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Guide Organiser un festival culturel

1. Ce choix sera galement d terminant pour la suite de votre projet ainsi selon que vous organisez un festival de cin ma de musique ou encore de th tre le lieu qui accueillera votre projet devra correspondre aux deman des techniques des artistes programm s v Dedans dehors Que vous ayez d cid d organiser votre fes tival en int rieur ou en ext rieur vous de vrez laborer une fiche technique g n rale de votre projet sp cifique au choix pour le quel vous aurez opt un festival en plein air entra nera ainsi de nombreuses contraintes techniques et un d ploiement logistique consid rable l inverse un festival dans un th tre public par exemple vous deman dera davantage de qualit s relationnelles v En ext rieur Un festival en plein air n cessite de penser tout sc ne s curit d coration du site bar toilettes Vous devrez tout envisager et installer Ainsi vous allez devoir lister tout le mat riel dont vous aurez besoin et la mani re dont vous allez vous le procurer La sc ne sera l l ment principal de votre festival et devra faire l objet d un contr le par un organisme agr qui validera sa viabilit Vous devrez galement faire attention la conformit de votre mat riel sonore et lumineux avec la r glementation en vigueur Accueillir du public c est aussi penser au confort et l hygi ne si votre manifes tation est importante des poi
2. Vous pouvez galement consulter les sites www fondations org www mecenova org ou encore www imsentreprendre com qui recensent une grande partie des entreprises m c nes ainsi que leurs champs d interventions v Le sponsoring Au contraire du m c nat le sponsoring est un acte publicitaire l association devient un outil de communication pour le sponsor dont la d marche est clairement commer ciale Les publics que vous touchez par vos activit s peuvent int resser bon nombre d entreprises qui trouveront l un moyen facile de faire leur promotion En fonction des caract ristiques de votre projet et du public que vous allez cibler effectuez des re cherches dans les annuaires professionnels type pages jaunes kompass pagespro Pensez aussi aux commergants et petites entreprises de proximit forc ment in t ress s par une client le environnante Cependant soyez vigilants il doit s agir d un partenariat gagnant gagnant Aussi r fl chissez bien amont ce que vous pourrez offrir l entreprise en termes de visibilit l inverse relisez attentivement les termes de l accord Certaines entreprises sous couvert d atteinte leur image de marque peuvent s immiscer d un peu trop pr s dans les affaires de l association Bel Pour en savoir plus consultez les fiches pratiques Animafac Rechercher et g rer des partenariats priv s et R diger une convention de partenariat g
3. ORGANISER un FESTIVAL CULTUREL LES GUIDES PRATIQUES D ANIMAFAC Edito Se lancer dans l organisation d un festival culturel n est pas une mince affaire Pour relever ce d fi de taille il vous faudra beaucoup de volont et de rigueur ainsi qu une patience toute preuve Chaque festival est singulier et c est donc vous qu il reviendra de fa onner le v tre suivant l objectif que vous vous tes fix Malgr tout certains l ments restant immuables nous avons vouluici rap peler les grandes tapes et obligations inh rentes l organisation de tout festival culturel Ainsi de la naissance de votre id e jusqu au lendemain de votre v nement vous trouverez des pistes pour vous aider franchir au mieux chaque tape de ce beau mais n anmoins fastidieux voyage Ce guide m me s il vous oriente parfois reste avant tout gros pense b te qui vous suivra le temps de votre projet Constitution et animation d une quipe programmation finance ments communication logistique Chaque th matique sera abor d e afin de vous fournir des l ments de base et des conseils pra tiques qui nous l esp rons vous permettront de vous lancer plus sereinement dans votre projet SOMMAIRE D l DE VIDEE AU PROJET 17 le fond TAY KO Nero Hd 2 ConsitUer A P 8 D S OREANISER re P 10 17 Animer SAN ETUI Eee P 11 A ESE SAN ARNE P 12 3
4. PROJET G rer son temps et celui des autres est une chose g rer LE temps en est une autre Pas de place laiss e l improvisation lorsqu il faut que la programmation sait ficel e les programmes imprim s ou les dossiers d pos s Pour vous aider dans cette lourde t che deux outils indispensables le r tro planning et le chronogramme v Le r troplanning Comme son nom l indique c est un plan ning invers sa construction doit donc d buter le jour J de l v nement et remonter le temps jusqu la d cision d organiser le festival Pour le construire partez des dates et heure de fin de votre projet et remontez le temps pour identifier tout ce qui vous a permis d en arriver l D roulez ensuite cha que secteur communication logistique programmation et identifiez les tapes cl ne pas oublier pour obtenir un v ne ment r ussi Cet outil vous permet d avoir une vision globale de votre projet dans le temps L encore faites ressortir les diff rents p les d organisation li s votre projet ou alors ses tapes successives pr paration r ali sation et bilan par exemple et transposez graphiquement la dur e de chaque t che Pr sent au dessus de votre bureau color et lisible ce document sera votre m tro nome pour toute la dur e du projet Chaque t che d lai d tail du festival doit y tre ins crit Il vous permettra aussi de ne pas tout faire au m me moment et de
5. Renseignez vous bien en amont sur les dates de d p t de dossier et assurez vous avant chaque remise de dossier d avoir tabli au pr alable un contact avec un lu ou un charg de mission rattach au d partement concern Pr parez vos rendez vous en structurant un discours pr cis Enfin tout AA TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL au long de votre projet ne manquez jamais de tenir inform s vos interlocuteurs de vos projets et r alisations et ce m me 5115 ne vous ont pas subventionn Ils restent des fi nanceurs potentiels pour vos projets futurs v Les communes et structures intercom munales Votre commune ou structure intercom munale peut tre une alli e majeure dans l organisation d un festival car de nombreux tablissements culturels d pendent d elles Ainsi d faut de vous financer elles pour ront ventuellement vous mettre disposi tion un tablissement culturel th tre salle polyvalente etc Pour ce faire contactez les services culturels de votre mairie et deman dez quel type d aide ils sont pr ts vous ap porter La subvention tant videmment une possibilit formulez une demande Le cas ch ant et si votre projet se tient bien dans la ville faites votre possible pour que l aide soit de l ordre d une mise disposition de locaux ou de mat riel salles chaises Le Conseil G n ral est pourvu d une direc tion de la culture ou des affaire
6. disposition de stands ou de temps de promotion lors de votre festival leur offrira une visibilit tout donnant une orientation et un engagement concret votre projet culturel 5 8 5 8 8 a i QUESTIONS GABRIEL JUGE ASSOCIATION ET FESTIVAL LIBRES COMME L ART PARIS Pourquoi avoir r uni plusieurs associations pour organiser un festival en commun La raison principale a t celle qui se traduirait par l union fait la force regrou per les forces de plusieurs associations permet de fait de toucher plus de monde par les r seaux propres chaque asso de multiplier les demandes de finance ment puisque chaque asso ses finan ceurs d j mis en confiance de d cupler le nombre de b n voles potentiellement investis sur le projet etc C est aussi un poids politique puisque cela montre que nous repr sentons du monde et agissons sur des territoires diff rents et larges et que nous savons mettre de c t les ambi tions propres chaque association pour porter un projet en commun Quels modus operandi avez vous appliqu r unions choix artistiques r partitions des postes par associations etc La premi re ann e 2008 2009 nous nous sommes organis s en collectif as sociation de fait Libres comme Part tait pilot par deux comit s le comit repr sentatif form des repr sentants de chaque association et charg de r partir le
7. puis d posez des affiches faisant part de votre appel projets en tant pr cis sur l objet de votre recherche Cette m thode a fait ses preuves dans la diffusion de la cr ation amateure univer sitaire et semi professionnelle conser vatoire tudiants en art etc Elle peut donc correspondre un festival ayant pour tion de promouvoir la cr ation mergente N anmoins gardez en t te qu il peut tre bienvenu d inviter des artistes ayant d j de la notori t afin de mieux faire connai tre vos jeunes espoirs v La diffusion des productions locales Diffuser des artistes de votre ville d parte ment ou r gion peut galement tre un choix de programmation Pour cela il sera n ces saire d avoir vos c t s un programmateur qui conna t bien la sc ne locale ou s y atta che en cumant les salles de concerts les th tres ou les expositions Si vous choi sissez de diffuser des artistes issus de la sc ne locale votre programmation peut se pr senter comme engagement culturel c est cause du manque de repr sentation des groupes de musique locaux que vous avez choisi de les soutenir Mais l encore si vous souhaitez mieux faire conna tre et entendre votre proposition peut tre est il judicieux de penser programmer gale ment une t te d affiche qui fera d placer le public Une t te d affiche Avoir au sein de sa programmation une t te d affiche est
8. Plus simple d utilisation il vous offrira cependant moins de possibilit s Quelle que soit la plateforme que vous choisissez site ou blog vous devrez y int grer toutes les informations essentielles programmation dates lieu tarifs horaires au fur et mesure qu elles se pr ciseront L objectif de votre site tant de rendre votre festival attractif n h sitez pas y inclure des photos illustrations compl ments d information Tout ce qui le rendra attractif sera bienvenu Les sites de vente en ligne Vous pouvez galement inscrire votre festival aupr s de tous les vendeurs officiels de billetterie en ligne FNAC ticket online digitick Carrefour etc Cet outil peut s av rer fort efficace tant dans votre strat gie de communication que dans votre strat gie commerciale Cela vous permettra de rendre votre festival encore plus visible et ventuellement d obtenir de nombreuses ventes en amont de votre v nement ce qui n est pas n gligeable Avoir une id e du nombre de billets vendus vous permettra galement d obtenir des infos sur l engouement que votre projet sus Cite et le cas ch ant d affiner votre com munication Attention cependant avant de vous lancer renseignez vous sur la com mission appliqu e chaque vente afin de ne pas avoir de mauvaise surprise au mo ment de recevoir votre d Sachez que des solutions de substitution aux r seaux traditionnels de distribution de b
9. autre projet v Les remerciements Outre vos b n voles il vous faudra ga lement remercier tous les partenaires qui vous ont soutenu les personnalit s qui sont venues sur le lieu du festival et qui peuvent constituer de futurs partenaires ainsi que les artistes qui ont particip en grande par tie la r ussite de votre projet Un petit mail une petite carte vous de voir sous quelle L HEURE DU BILAN ORGANISER UN FESTIVAL 53 forme vous souhaitez effectuer ce ciement mais faites le Il est important de maintenir une forme de lien avec toutes ces personnes que vous ou vos successeurs seront probablement amen s c toyer ou solliciter nouveau N oubliez pas de constituer galement un dossier avec tous les documents importants relatifs votre festival dossier de pr sen tation photos coupures de presse outils de communication bilan Le travail de passa tion n en sera que facilit D ailleurs est ce qu il n est pas d j temps de passer le relais L organisation d un fes tival n cessite beaucoup de temps et d ner gie d autant plus lorsque l on tudie c t Ainsi il est parfois bon de passer la main un voire plusieurs membres actifs de l as sociation qui auront beaucoup ceuvr pour le festival et se sentent pr ts relever le d fi leur tour ll est en effet pr f rable que ce ces derniers aient eu un avant go t des responsabilit s qui
10. che pratique Organiser un v nement inter associatif disponible sur le site d Animafac rubrique Bo te outils S ORGANISER ORGANISER UN FESTIVAL 15 IN Trouver des financements NS N 2 1 LE DOSSIER DE PRESENTATION P 17 2 LES SOURCES DE FINANCEMENT P 18 1 LE DOSSIER DE PR SENTATION Le dossier de pr sentation constitue votre carte de visite aupr s des institutions et de vos partenaires priv s rien ne doit tre laiss au hasard dans sa r alisation Voici un aper u des l ments essentiels retenir Votre dossier doit commencer par une pr sentation de votre association son historique ses objectifs et les membres qui la composent Soyez pr cis synth tique et clair De la m me mani re pr sentez ensuite le projet pour lequel vous sollicitez un financement N omettez pas d int grer votre projet dans un contexte pr cis socioculturel conomique g ographique qui vous permettra de justifier de son utilit et de sa pertinence Pour ne rien oublier reprenez la formule qui vous a servi construire votre projet Quoi Qui Quand O Comment Pourquoi Enfin int grez votre dossier le budget et le calendrier pr visionnels ainsi que des photographies et coupures de presse en annexe si cela vous para t pertinent Afin de r diger votre dossier il faut vous r unir en petit comit et envisager plusieurs sa composition son style sa mise
11. une fois votre communiqu exp di par mail et ou par courrier pratiquez la relance t l phonique soutenue sans cependant en faire trop vous de trouver le juste quilibre v Le dossier de presse Plus complet qu un communiqu votre dossier de presse doit contenir le d tail de votre programmation et les informa tions sur les groupes compagnies et ar tistes que vous avez invit s d faut de d crocher des articles sur votre festival vous pourrez en effet obtenir des articles sur les artistes que vous programmez Pour ne pas vous retrouver au pied du mur r unissez donc au pr alable toutes les informations les concernant biogra phies photographies discographies etc Votre dossier de presse doit par ailleurs tre a r et lisible S il est bien construit le jour naliste n aura qu a reprendre vos formules en se les appropriant ce qui lui facilitera le travail et augmentera vos chances de d crocher article Enfin l envoi de votre dossier de presse devra suivre les m mes r gles que l envoi du communiqu interlo cuteurs cibl s et relance adapt e v La conf rence de presse Facultative la conf rence de presse comporte n anmoins de s rieux avantages Elle vous permettra notamment de rencontrer directement vos interlocuteurs pour leur pr senter votre projet Elle n cessite cependant un peu d organisation les invitations doivent tre lanc es l avance et l encore
12. Organiser un festival inter associatif P14 Ill TROUVER DES FINANCEMENTS P16 1 Le dossier de P10 2 Les sources de financement 18 IV DONNER CORPS AU FESTIVAL P 28 dulieu P 29 2 Les diff rentes formalit s administratives P 30 SAP OEE e P33 4 Droits des artistes devoirs de l organisateur P 34 ee P 36 1 La charte graphique et ses d amp clinaisons P30 2 kesrelationspresse CS P40 3 La communication sur le terrain 42 VI AVANT D ENTRER EN BCEE P44 1 G rer votre quipe d organisation 45 2 4 Assurer 46 3 Accueillir le public et soigner vos h teS 42 NICE JOLIE 50 VII L HEURE DU BILAN P 52 ANDERE ee P 56 ORGANISER UN FESTIVAL CULTUREL Novembre 2010 Directeur de publication Florian Prussak R daction Benjamin Laugier et Camille Legault Conception graphique Www passemoilesel com PAOeticonographie eee eee ee e E Pauline Aubry Photo de couverture Cr dits Pitslamp Photographie Imprim sur papier recycl Presse Pluriel ZE 19 rue Fr d rick Lema
13. QUES Comment s est organis e votre quipe comment avez vous r parti les t ches Tout au long de l ann e le travail de pr paration du festival est r parti en 5 commissions recherche de finance ments tremplin concours qui permet aux groupes retenus de se produire lors du festival communication pro grammation et apr s midi artistique et culturel Les b n voles se r partissent entre une ou plusieurs commissions En g n ral les commissions se r unissent tous les 15 jours selon leurs actualit s Ensuite le bureau de l association r unit les responsables de chaque commission Le pr sident le vice pr sident le tr sorier et la secr taire se retrouvent tous les 10 15 Il permet par ailleurs de donner plus de responsabilit s aux membres actifs Ainsi chaque responsable d une commission par exemple la commission programmation s entoure d une quipe avec laquelle il tablit des orientations et suggestions qui seront ensuite synth tis es et d battues lors de la r union des charg s de commissions conome en temps ce fonctionnement repose sur la capacit de chaque charg de commission animer et mobiliser un groupe sur la dur e m En Assembl es G n rales Le fonctionnement en Assembl es G n ra les fait cho une volont de forte coh sion ON DANAE HOGREL LE PRINTEMPS DES DIANTS TOULOUSE jours pour coordonner l action de l associa tion voir
14. cibl es Le jour J les invit s doivent tre soign s si vous programmez votre conf rence de presse en matin e offrez leur le petit d jeuner Si elle se d roule en journ e pr voyez quelques rafraichissements et en cas Dans tous les cas confiez la parole au x responsable s de la programmation afin qu ils puissent d tailler et justifier leurs choix v Les partenariats m dia La presse si elle ne peut pas tout couvrir pratique en revanche r guli rement la strat gie du partenariat D crocher un partenariat m dia vous permettra d obtenir de la visibilit sous forme de publicit d un publi reportage ou d une interview En change vous devrez par contre int grer le logo du m dia concern dans votre communication imprim e et ou au travers de supports publicitaire sur le lieu du festival Commencez par prendre contact avec le service partenariats du m dia cibl et proposez un change gagnant gagnant Servez vous ensuite de votre dossier de presse comme support de pr sentation de votre projet lt Pour plus d informations consultez la fiche pratique Communiquer sur votre v nement aupr s des m dias et du public COMMUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL 1 3 LA COMMUNICATION SUR LE TERRAIN MENEZ CAMPAGNE La communication sur le terrain est d autant plus importante que c est l outil qui vous permet d obtenir le plus de feedback En effet c est en quelque sorte votre
15. d ployer 1 LA CHARTE GRAPHIQUE 5 5 DECLINAISONS COLOREZ VOTRE IDENTIT Pour bien faire les choses vous devrez com mencer par vous cr er une identit gra phique un logo pour votre association un titre pertinent pour votre festival une police identique dans tous vos documents Rien ne doit tre laiss au hasard Si vous en avez les moyens faites appel un graphiste qui vous sugg rera plusieurs pistes que vous pourrez ensuite soumettre aux membres de votre association et de votre entourage Ceux ci constituent en effet votre premier public ils sauront tre critiques et prendre du recul Une fois votre choix arr t vous pourrez alors mettre en route votre plan de communication et tablir son calendrier pr visionnel v Pre flyer Afin de susciter la curiosit mais aussi de vous positionner dans le paysage artistique et culturel commencez par diter un pr flyer m me si votre programmation n est pas encore boucl e Les premi res informations que vous devez communiquer sont le nom de votre festival et les dates auxquelles il se tiendra Le lieu et la programmation pourront tre communiqu s plus tard Sachez qu un pr flyer s dite environ trois mois avant la manifestation vous pourrez donc y faire figurer les logos des partenaires ayant d ores et d ja accept de vous soutenir Vous pouvez galement choisir d opter pour la bonne vieille m thode du teasing qui consiste a di
16. d initiatives artistiques individuelles ou collectives dans des domaines divers th tre litt rature cin ma photographie arts graphiques danse musique peinture sculpture Le second porte sur les themes de la citoyennet de la solidarit locale et internationale de l environnement du sport ou encore de l conomie Le volet Jeune talent r compense particuli rement la cr ation artistique tudiante Enfin le dernier volet soutient des projets mettant en avant la recherche ORGANISER UN FESTIVAL Sachez que cette aide est conditionn e au co financement de votre projet Vous de vrez donc vous assurer avant de d poser un dossier du soutien d un partenaire public ou priv La commission qui examinera votre dossier sera par ailleurs tr s attentive aux retom b es de votre projet pour le milieu univer sitaire Pour d poser un dossier prenez rendez vous avec le service des affaires culturelles qui vous communiquera les dates exactes des commissions g n ral elles ont lieu en janvier avril et juin Comptez trois mois environ pour le traite ment du dossier Pour plus d informations consultez la fiche pratique Financer son projet avec Culture ActionS disponible surle site d Ani mafac Et pour plus d infos sur la politique culturelle du R seau des uvres Universi taires CNOUS et CROUS rendez vous sur www culture cnous fr LES SERVICES D CONCENTR S DE L ETA
17. en page Tous ces l ments doivent vous amener r aliser un dossier original qui permettra votre projet de se d marquer aux yeux de vos interlocuteurs Ces derniers doivent avoir t cibl s au pr alable et vous n aurez pas oubli d int grer les contraintes des d lais de demandes de financements votre calendrier pr visionnel Sachez que si vous avez moins d un an d existence une demande de subvention en mairie d partement ou r gion n aura que peu de chances d aboutir Si vous avez plus d un an d existence ne tapez pas pour autant toutes les portes institutionnelles s lectionnez vos inter locuteurs en fonction de leur domaine d intervention et des caract ristiques propres de votre festival Joignez votre dossier une lettre de pr sen tation sous forme d une lettre de motivation une premi re partie sur votre association et votre projet seconde sur votre par tenaire afin de prouver que vous avez saisi ses objectifs et que vous ne le sollicitez pas par hasard et enfin une derni re dans la quelle vous soulignez vos int r ts communs sur ce projet N oubliez pas d indiquer la somme que vous demandez tout tant la fa on dont vous envisagez de l utiliser Par la suite ne laissez pas la chance faire son uvre prenez contact avec la personne en charge de votre dossier et assurez vous qu il soit arriv sur le bon bureau dans le bon service Pour plus d informa
18. festival v Le bilan financier Tout projet n cessite un bilan financier Pour le r aliser vous devez commencer par faire les comptes du festival quelles ont t vos recettes combien avez vous d pens com ment Pour ne pas vous retrouver submer g ilaura t judicieux de tenirvos comptes au fur et mesure de vos d penses et d avoir instaur un syst me de comptabilit pour tout ce qui concerne les ventes r ali s es sur place Une fois toutes ces informa tions r unies vous pourrez r aliser votre bilan financier en regroupant dans un m me tableau l ensemble de vos d penses et de vos recettes Appuyez vous sur votre budget pr vi sionnel cela vous simplifiera les choses et vous permettra galement d avoir une vision des carts entre ce que vous aviez pr vu et ce qui a effectivement t r alis Au del de son int r t pour la tenue de votre comptabilit le bilan financier vous sera de toute fa on demand par les structures qui vous ont financ Enfin si vous n avez pas encore r gl toutes vos factures ne tardez pas vous acquitter de vos dettes serait dommage de perdre un prestataire pour un retard de paiement N oubliez pas galement que si votre festi val est port par une association loi 1901 l utilisation des b n fices que vous aurez pu r aliser est r glement e Faut il le rappeler vous ne pourrez pas les partager entre les membres mais devrez les r investir sur un
19. la port e de tout festival Mais au fait une t te d affiche c est quoi 2 Ca peut tre un groupe que vous propulsez en derni re partie de soir e et qui est le clou du spectacle parce qu il est tr s festif ou tr s attendu Ou un groupe tr s connu qui vous assurera une fr quentation lev e Il faut cependant garder en t te que si vous pro grammez des professionnels il va falloir vous comporter comme tel en retour Ainsi au m me titre que pour les amateurs ou les semi pros il vous faudra r pondre toutes leurs demandes d ordre technique Vous devrez galement r ussir vous en tendre sur le montant du cachet que vous serez en mesure de proposer la prestation de professionnels n tant g n ralement pas DONNER CORPS AU FESTIVAL ORGANISER UN FESTIVAL 33 offerte ni bon march Enfin sans traiter vos invit s comme des stars il vous faudra as surer leur accueil sur place avant et apr s leur repr sentation 4 DROITS DES ARTISTES DEVOIRS DE L ORGANISATEUR v Lalicence d entrepreneur En tant qu organisateur de spectacles vous avez des responsabilit s administra tives pr cises La licence d entrepreneur du spectacle peut devenir une obligation si votre association organise plus de six spectacles ou repr sentations dans n e moins de vouloir devenir profession nel dans l organisation de spectacles vous pourrez donc fonctionner sans licence Sachez cependant que vous devrez r p
20. les attendent Le processus de p rennisation peut d ailleurs commencer avant m me l orga nisation du festival gr ce la formation de bin mes anciens nouveaux qui travailleront ensemble la constitution des dossiers de pr sentation et de presse ou sur d autres aspects de l organisation Privilegiez ga lement le temps de bilan pour les faire tra vailler ensemble la production des bilans moraux pr c demment cit s N ORGANISER UN FESTIVAL Annexe UOISN J1Q uejiq UONDe pay Nv11g tew ST qusureuang ET lt SAA Pn ps 5 BPWEWWOJ LI sepeqads sap senbiuyoal sayo anbnsi3o1 suoddns uoisnyiq syioddns uolssaidul syoddns uondasuoy ANNEXE ORGANISER UN FESTIVAL 5 7 9 51118 3013000 sap ainyeusis sa2ue nssy uonesyojne p sapuewsq 1915500 jrensiunupy 1 3UAND N3 ISIN 5 ap uonejuasaud ap Jalssop uoIpepay Sa1snJe sap XIOUJ np ou NOILVHVd1ud NG 13NNOISIA3Yd ONINNV Id TIdNIXI nores 8 NOTES ORGANISER UN FESTIVAL 23 rue Dagorno 25012 Paris Tel 01 42 22 15 15 Fax 01 42 22 53 15 info a
21. o il y a besoin de coups de main Chaque commission a une mailing list pour changer entre les r unions tout comme le bureau Les membres du bureau recoi vent en g n ral les mails qui circulent sur toutes les mailing list 1 existe aussi une mailing list de tous les b n voles o sont annonc es les AG qui ont lieu une deux fois par mois et qui permettent chaque commission de faire le point sur ses avan c es par exemple c est le moment o la commission tremplin annonce les lieux et dates des tremplins et si elle a besoin d aide pour la pr paration et o le vote des grandes d cisions est fait comme la programmation S ORGANISER ORGANISER UN FESTIVAL 11 et d implication de tout un chacun dans les d cisions qui dans ce sch ma doivent tre ent rin es par la majorit Avec ce mode fonctionnement votre pro grammation vos choix de communication ou encore vos budgets sont syst matique ment vot s par chaque membre de l asso ciation pr sent N h sitez pas malgr tout organiser quelques r unions satellites sur des sujets qui m ritent un d bat ou une planification pr cise Le cas ch ant vos AG risquent d tre interminables et tr s fr quentes v M nager ses troupes Tous les acteurs d un festival ne sont pas investis au m me degr Certains seront plus assidus aux r unions tandis que d autres quitteront le navire avant la fin ou se pr senteront la
22. pas animer votre stand le rendre original et accueillant Des cou leurs un sourire il suffit parfois de peu de choses pour attirer les curieux et engager le dialogue v Distribuer des flyers coller des affiches Vous et votre quipe devrez faire le tour de tous les magasins sp cialis s et des commerces environnants le lieu du festival pour d poser des flyers Pensez aussi recouvrir les rotondes d di es l affichage public Toutes ces t ches devront tre r a lis es plusieurs fois afin de garantir une visibilit continue votre v nement Mon trez l exemple et ne laissez pas ces basses besognes aux b n voles qui auront t t fait de se lasser et de vous l cher C est en plus une tr s bonne occasion pour pratiquer le bin me ancien nouveau qui vous permettra de passer progressivement le relais les ann es suivantes Ainsi munis de vos flyers et affiches passez dans tous les lieux cl s pour distribuer et coller partout o cela vous est permis ya COMMUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL Concernant le d p t des flyers arpentez les universit s cit s et restaurants universi taires salles de spectacles Bref tous les lieux susceptibles d tre fr quent s par votre public Attention cependant la loi et le respect de l environnement vous obligent faire figurer sur vos flyers la mention ne peut tre jet sur la voie publique L affichage sauvage est quant lui i
23. tenir compte des diff rentes contraintes de temps 3 S 8 8 gt E Do 3 8 0 8 5 a Le r gisseur ne r pond plus au t l phone votre t te d affiche est en retard il pleut torrent sans interruption Le jour J c est presque in vitable quelque chose ne fonc tionnera pas Un simple grain de sable peut tout moment enrayer la machine que vous avez soigneusement huil e Vous pouvez n anmoins prendre quelques dispositions Financi res pour commencer ajoutez une derni re ligne votre budget intitul e im pr vus Elle doit repr senter entre 5 et 10 de vos d penses totales Il vous faut donc pr voir l quivalent en tr sorerie afin de pouvoir vous retourner en cas de p pin Psychologiques ensuite ne perdez pas votre calme si un impr vu se pr sente cela risquerait d en faire douter plus d un Cherchez un plan B qui d faut d tre pleinement satisfaisant aura le m rite d exister Enfin faites preuve de bon sens certains impr vus peuvent s anticiper Par exemple ne pr voyez pas un festival en ext rieur si vous n tes pas en mesure de couvrir ne serait ce que la sc ne en cas de pluie S ORGANISER ORGANISER UN FESTIVAL 13 Si votre association n est pas en mesure de tout assumer seule ou si vous souhaitez r unir plusieurs comp tences associatives autour d un collectif ou d une f d ration vous pouvez envisager un type d organisa tion bas sur le mode i
24. tre 25020 Paris 1 De l id e au projet io 0 SU 1 LE FOND ET LA FORME pot DIT 2 CONSTITUER UNE QUIPE P 8 MEN ee USE 1 LE FOND LA FORME l origine d un festival outre l envie de produire au sens premier du terme mettre devant il y a surtout l ambition de r pon dre une attente Votre d marche doit donc commencer par un questionnement Quoi Pourquoi Pour qui La r ponse ces questions servira de fil rouge votre d marche Pour bien commencer les choses r unissez les diff rents initiateurs du projet et for mulez clairement votre id e l essence de votre festival r sidera dans la formulation d une proposition artistique au public qui permettra de r pondre un besoin identifi Les ressources artistiques qui vous envi ronnent sont inexistantes Elles sont sous exploit es et vous souhaitez les d fendre Un pan de la politique culturelle de votre uni versit ville ou d partement est d laiss Toutes ces questions m ritent d tre pos es car elles vous permettront d identifier les ac tions d j existantes et d tablir un diagnos tic de la situation auquel vous pourrez alors proposer une alternative Une fois cette d marche accomplie vous allez pouvoir entrer dans le vif du sujet et vous poser les questions qui permettront de concr tiser votre projet de lui donner un cadre de r alisation O Q
25. vin cidre bi re Attention cependant selon le code de la sant publique aucun d bit de boisson de 2e cat gorie ne peut tre tabli moins d une certaine distance autour des difi ces et tablissements suivants tablis sements de sant maisons de retraite h pitaux et dispensaires ainsi que stades piscines et terrains de sport Cette inter diction s tend parfois d autres difices et tablissements rapprochez vous de votre mairie ou pr fecture pour en savoir plus Enfin n oubliez pas d opter pour des gobelets en carton et disposez des poubelles de tri sur le site ou pensez vous procurer des gobelets r utilisables en plastique dur 34 DONNER CORPS AU FESTIVAL ORGANISER UN FESTIVAL 3 LA PROGRAMMATION La programmation est l me de votre festi val Lors de vos premi res d marches vous avez voqu les orientations artistiques et culturelles de votre projet avez pris en compte le contexte g ographique et so cioculturel dans lequel il s inscrit et vous en avez d gag une ligne ditoriale un fil rouge Reste d finir les modalit s de votre s lection artistique v Les appels projets Faire appel des groupes compagnies ou artistes afin de pouvoir les auditionner et ventuellement les programmer est mon naie courante dans les festivals notamment tudiants Arpentez donc tous les lieux de cr ation dans un p rim tre donn et ou un domaine artistique cibl
26. T Garants de la bonne mise en uvre des actions de l Etat l chelle locale certains services d concentr s peuvent constituer des interlocuteurs pertinents dans votre re cherche de soutien v Les Directions R gionales de la Jeunesse des Sports et de la Coh sion Sociale DRJSCS Elles ont la fois le r le d appui aux ini tiatives des jeunes et celui d expert du monde associatif au sein des pr fectures Certains dispositifs nationaux ont par ailleurs t d ploy s l chelle des d partements et r gions pour encourager les jeunes initier tous types de projets y com pris culturels Ne n gligez pas ces coups de pouce qui vous permettront en plus de b n ficier des conseils d experts comp tents en mati re de politique culturelle ou nisation de projets Envie d agir Premier dispositif national d aide publique aux projets des 11 30 ans Envie d agir finance et accompagne des initiatives individuelles ou collectives dans tous les domaines solidarit internationale ou de proximit animation sociale et culturelle d veloppement durable cr a tion d entreprise Le plus de ce programme est de vous apporter un soutien la fois p dagogique technique et financier de l mergence la r alisation effective de votre projet LES P LES DE RECHERCHE ET D ENSEIGNEMENT SU Les P les de Recherche et d Enseignement Sup rieur ont t cr s en 2006 afin de mutualiser les moye
27. ant toute la dur e du festival Vous tes le s coordonnateur s et en cons quence vous devez savoir r pondre toutes les questions et coordonner vos quipes en fonction des impr vus Assurez vous donc d avoir disposition tous les documents utiles plan du site planning des quipes coordonn es L accueil du public et des partenaires La question des entr es sur le site de votre festival devra avoir t bien envisag e La gestion des flux est tr s importante notamment devant l entr e du site Par exemple si le public fait la queue sur la voie publique en attendant que vous ouvriez les portes vous tes responsable de sa s curit Pr voyez des barri res afin que les partici pants n empi tent pas sur la route De plus de nombreux sites interdisent les bouteilles en verre et l acc s aux chiens ou certains v hicules Pr voyez donc d effectuer un fil trage l entr e entre l entr e officielle et le guichet o assist d un membre de l qui pe de s curit vous viterez l introduction de tout objet interdit sur le lieu du festival Vous devrez galement vous assurer du bon accueil de vos partenaires publics pri v s m dia etc Si vous n effectuez pas cet accueil vous m me assurez vous qu une personne ou une quipe a bien t d di e cette t che et qu elle poss de toutes les informations n cessaires pour ne pas se tromper sur l identit des personnes bi cho
28. attendez 700 Sophie Madigand personnes ne soyez pas deux au bar avec une seule caisse Pr voyez donc large les spectateurs ne sont pas venus pour attendre 30 minutes a la buvette entre les changements de plateaux pendant l entracte ou a la fin d un spectacle Pr voyez un fond de caisse et si vous n avez pas de caisse enregistreuse a disposition sachez que vous pouvez en louer une cela s av rera fort pratique pour la comptabilit N oubliez pas de penser ment privil giez les verres r utilisables ou recyclables les f ts de bi re plut t que les bouteilles ou canettes les jus de fruits labellis s commerce quitable ORGANISER UN FESTIVAL Casquettes tee shirts posters Les pro duits d riv s d un festival peuvent tre nom breux Certains spectateurs seront ravis de repartir avec un souvenir 5115 ont appr ci le festival Ces ventes ne constituent pas une source de financement tr s cons quente mais proposent un compromis per tinent entre communication et tr sorerie Avant de vous lancer faites tablir plusieurs devis et assurez vous de bien utiliser la m me charte graphique que celle des dif f rents supports de communication du festival Une fois encore n oubliez pas l environnement et privil giez des supports publicitaires thiques ou durables textiles bio objets recycl s ou recyclables Les cotisations sont autant source de finan
29. cas vous devrez avoir au pr alable demand et compar diff rents devis afin de choisir la soci t de location de v hicules utilitaires proposant la formule la plus avan tageuse Assurez vous galement d avoir un conducteur d tenteur du permis demand En cas d accident c est l assurance de votre structure qui sera contact e v rifiez donc qu elle couvre aussi les v hicules Vous devrez galement vous pr occuper du transport de vos artistes et plus sp cifique ment des trajets gare a roport jusqu au lieu du festival N oubliez donc pas de pr voir des b n voles pour assurer cette t che et v rifier bien au pr alable les diff rents horaires d arriv e et de d part Sil est mentionn dans le contrat des artistes que vous devez vous occuper de la r servation de leurs billets n oubliez pas de le faire 8 a kd Z o 2 2 4 6 e Ni de leur communiquer les informations et documents n cessaires leur voyage De m me pensez pr voir les r serva tions pour l h bergement de vos artistes dans un h tel proche du lieu du festival M me si on ne vous demande pas de les loger dans un quatre toiles faites tout de m me attention la qualit de l accueil et au niveau de confort propos afin de leur viter toute mauvaise surprise Pour vos transports essayez d envisager l encore des solutions qui permettent de r duire votre impact environnemental inf
30. cela vous devrez pr parer un dossier de s curit qui doit comporter la pr sentation du projet les dates et heures de repr senta tion la jauge les plans de la manifestation ainsi que les diff rents rapports attestant de la conformit des installations pr vues ins tallations lectriques sc ne structures aux exigences r glementaires Sachez galement que si vous montez un chapiteau une tente ou toute autre struc ture destin e recevoir du public vous aurez l obligation de demander une autorisa tion d ouverture au public la demande doit tre effectu e aupr s du maire au minimum un mois l avance mais plus prudemment 6 8 semaines l avance Elle doit l aussi tre accompagn e du dossier de s curit DONNER et des l ments artistiques et techniques expliquant la nature de l v nement S assurer et assurer son public ses b n voles et ses artistes est une n cessit En effet la responsabilit civile est l obligation pour toute personne de r parer les dom mages caus s autrui Si vous poss dez d j une assurance de ce type v rifiez qu elle couvre bien la mani festation organis e les lieux occup s tem porairement par la manifestation encore l intoxication alimentaire si vous avez pr vu de proposer de quoi manger votre public Eason Luise Graham Awww youth photo eb ORGANISER UN FESTIVAL 91 Hormis cette a
31. cement qu un outil de communication non n gligeable Elles vous permettront en effet d obtenir les coordonn es des per sonnes les plus sensibles votre d marche associative Vous pourrez ainsi les tenir inform s de vos actions au travers de votre newsletter et pourquoi pas les retrouver prochainement parmi de nouveaux b n voles ORGANISER UN FESTIVAL 2 a 5 E pi de 5 8 g 3 a a 5 8 corps au festival 1 LE CHOIX DU LIEU Pag PROS 2 LES DIFF RENTES FORMALIT S ADMINISTRATIVES PSD 3 LA PROGRAMMATION P33 4 DROITS DES ARTISTES DEVOIRS DE LORGANISATEUR P 34 1 LE CHOIX DU LIEU Le lieu de votre festival sera d terminant pour votre programmation Que vous en visagiez d organiser votre festival en ext rieur dans un th tre ou ailleurs le contenu artistique ne sera peut tre pas le m me tout comme la logistique qu il vous faudra d ployer Vous devrez galement d velopper des argu ments pertinents afin de convaincre les res ponsables du lieu choisi de vous laisser in vestir leur territoire Votre choix ne doit donc pas se faire au hasard posez vous la ques tion de l espace correspondant vos besoins de la place n cessaire votre projet et du pu blic que vous souhaitez cibler Chaque lieu une histoire et des caract ristiques propres avec lesquelles il vous faudra composer
32. derni re minute Mais chaque contribution est pr cieuse et vous vous devez donc de m nager vos troupes ne surchargez pas les b n voles qui n ont que peu de temps consacrer au projet et n puisez pas les autres Convenez ensem ble du temps que chacun peut consacrer au projet et adaptez les t ches en fonction de cette contrainte Le temps sera votre princi pal ennemi apprenez le ma triser v Soigner la communication interne Afin de ne pas perdre l nergie collective dans un trop plein de r unions et risquer de lasser vos troupes nommez un responsable de la communication interne Charg de r u nir les comptes rendus des commissions ou et de les transmettre aux absents 14 S ORGANISER ORGANISER UN FESTIVAL ou membres d autres commissions vous vous assurerez ainsi que l information est bien transmise et que tout le monde a bien connaissance de l avancement du projet Profitez des outils web les plus appro pri s afin que rien n chappe quiconque blogs mailing list documents partag s lt Pour en savoir plus sur ces outils n h sitez pas consulter la fiche pratique d Animafac Des outils web pour travailler en quipe Mais la communication interne c est aussi et surtout garder le contact M nagez donc galement des temps plus informels autour d un verre qui vous permettront de souder vos quipes et de les remotiver tout en fai sant avancer le projet a PLANIFIER
33. des membres b n voles qui seront davantage charg s de d samorcer tout malentendu et d assurer le r le de m diateur en cas de conflit Les pompiers la Croix Rouge ou la Protection Civile peuvent tres pr sents titre pr ventif ou afin d exercer les premiers secours en cas d incident Si aucun sanitaire n est pr sent sur le site du festival vous devez en pr voir La location de toilettes mobiles tant parfois la seule issue essayez d opter pour des toilettes cologiques Le retour de toilettes s ches sur le march de la location reste le meilleur moyen de respecter l environnement Les toilettes chimiques sont par ailleurs souvent plus ch res et surtout mal odorantes en cas de forte chaleur Pensez aussi louer des toilettes accessibles aux personnes mobilit r duite Enfin vous devrez pr voir des poubelles en vue de stocker les d chets L enjeu tant de r duire au maximum ces d chets et de rester co responsable proposez des solutions alternatives utilisez de la vaisselle r utilisable ou recyclable pratiquez le tri des d chets et essayez de r duire dans la mesure du possible votre consommation d nergie Indiquer au public o se trouve le lieu de votre festival peut s av rer pertinent lorsque celui ci a lieu dans un endroit inhabituel Un fl chage de l itin raire menant au site doit tre fait en collaboration avec les services municipaux l affichage sur la voie publique tant r
34. e cole afin de trouver un premier soutien Votre cole tant dot e de fonds elle pourra 18 TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL probablement vous apporter une aide finan ci re mais aussi vous diriger vers d autres structures le plus souvent priv es qui pourront leur tour vous soutenir v Le FSDIE Le Fonds de Solidarit et de D veloppement des Initiatives Etudiantes est aliment par une partie des droits d inscription acquitt s par les tudiants Les cr dits du FSDIE sont affect s l aide aux projets tudiants ma nant des associations culturelles ou spor tives aux actions de solidarit de b n volat tudiant et toute autre initiative collective Chaque universit reste cependant libre dans la d finition de ses crit res d attribu tion Pour les conna tre pr cis ment ainsi que les d marches accomplir et les dates de commission prenez contact avec le ser vice de la vie tudiante ou le service culturel de votre tablissement ll est important de garder l esprit que les personnes en charge d tudier votre dos sier seront globalement sensibles l im pact de votre projet sur le public tudiant et ses retomb es pour l universit notam ment en terme de visibilit Les porteurs du projet devront donc pour la majorit d entre eux tre inscrits au sein de l universit solli cit e Par ailleurs les projets d velopp s ne doivent pas tre int g
35. e de 0 5 du chiffre ay TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL d affaires annuel pour les particuliers la d duction fiscale est gale 66 du montant du don et limit e 20 du revenu imposable N h sitez pas le mentionner Contrairement ce que Ton pourrait croire les PME entreprises de moins de 100 salari s constituent la majorit des entreprises m c nes Ne les oubliez pas Au del du soutien financier les entreprises d veloppent galement le m c nat de comp tences c est dire la mise disposition de leurs salari s aupr s d associations en fonction de leurs besoins Pour en savoir plus sur le m c nat de comp tences vous pouvez vous rendre sur la plateforme www koeo net qui met en relation les entreprises et les associations Ap Consultez galement le dossier d di sur le site d Animafac Le m c nat de com p tences ou comment relier les associations et les entreprises disponible dans l onglet Magazine rubrique Vie associative gt dossiers Pour vous aider dans vos recherches de partenaires l Admical qui promeut le m c nat d entreprise en France dite chaque ann e un r pertoire des entreprises m c nes Accessible en ligne gratuitement sur www admical org vous y trouverez les noms et coordonn es des responsables pour chaque entreprise ainsi que les cri t res de s lection des dossiers les budgets allou s etc
36. estent les petites mains du festival ne sont pas pour autant des fourmis soldat Vous devez donc les m nager Proposez par exemple ceux qui ont d j beaucoup particip en amont du projet d obtenir davantage de responsabili t s le jour venu Veillez par ailleurs effec tuer des roulements pour la r alisation des t ches les plus lt ingrates afin qu elles ne soient pas toujours laiss es aux m mes personnes Vous devrez galement former vos b n vo les aux t ches qu ils auront accomplir et les exclure de toute activit pr sentant un risque professionnel car ils ne b n ficient pas de la l gislation accident du travail Enfin assurez vous de les r unir une der ni re fois avant la tenue du festival afin de favoriser l esprit d quipe et rappeler les res ponsabilit s de chacun et les horaires tenir Derni re pr cision sachez qu il ne doit exis ter aucune r mun ration de vos b n voles hormis les remboursements sur justificatifs comptables factures tickets de caisse etc des d penses engag es en lien avec le projet v Le catering nourrir vos ouailles Le catering est l approvisionnement en nourriture et boisson de l quipe d organisa tion Durant le festival vous avez en effet la responsabilit de nourrir vos quipes Ainsi au m me titre que les artistes fournissez vos b n voles et techniciens des badges ou bracelets afin de les distinguer du reste du public Fournis
37. fin trouv le lieu id al pour votre festival Ne vous r jouissez pas trop vite il vous reste encore quelques formalit s accomplir Quel que soit le lieu que vous aurez choisi vous devrez ob ir des r glementations pr cises en mati re de s curit des personnes que vous accueillerez Dans un premier temps gardez l esprit que si votre festival se tient dans un tablissement d j habilit recevoir du public vos d marches seront simplifi es au maximum Le cas ch ant vous partez de z ro et aurez tout faire commencer par l obtention d une autorisation d organiser manifestation accueillant du public ORGANISER UN FESTIVAL Elle s obtient en Mairie ou en Pr fecture pour Paris Lyon et Marseille et est demander l avance dans des d lais qui prennent en compte de l v nement 6 semaines avant la date pr vue pour les propositions les plus l g res et jusqu 5 mois pour les manifestations plus importantes Vous tablirez un dossier contenant la date et le lieu de l v nement l estimation de la fr quentation du public les plans des installations et infrastructures pr vues ainsi qu une petite description du contenu artistique de votre v nement Lobtention de cette autorisation implique que le lieu choisi ait fait l objet d une visite de s curit et que vous ayez obtenu un avis fa vorable de la Commission de s curit Pour
38. glement De plus une fois sur le site il est bienvenu d indiquer les diff rents points n vralgiques du festival sc ne buvettes toilettes etc Usez d originalit dans votre signal tique adaptez la votre d cor a l esprit du festival et votre charte graphique H 2 2 a 9 a ORGANISER UN FESTIVAL 8 ell UII LE JOUR J Les portes du festival vont s ouvrir dans quelques instants Vous avez tout pr vu du plus petit d tail la t che la plus imman quable Vos quipes sont au pied lev toute la logistique est r d e et chacun est son poste Malgr cette organisation minut e la seconde pr s soyez s r que vous devrez toujours faire face un impr vu Pas de panique si vous tes responsable patient l coute et f d rateur vous trouverez tou jours une solution pour y pallier v Les derniers pr paratifs Quelques heures avant l heure posez vous un instant avec vos plus proches collaborateurs afin de faire un tour de tous les d tails rouages et autres contraintes de derni re minute Restez d tendu car vos quipes ressentiront coup s r vos incertitudes Ne manquez pas de les encourager et de les rassurer sachant qu ils Seront probablement aussi stress s et concern s que vous par la r ussite de l v nement Gardez galement l esprit qu une grande quantit de questions vous sera pos e pend
39. ifs communautaires et lancez vous 8 8 2 8 5 8 gt 3 3 E LES PARTENAIRES PRIV S Faire appel des organismes priv s que ce soit de petites ou grandes entreprises ou encore des fondations d entreprise est aussi indispensable que de solliciter les ins titutions Vous devez en effet chercher diversifier vos financements pour montrer chacun de vos partenaires qu ils ne sont pas seuls s engager et que d autres vous ont suivi De plus les structures priv es peuvent parfois vous apporter pr cis ment ce dont vous avez besoin Parexemple les prestations professionnelles ou les biens de consommation sont parfois fort on reux et vous n aurez pas souvent les moyens de vous les offrir Une entreprise sera toujours plus encline vous fournir une aide en nature plut t qu une aide fi nanci re et vous pourrez ainsi n gocier le pr t de mat riel pour votre sono et le don de nourriture et boissons pour alimenter vos quipes Les possibilit s sont nombreuses ne les n gligez pas v Le m c nat Le m c nat est le soutien sans contrepartie d une entreprise un projet d int r t g n ral Autrement dit l entreprise ne peut pas atten dre un retour d image de l association qui elle apporte une aide m me si le m c nat valorise de fait son image institutionnelle Une d fiscalisation de l ordre de 60 peut tre effectu e sur les dons r alis s par les entreprises dans la limit
40. illets de spectacles sont apparues r cem ment Ces outils en ligne vous permettent de mettre en place un module de billetterie sur votre site ou de cr er un mini site v nementiel avec un module de billetterie in t gr Dans la plupart des cas ces services sont gratuits en dehors des 2 5 de com mission retenus sur chaque ticket vendu Par ailleurs n oubliez pas d inscrire votre festival sur les sites internet qui r f rencent gratuitement les spectacles concerts et festivals l chelle nationale ou plus locale Enfin gardez l esprit que l une des strat gies de communication les plus efficaces du web reste le partenariat je parle de toi tu parles de moi Ainsi afin d tre r f renc au maximum multipliez les demandes de partenariats avec les sites qui pourraient tre int ress s par le contenu artistique de votre festival Les r seaux sociaux Avec tout l engouement qu ils suscitent les r seaux sociaux peuvent tre de bons atouts et vous permettre de communiquer sur votre v nement N h sitez pas cr er un compte facebook myspace ou encore twitter au nom du festival sur lequel vous mettrez disposition toutes les infos n cessaires N oubliez pas de les alimenter r guli rement avec des vid os photos ou actualit s susceptibles d attirer l attention Cependant malgr le succ s de ces r seaux ne vous focalisez pas uniquement sur eux pour autant 115 peuvent pr senter un co
41. laboratoire de communicant Grace a elle vous allez pouvoir tre en contact direct avec votre public et capter ses attentes ses critiques ou ses suggestions Afin d tre original vous pouvez pr voir d or ganiser quelques happenings perfor dans un lieu o le public que vous avez cibl sera pr sent De nombreuses campagnes de communication int grent aujourd hui ce mode de communication qui fait parfois l actualit sur Internet Linventi vit n ayant pas de prix faites preuve d ima gination et tentez de vous d marquer Le stand de pr ventes Tenir un stand sur le parvis de votre uni versit ou dans l quipement culturel qui accueillera votre festival est un outil ma jeur de communication avec votre public Vous allez pouvoir y vendre vos billets en pr vente et informer toutes les personnes int ress es par votre v nement Pour cela vous devez commencer par obtenir une autorisation pour la tenue de votre stand dans le lieu choisi puis organiser vos quipes pour le tenir des horaires cl s Assurez vous qu il soit toujours pourvu en flyers programmes tickets caisse et fonds de caisse ainsi que de personnes pour le tenir Un planning d di vous permettra de pr voir ce dernier point La gestion de la comptabilit ne devant pas tre laiss e au hasard briefez galement vos quipes sur les r gles de base pour la vente et l encais sement des tickets Enfin n h sitez
42. ll gal tarif r duit La s ance 5 Tarif r duit 3 Tarif Groupe partir de 10 personnes 2 personne Acc s illimit aux S ances du 104 le samedi et dimanche du 28 ao t au 5 septembre 12 10 Acc s illimit toutes les s an au 104 et au Goethe Institute 20 16 12 5 tudiants demandeurs d emploi mn Tarif unique 8 Parmi les outils de communication de ter rain certains plus anciens et moins la mode permettent n anmoins d obtenir de bons r sultats Le bouche a oreille par exemple n cessite peu de moyens pour un r sultat optimal N h sitez donc pas v hiculer l information simplement en en parlant vos amis qui en parleront leurs amis et ainsi de suite 5 ORGANISER UN FESTIVAL VI Avant d entrer en scene 1 G RER VOTRE QUIPE D ORGANISATION P45 2 ASSURER LA LOGISTIQUE P46 3 ACCUEILLIR LE PUBLIC ET SOIGNER VOS H TES 4 Vous y tes presque les jours se comptent sur les doigts de la main avant le jour J C est le moment pour vous de faire preuve de sang froid d coute et de composition 1 GERER VOTRE QUIPE D ORGANISATION Afin de g rer au mieux toute votre quipe d organisation vous allez devoir d montrer vos qualit s de meneur d quipe et si vous ne l avez pas fait jusqu pr sent d l guer Les b n voles s ils r
43. m pl ment votre strat gie de communication globale mais ne doivent pas en constituer l l ment principal IUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL 3 5 2 5 3 gt 3 3 3 2 2 8 a d LES RELATIONS PRESSE FAITES LA UNE Les relations presse que vous allez pouvoir d velopper vont constituer atout majeur pour la r ussite de votre projet Tout d abord parce que c est en grande partie la critique journalistique qui fait et d fait les artistes les spectacles ou les festivals Ensuite parce qu un article positif dans un journal r f rence ne pourra que vous faire de la pub Et enfin parce que si la presse ne parle pas de votre festival mais qu elle parle des artis tes que vous avez programm s vous aurez quand m me atteint l un de vos objectifs Lors de la d finition de votre strat gie de communication et notamment de vos rela tions presse vous allez devoir vous poser la question des m dias que vous souhaitez ci bler Lemlieuculturel regorge de gratuits locaux r gionaux ou encore nationaux n h sitez pas vous en servir Vous pou vez aussi contacter les diff rents respon sables des agendas culturels de m dias sp cialis s et les ditions locales de votre municipalit ou de votre r gion plus facile ment accessibles Le champ m diatique tant vaste n h sitez pas solliciter les TV radios et journaux locaux 115 pourront vous proposer une interview ou sim
44. n par p les d activit s ayant fait ses preuves proposez des individus motiv s fiables et comp tents des postes cl s tels que la programmation artistique la communication l administration Autour d eux graviteront d autres membres inves tis dans des postes tout aussi importants l accueil des artistes les relations presse la coordination des b n voles la gestion des prestataires etc Afin d avoir l esprit tous les postes pour les quels il vous faudra du monde tablissez un organigramme Cet exercice vous donnera un ordre d id e sur le nombre de b n voles dont vous aurez besoin et vous permettra de structurer l organisation de votre projet ORGANISER UN FESTIVAL Il S organiser 1 ANIMER SON EQUIPE 11 2 PLANIFIER SON PROJET 12 3 ORGANISER UN FESTIVAL INTER ASSOCIATIE P14 1 ANIMER QUIPE Choisir un mode d organisation Une fois votre quipe constitu e vous allez jongler entre les r unions et les brainstor mings r p tition Pour ne pas verser dans l exc s et quilibrer la balance faites le choix du mode d organisation qui vous convient le mieux Pour le d terminer tenez compte du nombre de personnes concern es et des diff rents degr s d implication de chacun m En commissions Le fonctionnement par commissions convient tout particuli rement si vous tes nombreux organiser votre festival
45. nimafac net www animafac net Animafac R seau d change d exp riences et centre de ressources pour les initiatives tudiantes Animafac propose des outils de d veloppement et des espaces d change a plus de 12 000 associations Le site www animafac net propose un panel de publications dont une collection de guides pratiques au service du fait associatif tudiant et de son dynamisme Les services de la vie Cane
46. nner v Et apr s Une fois la journ e termin e ne vous rel chez pas il vous faut encore remettre le site en l tat vous assurer que tout est en place pour le lendemain et que plus personne n est pr sent sur place hormis l quipe de s curit s il y a lieu LE JOUR J ORGANISER UN FESTIVAL 51 Vill Uheure du bilan Votre festival termin vous avez pris quelques jours de repos bien m rit s et pensez d j votre prochain projet Ne br lez pas les tapes avant de vous lancer dans une nouvelle aventure il va falloir faire le bilan de celle qui s ach ve temps incontournable va notamment vous permettre d valuer votre projet d en rendre compte vos partenaires et de remercier les diff rents acteurs v Le bilan moral Le bilan moral fait partie du dossier qui vous sera demand par les structures qui vous auront financ C est compte rendu de l v nement dans lequel vous devrez d ga ger les points positifs et n gatifs du d rou lement du projet Le bilan moral est aussi l occasion de d briefer du d roulement du festival avec tous les acteurs qui ont particip son organisation Une r union peut ainsi tre la bienvenue en fin de festival froid quelques jours apr s chacun pourra non cer les probl mes et les cueils qu il a contr s Cette occasion vous permettra ga lement de remercier tous les b n voles qui ont particip au
47. ns et les activit s des universit s grandes coles et organismes de recherche d un m me territoire Ainsi de nombreux p les ont d j vu le jour un peu partout en France Si votre associa tion s inscrit dans l un de ces territoires vous pourrez alors faire appel au service de la vie tudiante et culturelle de votre p le si bien s r ce service commun existe do TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL Attention cependant les associations ayant plusieurs ann es d existence ou des projets d j en cours n ont pas vocation b n ficier de ces aides Deux types d aides sont accessibles au sein de ce dispositif Projets Jeunes est un dispositif coup de pouce destin aux jeunes porteurs de projet pour une premi re initiative individuelle ou collective dans les domaines de la culture de la solidarit de proximit des sciences et techniques du sport Laide financi re est fix e a 1000 maximum et ne peut exc der 50 du budget total du projet Elle est attribu e par un jury d partemental qui se r unit environ une fois par mois D fi Jeunes a pour objectif de soutenir les premiers projets qui pr sentent un caract re de d fi personnel ou professionnalisant et qui ont un impact sur le projet de vie des jeunes La bourse peut atteindre 6000 mais ne peut exc der 50 du budget total Menac 2010 le programme Envie d Agir t reconduit en 2011 mais res
48. nt aussi des droits d auteur Selon le domaine artistique auquel ap partiennent vos artistes les structures contacter ne seront pas les m mes Tour d horizon et explications m La SACEM Soci t des Auteurs Compo siteurs et diteurs de Musique prot ge les uvres musicales fran aises et trang res except es celles tomb es dans le domaine public 70 ans apr s le d c s de l auteur et du compositeur Ainsi hormis le cachet d l artiste vous devrez vous acquitter des droits la SACEM Comment proc der 15 jours avant la ma nifestation 20 de r duction dans cas contactez la SACEM pour obtenir son autori sation Elle vous fera parvenir contrat que vous devrez lui retourner sign et apr s la tenue de votre v nement vous devrez envoyer l tat des recettes et des d penses de votre festival ainsi que le programme des uvres diffus es La facture qui vous sera alors adress e par la SACEM sera calcul e sur les recettes de vos entr es 8 8 pour la musique vivante dans le cadre d une manifestation se d roulant dans une enceinte de plus de 300 2 additionn es aux recettes annexes 4 4 Si l entr e est gratuite vous n y couperez pas non plus avec une ponction de 6 6 des recettes indirectes ou de 8 25 sur la musique enregistr e www sacem fr Soci t des Auteurs et Compo siteurs Dramatiques est l quivalent de la E 8 D 3 E E SACEM po
49. nter associatif Si plusieurs structures sont d j r unies l int rieur d une m ta structure associa tive toutes les d marches administratives et financi res pourront tre initi es depuis cette f d ration Si elles sont r unies autour d un collectif non inscrit au Journal Officiel c est l une des associations qui devra porter le projet administrativement et financi re ment Outre les aspects administratifs l organisa tion d un festival par plusieurs associations induit une mutualisation des comp ten ces une multiplication des r seaux autant qu une rigueur organisationnelle ORGANISER UN FESTIVAL En effet chaque association contient son lot de sp cialit s et de savoir faire qui gagneront tre mis en commun Mais il fau dra aussi tre clair sur le qui fait quoi afin de ne pas laisser des pans de l organi sation tomber dans l oubli ou de voir tout le monde travailler sur les m mes questions Ainsi telle association pourra tre en charge de la programmation musicale tandis qu une autre saura davantage s occuper de la pro grammation th trale Outre le principe de co production la simple collaboration inter associative peut gale ment tre un mod le Vous pouvez ainsi in viter certaines associations s investir plus ponctuellement Qu elles soient sp cialis es dans la promotion du commerce quitable la s curit routi re ou encore le d velop pement durable la mise
50. nts d eau et des toilettes mobiles doivent tre pr vus Votre site se devant d tre accueillant vous consacrerez aussi une ligne budg taire pour son am nagement afin de le rendre agr a ble et pratique Pour finir et sans tre exhaustif le bar devra tre autant fonctionnel pour vous que pour votre public assurez vous qu il soit visible clair et bien s r que rien ne manque monnaie stock gobelets DONNER CORPS AU FESTIVAL ORGANISER UN FESTIVAL 29 Un festival en int rieur peut se d rou ler dans un th tre une salle de concert ou de cin ma mais aussi dans les am phis de votre universit ou dans tout autre quipement d di qui vous sera allou par une structure publique ou priv e Si les contraintes techniques et logistiques peuvent s av rer moins cons quentes vous allez en revanche devoir redoubler de diplomatie envers les propri taires des lieux ou le personnel permanent Ainsi s il s agit d un th tre il sera bienvenu que vous communiquiez les fiches techniques des ar tistes que vous aurez s lectionn s au direc teur technique de l tablissement car c est lui qui assurera la prestation technique lors de la repr sentation Par ailleurs et plus largement le travail en amont concernant les accords administra tifs est indispensable afin que soit grav es noir sur blanc les comp tences et responsa bilit s de chacun Ca y est apr s avoir longuement cherch vous avez en
51. on dre certaines obligations l gales dans le cadre de l embauche et de l emploi d un salari du spectacle vivant Pour simpli fier vos d marches administratives un guichet unique a t mis en place le 6050 Accessible sur internet ou par t l phone ce service vous permet d effec tuer toutes les d marches n cessaires grace a un formulaire unique et simplifi u Pour en savoir plus rendez vous sur www guso com fr v La r mun ration des artistes Apr s avoir tabli votre programmation contact les artistes ou leurs producteurs et 34 DONNER CORPS AU FESTIVAL ORGANISER UN FESTIVAL obtenu leur accord pour qu ils se produisent dans votre festival il va falloir vous atteler la pr paration et la signature d un document formalisant vos engagements mutuels le contrat Deux types de contrats s offrent a vous le contrat d engagement qui vous lie l ar tiste et stipule le montant de sa prestation dans ce cas le 6 50 peut vous aider sim plifier vos d marches d employeur ou le contrat de cession Conclu entre le producteur et vous il correspond l achat du spectacle hors taxes C est le produc teur qui sera alors en charge de toutes les d marches administratives ad hoc N h sitez pas vous rapprocher de la DRAC de votre r gion de la direction d parte mentale du travail pour plus d informations Mais vos d marches ne s arr tent pas l Les artistes touche
52. ormez les participants des possibilit s de co voiturage et de transports collectifs et privil giez l utilisation de v hicules lectriques pour vos d placements L accueil du public et sa gestion ne s improvi sent pas Si le lieu de votre festival n est pas un lieu habituellement d di a cette fonc tion vous devez assurer la s curit la pr sence de sanitaires une signal tique claire ainsi qu un temps d attente a l entr e le moins long possible Respecter la r glementation en mati re de s curit est une vidence d s lors que lon accueille du public Si votre festival se d roule dans un lieu qui n est pas habituellement d di cette fonction vous devrez donc tre encore plus vigilant sur cet aspect Juger de la proximit d extincteurs de la solidit d une scene mobile ou d une installation lectrique est l affaire de professionnels Ne n gligez donc pas cette obligation et assurez vous les services d organismes professionnels habilit s pour v rifier que toutes les exigences en mati re de s curit sont respect es Par ailleurs vous allez peut tre devoir faire appel une soci t de s curit afin de surveiller vos quipements la nuit et ou afin qu aucun probl me ne vienne entraver le bon d roulement de votre festival Ainsi en fonction de l ampleur de votre projet contactez une soci t qui viendra assurer cette prestation ORGANISER UN FESTIVAL N h sitez pas mobiliser
53. plement annoncer la tenue de votre festival Ne n gligez pas non plus la promotion de votre contenu artistique et 2 pour cela pr parez vous savoir parler 0 COMMUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL des artistes que vous avez programm s Pour mener bien une bonne campagne presse une quipe en charge de ces relations s impose Elle se chargera de la r daction des outils de communication dont la presse aura besoin pour parler de votre fes tival communiqu et dossier de presse et des relations avec ses repr sentants prises de contact r ponses aux sollicitations LES OUTILS VOTRE DISPOSITION v Le communiqu de presse Tout comme la description de votre projet dans votre dossier de pr sentation votre communiqu de presse doit tre clair et concis Utilisez les m mes formules pr c demment cit es mettez l accent sur les aspects innovants originaux festifs ou s rieux de votre programmation Vous devez miser sur la singularit de votre v nement et ses caract ristiques propres pour s duire vos interlocuteurs Vous ne devez surtout pas exp dier votre communiqu de presse dans la nature au petit bonheur la chance mais au contraire cibler au pr alable les m dias sp cialis s locaux et tous ceux qui seront susceptibles de relayer votre d marche N oubliez pas qu un journaliste est souvent tr s sollicit ce qui implique que sa messagerie est pleine et son bureau aussi Ainsi
54. r s dans votre cursus ou faire l objet d une validation pour votre di pl me Les sommes accord es oscillent en tre 200 et 10 000 en fonction du budget pr sent Sachez cependant que la somme accord e est en moyenne de 1 500 Le service culturel d une universit a pour mission de proposer une politique culturelle sur le campus et au sein de l universit Pourvu d un budget annuel vot par le conseil d administration de l universit il a pour vocation d organiser des expositions des concerts mais aussi de faciliter l acc s des tudiants l offre culturelle sur son ter ritoire th tres op ras concerts Si ce service culturel pr sente d j une poli tique part enti re il n est pour autant pas d conseill de rencontrer le responsable du service d s votre projet de festival r dig Dans le meilleur des cas il obtiendra la mise disposition d un lieu pour l une de vos repr sentations ou une aide financi re pour la prise en charge d une partie de vos frais 3 a a 2 5 el Fa 2 9 5 E a Sinon il relaiera au moins votre projet aupr s de l universit et du personnel administratif et enseignant ce qui pourrait bien vous ouvrir quelques portes Le dispositif Culture ActionS du CROUS comporte quatre fonds d aide Culture ActionS Engagement Jeune talent et Culture scientifique et technique Le premier est d di au financement
55. s pertinent DE L ID E AU PROJET ORGANISER UN FESTIVAL 7 l origine d un v nement d une telle am pleur il y noyau dur Un groupe qui va devoir porter le projet de Z et consa crer beaucoup de temps et d nergie tout en faisant preuve de pers v rance de patience et de diplomatie Afin d assurer stabilit et solidit votre organisation confiez chacun des membres du noyau dur un poste cl dans l organigramme S ils sont l origine de l id e vous ne ris quez pas de les voir abandonner en cours de route Les r les les plus importants seront donc assur s sur le long terme Au del des membres initiateurs du pro jet vous allez devoir vous entourer d l guer des t ches et ainsi structu rer peu peu votre quipe et votre or ganisation interne Un festival ne sau rait se faire sans une quipe soud e responsabilis e et motiv e Pensez donc mobiliser des b n voles d s le d but associ s en amont ils se sentiront d au tant plus concern s par la r ussite du festival Au del de cet investissement dans la pr paration de l v nement les b n voles se r v leront galement indis pensables lorsqu il vous faudra mener vos campagnes de communication distribution de flyers collage d affiches tenue de stands d information preventes et le jour venu quand il s agira d occuper tous les postes indispensables au bon d roulement du fes tival L organisatio
56. s culturelles Hormis d velopper et mettre en place des projets culturels sur son territoire le Conseil G n ral g re parfois certains tablisse ments tels que mus es th tres ou salles de concerts De plus il dispose d un fond d di au financement d associations et de projets culturels et artistiques Vous pouvez donc d poser une demande de subvention pour votre projet ou le fonctionnement de votre association Ces d marches doivent tre entreprises tr s t t dans l ann e En effet la proc dure tant relativement longue il faut par fois attendre plusieurs semaines apr s la r alisation de votre projet pour recevoir la subvention Le Conseil R gional est souvent un parte naire tr s engag dans l aide aux asso ciations Les d marches pour d poser un dossier de subvention tant les m mes que lorsque vous vous adressez au Conseil G n ral anticipez votre demande L UNION EUROP ENNE L Union Europ enne poss de un gisement de subventions tr s large et les sommes allou es peuvent tre importantes Soyez rigoureux pour trouver le programme cor respondant pr cis ment votre projet qui doit faut il le rappeler avoir une r elle valeur ajout e europ enne Ainsi certains programmes requi rent des conditions de transnationalit ou un parte nariat avec d autres associations de pays membres de l Union Si votre projet n est que national valuez sa pertinence au regard des object
57. s taches entre celles ci et le comit pi lote compos des responsables de chaque secteur prennent toutes les d cisions pratiques du festival coordonnant les secteurs artistiques musique cin ma spectacle vivant arts plastiques d bats et organisationnels r gie communica tion Chaque membre des associations participantes pouvait choisir de s impli quer o il le souhaitait dans l organisa tion Chaque organe se r unissait r guli rement pour traiter des questions l ordre du jour jusqu l v nement o une quipe suppl mentaire de b n voles est venue en renfort Le contenu tait issu d un appel projets diffus au maximum puis d une s lection op r e par les secteurs artistiques en lien avec la r gie Cette ann e l associa tion t d clar e en pr fecture Quels peuvent tre les inconv nients de la d marche Les inconv nients sont plut t des cueils viter par exemple qu une association tende trop vouloir se mettre en avant que le projet inter associatif prenne trop de place dans les projets de chaque associa tion que le d s quilibre s installe entre les diff rents organes de gestion et d organisa tion du festival faut trouver le bon com promis entre la mise en valeur de chaque association membre et la mise en valeur du projet collectif le festival 49 Pour davantage d informations concernant le mod le inter associatif consultez la fi
58. sez leur galement des contres marques afin qu ils puissent obtenir deux repas d s lors qu ils sont pr sents sur une journ e enti re L quipe en charge de la restauration et ou de la buvette devra donc pr parer ou stoc ker les repas des membres de l organisation Pour des raisons conomiques videntes le traditionnel sandwich fera l affaire moins que vous r ussissiez n gocier un autre approvisionnement par l un des parte naires du festival v L accueil des artistes l accueil des artistes n est pas n gliger et doit faire l objet d une quipe sp ciale l approche du festival Aller les chercher la gare ou l a roport les conduire leur h tel ou ne serait ce que les nourrir avant et ou apr s leurs repr sentations sont autant de responsabilit s qui vous incombent Lors de la signature du contrat de travail AVANT D ENTRER EN SCENE ORGANISER UN FESTIVAL 5 vous liant vos artistes vous aurez d taill vos engagements vis vis d eux et devrez donc les honorer N oubliez pas de pr voir galement dans la mesure du possible des loges et toilettes privatives sur le site du festival Fournissez leur galement des badges ou bracelets estampill s artistes afin qu ils puissent se d placer librement sur tout le site 2 ASSURER LA LOGISTIQUE Poste budg taire important d un festival la logistique regroupe tout ce qui concerne l quipement de votre lieu l h bergemen
59. ssurance il s agira aussi d assurer vos biens temporairement lou s pour le festival Cela peut se faire par le biais d une extension de garantie demand e votre assureur Pr voyez aussi un gardien nage du mat riel lou par ailleurs exig par les assureurs Enfin les garanties compl mentaires sont parfois les bienvenues lorsqu un v nement impr visible vient emp cher le bon d rou lement de votre projet Ainsi la garantie annulation intemp rie qui vous permet de couvrir les frais engag s irr cup rables ou les recettes escompt es si votre v ne ment est annul cause du temps n est pas pr vue par tous les assureurs Sachez que L APAC propose des contrats d assurance prix tudiants et sur mesure Vous pouvez ainsi assurer votre asso partir de 80 euros par an Pour plus d infos rendez vous sur le site www etudiants laligue org L autorisation de d bit de boisson L ouverture d une buvette n cessite aussi a El 2 2 2 El 2 8 8 5 a des formalit s administratives Si vous souhaitez ouvrir un d bit de boisson vous vous devez en faire la demande la mairie dans une limite de cing demandes annuelles Pour les manifestations parisiennes cette demande se fera aupr s de la Pr fecture de Police Il s agira videmment d une autori sation de d bit temporaire et la vente sera limit e aux groupes 1 boissons non alcoo lisees et 2
60. stiller une information en plusieurs tapes dans un premier temps un message court et accrocheur o un simple visuel interpelle le spectateur puis dans un second temps le m me l ment vient tre compl t par une pr cision qui permet de communiquer le message complet Pratique et efficace le teasing n cessite cependant de nombreux moyens humains ou financiers si vous souhaitez que votre message soit vu par un large public v L affiche Laffiche de votre festival doit tre construite partir de la m me charte graphique que le pr flyer et constituer le deuxi me outil de communication laborer et diffuser Elle doit comporter toutes les informations indispensables la compr hension de votre message le nom du festival les dates de tenue la programmation compl te ou seulement sa partie la plus attractive et enfin le lieu N oubliez pas de mentionner un contact ou l adresse de votre site web pour les personnes d sirant des informations COMMUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL 3 7 compl mentaires et faites y galement figurer les logos de vos partenaires 2 Une communication se fait difficilement sans supports imprim s et donc sans uti lisation massive de papier Vous pouvez cependant essayer de limiter votre impact cologique en envisageant des solutions du rables utilisez du papier recycl et ou co labellis limitez les aplats de couleur sur vos supports papier ciblez bien la diff
61. t LES FONDS PROPRES Parmi toutes les sources de financement possibles il en est une vidente au point qu on l oublie parfois votre asso A travers la mise en place de diff rentes actions vous pouvez ainsi financer une partie de votre projet Petit tour d horizon des possibles v La billetterie Si vous avez choisi de faire payer l entr e de votre festival vous devez mettre en place un syst me de billetterie Vendus en ligne en pr vente et sur place les billets doivent se composer comme suit un carnet de billets poss de une souche et chaque billet contient un coupon de contr le celui que vous d tachez l entr e du spectateur sur le site et un coupon que le spectateur conserve Le billet doit comporter le nom de l association organisatrice le num ro de billet et le prix d entr e TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL a5 Vous devez conserver pr cieusement les souches et coupons de contr le m me une fois votre manifestation pass e ils vous serviront pour votre comptabilit pour l estimation pr cise du nombre de spectateurs ainsi qu en cas de contr le fiscal Si vous avez obtenu une autorisation de d bit de boisson sur le site de votre festival pour en savoir plus sur les d marches effectuer rendez vous partie suivante la buvette sera une bonne source de financement Faites cependant attention a ce qu elle soit adapt e au nombre de spectateurs attendus si vous
62. t et le transport des artistes le suivi technique de l ensemble de la manifestation etc v Achats stocks et prestataires Malgr tous les partenariats que vous aurez contract s pour r duire vos d penses vous ne couperez pas aux obligations d achats de mat riels effets de d cors et autres d tails qui s additionnant finiront par prendre de la place N oubliez pas de pr voir un espace de stockage en amont du festival et assurez vous que toutes vos commandes sont faites boissons machines pression etc et qu elles vous seront bien livr es l adresse pr vue non pas l adresse de facturation par exemple Rappelez galement vos prestataires techniques si besoin est afin de vous assurer que tout est en ordre de leur c t quitte revoir les fiches techniques de vos artistes une une 6 AVANT D ENTRER EN SCENE ORGANISER UN FESTIVAL P Dans le choix de vos quipements et prestataires posez vous des questions sur votre co responsabilit int grez vous des aspects environnementaux dans vos choix de produits ou de prestataires Pour la restauration proposez vous des produits de saison issus de l agriculture locale biologique ou quitable Am nagez vous le site en utilisant des mat riaux recycl s Distribuez vous des objets promotionnels co con us Les transports et l h bergement Vous aurez peut tre louer un camion afin de transporter votre mat riel Si tel est le
63. te susceptible de dispara tre terme N hesi tez pas vous rapprocher de votre DRJSCS pour obtenir confirmation de son maintien Elles d pendent du minist re de la Culture et sont charg es de mettre en uvre la poli tique culturelle d finie par le gouvernement Elles collaborent donc avec les collectivit s afin d apporter coh rence et expertise dans la d finition d une politique culturelle locale M me s il devient de plus plus d licat d obtenir une subvention de la DRAC n h sitez pas contacter l un des d l gu s correspondant votre secteur musique th tre danse etc ce dernier pourra toujours vous orienter en termes de programmation et ou de d veloppement culturel amp tival Silhouette P gt 2 E 4 5 a a ORGANISER UN FESTIVAL LES COLLECTIVIT S TERRITORIALES Les collectivit s constituent galement un acteur majeur de votre recherche de sub ventions Elles ont vocation r pondre des objectifs pr cis en termes de d velop pement culturel et tiennent donc un r le important dans l aide aux projets culturels Avant de solliciter ces institutions assurez vous cependant que votre action s inscrit dans leur politique d intervention et r pond leurs crit res de s lection En effet les m canismes de chaque institution sont sp cifiques Les modalit s pour approcher et concr tiser des partenariats durables restent cependant invariables
64. tions vous pouvez consulter la fiche pratique R aliser son dossier de pr sentation disponible sur le site d Animafac rubrique Bo te outils gt TROUVER DES FINANCEMENTS ORGANISER UN FESTIVAL 17 LES SOURCES DE FINANCEMENT L ENSEIGNEMENT SUP RIEUR v Les universit s Il vous est fortement conseill de prendre contact avec tous les acteurs pertinents du personnel administratif du service culturel ou encore du Conseil d Administration de votre universit si votre festival est en lien direct ou indirect avec celle ci Selon que votre festival se d roule dans l universit qu il soit organis par des tudiants pour des tudiants ou encore que son contenu soit principalement issu de la cr ation tu diante les personnes contacter ne seront pas les m mes Ainsi de votre pr sident d universit votre lu tudiant en passant par le Conseil des tudes et de la vie univer sitaire ciblez les bonnes personnes en fonc tion de leurs comp tences v Les coles De nombreuses coles organisent des festivals chaque ann e L esprit de transmission y tant plus d velopp elles affichent souvent un taux de p rennisation d initiatives plus lev M me si les quipes changent chaque ann e les partenaires restent souvent les m mes Que vous preniez le relais sur un projet ou que vous soyez l initiative d un premier festival commencez donc par contacter un responsable de votr
65. uand Comment Votre festival sera t il en ext rieur Se d roulera t il dans un ou plusieurs lieux Sur une courte ou longue p riode En jour n e ou en soir e Il sera galement n ces saire de confronter ces l ments la r alit afin par exemple de ne pas programmer votre festival m me temps qu un autre v nement de grande ampleur Une fois tous ces crit res d finis vous pourrez alors d finir vos besoins financiers humains techniques et administratifs parall le de ces r flexions posez vous galement la question d un v ne ment responsable d un point de vue co logique Concernant le choix du site par exemple optez pour un lieu facile d acc s et proche des transports en commun un espace d j quip ou un site naturel pour lequel vous vous assurerez qu il ne pr sente pas de sensibilit cologique particuli re Ap Pour vous aider dans ces r flexions n h sitez pas consulterle site de l ADEME et le guide Associations durables comment co responsabiliser ses pratiques associa tives disponible sur www animafac net rubrique Bo te outils guides pratiques Gardez galement l esprit que l organi sation d un tel v nement n cessite un statut juridique qui vous permettra de contracter une assurance ouvrir un compte en banque signer des conventions Le mod le associatif sans but lucratif loi 1901 reste le plus simple et le plu
66. ur le th tre et prot ge donc les uvres dramatiques Que vous soyez une troupe de th tre ou un diffuseur si l uvre que vous allez interpr ter diffuser n est pas une uvre originale vous allez devoir d clarer son utilisation Ainsi vous devez vous renseigner aupr s du p le Auteurs et Utilisateurs qui vous fournira les conditions g n rales de perception www sacd fr Re glement des droits 115 0 html Soci t des Auteurs Dans les Arts Graphiques et Plastiques sera votre interlocuteur si vous souhaitez utiliser une ou plusieurs uvres d un artiste r f renc chez eux peintre sculpteur photographe etc Vous devrez alors vous rendre sur le site internet de PADAGP et remplir en ligne le formulaire de demande Vous obtiendrez en retour une autorisation et Ton vous informera des droits d auteur dont vous devrez vous acquitter www adagp fr FR static index php FESTIVAL ORGANISER UN FESTIVAL V Communiquer 1 LA CHARTE GRAPHIQUE ET SES D CLINAISONS P30 2 LES RELATIONS PRESSE 40 3 LA COMMUNICATION SUR LE TERRAIN P 42 Avec la programmation la communication est le second pilier d un festival Elle doit permettre de susciter la curiosit l engoue ment et l envie Sachez que la communi cation constituera bien souvent votre se cond poste de d penses et mobilisera une bonne partie de vos ressources b n voles Ne n gligez pas les moyens
67. usion de vos supports de communication pour les imprimer a minima tout en tant efficace et enfin l heure du num rique privil giez une diffusion lectronique ou group e v Le programme du festival dit un mois avant la tenue de votre festival il doit tre lisible pratique et attractif Ne n gligez pas la mise en page de ce document qui doit tre tout fait clair pour votre public Si le festival se tient en plusieurs endroits classez votre programmation par lieu S il se tient sur plusieurs jours et en un m me lieu optez pour le classement par dates Autrement optez pour une pr sentation la plus lisible et compr hensible possible Votre programme doit galement contenir les tarifs les modalit s d achat des billets et des indications pr cises sur la localisation de l v nement N h sitez pas y int grer un plan si n cessaire Enfin un num ro de t l phone sera le bienvenu o au moins une adresse mail permettant d obtenir des infos suppl mentaires 38 COMMUNIQUER ORGANISER UN FESTIVAL v Internet Communiquer sans le web devient au jourd hui difficilement envisageable tant ce media a pris de l importance dans nos pra tiques quotidiennes On ne peut donc que vous recommander de l utiliser et de profiter des multiples possibilit s qu il offre pour le d veloppement de votre communication Un site web Si vous n avez pas de site web vous pouvez tout de m me cr er un blog

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