Mode d`emploi de Databac
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1. Consultation n 6 du 18 02 2013 Situation professionnelle P Employ Z E Situation professionnelle Employ H si autre pr cisez E Statut Ambulatoire Statut OMNIO BIM Non Oui E Accompagnement Individuel Statut Ambulatoire V Hospitalis S Recopier ces donn es pour la consultation en cours Accompagnement En couple O En groupe Individuel Prochaine consultation Commentaires destin s tre envoy s au m decin r f r par le patient 9 2 3 Onglet Parcours tabagique Onglet reprenant le parcours tabagique du patient avec les ventuelles tentatives et m thodes d arr t ant rieures la p riode d arr t la plus longue et une zone de commentaires destin es l intervenant uniquement Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation pir001 ID P0016 02 07 1975 37 ans 9 mois Consultation n 1 du 02 07 2012 4 Parcours tabagique gt Nombre d arr ts ant rieurs gt M thode d arr t ant rieur Consultation n 6 du 18 02 2013 aucune donn e enregistr e U CAF tabacologue M decin M dicaments et ou substituts nicotiniques C Seul avec outil WV Seul sans outil U Tabac stop gt P riode d arr t la plus longue 6 iour f jours Commentaires Mode2. Fares 2012 Developp par Argon7 e Entrez votre email et votre mot de passe si vous n avez pas re u de mot de passe et que vous avez bien sign la convention contactez le FARES Cliquez ensuite sur OK En cas d oubli du mot de passe remplissez uniquement votre adresse email et cliquez sur Mot de passe oubli Le syst me vous enverra un nouveau mot de passe par email que vous pourrez changer par apr s voir point 16 page 31 Si vous voulez tester une version de d monstration de Databac reportez vous au point 18 page 32 e Une fois connect si vous faites partie de plusieurs structures le syst me demande de confirmer la structure dans laquelle vous vous trouvez choisissez et validez avec le bouton S lectionner Si vous ne faites partie que d une seule structure vous serez automatiquement directement redirig vers celle ci Pr cisez la structure Email Is email com Nom S bastien Lorriaux Structure GHdC Charleroi S lectionner Fares 2012 Developp par Argon7 Une fois la connexion r ussie vos nom et pr nom s affichent en haut droite ainsi que la structure pour laquelle vous allez encoder des patients Pour changer de structure sans devoir repasser par l cran du mot de passe choisissez en une dans le menu d roulant en haut droite sous votre nom Databac Suivi tabacologique S bastien Lorriaux o C FARES S up D e GHdC Charleroi BS
3. ON Aper u g n ral Patients Mon compte Fares 2012 Developp par Argon7 Mode d emploi DATABAC Page 9 sur 32 7 Tableau des privil ges Il existe plusieurs niveaux d acc s avec des privil ges diff rents Admin R f rent local Intervenant Secr taire Membre Voir point 2 page 4 pour plus de pr cisions Le tableau ci apr s reprend clairement ces privil ges Admin FARES Membre FARES R f rent local Intervenant Secr taire En fonction de votre niveau d acc s diff rents onglets appara tront ou pas lorsque vous serez connect Ces onglets sont d taill s ci apr s 8 Pr sentation des onglets Apr s avoir valid votre structure ou simplement vous tre connect si vous n avez qu une structure vous verrez Un cran r capitulatif concernant votre structure C est l Aper u g n ral une sorte de page d accueil De l vous pouvez acc der aux autres onglets d crits ci apr s e Aper u g n ral voir point Hi page 11 e G rer des patients voir point 9 ssssrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrne page 12 e G rer des rappels voir point 10 page 22 e G n rer des rapports voir point 11 page 24 e G n rer des statistiques voir point 12 page 24 e G rer les intervenants voir point 13 page 26 e G rer les structures voir point 14 page 28 e G rer son compte Voir Doint 1 page 29 Mode d emploi DATABAC Page
4. Derni re consultation de suivi 128 Cadre TE O Ch meur Employ Etudiant Fonctionnaire Ind pendant Sal 1 b CU LW Invalide D Ouvrier Retrait en N Sans emploi Autroa Le rapport statistique reprend __ l ensemble des consultations d taill es hommes femmes et total le nombre de patients de consultations les moyennes d ges des patients Les donn es administratives telles que la situation professionnelle le statut ambulatoire etc Les donn es de parcours tabagique de demande motivation d volution du tabagisme des interventions m dicales du traitement du suivi di t tique d examens psychologiques bref toutes les informations recueillies selon les onglets cf pages 17 21 Pour chaque item les donn es de la 1 consultation sont distingu es de l ensemble des donn es disponibles au moment de la derni re consultation de suivi Si des donn es ont volu au cours du suivi c est la donn e la plus actuelle qui est renseign e II se peut que d un item l autre le nombre varie cela arrive lorsque le patient a t en premi re consultation dans une autre structure ou si l intervenant n a pas encod d informations dans les onglets Psy ou Di t tique par exemple Ces informations fournissent une analyse d taill e des activit s En fin d ann e un rapport peut tre ais ment g n r et imprime Mode d emploi DATABAC Page 27 sur 32 14
5. Ska Fonds des affections respiratoires asbl DATABAC Mode d emploi destine aux utilisateurs Version 4 7 du 3 juillet 2015 Sommaire L tee Le e E 4 2 VOcapuldire USE ete dirt 4 3 Princines de paseet sche NOS oorr renia ea a reste on een eno ane statue 5 3 1 Sch ma des parties prenantes et ligne du temps ss 6 3 2 Sch mades actions par DE imminente 7 4 et Le EE 8 5 Encodage nominatif anonyme et vie priv e sssssessssssssesenesssessrsssss 8 6 EE EE EE 9 7 TapIEGU GES ee EE 10 6 ergeet ee 10 8 1 Onelet Apercu benera EE 11 d Gesionaes TIChES des pallens arrena ne OEE 12 9 1 Ongl t Patients choix d encodage sisi n ant nuits tenais 12 9 1 1 Patient existant ETH eebe 12 9 1 2 NOUM A Patet EE 15 9 1 3 Patients dns ENCORE Se NE VA eee ee in nes 15 9 2 Encodage de donn es d une consultation patient 15 9 2 1 IT EM ge ns SR Rd Reda 17 9 2 2 Onee CAOIN ST I a a este ent e h 18 9 2 3 Ongl t Parcours re LC 18 9 2 4 Opnelet Demande Motivaatio sensia a E TN N 19 9 2 5 Onglet SIE ee KEE 19 9 2 6 RE re E 20 9 2 7 Onelet ET 20 9 2 8 EE 21 9 2 9 EIERE 21 9 2 10 OneletFn de consultatii NEE 22 TO ROPOT ee EAA 22 10 1 Prendre connaissance des rappels effectuer listings eeessssseesseresessrrrreesrrrreesrrrrressreere 22 Mode d emploi DATABAC Page 2 sur 32 10 2 FCO TES ee Ed te ee de Diese ee ue ones not non 22 103 El ge lge Lee gl 23 ILAG te RE RE A D ae A D del NE De esta 24
6. Sexe i Code patient Homme PIR001 Date de naissance j 01 01 1950 Homme o Code postal OO e Localit i Date de naissance eme Bruxelles 03 11 1982 ia P Kess 021 1134567 ge de d but du tabagisme e ei a Age de d but du tabagisme SH 28 gt Date de la premi re consultation Date de la premi re consultation 23 03 2012 3 03 2012 Enregistrement cr par Sebastien Loriaux Enregistrement cr par Laurie Chitussi Enregistrement cr le 8 2012 03 23 11 35 44 Modifi par S bastien Loriaux Enregistrement cr le 2012 03 23 11 27 30 W modifie le 2012 03 23 11 57 06 Modifi par Laurie Chitussi t Champ obligatoire Modifi le 2012 03 23 11 27 30 B Sauvegarder Champ obligatoire Encodage anonyme Encodage nominatif Mode d emploi DATABAC Page 17 sur 32 9 2 2 Onglet Administratif Il reprend la situation professionnelle le statut OMNIO BIM le statut hospitalis ou ambulatoire le type d accompagnement du patient ainsi que la date de la prochaine consultation Une zone de commentaires destin s au m decin traitant est galement pr vue Ces commentaires seront repris dans le feuillet de liaison Signal tique Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation pir001 ID P0016 02 07 1975 37 ans 9 mois Consultation n 1 du 02 07 2012 1 Donn es administratives
7. et les consultations suivantes 30 minutes minimum Si vous cliquez simplement sur une heure sans tirer vous pourrez toujours ajuster la p riode par la suite En rel chant le bouton de la souris avec ou sans tirement une fen tre appara t Mode d emploi DATABAC Page 24 sur 32 Databac v nement de l agenda 04 12 2014 11 00 Recherche d un patient 04 12 2014 11 45 Code patient Patient Nouveau patient Nouveau patient Intitul du rdv Sauvegarder Annuler E Dans cette fen tre dans la partie de gauche vous pouvez indiquer l intitul du rendez vous exemples premier rendez vous suivi 6 mois puis dans la partie de droite soit cocher la case Nouveau patient s il s agit d un nouveau patient OU indiquez le code du patient existant4 un menu d roulant vous montrera les fiches d ja existantes il ne vous reste qu cliquer pour associer le patient ce rendez vous Cliquer sur Sauvegarder pour valider Vous pouvez indiquer autant de rendez vous que vous le souhaitez dans l agenda 11 3 Modifier un rendez vous Vous pouvez facilement d placer les rendez vous en maintenant le bouton de la souris appuy e et en les glissant au moment d sir glisser d placer Pour modifier un intitul de rendez vous ou le patient correspondant cliquez dessus et changez les informations comme indiqu au point 11 2 Validez avez le bouton Sauvegarder 11 4 S
8. f rents locaux il peut aussi modifier certains param tres de Databac menu d roulants intitul s des champs etc Consultation d signe la venue d un patient aupr s d un professionnel de sant pour essayer de trouver une aide son probl me d addiction au tabac Dans Databac une consultation est aussi un ensemble d encodage de donn es relatives un patient Databac le nom de la base de donn es reprenant le syst me d encodage la gestion des rappels des rapports statistiques et la gestion des parametres Dossier ou Fiche un dossier patient ou une fiche patient est l ensemble des donn es encod es relatives la consultation du patient Intervenant d signe la personne qui utilise Databac le plus fr quemment tabacologue m decin avec des droits d acc s adapt s L intervenant peut encoder des patients ajouter modifier des fiches patients mais n a pas autant de possibilit s que le r f rent local Membre Personne qui utilise Databac dans l unique but de g n rer des rapports Un membre ne pourra rien g rer rien ajouter ni modifier ni voir des donn es patients Ombrer ombrer d sactiver un patient consiste clore son dossier dans Databac et ce dans quatre cas voir point 10 3 page 23 Les donn es du patient ne sont pas supprim es on les garde pour les statistiques mais il n est plus possible de modifier son dossier Lorsqu il est d sactiv il n appara t plus pour les utilisate
9. modifier une pr c dente consultation en cliquant sur l ic ne d dition repr sent e par un crayon en regard de la consultation modifier Seuls les r f rents locaux et les intervenants ont acc s cette fonction Mode d emploi DATABAC Page 13 sur 32 Exemple de lettre au m decin traitant feuillet de liaison 2 FARES 2 as Ps Es B WM e jee Pre Hout si Plou 14 11 2013 CAF test A l attention de Samuel Piret TEST route de l arr t tabagique 9999 Hout si Plou Docteur Cher e Coll gue Le patient n le 02 07 1975 s est pr sent la consultation de tabacologie ce 02 07 2012 Consommation Age du d but du tabagisme 15 ans Consommation Cigarettes industrielles Cigarettes roul es bourr es 30 CPJ D pendance physique la nicotine Test de Fagerstr m D pendance moyenne score test 1q 2 Taux de CO expir 15 ppm Aspect s psychologique s Tendance anxi t d pression HAD Score anxi t 15 Score d pression 19 Commentaires sur les aspects psychologiques Commentaires test sur les aspects psy Objectif actuel du patient Arr t total Traitement m dicamenteux propos M dicament Var nicline et substituts nicotiniques Comprim avaler B 3x jour et V 2x Comprim sublingual Comprim sucer Inhaleur Autres formes pr ciser ci dessous 3 c c 2x Commentaires test propos du traitement Leef estassuUr DAT sn scosremmemmEseonsme
10. pital CAF cabinet priv du tabacologue o se d roulent les consultations de tabacologie Un utilisateur peut faire partie de plusieurs structures Suivi Au sens large le suivi est l accompagnement tabagique tout au long du processus d arr t entam par le patient Ici nous d signerons par suivi le statut tabagique un moment donn Utilisateur toute personne utilisant Databac quel que soit son niveau d acc s admin intervenant membre r f rent local secr taire 3 Principes de base et sch mas Un patient se rend dans une structure pour une consultation de tabacologie aupr s d un professionnel de sant utilisateur de Databac Lors de la premiere consultation l utilisateur encode les donn es dans Databac pendant ou l issue de la consultation Lors de la seconde consultation il encode uniquement les donn es relatives la nouvelle consultation et ou les changements par rapport la consultation pr c dente Remarque On estime qu un patient ne se rendra pas dans deux structures diff rentes Si le cas se pr sente deux dossiers seront constitu s pour le m me patient un dossier dans chaque structure 2 Une m me personne peut cumuler les r les de r f rent local intervenant et ou secr taire Mode d emploi DATABAC Page 5 sur 32 3 1 Sch ma des parties prenantes et ligne du temps O Patient NW Secr taire LE FARES R f rent local l S Ss GE EE y Int
11. Chewing gum LI Comprim avaler Mode d emploi DATABAC Page 20 sur 32 9 2 8 Onglet Di t tique Cet onglet reprend toutes les donn es di t tiques du patient notamment le BMI la prise perte de poids durant l accompagnement tabagique l activit physique et des commentaires Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation Monsieur Duran Durand ID P0018 01 01 1950 62 ans 3 mois Consultation n 3 du 12 04 2012 Di t tique Consultation n 1 du 29 03 2012 Taille E Taille 175 cm Poids Kg E Poids 58 Kg BMI E BMI 18 9400 Prise de poids M Prise de poids Non MB Perte de poids Non Oui Kg Perte de poids Non V Out Kg E Activit s physiques Oui Oui Activit s physiques E Commentaire marche avec chien Non heures semaine Commentaire Prise de poids lors K d un arr t s ant rieur Commentaires 9 2 9 Onglet Psy Cet onglet reprend toutes les donn es psychologiques du patient notamment les r sultats du test HAD le type de soutien les chelles de confiance en soi d importance accord e au changement et de qualit de vie Une zone de commentaires permet d indiquer d autres remarques du point de vue psychologique du patient Ces commentaires seront indiqu s dans le feuillet de liaison Signal tique
12. Ne E Ce E 24 112 Ween Be E EE 24 113 MOGditi r unrendez VOUS ER SR RS a a a ot a re tin 25 114 Supprimer unrendez ER 25 12 G n rer des rapports fonction Export 26 RE Oe ge TEE 26 14 Gestion des EIERE 28 E ACCE RL de D a tt ea te ea et as 28 14 2 Ajout modification d un Intervenante 28 14 3 Lier un intervenant une structure 29 15 E gege nn E A de seat 30 16 Changement de mot de passe g rer son compte 31 17 Sauvegarde backup et SOMME osteriuenuessto etai eenesn ice nadia 32 18 EE EE ae ed ee 32 Mode d emploi DATABAC Page 3 sur 32 1 Introduction DATABAC est une base de donn es en ligne s curis e permettant l encodage et la gestion des consultations de tabacologie la gestion de rapports statistiques permettant d laborer des recommandations et un outil permettant d tayer des articles dans des publications scientifiques En outre Databac permet de g n rer des rapports propres chaque structure Elle est accessible uniquement aux personnes autoris es par le FARES via un login et un mot de passe Les donn es anonymis es sont recueillies des fins de recherche scientifique et statistique et sont trait es par le FARES asbl 2 Vocabulaire utilise Admin Personne utilisant Databac avec des droits d administration L admin ne peut cependant pas voir ni modifier les donn es patients Il peut visualiser les donn es anonymis es et g n rer des rapports g rer les structures et les r
13. Page 21 sur 32 9 2 10 Onglet Fin de consultation En cliquant sur cet onglet on revient automatiquement l cran du dossier du Psy Fin de consultation patient cf point 9 1 1 page 12 ATTENTION ne cliquez pas sur cet onglet sans avoir sauvegard les donn es de l onglet en cours sinon ces donn es seront perdues 10 Rappels 10 1 Prendre connaissance des rappels effectuer listings Le rappel se fait en g n ral 6 12 et ou 18 mois apr s la date de la premi re consultation en fonction des proc dures selon les structures Depuis l cran d accueil un onglet Rappel permet de visualiser les listings des rappels effectuer Un menu d roulant propose les rappels 6 12 et 18 mois et affiche la liste des patients pour lesquels il faut effectuer un rappel La visualisation des rappels n est donc pas automatique c est l intervenant de v rifier cet onglet de temps en temps selon le rythme qu il souhaite Pour acc der directement l encodage du rappel voir 10 2 ci dessous indiquer la date dans la zone sup rieure droite et cliquer sur la fl che en regard du patient pour lequel un rappel doit tre encod Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intervenants Structures Mon compte Choisissez la p riode Rappel 6 mois e Code patient Sexe Date de naissance Date de la premi re consultation Arr t fix Dernier rappel Nouveau rappel en date du abc123 Femme 03 11 1982
14. dicales _ S Consultation n 1 du 29 03 2012 Intervention chirurgicale Non Oui Intervention chirurgicale Non gt VEMS SEAN f l sec VEMS 0 0000 l sec Date de la mesure Coefficient de Tiffeneau 0 0000 Coefficient de Tiffeneau a Ant c dents Date de la mesure Actuellement Polyconsommation Alcool Caf dg S Polyconsommation Cyberconsommation Jeu pathologique Autre si autre pr cisez 1 Comorbidit s gt Ant c dents Actuellement 9 2 7 Onglet Traitement Ici on indique les donn es relatives au traitement m dicamenteux prescrit quel est il sous quelle forme posologie la compliance les effets ind sirables la dur e du traitement et des commentaires ventuels Ces commentaires seront indiqu s dans le feuillet de liaison Une zone de notes libres appara t aussi ce sont des notes usage de l intervenant uniquement Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation Monsieur Duran Durand ID P0018 01 01 1950 62 ans 3 mois Consultation n 3 du 12 04 2012 Traitement e Consultation n 1 du 29 03 2012 gt Traitement m dicamenteux prescrit GEES z si autre pr cisez E Traitement m dicamenteux prescrit Nicotine E Posologie Posologie Patch 16h 3x par jour
15. nouvelle consultation pour ce patient sauf les secr taires de consulter l ensemble des donn es des consultations pr c dentes bouton Voir les consultations d encoder un nouveau rappel m me principe que pour une nouvelle consultation de voir l ensemble des donn es de rappels pr c dents Voir les rappels de g n rer un feuillet de liaison destination du m decin du patient avec l ic ne enveloppe repr sent e ci contre En cliquant dessus cela va g n rer un fichier PDF imprimable reprenant les informations de la consultation dont a besoin le m decin du patient cf page suivante Certaines informations peuvent ventuellement tre compl t es la main par l utilisateur apr s impression D i Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intervenants Mon compte Patient existant PIROO1 Homme 03 11 1982 29 ans 11 mois D sactiver Supprimer ei Consultations 1 Rappels Ge Voir les consultations Ge Voir les rappels Consultation n 1 23 03 2012 Rappel n 1 13 04 2012 Consultation n 2 28 03 2012 Rappel n 2 30 05 2012 Consultation n 3 29 03 2012 Encoder un nouveau rappel en date du Consultation n 4 02 04 2012 Consultation n 5 03 04 2012 Consultation n 6 11 04 2012 Consultation n 7 13 10 2012 Encoder une nouvelle consultation en date du OH Ecran du dossier patient l est aussi possible d diter
16. 02 07 2012 Evaluation du tabagisme Mesures gt Statut tabagique Test de HONC Intention EN gt Tentatives d arr t 5 Test de Fagerstr m 8 1Q 2Q 6Q TTFC Produits fum s EE Cannabis ou haschich Apr s 6 30 minutes F Chicha gt Valeur obtenue D pendance moyenne score test 1q 2 L Cigares V Cigarettes industrielles Cigarettes roul es bourr es Cigarillos Cotinine salivaire Si L e Cigarette _ Pas d application ne fume plus Date de la mesure L Pipe C Autre Cotinine urinaire ii aaia CES Date de la mesure Quantification du produit fum 20 CPJ 7 15 ppm Date de la mesure 29 08 2012 COHb foetal x Date de la mesure Commentaires Mode d emploi DATABAC Page 19 sur 32 9 2 6 Onglet M dical Pour chaque consultation cet onglet reprend les donn es purement m dicales en rapport avec le tabagisme grossesse et pilule pour les patientes femmes ces champs n apparaissent pas pour un patient homme intervention chirurgicale VEMS coefficient de Tiffeneau polyconsommations et comorbidit s ant rieures et ou actuelles et des commentaires Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation Monsieur Duran Durand ID P0018 01 01 1950 62 ans 3 mois Consultation n 3 du 12 04 2012 4 Informations m
17. 10 sur 32 Argon 7 2011 8 1 Onglet Aper u g n ral Cet onglet reprend deux zones Une zone de gauche indiquant le personnel relatif la structure Une zone de droite indiquant des chiffres r sumant la structure d une part le d tail des types d utilisateurs pour cette structure et d autre part le nombre de patients suivis dont les nouveaux pour l ann e en cours le nombre de consultations les patients pris en compte sans encodage point 9 1 3 page 15 et le type d accompagnement Chaque ann e une nouvelle colonne s ajoutera droite permettant la comparaison ais e avec l ann e pr c dente Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intervenants Structures Mon compte Intervenants 1 2011 2012 2013 Autre Patients nouveaux Autres Consultations Sans encodage autre Accompagnement n c Individuel Onglet Aper u g n ral Mode d emploi DATABAC Page 11 sur 32 9 Gestion des fiches des patients 9 1 Onglet Patients choix d encodage Lorsque l on est sur l onglet Patients 3 choix se pr sentent Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intervenants Structures Mon compte Patient existant Nouveau patient Patient sans encodage Code patient Ce patient accepte l encodage des Ce patient n accepte pas l encodage donn es de suivi Cliquez 1 pour enregistrer la visite et 1 Document d information et de consentement Fares 2012 2013 Develop
18. 30 ans 5 mois 01 10 2012 04 10 2012 pir003 Femme 27 02 1957 56 ans 2 mois 10 10 2011 10 2 Encodage des rappels Rappels A partir de l cran du dossier patient il est possible de g rer les donn es de rappel partie droite Un nouveau rappel peut s effectuer depuis les Ge Voir les rappels Rappel n 1 13 04 2012 Rappel n 2 30 05 2012 listings voir 10 1 ci dessus ou bien via l cran d accueil Depuis l cran Encoder un nouveau rappel en date du d accueil il est aussi possible d diter les pr c dents rappels Mode d emploi DATABAC Page 22 sur 32 10 2 1 Onglet Signal tique du rappel DERD roppa Fin au ee pir001 ID P0016 02 07 1975 37 ans 3 mois Rappel n 1 du 18 07 2012 Cet onglet est identique l onglet Identification signal tique de la partie Patient Il Structure Ce Encodage anonyme X reprend les donn es du patient encod es lors de la consultation A priori ces donn es ne changent pas mais il est toujours possible de les modifier elles seront alors modifi es dans la partie Patient galement Sexe Homme GG SNS Date de naissance 02 07 1975 ge de d but du tabagisme um Date de la premi re consultation Patient inactif 10 2 2 Onglet Rappel C est l que l utilisateur indique l volution de la situation tabagique du Date de l absence D patient proprement dit
19. Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation Monsieur Duran Durand ID P0018 01 01 1950 62 ans 3 mois Consultation n 3 du 12 04 2012 Examen psychologique Consultation n 1 du 29 03 2012 HAD score anxi t 121 M HAD score anxi t 14 21 gt HAD score d pression B E HAD score d pression 18 21 7 Confiance en soi sentiment d efficacit personnelle Commentaire CEE E Type de soutien Accompagnement de la personne M Confiance en soi sentiment d efficacit personnelle 5 D Accompagnement de la personne E Importance accord e au changement 5 Analyse syst mique Approche cognitivo M Qualit de vie comportementale Ces temps ci je me sens bien dans ma peau 6 Entretien motivationnel E Autre Ces temps ci je me sens bien dans ma t te 3 si autre pr cisez Ces temps ci je prends soin de moi activit physique r cr ative artistique soins esth tiques d tente 7 Importance accord e au changement Ces temps ci j ai une image de moi 6 Commentaire Ces temps ci je crois que les autres ont une image de moi 5 Ces temps ci je suis confiant e pour mon avenir 3 PE E r Qualit de vie Ces temps ci j arrive m affirmer face aux autres 6 Ces temps ci je me sens bien dans ma peau Mode d emploi DATABAC
20. Gestion des intervenants 14 1 Acc s S Aper u g n ral Patients Export Intervenants Mon compte Seuls les r f rents locaux ont acc s cette section via l onglet Intervenants De l il est possible d ajouter ou modifier les intervenants li s la structure Intervenants Export Retour encodage Gestion des intervenants f Nouvel intervenant Afficher 50 el ts Filtrer o Re Pr nom oi Email Niveau d acc s Sp cialit Structures INTOO4 Lorriaux S bastien ls amp email com R f rent local T Infirmier i re GHdC Charleroi GHdC Gilly INTO12 Doe John jo euz be Secr taire Autre GHdC Charleroi 2 elements Affichage des elements 1 2 sur 2 Fares 2012 Developp par Argon7 Pour modifier les donn es d un intervenant cliquer sur l ic ne d dition i Nouvel intervenant Pour ajouter un intervenant non repris dans la liste cliquer sur le bouton Nouvel intervenant en haut droite 14 2 Ajout modification d un intervenant Lorsque l on se trouve sur la fiche d un intervenant ajout d un nouveau ou modification d un intervenant existant on a acc s aux nom pr nom email mot de passe niveau d acc s sp cialit indication d un tabacologue et des notes Les admin peuvent aussi d sactiver ombrer un intervenant qui ne participe plus Databac sans pour autant effacer ses donn es ni les consultations qu il a encod e
21. d emploi DATABAC Page 18 sur 32 9 2 4 Onglet Demande Motivation Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evalua Cet onglet reprend les donn es relatives pir001 ID P0016 02 07 1975 37 ans 9 mois Consultation n 1 du 02 07 2012 la demande et la motivation du patient origine de la consultation objectif ere d clar facteur d clenchant la d marche AR GER date fix e d arr t du tabagisme crainte Sidi l arr t et des commentaires Objectif d clar PRE E Commentaire destin au m decin CE Un commentaire particulier destine au EE ees m decin propos de l objectif d clar est een aussi pr vu Ne plus tre accro Demande Motivation _ Sant imm diate L Sant future F Travail 9 2 5 Onglet Evaluation Autre si autre pr cisez RE Pour chaque consultation cet onglet reprend l volution du tabagisme du Craintes l arr t M D pression i sen patient son statut tabagique le nombre SEE de tentatives d arr t les produits fum es no oo et la quantification les mesures de SE cotinine de CO COHb le test de Fagerstr m le test de HONC et des commentaires si autre pr cisez Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M dical Traitement Di t tique Psy Fin de consultation pir001 ID P0016 02 07 1975 37 ans 9 mois Consultation n 1 du
22. e r duction et ou arr t du tabagisme statut tabagique un bouton radio absence justifi e Absence justifi e Non Oui Non Oui oui non et la date de l absence ou si le SCH patient est d c d Une zone de commentaires permet d ajouter des EES informations compl mentaires Choisissez ventuelles Comme pour l encodage des consultations la partie droite de l cran reprend les donn es du des rappel s pr c dent s Commentaire 10 2 3 Onglet Fin du rappel Rappel Fin du rappel Idem que le point 9 2 10 page 21 10 3 Remarques importantes A Un patient peut venir autant de consultations qu il le souhaite n anmoins l INAMI ne rembourse que les 8 premi res consultations dans un d lai de deux ans B Une fiche patient reste active tant que le patient n a pas arr t et qu il d sire continuer sa d marche Une fiche peut tre d sactiv e dans 4 cas en cas de d c s du patient en cas d arr t tabagique complet en cas de volont du patient d interrompre le suivi d finitivement apr s deux ans d inactivit depuis la date de la derni re consultation Si apr s deux ans d inactivit un m me patient revient une nouvelle fiche devra tre cr e Il y a toujours la possibilit de consulter le premier dossier pour ce patient Mode d emploi DATABAC Page 23 sur 32 11 Agenda 11 1 Navigation Depuis 2015 une gestion d agenda est int gr e Databac Cela vous pe
23. e dans Omnipro veuillez prendre contact avec MIMS 13 Statistiques Depuis l cran d accueil l onglet Statistiques fourni un cran demandant la p riode sur laquelle les statistiques de la structure doivent tre affich es Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Inte L ensemble des suivis affiche le n rapport statistique pour TOUTES les consultations quelle que soit la date une ann e sp cifique 2012 Une ann e sp cifique du 1 janvier au 31 d cembre inclus Une p riode sp cifique sp cifier les dates pr cises un trimestre par exemple L ensemble des suivis Une p riode sp cifique du G n rer le rapport statistique Le bouton G n rer le rapport statistique affiche une page reprenant des informations semblables celles ci apres Mode d emploi DATABAC Page 26 sur 32 Rapport d activit du 01 01 2013 au 31 12 2013 pour toutes les structures Fermer X Consultations Structures distinctes Intervenants distincts Patients distincts Consultations y inclus sans encodage Premi res consultations Sans encodage premi re consultation Sans encodage consultation de suivi Sans encodage n c Age du patient Age de d but du tabagisme Donn es administratives Situation professionnelle 1 re consultation 48 Ch meur Employ Etudiant Fonctionnaire Ind pendant Invalide Ouvrier Retrait Sans emploi Autre Situation professionnelle
24. ervenant e Ke Ses y l Membre de Eee Patient qui fr quenterait plusieurs structures cet aspect n est pas pris en compte Intervenants multi structures cet aspect est pris en compte Ligne du temps Ca re 2 me 3 me 8 me Suivi consultation consultation consultation apr s 6 mois spontan e ou via Intervenant x o y Fr quence de m decin ou patient p ex m decin consultation variable Secr taire hospitalis Encodage des Intervenant x ou y O om E Intervenant x p ex donn es de p ex m decin donn es de suivi psychologue consultation Encodage des Encodage des donn es de donn es consultation d identification du patient me des Consultation onn es de s i consultation Giedelen Non rembours e S o Intervenant x ou y S p ex m decin Encodage des donn es de consultation Mode d emploi DATABAC Page 6 sur 32 3 2 Sch ma des actions par utilisateur Cr erun patient Actions par utilisateur e j Ombrer un patient Intervenant Modifier un patient apr s 6 mois pm R t r ht Agir comme un e local Modifier des e secr taire Agir comme un e SS donn es patient sur Encoderles secr taire base de l ID consultations A i G n rer les rapports Visualiser les f pour sa structure donn es de ses patients G rer les intervenan
25. haque cran d encodage vous trouverez deux boutons Sauvegarder et Annuler ne PR Le bouton Sauvegarder permet d enregistrer les donn es qui viennent d tre introduites tout en restant dans le m me cran Le bouton Annuler n enregistrera pas les donn es et effacera ce que vous venez d introduire en restant sur la m me page Le bouton Annuler ne sera pas visible si vous n avez pas encore encod d informations dans la page l cran Mode d emploi DATABAC Page 16 sur 32 9 2 1 Onglet Signal tique En cas d encodage anonyme seules les donn es cod es suivantes sont demand es code patient sexe date de naissance ge de d but du tabagisme et date de la 1 consultation En cas d accord du patient pour l encodage de ses donn es les informations nominatives et adresse du patient doivent tre ajout es galement ce qui facilitera les rappels Remarque dans les deux cas la date de la premi re consultation est automatiquement remplie avec la date du jour mais on peut tr s bien la modifier au besoin Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Signal tique Administratif Parcours tabagique Demande Motivation Evaluation M Duran Durand ID PHOS Consultation n 2 du 03 04 2017 PIROO1 ID P0017 Consultation n 5 du 03 04 2012 Signal tique Structure GHdE Charleroi a Nom Structure CAF Arlon Arlon Pr nom SES Encodage anonyme xX i os
26. nees Prochaine consultation Je me tiens votre disposition pour toute information compl mentaire Bien vous Signature du Tabaco ogue CA Page 1 1 Mode d emploi DATABAC Page 14 sur 32 9 1 2 Nouveau patient Pour cr er un nouveau patient qui a sign le DIC3 et donc accepte l encodage de ses donn es cliquer sur Cr er un nouveau patient et se reporter au point 9 2 ci apr s Remarque il est possible de t l charger et Document d information et de imprimer le DIC partir de l cran d accueil consentement d encodage 9 1 3 Patient sans encodage Permet de prendre en compte la consultation du patient qui n accepte pas l encodage de ses donn es Pour cela cliquer simplement sur le bouton 1 Un message comme celui ci dessous s affiche alors dans l onglet Aper u g n ral indiquant que le patient a t pris en compte Consultation enregistr e pour un patient qui n accepte pas l encodage 9 2 Encodage de donn es d une consultation patient Une fois arriv sur la fiche du patient diff rents onglets s affichent L onglet sur lequel on se trouve est color diff remment par rapport aux autres Dans la partie sup rieure de chaque cran est inscrit un r capitulatif des donn es du patient code ou nom pr nom ge n de la consultation et la date Remarque valable pour l ensemble de Databac Pour de nombreux champs une infobulle est disponible si vous avez besoin de p
27. p par Argon7 Services Ecran de choix d encodage onglet Patients 9 1 1 Patient existant dossier patient introduire le nom le pr nom et la date de naissance ou uniquement le code patient si l encodage est anonyme d un patient d j existant afin de compl ter ses donn es et ou d ajouter une nouvelle consultation puis cliquer sur OK si les informations sont incorrectes le syst me le signale et invite v rifier si les informations sont correctes le dossier patient s affiche comprenant le sexe l ge et la date de naissance ainsi que la date de la des derni re s consultation s S il ne s agit pas du patient correspondant v rifier le code ou cliquer sur Cr er un nouveau patient Pour encoder une nouvelle consultation relative ce patient entrer la date Consultations laquelle la Ge Voir les consultations consultation a eu lieu un calendrier appara t lorsque l on clique dans la zone et validez avec la petite fl che Ge Encoder une nouvelle consultation En date du reporter ensuite aU point 9 2 page 14 Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intervenants Patient existant PIR001 Homme 03 11 1982 29 ans 11 mois D sactiver Supp Po o Consultation n 1 23 03 2012 i oa Consultation n 7 13 10 2012 Mode d emploi DATABAC Page 12 sur 32 De l cran du dossier patient il est possible d encoder une
28. que vous d sirez ainsi qu une confirmation de celui ci Cliquez ensuite sur Sauvegarder Mode d emploi DATABAC Page 31 sur 32 17 Sauvegarde backup et sortie La sauvegarde de l enti ret de la base de donn es DATABAC est automatique Chaque fiche d utilisateur de patient de consultation de rappel est sauvegard e apr s avoir cliqu sur le bouton de sauvegarde Trois backups deux en RAID et un sur support externe sont effectu s r guli rement de mani re automatique ils sont totalement transparents pour les utilisateurs Le serveur sur lequel est h berg DATABAC se trouve dans un datacenter situ Gosselies Axeweb Pour sortir de DATABAC tout moment cliquez sur le bouton ci contre Se d connecter situ en haut droite de n importe quel cran dans Databac Cette action permet de quitter l application de mani re correcte ATTENTION Se d connecter brutalement en cours de consultation risque de vous faire perdre les donn es encod es si vous n avez pas cliqu sur le bouton de sauvegarde Veillez bien v rifier que vos donn es ont t sauv es avant de vous d connecter Le FARES ne peut tre tenu responsable d une perte de donn es encod es qui n ont pas t sauvegard es 18 Version d mo et contact Pour essayer une version de d monstration de Databac vous pouvez aller sur https dev databac be Un message concernant un certificat de s curit peut appara tre clique
29. r cisions Pour la faire appara tre passez le curseur de votre souris sur l ic ne en regard du champ pour lequel vous h sitez ou souhaitez des pr cisions 3 DIC Document d Information et de Consentement clair du patient autorisant l intervenant encoder les donn es personnelles du patient dans le cadre de la consultation en tabacologie Mode d emploi DATABAC Page 15 sur 32 Mis part pour l onglet Signal tique chacun des autres onglets propose un cadre dans la partie droite de l cran permettant de visualiser les donn es d une consultation pr c dente ce qui facilite la comparaison rapide avec les donn es ant rieures et actuelles permet de voir l volution du patient etc Ce cadre n appara t videmment pas lorsqu il s agit de la premi re consultation Consultation n 2 du 04 10 2012 E Situation professionnelle Employ E Statut Ambulatoire M Statut OMNIO BIM Non M Accompagnement Individuel Hospitalis En groupe Individuel Recopier ces donn es pour la consultation en cours Pour les consultations de suivi afin de ne pas devoir recopier les informations des champs obligatoires une option est pr vue au bas de ce cadre qui recopiera les informations de la consultation pr c dente vers les champs de la consultation en COUFS Recopier ces donn es pour la consultation en cours Remarque g n rale Pour tous les paragraphes qui vont suivre au bas de c
30. rmet de lier des patients un rendez vous dans votre calendrier et ainsi d organiser facilement vos consultations La facilit d utilisation est typiquement inspir e de celle de Microsoft Outlook Si vous tes familier avec le calendrier Outlook vous n aurez aucune difficult avec l agenda de Databac Aper u g n ral Agenda P tients Rappels Export Statistiques Intervenants Structures Mon compte lt gt nn 1 7 d c 2014 Jour Semaine Mois lun 01 12 mar 02 12 mer 03 12 jeu 04 12 ven 05 12 sam 06 12 dim 07 12 Toute la journ e 09 09 30 10 45 abc123 TEST Pour y acc der cliquer sur l onglet Agenda Vous pouvez facilement naviguer dans les dates gr ce aux fl ches situ es dans la partie sup rieure gauche Le bouton Aujourd hui permet de revenir directement sur la date du jour Il est d sactiv si on se trouve d j sur la date du jour En haut droite vous pouvez choisir le type d affichage selon votre pr f rence par jour par semaine ou par mois Dans les vues par Jour et par Semaine chaque ligne repr sente un quart d heure Dans la vue par Mois les heures ne sont pas visibles 11 2 Ajouter un rendez vous Cr er un rendez vous est tr s simple il suffit de cliquer sur le jour d sir l heure d sir e et tirer jusqu la fin pr vue du rendez vous pour rappel afin que le patient puisse b n ficier du remboursement le premier rendez vous doit durer 45 minutes minimum
31. s Le plus important sur cet onglet est la liaison d un intervenant une ou plusieurs structures cf point 14 3 page 29 Mode d emploi DATABAC Page 28 sur 32 Intervenants Export Retour encodage Nouvel intervenant BH Sauvegarder Annuler Nom Pr nom CES Email CE Mot de passe CE Niveau d acc s LL x Sp cialit Tabacologue Notes d D sactiv Champ obligatoire Structures li es 8 Sauvegarder Annuler Remarque valable pour l ensemble de Databac Pour de nombreux champs une infobulle est disponible si vous avez besoin de pr cisions Pour la faire appara tre passez le curseur de votre souris sur l ic ne en regard du champ pour lequel vous h sitez Chaque champ est pr cis par une infobulle si vous avez des h sitations 14 3 Lier un intervenant une structure Pour lier un intervenant une structure choisissez une structure dans le menu d roulant au bas de la fiche de l intervenant seules les structures dans lesquelles se trouve le r f rent local sont affich es Validez ensuite la structure avec le bouton Pour supprimer le lien d un intervenant au sein d une structure cliquer sur le bouton corbeille en regard de la structure El Lorsque toutes les donn es sont correctes pour l intervenant cliquez sur Sauvegarder Mode d emploi DATABAC Page 29 sur 32 15 Gestion des struct
32. s Pour chaque structure un choix entre un encodage nominatif et un encodage anonyme est possible Ce choix est pr ciser lors de la signature de la convention entre le FARES et la structure Lors de l encodage nominatif le nom du patient est encod dans Databac et reli ses donn es de consultation dans le cas d un encodage anonyme un code correspondant au patient est encod la place du nom Encodage nominatif Encodage anonyme Facilit pour les intervenants Plus grand sentiment de Avantages A g le nom du patient est affich s curit pour les patients Le nom du patient affich et L intervenant doit conna tre reli son dossier les codes des patients Inconv nients Comme indiqu plus loin au point 9 1 2 page 15 chaque patient doit avoir sign et approuv un DIC avant que l intervenant ne proc de l encodage de ses donn es nominatives ou non Le FARES ne peut tre tenu responsable en cas de n gligence d un intervenant Il incombe aux intervenants en tant que professionnels de sant d assumer la responsabilit de soumettre le DIC avant tout encodage Mode d emploi DATABAC Page 8 sur 32 6 Se connecter Databac e Dans un navigateur internet entrez l URL suivante https www databac be n oubliez pas le S apr s le http L cran suivant appara t FARES ez 5 di Op Vite pr n gt d Connexion Databac Email Mot de passe Mot de passe oubli
33. ts de sa structure G rer les structures G rer les r f rents locaux S G n rer tout rapport Ramin graph xls FARES Clore un dossier Pe em G n rer des rapports Kn BEE ge Agir comme referent globaux Visualiser les j Encoder le suivi 6 Secr taire Le donn es des patients mois kees e Visualiser les Deem donn es Sortir rapport no des nie Imprimer les RV secr taire 6 mois st FARES pr visionnel apr s 1 re consult LUS Encoder les RV pr visionnel Argon 2011 Page 7 sur 32 Mode d emploi DATABAC 4 Pr requis technique Pour pouvoir utiliser Databac il convient de disposer d un ordinateur quip d un syst me d exploitation r cent Windows 7 ou ult rieur Mac OS 8 ou ult rieur Linux toutes versions d une connexion internet de pr f rence haut d bit d un navigateur internet Internet Explorer 6 ou ult rieur Mozilla Firefox 5 ou ult rieur d un login et mot de passe fournis par le FARES asbl apr s r ception de la convention sign e personne de contact voir point 18 page 32 L utilisation de Databac s effectue principalement la souris et au clavier 5 Encodage nominatif anonyme et vie priv e Le FARES et Databac respectent la vie priv e Pour cela nous avons mis en place toutes les mesures de s curit possibles Cependant le choix du type d encodage reste l appr ciation des intervenant
34. upprimer un rendez vous Pour supprimer un rendez vous cliquez d abord dessus L option se situe ensuite en bas gauche rimer cet v nement de la fen tre Intitul du rdv suivi 6 mois Cliquez sur Supprimer cet v nement Un message de confirmation appara t validez alors avez le bouton OK Dans le cas d un encodage nominatif ce sera le nom du patient au lieu du code Mode d emploi DATABAC Page 25 sur 32 12 G n rer des rapports fonction Export Tous les utilisateurs quel que soit leur niveau d acc s ont la possibilit de g n rer des rapports de donn es brutes format Excel et de graphiques L onglet Export permet d acc der ces fonctions Aper u g n ral Patients Rappels Statistiques Depuis l cran d accueil l onglet Export permet deux options Exporter Le sumi de toutes les consultations Exporter le sumi de tous les rappels Ces deux options g n rent un fichier de type tableau Excel xls facilement enregistrable sur disque dur Depuis un fichier Excel il est possible de convertir les donn es dans un format lisible par peu pr s tout logiciel de gestion de donn es tab csv JL Le format ad quat est voir au cas par cas selon les logiciels Par exemple la soci t MIMS qui g re le programme Omnipro et le FARES se sont rencontr s pour cr er le lien entre Databac et Omnipro Cela ne pose aucun souci de compatibilit Pour une aid
35. ures Cet cran permet de g rer les informations li es la structure Structures Expor x Nom nom complet de la structure Edition de La structure SIS Nom abr g Nom abr g abr viation acronyme sigle de la structure Adresse Code postal Coordonn es adresse code T l phone postal localit t l phone email Logo un logo de format 200 X 150 Y i pixels maximum Ze pf format image Remplacer par _Choisissezun fichier 777 7 T t chwger JPG PNG TIF peut tre charg pour figurer sur les feuillets de liaison destin s au m decin traitant Cliquer sur le bouton Choisissez un fichier pour s lectionner le logo sur votre ordinateur puis validez FARES ba Cliquez ensuite sur pour le faire appara tre mi T l charger Notes notes ventuelles sur la structure Mode d emploi DATABAC Page 30 sur 32 16 Changement de mot de passe g rer son compte Aper u g n ral Patients Rappels Export Statistiques Intersenants Structures Mon compte Confirmez votre identification Ancien mot de passe D finissez le nouveau mot de passe Nouveau mot de passe R p tez ce nouveau mot de passe B Sauvegarder Champ obligatoire Dans l onglet Mon compte vous pouvez facilement changer de mot de passe Pour cela introduisez l ancien mot de passe actuel dans la zone sup rieure et dans la zone inf rieure le nouveau mot de passe
36. urs Ceci permet d all ger le temps de r ponse du syst me d une part dans un but d efficacit technique et d autre part pour ne pas encombrer les utilisateurs avec des patients dont on n a plus besoin dans un but ergonomique d efficacit humaine 1 Une m me personne peut cumuler les r les de r f rent local intervenant et ou secr taire Mode d emploi DATABAC Page 4 sur 32 Il est toutefois possible de r activer le dossier du patient dans le cas o il souhaite r enclencher le suivi end ans les deux ans dater de la premi re consultation Patient Toute personne hospitalis e ou non fumeuse ou pas qui se rend aupr s d un professionnel de sant pour demander une consultation en tabacologie Rappel l op ration que l utilisateur effectue 6 12 18 mois apr s la consultation en contactant le patient pour lui demander ou il en est dans sa situation tabagique R f rent local Personne utilisant Databac avec des droits sup rieurs ceux de l intervenant Le r f rent local peut ajouter modifier supprimer des intervenants propres sa structure g n rer des rapports propres sa structure ainsi qu ajouter modifier et ombrer des fiches de patients Secr taire Personne utilisant Databac avec des droits restreints Le la secr taire peut g rer les rendez vous visualiser les donn es patients et sortir des mini rapports encoder le suivi ou clore un dossier patient Structure D signe l endroit h
37. z alors sur Poursuivre ou un synonyme ce message est normal car il s agit d un site s curis Une premi re identification dans une fen tre pop up vous sera demand e indiquez fares comme identifiant puis databac comme mot de passe Vous arriverez ensuite l cran de connexion voir point 6 page 9 Pour vous connectez vous pouvez utiliser l identifiant info fares be et le mot de passe TEST123 Vous pourrez ensuite choisir une structure avec ou sans encodage nominatif Pour toute question interrogation pr cision en ce qui concerne Databac vous pouvez faire appel Samuel Piret cyberdocumentaliste du FARES au 02 518 18 74 du lundi au vendredi de gh 16h sous r serves de r unions En cas d absence vous pouvez envoyer un email samuel piret fares be Version 4 6 du 15 avril 2015 Mode d emploi DATABAC Page 32 sur 32
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