56p Guide des bonnes pratiques.indd
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1. T TEE L nto d EE c RISMMMUR 0000005000 Veuillez trouver ci joint les pi ces constitutives du dossier R N IRCANTEC pour les fonctionnaires temps non complet Fa Le Le Maire ou Le Pr sident Commission de R forme DOCUMENTS FOURNIR OU COMPLETER Pour tre complet dossier doit contenir Le formulaire autorit territoriale document joint transmettant le dossier pour avis au Pr sident de la Commission de R forme en n omettant pas de cocher l option core spondant la demande La copie du dossier initial ct des proc s verbaux des Commissions de R forme ant rieurs Le dossier administratif document disponible et imprimable depuis le site Inte rmet ww w cd retraites fr Le rapport m dical accompagn e de toutes les pi ces m dicales document dispombie et imprimable depuis le sile Intemet www mtraies fr p 2U Mod les documents Utilisation d un mod le de demande Secr tariats CM CR N 2 d information compl mentaire Objectif La cr ation et l utilisation d un mod le de lettre mail de demande d information compl mentaire permettra de simplifier le travail d instruction des dossiers des secr tariats et des employeurs en automatisant et en standardisant les proc dures Descriptif X Le mod le de lettre mail de demande d information comp2. 4 c tape 1 Maladie de l agent L agent a d j b n fici de six mois de cong de maladie ordinaire et envoie une demande de prolongation assortie d un certificat m dical de son m decin traitant son sup rieur hi rarchique e l agent est atteint d une maladie qui pr sente un caract re invalidant et de gravit confirm e ou est atteint d une affection relevant de l un des cinq groupes de maladies tuberculose maladie mentale affection canc reuse poliomy lite ou SIDA et demande un cong de longue maladie ou de longue dur e en transmettant son sup rieur hi rarchique un certificat m dical de son m decin traitant sp cifiant qu il est susceptible de b n ficier d un CLM ou d un CLD Bonne pratique n 1 Diffusion d une brochure d information aux agents p 13 Guide des bonnes pratiques Bonne pratique n 2 Alerter les agents en amont Bonne pratique n 3 Tenir un fichier de suivi tape 2 Constitution et transmission du dossier par l employeur l employeur constitue un dossier avec l agent regroupant les documents demand s par le CM Bonne pratique n 12 Diffusion d une brochure m thodologique l employeur envoie le dossier compl t au secr tariat du CM Bonne pratique n 1 Utilisation d un bordereau de saisine formalis Bonne pratique n 13 R union annuelle d information p 14 Proc dure c t secr tariat Y tape 3 R cep
3. Int r t Difficult relative de mise en ceuvre p 45 p 46 Guide des bonnes pratiques Suivi des dossiers Gestion des dossiers Secr tariats CM CR N 16 prioritaires Objectif Une meilleure communication entre les employeurs et les secr tariats au sujet des dossiers prioritaires par exemple un fonctionnaire parvenu l expiration de ses droits statutaires cong de maladie permettra de traiter plus vite les dossiers urgents et ainsi viter que les agents se trouvent dans des situations critiques Descriptif Au moment de la saisine de l instance consultative l employeur peut indiquer au secr tariat que le dossier envoy est urgent Si le secr tariat juge que le dossier est effectivement urgent il le consid rera comme prioritaire et en traitera l instruction au plus vite Mise uvre tape 1 Prise en compte de cette bonne pratique dans l laboration du bordereau de saisine Bonne pratique n 1 diffus aux employeurs tape 2 Lors de la saisine l employeur coche la case Urgent en cas de besoin et justifie l urgence en quelques lignes tape 3 Tous les dossiers recus sont tri s d s leur arriv e au secr tariat d s la r ception du courrier es dossiers classiques sont positionn s la suite dans la file d attente attribu e un des secr taires es dossiers d clar s urgents sont tr s rapidement consult s quelques minutes si l urgence e
4. p 42 Suivi des dossiers LUE VM Tenue d un chrono informatis Entit Secr tariats CM CR N 14 des dossiers Objectif Afin de bien contr ler les d lais tous les acteurs doivent tre impliqu s Un meilleur suivi des dossiers par les employeurs favorisera la fiabilisation et la r duction des d lais r duction des retards dans la saisie du CM ou de la CR Descriptif X Tous les secr tariats devraient mettre en place un suivi informatis de l avancement des dossiers X Ce suivi permettra la fois de suivre l avancement des diff rents dossiers mais galement de pouvoir disposer d indications sur les ch ances des principales tapes et ainsi de pouvoir mettre en place des mesures correctives par exemple si le d lai qui s coule entre la r ception du dossier et la r ception des pi ces compl mentaires n cessaires est trop long il faudra n cessairement relancer les employeurs Ce suivi peut tre r alis au sein d une application informatique si le secr tariat l utilise sinon un fichier Excel partag similaire au mod le fourni est construire Le simple enregistrement sur un cahier papier est insuffisant notamment pour la fois suivre l avancement des dossiers en stock et en flux mais galement disposer d indications utiles pour le pilotage Mise uvre X tape 1 Elaboration de l outil par le secr tariat e D finir les jalons qu on va suivre par instance et la d finition pr
5. information sont ajout es par le secr tariat tape 1 R daction de la lettre type par le secr tariat tape 2 Utilisation automatique La lettre est envoy e aux agents concern s avant chaque s ance dans les d lais r glementaires Rappel de la r glementation l agent doit tre inform au moins 8 jours avant la s ance pour la FPE et 15 jours avant la s ance pour la FPT et la FPH Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats cette lettre d information devra pouvoir tre dit e automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique Int r t Difficult relative de mise en uvre 27 p 28 Guide des bonnes pratiques Mod les documents ECTS Utilisation d un mod le de lettre d information Secr tariats CM CR N 7 destin au m decin de pr vention Objectif La cr ation et la diffusion d un mod le de lettre mail d information destin au m decin de pr vention permettra de simplifier le travail de diffusion d informations des secr tariats qui tiendront ainsi les m decins de pr vention inform s de la r union du comit m dical ou de la commission de r forme lorsque ces instances doivent conna tre le dossier d un fonctionnaire affect dans les services auxquels ils sont attach s Descriptif Ce mod le est utilis par les secr tariats pour informer les m decins de pr vention de la tenue de la s ance du comit m dical ou de la
6. union Bonne pratique n 6 Diffusion d un mod le de lettre d information l agent Information des autres acteurs Lesecr tariat informe le m decin de pr vention et l employeur du passage du dossier la prochaine s ance Bonne pratique n 7 Diffusion d un mod le de lettre au m decin de pr vention Bonne pratique n8 Diffusion d un mod le de lettre d information l employeur Pr paration des dossiers Le secr tariat r unit les informations qui seront tudi es en cours de s ance Bonne pratique n 17 Elaboration d une fiche de synth se Le PV est pr renseign partir des principales informations se rapportant l agent Bonne pratique n 9 Utilisation de PV type p 11 Guide des bonnes pratiques tape 7 Tenue de la CR Le secr tariat veille au respect de l ordre du jour et remplit au fur et mesure la fiche de synth se du dossier Bonne pratique n 17 h Elaboration d une fiche de synth se Le secr tariat remplit informatiquement les PV qui sont sign s en fin de s ance par les m decins et les repr sentants pr sents Bonne pratique n 9 Utilisation de PV tape 8 Suites de la CR Les PV remplis en s ance sont envoy s aux employeurs d s que possible A minima une copie du PV et une fiche r capitulative du dossier sont conserv s par le secr tariat de la CR Bonne pratique n 18 x Archivage des dossiers A r ception
7. Les m decins si geant e Les repr sentants du personnel Les repr sentants des employeurs e L agent pour la CR dans la FPT FPH X Cette convocation prend la forme d une lettre qui est envoy e la personne concern e lorsque la s ance est fix e par le secr tariat X Elle inclut e L ordre du jour pour la partie qui int resse le destinataire liste des agents dont le dossier est tudi s ance avec le type de demande e es informations pratiques sur la s ance horaire salle parking etc Mise uvre X tape 1 Cr ation du mod le par le secr tariat X tape 2 Utilisation automatique du mod le par le secr tariat et mise disposition sur les sites institutionnels et ou extranet d di X Rappel de la r glementation s agissant des commissions de r forme pour la FPT et la FPH les convocations doivent tre envoy es aux membres titulaires de la commission et l agent au moins 15 jours avant la date de la s ance Pour la FPE le secr tariat de la CR informe le fonctionnaire de la date d examen de son dossier au moins 8 jours avant cette date En ce qui concerne les comit s m dicaux pour les trois versants de la fonction publique le secr tariat du comit doit informer le fonctionnaire de la date laquelle le comit examinera son dossier Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats ce mod le de lettre de convocation devra pouvoir tre dit automati que
8. Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats cette lettre d information devra pouvoir tre dit e automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique X Pour communiquer la lettre les s cr tariats doivent disposer des coordonn es jour des employeurs Int r t Difficult relative de mise en uvre Madame Monsieur Suite l envoi par vos services de leur dossier pour demande d avis je vous informe que les dossiers des agents suivants sont l ordre du jour de la prochaine Commission de r forme en date du 5 avril 2012 Mr Durand Demande xxxx Mr Dupond Demande Mme Martin Demande xxxx Pourtoute question mercide vous adresser au secr tariat de la Commission au 01 00 00 00 00 p 3l D Guide des bonnes pratiques Mod les de documents OUT Utilisation d un PV type Secr tariats CM CR 9 Objectif Afin de faciliter la lecture et la compr hension du PV par les employeurs ainsi que sa pr paration par les secr tariats un PV type devrait tre mis en place Descriptif X Le PV type est le document officiel sign par les membres de l instance consultative qui indique l avis pris cette instance X LePV type comprend Les principales informations relatives l agent notamment l objet de la demande e L avis rendu cases cocher relatives l aptitude aux fonctions au reclassement aux diff rents types
9. avez l obligation de vous rendre cette expertise Sitoutefois vous aviez un emp chement l gitime merci de planifier un nouveau rendez vous avec le m decin 5i vous avez des questions n h sitez pas contacter le secr tariat du Comit M dical au 01 00 00 00 00 Mod les documents Utilisation d un rapport Si Secr tariats CM CR N 4 d expertise type Objectif Un rapport d expertise m dico administrative type doit permettre d am liorer la qualit des expertises lesquelles doivent permettre l administration d appr cier les droits de l agent au regard de son r gime de protection sociale tout en facilitant la mission des m decins agr s Descriptif X Lesrapports d expertise sont adapt s aux diff rents cas de saisine X Ils sont compos s de huit l ments e Une introduction Un rappel des faits et historique Les pi ces figurant au dossier L expression du fonctionnaire d clarations lors de l expertise l examen clinique La discussion les termes du d bat Les conclusions r pondre clairement toutes les questions et formuler un r sultat oui non Autre Date et signature Mise uvre tape 1 R daction conjointe du rapport d expertise type par le secr tariat et des m decins Afin de faciliter la mission des m decins l administration pourra tablir un questionnaire type afin de pr ciser les questions technique auxquelles il doit tre r pondu dans le rapp
10. de cong s de maladie octroi renouvellement limite des droits Les observations quelques lignes La date et la signature des membres Mise uvre X tape 1 R daction conjointe du PV type par le secr tariat et des m decins si geant X tape 2 Utilisation automatique par le CM et la CR X Le PV est finalis pendant l examen du dossier par les secr taires et sign la fin de la s ance Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats ce PV devra pouvoir tre dit automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique Int r t Difficult relative de mise en uvre DIRECTION DEPARTEMENTALE e al E DE LA COHESION SOCIALE UL AL DEPARTEMENTAL PROCES VERBAL DE LA SEANCE DU EXAMEN DE LA DEMANDE CONCE Adininistration Fonctions Objet de la demande Contre visite ou rapport du Docteur LE COMITE MEDICAL EMET UN AVIS FAVORABLE DEFAVORABLE Maladie relevant de T sch de l arr t du 14 mars 1986 Limites des droits _ Cong de Longue Maladie Geisel be tele oo DOE od MOIS Cong de Longue Dur e R ouverture le PO ers MOIS Cong de Grave Maladie Prolongation de mis Mise en Dispanihilit d Office Mise en Disponibilit d Office compter du jusqu la date de la Retraite pour Invalidit Le Cong de Longue Maladie octrov ku est transform en Cong de Longue Dur e Cong s Ordinaire
11. des dossiers Respect du secret m dical Information des agents Analyse de Suivi des dossiers l imputabilit N 3 Intitul Utilisation d un bordereau de saisie formalis Utilisation d un mod le de demande d information compl mentaire Utilisation d un mod le de convocation une expertise m dicale Utilisation d un rapport d expertise type Utilisation d un mod le de convocation une s ance Utilisation d un mod le de lettre d information l agent Utilisation d un mod le de lettre d information au m decin de pr vention Utilisation d un mod le de lettre d information l employeur Utilisation de PV type Tenue d un annuaire des contacts employeurs Diffusion de calendriers pr visionnels des s ances Diffusion d une brochure m thodologique Organisation d une r union annuelle d information Tenue d un chrono informatis des dossiers Gestion efficace des dossiers incomplets Gestion des dossiers prioritaires laboration d une fiche de synth se Archivage des dossiers Prise de rendez vous pour l expertise m dicale Diffusion d une brochure d information Alerte des agents en amont Tenue d un fichier de suivi tude coll giale de l imputabilit Entit Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tar
12. du PV l employeur prend une d cision sur le cas de l agent B Autres cas demande d allocation temporaire d activit mise en disponibilit d office demande d allocation d invalidit temporaire mise la retraite pour invalidit La proc dure s effectue en deux grandes phases successives identiques celles d crites supra dans le A Une premi re phase concerne la pr paration du dossier par l employeur en vue de la saisine de la CR Elle reste subordonn e une demande de l agent ATI AIT ou peut tre diligent e d office par l employeur mise en disponibilit d office mise la retraite pour invalidit La seconde phase de la proc dure se d roule devant la CR la suite de sa saisine voir proc dure d crite supra dans le A et r sum e la figure 2 p le 2 3 Proc dure devant les comit s m dicaux La proc dure s effectue galement en deux grandes phases successives Une premi re phase concerne la pr paration de la saisie du CM Figure 3 Elle ne fait intervenir que l agent son employeur et le cas ch ant un m decin agr expert d sign par l administration Laseconde phase de la proc dure correspond au traitement du dossier par les secr tariats des CM Figure 4 Proc dure c t employeur tape 1 Maladie de l agent tape 2 Constitution et transmission du dossier par l employeur BP n 12 BP n 13 Figure 3 Proc dure CM Pr paration par l employeur
13. l agent pour que la proc dure simplifi e s applique infirmit non imputables au service et 107 trimestres de cotisations Fournir l attestation de reclassement de la Caisse des D p ts et Consignations compl t e Une fiche de renseignements ci jointe d ment compl t e Retraite pour invalidit Pour ATI fournir un arr t d imputabilit rapport m dical dossier complet 4 Majoration pour tierce personne Toutes les pi ces du dossier de mise la retraite pour invalidit ainsi que l examen du droit la majoration sp ciale pour l assistance d une tierce personne 5 Prestations d assurances invalidit e PV du Comit M dical concernant la mise en disponibilit Avis de la CPAM e Une fiche de renseignements d ment compl t e 6 Cong au titre de l article 441 de la loi de 1928 Le fonctionnaire a droit ce cong pendant une p riode de 2 ans durant toute sa carri re Pour pr senter ces dossiers en Commission il faut e Demande de l int ress au b n fice de ce cong D signation des infirmit s document que l agent a en sa possession par le Secr tariat des Anciens Combattants Ce document est n cessaire aux membres de la Commission pour pouvoir accorder ce cong Une fiche de renseignements d ment compl t e Contestation de l avis de la Commission de R forme DELAI La r glementation ne pr voit pas de d lai pour contester les conclusions du m deci
14. obtention d un cong de maladie de longue maladie ou de longue dur e Dans ce cas la CR n est saisie que si l employeur ne reconnait pas l imputabilit au service de l accident ou de la maladie En raison de sa sp cificit cette proc dure sera la seule tre d taill e Avant la r forme adopt e en 2008 la CR devait n cessairement exprimer un avis sur l imputabilit au service des accidents et maladies des agents ce qui engendrait un grand nombre de dossiers traiter pour celle ci Depuis la r forme de 2008 l imputabilit au service des accidents et maladies peut tre reconnue directement par l employeur et la CR n est saisie que si l employeur ne reconnait pas cette imputabilit Cette r forme a ainsi contribu la forte diminution du nombre de dossiers trait s par la CR A Cas particulier des demandes de reconnaissance de l imputabilit au service des accidents et des maladies en vue de l obtention d un cong de maladie de longue maladie ou de longue dur e Deux sc narios sont alors possibles Cas o l imputabilit S il y aune relation certaine de cause effet entre l accident et le service est reconnue par l employeur prend une d cision accordant un cong de maladie de longue l employeur maladie ou de longue dur e imputable au service Figure 1 Cas o l imputabilit Si l imputabilit au service appara t contestable l employeur saisit la CR n est pas reconnue Figure 1 par l employeu
15. pi ces compl mentaires qui lui serviront d cider de l imputabilit au service de l accident ou de la maladie par exemple le certificat m dical initial tabli soit par le m decin traitant de l agent soit par un m decin hospitalier L employeur fait proc der une enqu te administrative et s il y a lieu fait examiner l agent par un m decin agr expert afin de l assister dans son tude de l imputabilit en cas de doute Le cas ch ant l employeur prend le rendez vous aupr s du m decin agr expert et convoque l agent cette expertise eme Utilisation d un mod le de convocation une expertise m dicale Le m decin expert envoie les conclusions de l expertise l employeur qui correspondent un avis m dical sur l imputabilit de l accident ou de la maladie au service Ces conclusions sont assorties d un rapport m dical adress sous pli ferm et confidentiel qui ne pourra tre consult par l employeur mais que ce dernier devra adresser au secr tariat de la CR notamment dans le cas o la CR est effectivement saisie Utilisation d un rapport d expertise type tape 3 Instruction du dossier l employeur tudie l imputabilit de l accident ou de la maladie Etude coll giale de l imputabilit tape 4 Transmission du dossier par l employeur le cas ch ant la commission de r forme Si l imputabilit au service de l accident ou de la maladie est reconnue par l employe
16. repr sentatifs principalement services employeurs et secr tariats des instances a notamment permis d identifier de nombreuses bonnes pratiques mises en uvre localement par les secr tariats des instances et les services employeurs Ces bonnes pratiques sont pr sent es dans le pr sent document destin aux diff rents acteurs intervenant dans le cadre de ces instances 1 2 Pr sentation du document La premi re partie du document est un guide des proc dures qui d crit les proc dures suivre en CM et en CR Il y est fait r f rence des bonnes pratiques aux diff rentes tapes La deuxi me partie du document est un recueil de fiches de bonnes pratiques Les bonnes pratiques sont class es en deux parties les bonnes pratiques l adresse des secr tariats d une part les bonnes pratiques l adresse des employeurs d autre part Chacune de ces parties est divis e en th mes Chaque bonne pratique porte un num ro ce qui permet de retrouver les fiches de bonnes pratiques qui correspondent chaque pastille de couleur des sch mas de proc dures Exemple X L tape nomm e Maladie extraite d une proc dure fait r f rence aux bonnes pratiques n 1 2 et 3 X Dansle d tail de la proc dure ces bonnes pratiques sont identifi es Bonne pratique n 18 y Archivage des dossiers X Dansla deuxi me partie des documents les bonnes pratiques font chacune l objet d une fiche d taill e Les pasti
17. Livret 3 Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE MINISTERE DE LA R FORME DE L TAT DE LA D CENTRALISATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE Guide des bonnes pratiques DGAF P DIRECTION G N RALE DE L ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE Guide des bonnes pratiques Table des mati res 1 Introduction 11 Objet du document p 3 1 2 Pr sentation du document p 3 1 3 Mode d emploi des fiches pratiques p 4 1 4 Liste des fiches bonnes pratiques 5 15 Glossaire 6 Guide des proc dures p 6 2 1 Rappel sur les instances consultatives p 6 2 2 Proc dures devant les commissions de r forme p 7 Proc dure c t employeur Proc dure c t secr tariat 2 3 Proc dures devant les comit s m dicaux p 13 Proc dure c t employeur Proc dure c t secr tariat 2 4 Proc dure relative au comit m dical sup rieur p 18 3 Bonnes pratiques p 19 3 1 Bonnes pratiques secr tariats p 19 3 2 Bonnes pratiques services employeurs p 52 Deg 1 Introduction 1 1 Objet du document Le pr sent livrable est un guide m thodologique pr sent comme un recueil de bonnes pratiques destination des acteurs des Comit s M dicaux et Commissions de R forme Il a t r dig partir des conclusions de l tat des lieux de l activit de ces instances consultatives r alis es en 2011 Cet tat des lieux r alis sur un chantillon d acteurs
18. ade il s agit simplement d informer l agent pour anticiper l ouverture d un dossier n cessitant la saisine du comit m dical Mise uvre X prendrait la forme d un courrier ou d un mail envoy par l employeur X Pour les dossiers en CM le courrier pourrait par exemple tre envoy au bout de cinq mois de cong s cons cutifs X Une lettre type d information pourrait tre mise en place par les employeurs Points d attention X Cette bonne pratique permet d viter que le comit m dical statue avec retard sur la demande de prolongation de l agent Int r t Difficult relative de mise en ceuvre Bonjour Mr Martin Vous tes en cong maladie depuis le 1 mars 2012 soit depuis quatre mois Je me permets donc de vous contacter pour vous informer de vos droits Dans le cas o votre tat de sant n cessitait un prolongement de votre arr t au del de six mois je vous informe que cette demande de prolongation devra tre soumise obligatoirement l avis du comit m dical La proc dure tant assez longue je vous invite anticiper cette d marche Vous trouverez ci joint une brochure d crivant e Les diff rents types de dispositifs cong de maladie cong de longue maladie cong de longue dur e Un descriptif des instances consultatives intervenant dans la proc dure et leur r le Je vous invite prendre un rendez vous avec nos services d s que possible pour changer ave
19. at informe le m decin de pr vention et l employeur du passage du dossier la prochaine s ance Bonne pratique n 7 Diffusion d un mod le de lettre d information au m decin de pr vention Bonne pratique n 8 Diffusion d un mod le de lettre d information l employeur Bonne pratique n 10 Tenu d un annuaire des contacts employeurs tape 5 Pr paration du CM par le secr tariat Lesecr tariat du CM veille au respect de l ordre du jour et remplit au fur et mesure une feuille de synth se du dossier une feuille de route Bonne pratique n 17 Elaboration d une fiche de synth se Le secr tariat remplit informatiquement les PV qui sont sign s en fin de s ance par les m decins si geant Bonne pratique n 9 2 Utilisation d un PV type tape 6 Suites du CM Les PV remplis en s ance sont envoy s aux employeurs d s que possible e A minima une copie du PV et une fiche r capitulative du dossier sont conserv s par le secr tariat du CM Bonne pratique n 18 Archivage des dossiers A r ception du PV l employeur prend une d cision sur le cas de l agent et en notifie l agent Le Comit M dical Sup rieur peut tre saisi en appel par l autorit administrative soit de sa propre initiative soit la demande de l agent de l avis mis par le comit m dical 17 Guide des bonnes pratiques 2 4 Proc dure relative au comit m dical sup rieur La saisie du Comit m d
20. ation du m decin pr sent chaque s ance sur les mois venir voire l ann e Points d attention X Des indisponibilit s impr vues des m decins ne sont pas exclure malgr la diffusion du calendrier mais pourront tre g r es en amont Int r t Difficult relative de mise en ceuvre Calendrier pr visionnel des s ances S ance CM ou CR M decins pr sents D 37 p 38 Guide des bonnes pratiques Information des employeurs 1 76 Diffusion d une brochure Secr tariats CM CR N 12 m thodologique Objectif La diffusion d une brochure m thodologique par les secr tariats aupr s des employeurs permettra de clarifier les proc dures et de faciliter la collaboration entre secr tariats et employeurs Descriptif La brochure a pour destinataires les employeurs Elle inclura Un descriptif des proc dures Les pi ces fournir pour tablir un dossier e Les documents types utilis s e Des bonnes pratiques et conseils Pour tre efficace la brochure m thodologique doit tre e Claire et p dagogique accessible aux personnes n ayant pas de formation juridique Compl te et r unir dans une seule source l ensemble des questionnements e Pr cise pour viter les difficult s de compr hension Mise uvre X tape 1 R daction de la brochure par le secr tariat en respectant la r glementation en vigueur X Pour la r daction le secr tariat pourra s inspirer de documents
21. c vous sur cette question et r pondre vos interrogations p 56 Guide des bonnes pratiques Suivi des dossiers TOUS Tenue d un fichier de suivi Entit Employeurs N 3 Objectif Afin de bien contr ler les d lais tous les acteurs doivent tre impliqu s Un meilleur suivi des dossiers par les employeurs favorisera la r duction des d lais r duction des retards dans la saisie du CM ou de la CR Les employeurs sont libres de choisir le moyen de ce suivi Descriptif Certains employeurs disposent d outils RH leur permettant de suivre les cong s maladie de leurs agents et les proc dures en CM CR Pour les employeurs ne disposant pas de tels outils un outil simple de type fichier Excel pourrait tre d velopp Ce fichier permettrait de suivre pour chaque agent e Les v nements touchant sa sant cong s maladie avec les dates correspondantes y compris ant rieurs la saisie des instances consultatives e es v nements li s la proc dure devant le CM ou la CR Cet outil aidera les employeurs pr parer les dossiers pour le CM ou la CR l historique de l agent est mieux connu et tous les dossiers sont trait s de mani re proactive pour viter qu ils arrivent dans une impasse proc durale Mise uvre X tape 1 Elaboration de l outil par l administration X tape 2 Utilisation r guli re de l outil par l employeur Points d attention X L outil
22. cas o il y aurait d saccord entre l Administration et le m decin traitant de l agent sauf pour la fonction publique hospitali re o tous les dossiers sont soumis en commission de r forme La prise en charge des arr ts de travail des soins de cures thermales l am nagement du poste de travail la reprise mi temps th rapeutique un an maximum par maladie profession nelle ou accident Les infirmit s et le taux d invalidit en vue de l attribution ventuelle de l Allocation Temporaire d Invalidit La mise la retraite pour invalidit si l agent pr sente une inaptitude d finitive et absolue ses fonctions la suite d un accident ou d une maladie reconnus imputables au service d une maladie ordinaire d une affection ouvrant droit Cong Longue Maladie ou Cong Longue Dur e l puisement des droits statutaires et qu il ne totalise pas 107 trimestres de service dans le cas d infirmit s non imputables e l octroi de prestations diverses allocation pour l assistance d une tierce personne pension de veufs pensions d orphelins infirmes cong s aux fonctionnaires r form s de guerre allocation d invalidit temporaire lorsque l agent est plac en disponibilit d office pour raison de sant Le secr tariat de la Commission de R forme informe le fonction naire de la date laquelle son dossier sera examin dans un d lai minimum r glementaire de 15 jours pour
23. ception d un dossier incomplet doit tre d finie A titre d exemple e S il manque une pi ce list e dans le guide m thodologique un email est envoy au service RH de l employeur En l absence de r ponse le secr tariat CM CR envoie une relance par email puis contacte le service RH par t l phone e Si le dossier est urgent le secr tariat contacte directement le service RH par t l phone e S il s agit d une pi ce non list e cas rare le secr tariat CM CR contacte directement par t l phone le service RH pour justifier le besoin de cette pi ce e Si le service RH n a pas pu tre contact ou que la pi ce n a pas t envoy e dans un d lai de 1 mois compter de la r ception du dossier une lettre de relance est envoy e e Si la pi ce n a toujours pas t re ue dans un d lai de 2 mois compter de la r ception du dossier le cas est pass en s ance et sera ajourn faute de pi ce Mise X tape 1 Mise au point de la strat gie du secr tariat sur ce sujet X Unelettre type de relance pourra tre d finie par le secr tariat X tape 2 Communication aux employeurs de la proc dure d finie Points d attention X l serait pertinent d impliquer dans la d finition de cette proc dure des repr sentants des employeurs X Pour que cette proc dure fonctionne les secr tariats doivent pouvoir disposer des contacts t l phonique et emails jour des services RH Bonne Pratique n 10
24. cise associ e ce jalon par exemple un dossier est complet si e Formaliser les r gles de tenue du fichier qui est responsable de la mise jour du dossier date de la mise jour X 2 Mettre en place l utilisation du fichier e De pr f rence en d but de mois e faudra avoir d fini la proc dure pour suivre les dossiers en stock par exemple d s qu une tape a t franchie dans la proc dure par exemple la r ception de l expertise on cr e sa ligne Points d attention X L outil mettre en place doit rester simple doit avoir un p rim tre suffisant mais limit aux v nements les plus significatifs Int r t Difficult relative de mise en ceuvre p 43 Guide des bonnes pratiques Co remp um fer dossier re u en Janvier 2011 5 l1 l L Ll LI l1 T l1 l1 L1 L Chrono informatis des dossiers Suivi des dossiers sees Gestion efficace des dossiers Secr tariats CM CR N 15 incomplets Objectif Les dossiers incomplets transmis par les employeurs sont l origine de retards importants dans la gestion des dossiers par les CM CR En compl ment d un dispositif visant une r duction la source du nombre de ces dossiers par la diffusion de listes de pi ces fournir l instauration d une proc dure sp cifique permettra d optimiser la gestion de ces dossiers et de r duire les d lais Descriptif Une proc dure claire suivre en cas de r
25. commission de r forme Le courrier inclut La liste des agents qui sont du ressort du m decin de pr vention et dont le dossier va tre examin la prochaine s ance ainsi que la cause de la saisine e Des informations sur la s ance date e Des informations sur la personne contacter dans le cas o le m decin de pr vention souhaiterait obtenir la communication du dossier et pr senter des observations crites avant la s ance Mise uvre tape 1 R daction du mod le tape 2 Utilisation automatique du mod le par le secr tariat Rappel de la r glementation le m decin de pr vention doit obligatoirement tre inform du passage en s ance d un agent affect dans les services auxquels il est attach et il peut pr senter ses observations crites ou assister la s ance Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats cette lettre d information devra pouvoir tre dit e automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique X Pour communiquer la lettre les s cr tariats doivent disposer des coordonn es jour des m decins de pr vention Int r t Difficult relative de mise en ceuvre Madame Monsieur Conform ment la r glementation je vous informe que le dossier des agents ci dessous est l ordre du jour du prochain Comit M dical en date du 13 avril 2012 Mr Durand Administration Demande Mr Dupond Administrati
26. d j produits sur le terrain X tape 2 Diffusion de la brochure aux employeurs Points d attention X La brochure devra tre maintenue jour Int r t Difficult relative de mise en uvre bp De Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE DIRECTION D PARTEMENTALE DES AFFAIRES SANITAIRES ET SOCIALES COMMISSION DE R FORME Collectivit s Territoriales et Hospitali res l ments indispensables l instruction d un dossier Dans chaque d partement il est institu une Commission de R forme d partementale comp tente l gard des personnels mentionn s l article 15 Cette Commission est plac e sous la pr sidence du Pr fet ou de son repr sentant qui dirige les d lib rations mais ne participe pas aux votes p 39 p 40 Guide des bonnes pratiques Commision de r forme Collectivit s T rritoriales et hospitali res l ments indispensables l instruction d un dossier La commission de r forme est une instance consultative qui donne un avis la demande de l administration laquelle appartient l agent Cet avis est communiqu au fonctionnaire sur sa demande La Commission D partementale de R forme met obligatoi rement un avis sur La reconnaissance de l imputabilit au service d un accident ou d une malade professionnelle lorsqu ils entrainent un arr t de travail de plus de 15 jours et quelque soit la dur e de l arr t dans le
27. des employeurs 0 SM Organisation d une r union annuelle Secr tariats CM CR N 13 d information Objectif Une r union annuelle permettrait de s assurer que les documents de r f rence sont bien identifi s et utilis s par les services malgr les changements d quipes tout en instaurant des changes informels positifs entre les secr tariats et les services RH pour entretenir de bonnes relations de travail Descriptif Une r union annuelle permettrait de r unir les secr tariats et les principaux employeurs du d partement Pour les gros d partements deux ou trois r unions pourront tre organis es pour r partir les employeurs Au cours de la r union e Les quipes seront pr sent es e Les outils seront pr sent s guide documents type e Les contacts employeurs seront mis jour e Des questions r ponses seront chang es Cette r union doit tre p dagogique et conviviale Mise uvre X La r union est organis e une fois par an par le secr tariat qui peut tre assist par d autres membres de la DDCS pour l organisation X Des supports de pr sentation pourraient tre pr par s par le secr tariat Points d attention X Il ne s agit pas d une formation des employeurs par les secr tariats ces derniers n ayant pas t form s pour donner des formations I s agit simplement de pr senter les outils et d humaniser les relations Int r t Difficult relative de mise en ceuvre
28. elatives au secret m dical armoires s curis es tape 1 Apr s mission du PV par l instance consultative s lection des pi ces du dossier conserver et rassemblement avec une copie du PV dans un seul support type chemise tape 2 Choix d une m thode d archivage par exemple par fonction publique puis par ordre alphab tique selon le nom de l agent tape 3 Edition impression et ajout au dossier d un r capitulatif des pi ces qu il contient tape 4 Archivage des dossiers dans des rangements d di s et s curis s secret m dical Points d attention Int r t Difficult relative de mise en uvre p 50 Respect du secret m dical senes Prise de rendez vous pour Secr tariats CM CR N 19 l expertise m dicale Objectif La proc dure exacte suivre pour la prise de rendez vous dans le cadre de l expertise m dicale doit tre clarifi e afin de contenir les d lais d une part et de s assurer du respect du secret m dical d autre part Descriptif X La prise de rendez vous est effectu e par les secr tariats car elle exige une connaissance de la pathologie de l agent pour le choix du m decin expert il s agit de respecter le secret m dical X Lesseules exceptions cette r gle sont les expertises demand es par l employeur en amont de la saisine de la CR imputabilit au service d une maladie ou d un accident et application des dispositions du code des pensions civiles et militaires de
29. ettre qui est envoy e l agent concern lorsque le rendez vous pour l expertise m dicale a t pris par le secr tariat Le mod le inclut e Des informations pr cises sur le rendez vous nom du m decin adresse date et heure du rendez vous Un rappel sur les droits et les obligations de l agent vis vis de ce rendez vous e Le contact de la personne pr venir en cas d impossibilit de se rendre au rendez vous Mise uvre X tape 1 Cr ation du mod le par le secr tariat X tape 2 Utilisation automatique du mod le par le secr tariat Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats cette lettre d information devra pouvoir tre dit e automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique Int r t Difficult relative de mise en uvre Monsieur Le Comit M dical va se r unir pour tudier votre dossier Conform ment la r glementation cette instance m dicale doit donner un avis votre administration relatif votre demande de cong s de longue maladie Afin de pouvoir se prononcer le Comit M dical a besoin que soit effectu e une expertise m dicale Dans cadre un rendez vous a t pris pourvousavec le Docteur Durand Vaiciles informations relatives votre rendez vous Mardi 10 avril 2012 14h30 Docteur Durand 1 rue de la m decine 75000 Paris 01 00 00 00 00 Nous vous rappelons que conform ment r glementation vous
30. iats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Secr tariats Employeurs Employeurs Employeurs Employeurs D Guide des bonnes pratiques 1 5 Glossaire Accident de Service Maladie Professionnelle Centre Interd partemental de Gestion Cong Longue Dur e Cong Longue Maladie Comit M dical Commission de R forme Comit M dical Sup rieur Fonction publique de l Etat Fonction publique Territoriale Fonction Publique Hospitali re 2 Guide des proc dures 2 1 Rappel sur les instances consultatives Que sont les Comit s M dicaux et es Commissions de R forme et que font ils Dans le droit de la fonction publique des garanties proc durales accompagnent la d cision de l administration en mati re de cong s pour raison de sant A ce titre des instances consultatives sont amen es donner un avis avant que l administration ne prenne sa d cision pour octroyer un cong de maladie Ces instances consultatives sont le Comit M dical la Commission de R forme et le Comit M dical Sup rieur Le Comit M dical est une instance consultative compos e de m decins agr s d sign s par l administration qui donne obligatoirement un avis sur les questions li es la sant des agents de droit public octroi et renouvellement des cong s de maladie Ses avis obligatoires sont consultatifs et ne lient pas l administration except dans trois cas Il exi
31. ical sup rieur donne lieu la proc dure suivante Figure 5 tape 1 Transmission du dossier au CMS la d tape 2 R daction et envoi d une synth se ju n m dico administrative Envoi de la synth se un m decin sp cialiste expert tape 3 Tenue du CMS et envoi de l avis l employeur Envoi de l avis l employeur res Figure 6 Proc dure CMS R daction de l avis et d cision de l employeur tape 1 Transmission du dossier au CMS l administration informe de l appel le CM qui transmet aussit t le dossier m dical du fonctionnaire tape 2 R daction et envoi d une synth se m dico administrative L quipe du CMS r dige une synth se m dico administrative Cette synth se est envoy e aux m decins experts sp cialistes du CMS selon la pathologie de l agent Le m decin envoie son expertise m dicale tape 3 Tenue du CMS et envoi de l avis l employeur Le dossier passe en s ance en pr sence du ou des m decins sp cialistes discussion avis pris coll gialement un avis sur le dossier est mis et r dig sous forme de PV tape 4 R ception de l avis et d cision de l employeur l employeur recoit l avis du CMS et prend une d cision concernant son agent Si la suite de l avis du CMS la d cision de l employeur est contest e par l agent ce dernier pourra saisir le tribunal administratif comp tent p 18 3 Bonnes prati
32. ies gr e aux obligations de secret et de discr tion proteionne pour tous les faits informations ou documents dont Es ont eu connaksance en cette qualit La CAL ext comuit e dans les cas sutvants P M ed j Ge Les avis de CAI ne sont pas suncegtbles d tre contest s Seule ia d ctijon de l autorit territortie peut l tre devant ie Tribunal Administ vous faire entendre par ia CAL et y tre zsisi amp ie par un conseiller nu m decin de votre choti p 53 p 54 Guide des bonnes pratiques Information des agents sf rH Alerte des agents en amont Entit Employeurs N 2 Objectif Informer les agents avant qu ils n atteignent le seuil de six mois de cong s de maladie cons cutifs que toute demande de prolongation au del ce cette p riode devra tre soumise l avis du comit m dical Ainsi l agent sans attendre la fin de la p riode de six mois en cours enverra une demande de prolongation de cong qui pourra tre examin e en temps utile par le comit m dical Descriptif X Les agents sont inform s de la proc dure de saisine du comit m dical pour toute demande de prolongation de cong de maladie au del de six mois cons cutifs X Lalerte comprend Un rappel synth tique des proc dures de saisine des instances par l administration et des r f rents utiles Un rappel des droits des agents en cas de saisine des instances m dicales X ce st
33. l mentaire est utilis par les secr tariats et concerne des demandes d information aux employeurs sur les dossiers des agents X mod le mis disposition inclut e Des listes de pi ces pour cocher la pi ce manquante e Des espaces pour ajouter des pi ces sp cifiques un dossier et non pr vues e Des espaces de r daction libre pour expliquer le cas ch ant en quoi la pi ce est n cessaire Mise uvre X tape 1 Cr ation du mod le par le secr tariat X tape 2 Utilisation automatique du mod le Points d attention X Ce mod le de document doit tre en coh rence avec le bordereau de saisine Bonne Pratique n 1 afin que les listes de pi ces soient les m mes et soient mises jour en parall le Int r t Difficult relative de mise en uvre p 21 De Guide des bonnes pratiques Mod les documents Utilisation d un mod le de convocation Secr tariats CM CR N une expertise m dicale Objectif La cr ation et l utilisation d un mod le de convocation une expertise m dicale permettra de simplifier le travail des employeurs et des secr tariats De plus des documents clairs faciliteront la compr hension de l agent qui recoit la convocation et qui doit se rendre au rendez vous Descriptif Le mod le de convocation sera utilis par les secr tariats lorsqu ils prendront les rendez vous d expertise pour les agents Cette convocation prend la forme d une l
34. les fonctions publiques territoriale et hospitali re L int ress est invit prendre connais sance personnellement ou par l interm diaire de la personne de son choix de la partie administrative de son dossier et de la partie m dicale de celui ci par l interm diaire d un m decin qu il d signe cet effet De m me peut se faire entendre par la Commission de R forme ou faire entendre la personne de son choix L Administration article 19 du d cret du 14 03 1986 d origine du fonctionnaire pour informer du passage des dossiers de leurs agents en commission de r forme PIECES A FOURNIR OBLIGATOIREMENT LORS DE LA TRANSMISSION DES DOSSIERS EN COMMISSION DE REFORME 1 Accident du travail Lettre de l administration ne souhaitant pas reconnaitre l imputabilit e D claration d accident sign e par l agent Enqu te permettant de d terminer les causes la nature les circonstances de temps et de lieu et les cons quences apparentes de l accident Rapport du sup rieur hi rarchique Rapport des t moins s il y en a ou constations d taill es par crit Certificat m dical initial d crivant les l sions r sultant de l accident et fixant la nature exacte et la dur e de soins ainsi que le cas ch ant un arr t de travail Si arr ts ou soins prolong s de nouveaux certificats sont fournis et lorsque l tat de sant est r tabli ou consolid Certificat m dical final si consolidation avec s quelle
35. lles couleur font r f rence aux bonnes pratiques secr tariats Les pastilles de couleur e font r f rence aux bonnes pratiques employeurs Guide des bonnes pratiques 1 3 Mode d emploi des fiches pratiques Chacune des fiches correspond une bonne pratique Chacune des bonnes pratiques porte un num ro renvoyant au guide des proc dures Chaque fiche suit le mod le ci dessous La fiche ci apr s est un mod le de fiche de bonne pratique qui en explique le contenu en ROUGE apparait le contenu propre chaque fiche Domaine de la Bonne pratique Intitul de la Bonne pratique Entit concern e par la Bonne pratique N Objectif D finition et objectif g n ral de la Bonne pratique Descriptif X Description d taill e de la Bonne pratique premier point X Description d taill e de la Bonne pratique deuxi me point Mise uvre X D tail de la mise en uvre de la Bonne pratique premi re tape premier point X D tail de la mise en uvre de la Bonne pratique deuxi me tape deuxi me point X Points d attention X Point d attention particulier concernant la Bonne pratique X Int r t Difficult relative de mise en uvre Evaluation de l int r t et de la difficult de mise en uvre de la Bonne pratique p 4 1 4 Liste des fiches Bonnes pratiques Domaine Mod les de documents Information des employeurs Suivi
36. ment ou par publipostage depuis leur outil informatique Int r t Difficult relative de mise en uvre D 25 p 26 Guide des bonnes pratiques Mod le de convocation une s ance Mod le de lettre d information l agent Madame Monsieur Vous tre pri de vous rendre la s ance de la Commission de r forme en date du 12 avril 2012 Je vous rappelle que conform ment la r glementation cette instance ne pourra donner ses avis que sile quorum est atteint merci donc de nous signaler au plus vite si vous avez un emp chement etne pouvez pas vous faire remplacer par une personne habilit e tre membre de la commission Votre participation est sollicit e partir de 14h30 pour les dossiers suivants Mr Durand Demande xxxx R sum de la situation MrDupond Demande xxxx R sum de la situation Mme Martin Demande xxxx R sum de la situation vvvvv Pour rappel la commission se r unie la DDCS 1 rue de la Paix 75000 Paris Vous pouvez vous garer dans le parking de la DDCS en vous munissant du badge invit Pour toute question merci de vous adresser au secr tariat de la Commission au 01 00 00 00 00 Objet P J Pr sentation de la CHI Monsieur Votre employeur a saisi la Commission de r forme interd partementale CRI afin qu elle mette un avis sur l affaire cit e en objet La commission examinera votre dossier lors de sa s ance du Je v
37. n agr En pratique celle ci doivent tre formul es d s que les conclusions ou avis litigieux sont connues par le fonctionnaire ou l administration Une lettre de contestation de l agent Un certificat m dical d taill du m decin traitant qui argumente la contestation Une fiche de renseignements ci jointe d ment compl t e POUR TOUTE DEMANDE SOUMISE A LA COMMISSION DE REFORME UNE FICHE DE RENSEIGNEMENT DOIT OBLIGATOIREMENT ETRE TRANSMISE AVEC L INTEGRALITE DU DOSSIER Commision de r forme des agents des collectivit s territoriales et hospitali res Notice de renseignements document joindre imp rativement chaque demande faute de quoi celle ci ne pourra tre recevable In RTE ET PR NOM de l agent Date de naissance E Grade et Affectation EE R SIVONT Date de premi re Contestation de l accident ou de la maladie professionnelle Date de la rechute RS Hcet ederet R sum succint de l accident ou N de la maladie professionnelle Motifs de saisine de la Commission Imputabilit de l AT ou MP N Demande d A T I e Imputabilit de la RECHUTE Demande de reprise temps partiel th rapeutique Prise en charge des SOINS Demande de retraite pour invalidit Prise en charge d une CURE THERMALE e Autres p 41 Guide des bonnes pratiques Information
38. ne peut pas se d placer car il est hospitalis le CM peut s appuyer sur les comptes rendus des m decins hospitaliers titre d expertises Bonne pratique n 3 Diffusion d un mod le de convocation une expertise m dicale Bonne pratique n 19 Prise de rendez vous pour l expertise m dicale Le rapport d expertise est envoy au secr tariat par le m decin expert Bonne pratique n 4 J Utilisation d un rapport d expertise type e Une fois le dossier complet Le dossier est mis l ordre du jour de la prochaine session par le secr tariat du CM tape 4 Pr paration du CM par le secr tariat Bonne pratique n 11 Diffusion du calendrier pr visionnel des s ances Pr paration des dossiers Le secr tariat r unit les informations qui seront tudi es en cours de s ance Bonne pratique n 17 Elaboration d une fiche synth se Le PV est pr renseign avec les informations relatives l agent e Convocation des membres du La convocation est envoy e aux membres du CM et aux m decins de pr vention avec l ordre du jour qui les concerne Bonne pratique n 5 Diffusion d un mod le de convocation une s ance p 16 Information de l agent Le secr tariat informe par courrier l agent du passage en s ance de son dossier Bonne pratique n 6 Diffusion d un mod le lettre d information l agent Informations des autres acteurs Lesecr tari
39. on Demande Mme Martin Administration Demande Sivous souhaitez nous adresser vos observations avant cette s ance mercide nous lesfaire parvenir al adresse suivante Secr tariat du Comit M dical DDCS de Paris 1rue de la paix 75000 Paris Pourtoute question mercide vous adresser au secr tariat de la Commission au 01 00 00 00 00 p 29 p 30 Guide des bonnes pratiques Mod les documents sewer Utilisation d un mod le de lettre d information Secr tariats CM CR N 8 l employeur Objectif La cr ation et l utilisation d un mod le de lettre mail d information l employeur permettra de faciliter l information des employeurs par les secr tariats Les employeurs doivent tre mieux inform s car les agents se tournent vers eux en priorit lorsqu ils ont des questions Descriptif Ce mod le est utilis par les secr tariats pour pr venir les employeurs que les dossiers de leurs agents vont tre tudi s la prochaine s ance Le courrier inclut a liste des agents qui sont du ressort du m decin de pr vention et dont le dossier va tre examin la prochaine s ance ainsi que la cause de la saisine e Des informations sur la s ance date Mise en uvre X tape 1 R daction du mod le par le secr tariat X tape 2 Utilisation automatique du mod le par le secr tariat et mise disposition sur les sites institutionnels et ou extranet d di
40. ort d expertise tape 2 Diffusion aux m decins Le rapport d expertise type pourra tre envoy par le secr tariat au m decin choisi pour l expertise en m me temps que les pi ces du dossier de pr f rence sous format lectronique Points d attention X Certains m decins bien quip s pourraient pr f rer r diger leurs expertises dans un format propos s par leurs outils Si ce format r pond au besoin l adoption du rapport type ne doit pas tre rendu obligatoire Int r t Difficult relative de mise en uvre p 23 Guide des bonnes pratiques Rapport d expertise Nom de l agent Pr nom de l agent Administration Demande sur laquelle porte l avis Nom du medecin Sp cialit Rappel des faits Expression du fonctionnaire Examen clinique Description de l avis Avis rendu cochez la case correspondante Q Favorable D favorable Q Autre p 24 Mod les de documents TUUM Utilisation d un mod le de convocation MA Secr tariats CM CR N 5 une s ance Objectif La cr ation et l utilisation d un mod le de convocation une s ance de CM CR permettra de simplifier le travail des employeurs et des secr tariats et d accroitre la clart et donc la compr hension des documents par les repr sentants Descriptif X Le mod le de convocation sera utilis par les secr tariats au moment de la convocation des membres de la CR ou du CM selon les cas e
41. ous informe que vous avez la possibilit de consulter votre dossier au CIG du lundi au vendredi de 9h00 17h30 d adresser au secr tariat de la CHI toutes observations crites et pieces m dicales comple mentaires vous paraissant utiles de vous faire entendre par la Commission et d y tre assiste Vous pouvez aussi contacter un repr sentant du personnel qui si ge cette commission Monsieur X coordonn es t l phonique s Madame Y coordonn es t l phonique s Je vous prie de croire Monsieur l expression de mes salutations distingu es Le responsable du secr tariat de la Commission de r forme interd partementale Mod les de documents Utilisation d un mod le de lettre Secr tariats CM CR N 6 d information l agent Objectif R glementairement l agent doit tre pr venu de la date laquelle son dossier sera examin en s ance ainsi que de ses droits notamment de la possibilit de consulter son dossier des voies de recours possibles devant le comit m dical sup rieur Une lettre type permettrait d harmoniser les proc dures et de s assurer de la qualit de l information d livr e l agent Descriptif Courrier d information formel indiquant la date de la s ance Les droits de l agent sont d crits de mani re conforme la r glementation dans des termes simples Dans les cas ou l agent peut assister la s ance notamment pour la FPT et la FPH les modalit s de cette
42. pos e associ e de mani re standardis e l employeur coche la question du cas pr cis La liste des pi ces est dress e elle comprend la liste des pi ces communes et la liste des pi ces sp cifiques au type de saisine choisie L employeur coche les pi ces qu il a jointes cela constitue une check list Mise uvre X tape 1 Production du mod le par le secr tariat X tape 2 Diffusion aux employeurs par le secr tariat Points d attention X Les cas saisine doivent tre r dig s avec attention pour tre exhaustifs et clairs Int r t Difficult relative de mise en uvre p 19 Guide des bonnes pratiques Commis on de R forme DOSSIER DE SAISINE ENTALE DE REFORME ION PUBLIQUE TERRITORIALE DOSSIER DE DEMANDE D ATI SAISINE suite P trajet E EEE Ea Malade professionnelle Objet Saisine de la Commission de R forme Dossier de Monsieur ou Madame Commission de R forme SAISINE par 28 lhonneur de vous aeg T dossier D La collectivit suite la demande de l agent d obtenir l avis La collectivit directement NEE L imputabilit au service de l accident La reconnaissance d une maladie La prolongation de son arr t de travail La consolidation sans IPP La rechute son accident de service KETTEL La L e boe mmm moe eoe LC CE m EE EEN Nom et adresse mail de l agent gestionnaire du dossier
43. pour rester simple doit avoir un p rim tre suffisant mais limit aux v nements li s ou pouvant d couler sur une saisine du CM ou de la CR Int r t Difficult relative de mise en ceuvre p 57 Guide des bonnes pratiques Analyse de l imputabilit ONUS JENS tude coll giale de l imputabilit Entit Employeurs N 4 Objectif L tude coll giale de l imputabilit au service des accidents maladies des agents permettra de r unir des comp tences de diff rents niveaux administratif m dical afin de faciliter la prise de d cision Descriptif X L tude de l imputabilit peut se faire lors d une r union r unissant plusieurs personnes plut t que par un individu seul X Cette d cision est prise en croisant diff rentes comp tences Mise uvre X Mise en place de groupes de travail internes compos s par exemple e de personnels du service RH c t administratif e du m decin de pr vention c t m dical e du m decin agr expert c t m dical Points d attention X Cette pratique ne doit pas alourdir la proc dure mais simplifier la prise de d cision X Tous les employeurs n auront pas les moyens de la mettre en ceuvre ils pourront s adapter la taille de leur structure Int r t Difficult relative de mise en ceuvre p 58 p 59 10 3190120 ej ap neaJng 4 www fonction publique gouv fr
44. ques Les fiches ci dessous d crivent les bonnes pratiques pouvant tre mises en place par les secr tariats d une part et les employeurs d autre part Afin de les assister dans cette t che une description est fournie ainsi que des exemples de mise en uvre notamment labor s par les secr tariats des d partements rencontr s Les exemples fournis ne sont pas des mod les mais des sources d inspiration que chaque secr tariat devra adapter son d partement dans le respect de la r glementation 3 1 Bonnes pratiques secr tariats Mod les documents Utilisation d un bordereau Secr tariats CM CR N 1 de saisine formalis Objectif Pour clarifier la saisine et donc faciliter la prise en charge des dossiers et la pertinence des avis un bordereau de saisine devrait tre cr par les secr tariats afin d tre utilis par les employeurs au moment de l envoi du dossier Descriptif Le bordereau de saisine est joint au dossier envoy par l employeur au moment de la saisine du CM ou de la CR Un bordereau type par instance doit tre diffus Le bordereau indique e Les principales informations se rapportant l agent nom poste grade a cause de la saisine liste pr d finie des cas de saisine e Le caract re urgent le cas ch ant et sa justification en quelques lignes e La liste des pi ces contenues dans le dossier Le bordereau liste les causes de saisine possible avec la question
45. r La seconde phase de la proc dure se d roule devant la CR Figure 2 la suite de sa saisine Figure 1 D 7 Guide des bonnes pratiques Proc dure c t employeur tape 1 Accident Maladie BP n 12 Maladie Accident i de l agent Information de l employeur Demande d expertise m dicale par l employeur tape 2 Constitution du dossier et expertise m dicale tape 3 Imputabilit non reconnue Instruction du dossier Imputabilit reconnue tape 4 Transmission du dossier par l employeur le cas ch ant la commission de r forme BP n 13 Figure 1 Proc dure CR Pr paration par l employeur cas de l tude de l imputabilit tape 1 Maladie Accident de l agent Lorsqu un agent contracte une maladie ou est victime d un accident survenu e dans l exercice de ses fonctions ou l occasion de l exercice de ses fonctions et en informe son employeur ce dernier doit tudier l imputabilit au service de cet accident ou de cette maladie Bonne pratique n 12 Diffusion d une brochure m thodologique L agent fait une d claration d accident ou de maladie aupr s de son chef de service Bonne pratiquent Diffusion d une brochure d information l agent tape 2 Constitution du dossier et expertise m dicale e l employeur constitue un dossier en ayant indiqu pr alablement l agent les pi ces fournir Il rassemble les
46. retraite X La prise de rendez vous doit s accompagner de l envoi d une convocation standardis e l agent Bonne pratique n 3 et du rapport d expertise type au m decin Bonne pratique n 4 Mise X Sensibilisation des secr tariats et des employeurs cette proc dure Points d attention X Une prise de rendez vous par l agent lui m me s est r v l e tre la cause de d lais importants Int r t Difficult relative de mise en uvre p 51 Guide des bonnes pratiques 3 2 Bonnes pratiques Services Employeurs Information des agents TONS ELUST Diffusion d une brochure Employeurs N 1 d information Objectif La diffusion d une brochure d information destination des agents permettrait de les informer sur l existence des proc dures leurs droits les cas de saisine des instances la description du dispositif et leurs r f rents en cas de saisie Descriptif La brochure est standardis e et diffusable tous les agents Contenu explications simples des proc dures et focalisation uniquement sur les informations essentielles pour les agents cas de saisine description du dispositif r f rents employeurs Forme brochure divis e en chapitres proc dures droits sch mas explicatifs pour illustrer les proc dures La brochure a vocation tre p dagogique et comprise par tous Mise uvre X tape 1 R daction de la brochure par l administration Pe
47. riginal de cette fiche au dossier pr sent la Commission de R forme lors de chaque nouvelle tude de cet accident p 48 7 E EE d ci n T T CA At DET x B Jupe 48 ZS e em 7 La 4 ME dI 1 a Hu li PE ES d SR ELE Soc acd E E 2248 P i 4 e p 49 Guide des bonnes pratiques Suivi des dossiers VS Archivage des dossiers Secr tariats CM CR N 18 Objectif L archivage des dossiers par le secr tariat des CM CR l issue de leur examen en s ance permettra la fois de garder une trace des documents constitutifs et des avis mis et de retrouver facilement un dossier en cas de nouvelle saisine par un agent Descriptif L archivage des dossiers consiste regrouper l ensemble des pi ces administratives des donn es sur l historique des cong s l ensemble des pi ces m dicales et tout autre document li au dossier les classer et les stocker Les dossiers archiv s incluent une copie du PV mis par l instance consultative apr s passage du dossier en s ance L archivage des dossiers sert essentiellement avoir une base documentaire dans le cas o un agent a besoin de saisir une nouvelle fois une instance consultative cela facilite l instruction d un nouveau dossier par exemple l archivage des dossiers doit respecter les r gles r
48. rsonnes connaissant bien les besoins des quipes secr tariats CM CR services RH employeurs e Personnes maitrisant la r glementation en vigueur X Au cours de la r daction l administration pourra s inspirer de documents d j produits X tape 2 Diffusion des brochures aux agents par chaque administration e sous forme papier le jour de leur arriv e par exemple e lors de l ouverture d une proc dure par la mise disposition pour t l chargement sur l extranet du dispositif Points d attention X La diffusion des brochures par les employeurs aupr s de leurs agents pourra s accompagner d ajouts tels que coordonn es utiles au sein de l administration acc s la brochure via l intranet de l administration etc Int r t Difficult relative de mise en ceuvre DB LA COMMISSION DE R FORME INTERD PARTEMENTALE MODE D EMPLOI Hauts A9 Sam Setse Sait Damit Marne O L information du service de m decine professionnelle et pr ventive Votre m decin du traval est inform que votre dove ett l avis de la CAL La CRI est une instance tripartite et consultative pr sid e je repr sentant du Pr fet qui ne prend pas part aux votes iz Common elle dott en Informer ie secr tartat de Ia CAL Consauftative La CRI met des avis dans le respect du secret m dical Ces avh sont des actes pr paratoires la d ctaon de l autorit territoriale qui n est pas oblig e de
49. s de maladie Temps Partiel Th rapeutique 0 Lk 070 Clap Core 8 O Prolongation TT L R cuverture le de ls CCODDOODOUO R int gration Temps Plein l issue Avis du Comit M dical Sup rieur H Apte Aptitude Provisoire pour une dur e de c seo mots Inaptitude Provisoire pour une dur e de sss mois Inaptitude Definitive SES Fonctions Inaptitude D finitive et Totale TOUTES Fonctions Reclassement Professionnel Poste Am nag Poste All g DOOOOOOOUO M le Docteur M le Docteur M le Docteur Le Secr taire du Comit M dical pg Guide des bonnes pratiques PREFECTURE COMMISSION DEPARTEMENTALE DE REFORME DES DIRECTION DES AFFAIRES AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE HOSPITALIERE SANITAIRES ET SOCIALES Proc s Verbal S ance du M Pr fet ou son repr sentant Pr sident M Repr sentant de l Administration Hospitali re M Repr sentant de l Administration Hospitali re M Repr sentant du Personnel M Repr sentant du Personnel M le Docteur Praticien de M decine G n rale M le Docteur Praticien de M decine g n rale DOSSIER CONCERNANT Grade ou emploi Administration Demande d admission au b n fice des dispositions des articles 57 2 2 alin a et 119 de la loi n 86 33 du 09 janvier 1986 cons cutive l accident du ler OCTROI SUITES Date de consolidation LP P 0 Date de g
50. s mentionn e sur le certificat l agent doit tre vu en expertise pour que le m decin agr e fixe une date de consolidation et un taux d IPP ventuel Une fiche de renseignements d ment compl t e Idem pour accident de trajet PV de gendarmerie constat amiable plan tablissant que l accident eu lieu sur le trajet le plus direct entre son domicile et son travail ordre de mission 2 Maladies professionnelles contract es en services Lettre de l administration ne souhaitant pas reconna tre l imputabilit Certificat m dical du m decin traitant Rapport du sup rieur hi rarchique qui pr cise les t ches effectu es par l agent Avis du m decin du travail pr cisant la relation directe et certaine entre la pathologie pr sent e et les t ches effectu es par l agent et indiquant le num ro de tableau correspondant la pathologie e ventuellement une expertise qui aura t diligent e ult rieu rement par l administration avant le passage du dossier en Commission de R forme Une fiche de renseignements d ment compl t e 3 Retraite pour invalidit e Demande de l int ress e PV du comit m dical pr cisant l inaptitude d finitive et absolue Formulaire AF3 tabli par un m decin g n raliste agr e qui devra fixer les taux pour chaque pathologie l entr e dans l administration et la veille de la radiation des cadres Indiquer le nombre de trimestres de travail effectu s par
51. st reconnue par le secr tariat le dossier est positionn en haut de la file d faut il est mis la suite comme les autres tape 4 Un dossier reconnu comme urgent est donc trait plus rapidement Points d attention X l faudra bien indiquer aux employeurs qu il ne faut pas abuser de cette option et n indiquer qu un dossier est urgent que lorsqu il l est r ellement sinon le tri ne s op rera plus Cette bonne pratique ne peut fonctionner de mani re efficace que s il y a un premier tri rapide des dossiers d s leur arriv e Int r t Difficult relative de mise en ceuvre Suivi des dossiers laboration d une fiche Secr tariats CM CR N 17 de synth se Objectif Les outils informatiques utilis s aujourd hui sont insuffisants pour suivre efficacement le dossier Une fiche de synth se permettrait de disposer rapidement de l historique et des points saillants du dossier et faciliterait la t che des secr tariats en s ance et dans le suivi de ces s ances Descriptif X La fiche de synth se est une fiche cartonn e pour la solidit comportant les informations principales sur l agent ainsi qu un tableau avec les informations principales e Dates et objet de chacune des demandes e Historique des arr ts e Dates des s ances e Avis rendus Mise uvre X tape 1 Mise au point par le secr tariat X tape 2 Utilisation par le secr tariat la fiche est conserv e par le secr taria
52. ste des comit s m dicaux minist riels et des comit s m dicaux d partementaux La Commission de R forme est une instance consultative m dicale et paritaire compos e des m decins membres du comit m dical de repr sentants de l administration et de repr sentants du personnel Elle donne obligatoirement un avis sur l imputabilit au service d un accident ou d une maladie except lorsque l administration reconnait l imputabilit et sur l tat de sant les infirmit s ou le taux d invalidit qui en d coule L avis de la commission ne lie pas l administration Il existe des commissions de r forme minist rielles et des commissions de r forme d partementales Le Comit M dical Sup rieur est une instance consultative nationale compos e de m decins nomm s par le ministre charg de la sant Il est saisi en appel des avis mis en premiere instance par les Comit s 6 Il convient de noter que ces instances sont comp tentes pour les fonctionnaires appartenant aux trois versants de la fonction publique Le CM et le CMS sont galement comp tents dans certaines proc dures concernant les agents non titulaires 2 2 Proc dures devant les commissions de r forme Parmi les cat gories de dossiers n cessitant la saisine obligatoire de la Commission de R forme existe un cas particulier celui des demandes de reconnaissance de l imputabilit au service des accidents et des maladies en vue de l
53. t rem tbe todo iem teur ir oo bet bm bote eom itt orti ei rni t drei etit irre enirn ione rei EE PE dr pertise L octrai d une quelque le taux pour une maladie L octroi d une ATI allocation temporaire d invalidit La r vision quinquennale de l ATI La r vision de l ATI suite un nouvel accident de service ou L octroi ou la prolongation d un mi temps th rapeutique Un am nagement de son poste de travail La justification des soins prescrit au titre de l accident de service arr t inf rieur 15 jours LA NOM et Prenom 1 l KEE T _ H A TETTETETT E Date et GREG r E ME i SEE EE RES EE RER BEER E OE RES E GOD RES EE ET TEE RES CE
54. t concern n a pas d j un dossier par exemple dans le cas d une rechute Le cas ch ant l historique est repris du dossier pr c dent Gestion des dossiers prioritaires Bonne pratique n 18 Archivage des dossiers p 10 Le secr tariat v rifie que le dossier est bien complet S il manque des pi ces le secr tariat contacte l employeur par t l phone ou email selon le degr d urgence du dossier Bonne pratique n 10 D Tenue d un annuaire des contacts employeurs ee CET Gestion efficace des dossiers incomplets Bonne pratique n 2 5 Diffusion d un mod le de demande d information compl mentaire e Une fois le dossier complet e Le dossier est mis l ordre du jour de la prochaine session tape 6 Pr paration de la CR par le secr tariat Bonne pratique n 11 Diffusion d un calendrier pr visionnel des s ances tous les membres e Convocation des membres de la La convocation est envoy e aux membres de la CR repr sentants de l administration et du personnel et m decins si geant avec l ordre du jour qui les concerne accompagn des pi ces pr paratoires Bonne pratique n 5 Diffusion d un mod le de convocation une s ance Information de l agent Le secr tariat de la CR informe le fonctionnaire de la date d examen de son dossier au moins 8 jours avant cette date FPE Pour la FPT et la FPH le secr tariat de la commission convoque l agent concern au moins 15 jours avant la r
55. t dans le dossier de l agent et compl t e et mise jour chaque fois que l agent fait l objet d un avis en CM ou CR Points d attention Int r t Difficult relative de mise en uvre p 47 Guide des bonnes pratiques COMMISSION DEPARTEMENTALE DE REFORME DES AGENTS DES SERVICES EXTERIEURS DE L ETAT FICHE RECAPITULATIVE DE DOSSIER D ACCIDENT DE TRAVAIL Administration Grade Survenu Date de naissance le Lieu de l accident Circonstances succincles Mature et si ge des l sions D claration d accident de travail en date du Rapport du chef de service en date du Rapport de police ou constat d accident en date du D claration sur l honneur de l int ress e en date du ELLE EEE ER EE EEEEE RENE BIREN ELEC ECTS ET PPT TNT TT TT PPS PSN ENST EA RRE RR ER ER EE TT CT TT EE RER ERAN 2ptgbiRtatiRiataRtRtasgs aesetkersrnbssrattsrstaststaRtatsRtatsgegsgesennrgeenEEerrR PRRRRRARRBARRARBABSSRSSSRSSTERREREBEEEERRBEREEETEESRESZRETPETIZETIIHLIIEZRIEEEEEEHEEEEE dalka d dhdnda Certificat m dical initial en date Certificat final de Conselidation en date du Gu rison en date Date d arr t de travail Datc prise en charge de frais m dicaux Date de reprise de travail DE MANDES AVIS DE LA COMMISSION DE REFORME E DEFAVORABLE L Administration de l agent devra joindre l o
56. tion du dossier par le secr tariat de la CM N on Oul Y Fer BP n 4 tape 4 Y Pr sence des Non membres BP n 8 BP n 10 BP n 11 B BP n 17 tape 5 i Qui _ Passage en s ance e BP n 18 Pr paration de la CM par le secr tariat tape 6 Figure 4 Proc dure CM Traitement par le secr tariat tape 3 R ception du dossier par le secr tariat du CM R ception du dossier Lesecr tariat du CM v rifie si l agent concern n a pas d j un dossier Le cas ch ant l historique est repris partir du dossier pr c dent Bonne pratique n 18 Archivage des dossiers Bonne pratique n 16 Gestion des dossiers prioritaires p 15 Guide des bonnes pratiques Le secr tariat v rifie que le dossier est bien complet S il manque des pi ces le secr tariat contacte l employeur par t l phone ou email selon le degr d urgence du dossier UT Gestion efficace des dossiers incomplets HO ALOY Diffusion d un mod le de demande d information compl mentaire Bonne pratique n 10 Tenue d un annuaire des contacts employeurs l expertise m dicale Si l agent doit subir une expertise m dicale le secr tariat du CM choisit le m decin expert en fonction du dossier notamment du certificat fourni par le m decin traitant prend le rendez vous pour l agent et envoie une convocation l agent Exception Lorsque l agent
57. u rison DELIBERATION la commission met un avis p 34 Information des employeurs LUSE d un annuaire Entit Secr tariats CM CR N 10 contacts employeurs Objectif La tenue d un annuaire des contacts employeurs par les secr tariats des CM CR permettra de leur faciliter les contacts avec les employeurs services RH ainsi qu avec les m decins de pr vention Descriptif X L annuaire r pertorie les coordonn es e Des interlocuteurs employeurs personne r f rent au service RH e Du m decin de pr vention X L annuaire doit tre e Exhaustif et jour e Organis de facon pouvoir retrouver facilement n importe quel contact employeur classement par zone g ographique par fonction publique puis par ordre alphab tique Dans un premier temps l annuaire peut tre concu sous la forme d un fichier Excel qui centralise les contacts pour un secr tariat Mise uvre tape 1 Elaboration de la structure du fichier tape 2 Alimentation de l annuaire par le secr tariat Mise jour r guli re de l annuaire Au fil de l eau lorsqu un employeur informe le secr tariat d un changement e Ponctuellement l occasion d ventuelles r unions d information entre secr tariats et employeurs Points d attention X Afin de faciliter le travail des secr tariats ce PV devra pouvoir tre dit automatiquement ou par publipostage depuis leur outil informatique Int r t Diffic
58. ult relative de mise en uvre p 35 p 36 Guide des bonnes pratiques Principale Par exemple pour des r seaux de sant lister les tablissements secondaires d pendant administrativement Annuaire contact employeurs Information des employeurs 1 Diffusion de calendriers Secr tariats CM CR N 11 pr visionnels des s ances Objectif La conception et la diffusion annuelle d un calendrier pr visionnel des s ances par les secr tariats permettront une anticipation des s ances pour les diff rents acteurs concern s qui de ce fait pourront mieux s organiser et planifier leurs travaux Descriptif Ce calendrier pr visionnel propre chaque secr tariat est destination des employeurs et des membres des instances m decins repr sentants du personnel de l administration Ce calendrier r capitule les principales informations concernant les s ances venir e Dates et horaires e ieu Le calendrier permet aux m decins en particulier de planifier leur participation bien en amont avec le secr tariat Mise X tape 1 Elaboration du calendrier par le secr tariat en relation avec les m decins et en fonction des disponibilit s X tape 2 Diffusion du calendrier pr visionnel aux personnes concern es par email ou courrier e M decins si geant en s ance e Repr sentants du personnel de l administration e Services employeurs X tape 3 Planific
59. ur il peut informer directement l agent de sa d cision sans demander l avis de la CR Si l imputabilit au service de l accident ou de la maladie n est pas reconnue ou si un doute persiste l employeur saisie la CR le dossier de l agent est compl t d claration d accident de service certificat m dical initial rapport d enqu te proc s verbal de police et envoy au secr tariat de la CR e R union annuelle d information secr tariats employeurs Bonne pratique n 1 D Utilisation d un bordereau de saisine formalis p 9 Guide des bonnes pratiques Proc dure c t secr tariat tape 5 Ci let 6 Tei 28 R ception dossier par le secr tariat de la CR tape 6 Pr paration de la CR par le secr tariat BP n 9 n 11 n 17 tape 7 Non Tenue de la CR d Oui n 17 tape 8 Suites de la CR BP n 18 gees Figure 3 Proc dure CR Traitement par le secr tariat tape 5 Maladie Accident de l agent la r ception du dossier Le secr tariat v rifie que la saisine est justifi e Dans le cas de l examen de l imputabilit le dossier doit contenir un document pr cisant que l imputabilit n a pas t reconnue par l employeur Bonne pratique n 12 Diffusion d une brochure m thodologique Bonne pratique n 16 Le secr tariat de la CR v rifie que l agen
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