Home

Mode d`emploi de PC Régies 3.0 - Bienvenue chez G & G Real estate

1. e Modifier le montant partir du quel le ma tre d tat doit vous contacter avant de commencer les travaux D indiquer de qui du ma tre d tat ou du locataire contacte l autre De sp cifier une date limite pour l ex cution des travaux Demande de devis Le bouton vous permet d imprimer une demande de devis page 34 5 Description des listes 5 1 Listes diverses ss Listes diverses 7 Fe Chauffage 7 e Recapitulatif immeuble Etat locatif Pay au Soldes chauffage et FA ler rappels Liste loyers lcts immeuble Objets wacants Etiquettes locataires Tableau r cap locataires Ecritures Ict avant bouclement Relev des divers Relev des loyers D tails critures immeuble Compte de gestion Page de garde Facture honoraires Facture d bours R capitulatif menus frais R capitulatif fiscal R capitulatif travaux par objets R capitulatif immeuble Cette liste vous permet d imprimer sur une page A4 les principaux l ments de l immeuble adresse propri taire assurances etc Etat locatif Cette liste vous permet d imprimer un tat locatif pour un immeuble une date donn e Pay au Cette liste vous indiquera les locataires qui ne sont pas jour dans le paiement de leurs loyers Soldes chuaffage et FA Cette liste tablit un r capitulatif des locataires qu vous doivent encore un solde pour le d compte de chauffage eau chaude et ou de frais accessoires ler rappels
2. 609 3 9999 Muster T PAA N L Sa Die Annahrestelk 042 gt 302433067632202031709000077 010001456 gt 6 L office de d p t y l ufficio d accettazione 7 zone bleue entrer dans le champ 8 zone rouge entrer idoine sous l immeuble 22 sous le locataire 5 premi res positions derni res positions IMPORTAN DAN vous faut installer la police OCRB se trouvant dans le dossier C PC R gies 3 0 afin de pouvoir imprimer correctement la ligne de r f rence Veuillez utiliser des BVR au format 442 05 sans case si vous imprimez le montant payer ou 442 06 avec case si le locataire inscrit lui m me le montant payer page 16 Le bouton vous servira si vous utilisez les BVR uniquement calculez le dernier chiffre de a BRR la ligne de r f rence BVR Ce chiffre cl de contr le est essentiel l utilisation des BVR D s lors il ne vous faudra indiquer au logiciel que les quatre avant dernier chiffre du no de r f rence le cinqui me est dernier chiffre le chiffre cl tant calcul par le programme Par exemple si nous reprenons l exemple ci dessus vous indiquerez PC Regies 1203 et il se chargera de calculer le chiffre cl savoir 5 le nombre 12035 sera automatiquement inject dans le champ idoine au niveau de chaque locataires Les num ros de r f rences seront bien entendu incr ment de 1 pour chaque locataires ainsi chacun aura un no de r f rence unique Attention pour chaque immeuble il vou
3. Lever actuel Date Date Date 01 10 2007 Loyer 900 00 Loyer 0 00 Montant 30 00 Charges 100 00 ages 0 00 Libell du divers Divers 10 00 Divers 0 00 Forfait acc s internet Lover brut 1 010 00 Loyer brut 0 00 Motif hausse de lover Evolution 6 A loyer bi Louer TWA incluse v Locataire soumis la TWA x Loyer actuel Indiquer respectivement depuis quand le loyer actuel est en vigueur ainsi que les montants des loyer net charges et divers Loyer futur Indiquer respectivement partir de quand le loyer augmentera ainsi que les nouveaux montants des loyer net charges et divers Acpte frais acc Indiquer la part des charges qui est d volue tre utilis e pour le d compte des frais accessoires Evolution loyer Vous pouvez librement indiquer dans ce champ l volution du loyer au fil du temps Motif de la hausse Indiquer ici le motif de la hausse qui sera automatiquement repris et imprim s sur les formulaires de notification de hausse de loyer Les cases cocher Loyer TVA incluse et Locataire soumis la TVA servent respectivement indiquer au logiciel si les encaissements loyers doivent figurer dans la liste des loyers soumis la TVA et quant aux locataires soumis la TVA ils recevront un bordereau pour les BVR avec votre no de TVA ainsi que le montant de la TVA incluse dans leur loyer Libell du divers Ce champ vous permet de sp cifier le type de montant forfait lectricit t l
4. Lopers encalss s selon relev annexe L5 D bit Cr dit 250010 010 Mo objet Mot set Mo pi ce Recherche Comptabilisatian comptable Apr s l impression de la liste et si cette derni re est correcte il vous sera possible de passer automatiquement une criture r capitulative dans la comptabilit de l immeuble Et ce pour les loyers nets et pour les acomptes charges page 40 Attention Apr s avoir passez cette criture automatiquement ou manuellement ne cliquez PAS sur le bouton Comptabilisation car sinon vos loyer seront comptabilis s deux fois une fois de mani re d taill e et une fois de mani re globale Ces montants comptabiliser sous l immeuble se trouvent l endroit cercl de rouge du relev des loyers encaiss s selon l illustration ci dessous R gie Test S rl Relev des loyers du 01 01 2005 au 31 12 2006 Irmeuble Eue de Exempde 21 Propr tare Jean Eoulegurdos Ko du let Nom du locatareis Etage Type objet Entr e anria Loyernet Charges Situation Pay au 0010 OOLOT Tart mgaion Jules rez Appartement 01 07 20104 31 05 2005 ago 2400 00 000 31052005 001000201 Dupont Pierre ler btage Appartement 01 03 2004 200 00 430 00 000 31052005 0010003 01 Cube Vader 2 me tage Appartement 61 10 1973 400 00 100 00 0000 28 02 2005 001000402 Duschmel Pierre Z rne Mage Appart meri 01 04 2005 200 00 70 00 100 00 30 08 2005 Totaux 6900 00 4150 00 e La deuxi me tape consi
5. 20 00 ra chaude en Surace panneaux solaires 4 00 panneaux solaires surveillance Suppl ment Kwh pour 85 00 Calcul frais de Calcul frais administratifs Puissance de la chaufferie en KW Indiquer cette valeur n cessaire au calcul de la consommation lectrique annuel de la chaudi re Consommation annuel en Kwh En fonction de la puissance et du type de combustible inscrivez 1c1 la consommation annuel en Kwh Ce chiffre se calcul selon le tableau 1 des directives vaudoises Pouvoir calorifique corrig Ce champ automatiquement renseign en fonction du type de combustible Duret de l eau en degr s F Indiquer 1c1 pour m moire le degr de duret de l eau Il vous permettra de d terminer le pourcentage des co ts li s au traitement de l eau que vous pourrez inclure dans le d compte de chauffage eau chaude voir article 23 des directives page 11 Surface panneaux solaires Indiquer 1c1 en m2 la surface des ventuels panneaux solaires install s cette indication sera utilis e pour le calcul des frais d lectricit et la r partition des frais chauffage eau chaude Suppl ment Kwh pour panneaux solaires Ici sera automatiquement calcul la quantit d lectricit n cessaire au fonctionnement des panneaux solaires Calcul co t lectricit chauffage Calcul r paration chauffage et eau chaude en Calcul frais de survellance Ce bouton vous permet une fois que tous les cha
6. Cette option vous permet d imprimer les ler rappels soit pour tous les locataires en retard en m me temps soit pour les locataires d un seul immeuble Les rappels peuvent galement tre imprim s avec ou sans BVR Dans ce dernier cas le texte du rappel est galement libre Il est aussi possible de faire un rappel pour les soldes de chauffage et ou de frais accessoires page 35 Liste loyers Icts immeuble Cette liste vous permet d imprimer pour un immeuble donn et pour une p riode donn e la liste des paiements de tous les locataires Cette liste est particuli rement utile pour les r conciliations Objets vacants Cette liste vous permet de voir d un coup d oeil quel sont vos objets vacants Etiquettes locataires Apr s avoir sp cifier le num ro de l immeuble vous pourrez imprimer des tiquettes autocollantes d adressage au format Avery Zweckform 3659 de tous les locataires pr sents Tableau r cap locataires Apr s avoir sp cifier le num ro de l immeuble vous pourrez imprimer une liste qui r capitule par locataire les diff rents l ments constitutifs de son bail date entr e type objet loyer net etc Ecritures lct avant bouclement G n re automatiquement une criture de loyer fictif 0 pour les locataires ayant par ex une place de parc dont le loyer est inclus dans le loyer de l appartement Gr ce cette criture la place de parc appara tra dans le relev des loyers quand bien m me aucun montant n a
7. par ex cr ation d un objet d un locataire d une nouvelle criture immeuble a Chercher Ce bouton vous permet de faire des recherches sur des enregistrements Soit sur l ensemble des fichiers immeubles objets critures locataires etc soit dans un fichier pr cis par ex tous les locataires ayant un loyer net de CHF 1 200 BL Trier Ce bouton vous permet de trier selon trois crit res successives les donn es d un fichier par ex trier les locataires par nom puis par date d entr e page 5 Pr c dant Comme son nom l indique ce bouton vous permet de passer l enregistrement pr c dant Suivant Comme son nom l indique ce bouton vous permet de passer l enregistrement suivant ide Ce bouton vous permet d acc der au fichier que vous tes en train de lire Quitter Ce bouton vous permet de quitter PC R gies 3 0 page 6 4 Explications des champs des diff rents formulaires 4 1 Gestion donn es soci t Gestion donn es soci t Sa R gie Test S rl THA 456789 Taux Rue soci t Musterstrasse 12 Ta 760 MF soci t 0598 lle soci t Beispiel T l soci t 021 999 99 94 Fax soci t 021 999 99 88 E mail soci t testitest ch Site eras best Ch Soci t Indiquer ici le nom de la soci t ou de la personne ayant acquis PC R gies Rue soci t Indiquer 1c1 le nom de la rue et son num ro NP soci t Indiquer 1c1 le num ro postal o se s
8. ro du compte garantie loyer Montant Indiquer 1c1 le montant du compte garantie loyer Relation financi re du locataire Indiquer 1c1 le num ro de compte sur lequel vous pourrez effectuer des versements en faveur du locataire pour les ristournes de chauffage par ex Liens Vous avez ici la possibilit d attacher n importe quel fichier ce locataire comme des photos de la correspondance un suivi des incidents etc page 26 4 6 6 Onglet Chauffage Gestion des param tres du locataire P riode pour le d compte de chauffage pour les d comptes de chauffage et ec 01 07 2004 30 06 2005 _ Lapi El Points chauffage TG Tableau chaleur pts Tableau chaleur pts A e ans compteur avec compteurs HET Entr e O O ce anwier 15 0 anwier 0 0 F vrier 13 0 F vrier 10 2 Points puration O Wars 10 0 Mars 130 soti 30 03 2006 ver Il E 0 er il 8 0 Coefficient Corrig sie o a sl PEER I UI UI Calcul d comptes illet Lille chauffage Compteur 50 out out Sept 1 0 Sept EN Octobre 6 0 Octobre 8 0 E Now 3 0 Now 11 0 Locataire suant Points eau chaude D c 110 D c 150 pr amer tr 2 pont i It e TOTAL 76 0 TOTAL 100 0 IF PAS de calcul chauffage pour tout l ann e Dans cet onglet sont automatiquement repris les libell s des cl s de r partition que vous aurez au pr alable indiqu au niveau de l onglet Chauffage de l immeuble Ci dessous l explication pour un compte de chauffage classi
9. 00 Pi ces 15 00 Fin p riode 31 12 2014 Par cl 1 0 00 Cl 1 0 00 Par cl 2 0 00 Cl 2 0 00 E Paz de r partiton F4 Part frais charge du locataire Par m 11333 33 Finances 1 200 00 Par pi ces 233 33 Solde Par cl 1 0 00 Solde ant rieur 100 00 Par cl 2 0 00 Solde total Recalcul solde total F4 Sous cet onglet se trouvent rappel s plusieurs l ments savoir les co ts totaux qui auront t pr alablement saisis dans l immeuble pour les m2 les pi ces et ventuellement les cl 1 et 2 Le sous ensemble Totaux cl s r partition qui auront t pr alablement saisis dans l immeuble vous rappelle le nombre total de m2 de pi ces et ventuellement de cl 1 et 2 pour l immeuble Le sous ensemble Part frais la charge du locataire vous indique les montants qui ont t calcul s respectivement pour les m2 les pi ces la cl 1 et cl 2 Il est noter que ces montants peuvent tre modifi s manuellement Le montant des finances th oriques sera automatiquement calcul en fonction du temps de pr sence du locataire pendant la p riode Il vous faudra modifier ce montant manuellement uniquement s1 1l y a eu une modification des acomptes durant la p riode consid r es ou si le locataire n est pas jour dans ses acomptes de chauffage et d eau chaude vu que les acomptes de frais accessoires sont inclus dans ces derniers Le champ Solde total est l addition des champs sol
10. 000 00 EEE A 2 M3 eau chaude 920 83 AAA Refacturation vacant E 3 M3 puration ado 00 Co ts r partir Cl s de r partition 1 Chaufiage 5227 15 1 Points chauffage 76 2 Eau chaude r 1860 15 2 Points eau chaude 54 3 Epuration 850 60 3 Points puration 24 Il vous faudra galement indiqu la date de d but de chauffage et la date de fin de chauffage dans la gestion de la chaufferie selon l illustration ci dessus S1 vous avez des objets chauff s vacant pendant la p riode du d compte chauffage 1l faut demander le calcul des m3 r els pour l eau chaude et l puration Vu que ces deux postes ne peuvent logiquement pas tre r partis en tenant compte des vacants Pour ce faire imprimer la liste calcul des m3 r els Les nouveaux m3 devront tre indiqu sous l onglet Chauffage du formulaire Immeuble dans les rubriques idoines selon la copie d cran ci dessus S1 vous avez choisi de refacturer 1 3 des vacants aux locataires 1l vous faudra dans ce cas imprimer la liste Calcul coefficients corrig s qui vous indiquera le nouveau cubage total chauffage a inscrire dans le champ M3 chauffage sous l onglet Chauffage du formulaire Immeuble L tape suivante consiste passer en revue tous les locataires concern s par le d compte de chauffage en revue afin de modifier si besoin le nombre de points de chauffage et ou d eau chaude Dans le champ Compteur indiquer la
11. consommation d eau chaude du locataire si l immeuble est pourvu de compteurs d eau chaude Note Si l immeuble se trouve sur le canton de Vaud veuillez en premier calculer en premier lieu le co t de l lectricit du chauffage puis d terminer la r partition entre les frais de chauffage et les frais pour l eau chaude sanitaire via l onglet Chauffage VD se trouvant dans le gestion de l immeuble voir le point 4 4 3 du pr sent manuel page 43 Ensuite 1l vous faudra choisir sur lequel de ces deux boutons cliquer Calcul d comptes Locataire suivant chauffage ou Le bouton de gauche vous sert bien videment lancer le calcul du d compte de chauffage pour le locataire actuel Le bouton de droite vous permet de passer au locataire suivant sans effectuer aucun calcul par ex pour les locataires hors p riode chauffage ou pour des places de parc Une fois que tous les locataires de l immeuble auront trait s vous pouvez imprimer l tat de r partition qui vous permettra de v rifier l exactitude des calculs effectu s au niveau des locataires e L tape suivante consiste imprimer l tat r partition qui indique pour chaque locataires le montant des frais de chauffage d eau chaude d puration le montant de finances vers es ainsi que le solde final Bien entendu le montant total des locataires doit correspondre au montant total des frais de chauffage d eau chaude et d puration r partir inscrit en haut de l tat et que
12. de chauffage d eau chaude d puration le montant de finances vers es ainsi que le solde final Important Avant l affichage de l tat il vous sera propos d injecter le solde actuel champ bleu dans le solde ant rieur champ vert Cliquer le bouton Annuler tant que l tat de r partition n est pas correct Une fois que les donn es de l tat de r partition seront justes veuillez relancer une ultime fois l tat de r partition et d s lors cliquer sur le bouton OK afin de proc der au transfert de solde entre les champs bleu et vert D cptes individuels chauffage Cet tat vous permet d imprimer le d compte de chauffage individuel pour chaque locataire Note Apr s l impression des d comptes individuels le solde actuel champ bleu sera automatiquement mis Jour par l addition des champs solde en cours rouge et ant rieur vert Pour plus de d tail sur l utilisation de ces diverses listes r f rez vous la section 6 3 du pr sent manuel qu vous donnera plus d informations leur sujet page 38 5 3 Frais accessoires e Frais accessoires R capitulatif frais accessoires Etat de r partition des frais accessoires D comptes individuels frais accessoires R capitulatif des frais accessoires Cette liste vous imprimera le d tail des frais pour chaque crit re de r partition Vous devrez indiquer la date de d but et de fin de p riode ainsi que l immeuble pour lequel vous voulez ce r ca
13. exemple le co t total pour le chauffage l eau chaude l puration le t l reseau etc Bien entendu le point 1 des co ts est en relation avec l l ment 1 r partir page 10 Sous la rubrique Cl s de r partition vous avez la possibilit de d finir trois cl s de r partitions comme par exemple le total des points de chauffage d eau chaude ou un nombre de jours Bien entendu le point 1 des cl s de r partition et en relation avec le point 1 des co ts r partir ainsi qu avec l l ment 1 r partir Date de d but Indiquer 1c1 la date de d but de la p riode de chauffe Cette date est reprise sur plusieurs tat ainsi qu au niveau des locataires Date de fin Indiquer ici la date de fin de la p riode de chauffe Cette date est reprise sur plusieurs tat ainsi qu au niveau des locataires Compteur EC Cocher cette case si l immeuble est pourvu de compteur d eau chaude Refacturation vacant Cocher cette case si vous d sirez refactuer 1 3 du co t chauffage des appartements vacants aux autres locataires Ceci est possible pour autant que vous puissiez prouver que les locaux vacants ont t chauff s au minimum 4 4 3 Onglet Chauffage VD Gestion de la chaufferie Param tres suppl mentaire pour YO Puissance de la chaufferie en ki 95 00 y Calcul co t lectricit Consommation annuel en kiah 2913 00 chauffage Pouvoir calorique corrig 5 766 F A Calcul r parati Duret de l eau en degr s F
14. indiquer une note concernant l immeuble Solde compte immeuble Vous indique le solde actuelle en fonction des critures immeuble chauffage et locataires comptabilis es depuis le dernier bouclement Le bouton Mecalcul du solde vous sert recalculer les soldes en cas de modification d une criture et r initialiser le solde en d but de nouvelle p riode trimestre semestre ann e 4 4 2 Onglet Chauffage Gestion de la chaufferie Combustible Mazout Date de d but 01 07 2004 Elements repartir Date de fin 30 06 2005 1 l za M3 chauffage 1000 00 Compteur EC a e M3 eau chaude le 320 83 ES Retacturation vacant Lail 3 M3 puration 800 00 Co ts r partir Cl s de r partition 1 Chauffage 1000 00 1 Points chauffage 76 2 Eau chaude z 300 00 2 Points eau chaude 24 3 Epuration 200 00 3 Points puration 24 Combustible Indiquer 1c1 le type de combustible utilis Sous la rubrique El ments a r partir vous avez la possibilit d indiquer les totaux de trois l ments diff rents qui doivent tre r parti par exemple le total des m3 de chauffage de l immeuble ou le total des m3 de l puration ou la cl total pour la r partition du t l reseau Ces l ments sont librement d finissable par l utilisateur Sous la rubrique Co ts r partir vous avez la possibilit d indiquer les co ts des trois l ments r partir Par
15. r f rences BVR fournies par votre banque ou la Poste Imprimez quelques BVR de test et v rifiez minutieusement la ligne de codage OCR Puis munis d un de ces BVR rendez vous un office de Poste et versez par exemple CHF 10 00 au moyen de ce BVR afin de v rifier que la somme est bien cr dit e sur le compte bancaire ou postal de l immeuble Si le r sultat de ce test est positif vous pouvez alors envoyez vos BVR vos locataires S1 vous d sirez que les paiements BVR vous parviennent sous forme de fichier que vous pourrez directement imput s sur les locataires 1l vous faudra en faire la demande votre institut financier Mise en route des BVR 1 Souscrivez aupr s de votre banque ou de la Poste un contrat d affiliation a leur syst me BVR 2 Introduisez dans votre BD les indications n cessaires au niveau de l immeuble puis faites calculer les no de r f rences des locataires par PC Regies voir les point 4 4 7 et 4 6 3 du pr sent manuel ce sujet 3 Imprimez quelques BVR de test et v rifiez minutieusement la ligne de codage OCR Puis munis d un de ces BVR rendez vous un office de Poste et effectuer un versement au moyen de ce BVR afin de v rifier que la somme est bien cr dit e sur le compte bancaire ou postal de l immeuble Si le r sultat de ce test est positif vous pouvez alors envoyez vos BVR a vos locataires 4 Si vous d sirez que les paiements BVR vous parviennent sous forme de fichier que vous p
16. r seau etc qui est factur au locataire via le divers Par d faut la valeur de ce champ modifiable est Divers Ce libell est repris dans les bordereau BVR BV page 23 4 6 3 Onglet Adresse du lct BVR Gestion des adresses du locataire Paltesse FA Civil A Aue Rue de la Poste 123 NP 1099 Vile Grandvaux T l phone Fax Mobile E mail Not set Pa Gestion BYR BY du locataire Rue Rue de la Poste 123 No du ER 00353 Ordre permanent Calcul NF 1099 Mere ll Motif du No de TWA du locataire HAE Vous avez la possibilit de cr er deux adresses diff rentes savoir une adresse pour la correspondance et une adresse payeur Cette derni re est utilis e principalement pour l impression des BVR Politesse Le contenu de ce champ est utilis dans le corps des lettres Civil Le contenu de ce champ est utilis pour l adresse d envoi des lettres No du BVR Ce champ doit contenir le num ro unique attribu chaque locataire pour l impression des BVR ou BVR Pour plus de d tail ce sujet r f rer vous l illustration figurant dans la section 4 4 5 du pr sent manuel Attention seul cinq positions les cinq derniers chiffres de la r f rence du BVR ou BVR peuvent tre utilis s pour ce num ro Ordre permanent cocher cette case si le locataire paie par ordre permanent et n a donc pas besoin de BVR No de TVA du locataire ce champ vous permet d indiquer pour m mo
17. raison sociale de l entreprise Contact Indiquer ici le nom de la personne qui les bons de travaux doivent tre adress s Adresse Choisissez ou cr er si n cessaire dans le fichier d adresse celle du ma tre d tat T l Indiquer 1c1 le nom de t l phone du fournisseur Mobile Indiquer ici le nom de mobile du fournisseur Fax Indiquer ici le nom de fax du fournisseur E mail Indiquer ici l adresse lectronique du fournisseur page 33 4 8 Gestion des bons de travaux Gestion des bons de travaux Born na 3 Fournisseur Dubois menuiserie immenjble Rue de Belle Ville 11 0010 Locataire 0010 002 01 Dupont Pierre et Bolomey Envoi bon gt Travaux ex cuter e mail R parer la porte d entr e qui ferme mal pr Bon de travail Demande de devis Fournisseur Choisissez le fournisseur qui sera charg d ex cuter les travaux Immeuble Choisissez l immeuble o seront ex cuter les travaux Locataire Choisissez l ventuel locataire qui est concern par les travaux Travaux ex cuter Indiquer 1c1 de mani re d taill e les travaux ex cuter Enyo bon gt e mail Le bouton vous permet d envoyer directement par e mail votre bon de travail au ma tre d tat pour autant que vous ayez indiqu une adresse e mail au niveau du fournisseur Bon de travail Le bouton vous permet d imprimer le bon de travail une fois que ce dernier est pr t Dans le bon 1l vous est possible de
18. ro que vous voulez attribuer a la rubrique Attention les num ro de rubriques sup rieur 900 ne doivent pas tre modifi Ils sont utilis s dans le cadre des d comptes de chauffage Une modification de ces rubriques peut entra ner des erreurs au niveau du r capitulatif des frais de chauffage Certaines rubriques courantes eau conciergerie travaux ont d j t cr es libre vous de les modifier Texte Indiquer ici le texte qui sera attach ce num ro de rubrique et qui figurera dans les relev s de comptes des immeubles Groupe Indiquer 1c1 quel groupe est rattach la rubrique ces groupes seront utilis s pour l impression d un compte gestion structur par groupe et par rubrique S1 le solde de cette rubrique est utilis dans le cadre d une r partition de frais accessoires veuillez choisir selon quelle cl les calculs de r partition devront tre effectu page 4 4 Gestion des immeubles La barre d outils du dossier selon la copie d cran ci dessous vous permet si vous avez un propri taire qu a plusieurs immeubles de calculer automatiquement le total des soldes de tous ses immeubles Pour ce faire s lectionner l un des immeubles appartenant ce propri taire puis cliquer sur le menu Cumul des soldes Le bouton Passation San gt comptabilit vous permet quant lui de passer automatiquement une criture de solde nouveau dans la comptabilit de l immeuble Il vous suffit don
19. une marque d pos e de Binary Brilliant Inc USA Attention N effacer en aucun cas l enregistrement vierge se trouvant dans chaque dossier Immeubles objets etc sous peine de ne plus pouvoir enregistrer vos donn es Veuillez simplement compl ter ce premier enregistrement Vous devez toujours avoir au minimum un enregistrement par dossier page 2 2 Par o commencer Ouvrez le fichier PC Regies 3 0 prod Avant d utiliser PC R gies 3 0 1l vous faudra TOUJOURS appuyer sur le bouton D marrer ceci afin d initialiser certaines variables comme celle contenant le nom de votre soci t par ex S1 cela n est pas fait certaines listes seront incompl tes a _ nn A be nall Bienvenue dans PC R gies 3 0 Made in efficiency Real estate www g and g ch D marrer c 1995 2006 2 1 Utilisateur En tout premier lieu il vous faut enregistrer vos nom et coordonn es afin que les ent tes des diff rentes listes soient correctes Pour ce faire allez dans le menu Gestion Gestion de utilisateur Puis s lectionner l onglet Utilisateur et rentrez les informations vous concernant 2 2 Adresses Il vous faut maintenant cr er les adresses qui correspondent celles de vos immeubles Pour ce faire allez dans le menu Gestion Gestion des adresses 2 3 Immeubles Vous pouvez maintenant enregistrer les donn es concernant vos immeubles Pour ce faire allez dans le menu Gestion Gestion des immeubl
20. vous aurez indiqu au niveau de l immeuble e L tape ultime consiste imprimer les d comptes individuels de chaque locataires au moyen de l tat D cptes individuels chauffage page 44 6 4 Bouclement des frais accessoires Ce bouclement dont les diff rentes listes se trouvent sous le menu Frais accessoires se d roule en plusieurs tapes savoir e En premier lieu 1l vous faut connaitre les frais accessoires r partir Vous les obtiendrez via la liste R capitulatif frais accessoires Il vous faudra sp cifier la date de d but de p riode et la date de fin de p riode puis le num ro de l immeuble concern e Les totaux voir l illustration ci dessous pour les m2 pour les pi ces et les cl s 1 et 2 s1 utilis es devront tre indiqu au niveau de l onglet Frais accessoires du formulaire Immeuble Selon l illustration la page suivante R gie Test Sarl R capitulatif des frais accessoires D compte du 01 01 2010 au 31 12 2010 Immeuble Rue de l Exemple 21 Muster Propri taire Jean Roulesurlor Libell Cle de r partition par m2 12 01 2010 Ecriture 3 test r partition frais accessoires 03 04 2010 Ecriture 4 test r partition frais accessoires Total pour cette cl de r partition Cl de r partition par nombre de pi ces 03 03 2010 Ecriture 5 test r partition frais accessoires 06 05 2010 Ecriture 6 test r partition frais accessoires Total pour cette cl de r part
21. 1 le nombre total pour la cl 2 de l immeuble la valeur de cette cl est librement d finissable par l utilisateur page 13 4 4 5 Onglet Propri taire Gestion propri taire Nom ea fiouesuir FA BE Rue Av de la Gare 435 NP etville 1200 Gen ve T l phone Fax Mobile E mail roulesurlor redwin ch Banque Maudoise de Banque Compte 999 6887771 Nom Indiquer ici le nom du propri taire de immeuble PA Vous pouvez inscrire ici le p a dans le cas d une soci t immobili re par exemple Rue S lectionner la rue o habite le propri taire NP et ville ces informations seront automatiquement s lectionn es en fonction du choix de la rue T l phone Indiquer ici le num ro de t l phone du propri taire Fax Indiquer ici le num ro de fax du propri taire T l phone Indiquer ici le num ro de t l phone mobile du propri taire E mail Indiquer 1c1 l adresse e mail du propri taire Un clique sur cette adresse lancera automatiquement votre logiciel de messagerie Banque Indiquer ici le nom de la banque aupr s de laquelle le propri taire un compte Compte Indique le nom de compte sur lequel doivent tre effectu les bonifications page 14 4 4 6 Onglet Assurances et des liens ECA police no 123 876 22 montant CHF 26 mios Wobii re pol 87 987 eau mios bris gl ce 5 KF Dans les diff rents champs pour les diff rentes assurances vous pouvez librement indiq
22. 10 qA On ET Enanos MO ii AAA A 11 Ad On let Fras doce SOME iia 13 ARO OA PTODUCTAIRES aia 14 4 4 0 Onol t Assurances et des MOS a 15 AA TON Ri anos 16 AS ONE CONCA lr li 18 A Gestion des OD SS i 19 AO Gestiondes locas oi aia 21 AOL Once Lot A A ts 21 A OS OM ss A A A til des 23 40 35 One let Adresse du lc BV Rita 24 A OM OPEL CoOcontaclais iio ada 25 UN A a 26 ANI RS SR Rs NA E 27 4 06 17 Onolet ChauttasS 2 atada ia diia ie nes 29 4 0 0 Onglet Decomptes de AIS deceso MES as 30 A o A a o A O 31 4 6 10 Onglet Facturations diverses aux locataires 32 7 ES On deS OUr NSS USADA E O O 33 40 Gesti n des Dons de Tavau cpssun ticas 34 3 Description des stes 35 SAN oi un 35 QAR UNE UC o A T a 38 219 BLAS ACC SONO da 39 O COMMENTS Si o 40 A o A A a a 40 0 2 Bouclementde compte MM dd 40 6 3 Boucl ment de comple chuag anda 42 64 Bouclement des trais ACCESS dada 45 6 5 Rassati n des critures COMP Ai 47 0 3 1 Ecritures immeubles El CHUT und sn Nacre des 47 6 52 ECniutes OCA ESA 49 o AU ES GUERRE ias 51 0 0 Gestionados VR dildos 52 DSauvyetardo etentretien de la Dase de donne id ais 55 3 SS AA EE A EN E EE NA E AAEN A 56 page 57
23. Real estate Mode d emploi de PC R gies 3 0 page 1 L Introduction Bienvenue dans le logiciel PC R gies 3 0 qu vous permet de g rer facilement et intuitivement des immeubles gr ce ses nombreux formulaires et listes couvrant toutes les t ches d volues la g rance immobili re PC R gies tourne en 32 bits sous Windows XP Vista 7 ou 8 avec la base de donn es Brilliant Database Nous vous souhaitons beaucoup de plaisir avec PC R gies Licence d utilisation Utilisation Le programme peut tre utilis uniquement sur l ordinateur de l acqu reur dudit programme Le programme ne peut en aucun cas tre pr t vendu ou donn une tierce personne sous quelque forme que ce soit Garantie limit e G amp G Real estate garantit pendant une p riode 30 jours au maximum partir de la date d achat que le produit ne pr sente aucun d faut de mat riel ou de conditionnement Limitation de responsabilit En aucun cas G amp G Real estate et ses ventuels revendeurs ou distributeurs ne peuvent tre tenu responsable pour la perte de donn es d informations d argent ou toutes autres cons quences sp ciales caus es directement indirectement ou accidentellement par l utilisation de ce programme For juridique Lausanne canton de Vaud Suisse Tous droits r serv s G amp G Real estate 1998 2012 Windows XP Vista 7 et 8 sont des marques d pos es de Microsoft Corp USA Brilliant Database est
24. amp Libell au moyen du bouton Copie ceci vous vitant des frappes r p titives C est le champ Libell quant lui qui sera utilis dans la liste R capitulatif menus frais Dans le champ Montant inscrivez la somme des frais que vous avez engag page 51 6 6 Gestion des BVR Introduction La Poste a mis en place trois types de moyens de paiements Ces trois types peuvent tre indiff rement utilis par PC Regie savoir BV ce moyen de paiement bulletins roses ne permet pas d indiquer un no de r f rence pour l imputation automatiquement des loyers ni de sp cifier une somme par contre 1l dispose d un champ o un texte libre ou un message peuvent tre inscrits __ BVR ce moyen de paiement bulletins oranges vous permet d indiquer un no de r f rence unique pour chaque locataire vous imputerez donc manuellement ou automatiquement les loyers sur la base des no de r f rence qui figureront sur le relev bancaire Par contre l inscription de la somme est facultative Si vous d cidez d imprimer des BVR sans somme vos locataires auront donc la possibilit de verser 2 mois de loyers en m me temps ou 1 mois et demi par exemple en cas de retard de loyer BVR ce moyen de paiement bulletins oranges vous permet d indiquer un no de r f rence unique pour chaque locataire vous avez donc la possibilit d imputer automatiquement les loyers via des fichiers fournis par votre banque Le montant du loy
25. ar la Conf d ration Liens Vous avez 1c1 la possibilit d attacher n importe quel fichier cet objet comme des plans des photos etc Type occup Pour les immeubles situ s sur le canton de Vaud veuillez choisir pour chaque objet sauf garage parking les type d occupation Cet l ment est n cessaire pour calculer le pourcentage de r partition entre les frais de chauffage et d eau chaude page 20 4 6 Gestion des locataires 4 6 1 Onglet Locataire Gestion du locataire immeuble 0010 Rue de Belle Ville 11 Entr e 01 08 2010 Sortie 30 09 2006 Mo objet 001 0 001 Bureau F 00 Orez Ech ance 30 09 2006 Mo du locataire 0010 007 01 Horn Lapierre Marc R sillatior 4 T Renovel E 3 E Complabilization versement Historique des paiements Tx hyp 3260 Loper net Charges Divers Layer brut Feriode Date valeur IPL 104 6 2500 00 300 00 ooo 2600 00 05 2006 05 05 2006 Base IPC Base 06 2000 2 500 00 300 00 0 00 800 00 04 006 04 04 006 2900 00 300 00 0 00 800 00 03 006 03 03 006 Blocage comptabilisation 7 2900 00 300 00 0 00 2000 00 022006 04 02 2006 2500 00 300 00 000 2800 00 01 2006 04 01 2006 Pay au 30 06 2005 2 500 00 300 00 0 00 2000 00 09 2005 02 09 2005 2500 00 300 00 000 280000 08 2005 04 08 2005 AFR loyer Lune AFR charges 400 00 AFR divers 0 00 Immeuble Cliquer sur le texte pas sp cifi afin de choisir l immeuble No objet Cliquer sur le texte pas sp ci
26. arder une trace des travaux importants par objet Un r capitulatif de ces travaux par objet peut tre obtenue via la liste R capitulatif travaux par objets Recherche Le bouton peut tre utilis afin de retrouver une criture sp cifique Le bouton Complabilisation va enregistrer l criture mettre a jour le solde de l immeuble et cr er un nouvel enregistrement vierge pour l criture suivante La barre d outils du dossier vous permet de s lectionner automatiquement uniquement les critures de l ann e en cours ou celles d une ann e d termin e selon la copie d cran ci dessous 3 Ecritures immeubles Ecritures ann e en cours Ecritures ann e X page 47 Comment modifier ou effacer une criture immeuble chauffage S lectionner l criture que vous d sirez modifier et faites le n cessaire Pour effacer une criture s lectionnez la puis appuyer simplement sur la touche Delete de votre clavier Pour s lectionner plusieurs critures maintenez la touche Maj ou Shift enfonc e et cliquer sur les critures s lectionner Vous retrouvez les critures effac es dans la poubelle en choisissant dans le menu Gestion l option Ouvrir la corbeille page 48 6 5 2 Ecritures locataires La passation d criture des critures locataires se fait en deux phases savoir la s lection d un locataire puis le passage de l criture Edi Comptabilisation versement Une fois le locataire s lect
27. c de s lectionner l immeuble puis d indiquer la date valeur la rubrique le montant sera le solde actuel de l immeuble 42 Immeubles Cumul soldes Passation San comptabilit 4 4 1 Onglet Immeuble Gestion des immeubles Mo immeuble 0010 EGID 1234567 Honoraires 4 00 Bue Avenue des Geais 4 Ci bours 0 50 MP etwille 1820 La Tour de Peilz Honoraires forfaitaires Mote Immeuble de test a Emplacement Vaud ha Solde compte nn immeuble 14 386 50 Recalcul du solde No immeuble Indiquer 1c1 le num ro de l immeuble ce champ quatre positions alphanum riques disposition EGID Inscrivez ici le num ro f d ral de l immeuble attribu par la Conf d ration Rue Cliquer sur le texte Not set afin de s lectionner une adresse pour l immeuble NP et ville Seront automatiquement indiqu s en fonction du choix fait au niveau du champ Rue Honoraires Indiquer 1c1 le taux d honoraires en pour cent D bours Indiquer ici le taux d honoraires en pour cent page 9 Honoraires forfaitaires Indiquer ici le montant des honoraires forfaitaires si cette m thode est la base de votre r mun ration Canton Ce champ sert d terminer quels formulaires officiels doivent tre utilis s en fonction du canton indiqu Les formulaires suivants sont concern s au niveau des locataires Notification de hausse de loyer Notification de r siliation de bail Nouvelles pr tentions Note Vous permet d
28. de pour la Saison en Cours et ant rieur c est le champ bleu qui sera mis jours lorsque le copropri taire fera un versement pour son solde de chauffage Le bouton Recalcul solde total FA vous permet en cas d erreur de recalculer le solde total Ce champ ne pouvant pas tre modifi manuellement La case Pas de r partition FA doit tre coch si le locataire n est pas ou plus concern par le d compte de frais accessoires page 30 4 6 9 Onglet Lettres diverses Lettres et formulaires divers Liste des paiements Notification hausse de layer ge Frais accessoires ler rappel loyers impay s Notification hausse versa 7 MDO loyers impay s R sil bail suite MO Notification r siliation versa Lu nn o Dispozitions compl mentaires R al bail suite MD versa Notif nouw pr tentions Formulaire accompagne Notif pr tentions versa Impression du ball Notification loyer suite reloc Impr ssion des EV EVER Motfic lover reloc versa De nombreux boutons se trouvent dans cette onglet Ils vous permettent d imprimer plusieurs formulaires officiels Ces formulaires varieront en fonction du canton indiqu au niveau de l immeuble Les boutons portant la mention verso appelle un fichier au format PDF que vous pourrez imprimer via Acrobat Reader d Adobe Le bouton te des paiements imprimera une liste de tous les paiements du locataire vous pourrez choisir la p riode que vous d sirez impri
29. er tant d j inscrit sur les BVR et dans la ligne de codage OCR les locataires n ont pas la possibilit de modifier la somme figurant sur le BVR Il est ais de faire la diff rence entre des BVR et des BVR car la ligne de r f rence OCR des BVR commence toujours par 042 gt La mise en place de ces moyens de paiements est identique Les indications de base comme le no de compte le nom du b n ficiaire sont inscrites une seule fois au niveau de l immeuble voir les point 4 4 7 et 4 6 3 du pr sent manuel ce sujet Pour les BV il y a aucune inscription obligatoire au niveau des locataires mis part si l on souhaite imprimer quelque chose dans le champ communicatiuon du BV Pour les BVR vous devrez indiquer vous m mes manuellement le num ro de r f rence sur la base des indications figurants sur les BVR imprim s et fournis par votre banque les cinq derni res positions de la ligne de r f rence des BVR au niveau du locataire Ceci ne devant tre effectu qu une seule fois pour chaque locataires Pour les BVR PC Regies calculera lui m me automatiquement les no de r f rences pour chaque locataires Il suffira de fixer vous m me le premier no utiliser via le bouton Calcul r f rences BVR locataires dans l onglet BVR de la gestion des immeubles page 52 EVR s Listes diverses 3 Chauf Bordereau envoi BVR BWV Impression des BVR EV Importer fichier BVR Voir d tail fichier BVR Comptabilisation fic
30. er 1c1 le pourcentage de retenue pour le ch mage 1 en juin 2006 Banque Indiquer ici le nom de la banque et le num ro de compte sur lequel le salaire sera vers Le bouton Bulletin de salaire vous permet d imprimer la fiche mensuelle de salaire Derni re p riode trait e Ici se trouve inscrit la derni re p riode de salaire qui a t calcul e ce champ sera automatiquement mis a jour selon ce que vous inscrirez comme p riode lors du prochain calcul du bulletin de salaire page 18 4 5 Gestion des objets Gestion des objets Mo immeuble 0010 Avenue des Geais 4 La Tour de Peilz Fiche d inscription Mo objet 0010 001 Type objet Appartement Orientation Sud o Etage Pem Mbre pi ces 5 00 Miz objet 150 00 M3 chauffage 345 H3 eau chaude 345 M3 puration 345 Diescriotit 5 pi ces 2 salles de bain chemin e dans le salon jardin privatif Type GCCUR Habitat 12345679 Cl objet Hot set Hot set Liens Hot set Hot set No immeuble Cliquer sur Not set pour choisir l immeuble auquel sera rattach l objet No objet Indiquer ici le num ro de l objet la num ration est libre l exception des quatre premiers chiffres qui sont r serv s immeuble Ce champ contient au total 8 positions Type objet Choisissez le type d objet qui convient Cette liste de choix peut tre modifier en cliquant sur le petit bouton portant une toile Orientation Choisissez l orientation qui co
31. es En ce qui concerne l utilisation des diff rents champs des formulaires veuillez vous r f rer pour plus de d tail la section 4 Description des diff rents champs du pr sent manuel 2 4 Objets Vous pouvez maintenant enregistrer les donn es concernant les objets appartements locaux et place de parcs de vos immeubles Pour ce faire allez dans le menu Gestion Gestion des locaux En ce qui concerne l utilisation des diff rents champs des formulaires veuillez vous r f rer pour plus de d tail la section 4 Description des diff rents champs du pr sent manuel 2 5 Locataires L tape finale consiste enregistrer les donn es concernant les locataires Pour ce faire allez dans le menu Gestion Gestion des locataires En ce qui concerne l utilisation des diff rents champs des formulaires veuillez vous r f rer pour plus de d tail la section 4 Description des diff rents champs du pr sent manuel Voil vous tes maintenant pr t g rer vos immeubles tant sur le plan comptable que technique avec PC R gies 3 0 page 3 3 Description du menu En examinant le menu g n ral de gauche droite on note les boutons suivants Gestion Sous ce bouton se trouvent les acc s au diff rents formulaires qui vous permettent d enregistrer et d diter toutes les donn es n cessaires la gestion immobili re A savoir les immeubles les objets les locataires les rubriques du
32. es locataires L tape finale consiste imprimer les d compte individuels via Frais accessoires et le sous menu D comptes individuels frais accessoires page 46 6 5 Passation des critures comptables 6 5 1 Ecritures immeubles et chauffage Passation des critures immeubles et chauffage 0010 Rue de l Exemple 21 Jean Roulesurlor 9999 Muster 110 Loyers encaiss s Date 30062006 Copie Libell Lopers encaist s selon relev annexe Ls D bit Cr dit 25000 00 Mo objet Mot set No pi ce Recherche Comptabilisation comptable En premier lieu 1l vous faut choisir sur quel immeuble vous voulez passer une criture en cliquant sur le premier texte not set Puis 1l vous faudra choisir la rubrique laquelle l criture sera affili e en cliquent sur le deuxi me not set Ensuite il vous faudra respectivement inscrire la date valeur le libell ainsi que la somme soit au d bit soit au cr dit de l immeuble Le bouton BAPE vous sert copier le no de l immeuble et la date de l criture pr c dente dans l criture actuelle Ceci est utile lorsque vous passez une s rie des critures a la m me date concernant le m me immeuble de vous viter une frappe fastidieuse de libell s revenant fr quemment Le bouton FF vous permet d acc der une liste de libell s standard librement modifiable afin Le champ No objet peut tre utiliser pour g
33. et rubrique des critures pass es pendant cette p riode Pour le compte de gestion par rubrique vous pouvez choisir de n imprimer le r capitulatif que pour les critures concernant l immeuble ou que pour les critures de chauffage Page de garde Imprimer une page de garde pour votre am liorer la pr sentation de vos comptes Cette page contient votre nom celui du propri taire l adresse de l immeuble et la p riode boucl e Facture honoraires Cette tat vous permet d imprimer les factures pour les honoraires S1 vous avez inscrit des honoraires forfaitaires au niveau de l immeuble 1l vous sera juste demand d indiquer la p riode concern e et un ventuel num ro de facture Par contre si vos honoraires sont calcul s en fonction d un pourcentage il vous sera demand en plus de la p riode et d un ventuel num ro de facture le montant des loyers bruts sur lequel devront tre calcul les honoraires page 36 Facture d bours Cette tat vous permet d imprimer les factures pour les d bours calcul en fonction de ce qu a t indiqu au niveau de l immeuble Il vous faudra indiquer la p riode concern e un ventuel num ro de facture et le montant des loyers bruts sur lequel devront tre calcul les d bours R capitulatif des menus frais Apr s avoir sp cifier le nom de l immeuble et les dates de d but et de fin vous obtienderez la r capitulation des menus frais facturer au propri taire R capitu
34. et imputation automatique des BVR ou BVR dans la comptabilit des locataires page 4 can Listes diverses Sous ce bouton se trouvent de nombreuses listes pour imprimer par exemple un tat locatif les comptes des immeubles etc Vous trouverez dans la section 5 de ce manuel une explication d taill e concernant chacune de ces listes 2 Chauffage Sous ce bouton se trouvent de nombreuses listes n cessaire l tablissement des d comptes de chauffage Vous trouverez dans la section 5 de ce manuel une explication d taill e concernant chacune de ces listes e Frais accessoires Ce bouton vous donne acc s au diff rentes listes n cessaires l tablissement des d comptes de frais accessoires E Exportation Ce bouton vous permet d acc der au menu dans lequel vous allez trouver divers options pour exporter vos donn es comptables immeuble chauffage et locataires selon certains crit res pour reprendre par exemple ces donn es dans un logiciel comptable Il vous est aussi possible d exporter une partie des donn es concernant les locataires afin de les utiliser pour effectuer une fusion avec une lettre de rappel par exemple Vous pouvez aussi exporter un tat locatif Les donn es sont export es dans un fichier au format txt et 1l vous sera donc facile de lire ce dernier avec un tableur J Nouveau Ce bouton vous permet de cr er un nouvel enregistrement quelque soit le formulaire o vous vous trouvez
35. fi afin de choisir l objet No du locataire Indiquer ici le num ro que vous aurez choisi pour le locataire savoir quatre chiffre pour le no de l immeuble trois chiffres pour le num ro de l objet et les deux derniers chiffres pour la s quence du locataire Nom Indiquer ici le nom puis le pr nom du locataire Dans le tableau Historique des paiements sont affich s tous les paiements du locataires Le bouton vous sert a faire une recherche dans les locataires pour par exemple retrouver un locataire par son nom ou num ro de BVR Le bouton Comptabilization versement vous sert comptabiliser les paiements des locataires Entr e Indiquer 1c1 la date de d but de bail Sortie Indiquer ici la date laquelle le locataire est lib r de ses obligations contractuelles Ech ance Indiquer 1c1 la date de la premi re ch ance du bail vous pouvez y indiquer 0 pour les vacants page 21 R siliation Indiquer 1c1 le nombre de mois n cessaire la r siliation du bail Vous pouvez y indiquer 0 pour les vacants Renouvel Indiquer ici le nombre mois de renouvellement qui seront appliqu s pour calculer la nouvelle ch ance du bail TX hyp Indiquer 1c1 le taux hypoth caire de r f rence au moment de la conclusion du bail IPC Indiquer 1c1 la valeur de l Indice Suisse des Prix la Consommation au moment de la conclusion du bail Base IPC Ce champ vous permet d indiquer dans un format lib
36. hier BVR Bordereau envoi BV ou BVR Apr s avoir indiquer le nom de l immeuble 1l sera imprim une page qui r capitule tous les objets d un locataire Cette page est utiliser comme page de garde pour l envoi des bulletins de versements BV Il est galement possible d utiliser cette liste pour imprimer une r capitulatif qui sera envoy avec les BVR ou BVR ou si la page a un BVR ou BVR en pied de page de remettre ces pages dans l imprimante et d imprimer les BVR ou BVR avec un deuxi me passage dans l imprimante Vous avez la possibilit d imprimer soit un bordereau standard pour les locataires pas soumis la TVA soit un bordereau avec l indication de votre no de TVA pour les locataires soumis cette taxe Impression des BVR Vous permet d imprimer les BVR ou BVR pour les locataires d un immeuble donn Veuillez vous r f rer la section 4 4 7 du pr sent manuel pour plus d tails sur la mani re de configurer les BVR ou BVR Impression des BV Vous permet d imprimer les BV pour les locataires d un immeuble donn Veuillez vous r f rer la section 4 4 7 du pr sent manuel pour plus d tails sur la mani re de configurer les BV Important Afin d assurer une impression optimale des BVR ou BVR et des BV il vous faudra passer par une imprimante PDF virtuel En l occurrence le logiciel Primo PDF fournit sur la cl USB Cette tape est n cessaire car une impression direct sur votre imprimante conduira certaineme
37. ionn cliquer sur le bouton L MPEMFEENTRREMEN Vous arriverez alors dans le masque de saisie de l criture Ecritures locataires Avenue des Geais 4 La Tour de Peilz Module Horn o A R actuel 0 00 CA 5 0062014 Retard Avance Late valeur 2 200_00 Lover net 2200 00 0 00 03 01 2014 400 00 Charges 400 00 0 00 Periode 2600 00 Loyer brut 600 00 U Calcul manuel Awance Retard Solde C Chauffage CIFA Comptabilisation et retour aux locataires Comme vous le remarquerez certaines donn es du locataire sont automatiquement reprise soit son num ro son nom ainsi que l adresse de son immeuble De plus afin de faciliter la t che de l utilisateur il est rappel gauche le loyer actuel du locataire A droite en haut se trouve indiqu s l ventuel retard ou avance de loyer actuel ainsi que la date de Pay au actuel avant la passation de l criture Veuillez noter que la date de Pay au sera automatiquement avanc e du nombre de jours pay s un mois deux mois un trimestre etc au moment o vous vous cliquer sur le bouton Comptabilisation et retour aux locataires Cette date peut tre manuellement modifi e dans l enregistrement du locataire Sous la colonne Versement re u les montants que le locataire doit th oriquement vous verser seront automatiquement indiqu Vous avez tous loisir de modifier ces montants si le locataire vous a vers plus ou moins que son loyer brut Sous la colonne Re
38. ire le num ro de TVA de votre locataire si ce dernier est assujetti la TVA Motif du versement Dans ce champ vous pouvez indiquer un motif de versement no de r f rence par exemple qui sera imprim sur les BV de rose du locataire Le bouton Calcul du chiffre cl vous permet de calculer de mani re individuelle le num ro cl pour la r f rence BVR du locataire A utiliser par exemple pour les nouveaux locataires page 24 4 6 4 Onglet Cocontractants Dupont Pierre Monsieur ka 1 Dupont H l ne ll pm i E moele y spa Dans cet onglet vous avez la possibilit d indiquer de mani re individuelle les noms et adresses de chacun des personnes qui sont parties contractantes du bail Par exemple le mari et son pouse Ces indications seront utilis es pour les envois personnels et s par s chacun des cocontractants pour la lettre de mise en demeure et pour le formulaire de r siliation de bail Vous pouvez galement imprimer une feuille d accompagnement en cochant simplement les cases C1 C2 C3 ou C4 des personnes pour laquelle vous avez besoin de ladite feuille Pour l impression proprement dite 1l vous suffit bien entendu de cliquer sur le bouton Impression page 25 4 6 5 Onglet Relation fin Garantie Cocher la case si une garantie a t constitu e pour le bail Banque Indiquer ici aupr s de quelle banque a t constitu la garantie Compte Indiquer 1c1 le num
39. is le num ro de l immeuble concern R capitulatif des frais de Chauffage Eau chaude et Epuration P riode du d compte du 01 07 2004 au 30 06 2006 Immeuble Rue de Belle Ville 11 Vevey Propri taire Jean Roulesurlor Libell Montant Combustible chauffage 01 07 2004 Stock mazout 4000 1 3 64 50 2400 00 30 09 2004 Achat 6000 mazout 62 3640 00 30 06 2005 Stock de mazout 2000 1 60 0 00 Total pour cette rubrique 6040 00 Abonnements divers 15 10 2004 Aubort entretien des compteurs d eau chaude 350 20 20 10 2004 Talimex abt survellance 207 90 Total pour cette rubrique 558 10 Ramonage 28 08 2004 Tartanpion ramonage du 15 08 2004 134 00 14 03 2005 Tartanpion ramonage du 25 02 2005 185 20 Total pour cette rubrique 319 20 Epuration 25 06 2005 Epuration 2004 2005 850 60 Total pour cette rubrique 850 60 REPARTITION Part Chauffage en CHF 525715 indiquer sous le pomt 1 des co ts a r partir Pa Fa clende en CHF l 660 15 indiquer sous le point 2 des co ts a r partir Part puration en CHF 25060 mdiquer sous le point 3 des couts r partir Total en CHF 1767 90 Indiquer maintenant les chiffres ci dessus que vous aurez pr alablement manuellement calcul au niveau de l immeuble dans l onglet Chauffage selon l illustration ci dessous page 42 Gestion de la chaufferie Combustible Mazout m Date de d but 01 07 2004 El ments r partir Date de fin 30 06 2005 1 M3 chauffage 1
40. is r partis par m2 Indiquer ici le montant total des frais r partir par m2 La liste r capitulative des frais accessoires r partir vous fournira cette indication imprimer via Frais accessoires R capitulatif frais accessoires Frais r partis par pi ces Indiquer 1c1 le montant total des frais r partir par pi ces La liste r capitulative des frais accessoires r partir vous fournira cette indication imprimer via Frais accessoires R capitulatif frais accessoires Frais r partis par cl 1 Indiquer 1c1 le montant total des frais r partir selon la cl 1 La liste r capitulative des frais accessoires r partir vous fournira cette indication imprimer via Frais accessoires R capitulatif frais accessoires Frais r partis par cl 2 Indiquer 1c1 le montant total des frais r partir selon la cl 2 La liste r capitulative des frais accessoires r partir vous fournira cette indication imprimer via Frais accessoires R capitulatif frais accessoires Date de d but Date qui marque le d but de la p riode du d compte Date de fin Date qui marque la fin de la p riode du d compte Total m2 Indiquer ici le nombre de m2 total de l immeuble Total pi ces Indiquer ici le nombre de pi ces total de l immeuble Total cl 1 Indiquer ici le nombre total pour la cl 1 de l immeuble la valeur de cette cl est librement d finissable par l utilisateur Total cl 2 Indiquer 1c
41. ition Cle de r partition par cle I 25 01 2010 Ecriture 1 test r partition frais accessoires 01 02 2010 Ecriture 2 test r partition frais accessoires Total pour cette cl de r partition Cle de repartition par cle 2 24 02 2010 Ecriture 7 test r partition frais accessoires 25 05 2010 Ecriture test r partition frais accessoires Total pour cette cl de r partition Total des frais accessoires r partir Montant 430 00 243 25 673 15 16 30 123 45 199 75 320 00 210 00 530 00 456 00 75 00 331 00 page 45 Gestion des frais accessoires Frais r partis par m Frais r partis par pi ce Frais r partis par cl 1 Frais r partis par cl e Liste de d but Date de fin 01 01 2010 31 12 2010 Total m Total pi ces Total cl 1 Total cl 302 00 11 00 65 00 130 00 e Une fois cette tape r alis e vous pouvez calculer la r partion entre les locataires pr sent pendant la p riode en choisissant dans le menu Frais accessoires le sous menu Calcul r partition frais accessoires Vous pouvez maintenant v rifier que les calculs ont t correctement effectu s en imprimant l tat de r partition via Frais accessoires et le sous menu Etat de r partition des frais accessoires Si vous voulez corriger certains montants au niveau des locataires vous pouvez le faire directement dans l onglet Frais accessoires de la gestion d
42. itue la rue Ville soci t Indiquer 1c1 le nom de la ville o se situe la rue T l soci t Indiquer 1c1 le num ro de t l phone de l utilisateur Fax soci t Indiquer ici le num ro de fax de l utilisateur E mail soci t Indiquer ici l adresse e mail de l utilisateur Site Indiquer ici l ventuel site web de l utilisateur TVA Indiquer 1c1 votre num ro de TVA pour autant que vous soyez assujetti la TVA Taux TVA Indiquer ici le taux actuel de la TVA pour autant que vous soyez assujetti la TVA L onglet Logo vous permet d enregistrer dans la BD votre logo clique droite de la souris dans le champ vide et choisir Importer une image depuis un fichier Ce logo sera reproduit sur les documents destin s vos propri taires et locataires Apr s introduit ces divers param tres 1l vous faudra cliquer sur le bouton D marrer afin que votre choix soit ent rin e page 7 4 2 Gestion des adresses Gestion des adresses Rue Rue de lExemple 21 NF 9999 Mille Muster Rue Indiquer ici le nom de la rue et son num ro NP Indiquer ici le num ro postal o se situe la rue Ville Indiquer ici le nom de la ville o se situe la rue 4 3 Gestion des rubriques Gestion des rubriques Cl r partition frais accessoires Mo rubrique zel Par m2 Texte eee Par pi ces Par cl 1 Groupe Charges courantes hd Par cl 2 No de rubrique Indiquer ici le num
43. latif fiscal Cet tat indique le montant annuel des encaissements et celui des charges avec un graphique pour analyser la r partition des charges Votre d claration d imp t en est ainsi facilit e R capitulatif des travaux par objets Apr s avoir sp cifier le nom de l immeuble vous obtienderez la r capitulation des travaux importants r alis s par objet si le no de l objet a t saisi au moment de la comptabilisation de la facture page 37 5 2 Chauffage N Chauffage 7 R capitulatif frais chauffage Calcul des m3 r els Calcul coefficients corrig s Etat de r partition D cptes individuels chauffage R capitulatif des frais chauffage Cette liste vous imprimera le d tail des frais avec la r partition des frais pour le chauffage et l eau Vous devrez indiquer la date de d but et de fin de p riode ainsi que l immeuble pour lequel vous voulez ce r capitulatif Calcul des m3 r els Cette liste vous calculera le total des m3 r els en tenant compte des objets vacants dans l immeuble pendant la p riode de chauffage que vous allez boucler Calcul des coefficients corrig s Cette liste est n cessaire uniquement si vous avez d cid de refactuer 1 3 des vacants l ensemble des locataires Par son interm diaire vous obtiendrez le nouveau cubage a indiqu au niveau de l immeuble Etat de r partition Cette liste vous imprimera un tableau r capitulatif indiquant pour chaques locataires le montant des frais
44. mer Les boutons 1er rappel loyers impay s et MO lovers impay s vous permettent d imprimer respectivement un rappel simple et une mise en demeure Le bouton _Formulaire accompagne imprimera un formulaire d accompagnement pour l envoi de document au locataire Frais accessoires Indiquer 1c1 le texte souhait relatif cette rubriques du bail Dispositions compl mentaires Indiquer 1c1 le texte souhait relatif cette rubriques du bail Le bouton _Impression des BW BWR__ vous permet d imprimer des BVR ou des BV pour le locataire actuel Les autres boutons vous permettent d imprimer les diff rents formulaires officiels sp cifiques au canton o se situe l immeuble Pour ce qu est du bail vous pouvez soit imprimer une version g n rique du bail qui est valable pour tous les cantons soit imprim directement sur le bail vendu par la Chambre immobili re de votre canton Attention dans ce cas 1l vous faudra absolument pass par l imprimante virtuel PrimoPDF afin que la mise en page soit respect e page 31 4 6 10 Onglet Facturations diverses aux locataires Facturations diverses aux locataires Maitre d tat Description travail Montant travail Date prit le d bouchage de l coulement de votre baignoire 120 00 21 01 2010 Comptabilizer Trouba Pierre plombene a avant la d rivation Hot set 0 00 Facture Hot set r 0 00 Facture Historique des facturations Ma tre d tat descriptio
45. mps n cessaires ont t remplis de calculer automatiquement le co t de l lectricit n cessaire au fonctionnement de l installation de chauffage pour la p riode Via ce bouton vous pouvez calculez automatiquement la r partition des frais entre le chauffage et l eau chaude sanitaire ecs Ces pourcentages devront tre utilis pour r partir les frais totaux inclus dans le d compte de chauffage eau chaude selon liste obtenue via Chauffage r capitulatif frais chauffage Ce bouton calculera et affichera le montant des frais pouvant tre port en compte Il est calcul en fonction du type de combustible et du nombre de m3 chauff s voir article 19 des directives ce sujet Ce bouton calculera et affichera le montant des frais pouvant tre port en Calcul frais administratifs compte Il est calcul en fonction du forfait de base et du nombre d objets chauff s voir article 20 des directives ce sujet Comme l autorise l article 21 des directives vaudoises ces frais de surveillance et d administration peuvent tre augment s du taux de l inflation base juillet 2012 page 12 4 4 4 Onglet Frais accessoires Gestion des frais accessoires Frais r partis par m 673 25 Total m 382 00 Frais r partis par pi ce 199 75 Total pi ces 11 00 Frais r partis par cl 1 530 00 Total cl 1 65 00 Frais r partis par cl e 531 00 Total cl z 130 00 Date de d but 01 01 2010 Date de fin 31 12 2010 Fra
46. n travail montant travail date de paiement Trouba Pierre plombene le d bouchage de l coulement de votre baignoire avant la d rivation 180 00 21 01 2010 C est onglet vous permet de facturer ais ment les travaux qui sont la charge du locataire Pour ce faire il vous faut proc der de la mani re suivante 1 Choisissez le ma tre d tat qui a effectu les travaux 2 Indiquer une courte description du travail effectu Ce texte sera repris dans la lettre qui sera envoy e au locataire 3 Indiquer le montant des travaux la charge du locataire 4 Cliquer le bouton Facture afin d imprimer la correspondance pour le locataire Une fois que le locataire aura r gl le montant d vous indiquerez la date de paiement et le bouton Comptabiliser appara tra En cliquant sur ce bouton une criture sera automatiquement g n r e au niveau de la comptabilit de l immeuble il vous faudra simplement choisir sous quelle rubrique cette criture devra appara tre puis cliquer sur le bouton Comptabilisation comme vous le faites pour les autres critures immeuble pour mettre jour le solde de l immeuble D autre part une ligne sera cr e automatiquement et rajout e dans l historique des facturations Vous avez la possibilit de g rer jusqu simultan ment jusqu trois factures pas locataire page 32 4 7 Gestion des fournisseurs M Henri Lagate 021 444 55 66 Mobile po 071 444 55 67 Entreprise Indiquer ici la
47. nt une mise en page erron e notamment au niveau de la ligne de codage OCR la constitution d un fichier au format PDF vite cette cueil en effet l impression via Adobe Reader limine ce probl me de modification intempestive de la mise en page Importer fichier BVR Vous permet d importer automatiquement des fichiers BVR ou BVR depuis le site de votre banque Par exemple si vous t l chargez un fichier portant le nom BESR2S il faudra d abord le renommer en BESR25 txt avant de pouvoir le traiter A la fin du traitement une liste avec les ventuels paiements en erreur sera automatiquement imprim e Voir d tail fichier BVR Vous permet de voir le d tail des paiements par BVR ou BVR import s et de supprimer d ventuels enregistrements qui ne doivent pas tre comptabilis Comptabilisation fichier BVR Vous permet de comptabiliser sur les locataires les paiements BVR ou BVR A la fin du traitement une liste des BVR ou BVR comptabilis s sera automatiquement imprim e page 53 Mise en route des BVR I Commander votre banque ou la Poste le nombre de BVR n cessaires par rapport aux nombres d objet g r s 1l est pr f rable d arrondir ce nombre la dizaine sup rieur Par exemple si vous g rer 67 objets commander 70 ou 80 BVR Introduisez dans votre BD les indications n cessaires au niveau de l immeuble puis des locataires voir les point 4 4 7 et 4 6 3 du pr sent manuel ce sujet sur la base des
48. nvient Cette liste de choix peut tre modifier en cliquant sur le petit bouton portant une toile Etage Choisissez l tage qui convient Cette liste de choix peut tre modifier en cliquant sur le petit bouton portant une toile Nbre pi ces Indiquer ici le nombre de pi ce pour les appartements 0 5 pour les demi pi ces Cet l ment peut tre utilis pour la r partition des frais accessoires Le libell des trois champs illustr par M3 chauffage M3 eau chaude et M3 puration sur l image ci dessus pour le calcul des comptes de chauffage sont repris automatiquement depuis El ments r partir de l onglet Chauffage de l immeuble Les champs num riques qui les suivent vous permettent d indiquer les cubages points etc concernant l objet Si l immeuble est pourvu de compteur d eau chaude le total des m3 d eau chaude consomm s sera directement indiqu dans l onglet Chauffage dans la gestion du locataire et non pas au niveau de l objet Cl 1 Valeur librement d finissable par l utilisateur pour la r partition des frais accessoires Cl 2 Valeur librement d finissable par l utilisateur pour la r partition des frais accessoires page 19 Descriptif Ce champ vous permet d indiquer de mani re d taill e les caract ristiques de l objet Ce texte sera repris automatiquement lors de l tablissement du bail EWID Vous pouvez indiquez ici le num ro f d ral attribu l objet p
49. omment corriger ou effacer un criture locataire Dans le menu Gestion choisissez l option Correction des critures locataires puis s lectionner l criture que vous d sirez modifier Pour effacer une criture s lectionner la depuis le formulaire Gestion des locataires puis appuyer simplement sur la touche Delete de votre clavier Pour s lectionner plusieurs critures maintenez la touche Maj ou Shift enfonc e et cliquer sur les critures s lectionner Vous retrouvez les critures effac es dans la poubelle en choisissant dans le menu Gestion l option Ouvrir la corbeille Comment effacer d finitivement le contenu de la corbeille Pour effacer une criture dans le menu Gestion choisissez Ouvrir la corbeille puis s lectionner la ligne effacer d finitivement et appuyer simplement sur la touche Delete de votre clavier Pour s lectionner plusieurs critures maintenez la touche Maj ou Shift enfonc e et cliquer sur les critures s lectionner page 50 6 5 3 Menus frais Date 123 06 2005 Envoi notification hausse de loyer En premier lieu il vous faut choisir sur quel immeuble vous voulez enregistrer un frais en cliquant sur le premier texte not set Puis 1l vous faudra indiquer une date Par d faut la date du jour sera inscrite Le champ Libell r current vous permet de cr er et de s lectionner des libell s revenant fr quement afin de les copier directement dans le ch
50. ourrez directement imput s sur les locataires il vous faudra en faire la demande votre institut financier page 54 7 Sauvegarde et entretien de la base de donn e Sauvegarde Votre base de donn es contient toutes les informations concernant vos locataires vos immeubles vos comptabilit s etc 1l est donc ABSOLUMENT IMPERATIF de faire hebdomadairement ou au minimum mensuellement une sauvegarde de ce fichier sur un support externe tel que CD Rom DVD cl USB ou disque dur externe C est bien entendu le dossier CAPC Regies 3 0 qui doit tre enregistre S1 vous le ne faites vous vous exposer perdre irr m diablement toutes vos donn es en cas de crash de votre disque dur de vol de votre PC ou d incendie votre bureau Pour augmenter encore le niveau de s curit 1l est recommand de d poser vos sauvegarde dans un endroit diff rent de celui o se trouve votre ordinateur Entretien En utilisant fr quemment votre base de donn es les fichiers se trouvent au fil du temps dispers s sur votre disque dur aussi afin de maintenir des bons temps d acc s aux donn es 1l convient de proc der r guli rement une d fragmentation de votre base de donn es Pour ce faire choisissez l option Maintenance de la base de donn es dans le menu Fichier z Propri t s de la base de donn es Optima Fragments de donn es Ml Fragments de donn es MB Donn e compl te niveau 1 nivea e 12Last ID Number 5820 Num
51. pitulatif Calcul des frais accessoires Ce sous menu vous permet de calculer pour les locataires d un immeuble donn les frais accessoires de chacun Etat de r partition des frais accessoires Cette liste vous imprimera un tableau r capitulatif indiquant pour chaques locataires le montant des frais des frais accessoires r partis par m2 par pi ces par les cl 1 et 2 le montant de finances vers es ainsi que le solde final Important Avant l affichage de l tat il vous sera propos d injecter le solde actuel champ bleu dans le solde ant rieur champ vert Cliquer le bouton Annuler tant que l tat de r partition n est pas correct Une fois que les donn es de l tat de r partition seront justes veuillez relancer une ultime fois l tat de r partition et d s lors cliquer sur le bouton OK afin de proc der au transfert de solde entre les champs bleu et vert D cptes individuels frais acessoires Cet tat vous permet d imprimer le d compte de frais accessoires individuel pour chaque locataire Note Apr s l impression des d comptes individuels le solde actuel champ bleu sera automatiquement mis jour par l addition des champs solde en cours rouge et ant rieur vert Pour plus de d tail sur l utilisation de ces diverses listes r f rez vous la section 6 4 du pr sent manuel qu vous donnera plus d informations leur sujet page 39 6 Comment faire 6 1 Etat locatif Dans le men
52. plan comptable conciergerie lectricit travaux imp ts etc les adresses immeubles et locataires les fournisseurs pour l tablissement de bons de travaux les bons de travaux l utilisateur l acc s la corbeille pour visualiser et d truire d finitivement les enregistrements pr c demment effac Il vous est possible de r cup rer un enregistrement plac par m garde dans la corbeille en cliquant le bouton de restauration affich sur le formulaire des enregistrements se trouvant dans ladite corbeille Bien entendu l action de Vider la corbeille effacera d finitivement les enregistrements qui s y trouvaient la purge des toutes les donn es concernant un immeuble si vous avez perdu la g rance de ce dernier Es Comptabilit En cliquant sur ce bouton vous pourrez avoir acc s aux comptabilit s suivantes immeuble chauffage locataires menus frais de gestion impression d un tat de rapprochement utiliser pour pouvoir pointer les critures en cas de diff rence par rapport votre compte bancaire correction critures locataires uniquement pour des corrections jamais pour la comptabilisation proprement dite des loyers recalcul de la date de PAYEAU des locataires en fonction de la date du jour ou d une date choisie par l utilisateur FE BVR Ce sous menu vous permet de g rer vos BVR ou BVR savoir impression des BVR ou BVR et du bordereau d envoi lecture de fichiers BVR ou BVR
53. que Points chauffage Dans ce champ inscrivez le nombre total de points de chauffage pour la p riode Les tabelles indiquant le nombre de points par mois vous servent effectuer ce calcul Par exemple si un locataire est sorti le 31 10 2005 et que la p riode de chauffage d bute au 01 07 2005 son nombre de point de chauffage sera de 7 points si l immeuble est sans compteur d eau chaude et de 10 points si l immeuble est pourvu de compteurs d eau chaude Points eau chaude Dans ce champ inscrivez le nombre total de points d eau chaude pour la p riode Le calcul est simple raison de 2 points par mois de pr sence dans la p riode pour un total de 24 points au maximum Si l immeuble est pourvu de compteur d eau chaude ce chiffre devient inutile Points puration Dans ce champ inscrivez le nombre total de points pour l puration pour la p riode Le calcul est simple raison de 2 points par mois de pr sence dans la p riode pour un total de 24 points au maximum comme pour l eau chaude Afin de vous aider calculer plus facilement le nombre de points de chauffage et d eau chaude le nom du locataire ainsi que ses dates d entr e et de sortie sont rappel s sur cet onglet Coefficient corrig Ici se trouvera automatiquement indiqu le chiffre du coefficient corrig si vous avez coch l option Refacturation des vacants sous l immeuble Compteur Indiquer ici le nombre de m3 d eau chaude consomm pa
54. r le locataire si son appartement est pourvu d un compteur d eau chaude page 27 Le bouton i lance les calculs individuels pour les co ts de chauffage d eau a chaude et d puration ainsi que pour le calcul du solde Puis le locataire suivant est affich l cran Locataire suvant i Le bouton Locataire suivant vous permet de passer au locataire suivant sans effectuer de calcul Ce bouton devra donc tre utilis pour les locataires n tant plus concern par la p riode de chauffage ou louant des objets non chauff PAS de calcul chauffage Cette case doit imp rativement tre coch e s1 le locataire n est plus concern par les d comptes de chauffage ou si l objet concern n est pas chauff page 28 4 6 7 Onglet Chauffage 2 Donn es n cessaires au calcul du d compte de chauffage et d eau chaude Co t tatal pour meuble Chauffage 5000 00 M3 chauffage 1035 00 Compteur EC Eau chaude 2500 00 M3 eau chaude 1035 00 Refacturation Epuration 500 00 M3 puration 1 035 00 vacants Godk tolai pour le taie Chauffage 1 566 67 M3 chauffage 349 M3 eau chaude 345 Eau chaude 033 33 M3 puration 345 Epuration 16667 Financez 3 600 00 Solde Solde ant rieur 200 00 Recalcul solde total solde total 0 73333 Sous cet onglet se trouvent rappel s plusieurs l ments n cessaires au calcul du d compte de chauffage Ces l ments ont t indiqu s dans l onglet Chauffage de la ges
55. re par exemple 06 2000 juin 00 etc la base de l indice IPC Cette indication sera report e sur le bail g n rique Blocage comptabilisation En cliquant dans cette case vous pouvez emp cher la comptabilisation par erreur de loyer sur des locataires qui seraient partis Pay au Ici se trouve inscrite la date jusqu laquelle le loyer a t pay Cette date avancera automatiquement lors de l enregistrement d un nouveau paiement Elle peut tre modifi e manuellement Par exemple un locataire entrant au ler avril 2014 sera cr avec une date de Payeau au 31 03 2014 A R loyer Ici se trouve indiqu la situation en francs pour l avance ou le retard de loyer Un retard est indiqu par un montant pr c d d un signe n gatif Ce montant variera en fonction de ce qui aura t calcul lors des passations des loyers A R charges Ici se trouve indiqu la situation en francs pour l avance ou le retard de charges Un retard est indiqu par un montant pr c d d un signe n gatif Ce montant variera en fonction de ce qui aura t calcul lors des passations des charges A R divers Ici se trouve indiqu la situation en francs pour l avance ou le retard de divers Un retard est indiqu par un montant pr c d d un signe n gatif Ce montant variera en fonction de ce qui aura t calcul lors des passations des divers page 22 4 6 2 Onglet Loyer et charges Gestion du loyer du locataire
56. ro de l enregistrement 4 Mum ro du dossier 14 Mum ro du fichier 33 Le bouton Analyser vous permet de voir le niveau de fragmentation le bouton Optimiser quant lui vous permet de d fragmenter votre base de donn es page 55 9 Trucs et astuces Date pour introduire rapidement un date dans un champ date vous pouvez simplement introduire la date du jour et du mois selon le format suivant JJ MM pour entrer la date du 24 ao t 2010 il vous suffit donc de taper 24 8 pour obtenir en sortant du champ date 24 08 2010 Attention l ann e compl t e sera l ann e en cours si vous devez inscrire par exemple la date du 8 janvier 2008 1l vous faudra taper 8 1 8 Filtrer vos donn es vous avez la possibilit de trier et de filtrer vos donn es afin de chercher un enregistrement pr cis par exemple Pour ce faire cliquer avec le bouton gauche de votre souris sur une ent te de colonne selon l illustration ci dessous et choisissez Ajouter un filtre pour puis choisissez votre crit re de s lection Il est possible de filtrer les donn es selon plusieurs crit res successives par exemple les locataires entr s avant le 01 01 2008 puis qui paient un loyer sup rieur a CHF 1 300 00 Pour voir nouveau TOUS les enregistrements cliquer nouveau sur l ent te de colonne puis choisissez Effacer un filtre ou Effacer tous les filtres Pc regies 3 0 exemple bbd Enlliant Database v9 1 Ultimate Licence pour Ga
57. s faudra indiquer un nouveau nombre diff rent des autres immeubles en veillant avoir un cart suffit entre chaque immeuble afin qu aucun locataire ne se retrouve avec les m me cinq derniers chiffres qu un autre Par exemple si pour un immeuble vous indiquer le nombre 1000 pour l immeuble suivant utilisez 1200 pour autant que l immeuble pr c dant aie moins de 200 locataires page 17 4 4 8 Onglet Conciergerie Gestion de la conciergerie all Madame Adresse AY de la Gare 435 Mor Antoinette Da Silva Fernandez 1200 Gen ve No AVS 914666853256 T l 022 412 13 14 ou 0797181716 Entr e 01 06 1985 Sorties o Salaire 26150 TauxAWS 606 He paid Indemnit s 48 70 Taux Ab 11 00 Septembre 2006 Banque IGenevoise de Banque Verso comple no 335666 55 Civil Choisissez l tat civil ad quat Nom Indiquer 1c1 le nom et le pr nom du concierge Adresse Cliquer sur le texte Not set afin de s lectionner une adresse pour le concierge T l Indiquer 1c1 le num ro de t l phone et ou de mobile du concierge No AVS Indique 1c1 le num ro AVS Entr e Indiquer 1c1 la date du d but de l engagement du concierge Sortie Indiquer ici la date de fin de l engagement du concierge Salaire Indiquer ici le salaire mensuel brut Indemnit s Indiquer ici le montant d ventuelles indemnit s mensuelles Taux AVS Indiquer 1c1 le pourcentage de retenue pour l AVS 5 05 en juin 2006 Taux AC Indiqu
58. ste imprimer le d tail des critures de l immeuble Il vous faudra comme pour le relev des loyers sp cifier la date de d but et de fin de p riode ainsi que le num ro de l immeuble e L ultime tape de processus consiste imprimer le compte de gestion de l immeuble Il vous faudra comme pour le relev des loyers sp cifier la date de d but et de fin de p riode ainsi que le num ro de l immeuble Le solde final indiqu doit correspondre au solde de votre compte bancaire ou postal dans le cas o un compte sp cifique est d volu la gestion de l immeuble Veuillez noter que si vous d cidez d utiliser le compte de gestion par groupe cette liste g n re des cumuls temporaires par rubrique n cessaires l tablissement de cet tat Une fois l tat imprim s ces cumuls sont automatiquement effac s car 1ls deviennent inutiles Au final vous avez encore la possibilit d imprimer une page de garde pour finaliser la pr sentation de votre relev de gestion page 41 6 3 Bouclement de compte chauffage Ce bouclement dont les diff rentes listes se trouvent sous le menu Chauffage se d roule en plusieurs tapes savoir e En premier lieu 1l vous faut conna tre les frais de chauffage r partir Vous les obtiendrez via la liste R capitulatif frais chauffage Il vous faudra sp cifier la date de d but de saison g n ralement le 01 07 XXX et la date de fin de saison g n ralement 30 06 XXXX 1 pu
59. tard Avance le logiciel calculera automatiquement les ventuels montants manquants ou pay s en trop pour le loyer net le chauffage et ou les divers Il vous est possible d indiquer manuellement le montant de l avance ou du retard induit par le paiement qui sera enregistrer Dans ce cas n oubliez pas de cocher la case Calcul manuel Avance Retard afin d viter que vos chiffres soient cras s par PC R gies page 49 Date valeur Indiquer 1c1 la date valeur laquelle vous avez re u le loyer P riode Dans ce champ dont l utilisation est facultative vous pouvez indiquer la p riode concern e par le versement du locataire Par exemple pour le mois de mars 2006 inscrivez 31 03 2006 et sous le locataire sera indiqu 03 2006 Par d faut le programme vous proposera d inscrire automatiquement la p riode concern e par ce paiement IMPORTANT Si vous cochez la case Calcul manuel Avance Retard PC R gies ne calculera pas un montant d avance ou de retard et la date de Pay au ne sera pas modifi e Cette option a t notamment pr vue dans le cas o un locataire a un retard qu il vous rembourse par tranches Aussi dans ce cas fallait t il viter que soient calcul un retard ind Les cases cocher Solde chauffage et Solde FA vous permettent d indiquer PC Regies que le montant figurant dans loyer brut doit tre port en d duction du solde des champs Solde total du chauffage ou des frais accessoires C
60. tion de l immeuble Pour les l ments concernant l objet les donn es sont bien entendu reprises depuis les objets Pour ce qui est des t moins pour le compteur d eau chaude et la refacturation des vacants si leur valeur est 1 cela signifie que l option a t coch e au niveau de l immeuble Le sous ensemble Co t total pour le locataire vous indique les montants qui ont t calcul s respectivement pour les l ments 1 2 et 3 sous l immeuble Il est noter que ces montants peuvent tre modifi s manuellement Le montant des finances th oriques sera automatiquement calcul en fonction du temps de pr sence du locataire pendant la p riode de chauffage Il vous faudra modifier ce montant manuellement uniquement si il y a eu une modification des acomptes de chauffage durant la p riode de chauffage ou si le locataire n est pas jour dans ses acomptes de chauffage et d eau chaude Le champ Solde total est l addition des champs solde pour la SaisOn en COn et METIC c est le champ bleu qui sera mis jours lorsque le copropri taire fera un versement pour son solde de chauffage Le bouton Recalcul solde total vous permet en cas d erreur de recalculer le solde total Ce champ ne pouvant pas tre modifi manuellement page 29 4 6 8 Onglet D comptes de frais accessoires Gestion des d comptes de frais accessoires Bolomey Pierre et Henriette Par m 4 000 00 blz 490 00 D but p riode 01 01 2014 Par pi ces 1000
61. u Listes diverses choissisez Etat locatif Il vous sera demand quelle date vous d sirez votre tat locatif indiquez cette derni re selon le format JJ MM AAAA soit par exemple 01 07 2006 pour le ler juillet 2006 Puis indiquer le num ro de l immeuble pour lequel vous voulez un tat locatif Ci dessous quelques probl mes que vous pourriez rencontrer et leur solution Il y a plus d un locataire par objet Avez vous bien indiqu une date de sortie pour l avant dernier locataire de l objet Certains objets n apparaissent pas Avez vous bien cr un nouveau loctaire suite la sortie du dernier locataire S1 l objet est vacant n oubliez pas de cr er un locataire Vacant quand bien m me l objet ne serait vacant que deux semaines 6 2 Bouclement de compte immeuble Ce bouclement dont les diff rentes listes se trouvent sous le menu Liste diverses se d roule en trois tapes savoir e Le relev des loyers pour la p riode Indiquer resp ctivement les dates de d but et de fin de p riode par ex 01 01 2006 et 30 06 2006 puis le num ro de l immeuble Une fois ce document imprim 1l vous faudra imp rativement comptabilis sous l immeuble le montant des loyers et ventuellement des charges encaiss s selon l illustration c1 dessous Passation des critures immeubles et chauffage 0010 Rue de l Exemple 21 Jean Roulesurlor 9999 Muster 110 Lovers encalsz s Date 30062006 Copie Libell
62. uer le num ro de la police ainsi que les montants des couvertures voir la date d ch ance Vous avez aussi la possibilit de lier trois fichiers de n importe quel type l immeuble comme par exemple des photos ou un plan page 15 4 4 7 Onglet BVR Dans cette onglet vous devrez indiquer les divers l ments n cessaires l impression de BVR BVR BV Veuillez vous r f rer aux deux illustrations ci dessous afin d identifier pr cis ment l emplacement des diff rents l ments composant un BVR ou un BVR Gestion des BYR Pour plus de d tails sur la mati res de remplir lez champs de cet onglet Banque EYE UBS AG 1 veyillez vous r f rer MF etwille CH 8098 Z rich 2 illustration du mode d emploi section 4 4 7 ampia 16 951721409 3 n ticiaire sa su i 4 s 1623 Goumenz la Jolie k BWR locataires Mo CCF 01 145 6 5 CCF ligne OCR 010001456 6 Reference DWR 3024330676322020317090 7 emprangsscnelm Hecepisse Kicevuta Emzaniung Giro versement Virement Versamento Girata E f a f UBS AG UBS AG CH 8098 Z rich CH 8098 Z rich 2 16 951721409 16951721409 3 E Hoirie Dupont Hoirie Dupont 4 Rue du Lac 25 Rue du Lac 25 1629 Goumens la Jolie 1629 Goumens la Jolie 30 24330 67632 20203 17090 00077 01 145 6 01 145 6 5 LATOUR Pierre Rue de l Exemple 21 9999 Muster CHF CHF 30 24330 67632 20203 17090 00077 Locataire LATOUR Pierre o Rue de l Exemple 21
63. urait t encaiss pour cette place de parc Relev des divers Apr s avoir sp cifier les dates de d but et de fin et le num ro de l immeuble vous obtiendrez avec cette liste le r capitulatif des divers encaiss s pendant cette p riode Apr s l impression de la liste et si cette derni re est correcte 1l vous sera possible de passer automatiquement une criture r capitulative dans la comptabilit de l immeuble Relev des loyers Apr s avoir sp cifier les dates de d but et de fin et le num ro de l immeuble vous obtiendrez avec cette liste le r capitulatif des loyers et charges encaiss s pendant cette p riode Vous avez galement la possibilit d imprimer un tat r capitulant tous les loyers soumis la TVA encaiss s Apr s l impression de la liste et si cette derni re est correcte 1l vous sera possible de passer automatiquement une criture r capitulative dans la comptabilit de l immeuble D tail critures immeuble Apr s avoir sp cifier les dates de d but et de fin et le num ro de l immeuble vous obtiendrez avec cette liste le d tail de toutes les critures pass es pendant cette p riode Vous pouvez choisir de n imprimer que les critures concernant l immeuble ou que les critures de chauffage Compte de gestion Apr s avoir sp cifier les dates de d but et de fin le type de liste choisie et le num ro de l immeuble vous obtiendrez avec cette liste le r capitulatif par rubrique ou par groupe
64. wnliuc G amp G Re Fichier Design Ajouter Lnregistement Dossier Requ tes Visualiser Aide ls Gestion EA Comptabilit Listes diverses Ba Chauffage e Frais accessoires Hi E Locataires Locataires pr sents unique E Mo du lct Mom nn 1 HIS A Error Lust L LE l AU E cmt 6 2 0010 001 02 Wacant Trier descendant Z A B 3 00 0 002 01 Dupont Pierre 3 3 Ajouter un filtre pour Nom Am A An mM Rulanoe dario 0010 004 01 Wacant 01 07 2004 31 03 2005 Annuler les modifications vous avez la possibilit d annuler les derni res modifications effectu es sur les champs d un m me enregistrement Pour ce faire 1l vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ modifi par erreur et de choisir la fonction Annuler Attention il vous est possible de revenir en arri re dans vos modifications tant que vous n avez pas quitter l enregistrement en cours mais d s que vous aurez cliquer sur un autre enregistrement ou quittez le dossier actuel il ne vous sera plus possible de revenir en arri re page 56 Table des mati res Table des mati res TOU LEONE En en nn ne D tee D Se Dei 2 2 PA OU COMITE RE iia 3 P A LORS BE DA ondu Memi er ae E E E E E TONE 4 4 Explications des champs des diff rents formulaires 7 LL G SUOMAONICESSOCI I SRE ti 7 42 ESO ES AUTE Sra 8 A GESTION CSS TUD UE ria ii ceci 8 AH ESO O O Ed te de ge 9 441 Onglet IMMEUDIS al iia 9 AZ On elect Ena ta ais

Mode d`emploi de PC Régies 3.0 - Bienvenue chez G & G Real estate

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Mode d`emploi de PC R&eacute;gies 3.0 - Bienvenue chez G &amp; G Real estate

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Mode d`emploi de PC Régies 3.0 - Bienvenue chez G & G Real estate