Rappel du VADE-MECUM des FORMATIONS MACRO
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1. Rappel du VADE MECUM des FORMATIONS MACRO Enseignement fondamental ordinaire Ann e scolaire 2010 2011 C Aux Directions des tablissements invit s aux formations MACRO assur es par l Inspection Afin de pr parer les formations Macro obligatoires que vous assurez ou au terme de celles ci vous allez changer avec l IFC quelques documents administratifs Par cette note nous souhaitons pr ciser les proc dures et vous rappeler les raisons pour lesquelles nous insistons aupr s de vous sur la n cessit de renvoyer tous les documents relatifs aux formations Macro dans les plus brefs d lais et dans la forme la plus ad quate possible afin que l IFC puisse en assurer le suivi administratif 1 Les listes de pr sences Sans les listes de pr sences nous ne pouvons rembourser ni les frais de d placement des enseignants ni les frais d accueil et de repas ni les frais de copie du support p dagogique Nous devons en effet rembourser les frais de d placements des participants s ils les ont demand s et si la formation s est tenue en dehors de leur tablissement distance de leur domicile de plus de 12 km A R dans les trois mois qui suivent la formation rembourser les cr ances et les factures dans les deux mois qui suivent la r ception et la v rification de l ensemble des documents n cessaires l encodage et au contr le des documents comptables Il appartient aux directions d cole d inscri2. ge leurs frais de repas de la journ e mais les stagiaires ne peuvent pr tendre au remboursement des frais de d placements S ils ne sont pas inscrits et s ils n ont pas sign la liste ils ne pourront tre pris en compte dans le total r clam l IFC Le directeur ou la directrice assiste la journ e et s inscrit galement sur la liste de pr sences de m me que l inspectrice ou l inspecteur Nous vous invitons informer par courriel votre inspecteur ou votre inspectrice de l envoi de factures ou de d clarations de cr ance vers l IFC afin que ce dernier ou cette derni re soit galement inform e du suivi administratif des sessions assur es Formations Macro obligatoires Vade Mecum 2010 2011 page 2 de 3 R capitulatif chronologique de l organisation des formations Macro obligatoires AVANT LES FORMATIONS e Chaque inspecteur trice prend contact avec les directions d cole pour l organisation concr te de ses journ es de formations pour d terminer le lieu d accueil de chaque formation et le nombre de participants potentiels pour chaque formation e Avec ces donn es l inspecteur ou l inspectrice aura demand et re u un num ro unique pour chaque session organis e Il elle vous le communiquera e Vous devrez alors r cup rer ou encoder la liste des participants sur le site de l IFC Voir proc dure ci plus bas Sur le site de l IFC vous avez acc s ces listes Vous pouvez en
3. re via notre site internet www ifc cfwb be les enseignants participant aux formations Voir le mode d emploi ci annex si besoin 2 Les d clarations de cr ance Afin de traiter les factures de repas et de copies des supports p dagogiques dans les meilleures conditions nous vous rappelons que les factures sont pay es sur la base du nombre d inscrits sur la liste de pr sences Formations Macro obligatoires Vade Mecum 2010 2011 page 1 de 3 D s lors TOUTE personne pour qui un repas aurait t command doit figurer en bonne et due forme sur la liste des pr sences et donc initialement encod e sur le site de PIFC Bien entendu nous savons qu en derni re minute un changement d affectation un remplacement lors d un int rim ou l arriv e d un stagiaire auraient pu ne pas avoir t encod s Il conviendra alors que les nom pr nom matricule et tablissement de chaque participant pr sent mais non encore inscrit sur la liste soient ajout s au bas desdites listes De m me les membres du personnel initialement encod s mais absents le jour de la formation sont not s par la direction Absent Malade ou Excus sur la liste la place de la signature Pour les stagiaires participant la journ e de formation et ne poss dant pas de num ro matricule de la Communaut fran aise vous noterez le mot stagiaire dans les cases du num ro de matricule L IFC peut prendre en char
4. temps r el les consulter les modifier les compl ter et ce jusqu douze jours avant la journ e de formation Apr s ce d lai nous ditons et imprimons les listes d finitives que nous envoyons l inspection DEUX SEMAINES AVANT LES DATES DE FORMATION e Le nombre exact de participants pr vus doit tre pr cis o si la formation a lieu dans un tablissement scolaire la direction de cet tablissement doit prendre contact avec ses coll gues pour se faire pr ciser le nombre exact de participants pr vus afin qu elle commande le nombre exact de repas ou les faire commander par l IFC o si la formation se d roule dans un centre de formation ou dans un autre lieu qu un tablissement scolaire ou si c est l IFC qui prend en charge les repas vous confirmez aupr s de votre inspecteur trice ou aupr s de votre coll gue qui vous re oit le nombre exact de participants afin que la commande de repas puisse tre exacte e _L IFC envoie l inspecteur trice les listes de pr sences dit es par l IFC sur la base des encodages r alis s par les directions PENDANT LES FORMATIONS e Chaque inspecteur fait signer par les participants la liste de pr sences signature pour la pr sence et ventuellement signature pour le remboursement des frais de d placements Tout membre du personnel absent malade ou excus est mentionn comme tel Formations Macro obligatoires Vade Mecum 2010 2011 page 3 de 3
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