentes ne sont pas incompatibles avec ce que l on est en droit d attendre des fonctions de base d un logiciel de bulletinage D ailleurs la litt rature professionnelle les inclut dans la gestion informatis e des p riodiques Les syst mes de bulletinage informatis s doivent pouvoir circonscrire l ensemble des tapes du bulletinage c est dire depuis la commande jusqu la mise disposition du lecteur Ils iront m me plus loin que les solutions papiers car l informatique offre plus d options En r sum voici les l ments de base acquisition commande et catalogage des p riodiques avec une sous fonction pour l importation de donn es Cette derni re particuli rement utile si le SID pompe r guli rement des notices depuis un catalogue collectif devra inclure une op ration de reformatage gestion de la facturation et du paiement des abonnements gestion des renouvellements des abonnements ch ances des abonnements r ception et contr le bibliographique pour d celer les changements survenus aux p riodiques mise jour des tats de collection dans OPAC
37. iff rentes selon les juridictions reliure de fascicules d un m me titre mais dont les juridictions ne poss dent pas toutes les m mes parties et dont les reliures sont diff rentes selon les juridictions 40 R daction du mode d emploi reliure d un titre ayant une table des mati res ind pendante du corpus de fascicules reliure d un m me titre appartenant plusieurs juridictions dont les p riodicit s de reliure sont propres chaque juridiction reliure d un titre qui subit un changement de format reliure avec tiquetage changement de cote apr s reliure Parall lement l tablissement de notre chantillon nous avons commenc les d marches en vue d obtenir une base test pour le module de bulletinage de Virtua Comme le mandant est partenaire de RERO il doit s adresser au SEBIB coordinateur local pour le canton de Gen ve pour toutes les d cisions traitant de Virtua Les tractations ont t moins simples que pr vu mais nous avons finalement pu b n ficier d une base test la base Media07 correspondant la version 36 3 5 du module de bulletinage Virtua 4 2 Bilan des tests Pour pouvoir d buter nos tests nous avons catalogu les onze titres de p riodiques s lectionn s Ces onze notices enregistr es nous avons commenc passer en revue les crit res d finis pour chaque titre de l chantillon Cependant cette base test ne remplissait pas t
38. ine et Hygi ne Tous les abonnements sont annonc s un an l avance avec la pr vision de leur co t l conomat L conomat se charge du renouvellement des abonnements des p riodiques g r s par les diffuseurs selon une liste fournie par les biblioth caires Celles ci s occupent des r abonnements directs Il y a un seul budget pour les p riodiques du Pouvoir judiciaire Pour permettre aux juridictions d avoir une vision des co ts de leurs p riodiques et aussi pour NE permettre l envoi des num ros dans les juridictions tous les abonnements d une juridiction sont regroup s sous un num ro de r quisition Les abonnements de p riodiques en plusieurs exemplaires sont regroup s chez un seul diteur ou diffuseur Certains abonnements en particulier ceux en multiples exemplaires p riodicit rapproch e sont livr s la Biblioth que centrale et ensuite ventil s dans les juridictions Les d penses sont r parties par juridiction La gestion des commandes n cessite un fichier Excel et trois classeurs La liste informatique des commandes permet de faire les comptes ventiler et recenser les abonnements payants et gratuits Les copies des commandes factures et annulations sont conserv es dans des classeurs 20 Choix du logiciel Pour certains p riodiques les diteurs vendent des embo tages pour la reliure Du fait d une diff rence du taux de TVA ces embo tages font l obj
39. ite de l Ecole nationale sup rieure des sciences de l information et des biblioth ques DESS Informatique Documentaire En ligne http www enssib fr autres sites dessid dessid99 gedmarch pdf Page consult e le 17 octobre 2002 NISONGER Thomas E Management of serials in libraries Englewood Libraries Unlimited 1998 433 p SZILVASSY Judith Basic serials management handbook Revised ed M nchen etc K G Saur 1996 172 p IFLA publications 77 THORNTON Glenda JURRIES Elaine Fitting the serials puzzle together or Factors to consider in organizing serials work in The Serials librarian 1994 vol 24 n 3 4 pp 257 261 61 Bibliographie WATRIN Jacques Les publications en s rie les p riodiques gestion et traitement Li ge Ed du CEFAL 1993 155 p Biblioth que du biblioth caire 3 WINJUM Roberta CONROY Christine Honey I shrunk the Kardex manuel problems and issues in serials automation in The Serials librarian 1994 Vol 24 n 3 4 pp 219 222 8 1 5 Exemples de gestion de p riodiques DARBELLAY Kathia nformatisation de la section des p riodiques de la Biblioth que cantonale du Valais Sion au moyen du logiciel VTLS travaux pr paratoires et mise en uvre rapport de travail Sion s n 1996 2 vol GELLATLY Peter ed The good serials department New York etc Haworth Press cop 1990 186 p MERTENAT Florence Test et valuatio
40. logiciels simples de qualit et dissoci s du mat riel informatique portables Ils fonctionnent selon l architecture client serveur et non plus ma tre esclave offrent des extensions sur Internet et int grent la gestion des p riodiques lectroniques De plus ils permettent l change lectronique de donn es gr ce des formats d changes de donn es lectroniques Electonic Data Interchange EDI comme Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport EDIFACT ou X12 Ceci permet au logiciel de g n rer par exemple des lettres de r clamations qui sont directement envoy es par courrier lectronique l diteur 3 2 2 Les co ts Il faut tenir compte des co ts tr s t t dans la prise de d cision du syst me mettre en place Ils se divisent en deux les frais d investissement et les frais de fonctionnement Les premiers concernent la r alisation de l application frais de personnel informatique et rentr e des donn es dans le syst me ils sont d bloqu s une seule fois et font donc l objet d un budget exceptionnel Les deuxi mes englobent les frais d exploitation et de maintenance ils se r p tent d ann e en ann e et doivent tre calcul s pour au moins cinq ans La Communaut de travail des biblioth ques suisses de lecture publique CLP a d fini un ensemble de normes dans le domaine des logiciels documentaires VOISARD STALDER 2001 ff 8 et 15
41. lon 2000 39 p LINGANI Maminata Les logiciels documentaires caract ristiques in Tendances et perspectives en informatique documentaire Gen ve Ecole sup rieure d information documentaire 1995 218 p LUBKOV Michel Logiciels documentaires un choix de plus en plus difficile in Archimag le magazine de la documentation et de l archivage mai 1996 n 94 pp 33 35 VOISARD Laurent STALDER Christian L informatique pour les petites et moyennes biblioth ques Lausanne Communaut de travail des biblioth ques suisses de lecture publique 2001 54 f 60 Bibliographie 8 1 4 Gestion des p riodiques BELBENOIT AVICH Pierre Marie dir G rer le d veloppement d une collection de p riodiques Villeurbanne Institut de formation des biblioth caires 1998 183 p La bo te outils 7 CHEN Chiou Sen Dora Serials management a practical guide Chicago American Library Association 1995 186 p Frontiers of access to library materials 3 DAVIS Trisha HUESMANN James Serials control systems for libraries Westport etc Mecklermedia cop 1994 175 p Essential guide to the library IBM PC 12 FARRINGTON Jean Walter Serials management in academic libraries a guide to issues and pratices Westport etc Greenwood Press 1997 177 p The Greenwood library management collection MARCHAND S verine Dossier GED les logiciels de gestion de p riodiques in s
42. mandant certaines ne pourront pas tre r alisables dans l imm diat et font aussi partie des demandes du Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO pouvoir effectuer des statistiques des r clamations par titre afin de d terminer les diffuseurs les plus efficaces a afficher clairement les titres morts ou les abonnements arr t s D autres listes de statistiques sont l tude comme des listes de statistiques de pr t des r clamations ou des fournisseurs qui seront probablement aussi fournies par le SEBIB De plus certains aspects de la gestion des p riodiques ne sont pas d velopp s dans la version actuelle 36 x Ces carences se situent deux niveaux diff rents certaines fonctions sortent du cadre du module de bulletinage et sont trait es dans un autre module de Virtua Ainsi les commandes des p riodiques seront comprises dans le module des acquisitions D autres fonctions sont dans la version actuelle sous d velopp es mais recevront des am liorations dans les prochaines versions Par exemple la gestion de la reliure est bien comprise dans le module de bulletinage mais elle n est pas encore suffisamment d velopp e pour garantir une utilisation optimale Toutefois il est pr vu des modifications pour les versions prochaines 44 R daction du mode d emploi Pourtant il y a des possibilit s de contourner les d ficiences de la version actuelle Pour la gestion de la
43. n Mais ceci ne met en cause ni le mandant ni l Ecole puisque le choix du logiciel ne pouvait intervenir que pendant le travail de dipl me Rien au d but de notre tude ne laissait pr sager du choix de Virtua Il faut encore noter que le SEBIB devait se consacrer enti rement la migration C est pourquoi il a d retarder toute autre action jug e d s lors non prioritaire 6 2 Bilan Un des buts du travail de dipl me est d tre confront au contexte professionnel Dans ce sens les difficult s que nous avons rencontr es ne constituent pas un chec mais une exp rience enrichissante A d faut d avoir install un logiciel nous avons pu nous familiariser avec la r alit complexe et impr visible de la vie professionnelle Le fait d avoir travaill avec une structure faisant appel un r seau RERO en l occurrence nous a montr que des contraintes d passant le cadre du projet sont prendre en compte elles sont issues d une d pendance un calendrier pr tabli En effet la mise en place d un module d une mise jour ou de cours de formation est planifi e dans une logique d ensemble et non pour un SID en particulier 55 Conclusion 7 GLOSSAIRE Bulletinage Diffuseur Enregistrement Kardex manuel Logiciel Gestion des p riodiques dans sa totalit comprenant les fonctions de commande facturation r ception enregistrement circulation r clamations et reliu
44. n du logiciel de gestion des p riodiques SC350 Neuch tel Biblioth que des sciences conomiques et sociales 1988 172 p TINGUELY Estelle nformatisation du service des p riodiques de la biblioth que de l Ecole de Traduction et d Interpr tation de Gen ve ETI application du logiciel MICROLINX Gen ve ETI 1990 2 vol 8 1 6 Modes d emploi du module de bulletinage Virtua GUILLERMIN Marie Fran oise LEVAI Sandra Document de travail bulletinage version 0 7 d apr s les documents du groupe de travail RERO Bulletinage Serials control Gen ve s n 2002 30 p Serials Control Training Guide Training Guides Version 36 2 August 20011 Blacksburg VTLS 2001 86 p 62 Bibliographie Serials Control User s Guide System Guides Version 36 0 September 2001 Blacksburg VTLS 2001 149 p 8 1 7 Externalisation BRIOT Laurence La sous traitance dans les centres de documentation in Archimag le magazine de la documentation et de l archivage juillet ao t 1997 n 106 pp 35 37 LAMPE Karin BEIN Anne Subscription agencies important partners in the supply of literature Example Swets amp Zeitlinger in The Serials Librarian 1996 vol 30 n 1 pp 101 113 LUBKOV Michel Agences d abonnement elles g rent pour vous ouvrages et p riodiques in Archimag le magazine de la documentation et de l archivage mai 1996 n 94 pp 30
45. ne Pralong Virtua Infoth que de la Haute Ecole de Gestion de Gen ve Contact Gw nola Pilloud VTLS Biblioth que d art et d arch ologie de Gen ve Contact Marie Fran oise Guillermin VTLS Les visites se sont d roul es de fin mars d but avril 2002 Certains SID sont susceptibles d avoir chang de syst me de bulletinage 30 Choix du logiciel Les visites de ces SID et des entretiens t l phoniques Tribunal F d ral Biblioth que municipale de Lausanne nous ont permis de tirer les conclusions suivantes Les professionnels d conseillent unanimement de d l guer la gestion des p riodiques des non professionnels Le Kardex manuel est encore fortement utilis dans les SID pour le bulletinage Nous l avons constat dans les biblioth ques juridiques Facult de droit de l Universit de Gen ve Tribunal F d ral Cependant il ne s agit pas d un choix volontaire mais plut t d une survivance de pratiques r volues Rares sont les SID qui ne pr parent ou ne souhaitent pas une informatisation de la gestion de leurs p riodiques Il existe deux options dans le domaine de l informatisation Soit le SID opte pour un logiciel ad hoc c est dire un progiciel soit il se dirige vers une solution maison Cette derni re implique une phase de d veloppement du syst me automatis via des logiciels de cr ation de bases de donn es comme Access ou
46. nist re public Cour de justice Tribunal de premi re instance Tribunal de police Tribunal tut laire et Justice de paix Coll ge des juges d instruction Tribunal de la jeunesse Juridiction des prud hommes Juridiction des baux et loyers Tribunal administratif Commissions de recours AVS AT Commissions de recours en mati re d imp ts de constructions et de police des trangers L offre documentaire est g r e par le Service de Documentation Juridique et des Biblioth ques SDJB Il s articule entre une biblioth que centrale et publique nomm e dor navant Biblioth que centrale et une biblioth que de plus ou moins grande importance dans chacune des juridictions L acc s ces derni res est limit aux personnes de la juridiction l exception du Tribunal Administratif dont l acc s public est possible sur demande Les biblioth ques du Pouvoir judiciaire sont partenaires du R seau des biblioth ques de Suisse occidentale RERO et dans ce cadre y sont repr sent es par le Service de coordination des biblioth ques SEBIB de l Universit de Gen ve coordinateur local pour le canton de Gen ve A ce titre elles utilisent le logiciel documentaire Virtua 9 Introduction La mission des biblioth ques est double Une mission interne qui est de fournir aux magistrats aux cadres et aux collaborateurs du Pouvoir judiciaire la documentation n cessaire leur activit professionnelle la fois sur
47. nregistrement d un num ro nous nous sommes inspir s de la documentation professionnelle de mani re donner une d finition th orique des diff rentes tapes 21 Choix du logiciel Il se limite l inscription du dernier fascicule re u et se d compose comme suit Identifier le p riodique dans le Kardex manuel ou en cherchant la notice de bulletinage dans la base de donn es Cette recherche se fait par le titre ou partir d une solution abr g e par exemple avec l abr viation du titre Ensuite il est important de v rifier si le p riodique n a subi aucun changement nouveau sous titre par exemple Le caract re fluctuant de ces publications r serve constamment des surprises aux professionnels D s lors que les donn es poss d es par le SID sont en ad quation avec le p riodique il faut l enregistrer dans le syst me manuel ou automatis Suit l tape de l estampillage pour attester visuellement de la propri t par la biblioth que du num ro Enfin le fascicule sera mis en circulation ou rang au rayon Il faut aussi v rifier que la collection du p riodique n accuse aucun probl me le manque d un num ro par exemple et y rem dier le cas ch ant r clamation aupr s de l diteur ou du fournisseur cette op ration peut tre quotidienne ou hebdomadaire Au Pouvoir judiciaire les p riodiques sont enregistr s de la mani re suivante pour les p riodiques arrivant dans
48. nt l emprunt R clamation Les num ros r clamer sont rep r s gr ce deux listes Excel liste de r clamations indiquant les pertes et num ros non re us liste des manquants recensant les pertes Les r clamations sont regroup es puis envoy es l diteur ou au diffuseur concern Elles sont effectu es par t l phone fax ou courrier lectronique Le t l phone est utilis lors d un climat de confiance Les deux autres options permettent une tra abilit qui fait office de preuve Reliure Pour pouvoir pr parer les trains de reliure il faut v rifier que la collection soit compl te Les num ros manquants sont recherch s en interne puis r clam s ou recommand s aupr s des diteurs ou des diffuseurs Ensuite les num ros sont d plac s la Biblioth que centrale tout en veillant ce qu une collection d une reste au Pouvoir judiciaire dans l une des deux biblioth ques publiques Biblioth que centrale et Biblioth que du Tribunal administratif pour assurer la consultation La pr sence de table des mati res d index et d embo tage est v rifi e et permet d indiquer que la collection est en principe compl te Enfin le relieur passe chercher l ensemble des documents relier en prenant les indications pour le type de reliure Au retour les volumes reli s peuvent tre rang s des places diff rentes que les fascicules non reli s La p riodicit de la reliure varie en fonction des
49. onsabilit s des r pondants administratifs propos de la gestion des p riodiques Ceci dans le but d obtenir une gestion homog ne rempla ant le syst me hybride actuel m lant centralisation et d centralisation P riodiques lectroniques Les nouveaux num ros sont directement accessibles en ligne pour autant que l on poss de les autorisations d acc s pour les titres payants N anmoins la gestion n en est pas plus ais e il faut constamment v rifier les liens et le contenu propos s par l diteur ou le fournisseur d acc s en plus de la gestion des abonnements Mais l information num ris e des p riodiques lectroniques s oppose la tradition crite du droit cette derni re apparaissant comme un pr cieux rempart la notion d authenticit Ceci explique une r sistance encore tr s soutenue de la part du milieu judiciaire D ailleurs d une mani re g n rale les r pondants administratifs ont reconnu que les magistrats taient r serv s quant au 34 Choix du logiciel remplacement des abonnements papier par des versions lectroniques Bien que certains utiliseraient volontiers la recherche en ligne ils privil gient tous la lecture sur papier Sa g n ralisation aurait t obligatoirement pr c d e d une p riode de sensibilisation L externalisation Afin de pouvoir se centrer sur son activit premi re une biblioth que peut recourir l externalisation ou in
50. ospitalier Universitaire Vaudois Lausanne Communaut de travail des biblioth ques suisses de lecture publique Centre des technologies de l information de l Etat de Gen ve Electonic Data Interchange formats d changes de donn es lectroniques Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport Online Computer Library Center Online Public Access Catalog R seau des biblioth ques de Suisse occidentale Research Libraries Information Network Service de Documentation Juridique et des Biblioth ques Pouvoir judiciaire de Gen ve Service de coordination des biblioth ques Gen ve Service d information documentaire SoftWare Systems SA entreprise sp cialis e dans le d veloppement et la vente de solutions informatiques pour les SID Taxe la valeur ajout e University of Toronto Library Automated System il a disparu Virginia Tech Library System ancienne version du logiciel documentaire Virtua VTLS est aussi l entreprise qui labore ce logiciel Western Library Network ce r seau a fusionn avec OCLC en janvier 1999 8 Abr viations et acronymes 1 INTRODUCTION Ce premier chapitre est inspir de la pr sentation du mandat 1 1 Contexte du Pouvoir judiciaire Notre travail s est d roul aupr s du Pouvoir judiciaire de Gen ve ci apr s Pouvoir judiciaire Cette institution est subdivis e en douze juridictions Mi
51. outes les fonctions du module de bulletinage Virtua Etant configur e pour le Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO beaucoup de donn es ont t format es par d faut par exemple les localisations des p riodiques les lecteurs pour produire des listes de circulation En cons quence nous tions limit s dans l utilisation de la base test voire bloqu s car nous ne poss dions pas toutes les autorisations pour entrer Groupe de huit professionnels de biblioth ques partenaires de RERO charg des tests et de la maintenance du module de bulletinage pour ce r seau 41 R daction du mode d emploi certaines donn es par exemple les informations propos de l exemplaire les rappels Nous nous sommes rapidement rendus compte qu tant donn ces probl mes il fallait assouplir la m thode C est pourquoi nous nous sommes attel s dans un premier temps lister toutes les fonctions disponibles par la base test enregistrement r clamation Ces derni res ont t test es et document es Au d but de nos tests par manque de soutien concret de la part d un utilisateur averti et malgr l aide du mode d emploi en anglais nous avons rencontr quelques difficult s comprendre pleinement certaines fonctions Par exemple sans explications la logique des formules de pr diction nous est rest e longtemps sibylline 4 2 1 Evaluation du logiciel Le choix
52. ouvoir judiciaire Cet environnement trop complexe aurait demand une implication du service informatique trop importante lors de la cr ation et pour la maintenance du syst me A ce propos le Centre des technologies de l information de l Etat de Gen ve CTI charg de l informatique du Pouvoir judiciaire n tait pas disponible pendant l ann e 2002 d j occup par d autres projets De plus le mandant aurait d s impliquer activement dans la maintenance nouvelles propositions tests C est pourquoi cette solution maison a t cart e Nous avons donc repris les progiciels que les visites de SID nous avait fait conna tre Il s agissait de VTLS Virtua BiblioMaker Pro Voyager ALOES d OPSYS NetBiblio GLAS et Alexandrie Faute de temps nous n avons pas fait d appel d offre proprement parler mais nous avons demand des informations aupr s des diteurs sur leur produit A partir des informations recueillies sur les sept progiciels nous pouvions liminer les suivants VTLS est devenu obsol te depuis le passage Virtua cet t BiblioMaker Pro de l avis m me de l diteur ne permet pas de g rer des collections aussi complexes que celles du Pouvoir judiciaire ALOES autorise la gestion de collections l mentaires et ne peut donc r pondre au cas du Palais du Justice D s lors nous avons s lectionn Alexandrie GLAS NetBiblio Virtua et Voyager L analyse d
53. par les connaissances n cessaires sa compr hension 46 R daction du mode d emploi Le texte doit tre a r ne comportant pas plus de trois illustrations par page et des sous chapitres assez courts Un point de pr sentation r current est la pr sence d ic nes repr sentant une rubrique se r p tant au cours des chapitres par exemple les rubriques astuce truc attention note technique autre mani re de faire C est un moyen de dynamiser la lecture en mettant en exergue des points particuliers Cependant il faut limiter le nombre d ic nes pour que leur signification demeure vidente et ne pas en abuser dans le texte pour conserver l impact souhait Une fonction doit tre d crite l aide de tous les chemins d acc s possibles Num roter les op rations effectuer clarifie la lecture Afin de faciliter la lecture du texte ou l identification d actions par exemple op rations effectuer texte saisir une convention typographique peut s av rer utile Un l ment incontournable est la pr sence dans tous les modes d emplois d un index et d un glossaire Cette synth se nous a permis d laborer une maquette avec laquelle nous avons construit la mise en page de notre mode d emploi cf annexe 5 44 Validation par le mandant Le mode d emploi a t remis notre mandant pour qu il puisse indiquer tous les points retravailler Nous pensions qu apr s
54. place dans les biblioth ques de juridiction et en ligne via le r seau du Pouvoir judiciaire Une mission externe qui est d assurer un service public en mettant disposition des utilisateurs externes avocats collaborateurs des administrations publiques tudiants et justiciables les ressources de la Biblioth que centrale 12 Mandat Le mandat est issu d une r flexion sur la gestion des p riodiques jug e insatisfaisante pour trois raisons Tout d abord trois personnes se r partissent les t ches entra nant un cloisonnement de celles ci En effet chacune s est sp cialis e dans une partie de cette gestion et a de ce fait cr ses propres outils de travail fichiers informatiques solutions papier Ensuite du fait de la distribution de la documentation entre treize biblioth ques les deux responsables de toutes ces biblioth ques ont mis en place un r seau de correspondants appel s r pondants Chaque juridiction est repr sent e par au maximum un r pondant documentaire et un r pondant administratif Les premiers qui sont le plus souvent les greffiers juristes de chaque juridiction veillent ce que les besoins documentaires de la juridiction soient satisfaits Les deuxi mes contr lent la bonne tenue de la biblioth que de leur juridiction Ils rangent les livres et les fascicules de p riodiques au rayon sont responsables du classement d ensemble et s occupent de la mise jour des diff rent
55. pour leur cr ation et leur maintenance Au contraire le progiciel est un syst me d j labor mais qui ne remplira jamais totalement les exigences des responsables de la gestion des p riodiques Concernant les syst mes int gr s les SID sont d une mani re g n rale satisfaits de leur outil de gestion Nos visites nous ont permis de juger les logiciels suivants VTLS Virtua BiblioMaker Pro Voyager OPSYS NetBiblio et Alexandrie Ainsi ils sont appr ci s pour leur partage des informations entre modules du syst me un titre catalogu pourra tre repris dans l tat de collection et la mise jour imm diate des tats de collection OPAC VTLS Virtua permet de pomper des notices de p riodiques via RERO En outre BiblioMaker Pro OPSYS NetBiblio et Alexandrie se caract risent par leur simplicit et leur convivialit Finalement Voyager a b n fici d un d veloppement approfondi du module de bulletinage et offre donc des options performantes Pourtant les logiciels posent encore quelques probl mes Notamment Virtua qui est encore partiellement en d veloppement les SID qui l on adopt sont en relation avec l diteur am ricain pour corriger des dysfonctionnements ceci constitue une chance pour les SID de faire valoir leurs dol ances dans la limite de la bonne volont de l diteur Les progiciels comme BiblioMaker Pro OPSYS NetBiblio et Alexandrie manquent de souplesse pour g re
56. que centrale et les biblioth ques de juridictions du Pouvoir judiciaire Il contr le la bonne tenue de la biblioth que de sa juridiction rangement classement mise jour des diff rents recueils Il r ceptionne les documents arrivant par poste et signale tout probl me de r ception ou d interruption Personne de contact entre la Biblioth que centrale et les biblioth ques de juridictions du Pouvoir judiciaire Il veille ce que les besoins documentaires de la juridiction soient satisfaits et fait des propositions d achat aux biblioth caires Rassemblement de fascicules de p riodiques en vue de les faire relier 57 Glossaire 8 BIBLIOGRAPHIE Nous avons s par la bibliographie en deux parties en fonction de notre utilisation du contenu de ces sources D une part nous avons d taill toutes les sources l information nous a t utile une quelconque tape de notre projet D autre part nous avons list les modes d emploi dont nous nous sommes inspir de la mise en page et non de l information contenue pour notre maquette du mode d emploi 8 1 Nos lectures 8 1 1 Terminologie ASSOCIATION FRAN AISE DE NORMALISATION Vocabulaire de la documentation Glossary of documentation terms 2e d Paris La D fense AFNOR cop 1987 159 p Les dossiers de la normalisation BLANC MONTMAYEUR Martine DANSET Fran oise Choix de vedettes mati res l intention des biblioth ques Nouv
57. r ces institutions Un peu plus tardivement les grands r seaux am ricains et canadiens comme OCLC RLIN WEN et UTLAS ont propos des solutions pour le bulletinage automatis Les ann es 1980 voient l apparition de vendeurs de logiciels de bulletinage sur micro informatique pour petits et moyens SID Principalement en raison de leur faible co t leur d veloppement sera rapide de 4 en 1980 ils atteindront le chiffre de 60 en 1986 NISONGER 1998 p 303 Parall lement les syst mes int gr s se d veloppent Il s agit d une juxtaposition de plusieurs modules acquisition catalogage bulletinage pr t et OPAC ayant des sp cificit s propres et dont l addition permet d appr hender les fonctions du SID globalement De ce fait une information est saisie une seule fois et peut tre reprise dans les diff rents modules Au gain de temps s ajoute la s curit les erreurs diminuent en ne rentrant qu une seule fois les donn es Mais le module de bulletinage est bien souvent le dernier tre d velopp pour les raisons d j mentionn es Ce sont 27 Choix du logiciel majoritairement des syst mes cl en main o les logiciels et le mat riel sont livr s par le vendeur Celui ci assure aussi la maintenance du syst me Finalement les ann es 1990 se pr sentent comme l ge d or de l informatisation du bulletinage les exp riences des d cennies pr c dentes ont permis l mergence de
58. r les collections complexes p riodicit irr guli re p riodiques en plusieurs parties Enfin il n est pas possible d acqu rir leur module de bulletinage seul Ce fait obligerait le Pouvoir judiciaire juxtaposer Virtua un nouveau progiciel int gr 32 Choix du logiciel Il faut en outre relever qu avec les progiciels l arr t du d veloppement du produit est toujours craindre sp cialement par les petits et moyens concepteurs Comme un logiciel vieillit extr mement vite il s ensuit pour le SID l abandon obligatoire du syst me A titre d exemple la Biblioth que des sciences conomiques et sociales de l Universit de Gen ve a d renoncer MicroLinx car le passage l an 2000 a entra n des dysfonctionnements majeurs dans la version fran aise condamnant son utilisation Un dernier point signaler est le risque de pertes de donn es durant le transfert vers un nouveau logiciel 3 3 Clarification du mandat Lors de la premi re approche du mandat nous avions tabli plusieurs objectifs 1 R organiser la gestion des p riodiques au sein du Pouvoir judiciaire 2 Concevoir un syst me de localisation des exemplaires de p riodiques 3 Choisir un logiciel de gestion des p riodiques 4 R diger un ensemble de directives explicitant l utilisation du logiciel et la gestion du bulletinage pour les utilisateurs A la fin de l tat des lieux le mandant a recadr le tr
59. re Interm diaire entre l diteur et le service d information documentaire pour l acquisition de publications en s rie Saisie r guli re des livraisons d une publication en s rie au fur et mesure de leur entr e permettant de conna tre l tat de la collection Il s agit d une fonction du bulletinage Outil sur support papier permettant de g rer l enregistrement Ce terme d signe tout programme d s qu il sert faire fonctionner une machine communiquer ou traiter l information En informatique un logiciel est l ensemble des programmes proc d s r gles et ventuellement de la documentation relatifs au fonctionnement d un ensemble de traitement de l information 56 Glossaire Module Pompage d une notice Pr diction Progiciel R pondant administratif R pondant documentaire Train de reliure Sous ensemble d un programme destin r aliser un ensemble de fonctions pr cises Par exemple Virtua se compose notamment des modules d acquisition de pr t de bulletinage R cup ration de notices depuis un catalogue informatis soit en ligne soit sur support off line CD Rom DVD Rom Formule permettant au logiciel de calculer le num ro et la date de l exemplaire venir Contraction de produit et logiciel qui d signe tout logiciel achet dans le commerce Personne de contact entre la Biblioth
60. reliure nous avons trouv un moyen d ins rer l information existante dans le fichier Excel en recourant l espace r serv aux notes dans le module de bulletinage De plus cr er des alertes pour pr parer les trains de reliure devient possible avec l aide des rappels Pour terminer il faut relativiser la port e de nos r sultats effectu s sur la base test de la version 36 3 5 En effet notre base test ne correspond pas parfaitement la version 36 exploit e localement Gen ve Par exemple alors qu il y a tr s souvent deux chemins d acc s dans la version test certains d entre eux sont d sactiv s dans la version install e dans les SID du r seau romand De plus la version 36 sera d s juillet 2003 remplac e par la version 4X Cette nouvelle mise jour est susceptible d entra ner des modifications partielles Nos tests ne peuvent bien s r pas anticiper ces ajustements il est donc probable que certaines de nos constatations ne soient plus v rifi es dans la version 4X A ce propos le SEBIB nous a annonc que cette nouvelle version b n ficiera d am liorations notables palliant les divers probl mes actuels 4 3 Conception du mode d emploi Actuellement l offre en manuels d utilisation ne r pond pas la demande du mandant Il existe bien les modes d emploi officiels de Virtua mais ces derniers ne traitent pas des caract ristiques propres RERO et sont r dig s en anglais Mm
61. rojet professionnel personnel de biblioth caire gestion de projet Villeurbanne Institut de formation des biblioth caires 1998 30 p DEWEZE Andr Informatique documentaire 4e d refondue et actualis e Paris Masson 1993 292 p Manuels informatiques Masson DUCHEMIN Pierre Yves LAHARY Dominique L art d informatiser une biblioth que guide pratique 2e d augm et mise jour Paris Ed du cercle de la librairie 2000 587 p Biblioth ques 59 Bibliographie L informatique documentaire in Archimag le magazine de la documentation et de l archivage Hors s rie nov 1991 n 3 40 p JACQUESSON Alain nformatisation des biblioth ques historique strat gie et perspectives Nouv d Paris Ed du Cercle de la librairie 1995 363 p Biblioth ques LENART Mich le Les logiciels documentaires description de dix syst mes de gestion du march Paris ADBS cop 2001 163 p Sciences de l information S rie recherches et documents LENART Mich le BONY Nadia Les logiciels de recherche documentaire et de gestion de biblioth que volution r cente et offre de serveurs web in Documentaliste sciences de l information nov d c 1998 vol 35 n 6 pp 292 303 LHERITIER Florence r d nformatisation des biblioth ques municipales et d partementales quipement en Languedoc Roussillon S te Agence de coop ration pour le livre en languedoc Roussil
62. s recueils et classeurs Ces multiples acteurs ont donn lieu une gestion hybride alternant la 10 Introduction centralisation et la d centralisation D une part la Biblioth que centrale se charge de certaines t ches pour toutes les biblioth ques centralisation d autre part elle en d l gue aux r pondants d centralisation Par exemple le suivi de la reliure est centralis mais la r ception de la plupart des num ros est d centralis e Finalement hormis la Biblioth que centrale le rangement des documents dans chaque biblioth que est laiss la responsabilit de ses utilisateurs Ces derniers n ont pas toujours le souci de garder les collections compl tes Ainsi de nombreux fascicules disparaissent chaque ann e et ces pertes obligent les biblioth caires recommander les num ros manquants Tous ces l ments ont conduit les biblioth caires vouloir rationaliser le processus de gestion des p riodiques am liorer le service au public et gagner du temps dans la gestion des p riodiques Le mandat consistait donc choisir un logiciel et d velopper des outils appropri s pour une gestion plus efficace d une collection de p riodiques en prenant en compte tous les facteurs humains financiers possibilit s pratiques 1 3 Objectifs Les deux objectifs g n raux ci dessous nous ont permis d laborer un plan de travail Choisir un logiciel de gestion des p riodiques L
63. ssage lectronique du SEBIB Liste des titres de p riodiques d finissant notre chantillon Maquette du mode d emploi PARTIE 2 MODE D EMPLOI
64. t un lecteur appropri pour deux raisons il ne connaissait pas le bulletinage sur Virtua et tait directement concern par la bonne qualit de notre travail Pour largir le cadre de ce travail nous avons propos une planification pour l installation du nouveau syst me 17 M thodologie 3 CHOIX DU LOGICIEL Dans ce chapitre nous allons suivre l volution de nos r sultats depuis une photographie du Pouvoir judiciaire jusqu au choix du mandant partir d un ventail de logiciels Pour rendre ces s lections pertinentes nous nous sommes inspir s d exp riences en gestion de p riodiques travers des visites et des lectures Enfin de mani re avoir une connaissance th orique du sujet nous avons approfondi notre tude en abordant l historique de l automatisation du bulletinage et les co ts d acquisition d un logiciel 3 1 Etat des lieux L tat des lieux s est fait en deux temps Une premi re partie tait constitu e d entretiens avec l aide biblioth caire et avec les r pondants administratifs qui n ont pas pu tre r utilis s Nous avions pens qu il s agissait des seules personnes charg es de la gestion des p riodiques Nous croyions que l aide biblioth caire tait responsable du bulletinage et que les r pondants administratifs b n ficiaient de v ritables responsabilit s au sein de leur biblioth que de juridiction Or les entretiens dirig s dans cette optique l
65. te base test de Virtua Suite cette intervention le SEBIB a pris notre cas en consid ration et nous a renvoy SWS Cette entreprise nous a indiqu qu il tait possible d obtenir une version test mais qu il fallait recourir au SEBIB Finalement nous avons re u une version test qui a t install e sur un poste au Pouvoir judiciaire Mais nous ne b n ficions d aucune assistance d sengagement du SEBIB et d aucun mode d emploi En contactant nouveau SWS nous avons re u un mode d emploi en anglais en version papier Le jour m me le SEBIB nous a envoy galement un mode d emploi moins r cent en version lectronique alors que la d marche aupr s de SWS nous avait pris une semaine lettre de garantie de la part de l Ecole 53 Conclusion Au final la r ception des modes d emploi il ne nous restait que peu de temps pour terminer les tests Nous les avions d j commenc s auparavant mais faute d explications de la base test nous avions perdu norm ment de temps la comprendre m me dans ses fonctions les plus simples Il faut quand m me noter qu la fin de notre travail nos relations avec le SEBIB ont pris une tournure plus positive Nous avons b n fici par exemple de conseils et de documentations au sujet de points pr cis du mode d emploi Collaboration Comme le Groupe de travail Bulletinage Serials Control de RERO travaillait sur l
66. tes les nouveaut s d une collection change change d abonnements pour deux titres diff rents avec une autre biblioth que don abonnement gratuit un p riodique abonnement commen ant au mois de janvier 39 R daction du mode d emploi abonnement commen ant en cours d ann e civile mise jour changement de titre P riodicit Nous avons constat travers nos lectures et nos visites de SID que le crit re qui posait le plus de probl mes tait la fonction de la pr diction Nous lui avons donc port une attention particuli re num ros sp ciaux hors s rie suppl ments fascicules de p riodique hors p riodicit p riodicit irr guli re mensuel contenant un num ro double par an annuaire Localisation double localisation juridiction et emplacement dans la juridiction Nous choisirons des titres acquis par au moins deux juridictions Circulation liste de circulation liste de plusieurs personnes d une juridiction recevant les fascicules d un titre de p riodique Reliure Elle sera aussi tudi e de mani re approfondie tant donn la complexit de sa gestion embo tage mat riel envoy par l diteur ou le diffuseur qui permet de regrouper les fascicules au rayon ou de les faire relier reliure de plusieurs exemplaires d un m me titre appartenant au moins deux juridictions et dont les reliures sont d
67. ts crit res similitude de la collection domaine juridique proximit g ographique et diversit de logiciels Ces rencontres avec des professionnels pratiquant la gestion des p riodiques au 15 M thodologie quotidien nous ont permis d appr hender concr tement les diff rentes possibilit s offertes par des solutions informatiques A partir des visites de SID une premi re s lection a permis d liminer trois logiciels qui ne correspondaient pas l environnement du Pouvoir judiciaire Nous avons ensuite propos une grille comparative de cinq logiciels au mandant en r coltant des renseignements aupr s de vendeurs de logiciels Ce tableau s inspirait des diff rentes attentes du mandant Des crit res qualitatifs permettaient de d finir les logiciels les plus appropri s au Pouvoir judiciaire Ainsi le mandant a pu effectuer son choix d finitif le module de bulletinage de Virtua A la suite de cette d cision nous avons recentr les objectifs de d part Ensuite partir des attentes du mandant nous avons d fini un chantillon de titres de p riodiques Ce dernier devait nous permettre de confirmer l ad quation du logiciel s lectionn aux sp cificit s du Pouvoir judiciaire Parall lement nous avons entrepris des d marches aupr s du SEBIB coordinateur incontournable de RERO sur Gen ve et aupr s de SoftWare Systems SA SWS fournisseur du logiciel en Suisse afin de b n ficier d une
68. un r pertoire commun accessible l ensemble du personnel de la Biblioth que centrale Le syst me de gestion actuel mi papier mi lectronique ne donne pas satisfaction Il est trop complexe et redondant ces multiples outils de travail entra nent une gestion dispers e les informations tant enregistr es diff rents endroits 3 1 3 Etapes du bulletinage Afin de mieux comprendre la gestion des p riodiques du Pouvoir judiciaire voyons le d tail de ces tapes la commande facturation la r ception Publication en s rie dot e d un titre unique dont les livraisons g n ralement compos es de plusieurs articles r pertori s dans un sommaire se succ dent chronologiquement des intervalles en principe r guliers ASSOCIATION FRAN AISE DE NORMALISATION 1987 p 92 19 Choix du logiciel l enregistrement le bulletinage stricto sensu la circulation les r clamations et la reliure Commande facturation La commande d un p riodique se traduit par deux sortes d abonnements abonnements directs avec l diteur ou abonnements indirects via l conomat de l Etat de Gen ve qui s adresse alors un diffuseur Edigroupe ou M decine et Hygi ne ou un diteur Les abonnements directs sont plus pratiques ils liminent un interm diaire mais sont en contradiction avec la pratique de l administration cantonale qui veut s adresser aux soci t s genevoises notamment M dec

GESTION DES PERIODIQUES Choix du logiciel Virtua

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