Mode d`emploi pour le dépôt de documents sur le SIDE
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1. p t 2 Fournissez les fichiers 3 Indiquez les droits Autres infos 5 R f rentiels 6 Validez Suivi du d p t La fiche est en cours de cr ation Votre choix Revenir plus tard sur mon d p t Demander la mise en ligne Remarques pour la mise en ligne Revenir plus tard sur mon d p t enregistrera votre travail sans le diffuser pour vous permettre de le modifier ou le compl ter O Demander la mise en ligne transf re votre travail au documentaliste qui le compl tera ventuellement avant de le valider pour diffusion Une fois cette validation effectu e vous pourrez nouveau acc der la notice si vous d sirez la modifier ou la compl ter il faudra demander nouveau la mise en ligne du travail modifi Validez la notice documentaire et les liens avec ses documents associ s en cliquant sur Hl Enregistrer Annexe Acc der vos d p ts les g rer et modifier votre travail enregistr Si vous n tes pas d j connect avec l identifiant et le mot de passe ayant servi faire le d p t des documents sigle de votre service connectez vous cf tapes 1 et 2 ci dessus Vous avez ensuite acc s aux outils de gestion dans la colonne droite du formulaire de d p t Tous mes d p ts donne une vision globale de vos d p ts quelque soit leur statut de traitement Mes d p ts en cours de cr ation vous permet de revenir sur vos d p ts en cours pour les modifier et les compl te2. FICHE PRATIQUE Mode d emploi pour le d p t de documents sur le SIDE Syst me d information documentaire de l environnement www side developpement durable gouv fr La base de donn es documentaires de la DREAL peut tre directement aliment e depuis le portail du SIDE Cette fonction est r serv e aux documents dits documents internes qui correspondent la production minist rielle administration centrale et services d concentr s et donc celle des DREAL tape n 1 acc dez au portail SIDE en tapant l adresse dans votre SERRES ESRI DIE RS ERTEE St CReIRRRE DES navigateur www side developpement durable gouv fr RL puis rendez vous sur l espace d p t de documents via le menu d roulant PRODUITS amp SERVICES et choisissez D p t de documents S lections Documents de r f rence Bibliographies Les points sur Bulletins d information tape n 2 Publications authentifiez vous sur le portail SIDE en indiquant l idenfian et mot de passe qui vous ont t communiqu s Les recherches suivies publiques NP Inscrivez vous Authentification D p t de documents Pour continuer veuillez vous authentifier Identifiant v pali Puis validez avec le bouton OK Password i Vous n tes pas inserit Inscrivez vous d s ME maintenant Une fois authentifi le formulaire de d p t s affiche sur la page un ensemble de champs est compl ter seuls les champs su
3. gestion Infodoc La notion de confidentialit est donc relative Remplir les autres champs permet d acc l rer le travail de la documentation et la mise en ligne du document Description du contenu permet de saisir r sum et mots cl s toute information utile au documentaliste pour indexer le document tape n 4 cliquez sur l onglet 2 Fournissez les fichiers pour associer des documents num riques la notice Option 1 T l charger sur le site vous permet d envoyer le les document s num ris s dans la base documentaire fichiers en g n ral au format PDF voir Comment proc der page suivante Option 2 Indiquez une url vous permet de faire un lien vers un document num ris en ligne sur le site web de la DREAL ou autre saisir le lien dans le champ ou copiez collez le attention dans ce cas seule la notice documentaire sera enregistr e dans le SIDE le document num ris lui m me ne sera pas envoy dans la base documentaire cette m thode ne garantit donc pas la p rennit de conservation du document ni m me son acc s via le SIDE lien modifi ou cass FORMULAIRE DE D P T H Enregistrer D p t de documents 1 D crivez le d p t 2 Fournissez les fichiers 3 Indiquez les droits 4 Autres infos 5 R f rentiels 6 Validez Suivi du d p t l s Option 1 T l chargez sur le site i Cliquez sur pour commencer le t l chargement v Ajoute
4. ivis du signe sont obligatoires Les champs constituent la notice documentaire qui d crit le les document s Un ou plusieurs documents num riques peuvent tre associ s la notice FORMULAIRE DE D P T H Enregistrer 1 D crivez le d p t 2 Fournissez les fichiers 3 Indiquez les droits Autres infos 5 R f rentiels 6 Validez Suivi du d p t Titre Date Auteur Ajouter Service suvel Description du contenu tape n 3 Remplissez au minimum les champs obligatoires suivants Onglet 1 Decrivez le d p t Titre Onglet 3 Indiquez les droits Contrat Acc s libre diffusera la notice et les documents associ s sur tous les espaces y compris internet Document primaire r serv restreint la diffusion des documents associ s la notice seule la notice appara tra sur internet sans les documents associ s R f rence r serv e restreint la diffusion de la notice et des documents associ s la r f rence n appara tra pas sur internet Document confidentiel et R f rence confidentielle restreignent la diffusion au d posant le document sera accessible pour le d posant dans le cas de la DREAL PACA le service d posant via l espace d p t de document du SIDE et uniquement via l espace d p t mais il sera aussi accessible pour tous les documentalistes du r seau SIDE travers leur outil professionnel de
5. r Mes d p ts valid s liste vos d p ts valid s et mis en ligne par la le documentaliste vous pouvez y acc der pour les modifier mais 1l faudra dans ce cas penser demander nouveau la mise en ligne apr s modification Mes d p ts non valid s liste vos d p ts en attente dont vous avez demand la validation et la mise en ligne vous ne pouvez plus modifier un d p t tant qu il n a pas t valid Mes d p ts refus s liste les d p ts non valid s contacter la le documentaliste pour traiter le probl me Exemple de d p t en cours de cr ation cliquez sur le titre du d p t pour ouvrir la notice modifier a a Page 1 1 b H etour O PEAB 1 r sultat s C Exemple de notice avec d p t de documents O Pw fl Hd a Page 1 1 gt bel Retour Vue de la notice et des documents joints cliquez sur le bouton diter pour modifier les l ments Ja 4 R f rence 1 1 gt bel LE Exemple de notice avec d p t de documents i Titre Exemple de notice avec d p t de documents Type de document Etude et rapport internes R sum blablabla Document attach Portails r gionaux du SIDE janvier 2011 pdf application odf 390 38 Ko pr sentation SIDE O0T noverbre 011 pdf applicationspdf 474 71 Ko N notice IFD _REFOGE _0510736 La R f rence 1 1 gt Vous affichez alors les l ments dans le cadre du formulaire de d p t po
6. r un groupe Option 2 Indiquez une url 5 Saisissez les urls d acc s aux fichiers Comment proc der pour associer les documents num riques avec votre notice dh Ajouter permet de mettre un Publication de documents Ee document dans la liste Hanea Progression Statut pour en ajouter d autres cliquez nouveau sur Ajouter Option 1 T l charger sur le site Cliquez sur pour commencer le t l chargement La fen tre de publication s affiche Supprimer permet de supprimer un documents de la liste s lectionnez le documents voulu et cliquez sur Supprimer Retour efface toute la liste Une fois votre liste r alis e cliquez sur Fairelelen pour t r aliser les liens entre vos documents et la notice documentaire saisie dans le d Ajouter amp Retour formulaire de d p t Toute la liste iiaia ee est envoy e automatiquement Envover Ce bouton vous permet de g rer manuellement les envois des documents de la liste vers la base documentaire en suivant la progression de chaque envoi Vous pouvez ainsi s lectionner chaque document 1 par 1 et f Envoyer Ne pas oublier la fin de vos envois de cliquez sur Fairslelien tape n 5 vous pouvez alors compl ter les champs des autres onglets de la notice ou passer l tape finale de validation de votre travail Pour terminer votre travail cliquez sur l onglet 6 Validez et faites Votre choix 1 D crivez le d
7. ur proc der vos modifications et compl ments reportez vous ce document partir de l tape n 3 Avant de valider vos modifications vous pouvez indiquer succinctement dans le cadre Remarques pour la mise en ligne en quoi elles consistaient afin de faciliter la nouvelle validation par la le documentaliste
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